Техническое документирование
Оглавление
Введение
Глава 1. Конструкторскаядокументация
Глава 2. Проектно-сметнаядокументация
Глава 3. Технологическаядокументация
Глава 4. Научно-исследовательскаядокументация
Глава 5. Особенноститехнической документации по изобретательству и стандартизации
Глава 6. Изготовление иоформление технической документации
Глава 7. Организацияхранения и использования технической документации в ведомственных техническихархивах
Глава 8. Экспертизаценности научно-технических документов
Заключение
Список использованнойлитературы
Введение
Написанию данной курсовой работы способствовало моёстремление изучить основные понятие и принципы технического документирования,что является частью моей конечной цели по изучению дисциплины «Документоведение».
Главными задачами при написании данной курсовой работыявляются определение и изучение необходимой информации, касающейся техническогодокументирования.
Основным методом, соответствующим поставленным мною целям,является систематическое изучение литературы, посещение библиотек.
Правильное оформление и обозначение технической документацииспособствует четкой организации производственного процесса, дает возможностьорганизовать рациональное хранение, расширить её использование.
Технические документы – обобщающее название документов (графических и текстовых),в которых зафиксирована техническая мысль.
Техническая документация возникает в процессе проектированиязданий и инженерных сооружений, конструирования машин, проведениянаучно-технических и экспериментальных исследований, организации промышленногопроизводства, во время осуществления геодезических работ, геологическихизысканий. С техническими документами все больше стали иметь дело работникиделопроизводства, органов научно-технической информации, ведомственных архивов.
Наиболее широко известна конструкторская, проектная,технологическая, научно-исследовательская документация. Основным видомтехнических документов является чертеж – изображение предмета на плоскости,выполненное особыми графическими приемами. Чертеж, на котором имеются некоторыетекстовые указания, дает возможность представить внешний вид предмета впространстве, понять его устройство, а также установить, из каких материалов икаким способом предмет следует изготовлять.
Техническая документация служит для решениянаучно-технических проблем, возведения новых зданий и сооружений, изготовленияпредметов промышленного производства и т.п. Технические документы сохраняютсвое практическое значение и после окончания строительства или снятия изделия ссерийного производства и выполнения других работ. Так, технические документы построительству необходимы для эксплуатации построенных по этим проектамобъектов, различного рода перестроек и т.д. Старые технические документыиспользуются при утверждении новых проектов в качестве сравнения и для различногорода справок. Для эксплуатации машин и агрегатов также оказывается необходимымналичие технической документации.
Технические документы широко используются в качествеисточников для исследований в области истории науки и техники, установлениянаучного приоритета. Историко-научные и историко-технические выводы являютсябазой для прогнозирования развития науки и техники, что имеет исключительнобольшое практическое значение.
Глава 1. Конструкторская документация
Для изготовления изделияпромышленного производства разрабатывается конструкторская документация.Стандарты определяют виды и комплектность конструкторских документов на изделиявсех отраслей промышленности.
Устанавливает следующиевиды конструкторских документов:
— чертеж – детали,сборочный, общего вида, теоретический, габаритный, монтажный;
— чертеж-схема;
— спецификация,техническое описание, ведомости, пояснительная записка и др.
Текстовые конструкторские документы могут содержать сплошнойтекст (технические описания, паспорта, расчеты, пояснительные записки,инструкции и т.п.) и текст, разбитый на графы (спецификации, ведомости, таблицыи др.). Рассмотрим каждый из видов конструкторских документов.
На чертеже детали содержится ее изображение и другиеданные, необходимые для изготовления: размеры, материал, термообработка дозаданной прочности (в кг/мм2), чистота обработки поверхности, классточности и допуски.
На сборочном чертеже – изображение сборочной единицы,которое дает представление о расположении и взаимной связи ее составных частейи обеспечивает возможность осуществления сборки и контроля. На сборочномчертеже иногда помещаются схемы соединения или расположения составных частейизделия, если они не оформлены в виде специальных документов, а такжепоказываются крайние положения перемещающихся частей конструкций.
На чертеже общего вида содержится изображение изделияс разрезами и сечениями, текстовая часть и надписи, необходимые для пониманияконструктивного устройства этого изделия, а также взаимодействия его основныхсоставных частей и принципа работы, данные о его составе. На чертежах общихвидов помещаются технические характеристики.
Теоретический чертеж – документ, определяющий геометрическую форму (обводы)изделия и координаты расположения его составных частей.
Габаритный чертеж – технический документ, содержащий контурное (упрощенное)изображение изделия с указанием габаритных, установочных и присоединительныхразмеров.
На монтажном чертеже также приводится контурноеизображение изделия и данные, необходимые для его установки (монтажа).
Чертеж-схема – это упрощенное изображение машин, механизмов, установок ипр., дающее лишь в общих чертах представление об их устройстве и принципахдействия. На схемах показаны в виде условных изображений или обозначений частиизделий и связи между ними. Электротехнические схемы являются основнымвидом чертежной документации, составляемой при разработке электротехническихизделий, проектов механизации и автоматизации производственных циклов ипроцессов. Схемы не дают представления о внешнем виде конструкции и размерахпредмета.
