Бланки документов предприятия. Их реквизиты и требования к их оформлению

--PAGE_BREAK--Резолюции отражают результаты рассмотрения документов руководителем, содержат указания по исполнению документов.

Исполнителями в резолюции устанавливаются не структурные подразделения, а должностные лица и, как правило, непосредст­венно подчиненные ее автору.

В резолюции указывается ограниченное число исполнителей, как правило, один, реже два… четыре. Ответственным за исполне­ние документа является лицо, указанное первым. Указание осталь­ных лиц (соисполнителей) свидетельствует о требовании руководи­теля привлечь их к исполнению документа. Ответственному испол­нителю предоставляется право получать от соисполнителей необ­ходимую информацию.

Обычно в резолюции указываются решение руководителя по существу рассматриваемых в документе вопросов и пути его осуще­ствления. Если указание о том, что и как следует делать, отсутству­ет, это означает, что принимать решение должен исполнитель. Ре­золюции типа «Прошу исполнить», «К исполнению» и предвари­тельные типа «Прошу переговорить» не несут новой информации, и применять их нецелесообразно.

Срок исполнения документа указывается в резолюции, если решением руководителя изменяется срок, установленный инструк­цией или другим документом, либо если в учреждении такие сроки не установлены.

Резолюции пишут на верхней свободной площади лицевой стороны первого листа документа. Если это место занято другим реквизитом (например, адресатом) или недостаточно для резолю­ции, ее размещают на любой другой свободной площади лицевой стороны листа документа, кроме полей. Помещать резолюцию не на документе, а на прикрепленном к нему листке-поручении нежела­тельно.

8.     Заголовок облегчает труд регистратора, освобождая от не­обходимости читать документ и кратко формулировать его содер­жание. По заголовку оперативно устанавливаются назначение, важ­ность и срочность документа.

Заголовок составляется к тексту документа, оформляемого на бланке или листе бумаги формата А4, независимо от его вида и на­значения. Он должен быть лаконичным и точным, с необходимой полнотой раскрывать содержание документа. Заголовок начинается с указания управленческого действия, затем указывается объект, на который оно направлено. Используется конструкция с предлогом «о» или «об» и отглагольным существительным. Например, «О фи­нансовой деятельности Центра подготовки специалистов ТюмГНГУ при МАДИ (ТУ) в период реорганизации», «Об организации приема документов и проведения вступительных экзаменов».

Заголовок формулируется составителем документа, печатает­ся строчными буквами через один межстрочный интервал и не под­черкивается. Каждая строка реквизита начинается от левой границы площади листа. На бланке зона, в которой располагается заголовок, обозначается ограничительными отметками. Объем заголовка не должен превышать 5 строк машинописного текста с длиной строки 28 печатных знаков.

В заголовке допускаются общепринятые сокращения слов и словосочетаний. Рекомендуется избегать переносов слов. В конце заголовка точка не ставится.

9.     Отметка о контроле служит отличительным признаком контролируемого документа. Она наносится в виде слова «кон­троль» или буквы «к» специальным штампом или ручкой на левое поле документа на уровне реквизита «заголовок к тексту».

10.Текст включает основную содержательную часть докумен­та и является его важнейшим реквизитом. Он должен быть логич­ным, ясным, информационно емким, убедительным и аргументиро­ванным, причем аргументация и выводы должны быть объективны­ми.

Предельно сократить время на подготовку документов, быстро и однозначно воспринимать текст, сделать его пригодным для ма­шинной обработки позволяет унификация текстов, представляю­щая собой установление единой формы языкового выражения, наи­более точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий.

Унификации текстов управленческих документов способствуют следующие их особенности:

-       устойчивость языковых конструкций, связанная с наличием в управлении однотипных, часто повторяющихся операций, решений и действий;

-       зависимость лексики управленческих документов от традици­онно сложившейся лексики, используемой в законодательных и нормативных актах, документах вышестоящих и функциональных органов управления;

-       использование специальной терминологии;

-       нейтральность лексики;

-       однотипность структуры текстов отдельных групп документов.

