Актуальные проблемы документоведения на современном этапе

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ИНСТИТУТ ИСТОРИИ И ПОЛИТИЧЕСКИХ НАУК

КАФЕДРА ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И ДОУ
РЕФЕРАТ

на тему:

Актуальные проблемы документоведения на современном этапе
Выполнила:

студентка 1 курса

985 группы

Колотыгина И.В.
Проверил:

Шилов С.П.
Тюмень

2009
СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ
Последняя треть 20-го начало 21 века ознаменовалась переходом целого ряда стран, в том числе и Росси к постиндустриальному, информационному обществу, в условиях которого основная масса работающих занята в сфере информационной деятельности, а главным продуктом производства и товаром является информация. Глубокие социально-политические и экономические преобразования, происходящие в нашей стране в последние полтора десятка лет, сопровождаются пересмотром многих традиционных представлений в области общественных, гуманитарных наук, актуализацией ряда проблем, находившихся ранее в стороне от отечественной научной мысли. Все это относится к такой научной дисциплине, как документоведение. Документоведение тесно связано с практикой работы с документами, и это дает стимул для исследований в этой сфере. Профессия документоведа со второй половины 1990-х годов оказалась одной из наиболее востребованных. Документоведение развивается, но так как эта наука молодая, то она содержит ряд проблем, актуальных в современное время, и изучением которых занимаются ведущие специалисты в данной сфере. В данной работе я рассмотрю современные проблемы документоведения, их сущность, причины этих проблем, пути решения.
ГЛАВА 1. СОВРЕМЕННЫЕ ПРОБЛЕМЫ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ
Мощные социально-культурные и экономико-политические трансформации были вызваны глобальными процессами тотального распространения информационно-коммуникационных технологий: информация была осознана как важный ресурс развития современных цивилизаций, как высокорентабельный товар, как средство манипулирования личностью и обществом, как инструмент власти, как оружие. Это предопределило переход человечества к очередной стадии развития — «информационному обществу».

Развитие современной управленческой науки идет в рамках новых парадигм «информационного общества», «информационной экономики», «документационных систем управления», «документационно-информационных оболочек».

Документоведение – наука сравнительно молодая. Со второй половины 1990-х годов в России развернулось обучение студентов по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления». Одной из базовых дисциплин этой специальности является курс документоведения. Недостаточно изучены все вопросы в этой сфере.

И поэтому возникает ряд актуальных проблем документоведения на современном этапе:

отставание в разработке теоретических вопросов документоведения;

изучение теории документа и документной деятельности в России сковано узкими рамками управленческого, административного документоведения, сторонники которого ограничивают свои исследования преимущественно управленческой документацией;

в стране достаточно узок круг исследователей занимающихся изучением вопросов документоведения;

нерешенность вопроса о предмете и объекте документоведения;

утвержденная министерством образования РФ примерная программа курса по специальности «Документоведение и ДОУ» далека от совершенства;

нет ни одного отечественного учебника по документоведению, если не считать нескольких разношерстных и небольших по объему учебных пособий;

не вполне разработанный методологический инструментарий, не устоявшийся понятийный аппарат;

нет нормативно-правовой базы;

нет единства мнений о понятии «документ»;

дискуссионными являются понятия «электронный документ», «технотронный документ», «ценность документа» и др.;

отечественные документоведы ставят знак равенства между понятиями «система документирования» и «документационная система»;

проблема трансформации документа в исторический источник;

теория экспертизы ценности документов;

общая классификация документов;

недостаточность материальной базы;

документная коммуникация;

вопросы подлинности и подложности документов;

определение места дисциплины в системе наук;

проблема высшего документоведческого образования;

проблемы взаимосвязи документоведения и архивоведения;

вопрос о доступе к документам;

использование документов, содержащих персональные данные;

проблемы стандартизации;

проблемы сохранности электронных документов;

проблемы регистрации документов;

проблемы автоматизации делопроизводственных процессов.

И это еще не все проблемы документоведения на современном этапе развития этой науки. Я выделила лишь самые главные и наиболее большие, а существует и ряд различных мелких проблем.
ГЛАВА 2. СУЩНОСТЬ, ПРИЧИНЫ ПРОБЛЕМ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ
Потребность в документоведах с высшим образованием на современном рынке труда обусловлена возросшей необходимостью профессиональной обработки различного рода информации, массивы которой постоянно увеличиваются.