В техническом описании содержатся сведения о наиболеехарактерных особенностях данного изделия, приводятся его основные показатели,описывается назначение конструкции, устройство и работа его отдельных частей.
Спецификация – документ, определяющий состав изделия, сборочной единицы,комплекса или комплекта.
Пояснительная записка – текстовой технический документ, содержащий описаниеустройства и принципа действия разрабатываемого изделия, а также обоснованиепринятых технических и технико-экономических решений.
Ведомости – это списки различных документов, сгруппированных по определеннымпризнакам. Составляются ведомости спецификаций, ссылочных документов, покупныхизделий, ведомости технических документов, вошедших в состав техническогопредложения, эскизного и технического проектов, ведомости держателейподлинников, т.е. перечень предприятий, которые хранят подлинные документы,разработанные для данного изделия, ведомости согласования применения изделий идр.
Конструкторские документы в зависимости от способа ихвыполнения и характера использования подразделяются на оригиналы, подлинники,дубликаты, копии.
Оригиналом считается документ, выполненныйконструктором на бумаге и предназначенный для изготовления по нему подлинника(кальки и др.). Подлинник – это технический документ, подписанныйответственными лицами и выполненный на материале, позволяющем многократноеснятие с него копий. Дубликаты – копии подлинников. Они такжевыполняются на материале, который дает возможность снимать с него многократныекопии, и подписываются ответственными лицами. Копии – документы,выполненные способом, обеспечивающим их идентичность с подлинником ипредназначенные для непосредственного использования при разработке, впроизводстве, эксплуатации, ремонте изделия.
Глава 2. Проектно-сметная документация
Проектно-сметная документация создается при решении вопроса овозведении, реконструкции и ремонте объектов капитального строительства.Проектная документация для строительства характеризует вид строительства,внешний вид и технико-экономические показатели объекта, архитектурные итехнологические решения, стоимость работ. Проектная документация длястроительства подразделяется на проектную документацию по планировке изастройке городов, поселков, промышленных комплексов, сельских и другихнаселенных пунктов; по жилищно-гражданскому, промышленному исельскохозяйственному, энергетическому и гидротехническому, транспортномустроительству.
В процессе проектирования объектов капитального строительствасоздаются индивидуальные, экспериментальные, типовые проекты,проекты-эталоны, проекты-привязки и проекты малых архитектурных форм.
Основные виды проектной документации – генеральный план,чертежи фасадов, планов, разрезов здания, паспорта проектов, рисунки, пояснительныезаписки, эскизы, расчеты, схемы, картографические документы, сметы.
На генеральном плане дается изображение всего участкастроительства, на котором в контурах вида сверху представлено размещениесуществующих и проектируемых объектов, отражено благоустройство, озеленение, аиногда и топографическое состояние места строительства.
Для строительства какого-либо объекта промышленного илигражданского назначения разрабатываются общие чертежи и чертежидеталей. К общим относятся чертежи фасадов, планов по этажам, а такжепоперечные и продольные разрезы здания. Фасад – это внешний вид здания сфрагментами его архитектурного оформления. На общих чертежах (планах иразрезах) указывается расположение оборудования, инженерных коммуникаций,взаимная их увязка, маркировка, а также габаритные размеры. Для проведенияособых видов строительно-монтажных работ (отопление и вентиляция, водопровод иканализация, электроосвещение, телефон, и др.) выполняются чертежи специальногооснащения зданий и сооружений с деталировкой сложных узлов и со спецификациямина оборудование и материалы. На деталировочных чертежах указываются размерыдеталей и элементов здания или сооружения, их сопряжения, сеченияконструктивных элементов и спецификации.
Для оценки архитектурной стороны проекта создаются в красках рисункифасадов проектируемых зданий. Рисунки, так же как и чертежи, представляютсобой изображение предмета на плоскости, но в отличие от чертежа, выполненногов ортогональной проекции, рисунки дают рельефное изображение предметов. Различаютсярисунки художественные и технические. Художественные рисунки изображаютпредмет в перспективе, технические выполняются в аксонометрии:фронтальной, изометрической и диметрической проекциях.
Эскизами называются чертежи, выполненные от руки, обычно на миллиметровой бумаге.Они являются черновиками, содержание которых потом переносится на ватман спомощью чертежных инструментов.
Паспорт проекта – документ, в котором дается схематическое изображениеобъекта, краткое описание и сообщаются основные технические показатели.
В пояснительнойзаписке содержится справка о проектировании объекта, сведения о егоназначении, внешнем виде, внутреннем устройстве; сообщаются наиболеехарактерные особенности данного объекта, приводятся его основные техническиепоказатели, указывается назначение, описывается внутреннее устройство и работаотдельных частей, особенности конструкции. Кроме того, в пояснительной запискедается объяснение экономических, общественных и других условий и предпосылоксоздания объекта, аргументация выбора данного варианта.
Расчеты (гидравлические, тепловые, аэродинамические, на сейсмичность и др.)указывают параметры здания или сооружения и его составных частей в зависимостиот установленных расчетных данных. Расчеты производятся на основании использованиядостижений физико-химических, биологических и других отраслей науки.
