Государственный комитет Российской Федерации
по высшему образованию
Российская экономическая академия имениГ.В.Плеханова
Кафедраинформационных технологий
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ К РАБОТЕ
СПАКЕТОМ ПРОГРАММ
“1С-бУХГАЛТЕРИЯ”
Москва1995
Составители: кандидаттехнических наук П.Е.КОВАЛЬ
кандидат технических наук А.В.ПАХОМОВ
кандидат технических наук Г.С.ТИШИНА
Редактор издательства : Н.И.ЗОЛОТИНA
Методическиеуказания к работе с пакетом программ
“1С-БХГАЛТЕРИЯ”/Сост. П.Е.Коваль, А.В.Пахомов, Г.С.Тишина: М.: Изд-во Рос.экон.акад.,1995.
Излагается краткийтеоретический материал по основным приемам работы с пакетом программ “1С-БХГАЛТЕРИЯ”.
Для студентов специальности???????????????????????77
1.Общие принципы программы1.1. Назначение иосновные принципы
Пакет программ «1С-Бухгалтерия» состоит из двух независимыхпрограмм: «Учет бухгалтерских операций» (bmp.exe) и «Платежные документы» (uro.exe).
Программа «Учетбухгалтерских операций» предназначена для ведения бухгалтерскихпроводок, печати первичных документов, расчета итоговых показателей, формированияотчетов для налоговых органов.
Программа «Платежные документы» предназначена для формирования, печати и хранения платежных документов для банка.
Главное меню
При вызове программы «Учетбухгалтерских операций» (запуск файла bmp.exe) на экране появляется главное меню, из котороговыполняется обращение ко всем функциям ( см.рис.1).
Рис. SEQРис. * ARABIC
По горизонталирасположены группы функций. Активная функция выделена подсветкой и имеет ниспадающеевниз меню (кроме функции выход). Для выбора пункта меню следует :
— подвести световое пятно к нужной группе функций клавишами "®"и "¬";
— в ниспадающем менюподвести световой курсор к нужной функции клавишами "" и “¯"и нажать клавишу Enter. Вместо выбора функции клавишами ""и “¯"можно нажать клавишу с буквой, выделенной другим цветом.
Для возвращения в главноеменю следует нажать клавишу Esc.
Работа со списками
Основным режимом работы в программе является ведение списков (опера-ций,счетов и т.д.). Все списки вводятся, просматриваются и корректируются по общемупринципу.
Ввод новой записи в список осуществляется после нажатия клавишиIns. После этого осуществляетсяпоследовательный ввод данных в графы списка. Для завершения ввода надо нажать клавишу Enter. В любой момент можно прервать ввод нажатием клавиши Esc.
При корректировке записи нужно установить световой курсор в корректируемую графу (колонку) на нужнуюзапись и нажать клавишу Enter. Затемпроизводится изменение содержимого нужного поля. Завершение корректировки осуществляетсяаналогично режиму ввода новой записи.
Удаление записи происходит после нажатия клавиши Del. При этом запрашивается подтверждение: Удалить — Enter, Отказ — Esc.
Просмотр списка производится с помощью клавиш управления курсором:""¯, PgUp,PgDn, Home, End. С помощью клавиш "®" и "¬"выполняется переход между графами текущей записи.
Функция помощи
При работе спрограммой “1С-Бухгалтерия” имеются следующие возможности получения справочнойинформации:
1) Из двух последних экранных строк. В них отображены доступныев конкретном режиме функциональные клавиши и их назначение.
2) Нажав клавишу F1 излюбого режима работы можно открыть окно помощи с описанием возможных действий вконкретной ситуации. Для возврата впредыдущее окно нажать клавишу Esc.
3) При работе в большинстве режимах нажатием клавиши F10 выводится на экран окно, содержащее все возможные в текущемрежиме команды и соответствующие им функциональные клавиши. Это окно называетсяменю действий. Для выхода из меню действий надо нажать клавишуEsc.
