--PAGE_BREAK--принципиально не отличается от аналогичных систем, оперирующих открытой информацией и документами и широко использующихся фирмами. Конфиденциальные электронные документы и электронные аналоги бумажных документов на любом носителе, в том числе поступившие по защищенной линии электронной почты, подлежат строгому учету, как и традиционные бумажные конфиденциальные документы материалы.
В автоматизированных системах дополнительно должен быть организован учет состава и динамики актуализации всех машинных массивов документов, всех типов магнитных носителей информации и записанных на них документов. Любая операция с пользователями, подлежит фиксированию в учетной форме, машинном журнале и подтверждается подписью одного или двух сотрудников.
Заключительная процедура любой технологической системы учета конфиденциальных документов — контроль процесса регистрации и сохранности документов и учетных форм.
Цель процедуры — ежедневная проверка вторым работником службы соответствия состава документов, подлежащих учету, составу реально учетных документов. Контроль распространяется на все виды документов на любых носителях, в том числе поступивших по линии защищенной компьютерной связи в локальной сети, электронной или факсимильной почте.
В открытом делопроизводстве поступившие в организацию пакеты, конверты и другие почтовые отправления никогда не ставятся на индивидуальный учет, а возможная утеря конверта с документами или некомплектность документа в конверте обычно не являются предметом большого беспокойства. Иначе обстоит дело с поступающими пакетами и конвертами, содержащими конфиденциальные документы.
Правильная организация работы с этими пакетами и предотвращение последующей реальности опасности утраты этих документов и несанкционированного ознакомления с ними становится крайне актуальной задачей. Основу ее решения составляет выполнение комплекса технологических процедур: прием пакетов, их учет, распределение и вскрытие пакетов, выделение из общего документопотока ценных и конфиденциальных документов, закрытие журнала учета пакетов.
Поступающие пакеты, конверты до их вскрытия и незаконвентированные документы должны быть зарегистрированы в традиционном или электронном журнале учета пакетов.
После завершения традиционного или автоматизированного учета поступивших конфиденциальных документов они передаются для работы руководителям и сотрудникам организации.
Процедура распределения поступивших документов предназначена для определения рационального пути дальнейшего движения документа в соответствии с его функциональной принадлежностью и местом в разрешительной системе доступа к конфиденциальным документам.
Разрешительная система доступа — это совокупность обязательных норм и требований, устанавливаемых первым руководителем или коллективным органом руководства фирмы с целью закрепления за руководителями и сотрудниками права использования для выполнения служебных обязанностей специализированных помещений и рабочих мест, определенного состава конфиденциальных документов и сведений.
Доступ к конфиденциальной информации представляет собой практическую реализацию делегированного сотруднику руководством организации права работать с подобной информацией, т.е. допуска сотрудника к тайне организации.
Доступ санкционируется полномочным должностным лицом в отношении конкретной информации и конкретного сотрудника. Такой доступ называется санкционированным, разрешенным и законным.
Разрешение на доступ к конфиденциальным сведениям всегда является строго персонифицированным (индивидуальным) и делается руководителем только в письменном виде — в виде резолюций на документе, приказа, утверждающего схему именного или должностного доступа к конкретным группам информации, утвержденного руководителем списка-разрешения на обложке дела и т.п.
Особенность информационного обслуживания потребителей конфиденциальной информации состоит в том, что не потребитель определяет, какая информация ему нужна и какой информацией он может пользоваться, а полномочный руководитель.
Поэтому тайна организации должна быть разделена на несколько частей, известных разным сотрудникам и соответствующих функциональной структуре организации, причем ценность информации снижается по мере доведения ее до отдельных исполнителей низшего звена. В этом случае тайну организации в целом может знать крайне ограниченный круг должностных лиц, и разглашение отдельной ее части не наносит серьезного ущерба делам организации.
Иерархическая последовательность доступа к информации реализуется по принципу «чем выше ценность конфиденциальных сведений, тем меньше сотрудников могут их знать». Существует твердое правило: сотрудники организации, которым руководитель не адресует документ, не только не имеет права доступа к нему, но и не должны знать о существовании такого документа и исходных данных о нем.
Реализация системы доступа к традиционным и электронным документам основывается на анализе их содержания, которое является главным критерием однозначного определения, кто из руководителей, кому из исполнителей, как, когда и с какими категориями документов разрешит ознакомиться или работать.
Любое обращение к конфиденциальному документу, ознакомление с ним в любой форме обязательно фиксируется в учетной карточке документа и на самом документе в виде соответствующей отметки и подписи лица, который обращался к документу. Этот факт указывается также в карточке учета осведомленности сотрудника в тайне фирмы.
Доступ к конфиденциальным базам и файлам— завершающий этап доступа сотрудника организации к компьютер. Если этот сотрудник — злоумышленник, то можно считать, что самые серьезные рубежи защиты охраняемой электронной информации он успешно преодолел. В конечном счете, не «взламывая» базу данных, он может просто унести компьютер или вынуть из него и унести жесткий диск.
Технологический процесс учета конфиденциальных документов включает в себя ряд процедур, обязательных для любого вида учета и любого типа технологических систем обработки и хранения этих документов.
Под исполнением конфиденциально документа понимается процесс документирования управленческих решений и действий, результатов выполнения руководителями и сотрудниками организации поставленных заданий, поручений, а также реализации функций, закрепленных за ними в должностных инструкциях.
В отличие от исполнения процесс использования документа предполагает включение его в информационно-документационную систему, обеспечивающую исполнение других документов, выполнение управленческих действий и решений.
Для использования в работе обычно поступают законодательные акты, организационно-правовые, нормативные, распорядительные, справочно-информационные документы, разнообразные рекламные издания и научно-техническая информация.
Процесс ознакомления с конфиденциальным документом — это информирование сотрудника организации ли другого заинтересованного лица, осуществляемое в соответствии с резолюцией полномочного руководителя на конфиденциальном документе, о принятом этим руководителем решении или решении другой организационной структуры.
Общеизвестно, что в наибольшей безопасности находится конфиденциальная информация, не зафиксированная на каком-либо носителе, ценная информация немедленно подвергается угрозе при возникновении необходимости ее документирования.
