1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УПРАВЛЕНИЯ ПФР
Управление Пенсионного фонда создано с Согласия между Пенсионным фондом Российской Федерации и администрацией Белгородской области о передаче Отделению Пенсионного фонда Российской Федерации по Белгородской области полномочий по назначению и выплате государственных пенсий.
Учредитель: Пенсионный фонд Российской Федерации.
Управление входит в структуру Пенсионного фонда Российской Федерации и непосредственно подчиняется Отделению Пенсионного фонда Российской Федерации по Белгородской области (далее – Отделение).
Финансирование расходов на содержание Управления ПФР осуществляется Пенсионным фондом Российской Федерации через Отделение.
Деятельность Управления основывается на современных технологиях сбора, передачи, хранения и обработки пенсионной информации. Доступ к ней имеет ограниченное число лиц, так как она конфиденциальна.
Управление является юридическим лицом, имеет в оперативном управлении федеральное имущество, самостоятельный баланс, текущий и другие счета в банках, может приобретать и осуществлять имущественные и неимущественные права и нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде1.
Управление имеет круглую печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и своим наименованием, а также фирменные бланки, штампы2.
Решение о ликвидации либо реорганизации (слиянии, присоединении, выделении, преобразовании) Управления принимается Правлением ПФР в соответствии с условиями и порядком, установленными действующим законодательством Российской Федерации.
Имущество в случае ликвидации Управления передаётся Отделению2.
Функции управления:
— выявление, регистрацию и учёт в установленном порядке плательщиков взносов в ПФР в соответствии с действующим законодательством;
— ведение государственного банка данных по всем категориям плательщиков взносов в ПФР;
— организацию и ведение индивидуального (персонифицированного) учёта сведений о застрахованных лицах для целей государственного пенсионного страхования;
— организацию работы по учёту поступления части единого социального налога (взноса) в ПФР, целевому сбору взносу в соответствии с действующим законодательством, аккумуляцию взносов, а также контроль за их своевременным и полным поступлением на государственное пенсионное страхование с учётом данных индивидуального (персонифицированного) учёта;
— привлечение добровольных взносов физических и юридических лиц в ПФР;
— составление и представление в Отделение в установленном порядке заявок на финансирование выплаты государственных пенсий и социальных пособий на погребение умерших пенсионеров, не работающих на день смерти
— целевое и рациональное использование средств, выделяемых на выплату государственных пенсий и социальных пособий на погребение умерших пенсионеров, не работающих на день смерти;
— контроль за правильностью оформления документов, представляемых для назначения (перерасчёта) государственных пенсий;
— защиту конфиденциальной информации в соответствии с нормативными документами и указаниями Правления ПФР, Исполнительной дирекции ПФР и Отделения;
— ведение справочно-кодификационной работы по законодательству;
— ведение базы данных по пенсионерам.
Вышеперечисленные функции территориального Управления ПФР не являются полными. Существует еще не мало функций, которые в своей деятельности должны выполнять работники Управления ПФР.
Руководство Управлением осуществляет начальник, который назначается на должность приказом управляющего Отделением
Начальник Управления:
— несёт всю полноту ответственности за выполнение работ, возложенной на Управление;
— является распорядителем средств, выделяемых на выплату государственных пенсий и социальных пособий на погребение умерших пенсионеров, не работающих на день смерти, содержание Управления, несёт ответственность за правильное исполнение этих средств;
— принимает решение о назначении (перерасчёте) государственных пенсий, об удержании из пенсий;
— является начальником гражданской обороны;
— издаёт приказы и даёт указания, обязательные для работников Управления;
— обеспечивает подбор, расстановку кадров и их обучения на рабочем месте;
— заключает и расторгает трудовые договоры с работниками Управления;
— без доверенности действует от имени Управления, распоряжается его имуществом и заключает договоры в пределах компетенции, определённой Правилами ПФР, выдаёт доверенности;
— решает другие вопросы, отнесённые к его компетенции;
— назначение кадров на должности заместителей начальника Управления, главного бухгалтера, начальников отделов осуществляется начальником Управления исключительно по согласованию с Отделением.
Финансово-экономическая группа является структурным подразделением Управления. Задачи группы:
Планирование, контроль и анализ исполнения годового бюджета и ежеквартального бюджета управления ПФ по доходам и расходам (на основе договоров, счетов оплаты, счетов фактур и др.)
Формирование полной и достоверной информации, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности, обеспечение этой информации, предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности управления и выявления внутрихозяйственных ресурсов и финансовой устойчивости.
В соответствии с возложенными на нее задачами осуществляется:
— Планирование годового бюджета управления.
— Проведение аналитической работы по выполнению плановых показателей бюджета управления ПФ.
— Сбор и анализ статистической отчетности и информации по формам отчетности по пенсионному обеспечению, трудовым ресурсам, заработной плате работников.
— Проведение анализа по использованию бюджета, сметы расходов на содержание управления, финансово-хозяйственной деятельности управления.
— Разработка и представления в отделения ПФР ежеквартальных заявок на право расходования средств(лимита) для осуществления выплат государственных пенсий и пособий, финансируемых из бюджета ПФР по утвержденной форме и в установленные сроки.
— Разработка и предоставления смет расходов на содержание управления.
