--PAGE_BREAK--
Вопрос 11. Документирование приема на работу руководящего состава, специалистов, научных и других категорий работников
Научно-педагогические работники должны предоставлять документы, характеризующие научно-пед. деят-ть: список научных трудов, список монографий, публикации, учебники, книги и другое.
Особенности по процедуре приема:
1. Получение отделом кадров от гражданина лично или по почте резюме
2. Изучение резюме руководителем подразделения. Вызов для беседы. В этом случае объявление об отказе остальным не делается.
3. Информирование кандидата об его будущих обязанностях, о правилах внутреннего трудового распорядка, об оплате труда.
4. Беседа руководства организации с кандидатом.
5. Заполнение кандидатами заявления и предоставление в отдел кадров
6. Предварительное собеседование кандидатов с работниками отдела кадров по представленным документам
7. Собеседование экспертов с кандидатами с целью определения профессиональных способностей, моральных качеств.
8. При необходимости тестирование, анкетирование и другие методы отбора.
9. По собранным материалам принятие решения руководителем
10. Беседа-инструктаж руководителя структурного подразделения, ознакомление с должностной инструкцией, инструктаж по безопасности. При согласии кандидата заполнение типовой формы трудового договора.
11. Обсуждение сторонами содержания трудового договора, при необходимости внесение изменений, дополнений.
12.Заполнение сотрудником службы УП унифицированной формы приказа (форма Т-1), распечатка бумажного экземпляра, визирование приказа и подписание работодателем.
13. Ознакомление работника с приказом, выдача по его просьбе заверенной копии приказа
14. Информирование руководителя структурного подразделения о приеме на работу нового работника, внесение фамилии работника в табель учета использования рабочего времени (форма Т-12, Т-13)
15. Заведение личного дела на вновь принятого работника
Заполнение личной карточки и других учетных форм.
16. Внесение фамилии работника в первичные учетные бух. документы
Внесение записи в трудовую книжку.
Вопрос 12. Документирование приема на работу лиц, функциональные обязанности которых связаны с владением конфиденциальной информацией
При приеме на работу данной категории лиц включаются дополнительно следующие процедуры. Подбор предполагает такую кандидатуру для приема на работу или перевода.
1. Получение резюме
2. Изучение резюме или личного дела, если кандидат из этой же орг-ции
3. Информ-ние кандидата, если он работает в этой орг-ции о будущих должностных обязанностях. Если кандидат не работает в данной орг-ции – знакомство с орг-цией.
4. Заполнение гражданами, не работающими в данной орг-ции, заявления о приеме, автобиографии, личного листка по учету кадров. Рекомендуется цветное фото, копии документа об образовании и другое. Если это работающий сотрудник – обновление материалов личного дела. Предоставление руководителю структурного подразделения о переводе на другую должность.
5. Собеседование кандидата с работниками отдела кадров.
6. Опрос с согласия кандидатов авторитетных для орг-ции лиц, лично знающих работника. Обязательно протоколирование опроса.
7. Собеседование экспертов с кандидатами с целью определения профессиональных способностей, моральных качеств. Рассмотрение мед. справки. При необходимости тестирование и анкетирование.
8. По совокупности собранных материалов принятие решения
9. Заключительное собеседование. Получение принципиального согласия кандидата на работу с конфиденциальной информацией.
10. Подписание кандидатом обязательства о неразглашении тайны.
11. Беседа-инструктаж
12. Ознакомление с должностной инструкцией, с рабочими инструкциями.
13. Составление проекта трудового договора, подписание договора о временной работе без права доступа к конфиденциальной информации.
14. Составление и подписание приказа о приеме на работу с испытательным сроком.
15. Заведение личного дела
16. Изучение личных моральных и профессиональных качеств во время испытательного срока
17. Обучение сотрудника правилам работы с конфиденциальной информацией
18. Проверка знаний
19. Анализ результатов работы сотрудников в течении испытательного срока.
20. Составление нового трудового договора, издание соответствующего приказа или отказ сотруднику в работе.
21. Оформление допуска сотрудника к конфиденциальной информации и документам.
Вопрос 13. Состав документов, необходимых для приема на работу
Мировая практика выделяет следующие типовые документы, требуемые от работника при оформлении его трудоустройства:
— личное заявление о приеме на работу или переводе на другую должность
— личный листок по учету кадров
— автобиография
— трудовая книжка и контракты
— рекомендательные письма и характеристики
— копия документа об образовании
— фотография работника и другое.