В связи с этим система защиты конфиденциальной информации должна начать функционировать не после издания (подписания) конфиденциального документа, а заблаговременно, т.е. до создания будущего документа. Прежде чем создать документ, следует установить, является ли данная информация конфиденциальной и какой уровень грифа конфиденциальности ей должен быть присвоен в случае положительного ответа.
Своевременное установление грифа конфиденциальности должны составлять: перечень конфиденциальных сведений организации, требования партнеров, а также перечень конфиденциальных документов организации.
Система грифования (маркирования) документов не гарантирует сохранность информации, однако, позволяет четко организовать работу с документами, в частности сформировать систему доступа к документам персонала.
Гриф конфиденциальности, или гриф ограничения доступа к традиционному, машинопечатному или электронному документу представляет собой реквизит формуляра документа, свидетельствующий о конфиденциальности содержащихся в документе сведений и проставляемый на самом документе и (или) сопроводительном письме к нему.
Информация и документы, отнесенные к коммерческой тайне, имеют несколько уровней грифа ограничения доступа, соответствующих различным степеням конфиденциальности информации:
· массовый уровень — грифы «Конфиденциально», «Конфиденциальная информация». Не следует ставить гриф «Коммерческая тайна», так как грифом обозначается не вид тайны, а характер ограничения доступа к документу;
· Этот уровень достаточно редкий — грифы «Строго конфиденциально», «Строго конфиденциальная информация», «Конфиденциально. Особый контроль».
На документах, содержащих сведения, отнесенные к служебной тайне, ставится гриф «Для служебного пользования».
Написание грифа ограниченного доступа, указываемого на документе не сокращается. Под обозначением грифа указываются номер экземпляра документа, срок действия грифа и иные условия его снятия.
Гриф располагается в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 на первом и титульном листах документа, а также на обложке дела (тома) в правом верхнем углу. На электронных документах и документах, записанных на любых машинных носителях, гриф обозначается на всех листах.
Ниже грифа или ниже адресата могут обозначаться ограничительные пометы: «Лично», «Только в руки», «Только адресату», «Лично в руки». При регистрации конфиденциального документа к его номеру добавляется обозначение грифа конфиденциальности, например: 37к, 89ск, 97дсп.
Документы и информация, конфиденциальные в целом, в своей массе, как правило, не маркируются, потому что в полном объеме обладают строгим ограничением доступа к ним персонала.
Обязательному инвентарному учету и маркировки на всех уровнях исполнения управления подлежат магнитные носители информации, для которых любые угрозы представляют значительно большую безопасность, чем для бумажных, а обнаружение реализации этих угроз возможно только на основе сложных аналитических наблюдений. Маркировка предусматривает нанесение на носитель инвентарного номера, даты регистрации, наименования структурного подразделения и фамилии исполнителя.
Рассматривая технологию подготовки к документированию и документирования конфиденциальной информации, мы ранее отметили две специфические особенности, необходимые для обеспечения заблаговременного сохранения в тайне содержания создаваемого документа: присвоение будущему документу определенного уровня грифа конфиденциальности и предварительный учет носителя, на котором этот документ будет составляться.
Третья специфическая особенность состоит в том, что ни один проект конфиденциального документа не может быть изготовлен на основе черновика и обрести статус правомерно документированной информации без санкции полномочного должностного лица организации.
Эта особенность обусловлена необходимостью документирования такого правового события, как зарождение персональной ответственности данного должностного лица за издание конкретного документа, т.е. распространение конфиденциальных сведений и соответствующие увеличение состава источников, владеющих данной информацией.
Четвертая (и, пожалую более существенная) особенность документирования конфиденциальной информации, касающаяся уже непосредственно технологических процедур изготовления самого документа, — централизированный учет черновика и проекта будущего документа (присвоение им единого учетного номера).
Одновременно на еще не изготовленный документ заполняется комплект учетных карточек. Учетный номер черновика документа будет сопровождать проект документа, а затем и сам документ в процессе его последующего «жизненного цикла».
Обязательно учитываются проекты подготовленных конфиденциальных электронных документов, факсов и телеграмм. Ответным документам присваивается новый учетный номер.
Приложения к новым конфиденциальным документам являются самостоятельными документами и имеют свои учетные номера по соответствующим видам учета, в том числе номер некофиденциального документа, если приложение не содержит защищаемых сведений.
В учетной карточке подготовленного документа отражается последовательно ход работы над проектом документа в процессе его изготовления, издания, последующего исполнения или отправки, хранения или уничтожения.
Цель этапа изготовления конфиденциального документа — перепечатывание черновика документа и создание его в соответствии с государственным стандартом оригинала проекта документа, предназначенного по окончании этапа издания стать подлинником документа.
Ценные текстовые и табличные конфиденциальные документы с грифом строгой конфиденциальности изготавливаются централизованно с использованием пишущих машин или ПК.
Основная масса проектов типовых по содержанию конфиденциальных документов может с разрешения первого руководителя фирмы изготавливаться децентрализовано самими исполнителями и руководителями непосредственно на рабочих местах.
Конфиденциальный документ находится в относительной безопасности до тех пор, пока он хранится в службе конфиденциальных документов (КД). При выходе документа за пределы рабочего помещения службы его уязвимость резко возрастает за счет санкционированного ознакомления с ним определенного числа сотрудников организации. Ответственность за сохранность конфиденциальных документов и предотвращение утраты ими конфиденциальности несут руководители подразделений организации.
Работники предприятия, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранении коммерческой тайны предприятия. Памятка составляется службой безопасности с учётом специфики конкретного предприятия, подписывается заместителем директора и утверждается директором предприятия. Ведение делопроизводства, обеспечивающего учёт и сохранность документов, содержащих коммерческую тайну, предусматривает выполнение ряда рекомендаций. Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо (лица), ответственное за учёт, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это может быть сотрудник, для которого работа с документами коммерческой тайны является основной служебной обязанностью, или секретарь – референт предприятия. Эти лица несут персональную ответственность за утерю или утечку информации из них. Все документы, содержащие коммерческую тайну или конфиденциальную информацию, подлежат учёту и специальному обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа с указанием номера экземпляра, обладателя этой информации (для юридических лиц – полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства).
