4.5. Правила оформления деловой переписки4.5.1.Виды деловой перепискиПереписка – обобщенное название различных по содержанию документов, использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.Основной признак, по которому переписку выделяются в особую группу докумен-тов, - пересылка их по почте, с использованием телеграфа, радио, аппаратов факсимиль-ной связи, компьютерных сетей (электронная почта).К переписке прибегают для реализации информационных связей между органи-зациями – как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.Переписку отличает широкое видовое разнообразие – от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запрос, подтверждение, напоминание, требование, извещение, просьба, гарантия, приглашение и др. Обмен информацией в процессе делового сотрудничества осуществляется в различных формах в зависимости от используемых средств связи. Использование этих средств регулируется Федеральным законом от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи», в котором устанавливаются правовые основы деятельности в области связи на территории Российской Федерации и на находящихся под юрисдикцией Российской Федерации территориях, определяются полномочия органов государственной власти в области связи, а также права и обязанности лиц, участвующих в указанной деятельности или пользующихся услугами связи.В качестве объектов средств связи, содержащих деловую информацию, обычно используются:письменная корреспонденция (письма);телеграммы;телефонограммы;факсограммы;сообщения электронной почты.^ 4.5.2. Современное деловое письмо4.5.2.1. Деловое письмо в условиях унификацииДеловое письмо - один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выяс-няются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модем-ной связи и т.п., - объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Одна-ко диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное коли-чество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма. К сожалению, анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работ-ников навыков составления писем. Между тем неправильное оформление письма затруд-няет работу с ним. Эксперты единодушны в том, что деловое письмо должно занимать не более страницы. Авторы изданного в 70-е годы в США под руководством канцелярии Белого дома сборника «Простые письма» считают, что расточительство в словах ведет к расточительству в долларах. Нельзя не учитывать и того обстоятельства, что деловые документы - вовсе не материал для «чтения», а информация, которая должна побуждать к определенным поступкам.Сегодня во многих странах активно идет процесс унификации делового письма. Так, в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения, известный под названием Zip-Code, что в буквальном переводе означает «код-молния». Но особенно сильна тенденция к унификации делопроизводства в США, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении. Сейчас, когда компьютери-зация охватывает все новые и новые сферы информационной деятельности учреждений, предприятий, организаций, факт преднамеренной эволюции американского делового письма служит убедительным доводом в пользу того, что весь состав информации в слу-жебной документации настолько стандартен, что его выражение через индивидуальную исполнительскую технику совершенно не оправданно.Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. В частности, поскольку деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы - интересы государственных учреждений, фирм, компаний и т.д., практически во всех странах письма сегодня составляются чаще всего от имени коллективного субъекта. Иными словами, унифицированный стиль изложения в деловой переписке в сфере промышленности и торговли имеет свою социальную базу - коллективный характер производственных отношений. Технической его базой является, как уже отмечалось, компьютеризация.^ 4.5.2.2. Требования к оформлению бланка делового письмаОфициальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стан-дарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке. Культура оформления официальной переписки начинается с бланка для письма организации. Бланк письма - это визитная карточка организации, которая при правиль-ном оформлении позволяет получить достаточно полную информацию об адресанте, его правовой основе, месте в системе органов власти и управления. Бланк придает информа-ции, запечатленной в документе, официальный характер, облегчает исполнение и дальней-шее использование документа. Применение бланков обязательно при направлении доку-мента в сторонние организации. Современный бланк должен соответствовать правилам, установленными ГОСТами, и принципам технической эстетики. При проектировании бланков используются: ГОСТ 9327-60 на формат бумаги; ГОСТ 6861-73 на ее качество; ГОСТ 8274-78 на шаг письма, т. е. размер букв и пробелов между ними. Бумага, применяемая для изготовления бланков письма, должна быть белого, кре-мового или желтого цвета. Применение других цветов нецелесообразно, так как темные цвета затрудняют прочтение документа. Однако следует помнить, что документы посто-янного хранения следует изготавливать на бумаге высших сортов, желательно белого цвета. Классификация бланков писем возможна по следующим признакам:расположению реквизитов; по автору документа; В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков писем:угловой;продольный.