Міністерство освіти і науки України
ПВНЗ Європейський університет
Житомирська філія
Факультет економіки і менеджменту
Кафедра фінансів
Реферат
на тему
Кошторисна вартість виборів
Житомир — 2011
Зміст
Вступ
1. Огляд кошторису
2. Кошторис та план кампанії
3. Підготовкакошторису кампанії
4. Учасникикошторисного процесу
5. Основнінапрямки
6. Категоріїкошторису
7. В роботіз кошторисом необхідно
8. Плануванняпро всяк випадок
9. Необхіднопам'ятати
Список використаної літератури
Вступ
Кошторис організації є фінансовимпроектом стратегії кампанії.
Якби ви спробували будувати будинокбез проекту, стіни були б нерівні, вікна були б неоднакові, і вам би пощастило,якби такий будинок взагалі не розвалився. Те ж саме можна сказати про роботупартійної організації без кошторису.
Всі кампанії мають обмежені ресурси.Найголовніше в роботі менеджера кампанії –розподіляти ресурси ефективно та накористь кампанії. Кошторис кампанії – це письмовий план розміщення одного знайдефіцитніших ресурсів – грошей.
Кошторис – це своєрідневзаємопереплетення всіх елементів кампанії. При складанні кошторису необхіднопрораховувати всі статті витрат (чи то купівлю чогось необхідного, чи вартістьпевних заходів, запланованих вами на час виборчої кампанії). У разі перевищеннязагальної вартості статей витрат статей надходжень, вам потрібно будевідповідним чином впорядкувати ваш кошторис.
Кошторис фактично є офіційною заявкоюна збір коштів відповідному відділу по збору коштів у виборчому штабі вашоїкампанії. Ви доводите до відома такого відділу, скільки грошей вам потрібно іколи (на успішну виборчу кампанію), інформуєте по суті, що ви розраховуєте накоманду зі збору коштів для досягнення поставлених цілей і розраховуєте на те,що вони повідомлять вас вчасно, якщо цілі не можуть бути досягнутими.
Кошторис кампанії – це серія виборів,які ви зробили та пріоритети, які ви визначили. Це – план кампанії в цифрах. Це– ваша формула успіху з наявними ресурсами.
Звичайно, кошторис викарбовується нена кам’яній плиті. Нова інформація іноді змінює стратегію кампанії, і тоді жвідповідно переглядається і кошторис. Так скажімо, ви прийняли рішення послатикомусь ще один переконливий лист чи купити платну телерекламу на декілька днівраніше, аніж це було заплановано з самого початку. Такі рішення беззаперечнозмінюють ваш кошторис. І хоча ваш кошторис проходитиме через багато стадій, непотрібно змінювати його поспішно. Кожен новий план кампанії та кошторис повиннівідображати ваші здобутки.
1. Огляд кошторису
Влівій колонці ви робите списоквідділів/програм та всіх робіт і елементів, які входять до кожноговідділу/програми, а зверху буде графа часових проміжків (квартал, місяць,тиждень, день). Існуючі комп'ютерні дискети з пакетами таблиць можуть стати ваму нагоді при складанні кошторису.
Хоча кошторис може виглядати по-різному,в даному буклеті, коли ми посилаємось на кошторис кампанії, ми маємо на увазікошторис, який відповідає наступним правилам:
Витрати групуються згідно розділівстатей витрат та підрозділів (відділів) штабу кампанії. Так наприклад, можнапобачити статтю витрат на друкування матеріалів та доставку матеріалів доадресатів як у багатьох різних розділах статей витрат кошторису, так і укошторисах різних функціональних підрозділів виборчого штабу вашої кампанії.Список штатних працівників, як правило, внесений до кошторису відповідноговідділу, в якому вони працюють. Стаття витрат на відрядження може бути вкошторисах кількох функціональних підрозділів.
Вказується загальна сума по відділах.Загальні суми програм в кошторисі дозволяють менеджеру кампанії розпізнавативитрати кожного відділу. Наприклад, легко контролювати, який процент кошторисувитрачається на організацію центрального штабу в порівнянні з діяльністюрегіонального офісу.
Всі витрати повинні бути розміщені відповідновідрізків часу. У вашій кампанії це можуть бути квартали, місяці, тижні чи дні.Ближче до завершення виборчої кампанії, відрізки часу у кошторисі логічнозменшуватимуться.