В текстах управленческих документов унифицируются состав информации, структура текста, языковые средства представления информации, правила построения словосочетаний и предложений.

Унификация состава информации заключается в разработке состава информации, необходимой и достаточной для решения за­дач, возникающих в процессе управления.

Унификация структуры текстов документов состоит в уста­новлении типового набора составных частей документа и единого порядка их расположения.

Унификация языковых средств представления информации осуществляется путем выбора одного наиболее целесообразного варианта передачи одних и тех же данных средствами литературно­го языка.

Унификация правил построения словосочетаний и предло­жений направлена на формализацию текстов и является необходи­мым условием их машинного восприятия.

При унификации текстов документов необходимо соблюдать следующие принципы:

-       объективное отражение в тексте содержания управленческой ситуации;

-       соответствие содержания и структуры информации виду доку­мента;

-       использование средств и приемов, сокращающих затраты тру­да и времени на документирование и восприятие текста, в частно­сти, устойчивых словосочетаний и моделей предложений, стандар­тизованных терминов и обозначений, принятых сокращений и т.д.

По способу фиксации и организации составных частей текста унифицированные тексты разделяются на связный текст, трафарет, таблицу и анкету.

Связный текст — это текст, содержание которого в неизмен­ном виде повторяется в ряде документов. Постоянная и переменная информация в нем не выделяется. Такой текст иногда называют ти­повым. Типовые тексты, как правило, отражают однородные вопро­сы и составляются по одинаковым образцам. Они отражают типич­ную управленческую ситуацию: запрос, ответ, решение, констата­цию фактов, сложившуюся или рекомендуемую практику и т.п.

Трафаретизация — метод унификации текстов, заключающий­ся в разделении информации на постоянную, присущую всем доку­ментам данной группы и представленную в виде связного текста, и переменную (индивидуальную для каждого документа). Постоянная информация (трафаретная часть текста) воспроизводится на бланке.

Текст унифицированного таким  образом  организационно-распорядительного документа должен быть представлен в виде предложений или частей предложений и пробелов, которые заполняются переменной информацией, характеризующей конкретную ситуацию.

В первую очередь целесообразно трафаретизировать тексты тех документов, которые чаще других используются в управленче­ской деятельности. На предприятиях, в сфере материально-технического снабжения можно трафаретизировать 30...60% созда­ваемой документации.

В таблице постоянная часть информации представлена в ви­де наименований показателей, расположенных в соответствующих графах; переменная часть информации вносится в графу в соответ­ствии с ее назначением.

Анкета — форма представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенной совокупности признаков. Постоянная информация представляется в виде наименований показателей, признаков, а переменная, как пра­вило, в форме однозначных ответов. Типичным примером этого способа унификации текстов является анкета по учету кадров.

Текст документа должен быть ясным, точным и кратким, а тон и стиль изложения — нейтральными. Обычно используют форму из­ложения от третьего лица единственного числа («Акционерное об­щество предлагает...») или от первого лица множественного числа («Просим...», «Направляем...», «Не возражаем...»).

Заявления, докладные и объяснительные записки, в ряде слу­чаев доклады, отзывы и заключения пишутся от первого лица един­ственного числа («Прошу направить...», «Считаю целесообраз­ным...»).

В распорядительных документах, издаваемых на основе еди­ноначалия (приказах, указаниях, распоряжениях), также используют форму изложения текста от первого лица единственного числа («Приказываю...», «Предлагаю...», «Обязываю...»).

В тексте документа слова должны употребляться в том значе­нии, какое они имеют в литературном языке. Нельзя допускать их многозначного толкования, использовать диалектные, жаргонные, разговорные, устаревшие слова и обороты.

11.Приложения к документу принято делить на три вида:

-       приложения к распорядительным документам, утверждаемые или вводимые ими в действие;

-       разъясняющие или дополняющие основной документ;

-       направляемые с сопроводительным письмом и являющиеся самостоятельными документами.

На приложениях к распорядительному документу в верхнем правом углу первого листа приложения делается отметка с указани­ем наименования основного документа, его даты и номера, например:  Приложение к приказу ТОО «Промсервис» от 25.03.98 № 52. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение 1, При­ложение 2 и т.д.), причем знак «№» не ставится.

Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте или поясняющие его содержание, то отметку об этом оформляют по следующей форме:



Приложение: на 6 л. в 3 экз.



Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа экземпляров:



Приложение: Штатное расписание на 3 л. в 2 экз.

                     Нормы времени на сварочные работы на 5 л. в 4 экз.



При большом количестве приложений на них составляется от­дельная опись, а в самом документе после текста указывается:



Приложение: согласно описи на__л.



Отметка о наличии приложений размещается между реквизи­тами «текст» и «подпись», на два… четыре интервала ниже текста. Независимо от количества приложений пишется слово «Приложе­ние» в именительном падеже единственного числа, после него ста­вится двоеточие.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не ука­зывают. Слово «Приложение» печатают от нулевого положения та­булятора. Наименования приложений печатают через один интер­вал; между наименованиями оставляют полтора… два межстрочных интервала.

12.Удостоверение является формой выражения законности документа, его юридической силы и ответственности за его содер­жание. Одним из основных способов удостоверения документа яв­ляется его подписание, т.е. заполнение реквизита «подпись».

В учреждениях, действующих на основе единоначалия, документы подписывает одно должностное лицо — руководитель учреж­дения или его заместитель. От имени учреждения некоторые документы в пределах своей компетенции могут подписывать руководители структурных подразделений или ответственные исполнители. Порядок подписания документов устанавливается приказом руководителя ­учреждения или инструкцией по делопроизводству.

Документы коллегиальных органов (постановления, решения, протоколы и др.) подписывают два лица — председатель и секретарь коллегиального органа. Распорядительные документы коллегиаль­ных органов, издаваемые на основе единоначалия, имеют одну подпись.

В состав реквизита «подпись» входят наименование должно­сти лица, подписавшего документ, его личная подпись и ее рас­шифровка, например:



Заместитель директора              (личная подпись)             В.П.Назаров



Расшифровку подписи в скобки не заключают, инициалы печа­тают перед фамилией, пробелы между инициалами, между инициа­лами и фамилией не делают.

Подписи нескольких должностных лиц на документе распола­гают одну под другой в последовательности, соответствующей за­нимаемой должности. Наименования должностей с расшифровкой подписей разделяют двумя… тремя межстрочными интервалами.

При оформлении документа не на бланке реквизиты «наиме­нование министерства или ведомства», «наименование учрежде­ния, организации или предприятия», «наименование структурного подразделения» должны быть включены в наименование должности в реквизите «подпись», например:



Профессор кафедры «Автомобили

и автомобильное хозяйство»

Тюменского государственного

нефтегазового университета

Министерства общего

и профессионального

образования РФ                                (подпись)                             В.П.Назаров



При подписании документов членами комиссий указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в ко­миссии, например:



Председатель комиссии               (подпись)                        В.П.Иванов
Члены комиссии                           (подпись)                        А.Б.Петров
                                                     (подпись)                        В.Г.Сидоров



Подписи членов комиссии располагают в алфавитном порядке, подписи председателя и членов комиссии разделяют двумя… тремя межстрочными интервалами. После слов «члены комиссии» двоето­чие не ставится.

13.Согласование документов имеет целью повышение их ка­чества путем компетентной оценки их своевременности, обоснован­ности, содержания, редакции, оформления и т.д. соответствующими должностными лицами и учета при необходимости их рекоменда­ций.

Различают две формы согласования документа: внутреннее (с подразделениями и должностными лицами учреждения) и внешнее (со сторонними организациями). Внутреннее согласование докумен­та — это его визирование.

Внешнее согласование оформляется грифом, справкой, прото­колом согласования или обсуждения проекта документа, который может утверждаться руководством учреждения или решением кол­легиального органа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, которое печатается прописными буквами без кавычек и двоеточия, наиме­нования должности лица (или организации), с которым документ со­гласовывается, личной подписи, ее расшифровки и даты, например:



СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела новой техники

(подпись)                С.М.Субботин

06.10.98



Если согласование производится с коллегиальным органом, то гриф согласования оформляется следующим образом:



СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания профкома

от 06. 10.98 №5



Составные части грифа согласования разделяют полутора…двумя межстрочными интервалами. Наименования должности или документа печатают через один интервал; в строке, как правило, должно быть не более 28 знаков.