В состав проектов многих сооружений (дорог, электростанций,гидротехнических и др.) входят картографические документы:топографические, специальные и иные карты, планы городов, населенных пунктов,местности.
К проектной документации всегда прикладываются сметы, которыехотя и не являются техническими документами в собственном смысле слова, нонеобходимы, так как ни одна стройка невозможна без предварительногоустановления финансовых затрат. Сметная документация (генеральная, рабочаясмета, калькуляция) составляется на основе единичных расценок строительныхработ и других нормативных материалов, установленных соответствующими ведомствами.
Глава 3. Технологическая документация
Технологическая документация – совокупность графических итекстовых технических документов, которые отдельно или в комплексе определяютпроцесс изготовления изделий промышленного производства или процесс сооруженияобъектов капитального строительства.
В технологической документации отражены способы изготовлениядеталей, сборки промышленных изделий, строительства, эксплуатации и ремонтасооружений, способы организации производственного процесса. К этой документацииотносятся технологические карты, заводские регламенты, чертежи приспособлений,оборудования и инструмента, графики работы цехов и бригад, технические условия,схемы технологического процесса и другие нормативные материалы по составлениютехнологии.
Основным технологическим документом является технологическаякарта, на которой дается подробное описание и приводятся расчеты всехпроизводственных операций, необходимых для изготовления изделия.
Технологические карты бывают следующих видов:
1) операционная, накоторой зафиксирована отдельная производственная операция (просверлитьотверстие, отшлифовать поверхность и т.п.);
2) общая, илимаршрутная, на которой показаны в определенной последовательности все операциипо изготовлению изделия или детали;
3) цикловая, накоторой перечисляются группы операций, выполняемых одним рабочим или производимых,в одном цехе;
4) карта типовоготехнологического процесса, содержащая сведения о средствах технологическогооснащения и материальных нормативах для изготовления группы деталей и сборочныхединиц.
Общая, или маршрутная, технологическая картасоставляется на каждое изделие. На основании ее выполняются операционные идругие технологические документы, а также проектируются приспособления,специальный инструмент, подбирается оборудование, схематично указанные на общейкарте. В технологических картах подробно и последовательно записаны всепроизводственные операции по изготовлению каждой детали, сборочной единицы,изделия.
В технологических картахуказываются: название операций, схема установки и обработки изделия, применяемыестанки, инструмент и приспособления, режим работы (скорость, тепловой режим и т.д.),время обработки (машинное и вспомогательное), специальность и разряд рабочего,стоимость каждой операции.
К технологическимдокументам относятся также заводские регламенты. По ним идетпромышленное производство на химических, металлургических, целлюлозно-бумажных,нефтеперерабатывающих и других предприятиях. В заводских регламентахописываются, нормируются и в отдельных случаях схематично изображаются тефизико-химические процессы (реакции, компоненты, аппаратура и др.), которыедолжны протекать для получения изготовляемого продукта.
Глава 4. Научно-исследовательская документация
Научно-исследовательская документация создается в процессепроведения научных исследований в различных отраслях техники и выполнениятеоретических и прикладных научно-технических разработок, отображаеттеоретическое и практическое решение научно-технических проблем, внедрение ихрезультатов в производство. Основными видами научно-исследовательскойдокументации являются:
1) итоговые иэтапные отчеты по научно-исследовательским (НИР), опытно-конструкторским (ОКР),опытно-технологическим (ОТР) и экспериментально-проектным (ЭПР) работам;
2) техническиеотчеты о НИР, ОКР, ОТР, ЭПР с приложениями; заключения, отзывы и рецензии оНИР, ОКР, ОТР, ЭПР;
3) аннотации нанаучно-исследовательские работы; паспорта, регламенты нанаучно-исследовательские работы;
4) монографии,диссертации и отзывы на них;
5) техническиезадания на НИР;
6) программынаучно-исследовательских работ;
7) отчеты, доклады оработе научных экспедиций; отчеты, доклады о научных и техническихкомандировках специалистов;
8) технико-экономическиеобоснования, обзоры, доклады, записки и др.;
9) первичнаядокументация, образующаяся в процессе проведения НИР, ОКР, ОТР ЭПР (журналызаписей экспериментов, результаты анализов, дневники записей показателейприборов);
10) документы наэлектронных носителях (дисках), фотографии, связанные с процессом исследования.
Глава 5. Особенности технической документации по
изобретательству и стандартизации
Научно обоснованные стандарты способствуют техническомууспеху, являются эталоном качества продукции.
Стандарты – это особые технические документыюридического значения. Чертеж стандартного изделия представляет собойизображение предмета с проставленными размерами и другими показателями, которыеважны не для изготовления предмета, а для его применения. Конструктор,проектировщик, технолог выбирает для воплощения своей технической идеисоответствующие детали, арматуру, изделия, конструкции, изображенные на этих стандартах.Применение стандартных деталей и изделий при разработке проектов новых машинили объектов, новой технологии является обязательным. Стандартные детали иизделия изготовляются на специализированных заводах по обычным детальным исборочным чертежам. С целью замены устаревших показателей все действующиестандарты периодически пересматриваются и устанавливаются новые с учетомдостижений науки и техники.
