КУРСОВАЯ РАБОТА
подисциплине: «АРХИВОВЕДЕНИЕ»
на тему: Составлениеархивных описей
2009
Содержание
Введение
Глава1 Общие понятия об описи и этапы ее составления
Глава2 Справочный аппарат описи, требования к его составлению
Глава3 Организация дел и документов в пределах описи
Заключение
Списокиспользованной литературы
Приложения
ВВЕДЕНИЕ
Обеспечениеобщества достоверной ретроспективной информацией является одной из главныхзадач архивных учреждений Российской Федерации на современном этапе.Эффективность функционирования научно-справочного аппарата к документамАрхивного фонда России напрямую зависит от качества составления архивныхсправочников.
Политическиеи социально-экономические изменения жизни российского государства и общества,произошедшие за последнее десятилетие, существенно активизировали интересобщества к архивной информации и архивам, как хранилищам универсальногоинформационного ресурса архивных документов.
Особоеместо в системе НСА занимает архивная опись – базовый справочник российскихархивов. Опись является одним из самых древних архивных справочников: самаяранняя русская опись, дошедшая до нас, относится к XIIв. Однако наиболее ценный опыт составления описей, выработки теоретическихоснов описания относятся к XIXв. Единая форма архивной описи сложилась сравнительно поздно, в 1940-1950-х гг.
Дляобеспечения комплектования архива в организации на все завершенные вделопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и поличному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.
Архивная опись (далее — опись) — этоархивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц храненияархивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытиясодержания[1].
Значениеописи определяется тем, что архивная опись, будучи учетным документом исправочником по содержанию, несет большую информационную нагрузку и, крометого, является основой для составления других типов архивных справочников:каталогов, путеводителей, указателей. От качества подготовки описей во многомзависит эффективность поиска архивной документной информации.
Целькурсовой работы – рассмотреть единые современные требования к составлениюархивной описи в соответствии с требованиями нормативных актов РоссийскойФедерации. Для достижения цели и раскрытия содержания курсовой работы былипоставлены следующие задачи:
=дать общие понятие описи;
=описать структуру описи;
=рассмотреть методику описания дел;
=изучить организацию дел и документов в пределах описи;
=рассмотреть правила составление справочного аппарата к описи.
Привыполнении работы была изучена и использована следующая литература: КузнецоваИ.Н «Делопроизводство», а также статья Андреевой И.Н. Систематизация документови формирование дел, напечатанная в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера»;Методические рекомендации: «Составление архивных описей» / Росархив. ВНИДАД. –М., 2003г.
Курсоваяработа состоит из введения, 4-х глав, заключения, 4 приложений и спискаисточников литературы.
Вглаве 1 даны общие понятия об архивной описи и этапах ее составления. Глава 2рассматривает методику описания единиц хранения на основе стандартизированных элементовописания. В главе 3 представлена организация дел и документов в пределах описи.Глава 4 посвящена составлению описи и справочного аппарата к ней.
ГЛАВА 1. ОБЩИЕ ПОНЯТИЯОБ ОПИСИ И ЭТАПЫ ЕЕ СОСТАВЛЕНИЯ
Дляобеспечения комплектования архива в организации на все завершенные вделопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и поличному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.
Описидел и документов – архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава исодержания единиц хранения, закрепления их систематизации внутри фонда и ихучета.[2]
Описисоставляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов,характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научныеотчеты по темам и т.п.).
Отдельнаяопись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой)нумерацией.
Ворганизации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно поднепосредственным методическим руководством архива. По этим описям документыпередаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служатосновой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив ипо которой он сдает дела на постоянное хранение.
Описидел структурных подразделений составляются по установленной форме в трехэкземплярах и представляются в архив организации через год после завершения делв делопроизводстве.
Описательнаястатья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:
=порядковый номер дела (тома, части) поописи;
=индекс дела (тома, части);
=заголовок дела (тома, части), полностьюсоответствующий его заголовку на обложке дела;
=даты дела (тома, части);
=количество листов в деле (томе, части);
=срок хранения дела.
При составлении описи дел структурногоподразделения соблюдаются следующие требования:
— заголовки дел вносятся в опись всоответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
— каждое дело вносится в опись подсамостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов иличастей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);
— порядок нумерации дел в описи — валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурныхподразделений устанавливается по согласованию с архивом;
— графы описи заполняются в точномсоответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
— при внесении в опись подряд дел содинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а всеостальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этомдругие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описизаголовок воспроизводится полностью);
— графа описи «Примечания»используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, опередаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, оналичии копий и т.п.
