Архивный фонд Российской Федерации

Вопрос№1 Основы законодательства Российской Федерации "Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" Раздел 1. Общие положение Статья 1. Основные понятия В целях настоящих Основ: под

Архивным фондом Российской Федерации понимается совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации; под архивным документом понимается документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника; под архивным фондом понимается

совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой; под архивом понимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей; под тайным архивом понимается архив, о котором не заявлено публично; под архивным делом понимается деятельность по организации хранения, учета и использования архивных документов.

Статья 2. Область применения Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах Настоящие Основы регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях обеспечения сохранности архивных документов и их всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства. Статья 3.

Законодательство об Архивном фонде Российской Федерации и архивах Законодательство об Архивном фонде Российской Федерации и архивах состоит из настоящих Основ и соответствующих законов республик в составе Российской Федерации, иных правовых актов Российской Федерации, республик в составе Российской Федерации, краев, областей, автономной области, автономных

округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга. Законодательные и иные правовые акты Российской Федерации, республик в составе Российской Федерации, краев, областей, автономной области, автономных округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга, касающиеся вопросов, связанных с Архивным фондом Российской Федерации и архивами, должны соответствовать данным

Основам. В случае расхождений между данными Основами и указанными актами действуют нормы настоящих Основ. Раздел II. Архивный фонд Российской Федерации Статья 5. Состав Архивного фонда Российской Федерации В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные фонды и архивные документы независимо от источника их образования, вида

носителя, места хранения и формы собственности. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации производится на основании экспертизы их ценности в порядке, устанавливаемом Государственной архивной службой России. Статья 6. Государственная и негосударственная части Архивного фонда Российской Федерации Государственную часть Архивного фонда

Российской Федерации составляют архивные фонды и архивные документы, являющиеся федеральной собственностью, государственной собственностью республик в составе Российской Федерации, краев, областей, автономной области, автономных округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга и муниципальной собственностью. К федеральной собственности относятся архивные фонды и архивные документы федеральных государственных

архивов и центров хранения документации, архивные фонды и архивные документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности федеральных органов государственной власти, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации и других банков, отнесенных к федеральной собственности, а также учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к федеральной собственности, архивные фонды и архивные документы, полученные

в установленном порядке от общественных и религиозных объединений и организаций, юридических и физических лиц. Негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности общественных объединений и организаций, а также с момента отделения церкви от государства в собственности религиозных объединений и организаций, действующих на территории Российской

Федерации, или в частной собственности и представляющие собой историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность. Раздел IV. Государственное управление архивным делом в Российской Федерации Статья 10. Российской Федерации осуществляется Президентом Российской

Федерации, Правительством Российской Федерации, правительствами республик в составе Российской Федерации, органами исполнительной власти краев, областей, автономной области, автономных округов, городов и районов через образуемые ими органы управления архивным делом. Статья 11. Система Государственной архивной службы России Ведение архивного дела возлагается на центральный орган исполнительной власти

Российской Федерации в области архивного дела - Государственную архивную службу России, ее органы и учреждения. В систему Государственной архивной службы России входят: а) государственные органы управления архивным делом республик в составе Российской Федерации, краев, областей, автономной области, автономных округов, городов, районов; б) архивные учреждения: федеральные государственные архива и центры хранения документации, центральные

государственные архивы и центры хранения документации республик в составе Российской Федерации, государственные архивы и центры хранения документации краев, областей, автономной области, автономных округов, городов, районов; в) научно-исследовательские учреждения и другие организации и предприятия, обеспечивающие ее деятельность. Статья 14. Контроль за соблюдением законодательства об Архивном фонде

Российской Федерации и архивах Государственный контроль за соблюдением законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах осуществляется органами представительной власти и прокуратуры. Ведомственный контроль за соблюдением законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах осуществляется органами исполнительной власти, а также органами управления архивным делом системы Государственной архивной службы

России. Статья 18. Комплектование архивов Государственные архивы комплектуются архивными документами, образующимися в деятельности органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий или приобретенными указанными архивами, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами. Комплектование музеев и библиотек, а также архивов общественных, религиозных объединений и организаций

и частных архивов подлинными документами государственной части Архивного фонда Российской Федерации запрещается. При продаже документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации государство имеет преимущественное право на их приобретение. Статья 19. Государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации Все документы государственной и негосударственной части

Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации устанавливается Государственной архивной службой России. Статья 20. Использование архивных документов Документы государственной части Архивного фонда Российской

Федерации и справочники к ним предоставляются для использования всем юридическим и физическим лицам.  Использование архива или архивного документа, находящегося в собственности общественных и религиозных объединений и организаций или в частной собственности, осуществляется только с согласия собственника. Порядок использования архивных документов в государственных архивах определяется Государственной архивной службой России. Порядок использования документов государственной части

Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении в центральных органах исполнительной власти Российской Федерации, в государственных учреждениях, организациях и на предприятиях, определяется ими по согласованию с соответствующими органами и учреждениями системы Государственной архивной службы России. Государственные архивы имеют право при выдаче пользователям для использования в коммерческих целях копий архивных документов и справочников к указанным документам

устанавливать условия их использования (заключать лицензионные договоры). При этом порядок заключения лицензионных договоров устанавливается Правительством Российской Федерации. Использование документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, содержащих государственную или иную охраняемую законом тайну, разрешается по истечении 30 лет со времени их создания, если иное не установлено законодательством.

Увеличение указанного срока в отношении отдельных архивных документов устанавливается постановлением Президиума Верховного Совета Российской Федерации по представлению Государственной архивной службы России. Использование документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, содержащих секретные сведения, разрешается органами и учреждениями системы Государственной архивной службы России совместно с соответствующими центральными органами исполнительной

власти Российской Федерации, учреждениями, организациями и предприятиями до истечения 30 лет со времени их создания, по мере утраты секретности этих сведений. Ограничения в использовании архивных документов, содержащих сведения о личной жизни граждан (об их здоровье, семейных и интимных отношениях, имущественном положении), а также создающие угрозу для их жизни и безопасности жилища, устанавливаются на срок 75 лет со времени создания документов, если иное

не предусмотрено законом. Ранее этого срока доступ к таким документам может быть разрешен самим гражданином, а после его смерти - его наследниками. Граждане, учреждения, организации и предприятия, а также общественные и религиозные объединения и организации имеют право получать заверенные копии из архивных документов и выписки из архивных документов, хранящиеся в государственных архивах или архивах учреждений, организаций, предприятий, или самостоятельно изготавливать копии этих документов и делать выписки из них, если это

не угрожает физической сохранности документов. Пользователи архивных документов несут ответственность за их использование и сохранность в установленном порядке. Пользователи архивных документов могут обжаловать решения органов управления архивным делом и архивных учреждений по вопросам использования архивных документов в вышестоящий в порядке подчиненности орган управления архивным делом, а в случае несогласия с его решением - в судебном порядке в соответствии

с законодательством. Раздел VI. Ответственность за нарушение законодательства об архивном фонде Российской Федерации и архивах Статья 21. Ответственность за нарушение законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах Должностные лица и граждане несут уголовную, административную и иную установленную законодательством Российской Федерации и республик в составе Российской Федерации ответственность за нарушение законодательства об

Архивном фонде Российской Федерации и архивах. Основные правила работы архивов организаций Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. Москва - 2002 Подготовлены рабочей группой Росархива в составе: В.А.Еремченко (руководитель), Б.В.Альбрехт, В.Д.Банасюкевич, М.Л.Гавлин, И.Н.Киселев, А.С.Красавин, М.В.Ларин,

Т.А.Мещерина, В.Ф.Привалов, И.А.Смогло, А.Н.Сокова, Н.М.Солобай, Л.А.Степанова Введение Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения

в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами. Право и обязанность создания архивов организаций для временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности, установлены Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (1993) , Положением об

Архивном фонде Российской Федерации (1994) и Положением о Федеральной архивной службе России (1998) , соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации. Настоящие Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской

Федерации, отнесенных к государственной собственности. Архивы организаций, хранящие кинофотофоно- и видеодокументы (аудиовизуальные), научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются настоящими Правилами в части организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими документами, хранящимися в архивах; во всех остальных вопросах работа с указанными документами регламентируется

соответствующими инструкциями и правилами. Правила не распространяются на документы, работа с которыми регламентируется Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 "О государственной тайне" и Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г. N 1203 "Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне".