Кожен відрізок часу повинен бутирозділений на дві колонки: «в кошторисі» та «в дійсності».Коли ви почнете витрачати гроші, вам потрібно буде проставляти витрати вколонці «в дійсності».
Навіть ідеально з точки зорустратегії розроблена виборча кампанія не принесе користі, якщо менеджер нерозробить її кошторис. Кошторис кампанії нагадує атлас доріг для менеджеракампанії, що в години хаосу створює почуття цілісності. Крім того, він єіндикатором життєздатності вашої кампанії. Наприклад, кампанія може мати багатодосвідчених співробітників, найбільше візуальної агітації та найглибшийдослідницький банк даних. І все ж, якщо кампанія не має грошей в банку дляфінального ривка в платних засобах масової інформації, перемога може бутиілюзорною. Кошторис кампанії тримає її на рейках.
Кошторис допомагає менеджерукампанії:
Витрачати гроші розумно
Працювати за планом
Створити довіру
Члени вашого фінансового комітету, головнідонори (включаючи підприємства – донори, якщо дозволено законом) матимутьбажання поглянути на кошторис, аби зрозуміти та повірити у вашу стратегію.Навіть консультанти, яких ви плануєте найняти, можуть запитати кошторис. Дляних короткий виклад вашого кошторису є передумовою для встановлення довіри довас та доказом вашого відповідального ставлення до справи. Вони знають, що планкампанії так ф залишиться планом, якщо витрати на його реалізацію непідраховані і не викладені на папері.
Справлятись з кризовими ситуаціями
2. Кошторис та план кампанії
План кампанії та кошторис тіснопов'язані між собою. Зміни в плані кампанії завжди відображатимуться вкошторисі кампанії. В той час, коли кампанія є поєднанням всіх стратегій татактик кампанії (як тих, що потребують грошей, так і тих, що їх не потребують),кошторис стосується лише тих, що коштують грошей. З розгортанням виборчоїкампанії план і кошторис вимагатимуть все більше і більше уваги.
Так, скажімо, зміни в плані кампаніївимагають доставки друкованих матеріалів добровольцями, хоча попередньопланувалось розіслати ці матеріали поштою. Зміни в плані вимагають відповіднихзмін у кошторисі.
Нагадаємо, що більшість діяльності позбору коштів повинна бути проведена перед останніми 6–8 тижнями кампанії.Протягом тих вирішальних останніх двох місяців ви витратите більшість зібранихвами коштів. План кампанії повинен передбачати і цю кошторисну реальність.
3. Підготовкакошторису кампанії
Реально оцініть вашіможливості по збору коштів для кампанії
Немає сенсу складати кошторис, підякий немає грошей. Радимо спочатку ознайомитись із досвідом збору коштівпопереднього кандидата, проконсультуватись із фінансовим директором реальнооцініть ваші можливості по збору коштів.
Складаючи кошторис, виходьтез потреб існуючого плану виборчої кампанії
Кошторис повинен відображати планкампанії. Навпроти кожної роботи в списку, який включає план, вам потрібновирішити, скільки ви плануєте витратити та коли.
Вимагайте окремі кошторисивід кожної з організаційних структур виборчого штабу кампанії
Коли ви найняли штат, вони маютьподати вам кошториси для проектованих ними програм. Де ви цього не зробили, тамви маєте скласти кошторис самі.
Запасіться копіямивідповідних законів, які стосуються збору та витрачання коштів кампаній
Якщо ви ведете місцеву виборчукампанію, зверніться з інформаційними запитами до місцевих виборчих органів(комісій, тощо).
Бажано придбати відповіднепрограмне забезпечення для ведення бухгалтерського обліку
Нині існує чимало комп'ютернихпрограм, які об'єднають вашу діяльність, пов'язану з витратами, фінансовимивкладами та відповідними звітами. Тож бажано придбати пакет, який працюватимена вас та вашу кампанію.
4. Учасникикошторисного процесу
Повна відповідальність за кошторислежить на менеджерові виборчої кампанії. Все ж, залежно від масштабів кампанії,є принаймні ще три людини, які так чи інакше братимуть активну участь упідготовці бюджету. Це:
Кандидат
Ясно, що кандидат важить найбільше вбудь-якій кампанії. Тому його потрібно консультувати з початку кошторисногопроцесу. В першу чергу бажано дійти принципової згоди з наступних питань:
заплановані заходи кампанії та їхціна
наявні особисті ресурси
бажання продовжуватипрацювати за наявності боргів
Не полінуйтесь пояснити своємуфінансовому директору кампанії, що стоїть за кожною статтею витрат.