В конце описи вслед за последнейописательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются(цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описидел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерныхи пропущенных номеров).
Опись дел структурного подразделенияподписывается составителем с указанием его должности и утверждаетсяруководителем структурного подразделения.
По требованию архива организации к описимогут составляться оглавление, список сокращений, указатели.
На основе описей дел структурныхподразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации,подготовка которого возлагается на архив организации под непосредственнымметодическим руководством соответствующего архивного учреждения.
В годовой раздел сводной описи делпостоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения,отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, изаголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временнымисроками хранения, имевших отметку «ЭПК», причем только после сверкиих со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формированияи оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, делаподвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформированонеправильно.
Годовой раздел сводной описи делпостоянного хранения составляется по установленной форме. Первому годовомуразделу сводной описи дел фонда присваивается номер по листу фонда, всепоследующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченнойописи.
Заголовки дел, включенные в годовойраздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке.
Заголовки дополнительно обнаруженных делв зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел подлитерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конецгодового раздела.
После внесения в опись записей опоступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, вкоторой указываются также основания внесенных изменений.
Внесение в годовой раздел сводной описидел изменений после утверждения его ЭПК архивного учреждения допускается толькопосле принятия ЭПК, утвердившей этот раздел, соответствующего решения.
К первому годовому разделу своднойописи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости — указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочныйаппарат годового раздела описи.
В предисловие включаются сведения обосновных направлениях деятельности и структуре организации за период, которыйохватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полнотыдокументов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих захронологические границы фонда; отмечаются наиболее типичные группы дел как поразновидностям документов, так и по содержанию; дается краткая характеристикасодержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящихорганизациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизациизаголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы егосоставления и порядок пользования им.
Предисловие подписывается составителем суказанием должности и даты составления предисловия и заведующим архивоморганизации (лицом, ответственным за архив).
Оглавление составляется, если в годовомразделе сводной описи дел имеются подразделы, другие более мелкие группы дел,справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются: предисловие, списоксокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов иболее мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются).
Годовой раздел сводной описи делсоставляется в 4-х экземплярах.
Годовые разделы, если они не являютсязаконченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они должны храниться впапках с клапанами и завязками.
Годовой раздел сводной описи делпостоянного хранения подлежит рассмотрению ЦЭК (ЭК) организации, после чего вслучае согласования в конце раздела ставится гриф «Согласовано» суказанием номера протокола ЦЭК (ЭК) и даты заседания, на котором он былрассмотрен. Одобренные годовые разделы направляются на рассмотрение архивногоучреждения в соответствии со сроками, установленными графиком представленияописей дел на рассмотрение ЭПК архивного учреждения, но не позднее чем через 2года, а центральным архивом министерства, ведомства Российской Федерации(центральным отраслевым архивом при министерстве, ведомстве РоссийскойФедерации) — через 4 года после завершения делопроизводством дел, включенных враздел. Представляются 4 его экземпляра.
После утверждения годового раздела ЭПКархивного учреждения раздел утверждается руководителем организации, затемпервый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольногопередается в государственный архив, остальные остаются в организации.
Несколько годовых разделов сводныхописей дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел вкоторых достигло четырехзначной цифры, считаются законченной архивной описью.
В организациях с небольшим объемомежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считаетсязаконченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянногохранения за 5 лет.
Каждой законченной описи присваиваетсяномер. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к нейсоставляются итоговая запись и заверительная надпись. Итоговая запись изаверительная надпись к законченной описи составляются так же, как к годовомуразделу сводной описи дел. При этом заверительные надписи, составленные кгодовым разделам сводных описей дел, изымаются.
Обязательным элементом оформлениязаконченной описи является титульный лист.
На титульном листе законченной описи делпостоянного хранения указываются:
-название фонда;
-номер фонда;
-номер описи;
-название описи, которое включаетуказание категории документов (постоянного, временного хранения, по личномусоставу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;
-крайние даты дел, включенных в опись.
Перед названием фонда на титульном листеоставляется место для написания полного названия государственного архива, вкотором будут постоянно храниться дела данной организации.
