Составление деловых писем

1. Выбор вида делового письма.
Чем определяется выбор типа делового письма?
Нужный Вам тип делового письма, прежде всего, определяется целью Вашего сообщения. Хотите ли Вы предложить дополнительные услуги клиентам, ускорить оплату выполненных работ, уточнить условия контракта, избежать конфликта с покупателем или предъявить претензии поставщику— в зависимости от конкретных целей коммуникации Вам необходимо выбрать тот или иной формат делового письма. Поэтому прежде, чем начинать готовить письмо подумайте о том, чего именно Вы хотите добиться в результате.
Второй важный аспект, который будет влиять на форму и содержание Вашего сообщения— это его получатель. В зависимости от того, кто является Вашим адресатом, Вы не просто выберете тип письма, но и, возможно, примете более глобальное решение по поводу того, стоит ли вообще писать этому адресату. Может быть, именно ему Вы можете позвонить по телефону, договориться о личной встрече или использовать другие средства коммуникации. Как уже отмечалось в предыдущих главах, окончательное решение зависит от многих факторов, и по каждому из них взвешиваются все «за» и «против».
Какие виды деловых писем наиболее широко используются в коммуникационной практике?
Следующая таблица представляет собой сводный перечень общеизвестных типов деловых писем с указанием целей разных сообщений и потенциальных адресатов.
Адресат
Тип письма
Цели коммуникации
Потребитель
Предложение о продаже
Рекламно-информационное
Письмо-анкета
Кредитный контроль
Поздравления, поощрения
Стимулировать продажи
Получить данные о предпочтениях потребителей
Ускорить оплату (деликатно)
Сохранить преданность потребителя
Поставщик
Контрактные документы
Претензии
Извинения
Ясно определить контрактные условия
Получить возврат оплаты или замену поставки
Избежать конфликта из-за опоздания с оплатой
Наемный работник
Информация о вакансиях
О приеме на работу
Дисциплинарное
О сокращении
Информировать и привлечь потенциальных претендентов
Дать ясную и точную информацию об условиях работы и оплаты
Информировать и побудить изменить поведение
Объяснить детали и предложить поддержку
Образцы перечисленных типов писем Вы найдете в Практикуме по курсу «Стратегия письменных коммуникаций».
Полезные советы
ВЫБОР ТИПА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА ОПРЕДЕЛЯЕТСЯ ЦЕЛЬЮ ВАШЕГО СООБЩЕНИЯ И ЕГО ПОЛУЧАТЕЛЕМ. 2. Разработка структуры делового письма.
С чего лучше начать подготовку делового письма?
Какова тема Вашего письма? Кто его будет читать? Чего Вы хотите добиться этим письмом?— вот вопросы, на которые следует ответить до того, как Вы начнете подготовку письма. И вновь подумайте, нужна ли Вам и Вашему адресату информация именно в виде письма, поскольку на его подготовку Вы затратите время и средства.
Какой должна быть структура делового письма?
Каждое письмо, даже самое короткое, имеет четко определенную структуру. Типовая структура делового письма приведена на рисунке:
О стандартных элементах оформления писем мы подробнее поговорим в одном из следующих разделов данной главы. Здесь мы остановимся на внутренней структуре делового письма. Как видно из приведенной схемы, эта структура всегда содержит вступление, главную часть и заключение.
Деловое письмо должно быть кратким. Зачем тогда нужно вступление?
Действительно, всегда есть соблазн сразу перейти к теме сообщения. Сдержите его. Представьте, что Ваше письмо уже на столе у получателя в куче другой неотложной корреспонденции. Звонит телефон, а у двери кабинета ожидают посетители. Как помочь занятому получателю выбрать время именно для Вашего письма? Вот здесь и нужно вступление, прочитав которое, получатель будет точно знать, о чем Ваше письмо.
Как лучше составить вступление?
Во-первых, включите во вступление краткий заголовок. Фактически это тема письма, которая должна как можно короче идентифицировать цель письма, будучи напечатанной полужирным шрифтом. Например:
О заключении контракта на поставку ксерокса АТ315.
Во-вторых, не забудьте о персональном обращении. Мы уже упоминали об этом в предыдущей главе. При этом лучше все-таки выяснить имя и должность сотрудника компании, к которому Вы обращаетесь. Эту информацию можно получить, позвонив по телефону и спросив, к кому обращаться по данному вопросу, посмотрев домашнюю страницу компании в Интернете, используя личные знакомства и т.д. Проверьте правильность написания имени и должности сотрудника! В компании могут встречаться однофамильцы, занимающие разные должности. Помимо официальной должности и адреса в «шапке» письма, получателю всегда будет приятно увидеть свое имя во вступительной части. Например, «Уважаемая Светлана Ивановна!»
В-третьих, предусмотрите связь. Используйте начальные строки письма для ссылки на последний контакт с получателем, даже если он не был связан напрямую с темой Вашего письма. Типовыми начальными строками могут быть:
«Не далее, как в своем письме от 16 марта ...», «Благодарю Вас за факс, датированный 3 апреля...», «Обращаюсь с письмом в связи со вчерашним совещанием...».