Все записи, сделанные в листке по учету кадров, автобиографии сравниваются сотрудником отдела кадров с персональными документами. Неподтвержденные данные, на кот. настаивает гражданин, дополняются записью «со слов гражданина…». Исправления в документах не допускаются. Кипи дипломов, грамот, свидетельств и др. сверяются либо сотрудником ОК, либо сверяются и заверяются, нотариальное заверение не требуется. Запрещается делать копии с копий документов.
Паспорт, военный билет, дипломы и т.д. после работы с ними немедленно возвращаются гражданину. Работать с этими документами в отсутствии владельца запрещается. Единственный документ, кот. остается в отделе кадров – это трудовая книжка.
Личный листок по учету кадров: в нем собрана большая часть сведений о кандидате, обычно это типовая анкетная форма (фотография, 19 основных показателей: ФИО, год рождения, место рождения, должность…). Все пункты личного листка д/б заполнены четко, без сокращений и подчеркиваний, не допуск-ся почерк.
Автобиография – анкетный документ. Пишется в произвольной форме с обязательным изложением основных этапов жизни и трудовой деятельности. Д/б указана ВИО, причины изменения ФИО, год и место рождения, соц. положение, образование, какие уч. заведения заканчивал, трудовая деятельность в прямом хронологическом порядке, должность, место работы., служба в армии, поощрения, награды, судимость… Пишется в повествовательной форме, подписывается и датируется. Допускаются бланки автобиографии.
В ОК на основании личного листка по учету кадров и автобиографии может быть составлена биографическая справка или справка-объективка.
Характеристика является официальным документом. Обычно заполняется по запросам, составляется руководителем подразделения, в кот. трудиться работник. Подписывается первым руководителем орг-ции или полномочным заместителем или председателем профсоюза. Хар-ка отражает мнения этих лиц о работнике. Подписи заверяются гербовой печатью орг-ции. Выполняется на общем бланке и датируется. В характеристике учит-ся анкетные данные, должность, время работы в орг-ции, продвижение по службе, отношение к работе, рост проф. Уровня, наличие наград, деловые, моральные качества, черты характера. Текст от 3его лица. В конце указ-ся целевое назначение характеристики.
В РФ согласно Трудовому кодексу работодатель вправе требовать от поступающего на работу: трудовую книжку; документ, удостоверяющий личность (паспорт, справка, военный билет); документ об образовании; пенсионное страховое свидетельство.
После положительного решения о приеме на работу в отделе кадров оформляются следующие документы: Приказ-распоряжение о приеме на работу, Контракт работника (2 экз.: 1 – работнику, 2ой – в личное дело), Должностная инструкция, Инструкция по технике безопасности, Акт приемки-передачи рабочего места, Договор о полной материальной ответственности, Постановка на воинский учет, Личная карточка работника (хранится 5 лет) и другое.
Вопрос 14. Контроль достоверности персональных документов
1. Устанавливается общие принципы, которые должны соблюдаться работодателем или его представителем при обработке персональных данных.
Определены цели обработки персональных данных работника: соблюдение законов, иных нормативных правовых актов, содействие в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечение личной безопасности работников, контроль количества и качества выполняемой работы и обеспечение сохранности имущества.
Работодатель вправе подвергать обработке персональные данные работников с целью формирования кадрового резерва.
2. Статья закрепляет, что все персональные данные должны быть получены у самого работника. Так, лицо, претендующее на должность судьи, согласно ст. 5 Закона о статусе судей, вправе обратиться в соответствующую квалификационную коллегию судей с заявлением о рекомендации его на вакантную должность судьи.
Помимо указанного заявления в квалификационную коллегию судей представляются:
— подлинник документа, удостоверяющего личность претендента как гражданина Российской Федерации, или его копия;
— анкета, содержащая биографические сведения о претенденте;
— подлинник документа, подтверждающего юридическое образование претендента, или его заверенная копия;
— подлинники трудовой книжки, иных документов, подтверждающих трудовую деятельность претендента, или их копии;
— документ об отсутствии у претендента заболеваний, препятствующих назначению на должность судьи;
— сведения о результатах сдачи квалификационного экзамена.
