Министерствокультуры Российской Федерации
ФГОУ ВПО«Пермский государственный институт
искусства икультуры»
Кировский филиал
Факультетдокументально-информационных коммуникаций
Кафедрадокументоведения, библиотековедения и библиографии
Дипломнаяработа, представленная к защите по специальности
№071201 «Библиотечно – информационная деятельность»
Организацияучета и контроля в технологическом управлении фондами библиотек (на примеремуниципальных библиотек Кировской области)
Исполнитель:
студентка группыБМ-4
Кобелева Вера Александровна
Пермь
2010
Кобелева, В. А. Учет иконтроль в технологическом управлении фондами библиотек (на примеремуниципальных библиотек Кировской области): диплом. работа / В. А. Кобелева; науч.рук. О. В. Колчанова; Перм. гос. ин-т искусства и культуры: каф.документоведения, библиотековедения и библиографии. – Пермь, 2010. – 127 с.
Объектом дипломногоисследования является организация учета и контроля в технологическом управлениифондами библиотек.
Цель данногоисследования – обобщить организацию учета и контроля(проверки) фондов муниципальных библиотек России, в том числе Кировской областив современных условиях и выявить проблемы, возникающие в процессетехнологического управления фондами муниципальных библиотек Кировской области.
При подготовкедипломной работы использовались следующие методы исследования: анализбиблиотечной документации и публикаций по теме, опрос (анкетирование), анализ исинтез полученных данных, абстрагирование.
В процессе работы былиизучены проблемы технологического управления фондами муниципальных библиотекРоссии в современных условиях, определены основные направления, цели и задачи,этапы реализации. Дан анализ современного состояния учета и контроля (проверки)фондов муниципальных библиотек Кировской области.
Рассмотрены особенностии проблемы учета и контроля (проверки) фондов муниципальных библиотек Кировскойобласти, предложены возможные пути решения проблем, возникающие при организацииучета и контроля фондов библиотек.
Результаты, полученныев ходе исследования, могут быть использованы в практической деятельностиучреждений библиотечной сферы.
Ключевые слова:библиотечные фонды Кировской области, функции управления библиотечным фондом, принципыуправления БФ, сохранность фонда, учет БФ, система учета, проверка БФ,технология, муниципальные библиотеки, организация библиотечного фонда.
Содержание
Список условных обозначений и сокращений
Введение
1 Управление библиотечным фондом: структура, функции,метод
1.1 История, структура и принципы управления БФ
1.2 Функции управления библиотечным фондом
2 Учет в технологическом управлении библиотечнымфондом
2.1 Исторические предпосылки и система организацииучета как функции технологического управления библиотечным фондом
2.2 Регламентация и автоматизация процессов учетабиблиотечных фондов
2.3 Анализ организации учета в технологическомуправлении фондами муниципальных библиотек Кировской области
3 Функция контроля в управлении библиотечным фондом
3.1 Проверка — функция технологического управленияфондом библиотеки
3.2 Анализ организации контроля в технологическомуправлении фондами муниципальных библиотек Кировской области
Заключение
Список использованных источников
Списокусловных обозначений и сокращений
БФ – библиотечный фонд
ГБЛ – государственнаяордена почета библиотека СССР им. В. И. Ленина
КФ – книжный фонд
МК РФ – Министерствокультуры Российской Федерации
МУ – муниципальноеучреждение
НПА –нормативно-правовой акт
НИИ –научно-исследовательские институты
НТБ –научно-технические библиотеки
ОК и ОЛ — отделкомплектования и обработки литературы
РГБ – Российскаягосударственная библиотека
СБА – справочно –библиографический аппарат
ТВР –температурно-влажностный режим
УБФ – управлениебиблиотечным(и) фондом(ами)
ЦБ – центральнаябиблиотека
ЦБС – централизованнаябиблиотечная система
Введение
Актуальность темы: Замноговековой путь развития библиотечное фондоведение оформилось всамостоятельную учебную дисциплину. Оно имеет цельную теорию, разработчики которойописывают библиотечный фонд как подсистему библиотеки и как автономную систему,все процессы цикла формирования фонда, разрабатывают основные принципы, методы,технологические приемы, связанные с предпосылками, политикой, моделированием,комплектованием, приемкой, учетом, обработкой, а также с управлением этимипроцессами.
Последние десять летбиблиотечное фондоведение переживает наиболее бурный период своего развития. Вовсем мире это связано, главным образом, с тем, что библиотеки, вступая в век информатизации,активно включают в фонды некнижные виды документов – видеофильмы, микроформы,аудиовизуальные и текстовые материалы в компьютерных формах, на оптическихдисках и т.п.
В России к этомуглобальному процессу добавились чисто внутренние факторы, вызванныереформированием политических и хозяйственных основ страны. Действующеезаконодательство различных отраслей права является нормативно-правовой базой,регламентирующей процесс управления библиотечными фондами.
В связи с этимвозникает вопрос, какие цели преследует управление БФ? Цель управления БФ в приведениепараметров библиотечного фонда в соответствие с задачами библиотеки и запросамипользователей. Однако остается открытым другой вопрос — чем же, в конце концов,следует управлять – составом, величиной, структурой фонда, потоком документоввнутри библиотеки, технологией формирования фонда или сотрудниками. На нашвзгляд, все названные объекты нуждаются в управлении, как не вызывает сомненийи их тесная взаимосвязь и взаимозависимость.
В соответствии сФедеральным законом N 119 «О внесении изменений в Федеральный закон «Обиблиотечном деле» библиотеки обязаны «обеспечивать учет, комплектование,хранение и использование документов, входящих в состав библиотечных фондов, впорядке, установленном федеральным органом исполнительной власти в сферекультур» [2]. Из этого следует, что перед библиотеками в первую очередь стоитзадача организовать фонд, предоставить пользователям возможность широкогодоступа к библиотечным фондам, а также не менее важная задача — обеспечитьсохранность документных ресурсов. Условием сохранности фонда является, в первуюочередь, качественный, систематический учет и постоянный, всеобъемлющийконтроль.
В настоящее время вбиблиотеках страны ведется активная работа по совершенствованию технологииучета и контроля, что вызвано техническим оснащением библиотечных процессов иизменениями в структуре фондов.
Разработанность темы: Разработкетеоретических и практических проблем технологического управления библиотечнымифондами уделялось пристальное внимание на всех этапах развития отечественного фондоведения.
Неоднократно данныевопросы рассматривались на международной Крымской конференции. Теоретическуюбазу настоящей работы составили публикации исследователей, работавших и продолжающихсвою научную деятельность в области фондоведения, а такжебиблиотекарей-практиков, решающих проблемы непосредственно в библиотеках.
Вопросы учета контроляи сохранности библиотечных фондов нашли свое отражение в Национальной программесохранения библиотечных фондов Российской Федерации (2000г.). Впервые вопросыучета, использования, сохранности и безопасности фондов библиотек решаются вкомплексе федеральными органами власти. В 2006 году был предложен проект новойинструкции об учете библиотечного фонда. Исследованиями вопросов учета,контроля и хранения библиотечных фондов библиотек страны занимались и занимаютсяА. Афанасьев, В.О. Винокур, С. Добрусина, Е.И. Кузьмин, Г. Лаптев, Н. Лютова, С.А.Медников, Н. Мирошниченко, С.В. Митрофанова, А. Паклин, О.А. Проскурякова, Т.А.Семеновы, К Л.Воронько, Ю.Н. Столяров, Г.П. Старушенко, Л. Фарафонова.
Большой вклад в теориюучета и контроля как функции технологического управления библиотечными фондамивнесли библиотековеды Л.Б. Хавкина, О.С. Чубарьян, Н.П. Васильченко, Ю.Н.Столяров, Ю.А. Гриханов, Д.В. Евсеев, С. Л. Лохвицкая, А. В. Маркина, А. Г.Раев, Г.В. Тараченко, В.И. Терешин, В.Р. Фирсов, В.В. Шилов, В.С.Пилко имногие другие исследователи.
Современные подходы кформированию фонда и организации учета и контроля, в том числе, обосновал в работеИ. В. Эйдемиллер.
При рассмотрениипроблем учета и контроля над фондами муниципальных библиотек в современныхусловиях автор данного исследования счел необходимым обратиться к работам В.И.Терешина, Н.И. Астапович, С. Пилко, В.Г. Дригайло идругих.
Проблемамнормативно-правового обеспечения учета библиотечных фондов много вниманияуделено в работах С. В. Митрофановой, В. В. Шилова .
Объект исследования:организация учета и контроля как функций технологического управления библиотечнымифондами.
Предмет исследования: особенностиорганизации учета и контроля, как функций технологического управления фондами вмуниципальных библиотеках.
Цель исследований — обобщить организацию учета и контроля (проверки) фондов муниципальных библиотекРоссии, в том числе Кировской области в современных условиях и выявитьпроблемы, возникающие в процессе организации учета и контроля как функцийтехнологического управления фондами муниципальных библиотек Кировской области.
Для достижения этойцели определены следующие задачи:
– раскрытьтеоретические и практические основы технологического управления библиотечнымифондами;
– изучитьи проанализировать материалы нормативных документов, регламентирующихдеятельность библиотек по осуществлению учета и контроля;
– оценитьсостояние учетной политики и организации учета фондов в библиотеках области;
– выявитьсущность и значимость контроля (проверки) фондов муниципальных библиотекРоссии.
– наметитьперспективы дальнейшего совершенствования организации учета и контроля какфункций технологического управления фондами в муниципальных библиотекахКировской области.
База исследования:Муниципальные библиотеки Кировской области.
Методы исследования:
- анализнаучной литературы и библиотечной документации;
- опрос(анкетирование);
- анализи синтез полученных данных,
- абстрагирование;
- методсравнения и сопоставления полученных данных;
- обобщение.
Структура работыопределяется целью, задачами и логикой исследования, а также обусловленаособенностями ее предмета. Работа состоит из введения, 3 глав, заключения,списка использованной литературы и приложений.
Во введенииформулируется исследуемая проблема, обосновывается актуальность, раскрываетсяее разработанность, определяется основная цель, задачи исследования, даетсякраткая характеристика методологии и методики дипломного исследования.
В первой главе«Управление библиотечным фондом: структура, функции, методы» освещаетсяразработка проблемы управления библиотечным фондом в трудах советских и российскихбиблиотековедов. Раскрываются структура, принципы, функции управлениябиблиотечным фондом.
Во второй главе «Учет втехнологическом управление библиотечным фондом» обозначены историческиепредпосылки организации библиотечного учета как технологии. Представленасистема учета, объект и формы. Освещен процесс автоматизации учета библиотечныхфондов. Раскрывается опыт организации учета в технологическом управлении библиотечныхфондов муниципальных библиотек Кировской области. Представлен анализ социологическогоанкетирования.
В третьей главе «Функция контроля вуправлении БФ» обозначена проверка как контрольная функция учета библиотечногофонда. Описана технология проверки фонда.
Раскрывается опыт организации контроля втехнологическом управлении библиотечными фондами муниципальных библиотекКировской области.
В заключении даны выводы дипломногоисследования, а также обозначены перспективные направления организации учета иконтроля библиотечных фондов.
Объем дипломной работы 127 страницы. Списокиспользованных источников. Приложение 1 Форма суммарного учета (книгасуммарного учета), Приложение 2 Форма акта о поступлении периодических изданийв библиотеку, Приложение 3 Формы индивидуального учета (инвентарная книга,учетная карточка, книга регистрации карточек учетного каталога, лист актовогоучета) Приложение 4 Анкета, Приложение 5 Результаты анкетирования работниковмуниципальных библиотек Кировской области, Приложение 6 Образец акта о проверкебиблиотечного фонда.
Положение,выносимые на защиту:
1. Темаучета и контроля БФ уже достаточно давно стала одной из дискуссионных проблемроссийского библиотековедения. Однако следует отметить, что дискуссии эти внастоящем время протекают вяло и предложения по коренному изменению методологииучета БФ властными структурами игнорируются.
2. Учет,являясь важнейшим условием сохранности библиотечного фонда, обеспечиваетрегистрацию и обобщение сведений о нем по установленным правилам, рассчитываетдинамику развития фонда, его состав, структуру, соотношение источников испособов пополнения, местонахождения документа.
3. Контрольза состоянием и использованием фонда библиотеки как принцип, объективнонеобходим для всей системы управления БФ. Контрольная функция учета БФреализуется через проверку.
4. Автоматизациятехнологических процессов учета и контроля (проверки) фондов библиотек насовременном этапе находиться в большой зависимости от государственногофинансирования библиотечного дела. Скудное финансирование не позволяет в полноймере осуществлять политику автоматизирования учета и контроля БФ.
5. Реформированиеучета в 90х гг. XX века в планеобязательных и свободных элементов организации контрольно-учетных мероприятийпривело в последствии к рассогласованности и дестабилизации государственнойсистемы учета БФ. Ввиду этого возникает вопрос: следует ли дальше придерживатьсярекомендательного характера организации системы учета БФ? Возможно, имеет смыслболее четко, жестко осуществлять процесс учета БФ в муниципальных библиотекахстраны, т.к. в первую очередь именно в библиотеках низшего уровня организациибиблиотечного дела происходит процесс дестабилизации системы учета библиотечныхфондов.
6. Проведенноенами исследование показало, что организация учета и контроля в муниципальныхбиблиотеках Кировской области не всегда осуществляется на должном уровне изависят от ряда причин: нехватка нормативно-инструктивной документации наместном уровне, нежелание сотрудников принимать и использовать новые формы иправила организации учета и контроля, способы и методы сохранности библиотечногофонда используются не в полном объеме.
7. Совершенствованиеучета и контроля БФ – комплексная проблема, решение которой требует примененияновых организационных и технологических процессов: ведение электронных учетныхформ и учетной документации, процесс штрих — кодирования документов, исключениебиблиотечных фондов из состава основных средств и т.д. На наш взглядиспользование ISBNиISSN привелобы к упрощению системы учета БФ, на чем настаивают современные специалисты вобласти библиотечного дела (Ю. Н. Столяров, В. В. Шилов и др.)
1Управление библиотечным фондом: структура, функции, методы
1.1История, структура и принципы управления БФ
Библиотечный фонд –основа деятельности библиотеки: от его содержания и качества зависит степеньудовлетворения и развития информационных потребностей пользователей.
Глубокие социально –экономические перемены, произошедшие в стране за последние годы, изменилитрадиционные функции и методы управления фондами библиотек. Большие переменыпроизошли в организации учета и контроля как функций технологическогоуправления фондами библиотек.
Разработка вопросов,касающихся управления библиотечными фондами, связана с историей библиотечногофондоведения. Проблемы и методы изучения библиотечного фонда рассматривались вработах Н. А. Рубакина, А. А. Покровского, В.И.Собольщиковой, В.В.Стасова,И.А.Крылова и др.
С начала 70х гг. XXвека появляются отдельные работы, в которых делается попытка рассмотретьразличные стороны технологического управления библиотечными фондами.
Большой вклад в решениепроблемы управления библиотечными фондами внес известный библиотековед Ю. В.Григорьев. Концепция Ю. В. Григорьева заключалась в том, что процесс управленияфондами библиотек должен являться составной частью процесса формированиябиблиотечного фонда, т. е. комплектование, организация и управление – процессыодного уровня [80,81].
Согласно представлениямэтого известного библиотековеда, управление начинается после того, какстановятся известны результаты использования фонда пользователями. Результатомон считал вторичный отбор и непрерывную дифференциацию фонда. Проверкубиблиотечного фонда Ю. В. Григорьев перевел из второй фазы в третью. Это былисамые первые попытки наполнить фазу «управление» компонентным содержанием.
Ссылаясь на мнение Ю.Н. Столярова, следует подчеркнуть что, Ю. В. Григорьев обосновал важностьразработки:
- теорииуправления библиотечными фондами,
- методикиорганизации практически всех фондообразующих и фондоформирующих процессов иопераций, особенно вопросы учета и хранения.
В середине 70х гг.появляются две работы общего характера по управлению БФ научных ГБЛ. Вколлективной монографии «Современные проблемы фондов научных библиотек СССР»(1975 г.) этот аспект рассмотрен в главе «Вопросы управления системой фондовкрупной научной библиотеки». Данный вопрос широко освещался в статьях И. М.Алексеевой, Р. И. Богачевой и А. В. Кокоревой [78,79].
Впервые процессуправления библиотечным фондом как самостоятельный раздел учебного пособия былпредставлен в издании В. И. Терешина «Фонды специальных научных библиотек»(1975 г.)[16].
В 1976 г. в «Словаребиблиотечных терминов» впервые было дано определение понятия «Управлениефондами библиотек».
Логическим продолжениемданной темы стали разработки управленческих проблем фондоведения Г.В. Тараченкои С.Л. Лохвицкой, которые рассмотрели структуру и технологию управления фондомпо аналогии с общей теорией управления. Их заслуга состоит в том, что впервыепроцесс управления библиотечным фондом описан технологически, на уровнеалгоритма.
Отличительнойособенностью управления БФ является его комплексный характер, который требуетразличать в нем два аспекта: теоретический и практический. Цель теоретическихисследований в области управления БФ — разработка общих положений, принципов иметодов управления.
Е. П. Арефьева и Т. А.Мистрюкова, выделив в структуре управления административную и методическуюкомпоненты, изложили принципы, составляющие теоретический аспект УБФ:
Принципы управления БФ:
1. Общие
- координирование,
- систематичность,
- плановость.
2. Специфические
- планомерностьи пропорциональность развития БФ — реализуется путем научно-обоснованныхпропорций между отдельными частями фонда. Он позволяет поддерживать внутреннююструктуру фонда по содержанию и форме источников информации;
- учетфонда и контроль за его состоянием и использованием – выражается в наблюденииза количественными и качественными изменениями библиотечного фонда, фактами иявлениями, происходящими в фонде, расходованием средств на его комплектование,сохранность, использование;
- научнаяорганизация труда. Содержательный аспект принципа НОТ включает в себярасчленение процессов организации БФ на отдельные операции, научно обоснованноенормирование отдельных процессов и операций [51, c. 83].
Таким образом, былапредпринята попытка конкретизировать принципы управления библиотечными фондами.
В отличие от принциповуправления методы носят альтернативный характер. Их можно выбирать, заменятьдругими в зависимости от конкретной ситуации, ради достижения поставленнойцели. Н. П. Васильченко было сформулировано определение понятия «управления БФ»и предложены содержательные методы управления БФ:
1.) Балансовыйметод — широко используется в экономике при планировании, в статистике приобработке данных. С помощью балансового метода осуществляется регулированиеразвития библиотечного фонда, так как его рост увязывается с финансовымивозможностями приобретения произведений печати и других документов,потребностями их обработки с помощью наличных трудовых и технических ресурсов,необходимостью размещения и расстановки в фондохранилищах и структурныхподразделениях библиотеки. Кроме того, балансовый метод обеспечивает реализациюпропорциональности развития отдельных частей фонда по различным параметрам(содержанию, типам и видам изданий, языкам и т.д.), осуществление требований такихпринципов формирования библиотечных фондов, как систематичность и плановость.
2.) Нормативныйметод управления БФ. Сущность данного метода заключается в разработке экономическиобоснованных нормативов, которые являются как ориентиром для плановыхпоказателей, так и рычагом производственной деятельности различныхподразделений библиотеки. Как правило, нормативы создаются для определенныхтипов библиотек, но и библиотеки одного типа работают в различных региональныхусловиях, имеют неодинаковые финансовые, материальные и трудовые ресурсы.Поэтому нормативы для них служат всего лишь ориентиром и должны разумно корректироватьсяс учетом объективных обстоятельств.
3.) Специфическийметод — вторичный отбор. Вторичный отбор, являясь инструментом регулированиякак количественных, так и качественных параметров БФ, очень тесно соприкасаетсяс нормативным методом, и это подтверждает то, что все процессы управлениявзаимосвязаны [20, с. 18].
Д. В. Евсееврассматривал управление фондом как многоуровневую организационную структуру. Натой же позиции стояли П. И. Егоров и другие авторы, чьи взгляды отражены всборнике научных трудов «Научные основы управления формированием библиотечныхфондов», выпущенном в 1985 г. Появление этого сборника стало заметной вехой вразвитии теории управления библиотечным фондом.
В 1986 г. А.В. Маркина в своей статье отразила генезис проблемы управления БФ и обобщилавзгляды ученых — библиотековедов на содержание понятия «управление библиотечнымфондом». Детально и подробно рассмотрела процессы, входящие в управление БФ ивыразила свою точку зрения. По ее мнению, управление БФ является сложнойсистемой, которая состоит из управляемой подсистемы (библиотечный фонд) иуправляющей подсистемы (библиотекарь). Каждая из подсистем сама в свою очередьявляется системой: библиотечный фонд – это и фонд отдельной, автономносуществующей библиотеки, и единый библиотечный фонд НТБ, и совокупныйобщественный фонд страны; еще более сложна управляющая подсистема – это ибиблиотекарь, непосредственно воздействующий на фонд, и заведующий отделом (комплектования,книгохранения), и директор библиотеки, директор предприятия (НИИ, ректоручебного заведения), и местные органы управления, отраслевые министерства, иминистерства СССР [25, 45].
В. В. Комовпроанализировав и синтезировав теоретические разработки в части управлениябиблиотечным фондом, считал, что основное направление теории управления БФ заключаетсяв:
- разработкепонятийного аппарата теории управления фонда;
- определениеместа управления в структуре формирования фонда библиотек;
- выявлениесодержания и сущности управления фондом [41, c. 10].
Этот известныйбиблиотековед настаивал на том, что управление фондом не является частью егоформирования, а представляет собой самостоятельный вид деятельности. Он развелпонятия «управление фондом» и «управление формированием фонда».
В современный периодвопросами управления библиотечным фондом рассматриваются известными библиотековедамиЮ. Н. Столяровым и В. И. Терешин.
Ю. Н. Столяров выделилдве подсистемы управления:
1. социальноеуправление – управление сотрудниками, занятыми формированием фонда;
2. технологическоеуправление – управление формированием библиотечного фонда [18 с. 143].
Объект управления Ю. Н.Столяров определяет как поток документов, циркулирующий в процессах создания,развития и использования фонда, а субъектом управления выступает лицо, которомупоручено управлять либо подчиненными ему людьми, либо непосредственно самимформированием фонда[65].
Нам представляется, чтомежду этими подсистемами должно существовать тесное диалектическоевзаимодействие, осуществляемое благодаря наличию прямых и обратных связей. Рольэтих связей очень важна. Они представляют собой каналы, по которым циркулируетинформация, используемая в управление БФ. Однако до настоящего времени вопросамметодологии информационного обеспечения процессов управления БФ практически неуделялось внимания.
Подсистема управлениябиблиотечным фондом определяет состав, структуру, характер егофункционирования. Очевидно, что она должна быть неразрывно связана суправляемым ею фондом, «воплощать» в себя его упорядоченность. Чем выше степеньсоответствия подсистемы управления самому библиотечному фонду, тем эффективнеебудет осуществляться управление им [75, c. 16].