Такие грифы показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно. При передаче документов, содержащих коммерческую тайну, в органы государственной власти и органы местного самоуправления гриф «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» проставляется в обязательном порядке. В тексте документа также может быть оговорена конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования и т.п. Например, если коммерческая тайна является результатом совместной деятельности с другим предприятием, то необходимость её сохранения должна быть отражена в договоре. В случае отсутствия грифа «Коммерческая тайна» и указаний на конфиденциальность в тексте предполагается, что автор и лица, подписавшие или утвердившие документ, предусмотрели все возможные последствия от свободной (без ограничения доступа) работы с документом. На документе с грифом «Коммерческая тайна» указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «подпись» и «отметка об исполнителе»).
Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на экземпляре, который подшивается в дело. На обороте листа документа, имеющего гриф, руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом (можно указать и в резолюции).
Печатание документов с грифом «Коммерческая тайна» производится централизованно, в специально отведённом помещении, исключающем доступ посторонних лиц. Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учёт. Черновики, файлы, варианты документа уничтожаются этим должностным лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: «Черновик (или файл) уничтожен. Подпись. Дата». Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна». При значительном объёме документов могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов предприятия, содержащих гриф «Коммерческая тайна». Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе указывается общее количество листов (цифрами и прописью). Все поступающие (входящие) документы с грифом «Коммерческая тайна» принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом или секретарём – референтом, если ему предоставлено такое право. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи в конвертах (пакетах) документов с грифом «Коммерческая тайна» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю. Документы, имеющие гриф «Коммерческая тайна», формируются в отдельное дело (или дела). На обложке в правом верхнем углу ставится гриф «Коммерческая тайна». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Все листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нём, в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом «Коммерческая тайна». Другие работники предприятия не должны иметь доступа к этому сейфу. Движение (выдача и возврат) документов с грифом «Коммерческая тайна» должно своевременно отражаться в «Журнале учёта выдачи документов с грифом «Коммерческая тайна». При выдаче документа секретарём – референтом работник, получивший документ с грифом «Коммерческая тайна», должен сверить номер полученного документа с номером журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись. Выданные документы с грифом «Коммерческая тайна» подлежат возврату секретарю – референту в тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные документы с грифом «Коммерческая тайна» могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы с ним, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т.д.).
При возврате документа с грифом «Коммерческая тайна», секретарь – референт сверяет номер документа по журналу, проверяет количество листов документа и в присутствии работника ставит в графе «Отметка о возврате» свою подпись и дату возврата документа. Передача документов и дел между работниками предприятия, производится только через секретаря – референта с обязательной записью в журнале. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «Коммерческая тайна» из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в «Журнале регистраций документов с грифом «Коммерческая тайна». Документы с грифом «Коммерческая тайна» запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях руководитель или его заместители могут разрешить сотрудникам вынос таких документов из здания для согласования, подписания и т.п. с принятием необходимых мер предосторожности. На предприятии должен быть принят строгий порядок размножения документов с грифом «Коммерческая тайна». Они должны копироваться с разрешения руководства предприятия в специально выделенном помещении. Все копии конфиденциальных документов берутся на учёт в специальном журнале или в «Журнале регистраций документов с грифом «Коммерческая тайна». Количество экземпляров документов с грифом «Коммерческая тайна» должно быть ограничено, причём каждый экземпляр готовится для заранее определённого адресата или исполнителя. Размножение документов следует производить в присутствии должностного лица, ответственного за документ. Все бракованные копии документа им забираются и подлежат немедленному уничтожению. При работе с конфиденциальными документами необходимо ввести ряд следующих ограничений для работников предприятия: — запрещается делать выписки из документов, имеющих гриф ограничения доступа, без письменного разрешения руководителя; — запрещается знакомиться с документами, делами, информацией, содержащейся в памяти компьютера, других работников предприятия; — запрещается использовать информацию из документов, имеющих гриф ограниченного доступа, в открытых докладах, сообщениях, переписке, рекламных изданиях; — запрещается предоставлять свой компьютер для работы другим сотрудникам предприятия и работать на их ПК; — запрещается бесконтрольно оставлять конфиденциальные документы на рабочем столе и работающий компьютер с конфиденциальной информацией. Все дела с грифом «Коммерческая тайна» и журналы их учёта вносятся в номенклатуру дел предприятия. В том случае, если заголовки дел несут элементы коммерческой тайны, могут применяться условные (кодовые) заголовки дел или составляться отдельная номенклатура только на эти дела. По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы: — проверяет наличие всех документов с грифом «Коммерческая тайна»; — отбирает документы с грифом «Коммерческая тайна» для архивного хранения; — отбирает документы с грифом «Коммерческая тайна» для уничтожения.3 Проверка наличия документов с грифом «Коммерческая тайна» по решению руководства предприятия может производиться с другой периодичностью, например, по окончании полугодия. В случае установления факта утраты документов с грифом «Коммерческая тайна» немедленно ставится в известность руководитель предприятия, служба безопасности и принимаются все меры к розыску документа. Руководителем предприятия в связи с фактом утраты назначается комиссия для служебного расследования. На утерянные документы после того, как розыск их не принёс положительных результатов, составляется акт. В «Журнал регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна» вносятся соответствующие отметки об утрате. При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом «Коммерческая тайна», производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приёма – передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем. При прекращении трудовых отношений с предприятием, на котором сотрудник был допущен к коммерческой тайне, обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если иной срок не установлен трудовым договором. При передаче дел в архив на документы с грифом «Коммерческая тайна» составляется отдельная опись. Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ. На документы с грифом «Коммерческая тайна», отобранные для уничтожения, составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации. Руководитель предприятия по согласованию со службой безопасности может устанавливать дополнительные меры защиты документов по собственному усмотрению, например, ограничение круга должностных лиц, имеющих доступ к конфиденциальным сведениям, использование технических средств для обеспечения сохранности документов
Цель проверки наличия документов, и носителей конфиденциальной информации — установление их реального соответствия записям в учетных формах, сохранности, целостности и комплектности материалов и определение правильности выполнения процедур и операций по их учету, хранению и использованию.