4) Выбрать из главного меню пункт Помощь. 1.2.Характеристики программы
Программа имеет следующие характеристики:
— количество операций не ограничено;
— количество счетов(субсчетов) не ограничено;
— разрядность сумм операций — до 16 знаков включая точку;
— количество знаковбухгалтерского счета/субсчета (буквы, цифры) — 3;
— количество объемов аналитического учета по каждому счету (субсчету) — до 100000 наименований;
— формирование итогов — загод, квартал, месяц, произвольныйпериод;
— количество независимыхрабочих мест на одном компьютере не ограничено.1.3. Сервис
При выборе в главном меню групповой функции Сервис на экране появляетcя ниспадающее меню (см.рис.2 ).
Рис. SEQРис. * ARABIC
Команды этого пункта меню выполняют следующие функции:
Команда УСТАНОВКА ПАРАМЕТРОВ
Устанавливаются параметры, влияющие на работу программы. Эта командавызывается также из основных режимов принажатии клавиши Alt+10. При выборе данногорежима на экране появляется окно с запросами (см. рис.3).
Рис. SEQРис. * ARABIC
Для выбора устанавливаемого параметра используются клавишиуправления курсором. Для установки параметра следует нажать клавишу Enter. Если параметр имеет только два значения “Да” или“Нет” ( против названия параметра стоят квадратные скобки), то текущее значение меняется на противоположное. При этом значение «Да» отображаетсязначением «X», «Нет»- пробелом. Для других параметров предлагается ввести новое значение. Для выхода из ре жима нажать клавишу Esc.
Окно установки параметровсодержит следующие опции:
— Параметры ввода операций:
Введенная проводка активна — еслипараметр установлен, то активной(выделенной) становится новая введенная проводка.
Автоматический пересчет итогов - если параметрустановлен, то после любых корректировокитоги пересчитываются автоматически, что позволяет в любой момент выводитьотчеты без пересчета итогов.
Количество только целое — количественный учет ведется только в целых числах.
Копировать - определяет параметры проводки-образца,которые будут переноситься в новую проводку при нажатии клавиши F9.
Количество знаков — устанавливаетколичество знаков в кода счетов и субсчетов.
В журнале суммы без копеек — еслипараметр установлен, то в журналеопераций и в отчетах суммы выводятся без копеек, но с разделителями разрядовцелой части.
Выключить звук — если параметрустановлен, то во время работы не выдаютсязвуковые сигналы.
— Рабочая дата — задает дату, котораяавтоматически устанавливается у вводимых проводок.
— Рабочее место — номер рабочегоместа, устанавливаемого при ведениираздельного учета на нескольких рабочихместах. (номер рабочего места главногобухгалтера рекомендуется установить «0»).
— Редактор — определяет тип используемого редактора, который будет вызыватьсядля корректировки форм отчетов и первичных документов. Он может быть встроенным или внешним. Имя внешнего редактора задаетсякомандой «Внешние программы»этого же пункта меню (см. рис.2).
— Параметры печати — эта группа параметров позволяет осуществить настройку наимеющийся принтер.
— Вывод отчетов - параметры определяют куда будут выводитьсяотчеты после просмотра их на экране: втекстовый файл и (или) на печать или невыводиться вообще. Для установки вывода в файл сначала нужно задать имя файла. При формировании нового файла старый файл стаким же именем уничтожается.
— Формирование отчетов — задаются режимы форматирования отчетов.
Команда АРХИВНАЯ КОПИЯ
Позволяет выполнить сохранение и восстановление архивной (страховой)копии информации на дискетах. Этонеобходимо для обеспечения сохранностиданных в случае их потери на жестком диске, а также для переноса информации надругой компьютер.
Порядок работы при выполнении этой команды:
— подготовить достаточное количество чистых отформатированных дискет;
— выбрать из группы Сервисглавного меню команду Архивная копия;
— выбрать режим Сохранениеили Восстановление;
— указать дисковод, на который будут установлены дискеты;
— при сохранении надо проверить дату архивной копии . Если эта дата правильна, нажатьклавишу Enter, если нет - исправить дату и нажать клавишу Enter. При нехватке места на одной дискете предлагается вставитьвторую и т.д.;
— при восстановлениив случае установки дискет в неверном порядке на экран выводится сообщение. Привосстановлении вся текущая информация пропадает и замещается информацией изархива.