Сложностьфункционирования, на наш взгляд, состоит в том, что функционирование каждойподсистемы во всем ее многообразие тем меньше подвержено анализу и контролю,чем выше тот или иной субъект управления фондом стоит на ступеньке лестницыуправления. Особенности функционирования подсистем управления библиотечнымфондом могут быть учтены лишь на определенном уровне в системе управлениябиблиотечным фондом, располагающим непрерывно поступающей информации.
Управление БФ, какединство двух подсистем — управляемой и управляющей, может быть детализированопо следующему ряду принципов:
1. Попредметному принципу — раскрывает содержание детализируемого элемента с точкизрения входящих в его состав компонентов, т.е. например, детализироватьуправление БФ на управление видами и типами литературы, которые составляют этотфонд;
2. Попринципу, характеризующему структуру фондов — выделяет управление БФ, каксистему фондов отдельной библиотеки, т.е. управление фондами читальных залов,фондами основного хранения и т.п;
3. Посистемному принципу — корректирует социальное управление как способ воздействияна сотрудников библиотеки, обеспечивающих формирование фондов и управлениетехнологическими процессами;
4. Попринципу «жизненного цикла» библиотечного фонда – управление первичным отбором,организацией фонда, вторичным отбором[20, c. 18].
В. И. Терешин вкачестве объекта управления рассматривает систему «документный фонд».По-прежнему разделяя управление фондом и управление процессами его производстваи использования, он оговаривает, что по существу, управление документным фондомсводится к руководству всей работой информационной службы по его формированию ииспользованию[72, c. 139].
Таким образом, становитьсяясно, что объектом управления должна стать сложная социально-техническаясистема, целью которой является создание и обеспечение бесперебойногофункционирования библиотечного фонда. Но реально, а не теоретически системаможет быть объектом управления лишь тогда, когда включена в организационнуюструктуру библиотеки, т.е. выделена в отдельное структурное подразделение. Ксожалению, в организационной структуре российских библиотек имеются только структурныеподразделения, отвечающие за отдельные участки формирования библиотечного фонда(комплектование, обработку, хранение и т.д.). В этом кроется причина того, чтообщее управление фондом в целом повсеместно отсутствует, неизбежно сказываясьна качестве информационных продуктах библиотеки.
Исходя из всего вышесказанного,можно утверждать, что все библиотековеды, исследовавшие проблемы управлениябиблиотечным фондом, единодушны в определении цели управления – приведениепараметров библиотечного фонда в соответствие с задачами библиотеки и запросамипользователей. Однако остается открытым вопрос о том, чем же, в конце концов,следует управлять – составом, величиной, структурой фонда, потоком документоввнутри библиотеки, технологией формирования фонда или сотрудниками. Несомненно,что все названные объекты нуждаются в управлении, как не вызывает сомнений и ихтесная взаимосвязь и взаимозависимость.
Таким образом, процессразработки теории управления библиотечными фондами был сложным, кропотливым итворческим. В XXI веке мы проходим очередной этап развития библиотечных фондов,осуществляемый под активным воздействием того, что страна пережила«перестройку» в 90-е годы, произошли изменения в социально – экономической икультурной жизни. Возникновение в библиотеках новых структурных подразделений, комплектованиеБФ новыми видами документов, вхождение библиотек в современное информационно-цифровоепространство оказывало и оказывает огромное воздействие на организацию управлениябиблиотечными фондами и способствует возникновению новых функции управления БФ.
1.2Функции управление библиотечным фондом
Системауправления БФ может быть в двух состояниях: статическом – если рассматривать еес точки зрения структуры, динамичном – если изучать ее функционирование.
ФункцииБФ — это система задач, определяемая его возможностями как информационногомассива [65, c. 141]. В связи с тем, что фонды библиотек различных типов имеютразное целевое назначение и специфически проявляют общие фондовые свойства, ониимеют как общие, так и типологические, более того — индивидуальные функции.
Современныефункции БФ разбиты на две группы: социальные и технологические(организационные). Первые, как правило, определяют место БФ в системе духовногои материального развития общества, вторые — структуру деятельности библиотеки,ее основные рабочие процессы по производству фондов, их последовательность,взаимосвязь, способы реализации.
Систематехнологического управления библиотечными фондами осуществляет ряд функции:прогнозирование, планирование, организация, учет, регулирование, контроль,анализ.
Одна из наиболее важных функций управления библиотечным фондом – функция прогнозирования, но она пока не получила распространения в библиотеках страны. Определенный опыт в разработке методологии и методики прогнозирования, а также математического моделирования прогноза использования книг накоплен лишь в РГБ. Правда, в РНБ и некоторых других центральных библиотеках созданы специальные отделы и подразделения по изучению библиотечного фонда.
Функцияпрогнозирования определяет социальное назначение библиотеки, регулируетотношения с внешней средой, определяет принципы хозяйственного и техническогопостроения библиотеки, выражается в документах, в концепции развития библиотеки[55, c. 11].
Осуществляя функциюпрогнозирования, библиотеки проводят всевозможные исследования: изучениесостава пользователей библиотеки, их информационных потребностей и запросов;учет и анализ отказов читателям. Изучение соответствия состава и организациифонда запросам пользователей: анализ библиотечной статистики, библиографические,социологические методы. Критерии качества фонда и эффективности егоформирования, хранения, использования.
Организация такого рода исследований осуществляется как в рамках проведения опроса по всей системе, так и по отдельным библиотекам. При необходимости проводится анкетирование не только посетителей муниципальных библиотек, но и той части населения, которые предпочитают пользоваться другими информационными учреждениями. Это позволяет прогнозировать дальнейшую деятельность библиотек и всей библиотечной системы в целом.
Целевая направленность данных исследований и их результатов связана с повышением качества комплектования и совершенствованием видовой, содержательной и тематической структуры фондов библиотек, с приведением ее в соответствие с реальными и потенциальными запросами, интересами и потребностями читателей. Следует сказать и о том, что обширность и быстрое изменение объема, состава и структуры фондов, их распределение на громадной территории страны, исключительное разнообразие читательского спроса создают серьезные трудности в создание прогнозов. Прогноз, по существу, основывается на эрудиции и интуиции экспертов, а это сложная, довольно трудоемкая и дорогостоящая работа. Ее не могут достаточно квалифицированно и в нужном объеме выполнить библиотечные работники, занятые основной работой по библиотечно-библиографическому обслуживанию читателей и не достаточно владеющие методологией и методикой научных исследований.
Точностьпрогнозов, как правило, убывает в зависимости от длительности сроков, на которыеони составляются. В настоящее время известно свыше ста методов прогнозирования,которые разбиваются на группы в соответствии с масштабами прогнозов. Однако всилу недостаточной подготовки библиотекарей пока применяют лишь некоторые изних:
1. Придальнесрочном (более чем на 50 лет) прогнозировании используют преимущественно методынаучной интуиции. Дальнесрочные прогнозы обычно имеют отношение не собственно кбиблиотечному фонду, а либо к библиотеке в целом, либо к составляющим БФэлементам — материалу носителя и способу фиксирования информации, средствам еепередачи, приоритетным способам пользования ею [37].
2.Долгосрочные (на 15—20 лет вперед) прогнозы выстраиваются на основе не простоинтуиции или озарения, но некоторых, хотя бы чисто логических или умозрительныхаргументов[37]. Такие прогнозы, сделанные ранее по отношению к объектууправления, правильны лишь отчасти. При долгосрочных прогнозах оправдывает себягруппа экспертных методов. В нашей стране начало долгосрочному прогнозированиюбыло положено ГПБ им. М. Е. Салтыкова-Щедрина, ГПНТБ СССР и ГБЛ, которыевначале 70-х гг. составили прогноз своего развития, в том числе и фондов, напериод до 1990 г. Эти прогнозы в основном оказались правильными .
3.Среднесрочные (на 10—15 лет) прогнозы могут охватывать всю страну, крупныйрегион, отдельную сеть библиотек или библиотечную систему, крупнейшуюбиблиотеку. Среднесрочные прогнозы развития БФ начали составляться со второйполовины 1960-х гг. [37].
4.Для краткосрочных (на 5—10 лет) и среднесрочных прогнозов чаще всего используютметод экстраполяции, соотнося величину того или иного показателя в настоящем ипрошлом, можно вычислить динамику его изменения и с достаточной степеньювероятности предсказать величину в будущем. Ошибочность основанного на этомметоде прогноза резко снижается, если дальность прогноза меньше, чем третьяшесть базового периода. Для предопределения данных, например, на пятилетнийсрок, надо изучать динамику развития фонда не менее чем за пятнадцатьпредшествующих лет[65, c. 112].
Краткосрочнопрогнозируют развитие БФ в целом и его составных частей. Занимается этим высшийэшелон УБФ — исследователи и методисты.
Прогнозыпериодически уточняют с учетом свершившихся фактов и появлением новыхтенденций. Работе по прогнозированию управлению БФ пока еще недостаетпланомерности, полноты охвата существенных факторов, широты спектра применяемыхметодов.
На основе прогнозов и программ составляют планы, которые в отличие от прогнозов имеют директивный характер и обязательны для исполнения.
Планирование(работы, деятельности) – составная часть управления библиотекой, егосердцевина, направленная на определение перспективных и текущих целей и задачбиблиотеки [75, c. 251]. Основной целью планирования является оптимальное повремени и качеству выполнение задач библиотеки, максимальная мобилизация дляэтого всех необходимых ресурсов. Оно заключается в определении:
— целей и задач работы библиотеки, основных направлений ее деятельности;
— тематики, содержания, форм и методов работы;
— объема работы, выражающегося в системе плановых показателей;
— трудовых, материально-технических и финансовых затрат на выполнение плановыхзаданий[21 c. 104].
Впоследние годы в практику библиотек входит стратегическое планирование — методперспективного планирования, заключающийся в установлении целей библиотеки,определении необходимых для их достижения ресурсов и выбора наиболеерациональных путей использования этих ресурсов. Задача стратегическогопланирования в целенаправленном инновационном развитие библиотеки[64].
Текущеепланирование – это конкретизация задач и целей, определение сроков ихвыполнения в течение года, система расчетов по текущему регулированию ходапроизводства в целях обеспечения равномерной и ритмичной работы организации[64,c. 109]. Каждый текущий план – ступенька к выполнению плана стратегического.
Оперативноепланирование – это разработка на основе месячных планов плановыхзаданий для отдельных сотрудников на короткие отрезки времени (чаще всего надень). Оперативное планирование применяется обычно в тех отделах крупныхбиблиотек, где работа состоит из многократно повторяющихся операций и строитсяпо нормам.
Целевоепланирование – процесс, состоящий из четырех независимых этапов:
1. выработкасжатой ясной формулировки целей;
2. разработкареальных планов их достижений;
3. систематическийконтроль и измерение качества работы и результатов;
4. принятиекорректирующих мер для достижения планируемых результатов[44].
Планработы библиотеки — это система взаимосвязанных, объединенныхобщей целью плановых заданий, определяющих порядок, сроки и последовательностьвыполнения работ, а также проведения мероприятий в библиотеке[75, c. 251].
Дляобъекта управления — библиотечного фонда силу плана имеет модель фонда — математическая,тематико-типологическая или структурная, описательная и библиографическая.
Видмодели выбирают в зависимости от решаемых задач.
Описательнаямодель является основой для последующих моделей и управления фондом в целом.Она является своеобразным паспортом библиотеки, в ней в словесной формеопределяются задачи библиотеки и ее миссия. Указывается специализация фондовбиблиотеки, характеризуются структурные подразделения библиотеки, определяютсявиды и типы изданий и экземплярность приобретаемых документов.
Математическаямодель фонда дает представление об общих количественных параметрах фонда. Фондкаждой библиотеки должен иметь рациональную величину и структуру. Еще недавносчиталось, что фонд библиотеки укомплектован оптимально по составу и величине,если им удовлетворяют около 70% общего числа требований по профилю фонда даннойбиблиотеки.
Библиографическаямодель фонда представляет собой желательный состав по содержанию и включаетперечень необходимых документов. Реализуется эта модель в типовыхрекомендательных каталогах. Такие каталоги выпускались раньше и былиориентированы на фонд массовой библиотеки. Поскольку перечень документов втаких каталогах быстро устаревал, вместо них стали выпускать списки самойстабильной и ценной части фонда – ядра библиотечного фонда.
Структурнаямодель. Этот вид модели воспроизводит в упрощенном виде структуру по типам ивидам документов и их экземплярность в рамках определенной темы. Структурнаямодель состоит из двух разделов.
Первыйиз них – пояснительная записка. В ней приводится паспорт фонда, фиксируютсясведения о библиотеке, ее задачах, составе абонентов, структуре и особенностяхформирования фонда.
Второйраздел отражает параметры моделируемого фонда – тематику, типы и видыдокументов, экземплярность, языковый состав, принадлежность к структурнымподразделениям библиотеки и т. п.
Структурнаямодель может иметь приложения: перечень периодических и продолжающихся изданий,намеченных для приобретения, основные библиографические издания по которымпроводится отбор литературы и др. Перечень тем выстраивают в систематическомпорядке. Структурная модель может быть в форме табличной, карточной,электронной, любой другой удобной для библиотекаря.
Различаютмодели двух основных классов:
1) реальнаяили модель-копия — данная модель воспроизводит параметры реально существующегофонда. Примером такой модели служит систематический каталог, используемый нетолько для ориентации в составе фонда, но и для его изучения.
2) идеальнаяили модель-проспект — такая модель прогнозирует будущее состояние фонда, в нейотражаются желаемые качественные и количественные параметры.
Ориентиромдля расчета плановых показателей БФ служат нормативы, т.е. совокупностьбиблиотечных услуг в расчете на каждого абонента[87]. Нормативамипредусматриваются оптимальные численные значения в абсолютных данных, процентахили коэффициентах формирования и использования БФ. В период разработкинормативов в библиотеке, были утверждены нормы различных библиотечныхтехнологических процессов:
– типовыенормы времени на перевод и переработку научно-техническойлитературы и документов (1990);
– межотраслевыеукрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров (1991);
– межотраслевыенормы времени на научные работы, выполняемые работниками библиотек (1994) ит.п.
В1997 г. было выпущено издание « Межотраслевые нормы времени на работы,выполняемые в библиотеках» [11]. Нормативы были утверждены постановлениемМинистерства труда и социального развития РФи рекомендованы для применения в библиотеках независимо от их форм собственностии организационно-правовых форм.
Воснову разработки норм времени на работы, выполняемых в библиотеках, былиположены данные изучения и анализа законодательных и нормативно-методическихдокументов, регламентирующих деятельность библиотек, нормативные документыбиблиотек и информационных учреждений Российской Федерации, Положение о порядкеразработки нормативных материалов для нормирования труда, статистическиеданные, результаты фотохронометражных и моментных наблюдений, экспертныеоценки. В издании прописаны все операции, выполняемые в библиотеках независимоот масштабов и ведомственной принадлежности.
Выпусктакого пособия говорит о том, что успешное управление БФ немыслимо без научнообоснованных норм на основные процессы и операции. Нормы помогают наладить учети отчетность, выполнение и перевыполнение планов, укреплять трудовуюдисциплину, рассчитать возможности и мощности отделов, время, необходимое длявыполнения тех или иных технологических операций.
Субъектуправления – отдельные сотрудники, секторы, отделы — обычно составляют планы.
Планстроится исходя из поставленных перед библиотекой задач, и отражает основныенаправления, тематику, содержание, формы и методы деятельности. План включаетсистему показателей, определяющих в совокупности объем работы, а также затратырабочего времени. По всем показателям плана определяются его исполнители исроки выполнения. Показатели плана работы библиотеки — контрольные цифры,определяющие объем работы библиотеки в планируемый период, которые выражаютсякак в абсолютных величинах (количество читателей, объем библиотечного фонда,число посещений, выдач, массовых мероприятий и др.), так и относительных (читаемость,обращаемость, книгообеспеченность и др.)
Видоваяклассификация планов:
1)По срокам выполнения планы делятся на:
– перспективные(стратегические)
– текущие(годовые,квартальные, месячные, оперативные)
2)По объему планируемой работы:
– наплан библиотеки, структурного подразделения, индивидуальный план сотрудникабиблиотеки[75, c. 274].
Планможет быть универсальным, охватывающим работу библиотеки в целом, и тематическим,отражающим только одно из направлений ее деятельности.
Перспективныйплан работысотрудника и его сектора рассчитан на ряд лет (как правило, на 5 лет) инамечает общую стратегию деятельности. В нем отражаются главные, решающие заданиядлительного значения; определяется уровень, которого надо достичь к концупланируемого срока.
Ксожалению, в отечественном библиотековедении не уделяется должного вниманиянаучной разработке проблем перспективного планирования работы библиотек, отсутствуютметодические рекомендации по составлению перспективного плана, а многиебиблиотеки его вообще не имеют. В силу сложившихся традиций главным плановымдокументом библиотеки считается годовой план, а между тем, очевидно, чтосовершенствование деятельности библиотеки требует не только учета текущихзадач, но и определения перспектив развития.
Годовойплан работысотрудника определяет основные задачи и содержание деятельности на текущий календарныйгод и в нем определяются все показатели, которых должен достичь библиотекарь кконцу года[44]. Объем работы планируется с учетом годового фонда рабочеговремени сотрудника библиотеки и норм на библиотечную работу.
Важно,чтобы в нем были отражены главные контрольные показатели на планируемый период,а также средства их достижения. Планируют показатели поступления документов вфонд и выбытие из него, объем комплектования и обработки, размещения иперемещения документов в системе фондовую смету расходов на комплектованиевидов с учетом доли каждого источника документоснабжения, изучения фонда.
Планынеобходимо регулярно пересматривать и вносить в них коррективы с учетомменяющихся обстоятельств.
Планированиясамого по себе еще недостаточно для достижения цели управления БФ. Выполнениепланов требует организованного подкрепления. Технологические процессыуправления БФ составляют самую значительную долю – около трети – всехпроизводственных процессов библиотеки. Отсюда видно, насколько важно правильноорганизовать этот процесс.
Организацияуправления библиотечным фондом также по разному в отношение к его объекту исубъекту.
Спроизводственной точки зрения организация БФ – это совокупность процессов иопераций, ведущих к превращению набора документов в упорядоченное целое[65, c.121]. Этот вид организации именуется в данном случае как технология управленияБФ, которая осуществляется с помощью следующих производственных процессов:
– комплектованиефонда,
– обработкадокумента,
– размещениии расстановка документов,
– учети проверка фонда,
– доставкадокументов и др.
Подорганизацией понимают и его структурное состояние, т.е. результат такогоупорядочения, или фонд как собственно целостность, состоящую извзаимодействующих автономных частей и обусловленную ее внутренним строением.
Значениеорганизации БФ состоит в том, что от него зависят сохранность документов,удовлетворение запросов пользователей. В результате организации обеспечиваетсяготовность фонда к использованию как его важнейшего признака[46].
Регулирующаяфункция управления БФ состоит в определение дальнейшее участи документовбиблиотечного фонда: какие из них следует оставить в фонде для дальнейшегоиспользования, что делать с теми, которые перестали пользоваться спросом, и какимследует доукомплектовать.
Взависимости от принятого решения прибегают к статичным, поступательным,поступательно-возвратным и возвратным мерам:
– Технологическиестатичные меры – в результате изучения БФ информационных потребностейпользователей может выяснится, что часть фонда вполне соответствует своемуназначению. В норме это должно быть большая часть фонда.
– Технологическиепоступательные меры – благодаря вторичному отбору уточняются модели фонда,вносятся коррективы в первичный отбор. Библиотека может начать комплектованиепо отсутствующим ранее темам, типу или виду документа, увеличить экземплярностьимеющихся изданий.
– Технологическивозвратно-поступательные меры – документы, которые вследствие интенсивногообращения или из-за нарушения режима хранения обветшали, утратили физическуюцелостность отдельных своих частей, направляют на ремонт, переплет, нареставрацию, после чего возвращаются на прежнее место[66, c. 44].
– Технологическивозвратными являются меры, требующие реформирования фронда, т.е. проведенияпроцессов формирования БФ в обратном порядке – в направлении от расстановки кмоделированию
начительнаячасть БФ в настоящее время находиться в неудовлетворительном состоянии,изношена, требует ремонта. Как бы мы не старались продлить физическую жизнькниги, для нее, как и для любого материального объекта, наступает моментполного физического износа, момент исключения документа из фонда библиотеки.
Исключениедокументов – изъятие из библиотечного фонда и снятие с учета документов,утративших для данной библиотеки потребительские качества, с последующим ихперераспределением или утилизацией, а также списание утраченных по каким-либопричинам[70, c. 21].
Нормативныхдокументов о порядке исключения документов практически нет. Существует лишьИнструкция об учете фонда (1998,), имеющая чрезвычайно ограниченную юрисдикцию:ее нормы распространяются на считанное число библиотек (библиотек колледжей,вузов культуры и искусства и т. п.), непосредственно или опосредованноподчиняющихся Министерству культуры. Для остальных 99 процентов библиотекРоссии эта инструкция выполняет всего лишь рекомендательную функцию.
Исключениедокументов из фонда происходит по причине:
– ветхости
– дефектности
– устарелостипо содержанию,
– дублетности,
– непрофильности,
– утраты(недостача).
Понятия«ветхость», «дефектность», «устарелость»,«дублетность», «непрофильность», «утрата»определяются в соответствии с терминологическими словарными нормами истандартами СИБИД.
Попричине ветхости, кроме физической изношенности изданий в результате книговыдачи,книги могут быть исключены и по причине естественного старения полиграфическихматериалов: литература с пожелтевшими и ломкими страницами. Также исключаютсядокументы, испорченные в результате стихийных бедствий (затопления, пожар) илив результате хранения в условиях, не соответствующих установленным стандартам(пораженные грибом).
Нормативисключения по ветхости должен быть в пределах 1,78% от размера книговыдачи[79,c. 33]. Исключение ветхих изданий производится не реже одного раза в год.Литература, исключаемая по ветхости должна прослужить не менее 10 лет – книги ине менее 5 лет – брошюры.
Фактором,обуславливающим необходимость систематического и регулярного обновления фондабиблиотеки, является процесс устаревания литературы.
Попричине «устарелость» списываются издания, полностью утратившие информативностьи актуальность, либо при выходе аналогичного произведения, освещающего темуболее полно и точно в свете современных научных знаний. С осторожностьюисключаются из фонда художественные произведения, энциклопедии и словари,мемуарная литература, издания по искусству, географические атласы, кулинарныекниги, местные издания, краеведческая литература
«Непрофильность»- достаточно редкая причина исключения.
Непрофильнаялитература – издания несоответствующие профилю работы библиотеки по содержаниюи читательскому назначению. Если такая литература поступила в библиотеку поошибке поставщика и, не удалось ее вернуть обратно, то издания должны бытьприняты на баланс и сразу же переданы в обменный фонд. Подобным образомпоступают и с литературой, поступившей безвозмездно.