Государственные организации, не отнесенные к составу источников комплектования государственных архивов, а также негосударственные организации могут руководствоваться настоящими Правилами при организации и обеспечении работы своих архивов. К Правилам приложены формы документов, обеспечивающих работу архива. Основные правила работы архивов организаций подготовлены рабочей группой

Росархива и ВНИИДАД в составе: Еремченко В.А. (руководитель группы), Альбрехт Б.В Банасюкевич В.Д Гавлин М.Л Киселев И.Н Красавин А.С Ларин М.В Мещерина Т.А Привалов В.Ф Смогло И.А, Сокова А.Н Солобай Н.М Степанова Л.А. 1. Общие положения 1.1. Понятие архива организации 1.1.1.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России, хранятся в организации *1. *1 В соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) для архивных документов ряда федеральных органов власти и иных организаций на основании

соглашений, заключаемых указанными органами с Федеральной архивной службой, устанавливаются специальные сроки и порядок временного и депозитарного хранения документов. В данном случае создаются центральные архивы организаций или отраслевые фонды на правах юридического лица, в своей деятельности они руководствуются Основными правилами работы государственных архивов. 1.1.2. В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников

комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с настоящими Правилами и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организации создается архив . В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

1.1.3. Организация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами. 1.1.4. Должностные лица организации несут ответственность за нарушение норм, установленных настоящими Правилами. 1.2. Виды архивов 1.2.1. В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться следующие виды архивов: центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного

подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти; центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения; объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности; архив организации, хранящий документы только данной организации

и ее предшественников. 1.2.2. В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться: архив управленческой документации; научно-технический архив; аудиовизуальный архив; архив документации на электронных носителях. 1.2.3. Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации. 1.3. Основные задачи и функции архива 1.3.1.

Основными задачами архива организации являются: комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве; учет и обеспечение сохранности документов; создание научно-справочного аппарата к документам архива; использование хранящихся в архиве документов; подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой

России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации. 1.3.2. Для организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы России. 1.3.3. В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции: ведет списки

организаций и(или) структурных подразделений организации - источников комплектования архива; принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива; учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов; создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива; организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций

и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования; проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение; осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования; организует работу по составлению номенклатуры дел организации; оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям

в работе с документами; участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления; участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях - источниках комплектования архива. 1.3.4. Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение.

На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций - источников комплектования архивов. Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД. 1.4. Права архива Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право: требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии; контролировать

правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях - источниках комплектования архива; запрашивать от структурных подразделений и организаций - источников комплектования - необходимые для работы архива сведения; участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными архивами Российской

Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления. 1.5. Ответственность архива Архив совместно с руководителем организации несет ответственность за: несоблюдение условий обеспечения сохранности документов; утрату и несанкционированное уничтожение документов; необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности; нарушение правил использования документов

и доступа пользователей к документам, установленных законодательством. 3. Комплектование архива 3.1. Комплектование архива организации 3.1.1. Комплектование архива организации - это систематическое пополнение архива документами структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива. 3.1.2. Комплектование архива включает: определение источников комплектования архива; определение состава

документов, подлежащих приему в архив; организация передачи документов в архив. 3.2. Источники комплектования архива Основными источниками комплектования архива организации являются: структурные подразделения организации; подведомственные организации; физические лица. 3.3. Состав документов, подлежащих передаче в архив 3.3.1. Архив организации в соответствии с положением о нем комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10

лет) хранения, а также делами по личному составу. 3.3.2. Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению (см. п. 2.4.5). 3.3.3. Документы личного происхождения в архив организации передаются на временное хранение по заявлению их владельца (собственника) с последующей передачей в государственный

архив на постоянное хранение. 3.3.4. В архив передаются документы организаций-предшественников, а также документы ликвидированных подчиненных организаций. 3.6. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив 3.6.1.Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

3.6.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. 3.6.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов дела; составление листа-заверителя; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних

дат дела, заголовка дела). Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. 3.6.4. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки)

из документов удаляются. 3.6.5. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках. 3.6.6. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов, последние изымаются из дел и на них составляется

отдельная опись. 3.6.7. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела. 3.6.8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором.

Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. 3.6.9. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно. 3.6.10. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа. 3.6.11. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа.

При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. 3.6.12. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно. 3.6.13.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. 3.6.14. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле. 3.6.15. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация.