Команда ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ КЛАВИШИ
При вводе бухгалтерских операций часто встречаются повторяющиеся реквизиты, например«Реализация», «Начисление», «Входящее сальдо» ит.д. В режиме «Функциональные клавиши» значения таких реквизитовможно задать функциональными клавишами. Чтобы при вводе значения реквизитов после подставляемой строки автоматическивыполнялся переход к следующему полю, в конце строки следует поставитьсимвол ";". Для окончаниякорректировки всех функциональных клавиш используется клавиша PgDn. Для использования введенных строк при вводе текста нужно нажать соответствующую функциональную клавишу.
Команда КАЛЬКУЛЯТОР
Калькулятор вызывается из главного меню из группы Сервис и из других режимов нажатиемклавиш Ctrl+F2. В калькуляторе можно ввести любое арифметическое выражение, состоящее из чисел, круглыхскобок и знаков операций: "+" (плюс), "-" (минус),"*" (умножить), "/" (разделить). Дробную и целую частичисел надо разделить точкой (1.5). Из режима корректировки суммы операциикалькулятор вызывается клавишей F2. При этом текущая сумма операции помещается в калькулятор, а результатвычисления после нажатия клавиши Enterзаносится в сумму операции. Очисткастроки калькулятора выполняется после нажатия клавиши F6. В калькуляторе имеетсяячейка памяти, в которую можно поместитьотмеченное курсором число при нажатии клавиш Ctrl+F3, добавить к памяти отмеченное курсором число принажатии клавиш Shift+F3, вычесть из памяти отмеченное курсором число при нажатии клавиш Alt+F3.В режиме корректировки суммы операции можно вставить значение памяти принажатии клавиш Ctrl+F4. Кроме того, значение памяти можно использовать в калькуляторе. Для этогов формулу следует включить символ «М» (русская).
Команда ВНЕШНИЕ ПРОГРАММЫ
При вызове внешних программ из группы Сервис главного меню на экран выводится список внешних программ.Список внешних программ можно расширятьи корректировать, кроме первых четырехстрок, которые нельзя удалять. Для запуска внешних программ на жестком дискекомпьютера должно быть свободно не менее 600 Кбайт. Запускается внешняяпрограмма после нажатия клавиши Enter.
Команда ЗАПИСНАЯ КНИЖКА
В записной книжке можно назначить на любую дату список дел, и тогда при входе в программу в тот день, накоторый назначены дела, на экран будет автоматически выведен список дел.
Команда УСТАНОВКА ПАРОЛЯ
Если необходимо ограничить возможность доступа других лиц кпрограмме, можно установить пароль на вход в программу. При входе в этот режим выводится запрос на установку пароля. Вводится пароль от 1 до 10 букв или цифр инажимается клавиша Enter. Послеэтого при входе в программу каждый разбудет запрашиваться пароль. Если пароль указан будет неверно, работа программы прекращается. Для снятияпароля выбирается команда «Установить пароль» из группы Сервисглавного меню, вводится пустой пароль инажимается клавиша Enter.
Команда ПОСЛЕДНИЙ ДОКУМЕНТ
В ходе работы с программой формируются различные выходныедокументы. Для удобства просмотра последнего документа из группы Сервис главного меню выбирается данная команда или вызывается из всехосновных режимов при нажатии клавиш Ctrl+F7.Печать последнего документа осуществляется из главного меню или при нажатииклавиш Ctrl+F8.2. Учет бухгалтерских операций 2.1. Счета
План счетов — основаведения бухгалтерского учета. Перед темкак начать работу, необходимо просмотретькакая система счетов заложена впрограмму «1С: Бухгалтерия».При необходимости эта система счетов может быть откорректирована в соответствии с потребностямипредпринимателя.
Для просмотра икорректировки плана счетов следует выбрать пункт главного меню Операции, а в ней — команду Счета. На экран будетвыведен план счетов бухгалтерского учета (см. рис.4).
Рис. 4
План счетов представляется в виде списка, имеющего четыре графы:
Код — код (номер) счета всоответствии с действующим планом счетов;
С/сч. — код (номер) субсчета (для основногосчета эта графа пуста);
Наименование — наименование счета или субсчета;
Вид субконто — наименование вида объектов аналитического учета (субконто), если по данномусчету (субсчету) ведется аналитический учет.
