СОДЕРЖАНИЕ
TOC o «1-3» h z u ВВЕДЕНИЕ. PAGEREF _Toc93986992 h 2
1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ О БАЗАХ ДАННЫХ В MSACCESS. PAGEREF _Toc93986993 h 3
1.1. Базы данных и системы управлениябазами данных. PAGEREF _Toc93986994 h 3
1.2. Структура простейшей базы данных. PAGEREF _Toc93986995 h 4
1.3. Свойства полей базы данных. PAGEREF _Toc93986996 h 5
1.4. Типы данных. PAGEREF _Toc93986997 h 7
1.5. Безопасность баз данных. PAGEREF _Toc93986998 h 8
2. РАЗРАБОТКА БАЗЫДАННЫХ… PAGEREF _Toc93986999 h 9
2.1. Разработка технического задания. PAGEREF _Toc93987000 h 9
2.2. Разработка структуры базы данных. PAGEREF _Toc93987001 h 9
3. ПРОЕКТИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ… PAGEREF _Toc93987002 h 12
3.1. Режимы работы с базами данных. PAGEREF _Toc93987003 h 12
3.2. Объекты базы данных. PAGEREF _Toc93987004 h 13
3.2.1.Таблицы… PAGEREF_Toc93987005 h 13
3.2.2.Запросы… PAGEREF _Toc93987006 h 13
3.2.3.Формы… PAGEREF_Toc93987007 h 13
4. ВАРИАНТ БАЗЫ ДАННЫХ ТОРГОВОЙ ОРГАНИЗАЦИИ, ЗАНИМАЮЩЕЙСЯРЕАЛИЗАЦИЕЙ ПТИЦЫ-РЫБЫ… PAGEREF _Toc93987008 h 15
ЗАКЛЮЧЕНИЕ. PAGEREF _Toc93987009 h 17
СПИСОКИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ… PAGEREF _Toc93987010 h 18
ВВЕДЕНИЕ
Дляпринятия обоснованных и эффективных решений в производственной деятельности, вуправлении экономикой и в политике современный специалист должен уметь спомощью компьютеров и средств связи получать, накапливать, хранить иобрабатывать данные, представляя результат в виде наглядных документов. Всовременном обществе информационные технологии развиваются очень стремительно,они проникают во все сферы человеческой деятельности.
В разных областях экономики зачастуюприходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан сопределенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимыопределенные знания и организационные навыки.
Продукт корпорации Microsoft — Access объединяет сведения изразных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые в нем формы,запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получатьответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные,печатать отчеты, диаграммы и почтовые наклейки.
Целью данной курсовой работы являетсярассмотрение проектирования в теории и создания на практике базы данных впродукте корпорации Microsoftдля управления базами данных «MicrosoftAccess».
1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ О БАЗАХ ДАННЫХ В MS ACCESS1.1. Базы данных и системы управления базами данных
Базаданных – это организованная структура, предназначенная для хранения информации.В современных базах данных хранятсяне только данные, но и информация.
Это утверждение легко пояснить, если,например, рассмотреть базу данных библиотеки. В ней есть все необходимыесведения об авторах, книгах, читателях и т.д. Доступ к этой базе могут иметькак работники библиотеки, так и читатели, которым необходимо найти какое-либоиздание. Но среди них вряд ли найдется такое лицо, которое имеет доступ ко всейбазе полностью и при этом способно единолично вносить в нее произвольныеизменения. Кроме данных, база содержит методы и средства, позволяющие каждомуиз сотрудников оперировать только с теми данными, которые входят в егокомпетенцию. В результате взаимодействия данных, содержащихся в базе, сметодами, доступными конкретным сотрудникам, образуется информация, которую онипотребляют и на основании которой в пределах собственной компетенции производятввод и редактирование данных.
С понятием базы данных тесно связанопонятие системы управления базойданных. Это комплекс программных средств, предназначенных для созданияструктуры новой базы, наполнение ее содержимым, редактирование содержимого ивизуализации информации. Под визуализациейинформации базы понимается отбор отображаемых данных в соответствии сзаданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача наустройства вывода или передачи по каналам связи.