Квалификационная коллегия судей организует проверку достоверности документов и сведений, указанных в п. 6 настоящей статьи. При этом квалификационная коллегия судей вправе обратиться с требованием о проверке достоверности представленных ей документов и сведений в соответствующие органы, которые обязаны сообщить о результатах проверки в установленный коллегией срок, но не позднее чем через 2 месяца со дня поступления указанного требования.
3. По общему правилу работодателю запрещено получать и обрабатывать персональные данные о политических, религиозных, иных убеждениях и частной жизни работника.
Данные о частной жизни работника (информация о жизнедеятельности в сфере семейных, бытовых, личных отношений), связанные с вопросами трудовых отношений, могут быть получены и обработаны работодателем только с его письменного согласия.
4. При приеме на работу, заключении трудового договора, заполнении анкетных данных работодатель не вправе получать и обобщать информацию о религиозных убеждениях работника, членстве в общественных объединениях, профсоюзной организации.
5. Принятие работодателем решений с учетом персональных данных работника не может быть основано только на использовании информации, полученной при их автоматизированной обработке или посредством электронного получения. Работодатель учитывает личные качества работника, его добросовестный и эффективный труд.
6. Персональные данные работника относятся к конфиденциальной информации. На работодателя возлагается обязанность обеспечить их защиту от неправомерного использования или утраты.
7. На работодателя возлагается обязанность знакомить работников и их представителей с документами организации (например, правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами), определяющими порядок обработки персональных данных работников, а также их права и обязанности.
8. В целях защиты частной жизни, личной и семейной тайны работники не должны отказываться от своего права на обработку персональных данных только с их согласия, поскольку это может повлечь причинение морального, материального вреда.
9. Кроме мер защиты персональных данных, установленных законодательством, работодатели, работники и их представители вырабатывают совместные меры защиты персональных данных работников, которые получают отражение в локальных нормативных актах организации (например, недопустимость хранения определенной информации о работниках на компьютерах, к которым имеется свободный доступ).
Вопрос 15. Документирование перевода сотрудников на другую работу
Перевод на другую работу осуществляется, как правило, с согласия работника. Основанием для перевода могут быть личное заявление или представление о переводе. В разрешенных законом случаях, например, при производственной необходимости или в случае простоя, согласия работника не требуется.
При этом основанием для перевода являются: докладные записки руководителей структурных подразделений, приказы по основной деятельности, акты или другие документы, фиксирующие причины временной перестановки кадров в связи со сложившейся производственной ситуацией.
Перевод на другую работу оформляется приказом по личному составу. Где указывается новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов – с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями ТК РФ), изменение оплаты труда (если оно возникает). Затем изменения, связанные с переводом работника на другую работу, заносятся в трудовую книжку, в личную карточку формы № Т-2 и/или личное дело, в лицевой счет по заработной плате.
Вопрос 16. Документирование процедуры поощрения работника
Трудовой кодекс РФ предусматривает следующие меры поощрения, которые применяет работодатель для поощрения работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности, которые могут быть поделены на меры морального и материального характера: меры морального поощрения, объявление благодарности; награждение почетной грамотой; представление к званию «Лучший по профессии»; меры материального поощрения; выдача премии; награждение ценным подарком.
Коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине могут предусматриваться другие виды поощрений (дополнительные оплачиваемые отпуска, компенсация затрат на ежегодный отдых, персональные надбавки, беспроцентные ссуды на приобретение жилого помещения).
Порядок применения мер поощрения за труд.
Правовой статус работодателя согласно ТК РФ включает право применения мер поощрения. Процедура применения мер поощрения трудовым законодательством определена частично, а значит, во многом определяется работодателем.
На практике поощрение объявляется в приказе или распоряжении, доводится до сведения работника и трудового коллектива и заносится соответствующая запись в трудовую книжку работника.
В оформляемом приказе указывается мотив поощрения, вид поощрения, форма поощрения, а в случае награждения ценным подарком (премией) также и его стоимость. Работодатель обязан ознакомить работника с данным приказом под роспись. Форма приказа (распоряжения) о поощрении работника утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (унифицированная формаТ-11)
Основанием издания приказа (распоряжения) о поощрении является представление, внесенное на рассмотрение руководителю организации непосредственным руководителем работника или кадровой службой организации. Поскольку процедура представления к поощрению законодательно не урегулирована, в каждой организации используется своя.
Сведения о поощрениях вносятся в трудовую книжку. Основанием внесения записи в трудовую книжку является соответствующий приказ (распоряжение) руководителя.
Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек в трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:
а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;
в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.
Правилами ведения и хранения трудовых книжек установлен недельный срок, не позднее которого работодатель обязан вносить соответствующие записи в трудовые книжки.
Порядок внесения сведений о награждении в трудовую книжку согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек следующий:
«в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 указывается дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер».
В обязательном порядке сведения о поощрениях заносятся также в личную карточку работника, в раздел VII «Награды (поощрения), почетные звания» (форма Т-2).
Таким образом, работник вправе настаивать на внесении в трудовую книжку соответствующей записи о любом из примененных к нему видов поощрений, если она не была внесена.
В целом документирование процедуры поощрения включает в себя:
· составление руководителем структурного подразделения, в котором трудиться работник, или руководителем кадровой службы представления о поощрении на имя руководителя организации с указанием вида поощрения в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка или иных локальных нормативных актов;
· издание приказа (распоряжения) о поощрении (унифицированная форма № Т-11, Т-11а) и его торжественное объявление;
· внесение необходимой записи в личную карточку (№Т-2) о поощрении работника;
· внесение соответствующей записи в трудовую книжку работника.
Вопрос 17. Документирование процедуры применения дисциплинарного взыскания
Дисциплинарный проступок — неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, влекущее за собой применение мер дисциплинарного воздействия.
Документально процедура состоит из нескольких этапов:
Этап 1. Фиксация проступка работника. Работодатель должен убедиться в том, что совершенное работником нарушение соответствует всем признакам дисциплинарного проступка.
Этап 2. Требование и представление работником объяснений
Работодатель обязан выслушать объяснения работника до применения дисциплинарного взыскания. Объяснения должны быть предоставлены в письменной форме.
Свои объяснения работник может изложить различными способами. В первую очередь — в объяснительной записке. Желательно, чтобы этот документ составлялся работником в произвольной форме от руки. Однако в ряде организаций для того, чтобы объяснения были стройными и логичными, практикуется применение трафаретных бланков, в которых работнику предлагается заполнить графы (строки, ячейки), предназначенные для ответов на вопросы:
— каковы причины (мотивы) совершения дисциплинарного проступка?
— считает ли работник себя виновным в совершении проступка?
— если нет, то кто, по мнению работника, должен быть привлечен к дисциплинарной ответственности?
Объяснительная записка адресуется либо руководителю организации, либо начальнику отдела кадров, либо руководителю структурного подразделения, в штат которого входит работник. Кому конкретно — должно быть определено в локальных нормативных актах организации. Объяснительная записка составляется работником в произвольном виде. На объяснительной записке генеральный директор или другое уполномоченное лицо проставляет резолюцию с решением по данному вопросу. Она может быть как признающая причины уважительными, так и неуважительными и применение к работнику дисциплинарного взыскания (указывается его вид), подпись и дата должностного лица. Резолюция проставляется как правило в верхней заголовочной части или любой свободной части документа.
Второй вариант получения объяснений — это фиксация разъяснений работника в акте, составляемом по факту совершения дисциплинарного проступка, посредством удостоверения работником объяснений своей подписью.
Работодатель должен доказать, что при наложении взыскания учитывались:
— тяжесть проступка;
— обстоятельства, при которых он был совершен;
— предшествующее поведение работника;
— его отношение к труду.
Этап 3. Наложение дисциплинарного взыскания
Решение работодателя о применении к работнику дисциплинарного взыскания должно быть выражено в приказе (распоряжении) работодателя. В течение трех рабочих дней с момента издания он должен быть объявлен работнику под расписку.
Если принимается решение о применении такого дисциплинарного взыскания как увольнение по соответствующему основанию, то приказ (распоряжение) составляется по унифицированной форме № Т-8 — о прекращении действия трудового договора с работником. В этом случае в строках «Основание увольнения» дается ссылка на пункт и статью ТК РФ, а в строке «Основание» перечисляются документы, которыми оформлен факт обнаружения дисциплинарного проступка (акт, объяснительная записка, пр.).
Поскольку унифицированная форма общего приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания в виде замечания или выговора не утверждена на федеральном уровне, то работодатель самостоятельно определяет его содержание. Приказ о наложении дисциплинарного взыскания является приказом по личному составу, несмотря на то, что для него не существует унифицированной формы и он оформляется по правилам приказов по основной деятельности: с констатирующей и распорядительной частью. Этот приказ может быть сложным, то есть в одном приказе могут налагаться дисциплинарные взыскания на нескольких работников.
