--PAGE_BREAK--
2.2
Особенности документооборота в отделе ОЮЛиКК ОАО «Электросвязь Оренбургской области»
Отдел обслуживания юридических лиц и корпоративных клиентов (ОЮЛиКК) открытого акционерного общества «Электросвязь Оренбургской области» осуществляет прием клиентов по вопросам связи. Отдел ОЮЛиКК действует на правах структурного подразделения и подчиняется непосредственно начальнику отдела (оргструктура представлена в приложение А).
Специалист отдела обслуживания юридических лиц и корпоративных клиентов:
— осуществляет поиск покупателей, проводит переговоры с ними, оформляет сделку;
— организует выполнение заказа и контролирует соблюдение сроков и условий;
— сдает заказ клиентам.
Отличительной чертой работы специалиста ОЮЛиКК являются многочисленные контакты с потенциальными клиентами. Свою работу специалист отдела ОЮЛиКК планирует и выполняет, а так же несет за нее ответственность.
Специалист отдела ОЮЛиКК несет ответственность за неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.
Работа сотрудников отдела ОЮЛиКК связана с получением, созданием документов, их хранению, в результате существует примерный перечень типового технического оснащения рабочего места: персональные компьютеры, связанные с местной локальной сетью, принтеры, телефон, факс и набором различных носителей информации: бумага, дискеты.
Организация работы с документами отдела предполагает:
1) обеспечение условий для создания, накопления, обработки документированной информации;
2) обеспечение документированной информацией ее потребителей (как внутри, так и за пределами общества) в соответствии с их потребностями;
3) обеспечение соблюдения установленной в обществе технологии обращения с документированной информацией на всех ее этапах.
Движение документов с момента их получения (создания) и до момента их исполнения (отправки или сдачи в дело) образует документооборот на предприятии. Документооборот на предприятии предполагает взаимосвязанное и взаимосогласованное движение документированной информации по трем основным каналам, предназначенным, соответственно, для входящих, исходящих и внутренних документов.
Прием входящей информации и последующая ее обработка в отделе ОЮЛиКК осуществляется главным специалистом и его помощником.
Получение отдельных видов документов организовано непосредственно в предприятии при наличии соответствующих технических средств коммуникации. К числу таких документов относятся, в частности, телефакс, сообщения электронной почты e-mail. Также к входящей документации относят:
— заявление,
— письмо-просьба;
— документы, приходящие по факсу;
— документы, приходящие на Интернет сайт.
Организация первичной обработки документов, включает их прием, проверку правильности адресования, если они пришли на почту или по факсу. Прием входящей документации в отделе ОЮЛиКК проводится главным специалистом этого отдела.
Заявления может быть оформлено в письменном виде, либо на специальных бланка (бланк представлен в приложении Е).Они оформляются на месте, т.е. в самом отделе, либо приходит по факсу, либо заявки принимаются по Интернету.
Письма-просьбы принимаются, так же как и заявления, где указывается просьба об оказании услуг. Бланк письмо-просьба полученный по факсу представлен в приложении З.
Интернет сайт, предназначен для корпоративных клиентов, где принимаются заявки на предоставление доступа к Интернету (пример заявки представлен в приложенииЖ).
Важной особенностью отдела ОЮЛиКК является то, что клиенты не только приходят в отдел, но и то, что специалисты обзваниваютнаселение и предлагают услуги по связи. После чего оформляется заявление.
Предварительное рассмотрение документов проводится также главным специалистом с целью распределения поступивших документов. Предварительное рассмотрение осуществляется на основании сведений об адресате, темы документа, исходя из распределения полномочий между структурными подразделениями и должностными лицами отдела.
Рассмотрение документов начальником включает передачу документов по назначению, изучение содержания входящей корреспонденции, а также передачу документов исполнителям (ответственным исполнителям). Без рассмотрения начальника отдела передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованное в отдел. Это позволяет освободить начальника отдела от рассмотрения мелких текущих вопросов, решение которое может принимать главный специалист, и значительно ускорить движение входящих документов, а значит, ускорить и их исполнение. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные начальнику отдела, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности отдела, необходимую для принятия управленческих решений.
Рассмотренные начальником отдела документы передаются главному специалисту, который, осуществляет принятое начальником управленческое решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы эти документы передаются на исполнение специалиста.
Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день рассмотрения руководителем документа. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, специалист размножает его в нужном количестве экземпляров.
К исходящим документам относят: коммерческое предложение, запросы, заявки, письма. Работа с исходящими документами начинается с подготовки ответственным исполнителем документа, который затем согласовывается с начальством и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа после распечатки подписывается начальником отдела, затем отправляется адресату.