Проверка стимулирует тщательное соблюдение всеми сотрудниками фирмы требований по работе с конфиденциальными документами, обеспечение их физической сохранности и, в конечном счете, — информационную безопасность организации.
Проверка всегда ведется от учетных данных к документам, экземплярам документа и составным частям каждого документа или дела. Кроме того, в ходе проверки рассматриваются вопросы снятия с документов грифа конфиденциальности.
Проверки наличия конфиденциальных материалов могут быть регламентированными (периодическими) и нерегламентированными (непериодическими).
Регламентированные, обязательные проверки наличия документов, дел и носителей информации проводятся ежедневно, ежеквартально и по окончании календарного года. Они охватывают весь массив конфиденциальных материалов организации.
Нерегламентированные проверки осуществляются при смене руководителей подразделений организации, увольнении сотрудника, после завершения экстремальной ситуации, выявления факта возможной утраты информации и в других случаях. Этот вид проверки обычно ограничивается конкретной частью конфиденциальных материалов.
Ежедневные проверки (самопроверки или проверки вторым работником) наличия конфиденциальных документов проводятся в конце рабочего дня всеми сотрудниками организации, работающими с конфиденциальным материалами. Квартальные и годовые проверки наличия проводят специально назначаемая комиссия; по результатам эти проверок составляется акт.
Отсутствие конфиденциального документа, дела или носителя информации у сотрудника, которому они были выданы, считается утратой этих материалов. В подобном случае комиссия составляет акт и немедленно докладывает об утрате первому руководителю организации для принятия решения.
Следовательно, процесс исполнения, дальнейшего движения и использования изданных конфиденциальных документов более сложен в технологическом отношении, чем аналогичный процесс обработки открытых документов, и требует четкого выполнения рассмотренных стадий, этапов и процедур в указанной последовательности, что дает возможность защитить ценную информацию и ее носителей от возможных потенциальных и реальных угроз. Этой же цели служат регулярные проверки наличия документов, и носителей информации.
1.3. Особенности архивной работы с документами
ограниченного доступа
В архиве составляется схема размещения документов и дел и план эвакуации на случай чрезвычайного происшествия. Оба этих документа согласовываются с руководителем режимного отдела (службы безопасности) и утверждаются руководителем архива.
Дальнейшее перемещение документов внутри архива производится только с разрешения руководителя архива.
Ознакомление с документами ограниченного доступа производится в режимном помещении только с разрешения руководителя организации или иного должностного лица.
В архиве организации должна проводиться проверка наличия документов и дел, но не реже 1 раза в 5 лет. Такая проверка должна проводиться не только в плановом порядке, но и в случае перемещения (перевода) архива в другое (другие) хранилища, после чрезвычайных происшествий (стихийное бедствие, несанкционированное проникновение в архивохранилище посторонних лиц и т.п.), при смене лица, ответственного за хранение документов, а также при ликвидации организации.
Остановимся более подробно на этом виде архивных работ.
Проверка наличия документов и дел осуществляется комиссионно. Состав комиссии (не менее 2 работников) поименно объявляется письменным приказом руководителя организации. Одновременно этим же приказом определяются задачи и сроки проведения проверки (сроки должны быть максимально сжатые и, по возможности, не превышать 1 календарного месяца).
Многолетняя практика большинства архивов подтверждает, что наиболее целесообразно осуществлять проверку «двойками»: один проверяющий работает с учетными документами (описью), другой — визуально проверяет наличие и состояние хранения дел на месте, сличая архивный шифр и заголовок каждой единицы хранения с записью в описи и не прибегая, без особой необходимости, к полистному просмотру архивных документов. Все записи об отсутствующих единицах хранения, недостатках в их физическом состоянии и т.п. производятся в ходе проверки на отдельных листах (листах проверки наличия документов) вплоть до завершения проверки по одной конкретной описи.
Обнаруженные, так называемые «закладки», то есть нарушения в последовательном (по архивным номерам) расположении дел по данной описи, дела из другой описи или из другого фонда, устраняются немедленно, и обнаруженные «чужие» дела раскладываются по своим местам хранения. По окончании работы по одной описи выясняются причины и обоснованность отсутствия отмеченных единиц хранения (по записям в журнале выдачи (высылки) дел, контрольным карточкам, переписке и т.д.).
Итоговые документы по результатам проверки наличия архивных документов оформляются по завершении этой работы в масштабе всего архива, включая краткосрочный поиск выявленных необоснованно отсутствующих дел. Каждый акт проверки наличия утверждается руководителем архива (режимного отдела, собственной безопасности). Общие итоги докладываются руководителю организации с докладной запиской о необнаруженных делах и предлагаемых мерах по их розыску. Все документы по проверке приобщаются в дела фондов.
По завершении вышеизложенного комплекса мероприятий архив осуществляет меры по розыску, а также изыскивает возможности по устранению выявленных недостатков в физическом состоянии дел и отдельных документов.
При работе с документами ограниченного доступа очень важно организовать Соответствующий режим хранения этих документов, доступа к ним и их использования.
Помещения, в которых ведутся работы с документами ограниченного доступа и где данные сведения хранятся в нерабочее время, являются режимными.
Для контроля за входом могут устанавливаться шифрованные и электронные замки, автоматические турникеты, камеры видео наблюдения. Данные помещения должны быть оборудованы основном администрированном здании учреждения, предприятия, организации в зоне размещения кабинетов аппарата руководства.
Режимные помещения должны оборудоваться замками по средством пожарной и охранной сигнализации, выведенными на пульт дежурного, на пост охраны административного здания.
Доступ в эти помещения должен быть строго ограничен. В режимные помещения допускаются руководитель организации, его заместитель по режиму, начальник режимного отдела, а также лица, которые имеют прямое отношение к ведущимся в этих помещениях работам. Доступ других лиц в эти помещения может быть разрешен в случае служебной необходимости одним из перечисленных руководителей. С целью ограничения доступа посторонних лиц в режимное помещения оборудуются окном для выдачи и приема документов, выходящим в отдельный тамбур, либо часть помещения оборудуется барьером. Для хранения документов помещения снабжаются необходимым количеством сейфов и металлических шкафов. Большое количество документов ограниченного доступа может храниться в отдельном специально выделенном хранилище на открытых стеллажах при условии персональной ответственности одного работника за сохранность этих документов.
