Автоматизированные системы контроля за исполнением

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВНИЮ
ФИЛИАЛ ГОУ ВПО «ИГУ» В Г. БРАТСКЕ
Кафедра общегуманитарных дисциплин
Курсовая работа
По дисциплине: Организация и технология ДОУ
Тема: АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ
ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ
Братск 2007

ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
1 Автоматизированныесистемы
1.1 АСКИД
1.2CompanyMedia
1.3 БОСС-Референт
1.4 OptimaWorkflow
1.5 Documentum
1.6 LanDocs
1.7 ДЕЛО
1.8 АС-Архив
1.9 Гран-Док
1.9.1 Гран-Док – Lite
1.9.2 Гран-Док — сетеваяверсия
1.9.3 Гран-Док — корпоративная версия
1.10ЕВФРАТ-Документооборот v.12
1.10.1 Организация работыв системе
1.10.2 Модули системы
1.11 PayDox
1.12 ESCOM.DOC v.1.5
2Сравнительная характеристика основных автоматизированных систем контроля заисполнением
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
ЛИТЕРАТУРА
ПРИЛОЖЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ
Как показывает практика,на сегодняшний день существует огромное количество организаций как малого исреднего бизнеса, так и больших предприятий, имеющих немалое число филиалов,где документационное обеспечение уп­равления совершенно не развито илииспользуется в луч­шем случае только наполовину.
Между тем,  работа сдокументацией была и остаётся одним из главных бизнес-процессов на любомпредприятии и в любом офисе. И орга­низация такой работы является важной частьюпроцессов управления, существенно влияющих на оперативность и качествопринимаемых ре­шений. Как повысить эффективность работы с документами? Как уско­ритьи поставить на контроль процессы выполнения поручений по до­кументам, процедурысогласования документов, процессы информиро­вания и ознакомления сотрудников сдокументами? Как выстроить еди­ное информационное пространство для организаций,имеющих филиа­лы, дочерние предприятия, представительства
Совершенно очевидно, чтов век новейших информационных техноло­гий традиционная схема управлениядокументооборотом уже не справля­ется с теми объемами работы, которыесуществуют в данное время.
В любой, даже самой дис­циплинированной,организации при ведении классического бу­мажного делопроизводства, как правило,через некоторое вре­мя начинают возникать пробле­мы. В качестве примера можнопривести всем известные и оче­видные ситуации: потеря посту­пивших документов,неотправ­ленные по забывчивости либо дублирующие друг друга отп­равленные документы,отсут­ствие на договоре, подписан­ным руководителем и привед­шего кзначительным убыткам, виз ответственного исполните­ля, согласующих лиц и т.д.Все это приводит к путанице и не­разберихе, как следствие — к невозможностирешения управ­ленческих задач.
Существенный путь решения- автоматизация делопроизво­дства и документооборота ком­пании путем внедренияполно­ценной информационной систе­мы документационного обеспе­чения управления.
Сегодня интерес к рынкупрограммного обеспечения для авто­матизации работы с документами неуклоннорастет. Использование сети Internet позволяет автоматизировать процесс документооборота, сократить времяобработки, улучшить поиск данных, обеспечить контроль исполнения. Новыетехнологии в этой области предоставляют полную аналитическую информацию и сни­жаютвероятность всевозможных ошибок.
Цель данного исследования– изучить программное обеспечение, предназначенное для автоматизации процессовделопроизводства.
Объект исследования –автоматизированные системы, осуществляющие контроль за исполнением документов,а также системы, включающие в себя эту функцию.
Приступая к работе надкурсовым проектом, мы полагали, что:
-    предлагаемыепрограммные продукты соответствуют современным требованиям к ведениюделопроизводства;
-    отечественныеразработки более удовлетворяют исторически сложившейся специфике российскогоделопроизводства, чем зарубежные аналоги программного обеспечения.
Задачи исследования:анализ учебной литературы, периодических изданий по проблеме автоматизацииделопроизводства.
В выборочную совокупностьвошли журналы «Делопроизводство» и «Секретарское дело», а также были изученыучебники для высших учебных заведений и учреждений начального ипрофессионального образования.
Курсовая работа по теме«Автоматизированные системы контроля за исполнением» общим количеством страниц46, приложений – 2 на шести страницах, рисунков – 2, таблиц -1, объем спискаисточников и литературы – 31.

1.        АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕСИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ
Рынок систем уп­равлениядокументооборотом в нашей стране представлен программными решениями, какроссийских разработчиков на базе приложений иностранных компаний и на базесобственных разработок, так и несколькими иностранными производителя­ми.Отечественный софт луч­шим образом учитывает специ­фику российского документо­оборота,нежели программное обеспечение иностранных про­изводителей, и дело здесь не впатриотизме, а в несколько дру­гих принципах построения за­падногодокументооборота, а так же в многообразии сущест­вующих стандартов в различныхстранах [4].
Автоматизация документо­оборотапредприятия позволяет повысить исполнительскую дис­циплину, что осуществляетсяза счет улучшения контроля испол­нения поручений по документам. Эффективнаясистема уведом­лений и напоминаний заранее предупреждает всех должност­ных лицо приближении сроков исполнения распоряжений. При помощи формирования сводныхотчетов и журналов легко соста­вить полную картину работы, как отдельных сотрудников,так и предприятия в целом.
Сэкономить время удаетсяна всех этапах деятельности сот­рудников за счет использования интеллектуальныхтехнологий работы с документами. Автома­тическая генерация номера, подстановкатекущей даты, ис­пользование справочников и словарей позволяет уменьшить времярегистрации и избежать ошибок, связанных с заполнени­ем реквизитов документов.Средствами системы осущес­твляется мгновенный поиск до­кументов, вместе совсеми вло­жениями и связками, и поруче­ний по их содержанию и любой комбинацииреквизитов, с зада­нием списка или диапазона зна­чений, логических условий. Воз­можноформирование индиви­дуальных маршрутов прохожде­ния документов.
Хранение документов любыхформатов, наличие удаленного доступа к системе с компьюте­ра, подключенного ксети Internet. Архивное хранение доку­ментовпозволяет организовать Единое информационное прост­ранство предприятия, поэтомупользователи системы получают максимально полную информа­цию по всемзапрашиваемым данным.
Документационное обес­печениеуправления охватывает три основ­ные задачи применительно к системамавтоматизации:
-    документирование(т.е. под­готовка, оформление, согла­сование и изготовление до­кументов);
-    организациядокументообо­рота  (обеспечение  движе­ния, поиска, хранения и ис­пользованиядокументов);
-    систематизация  архивного хранения (определение пра­вил хранения информации, ее поиска и использования для поддержки принятия ре­шений, секретность).
Автоматизированная система элект­ронного документооборота обя­зана, в частности, иметь следу­ющиехарактеристики:
-    после регистрацииинфор­мационного материала в ка­честве документа, его автор уже не имеетвозможности как-либо изменить или унич­тожить документ;
-    документуустанавливает­ся срок хранения, соответ­ствующий требованиям за­конодательстваи контро­лирующих организаций. Средства системы должны позволять «запрограмми­ровать»все встречающие­ся в отечественных норма­тивных актах варианты правилвычисления срока хранения (в течение задан­ного отрезка времени, доопределенного наступле­ния события, комбиниро­ванные, и т.д.);
-системадолжна защищать хранимые в ней документы от каких-либо изменений. Уничтожатьэлектронные до­кументы могут только специ­ально уполномоченными ли­ца — сотрудники служб ДОУ или IТ, в рамках плановой работы по экспертизе цен­ности иуничтожению доку­ментов с истекшими срока­ми хранения.
Рассмотрим подробнонекоторые автоматизированные системы, разработанные для решения задачделопроизводства.