В общем случае набор требований к выпускникам вузов варьируется в зависимости от сферы применения их знаний. В 2000 году Министерством образования Российской Федерации был утвержден Образовательный стандарт специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления», закрепивший основные требования к обязательному минимуму содержания основной образовательной программы, требования к уровню подготовки выпускника и профессиональные характеристики документоведов. Согласно этому документу, «высшее учебное заведение самостоятельно разрабатывает и утверждает основную образовательную программу вуза для подготовки документоведа на основе настоящего Государственного образовательного стандарта». Это дает вузам определенную свободу выбора и эксперимента. Но примерная программа этого курса далека от совершенства.

Сегодня в Российской Федерации документоведов выпускают более 70 вузов.

Дискуссии по поводу того, какое же образование – обширное фундаментальное или узко специализированное – необходимо документоведам, не прекращаются. С одной стороны, выгодность фундаментального университетского образования очевидна: специалист с такой подготовкой обладает обширными теоретическими знаниями и поэтому имеет возможность реализовать себя в самых различных сферах деятельности. Но нельзя забывать о том, что каждая из этих сфер имеет свою специфику, для адаптации к которой необходимо время и практический опыт. Специалисты с узко профильным образованием изначально ориентированы на работу в определенной сфере, что исключает широкий выбор, но вместе с ним уменьшает необходимость адаптации. Какие специалисты более востребованы российскими работодателями, однозначно сказать нельзя, иначе был бы исчерпан вопрос дискуссии.

Итак, вопрос о том, какое же образование для документоведов лучше, остается открытым.

Существующие нормативные документы не «успевают» за развитием научной сферы. Так, например, сами понятия «документоведение» и «документ» имеют различные определения, ни одно из которых не стало общепринятым [1]. Подобное явление естественно для документоведения как науки развивающейся: «В процессе становления и развития теории документоведения необходимо преодолеть немалые трудности, в числе которых и не вполне разработанный методологический инструментарий, и не установленный еще понятийный аппарат, и дискуссионность многих проблем...» [2].

К тому же динамизм окружающего мира, развитие технологий влекут за собой существенные изменения, которые порождают новые вопросы. Относительно документоведения, это, прежде всего, изменения в сфере информационных технологий: разработка и внедрение электронного документооборота, автоматизированная обработка данных, развитие возможностей сети Интернет и многое другое. Все это необходимо не только учесть, но и попытаться объяснить, классифицировать, ввести в научный оборот.

Наряду с этим, круг специализированной учебной литературы, описывающей проблемы теории и практики документоведения, довольно ограничен, что создает определенные трудности в процессе обучения. Студентам приходится искать необходимую информацию в периодических изданиях, экономической, юридической и другой литературе смежных с документоведением областей. С одной стороны, это способствует развитию у студентов навыков самостоятельного поиска и работы с новым материалом, выработке критериев его анализа и обработки. С другой стороны, в такой ситуации может возникнуть проблема адекватного восприятия полученной информации, так как работать приходится с литературой, в которой представлен недокументоведческий подход к интересующим проблемам. Периодические же издания (например, журналы «Управление персоналом», «Секретарское дело», «Делопроизводство») ориентированы, прежде всего, на работников делопроизводственной сферы, уже имеющим определенную базу профессиональных знаний и опыт практической деятельности.

Еще одна важная проблема, которая возникает во многих учебных заведениях – это недостаточность материальной базы. Для качественной подготовки документоведов необходимо широкое и современное техническое оснащение: от средств оргтехники до программного обеспечения.

Серьёзное отставание в разработке теоретических вопросов документоведения, обусловлено, по меньшей мере, двумя основными причинами. Во-первых, в нашей стране достаточно узок круг исследователей, занимающихся этой проблематикой. Во-вторых, и это, пожалуй, главное – изучение теории документа и документной деятельности в России сковано узкими рамками управленческого, административного документоведения, сторонники которого ограничивают свои исследования преимущественно управленческой документацией, делопроизводственной сферой.