В зависимости от автора документа бланки документов подразделяются на:бланк письма организации;бланк письма структурного подразделения; бланк письма должностного лица.Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк письма. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат».Использование продольного бланка письма целесообразно в случаях, когда наиме-нование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа - на национальном, на одном уров-не. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже - на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами. В таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды: на русском и иностранном языке, при этом не допускается искажение наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных. Например, название организации «Международная книга» в таком бланке будет выглядеть как «Mezhdunarodnaia kniga», а не «International book».^ Примеры оформления бланка письма:Бланк письма организации с угловым (центрированным расположением реквизитов^ Бланк письма организации с угловым (флаговым) расположением реквизитовБланк письма организации с продольным расположением реквизитов^ Бланк письма организации с реквизитами на двух языкахБланк письма структурного подразделениис угловым (центрированным) расположением реквизитов^ Бланк письма структурного подразделенияс угловым (флаговым) расположением реквизитов^ Бланк письма структурного подразделенияс продольным расположением реквизитовБланк письма должностного лицас угловым (центрированным) расположением реквизитов^ Бланк письма должностного лицас угловым (флаговым) расположением реквизитовБланк письма должностного лица с продольным расположением реквизитовБланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты: 01 - Государственный герб Российской Федерации;02 - герб субъекта Российской Федерации;03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));04 - код организации;05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);08 - наименование организации»;09 - справочные данные об организации,а также ограничительные отметки для реквизитов: 11 - дата документа;12 - регистрационный номер документа;13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа.И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов.15 – адресат;18 - заголовок к тексту;19 - отметка о контроле;20 - текст документа.Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т.д.К справочным данным об организации относятся, во-первых, почтовый и телеграфный адреса. Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке: название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т.п.); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс. Например: ул. Орджоникидзе, д.11, Москва, 115419 или ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264.Обязательным реквизитом письма является дата, которая проставляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписания. Она служит поисковым признаком и используется при ссылке на письмо. Даты в письме должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке арабскими цифрами в такой последовательности: число, месяц, год. Число, месяц и год записываются тремя двузначными цифрами. Например, дату 25 октября 2000 года следует записать так: 25.10.2000. Если число или месяц обозначаются одной цифрой, то перед ней ставится ноль. Например, дату 12 января 2000 года записывают следующим образом: 12.01.2000. После двух цифр, обозначающих число и месяц, ставятся точки, после четырех цифр, обозначающих год, точка не ставится (например, 20.02.2000).Регистрационный номер исходящего документа - номер письма и его условное обозначение - обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма, например N 2/16-2955 или 18/275.Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включает регистрационный номер и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже регистрационного номера и даты исходящего документа. Этот реквизит присутствует только на бланке для писем. Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы учреждения с корреспонденцией. При ссылке на входящий документ слова «наш», «ваш», употреблять не рекомендуется. Наиболее рациональна такая форма этого реквизита:На N ________ от _______Ни в коем случае не следует помещать эти данные в самом тексте письма. Вид этого реквизита в письме должен быть следующим: «На N 4520/144 от 17.05.2000».Адресат - наименование и адрес получателя письма (наименование и адрес организации, структурной части организации, фирмы или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо) - указывается на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. В целях ускорения исполнения письма, если известна фамилия лица, которое будет его рассматривать, рекомендуется указывать и эту фамилию. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 при направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.Например:^ Кемеровское ОАО «Гранит»Главному специалистуА.Н. СмирновуЕсли же письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата.Например:^ РекторуНовосибирскойгосударственной академииэкономики и управленияпроф. Ю.В. ГусевуЗнаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Наименование организации, имя и фамилию лица, которому письмо адресовано, следует писать так, как они даны на исходящей от этой организации корреспонденции или в справочнике.Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет ученое звание (ученую сте-пень), его следует указывать перед фамилией:акад. А.Г. Ивановуилипроф. Н.Г. КирсановуТекстовое сокращение «гр.» (от слова «гражданин») применяется тогда, когда лицо, которому адресуется письмо, рассматривается как субъект гражданских правоотно-шений. В переписке с организациями и фирмами других стран слова «господин», «госпо-дину» передаются сокращениями «г.», «г-ну».Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «о» («об»). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа.Например:Об организации выездной торговлиО поставке угля по контракту N 33-02/567О покупке кирпичного заводаЖелательно, чтобы заголовок не превышал двух строк; если же строки две, употребляется абзац.Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель, который лучше, чем кто-либо другой, знает содержание документа. Сотруднику, разбирающему почту, должно быть достаточно прочитать заголовок, чтобы определить, к какой категории писем относится данное письмо и куда его следует направить, что особенно важно в тех случаях, когда в адресе не указывается конкретное лицо, которому адресовано письмо. Кроме того, беглый взгляд на заголовок может избавить сотрудника от необходимости читать письмо полностью. Не рекомендуется в заголовке употреблять слова «касательно», «касается». Также не следует писать «по делу», так как данное выражение принято в юридической практике. Оно вполне уместно, например, в письме, адресованном в отделение милиции:Начальникуотделения милиции^ Кировского районаг. НовосибирскаГ.В. СидоровуПо делу гр. Круглова А.А.Текст - основной реквизит делового письма. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60-62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребимым форматом А4, а также тем, что, читая текст, мы, как правило, держим его на расстоянии 30-35 см от глаз, а угол сектора наилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30 градусам.Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке. Под словом «Приложение» никакая запись не производится. Например:Приложения: 1. Копия контракта с фирмой «Келлер» на 3 л. в 1 экз.Указание на наличие приложения, упоминаемого в тексте письма, может быть сделано в таком виде:Приложение: на ______ л. в _______ экз.В сброшюрованном приложении количество листов не указывается. Например:^ Приложение: информационный материал о международной выставке «СИБ-2000» в 3 экз.Сами документы, входящие в состав приложения, должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в верхнем углу справа делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом. Если приложение является самостоятельным документом, оно направляется с сопроводительным письмом.Реквизит «подпись» помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается. Например:^ Директор школы Подпись Н.К. СидоровДве подписи ставятся в том случае, когда необходимо подтвердить действитель-ность первой подписи, а также в особо ответственных документах, например в письмах по финансово-кредитным вопросам, направляемым финансово-банковским учреждениям. В таких письмах всегда ставится подпись главного (старшего) бухгалтера предприятия.При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи распола-гают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:^ Директор института Подпись А.Н. МарченкоГлавный бухгалтер Подпись Ю.П. ВолковПри подписании письма несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне:^ Директор ОАО «Карелия» Директор ЗАО «Корсар Подпись И.В. Петров Подпись Г.А. ФоминВсе экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, должны содержать под-линные подписи должностных лиц.Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсут-ствует, письмо подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего письмо (например, «и.о.», «зам.») и его фамилия. Нельзя подписывать письма с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Подписание документа является одним из способов удостоверения его. Официальное письмо без подписи не име-ет юридической силы.^ Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона и помещается на лицевой стороне письма.Бланк письма может при необходимости реквизит 30 - идентификатор электрон-ной копии документа.