Список упорядочен покодам (номерам) счетов и субсчетов. Просмотр, удаление, корректировка и вводновой записи ведется, как и для всех списков. Быстрый поиск счета и субсчетаосуществляется при вводе его номера с клавиатуры. При этом вводимый номервыводится в нижней строке окна, а курсор перемещается по графе Код.
При вводе нового счета(субсчета) в список счетов он будет помещен там по порядку. При вводе счетов с субсчетами сначала вводится строка с кодом счета, пустым кодом субсчета и в ней указывается наименование счета. Затем в строках с тем же кодом счета и кодами субсчетов вводится наименование субсчетов.
При корректировкеграфы «Вид субконто» после нажатия клавиши Entrer на экран будет выведен список видов объектов аналитического учета(субконто). Из этого списка клавишами "" и “¯" выбирается нужный вид субконто и нажимаетсяклавиша Enter (см. рис.5) Списоквидов субконто содержит две графы: номер субконто и наименование субконто. Список можно упорядочить как по номеру субконто (F2), так и по наименованию субконто (F4).
Рис. 5
Если в списке нетнеобходимого вида субконто, нажимаетсяклавиша Ins и вводится наименованиенужного вида субконто. Чтобы отменить ведение аналитического учета или субсчета, выбирается строка Без субконто и нажимается клавиша Enter .
При наличии у счета субсчетов существует возможность ведения списка субконто по счету в целом или по каждому субсчетуотдельно. В первом случае следует указатьнаименование субконто только для строки с наименованием счета, во втором — только для строк с наименованиями субсчетов.
Нельзя изменять номера счетов или субсчетов, по которым имелись операции в текущем или впрошлых периодах. Для печати планасчетов надо нажать клавишу F8.2.2. Ведение аналитического учета
Программа позволяет вести неограниченное количество объектов аналитического учета: по товарам, материалам, организациям, сотрудникам, основным средствами т.д. Для обобщенного названия группыобъектов аналитического учета в программе используется термин субконто. Список субконто выводится икорректируется командой Виды субконто пункта главного меню Операции. Его можно менять и при просмотре счетов бухгалтерскогоучета и при вводе операций.
Чтобы задать ведениеаналитического учета по тому или иному синтетическому счету или субсчету, следует в режиме просмотра счетов(команда Счета пункта главного меню Операции ) указать в графе Вид субконто наименование вида субконто, который будет связан с данным счетом илисубсчетом. После этого при вводе проводок по данному счету или субсчету программа будет предлагать выбрать из соответствующего справочника объект, к которому относится проводка. Например, если к счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» прикреплен вид субконто Сотрудники,то при вводе проводок по счету 71 программа предложит выбрать из списка сотрудника, к которому относится операция. Если нужного сотрудника в списке нет, список можно также дополнить. Каждый вид субконто может быть прикреплен клюбому числу счетов и субсчетов. (Например, для счетов 60, 61, 62, 64, 76 можно вести единый список субконто — «Организация»).
Принципы работы сосписком видов субконто (ввод новой записи, просмотр, корректировка, удаление) такой же как и для всех списков.
Списки значений субконтосодержат объекты аналитического учета одного вида.
Обращение к спискузначений субконто выполняется:
— при нажатии клавиши F3 из окна Виды субконто (при этом выводится список для того вида субконто, накотором установлен курсор);
— при вводе данных в журнал операций для проводокпо тем счетам, по которым предусмотрено ведение аналитического учета;
— при корректировки планасчетов;
— при составлениистандартных отчетов.
Список значений субконто содержит три графы: код, наименование субконто и цена. Список можно упорядочить как по коду субконто (F2), так и по наименованию субконто(F4).
Рис. 6
Графа субконто«Цена» заполняется для тех объектов аналитического учета, для которыхона имеет смысл (например, основныесредства, материалы и т.д.).
Просмотр,корректировка, удаление, ввод новойзаписи списка значений субконто осуществляются так же как и для других списков.
Печать списка значенийсубконто возможна из окна Виды субконтопосле нажатия клавиши F8.
