Шпаргалка по архивоведению

1.  Основные составляющие, теории и методика архивоведения
 
Архивоведение-комплексная научная дисциплина, разрабатывающаятеоретические, правовые и методические вопросы «науки об архивах»
Ее составными компанентами являются след. специальн. дисципл.: теоия иметодика архивовед-я, истор. и организ-я арх. дела, археография (в последнеевремя все чаще вкл. В архивоввед-ие), архивное право, архивоведческоетерминоведение, архивн. менеджмент, арх. статистика, автоматизир. Арх.технологии.
Теория и методика архивовед-ия – одна из основных научных дисциплин,входящ. в понят. архивовед-я. Следовательно-архивоведение- это комплекснаянаучная дисциплина, изучающая все аспекты архивного дела, а теория и методикаархивоведения-ее оновная научна ядисциплина, изучающая отдельные аспекты «наукиоб архивах»
Предметом ТИМА являются следующие процессы научной работы с документами:
1)        принципы и методы отбора и организации документов, подлежащих архивномухранению.
2)        Способы хранения, обеспечивающие полную сохранность материалов
3)        Создание системы информации о содержании документов
4)        Организация всестороннего использования документной информации
Организациявсестороннего использования документной информации. К объектам ее изученияотносятся: текстовые документы на бум. Основе, научно-технич. икинофотодокументы, звукозаписи, микрофильмы и другие докум, хранящиеся иподлеж. Хранению в архивах.
Арх-ие как комплексная дисциплина не существует изолировано. Решая своизадачи, оно тесно взаимодействует с гуменитарными, естественныминауками,научными дисциплинамидокум-ие, историч. наукой, историей ли-ры, искусства
К вспомогательным историческим дисциплинам относятся:
Палеография – изуч начертан письм знаков и другие внешние признакирукописей.
Дипломатика – изучает прохождение в структуру различных офиц докум. Иразраб. Методику получения о процессах общественного развития
Историческая хронология – изуч. Системы времяисчисления, уточнениевремении места создания док
 Историческая метрология – изуч системы мер использ в прошлом с ельюсоотнесении я их с  современными, помогает прочтению и пониманию текстадокументов
Сфрагистика – изуч принадлежность печатпей, помогает установитьподлинность, авторство, время создания док.
Геральдика – изуч. Изобр на гербах. помогает установить подлинность,авторство, время создания док.
Также имеютважно значение и другие вспомогательные исторические дисциплины: эпиграфика,генеалогия, нумизматика, историческая география.
3 Становление архивного дела начала 90х
 
После распада СССр странами СНГ было подписано Соглашение оправоприемстве в отношении архивов бывшего СССр. По этому соглашению стороны,изходя из принципа неделимости фондов образовавшихся в результате деятельностивышестоящих гос. Структур и хранящ в гос архивах, которые находятся запределами их террит-й не претендуют на право владения этими комплексамидокументов
1993 г. Принят законодательный акт «Основы закнододательства РФ об АФ РФи архивах» который сегодня является главным действующим законодат актом.
Впервые достаточно четко были определены границы компетенции РФ и еесубъектов. В основах законодательства выделены 3 блока полномочий по вопросамарх дела отнесенных:
К ведению РФ в лице ее гос орг власти
К совместному ведению РФ, республ, обл, краев, Москвы и с-петерб
К самостоят решению вышеуказ субъектами РФ
В основах законодательства выделены 2 части АФ РФ: госуд и негосуд.(Госуд-ое: 4 комплекса документовфактич и юридич обособл по гос арх, ведомстварх, библиот и музеям, отраслевым аф.Фактич в них докум хран постоянно, но взаконодат предусм ВРЕМЕННОЕ и ДЕПОЗИТ хран)
Сущ в гос  части АФ РФ: постоянн(гос арх. Библ, муз, отр фондах),депозитарн(в отрасл АФ), временное(в ведомств и отрасл АФ)
1998 г. Правительством РФ принято постановление «об утверждении положенияо Федеральной архивной службе», законодательно оформившее ее место в системегосучреждений РФ.
Федеральная архивная служба (Росархив) является органом исполнительнойвласти, осуществляющий государственное регулирование в области архивного дела иконтроль за сохранностью, комплектованием, использованием документов Архивногофонда РФ.
В системуРосархива входят федеральные государственные архивы, научные и другиеорганизации, подчиненные непосредственно ему, а также органы управленииархивным делом субъектов РФ и подчиненные им учреждения
4 Принятие основ законодательства РФ «об АФ РФ и архивах». Егоосновные идеи и принц реализации
 
1993 г. Принят законодательный акт «Основы закнододательства РФ об АФ РФи архивах» который сегодня является главным действующим законодат актом.
Впервые достаточно четко были определены границы компетенции РФ и еесубъектов. В основах законодательства выделены 3 блока полномочий по вопросамарх дела отнесенных:
К ведению РФ в лице ее гос орг власти
К совместному ведению РФ, республ, обл, краев, Москвы и с-петерб
К самостоят решению вышеуказ субъектами РФ
В основах законодательства выделены 2 части АФ РФ: госуд и негосуд.(Госуд-ое: 4 комплекса документовфактич и юридич обособл по гос арх, ведомстварх, библиот и музеям, отраслевым аф.Фактич в них докум хран постоянно, но взаконодат предусм ВРЕМЕННОЕ и ДЕПОЗИТ хран)
Сущ в гос  части АФ РФ: постоянн(гос арх. Библ, муз, отр фондах),депозитарн(в отрасл АФ), временное(в ведомств и отрасл АФ)
1993 г — год принятия Основ зако­нодательства Российской Федерации «ОбАрхивном фонде Россий­ской Федерации и архивах». В этом законе указан срокконфиденци­ального хранения сведений о «личной жизни граждан..., а также со­здающихугрозу для их жизни и безопасности жилища» — 75 лет со времени созданиядокумента. Таким образом, согласно зако­ну, не могли быть используемы дляширокого доступа документы, со­держащие указанную в законе информацию идатированные позднее 1918г.       Принятие закона не повлияло на складывающуюсяв то время практику доступа к конфиденциальной информации.
   В отечественном законодательстве есть только один закон, в кото­ромназван период конфиденциального хранения информации, которая может нанести еесубъекту ущерб — «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах». Основызаконодательства Российской Федерации». Согласно ст. 20 названного Закона,ограничения в ис­пользовании устанавливаются на 75 лет со времени создания доку­мента.Ранее этого срока доступ к таким документам может быть раз­решен самимгражданином, а после его смерти — его наследниками.
Государственному учету в составе Архивного фонда РФ подлежат архивныедокументы, отнесенные к постоянному хранению после экспертизы их ценности впорядке, установленном Федеральной архивной службой России в соответствии сост. 5 Основ законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах.
5 Положение об АФ РФ 1994. Положение о гос. арх. Службе РФ.
 
1994г. издан Указ президента  «об end положоб АФРФ и положения о гос. Арх службе РФ»
В положении об АФ РФ четко закр. Состав госуд и негос частей АФ РФ,отражела сеть фед арх, архивов субъектов РФ и муниц арх, указаны срокиврем идепозит храненияв учр, орган, предпияиятиях.
Система Государственной архивной службы России.
Ведение архивного дела возлагается на центральный орган исполнительнойвласти Российской Федерации в области архивного дела — Государственную архивнуюслужбу России, ее органы и учреждения.
В систему Государственной архивной службы России входят:
а) государственные органы управления архивным делом республик в составеРоссийской Федерации, краев, областей, автономной области, автономных округов,городов, районов;
б) архивные учреждения: федеральные государственные архивы центрыхранения документации, центральные государственные архивы и центры хранениядокументации республик в составе Российской Федерации, государственные архивы ицентры хранения документации краев, областей, автономной области, автономныхокругов, городов, районов;
в)научно-исследовательские учреждения и другие организации и предприятия,обеспечивающие ее деятельность.
6 Положение о федер арх службе Рссии 1998г
Положение было утверждено правит РФ вместо Полож о гос арх сл России1994г., в котором с учетом современной законодательной базы определены статусфедер арх службы(росархива), ее права, функции, задачи, масштаб деят-ти, внутрструкт. Следует выделить что в компетеницию Росархива входит руководство какархивной так и делопроизводственной сферой в стране. Как извесно в России нетфедер делопроизв службы, поэтому Росархив выступает один в 2х лицах.
Федеральная архивная служба (Росархив) является органом исполнительнойвласти, осуществляющий государственное регулирование в области архивного дела иконтроль за сохранностью, комплектованием, использованием документов Архивногофонда РФ.
В системуРосархива входят федеральные государственные архивы, научные и другиеорганизации, подчиненные непосредственно ему, а также органы управленииархивным делом субъектов РФ и подчиненные им учреждения.
7 ФЗ «Об архивном деле РФ» 2004г
 
Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в сфере организациихранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фондаРоссийской Федерации и других архивных документов независимо от их формсобственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РоссийскойФедерации в интересах граждан, общества и государства.
В данном ФЗ раскрываются разделы:
·         Основные понятия, применяемые в настоящем Федеральном законе
·         Полномочия Российской Федерации, субъектов Российской Федерации,муниципальных образований в области архивного дела
·         Состав Архивного фонда Российской Федерации
·         Архивные документы, относящиеся к государственной собственности,муниципальной собственности, частной собственности
·         Особенности правового положения архивных документов
·         Защита права собственности на архивные документы
·         Особенности гражданского оборота документов Архивного фондаРоссийской Федерации, находящихся в частной собственности
·         Управление архивным делом в Российской Федерации
·         Хранение и учет архивных документов
·         Комплектование архивов архивными документами
·         Доступ к архивным документам и их использование
·         Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле вРоссийской Федерации
·         Международное сотрудничество
В целях настоящего Федерального закона применяются следующие основныепонятия:
1) архивное дело в Российской Федерации (далее также — архивноедело) — деятельность государственных органов, органов местного самоуправления,организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета ииспользования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивныхдокументов;
2) архивный документ — материальный носитель с зафиксированной нанем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, иподлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации дляграждан, общества и государства;
3) документы по личному составу — архивные документы, отражающиетрудовые отношения работника с работодателем;
4) документ Архивного фонда Российской Федерации — архивныйдокумент, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный нагосударственный учет и подлежащий постоянному хранению;
5) особо ценный документ — документ Архивного фонда РоссийскойФедерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научнуюценность, особую важность для общества и государства и в отношении которогоустановлен особый режим учета, хранения и использования;
6) уникальный документ — особо ценный документ, не имеющий себеподобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам,невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности;
7) архивный фонд — совокупность архивных документов, историческиили логически связанных между собой;
8) Архивный фонд Российской Федерации — исторически сложившаяся ипостоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающихматериальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное,социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемойчастью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихсяк информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению;
9) архив — учреждение или структурное подразделение организации,осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивныхдокументов;
10) государственный архив — федеральное государственноеучреждение, создаваемое Правительством Российской Федерации (далее — федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъектаРоссийской Федерации, создаваемое органом государственной власти субъектаРоссийской Федерации (далее — государственный архив субъекта РоссийскойФедерации), которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использованиедокументов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивныхдокументов;11) муниципальный архив — структурное подразделение органаместного самоуправления муниципального района, городского округа илимуниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляютхранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фондаРоссийской Федерации, а также других архивных документов;
12) постоянное хранение документов Архивного фонда РоссийскойФедерации — хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определениясрока (бессрочное);
13) временное хранение архивных документов — хранение архивныхдокументов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативнымиправовыми актами;
14) временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации — хранение документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи напостоянное хранение в порядке, установленном статьей 21 настоящего Федеральногозакона;
15) депозитарное хранение документов Архивного фонда РоссийскойФедерации — хранение документов Архивного фонда Российской Федерациифедеральными органами исполнительной власти и организациями (в том числеакадемиями наук Российской Федерации, имеющими государственный статус, заисключением Российской академии наук) в течение сроков и на условиях,определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченнымПравительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;
16) экспертиза ценности документов — изучение документов наосновании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документови отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
17) упорядочение архивных документов — комплекс работ поформированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлениютаких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленнымиспециально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральныморганом исполнительной власти;
18) владелец архивных документов — государственный орган, органместного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющиевладение и пользование архивными документами и реализующие полномочия пораспоряжению ими в пределах, установленных законом или договором;
19) пользовательархивными документами — государственный орган, орган местногосамоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законныхоснованиях к архивным документам для получения и использования необходимойинформации.
их задачи и функции
Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственномподчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственнойархивной службы, или являющийся структурным подразделением организации.)Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятийдо передачи их на государственное хранение
Основными нормативными документами, регламентирующими работуведомственных архивов, являются Основные правила работы ведомственных архивов1986 г. и Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД). Основныеправила определяют главные задачи ведомственного архива, в соответствии скоторыми определены основные функции архивов, расширение которых зависит откатегории учреждения – источника комплектования и профиля архива.
В ведомственный архив передаются дела постоянного и вре­менного (свыше 10лет) хранения и по личному составу. Их пере­дача происходит только по описям.Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив.Они хранятся централизованно службой документационного обеспече­ния или вструктурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению
Документы передаются в ведомственный архив в соответствии с графиком,составленным заведующим архивом, одобренным ЭК и утвержденным руководителемучреждения. Из канцелярии и структурных подразделений дела передаются, какправило, через год после окончания их делопроизводством (т.е. дела, заведенныеи законченные в 1999 г., должны передаваться в 2001 г.). Но дела постоянногохранения государственная архивная служба рекомендует передавать в ведомственныйархив сразу по окончании года.
В объединенный ведомственный архив дела могут передаваться и черездва-три года после окончания их делопроизводством, в зависимости от ихоперативной значимости и других условий. Прием дел ведомственным архивом издругих учреждений проводится также по описи, но, кроме того, оформляется актомсдачи материалов. Передача вместе с документами учетного и научно-справочногоаппарата (лист фонда, дело фонда, указатели, картотеки и т.п.) оговаривается вакте.
Окончание приема документов в архив завершается заполнением учетныхдокументов.
Иногда госархив принимает не все документы постоянного хранения,находящиеся в ведомственном архиве. ГАС производит отбор документов нагосударственное хранение с учетом материалов, находящихся в архиве в составедругих фондов.
Документы АФ РФ, хранящиеся в ведомственном архиве, подлежатцентрализованному государственному учету, формой которого является карточкафонда. Книга учета поступлений и выбытия документов, а также список фондовведутся в архивах, хранящих документы двух и более фондов. Большая частьведомственных архивов хранит один фонд. Рассмотрим учетные документы такогоархива.
Основными формами использования документов ведомственного архиваявляются:
информирование руководства и структурных подразделений организации (вструктуре которой функционирует архив), а также других организаций и исполнениеих запросов;
культурно-просветительская и работа архива;
исполнение запросов социально-правового характера;
предоставление документов для изучения в читальном зале архива.
Комплектование государственных и ведомственных архивов в основном сходно;оно складывается из определения источников комплектования, определения составадокументов, подлежащих государственному хранению, приема документов в архив.Работа по комплектованию ведомственного архива проводится под руководствомгосударственной архивной службы.
Проблема«ведомственности» в отечественном архивном деле анализируется с точкизрения соответствия укоренившейся в России практики требованиям современногоархивного и смежного с ним законодательства, потребностям развития историческойнауки и в целом формирования современного информационного общества
9
10 Вопросы ведомств арх в «осн закон РФ об арх фонде РФ и арх»
 
Настоящие Основы регулируют формирование, организацию хранения, учет,использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях обеспечениясохранности архивных документов и их всестороннего использования в интересахграждан, общества и государства.
Временное хранение документов государственной части Архивного фондаРоссийской Федерации осуществляют центральные органы исполнительной властиРоссийской Федерации, государственные учреждения, организации и предприятия всоздаваемых ими ведомственных архивах.
Порядок постоянного и временного хранения документов государственнойчасти Архивного фонда Российской Федерации в государственных и ведомственныхархивах и передачи указанных документов на постоянное хранение вгосударственные архивы устанавливается Государственной архивной службой России.
11 Вопросы ведомств арх в ФЗ «об арх деле РФ»2004
НастоящийФедеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения,комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РоссийскойФедерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, атакже отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации винтересах граждан, общества и государства
12
13 Отраслевые гос. Арх. Фонды СССР и Депозитарные ведомственные архивысоврем. России: общее и особенное, специфика создания, орг-правового положенияи функц-я
 
На основеклассификационного признака принадлежности документов к отраслям деятельностиосуществляется организация (в случае необходимости)  крупных комплексовдокументов. Этот признак  используется при создании государственных архивов, отраслевыхгосударственных фондов СССР.
14
15
16
 
17 Типы депозитарных архивах огр-публ, доверит, закрытый
Дела и документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные кчастной и иным формам собственности, находящиеся на депозитарном хранении,учитываются в основных и вспомогательных учетных документах архива организации.
В книге учета поступления и выбытия документов (приложение 24) (гр.3)указываются номер и дата акта приема-передачи дел (гр.4), собственникдокументов и срок действия соглашения, например, «до 2005 года» (привременном хранении) или «депозит» (без указания срока хранения)(гр.10).
В списке фондов (приложение 25) к номеру фонда добавляется индекс«Д» («Депозит»), который сохраняется за ним во всех учетныхдокументах и архивных шифрах дел; в графе «Примечание» списка фондовтакже указываются собственник документов, дата подписания и срок действиясоглашения.
Если на хранение поступает часть фонда, документы которого  уже хранятсяв архиве и включены в состав государственной части Архивного фонда РоссийскойФедерации, то за фондом сохраняется ранее присвоенный ему номер с добавлениеминдекса «ДЧ» — «депозитарий частично».
Соглашение,заключенное с собственником документов, включается в дело фонда.
18 Понятие об Архивном фонде РФ, его составе и организации
Под Архивнымфондом Российской Федерации понимается совокупность документов, отражающихматериальную и духовную жизнь ее народов, историческое, научное, социальное,экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемойчастью историко-культурного наследия народов Российской Федерации;
В составАрхивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территорииРоссийской Федерации архивные фонды и архивные документы независимо отисточника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности.Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерациипроизводятся на основании экспертизы их ценности в порядке, устанавливаемом Государственнойархивной службой России.
Государственнуючасть Архивного фонда Российской Федерации составляют архивные фонды и архивныедокументы, являющиеся федеральной собственностью, государственнойсобственностью республик в составе Российской Федерации, краев, областей,автономной области, автономных округов, городов Москвы и Санкт- Петербурга имуниципальной собственностью.
К федеральнойсобственности относятся архивные фонды и архивные документы федеральныхгосударственных архивов и центров хранения документации, архивные фонды иархивные документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности федеральныхорганов государственной власти, Генеральной прокуратуры Российской Федерации,Центрального банка Российской Федерации и других банков, отнесенных к федеральнойсобственности, а также учреждений, организаций и предприятий, отнесенных кфедеральной собственности, архивные фонды и архивные документы, полученные вустановленном порядке от общественных и религиозных объединений и организаций,юридических и физических лиц.
Негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации составляютархивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности общественныхобъединений и организаций, а также с момента отделения церкви от государства всобственности религиозных объединений и организаций, действующих на территорииРоссийской Федерации, или в частной собственности и представляющие собойисторическую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурнуюценность.
В  пределах архивного фонда архивные документы организуются по единицамхранения.     Единицы  хранения систематизируются согласно схеме систематизацииархивных документов в архивном фонде.
   Схема систематизации архивных документов вархивном фонде является основанием для внутренней организации единиц храненияархивного фонда и закрепляется описью (описями) дел, документов.
Систематизация единиц хранения в пределах архивногофонда по разделам (подразделам) схемы систематизации проводится с учетом одногоили нескольких следующих признаков:
структурного (в соответствии с принадлежностью единицхранения к структурным подразделениям);
хронологического (по периодам или датам, к которымотносятся единицы хранения);
функционального, отраслевого, тематического,предметно-вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которыхкасается содержание единиц хранения);
номинального (по делопроизводственной форме — видам иразновидностям документов);
корреспондентского (по организациям и лицам, врезультате переписки с которыми образовались единицы хранения);
географического (в соответствии с определеннымитерриториями, населенными пунктами и другими географическими объектами, скоторыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);
авторского (по названиям организаций или фамилиямлиц, которые являются авторами документов).
При систематизации единиц хранения аудиовизуальной иэлектронной документации дополнительно используются объектный и форматныйпризнаки.
Единицы хранения группируются последовательно попризнакам, применение которых является наиболее целесообразным для всех илиотдельных групп архивных документов архивного фонда.
Документы по личному составу, а такженаучно-технические документы в архивных фондах научно-исследовательскихорганизаций, рукописи в издательствах, истории болезней в медицинскихорганизациях, акты проверок в фондах контрольных органов выделяются в особыегруппы и систематизируются обособленно.
Архивные документы архивного фонда семьи, родасистематизируются вначале по отдельным гражданам, документы каждого гражданина- по разделам схемы систематизации. В архивном фонде семьи на первое местовыносятся архивные документы наиболее известного гражданина, затем — архивныедокументы членов семьи в порядке степени родства. В архивном фонде родаархивные документы располагаются в порядке генеалогической последовательности,причем архивные документы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы,имущественно-хозяйственные документы) помещаются в начале.
Единицы хранения, включенные в объединенный архивныйфонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии ихсоздания, по алфавиту названий. Для архивных фондов однотипных организацийиспользуется общая схема систематизации.
В пределах архивной коллекции архивные документыодного вида (разновидности) группируются по авторскому признаку с расположениемгрупп единиц хранения в алфавитном порядке названий организаций или фамилийграждан. В пределах архивной коллекции, созданной по тематическому признаку,группировка архивных документов проводится по темам или вопросам, расположеннымв порядке их значимости или
 