1.1.     АСКИД(Автоматизированная система исполнения документов и поручений) 1.0, разработчик– компания БИНИКОМ
Программа контролируетисполнение документов в положенный срок. В АСКИД [16] организовано два журналадокументов, при добавлении нового документа существует возможностьавтоматического инкремента номера. Интерфейс выполнен с цветовымпредупреждением: просроченные документы выделяются красным цветом; документы сосроком, приближающимся к сроку исполнения, выделяются желтым цветом. Системавыполняет поиск документов по атрибутам: входящий/исходящий номер, отправитель,дата отправления/получения, тема. Исполненные документы автоматическипереносятся в раздел «исполненные».
АСКИД предоставляетпользователям следующие возможности:
Руководителям:
-    создавать(регистрировать) новые карточки документов,
-    создавать(регистрировать) новые поручения,
-    отправлятьсообщения о новых поручениях на электронный почтовый адрес исполнителей,
-    контролироватьсводное состояние текущих поручений по всем исполнителям и статистикуисполнительской дисциплины,
-    контролироватьход исполнения конкретных поручений по любому из исполнителей,
-    осуществлятьтекстовый обмен информацией с исполнителями по ходу выполнения поручений,
-    фиксировать фактвыполнения поручений (“закрывать” поручения),
-    осуществлятьпоиск поручений по различным критериям,
-    просматриватьархив выполненных и закрытых поручений,
-    выводить напечать, экспортировать в MSWord и MS Excel отдельное поручение,
-    выводить напечать, экспортировать в MSWord и MS Excel списки поручений по различнымкритериям,
-    просматриватьотчетно-аналитическую информацию о ходе выполнения поручений.
Исполнителям:
-    получать новыепоручения от руководства,
-    контролироватьсводное состояние своих текущих поручений,
-    осуществлятьтекстовый обмен информацией с руководством и соисполнителями по ходу выполненияпоручений, включая подтверждение получения нового поручения,
-    фиксировать факт выполненияпоручений (для ответственного исполнителя),
-    осуществлятьпоиск своих поручений по различным критериям,
-    просматриватьархив выполненных поручений,
-    выводить напечать, экспортировать в Word и Excel отдельное поручение,
-    выводить напечать, экспортировать в Word и Excel списки поручений по различным критериям.
Преимущества АСКИД:
1. Многоуровневая вертикальная система сквозногоконтроля: поручения могут выдаваться исполнителям на основе поручений полученныхот вышестоящего руководства (рис.1 прил.1).
2. Легкость внедрения: система проста в освоении и нетребует специального обучения пользователей. При развертывании АСКИД не требуетустановки программ на рабочих местах. На компьютере пользователя необходимтолько Internet Explorer.
3. Гибкость: для каждого руководителя, заместителяруководителя или менеджера могут быть определены свои виды документов и категориипоручений
4. Обмен информацией: система позволяет вестипереписку по вопросам, связанным с исполнением поручения, как между руководителеми исполнителями, так и исполнителям между собой с помощью встроенных инструментов(рис.2 прил.1).
1.2.     CompanyMedia, разработчик – компания АйТи
Система CompanyMedia [7, 15] состоит из нескольких программных продуктов, которые можноиспользо­вать независимо друг от друга. Система предназначена для веденияэлектронно­го документооборота, информационной поддержкиорганизационно-распорядительной и производ­ственно-хозяйственной деятельности.Она обеспечи­вает решение таких ключевых задач, как:
-    подготовкадокументов по личным и общим шаблонам, созданным пользователем, согла­сование ипередача документов на регистра­цию;
-    регистрация всехвидов документов компании, в том числе входящей и исходящей корреспон­денции, внутренних служебных документов, договоров,  организационно-распорядитель­ныхдокументов и документов произвольной формы, необходимой клиенту;
-    планирование,подготовка и проведение засе­даний, а также контроль исполнения принятыхрешений;
-    создание по всемвидам документов поруче­ний, резолюций и возможность регистрации ответов наних;
-    автоматическаядоставка электронных доку­ментов исполнителям;
-    постоянныйконтроль исполнения документов и резолюций, осуществление обратной связи междуинициатором задания и исполнителем;
-    подготовка договоров,согласование, визиро­вание, хранение их актуального реестра;
-    создание спискаштатных сотрудников, анкет и личных дел, комплексное управление персо­налом;
-    сканированиебольшого числа документов, создание и ведение электронных архивов до­кументов.
Система электронного документооборота CompanyMedia в целом позволяет наладить в органи­зации«сквозной» обмен документами (что означает возможность легко проследитьдвижение документов не только внутри одного подразделения, но и между филиаламиорганизации), обеспечивает глобальное их визирование, нормализует контрольисполнения документов и поручений руководства[1, 5].
CompanyMedia в основном предназначена для крупныхи средних государственных учреждений и коммерческих организаций. Вместе с тем,гибкая структура этого программного продукта, модульный принцип построения являютсявесьма привлекатель­ными и для небольших организаций.
Необходимо отметить, что CompanyMedia создавалась компанией «ИнтерТраст» встрогом соответствии с государственными стандар­тами в области делопроизводства[11, 15, 31]. При ее разработ­ке проводились консультации со специалистами Все­российскогоНИИ документоведения и архивного де­ла (ВНИИДАД).
CompanyMedia имеет четыре сертификата качест­ваГосстандарта РФ по системе МОЛСЕМ на системы «CompanyMedia-Делопроизводство», «CompanyMedia-Проекты», «CompanyMedia-Планирование», «CompanyMedia-Управление персоналом».
Преимущества организации электронного доку­ментооборотана основе CompanyMedia по сравне­нию с традиционнымдокументооборотом очевидны:
-    сотрудникипользуются едиными базами дан­ных, что позволяет быстро получать документ,созданный коллегами;
-    с помощью системыэлектронного документо­оборота удобно контролировать исполнение документа;
-    руководительвсегда знает, где сейчас находится его документ и кто его исполнитель;
-    система вовремясообщает о сроках исполне­ния документа/поручения, автоматически соз­даваядокумент-напоминание.
1.3.     БОСС-Референт,разработчик – компания АйТи
Система БОСС-Референт [22] разработана для автоматизацииуправленческого документооборота и делопроизводства [21]. Ее потребителямиявляются коммерческие компании, федеральные государственные унитарныепредприятия, государственные органы власти. Система имеет сертификат соответствияГСДОУ, а ее разработчик, компания «АйТи» имеет сертификат ГОСТ Р ИСО 9001,удостоверяющий систему «…менеджмента качества сертифицированной компанииприменительно к проектированию, разработке, производству и обслуживаниюпрограммных средств для обработки документов и решения организационно-экономическихзадач…» [4, С. 55]
Главными результатами внедрения системы являются:
-    повышениеуправляемости организации;
-    новый уровеньисполнительской дисциплины;
-    поддержкарегламентов внутрикорпоративного взаимодействия;
-    повышениескорости принятия решений;
-    создание условийдля обмена знаниями и информацией;
-    совершенствованиепроцессов, продуктов и услуг организации.
Преимущества системы БОСС-Референт [15]:
Система БОСС-Референт, построенная на платформе IBMLotus Domino/Notes, занимает лидирующие позиции на отечественном рынке благодаряряду достоинств, в числе которых:
-    средства созданияединого информационно-управленческого пространства для организаций любойсложности: распределенных, многоуровневых, функционально-проектных;
-    поддержка сложныхмаршрутов согласования документов;
-    развиваемостьрешения. Быстрая автоматизация бизнес-процессов благодаря наличию встроенныхпроцессов обработки документов, настраиваемых и модифицируемых с учетомспецифики заказчика;
-    надежная работа,высокие показатели производительности, удобство администрирования имасштабирования, Web-доступ;
-    наличие средствзащиты информации, возможность построения на базе БОСС-Референта системыюридически значимого электронного документооборота;
-    простота освоенияпользователями;
-    успешноеиспользование системы ведущими компаниями и организациями России.