Кошторис є офіційнимдокументом обмеженого доступу.
Бухгалтер Це людина, яка по суті«володіє» кошторисом. На початкових стадіях підготовки кошторису,бухгалтер (чи виконуючий обов'язки) повинен бути готовим подати інформацію щодопередбачуваних ним витрат за різними статтями витрат.
кошторискампанія фінансування правовий
5. Основнінапрямки
Кошториси, як і кампанії,відрізняються один від одного. Зрозуміло, що кошторис загальнонаціональноївиборчої кампанії набагато складніший, аніж кошторис виборчої кампанії домісцевих органів влади. Важливо відмітити, що багато заходів регіональнихкампанії може оплачуватись з бюджету загальнонаціональної скоординованоїкампанії, якщо різні кампанії проводять спільні заходи в регіонах. Тому заходина місцевому рівні можуть бути набагато важливішою частиною роботи вашоїкампанії, хоча вони можуть бути не відображені як суттєві в індивідуальномукошторисі кампанії.
Практика свідчить, що найбільшраціональним є наступний розподіл статей витрат:
Адміністрація:10% –20%
Збір коштів:10% –15%
Засоби масової інформації: 50% –70%
Організація на місцевості:5% –10%
Дослідницька робота:5% –15%
У випадку, якщо ваша партійнаорганізація веде координовану виборчу кампанію, це дозволяє кампаніям всіхрівнів зібрати ресурси та виконати загальні організаційні завдання: реєстраціювиборців та попереднє голосування, що на користь всім демократичним кандидатамна загальних виборах.
Пам’ятайте, що більшість зібранихгрошей потрібно виділити на заходи по донесені ваших агітаційних повідомлень(ключового повідомлення, гасла) до виборців.
6. Категоріїкошторису
Ви можете розділити всі витрати офісузгідно кожної із статей, поданих нижче або ж прийняти рішення про віднесеннярахунків за копіювання та телефонні дзвінки до адміністративних витрат. Поданенижче – лише приклад на допомогу вам. Ваш кошторис може не мати усіх наведенихнижче витрат:
Адміністрація
Рахункиза телефони:
Збіркоштів
Засобимасової інформації
Організаціяна місцевості/в окрузі
Організаторив окрузі
Офісв окрузі
Дослідницькаробота
7. Вроботі з кошторисом необхідно
1. вносити до кошторису кожну статтеювитрат (по можливості намагайтесь передбачати навіть дрібні витрати) зберігатикопії попередніх підрахунків передбачуваних кошторисом витрат
2. скластипопередній список вартості товарів та послуг, на якому базуватиметься вашкошторис
3. виділитиокремі кошти на роботу зі ЗМІ. Подумайте про відкриття окремого рахунку, якимкористуватиметесь виключно для роботи з платними ЗМІ
4. бутичесними з людьми та організаціями, які вірять, що ваша кампанія оплатить своїрахунки. Платіть їм те, що ви домовились і платіть тоді, коли домовились.
5. складатищоразу новий кошторис під потреби нової виборчої кампанії. Живіть сьогоднішнімднем та не покладайтесь на те, що кошторис попередньої кампанії задовольнитьпотреби нинішньої.
6. вестищоденний облік витрат та надходжень: програмне забезпечення, кимвикористовується для ведення свого бухгалтерського обліку повинно передбачатиможливість надання інформації про те, коли виписані рахунки та коли їхнеобхідно сплатити.
7. пам'ятати:підготовка та складання кошторису має відбуватись у максимально спокійнійобстановці.
8. Плануванняпро всяк випадок
Будемо сподіватись, що команда вашоїкампанії буде працювати вдень і вночі та збере досить для фінансування вашихпланів коштів. А що буде, якщо зібрана сума не відповідатиме вимогам кампанії.Саме на цей випадок (про всяк випадок) варто підготувати мінімальний тамаксимальний кошториси для того, аби позбавити себе головного болю привипадковостях.
Готуючи мінімальний кошторис,дізнайтесь про мінімум (можливо без чогось можна дійсно обійтись), необхіднийдля перемоги. Підготуйте такий кошторис та збережіть його на той випадок, колиу вас виникне потреба скоротити витрати.
Якщо ж буде надлишок грошей, кожен вкампанії матиме схему використання несподіваного щастя. Тож паралельно змінімальним готуйте й максимальний кошторис, аби використати надлишкові грошітак само ощадливо, як заплановані.