При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов. 3.6.16. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах -

на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки. Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 9), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных

в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле. Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела. 3.6.17. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного

и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 10), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней

описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела. Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты.

При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела. 3.6.18. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (приложение 11), в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела. На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования

государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации. При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.). В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела - год(ы) заведения и окончания дела. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: "в деле имеются документы за год(ы)"

. Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел. Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в

дело. Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале. Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое

это дело заведено. Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно"). 5. Организация документов в архиве 5.1. Документальный и архивный фонд организации 5.1.1. Вся совокупность документов, образующихся в деятельности организации, составляет ее документальный фонд. 5.1.2.

Документы, образующиеся в деятельности организации по срокам хранения подразделяются на: документы временного срока хранения (до 10 лет включительно); документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет); документы постоянного (вечного) хранения. Документы постоянного хранения, т.е. документы, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, культурное значение, составляют архивный фонд организации, являющийся составной частью Архивного фонда Российской Федерации.

Сроки хранения документов устанавливаются на основании экспертизы их ценности; порядок экспертизы ценности документов определен в разделе 2 настоящих Правил. 5.1.3. Разновидностями архивного фонда являются: архивный фонд организации, состоящий из документов, образовавшихся в процессе ее деятельности; объединенный архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций-фондообразователей, имевших между собой исторически и/или логически

обусловленные связи: однородность и преемственность деятельности, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, местонахождение и др.; архивный фонд личного происхождения, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода и принятых на хранение в архив организации. 5.1.4. Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, видовому, объектному,

авторскому, хронологическому и др.). 5.2. Определение фондовой принадлежности архивных документов и образование архивного фонда 5.2.1. Определение фондовой принадлежности документов организации заключается в отнесении их к фонду соответствующей организации. 5.2.2. При определении фондовой принадлежности документов организации учитывается следующее: входящие документы относятся к фонду той организации, которой они получены; их фондовая принадлежность определяется

по таким элементам формуляра, как адресат, регистрационный штамп, резолюции и отметки о направлении документов на исполнение, по содержанию документов; копии исходящих документов (отпуски) относятся к фонду той организации, которая является их автором; их фондовая принадлежность определяется по подписям, делопроизводственным пометам, содержанию документов; документы внутреннего обращения относятся к фонду той организации, которой они составлены, их фондовая принадлежность определяется по названию организации,

подписям, содержанию. 5.2.3. Документы организации и ее первичных общественных организаций (профсоюзных, спортивных и др.), существовавших до принятия законодательства Российской Федерации об общественных объединениях, составляют единый архивный фонд. Архивные документы общественных организаций (профсоюзных и др.), существующих при учреждениях с момента регистрации этих общественных организаций в соответствии с законодательством

Российской Федерации об общественных объединениях, представляют собой самостоятельные архивные фонды. При передаче на постоянное хранение в архив они могут присоединяться к фондам соответствующих учреждений, образуя объединенные архивные фонды. 5.2.4. Дела, которые велись последовательно в двух организациях, включаются в состав архивного фонда той организации, в которой они были закончены производством. В случае ликвидации организации с передачей ее функций вновь созданной организации законченные производством

дела включаются в фонд ликвидированной организации, а незаконченные дела передаются для окончания производством организации-преемнику и включаются в фонд последней. 5.2.5. Один и тот же фонд составляют документы: организации до и после ее реорганизации (преобразования), если она не повлекла за собой коренного изменения ее деятельности; организации до и после изменения территориальных границ ее деятельности, подчиненности, структуры, штатов, печати и т.п.; предприятий,

организаций и объединений, поменявших государственную форму собственности на негосударственную, но в уставном капитале которых имеется преобладающая доля государственной собственности; временно прекратившей свою деятельность организации, а затем восстановленной с теми же функциями; предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля государственной собственности. 5.2.6. Документы органов законодательной и исполнительной государственной власти, прокуратуры

и судов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления составляют самостоятельные архивные фонды. Документы российских министерств и ведомств, созданных на базе ликвидированных министерств и ведомств СССР, составляют новые архивные фонды. Документы министерств РСФСР и Российской Федерации составляют, как правило, разные архивные фонды.