^ 4.5.2.3. Требования к тексту делового письма Деловая переписка - это процесс коммуникации, поэтому при ее ведении должно учитываться следующее:При составлении письма автор должен детально продумать, с какой целью он сос-тавляет письмо, на что рассчитывает в результате его рассмотрения. От целевой установки письма будет зависеть и характер аргументации и композиция текста. Он должен четко прояснить для себя:- что адресату известно о предмете письма и на что он может опереться как на исходную точку; - какова новая информация, еще не известная адресату, ради сообщения которой и составляется письмо^ Композиция текста делового письма Композиция письма - это последовательность логически связанных в соответствии с темой смысловых частей. Деловое письмо может состоять только из одной смысловой части, когда оно составлено в ситуации, не требующей обоснования или разъяснения, когда и автору и адресату без каких-либо пояснений понятно, с какой целью направлено письмо, например:В ^ Просим Вас выслать каталог производимого вашим предприятием оборудования, а также предоставить информацию об условиях его поставки. Направляем Вам проект Типового положения о Государственном центре по тестированию оборудования для перерабат-ывающих отраслей, аграрно-промышленного комплекса и просим дать заключение до 20 ноября 2003 г. большинстве случаев деловые письма включают в себя две и более смысловых части. Так, гарантийное письмо состоит из двух частей - формулировки просьбы и выражения гарантии. Сопроводительное письмо может состоять как из одной части (сообщение о направлении каких-либо материалов), так и из двух частей (сообщение о высылке материалов и просьбы рассмотреть их и дать ответ до определенного срока), например: ^ 1-я часть - сообщение о высылке документа2-я часть - изложение просьбыН Сообщаем, что в настоящее время ваш заказ не может быть выполнен вследствие непредвиденной задержки поставок нашими зарубежными партнерами.Поставка заказанного Вами оборудования может быть осуществлена не ранее середины марта 2006 г.е менее чем из двух композиционных частей состоят письма-отказы: собственно отказа и, независимо от ситуации, послужившей темой письма, его обоснования. Наряду с этим, желательно сообщить корреспонденту о том, кем или каким образом может разрешена возникшая в связи с отказом ситуация, например: ^ 1-я часть - собственно отказ с объяснением причины2-я часть - Предложение о возможностипоставки позже Письма, состоящие более чем из двух смысловых частей, составляются в тех случаях, когда необходимо детально описать сложившуюся ситуацию, дать ее анализ, различные подходы к решению возникших проблем, обосновать свои выводы, просьбы, предложения, мнения. Изложение текста письма может осуществляться одним из следующих способов:хронологическим способом;фактологическим способом. При хронологическом способе содержание излагается в соответствии с последова-тельностью происходящих событий, то есть сначала описывается предыстория ситуации или события, затем то, что является непосредственным поводом (причиной) направления письма, после этого приводятся аргументы и в заключение следуют выводы. Примером изложения содержания в хронологическом порядке может быть следующее письмо: ^ В сентябре месяце текущего года вследствие сбоев в работе следящей системы происходили нарушения ритмичности работы сборочного конвейера.В связи с этим потери от сверхнормативных простоев оборудования составили 18000 руб.^ В целях устранения указанных дефектов просим провести ремонт датчиков следящей системы, их калибровку и обеспечить систематическую проверку их работоспособности.При фактологическом (систематическом) способе изложения все основные факты или положения кратко излагаются в начале письма (как правило, в одном абзаце), а далее - все подробности, конкретная, дополняющая и уточняющая информация. Примером использования систематического способа изложения содержания может быть следующее письмо:В Предлагаем Вам туристические путевки в Санкт-Петербург. Девятидневная поездка включает в качестве культурной программы семь интересных экскурсий:1. Дворцы Санкт-Петербурга;2. Музеи Санкт-Петербурга (Эрмитаж, Русский музей)3. Храмы города на Неве; …В стоимость путевки входит: проезд в поезде в оба конца, проживание в гостинице со всеми удобствами, двухразовое питание (завтрак и обед), экскурсионное обслуживание, услуги гида.^ Стоимость путевки - 5 тыс. 500 руб. Для группы свыше 8 чел. предоставляется скидка 2%.За дополнительной информацией Вы можете обратиться по тел. 902-17-14. деловых письмах, связанных с основной (производственной) деятельностью организации, когда описываются управленческие ситуации или обосновывается необходи-мость осуществлять какие-либо действия, следует использовать хронологический способ. В целом текст письма может состоять из следующих частей:Обращение.Вступление.Основное содержание текста (изложение, описание ситуации).Заключение.Предупреждение.Заключительные этикетные формулы.Обращение. Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Эта небольшая по объему часть текста исключительно значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную то-нальность, способствует налаживанию и поддержанию деловых отношений. Назначение обращения - установить уровень контакта с адресатом, привлечь его внимание, обеспечить заинтересованность в теме письма. Составитель обращения должен принять во внимание следующие факторы:служебное положение адресата в соотношении с собственным;степень знакомства, характер отношений;официальность/неофициальность ситуации общения;этикетные нормы, действующие в данном коллективе. Строго официальный характер носит обращение по должности:Уважаемый господин Президент!