Документирование деятельности государственных учреждений

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ АСТРАХАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ Кафедра информационных систем управления и информатики Специальность 350800 Документоведение и документационное обеспечение управления

КУРСОВАЯ РАБОТА по дисциплине Документоведение на тему ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ Выполнила студентка гр. ДФД-22 Нигметова З.Т. Проверила ст. преподаватель кафедры Сарсенова Ж.Ж. АСТРАХАНЬ 2004 СОДЕРЖАНИЕ Введение I. Теоретические основы документирования деятельности учреждения 5 1.1.

Понятие документирования 2. Основные правила составления и оформления документов 3. Требования к изготовлению организационно-распорядительных документов 4. Требования к бланкам документов II. Документирование деятельности учреждений 1. Основные правила документирования деятельности учреждения 2. Прием, обработка и распределение поступающих документов 21 2.2.1.

Прием и первичная обработка 2. Передача документов 3. Порядок направления на исполнение и работы исполнителя с документами 4. Правила обработки исходящих документов 31 Заключение 32 Список литературы 34 Приложения 36 Введение Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования

обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности. Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной

степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация пронизывает все органы управления. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих

решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению. Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего

подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения. В связи с этим целью курсовой работы является изучение основных правил документирования деятельности государственных учреждений. Основные задачи курсовой работы - анализ основных правил составления и оформления документов в соответствии

с действующими стандартами России - изучение основных правил документирования деятельности учреждений Цель и задачи курсовой работы обусловили выбор ее структуры. Курсовая работа состоит из введения, двух частей и заключения, списка литературы и приложений к работе. В первой части работы Теоретические основы документирования деятельности учреждения исследуются основные правила составления и оформления документов в учреждении, рассматриваются основные правила документирования

деятельности учреждений. Во второй части работы Составление и оформление документов непосредственно раскрывается выбранная тема курсовой работы. Особое внимание уделяется Заключение содержит основные итоги курсовой работы. I. Теоретические основы документирования деятельности учреждения 1. Понятие документирования Документирование это процесс создания и оформления документа.

Государственный стандарт определяет документирование как запись информации на различных носителях по установленным правилам. Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли документы различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо

способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи и на специальном материале бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др Древнейшей техникой документирования было текстовое рукописное письмо. В конце XX в. с изобретением пишущей машинки для документирования все больше стали применяться средства механизации труда. В течение XX в. канцелярская пишущая машинка постоянно совершенствовалась за счет

появления более совершенных моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных моделей пишущих машинок различного назначения. С внедрением в 1980-е годы в управленческую деятельность персональных компьютеров они стали широко использоваться для создания документов. В настоящее время практически все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых

документов. Однако внедрение новых информационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными правилами. Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др

На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов, таких, например, как заявления, объяснительные записки, создается обычно рукописным способом. Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления. Так, Федеральный закон Об информации, информатизации и защите информации ст.

5 указывает Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации. Организация работы с документами это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения.

Термин определяется государственным стандартом как организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами входит прием и первичная обработка документов их предварительное рассмотрение и распределение регистрация документов контроль исполнения документов информационно-справочная

работа исполнение документов их отправка систематизация формирование дел и текущее хранение документов. 1.2. Основные правила составления и оформления документов Основные правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-методических документах государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с

учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата. На основе законодательных, нормативных и нормативно методических документов каждое учреждение организация, фирма устанавливает свои требования к работе с документами в уставе положении, регламенте, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе - права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов - состав применяемых в аппарате

управленческих документов - компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов - порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью - обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами. Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования - обеспечение юридической силы документа -

создание условий для оперативного исполнения документов возможность оперативного поиска документов использования их в справочных целях - возможность использования для создания, копирования, обработки документов средства организационной техники. Действующие государственные нормативно технические документы предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Для этого в стандарт включены рекомендации по расположению реквизитов на поле документа и их рациональной

компоновке. Среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации, так как входящие в нее документы применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности. 1 Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 29 наименований