9. Необхіднопам'ятати:
1) Кошторис –" живий" документ. Користуйтесь ним щотижня, щодня, щогодини. Хай неприпадає пилюкою.
2) Кошторис –дзеркало нових рішень. Рішення, пов’язані з внесенням змін до кошторисувикликають напругу. Можливо, потрібно буде згорнути якийсь вид діяльності, якийчленом вашого правління чи фінансового комітету вважається досить важливим.Напругу можна зняти, якщо ви надасте можливість висловитись тим, на когоприйняте рішення впливає безпосередньо. Безпосереднє спілкування з вамипозбавить їх необхідності висловлювати скарги публічно.
3) Кошторисв роботі – постійний контроль за перебігом коштів. Менеджер кампанії відповідаєза перевірку очікуваного та дійсного надходження коштів, очікуваних та дійснихрахунків, узгодження їх з кошторисом кампанії.
Фінансовий директор повинен бути готовийнадати щоденні та щотижневі проекти збору коштів на кожних зборах з питанькошторису.
Проекти збору коштів, узгоджені звимогами часу
Точні проекти збору коштів єсуттєвими для дискусій з кошторису. Фінансовий директор повинен бути готовийнадати щоденні та щотижневі проекти збору коштів на кожних зборах з кошторису.Потрібно переглядати серйозні і несерйозні обіцянки.
Звіт про обіг коштів
Різниця між витратами танадходженнями в часі становитиме ваш обіг. Щоденний та/чи щотижневий звіт обігукоштів повинен робитись кошторисною службою кампанії та переглядатись на зборахз кошторису.
Великі рахунки
Внутрішній контроль цін є ключовимелементом будь-якого кошторису. На щотижневих зборах з кошторису ваш бухгалтермає подавати всі великі рахунки. Ваша кампанія має запровадити та виконуватисувору процедуру заявок на чеки та відшкодування.
Приведений у відповідність кошторис
Кошторис повинен бути приведений увідповідність, коли проектовані витрати стають дійсними, для того щоб показативам дійсні витрати. Наприклад, коли ви отримуєте рахунок за телефон за червень$117.65 і ви оплачуєте його, колонка кошторису за червень все ще матиме$100.00, а колонка дійсних витрат матиме $117.65. В кінці місяця ви матиметедля розгляду дві сумарні цифри: колонка кошторису та колонка дійсних витрат.
Персонал фінансового відділу
Менеджер кампанії відповідає в ціломуза створення, аналіз, ревізію та виконання кошторису. Це означає, що вони маютьповністю розуміти, звідки надходять гроші та куди витрачаються. Проте вони неможуть робити це у вакуумі. Тому звісно, у вас буде певний штат працюючих уфінансовому відділі.
Фінансовий директор: відповідає зазбір коштів, контроль усіх витрат на збір коштів та надання щирих й умілихоцінок проектованих надходжень.
Бухгалтер: відповідає за отримання тавизначення пріоритетності рахунків кампанії, за консультації з менеджеромкампанії для визначення розкладу оплат. Наглядає за банківськими депозитами,виплатами та усією фінансовою звітністю.
Скарбник: відповідає за перегляд тапідписання фінансових звітів у національній або ж місцевій виборчій комісії.
Кошторис кампанії – не що інше, якплан кампанії у гривнях та копійках.
Раціонально продуманий та постійноконтрольований кошторис – реальна картина вашої кампанії, ваш найважливішийстратегічний інструмент.
Список використаної літератури
1. Бабкіна О.В., Горбатенко В.П.«Політологія»: підручник видання 2 –ге, перероблене і доповнене – К.:«Академія», 2001. – 526 с.
2. Бебик В.М. «Політологія:теорія, методологія, практика»: Підручник – К.: МАУП, 1997. – 248 с.: іл. –Бібліограф.: с. 236 – 245 с.
3. Брегеда А.Ю. Основи політології:навчальний посібник. – Вид. 2 –ге, перероблене і доповнене – К.: КНЕУ, 2000. –312 с.
4. Горбатенко В.П.«Політологічний енциклопедичний словник»: 2 –ге видання, доповнене іперероблене – К.: «Ґенеза», 2004. – 736 с.
5. Кирилюк Ф.М., Обушний М.І.,Хилько М.І. та інші «Політологія» – К.: Здоров’я, 2004. – 776 с.