МІНІСТЕРСТВО КУЛЬТУРИ І МИСТЕЦТВ УКРАЇНИ
КИЇВСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ
КУЛЬТУРИ І МИСТЕЦТВ
ІНСТИТУТДЕРЖАВНОГО УПРАВЛІННЯ ТА ПРАВАКафедра Документознавства
Електронний документообіг
Курсова робота студентки 4 курсу групи ДМ-012
Печерської К.О.
Науковий керівник: канд. техн. наук, професор
Бородкіна І.Л.
КИЇВ — 2005
ЗМІСТ
Вступ
Розділ1. Основні поняття про систему електронного документообігу (СЕД)
§1 Призначення СЕД
§2 Особливості СЕД
2.1 Особливості збереження документів
2.2 Особливості маршрутизації документів
2.3 Розмежування доступу
2.4 Відстеження версій і підверсій документів
2.5 Анотування документів
§3 Переваги використання СЕД
§4 Очікувальні результати впровадження
Розділ2. Особливості загальної організації діловодства в установі
§1 Реєстрація вхідних та внутрішніх документів
§2 Розроблення та надсилання вихідної кореспонденції
Розділ3. Практична реалізація електронного документообігу на прикладі БДД «Документ» Броварської міської адміністрації
§1 Автоматизація діловодних процесів
§2 Приймання та електронна реєстрація документів
§3 Реєстраційно-контрольні картки
§4 Організація контролю за виконанням документів
§5 Програмне забезпечення електронного документообігу в установі
Висновки
Список використанихматеріалів
Додаток 1
Додаток 2
3
6
6
7
7
9
9
10
10
11
12
14
15
16
18
18
18
20
21
23
28
30
31
32 Вступ
Електронний документообіг — високотехнологічний іпрогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи органівдержавної влади і місцевого самоврядування. Гарантією успішної роботи органіввлади завжди є ефективна діяльність державних службовців. Але для якісногообслуговування потреб громадян вчорашні методи обробки інформації вже не єнайкращими. Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів іскоротити часові витрати на розв'язання задач, не пов'язаних з обслуговуваннямгромадян.
Відсутність необхідності вручну розмножувати документи,відслідковувати переміщення паперових документів всередині організації,контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним образом знижуєтрудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіхетапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців,робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими.
Спільне використання систем електронного діловодства і сховищінформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує їїаналіз і складання звітів. Для пошуку прихованих закономірностей у великихмасивах даних можна приймати більш ефективні рішення і дії, що базується навідповідних технологіях діставання інформації з даних (data mining techniques).Усе це можливо тільки в системі управління, побудованій на основі цілкомелектронного документообігу. Інформаційні безпаперові технології полегшуютьпроцес управління знаннями. Вони створюють основу рішень, що забезпечуютьавтоматизований і централізований обмін знаннями і дістають лише необхіднуінформацію з усіх доступних джерел.
Системи електронного діловодства і документообігу можутьсприяти створенню нової організаційної культури в органах влади, зробившироботу державних службовців більш легкою, цікавою і значимою. Інформаційнітехнології дозволяють державним службовцям працювати не тільки над виконаннямвнутрішньовідомчих задач, але і спільними зусиллями вирішувати більш широкийспектр державних проблем. Інформаційні технології можуть також виступати яккаталізатор, завдяки якому органи влади перейдуть на новий рівеньвзаємовідносин з населенням, коли державні службовці будуть прямо відповідатина запити громадян і ставитися до них як до клієнтів, а не як до надокучливихвідвідувачів.
Саме тому ефективність управління підприємствами й організаціями не в останню чергу залежить від коректного рішення задач оперативного і якісного формування електронних документів, контролю їхньоговиконання, а також продуманої організації їхнього збереження, пошуку івикористання. Потреба в ефективному керуванні електронними документами іпризвела до створення систем електронного документообігу (CЕД), яким іприсвячена дана робота.
Основним завданням курсової роботи є, перш за все, дослідження системиелектронного документообігу та програмного забезпечення, за допомогою якого вінздійснюється. Визначення доцільності впровадження СЕД для підвищенняефективності документообігу в установі, створення ефективного середовища керування і функціонування організації, класифікувавши та визначивши основнівластивості СЕД. Дослідження буде проводиться на базі існуючої системиелектронного документообігу (БДД «Документ») Броварської місцевоїадміністрації, де мені довелося проходити виробничу практику.
Об’єктом курсової роботи являється розгляд звичайного та електронного документообігу:циркуляція документів в установі та передача документів з допомогою автоматизованихінформаційних систем, прийом та обробка за допомогою АІС вхідної документації тощо.
Предметом курсової роботи являється поєднання існуючоїсистеми документообігу в установі та впровадження електронного документообігуна базі першої за допомогою програмного забезпечення.
РОЗДІЛ 1.Основні поняття про системи електронного документообігу
§1 Призначення СЕД
На думку галузевих аналітиків, електронний документообігвключає: створення документів, їхню обробку, передачу, збереження, вивідінформації, що циркулює в організації чи підприємстві, на основі використаннякомп'ютерних мереж. Під керуванням електронним документообігом у загальномувипадку прийнято розуміти організацію руху документів між підрозділамипідприємства або організації, групами користувачів чи окремих користувачів. Прицьому, під рухом документів мається на увазі не їхнє фізичне переміщення, апередача прав на їхнє застосування із повідомленням конкретних користувачів іконтролем за їхнім виконанням.