В таком приказе (распоряжении) следует отразить:
— существо дисциплинарного проступка;
— время совершения и время обнаружения дисциплинарного проступка;
— вид применяемого взыскания;
— документы, подтверждающие совершение дисциплинарного проступка;
— документы, содержащие объяснения работника.
В приказе (распоряжении) о применении дисциплинарного взыскания также можно привести краткое изложение объяснений работника.
В случае если работник отказывается ознакомиться с приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания под роспись, то составляется соответствующий акт. В данном акте фиксируются факт отказа от росписи, а также факт несогласия с составленным актом.
Наложение дисциплинарного взыскания является правом работодателя и закреплено за ним законодательно для построения кадровой дисциплины в компании. Но, вместе с данным правом на работодателя возложена обязанность по соблюдению процедуры наложения данного дисциплинарного взыскания.
продолжение
--PAGE_BREAK--
Вопрос 18. Документация по учёту использования рабочего времени и расчётов по оплате труда
Комплекс документации по учёту использования рабочего времени и расчётов с персоналом по оплате труда информационно базируется на сведениях, содержащихся в трудовом договоре, плановых и распорядительных документах. Комплекс образуется в процессе учёта рабочего времени и расчёта соответствующего материального вознаграждения рабочих и служащих за труд.
Данный комплекс документации включает в себя следующие унифицированные формы:
§ табель использования рабочего времени и расчёта заработной платы (форма № Т-12);
§ табель использования рабочего времени (форма № Т-13);
§ расчётно-платёжная ведомость (форма № Т-49);
§ расчётная ведомость (форма № 51);
§ платёжная ведомость (форма № Т-53);
§ журнал регистрации платёжных ведомостей (форма № Т-53а);
§ лицевой счёт (форма № Т-54);
§ лицевой счёт (для средств вычислительной техники) (форма № 54а);
§ записка-расчёт о предоставлении отпуска (форма № Т-60);
§ записка-расчёт при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-61);
§ акт о приёмке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключённому на время выполнения определённой работы (форма № Т-73);
Вопрос 19. Документирование процедуры увольнения по инициативе работника
Свою инициативу об увольнении работник должен выразить в письменной форме путем составления личного заявления на имя работодателя.
При этом работник обязан предупредить работодателя о своем увольнении в письменной форме не позднее, чем за две недели, если иной срок не установлен ТК РФ или иным федеральным законом. Законодатель уточнил, что течение указанного срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении.
Действие трудового договора продолжается, если по истечении срока предупреждения об увольнении трудовой договор не расторгнут и работник не настаивает на увольнении.
Поэтому специалисты кадровой службы должны ответственно регистрировать поступающие заявления работников об увольнении по собственному желанию в Книге (журнале) регистрации заявлений, а также отслеживать сроки.
Заявление работника может быть составлено на трафаретном бланке или в произвольной форме написано от руки — все зависит от принятого порядка документооборота у конкретного работодателя.
Обязательными реквизитами заявления являются: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя), фамилия, должность заявителя и структурное подразделение, в котором он работает, (иногда указывается адрес заявителя: почтовый индекс, адрес места жительства, телефон), текст, подпись.
В заявлении работник обязательно должен указать дату (с учетом двухнедельного срока предупреждения работодателя) и причину увольнения — «по собственному желанию».
В целом документальное оформление процедуры увольнения работника включает в себя следующие этапы:
1. составление работником личного заявления об увольнении по собственному желанию;
2. издание работодателем приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником по форме №Т-8 (при увольнении одного работника) или №Т-8а (при увольнении нескольких работников);
3. ознакомление работника с приказом (распоряжением) о прекращении (расторжении) трудового договора и выдача по его просьбе надлежащим образом заверенной копии приказа (распоряжения);
4. внесение соответствующих записей в личную карточку форма №Т-2 (в установленных случаях №Т-2ГС (МС) или №Т-4);
5. внесение соответствующих отметок в Табель учета рабочего времени (формы №Т-12 или №Т-13) и иные первичные учетные документы;
6. расчет с работником по форме №Т-61 «Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником»;
7. оформление личного дела для передачи на архивное хранение (если его ведение предусмотрено в соответствии с порядком документооборота, принятого у данного работодателя);
8. внесение соответствующих записей в учетные формы: книгу (журнал) регистрации трудовых договоров, книгу (журнал) регистрации приказов по личному составу, книгу (журнал) регистрации личных карточек, книгу (журнал) регистрации личных дел, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
9. внесение соответствующей записи в трудовую книжку и выдача ее на руки работнику.