Наиболее распространенными видами изобретательскойдокументации являются заявки на технические предложения и изобретения,авторские свидетельства (патенты) на изобретения, удостоверения нарационализаторские предложения, свидетельства (или патенты), выдаваемые напромышленные образцы и др.
Заявка включает в себя заявление, о выдаче соответствующего документа наизобретение, техническое описание, расчет и чертеж общего вида конструкции. Взаявлении содержатся: просьба о выдаче авторского свидетельства на изобретение,его краткое название, фамилия, имя, отчество автора (или авторов)предполагаемого изобретения, место работы, занимаемая должность, образование,ученая степень и домашний адрес. В заявлении должно отмечаться, публиковалосьли и рассматривалось ли содержание предполагаемого изобретения и если рассматривалось,то где, когда и кем, каковы результаты; приводятся сведения о наличииразработанной технической документации, об изготовлении опытного образца, егоиспытаниях и результатах этих испытаний. В конце заявления даются сведения оприложениях, указывается число их экземпляров и на скольких листах выполненкаждый документ. Кроме этого, в заявлении могут сообщаться и другие данные взависимости от характера изобретения. Информация о технической сторонепредполагаемого изобретения содержится в описании изобретения, котороепредставляет собой технико-правовой документ, иллюстрируемый чертежами.
Патент – это документ, удостоверяющий авторство определенного лица или группылиц на данное изобретение, дающий этим лицам исключительное право изготовлять ипродавать изобретенные ими предметы.
Глава 6. Изготовление и оформление технической документации
Первыми техническими документами, которые возникают впроцессе технического творчества, являются наброски, схемы, эскизы ипредварительные расчеты. Эти документы обычно являются черновиками для созданиячертежа или других технических документов.
Производственные чертежи выполняются на бумаге стандартногоформата. Государственными стандартами установлены форматы листов, применяемыхдля выполнения чертежей во всех отраслях промышленности и строительства(таблица 1).
Таблица 1. − Размерыформатов.Обозначение формата Размер формата А0 841×1189 А1 594×841 А2 420×594 А3 297×420 А4 210×297
Допускается при необходимости применять формат А5 (148x210),а также дополнительные форматы, образуемые увеличением коротких сторон основныхформатов на величину, кратную их размерам (таблица 2). Обозначение производногоформата состоит из обозначения основного формата и его кратности, согласнотаблице 2, например: А0×2 (1189×1682).
Чертежи выполняются на ватмане, иногда используетсяпергаментная калька, на которой можно работать карандашом, а такжеэмульсированная калька. Калька, покрытая эмульсионным слоем, приобретает ценныесвойства: обычный карандаш дает на ней четкие линии.
Таблица 2. – Дополнительные форматыКратность А0 А1 А2 А3 А4 2 1189×1682 3 1189×2523 841×1782 594×1261 420×891 297×630 4 841×2378 594×1682 420×1189 297×842 5 594×2102 420×1486 297×1051 6 420×1783 297×1261 7 420×2080 297×1471 8 297×1682 9 297×1892
На каждом листе чертежа вычерчивается рамка, отстоящая откраев бумаги с трех сторон на 5 мм, а с левой стороны, если чертежи подлежатброшюровке, – на 20 мм. Чертежи большого формата складываются до размераформата А4. При этом листы складывают изображением наружу так, чтобы основнаянадпись (угловой штамп) оказывалась на верхней лицевой стороне сложенного листав его правом нижнем углу.
Все надписи на чертежах сосредоточены в одном месте вспециально разграфленных трафаретках или угловых штампах, расположенных вправом нижнем углу листа. В угловом штампе указываются все основные сведения очертеже, что позволяет найти нужный документ среди массы других, установитьтехнические данные, необходимые для изготовления изображенного на чертежеизделия (материал, масштаб, режим термообработки и др.). С помощью угловогоштампа можно определить разновидность чертежа (общий вид, чертеж сборочнойединицы, детальный чертеж), узнать, к какому изделию относится этот чертеж,какие чертежи в свою очередь с ним связаны. Из содержания углового штампавыясняют, кто является автором данной конструкций, дату утверждения чертежа,некоторые элементы технической характеристики изделия. В угловом штампепомещаются также подписи лиц, ответственных за правильность разработки иоформления технических документов, дата выпуска.
Основная надпись сборочных, детальных, габаритных, монтажныхи других чертежей имеет одни и те же графы и постоянный порядок их расположения.
Стандарт устанавливает также дополнительные графы к основнойнадписи, которые должны быть на всех чертежах, схемах и текстовых документах.Дополнительные графы содержат сведения об инвентарных номерах подлинника (илидубликата) данного документа, полученных в архиве конструкторской организации,об обозначении документа, взамен или на основании которого выпущен данныйдокумент, и подписи лиц, принявших подлинники в архив. Дополнительные графырасполагаются вдоль левого поля чертежа.