Документы оправляются в другие организации различными способами: по почте, по факсу, по электронной почте и др. Почтовые отправления упаковывают, оформляют и сдают в отделения связи. Перед упаковкой документов отдел ОЮЛиКК обязан проверить правильность оформления документов, неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.
Расчет за услуги электросвязи осуществляется в программе АСР «Старт». Современная автоматизированная система расчетов за услуги электросвязи (АСР) или биллинговая система определяется как комплекс аппаратно-программных средств и организационно-технологических мероприятий, обеспечивающих следующие функции:
— учет и обслуживание абонентов сети оператора связи;
— сбор информации об оказанных услугах и их тарификацию;
— формирование платежных документов;
— прием платежей и контроль их прохождения.
Уникальность биллинга как информационной системы состоит в объединении разнородных информационных потоков на уровне управления услугами и расчетами (объединение представлено на рисунке 2).
На входе в АСР с помощью различных средств и протоколов поступает первичная информация об оказанных услугах связи, данные о неоказании услуг связи, заявки, претензии клиентов, платежи за услуги связи в наличной и безналичной форме.
На выходе биллинговой системы первичные данные представлены в агрегированном виде, согласно требованиям финансовых систем управления. Сюда же относятся отчетные формы, статистические выборки по услугам и загрузке оборудования, данные по отдельным пользователям и группам абонентов и клиентов. При этом внешние задачи могут управлять биллинговой системой, например посредством изменения тарифов или установки скидок на отдельные услуги или пакеты услуг.
Рисунок 2 – Схема объедания компонентов информационной системы АСР «Старт» (биллинговая система)
В результате АСР или биллинговая система сама по себе представляет собой многокомпонентную технически сложную систему. Каждая компонента представляет собой функционально законченный блок и самостоятельно реализовывает одну из задач оператора.
Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие: составляется проект документа, проводится его согласование с должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается начальником. Внутренними документами являются договора, заявки, допсоглашения и др.
Обмен внутренними документами (отправка и получение или передача и прием) производится исполнителями документов непосредственно адресатам; через секретарей или лиц, ответственных за ведение делопроизводства — между соответствующими должностными лицами администрации; посредством каналов внутренней электронной связи (локальной сети); средствами почтовой, курьерской связи, а также по каналам факса и телефонной связи.
Документы исполняются либо в сроки, установленные резолюцией, определяющей порядок исполнения документа, либо в соответствии с типовыми сроками, предусмотренными для их исполнения. Контроль сроков исполнения внутренних документов ведется в отделе.
Таким образом, сделав анализ организации документооборота в отделе обслуживания юридических лиц и корпоративных клиентов, обнаружены следующие недостатки, из-за отсутствия журналов регистрации не ведется подсчет количества документов, что затрудняет и инструкции по делопроизводству в отделе ОЮЛиКК.
3. Совершенствование организации документооборота в отделе обслуживания юридических лиц и корпоративных клиентов открытого акционерного общества «Электросвязь Оренбургской области»
Сегодня на любом современном предприятии основным способом предоставлении информации является документ. Фактически, неэффективное использование информации или ее утрата может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ – это потерянные денег, потерянное время, упущенные возможности.
В конечном счете, автоматизация документооборота позволяет обеспечить предприятию конкурентное преимущество.
Предлагаем ввести электронную программу для регистрации всех документов. Внедрение информационных систем требуют не только немало усилий, но и больших капиталовложений.
Эффективность работы можно повышать двумя способами: сокращая затраты и повышая производительность труда. Внедрение системы электронного документооборота может решить обе эти проблемы.
Рассчитать прямой экономический эффект можно, проведя комплексное обследование отдела и выявить набор измеряемых параметров.
Эти параметры будут касаться, прежде всего, таких факторов как:
— уменьшение площадей, отводимых для хранения документов;
— уменьшение затрат на копирование;
— сокращение затрат на бумагу и расходные материалы для принтеров;
— уменьшение затрат на доставку информации в бумажном виде;
— уменьшение затрат на ресурсы: люди и оборудование.
Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников: повышение скорости выполнение работ, увеличение объема выполняемых работ, снижение ошибок при работе (особенно с документами, имеющими юридические обязательства).
Переход хотя бы части документов в электронный вид позволяет существенно уменьшить затраты на бумагу, копировальное оборудование, расходные материалы, содержание огромных архивов бумажных документов.
Ниже проведен сравнительный анализ системы электронного документооборота «ДокМенеджер», автоматизированная система контроля исполнения документов и порученийАСКИДи CompanyMedia — программный комплекс — система электронного документооборота.