Увольнение работников оформляется приказом по личному составу, где указывается причина увольнения, согласно статьям ТК РФ. Затем делаются записи в трудовой книжке и в личной карточке (формы № Т-2) и/или личном деле. При увольнении работника в его личное дело помещается заявление об увольнении (служебная записка) и копия приказа об увольнении (другая копия передается в бухгалтерию). Личное дело, после помещения в него приказа об увольнении, закрывается и обрабатывается для передачи в архив на долговременной хранение. Таким образом, на предприятиях, в учреждениях, организациях документация, сопровождающая такие процессы движения кадров как прием, перевод и увольнение работников, должна обязательно оформляться и вестись в соответствии с общегосударственными законодательными и нормативными актами, важнейшим из которых является ТК РФ.
Вопрос 20. Документирование процедуры увольнения по инициативе работодателя
Трудовой договор может быть расторгнут по инициативе работодателя в случаях:
1) ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем;
2) сокращения численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя;
3) несоответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации;
4) смены собственника имущества организации (в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера);
5) неоднократного неисполнения работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание;
6) однократного грубого нарушения работником трудовых обязанностей (прогула, появления работника на работе в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения; разглашения охраняемой законом тайны, совершения по месту работы хищения)
7) представления работником работодателю подложных документов при заключении трудового договора;
В целом документальное оформление процедуры увольнения работника по инициативе работодателя включает в себя следующие этапы:
1. документальное оформление расторжения трудового договора по соответствующему основанию, предусмотренному статьей 81 ТК РФ;
2. составление приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора по форме №Т-8 (при увольнении одного работника) или №Т-8а (при увольнении нескольких работников);
3. ознакомление работника с приказом (распоряжением) о прекращении (расторжении) трудового договора и выдача по его просьбе надлежащим образом заверенной копии приказа (распоряжения);
4. внесение соответствующих записей в личную карточку форма №Т-2 (в установленных случаях №Т-2ГС (МС) или №Т-4);
5. внесение соответствующих отметок в Табель учета рабочего времени (формы №Т-12 или №Т-13) и иные первичные учетные документы;
6. расчет с работником по форме №Т-61 «Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником». Эта форма применяется для учета заработной платы и других выплат работнику при прекращении трудового договора;
7. оформление личного дела для передачи на архивное хранение (если его ведение предусмотрено в соответствии с порядком документооборота, принятого у данного работодателя);
8. внесение соответствующих записей в учетные формы: книгу (журнал) регистрации трудовых договоров, книгу (журнал) регистрации приказов по личному составу, книгу (журнал) регистрации личных карточек, книгу (журнал) регистрации личных дел, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
9. внесение соответствующей записи в трудовую книжку и выдача ее на руки работнику.
При этом по общему правилу при расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 ТК РФ.
Увольнение работника по инициативе работодателя зачастую приводит к судебным разбирательствам. Поэтому, увольняя работника по какому-либо пункту статьи 81 ТК РФ, работодатель, отстаивая свою позицию в суде, должен доказать, что увольнение было обоснованным, собрать при этом все необходимые сведения и доказательства, а также свидетельские показания. Кроме того, необходимо проследить, чтобы все приказы и распоряжения были в наличии, документы при увольнении были оформлены в соответствии с законодательством.
Вопрос 21. Приказ об увольнении работника
Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма Т-8)
Приказ об увольнении применяется для оформления и учета увольнения работников. Он составляется сотрудником кадровой службы, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику(ам) под расписку в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Бланк приказа об увольнении составляется по формам № Т-8 и № Т-8а. В строке (графе) этих форм «Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)» производится запись в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства Российской Федерации со ссылкой на соответствующую статью. В строке (графе) «Документ, номер и дата» делается ссылка на документ, на основании которого готовится приказ на увольнение и прекращается действие трудового договора с указанием его даты и номера (заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и другие документы).
При увольнении материально ответственного лица к приказу (распоряжению) прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику.
При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в случаях, определенных действующим законодательством Российской Федерации, к приказу (распоряжению) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником(ами) (увольнении) прилагается в письменной форме мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации.