Выше основной надписи или на отдельном листе в видеприложения к чертежу, если это чертеж общего вида или сборочный, вычерчиваетсяспецификация, в которой определяется состав сборочных единиц, комплекса икомплекта. В спецификации указываются: формат чертежа, зона, порядковый номерпозиции сборочной единицы и деталей, производственный номер сборочной единицы идеталей, их наименования, количество сборочных единиц и деталей, необходимых дляизготовления одного экземпляра изделия, примечание, в котором указываютсязамены сборочных единиц и деталей, наличие вариантов, заимствования из другихпроектов, аннулирование чертежей и пр.
Имеются некоторые особенности в содержании и оформленииосновных надписей и чертежей, применяемых в области строительства, вэлектротехнике и радиопромышленности, дорожном строительстве, горном деле.
Основные сведения,которые обычно указываются в угловых штампах строительных чертежей:наименования проектной организации и вышестоящего органа, название комплекса,объекта, чертежа, производственный номер комплекса, стадия проектирования,часть проекта, номер листа, формат чертежа.
Текстовые технические документы могут быть выполненымашинописным, рукописным и типографским способами. Схема получения текстовоготехнического документа выглядит следующим образом: составление проектадокумента автором, перепечатка его на пишущей машине или компьютере,согласование и корректирование, подписание руководящими лицами.
Для размещения утверждающих и согласовывающих подписей ктекстовым документам составляется титульный лист.
На нем указываются:
— наименование министерства или ведомства, в ведении которогонаходится организация, разработавшая данный документ;
— название самой организации;
— наименование изделия или его составной части;
— должности и подписи исполнителей и ответственных лиц;
— дата разработки документа.
В научно-исследовательских, конструкторско-технологических,проектных организациях, научно-исследовательских лабораториях вузов,промышленных предприятий составляются технические документы научно-исследовательскогохарактера. Основным из них, в котором излагаются исчерпывающие сведения овыполненных экспериментах и этапах научного исследования, является отчет отеме.
Структуру отчета о НИР:
— титульный лист,
— список исполнителей,
— реферат,
— содержание (оглавление),
— перечень сокращений,
— символов и специальных терминов с их определениями,
— условных обозначений;
— введение,
— основная часть,
— заключение,
— список использованных источников и литературы,
— приложения.
На титульном листе отчета о НИР указывается:
1) официальноеназвание организации-исполнителя, Министерства (ведомства), которомуподчиняется организация;
2) номергосударственной регистрации, инвентарный номер отчета о НИР; надписи осогласовании и утверждении отчета, в которых, кроме должностей, фамилий иинициалов, указываются ученые степени и звания лиц, утвердивших и подписавшихдокумент;
3) наименованиетемы, отчета (если последнее не совпадает с наименованием темы) и – в скобках –тип отчета (промежуточный, заключительный, этапный отчет и т.п.);
4) номер (шифр)темы, присвоенный ей в организации (ведомстве);
5) должности, ученыестепени и звания, фамилии и инициалы руководителей подразделений организации,руководителей НИР и ответственных исполнителей;
6) место и годвыпуска отчета.
В списке исполнителей в алфавитном порядке перечисляютсяфамилии с указанием занимаемой должности, ученой степени и ученого звания, вскобках указывается выполненная ими часть работы.
В рефератеизлагаются краткие сведения об основном содержании проведенной работы,отражающие сущность и методы исследования, приводятся конкретные данные,определяющие техническую характеристику, параметры изделии, процессы и пр.,краткие выводы относительно применения полученных результатов. В рефератеуказывается объем отчета в машинописных страницах, количество томов,иллюстраций, таблиц и т.п. Сведения об иллюстрациях сопровождаются указанием обих характере: схемы, графики, чертежи, фотографии и др. Основная часть отчета онаучно-исследовательской работе состоит из введения, разделов и глав, в которыхизложены методика, содержание и результаты выполненной работы. В заключениидаются выводы и предложения, рекомендации в отношении возможности внедрения впроизводство.
Отчет по теме должен иметь оглавление, в котором указываются разделы(части) со ссылками на соответствующие страницы текста. На обложке полностьюскомплектованного и оформленного отчета по теме сообщаются те же сведения, чтои на титульном листе, кроме фамилий руководителей и ответственных исполнителейНИР.
Имеются некоторые особенности оформления стандартов итехнической документации по изобретательству, выполнение которых строгорегламентировано соответствующими ведомственными нормативами.
Для организации промышленного производства, капитальногостроительства и удовлетворения других нужд требуется большое количествоэкземпляров одного и того же технического документа. Для этого с подлинникаизготовляется определенное или необходимое количество копий.
Глава 7. Организация хранения и использования технической
документации в ведомственных технических архивах
В процессе деятельности научно-исследовательских, проектных,конструкторских, технологических организаций, научно-производственныхобъединений, а также промышленных предприятий образуется большое количественаучно-исследовательской и технической документации (НТД).