14.Виза состоит из личной подписи визирующего и даты. При необходимости указывают наименование должности визирующего и расшифровывают его подпись, т.е. указывают инициалы и фамилию.

Замечания и дополнения к проекту документа обычно излага­ют на отдельном листе. В этом случае виза выглядит следующим образом:



Старший инженер

по технике безопасности                         (подпись)                  А.В.Ковалев

                                                                 26.09.98

Значения прилагаются



Если замечания невелики по объему (одна… две строки), их предпочтительней излагать перед визой, например:



Пункт 8 считаю нужным опустить, так как он противоречит уставу товарищества.

Юрисконсультант                          (подпись)                   И.И.Карамышева



При согласовании внутренних документов визы проставляются на последней странице первого экземпляра документа ниже рекви­зита «подпись». Письма и другие исходящие документы визируются на экземпляре, который остается в учреждении.

Обычно на предприятиях разрабатывается перечень важней­ших документов с указанием лиц, визирующих каждый из них. При наличии такого перечня, а особенно в его отсутствие, необходимо обратить внимание на визирование документов юридической служ­бой. Юридическая служба визирует не только нормативные акты, но и другие документы, определяющие отношения, в которых находят­ся предприятия, учреждения, организации и граждане (трудовые со­глашения, договоры, положения, некоторые письма и т.п.).

15.Печать ставится на документах, требующих особого удо­стоверения их подлинности (юридической силы). Печати бывают гербовые и простые. Гербовую печать имеют предприятия, учреж­дения и организации государственной формы собственности. Она ставится на документах, удостоверяющих факты, вызывающие рас ходы денежных средств и материальных ценностей, а также под­тверждающих права лиц (доверенностях, договорах, удостоверени­ях и других документах).

Если документ (или его копия) заверяется печатью, то она ста­вится перед подписью таким образом, чтобы захватывать часть слов наименования должности лица, подписавшего документ.

16.Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизи­та «подпись» и содержит надпись «Верно», наименование должности сотрудника, заверившего копию, его личную подпись, ее рас­шифровку и дату заверения, например:



ВЕРНО. Секретарь                    (личная подпись)                     А.В.Иванова

17.04.98



На копиях исходящих документов, остающихся в деле (так на­зываемые отпуски документов), можно не указывать дату заверения и должность сотрудника, заверившего копию.

Копия документа может быть заверена печатью.

17. Реквизит «фамилия исполнителя и номер его телефона» облегчает непосредственный обмен информацией между исполни­телями документа. Фамилию исполнителя (составителя) и номер его служебного телефона располагают на всех экземплярах документа в левом нижнем углу через два… четыре интервала после реквизита «подпись», например:

Сидоров 155-03-86
    продолжение
--PAGE_BREAK--
Инициалы исполнителя не указывают.

18.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело содержит:

-       краткую справку об исполнении со ссылкой на свидетельст­вующий об этом документ (при его наличии);

-       надпись «В дело» и индекс дела, в которое должен быть под­шит документ (эта отметка свидетельствует о том, что работа над документом завершена), подпись руководителя структурного под­разделения или исполнителя, дату направления документа в дело, например:



В дело № 4/5. Двигатель принят в ремонт на основании приемо­сдаточного акта № 67 от 24.04.98. А.Ковалев. 25.04.98

Вдело № 12/2. Цилиндропоршневая группа заменена на новую, двигатель выдан заказчику. А.Ковалев. 24.03.98



Отметка об исполнении документа помещается на два… три межстрочных интервала ниже реквизита «фамилия исполнителя и номер его телефона».

19.Отметка о переносе данных на машинный носитель включает запись «Информация перенесена на машинный носитель»,подпись лица, ответственного за перенос, и дату переноса.