1.4.     Optima Workflow, разработчик — компания Оптима
Система Optima Workflow [15]предназначена для управления процессами создания, обработки, ти­ражирования ихранения документов или иных ин­формационных объектов, а также для автоматиза­цииосновных процедур современного делопроиз­водства и организациидокументооборота. В сос­тав системы Optima Workflow входятпять програм­мных модулей, которые могут быть установлены на различныеклиентские станции или серверное оборудование в корпоративной сети, в зависимос­тиот методов организации процессов документо­оборота и создания рабочих местпользователей.
Внедрение подобной системы в организации обеспечиваетследующие возможности:
-    централизованное хранение  документов   в электронном виде;
-    формализациюпроцедур создания и обработ­ки документов;
-    наличиеcase-подобного графического редак­тора для описания процессов движения доку­ментови технологических операций на этапе работы с ними;
-    единые управлениеи контроль за движением документов в рамках бизнес-процессов.
Конт­роль за исполнением документа [1, 10, 14]реализован следующим образом: созда­ется специального вида документ — «документна контроле», который помещается на «доску объявлений». Исполнители могут нетолько оз­накомиться с содержанием поручения, но и непосредственно в документвнести сведения о ходе исполнения, отметить факт выполнения и т.д. Все этопроисходит в одном экземпляре документа, который не тиражируется и не рас­сылаетсяв адрес всех упомянутых в докумен­те контролеров, исполнителей и соисполните­лей.Уведомления рассылаются по электрон­ной почте MS Outlook/Exchange.
Система Optima Workflow содержитинструмен­ты задания маршрутов прохождения документов, аудита, отслеживания ихстатуса в процессе обра­ботки, настраиваемые на специфику организа­ции, и непредлагает каких-либо стандартных про­цедур.
Информации о наличии сертификата соответ­ствия ГСДОУнет.
1.5.     Documentum, разработчик – компания Documentum Servicies
Система Documentum [15] по функционалу и стоимости можно сравнить с базовым программнымобеспечением, таким как IBM ContentManager. Обе эти систе­мы обладают примерноравными возможностями и на базе каждой из них можно построить системуэлектронного документооборота.
Documentum обладает следующими возмож­ностями:
-    масштабируемостьи работа в территориально-распределенном режиме,  есть возмож­ность подключениямобильных пользователей;
-    уведомления ипоручения рассылаются с по­мощью механизма электронной почты;
-    поддержкамногоязычности через языковые пакеты.  Смысл в том, что заказчик устанавли­ваетодну версию программного обеспечения, но может применять раз­личные еелокализации. На пользовательском экране имеется выпадающее меню, в нем он можетвыбрать язык. Механизм поиска позво­ляет вести одновременный поиск в документахна разных языках. Русификация продукта реа­лизована совместно с компаниейПРОМТ;
-    сервисы генерацииаудиторского следа (т.е. наблюдения за действиями пользователей);
-    управлениепотоками работ (workflow), в том числе и с помощью средств графических ре­дакторов;
-    управлениемультимедиа-данными — извлече­ние информации из неструктурированных дан­ных,например, текста из изображения;
-    печать споддержкой цифровых водяных зна­ков и временных меток;
-    потоковый вводдокументов через сканер и распознавание.
Система разработана за рубежом, на российском рынкепредставлена с 2000 года и российских клиентов пока немного. Система Documentum является системой управления, асистема документооборота строится на ее основе под конкретного заказчика.Фактически из систем электронного документо­оборота Documentum является самой дорогой ориентированана очень крупные внедрения.

1.6.     LanDocs, разработчик – компания Ланит
Система LanDocs[15, 29] предназначена для автома­тизации процессов управления документами, до­кументооборотоми делопроизводством на предприятиях и в организациях различного про­филя имасштаба. Поставляется в двух вариантах: как законченная система (прог­раммноеобеспечение, документация, обучение пользователей) или как открытый к развитиюва­риант (базовый набор CASE-моделей,специали­зированная библиотека диалоговых элементов, CASE-технология адаптации и поддержки, обуче­ниепользователей, разработчиков и специалис­тов группы поддержки).
Основные параметры системы:
1)   ввод, регистрация, рассылка, отправка зада­ний,контроль;
2)   настройка на конкретные условия с помощьюмодификации CASE-модели.
Программный комплекс LanDocs позволяет реа­лизовать в автоматизированном режимеследую­щее множество операций по работе с документами:
1. Регистрацию входящих, внутренних и исходя­щихдокументов с использованием механизма регистрационных карточек. Система сохраня­етдокументы, созданные разнообразными приложениями в виде файлов текстов, таблиц,изображений, звука.
2. Рассылку документов, заданий, поручений как одномупользователю, так и по списку с по­мощью механизма электронной почты;
3. Хранение содержания документов  (файлов, созданныхвнешними приложениями в виде текстов, таблиц, изображений, звука).
4. Контроль за прохождением и исполнением до­кументови поручений. Система LanDocsобес­печивает контроль за исполнением документов и заданий исполнителями,предоставляет воз­можность отслеживать движение каждого до­кумента поисполнителям. Контроль версий до­кумента осуществляется с помощью механиз­маконтрольных карточек. Все данные о заре­гистрированных документах и ходе ихисполне­ния могут быть отпечатаны в виде отчетов.
5. Поиск документов с возможностью сохране­нияпоисковых запросов, просмотр и редакти­рование документов.
6. Поддержку нескольких версий одного доку­мента.
7. Сканирование бумажных документов и  рас­познаваниетекстов (OCR).
8. Интегрированный вызов офисных приложений дляпросмотра, редактирования и печати доку­ментов.
9. LanDocsсохраняет документы, созданные раз­личными приложениями в виде файлов — текс­тов,таблиц, изображений, звука.
10. При включенной функции безопасности (пос­тавляетсяотдельно) все действия заверяются с   использованием   электронной   цифровойподписи.
11. Организацию архивирования документов.
12. Регламентацию прав доступа пользователей кдокументам и функциям системы.
13. Возможность доступа к информации  через сеть Internet.
Каждому пользователю системы LanDocs пре­доставляется три почтовых ящика:   
-    входящий, вкоторый помещаются все изве­щения и задания, ему адресованные;
-    исходящий, вкотором содержится информа­ция об отправленных пользователем извеще­ниях изаданиях;
-    на контроле, вкотором содержится информа­ция о заданиях, по которым сотрудник являет­сяконтролером.
Следовательно, для работы в системе пользователь дол­женпереключаться между тремя ящиками, что не очень удобно.
Система LanDocsсоответствует стандарту ГСДОУ [4]. Компания Ланит  имеет сертификат ГОСТ Р ИСО9001.
1.7.     ДЕЛО, разработчик–  компания Электронные Офисные системы
Система «ДЕЛО» [4, 16] разработанная компанией«Электронные Офисные Системы» (ЭОС) – комплексное промышленное решение,обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведениеполностью электронного документооборота организации. Система эффективноиспользуется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенныххолдинговых или ведомственных структурах.
Первая версия системы «ДЕЛО» выпущена в 1996 году.Сегодня «ДЕЛО» используют более 1500 компаний, учреждений, организаций России истран СНГ, а общее число установленных рабочих мест около 120 000. Шесть субъектовФедерации реализуют программы автоматизации органов власти всех уровней на базесистемы «ДЕЛО».
«Сертификат Наивысшего Качества» ЦСЦР ГосстандартаРоссии, полученный системой «ДЕЛО», и многолетний опыт специалистов ЭОСгарантируют успешное внедрение системы и отсутствие проблем с ее дальнейшей эксплуатацией.
