--PAGE_BREAK--
В конце рабочего дня.
17.Просмотреть свой дневник и проинформировать соответствующие службы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий.
18.Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, обеспечить его всей необходимой информацией.
19.Привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ все шкафы с документами, выключить из сети технические средства.
Обязанности секретаря по бездокументному обслуживанию руководителя.
Эффективность труда во многом зависит от склонностей, интересов, способностей, индивидуальных психологических особенностей людей.
Профессия секретаря требует от человека, избравшего ее, высокой подготовленности, целого комплекса личных и деловых качеств, обусловленных спецификой секретарского труда. На первый взгляд, человеку несведущему может показаться, что в работе секретаря все просто и никаких особых знаний не требуется.
Однако это далеко не так. Профессия секретаря относится к обслуживающим. Задача секретаря заключается в том, чтобы освободить руководителя от выполнения не творческих, вспомогательно-технических операций. В его обязанности входит выполнение большого объема работ по сбору, составлению, оформлению, обработке устной и документной информации, а также по организации приема посетителей, подготовке заседаний и совещаний, по телефонному обслуживанию и т.п. Очень важным фактором в работе секретаря является хороший деловой контакт с руководителем, умение выполнять работу в стиле руководителя.
Условно обязанности секретаря можно разделить на работу по документному и бездокументному обслуживанию руководителя. К операциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических функций по обеспечению работы руководителя, подготовка заседаний и совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок, планирование своей работы. Остальные обязанности составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подготовка в дела и передача на хранение документов, стенографирование, расшифровка и оформление на пишущей машине документов — относятся к документному обслуживанию. По подсчетам специалистов, на работы по бездокументному обслуживанию секретарь затрачивает 55-60% рабочего времени. Следует учитывать то, что обязанности секретарей руководителей различных уровней управления отличаются как по содержанию, так и по объему. Нередко секретари руководителей крупных учреждений, организаций и предприятий имеют в своем подчинении сотрудников, выполняющих машинописные работы (машинистка) и работу с документами (делопроизводитель). Секретарь выполняется в большей степени функции бездокументного обслуживания прием посетителей, работа с телефоном и т.д. Секретарь руководителя структурного подразделения, как правило, выполняет помимо своих основных обязанностей значительный объем машинописных работ, ведет табель учета рабочего времени сотрудников своего подразделения.
Деловые и личные качества секретаря.
Специфика работы секретаря заключается в том, что ему приходится не только выполнять операции с неодушевленными предметами труда (документы, технические средства) но и осуществлять многочисленные контакты с людьми: руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами. Следует учитывать и то, что секретарю приходится сталкиваться с большим разнообразием решаемых задач, значительными различиями в них по степени трудности, необходимостью выполнять параллельно несколько работ. Нередко неполадки в работе секретаря являются следствием его негативных деловых или личных качеств. Невозможно, к примеру, эффективно выполнять работу, если секретарь не имеет полного представления о роли и задачах своего руководителя и их значения в деятельности всей организации, не имеет достаточной профессиональной подготовленности.
Деловые и личные качества при выполнении определенной работы проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга. Знание правил приема посетителей и эффективное применение на практике невозможно без наличия у секретаря таких личных качеств, как интеллигентность, тактичность, доброжелательность.
В сложившейся практике оценки труда секретарей принято выделять следующие деловые качества:
1.Профессиональное мастерство.
Это качество подразумевает владение комплексом профессиональных знаний, умений и навыков, предусмотренных квалификационной характеристикой: умение стенографировать, печатать на пишущей машине, знание основ работы с документами, правил орфографии и пунктуации и т. п.
2.Инициативность.
Секретарь должен проявлять самостоятельность и инициативу в решении вопросов своей компетенции, не дожидаясь специальных указаний руководителя. Однако, принимая то или иное решение, секретарь должен быть уверен, что оно пойдет на пользу делу, не будет преждевременным или ошибочным.
3. Организованность.
Умение организовать свое рабочее место, рационально спланировать распределение обязанностей по времени, обеспечить своевременное выполнение каждодневных операций.
4. Ответственность.