В зависимости от состава и количества документов игосударственных обязанностей по осуществлению ведомственного хранения НТД вучреждениях, организациях и на предприятиях могут создаваться следующего видаслужбы научно-технической документации (СНТД): отделы, бюро, группы техническойдокументации, технические архивы. СНТД организуется на правах самостоятельногоструктурного подразделения учреждения, организации и предприятия и подчиняетсянепосредственно их руководителю или заместителю руководителя, главному инженеру.С целью закрепления правильной постановки работы в СНТД разрабатываетсяположение о ней, которое согласовывается с архивными органами и утверждаетсяруководством учреждения, организации, предприятия. Численность сотрудников СНТДопределяется администрацией исходя из количества поступающей отпроизводственных отделов документации, с учетом характера и специфики проводимыхс нею операций и объема документации, находящейся на хранении. СНТД возглавляетсяначальником, назначаемым приказом руководителя организации.
В круг деятельности СНТД входит:
1) прием техническойдокументации на хранение;
2) контроль заправильностью оформления принимаемых на хранение технических документов;
3) размножение и рассылкатехнических документов;
4) систематизация,описание и учет технических документов;
5) обеспечениережима хранения;
6) созданиенаучно-справочного аппарата (каталогов, указателей и других архивныхсправочников);
7) организации использованиятехнических документов архива (выдачи документов для использования и прием ихобратно, выдачи копий и справок, подборка документов по запросам и др.);
8) сбор и передачанаучно-технической информации;
9) внесениеизменений в подлинники;
10) экспертиза научной и. практической ценноститехнических документов;
11) подготовкадокументов к сдаче и государственный архив.
Согласно существующимправилам, все имеющиеся в учреждениях, организациях и на предприятияхподлинники, дубликаты и копии научно-исследовательских и технических документовподлежат передаче на хранение в СНТД. Структурные подразделения учреждений,организаций и предприятий передают НТД в СНТД после окончания разработки НТД попроблемам (темам), изделиям, технологическим процессам, объектам планировки и капитальногостроительства в целом либо по мере завершения их самостоятельных этапов, стадииили частей.
При приеме документациина хранение сотрудники СНТД проверяют:
— комплектностьдокументов в соответствии с ведомостями, спецификациями, содержанием томов,альбомов и других документов, в которых перечисляется вся передаваемая документация;
— наличие установленныхподписей и дат;
— правильность выполненияосновных надписей и титульных листов;
— физическое состояниедокументов – пригодность их для хранения, многократного снятия (отсутствиенадрывов, подклеек, потертых мест, перегибов и др.).
НТД передается в СНТД натех носителях, на которых она выполнена, – бумажных, электронных и др.
На хранении в СНТД находятся самые разнообразные документы:
— научно-исследовательские, конструкторские, технологические,проектные для строительства;
— фотодокументы, документы на разных типах носителей,фиксирующие процесс НИР, конструирования изделий, проектирование объектовкапитального строительства;
— документы по изобретениям и открытиям, рационализаторскимпредложениям, а также картографические, инженерно-геологические и другие видытехнических документов.
Температурно-влажностный режим хранения документов вархивохранилище должен соответствовать следующим параметрам. Помещения дляхранения НТД оборудуют металлическими стационарными или передвижнымистеллажами, а также специальными металлическими шкафами с выдвижными ящиками исейфами для хранения подлинников. В качестве специального оборудования могутиспользоваться стационарные отсеки – боксы с металлическими перегородками иполками. Допускается оборудование хранилищ деревянными стеллажами и шкафами,обработанными огнезащитным составом.
В целях обеспечения сохранности документов СНТД осуществляетих учет. Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, извещения обизменениях НТД, страховые копни, фонд пользования (при наличии), перечнипроектов, проблем (тем), НТД по которым подлежит передаче на государственноехранение, а также описи документов постоянного хранения.
Единицей учета архивнойдокументации в СНТД являются:
— для научнойдокументации – отчет по теме НИР или другой вид документации, сброшюрованный в том(папку);
— для конструкторской,технологической и проектной документации – лист чертежа, текстовой документ,сброшюрованные в том (папку) светокопии.
Каждая единица учетарегистрируется под отдельным порядковым номером. В подлиннике документа,состоящем из нескольких листов, инвентарный номер проставляется на каждомлисте.
Принятые в СНТД документы регистрируются и учитываются винвентарных книгах, которые заполняются на основании данных основной надписичертежей и титульных листов переплетенных учтенных единиц хранения. Инвентарныекниги ведутся отдельно на каждую группу архивной документации: научно-исследовательскую,конструкторскую, технологическую, проектную. В отдельных инвентарных книгахучитываются типовые проекты, документы сторонних организаций, присланные впорядке обязательного поступления или для сведения; документация для служебногопользования. Для научно-исследовательской документации ведутся отдельноинвентарные книги для отчетов по НИР и других видов научных документов. Отчетыпо темам вносятся в инвентарные книги по мере поступления. Инвентарная книгасодержит следующие графы: инвентарный номер, дата поступления, этап,обозначение, наименование темы и ее номер, номер государственной регистрации,наименование института-разработчика, отдела, лаборатории, фамилии руководителяи ответственного исполнителя темы, количество листов, экземпляров, примечание.