Для субконто можнозадавать параметры при нажатии клавиши F5, предварительноустановив курсор на конкретный субконто. Названия параметров субконто едины для всех видов субконто одного вида.Значения параметров можно использовать в форме первичных документов, в формах отчетов, в формулах типовых проводоки т.п. Принцип работы со списком параметров субконто такой же, как и для другихсписков.2.3. Ведение журнала операций
Исходными данными для бухгалтерии являются проводки, вводимые в журнал хозяйственных операций. На основании введенных проводок программаавтоматически формирует баланс и другую отчетность.
Журнал операций выводитсяна экран при выборе команды Журналопераций пункта главного меню Операции(см.рис.6).
Рис. 7
Журнал выводится в виде списка, состоящего из 6 граф(колонок).
Дата — указывает дату совершения хозяйственных операций.
Дебет — указывает коды счета и субсчета дебета проводки.
Кредит — указывает коды счета исубсчета кредита проводки.
Сумма — указывает сумму проводки.
N - указывает номер рабочего места,на котором вводилась данная проводка. Эта графа используется при переносе и приудалении операций.
Кратное содержание — указывает на содержание операцийи проводки. Рекомендуется в ее левойчасти указывать текст, характеризующий операцию в целом, а в правой части — текст, описывающийоперацию в целом, а в правой части — текст, описывающий конкретную проводку.
В верхней частиэкрана (строки 2-5) отображаются наименования счетовдебета и кредита текущей проводки, соответствующие субконто. Журнал операцийявляется обычным списком и принцип работы с ним такой же, как идля других списков. Выход из журналаопераций осуществляется после нажатия клавиши Esc.
Ввод проводок (Ins) осуществляется последовательно по колонкампереходя из колонки в колонку после нажатия клавиши Enter. Колонка N заполняетсяавтоматически после задания номера рабочего места в «Установке параметров».
При вводе проводокследует иметь в виду:
— дата должна находитьсяв интервале видимости операций (задается после нажатия клавиши F7);
— при вводе счетов дебетаи кредита проводки их можно выбрать изсписка счетов. Для этого после нажатияклавиши Enter нажать клавишу F3. На экране будет выведен списоксчетов, из которого клавишами управлениякурсором выбирается нужный и нажимается клавиша Enter;
— если по счету ведетсяаналитический учет, то после ввода кода счета программа предложит выбрать из списка соответствующеесубконто. Если в списке нет нужного субконто, его можно туда ввести (Ins).
При вводе однотипных проводок можно воспользоватьсякопированием проводок. Для копирования проводки курсор устанавливается на проводку-образец и нажимается клавиша F9. После этого ввод проводки аналогичен описанному выше, но в колонкахбудут значения проводки-образца, которые можно принять, нажав клавишу Enter или исправить.
Проводки в журнале операций можно отсортировать податам (F2), счетам дебета (F3), счетам кредита (F4), суммам (F5) и содержанию операций (F6).
Для поиска проводки надо произвести их сортировку в колонке, по которой производится поиск, а затем склавиатуры ввести нужные символы (например код счета дебета). В случаеобнаружения введенного символа он отображается в нижней части списка, а курсор устанавливается на первый элемент,отвечающий введенным символам.2.4. Ввод входящих остатков
Чтобы начать работать спрограммой необходимо ввести и остатки по всем счетам (входящее сальдо) наначало того периода, с которого начинаютприменять программу. Остатки вводятся в виде проводок, в которыхсоответствующий счет (субсчет) корреспондируется с некоторым фиктивным счетом00. Чтобы ввести дебетовый остаток посчету, код этого счета указывается«00». Для ввода кредитовогоостатка код «00» заносится в графу «Дебет», а вграфу «Кредит» — код счета (субсчета), по которому вводится остаток.
Для тех счетов (субсчетов), по которым задано субконто, следуетвводить остатки по каждому субконто. После того, как все остатки введены,нужно просмотреть «Оборотно-сальдовую ведомость»(пункт меню Отчетность). Еслиостатки введены правильно, остаток на конец периода по счету «00»должен быть нулевым. Убедившись в правильности введенных проводок, выполняетсякоманда Закрытие рабочего периодапункта меню Операции.2.5. Типовые операции
Типовые операциипредназначены для упрощения ввода проводок. С их помощью можно автоматизироватьввод стандартных или часто используемыхопераций и печатать необходимые первичные документы. Типовые операциипредставляются собой сценарии стандартных или часто повторяющихся действий.