19 Классификация документов и дел ГАФ СССР в целом и ее основныепризнаки
 
Классификациядокументов ГАФ СССР осуществляется-
— в пределах ГАФ СССР в целом;
— в пределах государственного архива;
— в пределах архивного фонда
Классификация документов ГАФ СССР строится  на основе следующих признаков:
— принадлежности документов к историческим эпохам (эпохе социализма илиэпохам феодализма и капитализма);
— принадлежности документов к комплексам, имеющим общесоюзное,республиканское (для союзных и автономных республик) и местное значение;
— принадлежности документов к определеннымадминистративно-территориальным единицам (краям, областям, районам);
— принадлежности документов к определенным отраслям государственной иобщественной деятельности;
— принадлежности документов к составу документации данногофондообразователя (см. п. 1.2.5);
— способа и техники закрепления информации.
Под классификацией документов в пределах ГАФ СССР понимается ихнаучная группировка в соответствии с вышеуказанными признаками, определяющаяорганизацию сети государственных архивов СССР и их профили.
Основной классификационной и учетной единицей документов ГАФ СССРявляется архивный фонд, который дроблению не подлежит.
Принцип недробимости архивного фонда исключает разделение документоводного архивного фонда между не­сколькими государственными архивами.
20Классификация архивного фонда РФ: основные признаки и их значение для созданиясети госуд. Фондов
 
В  архиве документы Архивного фонда Российской Федерации и другие  архивные документыорганизуются по исторически и/или логически связанным  совокупностям  - архивным фондам. По отношению к некоторым видам  архивных  документовдопускается их нефондовая организация Нефондовая  организация  архивныхдокументов – организация созданных   в   деятельности   различных  источников   комплектования аудиовизуальных  документов (кино-, фото-, фоно- ивидеодокументов) по их   видам,   одному  или  нескольким  внешним  признакам (цветности, материалу  носителя  информации,  его формату, системе записизвуковой информации и др.).
Разновидностямиархивного фонда являются:
    архивный    фонд   государственного   органа,   органа   местногосамоуправления, организации, состоящий из образовавшихся в процессе ихдеятельности  документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивныхдокументов;
    объединенный   архивный   фонд,  состоящий  из  образовавшихся  в процессе деятельности  двух  или  более  организаций, а также граждан документов Архивного  фонда  Российской  Федерации  и других архивных документов,  имеющих   между   собой   исторически   и/или  логически обусловленные связи;
    архивный  фонд  личного происхождения (семьи, рода), состоящий изобразовавшихся  в процессе жизни и деятельности отдельного гражданина, семьи, рода  архивных документов, включенных в состав Архивного фонда РоссийскойФедерации.
     К  архивному   фонду   приравнивается   совокупность   отдельных документов Архивного  фонда  Российской  Федерации  и других архивных документов,   образовавшихся   в   деятельности   разных   источников комплектования архива(фондообразователей), объединенных по одному или нескольким   признакам  (тематическому,   номинальному,   объектному, авторскому, хронологическому идругим) (далее — архивная коллекция).

21 Понятие о классификации докум. в архивах
Докум в арх делятся на историч и логич связ совокупности
Классифик докум в арх-их группировка по фондами комплексам арх.Фондов
Дореволюц архивисты (самоквасов, воронов) считали правильным делить архмассивы на арх фонды
 Работа по классификации проводится:
— когда решаютсЯ вопросы по организации на гос. Хранение докумов
— в процессе работы с уже хранящимися в арх докум ( когда исправляемдопущ ранее ошибки при организ фонда, возникает необходимость в более удобнойорганизации докум-ов, когда перерабат и совершенств описи)
АФ-совокупн арх докум историч или логич связ м-у собой
Виды АФ:
АФ организацтии
АФ личного происх (личный, семейн, одовой)
Объединенный АФ (состоит из 2х или боле фондообразоват, имеющ м-у собойистор или логич связи)
Архивная коллекция, образ в деят-ти различных фондов (по теме, автору)
НО! Возможна организация докум не по фондам (кино, фото докум)
22 Определение границ АФ Особенности определ. Границ фондов личнпроисх.
 
Определ границ аф – определение состава докум-ов, подлеж включ в арх фонд
Структурн подраздел имеющорганизац или оперативн обособл./ самостоят-тьмогут быть отдельными фондообразователями
Хронологические рамки фонда ог:
-Даты в пред котор образ докум
-Даты правовых актов
-даты докум о созд/реорганиз организ
Не всегда совпадают фактич даты и даты указ на докум=> во введении кописи/путеводителю расхождение дат
Для установления временных границАФ нужно учит факторы:
-политич хар-ра (до революц. России, дата ликвидации – октяб революц,дата начала фонда советск учр – установл. Сов. Вл. Если учр сущ после ликвид –единый фонд)
-юридич хар-ра (изменение правового статуса, масштабов деят-ти госучрежд, реорганизац учрежд-преобразование учр, которое влечет за собой коренноеизменение их правового положения является признаком возникнов. Новогофондообразователя.
-админ хар-ра (ликвидация и возникнов. Учрежд. В рамкаходной террит=>одно заменяет др – фактор преемственности)
На хронологические рамки деят-ти фондообразователя, Ю на границы фонда невлияют:
— переименов учр
— награжд, присвоен званий
— передача учр из одного ведомства в др
-Изменение подчиненности внутри одного ведомства
 - если измениться местонахожднеи и структура учр-я
-Изменение и сужение круга вопросов
Они не вызываютликвид фондообраз-ля
23 Понятие об объединенных архивных фондах и коллекциях. Методика ихсоздания.
 
Объединенный   архивный   фонд   формируется  из  архивных
документов:
     организаций,   однородных  по  целевому  назначению  и  функциям,
действующих на определенной территории;
     руководящего органа и подчиненных ему организаций, действующих на
определенной территории;
     организаций, объединенных объектом деятельности;
     последовательно  сменявших  друг  друга организаций, если функции
предшественников  полностью  или частично передавались и передаются их
преемникам;
     двух  или  более  архивных  фондов  личного  происхождения,  если
граждане связаны между собой близкими родственными, профессиональными,
творческими, деловыми отношениями.
Допускается формирование объединенных архивных фондов из архивных
документов   избирательных   комиссий   по  выборам  органов  местного
самоуправления;
Архивная  коллекция  поступает  в  архив  или формируется в архиве из отдельных разрозненных архивных документов, имеющих признаки общности. Исторически  сложившаяся архивная коллекция, поступившая из другого  архива, от  организации  или гражданина, перефондированию не подлежит.  
 Архивные   документы,   сформированные  в  архивный  фонд, объединенныйархивный фонд или архивную коллекцию,  перефондированию не подлежат.  Перефондирование   архивных   документов   допускается   в иключительных  случаях,   при   обнаружении   ошибок   фондирования, затрудняющих поискархивных документов.
24 Понятие и признаки классификации докум-в в пределах арх. Фондов
 
Докум в арх делятся на историч и логич связ совокупности
Классифик докум в арх-их группировка по фондами комплексам арх.Фондов
Дореволюц архивисты (самоквасов, воронов) считали правильным делить архмассивы на арх фонды
 Работа по классификации проводится:
— когда решаютсЯ вопросы по организации на гос. Хранение докумов
— в процессе работы с уже хранящимися в арх докум ( когда исправляемдопущ ранее ошибки при организ фонда, возникает необходимость в более удобнойорганизации докум-ов, когда перерабат и совершенств описи)
АФ-совокупн арх докум историч или логич связ м-у собой
Виды АФ:
АФ организацтии
АФ личного происх (личный, семейн, одовой)
Объединенный АФ (состоит из 2х или боле фондообразоват, имеющ м-у собойистор или логич связи)
Архивная коллекция, образ в деят-ти различных фондов (по теме, автору)
НО! Возможна организация докум не по фондам (кино, фото докум)
25 Классификация документов личного происхождения, объединенныхархивных фондов и коллекций
 