Если перед вскрытием данных помещений обнаружено нарушение целостности печатей и неисправность замков, то помещения не вскрываются, составляется акт о случившимся и немедленно докладывается руководителю организации, начальнику подразделения и службе безопасности. Принимаются меры по охране помещений до прибытия службы безопасности.
В организациях на случай чрезвычайного происшествия (пожар, авария, стихийное бедствие и т.п.) разрабатывается специальная инструкция, утверждаемая руководителем организации, в которой предусматривается порядок вызова должностных лиц, вскрытия режимных помещений, очередность и порядок спасения техники, документов ограниченного доступа и места дальнейшего их хранения. Инструкция должна находится у дежурного по организации, в службе безопасности и непосредственно в режимном помещении. Она не должна раскрывать состава вывозимых документов. С ней должны быть под расписку ознакомлены все заинтересованные и задействованные для этих целей работники и должностные лица. Для спасения документов каждое режимное помещение обеспечивается необходимым количеством специальной тары (мешками, чехлами, специальными контейнерами и т.д.).
В случае чрезвычайного происшествия в нерабочее время, при создании угрозы уничтожения документов дежурный по организации вместе с подразделением охраны имеет право вскрыть режимные помещения и принять меры к спасению техники и документов в соответствии с вышеуказанной инструкцией. О вскрытии помещений составляется соответствующий акт, который подписывается лицами, вскрывшими данные помещения.
1.4. Особенности изъятия и уничтожения документов, дел ограниченного доступа
в документационном обеспечение управления
Изъятие из дела документов или перемещение их из одного дела в другое производится в исключительных случаях, с оставлением в деле справки-заместителя, и только с разрешения начальника подразделения.
В случае безвозвратного изъятия из дела документов во внутренней описи дела и формах учета делаются соответствующие отметки. При изъятии из дел документов, зарегистрированных по журналам учета прошлых лет, они должны быть вновь зарегистрированы в журнале учета текущего года с отметкой об этом в справке-заместителе.
Отметки в деле об изменении количества листов при безвозвратном изъятии документов производятся на обложке дела, во внутренней описи и заверительном листе. При изъятии документов листы дела перенумерации не подлежат. В соответствии со статьей 183 Уголовно-процессуального кодекса РФ выемка документов, содержащих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, производится следователем с санкции прокурора, а выемка документов, содержащих информацию о вкладах и счетах граждан в банках и иных кредитных организациях, производится на основании судебного решения, принимаемого в порядке, установленном статьей этого же Кодекса. До начала выемки следователь предлагает выдать документы, подлежащие изъятию, а в случае отказа производит выемку принудительно.
Первичные учетные документы бухгалтерского учета могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.
В организации должен быть установлен порядок, исключающий ознакомление посторонних лиц с уничтожаемыми документами (делами), неполное их уничтожение, позволяющее восстановить их содержание, а также случайное уничтожение не подлежащих уничтожению документов (дел).
Уничтожать документы и дела ограниченного доступа необходимо путем сжигания, расплавления, дробления, растворения или химического разложения, превращения в мягкую бесформенную массу и порошок. Допускается также уничтожение документов путем измельчения в кусочки в бумагоуничтожающей машине площадью не более 2,5 мм2.
Если перед уничтожением из дел изымаются отдельные документы, необходимые для дальнейшей работы, в акте указывается, какие документы и из каких дел изъяты (регистрационные номера и наименование документов, номера дел и листов), а также в какие дела и за какими номерами листов подшиты изъятые документы или зарегистрированы по журналам текущего года. В журналах учета делается отметка о новом местонахождении документов, а в акте на уничтожение указывается фактическое количество оставшихся листов дела, подлежащих уничтожению. Дела уничтожаются вместе с внутренними описями после обязательной полистной сверки с записями актов и внутренними описями дел.
Контроль за работой с документами ограниченного доступа осуществляют руководитель организации, его заместитель по режиму, руководитель режимного отдела (службы безопасности), а также руководители самостоятельных подразделений. В случае, если в организации циркулируют сведения, составляющие государственную тайну, то контрольные функции осуществляют также органы государственной безопасности.
За разглашение сведений, составляющих государственную тайну, утрату документов, содержащих такие сведения, а также за иные нарушения режима и порядка работы с этими документами виновные лица привлекаются к ответственности в соответствии с действующим законодательством:
а) за разглашение сведений, составляющих государственную тайну, утрату документов, содержащих такие сведения, виновные лица привлекаются к уголовной ответственности в соответствии с Уголовным кодексом РФ;
б) за разглашение сведений, составляющих служебную тайну, утрату документов, содержащих такие сведения, либо за иные нарушения режима виновные лица привлекаются к дисциплинарной ответственности и могут быть отстранены от выполнения таких работ с этими документами, а за передачу иностранным организациям или их представителям сведений, составляющих служебную тайну, — к уголовной ответственности.
В соответствии со статьей 139 Гражданского кодекса РФ лица, незаконными методами получившие информацию, которая составляет служебную или коммерческую тайну, обязаны возместить причиненные убытки. Такая же обязанность возлагается на работников, разгласивших служебную или коммерческую тайну вопреки трудовому договору.
Согласно статье 857 Гражданского кодекса РФ в случае разглашения банком сведений, составляющих банковскую тайну, клиент, права которого нарушены, вправе потребовать от банка возмещения причиненных убытков.
2. ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА В ФГОУ СПО «ПРИМОРСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ»
2.1. Краткая характеристика и структура ФГОУ СПО «Приморский политехнический колледж»
Приморский политехнический колледж был открыт 14 апреля 1988 года, но на самом деле его история началась 12 февраля 1953 года, — именно тогда был открыт во Владивостоке строительный техникум Министерства обороны СССР.
В 1954 году был сделан первый набор на три специальности: «Промышленное и гражданское строительство», «Санитарно-техническое устройство зданий», «технология изготовления железобетонных конструкций».