На основании распоряжения о расторжении трудового договора с работником (увольнении) делается запись в личной карточке (форма N Т-2 или N Т-2ГС (МС), лицевом счете (форма N Т-54 или N Т-54а), трудовой книжке, производится расчет с работником по форме N Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. (ст. 62 ТК РФ).
Вопрос 22. Особенности увольнения работника, обладающего знанием конфиденциальной информации организации
Технологическая цепочка увольнения сотрудника включает в себя:
— написание сотрудником заявления об увольнении с подробным раскрытием причины увольнения и желательно указанием места предполагаемой работы;
— передачу заявления руководителю структурного подразделения для оформления и передачи в кадровую службу;
— прием службой конфиденциальной документации от увольняющегося сотрудника всех числящихся за ним документов, баз данных, носителей информации, изделий, материалов, с которыми он работал, проверку их комплектности, полноты и оформление приема в описи или актом;
— сдачу сотрудником пропуска (идентификатора) для входа в рабочую зону, всех ключей и печатей, запрещение сотруднику входить в рабочее помещение с использованием знания шифра кодового замка (при необходимости — изменение кода);
— проведение сотрудником службы безопасности или кадровой службы собеседования с сотрудником с целью напоминания ему об обязательстве сохранения в тайне тех сведений, которые ему были доверены по службе в фирме, предупреждение сотрудника о запрещении использования этих сведений в интересах конкурента или в личных целях, выяснение причины увольнения и места новой работы;
— подписание сотрудником обязательства о неразглашении им конфиденциальных сведений после увольнения;
— документальное оформление увольнения в соответствии с общими правилами;
— прием от сотрудника пропуска для входа в здание фирмы, выдачу ему трудовой книжки и расчета по заработной плате, сопровождение его до выхода из здания сотрудником службы безопасности.
После сдачи всех документов и материалов сотруднику запрещается входить в режимную рабочую зону. При необходимости у него может быть изъят пропуск (идентификатор) сотрудника и выдан идентификатор посетителя с правом входа только в определенные административные помещения.
Следует напомнить увольняющемуся сотруднику, что он подписывал при поступлении на работу обязательство (давал подписку) о неразглашении секретов фирмы.
Ему напоминают, что и после увольнения, по крайней мере в течение года, за его деятельностью будет осуществляться наблюдение. Предупреждение включается в обязательство, которое подписывает увольняющийся сотрудник.
Ущерб от увольнения сотрудника резко уменьшается, если тайна фирмы раздроблена и известна по частям достаточно большому числу работников.
В любом случае рекомендуется по истечении трех месяцев после увольнения направить бывшему сотруднику письмо-напоминание о необходимости сохранения секретов фирмы.
Если руководству фирмы стали известны случаи несанкционированного использования бывшим сотрудником конфиденциальных сведений или ноу-хау фирмы, следует начать активное судебное разбирательство выявленных фактов.
Следовательно, рассмотренная технология оформления увольнения сотрудников, владеющих ценными и конфиденциальными сведениями, позволит не только повысить ответственность всего персонала за сохранность доверенных им сведений, но и предотвратить факты кражи увольняющимися сотрудниками ценной информации, ограничить возможность использования ее в других организациях и фирмах.
Вопрос 23. Формирование личного дела
Личные дела ведутся на руководящих работников и приравненных к ним категорий работников, а также на материально-ответственных лиц. Правилами кадрового делопроизводства оговариваются порядок оформления и хранения личных дел, объем и компоновка включаемых в них документов.
Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Порядок работы с личными делами не регламентирован общегосударственными нормативами, в связи с чем предприятия по разному решают вопросы их формирования и ведения.
Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально-ответственных лиц и т.п. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии — все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии.
Состав документов, помещаемых в личное дело при поступлении на работу, зависит от того, на какую должность принимается работник, в какой конкретно службе он будет работать, какова специфика его трудовой деятельности и т.п.
При формировании личного дела документы следует располагать в определенном порядке:
— внутренняя опись документов дела
— дополнение к личному листку по учету кадров (дополнение к анкете)
— личный листок по учету кадров (анкета)
— автобиография
— копии документов об образовании
— копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности
— характеристики или рекомендательные письма
— Заявление о приеме на работу или трудовой контракт
— копия приказа о назначении на должность.