Преимущества системы:
Для руководителей различных уровней:
-    быстрый поискдокументов;
-    отслеживаниедвижения документа на всех этапах его жизненного цикла;
-    эффективныйконтроль и отчетность по исполнению резолюций;
-    сокращение сроковподготовки и согласования документов;
-    удобная работанад проектами документов;
-    получение сводныхотчетов и журналов;
-    возможностьделегирования полномочий.
-    Для сотрудниковканцелярий, секретариатов, для делопроизводителей:
-    быстрая и удобнаярегистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;
-    отслеживание ходаисполнения резолюций;
-    удобный и быстрыйпоиск по любым реквизитам регистрационной карточки (РК) как документов, так иих проектов;
-    журнал передачидокументов, внутренние и внешние реестры отправки;
-    формированиеотчетности.
Система «ДЕЛО», масштабируемая и гибкая в настройке,легко адаптируется к специфике документооборота в организациях любого размераот единиц до тысяч рабочих мест.  Обеспечивает необходимый уровень конфиденциальностиинформации и соответствие всем нормативным требованиям как российскогоделопроизводства, так и международных стандартов (ISO 15489 «Информация идокументация – Управление документами» и ISO/IEC 17799:2000 «Информационныетехнологии –  Практическое руководство по управлению информационнойбезопасностью»).  [11, 13]
Автоматизированная система «ДЕЛО»:
1. Обеспечивает защищенный электронный документооборотс использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) и специальных криптографическихсредств. Компания «Электронные Офисные Системы» обладает всеми необходимымисертификатами ФСБ для использования средств защиты информации в своихпродуктах.
2. Предоставляет возможности массового переводабумажных документов в электронный вид и помещения их в базу данных системы спомощью опции «Поточное сканирование».
3. Поддерживает полный цикл работы с проектамидокументов, в том числе их маршрутизацию и версионность.
4. Позволяет работать с документами как в локальнойсети, так и удаленно – через Интернет («ДЕЛО-WEB»).
5. Имеет открытую архитектуру и предоставляетвозможность интеграции с другими программными средствами как компании ЭОС, таки других производителей программных продуктов.
Система «ДЕЛО» – тиражируемый «коробочный»продукт. Она без каких-либо заказных доработок решает задачи автоматизацииделопроизводства и электронного документооборота большинства организаций. Спомощью гибкой системы справочников легко может быть установлена и настроенаспециалистами заказчика.
1.8 Система автоматизации делопроизводства на базе«АС-Архив»,
разработчик – компания «АС»
  Система предназначена для автоматизации регистрации,обработки и контроля исполнения документов для организаций различных сфердеятельности, в том числе и государственных структур.
«АС-Архив» [4] обеспечивает решение следующих основныхзадач:
1. Ввод документов. Возможность сканирования бумажныхдокументов из рабочего окна программы и ввод его электронной копии документов вхранилище электронного архива; пакетный ввод документов из файловой системы.
2. Регистрация и учет документов. Регистрация и учетвходящих, исходящих и внутренних документов с использованием системы атрибутови правил каталогизации документов в соответствии с нормативами организации делопроизводства.Единая система учета бумажных и электронных документов.
3. Ведение номенклатуры дел. Создание и оформлениеноменклатуры дел организации, формирование описей дел; учет местонахождения ивыдачи дел и бумажных документов.
4. Хранение и учет электронных документов. Подключениек архиву электронных документов любых форматов; многопользовательский доступ кдокументам.
5. Систематизация документов в электронном каталоге.Управление взаимосвязями между документами на основе иерархии и ссылок междудокументами; работа со сложно-структурированными документами и комплектамидокументации.
6. Контроль исполнения. Обеспечение возможностиназначения заданий для карточек документов, определения исполнителейдокументов, регистрации информации о текущем исполнении документа, построениеотчетов по контролю исполнения.
7. Гибкий поиск. Быстрый поиск с использованиемуниверсального визуального механизма; поиск по тексту документов;комбинирование условий и видов поиска с использованием логических операторов,возможность сохранять запросы и выполнять печать результатов поиска.
8. Защита документов. Обеспечение конфиденциальностидокументов, атрибутивной и служебной информации; — разграничение прав доступа кдокументам, карточкам документов и действиям, защита от непреднамеренногоудаления, протоколирование работы пользователей.
9. Организация электронного делопроизводства.Электронное делопроизводство позволяет существенно повысить степеньцентрализации информационных ресурсов предприятия. Не просто автоматизировать,а провести унификацию и синхронизацию наиболее трудоемких и рутинных операцийпо обработке потоков документов.
Организация электронного делопроизводства идокументооборота [18] позволяет обеспечить такие преимущества как:
-    существенноеускорение поиска документа по любым параметрам, поиск по тексту документа;
-    сохранностьдокументов благодаря централизованному хранению электронных версий, исключениепотери документов;
-    многопользовательскийдоступ к документам;
-    сохранностьдокументов.
1.9. Гран-Док, разработчик — Государственноенаучно-производственное предприятие «Гранит-Центр»
«Гран-Док» [27] — специализированная системаавтоматизации делопроизводства и документооборота в государственных имуниципальных структурах управления, работающих в соответствии с требованиями истандартами Российского делопроизводства. Система «Гран-Док» успешно прошласертификационные испытания во ВНИИНМАШ, где было подтверждено полное соответствиесистемы требованиям нормативных документов. Система имеет сертификатГОССТАНДАРТА РОССИИ №РОСС RU.ME. 20.H00409 и экспертное заключениеВсероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивногодела, в котором отмечено ее высокое качество. 
Назначением системы «Гран-Док» является автоматизацияпроцессов работы с документами:
-    учет всех деловыхдокументов;
-    хранение и работас текстами документов;
-    контроль каждогоэтапа рассмотрения;
-    фиксация путипрохождения от поступления документа до списания его в дело;
-    получениесправочной информации о документах;
-    отбор и хранениедокументов в папках;
-    анализдокументооборота.
Государственное научно-производственное предприятие«Гранит-Центр» предлагает своим заказчикам три версии системыавтоматизированного документооборота и делопроизводства «Гран-Док»:
1.9.1 Гран-Док – Lite
Гран-Док – Lite – однопользовательская  версия системы- предназначена для муниципальных структур управления, имеющих небольшой объемдокументооборота.
Однопользовательский вариант системы предназначен дляучета и работы с документами на одном рабочем месте. В состав системы входитоблегченная версия Microsoft SQL сервера — MSDE и универсальное рабочее местопользователя. Пользователь обладает правами на работу со всеми документами иклассификаторами системы.
Функциональные возможности системы:
1. Регистрация входящих, исходящих, внутреннихдокументов, устных обращений граждан и представителей организаций.
2. Ведение жизненного цикла документа от регистрациидо списания в дело.
3. Хранение документов в электронном виде (текст,аудио, видеоматериал). Интеграция с Microsoft Office – печатьконтрольно-регистрационных карточек, сопроводительных материалов, напоминаний.
4. Поиск: по любым реквизитам документа, контекстныйпоиск.
5. Отбор и хранение документов в папках (поисковые,статические, динамические).
1.9.2 Гран-Док — сетевая версия системы
Гран-Док — сетевая версия системы — предназначена длягосударственных и муниципальных структур управления с объемом документооборотаот 5000 до 30000 документов в год. Необходимо наличие локальной вычислительнойсети и большое количество рабочих мест. Количество пользователей системы вкаждой организации колеблется от 20 до 150.
Сетевая версия системы предоставляет распределеннуюсреду для ввода, хранения и обеспечения доступа к информации. Эта версиясистемы успешно эксплуатируется с 1997 года. Три префектуры города Москвыиспользуют сетевую Windows – версию системы «Гран-Док» в своей работе.
Функциональные возможности системы:
1. Регистрация входящих, исходящих, внутреннихдокументов, устных обращений граждан и представителей организаций. 
2. Распределенная среда для ввода документов.
3. Ведение жизненного цикла документа от регистрациидо списания в дело.