ІDC у такий спосіб визначає поняття СЕД (маючи у вигляді EDMS- Electronic Document Management Systems): «СЕД забезпечують процес створення,керування, доступу і розповсюдження великих обсягів документів у комп'ютернихмережах, а також забезпечують контроль над потоками документів в організації.Часто ці документи зберігаються в спеціальних сховищах або в ієрархії файловоїсистеми. Типи файлів, що, як правило, підтримують СЕД, включають: текстовідокументи, зображення, електронні таблиці, аудіо дані, відео дані іWeb-документи. До загальних можливостей СЕД відносяться: створення документів,керування доступом, конвертація даних і забезпечення безпеки даних».
Головне призначення СЕД — це організація збереження електроннихдокументів, а також роботи з ними (зокрема, їхнього пошуку як по атрибутах,так і по змісту). У СЕД повинні автоматично відслідковуватися зміни вдокументах, терміни виконання документів, рух документів, а також контролюватися всі їхні версії і підверсії. Комплексна СЕД повинна охоплювати весь циклділоводства підприємства чи організації — від постановки завдання на створеннядокумента до його списання в архів, забезпечувати централізоване збереженнядокументів у будь-яких форматах, у тому числі, складних композиційнихдокументів. СЕД повинні поєднувати розрізнені потоки документів територіальновіддалених підприємств у єдину систему. Вони повинні забезпечувати гнучкекерування документами як за допомогою жорсткого визначення маршрутів руху, такі шляхом вільної маршрутизації документів. У СЕД повинне бути реалізованетверде розмежування доступу користувачів до різних документів у залежності від їхньої компетенції, займаної посади іпризначених їм повноважень. Крім того, СЕД повинна настроюватися на існуючу організаційно-штатну структуру і систему діловодства підприємства, атакож інтегруватися з існуючими корпоративними системами.
Основними користувачами СЕД є великі державні організації,підприємства, банки, великі промислові підприємства і всі інші структури, чиядіяльність супроводжується великим обсягом створюваних, оброблюваних ізбережених документів.
§2 Особливості СЕД
2.1 Особливості збереженнядокументів
СЕД працюють, переважно, на базі розподіленихархітектур і використовують різноманітні комбінації технологій збору,індексування, збереження, пошуку і перегляду електронних документів. Убільшості СЕД реалізована ієрархічна система збереження документів (запринципом «шафа /папка»). Кожен документ міститься в папку, що, усвою чергу, знаходиться на полиці і т.д. Кількість рівнів вкладення призбереженні документів не обмежений. Той самий документ може входити до складудекількох папок і полиць за рахунок застосування механізму посилань (вихіднийдокумент у цьому випадку залишається незмінним і зберігається на місці,визначеному адміністратором СЕД). У ряді СЕД реалізовані ще більш могутніможливості збереження за рахунок організації зв'язків між документами (цізв'язки можна встановлювати і редагувати в графічному виді).
Будь-якому документові в СЕД властивий певний набір атрибутів (наприклад, його назва, автор документа, час його створення й ін.). Набір атрибутівможе змінюватися від одного типу документа до іншого (у межах одного типу документів він зберігається незмінним). У СЕД атрибути документа зберігаються вреляційній базі даних. Для кожного типу документів за допомогою візуальнихзасобів створюється шаблон картки, де в зрозумілому графічному вигляді представлені найменування атрибутів документа. При введенні документа в СЕДбереться необхідний шаблон і заповнюється картка (заносяться значення атрибутів). Після заповнення картка виявляється зв'язаною із самимдокументом.
Деякі галузеві аналітики навіть вважають, що СЕД цілкомможуть стати основою корпоративної інформаційної системи підприємства чиорганізації.
СЕД працюють, переважно, на базі розподілених архітектур і використовуютьрізноманітні комбінації технологій збору, індексування, збереження, пошуку іперегляду електронних документів. У більшості випадків, серверна частина СЕД складається з наступних логічних компонентів (які можуть розташовуватися як на одному, так і на декількох серверах):
1. Сховища атрибутів документів(карток);
2. Сховища документів;
3. Сервісів повнотекстовоїіндексації.
Під сховищем документів звичайно розуміється сховище вмісту документів. Сховище атрибутіві сховище документів часто поєднують під загальною назвою «архівдокументів».Слід зазначити, що великими перевагами СЕД є збереження документів у вихідному форматі й автоматичне розпізнавання безлічі форматів файлів.
Останнім часом все більшу популярність здобуває збереженнядокументів разом з атрибутами в базі даних. Такий підхід має свої переваги інедоліки. Перевагою є значне підвищення безпеки доступу до документів, аосновним недоліком — низька ефективність роботи з документами при великомуобсязі збереженої інформації. При даному підході також потрібне використання могутніх серверів з великими обсягами оперативної пам'яті іжорстких дисків. Крім того, у випадку збою бази даних відновити документи, щозберігалися в ній, буде дуже непросто.
2.2 Особливості маршрутизації документів
Модулі СЕД, що відповідають за документообіг, прийнято називати модулями маршрутизації документів. У загальному випадкувикористовуються поняття «вільної» і «твердої» маршрутизації документів. При «вільній» маршрутизації будь-якийкористувач, що бере участь у документообігу, може за своїм розсудом змінитиіснуючий маршрут проходження документів (або задати новий маршрут). При «твердій » маршрутизації маршрути проходження документів строго регламентовані, і користувачі не мають права їх змінювати. Однак при «твердій» маршрутизації можуть оброблятися логічні операції, коли маршрут змінюється при виконанні яких-небудь аздалегідь заданих умов (наприклад,відправленню документа керівництву при перевищенні конкретним користувачемсвоїх посадових повноважень).