Документы создаются и накапливаются не только в учреждениях, но и улюдей. Они могут отражать производственную, общественную, творческуюдеятельность лица. Научный интерес представляют документы крупных партийных игосударственных деятелей, ученых, организаторов производства, военоначальников,писателей, художников, новаторов и т.д. архивные учреждения ведут  такжесобирание документов журналистов, краеведов и других лиц, чьи документы могутпомочь изучению истории родного края. Большой интерес представляют такжедневники, воспоминания и переписка участников Великой Отечественной войны итех, кто восстанавливал города и села.
Архивных фонд личного происхождения – фонд, представляющий собой принятуюна государственное хранение часть документального фонда, а в ряде случаевдокументальный фонд лица семьи или рода.
Фонды личного происхождения хранятся в федеральных и местных госархивах,в архивах учреждений Академии наук и в ряде других ведомственных архивов.  
В основе комплектования архивного фонда личного происхождения лежитпризнак происхождения (фонд сложился  в процессе деятельности лица). Документытаких фондов делятся обычно на несколько групп. Главные из них: личныедокументы, документы, созданные фондообразователем (научные, творческие и др.),переписка (деловая и личная), могут быть документы, собранные данным лицом(коллекции).
При передачи документов личного происхождения составляется историческаясправка фондообразователя, в которой указывают:
-        ФИО;
-        псевдоним;
-        девичья фамилия;
-        даты жизни;
-        служебное и общественное положение;
-        почетные звания.
В необходимых случаях, в особенности для политических деятелей,указывается классовая принадлежность, классовая направленность деятельности.
Сведения о фондообразователях семейных и родовых фондов приводятся илипоследовательно в общей исторической справке, или в отдельной историческойсправке перед материалами фонда каждого члена семьи или рода.
Объединенный архивный фонд – фонд, образованный из документов двух илиболее фондообразователей.
Архивная коллекция – фонд, представляющий собой совокупность отдельныхдокументов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей иобъединенных по одному или нескольким признакам.
В основе комплектования объединенного архивного фонда и архивнойколлекции лежит признак логической связи, т.е. они собраны искусственно.
Объединенный архивный фонд создаются в государственном или ведомственномархиве, исходя из требований целесообразности, для облегчения пользованиядокументами и упрощения учета, т.к. при этом уменьшается количество фондов,преимущественно мелких. Например: в объединенном ведомственном архиве могутбыть созданы объединенные фоны школ или дошкольных учреждений одного района,поликлиник города. Объединение документов следует  проводить после ихтщательного изучения и на основе нескольких объединяющих признаков. В первуюочередь применяются признаки общности функций, административно-территориальнойпринадлежности (одного района, области и т.д.), принадлежности к однойпроизводственной отрасли. В исторической справке объединенного фонда необходимоуказать время и мотивы его образования.
Архивные коллекции могут быть собраны каким-либо лицом и поступить втаком виде в архив (коллекция древних рукописей, автографов, нотных рукописей ит.п.), а могут быть созданы в архиве по тому же признаку из разрозненныхдокументов или дел разных учреждений. Каждый из этих комплексов учитывается какфонд и на этом основании является классификационной единицей. Историческаясправка, составляемая в архивных коллекциях, должна освещать историю созданияколлекции:
-        составитель;
-        время;
-        условия создания;
комплектование.  
26 Понятие и содержание комплектования арх России
Комплектование архива организации — это систематическое пополнение архивадокументами структурных подразделений организации, а также других организаций,являющихся источниками комплектования архива.осущ в порядке установл законом ирекомендац Росархива(фед аг по арх делу)перспективными и текущими  планамисамих арх учр.
Задача компл – наиболее полная концентрация документов, относящ к профилюданного архива(помогает организ система НСА)
Источники компл-  организ или лица передающ докум в гос или ведомств арх
Комплектование архива включает:
определение источников комплектования архива;(определ круга учрфондообазователей
определение состава документов, подлежащих приему в архив;
организация передачи документов в архив.
Распределение по сети гос арх
Прием передача из ведомств в гос
Основными источниками комплектования архива организации являются:
структурные подразделения организации;
подведомственные организации;
физические лица.

27 Источники комплектования ведомственных архивов
 
Для ведомств арх источники компл-я:
1) структурн подразд
2) подведомств организ-ии (если это установл положением об арх)
3) физ лица
4)фонды ликвидир организ-й
5)учрежден-предшественники
ВА мож компл одним учр – 1 список
ВА мож компл неск учр(целесообр сост списк источн компл-я)
Списки утв. ЦЭК(уцентр эксп комм) Эти списки соглас в Госарх и end руководит орг-ии
В списки физ лиц – источн комплвкл: ФИО, годы жизни, место раб, должн, ученстеп, место хран его личн арх, свед дополн о владельце, отм о перед в арх
Докум перед в ВА по графику составл. Завед арх, endруковод, ообряет эк
Докум в арх делятся на историч и логич связ совокупности
В ведомственный архив передаются дела постоянного и вре­менного (свыше 10лет) хранения и по личному составу. Их пере­дача происходит только по описям.Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив.Они хранятся централизованно службой документационного обеспече­ния или вструктурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению
Документы передаются в ведомственный архив в соответствии с графиком,составленным заведующим архивом, одобренным ЭК и утвержденным руководителемучреждения. Из канцелярии и структурных подразделений дела передаются, какправило, через год после окончания их делопроизводством (т.е. дела, заведенныеи законченные в 1999 г., должны передаваться в 2001 г.). Но дела постоянногохранения государственная архивная служба рекомендует передавать в ведомственныйархив сразу по окончании года.
В объединенный ведомственный архив дела могут передаваться и черездва-три года после окончания их делопроизводством, в зависимости от ихоперативной значимости и других условий. Прием дел ведомственным архивом издругих учреждений проводится также по описи, но, кроме того, оформляется актомсдачи материалов. Передача вместе с документами учетного и научно-справочногоаппарата (лист фонда, дело фонда, указатели, картотеки и т.п.) оговаривается вакте.
Окончание приема документов в архив завершается заполнением учетныхдокументов.
 
28 Источники комплектования государственных архивов документамисовременной эпохи, критерии их определения
 
Государственные  органы  и  органы  местного самоуправления
Государственные органы и органы местногосамоуправления включаются в списки источников комплектования государственных имуниципальных архивов в обязательном порядке.
Источниками комплектования архива выступают такжеорганизации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документыАрхивного фонда Российской Федерации.
Негосударственные организации, а также гражданевключаются в списки источников комплектования архива на основании договора.
Негосударственные организации, временно хранящие документы Архивногофонда Российской Федерации, относящиеся к федеральной собственности,собственности субъектов Российской Федерации или муниципальной собственности,включаются в списки источников комплектования тех архивов, источникамикомплектования которых являлись их предшественники — государственные имуниципальные организации.включаются   в  списки  источников  комплектования государственных  и
Современное архивоведение к числу источников комплектования относитучреждения, организации и предприятия, в деятельности кото­рых образуютсядокументы, имеющие историческое, культурное, науч­ное, социальное,экономическое, политическое значение, подлежащие передаче на государственноехранение в обязательном порядке (для ор­ганизаций и предприятий государственнойи муниципальной форм соб­ственности) и на основании договора, соглашения (дляорганизаций и предприятий других форм собственности)666. Отнесениеорганизаций и предприятий нового типа к числу источников комплектования осущест­вляетсяна основании критериев: функционально-целевого назначения (вида деятельности)организации или предприятия; масштаба деятельно­сти; вида организации илипредприятия; полноты отражения информа­ции о деятельности организации илипредприятия нового типа в фондедругих организации 667
Документыорганизаций и предприятий поступают на государствен­ное хранение вдвухформах668: полностью и выборочно. При полном приеме нагосударственное хранение поступают все ценные документы непосредственно отконкретной организации или предприятия (источни­ков комплектования полногоприема). При выборочном приеме на госу­дарственное хранение поступают: всеценные документы от отдельных организаций или предприятий определенного вида(источников комплек­тования группового выборочного приема); часть ценныхдокументов (из числа неповторяющихся в фондах других организаций) от каждой орга­низации илипредприятия определенного вида (источников комплекто­вания повидового выборочногоприема). Определение форм приема до­кументов от источников комплектованиягосударственных архивов осу­ществляется на основе комплексного применениявышеназванных кри­териев с учетом двух факторов669: организациихранения документов АФ РФ в соответствии с существующей сетью государственныхархивов; ко­личественным представительством организаций или предприятий в зонекомплектования архива и степени однородности (равноценности) ин­формации,содержащейся в их документах.
долговременное практическое значение; во-вторых, выделяются к уничтожениюдокументы с истекшими сроками хранения, а также черновики, дублеты, отклоненныеварианты, т.е. малоценные материалы, утратившие практическое и справочноезначение.
Задача-установить какие докум несут ценн инф-ю и перед в госарх
Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов. Первый этапосуществляется на стадии делопроизводства:
а) при разработке номенклатуры дел
б) при регистрации поступающих в учреждение документов
в) при направлении документа в дело
Второй этап проводится на стадии подготовки дел для передачи введомственный архив после завершения их делопроизводством
Третий этап — на стадии подготовки дел для передачи на государственноехранение
Важным принципом отбора документов на хранение является принциписторизма, который требует рассматривать явления в их развитии и дает ключ краскрытию закономерностей развития тех или иных явлений, отношений.
Принцип всесторонности и комплексности изучения документов предполагаетоценку документов в комплексе, так как одни документы дополняют другие, третьиповторяют первые, а четвертые полностью поглощены вторыми.
ЭК и ЭПК — постоянно действующие совещательные органы. Решения ЭКутверждаются руководителем учреждения. Но по ряду вопросов, входящих в их функции,требуется утверждение ЭПК соответствующего учреждения государственной архивнойслужбы, от которой ЭК получают организационно-методические указания. Из этоговытекает необходимость постоянного контакта в их работе.
Экспертныекомиссии (ЭК) создаются во всех учреждениях, организациях, на предприятияхстраны, в структурных подразделениях крупных организаций, учреждений. ИмеютсяЭК также в областных архивах и их филиалах.
самоуправления и организаций;
     при  поступлении  в  архив  в исключительных случаях документов в
неупорядоченном состоянии;
     в случае безвозвратного вывоза архивных документов за рубеж.
     По  результатам  экспертизы ценности документов, срокивременного
хранения  которых  истекли, в том числе документов по личному составу,
архив   составляет  акт  о  выделении  к  уничтожению  документов,  не
подлежащих  хранению  и  в установленном порядке
вносит изменения в учетные документы архива.
     В  результате экспертизы ценности документов, поступивших вархив
в  неупорядоченном  состоянии,  архив составляет описи дел, документов
постоянного  хранения,  описи  дел  временного  (свыше  10  лет) срока
хранения, описи дел по личному составу и акт о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих хранению.
      Подлежащие   уничтожению   архивные   документы  передаются   на
переработку  (утилизацию) и снимаются с учета в установленном порядке.
Единство методологии архивоведения и других наук обусловлено наличиемединой методологической основы (универсальные, общенауч­ные методы), единствомнаучного языка и категориального аппарата раз­личных наук. Архивоведениеактивно использует в своих исследованиях исторический, источниковедческийметоды (подходы), системный, ин­формационный, функциональный методы, методыстатистики, социоло­гии, методы экспертных оценок, номинальный подход,моделирование, идеализацию, методы классификации, аксиоматический метод
Принц экспертизы:
1)Историзма. Позвол рассм докум как продукт опред эпохи
2) всесторонности. Рассматр докум с разл аспектов. Необх изуч все фактвлияющ на оценку докум
3) комплексности. Докум оценив в совок с другими(кажд не столь знач как вкомпл)
С уцетом этих принц разраб сист критериев ценности докум
Критерий – признаки на основ котор опред ценность докум-та.
Критерии: универсальные –главные и специальные – вспомогательн
Они перечисл в правил госарх.При отборе на пост хран опред:
1) значимость учря, лица, деят котор образ докум
2) знач содержания
3) время и место созд
4) юрид сила докум
5)подлинность и копийность док
6) дублентность/повторяемость док
7) поглащенность содержания докум
8) физичсостояние док
Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службыдокументационного обеспечения управления совместно с ЦЭК (ЭК) организации подметодическим руководством архива.
При проведении экспертизы ценности документов в структурныхподразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет)хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения,подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению делза предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременнопроверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильностьопределения сроков хранения дел.
Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) храненияпроводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов дляхранения и уничтожения только на основании заголовков дел.
Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру с цельюопределения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянномухранению.
Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянногохранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документыпостоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельныедела.
Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения,определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или пономенклатуре дел организации.
Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершенияэкспертизы ценности документов.
Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянноехранение под методическим руководством соответствующего государственного илимуниципального архива.
32 Система и организ-я деят-ти докум-ов и их роль при опред. Гос иведомствслужб
33 Система действующих перечней документов и их роль при определенииценности и отборе докум для хран и уничт
 