4. Хранение документов в электронном виде (текст,аудио, видеоматериал).
5. Интеграция с Microsoft Office – печать контрольно-регистрационныхкарточек, сопроводительных материалов, напоминаний.
6. Поиск: по любым реквизитам документа, контекстныйпоиск.
7. Отбор и хранение документов в папках (поисковые,статические, динамические).
8. Контроль и анализ исполнения всех этапов работы сдокументом.
9. Формирование типовых отчетов.
10. Обмен сообщениями между пользователями системы.
11. Разграничение доступа к информации (вид документа,документ, зона документа, поле документа).
12. Резервное копирование.
1.9.3 Гран-Док — корпоративная версия системы
Гран-Док — корпоративная версия системы -  имеетназвание «Единая система электронного документооборота и делопроизводствамуниципальных структур управления административного округа» (ЕС ЭДДО). В апреле2001 года система «Гран-Док» успешно прошла сертификационные испытания воВНИИНМАШ, где было подтверждено полное соответствие системы требованиям нормативныхдокументов.
Цели создания ЕС ЭДДО:
1. Качественное улучшение исполнительской дисциплиныза счет:
-    организациииндивидуальной и совместной подготовки документов в подразделениях имуниципальных структурах управления;
-    обеспеченияруководства организаций полной, точной и достоверной информацией о подготовке иисполнении документов и поручений;
-    контроля состороны префектуры за исполнительской дисциплиной по документам, поступающимнепосредственно в муниципальные структуры управления округа.
2. Совершенствование документооборота иделопроизводства округа путем:
-    создания единогоэлектронного документооборота и делопроизводства муниципальных службуправления;
-    сокращениявремени на регистрацию документов и поручений, поступающих из префектуры врайонные управы;
-    сокращениявремени на регистрацию и согласование ответов, поступающих из районных управ впрефектуру;
-    использованияединых справочников, классификаторов и форм отчетности;
-    развитиякомплексной инфраструктуры;
-    создания единогоархива распорядительных документов округа;
-    централизованногоуправления единой системой электронного документооборота и делопроизводства.
Основные функции ЕС ЭДДО:
1. Создание единой системы документационногообеспечения управления как составляющей информационной инфраструктурыадминистративного округа.
2. Формирование информационных ресурсовдокументирования как основных ресурсов управленческой деятельностимуниципальных структур управления административного округа.
3. Единый порядок работы с документами во всехмуниципальных управлениях округа.
4. Единые унифицированные технологические процедурыпрохождения и обработки документов.
5. Единая система индексации (регистрации) и учетадокументов в префектуре и муниципальных структурах управления округа.
6. Совмещенный (бумажный и безбумажный)документооборот, в котором каждому электронному документу, имеющему юридическуюсилу, обязательно соответствует бумажный документ.  Смешанная электроннаясистема делопроизводства предусматривает централизованную работу с документамипрефектуры и децентрализованную работу с документами районных Управ районовокруга, исключает повторную ручную регистрацию документов и поручений,пересылаемых из префектуры в районные Управы районов округа.
1.10 ЕВФРАТ-Документооборот v.12, разработчик –
компания Cognitive Technologies
Система электронного документооборота«ЕВФРАТ-Документооборот» [25] разработана компанией Cognitive Technologies,которая образована в 1993 году на базе Лаборатории искусственного интеллектаИнститута системного анализа РАН.
Система позволяет построить полноценную системууправления бизнес-процессами и документами организации, а также содержит весьнеобходимый инструментарий для успешной организации электронногодокументооборота любой компании, независимо от численности и формысобственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела,например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в рамкахтерриториально-распределенной организации со сложной схемой информационныхпотоков.
ЕВФРАТ-Документооборот помогает в решении следующихзадач:
-    повышениеэффективности управления бизнес-процессами за счет улучшения исполнительскойдисциплины, оптимизации контроля выполнения задач и анализа деятельности организации;
-    сокращениенепроизводительных затрат рабочего времени сотрудников и финансовых издержек нарасходные материалы;
-    создание единогоинформационного пространства предприятия;
-    обеспечениенадежности учета и хранения документов;
-    организацияэффективной защиты информации.
ЕВФРАТ-Документооборот позволяет:
-    автоматизироватьрегистрацию документов и заданий;
-    обеспечитьэффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;
-    осуществлятьмгновенный поиск информации;
-    контролироватьвыполнение работ, инициируемых документами и заданиями;
-    проводитьмониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счетформирования различных журналов и отчетов;
-    организоватьдолговременное хранение документов организации;
-    обеспечитьразграничение прав доступа сотрудников к информации.
С помощью системы можно полностью воспроизвести иоптимизировать процессы прохождения документов и задач в организации за счетгибкого механизма проектирования маршрутов. В системе поддерживаетсяпараллельная (имеющая нескольких соисполнителей) и последовательная (исполнениезаданий друг за другом) маршрутизация поручений и заданий. Удобная настраиваемаясистема уведомлений и напоминаний помогает руководителям оперативно отслеживатьсостояние работ, сотрудникам правильно организовать свою работу, и, такимобразом, улучшить исполнительскую дисциплину в организации. Все основныедействия по каждому поручению и заданию (начало работы, принятие к исполнению,отправка отчета, изменение сроков, создание подпоручений и подзадач, особыеотметки) фиксируются в поле «Ход исполнения», что упрощает работуконтролеру, позволяя ему в любой момент времени быстро определить, на какомэтапе находится выполнение того или иного поручения.
1.10.1. Организация работы в системе
По своему пользовательскому интерфейсу программа«ЕВФРАТ-Документооборот» напоминает программу для работы с электронной почтой.В левой части расположены личные папки: поручения, контроль, входящие,исходящие, отправленные сообщения, результаты поиска, корзина. В правой частиокна отображается список сообщений, документов, поручений и согласований втекущей выбранной папке. Внизу — текст выбранного сообщения.
В папки входящие, «исходящие» и «отправленные»поступают сообщения по внутренней электронной почте. Найденные пользователемдокументы отображаются в «результате поиска». В папку «поручения» приходятдокументы, по которым получатель назначен исполнителем, а в папку «контроль» — соответственно контролером.
Здесь сообщения отображаются группами: сообщения,относящиеся к одному документу, объединены в одну группу. В «корзину» попадаютдокументы и задания, вышедшие из оперативной работы. Но это не означает, чтопосле их помещения в корзину они удаляются из системы — все документы в системе«ЕВФРАТ-Документооборот» хранятся на сервере, и сотрудники в любой момент могутих «поднять» и посмотреть, кто и как по этим документам работал.
Для авторизации в системе используются пароль и логин,которые администратор прописывает индивидуально для каждого пользователя.
Организация электронного документооборота представленав системе в виде «потоков» — деления документов по видам. В коробочном вариантесистемы три потока — входящие, исходящие и внутренние документы. Пользовательможет создавать дополнительные потоки в соответствии с потребностями организации.В каждом потоке существует своя автоматическая нумерация документов сиспользованием суффиксов и префиксов в номере.
Документ в системе — это совокупность регистрационнойкарточки, присоединенных файлов и контрольной карточки документа, содержащейсписок поручений и согласований по исполнению документа. Все эти компоненты одновременнопредставлены в окне просмотра документа.
Для каждого потока существует своя регистрационнаякарточка (РК) с определенным набором полей, обязательных для заполнения. Спомощью внутреннего инструментария систему можно легко адаптировать кособенностям документооборота и бизнес-процессов конкретной организации: поля вРК можно переименовывать, вносить дополнительные реквизиты или убирать их. В РКесть функция, с помощью которой можно сделать отметку о способе поступлениядокумента (факс,  курьер, почта). Система автоматически проверяет документы надублирование: если сначала в РК были внесены реквизиты документа, пришедшего пофаксу, а затем пришел оригинал и пользователь заполняет для него новую РК,система предупредит о том, что такой документ уже существует.