2.3 Розмежування доступу
У СЕДреалізовані надійні засоби розмежування повноважень і контролю за доступом до документів. У більшості випадків з їхньою допомогоювизначаються наступні види доступу (набір повноважень, що задаються, залежитьвід конкретної СЕД):
— Повний контроль над документом;
— Право редагувати, але не знищувати документ;
— Право створювати нові версії документа, але нередагувати його;
— Право анотувати документ, але не редагувати його іне створювати нові версії;
— Право читати документ, але не редагувати його ;
— Право доступу до картки, але не до вмісту документа;
— Повна відсутність прав доступу до документа (під час роботи із СЕД кожна дія користувача протоколюється, і, таким чином, вся історіяйого роботи з документами може бути легко проконтрольована).
2.4 Відстеження версій і підверсійдокументів
При одночасній роботі із документом відразу декількох користувачів (особливо, якщо його необхідно погоджувати в різних інстанціях)дуже зручною функцією СЕД є використання версій і підверсій документа.Припустимо, виконавець створив першу версію документа і передав її на розгляднаступному користувачеві. Другий користувач змінив документ і створив на йогооснові вже нову версію. Потім він передав свою версію документа в наступнуінстанцію третьому користувачеві, що створив уже третю версію. Через певнийчас, ознайомившись із зауваженнями і виправленнями, перший виконавець документавирішує допрацювати вихідну версію і на її основі створює підверсію першої версії документа. Достоїнством СЕД є реалізована в них можливістьавтоматичного відстеження версій і підверсій документів (користувачі завждиможуть визначити, яка саме версія документа є найбільш актуальною один поодному або часові їхнього створення).
2.5 Анотування документів
При організації групової роботи над документами досить корисна можливість їхнього анотування. Тому що в деяких випадкахкористувачі позбавлені права на внесення яких-небудь змін у документ у процесійого узгодження, то вони можуть скористатися з можливості його анотування. Убільшості СЕД анотування реалізується за рахунок включення в картку документаатрибута для анотації і передачі користувачам прав на редагування такого поля картки.Але таке рішення не завжди прийнятне (особливо при анотуванні графічногодокумента). У зв'язку з цим, у деяких СЕД існує так називана функція«червоного олівця», за допомогою якої можна графічно вказати недоліки на самому зображенні.
§3 Переваги використання СЕД
За даними Forrester Research, 38% компаній зі списку Fortune500 вважають що придбання сучасної СЕД є критично важливим для успішноговедення їхнього бізнесу. Відповідно до думки галузевих аналітиків (таких думок,що відрізняються у визначених моментах одна від одної, існує досить великакількість) користь для корпоративних користувачів при впровадженні СЕД доситьзначуща. Наприклад, за даними Sіemens Busіness Servіces, при використанніСЕД:
· Продуктивністьпраці персоналу збільшується на 20-25%;
· Вартістьархівного збереження електронних документів на 80%, що нижче в порівнянні ізвартістю збереження паперових архівів.
Прийнято також вважати, що при впровадженні СЕД здобуваються тактичні і стратегічні вигоди. Тактичні вигоди визначаються скороченням витрат при впровадженні СЕД, зв'язаним із: звільненням фізичногомісця для збереження документів; зменшенням витрат на копіювання і доставкудокументів у паперовому вигляді; зниженням витрат на персонал іустаткування та ін. До стратегічного відносяться переваги, зв'язані з підвищеннямефективності роботи підприємства або організації. До таких переваг можна віднести:поява можливості колективної роботи над документами (що неможливо при паперовому діловодстві); Значне прискорення пошуку і вибірки документів (по різних атрибутах);підвищення безпеки інформації за рахунок того, що робота в СЕД з незареєстрованноїробочої станції неможлива, а кожному користувачеві СЕД призначаються свої повноваженнядоступу до інформації; підвищення схоронності документів і зручності їхньогозбереження, тому що вони зберігаються в електронному виді на сервері;поліпшення контролю за виконанням документів.
§4 ОчікуванірезультативпровадженняЗабезпечення більш ефективного керування документами за рахунок автоматичного контролю виконання, прозорості діяльності організації на всіх рівнях. Підтримка ефективного накопичення, керування і доступу до інформації і знань. Забезпечення кадрової гнучкості за рахунок більшої формалізації діяльності кожного співробітника і можливості збереження всієї передісторії його діяльності. Усунення дублювання і багаторазового перетворення інформації. Забезпечення чіткої авторизації доступу до комерційної інформації, за рахунок чого підвищується персональна відповідальність співробітників за виконані дії строго в рамках наданих повноважень. Протоколювання діяльності підприємства в цілому (внутрішні службові розслідування, аналіз діяльності підрозділів, виявлення «гарячих точок» у діяльності). Оптимізація бізнес-процесів і автоматизація механізму їхнього виконання і контролю. Виключення або максимально можливе скорочення обороту паперових документів на підприємстві. Економія ресурсів за рахунок скорочення витрат на керування потоками документів в організації. Виключення необхідності чи істотне спрощення і здешевлення збереження паперових документів за рахунок наявності оперативного електронного архіву.
