ПЛАН:
Введение
1. Документы,составляющие коммерческую тайну3
2. Архивное хранениекоммерческих документов8
Список литературы 11
Введение
В условиях рынка иконкуренции коммерческая тайна выступает как элемент маркетинга ипредприимчивости, как способ увеличения прибыли предприятия. Утечкакоммерческих секретов может привести к снижению доходов предприятия или к егобанкротству.
Работник (служащий)обязан строго хранить в тайне сведения, отнесенные к коммерческой тайнепредприятия, ставшие ему известными по службе или иным путем. Разглашениекоммерческой тайны предприятия, передача третьим лицам, публикация без согласияпредприятия, а также использование для занятия любой деятельностью, которая вкачестве конкурентного действия может нанести ущерб предприятию, влечет уголовную,административную, гражданско-правовую или иную ответственность в соответствии сзаконодательством.
1. Документы,составляющие коммерческую тайну
Коммерческая тайнаопределяется руководителем предприятия и отражается в Перечне сведений,составляющих коммерческую тайну предприятия.
Коммерческая тайна другихпредприятий, с которыми имеются деловые отношения предприятия, доводится доработника в части, его касающейся, руководителем структурного подразделения.
Порядок обращения сосведениями, отнесенными к коммерческой тайне предприятия, регулируетсяПоложением по обеспечению сохранности коммерческой тайны предприятия.
Работник обязан работатьтолько с теми сведениями и документами, содержащими коммерческую тайнупредприятия, к которым он получил доступ в силу служебных обязанностей, знать,какие конкретно сведения подлежат защите, а также строго соблюдать правилапользования ими.
Работник должен знатьтакже, кому из сотрудников предприятия разрешено работать со сведениями,составляющими коммерческую тайну предприятия, к которым он сам допущен, и в какомобъеме эти сведения могут быть доведены до этих сотрудников.
При участии в работесторонних организаций работник может знакомить их представителей сосведениями, составляющими коммерческую тайну предприятия, только с письменногоразрешения руководителя структурного подразделения. При этом руководительдолжен определить конкретные вопросы, подлежащие рассмотрению, и указать, комуи в каком объект может быть доведена информация, подлежащая защите.
Запрещается помещать безнеобходимости сведения, составляющие коммерческую тайн предприятия, вдокументы, содержащие государственные секреты и имеющие в связи с этисоответствующий гриф секретности. Такое нарушение порядка обращения сосведениям) составляющими коммерческую тайну предприятия, рассматривается каких разглашение влечет ответственность в соответствии с установленным порядком.
Об утрате или недостачедокументов, изделий, содержащих коммерческую тайну предприятия, удостоверений,пропусков, ключей от режимных помещений, хранилищ, сейфов, металлическихшкафов, личных печатей, а также о причинах и условиях возможной утечки такихсведений работник обязан немедленно сообщить должностному лицу, ответственномуза ее сохранность; предъявить для проверки все числящиеся за ним материалы,содержащие коммерческую тайну предприятия, представлять устные или письменныеобъяснения о нарушениях установленных правил выполнения закрытых работ, учета ихранения документов и изделий, содержащих коммерческую тайну, а также о фактахее разглашения, утраты документов и изделий, содержащих такие сведения.
В случае попыткипосторонних лиц или организаций, в том числе зарубежных, получить информацию,составляющую коммерческую тайну предприятия, работник обязан сообщить об этом.Обязательства, связанные с защитой коммерческой тайны предприятия, неограничивают прав работника на интеллектуальную собственность, в частности,подачи заявки на изобретение, возможное патентование и т. д. Реализация правработника на интеллектуальную собственность осуществляется в соответствии сустановленным законом порядком.
Срок действияограничений, связанных с необходимостью защиты коммерческой тайны предприятия,определяется администрацией при заключении трудового договора с работником. Обокончании действия ограничений работник уведомляется администрацией вписьменной форме.
Работники предприятия,допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получитьдоступ к ним, должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранениикоммерческой тайны предприятия. Памятка составляется службой безопасности сучетом специфики конкретного предприятия, подписывается заместителем директораи утверждается руководителем предприятия.
Таким образом, дляограничения доступа к информации, содержащей конфиденциальные сведения(коммерческую тайну), на предприятии разрабатывается Перечень сведений,составляющих коммерческую тайну предприятия. Перечень вводится специальнымприказом директора в виде приложения к приказу. Сотрудники предприятия должныпод расписку ознакомиться с этим приказом и приложением к нему. Все документы,составляющие коммерческую тайну должны храниться в определенно созданныхусловиях.
Представляем ПРИМЕРНЫЙПЕРЕЧЕНЬ СВЕДЕНИЙ, составляющих коммерческую тайну предприятия
1. Производство
1.1. Сведения о структурепроизводства, производственных мощностях, типе и размещении оборудования,запасах сырья, материалов, комплектующих и готовой продукции.
2. Управление
2.1. Сведения оприменяемых оригинальных методах управления предприятием.
2.2. Сведения оподготовке, принятии и исполнении отдельных решений руководства предприятия попроизводственным, научно-техническим, коммерческим, организационным и инымвопросам.
3. Планы
3.1. Сведения о планахрасширения или свертывания производства различных видов продукции и ихтехнико-экономических обоснованиях.
3.2. Сведения о планахинвестиций, закупок и продаж.
4. Совещания
4.1. Сведения о целях,рассматриваемых вопросах, результатах, фактах проведения совещаний и заседанийорганов управления предприятия.
5. Рынок
5.1. Сведения оприменяемых предприятием оригинальных методах изучения рынка.