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М. Издательство стандартов, 2003. С. 3 01-Государственный герб Российской Федерации 02-герб субъекта Российской Федерации 03-эмблема организации или товарный знак знак обслуживания 04-код организации 05-код

формы документа 06-наименование организации 07-справочные данные об организации 08-наименование вида организации 09-дата документа 10-регистрационный номер документа 11-ссылка на регистрационный номер и дату документа 12-место составления или издания документа 13-гриф ограничения доступа к документу 14-адресат 15-гриф утверждения документа 16-резолюция 17-заголовок к тексту 18-отметка о контроле 19-текст документа 20-отметка о наличии приложения 21-подпись 22-гриф согласования документа 23-визы согласования документа 24-печать 25-отметка

о заверении копии 26-отметка об исполнителе 27-отметка об исполнении документа и направлении его в дело 28-отметка о поступлении документа в организацию 29-идентификатор электронной копии документа. Это максимальный перечень реквизитов, используемых при составлении и оформлении документов, составляющих эту систему. Перечень реквизитов ГОСТ Р 6.30-97 составлен с учетом необходимости придания документам юридической силы, их идентификация. Этой цели служат реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 15, 21, 22, 23, 24.

Реквизиты 11, 13, 14, 16, 17, 18, 20, 25, 26, 27, 28, 29 предназначены для поиска документа и фиксации его прохождения через управленческий аппарат. Отметки на документах проставляются в процессе работы с ними в делопроизводственной службе или исполнителем при подготовке проекта документа. Этими отметками фиксируют дату получения, исполнения, фамилии исполнителей, постановку документа на контроль и др. Соблюдение требований ГОСТ 6.30-97 обеспечивает рациональное размещение служебных отметок,

используемых для фиксации на документе делопроизводственных операций, выполняемых при регистрации документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении. Реквизит 19 текст документа передает основное содержание документа. Каждый конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов обязательных элементов. Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое закреплено

за реквизитом в соответствие с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с документом в аппарате управления. 7 В России современные требования к оформлению организационно-распорядительной административной документации зафиксированы государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов. Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов документов требования к оформлению реквизитов документов требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении 1 образцы бланков документов - в приложении 2. Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми. 1.3. Требования к изготовлению организационно-распорядительных документов

Упорядочение процессов документирования включает помимо соблюдения процедур составления документов также и определенные требования к их изготовлению, что обеспечивает единый стиль их оформления. Управленческие документы изготавливаются на пишущих машинках или компьютерах. Документы должны выглядеть аккуратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений. Существуют определенные правила изготовления документов на печатающих устройствах, выполнение которых

обеспечивает рациональное размещение всех реквизитов, а также придает документам официальный характер, обеспечивает их качество. Все реквизиты документа кроме текста, которые состоят из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1, 5 2 интервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2-3 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита кроме текста 28 знаков.

Текст документа на бланках А4 печатают через полтора межстрочных интервала, на бланках А5 через один интервал. Сложившиеся правила размещения реквизитов на документе и оформления документа сводятся к следующему - от границы левого поля печатают реквизиты заголовок к тексту, текст без абзацев, отметка о наличии приложений, фамилия исполнителя и номер его телефона, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, наименование должности в реквизитах подпись, гриф согласования, заверительные

надписи верно слова примечания и основание, если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию в приказах, распоряжениях слова ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ в протоколах слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ отступив пять печатных знаков от границы левого поля, печатают начало абзацев отступив 32 печатных знака реквизит адресат отступив 40 печатных знаков реквизиты гриф ограничения

доступа к документу и гриф утверждения отступив 48 печатных знаков, печатают инициалы и фамилию должностного лица в реквизите подпись. При подготовке документов с использованием компьютера обычно применяют специальные программные средства текстовые редакторы, которые имеют существенные отличия в своих функциональных возможностях. 10 1.4. Требования к бланкам документов Официальные документы, как правило, создаются на бланках.

Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003. Бланк документа это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации авторе документа. Документы изготавливают на бланках. Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 210х297 мм и А5 148х210 мм. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен

иметь поля не менее 20 мм - левое 10 мм - правое 20 мм - верхнее 20 мм - нижнее. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

10 В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой прил. 1 и продольный прил. 2. Реквизит 01 02 или 03 располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08. Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов - центрированным начало и конец каждой строки реквизитов равно

удалены от границ зоны расположения реквизитов - флаговым каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов - общий бланк - бланк письма - бланк конкретного вида документа. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 02 или 03, 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 02 или 03, 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 02 или 03, 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках русском слева и национальном справа на одном уровне. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М. Издательство стандартов, 2003. II. Документирование деятельности учреждений 2.1.

Основные правила документирования деятельности учреждения Документооборот сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов. Основными характеристиками документооборота являются

маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика или от получения до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил максимальное

сокращение инстанций прохождения документов за счет исключения технологических операций и обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов при их обработке - регистрация и доставка, при их подготовке - визирование и согласование и т.д. максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала. Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет прямоточности направления документопотоков, исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов ритмичности движения

документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства. Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров. К качественным характеристикам документооборота относятся характеристики документопотоков состав документов, их содержание маршруты движения документов направление движения, этапы и инстанции

маршрута движения документов периодичность стадии документооборота направленность движения. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком потоком документной информации понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные восходящие и нисходящие, связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. Восходящие потоки это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций

исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции. Нисходящие потоки - это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям. По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д. Входящий документопоток любой организации складывается из документов вышестоящих

организаций органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации

документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности, инициативных докладных записок, писем, актов документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования,

получения информации. Основные виды документов письма информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др. и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др. обращений граждан предложений, заявлений, жалоб. Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как

инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов при условии, что организация имеет подведомственные организации и информационных коммуникативных письма, докладные, обзоры,

справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению. Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации

в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные

документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т.д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией телефон, переговоры Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется докладными служебными и объяснительными записками, рапортами.

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работы документами. Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием. Входящие документы образуют три направления движения руководству организации, руководству структурных

подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой, получает значительное количество информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.

Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами. Например, процесс регистрации распадается на два этапа внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до его рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и другим после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения

до исполнителя. Если в организации принято регистрировать документы повторно, т.е. на уровне структурных подразделений, то потери времени из-за нерациональных остановок в движении документа еще более ощутимы. Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания

документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов. Наиболее нерегламентированными являются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов. Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба делопроизводства

может разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков. Документооборот как движение следует отличать от объема документооборота, который выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М. Госстандарт России, 1998 с.3.

В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники. Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведется в пределах отдельных групп документов приказы,

протоколы, переписка, отчеты, обращения граждан и др то и подсчет объема документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации. Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывают количество подлинников, а в знаменателе количество копий. Однако при этом полученный результат будет некорректным многие документы составляются на нескольких страницах, что при таком подходе не отразится в общем результате.

Основное правило подсчета документов однократность. Служба делопроизводства периодически ежеквартально, ежегодно составляет сводки данных об объеме документооборота, где помимо количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала,

месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце отправляемых. Кроме того, учет документооборота позволяет определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций установить

оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления рассчитать численность службы делопроизводства. 2.2. Прием, обработка и распределение поступающих документов 2.2.1. Прием и первичная обработка Как уже отмечено выше, организация работы с документами зависит от объема документооборота, организационной структуры и формы работы с документами, принятой технологии обработки

документов. Работа с документами состоит из ряда последовательных операций прием документов, их распределение и направление на исполнение, исполнение и отправка. Независимо от объема деятельности организации, операции по приему и отправке документов обычно проводят централизованно. В структуре службы делопроизводства крупных организаций для этого предусматривают создание специализированного участка экспедиции, как одного их структурных подразделений службы.

