1 Унификация языка служебных документов
Прежде чем рассматривать вопрос об унификации служебных документов, разберемся с понятием служебного документа.
Слово «документ» происходит от латинского documentum, что означает «поучительный пример, способ доказательства». В русский язык слово «документ» вошло в обиход в петровскую эпоху; документами стали называть деловые бумаги, имевшие правовую значимость.
Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения или предприятия, обеспечивая взаимодействие их частей. Документы используют для передачи информации во времени и на расстояние. Документная информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.
В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.[5]
Понятие «служебный документ» охватывает многие формы управленческой деятельности, которые выражаются с помощью соответствующих документов:
планирование — посредством подготовки различных планов;
учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации;
инструктирование — в виде издания инструкций, методических указаний;
контроль — путем сбора сведений в письменном виде и дачи указаний и т.д.
Документация, будучи тесно связанной со всеми формами управленческой деятельности, используется управленческим аппаратом в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.
Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности, контроля исполнения, трудовой дисциплины.
Юридическое значение документов чрезвычайно важно для управленческой деятельности, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.
Одни документы, например правовые акты представительных и распорядительных органов, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действия. Другие — а к ним можно отнести практически любой документ — наделяются юридической функцией в случаях использования их в качестве доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др.
Современный служебный документ — это прежде всего письменный текст, зафиксированный средствами графики языка слов. Языковой материал, содержащийся в элементах оформления документа или во внетекстовых формах передачи информации — чертежах, схемах, диаграммах и т. д., выполняет вторичную, ориентирующую функцию.[8]
По способу синтаксической организации речи, а также по виду ее пунктуационного и пространственно-графического оформления могут быть выделены следующие виды текстов:
Традиционная линейная запись связной речи
Тексты документов c линейной записью речи представляют собой последовательность полностью синтаксически оформленных предложений, соответствующих по стилю изложения традиции служебной переписки. Примерами могут служить доклады, отчеты, служебные письма и т.д.
Трафарет — способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации. Примеры трафаретных текстов — бланки справок, командировочных удостоверений.
Процесс создания трафаретных документов — это выделение для группы однородных документов постоянных частей текста или реквизитов и определение объемов пробелов для вписывания меняющихся сведений. Применение трафаретных бланков значительно сокращает время, затрачиваемое на составление документов.
При составлении текстов-трафаретов важно помнить следующую закономерность порядка слов в русском языке: постоянная информация всегда предшествует переменной. Поэтому текст трафарета не может начинаться с пробела. Постоянная информация всегда располагается до сказуемого, которое является организующим членом предложения.
Пример текста-трафарета:
Справка N________
Выдана ____________________________в том, что _________________
Справка дана для представления ______________________
Заполнив пробелы, мы можем получить примерно следующий текст:
Справка N 141
Выдана Александрову В.П. в том, что он проживает по Зеленоградской улице, 7, кв. 41 и имеет сына 1986 года рождения.
Справка дана для представления по месту работы.
Анкета — способ пространственной организации текста, при котором постоянная информация дана в виде перечня вопросов, предусматривающих строго определенный набор ответов. В виде анкет составляются личные листки по учету кадров, сводки, личные карточки, различные заказы и т.д. Тексты анкеты можно рассматривать как регламентированную диалогическую речь.[5]
У анкеты есть сходство с трафаретом, но есть и отличия, например: неодинакова синтаксическая организация речи; анкета — это перечень заранее подготовленных вопросов (вопрос — ответ, два связанных по смыслу самостоятельных предложения). Кроме того, содержание анкеты, как правило, оказывается более дробным, чем в трафарете. Текст ее располагается по вертикали.
Пример:
Фамилия________________
Имя____________________
Отчество_______________
Год и место рождения____ и т.д.
Таблица — способ пространственной организации текста, предполагающий внесение информации (показателей) в соответствующие графы: по горизонтали — общее наименование показателей (постоянная информация), по вертикали — конкретные данные (переменная информация) в цифровом или словесном выражении. Фраза в документе, выполненном в виде таблицы, по структуре представляет собой предложение, в котором в роли подлежащего выступают показатели документов, а в роли сказуемого — их числовые или текстовые соответствия.
В таблице количественная информация передается словами, цифрами или смешанным способом.
Следует отметить, что в одном документе допускается сочетать тексты разных типов. Традиционная запись связной речи может быть иллюстрирована табличным материалом, она может предварять анкету и т. д. Форма, в которой представляются тексты документов, определяется характером содержащейся в них информации.
Преимущества унификации и стандартизации служебных документов очевидны: по данным исследований, унифицированный текст воспринимается почти в 10 раз интенсивнее, чем неунифицированный, что позволяет ускорить работу над принятием конкретного управленческого решения; кроме того, работая над составлением документа, его автор получает возможность сосредоточить свое основное внимание на важнейших, свойственных только этому документу, аспектах.
При унификации текстов документов должны соблюдаться следующие принципы:
объективное отражение в тексте содержания служебной ситуации;
строгое соответствие между составом информации и видом документа;
использование текстовых формул — устойчивых оборотов, словосочетаний, моделей предложений, терминов, которые предусмотрены государственными стандартами, принятых сокращений, условных обозначений единиц измерения и т.д.
Унификация текстов служебных документов осуществляется на основании государственных стандартов и других инструктивных материалов. Они закрепляют: требования к содержанию документа — его объему, внутренней структуре и т.д.; образцы общей формы документов — состав реквизитов, их расположение на поле бланка и т.п.; требования к языку документов.[8]
Из задач унификации и стандартизации вытекает и необходимость в создании шаблонов документов — единых по форме для каждой конкретной организации. Шаблоны документов предусматривают состав реквизитов, необходимый для обеспечения юридической состоятельности будущего документа (для каждого вида документов — свой состав реквизитов), а также соответствие потребностям документирования, сложившимся в организации.
Композиционная стройность документа определяется не только последовательностью изложения содержания и расположением материала. Во многом она зависит от характера и объема сведений, включаемых в документ.
Служебный документ желательно посвящать одному вопросу. Независимо от того, простой документ или сложный, он не должен содержать тематически разнородных, логически не связанных между собой сведений.
Документ должен быть компактным, по возможности кратким. Составитель его обязан уметь лаконично изложить суть дела, не пересказывая во вступительной части общие положения.
При изложении содержания нельзя загромождать документ частностями, второстепенными деталями. Автор должен уметь выделить главное, привести решающие аргументы, подкрепляя свои соображения лишь самыми необходимыми, самыми важными фактами или цифрами. Документ не должен превращаться в таблицу или статистический справочник (цифры, перечни, списки и т. п. могут быть даны в приложении). Большое количество цифр, примеров, отступлений увеличивает объем основной части документа, усложняет его состав.[5]