Принятые подлинники конструкторской и технологическойдокументации регистрируются полистно. На каждый конструкторский илитехнологический документ, которому присвоен инвентарный номер, составляетсякарточка учета. На документацию вспомогательного и индивидуального производствакарточка учета не заводится. Копии конструкторских и технологическихдокументов, изготовленные организацией-разработчиком, в отдельных инвентарныхкнигах не регистрируются, а учитываются в карточках учета копий по обозначениямили инвентарным номерам, присвоенным их подлинникам. Копии конструкторских итехнологических документов, полученные от других организаций, регистрируются вотдельной инвентарной книге и учитываются в карточках учета, которыесоставляются на каждую папку, альбом или отдельный документ.
Инвентарная книга для регистрации проектной документации длястроительства аналогична инвентарной книге на конструкторскую документацию.Регистрация подлинников проектной документации в инвентарной книге производитсяпо мере поступления технических документов проекта по отдельным самостоятельнымчастям. Допускается вести отдельные инвентарные книги на каждое сооружение,объект. В пределах каждой части на каждом чертеже или текстовом документепроставляется инвентарный номер, присвоенный в архиве данной части. Регистрациякопийной проектной документации производится по отдельным сброшюрованным томам(папкам) в карточках учета.
Глава 8. Экспертиза ценности научно-технических документов
техническаядокументация конструкторский сметный архив
Научно-техническаядокументация, образующаяся в результате деятельности учреждения, организацииили предприятия, имеет различную научно-историческую ценность и практическоезначение. С целью определения значения конкретных категорий технических документовпроводится экспертиза их ценности. Под экспертизой ценности НТДпонимается всесторонняя комплексная оценка научно-технических документов наоснове критериев исходя из общих методологических принципов отборадокументации, дли определения научного, социально-культурного и историческогозначения НТД, установления сроков ведомственного хранения и отбора ее воптимальном объеме для передачи на государственное хранение. Основными методологическимипринципами экспертизы ценности и отбора ИТД на государственное хранениеявляются историзм и всесторонняя, комплексная оценка. Принцип историзмапредполагает отбор научно-технической документации, отражающей объективныезакономерности развития науки и техники в различные периоды истории общества.При всесторонней и комплексной оценке архивной НТД учитывается значение и местокаждого научного исследования, технической разработки в системах всех научныхисследований и разработок по определенной проблематике, а также место и ролькаждого документа в составе имеющегося документного комплекса вообще и в данномучреждении, организации или на предприятии в частности.
Экспертиза ценности НТД осуществляется в два этапа: первыйэтап – выбор проблем, проектов изделий промышленного производства и технологииих изготовления, объектов планировки и капитального строительства, НТД которыхподлежит передаче на государственное хранение; второй этап – экспертизаценности НД, отобранных проектов по проблемам и определение состава НТД,подлежащей приему на государственное хранение. На каждом этапе экспертизыценности НТД применяется в комплексе система общих и специфических критериев.
К общим критериям, применяемым в процессе экспертизы ценностиНТД, относятся:
1) происхождение(роль и место учреждения, организации и предприятия в системе учреждений,организаций и предприятий в хозяйстве страны в целом или в конкретной отрасли,значимость выполняемых им функций, время и место образования, авторстводокументов);
2) содержание(значимость события, явления, предмета, отраженного в документах);
3) значениесодержащейся в документе информации, ее повторяемость в других документах,целевое назначение, вид и разновидность документа;
4) внешниеособенности (юридическая достоверность документа – наличие подписей, дат,печатей);
5) наличие резолюций,пометок;
6) особенностипередачи текста;
7) подлинность;
8) особенностиматериальной основы документа;
9) особенностифизического состояния, полнота, сохранность документа.
Специфическими критериями для первого этапа экспертизы повсем научным исследованиям и разработкам являются:
1) степень отраженияуровня состояния науки и техники, производства в определенный период развитияобщества;
2) значимостьпроблем (тем), проектов, моделей, конструкции, технологии на момент внедрениядля развития отраслей и народного хозяйства в целом;
3) принципиальнаяновизна, уникальность, оригинальность решения проблемы, конструкции,технологии, проекта;
4) экономическаяэффективность внедрения результатов исследования или технической идеи;
5) социальнаяэффективность исследований и научно-технических разработок.
Специфическими критериями для второго этапа являются:
1) этапность научныхисследований (стадийность технических разработок);
2) степеньинформативности видов и разновидностей документов на определенных этапах исследованийи стадиях разработок;
3) степень отраженияв научно-техническом документе реально существующего явления или объект.
Для организации ипроведения экспертизы ценности всех групп документов и отбора их для передачина государственное хранение создаётся единая экспертная комиссия (ЭК). В еесостав входят наиболее квалифицированные специалисты, хорошо знакомые ссодержанием НТД и направлениями деятельности организации. В экспертную комиссиюв обязательном порядке включаются: начальник и один из сотрудников СНТД,являющийся секретарем ЭК, лицо, ответственное за ведение делопроизводства, представительгосударственной архивной службы. Директором ЭК назначается один изруководителей организации (зам. директора по научной работе, главный инженерили его заместитель, главный конструктор или его заместитель). ЭК являетсясовещательным органом, работает в непосредственном контакте с ЭПКсоответствующего архивного учреждения, получает от него организационно-методическуюпомощь и указания.