В мире существует множество системуправления базами данных. Несмотря на то что они могут по-разному работать сразными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства,большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Этодает нам возможность рассмотреть одну систему и обобщить ее понятия, приемы иметоды на весь класс СУБД. В качестве такого учебного объекта мы выберем СУБДMicrosoft Access, входящую в пакет Microsoft Office.1.2. Структура простейшей базы данных
В Microsoft Access, прежде чемсоздавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задать структуру базыданных. Хорошая структура базы данных является основой для создания адекватнойтребованиям, эффективной базы данных.
Сразупоясним, что если в базе нет никаких данных (пустая база), то это все равнополноценная база данных. Этот факт имеет методическое значение. Хотя данных вбазе и нет, но информация в ней все-таки есть – это структура базы. Онаопределяет методы занесения данных и хранения их в базе. Простейший«некомпьютерный» вариант базы данных – деловой ежедневник, в котором каждомукалендарному дню выделено по странице. Даже если в нем не записано ни строки,он не перестает быть ежедневником, поскольку имеет структуру, четко отличающуюего от записных книжек, рабочих тетрадей и прочей писчебумажной продукции.
Базы данных могут содержать различныеобъекты. Основными объектами любой базы данных являются ее таблицы. Простейшаябаза данных имеет хотя бы одну таблицу. Соответственно, структура простейшейбазы данных тождественно равна структуре ее таблицы.
Структуру двумерной таблицы образуютстолбцы и строки. Их аналогами в простейшей базе данных являются поля изаписи. Если записей в таблице пока нет, значит, ее структура образованатолько набором полей. Изменив состав полей базовой таблицы (или их свойства),мы изменяем структуру базы данных и, соответственно, получаем новую базуданных.1.3. Свойства полейбазы данных
Поля базы данных не просто определяютструктуру базы – они еще определяют групповые свойства данных, записываемых вячейки, принадлежащие каждому из полей. Ниже перечислены основные свойстваполей таблиц баз данных на примере СУБД Microsoft Access.
· Имяполя – определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматическихоперациях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовковстолбцов таблиц).
· Типполя – определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.
· Размерполя – определяет предельную длину (в символах) данных, которые могутразмещаться в данном поле.
· Форматполя – определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.
· Маскаввода – определяет форму, в которой вводятся данные а поле (средствоавтоматизации ввода данных).
· Подпись– определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись неуказана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля).
· Значениепо умолчанию – то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически(средство автоматизации ввода данных).
· Условиена значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных(средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных,имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты).
· Сообщениеоб ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попыткеввода в поле ошибочных данных.
· Обязательноеполе – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля принаполнении базы.
· Пустыестроки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойстваОбязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишьк некоторым, например к текстовым).
· Индексированноеполе – если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском илисортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенноускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, чтозначение в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, чтопозволяет автоматически исключить дублирование данных.
Поскольку в разных полях могутсодержаться данные разного типа, то и свойства у полей могут различаться взависимости от типа данных. Так, например, список вышеуказанных свойств полейотносится в основном к полям текстового типа. Поля других типов могут иметь илине иметь эти свойства, но могут добавлять к ним и свои. Например, для данных,представляющих действительные числа, важным свойством является количествознаков после десятичной запятой. С другой стороны, для полей, используемых дляхранения рисунков, звукозаписей, видео клипов и других объектов OLE,большинство вышеуказанных свойств не имеют смысла.1.4. Типы данных
Таблицы базданных, как правило, допускают работу с гораздо большим количеством разныхтипов данных. Так, например, базы данных Microsoft Access работают соследующими типами данных.
· Текстовый– тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текстаограниченного размера (до 255 символов).
· Числовой– тип данных для хранения действительных чисел.
· ПолеМемо – специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535символов). Физически текст не хранится в поле. Он храниться в другом месте базыданных, а в поле храниться указатель на него, но для пользователя такоеразделение заметно не всегда.
· Дата/время– тип данных для хранения календарных дат и текущего времени.