Наличиенескольких экземпляров документов в библиотеке — закономерное и естественноеявление. Если с течением времени произошло уменьшение спроса и образоваласьизбыточная экземплярность, к этому избытку и относим причину «дублетности».
Происходящаяутрата должна обязательно конкретизироваться в документах. В качествевозможных, в Инструкции об учете библиотечного фонда перечислены семьобстоятельств. Среди них есть ситуации, отражающие экстремальные состояния, норегулярно действующими факторами являются утрата книг читателями и недостача[9].Отсутствие изданий в фонде по неустановленным причинам выявляется в результатеплановых проверок.
Учетисключения документов из библиотечного фонда
Выбытиедокументов из фонда оформляется актом об исключении и отражается в «Книгесуммарного учета» и в формах индивидуального учета фонда. В каждом актефиксируются сведения о документах, исключаемых по одной причине: ветхость,дефектность, устарелость по содержанию, дублетность, непрофильность, утрата (суказанием конкретных обстоятельств утраты: пропажа из фондов открытого доступаили по МБА, утеря читателями, хищение, в результате бедствий стихийного итехногенного характера, по неустановленным причинам (недостача) [77, c. 101].
Исключеннаялитература может быть продана, передана или сдана в макулатуру. В каждомконкретном случае должен быть подтверждающий факт документа. При продаже исдаче литературы в макулатуру это приходные квитанции, при передаче – акты на передачу.
Чтобыпринимать верные решения по созданию и функционированию библиотечного фонда нанастоящее и будущее время, необходимо иметь полную информацию о нем – путемизучения, путем анализа.
Анализ- комплекс логических приемов, методов исследований, состоящий в том, чтоизучаемый предмет мысленно или практически, расчленяется на основные элементы,каждый из которых затем исследуется в отдельности как часть расчлененногоцелого[75, c. 281]
Анализфонда состоит из комплекса производимых анализов: тематический анализ,библиографический анализ, статистический анализ, социологический анализ.
Тематическийанализ фонда – это сопоставление тематических рубрик его модели ссистематическим каталогом. Такое сопоставление возможно и эффективно потому,что у модели и каталога единый информационно-поисковый язык — ББК (илиУДК)[37]. Так как систематический каталог отражает тематику скомплектованногофонда, такое сопоставление выявляет темы, слабо представленные в фонде.
Библиографическийанализ оценивает наполнение, обеспеченность документами отдельных, наиболееактуальных тем фонда. Он заключается в сопоставлении библиографическихуказателей с данными систематического каталога, где содержание книжного фондаотражено полно и многоаспектно[37]. По данным библиографического анализасоставляется картотека дополнительного комплектования.
Прибиблиографическом анализе необходимо учитывать и контингент читателей, ивозможный спрос на новые, отсутствующие пока в фонде документы.
Статистическийанализ позволяет получить информацию о состоянии фонда или части его, выявляя исопоставляя различные количественные характеристики[12]. Все необходимыестатистические сведения содержатся в трех учетных документах: книге суммарногоучета БФ (количественные характеристики объема фонда и его частей), дневникебиблиотеки (данные о количестве абонентов и использовании ими фонда), массивезарегистрированных устных или письменных требований абонентов.
Социологическийанализ фонда базируется на мнении абонентов о фонде, отдельных его разделах,документах, сборе предложений по улучшению его комплектования и организации.Нередко читатели оценивают БФ иначе, чем библиотекари, и социологический анализпомогает библиотекарю найти «золотую середину». К методамсоциологического анализа относятся собеседования, опросы, интервьюирование, анкетирование.
Применяетсяв библиотеках и такой вид анализа, как анализ действий субъектов БФ — позволяетобнаружить слабые места в системе БФ и своевременно укрепить их. Анализируеттакже своевременность и правильность осуществления всех функций БФ, включаясамую функцию анализа[65].
Анализобъекта БФ представляет собой изучение задач библиотеки, состава и интересов ееабонентов, состояния и использования библиотечного фонда [38].
В настоящеевремя имеется и накапливается опыт ведения автоматизированных массивов вбиблиотеках, что влечёт за собой проблему грамотного и оперативного управлениябиблиотечным фондом. Данная деятельность осуществляется на базе различныхинформсистем, призванных полно и качественно решать вопросы библиотечнойтехнологии. Это важно для библиотечного фонда, который взаимосвязан с внешней ивнутренней средой посредством функциональных связей.
Управлениебиблиотечным фондом в рамках автоматизированной технологии призваномаксимально, с учётом обратной связи, решать задачи информационногообслуживания абонентов.
Исходя извсего выше сказанного, можно утверждать, что все перечисленные функции БФвзаимосвязаны и влияют друг на друга. Они реализуются на каждом уровне — какпри управлении формированием фонда в целом, так и при управлении отдельнымипроцессами и операциями его создания и развития. Планирование необходимо прикомплектовании, обработке, хранение и исключение литературы. То же можносказать и о других функциях управления библиотечными фондами – организации,регулирование, учете и контроле. Все сложные системы склонны к рассогласованию,хаосу. Это вызывает необходимость регулирующих воздействий, выражающихся в техили иных организационных мерах. Ход выполнения этих мероприятий следуетконтролировать. Контроль необходим для оптимального функционирования системыбиблиотечных фондов, её постоянного развития.
Успех самыхразных сторон библиотечной деятельности зависит от организации и управлениябиблиотечными фондами, поскольку они, по сути, являются тем самым сырьевымматериалом, без которого невозможна нормальная работа библиотеки.
Такимобразом, управлять необходимо не только процессами комплектования, организациейфонда, а также процессом обслуживания пользователей. Управление БФ представляетсобой непрерывный, целенаправленный, научно информационный и организационныйвид деятельности, объективно необходимый для полноценной организации учета,хранения и эффективного использования библиотечного фонда. Оно включает в себяразработку прогнозов и программ развития фондов и определяет пути средства ихосуществления. Кроме того, управление необходимо для достижения оптимальныхпоказателей, характеризующих БФ для приведения его в соответствие спотребностями общества.
Поэтому нужноговорить о том, чтобы в задачи органа управления библиотечным фондом входилакоординация работы различных функциональных отделов, участвующих в формированиии использовании фонда, а также оптимизация использования материальных,финансовых, кадровых, информационных и иных ресурсов, настройкафункционирования всей системы в соответствии с потребностями и запросамипользователей.
2Учет в технологическом управлении библиотечным фондом
2.1 Историческиепредпосылки и система организации учета как функции технологического управлениябиблиотечным фондом
Научныедостижения в области информационно-коммуникационных технологий, новая техника исредства автоматизации оказывают существенное влияние на традиционныебиблиотечные процессы (операции) комплектования, учета, хранения фондов,обеспечения сохранности фондов.
Становлениеэффективных систем управления технологического развития фондов библиотекпроисходило в течение всего периода их функционирования.
Вбиблиотечной сфере деятельности технология определяется как «совокупностьбиблиотечных процессов и операций, а также приемов, методов и средств ихосуществления, направленных на создание и сохранение библиотечной продукции ивыполнение библиотечных услуг» [32, c. 98]. И. С. Пилко предлагаетрассматривать библиотечную технологию с двух позиций: 1) как практическуюдеятельность по производству и предоставлению пользователям библиотекиинформационной продукции и услуг; 2) научную дисциплину о технологическихпринципах, нормах и правилах библиотечной деятельности [59].
На наш взглядсправедливо высказывание И. С. Пилко, в котором утверждается, что «наиболеепытливые исследователи находят крупицы технологического знания о библиотечномфонде в глубокой древности» [60, c. 18]. Действительно, исходя из сегодняшнегоосмысления библиотечной технологии, можно констатировать, что первые шаги поорганизации технологии учета фондов библиотек были предприняты в одной изизвестнейших библиотек древности – Александрийской. В соответствии с системойклассификации Каллимаха художественная литература подразделялась на шесть разделов– эпосы, элегии, ямбы, мелика, трагедии, комедии; а научная литература – напять: история, риторика, философия, медицина, законодательство. Рядом сназванием каждой работы указывались первые несколько слов текста, количествосвитков и число строк в каждом свитке [68].
Этот примерсвидетельствует о том, что в работе библиотекарей была четкая специализация –учет новых поступлений, работа с фондом, обеспечение сохранности книг, т.е. ужев то время были заложены основы современных технологических процессов иопераций, направленных на рациональную и управляемую организацию работы сиспользованием различных средств (учетных форм, систем сохранности фонда).
Идеизнаменитого немецкого философа, математика, богослова, юриста и историкаГотфрид-Вильгельма Лейбница (1646–1716 ), уделявшего особое внимание вопросаморганизации внутренней работы библиотеки, воплотились в жизнь при работе с собраниямитрудов ученых того времени [59].
В начале 1798г. Гёте подготовил документ, в котором изложил требования к организации работыбиблиотеки. Основной акцент сделан на обеспечении контроля за сохранностьюфонда и за тем, как им пользуются. Особо важной признана необходимость веденияучета новых поступлений и книговыдачи. Гёте ввел четкую систему учета иотчетности работы библиотеки; собирая и анализируя управленческую информацию,принимал решения и вносил изменения, в том числе и в библиотечную технологиюучета фонда [42].
Проецируяданную систему на современный этап развития библиотек, можно сказать, что Гётебыл одним из родоначальников, заложивших подходы к отчетности и мониторингуосновных производственных показателей: комплектования, обработки, учет, расстановкиизданий и пр.
XIX век былпериодом дальнейшего развития библиотечной теории, совершенствованиябиблиотечной техники и технологии в научных и публичных библиотеках, разработкипроблем организации библиотечных фондов. Ведущая роль в исследовании этихпроблем принадлежала работникам крупных научных и государственных публичныхбиблиотек. Среди ярких представителей этого периода можно назвать В. И. Собольщикова,В.В.Стасова, И. А. Крылова и других. В. Ф. Одоевский считал, что во главу углатакой библиотеки, как публичная, должен быть поставлен учет фондов,обеспечивающий и их сохранность, и правильное комплектование, и обслуживание.
Важным результатом разработки вопросовформирования библиотечных фондов в 1920-у гг. стало преодоление узкогопрагматизма в их решении и негативного подхода к отдельным процессаморганизации фондов, в том числе и к технологии учета и контроля.
К концу 1930-хгг. в советскомбиблиотековедении активно разрабатывались проблемы комплектования, организации,управления библиотечными фондами, результатом чего явилась публикация трудов ипособий А. Н. Барабанова, В. Н. Денисьева, О. С. Чубарьяна. Ю. В. Григорьевактивно исследовал вопросы организации библиотечных фондов.
В 1934 г. Ю. В. Григорьев издал конспекткурса «Организация библиотечных фондов», где впервые в истории становленияучебной дисциплины «Библиотечный фонд» учету был посвящен один из семи разделов[69].
Проблемыучета в системе формирования и управления библиотечных фондов находят место и втрудах таких видных библиотековедов, как И. М. Фрумин, Ю. Н. Столяров[65], К.Л. Воронько [25]. Изучению этого вопроса посвятила ряд публикаций Н. Е.Мироненко[68].
В ХХ в. вопросам организации учетабиблиотечного фонда уделялось большое внимание. Научные исследованияпроводились в рамках совершенствования процесса библиотечного учета,рационализации библиотечных циклов, качеством технологических процессов,научной организации труда (В. Г. Дригайло, Н. С. Карташов, А. В. Кокорев, М. С.Слободяник, И. М. Фрумин).
Учетбиблиотечного фонда — важнейшее условие его сохранности, контроля за движениемдокументов, составляющих фонд библиотеки. Включение вопроса организации учета вкачестве подпрограммы в Национальную программу сохранения библиотечного фондаРоссийской Федерации свидетельствует о большом значении этого процесса для полноценногофункционирования всей библиотечной системы[31].
Загоды разработок теории и исследований организации учета библиотечных фондовсложилась определенная система понятий. Понятийный аппарат составляютспециальные термины и определения. Основным, ключевым понятием является учетбиблиотечных фондов. Определение этого понятия на разных этапах развитиябиблиотековедческих исследований претерпевало изменения. Они были обусловленыпоисками оптимального определения операций, составляющих процесс учета, иразличными точками зрения на этот процесс теоретиков и практиков библиотечногодела. Эти разногласия отразились в официальных документах. Так, ГОСТ 76—96СИБИД. Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизаци[6] устанавливаетопределение термина учет фонда» как — «комплекс операций, обеспечивающихполучение точных данных об объеме, составе, движении фонда, его стоимости иявляющихся основой финансовой отчетности о фонде и составной частью мероприятийпо обеспечению его сохранности». В этом определении совмещено сущностное иролевое значение учета, что делает его расплывчатым и неконкретным.
Болеелаконичное определение учета дано в Инструкции «Об учете библиотечного фонда».
Под«учетом библиотечного фонда» понимается — комплекс операций, обеспечивающихфиксацию сведений о величине, составе и движении фонда по установленнымправилам[9, c. 243]. Однако и это определение не в полной мере отражаетсодержательное понятие учета, сводя его к технологическим процессам. Между темучет представляет собой систему, элементы которой, дополняют друг друга.
Нельзяне согласиться с мнением С.В. Митрофановой, которая считает, что наиболееоптимальным, но не окончательным вариантом является определение, представленноев “Библиотечной энциклопедии”. Согласно данному в ней определению, учет — этосистема регистрации документов, принятых в фонд библиотеки, и ведениядокументации о величине, составе и движении фонда по установленным правилам[14,c. 936].
Современнаясистема учета библиотечного фонда осуществляется в целях:
– формированияточных и достоверных данных о всех видах документов, составляющих документныйфонд библиотеки;
– обеспеченияконтроля за движением документов и их сохранностью в соответствии с действующимзаконодательством;
– предоставленияучетной информации органам государственной статистики, другим заинтересованнымюридическим лицам, в некоторых случаях и физическим лицам, имеющим на то право;
– последовательностиприменения установленных единиц учета, не допуская их самовольного изменения;
– соблюденияпреемственности в организации учета в целях обеспечения сопоставимости учетнойинформации.
Основнымифункциями учета являются информативная, управленческая и контрольная. В каждомвиде учета в соответствии с его назначением приоритетной становится одна изфункций. Так, с определенной долей условностей информативная и управленческаяфункция осуществляется с помощью суммарного (интегрированного) учета,контрольная — индивидуального и стоимостного. В условиях рыночных отношенийвозрастает роль стоимостного учета, поэтому усиливаются контрольные функцииучета[47, c. 17].
Объектамиучета библиотечного фонда являются документы,
поступающие в библиотеку и выбывающие из нее, независимо от вида документа иего материальной основы.
Дляхарактеристики доступности документов, их распространенности библиотеки всовременной практике осуществляют учет фонда в унифицированных учетныхединицах.
Единицаучета фонда — условно выделенный единичный документ илисовокупность однотипных документов для обеспечения контроля сохранностибиблиотечного фонда и удобства поиска в нем тре6уемых материалов[53, c.11]. В соответствии с ГОСТом 7.20-2000“Библиотечная статистика” основнымиединицами учета для всех видов документов являются экземпляр и название[7].
Под отдельнойфизической единицей необходимо понимать самостоятельный материальный объект, т.е. книгу, журнал, папку, кассету, диск и т. п.
Экземпляр —это оригинал или копия отдельного названия, состоящая из одной или несколькихфизических единиц. Эти показатели далеко не всегда совпадают. Так,художественное произведение, изданное в двух томах, может быть представлено вбиблиотеке в трех экземплярах, т. е. в шести физических единицах (а не в шестиэкземплярах).
Особуюсложность вызывает определение единиц учета электронных документов. Как втеории, так и в практике еще нет четкого определенного понятия “электронныйдокумент”, не определены типология электронных документов, особенности учетаэлектронных документов, в том числе в сети. Эти проблемы требуют разработки намежведомственном уровне.
Помимоназванных, в особых случаях, применяют другие единицы учета. Так, метрическаяединица показывает величину библиотечного фонда в погонных метрах, чтонезаменимо при расчете вместимости хранилищ. По предложению МеждународнойОрганизации по стандартизации (ИСО) учитывают также площадь, занимаемуюдокументами на полках, при инженерных расчетах прочности перекрытий хранилищахучетной единицей служат вес документа.
УчетБФ ведется с соблюдением следующих требований:
–полнота и достоверность сведений о фонде;
–документальность оформления каждого поступления и выбытия;
–аккуратность ведения учетной документации;
–оперативность учета, т. к. неучтенный документ подвергается риску бытьутраченным, запутывает технологические операции;
–совместимость приемов и форм учета, их надежность в условиях применениятрадиционной и автоматизированной технологий;
–соответствие номенклатуры показателей первичного учета библиотечного фондааналогичным показателям государственной статистики по составу и содержанию;
–соответствие данных индивидуального учета фонда итоговым данным[85].
Обычноучет ведется не только централизованно, но и каждым структурным подразделением,которое устанавливает и контролирует наличие своего подфонда, что даетруководителю подразделений возможность лучше знать свою часть фонда, облегчаетпроцесс проверки.
Процессучета библиотечного фонда включает: прием документов, их маркировку,регистрацию поступления материалов, распределения и перемещения их внутрибиблиотеки (ЦБС), выбытия, итогов движения фондов, проверки наличия документовв фонде[63, c. 248].
Будучисоставной частью процесса организации фонда, библиотечный учет представляетсобой определенную систему, понимаемую как организационно — упорядоченнуюсовокупность видов, методов и способов учета документов различной категориизначимости, дифференцированных в соответствии с их статусом.
Системаучета документов включает несколько уровней:
– общийгосударственный статистический учет всех документов по единой государственнойформе отчетности 6-НК;
– общийвнутрибиблиотечный учет всех документов, образующих фонд конкретной библиотеки;
– специализированныйгосударственный учет отдельных категорий документов (книжных памятников,архивных документов, находящихся на постоянном хранении в фондах библиотек,музейных предметов и коллекций, баз и банков данных, учет стоимостидокументного фонда библиотеки по правилам ведения бухгалтерского учета.)
Можноговорить об условности каждого уровня учета, т.к. грани между ними подвижны.Каждый уровень учета имеет особенности в методах получения исходных данных,номенклатуре показателей, в том числе статистических, и их предназначении.Единство системы учета определяется рядом факторов. С помощью различных видовучета осуществляется одна из основных функций учета – информативная. Данныеодного вида учета не только дополняют, но и контролируют другие учетныесведения. Источником исходных данных для каждого уровня учета служат показателиучетных документов, характеризующие количественную, качественную и стоимостнуюоценку документных фондов библиотек
Учетнымиформами документов являются: книга учета библиотечного фонда (книга суммарногоучета), инвентарная книга, карточка учетного каталога, лист актового учетабиблиотечного фонда, регистрационная карточка на определенный вид издания (втом числе, электронного), журнал регистрации поступлений “Опись инвентарныхномеров”, тетрадь учета книг и других документов, принятых от читателей взаменутерянных, журнал учета процессов размагничивания записей в библиотеке [84].
Учетосуществляется в соответствии с разработанным порядком.
Порядокучета библиотечного фонда — свод правил, способов, норм,регламентирующих организацию и ведение учета документов, составляющих фондконкретной библиотеки, исходя из ее статуса, структуры фонда, организационнотехнологических особенностей и не противоречащих действующему законодательству.Разрабатывается и утверждается библиотекой. Имеет статус стандарта учреждения[35, c. 244]
Ведениеучета библиотечного фонда основано на сочетании обязательных и факультативныхпринципов. Библиотека обязана:
– осуществлятьсуммарный (интегрированный) и индивидуальный (дифференцированный) учетпоступающих в библиотечный фонд и выбывающих из него документов в установленныхединицах учета;
– обеспечиватьпоследовательность применения установленных единиц учета и не допускать ихизменения без принятия новых нормативных документов по учету библиотечныхфондов;
– обеспечиватьсопоставимость единиц учета фонда в экземплярах с единицами их хранения ивыдачи, за исключением газет, журналов, листовых изданий;
– соблюдатьпреемственность организации учета в целях сопоставимости учетной информации[75].
Контрольза соблюдением норм и требований к учету, правильностью ведения, оформления ииспользования учетной документации осуществляют специальное функциональноеподразделение библиотеки, а также комиссия по сохранности или другойколлегиальный орган по фондам при дирекции библиoтeки.
Учредитель,администрация и соответствующие службы библиотеки обеспечивают условия длявыполнения правил учета, организации, хранения и использования фонда.
Какуже было отмечено выше, основное назначение учета — содействовать обеспечениюсохранности документов и осуществлению контроля над процессами движения их отмомента поступления до выбытия по установленным правилам. Инструментомреализации заданной миссии являются виды, методы, способы и формы ведения учетадокументов.
Видучета — это определенный класс предмета с конкретным набором свойств, которыесоставляют его специфику [50, c. 173].
Видыи формы учета библиотечного фонда в разное время были различными, но всегдаоставались практически неизменным два вида учета – «Суммарный» и«Индивидуальный».
Вотечественной профессиональной литературе до сих пор уточняются термины – «Суммарный»и «Индивидуальный» учет. Приоритет в этом нововведении принадлежит Ю. Н.Столярову, полагающему, что вместо нелогичных по смыслу терминов “суммарный” и“индивидуальный” учет следует использовать понятия «интегрированный учет»(количественные данные о структуре, величине, обновлении фонда) и«дифференцированный учет» (отражение наличия в фонде и выбытия из негоотдельных документов). В некоторых изданиях используются также термины «количественныйучет», «аналитический учет».
Суммарный(интегрированный) учет – учет библиотечного фонда группами поступающих или выбывающихдокументов по одному сопроводительному документу [54, c. 19].
Представляетколичественную характеристику фонда в целом и по отдельным частям, чтопозволяет определить удельный вес каждой структурной части библиотечного фондапо различным признакам. Дает наиболее полную информацию об изменение в фонде,т.е. об одном из важных его свойств – движении.
Суммарныйучет ведется в «Книге суммарного учета», которая состоит из трех частей(Приложение 1). Каждая партия документов, поступившая по одномусопроводительному документу, записывается в первой части «Книги суммарногоучета» под очередным порядковым номером на отдельной строке. Партия изданий(документов), выбывающая из фонда, записывается во второй части «Книги суммарногоучета». Итоги движения документов отражаются в третьей части. Нумерация записейо выбывших партиях документов из года в год продолжается после приема партий документови их суммарного учета.
Приобнаружении в принимаемых партиях расхождений с данными сопроводительногодокумента, а также присланных без заказа ненужных или дефектных экземпляроворганизации-поставщику предъявляются претензии в течение одного месяца смомента приема партии новых поступлений.
Формойсуммарного (интегрированного) учета является книга (журнал, листы) суммарногоучета в традиционном или машиночитаемом видах.
Итогидвижения фонда подводятся в обязательном порядке за год. В зависимости отпринятого порядка учета в библиотеке итоги движении фонда могут подводиться заквартал или за полугодие. В установленном порядке проводится сверка данных остоимости фонда с данными бухгалтерского учета.