Уважаемый господин председатель!Уважаемый господин мэр!Уважаемый господин министр!Уважаемый господин депутат!Такие обращения используются в письмах, адресованных руководителям органов власти и управления, лицам, занимающим высокое должностное положение и др. Официальный характер носит и форма обращения по фамилии. Обращение по фамилии (без имени, отчества или инициалов) широко используется в деловой переписке, оно является вполне официальным и уместно в большинстве ситуаций, возникающих в деловом общении:Уважаемый господин Попов!Уважаемая госпожа Дежнева! Менее официальный характер носит обращение по имени и отчеству или только по имени:Уважаемый Владимир Петрович!Уважаемая Елена ПавловнаУважаемый Сергей! Обращение по имени и отчеству уместно в письмах-приглашениях, письмах-позд-равлениях, а также в тех случаях, когда автор письма и адресат знакомы, имеют тесные деловые контакты, а также в случаях, когда организации, ведущие переписку, входят в одну систему или подчиняются одна другой. Обращение по имени широко используется в сообщениях электронной почты при общении между работниками, имеющими постоянные деловые связи. При обращении к особо важным персонам (VIP-персонам) следует использовать обращения:Глубокоуважаемый господин председательГлубокоуважаемый господин Михайлов!Глубокоуважаемый Андрей Васильевич!При обращении к группе работников или всему коллективу организации используются обращения:Уважаемые господа!Господа!При обращении к лицам одного профессионального круга используется обращение: Уважаемые коллеги!При печатании обращение выравнивается по центру:Уважаемый Владимир Петрович!В России обращение не является обязательным элементом письма. Обращение целесообразно использовать в случае, если письмо адресуется конкретному должностному лицу, компетентному в разрешении изложенного в письме вопроса. Обращение может отсутствовать в служебных письмах, касающихся тривиальных ситуаций и не нуждающихся в рассмотрении лично руководителем, в письмах типового содержания, рассылаемых широкому кругу организаций, в сопроводительных письмах, если в них непосредственно не содержится просьбы, требующей серьезного рассмотрения непосредственно руководителем. Не следует в деловой переписке использовать обращение «^ Дорогой ...!» или «Дорогие …!», эти обращения приемлемы лишь в личной, приватной переписке.Вступление. Во вступлении формулируется цель письма или объясняется причина его написания с тем, чтобы установить связь между тем, что уже известно адресату, и тем, что автор намерен ему сообщить. В соответствии с этим во вступлении может содержаться:ссылка на документ, связанный с темой письма (нормативный, организационный, распорядительный, договорный и др.), где документ указываются его данные в следующей последовательности: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер документа, заголовок. Например:о ^ В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 июня 2004 г. № 620 «Об утверждении Типового положения...» писание факта, события, сложившейся ситуации. Например: и В связи с неоднократными ошибками в финансовой отчетности комиссией осуществлена проверка финансово-хозяйственной деятельности филиала предприятия в г. Ярославле.ли и Вашим предприятием в мае текущего года были проведены регламентные работы на 8-м участке кабельной сети. Банком «Финансрегард» при участии крупнейших зарубежных банков разработан план мероприятий по распространению в крупных городах банковских карточек как средства осуществления безналичных расчетов.ли В ^ Благодарим Вас за предоставленные нам информационные и справочные материалы по вопросам дорожного строительства в Псковской области. соответствии с деловым этикетом вступление может начинаться фразами, выра-жающими в зависимости от ситуации благодарность, поздравление, сожаление, соболезно-вание и др. и ^ Сожалеем, что предоставленная Вами проектная документация по застройке промышленной зоны после вчасть - звуками): ^ ГУВД, ГИБДД, НИОПИК;слоговые сокращения (образованы из частей, слогов слов): зампред, Москомзем, Доринвест, Мосстройтранс, техред, главбух, завхоз;частично-сокращенные слова (образованы из части или частей слов и полного слова) Москомархитектура, Жилкооперация, промотходы, хозрасчет, рембаза;усечения: зам, зав, спец;телескопические сокращения (образованы из начала и конца слов, обозначающих понятия): рация (из:ра[диостан]ция), бионика (из: био[логия и электроника), мопед (из: мо[торизованный велоси]пед);смешанного типа: ВНИИторгмаш, МосАЭРО, МосгазНИИпроект. Различается несколько типов графических сокращений:точечные: с, стр. - страница, др. - другие, т.п.— тому подобные, см. - смотри, эт. - этаж, ул. - улица;дефисные: г-н - господин, гр-н - гражданин;косолинейные: п/о - почтовое отделение, а/я - абонентский ящик;нулевые, или курсивные (т, кг, см, л; как правило, так обозначаются физические величины);комбинированные: ж.