Разграничительная дата между ними устанавливается на основе соответствующих законодательных актов о конкретном министерстве (ведомстве). Документы органов государственной власти субъектов Российской Федерации, действующих на основе конституций, уставов субъектов Российской Федерации, составляют новые архивные фонды; разграничительные даты между ними устанавливаются на основе соответствующего законодательства и нормативных актов.

При этом документы предшествующих им советов народных депутатов республик, краевых, областных, автономных образований, а также районных и городских советов народных депутатов до момента их ликвидации составляют самостоятельные архивные фонды. Расширение или сужение прав организации, которое влечет за собой коренное изменение ее компетенции и функций и создание новой организации, влечет за собой создание нового архивного фонда. 5.2.7. Каждому архивному фонду, поступившему в архив организации, присваивается название и номер

(см. п. 6.4.2.2). Название фонда соответствует официальному названию организации-фондообразователя. 5.2.8. Объединенный архивный фонд 5.2.8.1. Объединенные архивные фонды могут быть сформированы из документов: - однородных по целевому назначению и функциям одноименных организаций, действующих на определенной территории; - руководящего органа и подчиненных ему организаций, действующих на определенной территории; - организаций, связанный между собой объектом деятельности; - последовательно сменявших друг друга

организаций, если функции предшественников полностью или частично передавались их преемникам. 5.2.8.2. Не допускается создание объединенных архивных фондов из документов органов представительной, исполнительной и судебной государственной власти, предусмотренных Конституцией Российской Федерации, Конституциями республик, уставами субъектов Российской Федерации, а также из документов этих органов и документов избирательных комиссий по выборам

органов представительной и исполнительной власти, если это не предусмотрено законодательством субъектов Российской Федерации. 5.2.8.3. Образование объединенных архивных фондов включает в себя перешифровку дел (изменение номеров фондов, описей), составление соответствующих учетных документов, размещение документов объединенного фонда в одном месте хранилища, а при необходимости и новую систематизацию дел и пересоставление описей. 5.2.8.4. Название объединенного архивного фонда состоит из обобщенного названия включенных в

него фондов или названия руководящей организации и обобщенного названия подчиненных ей организаций. 5.2.9. Архивный фонд личного происхождения 5.2.9.1. Документы, переданные владельцем (собственником) на хранение в архив организации, составляют архивный фонд личного происхождения и перефондированию не подлежат. 5.2.9.2. Название архивного фонда личного происхождения состоит из фамилии, имени, отчества лица, указания

рода деятельности (профессии), служебного положения, ученых званий. 5.2.10. Архивная коллекция 5.2.10.1. Архивные коллекции поступают в архив в виде уже сложившихся документальных комплексов или же образуются в архиве из отдельных разрозненных документов с целью создания благоприятных условий для их учета и использования. 5.2.10.2. В названии архивной коллекции обязательно указывается признак (признаки) объединения документов, а при необходимости и ее составитель (юридическое или физическое

лицо, учреждение, в том числе архив организации). 5.4. Организация документов в пределах архивного фонда 5.4.1. Основные понятия и требования В пределах архивного фонда учетно-классификационной единицей является единица хранения документов (см. п. 6.2.1). Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование.

Единицы хранения (дела) архивного фонда систематизируются в пределах фонда согласно схеме систематизации. Систематизация документов фонда проводится в делопроизводстве и в архиве организации при подготовке документов к передаче в государственные архивы. 6. Учет документов в архиве 6.1. Общие требования к учету документов 6.1.1. Учет документов в архиве организации - это определение их количества и состава в установленных единицах

учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах. Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета. Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием. 6.1.2. Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том числе неописанные

и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов, копии фонда пользования (при наличии) и описи дел и документов. 6.1.3. Архив организации осуществляет учет документов Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящихся в архиве организации, в порядке, определенном Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, и представляет учетные сведения в соответствующее архивное учреждение.