С 1959 по 1965 год проводился набор на вечернее и заочное отделение, а в 1965 году было принято решение о закрытии вечернего и заочного отделений и расширении дневного. С 1968 года в техникум набираются только учащиеся, имеющие полное среднее образование, ежегодный набор – 240 человек.
До 1960 года техникум располагался в двухэтажном здании казармы по ул. Флотской, 37, в котором было всего 8 аудиторий, лаборатория химии и строительных материалов, актовый зал на 140 чел. И библиотека. В 1960 году техникум получил новое просторное здание по ул. Геологов, 4, (ныне прапорщика Комарова, 4,), а в 1965 году было построено общежитие на 300 мест.
В 1970 году во Владивостоке на базе Главного управления по строительству «Главвладивостокстрой» открылся еще один строительный техникум. До 1988 года оба техникума подготовили около 9 тысяч специалистов. А в 1988 году на базе двух строительных техникумов был создан Приморский политехнический техникум, где и сегодня работаю многие преподаватели и сотрудники Владивостокских строительных техникумом.
Федеральное государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования «Приморский политехнический колледж» реализует программы среднего профессионального образования, профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации и дополнительного образования на основании свидетельства о государственной аккредитации, в соответствии с выданной ему лицензией на право ведения образовательной деятельности и наделен правом выдавать выпускникам диплом государственного образца о среднем профессиональном образовании и свидетельство о профессиональной подготовке.
Основной целью деятельности Колледжа является оказание образовательных услуг наилучшего качества, открытие новых специальностей с учетом экономических и социальных условий жизни, востребованности специалистов на рынке труда, государственных и межгосударственных требований и стандартов.
Высшим управляющим звеном учреждения является директор. Директор несет ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдения действующего законодательства при выполнении финансово-хозяйственных операций и хранение бухгалтерской документации.
Непосредственное руководство учебной, хозяйственной и финансовой деятельностью осуществляют заместители директора и главный бухгалтер, назначенные директором по согласованию с учредителем. На заместителей директора и главного бухгалтера возлагается планирование и организация учебно-методической; социально-экономической; административно-хозяйственной работы; руководство работой отделений, лабораторий, кабинетов, отделов и контроль в пределах своей компетенции.
Рис. 1
Организационная структура
ФГОУ СПО «Приморский политехнический колледж»
продолжение
--PAGE_BREAK--
2.2 Описание структурного подразделения – отделения экономики и сервиса,
и рабочего места
Отделение экономики и сервиса ФГОУ СПО «Приморский политехнический колледж», является структурным подразделением колледжа, реализует профессиональные образовательные программы среднего и дополнительного профессионального образования в соответствии с нормативными документами и правовыми актами, определяющими деятельность ФГОУ СПО «Приморский политехнический колледж».
В своей деятельности Отделение экономики и сервиса руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, нормативными и правовыми актами, регламентирующими деятельность ФГОУ СПО «Приморский политехнический колледж» в соответствии с его Уставом.
Отделение экономики и сервиса осуществляет подготовку специалистов при наличии учебно-материальной базы и преподавательского состава, необходимых для подготовки высококвалифицированных специалистов.
Количественный состав студентов определяется типовым положением об отделении и включает в себя не менее 200 человек по одной или нескольким родственным специальностям.
Отделение экономики и сервиса имеет печать «отделение экономики и сервиса» установленного образца, ведет делопроизводство в пределах предоставленных ему полномочий.
Основными задачами отделения экономики и сервиса являются:
- Удовлетворение потребностей в квалифицированных специалистах со средним профессиональным образованием;
- Осуществление подготовки специалистов по специальностям: 100105 «Гостиничный сервис», 230103 «Автоматизированные системы обработки информации и управление», 080110 «Экономика и бухгалтерский учет», 032202 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»;
- Повышение образовательного уровня студентов, в том числе путем оказания дополнительных платных образовательных услуг.
Отделение экономики и сервиса несет ответственность за качество обучения, жизнь и здоровье обучающихся, соблюдение государственных требований к минимуму содержания и уровню подготовки выпускников в соответствии с Уставом ФГОУ СПО «Приморский политехнический колледж» и другими локальными актами.
Реорганизация или ликвидация отделения экономики и сервиса осуществляется на основании решения Совета колледжа в соответствии с уставом ФГОУ СПО «Приморский политехнический колледж».
Непосредственное управление отделением экономики и сервиса возлагается на заведующего отделением, назначаемого Директором колледжа из числа работников, имеющих высшее образование и опыт учебно-методической работы.
Заведующий отделением:
· Осуществляет управление отделением экономики и сервиса в соответствии с законодательством РФ, Уставом ФГОУ СПО «Приморский политехнический коллеж», Положением об отделении экономики и сервиса, Должностной инструкцией, регламентирующей его деятельность, приказами и распоряжениями Директора колледжа;
· Представляет интересы отделения экономики и сервиса в пределах, делегированных ему прав по поручению Директора колледжа или его заместителя по учебной работе;
· Издает распоряжения, касающиеся образовательного процесса на отделении экономики и сервиса, в пределах своей компетенции и прав, делегированных ему директором колледжа;
· Участвует в работе общего собрания, Совета колледжа, педагогического совета, информирует преподавательский состав отделения экономики и сервиса обо всех решениях, принимаемых органами самоуправления колледжа;
Организация рабочего места – это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда. Основными факторами при разработке планировки являются технология и характер выполняемых работ, взаимосвязи секретаря в процессе труда.
Примерный перечень оргтехники и средств вычислительной техники, применяемых в работе секретаря:
· средства малой оргтехники (письменные принадлежности: ручки, бумага, карандаши, ластики и т. п.);
· средства составления и изготовления текстовых документов (пишущие машины, ПЭВМ, диктофон, принтер, сканер);
· средства обработки бумажных документов (склеивающие и скрепляющие машины, конвертовскрывающее и резательное оборудование, адресовальное и штемпевальное оборудование, машина для уничтожения документов);
· средства хранения и поиска документов (картотеки различного типа, шкафы и полки, сейфы);
· средства связи (телефон, радиотелефон, радио, телетайп, факс, локальные конторские сети, средства оперативной диспетчерской связи, электронная почта, модем);
· копировальные средства и аппараты; офисная мебель и оборудование.