-д. - железнодорожный, сев.-зап. - северо-западный.Основными языковыми проблемами, возникающими при составлении текста делового письма являются:Лексика^ 1) сочетаемость слов. Необходимо помнить, что далеко не все слова сочетаются друг с другом так, как нам удобно. В русском языке, как и в любом другом, существуют нормы сочетаемости. Уточнить их можно по «Словарю сочетаемости слов русского языка»*. Вот некоторые типичные для деловой речи сочетания слов:приказ - издаетсяконтроль - возлагается на кого-либо; осуществляетсядолжностной оклад - устанавливаетсявыговор - объявляетсяпорицание - выноситсяархив - создают, обрабатывают, сдают (документ) ввакансию - имеют, замещаютсовещание - готовят, открывают, ведут, закрывают, переносят, проводят, устраивают.Особо следует обратить внимание на сочетания «иметь значение» и «играть роль» и никогда не менять местами их компоненты.^ 2) использование иностранных слов. Применение иностранных слов должно быть целесообразным, т.е. вызываться необходимостью. Если вам предстоит сделать выбор между словами-синонимами (словами, близкими по значению), одно из которых - русское, а другое - заимствованное, надо, прежде всего определить, существенна ли смысловая разница между ними. Если иностранный синоним имеет оттенки значения, которые важны для вашего текста и отсутствуют у исконно русского слова, выбор в пользу заимствованного варианта оправдан. Так, слова «удобный» и «комфортабельный» близки по значению, но прилагательное английского происхождения «комфортабельный» более точно передает оттенки смысла - «удобный в бытовом отношении, благоустроенный». Видимо, оно занимает все более прочные позиции в современной русской речи.Но иногда выбор иностранного слова не объясняется ничем, кроме дани моде. Зачем, например, писать пролонгирован вместо продлен, репрезентовать вместо представить? Единственное обоснование, которое можно найти, звучит так: слова, заимствованный характер которых очевиден, нередко имеют стилистический оттенок официальности, который придает документу больший вес («договор пролонгирован» звучит солиднее, чем «договор продлен»). Но эта логика не безупречна. Ведь термины, которые пока не вполне освоены русским языком, с большой долей вероятности могут быть неверно истолкованы. Потому прежде чем поддаться их «стилистическому обаянию», надо удостовериться в том, что их значение вполне понятно и самому пишущему, и адресату.Работая над составлением документов, можно пользоваться современными словарями иностранных слов.^ 3) плеоназм (греч. pleonasmos - излишество). Это одна из самых распространен-ных «болезней» официального стиля. Она заключается в том, что в словосочетании оказы-ваются избыточные, ненужные с точки зрения смысла слова. Вот некоторые примеры расхожих плеонастических сочетаний (выделены лишние слова):промышленная индустрия (слово «индустрия» само по себе означает «промышленность»);форсировать строительство ускоренными темпами (глагол «форсировать» образован от фр. forcer - ускорять темп деятельности);тонкий нюанс (существительное «нюанс» образовано от фр. nuance - оттенок, тонкое отличие);своя автобиография (первая часть слова «автобиография» имеет греческое происхождение: autos - «сам»);в апреле месяце (апрель не может быть ничем, кроме месяца);150 тыс. рублей денег (в рублях исчисляются только деньги);прейскурант цен (в слове «прейскурант» есть французский корень prix - цена). Но допустимо выражение «прейскурант розничных цен»;маршрут движения (слово «маршрут» означает «направление движения»);главная суть («суть» - это и есть главное).Но нет правил без исключений. Некоторые плеонастические словосочетания, не-смотря на противодействие ученых-филологов, вошли в обиход и, более того, приобрели оттенки значения, которые оправдывают их существование. В сегодняшней речи стали нормативными сочетания «реальная действительность», «практический опыт», «информационное сообщение». Они не вполне тождественны по смыслу словам «действительность», «сообщение», «опыт», уточняют их значение.^ 4) тавтология (греч. tauto - тот же, logos - слово). Это повтор однокоренных слов в пределах одного словосочетания («масло масляное»). Эта стилистическая ошибка делает речь неблагозвучной, задерживая внимание, затрудняет понимание текста. Приме-ры типичных для официальной речи тавтологий:польза от использования чего-либо;следует учитывать следующие факторы,данное явление проявляется в указанных условиях;адресовать в адрес. Эти словосочетания можно заменить другими без потери смысла: «польза от применения чего-либо», «необходимо учитывать следующие факторы», «данное явление отмечается в указанных условиях», «направить в адрес».^ 5) различение паронимов (греч. para - возле, при; onyma - имя). Паронимы - родственные слова, близкие по звучанию, но различные по значению и сочетаемости. Иногда подмена слова «братом-близнецом» - паронимом - влечет за собой существенные искажения смысла. При работе с документами надо обратить особое внимание на такие паронимы:оплатить -