В настоящее время согласно штатного расписания обязанности выполнения работы делопроизводства возложены на главного специалиста по кадрам. Специалист осуществляет свою работу на основании Трудового Законодательства, Положения об управлении ПФ РФ, инструкций, указаний Правления ПФР, Единой государственной системы документационного обеспечения управления, Инструкцией по работе с письмами, заявлениями, предложениями граждан, приказов и распоряжений начальника управления, руководящих материалов и стандартов, плана работы и инструкцией. Назначается и освобождается от должности начальником Управления по согласованию с Управлением ПФР по Белгородской области.
Главный специалист по кадрам и делопроизводству должен знать и соблюдать:
— Правила внутреннего трудового распорядка;
— Правила и нормы охраны труда, техники безопасности;
— Общие принципы служебного поведения – соблюдать нормы служебной, профессиональной этики и правила делового поведения, проявлять корректность и внимательность в обращении с гражданами и представителями организаций.
Основными его функциями являются:
1. организация работы по обеспечению управления кадрами требуемых профессий, подбор и рациональная расстановка кадров;
2. организация ведения делопроизводства в управлении, обеспечения своевременной обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, контроль за сроками исполнения документов.
Специалист по кадрам и делопроизводству обязан:
1. Заниматься вопросами приема, увольнения, перевода работников.
2. Организовывать своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством и приказами начальника управления; учет личного состава по карточкам ф. Т-2; выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности; заполнение и хранение трудовых книжек работников; ведение установленной документации по кадрам; представление работников к поощрениям и награждениям.
3. Принимать участие в аттестации, определять круг специалистов, подлежащих очередной и повторной аттестации, обеспечивать подготовку необходимых документов, создание резерва кадров на выдвижение,
4. Вести учет и оформление больничных листов работников управления, своевременно предоставлять их для оплаты в финансово-экономическую группу.
5. Оформлять на пенсию работников управления.
6. Организовывать контроль за состоянием трудовой дисциплины, соблюдением работниками Правил внутреннего трудового распорядка.
7. Составлять ежегодно график отпусков работников управления и осуществлять контроль за его соблюдением.
8. Составлять установленную в управлении отчетность в строго установленные сроки.
9. Оформлять документы для установления надбавок к должностному окладу работникам управления за выслугу лет; подготавливать документы и принимать участие в работе комиссии по установлению трудового стажа, дающего право на надбавку к должностному окладу за выслугу лет.
10. Осуществлять прием поступающей корреспонденции и передачи ее на рассмотрение руководству.
11. Производить своевременную регистрацию поступившей корреспонденции в журналах входящей корреспонденции для дальнейшей передачи зарегистрированной корреспонденции исполнителям.
12. Обеспечивать контроль за передачей документации руководству и исполнителям.
13. Осуществлять систематический контроль за сроками исполнения документов и правильностью их оформления.
14. Производить печатание приказов по основной деятельности управления и передачи копий приказов исполнителям.
15. Вести табель учета рабочего времени по своему структурному подразделению.
16. Формирует документы в соответствии с утвержденной Номенклатурой дел.
17. Обеспечивает упаковку и отправку обычной, заказной, заказной с уведомлением, курьерской, электронной почтовой корреспонденции по адресатам; отправку пенсионных дел за пределы района, города, России.
18. Осуществляет отправку исходящей документации, проверку правильности оформления, адресования, наличие подписей, виз и приложений.
19. Обеспечивает регистрацию исходящей корреспонденции в журналах учета исходящей корреспонденции.
20.Обеспечивает получение корреспонденции с отделения почтовой связи, следит за сроками получения их с почтового отделения, а также получения их в надлежащем виде.
Для решения стоящих перед ним задач и возложенных на него обязанностей, предоставляется право:
Вносить предложения начальнику управления и заместителю начальника управления по совершенствованию своей работы и работы управления.
Не принимать к исполнению неправильно и незаконно оформленные документы.
Специалист несет ответственность за качество и своевременность выполнения обязанностей, возложенных на него должностной инструкцией.
Отдел персонифицированного учёта и взаимодействия со страхователями и застрахованными лицами является структурным подразделением Управления. Суть персонифицированного учета (ПУ): на каждое лицо в Пенсионном фонде (ПФР) открывается индивидуальный лицевой счет застрахованного лица. Каждый работодатель регулярно представляет в Пенсионный фонд сведения о стаже, заработке и начисленных страховых взносах каждого застрахованного лица. Эти сведения накапливаются на лицевом счете и в дальнейшем по этим данным назначается пенсия.
Основные цели Персонифицированного учета:
— назначение пенсий в соответствии с результатами труда каждого застрахованного лица — сейчас заполненную трудовую книжку и справки о заработке можно купить, можно подделать, индивидуальные сведения подделать намного труднее, если вообще возможно, учитывая регулярные проверки;
— развитие заинтересованности застрахованных лиц в уплате страховых взносов в ПФР, то есть чем больше зарплата, тем больше страховые взносы и тем больше в будущем пенсия. Скрывать зарплату становится стратегически невыгодно;
— учет и планирование расходов на выплату пенсий и др. макроэкономических показателей1.
Таким образом, территориальное Управление ПФР является крупной организацией, со своей структурой, целями, функциями.