Средства малой оргтехники необходимы при любом уровне автоматизации работы секретаря.
Из средств составления и изготовления текстовых документов все чаще используется компьютер, даже при очень небольшом документообороте. Созданные с его помощью документы имеют более привлекательный вид благодаря наличию различных шрифтов и цветового оформления, что не может не сказаться на отношении к документу и помогает создать благоприятное впечатление об авторе документа.
Диктофоны бывают, необходимы, когда имеет смысл бесшумное и точное отображение звуковой информации.
Сканер – устройство для считывания текстовой и графической информации – удобное средство при перепечатывании большого количества текстовой информации.
Перечисленные средства обработки документов требуются секретарю или экспедиционной службе, канцелярии при большом объеме документооборота.
Средства хранения и поиска документов необходимы для сохранности документов от внешних источников повреждения (пыли, влаги, солнечных лучей, механического воздействия), а также для ориентации и быстрого поиска нужной информации. Эти средства по возможности должны гармонировать с обстановкой рабочего места секретаря.
Средства связи могут быть объединены в единый комплекс (например, телефон – факс – модем), должны иметь компактный вид и спокойные, приятные для слуха средства оповещения о начале связи.
Копировальные аппараты подбираются в зависимости от объема работ, необходимого качества копий и других параметров.
Офисная мебель и оборудование должны соответствовать требованиям эргономики, антропометрии, дизайна.
При создании раздела «Рабочий день секретаря» необходимо учитывать, что рабочий день секретаря подвержен резким переменам. Но, тем не менее, как бы, ни влияли внешние факторы на работу, одними из ее главных правил остаются:
· постепенное вхождение в работу;
· ритмичность труда;
· обязательное чередование труда и отдыха;
· планирование работы.
Даже если не удается сделать что-то запланированное, то в любом случае это гораздо лучше, чем импровизация. Планирование, может быть, надень или неделю, месячное, квартальное или годовое.
Объективная основа четкого планирования – это наличие в работе секретаря достаточно большого количества стабильных, часто повторяющихся процедур и операций. Необходимым эффективным средством планирования рабочего дня секретаря и руководителя является еженедельник, в котором дела разносятся по датам.
Можно для этих целей использовать календарь типа Lotus Organizer, установленный на персональном компьютере, который называют личной информационной системой, предназначенной для эффективной организации рабочего времени. В ее состав помимо календаря входят телефонный справочник, адресная книга, блокнот и т.д. Но даже при наличии Lotus Organizer для дублирования информации необходимо иметь обычный ежедневник или периодически производить распечатку каких-то данных из Lotus Organizer. При планировании работ секретарь должен знать, что наиболее благоприятное время для выполнения творческих или трудных заданий – с 10 до 12 часов. Затем следует некоторый спад активности, во второй половине дня от 14 до 17 часов работоспособность наиболее высока, а потом она неуклонно падает, поэтому после 18 часов возможность ошибок в работе весьма высока. Повторяющиеся изо дня вдень работы рекомендуется планировать на одно и то же время рабочего дня, например, обработка полученной корреспонденции, приходится, как правило, наутро.
Необходимо организовать свой рабочий день таким образом, чтобы в течение всего рабочего времени помогать руководителю.
Примерная схема рабочего дня секретаря:
Первая половина рабочего дня:
· Прийти на работу за 10 мин до руководителя, для того чтобы проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), привести себя в порядок, составить или уточнить план на предстоящий день.
· Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела.
· Получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием и зарегистрировать. Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя.
· По остальным документам подготовить варианты возможных ответов или распределить их по исполнителям.
· Просмотреть поступившие обзоры, отчеты, приглашения и т. д. Даты и время проведения всех мероприятий записать в своем дневнике-календаре.
· Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, срочные факсы и телефонограммы немедленно передать руководителю.
· Оставить у себя документы, необходимые для текущей информационно — справочной работы.
· Доложить руководителю о полученной корреспонденции.
· Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день.
· Передать по телефону и лично указания руководителя соответствующим исполнителям и напомнить об истекающих сроках исполнения документов.
· Работа с посетителями, телефонные переговоры.
· Подшивка исполненных документов вдела.
· Выполнение работ на компьютере.
· Организация копирования документов в соответствии с указанием руководителя.
Вторая половина дня:
· Продолжение работы с посетителями и телефонных переговоров.
· Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.
· Доклад руководителю об исполненных документах, получение от него обработанных им документов.
· Обработка и отправка исходящих документов.
· Планирование мероприятий наследующий день.
Окончание рабочего дня:
· Просмотр своего дневника и информация соответствующих отделов о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий.
· Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня – обеспечение его всей необходимой информацией, материалами.
· Приведение в порядок своего рабочего места (убрать документы, закрыть на ключ сейф и все шкафы с документами, выключить из сети электронное и техническое оборудование).
В табличной форме может быть представлен процесс обмена секретарем информацией со внешними и внутренними «корреспондентами» (подразделениями, ответственными исполнителями, вышестоящими организациями и др.):
Таблица 1
Получаете
Передаете
Автор информации
Содержание
Сроки и периодичность получения
Автор информации
Содержание
Сроки и периодичность получения
1
2
3
4
5
6
В отдельной таблице можно зафиксировать все информационные связи секретаря и руководителя.
Учитывая, что такие разделы обучающей инструкции, как «Взаимоотношения секретаря» и «Ответственность», принципиально не отличаются от должностной инструкции.
2.3. Составление, изготовление и издание
конфиденциального документа в
ФГОУ СПО «Приморский политехнический колледж»
Под исполнением конфиденциального документа понимается процесс документирования управленческих решений и действий, результатов выполнения руководителями и сотрудниками колледжа поставленных задач и отдельных заданий, поручений, а также реализации функций, закрепленных за ними в должностных инструкциях.