Єдинийінформаційний простір Рішення з автоматизації діловодства та контролю виконаннядокументів надає можливість територіально розгалуженому підприємству «Головнепідприємство — Районні управління» функціонувати в єдиному інформаційномупросторі. Це забезпечується створенням в підприємстві актуальної центральноїбази даних, яка оперативно оновлюється інформацією з баз даних управлінь.Кожендокумент чи об`єкт вводиться в систему один раз і після збереження стаєдоступним всім іншим підсистемам.
Створенняелектронного архіву. Створення довготривалого збереження документів та управлінняелектронним архівом, враховуючи процедури списання, та знищення документів.Створення надійного єдиного сховища для документів і знань, до якого працівникита клієнти фірми мали б зручний доступ звідусіль та у будь-який час.Забезпечення атрибутивного та повнотекстового пошуку. Можливість настроюватикожним користувачем індивідуально результати пошуку. Забезпечення миттєвогодоступу до інформації із різних репозиторіїв за допомогою єдиного запиту. Однезапитання «прозоро» адресується до сховищ документівWord/Excel/PowerPoint, файлових систем, Microsoft Exchange, Lotus Notes,SQL-баз даних та іnternet/intranet, повністю зберігаючи при цьому розмежуванняправ доступу.
РОЗДІЛ 2. Особливості загальноїорганізації діловодства в установі
В даній курсовій роботі дослідження будуть проводиться на базі системи документообігу Броварської адміністрації (БА), де мені довелося проходити виробничу практику.Броварська адміністрація є органом місцевого самоврядування, який представляєспільні інтереси територіальних громад. Діяльність адміністрації, її органівздійснюється відкрито та гласно, базується на колективному, вільномуобговоренні та вирішенні питань, урахуванні громадської думки. На сесії,засіданнях її органів, можуть брати участь народні депутати України, депутатиобласної ради, представники місцевих рад, органів виконавчої влади, трудовихколективів, політичних партій, об’єднань громадян, засобів масової інформації.
Броварська адміністрація комплектується з фахівців, якімають вищу (економічну, юридичну...) освіту і необхідну теоретичну і практичнупідготовку. Усі співробітники відповідають за здійснення своїх функцій згідно зрозподілом обов’язків та посадових інструкцій, затверджених головою.
Виконавчийапарат адміністрації забезпечує здійснення повноважень, наданих їйКонституцією України та Законами України. Виконавчий апарат здійснюєорганізаційне, правове, інформаційне, аналітичне, матеріально-технічнезабезпечення діяльності адміністрації, її органів, депутатів, сприяє здійсненнювзаємодії і зв’язків з територіальними громадами, органами виконавчої влади,органами та посадовими особами місцевого самоврядування. Структура ічисельність виконавчого апарату, витрати на утримання встановлюються радою заподанням її голови. Виконавчий апарат очолює голова цього ж апарату. [6]
Спостерігаючи за роботою служби діловодства можна зауважити,що документи, які циркулюють в організації переважно офіційно-гозпорядчогохарактеру, хоча разом з тим циркулює фінансово-облікова, кадрова та звітна документація. Документи,що використовуються в роботі Адміністрації: накази, інструкції, протоколи,положення, статути, акти, службові листи, довідки, доповідна записка,телеграми, договори, доповіді, пояснювальні записки, звіти, зведення тощо.
§1 Реєстрація вхідних та внутрішніх документів
Реєстрації підлягають всі документи, що потребують виконанняі використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, облікові,статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються івикористовуються в установі та його підрозділах, так і ті, що надходять відінших організацій, установ і приватних осіб. Реєстрації підлягають як паперові,так і магнітні або цифрові носії інформації в електронному вигляді. Реєстраціядокументів в електронному вигляді здійснюється на загальних засадах з визначеннямнайменування носія: «магнітний диск», «магнітна стрічка»,«оптичний диск» тощо.
Основнимпринципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється взагальному відділі лише один раз: вхідні – у день надходження або не пізнішенаступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час. У разі передачізареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторнореєструється. Новий виконавець документа зобов’язаний розписатися в йогоотриманні у відомості обліку в загальному відділі. Під час реєстрації документуйому надається умовне позначення – реєстраційний номер, який складається зпорядкового номеру в межах групи документів і доповнюється індексами підрозділута типу документа. Індекси структурних підрозділів на наступний рік надаютьсяУправлінням справами відповідно до затверджених штатних розписів центральногоапарату Броварської міської адміністрації та підпорядкованих їй структурнихпідрозділів.
При реєстрації вхідних службових документів на правомуверхньому куті першої сторінки ставиться штамп з датою реєстрації йреєстраційним номером документу. Зареєстровані документи передаються у день їхнадходження під розпис у відомості обліку документів не пізніше 16-ї годинивідповідному помічнику для підготовки проектів резолюцій і передачі їх нарозгляд Голові відповідного відділу. Виконавець одержує документ під розпис увідомості обліку документів. Відомості залучаються до відповідної справи, яказберігається 5 років.
Довнутрішніх документів, які підлягають реєстрації в загальному відділі Управліннясправами, відносяться такі, що створені для користування в установі, накази тарозпорядження, протоколи нарад за участю Голови Адміністрації, а також засіданьради, доручення Голови Адміністрації або інші документи внутрішнього використання,які мають резолюцію Голови. Внутрішні документи реєструються у тому ж порядку,що й вхідні документи.