6.1.4. Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся частью архивного шифра. Архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда по списку фондов архива организации и через дробь по списку фондов государственного архива, источником комплектования которого является организация, архивной

коллекции, описи, единицы хранения. Номер архивного фонда присваивается государственным архивом после оформления первого поступления документов организации на постоянное хранение. 6.2. Единицы учета 6.2.1. Основными единицами учета документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются: архивный фонд, архивная коллекция; единица хранения. Документы личного происхождения, не прошедшие научного описания, учитываются, как правило, по документам

и листам. Необработанные документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения. 6.2.2. Единица хранения - физически обособленные документ или совокупность документов, имеющие самостоятельные значение. Единица хранения документов на бумажной основе (дело) совокупность документов, отдельный документ, заключенные в обособленную обложку, папку. 6.2.3. Учет документов в архиве организации строится на основе соблюдения принципов: централизации,

выраженной в применении единых единиц учета; унификации, основанной на соблюдении преемственности учета архивных документов на всех стадиях работы с ними; динамичности, обеспечиваемой своевременным и оперативным внесением изменений в учетные документы или составлением новых учетных документов; полноты и достоверности учета. 6.2.4. В архиве организации ведется централизованный учет документов, осуществляемый специально выделенным сотрудником. При наличии нескольких хранилищ ведется учет документов в каждом хранилище.

6.2.5. Порядок доступа к учетным документам, а также к учетным базам данных архива организации определяется приказом руководства организации. Все учетные документы архива организации должны храниться в хранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах. 6.4. Порядок ведения основных учетных документов 6.4.1. Основанием каждой записи в основных учетных документах является:

6.4.1.1. при поступлении документов в архив организации: сдаточные описи структурных подразделений на документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение 12); сводная номенклатура дел организации или номенклатура дел структурного подразделения с оформленной итоговой записью о количестве заведенных и законченных дел (приложения 7, 8); акт приема-передачи документов из другой организации, от юридического или физического лица, в том числе на депозитарное хранение (составляется

по форме приложения 35); 6.4.1.2. при выбытии документов из архива организации: акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив или архив другой организации (приложение 35); акт возврата документов собственнику (составляется по форме приложения 35); акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 4); акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение 36); акт о неисправимых повреждениях документов (приложение 37);

6.4.1.3. по результатам выполнения внутриархивных работ (составления сводных описей, научного описания документов личного происхождения, архивных коллекций, составления описей особо ценных дел и документов, страхового фонда и фонда пользования, создания объединенных архивных фондов, проверки наличия и состояния документов, выверки учетных документов) оформляются: сводная опись дел постоянного хранения, долговременного (свыше 10 лет), по личному составу (приложения 1, 2, 3); опись особо ценных дел (приложение 23), опись

страхового фонда (приложение 28); акт описания документов личного происхождения, архивной коллекции (приложение 38); акт об образовании объединенного архивного фонда (приложение 39); акт о технических ошибках в учетных документах (приложение 40); акт об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных и т.д.) (приложение 41). 6.4.2. Книга учета поступления и выбытия документов 6.4.2.1.

Книга учета поступления и выбытия документов предназначена для учета всех текущих и итоговых (на 1 января каждого года) изменений в составе и объеме фондов и дел в архиве организации, связанных с приемом, выделением дел, не подлежащих дальнейшему хранению, передачей дел в государственный или другой архив. Книга учета поступления и выбытия документов служит основой для составления листов фондов, паспорта архива. 6.4.2.2. Каждое поступление или выбытие получает самостоятельный порядковый номер.

Если поступление состоит из документов нескольких фондов, то данные по каждому фонду (название фонда, его номер и т.д.) записываются с новой строки за тем же порядковым номером. Учет поступления и выбытия документов в архиве, хранящем один фонд, ведется по листу фонда. Архив организации со сложной структурой может учитывать в книге учета поступления и выбытия документов самостоятельно поступление или выбытие документов каждого структурного подразделения.

6.4.2.3. Если документы фонда поступают в архив впервые, то номер фонда проставляется в книге учета поступления и выбытия документов после присвоения ему номера по списку фондов. Если поступившие документы являются частью фонда, уже имеющегося в архиве, то в соответствующей графе книги указывается номер, присвоенный этому фонду ранее. Если поступили или выбыли неописанные документы, то в графе 6 делается отметка: “не описаны",

а сведения об объеме даются в 13 и 14 графах. 6.4.2.4. Ежегодно в книге учета поступления и выбытия документов подводится итог количества поступивших и выбывших за год документов (дел). 6.4.7. Дело фонда Дело фонда ведется на каждый фонд. В него включаются документы, отражающие историю организации-фондообразователя и ее фонда: историческая справка, схема систематизации фонда, методические пособия по обработке фонда, старые листы фонда после

их пересоставления, акты передачи дел фонда на государственное хранение, о выделении к уничтожению документов и дел фонда, о неисправимых повреждениях документов и дел фонда, о проведении проверок наличия и состояния дел и т. д. Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива организации. Акты нумеруются в пределах фонда по видам актов в валовом порядке.

Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись пересоставляются. Каждому делу фонда присваивается номер соответствующего фонда. Дела фондов хранятся в порядке возрастания номеров фондов.

9. Порядок передачи документов архива на постоянное хранение 9.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно находящиеся на хранении в архиве организации, передаются на постоянное хранение. 9.2. Архив организации передает на постоянное хранение документы в государственный (муниципальный) архив, для которого данная организация - фондообразователь является источником комплектования. 9.3. Документы передаются на постоянное хранение в государственный архив

в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы. 9.4. Устанавливаются следующие предельные сроки временного хранения архивных документов в организациях: архивные документы федеральных органов государственной власти, а также архивные документы Генеральной прокуратуры Российской Федерации, органов государственной власти и прокуратур республик, отраслевых академий, государственных объединений, учреждений, организаций и предприятий федерального

и республиканского подчинения - 15 лет; архивные документы органов государственной власти и прокуратур краев, областей, городов федерального значения, автономных областей, автономных округов, прокуратур, государственных учреждений, организаций и предприятий краевого и областного подчинения, подчинения автономной области и окружного подчинения - 10 лет; архивные документы органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства

- 5 лет; записи актов гражданского состояния, документы по личному составу, записи нотариальных действий и судебные дела, похозяйственные книги - 75 лет; архивные документы, образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых преобладает доля федеральной или государственной собственности 10 лет; научная, технологическая и патентная документация -

10 лет; конструкторская документация - 15 лет; проектная документация по капитальному строительству - 25 лет; телеметрическая документация - 5 лет; кинодокументы, фонодокументы и видеофонограммы - не более 3 лет со времени изготовления; фотодокументы - 3 года; документы на машинных носителях - 5 лет. 9.5. В необходимых случаях сроки временного хранения документов могут быть изменены по согласованию с соответствующим

органом управления архивным делом или архивным учреждением. Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также по просьбе организации на договорной основе. Продление сроков временного хранения документов допускается в виде исключения в случае необходимости практического использования документов организацией по письменному разрешению государственного архива.

9.6. Документы постоянного хранения государственной организации, изменившей форму собственности (акционированной, приватизированной), хранятся в негосударственной организации, а затем, по истечении предельных сроков временного хранения в организации (см. п. 10.3), передаются в государственный архив. 9.7. При ликвидации организации ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником. 9.7.1. При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, без

правопреемника документы постоянного срока хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящей организации. В случае невозможности передачи документов в вышестоящую организацию по решению комиссии, образованной для передачи дел и имущества (ликвидационной комиссии), согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в государственный архив. 9.7.2. Документы по личному составу ликвидированной организации при отсутствии правопреемника и вышестоящей

организации передаются на временное хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при его отсутствии - в государственный архив. 9.7.3. Уничтожение документов с неистекшими сроками временного хранения организаций, ликвидируемых без правопреемника, проводится только по решению соответствующего органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации или муниципального образования и оформляется актом с приложением описи уничтожаемых

документов. 9.7.4. Документы ликвидируемой без правопреемника организации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются в порядке, установленном в п. 2.4.1-2.4.7 настоящих Правил. 9.7.5. Организацию упорядочения документов ликвидируемой организации, передачи их на хранение или уничтожение осуществляет ликвидационная комиссия, которая может заключить договор на эту работу с организацией (физическим лицом), имеющей соответствующую лицензию, или государственным

архивом. 9.8. Передача документов постоянного хранения в государственный архив, как правило, осуществляется ежегодно в соответствии с планом-графиком, утвержденным руководителями организации и соответствующего архива. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся документов постоянного хранения по согласованию с государственным архивом допускается передача документов один раз в пять лет. Научно-техническая и специальная документация передается, как правило, один раз в пять лет.

9.9. Документы передаются в государственный архив по утвержденным ЭПК архивного учреждения описям дел. При первой передаче документов в государственный архив передается историческая справка на архивный фонд организации. При последующих передачах документов дается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов.