· Денежный- тип данных для хранения денежных сумм. Теоретически, для их записи можно былобы пользоваться и полями числового типа, но для денежных сумм есть некоторыеособенности (например, связанные с правилами округления), которые делают болееудобным использование специального типа данных, а не настройку числового типа.
· Счетчик– специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральныхчисел с автоматическим наращиванием. Естественное использование – дляпорядковой нумерации записей.
· Логический- тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения,например Да или Нет).
· Гиперссылка– специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета. При щелчкена ссылке автоматически происходит запуск броузера и воспроизведение объекта вего окне.
· Мастерподстановок – это не специальный тип данных. Это объект, настройкой которогоможно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, авыбирать их из раскрывающегося списка.1.5. Безопасностьбаз данных
Базы данных – это тоже файлы, норабота с ними отличается от работы с файлами других типов, создаваемых прочимиприложениями. Выше мы видели, что всю работу по обслуживанию файловой структурыберет на себя операционная система. Для базы данных предъявляются особыетребования с точки зрения безопасности, поэтому в них реализован другой подходк сохранению данных.
Базы данных – это особые структуры.Информация, которая в них содержится, очень часто имеет общественную ценность.Нередко с одной и той же базой работают тысячи людей по всей стране. Отинформации, которая содержится в некоторых базах, может зависеть благополучиемножества людей. Поэтому целостность содержимого базы не может и не должназависеть ни от конкретных действий некоего пользователя, забывшего сохранитьфайлы перед выключением компьютера, ни от перебоев в электросети.
Проблема безопасности баз данныхрешается тем, что в СУБД для сохранения информации используется двойной подход.В части операций, как обычно, участвует операционная система компьютера, нонекоторые операции сохранения происходят в обход операционной системы.
2. РАЗРАБОТКА БАЗЫ ДАННЫХ
Методическиправильно начинать работу с карандашом и листом бумаги в руках, не используякомпьютер. На данном этапе он просто не нужен. Неоптимальные решения и прямыеошибки, заложенные на этапе проектирования, впоследствии очень трудноустраняются, поэтому этот этап является основополагающим.2.1. Разработкатехнического задания
Техническое задание на проектированиебазы данных должен предоставить заказчик. Однако для этого он должен владетьсоответствующей терминологией и знать, хотя бы в общих чертах, техническиевозможности основных СУБД. К сожалению, на практике такое положение встречаетсяне всегда.2.2. Разработкаструктуры базы данных
Выяснивосновную часть данных можно приступать к созданию структуры базы, то естьструктуры ее основных таблиц.
1. Работаначинается с составления основного списка полей – он может насчитывать десяткии даже сотни позиций.
2. Всоответствии с типом данных, размещаемых в каждом поле, определяют наиболееподходящий тип для каждого поля.
3. Далеераспределяют поля основного списка по базовым таблицам. На первом этапераспределение производят по функциональному признаку. Цель – обеспечить, чтобыввод данных в одну таблицу производился, по возможности на одном рабочем месте.
4. Вкаждой из таблиц задается ключевоеполе. В качестве такого выбирают поле, данные в котором повторяться немогут. Например, для таблицы данных о книгах таким полем может служитьинвентарный номер книги. Для таблицы, в которой содержаться авторы, такого поляможно и не найти, но его можно создать искусственным комбинированием полей.Если в таблице вообще нет ни каких полей, которые можно было бы использоватькак ключевые, всегда можно ввести дополнительное поле типа Счетчик – оно неможет содержать повторяющихся данных по определению.
5. Спомощью карандаша и бумаги расчерчивают связи между таблицами. Такой чертежназывается схемой данных.Существует несколько типов возможных связей между таблицами. Наиболеераспространенными являются связи «один ко многим» и «один к одному». Связьмежду таблицами организуется на основе общего поля, причем в одной из таблицоно обязательно должно быть ключевым, то есть на стороне «один» должновыступать ключевое поле, содержащее уникальные, неповторяющиеся значения.Значения на стороне «многие» могут повторяться.