Подобное ограничение объекта и предмета документоведения обусловлено прежде всего историческими особенностями его становления и развития в нашей стране, проходившего во многом изолированно, за «железным занавесом». Своё признание в качестве научной дисциплины документоведение в Советском Союзе получило лишь во второй половине XX столетия. Этому предшествовал длительный период так называемого практического документоведения, когда шёл процесс накопления эмпирического материала, формировались подходы к его осмыслению. В России он затянулся, в том числе и из-за социальных катаклизмов первой половины прошлого века. На протяжении многих десятилетий учёные, исследовавшие документоведческую проблематику, были вынуждены выполнять социальный заказ большевистской власти. Появившийся в 1943 г. термин «документоведение» для обозначения новой дисциплины фактически закрепил за ней преимущественно делопроизводственную проблематику. Такое узкое понимание предмета документоведения стало господствующим и сохранялось на протяжении всех последующих десятилетий. Выйдя, как из гоголевской шинели, из архивоведения и делопроизводства и будучи изначально призванным решать прежде всего актуальные оперативные вопросы документационного обслуживания советской административно-командной системы, документоведение до сих пор несёт на себе этот родовой отпечаток, по-прежнему ориентировано на управленческую документацию, делопроизводство .
Между тем ещё на рубеже XIX–XX столетий бельгийским учёным Полем Отле, по праву считающимся отцом документационной науки, было сформулировано более широкое научное понимание документа и науки о документе. П. Отле включал в понятие документа печатные и рукописные книги, газеты, журналы, письма, чертежи, карты, фотографии, рисунки и т.п., а также природные, и технические предметы, находившиеся в музеях. Управленческую же документацию он рассматривал лишь в качестве «одной из ветвей «всеобщей документации», создавшейся в результате сближения, а затем и слияния библиографии, библиотековедения, архивоведения и даже музееведения» [4]. В 1920-е годы такой подход разделял известный отечественный книговед М.Н. Куфаев, который, правда, вместо термина «документ» использовал термин «книга», рассматривая последнюю как «вместилище мысли и слова человека, взятых в их единстве и выраженных видимыми знаками». Поэтому книгами он считал также и «иероглифы на сфинксах или на камнях храма, и папирусный свиток», равно как и листовки, и газеты, и фонографические валики, и грампластинки [5]. Однако лишь спустя несколько десятилетий, когда началось бурное развитие наук об информации, отечественные учёные вновь обратились к широкому толкованию документа. Связано это было с тем, что во второй половине XX века стал активно применяться системный подход в исследовании документа, было обращено серьёзное внимание на информационную природу документа, что привело не только к дальнейшему расширению, но и, самое главное, к углублению его понятия.

Постепенно формирующееся среди отечественных документоведов понимание необходимости глубокой разработки общей теории документа не привело пока к созданию такой теории. Обнадёживает, однако, складывание необходимых предпосылок для этого, среди которых можно было бы назвать обозначившийся подход к документу как к многоуровневой информационной системе, представляющей собой двуединство информации и материального носителя; серьёзный функциональный анализ документа; исследования свойств документированной информации и др.

В то же время в процессе становления и развития теоретического документоведения необходимо преодолеть немалые трудности, в числе которых и не вполне разработанный методологический инструментарий, и не устоявшийся ещё понятийный аппарат, и дискуссионность многих проблем. Выше уже отмечалось, что среди документоведов нет единства мнений даже относительно такого базового понятия, как документ. Дискуссионными являются понятия «электронный документ», «технотронный документ», «ценность документа» и некоторые другие.

Отечественные документоведы традиционно ставят знак равенства между понятиями «система документирования» и «документационная система». Между тем, если исходить из общепринятого определения, что документирование – это запись информации на материальном носителе по определённым правилам, то следует признать, что в таком случае система документирования никак не может быть документационной системой. В систему документирования входят не документы, а способы и средства их создания, обусловленные физическими характеристиками и формой материального носителя информации, а также особенностями используемых знаков. Иначе говоря, понятие системы документирования связано прежде всего и главным образом с технологией фиксации информации на материальном носителе. К числу основных систем документирования в таком случае можно отнести: системы графической записи, системы механической записи, фотографические, электромагнитные, оптические, магнитооптические, электростатические [2].

Нерешённость вопроса о предмете и объекте документоведения, слабая изученность многих его теоретических вопросов стали причиной ряда дискуссий, вспыхнувших в последнее время среди специалистов в области архивоведения, дипломатики, источниковедения, археографии. Дискуссионной, в частности, является проблема трансформации документа в исторический источник. Так, руководитель Федеральной Архивной службы России, член-корреспондент РАН В.П.Козлов полагает, что любой документ, прежде чем стать историческим источником, проходит три стадии бытования – создание, существование в качестве регулятора процессов и явлений действительности, хранение в архиве. И лишь после описания архивного документа, снятия ограничений на доступ к нему, т.е. после превращения его в публичный документ, происходит переход документа на четвёртую стадию его бытования – в качестве исторического источника [3]. Оппоненты В.П. Козлова, так же как и многие зарубежные исследователи, считают, что «историческим источником документ становится не после его описания, когда над ним склонится историк, а с момента своего рождения».