Современное архивоведение имеет многолетний опыт разработки и примененияперечней документов — систематизированных списков документов организаций,содержащих нормативные указания о сроках хранения документов или о составедокументов, прием которых на госу­дарственное хранение обязателен714.
Перечни документов являются одним из основных средств отбора до­кументовна государственное хранение, позволяющим объективно, науч­но-обоснованно ивсесторонне давать оценку как отдельных документов, так и их комплексов,поскольку в перечнях в концентрированном виде учтены существующиеинформационные связи между документами715.
Перечни являются основным и необходимым средством комплекто­ваниягосударственных архивов и экспертизы ценности документов, обеспечиваютсохранность документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций ипредприятий, ориентируют в сроках их хра­нения и облегчают отбор документов вгосударственные архивы, огра­ничивают архивиста от односторонней, субъективнойоценки значения документов, служат средством унификации в учреждениях,организаци­ях, предприятиях сроков хранения документов, одинаковых по назначе­ниюи виду, упорядочивают и регламентируют процесс экспертизы до­кументов в целом716.Существующие перечни документов строятся в со­ответствии ссистемно-функциональным принципом.
Оценка документации на основе перечней документов осуществляет­сяпоэтапно: в делопроизводстве, ведомственных и государственных архи­вах717.В процессе образования документов устанавливаются сроки их хране­ния.Предварительная оценка документов на первом этапе (в делопроизвод­стве)предполагает детальное изучение документирования управленческих функций иустановление по перечням сроков хранения документов, уточ­няемых затем впроцессе формирования дел в структурных подразделениях.
На втором этапе осуществляется отбор документов для передачи вгосударственный архив на основании анализа всей совокупности доку­ментов сприменением системы перечней. Сроки хранения документов в статьях перечняопределяются с целью оценки и правильного формиро­вания документов на основаниикритериев экспертизы ценности.
Третий этап экспертизы — окончательный отбор документов на по­стоянноехранение. Важную роль на этом этапе играет проведение отбора документов сповторяющейся информацией. При проведении отбора доку­ментов с повторяющейсяинформацией необходимо учитывать: наличие общих закономерностей образованияуправленческих документов с повто­ряющейся информацией и специфическихзакономерностей, характерных для конкретной отраслевой системы; спецификуработы с документами в конкретном учреждении и отраслевой системе в целом718.Отбор докумен­тов с повторяющейся информацией в перечнях находит отражение какв разных сроках хранения подлинника (дублета), так и в системе примеча­ний,указывающих, в составе каких фондов документы подлежат отбору.
34 Учет документов как составная часть по обеспечению их сохранности.
 
Основной функцией всех архивов является обеспечение сохранностидокументов, т.е. «обеспечение физической сохранности документов и ихучет». Комплекс взаимосвязанных работ, проводящийся в архивах, включает:создание оптимальных условий хранения документов; размещение документов вхранилищах и их топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из архивов;учет документов, проверка их наличия и состояния; выявление уникальных и особоценных документов и создание на них страхового фонда.
Учет архивных документов способствует их сохранности, помогаетосуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учетдокументов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводитьпланомерное комплектование в соответствии с их профилем и является основойпланирования работы госархива .
Учету подлежат ВСЕ документы, хранящиеся в архиве.
Основными единицами учета в архивах являются: архивный фонд (или архивнаяколлекция), единица хранения. Кроме основных единиц учета в архивах, хранящихтрадиционные документы на бумажной основе, могут учитываться документыотдельных категорий дел (личные, следственные и др.) и особо ценные документы;обязательному учету подлежат также все листы дел постоянного хранения. Особоценные документы учитываются в соответствии с правилами. Учет листов делпостоянного хранения закрепляется листом-заверителем и указанием количествалистов в описи дел. Неописанные документы учитываются по количеству листов.
35 Учет документов в государственных и ведомственныхархивах
Учет архивных документов в государственном архиве,государственном и муниципальном музее, библиотеке, организации Российскойакадемии наук осуществляется специальным подразделением
или возлагается на специально выделенного работника.
В архивохранилище государственного архива,организации Российской академии наук назначается работник, ответственный заучет архивных документов архивохранилища.
Учет архивных документов, хранящихся в источникахкомплектования архива, осуществляется специальным подразделением архива иливозлагается на специально выделенного работника, ответственных за организациюкомплектования архива архивными документами.
Учет архивных документов в муниципальном архиве иархивных документов, хранящихся в его источниках комплектования, осуществляютзаведующий муниципальным архивом и/или специально выделенный работник.
Записи в учетные документы вносятся толькоработниками, ответственными за учет. Государственный учет документоворганизуется на основе трех принципов: централизации, преемственности учетныхдокументов на всех стадиях работы, динамичности. Учет в государственных архивахведется централизованно и в каждом архивохранилище. Для учета используютсяформы основных учетных документов и вспомогательная учетная документация. Еслиосновные учетные документы определены правилами работы госархивов, товспомогательные документы разрабатываются каждым архивом самостоятельно, исходяиз его нужд и в зависимости от организации работы по учету. Основными учетнымидокументами в государственном архиве являются: книга учета поступлений книгаучета поступлений страхового фонда и фонда пользования список фондов (+списокфондов, содержащих особо ценные дела) лист фонда (для фиксации изменений вназвании фонда, учета состава и объема фонда в целом и по каждой описи, учета инумерации описей данного фонда, учета документов, отражающих изменения всоставе и объеме фонда); архивная опись(+опись особо ценных дел) описьстрахового фонда инвентарная книга учета дел, имеющих во внешнем оформлении илив приложениях к ним материальные ценности Кроме того, для централизованногогосударственного учета в архиве на каждый вновь поступивший фонд один разсоставляется карточка фонда, которая отсылается в фондовый каталогсоответствующего архивного органа и ЦФК Росархива для обеспечения оперативногопоиска той или иной документной информации. На каждый фонд заводится делофонда. Документы АФ РФ, хранящиеся в ведомственном архиве, подлежатцентрализованному государственному учету, формой которого является карточкафонда. Книга учета поступлений и выбытия документов, а также список фондовведутся в архивах, хранящих документы двух и более фондов. Большая частьведомственных архивов хранит один фонд. Рассмотрим учетные документы такогоархива. Описи дел выполняют ряд функций, в том числе функцию учета делпостоянного, долговременного хранения и по личному составу. Опись осуществляетпоединичный учет дел (закрепляет за каждой единицей хранения самостоятельныйномер) и суммарный учет (путем составления итоговой записи).
36 Обеспечение сохранности документов АФ РФ
 