При задании типовойоперации в журнал операций помещается одна или несколько проводок, имеющих общую дату и содержание операции.Суммы проводок могут рассчитываться автоматически или запрашиваться при вводе типовой операции. Программа позволяет корректировать идополнять список типовых операций и формулы для расчета сумм проводок. При использовании типовых операцийможно автоматически получать соответствующий первичный документ. Формат первичного документа также можно корректировать.
Работа с типовымиоперациями включает два этапа. Первый - настройка типовой операции (и первичного документа). Второй - использование типовой операции для ввода проводок в журнал операций (и печати первичного документа).
Программа позволяет использовать любое количество типовых опера ций. Для просмотра и редактирования типовых операцийпрограмма выводит список типовых операций. Этот список предъявляется для выбора из него нужной типовой операции при нажатии клавиш Ctrl+Enter илиCtrl+F9 из режима просмотра«Журнал операций» пункта главное меню Операции (см.рис.8).
Рис. 8
Список включает три графы (колонки):
Операции — наименование типовой операции;
Типовое содержание — текст, вставляемый в колонку Краткоесодержание журнала операций;
Исх. файл — имя файла с формой первичного документа, который может печататься при вводе данной типовойоперации. Если эта графа пуста, первичный документ для данной операции создаваться не будет.
Ввод типовых операций
Для ввода типовых операций в журнал операций надо нажать клавиши Ctrl+Enter. На экран выводится список типовых операций. При помощиклавиш перемещения курсора выбираетсянужная типовая операция и нажимается клавиша Enter. На экран выводятся проводки, относящихся к данной типовойоперации. Предлагается ввести дату,сумму и текст содержания операций(переносится в журнал операций). Дата и содержание операций заносятся в каждуюпроводку. После этого программа предложит заполнить недостающие реквизиты:
— для проводок, у которыхпервый коэффициент равен 0 запрашивается сумма проводки;
— для проводок по темсчетам, по которым ведется аналитический учет, на экран будет выведен соответствующий списоксубконто. Курсором надо выбрать нужныйобъект аналитического учета и нажать клавишу Enter;
— для проводок, у которых имеется символ "#", нужноввести номер первичного документа, который может быть распечатан после вводатиповой операции.
После ввода всехреквизитов на экран выводится меню:
1) записать операцию: всепроводки переносятся в журнал операций (проводки с нулевой суммой не заносятся);
2) продолжить корректировку: осуществляется возврат к списку сформулированных проводок. Можно изменить любые реквизиты ивернуться в данное меню (Esc);
3) выход без записи: проводки не заносятся в журнал операций;
4) печать документа: если для текущей типовой операции существуетформа первичного документа, этотдокумент можно распечатать (печатать документ надо до записи операции);
5) форма: просмотр и редактирование формы первичного документа.
Если в режиме«Журнал операций» нажать клавиши Ctrl+F9, то программа будет работать так же, как и при нажатии клавиш Ctrl+Enter, но значения даты, суммы и содержание будут заполняться автоматически и соответствовать той проводке, на которой был установлен курсор переднажатием клавиш Ctrl+F9. При желанииэти значения можно откорректировать.
Определение типовых операций
Для корректировки типовыхопераций или ввода новых используется команда Типовые операции пункта меню Операции. После выбора этой команды на экран выводитсясписок типовых операций. Корректировка, удаление и ввод новой типовой операцииосуществляется так же, как и при работе в других списках (Enter,Del,Ins). После нажатия клавиши F3при просмотре списка типовых операцийили при вводе новой типовой операции выводится шаблон для ввода проводок иликорректировки существующих (см.рис.9).
Рис. 9
Сначала вводится счет/субсчет дебета и нажимается клавиша Enter. Затем в этой же колонке во второй строке вводится счет/субсчет кредита и нажимается клавиша Enter. Затем для определения суммыпроводки вводятся значения коэффициентов и, если необходимо,формула. Возможны следующие варианты:
— если для проводкизадана формула, то сумма вычисляется поформуле. Если при этом первый коэффициент равен нулю, то рассчитанна