Для научных работников в личное дело включаются также список научных трудов и изобретений. Для избираемых руководителей — выписки из протоколов собраний учредителей или трудовых коллективов.
В дальнейшем в личное дело включаются документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника (например: копия свидетельства о браке) и характеризующие его профессиональные, деловые и личные качества, например: аттестационные листы, отзывы, представления о назначении на должность, копии актов ревизий, справки-объективки (биографические справки, содержащие основные анкетные данные работника и краткое описание его трудовой деятельности на предприятии).
В практике работы многих предприятий принято включать в состав личного дела копии приказов (или выписки из них) о переводах на другую работу, освобождении от должности, поощрениях, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, изменении фамилий и др. Однако, вся эта информация содержится в «Дополнении к личному листку по учету кадров». В связи с этим не рекомендуется включать названные документы в личное дело.
Справки о состоянии здоровья, с места жительства, обходные листы и другое в личные дела не подшиваются, а формируются самостоятельно и хранятся в течение трех лет.
Все поступающие в личное дело документы должны располагаться в хронологическом порядке.Личное дело подшивается в отдельную папку, на обложке которой указываются фамилия, имя и отчество сотрудника в именительном падеже. На папке проставляется порядковый номер (как правило — табельный номер). Под этим номером личное дело регистрируется в «Книге (Журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер, фамилия, имя, отчество работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.
Личные дела хранятся как документы строгой отчетности, отдельно от трудовых книжек. Ответственность за их хранение возлагается на лиц, ведущих кадровую документацию, а на небольших предприятиях, где нет самостоятельных кадровых служб, на директоров.
Ежегодно на предприятии должна проводиться проверка наличия и состояния личных дел. Факт такой проверки фиксируется в «Дополнении к личному листку по учету кадров». При выявлении недостатков в оформлении и ведении личных дел составляется соответствующий акт. Результаты проверки обязательно доводятся до сведения директора предприятия.
В кадровой службе хранятся личные дела только работающих сотрудников. Для хранения используются сейфы или конторские шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку номеров.
Личные дела могут выдаваться во временное пользование лишь определенным должностным лицам. Круг таких лиц, допускаемых к пользованию личными делами, определяется непосредственно директором предприятия, причем его особое разрешение необходимо и в случаях высылки дел по соответствующим запросам в другие организации. При работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.
При извлечении каких-либо документов из личного дела по указанию руководителя предприятия лицо, ответственное за документальное обеспечение кадровой деятельности, обязано сделать во внутренней описи соответствующую запись.
Личные дела НЕ ВЫДАЮТСЯ на руки работникам, на которых они заведены.
После увольнения работника его личное дело извлекается из данной папки и оформляется для передачи на хранение. На каждого уволенного может быть оформлено самостоятельное дело. Однако рациональнее индивидуальные личные дела объединять в одну обложку с расчетом, чтобы такое дело не превышало 250 листов.
В таком случае отдельные личные дела сшиваются вместе по году увольнения. Внутри дела они располагаются в строгом алфавите фамилий и отделяются друг от друга чистым листом бумаги с указанием в нем фамилии, имени и отчества лица, на которое заведено личное дело. К объединенному делу составляется внутренняя опись включенных в него личных дел с перечислением фамилий, имен, отчеств и указанием соответствующих номеров листов в деле, где имеются сведения на это лицо.
Личные дела имеют длительный срок хранения, который исчисляется с учетом возраста человека к моменту окончания дела. Продолжительность хранения такого дела после его окончания делопроизводством должна равняться 75 лет минус возраст данного лица к моменту окончания дела.
Вопрос 24. Ведение личного дела
Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника в компании (на соответствующей должности, если это предусмотрено правилами конкретной компании). Ведение личного дела предусматривает:
ведение записей в соответствующих разделах личного дела;
помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел;
изъятие документов, надобность в которых миновала;
периодическую проверку состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов.
Внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании документов (заверенных копий документов). Необходимые детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом до внесения соответствующих записей в личной беседе с сотрудником. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица службы управления персоналом и печатью предприятия или службы управления персоналом.
Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних они располагаются в хронологической последовательности.
Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи.
Работники обязаны своевременно представлять в кадровую службу сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела. Как правило, это делается в письменной форме (в форме заявления) с приложением подтверждающих изменения документов. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В необходимых случаях с этих документов предварительно делаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу. продолжение
--PAGE_BREAK--