Відповідальність за правильнуреєстрацію вхідних та внутрішніх документів та своєчасну відправку їхадресатам, передачу на розгляд керівництву, конкретним виконавцям покладаєтьсяна загальний відділ Управління справами. [4,C. 8-10]
Схеми обігу вхідних та внутрішніх документів дивиться додаток1.
§2 Розроблення та надсилання вихідноїкореспонденції
До вихіднихдокументів, що створюються в установі переважно належать службові листи. Отже,перш за все за окремою вимогою Голови адміністрації вся вихідна кореспонденціяз підписами підлеглих йому посадових осіб може бути надана йому дляобов’язкового узгодження. У разі наявності такої вимоги, загальний відділ немає права відправляти вихідну кореспонденцію без наявного штампу встановленогозразку «Погоджено». Вихідні документи в тому числу і на ПК обробляютьсязагальним відділом Управління справами (діловодом) інадсилаються централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів абоне пізніше наступного робочого робочого дня. Після реєстрації друкуєтьсявідомість обліку вихідних документів. Не допускається надсилання або передачадокументів без реєстрації в загальному відділі (діловодом).
Під часприймання від виконавців документів обов’язково перевіряється правильністьнаписання та оформлення документу з усіма їх реквізитами, правильність зазначенняадреси, наявність усіх необхідних підписів (віз) на документі, відповідністькількості примірників кількості адресатів тощо. На оригіналах документів, якіпідлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставитьсяштамт «Підлягає поверненню».
У реєстраційнійкартці зазначається реєстраційний номер вихідного документу, дата реєстрації,заголовок (короткий зміст) документу.
Документи,виготовлені на ПК, надсилаються із супровідним листом в упаковці, що відповідаєтехнічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації. Копія супровідноголиста підшивається до справи на загальних умовах. [4,C. 11-13]
Схему обігувихідних документів дивиться додаток 2.
РОЗДІЛ 3. Практична реалізаціяелектронного документообігу на прикладі БДД «Документ» Броварськоїадміністрації§1 Автоматизація діловодних процесівАвтоматизація діловодних процесів є обов’язковою умовоюраціональної організації діловодства в БА та її підрозділах, засобом підвищенняефективності та здешевлення управлінської діяльності. Можна помітити, щоавтоматизація використовується на всіх етапах діловодного процесу: підготовкадокументів, їх копіювання, оперативне зберігання і транспортування, контроль завиконанням тощо.Програмно-технічні засоби автоматизації діловодних процесівсумісні і передбачають їх об’єднання в єдину Корпоративно обчислювальну мережу Броварської адміністрації. З метою інтегрування документального середовища вєдиний інформаційний простір АІС «Адміністрація», а також оптимізаціїзавантаження технічних засобів, запобігання їх простою, використовуються обчислювальні інформаційні мережі та технологія «клієнт-сервер». Комплекспрограмно-технічних засобів Підсистеми діловодства та контролю АІС«Адміністрація» забезпечує збирання, обробку та передачу інформації в електронномувигляді, сумісному з інформаційними системами органів державного урядування.Керівництво Адміністрації та її підрозділів несе відповідальність заефективність та дотримання посадовими особами правил використання засобівавтоматизованої обробки інформації, а також знання посадовими особами правилкористування в межах їх службових обов’язків програмно-технічними засобами АІС«Адміністрація».
§2 Приймання та електронна реєстрація документів
Реєстраціядокументу є фіксуванням факту створення або надходження документу шляхомпозначення на ньому реєстраційного номеру з подальшим веденням в електроннійбазі даних діловодства «Документ» (далі – БДД «Документ») Броварської адміністрації,відповідних відомостей про цей документ.
Прийманнявхідних документів, що надійшли до центрального апарату БА та призначені дляопрацювання здійснюється в загальному відділі Управління справами спеціальнопризначеними для цього працівниками (діловодами) або іншим співробітником завказівкою працівника підрозділу.
Рух документівза резолюціями керівника в межах підрозділу фіксується діловодом в БДД«Документ» центрального функціонального вузла Автоматизованої інформаційноїсистеми Броварської адміністрації (далі – АІС «Адміністрація»).
Реєстраціїпідлягають всі документи, що потребують виконання і використання з довідковоюметою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансовітощо), як ті, що створюються й використовуються у БА, так і ті, що надходятьвід інших організацій, установ і приватних осіб. Реєстрації підлягають якпаперові документи, так і магнітні або цифрові носії інформації в електронномувигляді.
Документи, щопідлягають реєстрації, розподіляються в БДД «Документ» згідно з класифікаторомза: видом, обмеженням доступу, типом та категорією контролю. Деякі документиреєстрації не підлягають. В інформаційному середовищі БДД «Документ» документиідентифікуються за усіма їх реєстраційними атрибутами, передбаченими структуроюінформаційного фонду Підсистеми діловодства та контролю АІС «Адміністрація».[4,C.18]
Автоматизованареєстрація документів здійснюється централізовано у загальному відділіУправління справами. Для реєстрації всіх документів застосовується єдина електроннареєстраційно-контрольна картка. Склад обов’язкових реквізитів електронної реєстраційно-контрольноїкартки визначається проектно-технічною документацією АІС «Адміністрація». Доцентрального банку даних заносяться закони України, постанови ВРУ, акти тадоручення Президента України, рішення Кабінету Міністрів України, а також іншідокументи, які надійшли та зареєстровані у БА.