Для удобства заполнения РК применяются словари,которые можно пополнять. Поиск документов осуществляется по любым реквизитам РКс учетом морфологии русского языка. Например, если в поиске вы набрали слово «люди»,система может найти документ со словом «человек». Это одна из технологическихразработок, созданных специалистами компании Cognitive Technologies. В РК можноустанавливать связки с другими документами из любых потоков: если вызарегистрировали входящий документ, отработали его, то на его основании можнозарегистрировать исходящий.
К регистрационной карточке могут быть присоединеныфайлы любых форматов: это может быть текст электронного документа, изображение,график, диаграмма, аудио- и видеоматериал. Сама РК может существовать и безприложенного файла, который можно присоединить позднее. С момента присоединенияфайл хранится на сервере, и изменить его могут только пользователи, наделенныесоответствующими правами. Контрольная карточка, содержащая список поручений исогласований по документу, отображается в левом нижнем углу окна документа.
При регистрации документа пользователь выбирает поток,куда будет зарегистрирован документ и заполняет соответствующую этому потокуРК. В системе можно добавлять свои потоки и создавать для них регистрационныекарточки. Например, можно завести поток «Документы по совещаниям» и создатьрегистрационную карточку именно для этого потока, в которой будут своиособенные реквизиты.
После того как руководителем была наложена резолюцияна документ, он или его Секретарь расписывает поручения сотрудникам вконтрольной карточке документа. Это функция заменяет «бегунок», который обычноприкрепляется к бумажному документу. В списке указываются сотрудники-контролеры(обычно это начальники отделов или руководители департаментов) и, если это требуется,устанавливается общий срок исполнения по документу (число, месяц, год). Этоможно сделать, указав конкретную дату. Кроме этого, в системе можно указыватьсроки исполнения конкретных поручений и подпоручений по документу. В случаеесли указанный срок исполнения отдельных поручений превышает общий срокисполнения документа, система не примет эти параметры и оповестит пользователя.В программе можно задавать как последовательные, так и параллельные поручения.После того как контрольная карточка будет сохранена, сотрудникам будут посланыуведомления о появившихся у них заданиях и назначениях.
Например, на своем рабочем месте Контролер назначаетИсполнителя. На рабочем столе у Исполнителя в папке «поручения» появляетсяуведомление о том, что он назначен ответственным исполнителем. Ему необходимопринять документ к исполнению, чтобы Контролер знал: либо Исполнитель его выполнит,либо откажется (по причине ухода в отпуск, командировки и так далее).Исполнитель может принять поручение с комментариями или без них. После того,как документ принят в работу, Исполнитель может создавать поручения своимподчиненным, писать отчеты, комментарии. Когда все работы по документувыполнены, Исполнитель отправляет документ Контролеру, отчитываясь перед ним.Если исполненный документ Контролер признает неудовлетворительным, он можетотправить его обратно на доработку или снять его с контроля. Полностьюисполненный документ может быть списан в архив.
В системе одновременно хранится и обрабатываетсяинформация разных уровней конфиденциальности. В связи с этим, каждомусотруднику даются определенные права на доступ к потокам, на работу в системе,на регистрацию и контроль документа. Права администратор прописывает в карточкесотрудника. Руководителю обычно дается право на расширенный контроль.
1.10.2. Модули системы
Модуль «Менеджер журналов и отчетов»позволяет создавать отчетные формы с определенным набором полей, которыевпоследствии можно использовать для подготовки отчетов по документам, проверкиисполнительской дисциплины. В стандартную поставку системы входит ряд отчетовпо документам и контролю исполнения, а с помощью данного модуля заказчики могутразработать необходимые им шаблоны отчетов в соответствии с их спецификой. Всистеме пользователи могут сформировать журнал входящих/исходящих документов, атакже общие журналы за все время работы или за отдельные периоды времени. Можносоздать общий журнал за все время работы или по определенному потокудокументов. Журнал создается автоматически, надо лишь выбрать временной интервали установить соответствующие параметры.
С помощью модуля «Дизайнер форм» администратор можетнастроить поля регистрационной карточки. На данный момент требования ГОСТаносят рекомендательный характер и организации имеют право самостоятельнорешать, как им оформить тот или иной документ. Документы с одинаковым названиемв разных организациях может иметь разные реквизиты. Гибкость системы позволяетнастроить поля РК под конкретного пользователя.
Модуль «Дизайнер маршрутов». Здесь прописываютсятиповые маршруты движения документов в организации. Пользователь можетсоздавать свои маршруты движения документов, используя простой инструментарийпрограммы.
Модуль настройки электронно-цифровой подписи (ЭЦП).Логин и пароль дают возможность присвоить пользователю личную ЭЦП. Для этого вкарточке сотрудника администратор прописывает параметры ЭЦП. Она будетдействительна только в пределах организации, но даст возможность сделать так,чтобы документооборот был непрерывным и электронным. В программе есть кнопка простановкии кнопка проверки ЭЦП.
Для хранения документов, вышедших из обращения,заказчик может дополнительно приобрести модуль «Архивариус».

1.11 PayDox,разработчик – компания Interface Ltd.
PayDox [8, 32] — система управления корпоративными документами.Система имеет расширенные возмож­ности в части работы с финансовыми, платежнымидокументами, что делает ее особенно удобной в орга­низациях банковской,торговой сферы, для промыш­ленных предприятий и аналогичных организаций.
Разработчик программы, компания Interface Ltd. выделяет ее основные возможности и преимущества:
-    согласование, утверждение и контроль ис­полнения документов,  создание резолюций;
-    ознакомление сдокументами сотрудников, ав­томатические рассылки e-mail уведомлений идокументов, формирование дел;
-    ведение всейистории работы с документами;
-    интеграция с MSOffice, интеграция с сущест­вующими на предприятии приложениями, соз­даниепроизвольной отчетности, использова­ние простых стандартных средств настройки ипрограммирования;
-    безопасная работас удаленными офисами и подразделениями предприятия через web-бра­узер, поэлектронной почте и SMS;
-    средствагрупповой работы с документами и проектами;
-    работа сплатежными документами, ведение ба­лансов по договорам и платежам, ведение пла­тежногостатуса документов, ведение счетов;
-    календарноепланирование;
-    простота работы ссистемой для  конечного пользователя, легкость обслуживания системы и низкаястоимость владения, простота наст­ройки системы на новые виды документов.
Разработчики системы подчеркивают, что кро­месобственно функциональности Управления До­кументами (Document Management, DM, электрон­ный документооборот) и Управления Бизнес-Про­цессами(Business Process Management, BPM) важ­нейшим современным требованием к таким систе­мамявляется наличие в них функциональности Уп­равления Записями (Records Management,  RM). Данная функциональность позволяет любому кор­поративномудокументу или (в более широком смысле) любому требующему учета факту либо со­бытиюпоставить в соответствие запись (набор ин­формационных реквизитов) в корпоративнойбазе данных и далее с помощью стандартных средств системы обеспечить ведениеэтой информации пользователями и получение необходимой отчет­ности. Система PayDox позволяет сочетать функци­ональностьсистемы автоматизации делопроизво­дства и системы управления информацией.
Программа построена полностью на Интернет-технологиях.Развитые встроенные средства за­щиты данных обеспечивают безопасность рабо­ты.Работа с программой осуществляется через web-браузер, например Internet Explorer, который имеется на каждомкомпьютере. Практически поль­зователям не надо осваивать новую программу, новыйинтерфейс — они продолжают работать с привычным программным обеспечением Microsoft — MS Internet Explorer, MS Word, MS Excel, MS Outlook Express.