Секретарь должен быть готов принять на себя ответственность по задачам, поставленным руководителем, особенно в пределах своей компетенции. Это качество вырабатывается, как правило, с опытом работы. Руководитель должен быть уверен в том, что его секретарь может работать самостоятельно и способен грамотно решать такие вопросы, как оформление и составление документов, расшифровка стенограмм и пиктограмм, оповещение участников совещаний и т. п.
5. Пунктуальность.
Умение не только правильно спланировать мероприятие, но и строго выполнять их в установленное время. Недопустимы опоздания секретаря, как на работу, так и на деловые встречи, совещания, заседания. Пунктуальность должна проявляться и в своевременности подготовки документов, доклада их руководителю.
6. Осведомленность.
Секретарь должен хорошо ориентироваться в вопросах того направления деятельности, в котором работает его руководитель и учреждение в целом, знать положение дел и состояние решения вопросов в отрасли, последние достижения и проблемы; быть в курсе событий, происходящих в подразделении и учреждении.
7. Дипломатичность, умение хранить служебную тайну.
При решении различных вопросов: подготовке документов, беседе с посетителями и по телефону — использовать только фактическую, строго проверенную информацию. Недопустимо разглашать информацию, имеющую секретный характер, а также информацию, которая хотя и верна, но может нанести ущерб делу или отдельным лицам. Секретарь должен быть тактичен, вежлив и доброжелателен с собеседником, независимо от личного отношения к нему. Прежде всего, нужно думать о деле и стараться сделать его максимально хорошо в пределах возможного. Нужно правильно хранить документы, не допуская свободного доступа к ним других сотрудников.
8. Хорошая память.
Это качество обеспечивается секретарем не только за счет развития своих способностей, запоминая информации, но и за счет рационального использования возможностей современной оргтехники и справочно-информационного аппарата. В современной науке имеется целый ряд рекомендаций по развитию зрительной и слуховой памяти. Хорошо известны такие приемы, как подчеркивание основных слов текста, выделение главной мысли и опорных моментов текста, запоминание их путем неоднократного повторения: помогают секретарю в развитии памяти и различные картотеки, справочники и т. п.
9. Преданность работе.
Любовь к избранной профессии, понимание ее важности, стремление к постоянному совершенствованию профессионального мастерства – необходимое условие того, чтобы стать не просто квалификационным исполнителем, а настоящим секретарем, первым помощником руководителя.
Для того чтобы выработать и развить названные деловые качества, секретарю нужно воспитывать в себе и целый ряд личных качеств. Большинство из этих качеств закладывается в человеке воспитанием в семье в школе. В зависимости от полученного воспитания степень их развития у разных людей различна, многое здесь определяется индивидуальными склонностями, привычками, типом нервной системы. Какие же личные качества важно иметь секретарю руководителя? На этот вопрос существует много различных мнений, поскольку немаловажным фактором является еще и совместимость, т.е. возможность успешной совместной работы двух личностей – секретаря и руководителя. Выделим наиболее существенные качества, необходимые секретарю.
10. Интеллигентность.
Это качество подразумевает способность и умение секретаря тактично, вежливо вести беседу; сдерживать и не проявлять отрицательные эмоции; соблюдать принятые в нашем обществе нормы поведения и общения; следить за культурой своего внешнего вида и рабочего места.
11. Трудолюбие.
Это качество вырабатывается в человеке с детских лет. Однако это не значит, что если оно не воспитано в детстве, то невозможно выработать его в себе. Будучи уже взрослым человеком. Приучить себя выполнять нужную для дела работу одновременно. С хорошим качеством не обращая внимание на собственное нежелание трудится, нелегко, но вполне по силам каждому, поставившему перед собой такую цель. Воспитание трудолюбия – необходимое качество каждого человека независимо от того, какую должность он занимает, на каком участке работает.
12. Добросовестность.
Секретарь должен обязательно выполнять ту работу, результаты которой важны для решения тех или иных задач. Если обещал выполнить что-либо, необходимо сдержать слово. Даже если результат будет нежелательный, у секретаря должна быть уверенность, что он сделал все от него зависящее. Не следует перекладывать на других сотрудников свои обязанности с тем, чтобы избежать ответственности или переложить вину на другого человека за неисполненную или плохо выполненную работу.
13. Отзывчивость и умение адаптироваться.