20.Отметка о поступлении содержит сокращенное наимено­вание организации, которая получила документ, дату поступления и его индекс.
1.4. Особенности оформления отдельных видов документов
1.     Акт — официальный документ, составленный группой лиц для подтверждения установленных ими фактов (акты аварий, прие­ма-передачи дел, инвентаризации и т.п.).

В некоторых случаях акт не только фиксирует установленные факты, но и содержит выводы, рекомендации, предложения (акты проверок, обследований, ревизий и т.п.). В этих актах указываются документы, определяющие полномочия лиц, составивших акт.

Акт оформляется на бланке и содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, название вида доку­мента (акт), коды, место составления, дату, индекс, заголовок к тек­сту, основание, текст, подписи. Некоторые акты имеют гриф утвер­ждения.

Место и дата составления акта должны соответствовать месту и дате актируемого события.

Заголовок формулируется с помощью отглагольного сущест­вительного с предлогом «о» или «об»: «О проверке хранения доку­ментов...»; «О передаче дел бывшим директором...»; «Об инвента­ризации материальных ценностей...».

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.

Во вводной части указываются основания для составления ак­та и лица, составившие акт и присутствовавшие при этом. Акт может быть составлен по указанию вышестоящей организации, руководи­теля учреждения или подразделения, на основании распорядитель­ного документа. Этой части текста предшествует слово «Основа­ние».

После слова «Составлен» указываются должности, инициалы и фамилии лиц, составивших акт. После слова «Присутствовали» перечисляются должности, инициалы и фамилии лиц, присутство­вавших при составлении акта. Если акт составлен комиссией, то по­сле слова «Составлен» указывается наименование комиссии. Пер­вой указывается фамилия председателя. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

В констатирующей части акта излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а так­же выводы, предложения и заключения.

Акт подписывают все лица, участвовавшие в его составлении, без указания должности. Лицо, имеющее замечания к содержанию акта, подписывает его с указанием своего несогласия и излагает свое мнение на отдельном листе, прилагаемом к акту Небольшие по объему замечания можно привести ниже подписей лиц, соста­вивших акт.

Если выводы и предложения в акте излагаются в распоряди­тельной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий, то акт представляется исполнителю, который расписыва­ется в том, что ознакомлен с его содержанием.

Образец акта выглядит следующим образом:


ТОО «Промсервис»                                                      УТВЕРЖДАЮ

                                                                                    Директор завода

                                                                             (подпись)   П.А.Дьяченко

                                                                                           26.09.98
АКТ

26.09.98                                                                                                 №4

г. Переславль-Залесский
О передаче дел инспектором по кадрам

Основание: приказ директора завода от 16.09.98 № 40

Составлен комиссией в составе:

Председатель — заместитель директора завода С.К.Дмитриев

Члены комиссии:

                     бывший инспектор по кадрам В.А.Иванов,

                     вновь назначенный инспектор по кадрам Д.В.Петров Присутствовали:

                     начальник отдела организации труда В.НТарачев

                     делопроизводитель В.П.Назаров

          В.А.Иванов едал, а Д.В.Петров принял дела по должности инспектора по кадрам.

          При сдаче-приеме дел установлено:

1. Все личные дела и картотека работников завода — общая и военнообязанных — находятся в порядке.

2.   Дела по 1992 г. включительно переданы в архив завода.
Приняты:    116 личных дел работающих сотрудников завода (список

                    прилагается);

                    2 картотеки;         

                    опись дел отдела кадров за 1968… 1992 г., пере­данных в

                    архив завода;

                    Треугольная печать с оттиском «ПАРЗ. Отдел кадров».
Приложение: Список личных дел работающих сотрудников завода на

                       14 листах в 2 экз.
 Составлен в 2 экземплярах:

1-й экз. — инспектору по кадрам завода;

2-й экз. — в дело.
Председатель комиссии                       (подпись)               С.К.Дмитриев

Члены комиссии:                                   (подпись)               В.А.Иванов

                                                                (подпись)               Д.В.Петров



2.     Докладная записка информирует руководителя учреждения или структурного подразделения об имевших место фактах, о вы­полненной работе, сложившейся ситуации и т.д.

Докладная записка готовится как по инициативе ее автора, так и на основе письменного или устного указания руководителя. Она может носить инициативный, информационный или отчетный харак­тер.