Основными функциями ЭК организации являются: организация ипроведение совместно с сотрудниками СНТД непосредственной работы по экспертизеценности НТД, отбору ее на постоянное и временное хранение и выделение куничтожению НТД, утратившей практическое значение и не имеющей научно-историческогозначения.
Организации и предприятия по истечении сроков хранениядокументов организуют передачу их на государственное хранение в установленном комплектеи в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом истраховыми копиями на особо ценные документы. Документация принимается поописям, утвержденным ЭПК архивного органа, в хорошем физическом состоянии(отреставрированная, переплетённая, прошедшая дезинфекцию дезинсекцию). Всерасходы, связанные с подготовкой документов к передаче на госхранение итранспортировкой, производятся за счет организации.
НТД, не имеющая научно-исторической ценности, но сохранившаяпрактическое значение, хранится в СНТД в течение сроков, предусмотренныхотраслевыми и ведомственными перечнями, затем отбирается к уничтожению вустановленном порядке. Акты на уничтожение НТД рассматриваются ЭК иутверждаются руководителем организации после утверждения описей дел постоянногохранения и согласования акта на ЭПК архивного органа.
Научно-техническая документация, хранящаяся в архивах,используется с соблюдением соответствующих правил работы с архивнымидокументами. Для учета лиц, пользующихся научно-технической документацией, вархиве ведется книга учета посещаемости, в которой при каждом посещении архива исследовательрасписывается. Книга учета посещений заводится ежегодно и имеет следующиеграфы: порядковый номер, фамилия, имя, отчество исследователя, наименованиеорганизации, отдела, направивших его в архив, тема исследования, дата,примечание.
На всех сотрудников, пользующихся архивными техническими документами,заводятся формуляры библиотечного образца, которые располагаются в картотеке поалфавиту фамилий абонентов. На каждый выданный технический документ, помимоформуляра, составляется контрольная карточка, которая служит для учетаиспользуемых в практической работе документов и располагается в порядкевозрастания их обозначений. После возвращения технического документа в архивзапись о выдаче в карточке погашается, а карточка остается в контрольной картотеке.
Научно-техническая документация, хранящаяся в техническихархивах, используется в государственных, научно-исследовательских целях,публикуется в печати, для наведения справок, изготовления копий и выписок.
Заключение
Научно-техническая информация – неотъемлемая часть любогонаучного исследования, проектной или конструкторско-технологической работы. Всовременных условиях специалист физически не в состоянии самостоятельно следитьза всем новым, что появляется в мире по интересующей его отрасли знания.Поэтому организация службы научно-технической информации, учет и регистрациявсей создающейся технической документации имеет огромное значение для развитияэкономики страны.
Большое значение имеетиспользование технической документации ведомственных архивов длястандартизации. При разработке новых стандартов собирается максимальное количествочертежей, технических описании, расчетов, технологических карт на изготовлениестандартизируемого изделия. Затем проводится их подробный анализ,устанавливается сходство, различие и т.д., и в конце концов создается проектстандарта.
Технические документы необходимы при написании диссертаций,монографических исследований, дипломных работ, а также используютсяпрофессорско-преподавательским составом высших и средних специальных учебныхзаведений для постановки новых и совершенствования старых учебных курсов.
Некоторые специализированные проектные организации иархитектурные мастерские выпускают каталоги своих работ, в которые включенысведения о типовых проектах зданий, стандартных узлах машин, об имеющемсяоборудовании.
Список использованной литературы
1. Борушек Л.С. Единая системаконструкторской документации. – М.: Издательство стандартов, 1989.
2. Васильев А.Л. Стандартизация длявсех. – М.: Издательство стандартов, 1992.
3. Гончаров А.А. Метрология,стандартизация и сертификация. – М.: Академия, 2005.
4. Гуторова И.А. Стандартизация,метрология и сертификация. – М.: Приор, 2001.
5. Единая система технологическойдокументации. – Мн.: Издательство стандартов, 1992.
6. Зиньковская Н.В. Сертификация: теорияи практика. – М.: Приор, 2002.
7. Крылов Г.Д. Основы стандартизации,сертификации и метрологии. – М.: Юнити, 2003.
8. Лифиц Н.М. Основы стандартизации,метрологии, сертификации. – М.: Юрайт, 2001.
9. Общетехнический справочник под общейредакцией Скороходова Е.А. – М.: Машиностроение, 1990.
10. Сергеев А.Г. Метрология,стандартизация, сертификация. – М.: Логос, 2001.
11. Сертификация сложных техническихсистем под общей редакцией Круглова В.И. – М.: Логос, 2001.
12. Соломахо В.Л. Основы стандартизации,допуски, посадки и технические измерения. – Мн.: ДизайнПро, 2004.
13. Фомин В.Н. Сертификация продукции. –М.: Центр экономики и маркетинга, 2001.