Інформаційнийфонд БДД «Документ» забезпечує працівників Комітету відомостями про всідокументи, місце їх знаходження, стан виконання. Всі користувачі підсистемиділоводства та контроля мають право безпосередньо або за допомогоюадміністратора БДД «Документ» отримати необідну їм інформацію щодо документообігубез права внесення змін в резолюції співробітників, старших за займаноюпосадою.
При передачі оригіналу документу наступному виконавцю, вноситься відповідний запис в БДД «Документ», а новий виконавець розписується увідомості обліку документів нижче підпису попереднього виконавця з визначеннямсвого прізвища та дати отримання документу.
§3 Реєстраційно контрольні картки
Основною одиницею обліку в системі є РК документа, повнотареквізитів якої забезпечує можливість формування статистичних і аналітичнихзвітів по різних інформаційних зрізах, легкість під час пошуку. При цьомуосновний набір реквізитів РК може бути розширений довільним набором додатковихреквізитів, визначеним для кожної групи документів. За додатковими реквізитамиРК можна нарівні з основними реквізитами робити пошук і відбір даних приформуванні звітів. При одержанні електронного вхідного документа йогореєстрація здійснюється в автоматизованому режимі. Для отриманого в результатіобміну між двома системами ЕДД документу більша частина реквізитів РК формуєтьсяавтоматично. Електронний образ документу прикріплюється до РК. При цьомузасвідчується ідентичність документу, що має ЕЦП і криптозахист.
Після реєстрації РК із прикріпленим документом пересилаєтьсяпо мережі посадовій особі, відповідальній за ухвалення рішення по виконаннюдокументу, а далі — виконавцям документу відповідно до реквізитів винесеноїрезолюції. При цьому кожен керівник чи виконавець наділяється певнимиправами, що дозволяють забезпечити організацію роботи з документами,максимально наближену до традиційної роботи за столом, на якому по папкахрозкладені документи, що знаходяться в компетенції тільки даного співробітникаі які або чекають початку виконання (у папці «Надійшли»), або прийняті співробітникомдо виконання (у папці «На виконанні»), або передані підлеглим із зазначенням контрольноготерміну виконання (у папці «На контролі»).
У ході роботи з електронними документами забезпечуєтьсякомбінований повнотекстовий і атрибутивний пошук необхідного документа, у томучислі і за допомогою веб-доступу до документальної бази даних систем.
Файли з текстами(образами) вихідних і внутрішніх документів за стандартною технологією такожприкріплюються до РК. Вихідний документ, супроводжуваний реквізитами РК, можебути захищений ЕЦП, зашифрований і переданий адресатові. Таким чином, усукупності з можливістю реєстрації документів, що надійшли по лініях зв'язку, забезпечуєтьсякорпоративний електронний документообіг. Виконані документи формуються в справиі передаються на архівне збереження. [5, C. 6]
§4 Організація контролю за виконанням документів
Управліннямсправами здійснюється контроль за виконанням документів лише таких, що єзареєстрованими в Підсистемі діловодства та контролю АІС «Адміністрація».Відповідальність за виконання документів, в яких визначено відповідальним закінцевий результат, несуть керівники. Безпосередній контроль за виконаннямдокументів здійснює загальний відділ (адміністратор БДД «Документ» Підсистемиділоводства та контролю АІС «Адміністрація»; у структурних підрозділах контроль здійснює відповідальний за діловодство співробітник (діловод).
У центральномуапараті контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою Підсистемиділоводства та контролю АІС «Адміністрація» за видом документу, датою,виконавцем, кореспондентом, терміном виконання і змістом. Відповідальний законтроль працівник загального відділу (діловод), користуючись комп’ютернимиданими або контрольною картотекою, за 10 днів до закінчення терміну виконаннядокументу з’ясовує стан роботи з ним і тримає це питання на контролі до йоговирішення. Якщо в процесі опрацювання документу з’ясувалося, що немаєможливості його виконати у зазначений термін, виконавець негайно узгоджуєпитання про перенесення терміну виконання. Інформація про вирішення питанняперенесення терміну доводиться до відома спеціаліста загального відділу, якийздійснює контроль (адміністратор БДД «Документ» Підсистеми діловодства таконтролю АІС «Адміністрація»).
Зняття документуз контролю здійснюється адміністратором БДД «Документ» лише за умови наявностіписьмового підтвердження виконання документу, доручення, протокольного рішенняпосадовою особою, яка встановила контроль, або посадовою особою, якій вонапідпорядкована. Для здійснення цієї процедури до письмового підтвердженнявиконання документу обов’язвово додається сам документ з відповідною резолюцієюкерівника. Реєстрація вихідного документу не може бути здійснена без заповненняв БДД «Документ» обов’язкового реквізиту, який встановлює логічний зв’язок міжвихідним документом та таким, що є засадою для його відправлення.