Инициативная докладная записка составляется с целью побу­дить адресата принять определенное решение, например: «О необ­ходимости финансирования издания учебного пособия...».

Информационная докладная записка информирует руководи­теля о ходе или развитии определенного процесса, общий характер которого руководителю известен, например: «О ходе подготовки к научно-технической конференции...».

Отчетная докладная записка должна информировать руководителя о завершении работы или ходе выполнения указаний, реко­мендаций, планов и т.д., например: «О ходе выполнения предложе­ний комиссии, изложенных в акте от 10.02.98 № 2 «О финансово-хозяйственной деятельности Ноябрьского филиала ТюмГНГУ».

С точки зрения адресности различают внутренние докладные записки — адресуемые руководителю учреждения или подразделе­ния, и внешние — адресуемые руководителю вышестоящего органа Докладные записки, направляемые руководителю учреждения или за его пределы, должны регистрироваться. Внешнюю докладную за­писку подписывает руководитель учреждения, внутреннюю — ее со­ставитель.

Дата или период времени, к которому относятся сообщаемые в записке сведения, могут включаться в текст заголовка или быть его составной частью, например: По состоянию на 25.03.98.

Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой из­лагаются факты, вызвавшие необходимость написания записки; во второй содержатся выводы и предложения, которые, по мнению ав­тора, должны быть выполнены в связи с изложенными фактами.

3.     Объяснительная записка составляется для объяснения сложившейся ситуации, фактов, действий или поступков работни­ков по требованию руководителя, в некоторых случаях — по инициа­тиве работника.

Объяснительная записка, не выходящая за пределы учрежде­ния, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 с ука­занием следующих реквизитов: адресата, наименования вида доку­мента, фамилии исполнителя и номера его телефона, заголовка к тексту, текста, даты, подписи.

Если записка направляется за пределы учреждения, ее оформляют на бланке и регистрируют.

4.     Заявление оформляется на стандартном листе бумаги. Об­разец заявления выглядит следующим образом:



Ректору Тюменского нефтегазового

университета, профессору

Карнаухову Н.Н.

от доцента кафедры «Автомобили

и автомобильное хозяйство»

Назарова Владимира Павловича
ЗАЯВЛЕНИЕ
           Прошу освободить меня от должности заместителя прорек­тора в связи с необходимостью завершения работы над доктор­ской диссертацией.
                                                                                      (подпись)

                                                                                       13.11.98



5.     Письмо должно быть посвящено одному вопросу. Если не­обходимо одновременно обратиться в учреждение по нескольким различным вопросам, целесообразно составить несколько писем. ото упрощает операции по технической обработке писем и ускоряет их исполнение. При работе с письмами, содержащими несколько вопросов, возникают затруднения при определении дела, в котором Документ должен храниться, не ясно, кому направить его в первую очередь затрудняется контроль исполнения и т.д.

Текст письма должен состоять из двух логически связанных частей. В первой указывают факты, события, причины, послужившие основанием для написания письма, а также приводятся ссылки на документы, в которых эти факты и причины изложены. Во второй части излагаются выводы, предложения, просьбы, решения, заклю­чения и т.д.

Если письмо состоит из одной фразы, она должна строиться примерно следующим образом: «В связи с продлением отопитель­ного сезона, вызванного исключительными погодными условиями текущего года, просим завершить отгрузку топлива к 15 марта».

Письмо оформляется на бланке для писем с заполнением следующих реквизитов: кода по ОКПО, наименования структурного подразделения, адресата, даты, индекса, ссылки на индекс и дату входящего документа, заголовка к тексту, текста, подписи, телефона и фамилии исполнителя.

Письма могут быть классифицированы следующим образом (см. рис. 2).

Рис. 2. Классификация писем
Письмо-извещение используется для сообщения или утвер­ждения какого-либо факта и обычно начинается словами «Сообща­ем», «Извещаем», «Ставим Вас в известность».