Комплекс мероприятий по созданию нормативных условий,соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивныхдокументов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальномфизическом состоянии, обеспечивает сохранность архивных документов в архиве. Нормативныеусловия хранения архивных документов обеспечиваются:
строительством, реконструкцией и ремонтом зданийархивов;
созданием оптимальных (нормативных) противопожарного,охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиеническогорежимов в здании и помещениях архива;
применением специальных средств хранения иперемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.).Архив размещается в специально построенном(ых) или приспособленном(ых)для хранения архивных документов здании(ях) или отдельных помещениях здания,удаленном(ых) от опасных в пожарном отношении объектов (нефтехранилища,бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.) и промышленных объектов, загрязняющихвоздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.). Пригодность месторасположенияархива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны исанэпидемстанции о степени загрязненности воздуха. Здание архивапредставляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений,предназначенных для выполнения задач архива по хранению, обработке,использованию архивных документов и задач административно-хозяйственного,технического, бытового характера, отвечать требованиям рациональной планировкипомещений. Противопожарный режим в здании(ях), где размещается архив, ив архивохранилищах регламентируется соответствующими нормативными правовымиактами Российской Федерации в области пожарной безопасности. Охранный режимархива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-техническойукрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охраннойсигнализации, организации поста(ов) охраны, опечатыванию помещений, соблюдениювнутриобъектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебныхпомещений. В архивохранилище архивных документов на бумажной основе, оборудованномсистемами кондиционирования воздуха, поддерживается нормативныйтемпературно-влажностный режим: температура 17 — 19 град. C, относительнаявлажность воздуха 50 — 55%.
В архивохранилище с нерегулируемым климатомдолжны осуществляться мероприятия по оптимизации температурно-влажностногорежима с применением оптимального отопления и проветривания помещений, а такжемеханических средств увлажнения или осушения воздуха. Резкие колебания(сезонные и в течение одних суток) температуры (+/- 5 град.C) и относительнойвлажности воздуха (+/- 10%) не допускаются.
Температурно-влажностный режим контролируетсяпутем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного инаружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях — не реже1 раза в неделю; в архивохранилищах с нерегулируемым климатом — 2 раза внеделю; при нарушениях режима — 1 раз в сутки. Хранение архивных документов осуществляетсяв темноте. Это обеспечивается хранением архивных документов впереплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, а такжесоблюдением установленного светового режима. Архивохранилища и другие помещенияархива содержатся в чистоте и порядке, исключающем возможность появлениянасекомых, грызунов, плесени и пыли. Проверка наличия и состоянияархивных документов проводится в целях установления фактического наличиянаходящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивныхдокументов для организации их розыска; выявления и устранения недостатков вучете архивных документов; выявления и учета архивных документов, требующихреставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки.
Проверки наличия и состояния архивных документовпроводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные).
В государственном архиве, музее, библиотеке, архивеРоссийской академии наук плановая цикличная проверка наличия и состоянияпроводится:
уникальных документов — ежегодно;
особо ценных документов на бумажной основе — один разв 10 лет (в государственной библиотеке — один раз в 5 лет);
аудиовизуальных и электронных документов — один раз в5 лет;
кинодокументов на нитрооснове — один раз в 2 года.
Цикличность проверки наличия остальных архивныхдокументов определяется на основании решения экспертно-методической комиссии(или другого совещательного органа) архива в зависимости от интенсивностииспользования и состояния учета архивных документов, но не менее одного раза в25 лет (в государственной библиотеке — один раз в 15 лет).
2.2. По степени ценности документы Архивного фондаРоссийской Федерации делятся на ценные, особо ценные и уникальные.
2.2.1. Все отнесенные к составу Архивного фондаРоссийской Федерации документы, вне зависимости от их происхождения, виданосителя, степени секретности, места хранения и формы собственности, являютсяценными.
2.2.2. В составе Архивного фонда Российской Федерациивыделяются особо ценные документы, имеющие непреходящую культурно-историческуюи научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношениикоторых устанавливается особый режим учета, хранения и использования.
2.2.3. В составе особо ценных документов выделяютсяуникальные документы, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информациии(или) их внешним признакам, невосполнимые при утрате с точки зрения ихзначения и (или) автографичности (см. п. 3.7.4).
2.2.4. Архивные документы временного хранения,имеющиеся в составе архивных фондов, в том числе от ликвидированныхорганизаций, или поступивших в архивы вследствие чрезвычайных обстоятельств,выделяются к уничтожению в установленном порядке (см. п. 5.3.2). Вдокументальном фонде организации могут отложиться документы особой ценности,зафиксировавшие важные исторические события, факты о выдающихся лицах,автографы выдающихся деятелей партии, государства, культуры: документы,являющиеся этапными в развитии отрасли, и т.п. Эти особо ценные дела хранятсяобособленно, в возможно лучших условиях, в местах, удобных для эвакуации (и причрезвычайных условиях подлежат ей в первую очередь). При сдаче особо ценных делна государственное хранение вместе с ними передаются три экземпляра описи истраховой фонд. Совокупность страховых копий составляет страховой фонд. Он создаетсядля сохранения ценной документной информации на случай утраты или поврежденияоригиналов документов. Одновременно со страховым фондом создается фондпользования, задача которого состоит в замене оригиналов копиями при проведенииработ по использованию документов. Страховая копия особо ценного документа набумажной основе — это негативный микрофильм первого поколения на фотопленке, афонд пользования — это позитивный микрофильм (в двух экземплярах) второгопоколения, т.е. изготовленный с негативного микрофильма первого поколения,предназначенный для работы по использованию в ведомственном, а затем вгосударственном архиве. Если сама организация не может изготовить микрофильмы,ей следует обратиться в архивные или другие учреждения, имеющие специальнуюаппаратуру. Перед передачей дел на страховое копирование они тщательноизучаются, проверяется их физико-химическое состояние, правильность обработки,особенности оформления. Учет страховых копий ведется в архиве по книге учетапоступлений и выбытия страхового фонда и фонда пользования и по описямстрахового фонда. За единицу учета страхового фонда копий особо ценных делпринимается физически обособленный рулон вне зависимости от количества заснятыхна нем фондов, дел, документов. Опись страхового фонда составляется в четырехэкземплярах три из них передаются вместе с копиями страхового фонда и фондомпользования на государственное хранение. Опись может составляться намикрофильмы одного или нескольких фондов. Описи нумеруются в валовом порядке.Перенумерация страховых копий запрещается. Данные учета вносятся в опись изкниги поступления и выбытия.
38 Научно-справочный аппарат как частьинформации-ой сист. архива
 
Для обеспечения доступа к архивным документам архивпредоставляет пользователю справочно-поисковые средства к ним (совокупностьописаний архивных документов, представленных в архивных справочниках,предназначенных для поиска архивных документов и содержащейся в них документнойинформации). Комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, создаваемых наединой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержанииархивных документов (система научно-справочного аппарата (НСА) архива) включаетобязательные для ведения в архиве архивные справочники (опись дел, документов;путеводитель; систематический каталог) и дополнительные архивные справочники(указатель; обзор).
В архиве ведется анализ и учет состояния системы НСАархива на бумажном носителе (журнал по учету состояния НСА, картотека) и/или вавтоматизированном режиме.
39 Определение, структура состав системы НСА кдокум АФРФ
 
 В каждом архиве имеется научно-справочныйаппарат (НСА) для учета, поиска и использования хранящихся документов.Различные типы и виды НСА представляют собой систему архивных справочников.Архивный справочник — информационно-поисковая система, в которой поискинформации об архивных документах производится вручную. Система НСАскладывается из комплексов научно-справочного аппарата всех государственныхархивов, а также межархивных справочников, автоматизированных информационно-поисковыхсистем (АИПС) и принятых в практике архивов информационных документов. В СНСАвходят справочники, выполняющие учетно-контрольную и информационно-поисковуюфункции. К первой группе относятся книга учета поступлений в архив; список фондовархива; лист фонда; опись дел. Ко второй группе относятся: фондовые каталоги;путеводитель, тематический путеводитель, краткий справочник по фондамархива(-ов); указатель описей фонда(-ов); каталоги; опись дел; тематический ифондовый обзоры; тематический указатель к делам (документам); научно-популярныеиздания; информационные письма; тематический перечень; архивные справки(тематического или библиографического характера). Разработкаинформационно-поисковых систем (ИПС) должна вестись с учетом преемственностиуже существующих и действующих в аппарате государственного управления системнаучно-технической информации. Состав системы НСА конкретного госархиваопределяется составом и содержанием его документов, интенсивностью и характеромих использования. Отсюда вытекает дифференцированный подход к созданию системыНСА в каждом архиве, к разработке НСА каждого фонда. Система НСА любого архивадолжна содержать информацию на уровнях: фонд-дело-документ. Межархивныесправочники обеспечивают поиск информации на уровне фонда, но в различныхмасштабах: ЦФК Росархива РФ по стране в целом, так же как и справочник типапутеводителя «Государственные архивы РФ», фондовые каталоги республики других регионов и аналогичные справочники — соответственно по регионам.Тематические путеводители, указатели, обзоры дают информацию на уровнях:фонд-дело-документ. Межфондовые справочники обеспечивают поиск информации подокументам одного архива. Указатель фондов архива обеспечивает поискконкретного фонда и дает информацию на уровне фонда. Путеводитель по фондамархива содержит характеристики или краткие сведения о фондах, расположенные всистематизированном порядке; дает информацию о фонде и служит для ознакомленияс составом и содержанием архива и хранящихся в нем фондов. Краткий справочникпо фондам архива дает систематизированный перечень наименований архивных фондовсо справочными данными о них (даты существования, объем и крайние датыдокументов), выполняет функции путеводителя, дает информацию на уровне фонда.Состав справочников системы НСА в каждом архиве и в целом по стране создаетсядля эффективного использования документов АФ РФ, поиска необходимой информациив возможно короткие сроки и учета, обеспечения сохранности документов,содержащих информацию.
40 Требования, предъявл к системе НСА
 
Научно-справочный аппарат (НСА) — структурированнаясовокупность элементов описаний документов (вторичной документной информации),представленных в различных видах архивных справочников, базах данных,предназначенных для поиска документов и документной информации. Системанаучно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива организации — этокомплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, баз данныхо составе и содержании документов, создаваемых на единой научно-методическойоснове для поиска документов и документной информации в целях эффективногоиспользования. Состав СНСА архивов организации определяется видом архива,составом и содержанием хранящихся в нем документов, характером и задачамипоиска и интенсивностью использования документов. Элементами СНСА архиваорганизации являются описи, каталоги, базы данных, выполняющие функции этихсправочников, а также указатели, обзоры документов, исторические справки кархивным фондам организации. Архивные справочники организации делятся на типыпо их целевому назначению: опись, каталог, указатель, обзор. Архивныесправочники и базы данных о составе и содержании документов организации могутбыть внутрифондовыми и межфондовыми. В системе СНСА реализуется преемственностьучетно-справочного аппарата, создаваемого в делопроизводстве и архивахорганизаций, его совмещение с СНСА государственных архивов. ПреемственностьСНСА архивов организаций основывается на единстве требований и принципов егопостроения. Эта преемственность предполагает обязательность составления вделопроизводстве и в архивах организаций описей дел, документов, каталогов, базданных с необходимым справочным аппаратом к ним.
При создании и развитии СНСА применяетсядифференцированный подход, заключающийся в выборе целесообразного составаархивных справочников и баз данных, методики описаний, состава и наполнениясправочного аппарата к справочникам, в установлении необходимой очередностиработ. Документы фондов организаций с многосторонней, межотраслевой информациейи фондов личного происхождения с особо ценными и уникальными документамиподлежат первоочередному описанию; описи должны быть снабжены указателямиразличных видов; на уровне фонда составляются индивидуальные характеристики. Кнаиболее информативным фондам создаются обзоры, указатели к делам и документам.Для фондов организаций, содержащих информацию по одной отрасли или по одномунаправлению деятельности, и фондов личного происхождения, в составе которыхимеются особо ценные документы, описи могут быть снабжены только однимуказателем; на уровне фонда могут составляться как индивидуальные, так игрупповые характеристики. К документам фондов организаций, содержащихинформацию по одной теме или имеющую характер дополнения к вышеуказаннымфондам, указатели не составляются.
41
42 Основные пробл. И пути оптимизации сист. НСА кдок АФРФ
 