Попередження провиток термінів виконання щоденно розсилаються адміністратором БДД «Документ»по робочих станціях Локальної обчислювальної мережі центральногофункціонального вузла АІС «Адміністрація» апарату. Раз на тиждень Голові комітетудоповідається статистичний аналіз щодо виконавської дисципліни в роботі здокументами.Документ, який знято з контролю, з матеріалами до нього іконтрольною карткою повертається до загального відділу, де діловодний контрользакінчується відміткою про виконання на контрольній картці в графі «Відміткипро виконання» та зняттям документу з контролю в базі даних «Документ»Підсистеми діловодства та контролю АІС «Адміністрація».§5 Програмне забезпеченняелектронного документообігу в установіВпровадження і використання системи БДД «Документ» впрактичній діяльності установи дозволило, з одного боку, значно полегшитивиконання задач виконавцям робіт, які займаються обробкою інформації таприймають участь у технологічних процесах, а з іншого боку, забезпечуєкерівникам і персоналу, відповідальному за організацію процесів обробки і рухудокументів, досягнення нового якісного рівня в рішенні наступних задач:
· Організація єдиного централізованого сховища документів,його оптимальна систематизація, що забезпечить зручний доступ користувачів досамої свіжої й актуальної інформації, дозволить організувати єдину, щобазується на ресурсах операційної системи службу копіювання-відновлення. Цедозволяє включити документи, оброблювані офіційним документообігом, у єдинийінформаційний простір органу влади.;
· Формалізація правил виконання технологічних процесів створення йобробки документів, актуальність і вірогідність їхніх маршрутних схем, що виключаєможливість випадкових відхилень і невірного тлумачення корпоративних нормативіві інструктивних вказівок;
· Поліпшеннязасобів контролю над ходом виконання технологічних процесів обробкидокументів, регулювання і керування системою документообігу, що забезпечить скороченнятермінів виконання робіт, істотне підвищенняпродуктивності праці;
· Підвищення ступеня захищеності даних, залучених удокументообіг, забезпечення їхньої конфіденційності за рахунок застосуваннябудь-яких, у тому числі ліцензованих (сертифікованих) ФАПСІ, засобівшифрування інформації;
· Досягненнявисокого ступеня незалежності роботи над документами від особистихякостей персоналу, за рахунок автоматичного виконання більшості формальних дій;
· Можливість створення і керування ланцюжками завдань;
· Можливість одержання статистичних і аналітичних зведень, щохарактеризують різні аспекти діяльності виконавців і результати виконання робітз обробки документів і виконання ланцюжків завдань.
Основною метоюпри розробці технологій електронного документообігу було досягненнямаксимальної наступності правил і прийомів паперового документообігу і журнально-картотечногоділоводства, що дозволяє забезпечити безболісний перехід від традиційнихтехнологій до сучасних.Однією з позитивнихрис програми БДД «Документ» є легкість її використання. Програма призначена дляреєстрації вхідних та вихідних документів із внесенням поправок та змін щодовідомостей про виконання документів, із зазначенням авторів чи виконавців,короткого змісту, дати, номеру, рівня доступу, РК документу та інше. [4,C.20]
Вхід до програми. Кожен користувач програмиповинен зареєструватися, вказавши своє ім’я, посаду та пароль. Якщо програма віднайде у списку такого користувачавона автоматично відкриється з привітанням. З метою захисту після 3-х невірнихспроб вводу пароля програма автоматично блокується.
Функціїдоступні в програмі. При вдалому вході в систему на головній сторінціпрограми можна побачити головне меню та панель управління з функціонуючими кнопками:
· Довідка
· Інформаціяпро програму
· Сховище
· Користувачі
· Журналреєстрації документів
· Архів
· Пошук
Головне меню, крім вищеперерахованих функцій, дає доступ до режимів настройки програмита адміністрування користувачів (тільки для адміністратора системи).
Довідка. З допомогою цієї функціональної кнопки можна переглянутиінформацію щодо користування системою.
Інформація про програму. Інформація щодо авторських прав напрограму, рік створення 2000. Сховище. Режим Сховище використовується для перегляду,синхронізації й адміністрування (додавання, видалення, перейменування місцьобробки і збереження документів системи (сховищ). Також у даному режимі можливепризначення користувачам доступних сховищ. На відміну від режиму Користувачі,режим Сховище є більш кращим у тих випадках, коли декільком користувачампотрібно призначити в якості доступного те саме сховище. Має вкладки«Призначеннядоступних сховищ» та «Призначення сховищ, дозволених для адресації». Після створення користувача системи документообігу івизначення його прав, адміністратор повинен призначити йому доступні сховища,тобто ті сховища, що будуть «видимі» користувачу, і вміст яких будедоступний йому для перегляду й обробки. Якщо користувач є Клієнтом системи,йому рекомендується призначити одне єдине доступне сховище відповідно до йогофункціональної приналежності до того чи іншого підрозділу в структурі установи.Обмеження кількості доступних сховищ не є обов'язковою умовою і, у кінцевомурахунку, визначається самим адміністратором чи відповідною уповноваженоюпосадовою особою. Крім доступних сховищ адміністраторповинний призначити користувачу сховища, дозволені для адресації, у які вінзможе розсилати документи при роботі з технологічними процесами вільноїмаршрутизації. Для цього необхідно в правій частині вікна вибрати закладку«Адреса», натиснути кнопку Додати/Видалити й у вікні, що з'явилося,«Місця збереження документів» відзначити сховище, в яке буде додано. Користувачі. Режим Користувачі дозволяєадміністратору в будь-який момент змінювати раніше введені дані прокористувачів, включаючи видалення користувача із системи. Для зміни паролякористувача, обраного в списку, адміністратор повинен вибрати закладку«Пароль», увести новий пароль і після повторного введення пароля натиснутикнопку «Застосувати».Має вкладки «Призначення прав користувачу» та «Зміна правта повноважень». Для призначення прав користувачу, адміністратор повиннийвибрати в правій частині вікна закладку «Права» і проставити оцінкипроти тих пунктів, що у сукупності будуть визначати права користувача системи.Визначення прав користувача завершується натисканням кнопки «Змінити». Післянатискання кнопки «Змінити» графічне позначення користувача приймає вид, щовідповідає призначеним йому правам.