С проблемой трансформации документа в исторический источник тесно связана теория экспертизы ценности документов. Некоторые специалисты справедливо отмечают, что в настоящее время за пределами этой теории оказывается «человеческий» фактор, а «преобладающим остаётся сложившийся ещё в двадцатые–шестидесятые годы индустриальный (по типу промышленного конвейера) подход к отбору документов на постоянное хранение, не учитывающий индивидуальности исследователя и архивиста». Печальные последствия такого подхода хорошо известны исследователям, изучающим историю советского периода. Историков не может удовлетворить содержание перечней и других нормативно-методических документов, которыми руководствуются сотрудники служб ДОУ и архивисты при отборе документов на хранение. В результате в некоторых архивах и архивных фондах (к примеру, УВД) почти невозможно найти «живую» информацию о людях.

К числу недостаточно изученных теоретических проблем документоведения относится общая классификация документов. Созданные к настоящему времени классификационные схемы охватывают преимущественно отдельные крупные системы, комплексы документов. Что же касается общих классификационных схем, то все они пока ещё далеки от совершенства. Ещё слабее разработана классификация документных систем. Имеющиеся классификационные схемы охватывают, главным образом, отдельные сферы работы с документами. В частности, в традиционном, административном документоведении системы документации разделяются на функциональные (свыше 40) и корпоративные (ведомственные, отраслевые). В последнее время предпринимаются попытки на основе функционально-информационного подхода, с учётом происхождения социальной информации «выделить документационные системы деловой, социально-политической, научно-технической, экономико-финансовой информации». Однако предложенная классификация, хотя и является шагом вперёд, фактически охватывает только специальную документацию, оставляя в стороне массовую документированную информацию (эстетическую, религиозную, бытовую и т.д.), равно как и личные документы (письма, дневники и т.п.). Таким образом, приходится констатировать отсутствие в настоящее время достаточно обоснованных классификаций, которые бы охватывали всё многообразие документов, все их виды, формы, жанры, условия бытования в оперативной и ретроспективной среде [2].

Ещё одной проблемой, требующей пристального внимания в теоретическом документоведении, является документная коммуникация, которая вплоть до последнего времени изучалась главным образом опять же в рамках отдельных направлений и этапов работы с документами. Между тем глобализация информационных процессов требует более пристального внимания к исследованию документных потоков, документных каналов, коммуникационных барьеров, к выяснению места и роли документной коммуникации в общей системе социальной коммуникации.

Документ, как известно, представляет собой двуединство информации и материального носителя. Однако бытование каждой из этих двух составляющих документа во внешней среде имеет свои особенности. Так, движение документа как материального носителя происходит в трёхмерном пространстве и астрономическом времени, тогда как движение документированной информации осуществляется в социальном времени и социальном пространстве, с иной скоростью, с различными коэффициентами информативности и объёмами тезауруса для различных реципиентов. Между тем традиционное административное документоведение практически не занимается этой проблемой, сводя движение документов во внешней среде к проблемам документооборота и к чисто технологическим операциям, пусть даже и с использованием самых современных компьютерных технологий. Теоретическое документоведение не может обойти проблему документной коммуникации ещё и потому, что её рассмотрение в смежных науках порой уязвимо для критики. В частности, в содержательной книге А.В. Соколова «Общая теория социальной коммуникации», изданной в 2002 году, в разделах, посвящённых документной коммуникации, фактически исключена из объекта исследования административная, производственно-техническая, личная документация. Кроме того, пытаясь разделить документную и электронную коммуникации, автор не только не приводит чётких критериев этого деления, но даже и не упоминает о таком термине и понятии, как электронный документ. В результате получается, что информация, содержащаяся в сети Интернет или появляющаяся на телевизионных экранах, как бы и не имеет материального носителя. Между тем проблема электронных документов, их сущности, классификации, аутентичности, экспертизы ценности, защиты от несанкционированного доступа и т.п. в последние два десятилетия стала одним из важнейших направлений в документоведении [2].

Еще одна немаловажная проблема – это взаимосвязь документоведения и архивоведения.

Объектом изучения и документоведения, и архивоведения является документ. Документоведение изучает документ в его историческом развитии, закономерности его образования, способы создания, принципы организации систем документации и документирования. Документоведение «ведет» документ с момента его создания до выполнения им функции, ради которой он был создан, после чего документ «выходит» из оперативной работы, становится хранителем ретроспективной информации, помещается в дело и через определенный промежуток времени уходит на архивное хранение, становясь объектом изучения и забот архивоведения.

Поскольку от группировки документов в первичные комплексы за висит скорость нахождения нужного документа не только в период текущего хранения, но и в последующем в архиве, все вопросы организации работы с документами с момента их классификации и группировки в дела становятся объектом совместного изучения и разработки и документоведения, и архивоведения.