Всепериодические издания независимо от материальной основы носителя информацииподлежат суммарному учету без указания стоимости.
Основаниемдля внесения периодических изданий в «Книгу суммарно го учета библиотечногофонда» является Акт, составляемый получателем по мере завершения поступленийпериодических изданий текущего года (Приложение 2).
Взависимости от принятого в библиотеке порядка учета подведения итогов движенияпериодических изданий может проводиться за квартал, полугодие или год наосновании актов.
Индивидуальный(дифференцированный) учет – это регистрация отдельных изданий (по названиям) иэкземпляров документов для сохранности библиотечного фонда.[50 с. 191]
Индивидуальный учеткаждого экземпляра документа или каждого названия документа производится:
1. спомощью методов инвентаризации с присвоением документу инвентарного номера(инвентарный учет) — индивидуальный номер закрепляется за документом на всевремя его нахождения в фонде библиотеки.
2. прирегистрации документа без присвоения ему инвентарного номера (безинвентарныйучет). Осуществляется для отдельных видов изданий, отнесенных к временномухранению по объему и по характеру информации (в соответствии с положениями ГОСТ7.60-90).
Безынвентарныйучет предполагает суммарную запись документов без названий [50].Многоэкземплярными документами считаются документы, которые поступили однойпартией в количестве более 10 экземпляров.
Учетудля временного хранения (без инвентарных номеров) подлежат документы:
– содержащиеинформацию краткосрочного значения, в связи с чем исключаются из фондабиблиотеки через непродолжительный период времени (от 1 года до 3х лет, еслидругие сроки не предусмотрены);
– электронныедокументы на дискетах;
– электронныедокументы на съемных носителях, если условия их при обретения предусматриваютвременные ограничения права использования;
– электронныедокументы, поступившие от неполных правообладате
лей или фрагменты баз данных.
Вбиблиотеке существуют три формы индивидуального учета документов:
1. книжная(инвентарная книга, описи);
Инвентарнаякнига предназначена для индивидуального учета книг, поступивших в фондбиблиотеки или выбывших из него, а также для контроля за их сохранностью. Онаявляется важнейшим документом и обязана храниться наравне с денежнымидокументами. В библиотеке должна быть единая инвентарная книга на книжный фонд (Приложение3).
Винвентарную книгу записываются издания, стоимость которых принимается на балансбиблиотеки. Каждый экземпляр, подлежащий занесению в инвентарную книгу,получает отдельный, лишь ему присвоенный, инвентарный номер, которыйпроставляется на лицевой стороне или обороте титульного, листа изданий и на17-й странице подтекстом. Инвентарные номера начинаются с единицы иприсваиваются документам в возрастающем порядке. При открытии следующих учетныхрегистров инвентарные номера продолжаются. Таким образом, инвентарный номерзакрепляется за документом на весь период его пребывания в фонде библиотеки.Все документы, имеющие инвентарный номер, берутся на балансовый учет.
Индивидуальныйучет изданий, неопубликованных документов, аудиовизуальных документов,микроформ, электронных документов осуществляется в отдельной для каждого видаформе индивидуального учета.
Индивидуальныйучет GD-ROM, дискет ипрограммного обеспечения ведется в любой форме инвентарного учета. Им придаетсяинвентарный номер, проставляемый на упаковочных материалах, в которые егопомещают, или вклеиваемый на носителе.
2. карточная(учетный каталог);
Учетный каталог (УК) —служебный каталог, который выполняет справочные и учетные функции, являетсякарточной формой индивидуального учета документов. Учет производится изданиями,то есть всем экземплярам одного издания присваивается единый инвентарный номер,который проставляется на карточке учетного каталога. В целях сохранностикарточек и контроля за правильной порядковой нумерацией ведется “Книгарегистрации карточек учетного каталога” (Приложение 3).
УК — финансовыйдокумент, на основании которого устанавливается цена каждого экземпляра изданийи стоимость библиотечного фонда в целом.
В 20-40-е гг. известныйбиблиотековед В. А. Невский и ряд других деятелей наряду с технологическимипреимуществами отмечали недостатки этой системы, в частности, из-за еегромоздкости. Эта система подверглась критике со стороны Ю. В. Григорьева,считавшего ее ненадежной с точки зрения сохранности карточек как финансовыхдокументов.
3. листовая(лист актового учета).
Актовая система учета —система индивидуального учета, при которой на каждую партию изданий и другихдокументов составляются акты списки, что позволяет инвентаризироватьодновременно несколько поступающих партий (Приложение 3). Лист актового учетаявляется финансовым документом и хранится по правилам хранения денежныхдокументов.
Актовый учет удобен прикомпьютерной технологии, так как распечатанные акты могут быть использованы вразличных целях, как листы инвентарной книги, при передаче документов вразличные подразделения библиотеки и для информирования читателей о новыхпоступлениях в фонд.
Выбытиедокументов из фонда оформляется Актом об исключении и отражается в «Kнигесуммарного учета...» и в формах индивидуального учета фонда.
Еслисуммарный и индивидуальный учет документов осуществляется в электронной форме,он должен быть продублирован и на бумажной копии.
Приавтоматизированной технологии создаются файлы, содержащие всю необходимуюинформацию для формирования любой из форм индивидуального учета. По формаминдивидуального учета можно проследить информацию о стоимости и датепоступления каждого экземпляра библиотечного фонда.
Следуетнапомнить о том, что учетная информация, представленная как в традиционной, таки в электронной формах, имеет одинаковую юридическую силу. Унификация видов испособов единого учета документов в библиотеках обеспечивается соблюдениемстандартов, относящихся к библиотечному делу, а также требований инструкций,других нормативных документов по библиотечному делу. Библиотека самостоятельноразрабатывает и утверждает регламентирующие документы, отражающие ее спецификуи не противоречащие действующему законодательству.
Библиотечныефонды являются объектом не только библиотечного, но и бухгалтерского учета.
Бухгалтерскийучет (стоимостный учет) —это финансовый контроль бухгалтерии библиотеки или учреждения над стоимостнымвыражением библиотечного фонда, то есть за расходованием средств накомплектование, организацию и использование фонда. В стоимость изданий иматериалов не включаются накладные расходы (на библиотечную обработку, почтовыеи транспортные)[88, c. 314].
Всоответствии с Общероссийским классификатором основных фондов (ОК 013-94.)библиотечные фонды входят в их состав [12]. В классификатор включены разныевиды документов независимо от материальной основы носителя информации (отрукописей до электронных изданий). Следовательно, все они должны подлежатьучету библиотечному (суммарному и индивидуальному) и бухгалтерскому (балансовойстоимости). Однако на практике не все документы, составляющие фонд библиотекивходят в состав основных непроизводственных фондов (средств), балансоваястоимость которых отражена в финансовых документах. В большей части библиотекстраны в балансовой стоимости фонда не отражена стоимость периодических изданий,изданий на нетрадиционных носителях, стоимость обменных фондов.
Документы,поступающие в библиотечный фонд, учитываются по номинальной цене, включаястоимость первоначального переплета. При поступлении документов в бухгалтериюбиблиотеки передается первичный сопроводительный документ с подтверждениемпринятия документов к учету в библиотеку, составленный в форме акта согласноприложению к Инструкции об учете БФ.
Говоря обиблиотечных фондах, состоящих в основных фондах ОК 013-94, следует отметить то,что балансовая стоимость библиотечного фонда библиотеки не отражает егореальной стоимости, так как фонд любой библиотеки представляет собойсформировавшуюся коллекцию, а совокупный библиотечный фонд – национальноедостояние, действительную стоимость которого в денежном выражении определитьневозможно.
Библиотечныеработники неоднократно поднимали вопрос о положении библиотечных фондов вструктуре основных средств и возможном выводе их из системы бухгалтерскогоучета. Особенно эта проблема обострилась в связи с работой по переоценкебиблиотечных фондов, проводимой в стране в соответствии с постановлениямиПравительства Российской Федерации[3]. Начиная с 1992 г., библиотекамприходилось самостоятельно переоценивать книжные фонды, выполнять фактически несвойственные им функции, не обладая при этом необходимыми профессиональнымизнаниями и навыками.
Переоценкаосновных фондов (индексация) — изменение стоимости основных фондов, позволяющеепервоначальную стоимость продукции предыдущих лет привести к восстановительнойстоимости, то есть сопоставимым ценам, отражающим современные условиявоспроизводства, а также учесть износ основных фондов [55, c. 199].
Индексацияосуществляется в целях создания экономически обоснованных условий формированияресурсов денежных средств на обновление основных фондов – библиотечных фондов,что может послужить со временем основанием для увеличения выделяемыхгосударством средств на комплектование библиотек, выработки социальныхнормативов расходования денежных средств для формирования библиотечных фондовна различных носителях информации.
Индексациюбиблиотека должна осуществлять совместно с бухгалтерией и отражать стоимостьпереоцененного фонда в третьи части «Книги движения библиотечного фонда».
Библиотечныефонды переоцениваются по годам поступления (приобретения) книг и другихматериалов на основании записей в формах индивидуального и суммарного учета ибухгалтерских документов. Основное условие при этом – соответствие данныхбалансовой стоимости бухгалтерского учета данных первичного библиотечногоучета.
Существуетдва вида переоценки;
1) Групповая;
Применяетсяв случае исключения документов из состава фондов по любой причине. Еерезультаты могут фиксироваться по каждому исключаемому изданию в отдельнойграфе списка, прилагаемого к акту на исключение, либо суммарно, либо группамиизданий, имеющих единый коэффициент.
2) Индивидуальная
Применяетсяпри недостаче или утрате (порче) конкретного документа. При этом данные обизменение цены вначале вносятся в «Тетрадь учета книг и других документов,принятых от читателей взамен утерянных», а затем, аналогично групповойпереоценке, отражаются в списке на исключение утраченных изданий. Следует иметьв виду, что при индивидуальной переоценке документов библиотека вправеустанавливать дополнительные повышающие коэффициенты в зависимости от реальнойрыночной стоимости утраченных изданий (при условии, что это оговорено «Правиламипользования библиотекой»)[58, c. 166].
Результатыпереоценки БФ оформляются актом комиссии, который является основание длявнесения изменений в данные бухгалтерского учета и в КСУ БФ.
Такимобразом, переоценка фонда – очень важная и сложная финансовая и учетнаяоперация, которая требует предельного внимания и профессиональной подготовкибиблиотекарей.
До настоящеговремени библиотечные фонды относились к тому виду основных фондов, на которыене начислялась амортизация, т.е. постепенное погашение стоимости по мерефизического и морального износа. Износ рассчитывается исходя из стоимостиосновных фондов и нормативного времени нахождения их в эксплуатации. Этоположение распространялось не на все типы библиотек и не на все виды документовв фондах библиотек.
17 марта 2009г. вступила в силу новая Инструкция по бюджетному учету (Инструкция N 148н). Еедействие распространяется на отношения, возникшие с 1 января 2009 г [83].
Одним изсущественных изменений, вносимых Инструкцией N 148н является новый регламентучета библиотечного фонда, а именно начисление на него амортизации. Заметим,что в некоторых бюджетных учреждениях (библиотеки, выставочные залы,образовательные учреждения и т.п.) библиотечные фонды составляют большую частьобщего имущества учреждений и их стоимость, а также количество экземпляровпредставляют собой значительные величины.
Внастоящее время, как показало исследование, библиотечный и бухгалтерский учетэтих ресурсов осуществляется по-разному. Библиотечному учету подлежат вседокументы, составляющие фонд библиотеки, бухгалтерскому – выборочно,электронные ресурсы, находящиеся в сети, учитываются в порядке ихиспользования, т.е. имеет место нарушение принципа полноты учета. Принципполноты бухгалтерского учета не соблюдается также в отношении документов,информация которых зафиксирована не только на различных носителях, но и впределах одного вида документов. Как правило, документы на бумажных носителях,за исключением архивных документов, периодических изданий и обменных фондов,подлежат бухгалтерскому учету. Принимая библиотечный фонд за единую целостнуюсистему, бухгалтерские службы фиксируют стоимость фонда общей суммой. С однойстороны, такое правило упрощает учет и обеспечивает доверие библиотечному учету,с другой стороны, как мы считаем, нарушается принцип полноты и достоверностиучетной информации.
Организацияработы с документами по учету библиотечного фонда осуществляется по правиламведения делопроизводства. Оформление документов производится в соответствии стребованиями, установленными ГОСТ Р6.30—2003 «Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации, требования к оформлениюдокументов». Основные документы, в которых осуществляется учет, подлежатпостоянному хранению как документы строгой отчетности.
Ответственностьза правильность организации учета, выполнение требований к нему, а такжесохранность библиотечного фонда несут администрация библиотеки, сотрудник всоответствии с должностными обязанностями. В трудовом договоре работникомбиблиотеки и/или в его должностной инструкции должны предусматриватьсяобязанности по обеспечению сохранности библиотечного фонда, выполнению требованийдействующего законодательства к организации сохранности и ведению учета.
Вслучае причиненного ущерба в особо крупном размере руководители и работникибиблиотек могут нести уголовную, административную и дисциплинарную ответственностьв установленном действующим законодательством порядке
Такимобразом, учет является обязанностью каждой библиотеки, осуществляется всоответствии с библиотечным законодательством, бюджетным законодательством,иными законами и нормативно-правовыми актами государства и инструкциями.
2.2 Регламентация иавтоматизация процессов учета библиотечных фондов
Учетбиблиотечных фондов – составная часть системы народнохозяйственного учета. Егосовершенствование осуществляется в соответствии с общегосударственнойпрограммой перехода Российской Федерации на принятую в мировой практике системуучета, статистики и контроля (1992) [74]. Сущность и роль учета в новойэкономической ситуации имеет несколько иную направленность, чем при централизованнойэкономике.
Реформированиеучета направлено на определение новых подходов при учете фондов в современныххозяйственно-экономических условиях. Основная его цель – предоставление точныхи достоверных данных обо всех видах документов, находящихся в библиотечномфонде, обеспечение контроля над их движением в соответствии с нормативнымиактами.
Следуетотметить и то, что учет документов является наиболее конкретным ирегламентированным процессом организации и управления библиотечными фондами.Центральным звеном учетной политики библиотеки является нормативно-правоваяоснова.
Правовой регламентацией учета является современное законодательстворазличных отраслей права. Высший уровень составляют федеральные законы,постановления и распоряжения Правительства Российского Федерации: «Обиблиотечном деле» (1994), «Об обязательном экземпляре документов»(1994), «Оинформации, информационных технологиях и защите информации»(2006), «Обухгалтерском учете»(1998), « Об архивном деле в Российской Федерации»(2004),«О стандартизации»(1993), а также Гражданский кодекс РФ, Трудовой кодекс РФ идр. Нормы этих законов, касающиеся, в том числе и политики государства вобласти учета, является базовой основой для принятия управленческих решений длябиблиотек различных организационно-правовых особенностей и форм собственности.
На совершенствование системы учета оказывает влияние такие факторы,как активный процесс изменения видового и структурного фонда, освоениебиблиотеками компьютерных информационных технологий, а также применения методовэлектронного маркирования документов, позволяющих комплексно решать вопросыучета, сохранности, использования документных фондов.
В декабре 1998 г. Приказом Министерства культуры Российской Федерацииза № 590 была утверждена « Инструкция об учете библиотечного фонда» [9]. Еенормативную базу составили такие документы, как Закон о библиотечномделе в Российской Федерации, Закон об обязательном экземпляре документов, Законо стандартизации, Закон о бухгалтерском учете, ГОСТ 7.20-80 “СИБИД. Единицыучета фондов библиотек и органов научно-технической информации”, ГОСТ 7.69-95(ИСО 5127-11-83) “СИБИД. Аудиовизуальные документы. Основные термины иопределения” (1997 г.), отечественные стандарты в области информации,библиотечного и издательского дела; ИСО 2789-1974 “Международная библиотечнаястатистика”, “Инструкция по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях” (утв.Приказом Министерства финансов РФ от 30.12.99 № 107).
Содня вступления в силу Инструкции в политической, социальной и экономическойжизни страны произошли существенные изменения, которые оказали влияние набиблиотечную сферу. Появились новые нормативные правовые документы в различныхотраслях права. Библиотечные фонды стали предметом профессиональных интересовразличных ведомств, прежде всего Министерства финансов РФ, Министерстваимущественных отношений РФ, налоговых органов, казначейства и органовстатистики [88].
Главноедостоинство Инструкции состоит в том, что при сохранении преемственности спрежней системой учета за счет совместимости основных показателей, видов учетаи некоторых форм его, она, вместе с тем, обеспечивает его гибкость, возможностьдетализации, предоставляет право библиотекам самостоятельно формировать свойпорядок учета применительно к статусу, структуре фондов,организационно-технологическим возможностям, не противоречащий ее основным требованиям.
НастоящаяИнструкция определяет общие правила учета документов, составляющих библиотечныйфонд, независимо от статуса библиотеки, структуры ее фонда, организационно-технологическихособенностей деятельности. Действие “Инструкции” распространяется нагосударственные и муниципальные библиотеки, находящиеся в федеральнойсобственности, собственности субъектов Федерации и муниципальной собственности.Приказом Министерства образования Российской Федерации «Об учете библиотечногофонда образовательных учреждений» от 24.08.2000 № 2488 данная Инструкцияявляется руководством для всех библиотек образовательных учреждений с учетомутвержденных методических рекомендаций по ее применению.
В2006 году в журнале «Библиотека» был опубликован для обсуждения проект новой «Инструкцииоб учете библиотечного фонда», разработанный коллективом Российскойгосударственной библиотеки [12].
Переходбиблиотек на автоматизированные информационные технологии вносит кардинальныеизменения в организацию учета фондов в связи с интеграцией обработки учетнойинформации во все основные модули автоматизированных библиотечных систем.
Электронныйучет — учет документов, составляющих библиотечный фонд с помощью средств компьютернойтехнологии. Электронный учет — это не самостоятельный вид, а способ веденияучета [64, c. 395].
Использованиекомпьютера способствует интеграции обработки учетной информации. Приэлектронном учете существенно меняется технология учета, последовательностьпроцессов и операций, появляются новые направления, то есть усложняетсясодержание работы и организации учета документов в библиотеке. Приавтоматизированных технологиях все процессы учета документов, поступающих, выбывающихи ряд других, осуществляются в соответствии со специальными программами,учитывающими интересы работников библиотеки[78]
Необходимымтребованием к современным автоматизированным библиотечно-информационным системам(АБИС) является наличие в них функций или модулей учета фондов[14 с. 155].
Ведениеучета фондов в автоматизированном режиме предполагает использование штриховогокодирования документов.
Технологияштрихового кодирования включает в себя три этапа:
1. созданиештрихового кода;
2. нанесениештрихового кода на этикетку;
3. считываниештрихового кода специальной аппаратурой.
Спомощью технологии штрихового кодирования, использования микрокалькуляторов совстроенными сканерами, так называемых мобильных терминалов, можно практическиполностью автоматизировать процесс проверки фонда. Располагая штриховые коды нетолько на книгах, но и на карточках, библиотекарь имеет возможность быстросверить карточный каталог с электронным каталогом, а, следовательно, и с ифондом. Внедрение методов штриховой технологии со временем приведет к тому, чтона смену традиционным формам учета, привычными для библиотеки, придут новые, болееудобные и оперативные.
Дляуспешного использования штрих-кодов (бар-кодов) необходимо выбрать и установитьв стране систему совместимых методов штрихового кодирования документов вбиблиотеках различных типов, порядок финансирования и внедрения этих средствучета фондов[47].
Примеромтакой системы может служить автоматизированная Web-библиотека «Кодекс:Манускрипт»
Системапредназначена для автоматизации работы с библиотечным фондом и читателями,организации электронного учета изданий, а также обеспечения доступа к каталогуизданий посредством браузера MS Internet Ехplorer.
Системапозволяет автоматизировать весь цикл учета библиотечного фонда, с моментапоступления издания в библиотеку, до его списания, включая формированиеинвентарной книги, книги суммарного учета, всей номенклатуры необходимых актов.Реализована мощная система поиска по инвентарной книге, книге суммарного учета,тетради замененных книг и другим объектам учета библиотечного фонда. Встроенныймеханизм формирования инвентарных номеров, номеров КСУ, записей инвентарнойкниги позволит обеспечить удобный и надежный документооборот библиотеки.
Модельфункционирования системы:
Насервер библиотечной локальной сети устанавливается сердце системы — «Кодекс-Сервер», который является одновременно Web-сервером исервером БД, а также база данных в формате «Кодекс». Но чтобы системаначала стабильно функционировать, нужно установить программное обеспечение на рабочихстанциях сотрудников библиотеки и читателей — браузер MS Internet Explorer,входящий в стандартную поставку ОС Windows.
ПомимоWeb-библиотеки «Кодекс: Манускрипт» создана также конфигурация «Онлайн:Библиотека"» (фирма «Онлайн»). Программный продукт разработан на основесистемы программ «1С: Предприятие» в сотрудничестве с библиотекарямиучебных заведений и с учетом их многочисленных пожеланий.
«Онлайн: Библиотека»позволяет автоматизировать все основные этапы работы с книгой, от момента еепоступления до списания из библиотечного фонда:
– вконфигурации существуют электронные аналоги первичных документов — «Актприемки книг» и «Акт на исключение книг из фонда»;
– процессформирования инвентарных номеров в программе автоматизирован, производится проверканомеров на уникальность;
– книгисуммарного и инвентарного учета формируются автоматически на основании данных,введенных в информационную базу с помощью документов «Акт приемкикниг» и «Акт на исключение книг из фонда».
Важно отменить то, чтоавтоматизация основных библиотечных процессов и информатизация библиотечнойдеятельности, заставляет нас пересматривать существующие документы исовершенствовать нормативно-инструктивную базу, регламентирующую деятельностьбиблиотек по работе с фондами. Это способствует организации строгого учёта иобеспечивает соблюдение финансовой дисциплины, позволяет систематизировать и приводитьк единообразию формы и методы работы библиотек с фондами.
Особо следуетподчеркнуть, что решение задачи совершенствования учета библиотечных фондовтребует объединения усилий библиотек, архивов, музеев, других организаций, длякоторых учет является не только важнейшей частью сохранения документов, но иведущей функцией контроля за движением духовных и материальных ценностей.
Такимобразом, мы склоняемся к мнению, что учет библиотечного фонда:
– являетсячастью системы управления экономическими процессами, происходящими всовременной библиотеке. Его совершенствование существенно влияет на расширениеправ библиотеки и устранение жесткой регламентации;
– позволяетидентифицировать регистрационную запись, сравнив ее с оригиналом и данными онем при проверке фонда или при расчете с читателями в случае невозврата взятыхв библиотеке документов;
– обеспечиваетрегистрацию и обобщение сведений о нем по установленным правилам, рассчитываетдинамику развития фонда, его состав, структуру, соотношение источников испособов пополнения, темпы обновления, местонахождение документов.