Как лучше структурировать основную часть?
В предыдущей главе мы достаточно подробно останавливались на принципах и правилах подготовки письменных сообщений. В полной мере эти правила распространяются на составление писем. Помните, что Ваше сообщение должно состоять из ряда внутренне связанных пунктов. Они должны быть выстроены в логическом порядке по отношению друг к другу. При этом любая законченная мысль должна отделяться вставкой нового параграфа. Наиболее важные, с Вашей точки зрения, мысли должны находиться в первом и в последнем абзаце основной части.
Как обычно заканчивают письмо?
Деловые письма принято заканчивать так называемыми завершающими фразами. В зависимости от темы письма и от степени Вашего личного знакомства с адресатом, эти фразы могут несколько отличаться.
Если Вы не достаточно знаете адресата и обращаетесь к нему нейтрально, то закончить письмо лучше словами «С уважением», под которыми должна стоять Ваша подпись и должность.
Если Вы уже не первый раз общаетесь с адресатом и обращаетесь к нему по имени, завершающей фразой может быть принятое в мировой практике выражение «Искренне Ваш(а)», под которым также ставится Ваша подпись и должность.
Наконец, если за время переписки у Вас с корреспондентом установились отношения более теплые, чем просто формальные, допустимо в конце написать «С наилучшими пожеланиями» или «Всего наилучшего», а должность не указывать.
Полезные советы
ВАШЕ ПИСЬМО ДОЛЖНО ИМЕТЬ ЧЕТКУЮ ВНУТРЕННЮЮ СТРУКТУРУ, ВКЛЮЧАЮЩУЮ ВСТУПЛЕНИЕ, ГЛАВНУЮ ЧАСТЬ И ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 3. Процесс написания и редактирования.
Что лучше, сразу начать писать текст, либо сначала попробовать набросать основные идеи письма?
Здесь все зависит от того, насколько велик Ваш опыт в написании деловых писем и насколько сложное письмо Вам предстоит подготовить. Если опыт невелик, а письмо важное или сложное, начинайте с подготовки черновика письма. Для удобства можете воспользоваться компьютером, а затем править черновик прямо на экране монитора.
Мне все равно сложно приступить к основной части письма, даже в черновом варианте. Как быть?
Ваша ситуация достаточно типична. Ее даже называют «барьером писателя», так как многие пишущие впадают в ступор при попытке написать черновик документа или письма. Попробуйте разобраться, с чем именно связаны Ваши сложности. Проблемы могут возникнуть, если Вы:
не можете сформулировать основную цель письма
плохо представляете себе, к кому Вы обращаетесь
не можете определить, какие идеи необходимо отразить в письме
не владеете всей информацией, необходимой для подготовки письма
Далее мы рассмотрим каждую из перечисленных проблем более подробно.
Как правильно поставить цель письма?
Если на основании Вашего письма невозможно определить, чего Вы добивались от получателя, значит, Вы не смогли правильно сформулировать цель своего послания. Чтобы определить основную цель Вашего письма, сконцентрируетесь не на том, что Вы пишете, а на том, для чего Вы это делаете. Какой реакции от получателя Вы ожидаете?
Большинство коммерческих писем ставит целью склонить читателя к покупке товара или услуги, или хотя бы к заказу брошюры по предложенному товару. При этом многие авторы пытаются завуалировать истинные цели своего послания. Но независимо от того, является ли ожидаемая Вами от получателя реакция очевидной или завуалированной, истинная цель Вашего письма должна совершенно ясно звучать в Вашем собственном сознании. Поэтому для начала сформулируйте цель послания для себя, а уже затем подумайте, как это должно звучать для получателя.
Какую информацию о получателе можно собрать, если я готовлю письмо для массовой рассылки?
В этом случае Вам сначала необходимо определить так называемые характеристики читательской аудитории, т.е. Ваших потенциальных адресатов. Эти характеристики включают:
род деятельности. Знание профессий, представленных в группе Ваших получателей, поможет Вам лучше приспособить стиль послания к предполагаемой аудитории.
уровень образования. К читателям лучше обращаться на их уровне. Если Ваше письмо окажется слишком сложным для понимания, оно обречено на неудачу.
возраст аудитории. Для успеха Вашего послания часто нужно подобрать примеры или иллюстрации, исходя из возраста предполагаемых читателей.
позиция в иерархии. Если Ваше сообщение адресовано руководителям предприятий, придется приложить дополнительные усилия, чтобы избежать фамильярного или заискивающего тона, а также изложить суть послания максимально кратко и энергично.
компетентность. Насколько Ваши получатели могут быть знакомы с темой сообщения? Если аудитория достаточно велика, возможно, ее придется разбить на подгруппы, для каждой из которых необходимо будет составить собственный вариант письма. Общее послание может не найти отклика у широкого круга читателей.
Кстати, на те же характеристики необходимо обратить внимание и в случае, если Ваше письмо адресовано конкретному получателю.
Как выбрать идеи, которые следует отразить в письме?