Факторами, инициирующими процесс исполнения, являются:
· Получение руководителем, сотрудником (исполнителем) поступившего документа;
· Письменное или устное указание вышестоящего руководителя;
· Устный запрос на информацию или принятие решения от других фирм, учреждений и отдельных лиц;
· Задания и поручения, включенные в рабочие планы, графики работы, должностные инструкции и другие, организационные и плановые документы;
· Полезная информация, полученная из реферативных и информационных сборников, рекламных изданий.
В отличие от исполнения процесс использования документа предполагает включение его в информационно-документационную систему, обеспечивающую исполнение других документов, выполнение управленческих действий и решений.
Для использования в работе обычно попадают законодательные акты, организационно-правовые, нормативные, распорядительные, справочно-информационные документы, разнообразные рекламные издания и научно-техническая информация.
Процесс ознакомления с конфиденциальным документом – это информирование сотрудника колледжа или иного заинтересованного лица, осуществляемое в соответствии с резолюцией полномочного руководителя (директора колледжа либо его заместителей) на конфиденциальном документе, о принятом этим руководителем решении или решении другой организационной структуры.
В ходе исполнения конфиденциальных документов могут возникнуть следующие основные угрозы:
· Утрата (разглашение, утечка) ценной информации за счет ее документирования на случайном носителе;
· Подготовка к изданию документа, не обосновавшего деловой необходимостью или неразрешенного для издания, т.е. документирования определенной информации;
· Включение в документ избыточных конфиденциальных сведений, что равносильно разглашению тайны колледжа;
· Случайное или умышленное занижение грифа конфиденциальности сведений, включенных в документ;
· Изготовление документа в условиях, которые не гарантируют сохранность носителя, конфиденциальность информации;
· Утеря оригинала, черновика, варианта или редакции документа, его части, приложения к документу;
Важно, что в отличие от исполнения открытых документов исполнение конфиденциальных документов представляет собой стадию, насыщенную различными технологическими этапами и процедурами, основными из которых являются:
· Установление уровня грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ;
· Оформление и учет носителя для документирования выделенного комплекса конфиденциальной информации;
· Составление и изготовление конфиденциального документа, и его издание;
Общеизвестно, что в наибольшей безопасности находится конфиденциальная информация, не зафиксированная на каком-либо носителе; ценная информация немедленно подвергается угрозе при возникновении необходимости ее документирования.
В связи с этим система защиты конфиденциальной информации в ФГОУ СПО «Приморский политехнический колледж» начинает функционировать не после издания (подписания) конфиденциального документа, а заблаговременно, т.е. до создания будущего документа.
Прежде чем издать документ, следует установить, является ли данная информация конфиденциальной и какой уровень грифа конфиденциальности ей должен быть присвоен в случае положительного ответа.
Своевременное установление грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ, — первый и основной элемент защиты документированной информации, позволяющий обеспечить относительно надежную безопасность тайны колледжа.
Основу присвоения документу грифа конфиденциальности должны составлять: перечень конфиденциальных сведений колледжа, требования партнеров, а также перечень конфиденциальных документов колледжа.
Система грифования (маркирования) документов не гарантирует сохранность информации, однако, позволяет четко организовать работу с документами, в частности сформировать систему доступа к документам персонала.
Гриф конфиденциальности,или гриф ограничения доступа к традиционному, машиночитаемому или электронному документу, представляет собой реквизит (элемент, служебную отметку, помету, пометку) формуляра документа, свидетельствующий о конфиденциальности содержащихся в документе сведений и проставляемый на самом документе и (или) сопроводительном письме к нему.
Гриф располагается, в соответствии с ГОСТ Р. 6.30-2003, на первом и титульном листах документа, а также на обложке дела (тома) в правом верхнем углу. На электронных документах и документах, записанных на любых машинных носителях, гриф обозначается на всех листах.
Документы и информация, конфиденциальные в целом, в своей массе (например, документация службы персонала, службы безопасности, документы, отнесенные к профессиональной тайне, и т. д.), как правило, не маркируются, потому что в полном объеме обладают строгим ограничением доступа к ним персонала.
Изменение или снятие грифа конфиденциальности документа производится при изменении степени конфиденциальности и ценности содержащихся в нем сведений.
Основными задачами учета носителей конфиденциальной информации (или, как часто их называют в научной литературе, документов предварительного учета) являются:
· закрепление факта присвоения носителю (например, обычным листам бумаги, дискете и др.) категории конфиденциальности, ограниченного доступа;
· присвоение носителю учетного номера и включение его в справочно-информационный банк для обеспечения контроля за использованием и проверки наличия;
· документирование фактов перемещения носителя между сотрудниками фирмы, закрепление персональной ответственности за его сохранность;
· контроль работы исполнителя над документом и своевременного уничтожения носителя или его частей, потерявших практическое значение.
Все типы носителей конфиденциальной документированной информации должны быть учтены до начала составления проектов черновика, вариантов и беловика будущего документа.
При этом в колледже соблюдаются следующие условия защиты информации ограниченного доступа:
· формирование основы для последующей персональной ответственности сотрудника за сохранность носителя, повышенного внимания к нему;
· предупреждение возможности нецелевого использования носителя или его неправильного хранения;
· формирование грифа конфиденциальности будущего документа;
· предупреждение возможности тайной подмены носителя, изъятия из него или включения в него отдельных частей (листов, кусков фото-, видео- или магнитной пленки), для чего фиксируются технические характеристики носителя (количество листов, длина ленты, наличие склеек и др.);
· предупреждение технической возможности тайной разборки кассет, пеналов, футляров, конвертов и иных оболочек, содержащих технические носители информации;
· включение носителя в сферу регулярного контроля сохранности и местонахождения.
Информация всегда передается в письменном виде за подписью директора колледжа фирмы с соблюдением порядка обращения с отправляемыми конфиденциальными документами. Передача конфиденциальных сведений в устной форме не разрешается.
Обязательно учитываются проекты подготовленных конфиденциальных электронных документов, факсов и телеграмм. Ответным документам присваивается новый учетный номер.
Приложения к подготовленным конфиденциальным документам являются самостоятельными документами и имеют свои учетные номера по соответствующим видам учета, в том числе номер неконфиденциального документа, если приложение не содержит защищаемых сведений.
Цель этапа изготовления конфиденциального документа продолжение
--PAGE_BREAK--