В канцеляриях и общих отделах организаций если экспедиция не выделяется в отдельную службу создается участок по приему и отправке документов с теми же функциями. В организациях, которые не создают свою службу делопроизводства, прием и обработка документов, операции по их отправке производятся централизованно секретарем. Рекомендации по приему и отправке, если они централизованы, позволяют реализовать основное правило

организации документооборота, т.е. прохождение документа по наиболее косому маршруту с минимальными затратами времени, так как централизация этих операций позволяет быстрее доставлять до-ленты исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на обработку документов, учет объема документооборота. Доставка документов происходит почтой, телеграфом, курьерами. В современных условиях наряду с этими способами доставки поступление документов осуществляется через

компьютерные сети, электронную почту, факсимильную связь. Значительная часть документов поступает путем передачи их командированными сотрудниками других учреждений. Задача службы делопроизводства организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку, координировать их движение. В нормативных документах регламентированы правила первичной обработки поступивших документов. Они сводятся к следующему 1.

Проверяется правильность доставки. Ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату. 2. Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей, конверты вскрываются, проверяется комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствия документов, приложений к ним, несоответствия документов и приложении об этом сообщают отправителю. 3. При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается только сопроводительная документация, машинные

носители в упаковке передаются по назначению. 4. Как правило, конверты уничтожают. Сохраняют конверты подкалывая их к документу только в тех случаях, когда на документе отсутствует обратный адрес, когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа, когда на конверте нет надписи лично, а документ носит личный характер. 5. Документы с пометкой лично не вскрываются, а передается адресату.

Однако в некоторых организациях количество документов может быть весьма значительным. В таком случае экспедиционная обработка поступивших документов предусматривает учет их поступления, дата и учетный номер проставляются на пакетах. 6. Экспедиция ведет учет всех поступивших документов на документе проставляется штамп об их получении, где указывается наименование организации, дата поступления, порядковый учетный номер документа.

Обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса. 7. При первичной экспедиционной обработке документы сортируют по структурным подразделениям. Главный критерий этой сортировки адресование документов. Обычно документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению, туда же поступают документы, адресованные организации без указания фамилии должностного лица.

Документы, адресованные в структурные подразделения, проходят сортировку по их названиям. В небольших организациях вся поступающая документация сортируется секретарем. В помощь секретарю можно разработать классификатор видов документов и вопросов деятельности с указанием исполнителей, которые курируют определенные вопросы. 8. Процесс первичной обработки заканчивается раскладкой рассортированных документов по ячейкам сортировочного

шкафа, откуда документы забирают секретари структурных подразделений. В небольших организациях секретари используют папки-регистраторы, разделы которых закрепляют за отдельным структурным подразделением или исполнителем. Большая часть организаций и учреждений обладает помимо почты и другими каналам информации. Например, значительное количество документов, содержащих, как правило, оперативную информацию, поступает в организации по факсимильным аппаратам.

Масса документов доставляется сотрудниками сторонних организаций, происходит передача из рук в руки. Все эти способы доставки могут создать мощные документопотоки, содержащие необходимую для деятельности организации информацию. Служба делопроизводства обязана обеспечить учет и контроль за движением поступающих по различным каналам связи документов. Учет необходимо вести и для документации, поступающей по факсимильной связи и от курьеров. В противном случае эти документы выпадают из поля зрения службы делопроизводства

и не включаются в информационную систему организаций, оседая у исполнителей. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм, которые затем передаются в службу делопроизводства, должен проводиться в службах связи. Практически во всех сферах управления используются компьютеры, в связи с чем коренные изменения происходят в процедуре получения и отправки документов. С распространением факсимильной связи и факс-модемных устройств для компьютера документ может быть

отправлен и получен из любого места. Факс-модем позволяет соединять компьютеры друг с другом по телефонным линиям и передавать сообщения непосредственно с одного компьютера на другой, пользоваться электронной почтой и подключаться к международным глобальным компьютерным сетям. При этом документ может передаваться в том виде, как он был создан, со всеми особенностями его внешнего вида, значит, возникает возможность использовать сведения из годного документа для создания другого.

Это приводит к децентрализации приема-передачи документов, результатом чего становится потеря службой делопроизводства контроля за документооборотом организации. Следствием такого положения может стать чрезмерная автономность структурных подразделений и утрата руководством организации контроля за их деятельностью. Кузнецов СЛ. Применение современных технологий в работе с документами.