К законченной описи обязательносоставляются оглавление и предисловие, а также указатели и список сокращенныхслов при наличии последних в годовых разделах.
Законченная опись вместе с титульнымлистом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку ипереплетается.
В годовой раздел сводной описи делвременного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, отложившихся втечение года в деятельности структурных подразделений.
Годовой раздел сводной описи делвременного (свыше 10 лет) хранения составляется по установленной форме
Систематизация заголовков дел в годовомразделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения соответствуетсистематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год.
Годовой раздел сводной описи делвременного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах и одобряетсявначале ЦЭК (ЭК) организации, а затем утверждается ее руководителем.
Заголовки дел в годовом разделе своднойописи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку сучетом следующей последовательности:
-приказы (распоряжения) по личномусоставу;
-списки личного состава;
-карточки по учету личного состава (приотсутствии отдельной описи личных дел);
-личные дела (при отсутствии отдельнойописи личных дел);
-лицевые счета рабочих и служащих позаработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
-невостребованные трудовые книжки (приотсутствии отдельной описи);
-акты о несчастных случаях.
Указанные виды документов, образующиесяв организации в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовыеразделы описи (личные дела, трудовые книжки и т.п.). Личные дела (личныекарточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, накоторое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.
При необходимости к годовому разделусводной описи дел и к законченной описи дел по личному составу составляютсяоглавления, указатели и списки сокращенных слов.
Годовой раздел сводной описи дел поличному составу организации, передающей документы на постоянное хранение,печатается в трех экземплярах, подписывается составителем, заверяетсяначальником отдела кадров (инспектором по кадрам) и представляется нарассмотрение ЦЭК (ЭК) организации. После одобрения раздела ЦЭК (ЭК) он подлежитсогласованию с ЭПК соответствующего архивного учреждения и утверждениюруководителем организации.
ГЛАВА2. СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ ОПИСИ, ТРЕБОВАНИЯ К ЕГО СОСТАВЛЕНИЮ.
Для более эффективного использованиядокументной информации, содержащейся в описях архивных фондов, в научных ипрактических целях к ним создается справочный аппарат, который включает:титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений,переводные таблицы шифров (в случае переработки описи), указатели. Каждый изуказанных элементов справочного аппарата описи несет определеннуюинформационную нагрузку, а состав элементов, которым снабжается опись,определяется дифференцированно, с учетом информативности архивных фондов.Справочный аппарат к описи выполняет функцию первого ознакомления с документамифонда (титульный лист, оглавление), а так же способствует поиску необходимойинформации (указатели); уточнению смыслового содержания описи (списоксокращений) и поисковых данных (переводные таблицы шифров). Присоставлении-научно справочного аппарата к описи необходимо правильно и точнооформлять его елементы.
Титульный лист.
На титульном листе описи помещаются:полное название архива, название фонда, номер фонда, номер описи, названиеописи; крайние даты документов, внесенных в опись. Титульный лист законченнойописи, составленной в делопроизводстве учреждений и ведомственных архивах, покаторой в госархив принимаются документы учреждений, содержит следующиереквизиты: название государственного архива, название фонда, номер фонда, номерописи, название описи с указанием категорий включенных в нее документов(постоянного, временного хранения и т.д.).
Предисловие.
Предисловие может составляться как общееко всем описям фонда, так и к отдельной описи. Общее предисловие к описям фондапомещается в первой описи.
В предисловии, общем ко всем описямфонда, излагаются: история фондообразователя, история фонда; аннотация составаи содержания документов фонда (при этом выделяются наиболее типичные группыединиц хранения по их видам и разновидностям, по содержанию); составсправочного аппарата к описям.
При составлении отдельных предисловий ккаждой описи фонда все общие данные по истории таможенного органа — фондообразователя и истории фонда помещаются в предисловии к первой описи.
Список сокращений.
Основное назначение списка сокращенийслов – сократить объем и провести унификацию приемов описания как в текстесамой описи, так и в справочном аппарате к ней. В список сокращений словвносятся все сокращения слов и понятий, употребляемых в описи, кромеобщепринятых, а также сокращенные обозначения названий учреждений, организаций,предприятий, кроме хорошо известных. Названия учреждений, организаций ипредприятий при внесении их в опись в первый раз пишутся полностью и в круглыхскобках дается их сокращенное название, а при повторном внесении их в опись ониприводятся только в сокращении.