– служитосновой государственного статистического учета, отчетности библиотеки,планирования ее деятельности, обеспечения сохранности фонда, контроля заналичием и движением документов.
На наш взгляд, учетфондов должен являться важнейшим направлением деятельности каждой библиотеки вотдельности и системы библиотек в целом. Совершенствование учета библиотечныхфондов проблема многоаспектная. Учет библиотечных фондов является не только частьюсистемы управления экономическими процессами, но и объектами непроизводственнойсферы. Поэтому его реформирование следует осуществлять в общем контексте преобразованияучетной политики, проводимой в стране. Кроме того, учет библиотечных фондов –важнейший элемент их сохранности. Это стартовый этап, с которого начинается всядальнейшая работа с фондом в библиотеке, как в плане сохранности, так ибезопасности использования.
2.3 Анализ организации учетав технологическом управлении фондами муниципальных библиотек Кировской области
Современныемуниципальные библиотеки работают в условиях муниципальных объединений иавтономно (незначительное число), однако функциональная организация документныхфондов у них одна.
Основное назначениемуниципальных библиотек – быть центрами всестороннего развития читателей,разумного досуга, восстановление сил после трудового дня. Такой круг задачтребует подбора в фонд муниципальной библиотеки разнообразных документов,способных удовлетворить запросы абонентов.
Фонд муниципальнойбиблиотеки формируется как универсальный и более чем на 50% состоит изхудожественной литературы. Основная часть фонда – это справочники,энциклопедии, собрания сочинений, научно — популярные издания, учебники, учебныепособия, издания по радио, фото, автоделу, садоводству и другие издания.Тематика фонда муниципальной библиотеки разнообразна, но назначение библиотекии её цели такие, что не позволяют включать в фонд литературу, призывающую кразбою, войне, национальной вражде, порнографические и некоторые другие материалы[35].
Фонд муниципальнойбиблиотеки содержит документы в виде книг, брошюр, журналов, кино — диафильмов,магнитофонных записей, видеокассет и электронные ресурсы.
Муниципальные фонды –это фонды библиотек, находящиеся в ведении органов государственной властиместного самоуправления.
Документный фонд муниципальныхбиблиотек является основой для выполнения их функций по обслуживания читателейи потребителей информации, и качество фондов в значительной мере зависит отрегулярности и правильности их комплектования.
Библиотечные фондымуниципальных библиотек
Кировской области:
1. Библиотечныефонды муниципальных библиотек являются частью информационных ресурсов Кировскойобласти, историческим, культурным и научным достоянием Кировской области.
2. Муниципальныебиблиотеки самостоятельно определяют источники комплектования своих фондов.
3. Библиотечныефонды муниципальных библиотек, содержащие книжные памятники, могут объявлятьсяпамятниками истории и культуры, находятся на особом режиме охраны, хранения ииспользования в соответствии с действующим законодательством.
4. Рукописныедокументы, входящие в библиотечные фонды муниципальных библиотек, являютсясоставной частью Архивного фонда Российской Федерации, хранятся и используютсяв соответствии с действующим законодательством.
5. Вцелях сохранности и долговременного использования библиотечных фондов вмуниципальных библиотеках создаются страховые библиотечные фонды на различныхносителях информации, в состав которых входят ценные и редкие издания,относящиеся к памятникам истории и культуры, в том числе краеведческогохарактера.
6. Финансированиекомплектования и обеспечения сохранности библиотечных фондов муниципальных библиотекосуществляется за счет средств областного бюджета [36].
В Кировской области 755муниципальных библиотек Министерства культуры РФ. Центральными библиотеками наобластном уровне являются –
– областнаяуниверсальная научная библиотека им. А. И Герцена – центральная государственнаябиблиотека Кировской области;
– областнаядетская библиотека им. А, С Герцена – центральная библиотека по обслуживаниюдетей;
– областнаяюношеская библиотека – центральная библиотека по обслуживанию юношества;
– областнаяспециальная библиотека для слепых – центральная библиотека по обслуживаниюинвалидов по зрению.
Статус центральнойрайонной библиотеки носит 41 библиотека области.
Совокупный объембиблиотечного фонда муниципальных библиотек Кировской области по окончанию 2009г. составляет 10453577 экз. из них печатных изданий — 10394991 экз.,электронных — 35282 экз., аудиовизуальных – 235304 экз. Все документы обработаныи поставлены на учет [24].
Каждая муниципальнаябиблиотека области осуществляет комплекс мероприятий по учету и контролюфондов. Ведет суммарный и индивидуальный учет фонда, созданы топографическиеучетные каталоги, инвентарные книги, с помощью которых осуществляется проверкафондов. Эти мероприятия обеспечивают фиксацию сведений о величине, составе и движениифонда, а также его сохранность.
Учет фонда вмуниципальных библиотеках раскрывает динамику развития фонда, его состав,структуру, темпы обновления, местонахождение отдельного документа. Он отражаетпоступление в фонд, выбытие из него, величину всего библиотечного фонда, его подразделений.
В помощь библиотекамсотрудники КОУНБ им. А. И. Герцена разработали областные целевые программы«Безопасность и сохранение библиотечных фондов Кировской области на 2009-2010гг.», «Формирование, использование фондов библиотек Кировской области на2010-2012 гг.»[24].
Ежегодно длясотрудников библиотек проводятся практические занятия и семинары по реставрациии сохранности книжных фондов, разрабатываются методические материалы,устанавливается пожарная сигнализация. В районах продолжается работа по целевымпрограммам, посвященных сохранности БФ. Проводятся плановые проверки, по итогамосуществляются списание ветхих изданий, замена утерянных. Все библиотеки ведутсистематическую работу с должниками: звонки, открытки, подворные обходы, дни,недели и месяцы возвращенной книги и т.п.
В рамках написанияданной дипломной работы в феврале-марте 2010 года нами было разработаносоциологическое исследование. Целью данного исследования послужило обобщениеопыта по учету фондов массовых (муниципальных) библиотек Кировской области всовременных условиях, определение уровня организацииучета библиотечных фондов и изучение проблем, возникающих в процессеорганизации учета. Исследование осуществлялось Нагорской районной центральнойбиблиотекой с помощью анкетирования работников муниципальных библиотекКировской области.
Задачи исследования,заключались в:
– Изучениетеоретической разработанности темы.
– Выявлениеуровня организации учета фондов массовых (муниципальных) библиотек Кировскойобласти.
– Осуществлениеанализа современного состояния организации учета фондов муниципальных библиотек.
– Подведениеитогов деятельности библиотек по организации учета библиотечных фондов.
– Выработкарекомендации по дальнейшей организации учета фондов муниципальных библиотекКировской области.
Основными факторамивыбора метода анкетирования стали: возможность сбора первичной информации,содержащей суждения пользователей по изучаемым проблемам, их субъективныеоценки, мнения, предпочтения и склонности; возможность охвата большого кругапользователей.
При составлении анкетыбыли использованы различные типы вопросов: закрытые (предполагавшие выборконкретного ответа), полузакрытые (где респонденты наряду с указаннымивариантами могли написать свой ответ), открытые, позволяющие самостоятельноформулировать свое мнение, высказать тем самым свою точку зрения.
Нами было опрошено 30сотрудников (респондентов) из 15 муниципальных библиотек Кировской области. Переченьвопросов анкеты представлен в Приложении 4. Результаты анкетированияработников муниципальных библиотек в числовом эквивалентепредставлены в таблице № 1 «Результаты» в Приложении 5. Среди респондентов — 13человек (43%) – сотрудники отдела комплектования и обработки литературы(ОК иОЛ), 6 человек (20 %) – работники отдела использования фонда и МБА, 8 человек(27%) работают в отделе формирования и использовании фонда, 2 сотрудника (7 %)– являются работниками отдела комплектования, обработки и хранения литературы,1 человек (3 %) – осуществляет свою профессиональную деятельность в сектореиспользования фонда и МБА.
В соответствии сзанимаемой должностью: заведующий сектором – 1человек (3 %), заведующий отделом– 7 человек (23 %); библиотекарь (отдела, сектора) – 20 человек (67 %),редактор ОК и ОЛ – 2 человека (7 %).
С учетом возрастареспонденты распределились следующим образом: от 20 до 30 лет – 2 чел. (7 %);31 – 40 лет – 3 чел. (13 %); 41 – 50 лет – 5 чел. (17 %); свыше 50 лет – 20чел. (63 %).
По образованию: сосредним профессиональным – 24 чел. (63 %); с высшим (не библиотечным) – 3 чел.(13 %); с высшим библиотечным – 4 чел. (24 %).
Стаж работыреспондентов: от 1 до 5 лет – 10 %; от 6 до 15 лет – 10 %; от 16 до 35 лет – 50%; свыше 35 лет – 30 %.
В ходе исследованияудалось установить, что на 2010 г. средний возраст сотрудника отдела (сектора)по работе с фондами муниципальной библиотеки составляет 51 год, со стажем около25 лет.
Исследованиеосуществлялось в три этапа. На первом этапе собиралась, изучалась ианализировалась вторичная информация по проблеме исследования, разрабатываласьпрограмма исследования и формы анкеты для проведения опроса. На втором этапепроводился сбор информации, осуществлялась ее первичная обработка. На третьемэтапе проводился анализ и интерпретация результатов исследования, формировалисьосновные выводы и рекомендации.
В анкете былпредставлен блок вопросов, посвященный технологии учета библиотечного фонда. Мыхотели выяснить, каким образом в муниципальных библиотеках области, напрактике, осуществляется организация библиотечного учета. Удовлетворяет лиработников библиотек состояние нормативно — правовой, инструктивно-методическойбазы документов, регламентирующей процесс организации учета. Скакими трудностями и проблемами приходиться сталкиваться респондентам впрофессиональной деятельности. И какие пути решения они находят из создавшегосяположения.
Прежде всего, насинтересовал вопрос, касающийся системы учета документов БФ. Мы хотели уточнить,на каких уровнях производиться учет фонда в муниципальных библиотеках. Врезультате были получены следующие ответы: 28 человек (93%) считают, что наобщем государственном, 18 респондентов (60 %) ответили, что на внутрибиблиотечном,2 опрошенных (7%) склоняются к мнению, что на специализированном уровне. 26человек (87 %), считают, что система учета документов включает суммарный и финансовыйуровень. Результаты представлены в виде гистограммы (рис. 1).
/>
Рис. 1
Ответы на данный вопроспоказали, что только 53 % опрошенных ответили правильно, остальные 47%респондентов не видят разницы между уровнем, на котором производиться учет ивидом учета (суммарный, индивидуальный и т.п.).
Следующий вопроспозволил нам выяснить, на каких принципах основываться организация учета вмуниципальных библиотеках Кировской области. Из ответов на данный вопрос можносделать вывод, что большинство наших респондентов считает, что одним из обязательныхи основных принципом организации учета в библиотеках, должен являться принципосуществления суммарного и индивидуального учета поступающих документов в БФ. Ктакому мнению склонились 43% (13 чел.) респондентов, в том числе 20 % (6 чел.)опрошенных считают, что все перечисленные в анкете принципы важны дляорганизации библиотечного учета. Нельзя не отменить, и такой показатель как 23% (7 чел) респондентов, которые склоняются к мнению что, одним из принциповучета БФ должен служить принцип соблюдения преемственности организации учета вцелях сопоставимости учетной информации, 13% опрошенных (4 чел.) отметили, чтопринцип обеспечение последовательности применения установленных единиц учета изапрещение их изменения без принятия новых нормативных документов по учетуявляется наиглавнейшим для организации всей системы учета. Доля склонившихся кответу 2.4 (принцип обеспечения сопоставимости единиц учета фонда в экземплярахс единицами их хранении) составляет 27 % (8 чел) опрошенных. Мы считаем, чтотолько сочетание всех вышеупомянутых принципов позволяет качественноосуществлять организацию библиотечного учета.
Для характеристикидоступности документов, их распространения, библиотеки в современной практикеосуществляют учет фонда в унифицированных единицах.
Формулируятретий вопрос, мы хотели установить, какие единицы учета фонда используются вмуниципальных библиотеках. Анализ ответов показал, что в 14 (93%) библиотекахвведется учет в единицах — экземплярах. Преимущество учета документов вэкземплярах дает количественную характеристику фонда, позволяет выявить егосостояние (поступление, выбытие, итоги) за определенный период времени. Также всоответствии с ГОСТом 7.20-2000 в 10 (67 %) проанкетированных библиотекахосуществляется учет в единицах – названиях. Учет документов в названияхпредназначен для новых поступлений и позволяет определить информационную исодержательную ценность фонда. Эта единица учета вводится для всех видов документов.В 6 библиотеках из 15 исследуемых используют дополнительную единицу учета фонда- подшивка. Результаты ответов представлены в виде диаграммы (рис. 2).
/>
Рис.2
При анализе ответовдругих респондентов мы пришли к выводам, что либо в библиотеках Кировскойобласти действительно введется учет в единицах – изданиях, брошюрах, документах,а именно так ответило несколько респондентов, либо определенное количествоучастников нашего анкетирования с трудом ориентируются в вопросахстандартизации учетных единиц библиотечного фонда.
Такимобразом, учет всех видов документов, составляющих библиотечный фонд вэкземплярах и названиях, является основой статистической информации, сбор,обобщение и анализ которой производится в формах статистической документациибиблиотеки: книгах суммарного учета, инвентарных книгах, других учетных формах,принятых в библиотеке. В соответствии со статьей 71 Конституции РФ официальныйстатистический учет отнесен к ведению Российской Федерации. Это означает, чтоон должен быть единым в масштабах страны. Каждому сотруднику отдела по работе сБФ, при исполнении своих профессиональных обязанностей, следует помнить обэтом.
Какие виды документовотносятся к документам временного хранения и не ставятся на учет в библиотеках,мы попытались выяснить в следующем вопросе. Ответы распределились следующимобразом: учебные пособия – 0 %; брошюры — 50 % (15 человек отметило этотвариант ответа.); листовок – 73 % (22 опрошенных посчитали этот вариантправильным ответом.); плакаты – 70 % (21 респондент склонился к такому вариантуответа); журналы – 80 % (24 человека так ответили на этот вопрос); календари –40 % (12 анкетированных посчитали нужным отменить этот вариант ответа), газеты — 78 % (23 работника библиотеки выбрали это вариант ответа). Ни у одного респондентане возникло трудностей с определением правильных, на их взгляд, вариантовответа. Результаты ответов представлены в гистограмме ( рис. 3).
/>
Рис. 3
Ответы на вопрос о том,в какой форме в библиотеках осуществляется суммарный учет документов, позволиливыявить, что в большинстве опрошенных библиотек данный вид учета организуется партиямипоступлений. Этот вариант отметили 28 (93%) респондентов. Безусловно, радуетто, что практически 100% респондентов имеют представление, о том, на чемосновывается организация суммарного учета (СУ) в библиотеках. Выдержка изИнструкции об учете БФ подтверждает правильность выбранного ответа — «суммарныйучет всех видов документов, поступающих или выбывающих из фонда библиотеки,производится партиями по одному сопроводительному документу (лист государственнойрегистрации, счет-фактура, накладная, реестр, акт)». 13 % (4 чел.) опрошенныхсчитают, что СУ следует осуществлять индивидуальными поступлениями. Возможно,такой показатель является погрешностью социологического исследования. Такойфактор как усталость, невнимательность, чрезмерная загруженность работой респондентовеще никто не отменял. 7 % (2 чел.) анкетированных посчитали правильным ответ«годовой комплект». И это вариант ответа тоже следует считать верным, т.к.газеты учитываются в библиотеках годовым комплектом.
Индивидуальный учет –это второй вид учета, который традиционно используется в муниципальныхбиблиотеках. Целью следующего вопроса послужило выяснение, какие формыиндивидуального учета приняты в библиотеках опрошенных респондентов.
Ответы на данный вопроспоказали, что 67 % (20 чел.) опрошенных не видят разницы между формамисуммарного и индивидуального учета. Это говорит о малой осведомленности и «неподкованности» респондентов в теоретической основе вопроса. Правильные ответы(6.1, 6.3, 6.5) были получены лишь у 33 % (10 чел.) анкетированных. Такую формуиндивидуального учета, как листовая не отметил ни один из респондентов. Впроцентом соотношении результаты ответов представлены в диаграмме (рис. 4).
/>
Рис. 4
Следующий вопроскасался изменений, которые были внесены в Инструкцию об учете библиотечного фондав 1998 г. и звучал так – «Считает ли Вы, что те изменения, которые внесли вИнструкцию об учете БФ в 1998г, положительно повлияли на систему учета вцелом». Данный вопрос был полузакрытого типа, поэтому ответы на этот вопросподразумевали выражение собственного мнения опрошенных.
К сожалению, анализответов на этот вопрос не дал желаемого результата. (16 чел.) 53 % респондентовзатрудняются ответить на этот вопрос. Возможно, это получилось вследствиенекорректной формулировки вопроса, или того, что недостаточное числореспондентов осведомлены, что первая инструкция по работе с фондами вбиблиотеках была разработана в 80х гг. XX в., куда и входил раздел по учетубиблиотечных фондов. А также причиной такого ответа могло послужить собственноенезнание нормативных документов, регламентирующих организацию учета вбиблиотеках. 23 % (7 чел.) респондентов при выборе ответов на данный вопроссогласились с мнением что, изменения, внесенные в Инструкцию о БФ, в целомположительно повлияли на состояние учета в в библиотеках. Из них 3 человекааргументировали свой ответ так:
– «учетстал более четким»,
– «вИнструкции есть указания по учету документов на нетрадиционных носителях, вприложение есть все формы актов»,
– «сталасоблюдаться система преемственности учета».
1 респондент (3 %)предложил свой вариант ответа, посчитав что, если смотреть на изменения сбухгалтерской точки зрения, то это большой плюс для организации библиотечногоучета.
7 % (2 чел.) опрошенныхотметили отрицательный вариант ответа, ничем свой выбор не аргументируя. Из 30человек участвующих в анкетирование 4 работника библиотеки посчитали нужным неотвечать на выше обозначенный вопрос. Своего рода это анонимное признание своейпрофессиональной некомпетентности.
Восьмой вопрос нашейанкеты был посвящен технологическим процессам учета БФ. Известно, чтоорганизации библиотечного учета состоит из: приема документов, их маркировки,регистрации поступлений материалов, распределения и перемещения их внутрибиблиотеки, выбытия, итогов движения фонда, проверки наличия документов вфонде. Перед нами стояла задача узнать у респондентов, какие процессы учета БФ,на их взгляд, следовало бы четче регламентировать в библиотеках.
10 (30 %) библиотекарейотвечая, на поставленный вопрос, остановились на варианте ответа 8.3(распределение и перемещение документов внутри библиотеки (ЦБС)).Действительно, так часто бывает, что при проверке библиотечного фонда, причинойнедостачи может служить плохой контроль распределения и перемещения документоввнутри библиотечной системы (ВСО, МБА). 6 человек (20 %) ответили, что, немешало бы четче организовать процесс выбытие (исключение) документов. В ходеанкетирования выяснилось, что в 4х библиотеках из 15 исследуемых, как раз этоттехнологический процесс учета БФ вызывает ряд сложностей и недопониманий.Варианты ответа «контроль движения фонда» и «проверка наличия документов вфонде» отметило по 17 % (5чел.) опрошенных. Мы предполагаем, что схожестьчислового эквивалента результатов вызвана смысловой формулировкой вариантовответа, т. е. у многих респондентов функция контроля уже ассоциируется с терминомпроверка. Только 7 % (2 чел.) анкетируемых пришли к мнению что, в первуюочередь, следует регламентировать операцию регистрации поступлений материалов.Мы солидарны с ними в этом, т.к. этот процесс является, одним из первых процессов,с которого начинается учет фондов в библиотеке. Отсюда вывод — начинать егонадо качественно и профессионально.
Переход библиотек наавтоматизированные информационные технологии внес кардинальные изменения ворганизацию учета БФ. Какие проблемы возникают в муниципальных библиотеках приавтоматизации библиотечного учета, и как они решаются, мы попытались выяснить вследующем вопросе. Респондентам было предложено ответить, каким способом у нихв библиотеках решаются проблемы автоматизации учета БФ.
В результате,оказалось, что только в 7 (47%) библиотеках из 15 исследуемых попытки внедренияавтоматизированных технологий в организацию учета БФ увенчались успехом.Осуществилось это, благодаря введению в эксплуатацию электронных каталогов иавтоматизированных информационных библиотечных систем. В некоторых библиотекахв перспективе планируется приобрести электронные книги суммарного учета. Мысчитаем, что показатель в 47%, говорит о том, что в среднем около 50 % центральныхи городских библиотек так или иначе оснащены компьютерами и оргтехникой. Вхудшем положении сейчас находятся сельские библиотеки.
Респонденты из 4 (27%)опрошенных библиотек признались, что у них руководство не в состояние автоматизироватьпроцесс учета БФ, ввиду таких причин, как недостаток финансовых средств,нехватка ПК и квалифицированных рабочих кадров. Таким образом, когда однапричина тянет за собой другую, получается замкнутый круг, из которого выбратьсяпорой бывает непросто.
При организации учетабиблиотечного фонда неизбежно возникают сложности и сомнения. Последний вопроснашего анкетирования касался трудностей, с которыми приходиться сталкиватьсябиблиотекарям в своей профессиональной практике. Мы предложили готовые вариантыответов и предоставили возможность респондентам выразить свое мнение.
Результаты ответов распределисьследующим образом: 14 человек (47%) отметили вариант ответа (10.2), в которомговорилось о кропотливости и трудоемкости процессов организации учета БФ.Сотрудник отдела комплектования и обработки литературы должен бытьвнимательным, усидчивым, терпеливым, ответственным и т.п. Естественно, этиобязательные качества налагают на деятельность работника свой негативныйотпечаток. Отсюда и заболевания органов зрения, опородвигательной системы (остеохондроз,сколиоз) и т.п.
37 % (11 чел.)опрошенных ответили, что они при организации библиотечного учета, в первуюочередь, испытывают нехватку нормативной, методической, инструктивнойдокументации. Мы склонны согласиться с респондентами во мнение, т.к.действительно на практике в центральных библиотеках редко бывает создана хотябы та же инструкция об учете БФ. Для того, чтобы учет документов был достоверными полным, библиотека должна иметь рабочий инструментарий, в который входит:
1. Правила пользованиябиблиотекой;
2. Положение о фондебиблиотеки;
3. Инструкция илиПоложение по учету библиотечного фонда;
4. Положение окаталогах и картотеках;
5. Положение обэлектронных ресурсах (документы на съемных носителях, локальные и удаленныеБД);
6. Инструкция по учетуэлектронных документов;
7. Инструкция по работес пожертвованиями;
8. Инвентарная книга;
9. Книга суммарногоучета, которая ведется на весь фонд и также на подфонды каждого структурногоподразделения.