Секретарское дело. 1996. 13, с.48. Поэтому для включения электронных документов в информационную базу организации фирмы служба делопроизводства должна участвовать в регламентации и этих потоков информации в отношении доступа к информации, ответственности за ее сохранность и использование. 2.2.2. Передача документов Согласно рекомендациям Основных положений ГСДОУ, передача документов между структурными подразделениями из экспедиции в канцелярию,

из канцелярии в структурные подразделения и т.д. осуществляется через секретарей этих подразделений или тех должностных лиц, которые отвечают в них за работу с документами. Документы передаются с соответствующими отметками в регистрационных формах. В крупных фирмах, учреждениях, на промышленных предприятиях, там, где структурные подразделения расположены на значительном расстоянии друг от друга, организуется курьерская связь для доставки поступивших документов.

Курьеры совершают два-три обхода здания территории по заранее разработанным маршрутам в установленные часы, забирая документы для отправки и доставляя поступившие документы. Самый нерациональный способ доставки документов выполнение этой работы специалистами аппарата управления, так как расходуется их рабочее время, дорожает доставка и соответственно весь аппарат управления. Таким образом, организация первичной обработки документов позволяет выделить первичные потоки поступивших

документов в адрес руководства организации, руководства структурных подразделений, исполнителей. Движение этих потоков будет зависеть от количества инстанций прохождения документов в процессе рассмотрения и принятой в организации технологии регистрации документов. 2.3. Порядок направления на исполнение и работы исполнителя с документами Из экспедиции документы, адресованные руководству, передаются в службу делопроизводства для регистрации

и подготовки рассмотрения документов руководителем. Документы, адресованные в структурные подразделения, направляются в их секретариаты для тех же операций. На этапе движения от первичной обработки до поступления на исполнение документы проходят несколько инстанций, количество которых зависит от структуры организации, распределения обязанностей между руководством, степени самостоятельности структурных подразделений, технологии регистрации и обшей организации делопроизводства.

В организациях с небольшими штатами сотрудников документ передается исполнителю практически сразу после рассмотрения руководителем. В крупных организациях с многоступенчатой структурой движение документов от получения до исполнителя будет проходить последовательно от руководителя заместителя организации к руководителям сначала крупных структурных подразделений например, главных управлений, затем более мелких отделы. Сроки прохождения документов увеличивает и ожидание рассмотрения документов руководителями,

которые в силу занятости или информационной перегрузки не успевают регулировать направление документов. Такие операции, как регистрация доцентов и контроль за сроками их исполнения, могут значительно увеличивать время доставки документов исполнителю и самого процесса исполнения. Если регистрация документов централизована и однократна т.е. один документ в пределах одной организации регистрируется один раз, документ попадет исполнителю быстрее.

Если регистрация проводится в канцелярии, а затем повторно в структурных подразделениях, то время движения документа увеличивается. С 1970-х годов получила широкое распространение методика предварительного рассмотрения документов. Предварительное смотрение документов проводится секретарем-референтом руководителя, его помощником или одним из работников службы делопроизводства. Требования к этим сотрудникам высокая квалификация, достаточный стаж работы, знание состояния дел организации,

а также доверие к ним руководителя. Предварительное рассмотрение состоит в просмотре всех поступивших на руководства документов. При этом секретарь-референт выявляет документацию, которая должна быть представлена руководителем в обязательном порядке документы по принципиальным вопросам деятельности, имеющие важное значение в связи со сложившейся ситуацией, требующие координации работы структурных подразделений и т.д. Перечень таких вопросов может составлен самим руководителем.

Назначение процедуры предварительного рассмотрения документов в освобождении руководителя от просмотра всего объема документов, среди которых имеется типовая документация, не требующая его компетенции, не имеющая принципиального характера. Предварительное смотрение ликвидирует узкие места в движении входящего документопотока, скопление документов на столе руководителя, предотвращает увеличение сроков рассмотрения и возможные срывы исполнения в необходимые сроки. Основным критерием, влияющим на движение документов

к исполнителю, является содержание документа, поэтому референт должен иметь четкие представления о положении дел в организации, хорошо знать распределение обязанностей между руководством, функции структурных подразделений, функции и специализацию отдельных сотрудников. Предварительное рассмотрение проводится непосредственно после первичной обработки документов и значительно ускоряет движение документов, так как существенная часть их передается в структурные подразделения, минуя рассмотрение у руководителя.