Особенностью системы является развитая ин­теграция сдокументами MS Office — MS Word и MS Excel. Работа программы строится на исполь­зовании шаблоновдокументов, в которые авто­матически вставляются необходимые сведения из базданных. Так, например, регистрационная карточка документа может какпросматриваться в стандартном для программы окне Web-браузе­ра, так и быть получена в привычном пользовате­лювиде в формате файла MS Word или MS Excel, при этом реквизиты из карточки документа могут «на лету»подставляться в вызываемый файл MS Word или Excel.
Документы и данные хранятся централизован­но насервере, где, собственно, и устанавливает­ся сама программа. А посколькуустановки прог­раммы непосредственно на рабочие места сот­рудников нетребуется, это существенно упро­щает настройку и дальнейшее администрирова­ниесистемы.
В программе активно используются всплываю­щиеподсказки, что ускоряет знакомство с программой и ее использование. Web-интерфейс значительно упроща­ет настройку,которая обязательно потребуется. Так, в типовой версии стандартно отсутствуетна первой странице кнопка регистрации нового документа, что несколькозатрудняет процесс регистрации. Пользователю необходимо зайти в подраздел всоответствии с видом документа и нажать кнопку «Создать», находящуюся на правомполе. В то же время регистрационная карточка построена достаточно логично,снабжена подсказками. Многие поля снабжены кнопками, позволяющими вызватьдополнительное окно справочников. Правда, не все в программе оче­видно дляспециалистов, привыкших к традицион­ной делопроизводственной терминологии,напри­мер, виды документов попали у разработчиков в справочник «Категории».
Интересно реализовано присвоение документурегистрационного номера. Система не присваива­ет номер документу автоматически,а при нажатии кнопки «Получить номер» открывается окно, в кото­ром указываютсяпоследние по времени введен­ные номера документов, и на основании этой ин­формациисотрудник сам присваивает документу очередной номер. Правда, следует отметить,что в больших организациях при параллельной регист­рации документов несколькимисотрудниками это может вызывать проблемы и необходимость исп­равлениярегистрационного номера. Поддержива­ется автоматическая генерация буквенно-цифро­выхиндексов, которые могут отражать вид доку­мента, индекс структурногоподразделения и т.п.
В целом работа с системой организована дос­таточнопросто. Слева в основном меню (списке) находятся основные группы документов иопера­ции с ними: «Виды деятельности», «Документы», «Отчеты», «Регистрация»,«Бизнес-процессы», «Справочники». Раскрыв меню «Документы», мож­но выбрать конкретныйвид документа. В верхней части окна постоянно находится система поиска,позволяющая быстро отобрать необходимые документы по хронологическому признаку(за месяц или квартал, на конкретную дату, произвольный временной интервал, всоответствии со статусом документа в системе (исполненные, не­исполненные,просроченные)). Ниже основ­ную часть экрана занимает собственно список отобранныхдокументов.
Для организации движения документов (уве­домления опоступлении документа на согласова­ние (утверждение) может использоваться элект­роннаяпочта.
В целом программа, безусловно, интересная изаслуживает внимания при решении вопроса ав­томатизации делопроизводства иработы с доку­ментами в организации в целом. Особенно полез­ной она можетоказаться для организаций, терри­ториально разделенных, имеющих филиалы илипотребность в организации удаленного доступа сотрудников к документам. Кроме того,расши­ренная функциональность системы позволит ав­томатизировать не толькочисто делопроизвод­ственные функции, процессы информационно-документационногообслуживания сферы управ­ления, но и многие другие сферы работы.
1.12. ESCOM.DOC v.1.5,  разработчик — ЗАО «Евроменеджмент»
Автоматизированная система электронногодокументооборота и процессного управления ESCOM.DOC v.1.5 [24] — готовое и высокоэффективное решение для автоматизации потоков документов иконтроля исполнения документов, заданий и поручений.
Система обладает универсальными и простыми виспользовании средствами настройки и конфигурирования, которые позволяютспециалистам IT служб и служб делопроизводствапредприятия самостоятельной осуществлять адаптацию и масштабирование системы.
Система ESCOM.DOC обеспечивает:
-    автоматизациюдокументооборота и делопроизводства;
-    маршрутизациюдокументов и управление маршрутами;
-    универсальноеразграничение прав доступа пользователей (ролей);
-    онлайновыймониторинг контроля исполнения документов и поручений; 
-    совместную работус документами в единой базе данных всех подразделений компании;
-    универсальнуюнастройку объектов документооборота и создание новых объектов (типовдокументов, форм, маршрутов, прав доступа, типов справочников, ролей, отчетов,бланков, журналов);
-    своевременноеинформирование участников документооборота о событиях;
-    обмен мгновеннымисообщениями между пользователями системы;
-    интеграцию сэлектронной почтой и учетными системами; 
-    интеграцию сэлектронно-цифровой подписью и электронными ключами;
-    интеграцию смультимедийным и сканирующим оборудованием;
-    полнофункциональнуюработу с системой через сеть Интернет по низкоскоростным каналам;
-    неограниченноеподключение удаленных пользователей и подразделений;
-    единый интерфейспри работе в офисе, дома и в командировке;
-    оперативноеотслеживание статусов и исполнения документов и поручений, в том числе и вудаленных подразделениях;
-    автоматическоеведение истории работы с документами, заданиями;
-    контекстный и полнотекстовыйпоиск информации и документов;
-    поддержкаштатного расписания и всех необходимых справочников;
-    штрихкодированиедокументов.
Система предназначена для использования руководителямипредприятия, менеджерами, секретарями, делопроизводителями, рядовымисотрудниками — всеми, кто так или иначе вовлечен в процессы документооборотапредприятия.
Система обеспечивает работу через Интернет и особенноактуальна для компаний с территориально распределенной структурой, имеющихудаленные подразделения, филиалы, представительства, в том числе и за рубежом.
С помощью ESCOM.DOC можно в несколько раз повыситьуправляемость компанией, сделать процессы документооборота прозрачными иуправляемыми.
Система позволяет сократить сроки внедрения и быстроприступить к работе с документами:
-    поставка снабором готовых документов и маршрутов (приказы, служебные записки, письма);
-    простота виспользовании, универсальный, удобный и легкий в освоении интерфейс;
-    подробнаядокументация, инструкции;
-    простая и удобнаяинсталляция;
-    автоматическоеобновление версий.
Система ESCOM.DOC обладает низкой совокупнойстоимостью владения:
1. Простое администрирование и настройка, возможностьсамостоятельной адаптации.
2. Легкость в освоении персоналом.
3. Автоматическое обновление версий.
Система ESCOM.DOC может поставляться в коробочномварианте или в адаптированном к специфике заказчика виде.

2. Сравнительная характеристика основныхавтоматизированных
систем контроля за  исполнением
Активная компьютеризация предприятийсоздает возможности для ведения делопроизводства в самых различных областях.Масса новых программных продуктов, локальные сети в совокупности свозможностями сети Internet позволяютзначительно повысить эффективность процессов делопроизводства. 
На сегодня в нашей стране представленширокий спектр систем, сравним несколько наиболее популярных:
-    CompanyMedia;
-    LanDocs;
-    OptimaWorkflow;
-    БОСС-Референт;
-    ДЕЛО.
Сравнительные характеристики систем[1],приведенные в таблице 1 (прил.2), определялись на основе статей открытой печатипо компьютерной тематике, материалов конференций, выставок и семинаров,рекламных документов фирм-производителей. Следует отметить, что системы,разработанные в России, как правило, удовлетворяют исторически сложившейсяспецифике российского делопроизводства.
Таким образом,  из исследуемых систем можно выделитьавтоматизированную систему CompanyMedia, как наиболее оптимальную для организации учета, контроля за исполнениемдокументов. Наименее подходящей для этих целей можно выделить систему Documentum, поскольку по сути данную системунадо было бы сравнивать не  с системами документооборота, а с платформами дляих построения, например, IBM ContentManager, Lotus Domino.Doc,но мощная рекламная политика компании-разработчика поставила эту систему в одинряд с другими исследуемыми системами.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В результате проведенного нами исследования по теме«Автоматизированные системы контроля за исполнением» были получены следующиевыводы:
1. Актуальность темы данного исследования очевидна: насегодняшний день отмечен рост интереса к автоматизированным системам контроля.