4 респондентам (13 %) приорганизации библиотечного учета недостает опыта работы. Мы предполагаем, что вданном случае все зависит от определенного количества времени, котороепонадобится сотрудникам библиотек на приобретение профессионального опыта. 10 %(3 чел) опрошенных признались, что их гнетет груз ответственности. 1 (3%)библиотекарь представил свой вариант ответа, который заключался в трудностях,связанных с частыми изменениями бухгалтерской политики.
Таким образом,исследование, проведенное среди сотрудников муниципальных библиотек, выявилоуровень организации библиотечного учета, и обозначило проблемы, возникающие приорганизации профессиональной деятельности работников отделов по работе с библиотечнымифондами.
Современная организациябиблиотечного учета обусловлена факторами внешнего ивнутреннего порядка. К первым относится становление новых форм хозяйствования встране, изменение в общегосударственной политике учета, статистики и контроля.Автоматизация технологических процессов учета БФ на современном этапенаходиться в большой зависимости от финансирования не только региональныхбиблиотек, но и в целом библиотечного дела в стране. Скудное финансирование недает возможности муниципальным библиотечным учреждениям осуществлять политикуавтоматизированного учета библиотечных фондов.
Нельзя не отметить итакую характерную проблему, возникающую при организации профессиональнойдеятельности сотрудников отделов (секторов) по работе с библиотечными фондами,как нежелание работников изучать нормативно — инструктивную документацию поработе с БФ. В основном в муниципальных библиотеках организация библиотечногоучета введется по принципу «нам так удобно», а нам бы хотелось так, какследует. Таким образом, мы склоняемся к мнению, что теоретических ипрактических знаний библиотекарей по данной проблеме недостаточно, но пониманиетого, что совершенствования учета фонда в муниципальныхбиблиотеках является необходимостью на современном этаперазвития библиотечной деятельности присутствует у большинства опрошенных.
3 Функция контроля вуправления БФ
3.1 Проверка — функциятехнологического управления фондом библиотеки
Контроль– функция управления, заключающаяся в сравнении фактического состояния споставленными целями. Она ориентирована на подведение итогов, оценку качества,целесообразности выполнения каждой функции управления [65, c. 261]. Контроль завершаетцикл управления и на этом этапе невозможно внести какие-либо коррективы, атолько констатировать, анализировать и делать выводы, которые могут пригодитьсяв дальнейшем.
Контрольнаяфункция учета фонда реализуется через проверку. Проверка библиотечных фондовявляется наиболее важным и сложным процессом организации фондов библиотек ирассматривается как составная часть нормальной постановки библиотечных технологическихпроцессов.
Периодическаяпроверка является одним из условий сохранности библиотечного фонда. Онапозволяет установить фактическое наличие изданий, зафиксированных в учетныхдокументах, дает представление о состоянии учета, выявляет задолженность,обнаруживает ветхие и устаревшие по содержанию издания, дублетную инепрофильную литературу. Во время проверки фонда устанавливают соответствиекаталогов фактическому наличию книг в библиотеке.
Проверкафонда – это определение наличия зарегистрированных в учетной документацииизданий и других документов в библиотечном фонде [34, c. 17].
Проверкав качестве формы государственного контроля осуществляется органами исполнительнойвласти, правоохранительными и контрольно-ревизионными органами в соответствии сих статусом и функциями. В 2004 г. Постановлением Правительства РоссийскойФедерации была создана Федеральная служба по надзору за соблюдениемзаконодательства в сфере массовых коммуникаций и охране культурного наследия.Одним из направлений ее работы является проверка деятельности юридических лицпо выполнению требований законодательства Российской Федерации в сфереархивного, библиотечного и музейного дела[88].
Основнаяцель проведения проверок Росохранкультурой и ее территориальными органами —предупреждение и устранение нарушений требований законодательства в сферекультуры, в частности библиотечного дела, а также осуществление контроля надхранением и использованием библиотечных фондов, прежде всего отнесенных ккультурному наследию народов Российской Федерации[23 с. 25].
Основнаязадача проверки — охрана материальных ценностей. В процессе проверки удаетсявыявить, насколько точно и правильно учтены все имеющиеся в фонде издания, какпоставлен учет поступающей литературы и других видов изданий, как учитываютсявыбывающие из фонда документы. Благодаря проверке устанавливается фактическаястоимость библиотечного фонда, что имеет большое значение для согласованияданных учета библиотечного и бухгалтерского[23 с. 27].
Вовремя проверки анализируется правильность ведения учетной документации,устраняются ошибки, допущенные в период между предшествующими проверками.Основанием для проверки является приказ руководителя библиотеки.
Проверкеподлежат все документы с инвентарными номерами, находящиеся на бухгалтерскомучете, то есть на балансовой стоимости. Если в процессе проверки будут выявленыотсутствующие издания, принимаются меры к их разысканию. Для электронныхдокументов на переносимых носителях проверка осуществляется по единицам учета ихранения, а также с точки зрения сохранения изданием своей способности кфункционированию [62].
Принятосчитать, что периодичность проверок зависит от статуса библиотеки, объема,назначения и структуры фонда.
Однаконе следует забывать и том, что нормативно периодичность проверки определенаМинфином в письме «Об инвентаризации библиотечных фондов»:
– наиболееценные фонды, хранящиеся в сейфах — ежегодно;
– редчайшиефонды — один раз в 3 года;
– ценныефонды — один раз в 5 лет;
– фондыбиблиотек до 100 тыс. учебных единиц — один раз в 5 лет;
– фондыбиблиотек от 100 до 200 тыс. учебных единиц — 1 раз в 7 лет.
– фондыбиблиотек от 200 до 1 мил. учебных единиц— 1 раз в 10 лет;
– фондыбиблиотек свыше 1 мил. учебных единиц — поэтапно в выборочном порядке с завершениемпроверки всего фонда в течение 15 лет
– фондоткрытого доступа, если он не превышает 50 тысяч единиц хранения, желательноревизовать ежегодно[5, c. 5].
Федеральныйзакон «О бухгалтерском учете» (1996 г.) определяет условия, прикоторых производится обязательная – экстренная проверка основных средств(фондов), к которым относятся библиотечные фонды:
– присмене материально ответственного лица;
– привыявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов;
– вслучае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуациях, вызванныхэкстремальными условиями;
– припередаче фонда библиотеки или ее части в аренду;
– приреорганизации и ликвидации библиотеки.
Дляпроведения плановых проверок составляется план проверок (или график) на текущийгод и на перспективу, который составляет отдел хранения и утверждает директор.
Взависимости от типа, статуса библиотеки, и объема ее фондов осуществляютсяразличные виды проверок.
1)сплошная,
2)частичная,
3)выборочная.
Проверкимогут быть периодические (регулярные) для поддержания фонда в рабочем состоянии(устранение застановок, исправление расстановочного шифра, выяснениезадолженности). Такие проверки проводятся по графику и включаются в план работыотделов фондодержателей или в целом библиотеки. Для их проведения, как правило,комиссия не создается.
Особойподготовки и внимания требуют финансовые проверки библиотечных фондов, стоимостькоторых отражена в бухгалтерских документах.
Существуюттри основных способов проверки фонда:
– сверкас документами индивидуального учета (с инвентарной книгой);
– проверкас помощью контрольных талонов;
– проверкапри помощи топографического каталога (в топографическом каталоге карточкиразмещены соответственно размещению документов в структурных подразделенияхбиблиотеки [29, c. 19].
1. Сверка фонда с помощью инвентарнойкниги. Оназаключается в сверке каждого издания с записью в инвентарной книге. Этот способотличается простотой и большей точностью, но он очень медленный. Кроме того, интенсивноеиспользование инвентарных книг ведет к их физическому износу. Хорошо, если используетсяштрих-кодовая технология — на штрих-коде стоит номер книги, тогда сверку можнопроизводить в автоматизированном режиме.
В последнеевремя применяются для этих целей не только штрих-кодовая технология, но также итехнология радиочастотной идентификации (RFID).
При инвентаризации(проверке) проводится сверка титульного листа документа с инвентарной книгойлибо, после написания контрольного талона, — с индикаторным каталогом. Данные одокументах, выданных читателям, берутся из учетных форм (формуляров,читательских требований, специальных журналов, протоколов электронной выдачипользователям в компьютерной библиотечной программе). При совпадении данных надокументе делается принятая отметка об инвентаризации. В случае отсутствиядокумента на инвентарной книге или контрольном талоне ставится отметка «нет наместе», а затем проводится повторная проверка.
2.Проверка фонда с помощью контрольных талонов. На каждую книгувыписывают контрольный талон. В нем указывают инвентарный номер, фамилию автораили первое слово заглавия. Если запланирована дальнейшая сверка с систематическимкаталогом, указывают еще и шифр. Каждый талон вкладывают в книгу. Членыкомиссии проверяют правильность записи на книги, выданные читателям или накафедры библиотеки, филиалы, передвижки. Талоны составляют по книжнымформулярам и записям. На книгах и читательских формулярах, в тетрадях книгпередвижной библиотеки ставят отметку о проверке. Контрольные талоны расставляютв порядке инвентарных номеров, сверяют с инвентарными книгами, против записиставят отметку о проверке. По инвентарный книге составляют список недостающихкниг.
Данныйспособ удобен тем, что талоны можно не только быстрее написать, но и сделатьэто на подготовительном этапе. В написании талонов могут принять участиенесколько человек. Кроме того, непосредственную проверку фонда можно проводить,не закрывая библиотеку. Читателям не выдают только те книги, которые стоят напроверяемом стеллаже. При этом большое значение имеет тщательный учет работыпроверяющих: обязательно следует записывать в специальной тетради номерапроверяемых стеллажей и полок. Книги, принятые от читателей, ставят наотдельный стеллаж и с них начинают текущую проверку. После простановки штемпеляи «галочки» книги возвращают в фонд на свое место.
Использованныеконтрольные талоны сохраняют в том порядке, в каком они сверялись с учетнымидокументами. Их тщательно упаковывают, пишут на каждой пачке инвентарные номераили буквы собранных в ней талонов (от — до). При следующей очередной проверкефонда дописывают контрольные талоны на книги, поступившие до начала проверки.По «Книге регистрации карточек учетного каталога» выясняют, с какого номерастали учитываться такие книги. Старые талоны сверяют с учетным документом,чтобы проконтролировать полноту картотеки и изъять талоны на списанные книги.
3.Иногда крупные библиотеки заменяют учетный каталог и картотеку контрольныхталонов топографическим каталогом, где указывается, за каким структурнымподразделением библиотеки числится каждая учетная единица.
Топографическийкаталог —этосумма карточек с библиографическими описаниями единиц хранения, расположенных втой же последовательности, что и документы в фонде [73, c. 163].
Благодарятому, что карточки в топографическом каталоге расставлены всистематически — алфавитном порядке, проверять фонд можно по частям с одновременнымвыявлением недостающих изданий.
Вслучае если необходимо произвести экстренную внеплановую проверку, применяютэкспресс-метод. Книги на полках просто пересчитывают, приплюсовывают суммувыданных, и если итог сходится с данными книги суммарного учета, то проверкасчитается законченной.
Проверкафонда состоит из нескольких процессов:
– проверяетсяправильность расстановки книг, списываются ветхие экземпляры и передаютсядублетные;
– редактируетсяалфавитный каталог, выборочно проверяется, изъяты ли из него карточки на выбываниекниг;
– просматриваетсячитательский абонемент, документы о выдаче книг в отделы библиотеки,кафедральные, факультетские библиотечки, ликвидируется задолженность, приводитсяв порядок учет книг, полученных по МБА и книгообмену;
– сверяютсяучетные документы с записями в книге движения, инвентарной книге.
Методикапроведения проверки фонда разрабатывается библиотекой с учетом ее специфики иобщих требований к проведению инвентаризации, а также инструктивно-методическойи технологической документации вышестоящих органов по данному вопросу [61, c.17].
Приразработке указанной методики можно воспользоваться постановлением МинтрудаРоссии от 03.02.97 «Об утверждении межотраслевых норм времени на работы,выполняемые в библиотеках»[11], в котором приведен подробный перечень всехработ, проводимых библиотечными работниками в период проверки библиотечногофонда. Подсчитываются суммарные трудозатраты. Время на выполнение намеченногообъема работ устанавливается, путем деления суммарных трудозатрат на общееколичество рабочих часов участников проверки (эффективный фонд рабочего времениза день, месяц).
Расчетлучше всего составлять по основным этапам работы, что значительно облегчит егодальнейшее использование в организации и планировании труда. Составлениерасчета комиссия может поручить одному из своих членов или методисту.
Проверкуфонда уместно сочетать с его изучением (мониторингом). Своевременное выявление,изъятие непрофильных, дублетных, устаревших, ветхих, дефектных изданий и ихоперативное исключение из фонда, стабилизация, консервация содействуют улучшениюсостава фондов и обязательны для выполнения всеми фондодержателями библиотеки.
Изучениемфонда занимаются хранители совместно с комплектаторами и сотрудниками отделовобслуживания. Документы, с которыми предстоит дальнейшая библиотечная работа, сполок раньше времени снимать нельзя. Сначала нужно лишь пометить их условнымизначками, например, закладками разного цвета, придав каждому цвету тот или инойсмысл: документ непрофильный, ветхий, устаревший и т. д. Немедленному снятию сполок и перестановке подлежат только документы заставленные, то есть ошибочнонаходящиеся в неположенном месте. Немедленно изымаются также документы,пораженные микроорганизмами. После изъятия их сразу же упаковывают в плотнуюбумагу и только тогда переносят в место лечения
Состальными помеченными документами работают после утверждения результатовпроверки и с согласия руководителей на их перемещение реставрацию или списание.
Всяработа по проверке библиотечного фонда осуществляется в несколько этапов.Важнейшими из них являются: подготовительный этап, непосредственная работа попроверке фонда, подведение итогов и оформление результатов проверки.
Вподготовительный этап создается комиссия, которая составляет календарный планпроверки фонда, осуществляет подготовительную работу. Заготавливаютсяспециальные штемпели для отметок с обозначением года проверки размером 1,5 см х1 см (с указанием двух последних цифр года), штемпельные подушки, бланки дляучета работы, карточки для контрольных, ящики или коробки для них, номерныеразделители, цветные карандаши, фломастеры и т. д. Особое внимание членыкомиссии уделяют проверке правильности оформления учебных документов (инвентарныхкниг, ведомостей учета библиотечного фонда, книг суммарного учета фонда,накладных, актов предыдущих проверок со списками недостающих документов).
Чтобыисключить возможные недоразумения, все книги, находящиеся в библиотеке кмоменту проверки, расставляются на стеллажи (правильностьрасстановки проверяется ежедневно). Для облегчения организации и отчетностицелесообразно на время проверки пронумеровать все стеллажи и полки. Проверяетсятакже наличие полочных разделителей.
Сцелью своевременного возврата книг в библиотеку принимаются необходимые меры поликвидации задолженности читателей.
Вкомиссию входят ответственные за проверяющую часть сотрудники отдела-фондодержателя,обязательно отдела хранения (поскольку этот отдел отвечает за сохранение всехимеющихся в библиотеке фондов, в каком бы структурном подразделении они нинаходились), бухгалтеры. Председателем назначают библиотекаря (заведующегоотделом хранения), если проверяют фонд не этого отдела; заместителя директорапо общим вопросам, по научной работе.
Такимобразом, на этом этапе должны быть выявлены и исправлены все ошибки в веденииучетных документов, в том числе оформление выбытия (отметки в учетныхдокументах) всех изданий, которые были предназначены к списанию по результатампредыдущих проверок.
Подготовительныйэтап заканчивается инструктированием членов комиссии — участников проверки и определениемкруга их обязанностей.
Основнойэтап — проверка фонда. Выбор способа проверки зависит от особенностей ведения учетаи сложившейся практики.
Проверкаобщего фонда библиотеки, фондов отдельных подразделений и отдельных видовизданий может быть сплошной или выборочной. При сплошной проверке библиотека,как правило, читателей не обслуживает. Литература, находящаяся у читателей,должна быть по возможности возвращена в фонд. Фонды объемом до 100 тыс.экземпляров, а также фонды, имеющие инвентарную систему расстановки, рекомендуетсяпроверять путем непосредственного сличения изданий с инвентарными книгами. Накаждом издании проставляется дата проверки. Одновременно делается отметка опроверке в инвентарной книге.
Фондфилиала проверяют по описи инвентарных номеров, которая ведется центральнойбиблиотекой. В описи перечислены инвентарные номера документов каждой партии,переданной в филиал, имеется место для отметок о проверке, перемещении илисписании документов. Технология проверки та же, что и при использованииинвентарной книги.
Проверкупроводят два работника: первый снимает с полок одну книгу за другой (или беретформуляры выданных книг и называет их инвентарные номера). Второй по этимномерам находит записи книг в инвентарной книге. Проводят сверку книг и записейна книги и ставят штемпель проверки, а в инвентарной книге в графе «Отметка опроверке библиотеки» проставляют условный значок («галочку»). Отсутствиеусловного знака свидетельствует о том, что отдельные книги не обнаружены вфонде или среди выданных читателям.
Не следуетзабывать и том, что весь процесс проверки фонда следует нормировать по времени.Например, на выполнение такого процесса проверки как «выявление изданий, непрошедших проверку, по формам индивидуального учета» межотраслевые нормы 1997г. предусматривают не более 3 минут. На «Розыск изданий в фонде библиотеки»отводится около 4 минут на один экземпляр.
Заодин час работы, в паре можно проверить, в зависимости от системы расстановки,от 80 до 100 документов, а в целом на проверку 1 тысячи экземпляров одним человекомтратиться 24-26 часов[87, c. 14].
Чтобыисключить путаницу, при любых способах проверки библиотечного фонда ведут учетпроделанной работы. Каждый участник проверки в конце дня отмечает в специальномбланке или тетради учета номера проверяемых (или проверенных) стеллажей иполок, указывает число написанных контрольных талонов или проверенных книг(количество отложенных книг для дальнейшего выяснения). При проверке могутвозникнуть вопросы, требующие выяснения: например, под данным номером вдокументах записано другое издание; книга, указанная в талоне, отмечена каквыбывшая; на книге не обнаружено инвентарного номера. Такие контрольные талонывместе с книгами надо отложить для последующей ликвидации недоработок и ошибок.
Завершающийэтап проверки — подведение итогов и оформление соответствующей документации — акта с объяснительной запиской и списком недостающих книг и других видовдокументов. На данном этапе следует внимательно просмотреть учетные документы ивыявить книги, не отмеченные «галочкой» определенного цвета. Должны бытьприняты меры к разысканию всех книг, не обнаруженных во время проверки.
Данныео таких книгах (инвентарный номер, автор заглавие, год издания, цена)выписывают на карточку или вносят в предварительный список. Из карточексоставляют картотеку, расставленную по номерам (данные из инвентарной книги или«Описи...») или по алфавиту (из учетного каталога). Можно использоватьимеющиеся контрольные талоны на эти книги, дополнив их нужными сведениями.
Скартотекой должны быть сверены все книги, отложенные на стеллажи (сперепутанными номерами, без номеров, списанные по акту и т. д.). Удобнеесверять с картотекой книги, расставленные по алфавиту. При устранении ошибок инахождении книг в учетных документах ставят отметку о проверке, на книге —штемпель, карточка из картотеки (но не талон) вынимается и уничтожается (изсписка вычеркивается). После того, как все возможные варианты разысканиянедостающих изданий исчерпаны, составляют список книг, пропавших по неизвестнымпричинам, который должен быть приложен к акту о проверке.
Проверкавсего фонда или его части завершается составлением акта с выводами комиссии исписком отсутствующих изданий (Приложение 6). Акт подписывается всеми членамикомиссии и председателем. Один экземпляр акта хранится в библиотеке, второйпередается под расписку в бухгалтерию.
Результатыпроверки, зафиксированные в акте, рассматриваются комиссией по сохранности илидругим коллегиальным органом по фондам. На основании решения Акт о списаниипередается на утверждение. Акт проверки фонда утверждает исключительно руководительбиблиотеки, а не учредитель или какая-либо другая вышестоящая инстанция. Этозакреплено законом «О библиотечном деле» и должно быть отражено в Положении обиблиотеке.
Послеутверждения акта недостающие книги списываются, а сведения о них исключаются изсправочно-поискового аппарата
Поитогам проверки руководитель отдает приказ, в котором дает оценку действиямкомиссии и фондохранителей, разрешает списание, принимает в случаенеобходимости административные меры, включая поощрения, наказания, перестановкукадров и т. п., намечает меры по повышению уровня сохранности библиотечногофонда, назначает ответственных за исполнение, устанавливает сроки и порядокконтроля за исполнителями [18, c. 5].
Таковыосновные правила проведения ответственной работы по проверке библиотечногофонда. Работа это трудная кропотливая, требующая серьезного, внимательногоотношения с самого начала до конца.
Следуетотметить, что проверка всегда способствует выявлению и ликвидации разного роданедочетов и ошибок, допущенных в текущей работе. Каждая совершенная в ходе проверкинебрежность и неточность ухудшает качество работы по проверке, ставит подсомнение точность полученных результатов и вызывает необходимость проведениядополнительной работы по выявлению ошибок. При этом библиотека имеет возможностьвыявить конкретных виновников этих ошибок. Отсюда большое воспитательное истимулирующее значение работы по проверке для всего коллектива работников библиотеки.
3.2Анализ организации контроля в технологическом управлении фондами муниципальных библиотекКировской области
В рамках написанияданной дипломной работы в феврале-марте 2010 года нами было организованосоциологическое исследование. Целью данного исследования послужило обобщениеопыта работы по организации контроля фондов массовых (муниципальных) библиотекКировской области в современных условиях, определение уровня организацииконтроля БФ и выявление проблем, возникающих в процессе организации контроля.Исследование осуществлялось Нагорской районной центральной библиотекой спомощью анкетирования работников муниципальных библиотек Кировской области.
Задачи исследования:
– Изучитьтеоретическую разработанность темы.
– Выявитьсущность и значимость организации контроля фондов массовых (муниципальных)библиотек Кировской области.
– Проанализироватьсовременное состояние организации контроля фондов муниципальных библиотек.
– Подвестиитоги деятельности библиотек по организации контроля библиотечных фондов.
– Выработатьрекомендации по дальнейшей организации контроля фондов муниципальных библиотекКировской области.
Основными факторамивыбора метода анкетирования стали: возможность сбора первичной информации,содержащей суждения пользователей по изучаемым проблемам, их субъективныеоценки, мнения, предпочтения и склонности; возможность охвата большого кругапользователей.
При составлении анкетыбыли использованы различные типы вопросов: закрытые (предполагавшие выборконкретного ответа), полузакрытые (где респонденты наряду с указаннымивариантами могли написать свой ответ), открытые, позволяющие самостоятельноформулировать свое мнение, высказать тем самым свою точку зрения.