Отобранный массив документов спускается на следующий уровень управленческой структуры, т.е. документы попадают к исполнителю уже в день их поступления в организацию. Рассмотрение документов руководителем организуется в этом случае более рационально к нему попадают документы, которые имеют принципиально важное значение. Практикуется доклад руководителю документов, в ходе которого помимо поступивших документов еще представляется

подборка справочных данный или предварительной переписки. Движение документов задается резолюцией руководителя. В зависимости от содержания и назначения поступивших документов исполнение каждого из них различное. Постановления, решения, приказы, письма вышестоящих организаций, органов власти и управления не всегда требуют письменного ответа они необходимы для ознакомления, содержат инструкции по выполнению каких-

то операций или действий. Их исполнение будет состоять в принятии указаний к действию. Для этого секретариат или канцелярия проводит ознакомление с документом необходимого круга сотрудников. Визы ознакомления с документом проставляются в левом нижнем углу на обороте последнего листа документа или на листах ознакомления. На документе делается отметка Принято к сведению или Принято к руководству, ставится подпись лица, которое проводило ознакомление,

дата и номер дела, в котором документ будет храниться. Сводки, отчеты, заявки, информационные письма и другие документы, не требующие письменного ответа, передаются специалистам функциональных подразделений, которые используют их в оперативной работе, а затем списывают в дело, делая отметки Включено в план, Включено в отчет, и подшивают в дела. Наибольшее внимание исполнителя занимают документы, которые требуют

ответа. Исполнение документа начинается со сбора информации по вопросу. Анализ собранной информации позволяет определить, достаточны ли ее объем и качество достоверность, актуальность, объективность. На этом этапе исполнитель особенно нуждается в документационном обеспечении своей деятельности, в использовании информационно-поисковой системы по документам организации и самих документов, т.е. в рациональной системе хранения документов.

Свои соображения по характеру исполнения документа исполнитель представляет руководителю либо в устной, либо в письменной представляя проект ответного документа форме. Проект документа проходит этап согласования сбора виз руководителей структурных подразделений и специалистов, которые выражают свое согласие с содержанием документа. Процесс согласования может быть организован в виде рассылки необходимого количества экземпляров проекта

документа для сбора замечаний и предложений так называемое параллельное согласование. Однако иногда требуется последовательное согласование, в соответствии с функциями структурных подразделений. Принципиальные изменения в процессах визирования могут исходить при наличии в организации локальной компьютерной сети. Такая сеть позволяет осуществлять обмен информацией между структурными подразделениями и отдельными автоматизированными рабочими местами.

Документ может создаваться в электронной форме и передаваться для редактирования, получения заключения, визирования. Технические возможности компьютерных технологий позволяют изменить прежние методы работы, но тут возникают организационные трудности из-за проблемы доступа к информации. Часть сотрудников имеет ограниченный доступ право чтения, право копирования, право внесения изменений только к строго нормированным массивам. Полный доступ ко всем документам организации могут иметь только

руководитель, его доверенное лицо, руководство службы делопроизводства. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере Компьютерные технологии в производстве. М. ЗАО Бизнес-школа Интел-Синтез, 1999. После получения на проекте документа всех виз документ перепечатывают с учетом сделанных замечаний и передают на подпись руководителю. Исполнитель, получив эту подпись, передает документ на регистрацию, снимает его с контроля и передает

на отправку в службу делопроизводства. Если адресат подготовленного документа является новым партнером, если их несколько, в службу делопроизводства передается также адрес или адреса. В необходимых случаях составляется список рассылки документа. Поступивший документ, копию отправленного документа и его проект о визами согласования исполнитель подшивает в дело, сделав соответствующие отметки об исполнении.

По такой же схеме работает исполнитель и над инициативными документами запросами, уведомлениями, гарантиями, просьбами, заявками, информационными письмами. Таким образом, подготовка исходящих документов складывается из подготовки проекта документа, его согласования, визирования, перепечатки, подписания, регистрации и отправки. На движение исходящих документов прежде всего оказывает влияние количество подразделений, участвующих в составлении документа, количество операций по согласованию и визированию.