Специфика труда секретаря требует от него готовности оказать помощь другим в любое время и, особенно в напряженных ситуациях. Нужно уметь быстро переключатся с одного вида на другой, правильно рассчитывать время, особенно в период больших нагрузок.
14. Скромность.
Это личное качество входит в общее понятие интеллигентности, культуры человеческой личности. По роду своей работы секретарь располагает значительным объемом информации и довольно большими полномочиями, т.к. является первым помощником руководителя и может в определенных ситуациях действовать от его имени. Недостаточная скромность может привести к злоупотреблениям с его стороны, нетактичному поведению, чванству и т.п.
15. Аккуратность.
Всякая небрежность в работе с документами, в одежде, в организации рабочего места создает очень неблагоприятное впечатление о самом секретаре, даже в том случае, если он обладает необходимыми и личными качествами. Следует помнить что “секретарь – лицо учреждения”, а лицом самого секретаря является качество выполняемой им работы, культура рабочего места и внешнего вида.
16.Доброжелательность.
В общении с посетителями, сотрудниками и руководством секретарь всегда должен быть готов прийти на помощь, оказать максимальное содействие, пойти в случае необходимости на некоторые личные неудобство ради общего дела. Любой человек, обратившийся к секретарю за помощью, должен быть уверен, что все возможное будет сделано. В разговоре нужно употреблять вежливые формы, не допускать фамильярности, обращения на “ты”. Если секретарь знает или предполагает, что подлежащая сообщению информация является для собеседника негативной, то он постарается изложить ее как можно более тактично, деликатно.
Среди других личных качеств, которые нужны современному секретарю можно отметить и такие, как умение быстро внимать в суть событий или явлений: общительный характер и контактность, разумная осторожность в принятии решений, артистизм – качество, которое поможет секретарю преодолеть личные эмоции ради дела, провести на хорошем уровне прием посетителей и т.п. чувство юмора: способность к самостоятельному обучению, расширению кругозора.
Все названые качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде. Нужен повседневный труд ума и души, настойчивая и ответственная подготовка к работе в избранной профессии.
Он должен быть уверен, что все возможное будет сделано. Вразговоре нужно употреблять только вежливые формы, не допускать фомильярности, обращения на “ты”.
Если секретарь знает или предполагает, что подлежащая сообщению информация является для собеседника негативной, то он постарается изложить ее как можно более тактично, деликатно.
Среди других личных качеств, которые нужны современному секретарю, можно отметить и такие, как умение быстро вникать в суть событий или явлений; общительный характер и контактность, разумная осторожность в принятии решений, артистизм – качество, которое поможет секретарю придать личные эмоции ради дела, провести на хорошем уровне прием посетителей и т.п.; чувство юмора; способность к самостоятельному обучению, расширению кругозора.
Все названные качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде. Нужен повседневный труд ума и души, настойчивая и ответственная подготовка к работе в избранной профессии.
Т Р Е Б О В А Н И Я К В Н Е Ш Е М У
В И Д У С Е К Р Е Т А Р Я.
Приходящие в учреждение посетители обращаются за помощью, как правило, именно к секретарю. От того, как выглядит секретарь, в значительной степени формируется мнение об учреждении в целом. Для секретаря приемной в равной степени неуместны джинсовые брюки, декольтированное бархатное платье, обувь кроссового типа и домашние тапочки. Каких же норм нужно придерживаться секретарю? Они не трудны и доступны каждому.
В зависимости от времени года костюм секретаря может быть различным как по цвету, так и по используемым тканям. Важное требование к костюму — –трогость и элегантность, соответственные направлениюмоды. Главное: о чем нужно помнить: костюм должен быть удобным, практичным, достаточно строгим. Не рекомендуется дополнять рабочий костюм броскими, громоздкими украшениями, неуместны будут и крупные драгоценные украшения. Неприятное впечатление производят руки, унизанные кольцами. Не следует превращать себя в витрину для бижутерии. Украшения должны подчеркивать достоинства костюма и его хозяйки. В тон костюма следует подбирать туфли. Обувь должна быть удобной. Для работы должна быть сменная обувь, так как находиться в помещении в течении рабочего дня в уличной обуви, например в зимних сапогах, вредно для здоровья.