5.2. Сведения онаправлениях маркетинговых исследований, результатах изучения рынка, содержащиеоценки состояния и перспективы развития рыночной конъюнктуры.
5.3. Сведения о рыночнойстратегии предприятия.
5.4. Сведения оприменяемых предприятием оригинальных методах осуществления продаж.
5.5. Сведения обэффективности коммерческой деятельности предприятия.
5.6. Сведения о регионахсбыта готовой продукции.
5.7. Сведения озаинтересованности в приобретении товара.
6. Партнеры
6.1. Систематизированныесведения о внутренних и зарубежных заказчиках, подрядчиках, поставщиках,клиентах, потребителях, покупателях, компаньонах, спонсорах, посредниках идругих партнерах деловых отношений предприятия, а также о его конкурентах,которые не содержатся в открытых источниках (справочниках, каталогах и др.).
7. Переговоры
7.1. Сведения о целях,задачах и тактике переговоров с деловыми партнерами.
7.2. Сведения оподготовке и результатах проведения переговоров с деловыми партнерамипредприятия.
8. Контракты
8.1. Условия коммерческихконтрактов, платежей и услуг.
9. Цены
9.1. Сведения о методахрасчета, структуре, уровне цен на продукцию и размерах скидок.
10. Торги, аукционы
10.1. Сведения оподготовке к торгам или аукционам и их результатах.
11. Наука и техника
11.1. Сведения о целях,задачах, программах перспективных научных исследований.
11.2. Оригинальные идеиНИР и ОКР.
11.3. Конструкционныехарактеристики создаваемых изделий и оптимальные параметры разрабатываемыхтехнологических процессов (размеры, объемы, конфигурация, процентное содержаниекомпонентов, температура, давление, время и т. д.).
11.4. Аналитические играфические зависимости, отражающие найденные закономерности и взаимосвязи.
11.5. Данные об условиях экспериментови оборудовании, на котором они проводились.
11.6. Сведения оматериалах, из которых изготовлены отдельные детали.
11.7. Сведения обособенностях конструкторско-технологического, художественно-техническогорешения изделия, дающие положительный экономический эффект.
11.8. Сведения о методахзащиты от всевозможных подделок.
11.9. Сведения осостоянии программного и компьютерного обеспечения.
12. Технология
12.1. Сведения обособенностях используемых и разрабатываемых технологий и специфике их применения.
13. Безопасность
13.1. Сведения о порядкеи состоянии организации защиты коммерческой тайны.
13.2. Сведения о порядкеи состоянии организации охраны, пропускном режиме, системе сигнализации.
13.3. Сведения,составляющие коммерческую тайну предприятий-партнеров и переданные надоверительной основе предприятию.
13.4. Сведения орепутации персонала предприятия (собственная оценка отдела кадров или службыбезопасности предприятия).
2. Архивное хранениекоммерческих документов
Дела, составляющие коммерческуютайну, помещаются в закрывающиеся шкафы канцелярского типа, предохраняющиедокументы от ныли, воздействия солнечного света и обеспечивающие ихсохранность.
Изъятие и выдачакаких-либо документов из дел постоянного хранения не разрешается. В исключительныхслучаях (например, по требованию судебно-следственных органов) такое изъятиепроизводится с разрешения руководителя предприятия с обязательным оставлением вделе точной заверенной копии изъятого документа и вложением акта о причинахизъятия подлинника.
В течениеделопроизводственного года на выданное по служебной необходимости делозаполняется карточка-заместитель, в которой указываются структурноеподразделение, номер дела, его заголовок, дата выдачи, кому дело выдано, датавозвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Передача дел в архивпредприятия производится через год, после завершения работы с ними вструктурных подразделениях. Дела временного хранения (до 10 лет включительно)передают в архив по усмотрению руководства. Архив предприятия ведет учетдокументальных материалов по фондам и единицам хранения. Для обеспечениясохранности документов периодически в сроки, устанавливаемые руководителемпредприятия, но не реже одного раза в 10 лет проводится проверка наличия исостояния материалов. Для этой цели приказом руководителя предприятия создаетсяспециальная комиссия. С целью наиболее полного раскрытия содержания документов,хранящихся в архиве, создаются каталоги документальных материалов. Каталогявляется справочником обо всех материалах, имеющихся в архиве. В зависимости отсодержания документов каталоги могут быть предметными, тематическими,систематическими, по номенклатуре дел и др.
Для раскрытия содержанияединиц хранения, сформированных из постановлений, протоколов и другихдокументов, составляются указатели содержания документальных материалов.Указатели могут быть тематическими, предметными, хронологическими и именными.
Категорически запрещаетсявыдавать документальные материалы, хранящиеся в архиве, для работы на дом. Приработе с документами архива запрещается подчеркивать текст, делать на немкакие-либо пометки, загибать листы, пользоваться в качестве закладок ручками,карандашами и делать проколы при снятии графических копий.
Состояние возвращенных вархив после использования документальных материалов должно быть проверено вприсутствии лица, сдающего эти материалы.
В необходимых случаях попросьбе и за счет заинтересованного лица или предприятия с документов могутбыть сняты копии, которые заверяются архивом. Все копии после их просмотра и сразрешения руководителя предприятия выдаются под расписку.
На основании хранящихсядокументов архив предприятия выдает архивные справки, копии и выписки.
Список литературы
1. ГОСТР 6.30 – 97. Унифицированные системы документации. Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов.
2. ЗамыцковаО. И.Делопроизводство: Учебное пособие.- Ростов н/Д: Феникс, 2001. — 416 с.
3. СтенюковМ.В. ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ (руководство к составлению) — М.:«Издательство ПРИОР», 2002. — 144 с.