Нами было опрошено 30сотрудника (респондентов) из 15 муниципальных библиотек Кировской области. Переченьвопросов анкеты представлен в Приложении 4, результаты анкетированияработников муниципальных библиотек в числовом эквивалентепредставлены в таблице 1 «Результаты» в Приложении 5. Среди респондентов — 13человек (43%) – сотрудники отдела комплектования и обработки литературы (ОК иОЛ), 6 человек (20 %) – работники отдела использования фонда и МБА, 8 человек(27%) работают в отделе формирования и использовании фонда, 2 сотрудника (7 %)– являются работниками отдела комплектования, обработки и хранения литературы,1 человек (3 %) – осуществляет свою профессиональную деятельность в сектореиспользования фонда и МБА.
В соответствии сзанимаемой должностью: заведующий сектором – 1человек (3 %), заведующий отделом– 7 человек (23 %), библиотекарь (отдела, сектора) – 20 человек (67 %),редактор ОК и ОЛ – 2 человека (7 %).
С учетом возрастареспонденты распределились следующим образом: от 20 до 30 лет – 2 чел. (7 %);31 – 40 лет – 3 чел. (13 %); 41 – 50 лет – 5 чел. (17 %); свыше 50 лет – 20чел. (63 %).
По образованию: сосредним профессиональным – 24 чел. (63 %); с высшим (не библиотечным) – 3 чел.(13 %); с высшим библиотечным – 4 чел. (24 %).
Стаж работыреспондентов: от 1 до 5 лет – 10 %; от 6 до 15 лет – 10 %; от 16 до 35 лет – 50%; свыше 35 лет – 30 %.
В ходе исследованияудалось установить, что на 2010 г. средний возраст сотрудника отдела (сектора) поработе с фондами составляет 51 год, со стажем около 25 лет.
Исследованиеосуществлялось в три этапа. На первом этапе собиралась, изучалась ианализировалась вторичная информация по проблеме исследования, разрабатываласьпрограмма исследования и формы анкеты для проведения опроса. На втором этапепроводился сбор информации, осуществлялась ее первичная обработка. На третьемэтапе проводился анализ и интерпретация результатов исследования, формировалисьосновные выводы и рекомендации.
В анкете былпредставлен блок вопросов, посвященный технологии проверки библиотечного фонда.Нас интересовало, каким образом в муниципальных библиотеках области, напрактике, осуществляется организация проверки библиотечного фонда. Скакими трудностями и проблемами приходиться сталкиваться респондентами впрофессиональной деятельности. И какие пути решения они находят из создавшегосяположения.
Контрольнаяфункция учета фонда реализуется через проверку. Проверка библиотечных фондовявляется наиболее важным и сложным процессом организации фондов библиотек ирассматривается как составная часть нормальной постановки библиотечныхтехнологических процессов. В связи с этим первый вопрос анкеты, касательноорганизации проверки БФ, заключался в определение, на взгляд респондентов,основных задач проверки.
В результате анализаответов на первый вопрос анкеты мы выяснили, что, по мнению респондентов, главнойзадачей организации проверки библиотечного фонда является «осуществлениеконтроля над хранением и использование БФ». К такой точке зрения склонилось 70%(21 чел.) опрошенных. 18 человек (60 %) считают, что главное, к чему должныстремиться библиотекари при проведении контрольных мероприятий, связанных сфункционированием библиотечного фонда, это «охрана материальных ценностей».Такой вариант ответа как «определение наличия зарегистрированных в учетнойдокументации изданий и др. документов в БФ» собрал около 53 % (16 чел.) голосовопрошенных. 40 % (12 чел.) анкетированных остановили свой выбор на вариантеответа « выявление и исключение устаревшей по содержанию, ветхой, дуплетной инепрофильной литературы». Всего 8 (27%) человек склонились к мнению, что при организациипроверки фонда библиотеки «предоставление более полной информации о состояниеучета БФ» является ее основной задачей. 1 (3%) респондент выразил свою точкузрения, который заключалась в «сохранности фонда, обеспечения целостности БФ иподержание фонда библиотеки в хорошем физическом состоянии». Мы считаем, чтоглавной задачей, которая ставиться при организации проверки БФ являетсяосуществление контроля над хранением и использованием БФ, т.к. цель, которую мыпреследуем при проведении контрольно-учетных мероприятий в библиотеке, заключаетсяв охране материальных ценностей. Это накладывает на библиотекарей огромнуюответственность перед будущими поколениями за сохранение бесценного книжногобогатства, которое накоплено в рукописях, книгах, журналах и многих другихдокументах. Варианты ответов 8.2 и 8.4 являются технологическими процессамифункции контроля, они лишь служат средством достижения поставленных целей изадач.
Следующий вопросанкетирования позволил нам выяснить, какими нормативными документамирегламентируется периодичность проверок БФ в библиотеках.
Из ответов респондентовможно сделать вывод, что абсолютное большинство опрошенных 29 (97%), выбираявариант ответа 12.1 (Инструкция об учете библиотечного фонда) подтверждают этимсвой высокий уровень профессионализма. Хорошо изученная нормативно — инструктивная документация вносит в ежедневную работу отдела (сектора) порядоки помогает сотрудникам отдела осуществлять свою деятельность в соответствии сгосударственными стандартами. 63% (19 чел.) респондентов отметили, что кромеИнструкции (1998 г), периодичность проверок библиотечного фонда нормирует ПисьмоМинистерства финансов «Об инвентаризации библиотечных фондов(1998)». Это тожеверный ответ, т.к. когда Инструкция только разрабатывалась, то основой для еесоздания послужили: законодательство Российской Федерации о библиотеках ибиблиотечном деле, бюджетное законодательство, государственные стандарты, иныезаконы и нормативно — правовые акты (НПА), в число которых и вошло ПисьмоМинтруда РФ. 17 (57 %) человек посчитали правильным установить периодичностьпроверок в соответствии с таким НПА как федеральный закон « О библиотечномделе». Мы склоняемся к мнению, что «главный библиотечный закон» страны хорошознает ограниченное число библиотекарей, и это не ввиду того, что его труднонайти, а скорее всего из-за отсутствия собственного интереса работниковбиблиотек. Настоящий федеральный закон является правовой базойсохранения и развития библиотечного дела в Российской Федерации. Онустанавливает принципы деятельности библиотек, гарантирующие права человека,общественных объединений, народов и этнических общностей на свободный доступ кинформации, регулирует общие вопросы организации библиотечногодела, взаимоотношений между государством, гражданами, предприятиями,учреждениями и организациями в области библиотечного дела в соответствии спринципами и нормами международного права. Но ни о каком регламенте проведенияпроверок библиотечного фонда здесь не идет и речи. По 40 % (12 чел.)респондентов посчитали, что периодичность проверок БФ в библиотеке следуетустанавливать в соответствии с приказом Министерства культуры «О формированиегосударственной политики в области сохранения библиотечных фондов как частикультурного наследия и информационного ресурса страны(1998 г.)» ипостановлением Министерства труда «Об утверждение межотраслевых норм времени наработы, выполняемые в библиотеках (1997 г.) ». Такой выбор ответа еще раз подтверждает,что мнение, которое сложилось у нас относительно ФЗ «О библиотечном деле» быловерным и также распространяется на выше названные нормативные документы. ПостановлениеМинистерства труда нормирует такие технологические процессы организациипроверки фонда, как поиск учетных данных сверяемой книги в контрольно — учетнойдокументации (инвентарная книга, опись, топографический каталог и т, п.),отметка в контрольном талоне (карточке) о проведение проверки, розыск изданий вфонде библиотеки и т.п. О сроках проведения проверок библиотечного фонда здесьничего не говорится. 4 человека (13%) имели затруднения при ответе на данныйвопрос.
Для проведенияпериодических проверок составляется план (график) проверок на текущий год иперспективу. Целью следующего вопроса послужил закономерный вопрос относительно,того, какой отдел (сектор) в исследуемых библиотеках является ответственным засоставление такого плана. Результаты ответов представлены в гистограмме (рис.5)
/>
Рис.5
Таким образом, мыустановили, что в 7 (47 %) библиотеках из 15 опрошенных составлением плана(графика) проверок библиотечного фонда занимается отдел комплектования иобработки литературы. Директор (руководитель) библиотеки, по ответамопрошенных, осуществляет деятельность по созданию плана проверок БФ в 5 (33%)исследуемых библиотеках. И только в 4х опрошенных библиотеках ответственным засоставлением графика проверок БФ является отдел книгохранения.
Соблюдаются ли вбиблиотеках сроки (график) проверки библиотечного фонда, и если нет, то какаятому служит причина, мы попытались выяснить в следующем вопросе.
Ответы респондентовраспределились следующим образом: 87% (26)опрошенных ответили положительно.Залог качественно организованной проверки БФ, в первую очередь, состоит вчетком установлении сроков проведения контрольных мероприятий по сохранностибиблиотечного фонда. Всего 13 % (4 чел.) респондентов признались, что у них вбиблиотеке сроки проведения проверок не соблюдаются. И, выражая мнения опрошенных,можно сказать, что причинами тому служат:
- «нехваткавремени»,
- «оченьтрудоемкая, кропотливая работа, сказывается усталость»,
- «приходитьсяотвлекаться на другую работу».
Периодическая проверкаявляется одним из условий сохранности библиотечного фонда. Она позволяетустановить фактическое наличие изданий, зафиксированных в учетных документах,дает представление о состоянии учета, выявляет задолженность, обнаруживаетветхие и устаревшие по содержанию издания, дублетную и непрофильную литературу.Существуют три основных способа проверки БФ. Формулируя следующий вопросанкеты, мы хотели выяснить, применяют ли в исследуемых библиотеках такой способпроверки как «экспресс-метод». Вопрос звучал так «Как вы считаете «экспресс-проверка»это…?». Мы предложили готовые варианты ответов и предоставили возможностьреспондентам выразить свое мнение.
Ответына данный вопрос показали нам, что только10% (3 чел.) респондентов оказалисьверны в своем выборе. Экспресс-метод проверки БФ заключается втом, что книги на полках пересчитывают, приплюсовывают к ним сумму выданных, иесли итог сходится с учетными данными в книге суммарного учета, то проверкасчитается законченной. 50 % (15 чел.) опрошенных склонились к мнению что, такойспособ проверки применяется тогда, когда организуется проверка фондабиблиотечного отдела (сектора, подразделения). Одинаковое количество человек — 4 респондента (13%) затрудняются ответить на данный вопрос и склонны верить, что«экспресс-проверка» — это сочетание всех способов проверки БФ, которые былипредложены нами в вариантах ответов анкеты. 2 анкетированных (7%) сотрудниковбиблиотек, считают, что выше названным термином обозначается проверка БФ,осуществляемая путем «сверки записей, находящихся в инвентарной книге сзаписями в читательских формулярах». Это отчасти верно, но при окончании этоготехнологического процесса проверки следует сюда еще прибавить сумму книг находящуюсяна полках. 2 (7 %) респондентов предложили свой варианты ответа, при этом, аргументируяего следующим образом:
- «Экспресс-проверка»это – проверка наиболее ценных книг любого отдела.
- «Экспресс-проверка»это – сверка фонда с инвентарем, топографическим каталогом».
Таким образом, анализполученных ответов показывает, что у респондентов не имеется четких знаний ответана выше обозначенный вопрос. Мы склонны верить, что этот способ проверки БФ всеже знаком многим респондентам с практической стороны профессиональнойдеятельности, но вот теоретическая подоплека вопроса вызывает у опрошенныхсотрудников библиотек замешательство и сомнения.
Проверка библиотечногофонда — один из наиболее сложных процессов организации библиотечных фондов,ответственное и кропотливое дело, требующее большой затраты труда и времени.Технология организации проверки БФ состоит из нескольких процессов. В следующемвопросе мы предложили респондентам отметить, на их взгляд, наиболее важные для организациипроверки БФ технологические процессы. Результаты ответов представлены в гистограмме(рис.5).
/>
Рис. 6
При анализе ответов наданный вопрос анкеты получились такие результаты: 17 человек (57%) считают, чтопроцесс «ликвидации читательской задолженности» самый важный процесс организациипроверки БФ. 37 % (11 чел.) опрошенных отметили вариант ответа 16.1 «просмотрчитательского абонемента». 33 % (10 чел) респондентов остановили свой выбор наварианте 16.2, который заключается в «проверке порядка расстановки книг». 9человек (30%) выразили свое мнение, что «процесс редактирования алфавитного каталога»является одним из самых главных процессов при организации контрольно-учетныхмероприятий. 5 (17%) опрошенных работников библиотек выделили из спискапредложенных вариантов ответа, ответ 16.4 «списание ветхих изданий, передачадуплетных». 10 % (3 чел.) респондентов при ответе на предложенный вопрос, остановилисвой выбора на варианте 16.5 «приведения в порядок учета книг, полученных поМБА и книгообмену». Только 2 человека (7%) из 30 опрошенных предложили свойвариант ответа:
- «важнейшийпроцесс организации проверки БФ, заключается в проверке правильности записи винвентарной книги»
- «намой взгляд, важным для проверки библиотечным фонда является процесс приведенияв порядок учетных документов»
В ходе анализаполученных результатов удалось выяснить, что каждый из анкетируемых сотрудниковбиблиотек при ответе на данный вопрос в среднем выбирал около 2х вариантовответа. С точки зрения организаторов данного исследования это говорит о том,что все технологически процессы организации проверки БФ очень тесновзаимосвязаны и взаимозависимы.
Известно,что существуют три основных способа проверки библиотечного фонда:
– сверкас документами индивидуального учета (с инвентарной книгой);
– проверкас помощью контрольных талонов;
– проверкапри помощи топографического каталога.
Какойспособ проверки БФ, на взгляд респондентов, является наиболее приемлемым дляприменения в библиотеках, и почему они так считают, мы решили узнать вследующем вопросе анкеты.
Одинаковоеколичество респондентов выбрало 2 варианта ответов. 57 % ( 17 чел. ) опрошенныхпризнались что, такой способ проверки как «сверка с помощью инвентарной книги»является наиболее подходящим для родной библиотеки. Действительно, проверкакнижного фонда по документам индивидуального учета отличается большой точностью,но, к сожалению, проходит довольно медленно. Кроме того, интенсивноеиспользование инвентарных книг часто ведет к их физическому износу. 17 человек(57%) также отметили и такой вариант ответа как «проверка фонда с помощьюконтрольных талонов». Данный способ удобен тем, что талоны можно не толькобыстро написать, но и сделать это на подготовительном этапе организациипроверки БФ, что значительно сокращает время этой контрольно-учетной процедуры.53 % (16 чел.) респондентов отметили такой вариант ответа как «проверка спомощью топографического каталога» Преимущество этого способа проверкизаключается в том, что благодаря тому, что карточки в топографическом каталоге расставленыв систематически — алфавитном порядке, проверять фонд можно по частям содновременным выявлением недостающих изданий. Все три варианта ответов наданный вопрос собрали около 60 % голосов опрошенных. Таким образом, можносделать вывод, что в муниципальных библиотеках Кировской области в равной мереиспользуются все способы организации проверки БФ.
Проверкуфонда уместно сочетать с его изучением. Своевременное выявление, изъятиенепрофильных, дублетных, устаревших, ветхих, дефектных изданий и их оперативноеисключение из фонда содействуют улучшению состава фондов и обязательны длявыполнения всеми фондодержателями библиотеки. По причине «устарелость» списываютсяиздания, полностью утратившие информативность и актуальность, либо при выходеаналогичного произведения, освещающего тему более полно и точно в светесовременных научных знаний. С осторожностью исключаются из фонда художественныепроизведения, энциклопедии и словари, мемуарная литература, издания поискусству, географические атласы, кулинарные книги, местные издания,краеведческая литература.
Цельюследующего вопроса послужило выяснение того, какие документы в исследуемыхбиблиотеках не исключаются из фонда как устаревшие.
Результаты ответовраспределись следующим образом. В 11 (73%) библиотеках из 15 исследуемых попричине «устарелость по содержанию» не исключают книги по искусству (сборники,альбомы репродукции, нотные партитуры и т.п. ) и краеведческую литературу.Книги справочного характера (энциклопедии, словари, справочники) не исключаетсяв 10 (67%) библиотеках из 15. В 9 (60%) библиотеках с осторожностью исключаютхудожественную литературу, атласы и карты, кулинарные книги. Такой видлитературы как библиографическая и мемуарная не исключают по причине«устарелости» в 7 (50%) библиотеках из 15 исследуемых. CD-ROMы не исключаются в4х (27%) библиотеках. Результаты ответов представлены вгистограмме (рис. 6)
/>
Рис. 6
Изполученных результатов следует сделать вывод, что в исследуемых библиотеках попричине «устарелость» документы различной тематики и содержания списываются внеодинаковой мере. Возможно, это зависти от профиля и специфики деятельноститой или иной библиотеки.
Проверкавсего фонда или его части завершается составлением акта с выводами комиссии и спискомотсутствующих изданий. Формулируя следующий вопрос анкеты, мыхотели выяснить, каким ответственным лицом в исследуемых библиотекахутверждается акт проверки БФ.
90%(27 чел) респондентов считают, что акт проверки следует утверждать директору(руководителю) библиотеки. 80 % (24) опрошенных склоняются к варианту ответа19.1 «члены комиссии». 17 человек (57 %) отметили вариант ответа 19.2«председатель комиссии». 4 (13 %) респондента считают, что акт о проверке БФ утверждаетучредитель библиотеки. Результаты ответов представлены в диаграмме (рис. 7)
/>
Рис.7
Полученныев ходе анализа результаты натолкнули нас на мысль о том, что данный вопросанкеты был прочитан (трактован) респондентами не правильно. К такому выводу мыпришли вследствие того, что, выше обозначенный вопрос анкеты является предпоследнимв исследование, поэтому, скорее всего у респондентов произошло рассеиваниевнимания. Так как в формулировке вопроса четко написано «по результатампроверки акт утверждается….?» Ни слова не сказано о подписание илисогласование. В соответствии с регламентом утверждение акта о проверке БФпроисходит так: акт подписывается всеми членами комиссиии председателем. Результаты проверки, зафиксированные в акте, рассматриваютсякомиссией по сохранности или другим коллегиальным органом по фондам. Наосновании решения Акт о списании передается на утверждение. Акт проверки фондаутверждает исключительно руководитель библиотеки, а не учредитель или какая-либодругая вышестоящая инстанция. При анализе результатов, нами как организаторамданного исследования, было отрадно видеть, что большинство респондентов выбралоправильный вариант ответа. Однако путем нехитрых подсчетов мы выяснили, чтоодин респондент, отвечая на данный вопрос анкеты, в среднем выбирал от 2х до 3хвариантов ответов, а это говорит о том, что опрошенный нами работникбиблиотеки, скорее всего не понял всей сути вопроса и действовал наугад.
Последнийвопрос анкеты был ориентирован на то, чтобы выяснить какие меры в исследуемыхбиблиотеках принимаются по результат проверки библиотечного фонда.
Изответов респондентов можно сделать вывод, что в 12 (80 %) исследуемыхбиблиотеках наших респондентов по окончанию проверки БФ большой процент вниманияуделяют организации «мер по повышению уровня сохранности библиотечного фонда».В частности этому способствует перестановка книжных фондов, ограничения доступапользователей к определенным книжным изданиям. Ни один из анкетируемыхработников библиотек не остановился на таком варианте ответа, как «изменение температурногорежима». Известно, что такие меры защиты безопасности библиотечного фонда могутпозволить только крупные библиотеки, т.к. для этого требуется специальное техническоеоборудование. Температурно-влажностный режим (ТВР) регулируют с помощью системкондиционирования воздуха или отопительно-вентиляционных систем. Регулированиережима хранения производят на основании показаний термогигрометров. Стандартом7.50 — 2002 «Консервация документов. Общие требования» установлены следующиенормативы хранения документов: температура воздуха – (18±2) С, относительнаявлажность – (55±5)%. Увеличение или уменьшение температуры воздуха на 10градусов вдвое (!) ускоряет процессы старения документов. Говорить при этом отом, что центральные районные библиотеки должны и способны регулировать ТВР, поменьшей мере, смешно, т. к. зачастую к одной отопительной системе вместе сбиблиотекой бывает подключено несколько жилых и офисных помещений.
В7 (47%) библиотеках из 15 исследуемых по окончанию процесса проверки БФ принимаютадминистративные меры: наказания и перестановка кадров. Приводят ли такие мерык какому-нибудь положительному результату нам пока не известно. При анализе ответовреспондентов удалось выяснить, что только в 4 (27%) библиотеках по окончаниюконтрольно-учетных мероприятий, связанных с сохранностью БФ проводятпросветительско-разъяснительную работу среди пользователей по вопросамбережного отношения к книге. Такой показатель говорит и о том, что система компенсационныхвозмещений ущерба, существующая в библиотеках и направленная на неблагонадежныхпользователей, скорее всего, функционирует в полной мере.
Библиотекаимеет право определять в соответствии с правилами пользования ею виды и размерыкомпенсаций ущерба, нанесенного пользователями. Однако нельзя забывать, что этиправила должны быть согласованы с учредителем библиотеки. Важно также знать,что возмещение десятикратной стоимости поврежденной, похищенной книги илидругого имущества – это не возмещение ущерба, а штраф. Штрафы налагаюткомпетентные органы в соответствии с административными и уголовнымзаконодательством. Сложной проблемой для библиотеки является взысканиенанесенного ей ущерба. Задача упрощается, если пользователь сам готов еговозместить. Если нет такой готовности, библиотека может действовать толькочерез суд. Это сложно, но возможно.
1 (3 %) респондентпосчитал нужным рассказать, что у них в библиотеках, по окончаниюконтрольно-учетных мероприятий осуществляется частичное возмещение недостачи,выявленной в ходе организуемой проверки. Задаваясь вопросом — правомерно литакое решение руководства по отношению к работникам библиотек, мы, как организаторыданного исследования, обратились к Инструкции об учете БФ (1998), и выясниличто, в соответствии с пунктом 12.4 выше названной Инструкции «работникбиблиотеки, ответственный за вверенный ему фонд, возмещает причиненныйбиблиотеке ущерб, выявленный в результате проверки в сумме, не превышающей егосреднемесячного заработка (ст. 241 Трудового кодекса Российской Федерации). Наосновании настоящей Инструкции величина допустимого норматива списаниядокументов библиотечного фонда по неустановленным причинам (недостача)определяется библиотекой по согласованию с учредителем. В случае превышенияустановленного норматива принимаются меры к возмещению ущерба». Было ли в нашемслучае превышение норматива списания документов библиотечного фонда неизвестно.Однако, следует помнить о том, что Инструкция о БФ носит рекомендательныйхарактер, и если в библиотеке не утверждены данные требования, то и действияруководства, направленные на возмещение недостачи, выявленной в ходе проверки,могут быть не правомерны.
Таким образом,исследование, проведенное среди сотрудников муниципальных библиотек, помогловыявить уровень организации контроля библиотечного фонда, и обозначитьпроблемы, возникающие у респондентов при осуществлении профессиональнойдеятельности.