Письмо-напоминание обычно содержит напоминание об исте­чении или приближении установленного срока, в связи с чем необходимо принять определенные меры. Состоит оно из одной фразы, «Напоминаем, что срок сдачи рукописи в издательство

Письмо-подтверждение используется для уведомления отправителя о получении отправленных им документов или ценно­стей подтверждения фактов и т.д., например: «Подтверждая полу­чение рекламации, сообщаем, что для оказания помощи в наладке оборудования направляется группа специалистов».

Сопроводительное письмо сообщает адресату факт отправки ему прилагаемых к этому письму документов. Эти письма составля­ются в тех случаях, когда адресату нужно сообщить сведения, не содержащиеся в прилагаемом документе. Чаще всего к ним отно­сятся пояснения относительно цели направления документа, его особенностей, характера исполнения, положения или личности ав­тора, а также подтверждения факта и даты отправки. Сопроводи­тельные письма следует начинать словами «направляем», «посы­лаем», «возвращаем», «представляем» и т.п.

В сопроводительном письме должны быть указаны (перечис­лены) заголовки, индексы и даты направляемых документов, напри­мер:



         Направляем отчет по НИР 10/12-98, протокол испытаний ус­тановки и заключение экспертной комиссии. Последнее просим возвратить к 15.01.99.
Приложение: Отчет на 120 листах в 1 экз.; протокол на 11 листах в 1

                       экз.; заключение на 3 листах в 2 экз.



При составлении писем целесообразно:

-       учитывать взаимоотношения с учреждением, в которое на­правляется письмо (подведомственное, вышестоящее и др.);

-       начинать изложение с существа вопроса;

-       не начинать текст с наименования своего учреждения, так как оно указано на бланке, а также со ссылки на ранее полученные от корреспондента письма.

6.     Приказ издается руководителем учреждения, действующего на основе единоначалия. Приказы обычно издают по вопросам соз­дания, ликвидации, переименования, изменения масштаба дея­тельности учреждения или структурного подразделения; утверждения или изменения положений, инструкций, правил, планов; назначения перемещения или увольнения работников и т.д.

Готовит проект приказа руководитель подразделения или должностное лицо, к работе которого приказ имеет отношение в наибольшей степени или работа которого связана с его исполнением. В зависимости от содержания различают приказы по общим вопросам (по основной деятельности учреждения) и по личному со­ставу.

Приказы по общим вопросам издаются во исполнение дирек­тивных указаний вышестоящих органов, по инициативе руководите­ля, издающего приказ, либо подчиненных структурных подразделе­ний. В последнем случае обоснование необходимости издания при­каза содержится в докладной записке.

В приказах, основанием к изданию которых являются распоря­дительные документы вышестоящей организации, директивные ука­зания этой организации доводятся до сведения подведомственных учреждений или структурных подразделений, определяются их ис­полнители, методы и сроки исполнения.

Приказами по личному составу оформляются назначения, пе­ремещения, освобождения, поощрения, взыскания и т.д. Приказ из­дается на основании докладных записок, заявлений и т.д.

Раздельное формирование и индексация (нумерация) прика­зов по общим вопросам и по личному составу облегчает справочную работу, так как первые хранятся в делах учреждений постоянно, а вторые — 40 лет. Индексация начинается с начала каждого кален­дарного года.

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. В первой излагаются факты и соображения, являющиеся основанием для издания приказа; во второй перечисляются предпи­сываемые действия. Если приказ издается на основании письмен­ных указаний вышестоящих органов (постановления, приказа, ди­рективного письма и др.), то в констатирующей части приказа ука­зывается название вида документа, его номер, дата и заголовок.

Если в констатирующей части приказа необходимо подчерк­нуть роль конкретного лица, используют активную форму: «Механик цеха №3 Иванов А.Б. не обеспечил своевременный ремонт...»; «Благодаря умелым и решительным действиям дежурного электри­ка Попова В.Р. был предотвращен выход из строя...».

Если же факт, о котором идет речь в приказе, имеет большее значение, чем роль конкретного лица, или ему придается обоб­щающее значение, используют пассивную форму: «Ослаблен кон­троль за расходованием средств...»; «Выявлены нарушения в вы­полнении правил...».

Констатирующую часть приказа можно опустить, если его рас­порядительная часть не нуждается в обосновании.

Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКА­ЗЫВАЮ», которое печатается с отдельной строки прописными буквами и отделяется от последующего текста тремя межстрочными интервалами. Текст при необходимости делится на пункты, которые нумеруютарабскими цифрами. Действия однородного характера следует объединять в одном пункте, например: «Начальнику цеха №4 Иванову А.П., начальнику отдела сбыта Петрову В.А. и заве­дующему лабораторией надежности Сидорову В.И. обеспечить отгрузку восстановленных деталей автокомбинату №8 до 16.11.98».

Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя, затем указываются предписываемые действия и сроки их исполнения. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, возложить, от­грузить, зачислить и т.д.). Исполнителями могут быть учреждение, структурное подразделение или должностное лицо, указываемое в дательном падеже.

Приказ может иметь общий для всех исполнителей срок ис­полнения либо устанавливать конкретные сроки исполнения для ка­ждого действия. В последнем случае распорядительную часть при­каза допускается излагать в табличной форме с указанием в имени­тельном падеже наименования учреждения, структурного подразде­ления или должности и фамилии исполнителя. Примером является табл.1.
Таблица 1

№

п/п

Исполнитель

Действия, мероприятия

Срок ис­полнения

1
2

Отдел главного механика

Отдел главного энергетика

Завершить ремонт установки БК-6 Подвести силовой кабель к цеху №2

14.11.98
04.12.98



В одном из последних пунктов распорядительной части указы­вают должностных лиц, на которых возлагается контроль за испол­нением приказа, например: «Контроль за исполнением пп. 1 — 5 и 8 настоящего приказа возложить на проректора по учебной работе; пп. 6 и 7 — на проректора по научной работе».

При необходимости отдельным пунктом в конце приказа пере­числяют распорядительные документы, которые настоящим прика­зом отменяются, изменяются или дополняются.

В приказах по личному составу пункты располагают обычно в таком порядке: назначение на должность, принятие на работу, пе­ремещение, освобождение от работы, предоставление отпусков и др. Рекомендуется начинать каждый пункт приказа с указания фамилии и инициалов, а при необходимости — имени и отчества лица на которое он распространяется. Затем указывают его должность (степень, звание, разряд и т.п.), наименование структурного подраз­деления, в котором это лицо работает, действие, объявляемое при­казом, например:



           НАЗАРОВА Владимира Павловича, кандидата технических наук, доцента кафедры «Автомобили и автомобильное хозяйство», назначить на должность заведующего кафедрой «Строительство и капитальный ремонт скважин» с 26.12.98 с окладом согласно штатному расписанию.

           Основание: протокол заседания Ученого совета ТюмГНГУ

                                №4 от 22.12.98.



При наличии нескольких лиц, на которых распространяется действие, соответствующий пункт приказа можно начинать с указа­ния этого действия.

Фамилии лиц в пределах одного параграфа (пункта) приказа следует располагать в алфавитном порядке; фамилии и инициалы печатать прописными буквами.

Проект приказа при необходимости согласовывают путем ви­зирования с заинтересованными учреждениями, подразделениями, и должностными лицами, которых он касается. Проект приказа во всех случаях визируют составитель и руководитель структурного подразделения, которое вносит проект приказа или готовит его.

Проект приказа согласовывают с юрисконсультом по следую­щим вопросам: целесообразность издания приказа по данному во­просу; соответствие проекта приказа постановлениям правительст­ва, приказам вышестоящих организаций, действующему законода­тельству, нормам, положениям, инструкциям и т.д.; соответствие формулировок специальным требованиям, принятым в некоторых органах (например, требованиям суда, прокуратуры, органов охраны труда, социального обеспечения и т.д.).

Если сроки вступления в силу отдельных пунктов приказа, на­значения и перемещения работников специально не оговорены, приказ вступает в силу с момента его подписания.

Приказ печатается на бланках формата А4. Формуляр приказа содержит следующие реквизиты: название вида документа (приказ), место составления или издания, дату, индекс, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.

С приказом должны быть ознакомлены все поименованные в    продолжение
--PAGE_BREAK--