Переводная таблица шифров.
Переводная таблица шифров составляется кпереработанной описи после ее переработки в случае изменения номеров единицхранения, т.е. при их перешифровке. Переводная таблица устанавливаетсоотношение старых и новых шифров единиц хранения внутри фонда по форме: №единицы хранения по старой описи, № единицы хранения по новой описи,примечания. Она составляется на основе карточек, на которых проводилосьописание единиц хранения: в левой стороне карточки указан старый шифр единицыхранения, в правой – новый шифр. Систематизация карточек проводится по порядкустарых шифров.
Переводная таблица помещается в концеописи. При наличии в фонде нескольких описей, составляются переводные таблицы ккаждой описи.
Указатели.
К описи могут составляться указатели(как общие, так и специальные). Ссылочные данные указателя к описи даются напорядковые номера единиц хранения, единиц учета. Такой указатель представляетсобой перечень предметов, встречающихся в заголовках описи, которые раскрываютнеобходимыми пояснениями и ссылочными данными. Указатели могут включатьсведения из заголовков единиц хранения как одной описи, так и всех описейфонда.
Основным элементом указателя являетсярубрика, которая состоит из предметного понятия и поисковых данных.
Назначение указателя влияет на составрубрики: она может быть простой, т.е. не иметь подрубрик, сложной, т.е. иметьподрубрику или гнездовой, т.е. иметь две или несколько подрубрик.
ГЛАВА 3. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ ВПРЕДЕЛАХ ОПИСИ.
По завершении описания единицы хранениясоставляется окончательная схема их систематизации внутри описи. Схемасистематизации является каркасом внутренней организации документов фонда изакрепляется описью дел фонда. Систематизация единиц хранения внутри описипроводится с учетом следующих признаков: структурного, хронологического, функционального,отраслевого, тематического, предметно-вопросного, номинального,корреспонденского, географического, авторского.
При распределении единиц хранения всоответствии со схемами систематизации необходимо иметь в виду следующее:
= дела относятся к тому году, в которомони начаты производством или в котором поступили в данную организацию(структурное подразделение) из другой организации для продолжения производства;
= планы, отчеты, сметы и прилагаемые кним документы относятся к тому году, на который или за который они составлены,независимо от даты их составления; многолетние планы относятся к начальномугоду их действия, а отчеты за эти годы – к последнему году отчетного периода;
= дела, начатые производством в одномподразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся ктому подразделению, в котором они закончены;
= в пределах года или хронологическогопериода единицы хранения располагаются по значимости структурных частей фонда;
= личные дела систематизируются по датамувольнения лиц, документы которых образуют единицы хранения, м в алфавитномпорядке их фамилий.
Группы единиц хранения в пределахпоследних ступеней систематизации распределяются по их значимости, хронологииили алфавитном порядке.
Принадлежность единиц хранения кструктурному подразделению устанавливается по названию структурногоподразделения, обозначенному на обложке единицы хранения, индексам,присваиваемым структурным подразделекниям, резолюциям, подписям должностныхлиц, регистрационному штампу, содержанию документов.
При расположении единиц хранения похронологии необходимо сначала помещать единицы хранения, датированные числом,месяцем и годом, затем – единицы хранения, датированные месяцем и годом, и,наконец – единицы хранения, датированные только годом.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙЛИТЕРАТУРЫ
1 Справочная правоваясистема «Консультант Плюс»
2ГОСТ Р. 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения(утверждено постановлением Госстандарта России от
27.02.1998№28).
3«Основные правила работы архивов организаций» (одобрены решением КоллегииРосархива от 06.02.2002)
4Федеральный закон от 22.10.2004 №125 – ФЗ «Об архивном деле в РоссийскойФедерации» (принят ГД ФС РФ 01.10.2004)
5Составление архивных описей: Методические рекомендации /Росархив. ВНИДАД. – М.,2003.
6Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах
исполнительнойвласти, утверждённая приказом Федеральной архивной
службыРосси от 27.11.2000 №68
7Кузнецова И.Н. «Делопризводство».
8Андреева И.Н. статья в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера» Систематизациядокументов и формирование дел.
9Алексеева Е.В. Архивоведение учебник для нач. проф. образования –М.: ПрофОбр-Издат, 2002.