Понятие управленческого документа

--PAGE_BREAK--1.2. Функции документа
В социальном плане любой официальный документ полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций, что и позволяет ему удовлетворить различные человеческие потребности. Среди функций выделяют общие и специальные.

Общие функции документа:

– информационная: любой документ создается для сохранения информации;

– социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной по­требностью;

– коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;

– культурная: документ — средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации. Так, на­пример, в научно-технической документации находит отраже­ние уровень научного и технического развития общества.

Специальные функции документа:

– управленческая: документ является инструментом уп­равления; этой функцией наделены так называемые управлен­ческие документы (плановые, отчетные, организационно-рас­порядительные документы и др.), специально создаваемые для целей управления;

– правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Пра­вовую функцию выполняют законодательные и правовые нор­мативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время. Так, для использования в качестве судеб­ного доказательства это может, быть любой документ;

– функция исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии обще­ства.

Указанные функции имеют интернациональный характер и определяют основные правила составления и оформления документов.

Так, например, юридическая сила документа обес­печивается комплексом реквизитов — обязательных элемен­тов оформления документа. К ним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др. Совокупность реквизитов и схема их расположения на документе составляют формуляр документа.
1.3. Основные правила составления и оформления документов
Основные правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-методических документах – государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата.

На основе законодательных, нормативных и нормативно – методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламенте, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе:

– права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов;

– состав применяемых в аппарате управленческих документов;

– компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;

– порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;

– обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

Независимо от способа документирования и вида носителя, к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования:

– обеспечение юридической силы документа;

– создание условий для оперативного исполнения документов;

– возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях);

– возможность использования для создания, копирования, обработки документов средства организационной техники.

Действующие государственные нормативно – технические документы предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Для этого в стандарт включены рекомендации по расположению реквизитов на поле документа и их рациональной компоновке.

Среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации, так как входящие в нее документы применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности.

Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 29 наименований.

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – код  формы документа;

06 – наименование организации;

07 – справочные данные об организации;

08 – наименование вида организации;

09 – дата документа;

10 – регистрационный номер документа;

11 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 – место составления или издания документа;

13 – гриф ограничения доступа к документу;

14 – адресат;

15 – гриф утверждения документа;

16 – резолюция;

17 – заголовок к тексту;

18 – отметка о контроле;

19 – текст документа;

20 – отметка о наличии приложения;

21 – подпись;

22 – гриф согласования документа;

23 – визы согласования документа;

24 – печать;

25 – отметка о заверении копии;

26 – отметка об исполнителе;

27 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 – отметка  о поступлении документа в организацию;

29 – идентификатор электронной копии документа.

Это максимальный перечень реквизитов, используемых при составлении и оформлении документов, составляющих эту систему. Перечень реквизитов ГОСТ Р 6.30-97 составлен с учетом необходимости придания документам юридической силы, их идентификация. Этой цели служат реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 15, 21, 22, 23, 24.

Реквизиты 11, 13, 14, 16, 17, 18, 20, 25, 26, 27, 28, 29 предназначены для поиска документа и фиксации его «прохождения» через управленческий аппарат. Отметки на документах проставляются в процессе работы с ними в делопроизводственной службе или исполнителем при подготовке проекта документа. Этими отметками фиксируют дату получения, исполнения, фамилии исполнителей, постановку документа на контроль и др. Соблюдение требований ГОСТ 6.30-97 обеспечивает рациональное размещение служебных отметок, используемых для фиксации на документе делопроизводственных операций, выполняемых при регистрации документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении.

Реквизит 19 «текст документа» передает основное содержание документа.

Каждый конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов).

Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое «закреплено» за реквизитом в соответствие с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с документом в аппарате управления.

В России совре­менные требования к оформлению организационно-распоряди­тельной (административной) документации зафиксированы государственным стандартом (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифициро­ванные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспро­изведением Государственного герба Российской Федерации.
    продолжение
--PAGE_BREAK--