Контроль — это процесс,обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения иразрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, иможет также использоваться для стимулирования успешной деятельности. Функцияконтроля при управлении БФ заключается в своевременной, хорошо организованной,проверке библиотечных фондов. Осуществляя анализ ответов, полученных в ходе исследования,мы склоняемся к мнению, что пока уровень организации проверки БФ оставляетжелать лучшего. Не всегда исполняются сроки проведения проверки, сотрудникиотделов по работе с фондами в недостаточном объеме знают нормативно-правовуюдокументацию, регламентирующую процесс проведения проверки БФ, способы и методысохранности БФ осуществляются не в такой мере как нам бы хотелось. Таким образом,мы склоняемся к мнению, что существует еще немало задач, которые оказываютвлияние на организацию контроля библиотечных фондов муниципальных библиотек итребуют своевременных решений.
Заключение
Учети контроль представляют собой элементы обратной связи в системе управления. Сих помощью отражаются объективные процессы, происходящие в управляемойподсистеме, дается оперативная информация о ее состоянии. Они реализуются накаждом уровне — как при управлении формированием фонда в целом, так и приуправлении отдельными процессами и операциями его изучения, использования, развитияи сохранения.
Учетпредусматривает получение, обработку, анализ и систематизацию какколичественных, так и качественных данных, прежде всего показателей работыбиблиотеки, и должен служить средством совершенствования содержания иорганизации библиотечного труда. Он должен быть комплексным и повседневным, каксам труд, и рассматриваться аппаратом управления библиотеки как органическаячасть производственной деятельности. Без всеобъемлющего и точного учета дающегополную и объективную информацию о действительном состояния дел в библиотеке,фонде, нельзя принять правильное решение. Хорошо налаженный учет позволяетвыработать эффективные решения следить за их выполнением, выявлять основныетенденции развития библиотечного фонда и использовать опыт и данные прошлыхлет.
Совершенствованиеучета библиотечных фондов — комплексная проблема, решение которой требуетприменения организационных и технологических методов.
Такимобразом, на основании анализа действующих нормативно-правовых актов,регламентирующих учет документов в библиотеках, статей из профессиональнойпериодики, научных трудов и исследований российских библиотековедов, сталоясно, что необходимо осуществлять создание разноуровневой системы нормативнойбазы, регламентирующей организацию учета библиотечных фондов, права,обязанности и ответственность учредителей и руководителей библиотек — фондодержателей всех уровней и форм собственности за формирование, организацию,хранение, сохранность, использование документов всех видов.
Следуетдобиться такого положения, чтобы учет библиотечного фонда был оперативным,надежным, полным, точным и постоянным.
Контрользаключается в осуществлении систематического наблюдения и проверки всех сторондеятельности библиотеки при организации БФ, в принятии мер для устранениявыявленных отклонений от установленных требований. Он состоит в проверкесоответствия технологического процесса работы ранее установленным иутвержденным плановым заданиям, нормам, нормативным правилам, инструкциям иорганизационным решениям. Контроль является завершающей функцией управления.Суть контроля в том, чтобы систематически выявлять фактическое состояние делаво всех звеньях, измерять глубоко и скрупулезно отдельные виды деятельности ивсю ее систему, искать способы предупреждения и устранения недостатков,осуществлять процессом непрерывного совершенствования работы.
Контрольза состоянием и использованием фонда как принцип объективно необходим для всейсистемы управления библиотечного фонда. Он не только завершает весь процессуправления БФ, но и дает начало новым управленческим решениям. Результатомконтроля должно быть совершенствование системы управления БФ, корректировок плана,улучшение расстановки кадров, изменение форм отчетности.
Необходимосказать о том, что контроль как инструмент управления — это мощное средствоподдержки лучшего инновационного опыта и вместе с тем решительного преодолениявсего ненужного, отсталого, мешающего движению вперед
Контрольдолжен быть построен так, чтобы обеспечивать обратную связь, то есть даватьнеобходимую информацию о ходе и результатах работы, которая позволяла быаппарату и сотрудникам сознательно управлять технологическими процессами.
Такимобразом, ближайшее будущее учета и контроля библиотечных фондов связано ссозданием комплексной автоматизированной информационной системы, которая охватываетвсе участи учета, обеспечивает взаимосвязь всех отделов, участвующих в процессеобработки и учета, а также контроль за каждый документом, поступившим вбиблиотеку.
По результатамприкладного исследования, в целях успешной организации учета и контролябиблиотечных фондов муниципальных библиотек Кировской области, намипредлагаются следующие рекомендации:
1. Совершенствоватьсистему нормативно-правового обеспечения учета и проверки библиотечных фондов,путем создания дополнительных инструктивно-методических материалов вбиблиотеках районного и сельского уровня;
2. Сформировать системуоповещения сотрудников библиотек о существующей нормативно-правовойдокументации по организации учета и проверки БФ и введенных изменениях идополнениях в действующее федеральное, региональное библиотечноезаконодательство;
3. Изыскать возможностиперехода на автоматизированные технологии (технология штрих — кодирования),обеспечивающие интеграцию видов учета и усовершенствование процессоворганизации проверки БФ, с целью экономии времени и трудовых затрат;
4. Разработать и наделитьюридической силой систему компенсационных возмещений ущерба, нанесенного повине пользователей библиотеки.
5. Организовать циклметодических мероприятий, посвященных технологическим операциям и процессамучета и контроля БФ, с целью улучшения профессиональных навыковспециалистов-практиков.
Списокиспользованных источников
1. Обиблиотечном деле: федер. закон от 29 декабря 1994 г. N 78// Рос. газ. – 1995. – 15 янв. – С. 11–17
2. Овнесении изменений в Федеральный закон «О библиотечном деле »: федер. закон от3 июня 2010 г. № 119 // Библиотека и закон: юрид. журн. – справ. – М., 2010. –Вып. 1. – С. 325 – 326.
3. Обиспользовании механизма ускоренной амортизации и переоценке основных фондов:постановление Правительства Рос. Федерации от 19 авг. 1994 г. № 967 // Собр.законодательства Рос. Федерации. – 1994. – № 31 – Ст. 2093.
4. Оформировании государственной политики в области сохранения библиотечных фондовкак части культурного наследия и информационного ресурса страны: приказ М — вакультуры Рос. Федерации от 22 июня 1998 г. № 341 // Рос. газ. – 1998. – 12 авг.– С. 7–16.
5. Обинвентаризации библиотечных фондов: письмо М — ва финансов Рос. Федерации от 4ноября 1998 г. N 16-00-16-198 // Рос. газ. – 1998. – 12 дек. – С.5
6. ГОСТ7.76-96. Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация.Термины и определения. — Введ. 01.01.1998 // Стандарты по библиотечному делу:сборник / сост.: Т. В. Захарчук [и др.]. – СПб.: Профессия, 2000. – С. 411–462.
7. ГОСТ7. 20-2000. Библиотечная статистика. — Введ. 01. 01. 2002 // Стандарты побиблиотечному делу: сборник / сост.: Т. В. Захарчук [и др.]. – СПб.: Профессия,2000. – С. 501–523.
8. ГОСТ7.50-2002. Консервация документов. – Введ. 01.01.2003 // Стандарты побиблиотечному делу: сборник / сост.: Т. В. Захарчук, О. М. Зусьман. – СПб.:Профессия, 2005. – С. 421 – 456.
9. Инструкцияоб учете библиотечного фонда // Библиотека и закон: юрид. журн. –справ. – М., 1998. – Вып. 5. – С. 242 – 246.
10. Инструкцияоб учете библиотечных фондов: проект РГБ // Библиотека: юрид. журн. – справ. –М., 2006. – Вып. 7. – С. 249-261.
11. Межотраслевыенормы времени на работы, выполняемые в библиотеках: утв. М-вом труда и социал.развития Рос. Федерации от 03.02.97 г. // Собр. законодательства Рос.Федерации. – 1997. – № 15. – Ст. 3156
12. Общероссийскийклассификатор основных фондов ( ОК 013-94): утв. постановлением гос. стандартаРос. Федерации от 26.12.1994 N 359 // Собр. законодательстваРос. Федерации. – 1995. –№ 51. –С. 1880.
13. Антопольский,А. Б. Концепция управления деятельностью по формированию, использованию,ведению и защите государственных информационных ресурсов / А. Б. Антопольский// Информ. ресурсы России. – 1999. – № 1. – С. 4-10.
14. Библиотечнаяэнциклопедия / сост. Е.И.Ратникова; гл. ред.: Ю.А. Гриханов, Л.Н.Уланова. – М.: Пашков дом, 2007. – 1300 с.: ил.
15. Библиотекарюо консервации документов: учеб.- метод. пособие / Рос. нац. б-ка; сост.: С.А.Добрусина, Е.С. Чернина, З.П. Дворяшина. – СПб., 2004. — 44 c.
16. Библиотечныефонды в контексте современного библиотековедения: сб. науч. тр. / Рос. нац.б-ка; сост.: Н.В. Могилевер [и др.]. – СПб., 1995. – 204 с.
17. Библиотечныефонды МУ ЦБС г. Ижевска: формирование, использование, сохранность: метод.пособие / Ижев. центральная б-ка; сост. О. В. Володина. – Ижевск, 2002. – 27с.
18. Библиотечныефонды ЦБС: док. и материалы по проблемам управления библ. фондами ЦБС: вып. 6/ Твер. обл. универс. науч. б-ка им. А. М. Горького; сост. А.С. Бахтурина. –Вып. 6. –Тверь, 2006. – 65 с.
19. Васильченко,Н.П. Библиотечные фонды: проблема терминологии / Н. П. Васильченко // Науч. и техн.б-ки. – 1999. – № 8. – С. 15-19.
20. Васильченко,Н.П. Методы управления библиотечным фондом / Н.П. Васильченко // Науч. и техн.б-ки. – 1988. – № 9. – С. 17-19.
21. Васильченко,Н.П. Основной инструмент управления фондом: комплектование фондов / Н.П.Васильченко // Библиотека. – 1999. – №2. – С. 12-13.
22. Васильченко,Н.П. Управление библиотечными фондами: вопросы терминологии / Н.П. Васильченко// Науч. и техн. б-ки. – 1987. – № 5. – С. 8-13.
23. Васильченко,Н.П. Формирование библиотечного фонда / Н.П. Васильченко // Науч. и техн. б-ки.– 1996. – № 5. – С. 22-28.
24. Вятскийкрай: события библиот. жизни – 2009 г. / Киров. ордена Почета гос. универс. б-каим. А.И. Герцена; сост. Н.Н. Ярославцева. – Киров, 2010. – 156 с.
25. Вопросыуправления формированием библиотечных фондов: сб. ст. / Рос. нац. б-ка; сост.В.В. Шилов; ред.: Н.О. Тихонова, С.А. Давыдова. – СПб., 2003. – 120 с.
26. Воронько,К… Библиотечные фонды: учеб. пособие / К. Л. Воронько. – М.:Кн. палата, 1992. — 197 с.
27. Герасимова,Л.Н. Автоматизация процессов формирования библиотечного фонда: учеб. пособие /Л. Н. Герасимова; Моск. гос. ин-т культуры. — М.: МГИК, 1988. – 83 с.
28. Григорьев,Ю.В. Как провести проверку библиотечного фонда / Ю.В. Григорьев // Крас.библиотекарь. – 1949. – № 7. – С. 22-26.
29. Григорьев,Ю.В. Проверка библиотечных фондов и каталогов: метод. пособие / Ю.В. Григорьев; Гос. науч. б-ка. – М., 1948. – 24 с.
30. Деева,А.С. Хранение и использование фондов ГПНТБ России / А.С. Деева, И. А. Скорикова// Науч. и техн. б-ки. – 1995. – № 12. – С. 24-30.
31. Довгаль,Ю.В. Использование книжных фондов в публичных библиотеках г. Севастополя / Ю.В.Довгаль // Библиотековедение. – 2001. –№ 4. –С. 51-58.
32. Долгощелова,Т.И. Проверка фонда библиотеки / Т. И. Долгощелова. – М.: Чистые пруды, 2007.– 30 с.
33. Дригайло,В.Г. Технология работы библиотеки: науч.-практ. пособие / В. Г. Дригайло. – М.:Либерея-Бибинформ, 2009. – 544 с.
34. Жолобов,Ю.В. Формула управления: практ. рекомендации / Ю.В. Жолобов. –М.: Либерея-Бибинформ, 2006. – 168 с.
35. Итогиработы муниципальных общедоступных библиотек Кировской области в 2007 г. / Киров.ордена Почета гос. универс. б-ка им. А.И. Герцена; сост. В.А. Позднеев. – Киров,2008. – 164 с.
36. Итогиработы муниципальных общедоступных библиотек Кировской области в 2008 г. / Киров.ордена Почета гос. универс. б-ка им. А.И. Герцена; сост. В.А. Позднеев. –Киров, 2009. – 173 с.
37. Карташов,Н.С. Анализдеятельности библиотек – важнейшая функцияуправления / Н.С. Карташов // Управление библиотекой: новые идеи и практическиерешения: сб. ст. – М., 1995. –С. 75-89.
38. Карташов,Н.С. Основныенаправления и объекты анализа системы библиотечного управления / Н. С. Карташов// Науч. и техн. б-ки. – 2002. – № 7. –С. 9-15.
39. Карташов,Н.С. Региональное библиотечное прогнозирование: сущность, задачи, рекомендации/ Н.С. Карташов // Науч. и техн. б-ки. –2004. –№ 3. –С. 24-37.
40. Коваленко,Н.И. Обновление фонда. Методы оценки и расчета / Н. И. Коваленко // Науч. итехн. б-ки. – 2002. – № 3. – С. 78-58.
41. Комов,В.В. Управление библиотечным фондом: функции, структура, методы / В.В. Комов;Моск. гос. ин-т культуры. – М.: МГИК, 987. – 16 с.
42. Крючкова,Е. Технологическое сопровождение как форма управления библиотекой / Е. Крючкова// Библиотековедение. – № 7-12. – 1999. – С. 50-57.
43. Кузьмин,Е.И. Сохранение библиотечных фондов – задача государственная / Е. И. Кузьмин //Библиотековедение. – 2001. – № 2. – С. 11-16
44. Маркова,А.А. Планирование и отчетность в НТБ. Нормообоснование планов работы / А.А.Маркова // Науч. и техн. б-ки. – 1997. –№ 3. –С. 15-24.
45. Маркина,А.В. Моделирование фонда как способ управления комплектованием / А.В. Маркина// Библиотека. – 1997. – № 1. – С. 20–21.
46. Менеджментсохранности библиотечных фондов: учеб. программа / сост. А.М. Суслова. –М.: Акад. переподготовки работников искусства, культуры и туризма, 2004. – 14с.
47. Мешкова,Л… Новые технологии в учете библиотечного фонда / Л.Л. Мешкова // Университет.кн. – 2001. – № 7. – С. 16-19.
48. Митрофанова,С.В. Библиотечные фонды в составе основных средств: проблемы совместимости документов,регламентирующих учет / С.В. Митрофанова // Правовые аспекты деятельностибиблиотек: сб. науч. тр. – М., Либерея–Бибиформ, 2002. – С. 130-135.
49. Митрофанова,С.В. Единицы учета фонда – объект стандартизации ГОСТ 7.20 – 2000. СИБИД. Библиотечнаястатистика / С. В. Митрофанова // Библиотечное дело – XXI век: науч.- практ.сб. – М., 2002. – Вып. 3. – С. 84-90.
50. Митрофанова,С.В. Учет библиотечных фондов – 2005: практ. пособие / С. В. Митрофанова. –М.: Профессия, 2005. – 275 с.
51. Моделированиебиблиотечных фондов: сб. науч. тр. / редкол.: Н.С.Карташов [и др.]. – М.: Просвещение,1983. –160 с.
52. Научныеосновы управления формированием библиотечных фондов: сб. науч. тр. /сост. Д.В. Евсеев; науч. ред. Н… Ефимова. – Л.: Лениздат, 1985. – 162 с.
53. Низовой,Н.А. О единице учета библиотечных фондов / Н. А. Низовой // Библиотека. –1998. –№ 11. –С. 7-16.
54. Организацияучета в централизованных библиотечных системах: метод. рекомендации / Башк.респ. б-ка им. Н. К. Крупской; сост. Д. Сабитова. – Уфа, 1980. – 28 с.
55. Павлова,Л.П.Проблемы формирования фондов в диссертационных исследованиях ГПНТБ СО РАН / Л.П. Павлова // Науч. и техн. б-ки. – 2003. – № 4. – С. 14-18.
56. Павлова,О.А. Статистическое прогнозирование в управлении формированием библиотечныхфондов: автореф. дис.… канд. пед. наук: 13.00.03 / Павлова О.А.; Гос. публ.б-ка им. М.Е. Салтыкова-Щедрина. – Л.,1983. – 16 с.
57. Петрова,С.В. Основные факторы сохранности библиотечного фонда / С. В. Петрова // Науч.и техн. б-ки. – 2003. – № 4. – С. 28-36.
58. Петрова,Т.А. Библиотечный фонд: учеб.- метод. пособие / Т.А. Петрова. – М.: Либерея –Бибиформ, 2007. – 192 с.
59. Пилко,И.С. Основы библиотечной технологии: учеб. — метод. пособие / И. С. Пилко. – М.: Профессия, 2003. – 176 с.
60. Пилко,И.С. Формирование библиотечного фонда: о терминологии и технологии / И.С. Пилко// Науч. и техн. б-ки. – 1997. – № 10. – С. 16-25.
61. Порядокпроверки библиотечного фонда: метод. рекомендации / Гос. б-каАрмян. ССР им. А.Ф. Мясникяна; науч.- метод. отд. библиотековедения; сост. А.С.Амирян. – Ереван, 1989. – 23 с.
62. Савкина,Н. М Документный фонд Пензенской областной библиотеки: проблемы формирования,сохранения и раскрытия [Электронный ресурс] / Н. М. Савкина; Рос. библиотеч.ассоциация // Библиотеч. фонды: проблемы и решения. –Электрон. жур. –препринт. – 2004. –№ 6. –
Соболенко,Н.П. Учет документного фонда библиотеки: учеб. практ. пособие /Н.П. Соболенко. – М.: Литера, 2008. – 326 с.
63. Справочникбиблиотекаря / науч. ред.: А.Н. Ванеев, В.А. Минкина. –3-е изд., испр. и доп. – СПб.: Профессия,2000. –412 с.
64. Столяров,Ю.Н. Библиотечный фонд: учебник / Ю.Н. Столяров. –М.: Кн. палата, 1991. – 270 с.
65. Столяров,Ю.Н. Защита библиотечного фонда: учеб. пособие / Ю.Н. Столяров. – М.:Фаир-Пресс, 2006. – 501 с.
66. Столяров,Ю.Н. Сто лет библиотечного фондоведения / Ю.Н. Столяров // Науч.и техн. б-ки. – 2001. –№ 6. –С. 16-49.
67. Столяров,Ю.Н. Эволюция библиотечного фондоведения: монография / Ю. Н. Столяров, Н.Н.Кушнаренко, А.А. Соляник; под ред. Ю.Н. Столярова. – М.: ФАИР-ПРЕСС, 2007. – 687 с.
68. Сохранностьбиблиотечных фондов: метод. материалы / сост. Н.Н. Ткачева.– М.: Профиздат, 1990. – 59 с.
69. Сохранностьбиблиотечных фондов: сб. материалов науч. б-к / Гос. б-ка СССР им. В.И.Ленина; сост. Н.Н. Бессонова. – М., 1984. –31 с.
70. Теорияи технология формирования библиотечного фонда: учеб. программа / сост. Ю.А.Гриханов. – М.: Акад. переподготовки работников искусства, культуры и туризма,2004. – 21 с.
71. Терешин,В.И. Библиотечный фонд: учеб. пособие / В.И. Терешин. – М.: Профиздат, 2000. –176 с.
72. Терминологическийсловарь по библиотечному делу и смежным отраслям знания / сост. З.Г. Высоцкая;отв. ред.: В.А. Врубель, А.Б. Маслов. – М.: Росс. акад. наук, 1995. – 268 с.
73. Уварова,Т. Статистика знает все: для чего она нужна? // Независимый библ. адвокат. –2004. – № 2. – С. 14-22.
74. Управлениебиблиотекой: учеб. — практ. пособие / сост.: С.А. Аверьянов, А.Н. Ванеев, В.Г.Горев. – СПб.: Профессия, 2002. –302 с.
75. Управлениебиблиотечными фондами Вышневолоцкой ЦБС: опыт работы Тверской областнойуниверсальной научной библиотеки им. А.М. Горький / Твер. обл. универс. науч.б-ка им. А.М. Горького; сост. А.В. Вахрина. –Тверь, 2006. – 26 с.
76. Учетбиблиотечных фондов: норматив. — правовое и методич. обеспечение: сб.материалов / сост. С.В. Митрофанова. – М.: Пашков дом, 2001. – 196 с.
77. Федорова,Л.И. Применение ЭВМ в информационно – библиотечных технологиях / Л.И. Федорова// Библиотека. – 2005. – № 4. – С. 36-38.
78. ФондыЦБС: сб. док. и материалов / Перм. обл. универс. б-ка им. А.М. Горького; сост.Н.Ф. Филиппова. – Пермь, 2000. – 60 с.
79. Формированиеи использование библиотечных фондов: сб. науч. тр. / Рос. гос. б-ка. отд. орг.и функционирования библ. систем; редкол.: Ю.А. Гриханов. [и др]. – М., 1996. –95 с.
80. Формированиеи использование библиотечных фондов: сб. науч. тр. / Рос. гос. б-ка; сост. Н.З.Стародубова. – М., 1996. – 95 с.
81. Формированиеи использование фондов научных библиотек: сб. науч. тр. / Новосиб. гос. публ. науч.- техн. б-ка; сост. Т.А. Лихачева. – Новосибирск, 1990. – 182 с.
82. Чернов,Д.С. Учет активов. Библиотечный фонд также необходимо учитывать // Бухгалтер.учет и налоги. – 2008. – № 4. – С. 42-50.
83. Чиркова,Э.Т. Учет. Все ли гладко? / Э.Т. Чиркова // Библиотека. – 2005. – № 1. – С.33-34.
84. Шилов,В.В. Об учете библиотечных фондов / В.В. Шилов// Науч. и техн. б-ки. – 2008. – № 5. – С. 39-55.
85. Шилов,В.В. Учет и переоценка библиотечных фондов. Нормирование недостачи: ответы написьма читателей / В.В. Шилов // Б-ка и закон: юрид. журн. справ. –М., 2000. – Вып. 1. –С. 198-213.
86. Штукатурова,Н.М. Организационно-технические условия применения межотраслевых норм / Н. М.Штукатурова // Библиотека. – 2008. –№ 1. – С. 12-20.
87. Щербачева,Н.А. Нормативная база сохранения библиотечных фондов Российской Федерации / Н.А.Щербачева // Б-ка и закон: юрид. журн. справ.– М., 2001. – Вып. 11. – С. 311-315.