6. Разработкойсхемы данных заканчивается «бумажный» этап работы над техническим предложением,после чего приступать к непосредственному созданию базы данных.
Следуетпомнить, что по ходу разработки проекта заказчику непременно будут приходить вголову новые идеи. На всех этапах проектирования он стремится охватить единойсистемой все новые и новые подразделения и службы предприятия. Возможностьгибкого использования его пожеланий во многом определяется квалификациейразработчика базы данных. Если схема данных составлена правильно, подключать кбазе новые таблицы нетрудно. Если структура базы нерациональна, разработчикможет испытать серьезные трудности и войти в противоречие с заказчиком.
Противоречияисполнителя с заказчиком всегда свидетельствуют о недостаточной квалификацииисполнителя. Именно по этому этап предварительного проектирования базы данныхследует считать основным. От его успеха зависит, насколько база данных станетудобной, и будут ли с ней работать пользователи. Если отмечается, чтопользователи базы «саботируют» ее эксплуатацию и предпочитают работатьтрадиционными методами, это говорит не о низкой квалификации пользователей, а онедостаточной квалификации разработчика базы.
Наэтом этапе завершается разработка базы данных, и на следующем этапе начинаетсяее основное проектирование. С этого момента следует начать работу с СУБД.
3. ПРОЕКТИРОВАНИЕБАЗЫ ДАННЫХ3.1. Режимы работы сбазами данных
Обычнос базами данных работают две категории пользователей. Первая категория –проектировщики. Их задача состоит в разработке структуры таблиц базы данных исогласование ее с заказчиком. Кроме таблиц проектировщики разрабатывают идругие объекты базы данных, предназначенные, с одной стороны, для автоматизацииработы с базой, а с другой стороны – для ограничения функциональныхвозможностей работы с базой (если это необходимо из соображений безопасности).Проектировщики не наполняют базу конкретными данными, (заказчик может считатьих конфиденциальными и не предоставлять посторонним лицам). Исключениесоставляет экспериментальное наполнение модельными данными на этапе отладкиобъектов базы.
Втораякатегория исполнителей, работающих с базами данных, — пользователи в данномслучае ими являются библиотекари и читатели, приходящие в библиотеку. Ониполучают исходную базу данных от проектировщиков и занимаются ее наполнением иобслуживанием. В общем случае пользователи не имеют средств доступа куправлению структурой базы – только к данным, да и то не ко всем, а к тем,работа с которыми предусмотрена на конкретном рабочем месте.
СоответственноСУБД имеет два режима работы: проектировочныйи пользовательский.Первый режим предназначен для создания или изменения структуры базы и созданиеее объектов. Во втором режиме происходит использование ранее подготовленныхобъектов для наполнения базы или получения данных из нее. 3.2. Объекты базыданных3.2.1.Таблицы
Таблицы– это основные объекты любой базы данных. Во-первых, в таблицах хранятся вседанные, имеющиеся в базе, а во-вторых, таблицы хранят и структуру базы (поля,их типы и свойства).3.2.2.Запросы
Этиобъекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователюв удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции как отбор данных,их сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразованияданных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнятьавтоматическое наполнения таблиц данными, импортированными из другихисточников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое.3.2.3.Формы
Еслизапросы – это специальные средства для отбора и анализа данных, то формы – этосредства для ввода данных. Смысл их тот же – предоставить пользователю средствадля заполнения только тех полей, которые ему заполнять положено. Одновременно сэтим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики,раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочее) для автоматизации ввода.Преимущества форм раскрываются особенно наглядно, когда происходит ввод данныхс заполненных бланков.
Вэтом случае форму делают графическими средствами так, чтобы она повторялаоформление бланка – это заметно упрощает работу наборщика, снижает егоутомление и предотвращает появление печатных ошибок.
4.ВАРИАНТ БАЗЫ ДАННЫХ ТОРГОВОЙ ОРГАНИЗАЦИИ, ЗАНИМАЮЩЕЙСЯ РЕАЛИЗАЦИЕЙПТИЦЫ-РЫБЫ
Cоздаем базу данных в MSAccess, исходя из варианта, что нашаторговая организация занимается реализацией птицы и рыбных продуктов. Количествозаписей в нашей базе данных согласно заданию сделаем равным пятидесяти.