3. Рынок программного обеспечения для автоматизациипроцессов делопроизводства представлен как отечественными, так и зарубежнымипродуктами.
4. Автоматизированные системы отвечают основнымтребованиям, предъявляемым к программам для ведения делопроизводства.
5. Программное обеспечение, предназначенное дляконтроля за исполнением документов, разработанное в России, удовлетворяетспецифике российского делопроизводства.
6. Гипотезы курсовой работы подтвердились в результатеисследования темы «Автоматизированные системы контроля за исполнением».

ИСТОЧНИКИ И ЛИТЕРАТУРА
1.        Большакова Н.И.,Пинигина Т.М. Секретарское дело. — Ростов н/Д: «Феникс», 2001. — 352 с.
2.        Вялова Л.М.Документационное обеспечение деятельности кадровой службы: Учеб. пособие длясред. проф. образования / Лариса Михайловна Вялова. — М.: Издательский центр«Академия», 2003.- 176 с.
3.        Гайдукова Л.Н.Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения // Секретарскоедело. 2006. №10. С. 17-22.
4.        Глик Д. И.Национальные стандарты в области электронного документоотбора // Секретарскоедело. 2006. №9. С. 45-73.
5.        Делопроизводство:Учеб. для нач. проф. образования: Учеб. по­собие для сред. проф. образования /Е. Н. Басовская, Т. А. Быкова, Л. М. Вялова и др. — 2-е изд., стер. — М.:Издательский центр «Ака­демия», 2005. — 176 с.
6.        Желтова Н.Э.Регистрация и контроль исполнения документов в ЗАО «ЗРЭПС» (опыт работы).Делопроизводство. 2005. №2.
7.        Кочеткова Полина.CompanyMedia – система электронного документооборота. Делопроизводство. 2006.№1.
8.        Кузнецов С.Л.Автоматизация делопроизводства с помощью портальных WEB-технологий //Секретарское дело. 2005. №9. С. 37-40.
9.        Кузнецов С.Л.Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения // Секретарскоедело. 1996. №4. С. 58-65.
10.      Кузнецова Т. В.,Степанов Е, А., Филиппов Н, Г. Делопроизводство и техническая документа­ция:Учеб. для сред. спец. учеб. заведений. — М: Высш. шк, 1991. —159 с.
11.      Кузнецова Т.В.Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защитеинформации» — основа единой системы делопроизводства в государственных органахи органах местного самоуправления // Секретарское дело. 2006. №11. С. 41-45.
12.      Максимович Г.Ю.,Берестова В.И. Современные универсальные информационные технологии – основасовершенствования документационного обеспечения управления // Секретарскоедело. 2005. № 2. С.23-27.
13.      Митченко О.Ю.,Рысков О.И. Требования к системе управления документами (по международномустандарту ИСО 15489-2001) // Секретарское дело. 2005. №4. С. 58-60
14.      Секретарское дело/Авт.-сост. И. Н. Кузнецов.— М.: ACT; Мн.: Харвест, 2005.— 480 с.
15.      Сысоева Л.А.Разработка концепции общекорпоративной системы электронного управлениядокументами // Секретарское дело. 2006. №7. С. 29-37.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Автоматизированная система контроля исполнения
документов и поручений
/>
Рисунок 1. Схема работы АСКИД
/>
Рисунок 2. Жизненный циклпоручения

ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Сравнительныехарактеристики систем
автоматизацииделопроизводства
Таблица 1
Таблица сравнительных характеристик системавтоматизации делопроизводстваПараметры Системы автоматизации делопроизводства и документооборота Company Media БОСС-референт Optima Workflow Documentum LanDocs ДЕЛО 1 2 3 4 5 6 7 На кого рассчитана система Средние и крупные организации Небольшие и средние коммерческие организации Небольшие и средние коммерческие организации Крупные организации Небольшие и средние коммерческие организации Государственные  предприятия Соответствие ГСДОУ Да Да Нет Нет Да Да Структура организации Поддержка самостоятельных подразделений или филиалов Да Да Да Да Нет Нет данных Возможно ли организовать работу с системой нескольких организаций (например, холдинга) Да Нет Да Да Нет Нет Делегирование полномочий одного пользователя системы другому (постоянное или временное) Да Да Да, список замещающих должен быть определен администратором системы Нет Да, список замещающих должен быть определен администратором системы Да 1 2 3 4 5 6 7 Поддержка динамично меняющихся структур организации Да Да Да, на основе переопределения бизнес-ролей Да Нет Нет Возможно ли ведение локальных архивов документов для данного пользователя или группы? Да Нет Нет Да Нет Нет Возможна ли печать подготовленных документов на стандартных бланках? Да Да Да Да Да Да Возможно ли создание документов по шаблонам? Да Да Да Да Да Да Возможно ли формирование личных подборок документов? Да Да Да Да Нет Нет Возможно ли ведение архива документов организации Да Элементы Да Да Да Да Поддерживаемые схемы документооборота Горизонтальная Да Да Да Да Да Да Вертикальная Да Элементы Элементы Да Элементы Элементы Внешняя (входящая, исходящая корреспонденция) Да Да Да Да Да Да «Сквозное» делопроизводство Да Нет Нет Нет Нет Нет Учет движения бумажных документов и их копий Да, с автоматическим ведением журнала с рабочего места делопроизводителя Нет Нет Нет Нет Да, выполняется делопроизводителем Регистрация и контроль исполнения документов Соответствие РКК документов и механизмов работы с ними стандартам Да Да Нет Нет Да Да 1 2 3 4 5 6 7 Возможно ли указание ссылок одних документов на другие? Да Да, без автоматического создания обратных ссылок Элементы Да Элементы Да Возможны ли ограничения на права сотрудника регистрировать документ в системе? Да Да Да Да Да Да Существуют ли гибкие средства идентификации сотрудника? Да Элементы Да Да Элементы Элементы Хранится ли в системе информация о номенклатуре дел организации? Да Элементы Нет Нет данных Элементы Да Возможно ли ведение номенклатуры дел по подразделениям или филиалам? Да Нет Нет Нет данных Нет Нет Возможна ли рассылка распорядительных документов в филиалы организации? Да Нет Да Да Нет Нет Возможно ли назначение исполнителем документа сотрудника другой организации или филиала? Да Нет Нет Нет Нет Нет «Сквозной документооборот» Возможен ли в системе «Сквозной документооборот» Да Нет Элементы Нет данных Нет Нет Возможно ли получение информации о регистрации документа, направленного в другую организацию (независимое подразделение, филиал)? Да, автоматически Вручную Нет Нет данных Нет Нет Возможно ли получение сведений об исполнении документа, направленного в другую организацию (независимое подразделение, филиал)? Да, автоматически Вручную Нет Нет данных Нет Нет Возможна ли автоматическая регистрация входящего документа на основании исходящего, полученного из филиала, независимого подразделения Да Нет Нет Нет Нет Нет Исполнение и контроль Существует ли возможность получения сводной информации по исполнительской дисциплине? Да Да Да Нет Да Да Возможно ли получение выборок по исполнительской дисциплине и формирование отчетов? Да Да Да Нет Да Да Возможно ли визирование документов и направление на ознакомление? Да Да Да Да Да Да Возможно ли участие в процессах визирования-ознакомления сотрудников независимых подразделений или филиалов? Да Нет Нет Да Нет Нет Как производится доставка уведомлений? Специальная система доставки и оповещения (100% гарантия доставки) + ссылка по почте Почта Почта Почта и встроенные механизмы Почта Почта