Журнал реєстрації документів. Маєвкладки «вхідні документи»та «Вихідні документи». Обравши одну з вкладок відкриється таблиця зі спискомзареєстрованих документів; текстові поля для відображення реквізитів вибраногодокументу; функціональні кнопки дій, які можна виконати з обраним документом;списки, що розгортаються для вибору направлення, відділу, типу документів, задопомогою яких можна накладати фільтри на журнал документів. Щоб вибратидокумент для детального перегляду або редагування (не всі користувачі маютьправо на це – в залежності від рівня доступу) потрібно підвести курсор «мишки»до необхідного документу в табличній частині і натиснути ліву клавішу. Наекрані з’явиться меню з пунктами „редагування”, „знищити”, „друк документу”,„друк супроводжувального листа” і т. д. Для перегляду інформації документа,потрібно 2 рази нажати на ньому лівою клавішою мишки. Для повернення до списку документів потрібно натиснути «основні відомості». Щоб додати новий документ необхіднонатиснути кнопку на панелі інструментів «Новий документ».
Архів. Своерідна база, що містить відомості про документи, якізберігаються в архіві, їх розміщення, номер справи, опис, термін зберігання(програма автоматично видає інформацію, що стосується строку зберіганнядокументів та повідомляє, які документи підлягають знищенню). Завдяки ційфункції проглянути сам документ неможливо, можна лише отримати інформацію пронього.
Пошук. Для активації режиму адміністратор повинний вибрати в менюпункт Пошук натиснути кнопку панелі інструментів. В цьому режимі можнавідшукати документ за будь-яким його реквізитом (назвою, номером, виконавцем,датою, коротким змістом) і отримати повну інформацію необхідну для роботи.
Висновки
Підсумовуючи дану тему курсової роботи необхідно зауважити,що упровадження СЕД варто здійснювати поступово, починаючи з найбільш важливоїланки документообігу: опису, автоматизація якого дозволить швидко одержатипозитивний ефект. У процесі впровадження СЕД необхідно забезпечити можливістьроботи як за новою, так і за старою технологією, щоб не заважати повсякденнійдіяльності підприємства. Дуже важливу роль грає реальна підтримка керівництвомпідприємства проекту впровадження (так називаний «фактор першої особи»). Привідсутності такої підтримки, у кращому випадку, система буде впроваджена лише вокремих підрозділах підприємства (навряд від цього можна чекати якого-небудьпомітного повернення інвестицій). Проблему «опору змінам» можна вирішити шляхомпоступового і планомірного впровадження елементів електронного документообігу,починаючи з найпростішого (наприклад, навчання співробітників роботі зелектронною поштою й intranet — мережею, організації електронного архіву та ін.) іпроведення необхідної роз'яснювальної роботи. У ході впровадження СЕД обов'язкововарто організувати тренінги для співробітників підприємства, а такожконсультації для його посібника з організації переходові на електронну формуділоводства.
Термін «документообіг» на поточний момент вживаєтьсянадзвичайно широко і зустрічається в описі практично кожноїінформаційної системи. Автоматизація документообігу реалізується багатьмасистемами, і кожна з них претендує на «комплексний підхіддо автоматизації документообігу». При цьому розмаїтість системє надзвичайно широкою: від систем складського облікудо ПЗ контролю за технологічними процесами.
У дані роботі терміни «документообіг», «діловодство»та ін. розглядаються винятково в контексті організації роботи органівдержавної влади і місцевого самоврядування. Відповідно терміни трактуютьсявинятково з використанням загальнодержавних нормативних актіву застосуванні до роботи органів влади. Відсутність необхідностівручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документіввсередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформаціїістотним образом знижує трудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичнийконтроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищуєякість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більшпрогнозованими і керованими.
Програма БДД «Документ» розроблена вітчизняними виробниками єдосить простою для користування і набагато полегшує роботу з документами вБроварській міській адміністрації. Спільне використання системи електронногоділоводства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднуватиінформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. Для пошуку прихованихзакономірностей у великих масивах даних можна приймати більш ефективні рішенняі дії, що базується на відповідних технологіях діставання інформації з даних.Усе це можливо тільки в системі управління, побудованій на основі цілкомелектронного документообігу.
Список використаної літератури:
1. Україна.Верховна Рада
Про інформацію: Закон від 02.10.1992№2657-ХІІ
2. Україна.Верховна Рада
Про електронний цифровий підпис:Закон від 22.05.2003 №852-IV
3. Україна.Верховна Рада
Про електронний документообіг: Законвід 22.05.2003 №851-IV
4. Примірна інструкція зділоводства в місцевих органах виконавчої влади. – К.: КМУ. – 2000. – 94с.
5. Правила роботи архівних органівдержавної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій.Затверджено наказом Державного комітету архівів України 16.03.2001 №16
6. Регламент роботи Броварськоїміської Адміністрації. – К. – 1996. – 48с.7. Макарчук О. Документообіг як основа діяльностіоргану влади. Визначення термінів [Електрон. ресурс] URL: http//www.atlas.ua/ukr/hum-rm.html
Додаток 1
Маршрутизація вхідних та внутрішніх документів
/>/>
Додаток2
Маршрутизація вихідних документів
/>/>