Секретарь должен помнить о личной гигиене. Не следует пользоваться парфюмерными веществами, имеющими резко выраженный запах.
Руки секретаря всегда должны быть в идеальном порядке. Ногти не должны быть слишком длинными, чтобы не мешать работе на пишущей машинке. Лак для ногтей лучше подобрать спокойного тона и следить за тем, чтобы он покрывал весь ноготь, был светлым.
Прическа секретаря должна быть аккуратной, к лицу, гармонировать с костюмом и окружающей обстановкой. Недопустимы длинные распущенные по плечам волосы, челка, закрывающая глаза.
Нередко модные девушки увлекаются излишними украшениями своего лица средствами косметики, пользуються яркой помадой, румянами, тенями для век. Для секретаря это недопустимо. Главное в пользовании косметикой – чувство меры. Дневной макияж должен быть незаметен для постороннего взгляда.
Весь внешний вид секретаря должен быть тщательно продуман, современнен и аккуратен.
К У Л Ь Т У Р А Р А Б О Ч Е Г О М Е С Т А
С Е К Р Е Т А Р Я
Рабочее место секретаря должно отвечать всем эргономическим требованиям, обеспечивающим максимальное удобство в работе, минимальные затраты времени и сил на непроизводительные перемещения. Одно из главных требований, которое неукоснительно должен выполнять секретарь – это исключительный порядок и чистота, как в помещении, так и на самом рабочем месте. Совершенно недопустимо, чтобы в помещении приемной курили, а из цветочниц торчали окурки.
Некоторые секретари считают, что освещение и поддержание порядка не их задача. На работе за внешний вид приемной отвечает секретарь.
Само название помещения – приемная — говорит о том, что здесь посетители ожидают приема их руководителем. Задача секретаря – сделать все необходимое, чтобы посетитель чувствовал себя удобно.
Допускается размещение на стенах информационных стендов или таблиц с указанием времени приема посетителей. Все информационные надписи должны быть выполнены грамотно.
Как на столешнице рабочего места секретаря, так и в ящиках стола всегда необходимо поддерживать порядок и чистоту.
Информация, документы, хранящиеся в ящиках стола, должны быть четко систематизированы, легко обозримы. Принадлежности для макияжа лучше хранить в касметической сумочке или же выделить постоянное место в ящике стола.
Секретарь должен осуществлять постоянный контроль за сохранностью мебели, технических средств, их санитарным состоянием.
К У Л Ь Т У Р А П О В Е Д Е Н И Я
И О Б Щ Е Н И Я С Е К Р Е Т А Р Я
Одним из важных показателей культуры секретаря являются любезность, корректность, вежливость, доброжелательность.
Секретарь должен научиться управлять мимикой, интонациями голоса, ведь ему приходиться работать с людьми. Умение вести себя с людьми, способность создавать впечатление, повышающее авторитет руководителя, — важные факторы успеха в работе. Те правила поведения, которые должен соблюдать каждый культурный человек, переносятся в известной мере в служебную обстановку и имеют большое число «точек приложения» в конкретных ситуациях процесса управления. Назовем некоторые из них.
Большую часть времени в течении рабочего дня секретарь сидит. Сидеть рекомендуется свободно, не напряженно, сохраняя стройную осанку. Положение корпуса должно быть естественным, спокойным. Не следует садиться на край стула, так как при этом возникает напряжение мышц, увеличивается общая нагрузка на позвоночник и ноги.
Как только в приемной появился посетитель, секретарь должен отложить свои дела, поздороваться, предложить сесть. Если секретарь видит своего собеседника впервые, то он должен назвать себя. Только после этого секретарь осведомляется, как зовут посетителя, где он работает и по какому вопросу пришел.
Уважение к людям должно стать повседневной нормой поведения и привычным способом обращения с окружающими
В отношении с посетителями и со своими коллегами секретарь не должен разглашать конфиденциальную информацию.
При появлении посетителя секретарь располагает не более
15 секундами на то, чтобы закончить машинописную строку или телефонный разговор. Чтение любых материалов, в том числе и документов, надо немедленно прекратить и заняться посетителем.