Таким образом, на пути документа с момента его возникновения до помещения его на постоянное хранение в архив, на определенном участке он является объектом внимания двух научных дисциплин — документоведения и архивоведения.
Первоначально документоведение выросло из практических потребностей архивного дела, учитывающего, что научное упорядочение хранящихся документальных массивов требует изучения процессов их формирования в делопроизводстве учреждений. Документоведение в этот период делало упор на исторические аспекты развития документов, систем документации, историю делопроизводства.

Возникнув в недрах архивоведения, документоведение взяло на вооружение многие методы изучения документов и первичных комплексов, разработанные архивоведением. Занимаясь системами документации, документоведение не может не учитывать требования, предъявляемые к документам архивами, вытекающие из специфики архивного хранения.

Но в документоведении акцент изучения документа сместился. Центральными стали вопросы изучения закономерностей документообразования, проектирования документов и систем документации, их унификация и стандартизация, организации документов в текущей деятельности учреждений [6].

Одной из наиболее дискутируемых проблем является проблема стандартизации. В разработке стандартов государственные архивы сотрудничают исследовательскими архивами данных, изучая опыт описания электронных документов, принятый в таких европейских архивах, как Датский. Отдельной проблемой в стандартизации является выбор формата обмена информацией[7].

Существует и проблема сохранности электронных документов. Существует опасность утраты многих файлов данных, а некоторые из них уже утрачены. Так как идут быстрые технологические изменения, смена поколений компьютеров, старение магнитных носителей, разработка новых программных средств [7].

Правила регистрации, соответствующие реквизиты и форма карточки в документоведении повсеместно используются. Но есть ряд вопросов которые нужно уточнить, это такие вопросы как: должна ли быть регистрация только компьютерной, или возможна журнальная; как обеспечить передачу бумажных документов на исполнение при автоматизированной регистрации и д.

Переход на новые технологии не дает нам ожидаемого эффекта. Главной причиной трудностей. Возникающих при внедрении автоматизированных систем ДОУ, остается недооценка значения ДОУ. Внедрение компьютерных технологий в делопроизводство требует хороших знаний, не только в области автоматизации, но и в делопроизводстве. Комплексная автоматизация требует разработки оргпроэкта. Необходима разработка общегосударственных законодательных и нормативно-методических актов по автоматизации ДОУ [8].

Важнейшая, но вряд ли удостоенная пристального внимания проблема – вопрос о доступе к документам, содержащим персональные данные конфиденциального характера. Законодательно установленный период ограничения к подобным сведениям – 75 лет со дня создания документа [9]. Но он нарушается. То есть закон есть, а как его исполнять нет. Также нужно увеличить срок ограничения к подобным сведениям. Ужесточить контроль по допуску к таким документам.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Документоведение – наука молодая. На современном этапе она содержит ряд различных проблем, как в теоретической части, так и в практической. Всем этим проблемам уделяется большое внимание, ведутся различные дискуссии, проводятся конференции, конгрессы, где обсуждаются эти проблемы. Документоведение не стоит на месте, оно развивается. Вместе с тем, решаются старые проблемы и появляются вновь новые.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
Кушнаренко, Н.Н. Документоведение: Учебник. – С. 148.

Ларьков, Н.С. Актуальные проблемы документоведения на современном этапе//Документ в меняющемся мире: Материалы первой Всероссийской научно-практической конференции. – С. 7.

Козлов, В.П. Теоретические основы археографии с позиций современности // Теоретические основы археографии с позиций современности: Материалы дискуссии. М., 2003. С.7.

Отле Поль. Руководство к администрированию. 2-е изд. М.-Л.: Изд-во «Техника управления», 1931. С. 19.

Куфаев, М.Н. Избранное. М.: «Книга», 1981. С. 21, 37, 42–43, 48.

Кузнецова, Т.В. Проблемы взаимосвязи документоведения и архивоведения: http
://
bukvi
.
narod
.
ru

Попенко, А.А. Проблема хранения электронных документов на международных конгрессах и конференциях/ А.А. Попенко//Делопроизводство. – 2005. – №1. – С.54-57.

Кузнецова, Т.В. Проблемы автоматизации делопроизводственных процессов с позиции документоведения/ Т.В. Кузнецова// Делопроизводство. – 2004. – №2. – С.37-39.

Хмельницкая, О.Е. Персональные данные и актуальные проблемы использования документов/Документ в парадигме дисциплинарного подхода6материалы Второй Всероссийской научно-практ. Конференции.- Томск. – 2006.