Таблица 1 – Сравнительная характеристика автоматизированной системы документационного управления
Критерий
ДокМенеджер
АСКИД
CompanyMedia
1
2
3
4
Класс системы (основная функциональность)
Система электронного документооборота
Автоматизирован-ная система
система электронного документооборота
Продолжение таблицы 1
1
2
3
4
1. Работа с документами
+
+
+
Контроль исполнительской дисциплины
+
+
+
Поиск документов
+
+
+
Организация защищенного документооборота в сети
Разграничение прав доступа — задание пользователю или группе пользователей прав на чтение / модификацию для каждого документа или для выбранной номенклатуры дел
+
-
+
Шифрование, хранение и передача документов и инф-ии о поручениях в зашифрованном виде
-
-
-
Контроль бизнес-процесса
Назначение сроков -возможность назначить срок выполнения задания, этапа бизнес-процесса, всего бизнес-процесса
+
+
+
Автоматические уведомления — возможность настроить автоматические оповещения в зависимости от сроков
+
+
+
Контроль состояния — возможность в любой момент наглядно увидеть состояние всех реализующихся бизнес-процессов
+
+
+
Средства просмотра и печати отчетов -наличие в системе встроенных средств для просмотра и печати выходных документов
+
+
+
Редактор отчетов -возможность на выбор задания запросов
информации из базы данных и создания соответствующей этому запросу формы вывода итогового документа (отчета либо журнала).
-
+
-
Продолжение таблицы 1
1
2
3
4
Службы доступа через глобальную сеть
Поддержка электронного бизнеса, Удаленное администрирование
-
-
-
Электронная подпись — возможность использования электронной подписи
+
+
+
Основные преимущества
Простота использования и внедрения; широкие возможности взаимосвязи с другими системами (CRM, ERP, 1С и другими) и др.
Многоуровневая вертикальная система сквозного контроля; легкость внедрения; гибкость; обмен информацией
Простота использования и внедрения; состоит из модуляторов; возможность работы с другими программами и др.
Стоимость системы
Серверная лицензия -17945 руб. Лицензия на рабочее место (при количестве 1-70) — 2553 руб.
Серверная лицензия -19453 руб. Лицензия на рабочее место (при количестве 1-70) — 5833 руб.
Серверная лицензия -20451руб. Лицензия на рабочее место (при количестве 1-70) — 6553 руб.
По этим критериям руководитель предприятия должен выбрать одну из программ для своего офиса. Необходимо выбрать ту, которая имеет больше положительных критериев, чем отрицательных.
Для предприятия выгоднее приобрести программу ДокМенеджер, по материальным соображениям, но в АСКИДи CompanyMediaбольше функций по работе с документами, но она дороже.
Проанализировав документооборот отделаОЮЛиККможно сделать вывод, что для него подойдет более простая программа электронного документооборота как, например, ДокМенеджер, представленная на рисунке3.
Система «ДокМенеджер» позволяет обеспечить поддержку, как внутренних процессов, так и процессов работы с клиентами и партнерами:
— наладить управленческий документооборот;
— наладить управление заявками/запросами сотрудников, клиентов и партнеров;
— ускорить обработку договоров;
— получить полную информацию о взаимодействии внутри предприятия;
— обеспечить контроль исполнения решений;
— навести порядок в документации
Рисунок 3 – Рекомендуемая программа ДокМенеджер используемая в отделе ОЮЛиКК ОАО «Электросвязь Оренбургской области»
В результате работы с программой «ДокМенеджер» достигается:
— минимизация влияния человеческого фактора;
— доступность и целостность информации даже при высокой текучке кадров;
— контроль соблюдения сроков;
— объективная информация для руководства о сроках и качестве работы подчиненных;
— сокращение затрат на обработку и передачу данных.
Пожалуй, главное, чего в итоге удается достичь – это повышения уровня управляемости отделом, что позволяет ей быстрее реагировать на внешние изменения и обеспечивает конкурентное преимущество.
В отделе обслуживания юридических лиц и корпоративных клиентов ОАО «Электросвязь Оренбургской области» отсутствует инструкция по делопроизводству. Для совершенствования работы с документами предлагается ее разработка. Рекомендуемая инструкция по делопроизводству отдела ОЮЛиКК ОАО «Электросвязь Оренбургской области» представлена в приложении И.
Пример инструкции по делопроизводству включает в себя:
— Общие положения;
— правила подготовки и оформления документов;
— требования к реквизитам документов;
— порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящих документов;
— организация контроля исполнения документов;
— составление номенклатуры дел;
— экспертиза ценности документов;
— передача дел в архив;
Заключение
Движение документов с момента их получения (создания) и до момента их исполнения (отправки или сдачи в дело) образует документооборот на предприятии. Документооборот на предприятии продолжение
--PAGE_BREAK--