Секретарю необходимо знать правила приветствования. Если нужно поздороваться за руку, то необходимо встать из-за стола, выйти к посетителю и подать руку. Первым подают руку работники высших рангов и женщина. Однако женщине позволяется не давать руку, если она не хочет этого делать. Первым здоровается тот, кто подходит к группе людей или проходит в непосредственной близости от них. Секретарь может представлять своему руководителю всех посетителей, кроме непосредственного вышестоящего руководства. Принято представлять младшего по возрасту и положению – старшему; женщину – пожилому мужчине и т.д.
Секретарь всегда должен помнить, что злое выражение лица, грозный взгляд, ядовитая ирония, выражение превосходства или полного равнодушия – показатели низкой культуры секретаря.
Деловые контакты секретаря.
Одним из важных деловых контактов являются взаимоотношения руководитель – секретарь. Поскольку секретарь является первым помощником руководителя, он должен выполнять работу в его стиле, быть глубоко заинтересованным в его успешной и эффективной деятельности. Установить нужный деловой контакт между руководителем и секретарем удается, как правило, не сразу, требуется испытание временем совместной работы.
Началом совместной работы руководителя и секретаря должна стать вводная беседа – инструктаж. Инициатива ее проведения принадлежит руководителю. Однако, если руководитель не реализует свое право, не будет нарушением субординации со стороны секретаря попросить разрешения на такую беседу, предварительно подготовив вопросы для беседы, выяснение которых поможет быстрее установить нужный контакт, избежать многих ошибок. Во время вводной беседы руководитель должен подробно рассказать секретарю о методах своей работы, личных привычках, сформулировать основные требования, которые он будет предъявлять к секретарю, выяснить степень квалификации секретаря: умение печатать, стенографировать.
На этапе вводной беседы закладывается основа деловых взаимоотношений руководителя и секретаря, которые будут совершенствоваться в результате совместной работы. Но следует учитывать, что достижение наилучшего контакта потребует от руководителя и секретаря определенных усилий. С годами взаимоотношения будет укрепляться и совершенствоваться.
Для того чтобы взаимоотношения руководитель – секретарь успешно развивались, важно научиться правильно координировать совместную работу, устанавливать регламент работы. В каждом конкретном случае должны быть учтены специфические условия и факторы работы и личность руководителя и секретаря. К ним относятся: время прихода на работу, доклада о корреспонденции и текущих делах, время и продолжительность обеденного перерыва, приема посетителей, время ухода с работа.
Следует учесть, что не все руководители умеют рационально планировать свое рабочее время. Помочь руководителю в этом – задача секретаря. Необходимо последовательно, но не навязчиво воспитывать у руководителя потребность в планировании времени.
От того, насколько рационально будет спланировано рабочее время, зависит эффективность и производительность труда как секретаря, так и руководителя.
Хороший секретарь считает непреложной обязанностью проявлять тактичное внимание к руководителю и ненавязчивую заботу о нем. Когда взаимоотношение достигнуто, руководитель может передать секретарю право решения некоторых вопросов.
Одна из главных задач секретаря – умение быть чутким посредником между руководителем и сотрудниками. Поскольку секретарь является помощником руководителя, он должен приложить максимум усилий для создания благоприятных деловых отношений с другими сотрудниками. Зная режим работы и характер руководителя, секретарь может в случае необходимости оказать помощь сотрудникам в организации приема их руководителем; помочь составить документ, например заявление; помочь удовлетворить личную просьбу. Секретарю важно установить хорошие деловые контакты с секретарями различных подразделений своего учреждения, а также вышестоящих организаций. В некоторых случаях секретарю приходится выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и четко давать нужные указания, контролировать их выполнение. В практике секретарской работы нередки случаи, когда секретарю приходится сглаживать конфликты, возникающие между руководителями и сотрудниками. Здесь многое зависит от профессионализма и гибкости поведения секретаря в сложных ситуациях, умения владеть своими эмоциями, искусства ведения деловой беседы.
В обязанности секретаря входит выполнение таких работ, как переговоры по телефону, организация личных встреч, участие в совещаниях и собраниях, прием посетителей и беседы с ними, командировки.
Как показали исследования, проведенные у нас в стране и за рубежом, этот вид деятельности весьма трудоемок. Эффективность этой работы зависит от квалификации и от личных качеств секретаря, от его оперативности.
продолжение
--PAGE_BREAK--