Документационное обеспечение управления

Подготовка дел к архивному хранению». Выполнил: студент гр. ЭФ-461 Проверил: к.э.н доцент Токарева В. И. Рязань, 2010г. Содержание. 1. Введение… 2. Экспертиза ценности документов….…3. Оформление дел… 4. Порядок передачи дел в архив… 5. Практическое задание – справка о неполной сохранности документов… 8 6.

Заключение….…7. Список используемой литературы… 11 Введение. Большой удельный вес в общем комплексе делопроизводственных процессов имеют операции по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся короткие сроки а затем выделяются к уничтожению. Вообще, полный цикл взаимодействия человека с документарной средой включает следующие стадии: - документирование,

понимаемое в настоящее время как особыми способами удостоверения; - фиксация информации на различных носителях; - оперативное исполнение документов в текущей деятельности граждан и организаций; - хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно, неоднократного использования. Значение и ценность образующихся в деятельности организаций документов различны. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени,

другие, отражая научно-технические достижения, государственное устройство и общественную жизнь страны, имеют историческое значение и как памятники истории и культуры должны быть сохранены максимально долго, в идеале – бессрочно, а точнее – постоянно. Таким образом, целью данной контрольной работы является изучение экспертизы ценности и ее связи с хранением документов. Экспертиза ценности документов. Экспертиза ценности документа – это изучение документов на основании

критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Экспертиза ценности документов в организации проводится: - в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив; - в архиве – в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение. Экспертиза ценности документов проводится на основе: - действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению

управления; - типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел; - нормативно-методических документов Федеральной архивного агентства (Росархива) и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) совместно с

Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации под методическим руководством архива организации. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется: - отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; - отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; - выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. При этом не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел. Дела с отметкой “ЭПК” подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Дела с отметкой “ЭПК”, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Подготовка электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов: - проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив; - запись электронных документов на машинные носители; - проверка качества записи; - описание электронных документов; - проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу; - подготовка комплекта сопроводительной документации.

Сопроводительная документация электронных документов должна быть достаточной для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация: - название документа, - дата его создания, - характеристика содержания (аннотация), - электронный формат, - физическая и логическая структура (для баз данных, сайтов и т.п.), - объем документа (для баз данных также – количество записей). По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются сотрудниками архива организации

сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (формы данных видов документов приводятся в приложениях 1, 2, 3 и 4 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Указанные описи и акты рассматриваются на заседании центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации одновременно.

Одобренные центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения описей дел постоянного хранения. После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты. Оформление дел. Формирование дела – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) и помещаться в дела в день окончания исполнения. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность. При формировании дела в него помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства – службой документационного обеспечения управления (ДОУ) организации, при децентрализованном – как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации. При этом формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости – и соответствующего государственного архива.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: - документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела; - включать в дело по одному экземпляру каждого документа; - группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые

группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.; - дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см (если дело больше, то его разделяют на два и более тома). При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе

делается отметка. Организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями с учетом следующих правил: уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела, приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу, приказы по личному составу

группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела, поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации; утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки

и другие документы группируются отдельно от их проектов, документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления, лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам, переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется

в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д. Порядок передачи дел в архив.

В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителем структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения. Дела временного (до10 лет) хранения в архив организации, как правило не передаются.

Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделах описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве. В небольших по структуре и штатной численности организациях, как правило отсутствует специальное подразделение

– ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу ее в государственный архив. Взаимодействие государственных архивов с современными коммерческими структурами осуществляется на договорной основе. В договоре закрепляются обязательства сторон, состав передаваемых документов, порядок и сроки передачи документов на постоянное или депозитное хранение.

Организация может сократить срок хранения документов в своем ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях: прекращения деятельности, нестабильности деятельности, отсутствия условий для хранения документов, желания самой организации. При сдаче дел на государственное хранение организация предоставляет в государственный архив: - отношение на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел и

крайних дат документов; - описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела; - историческую справку организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые; - справку о неполной сохранности документов (если какие – либо дела утрачены). Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела. Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в архивные связки.

Сдача дел оформляется актом. Организация – сдатчик и государственный архив расписываются на всех экземплярах описей и акта сдачи документов. Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в государственном архиве, третий экземпляр описи и второй экземпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе. Практическое задание. Наименование организации Утверждаю Наименование должности руководящей организации

Подпись Расшифровка подписи Справка о не полной сохранности документов В фонде архива предприятия обнаружены документы, находящиеся в не полной сохранности: № п/п Опись № Количество листов документов Заголовок единиц хранения Крайние даты Сущность и причины не полной сохранности Итого обнаружено документов, находящихся в не полной сохранности ед. хранения.

Перечисленные единицы хранения подлежат хранению в полной сохранности. Руководитель архива (лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи Дата Заключение. Результатом управленческой деятельности является документ. Ценность создаваемых или получаемых организацией документов неодинакова. Одни документы необходимы для работы до тех пор, пока в них есть надобность, и сроки хранения таких

документов «до минования надобности» или «до замены новыми». Как правило, это документы для оперативной работы, присланные в организацию в виде копий: копии изданных инструкций, положений, приказов. Другие документы отражают работу организации, ее достижения, имеют определенное экономическое, научно-техническое, историческое значение и должны храниться максимально долго, т. е следуя принятой терминологии, постоянно.

Документы, содержащие информацию о трудовой деятельности граждан, об их обучении и других событиях их жизни (рождении, прописке и т.д.), имеют ценность, как правило, для конкретного гражданина на протяжении всей его жизни. Документы, содержащие информацию о выдающихся гражданах, имеют историческое значение и подлежат постоянному хранению. Экспертиза ценности документов - сложный процесс, требующий наличия специальных знаний и квалификации проводящих ее членов комиссий.

В архивных органах и учреждениях в состав экспертно-проверочных комиссий включаются, как правило, специалисты: архивисты, документоведы. Методика проведения экспертизы ценности документов складывалась в течение длительного периода времени. Современная экспертиза ценности документов проводится на основе нормативно-методических документов, в том числе номенклатур дел, перечней документов с указанием сроков хранения, классификаторов, методических рекомендаций по проведению экспертизы ценности отдельных категорий документов.

Кроме того, она проводится на основе разработанных критериев экспертизы ценности документов - системы научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов. Экспертиза ценности документов является одной из важнейших функций службы ДОУ (документационное обеспечение управления), так как итогом экспертизы является полноценное комплектование архива организации и государственного архива и, в конечном счете, определение состава

Архивного фонда российской Федерации в целом. Список используемой литературы. 1. Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004г. №125-ФЗ (в ред. от 13.05.2008г.) 2. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. 3. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. — 3-е изд. —

М.: ИНФРА-М; Новосибирск: 2003г. 4. Алексеева Е.В. и др. Архивоведение: Учебник. – М 2002г. 5. Савин В. А. Об «Основных правилах работы архивов организаций» // Делопроизводство. – 2003г. 6. Делопроизводство. Организация и технология документационного обеспечения управления: Учебник для вузов./ Кузнецова Т.В Санкина

Л.В Быкова Т.А.и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.:ЮНИТИ – ДАНА, 2001г.