Кроме того, чем выше уровень подписания документа, тем больше инстанций он проходит. Подготовка и оформление внутренних документов организуется так же, как и исходящих. На этапе исполнения маршруты их движения совпадают с входящим документопотоком. Например, докладные записки рассматриваются руководителем на общих основаниях. Отличия имеются в подготовке распорядительных документов.

Приказы по основной деятельности должны согласовываться в юридическом отделе, приказы по личному составу должны готовить отделы кадров с соблюдением трудового законодательства, решения коллегиального органа специальный аппарат секретариат коллегии. 2.4. Правила обработки исходящих документов Документы, отправляемые организацией, в том числе на машинных носителях, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.

Обработка и отправка осуществляются централизованно экспедицией, участком канцелярии или секретарем в соответствии с действующими Почтовыми правилами. Экспедиция принимает документы для отправки полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с отметкой о категории отправления. Служба делопроизводства проверяет правильность оформления документов, наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов,

даты подписания, регистрации и отправки. Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные подразделения. На заказную корреспонденцию сотрудники делопроизводства составляют опись рассылки, на которой в экспедиции проставляется фамилия сотрудника и дата отправки. Документы на машинных носителях принимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного

и зарегистрированного в установленном порядке Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня. Заключение В заключении подведем основные итоги курсовой работы. Документирование регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документирование имеет особое значение.

Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией. Управленческие документы составляют основу документации организации. Они имеют универсальный характер, создаются органами власти, коммерческими и государственными организациями.

Управление предприятием неизбежно требует создание многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.п. Достижение науки и техники, бурное развитие научно-технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы,

повышения качества и эффективности управленческого труда. В начале 3-го тысячелетия количество электронных документов на предприятии уже будет измеряться миллионами, поэтому системы управления электронными документами и архивами станут одной из важнейших составляющих корпоративной информационной системы. Одним из путей, обеспечивающим высокую эффективность работы аппарата управления является правильная организация работы с управленческими документами.

9 Таким образом, систематизация знаний о современном документировании деятельности учреждений, что и являлось целью курсовой работы, может служить в качестве средства повышения эффективности управления. Список литературы 1. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. М. ЗАО Бизнес-школа Интел-Синтез, 2000 - 187 с. 2. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М. Издательство стандартов, 2003. 3. Документы и делопроизводство Справочное пособие Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов Сост. М.Т. Лихачев. М. Экономика, 1991 - 271 с. 4.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство Документационное обеспечение управления. М. ЗАО Бизнес-школа Интел-Синтез, 1999 - 818 с. 5. Ларин М.В. Управление документацией в организациях проблемы истории и методологииДелопроизводитель 2003 - 2. 6. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. Санкт Петербург, Альфа, 2002. 7. Основные правила работы ведомственных архивов

Главархив СССР, ВНИИ документоведения и архивного дела. М 1988. 8. Организация работы с документами Учеб. В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н. 9. СанкинаЛ.В ВяловаЛ.М Шатина Н.В. Современные правила оформления управленческих документов. М. УИЦ при Государственной налоговой инспекции по г.

Москве, 1998 - 91с. 10. Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур.Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой, изд. 2-е. М. ЗАО Бизнес-школа Интел-синтез, 1999 - 224с. 11. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство Практ. пособие по документационному обеспечению.

3-е изд доп. и перераб. М. ПРИОР, 1999 - 144с. Приложения Приложение 1 Схемы расположения реквизитов документов Рисунок 1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка Приложение 2 Рисунок 2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка Приложение 3 Образцы бланков документов

Рисунок 3 - Образец общего бланка организации Приложение 4 Рисунок 4 - Образец углового бланка письма организации Приложение 5 Рисунок 5 - Образец продольного бланка письма организации Приложение 6 Рисунок 6 - Образец продольного бланка письма должностного лица Приложение 7 Рисунок 7 - Образец бланка конкретного вида документа организации