Архивные справочники могут вестись в архиве вавтоматизированном режиме, обеспечивающем возможности оперативного имногоаспектного поиска и представления документной информации (в том числе врежиме удаленного доступа).
Информационное наполнение автоматизированного НСАсоставляет содержание описательных статьей архивных справочников на уровнеархивного фонда (см. п. 5.4.1), единицы хранения/единицы учета (см. п. 5.4.2),архивного документа (см. п. 5.4.3), а также ключевые слова и рубрикаторы.
Обязательными видами ключевых слов (терминов,характеризующих в обобщенном и сжатом виде содержание описательных статьейархивных справочников) при ведении автоматизированного НСА являются:«тематика», «персоналии», «география». В случаенеобходимости могут создаваться другие виды ключевых слов.
Рубрикаторы — систематические и тематические схемыпонятий с индексами для структурирования и поиска документной информации вавтоматизированном НСА 43 Понятие об описании дел. Аналитико-синтетическаяпереработка первичной документной информации. Объектом описания в описивыступает единица хранения. Опись пред­ставляет собой одноуровневое описание. Внекоторых случаях в описи могут включаться описания на уровне группыдокументов, одного доку­мента или части документа, если выявлена потребность всоставлении аннотации к заголовку единицы хранения. Опись содержит информацию иобеспечивает поиск информации на уровне единицы хранения. Являясь важнейшей частьюописания, аналитико-синтетическая переработка первичной документнойинформации включает последовательно два этапа: первый — информационный ана­лизтекста документов (комплекса документов), второй — свертывание документнойинформации. Пока содержание текстов документов едини­цы хранения не изучено,оно, как правило, не понято и не оценено, т.к. невозможно адекватно изложитьпри описании (составлении заголовка) (во вторичной информации) содержаниепервичной информации, не про­анализировав его. Анализ и синтез каквзаимосвязанные стороны изучения и оценки содержания документа (ов) единицы(единиц) хранения не­отделимы друг от друга. Информационный анализ представляетсобой изучение документа (комплекса документов) посредством расчленения текстана составные части для их раздельного изучения и оценки с целью отбора наиболеесущественных элементов для включения их в заголовок единицы хранения.
44 Опись, ее определ, назначение, особенности иметодика
 
составления Опись дел, документов (архивныйсправочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единицхранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета;состоит из описательных статей единиц хранения/единиц учета, итоговой записи,листа-заверителя и справочного аппарата к описи.
В справочный аппарат описи дел, документов входят:титульный лист; содержание (оглавление), предисловие; список сокращений;переводные таблицы архивных шифров (в случае переработки описи); указатели.
На титульном листе описи дел, документов помещаются:полное название архива, название и номер архивного фонда, номер и названиеописи, крайние даты внесенных в опись архивных документов.
Предисловие составляется либо к каждой описи дел,документов, либо общее ко всем описям архивного фонда. В предисловии краткоизлагаются история фондообразователя и архивного фонда; аннотация состава исодержания архивных документов (с выделением наиболее типичных групп единицхранения/единиц учета по их видам и разновидностям, по содержанию); составсправочного аппарата к описи. При составлении отдельных предисловий к каждойописи архивного фонда все общие данные по истории фондообразователя и историяархивного фонда помещаются в предисловии к первой описи дел, документов.
При необходимости к описи дел, документов составляютсяобщие и специальные указатели. Архив в необходимых случаях организуетусовершенствование и переработку описей дел, документов.
Усовершенствование описи дел, документов — комплексработ по повышению информативности описи: уточнению заголовков единиц хранения/единицучета (без изменения их систематизации), составлению необходимого справочногоаппарата к описи.
Переработка описи дел, документов — составление новой описи взаменстарой, не отвечающей требованиям поиска и учета архивных документов.Переработка описи включает: изучение единиц хранения/единиц учета с проведениемэкспертизы их ценности, уточнением их фондовой принадлежности; уточнение илисоставление заголовков единиц хранения/единиц учета; определение или уточнениеих крайних дат, пересистематизацию единиц хранения/единиц учета по новой схемесистематизации и составление необходимого справочного аппарата к описи. Припереработке описи составляется переводная таблица старых и новых архивныхшифров единиц хранения/единиц учета. Уничтожение старых описей дел, документовпосле их переработки запрещается. Старые описи учитываются по новым описям направах отдельных единиц хранения и помещаются в конце новой описи за последнимномером под своим заголовком и с отметкой «Опись пересоставлена. См. оп.N...».
Каталоги (межфондовые архивные справочники, в которыхсведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивныхдокументов (или их частей) архива сгруппированы по предметам (темам, отраслям),расположенным в соответствии с определенной схемой классификации документнойинформации) образуют систему каталогов архива. Состав системы каталогов архиваопределяется составом и содержанием архивных документов; интенсивностью ихиспользования; степенью разработанности архивных фондов; наличием и качествомдругих типов архивных справочников. Основными в системе каталогов архиваявляются систематический и именной каталоги.
Каталоги подразделяются на систематические,тематические и их разновидности (каталоги по истории учреждений,административно-территориального деления и др.), предметные и их разновидности(именной, географический, объектный).
Описательная статья каталога включает: названиеархива; индекс; рубрику и подрубрику; дату события; место события; сведения изархивного документа, единицы хранения/единицы учета, архивного фонда(содержание); архивный шифр; язык документа и способ его воспроизведения;фамилию составителя и дату составления описательной статьи.
Для установления связи между разделами каталога илиразделов каталога с другими архивными справочниками применяется системаотсылок. К началу 1970-х гг. был разработан дифференцированный подход ксозданию
каталогов, что нашло отражение в методическихрекомендаци­ях «Основы дифференцированного подхода при каталогизации»
Основным в системе каталогов государственного архива долгое вре­мя былсистематический каталог, в котором документная информация классифицируется поотраслям знаний и практической деятельности об­щества, располагаясь влогической последовательности. Он строится по схемам единой классификациидокументной информации в систематиче­ских каталогах госархивов (СЕК) (М., 1978;М„ 1983).
Обе схемы (СЕК) представляют собойинформационно-поисковые языки широкого тематического охвата, специальноразработанные для классификационного анализа документов АФ РФ и предназначенныедля организации систематических каталогов всех звеньев государственных иведомственных архивов. Схемы были построены на основе научной классификациисобытий, явлений и фактов государственной и общест­венной жизни, имелисоциально-экономическую и историко-револю­ционную направленность. Высшимиделениями схем были отрасли человеческой деятельности 49 Направленияиспользования документов Тематический запрос государственного органа илиоргана местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций,архив рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательствомлибо в согласованные с ними сроки. Исполнение такого запроса осуществляется набезвозмездной основе.
Исполнение тематического запроса организации илигражданина организуется в порядке оказания платных услуг (в том числе на основедоговора) или безвозмездно. Сроки и стоимость работ по исполнению указанногозапроса в предварительном порядке согласовываются с пользователем.
При необходимости проведения объемной работы попоиску и копированию архивных документов архив письменно извещает пользователяо промежуточных результатах работы. Вид информационного документа,подготавливаемого архивом по запросу пользователя, согласовывается с ним, еслиоб этом не указано в запросе.
5.8.2. Генеалогический запрос пользователяархив исполняет в порядке оказания платных услуг (в том числе на основедоговора). Указанный запрос может исполняться как в отношении заявителя, так ив установленном порядке в отношении других лиц.
Информация пользователю представляется в формеродословного древа, генеалогической росписи, генеалогической таблицы илиархивных справок, архивных выписок, копий архивных документов, устанавливающихродственные связи. При отсутствии возможностей по исполнению генеалогическихзапросов архив рекомендует пользователю проводить самостоятельный поискинтересующей его информации генеалогического характера в читальном зале архива.
5.8.3. Запрос социально-правового характераисполняется архивом безвозмездно.
Срок исполнения запроса социально-правового характерав архиве не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. Сразрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен собязательным уведомлением об этом пользователя. Срок исполнения запроса по НСАархива — не более 15 дней с момента его регистрации.
При исполнении повторного запроса социально-правовогохарактера или составлении по просьбе пользователя архивной справки, аналогичнойранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в этусправку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружениядополнительных сведений включает их в повторно выдаваемую архивную справку.
47 Обзоры документов, их определение, виды, назнач,методика сост
 
Обзоры (архивные справочники, включающиесистематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексовархивных документов, дополненные их источниковедческим анализом) подразделяютсяна обзоры фондов и тематические обзоры.
Обзор фонда включает систематизированныесведения о составе и содержании архивных документов одного архивного фонда.
Тематический обзор включает систематизированныесведения о составе и содержании архивных документов одного или группы архивныхфондов одного или нескольких архивов по определенной теме.
В справочный аппарат обзора входят титульный лист,содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, указатели. Ктематическому обзору должны быть составлены список фондов,
информация о которых содержится в обзоре, и библиографияпо теме обзора.
48 Путеводители: основн виды, назначение, методикасоставл
 
Путеводитель (архивный справочник, содержащийсведения об архивных фондах архива (архивов) в систематизированном виде ипредназначенный для ознакомления пользователя с их составом и содержанием)состоит из описательных статей на уровне архивного фонда (см. п. 5.4.1) исправочного аппарата.
Видами путеводителя являются путеводитель по фондамархива (архивов); краткий справочник по фондам архива (архивов); тематическийпутеводитель по фондам архива (архивов). Путеводители подразделяются также наархивные (внутриархивные) и межархивные.
Вид путеводителя и схема построения определяется егоцелевым назначением.
5.5.2.1. Основная часть путеводителя по фондам архива(архивов) состоит из описательных статей архивных фондов или групп архивныхфондов. В путеводитель по фондам архива (архивов) должны включаться сведения овсех открытых архивных фондах. Некоторые архивные фонды могут быть представленыв виде списка неаннотируемых архивных фондов.
5.5.2.2. Основная часть краткого справочника пофондам архива (архивов) состоит из систематизированного перечня описательныхстатей на архивные фонды или группы архивных фондов.
Краткие справочники подразделяются на аннотированныеи неаннотированные. Описательная статья в аннотированном кратком справочникесостоит из названия архивного фонда со всеми переименованиямифондообразователя, справочных данных об архивном фонде и краткой аннотации наархивные документы этого фонда. Описательная статья в неаннотированном краткомсправочнике состоит из названия архивного фонда и справочных данных о нем.
5.5.2.3. Основная часть тематического путеводителя пофондам архива (архивов) состоит из систематизированного перечня описательныхстатей по определенной теме на архивные фонды или их части.
5.5.2.4. В справочный аппарат путеводителя любоговида входят титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, списоксокращений, приложения, указатели. К путеводителю составляется общаябиблиография.
В многотомных изданиях путеводителей составляетсясправочный аппарат как для всего издания в целом, так и для отдельных томов
49