Передача дел проводится поединично. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив. Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи дел. Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение;

причины их отсутствия - в прилагаемой к акту справке организации. Архив организации принимает меры по розыску документов. На отсутствующие документы, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями. 9.10. Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем государственного

архива проводится проверка правильности научно-технической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами организации. 9.11. Вместе с документами передаются три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел. Вывод: Вопросы хранения документов организаций в настоящее время регулируются Федеральным законом от 22 октября 2004 года №125-ФЗ "

Об архивном деле в Российской Федерации" (принят взамен действовавших ранее Основ законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 1993 года). Новый Закон более детально регламентирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов независимо от их форм собственности. Серьезно расширено поле действия Закона. Если прежние

Основы регулировали главным образом работу с архивными документами, подлежащими постоянному хранению, то новый Закон уделяет значительное внимание и вопросам организации, хранения, комплектования и использования документов с временными сроками хранения. В частности, в Закон теперь включены положения о порядке работы с так называемыми документами по личному составу - архивными документами, отражающими трудовые отношения работника с работодателем.

Это комплекс документов, по которым архивы готовят и предоставляют гражданам по их запросам различного рода справки: о подтверждении трудового стажа, размере заработка, награждениях и т.д. Представляется важной также специальная статья, которая посвящена одной из самых болезненных проблем архивного дела последнего десятилетия: как поступать с архивными документами в случае ликвидации или реорганизации предприятий, учреждений и организаций всех форм собственности.

Отсутствие этих норм привело к тому, что очень часто архивные документы оказывались бесхозными или просто утрачивались. Теперь установлены четкие нормы по данному вопросу. Предусмотрено, что при реорганизации государственных и муниципальных организаций архивные документы передаются правопреемникам этих организаций, а при ликвидации их передаются на хранение в государственный или муниципальный архив. При реорганизации негосударственных организаций места дальнейшего хранения

архивных документов определяются учредителями этих организаций. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. Отдельная глава Закона посвящена вопросам хранения и учета архивных документов.

В ней сказано, что государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения. Сроки эти могут быть установлены федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, утвержденными специально уполномоченным федеральным органом исполнительной

власти. Предусмотрено, что архивные документы, находящиеся в государственной собственности, хранятся: постоянно - в государственных архивах, временно - в государственных органах, организациях и создаваемых ими архивах. Законом установлены сроки временного хранения документов до передачи их на постоянное хранение. Так, например, для документов организаций субъектов РФ этот срок составляет 10 лет, для документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций

- 5 лет, для записей актов гражданского состояния - 100 лет, для документов по личному составу - 75 лет, проектной документации по капитальному строительству - 20 лет, кино- и фотодокументов - 5 лет. Наряду с названным Федеральным законом в практической работе с документами можно руководствоваться и другими нормативными актами по данному вопросу. В их ряду - Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением

Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года, а также Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службой РФ (ныне - Федеральное архивное агентство) 6 октября 2000 года (в редакции от 27 октября 2003 года). Эти документы действуют до выхода новых актов в части, не противоречащей названному выше

Закону. Названный выше Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении срока хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов. Документ содержит также Указания по применению Перечня. Согласно Указаниям сроки хранения документов, указанные в Перечне, распространяются на все организации. В графе

Перечня "Срок хранения документов" содержатся отметки: "Постоянно", "До замены новыми", "До минования надобности", а также цифровые обозначения (75, 10, 5 лет и т.д.). Отметка "До минования надобности" означает, что документ имеет только практическое значение. Срок его хранения определяется самой организацией, но не может быть менее года.

Назовем также сроки хранения, установленные Перечнем для некоторых видов документов. Так, например, приказы по личному составу, личные дела работников (заявления, автобиографии и пр.), трудовые договоры (контракты), личные карточки работников должны храниться 75 лет. Уставы организации, штатные расписания, документы о реорганизации подлежат постоянному хранению. Тарификационные ведомости хранятся 25 лет, листки нетрудоспособности, командировочные удостоверения,

объяснительные записки - 5 лет. Подлинные трудовые книжки, дипломы - до востребования (невостребованные хранятся не менее 50 лет). Добавим в заключение, что хранить свои документы обязаны и негосударственные организации. Так, в соответствии с требованием статьи 89 Федерального закона "Об акционерных обществах" постановлением ФКЦБ от 16 июля 2003 года №03-33/пс утверждено Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных

обществ.