Первым деломсоздаем схему данных, согласно которой заносятся данные в базу данных. Файлнашей базы данных называется ocean-farm.mdb. База данных будет содержать по нашей схеме тритаблицы: «номенклатура птицы-рыбы на складе», «покупатели» и «поставка товара».
Таблица«номенклатура птицы-рыбы на складе» содержит поле «код товара», связанный стаким же полем в таблице «поставка товара», и поле «наименование товара». Таблица«Покупатели» содержит поле «код покупателя», связанный с таким же полем втаблице «поставка автозапчастей», и поле «наименование покупателя». Таблица«поставка товара» содержит поля «код товара», «код покупателя», «датапоставки», «единица измерения», «количество» и «цена».
В MSAccessсоздаем необходимые таблицы.
В таблицу«номенклатура птицы-рыбы на складе» заносим наименования продуктов, которые мы будемпродавать. В таблицу «покупатели»заносим наименования покупателей нашей самой вкусной продукции.
В таблицу«поставка товара» заносим сроки поставки птицы-рыбы определенным покупателям ит.д.
Связываем поля«код товара» и «код покупателя» с аналогичными полями в таблице «поставка товара»через схему данных.
Теперь сформируемпару запросов, например, «Покупка покупателями продукции по видам» и «Покупкатоваров по датам за определенный период».
В меню «формы»мы можем корректировать старые или добавлять новые данные (новые товары, новыхпокупателей, сроки поставки и т.д.) в режиме форм.
Далее создадимв режиме конструктора необходимые нам отчетные формы «Покупка продуктовпокупателями по видам» и «Покупка продуктов покупателями по датам заопределенный период».
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Использованиебаз данных и информационных систем становится неотъемлемой составляющей деловойдеятельности современного человека и функционирования преуспевающихорганизаций. В связи с этим большую актуальность приобретает освоение принципапостроения и эффективного применения соответствующих технологий и программныхпродуктов.
Современныеинформационные системы (ИС), реализующие интеграцию данных,характеризуются огромными объемами хранимых данных, сложной организацией,необходимостью удовлетворять разнообразные требования многочисленных пользователей.
Цель информационной системы — обработка данных об объектах реального мира. В широком смысле база данных — это совокупностьсведений о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области.Под предметной областью принято понимать часть реального мира,подлежащего изучению. Создавая базу данных, пользователь стремится упорядочить информацию по различным признакам ибыстро извлекать выборку с произвольнымсочетанием признаков. Это возможносделать, если данные структурированы.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙЛИТЕРАТУРЫ
1. Бекаревич Ю. Б., Пушкина Н. В.,Смирнова Е. Ю. Управление базами данных. СПб.: Изд. СПбГУ, 1999.
2. Гончаров А. Access97 в примерах.-С.-Петербург: Питер,1998.
3. Горев А., Ахаян Р., Макашарипов С.Эффективная работа с СУБД. СПб.: Питер, 1997.
4. Информатика. Базовый курс /СимоновичС.В. и др. — СПб: Издательство «Питер», 2000. – 640с.
5. Информатика. Учебное пособие/Ломтадзе В.В., Шишкина Л.П. – Иркутск: ИрГТУ, 1999. – 116с.
6. Информатика. Учебное пособие /Подред. В.Г. Кирия. – Иркутск: ИрГТУ,1998 часть 2. – 382с.
7. Корнелюк В. К., Веккер 3. Е.,Зиновьев Н. Б. Access 97. М.:СОЛОН, 1998.
8. Макарова Н.В. Информатика.- Москва:Финансы и статистика, 1997.
9. Мари Свонсон. MicrosoftAccess97: наглядно и конкретно.-Москва: MicrosoftPress, Русская редакция, 1997.
10. ПаськоВ. Access97 для пользователя.-Киев: BHV, 1997.
11. СкоттБаркер. Использование MicrosoftAccess97.-Киев-Москва: Диалектика, 1997.