50 Цели и основные формы использования документовведомств архива
 
 Основные формы использования архивныхдокументов (предоставления архивом безвозмездно или возмездно пользователюинформационных услуг и информационных продуктов для удовлетворения егоинформационных потребностей):
информационное обеспечение пользователей всоответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;
предоставление архивных документов пользователям вчитальном зале архива;
экспонирование архивных документов на выставках;
использование архивных документов в средствахмассовой информации;
проведение информационных мероприятий (встреч собщественностью, экскурсий в архивы, презентаций, дней открытых дверей, лекций,докладов, устных журналов, конференций, уроков для студентов и школьников идр.) с использованием архивных документов;
публикация архивных документов.
51 Учет использования документов в архиве учрежденияИспользование архивных документов
 
 - применение информации архивных документов вкультурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечениязаконных прав и интересов граждан. Документы архивов организаций являютсяоткрытыми для использования архивом и пользователями. Исключение составляетдокументированная информация, отнесенная законодательными актами к категорииограниченного доступа. Порядок использования документов Архивного фондаРоссийской Федерации, находящихся на временном хранении в организациях,определяется ими на основе настоящих Правил. Основными формами использованиядокументов архива являются: информирование руководства и структурныхподразделений организации, а также других организаций о наличии в архивах техили иных документов и их содержании; исполнение запросов граждан и организацийсоциально-правового характера; использование документов в средствах массовойинформации; подготовка информационных мероприятий: выставок, конференций и др.;выдача документов для работы в читальном зале архива; выдача документов вовременное пользование. Учет использования дел и документов архиваведется в следующих учетных формах:
— книга выдачи дел из хранилища (приложение 19);
— журнал регистрации выданных копий, выписок,справок, технических материалов (приложение 44);
— журнал регистрации посещений читального зала(приложение 45).
52 Понятие читального зала архива, порядок работыв читальном зале
 
Использование документов, хранящихся в архиве, — однаиз основных задач, в какой-то мере оправдывающая вложение средств егоорганизацию. В зависимости от целей использования состава документов архива,его технической оснащенности выбирается и форма использования документов.Достаточно распространенной формой использования документов в архивах любоговида является непосредственное предоставление документов для их изучения. Взависимости от вида архива и его технической оснащенности документы выдаютсядля работы в оборудованный при архиве читальный зал или во временноепользование. Допуск для работы в читальный зал дает руководитель организации(госархива) на основании письменного ходатайства учреждения или общественнойорганизации, действительного по установленным правилам в течение года. Вопрос одопуске сотрудников к работе с документами архива своего учреждения решаетсяруководством. Выписки и копии, сделанные посетителями читального зала, могутбыть проверены работниками архива на предмет их соответствия темам исследованияи оригиналам. При отсутствии читального зала, в случае производственной необходимости,документы в составе дел могут быть выданы во временное пользование. Припродлении срока должно быть проведено соответствующе его переоформление Выдачадел во временное пользование в сторонние организации оформляется установленнойРосархивом специальной формой AKTI о выдаче дел вовременное пользование, скрепляемой подписями руководителей и печатямипередающей дела организацией и получателя. Выдача дел сотрудником фиксируется вархиве в карточке или журнале и оформляется распиской получателя. На местовыданного из архивохранилища дела подкладывается карта-заместитель с указанием,какое дело, когда и до какого срока выдано. Состояние дел, возвращаемых в архивпосле использования должно быть проверено в присутствии лиц, возвращающихдокументы, так как пользователи несут ответственность за сохранность исостояние дел (единиц хранения), с которыми они работают, в соответствии сдействующим законодательством. Результаты проверки фиксируются в заверительнойзаписи единицы хранения и в документах, оформлявших выдачу дел При обнаружениинедостачи дел, отдельных листов и документов в них должен быть оформлен актустановленной формы и на его основании решаться вопрос о привлечении виновных кответственности Для обслуживания пользователей в архивах действуют читальныйзал, просмотровый зал, комната прослушивания фонодокументов со специальнымоборудованием для работ с микрокопиями архивных документов, аудиовизуальными иэлектронными документами. При отсутствии специально выделенного помещенияобслуживание пользователей производится в рабочей комнате архива под контролемсотрудника архива.
В случаях хищения или повреждения пользователемархивных документов, технического оборудования и имущества архив обращается ссоответствующим заявлением в орган внутренних дел по месту расположения архива,принимает другие меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательствомРоссийской Федерации.
По заказам пользователей, с учетом техническихвозможностей архива, изготавливаются копии архивных документов: ксерокопии,микрокопии, фотоотпечатки, кинокопии, видеокопии, копии фонодокументов, а такжекопии на электронных носителях.
Не производится копирование документов Архивногофонда Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическомсостоянии
 53 Методика наведения справок по док-ам, хран варх. Арх. справка
 
Текст в архивной справке (приложение N 13) дается вхронологической последовательности событий с указанием видов архивныхдокументов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов сосведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их вархивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений невызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится вархивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как ониизложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточныеназвания, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваютсяв тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в текстеоригинала»).
Сведения о работе, учебе в нескольких организациях,учебных заведениях включаются в одну архивную справку.
В примечаниях по тексту архивной справкиоговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиесяпрочтению вследствие повреждения текста оригинала места («Так в текстеоригинала», «В тексте неразборчиво»).
В тексте архивной справки не допускаются изменения,исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивныхдокументов, на основании которых составлена архивная справка.
В конце архивной справки приводятся архивные шифры иномера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания,использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справкидопускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц храненияархивных документов сразу после изложения каждого факта или события.
В архивной справке, объем которой превышает одинлист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архива (длямуниципального архива, не являющегося юридическим лицом, — печатью органаместного самоуправления).
Архивная справка, предназначенная для использованияна территории Российской Федерации, подписывается руководством архива,исполнителем и заверяется печатью архива (для муниципального архива, неявляющегося юридическим лицом, — печатью органа местного самоуправления).Архивная справка, предназначенная для направления за рубеж, подписываетсяруководством архива и заверяется гербовой печатью (для муниципального архива,не являющегося юридическим лицом, — печатью органа местного самоуправления).
При необходимости к архивной справке прилагаютсякопии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения,изложенные в архивной справке.
Архивные справки, направляемые в государства,подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуетсяконсульская легализация официальных документов, заверяются проставлением изаполнением специального штампа — «апостиля». На архивных справкахпроставляется и заполняется надлежащим образом апостиль руководствомвышестоящего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивногодела. Апостиль не проставляется на архивных справках, предназначенных длянаправления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры оправовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовнымделам, а также в государства — участники СНГ, подписавшие Соглашение опринципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации,или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.
При отсутствии в архиве архивных документов,необходимых для исполнения запроса, на бланке архива составляется ответ,подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса. Принеобходимости ответ может быть заверен гербовой печатью.
В случае документально подтвержденных фактов утратыархивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, архив выдает справку поданному вопросу, при необходимости заверенную печатью архива. Архивная справка,архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или егодоверенного лица в архив выдаются ему под расписку при предъявлении паспортаили иного удостоверяющего документа; доверенному лицу — при предъявлениидоверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справкии архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительногописьма к ним, указывая дату их получения. 54 Архивная копия. Архивнаявыписка В архивной выписке название архивного документа, его номер идата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документовдолжны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждогоизвлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных словобозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаютсясоответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных,исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста ит.д. Отдельные слова и выражения оригинала,
вызывающие сомнения в их точности, оговариваютсясловами «Так в
тексте оригинала», «Так в документе».После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицыхранения архивного документа.
Аутентичность выданных по запросам архивных выписокудостоверяется подписью руководителя архива или уполномоченного должностноголица и печатью архива (для муниципального архива, не являющегося юридическимлицом, — печатью органа местного самоуправления). На обороте каждого листа архивнойкопии проставляются архивные шифры и номера листов единиц храненияархивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скреплениязаверяются печатью архива и подписью его руководителя или уполномоченногодолжностного лица. Архивная копия, предназначенная для направления за рубеж,заверяется гербовой печатью и подписью руководителя архива. Архивная справка,архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или егодоверенного лица в архив выдаются ему под расписку при предъявлении паспортаили иного удостоверяющего документа; доверенному лицу — при предъявлениидоверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справкии архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительногописьма к ним, указывая дату их получения.

55 Инициативное информирование: цели, задачи,условия
 
. Инициативное информирование государственныхорганов, органов местного самоуправления, организаций и граждан осуществляетсяпутем направления им информационных писем или других информационных документов.
Архив организует подготовку и проведение выставокархивных документов самостоятельно или совместно с другими архивами иорганизациями.
Для подготовки выставки архивных документовразрабатываются тематический план (концепция) и тематико-экспозиционный план.На основе тематического плана проводится выявление и отбор архивных документов,иллюстративных и иных материалов. В тематико-экспозиционный план включаетсяаннотированный перечень отобранных для экспонирования архивных документов,иллюстративных и иных материалов, систематизированных в соответствии сразделами выставки с указанием их размеров и порядка размещения на стендах илив витринах. Все отобранные для экспонирования архивные документы и другиематериалы аннотируются. К иноязычным материалам при необходимости даетсяперевод или развернутая аннотация содержания.
Ответственнымиза сохранность архивных документов являются организаторы выставки. Архив,представивший архивные документы для выставки, обеспечивает контроль засоблюдением требований обеспечения сохранности документов при экспонировании.