Новички в написании писем иногда стараются с самого начала создать отточенное и законченное послание. Не поддавайтесь таким побуждениям и сосредоточьтесь на выработке как можно большего количества идей, относящихся к предмету. Запишите все идеи, даже те, в которых Вы сомневаетесь. Затем еще раз вернитесь к основной цели письма и особенностям потенциальных получателей. К каким действиям побуждают получателей Ваши идеи? Самые привлекательные идеи включите в окончательный список. Это поможет Вам в дальнейшей работе над текстом письма.
Как подбирается вспомогательный фактический материал?
Во многих деловых письмах бывает чрезвычайно важно грамотно подать фактическую информацию, которая послужит подкреплением основных идей Вашего письма. Когда список идей составлен, к нему можно и нужно собрать дополнительный фактический материал: конкретные примеры, данные исследований, результаты испытаний, отзывы потребителей и другие факты, которые могут оказаться полезными в Вашей ситуации. Поработайте с внутренними документами Вашей компании, просмотрите публикации в тематических изданиях и других СМИ. Проведите анализ собранной информации, чтобы быть абсолютно уверенным в достоверности тех фактов, которые лягут на бумагу.
Как перейти от идей к основному тексту письма?
Когда Вы составили список идей и подобрали необходимый фактический материал, настало время создать набросок, т.е. написать предварительный вариант Вашего послания.
Если цель письма— побудить адресата сделать что-либо, то в основном тексте Вы должны ясно заявить о требуемом действии, чтобы получатель однозначно понимал, чего Вы от него добиваетесь и почему. Для этого Вы можете:
Дать краткое объяснение, почему требуемое действие действительно важно и неотложно;
Включить в объяснение ясный и реалистичный срок исполнения
Заранее проверить уполномочен и способен ли получатель осуществить то, что требуется.
И помните не только о KISS-принципе, но и о вежливости!
Если черновик письма меня устраивает, имеет ли смыл его редактировать?
Если Вас соблазняет возможность пропустить этап редактирования, помните, что небрежно написанное письмо во многих случаях приводит к издержкам для бизнеса. Редакция— это просто измененный вариант Вашего наброска. Изменениями могут быть добавления, удаления, перестановки или замены.
Иногда редакция включает в себя немногим больше, чем исправление нескольких грамматических ошибок и замены некоторых слов и выражений на синонимы. В других случаях редакция влечет за собой значительные изменения и существенные переписывания с целью добиться большей ясности и точности. Если Вы новичок в письменных коммуникациях, следует быть готовым к редактированию всех материалов, которые Вы пишите.
Полезные советы
ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И РЕДАКТИРОВАНИЯ ВАШЕГО ПИСЬМА:
ЧЕТКО ОБОЗНАЧИТЬ ЦЕЛЬ СВОЕГО ПИСЬМА.
СОБРАТЬ ИНФОРМАЦИЮ О ПОЛУЧАТЕЛЯХ ДАННОГО ПИСЬМА.
ПРОДУМАТЬ И ЗАПИСАТЬ ОСНОВНЫЕ ИДЕИ ПИСЬМА.
СОБРАТЬ НЕОБХОДИМЫЙ ФАКТИЧЕСКИЙ МАТЕРИАЛ.
ПЕРЕПРОВЕРИТЬ ВСЕ ОСНОВНЫЕ ФАКТЫ.
РАЗДЕЛИТЬ СОДЕРЖАНИЕ ПИСЬМА НА ВСТУПЛЕНИЕ, ОСНОВНУЮ ЧАСТЬ И ЗАКЛЮЧЕНИЕ.
НАПИСАТЬ ЧЕРНОВИК ПИСЬМА.
УБЕДИТЬСЯ, ЧТО КАЖДАЯ ТЕМА БЫЛА ОСВЯЩЕНА В ОТДЕЛЬНОМ АБЗАЦЕ.
ПРОВЕРИТЬ СВЯЗНОСТЬ ПРЕДЛОЖЕНИЙ В КАЖДОМ АБЗАЦЕ.
ВЫПОЛНИТЬ РЕДАКТОРСКУЮ ПРАВКУ ПИСЬМА.
ПОДГОТОВИТЬ ОКОНЧАТЕЛЬНЫЙ ВАРИАНТ ПИСЬМА. 4. Стиль и оформление письма.
Что понимают под стилем делового письма?
Стиль Вашего письма— это то, как оно написано. Стиль является продуктом целого ряда факторов и правил, перечисленных в предыдущей главе, включая основную тематику письма, используемые слова, структуру предложений, общую длину текста и его внешний вид. В идеале должен выбираться стиль, подходящий и для получателя, и для того, чтобы четко выразить цель Вашего сообщения. Поэтому когда Вы начнете работать над стилем следующего письма, еще раз продумайте следующие вопросы:
кому Вы пишите. Известны ли Вам ожидания читателя? Что ему может понравиться, а что нет?
зачем Вы пишете. Хотите ли Вы повлиять на читателя или просто сообщить ему информацию?
какое впечатление производит письмо. Является ли Ваш документ не только информативным, но и интересным? Какой тон Вы выбираете (дружеский, официальный, возмущенный, благодарный и какой-то еще)? Как оформлено письмо? Привлекательно ли оно для читателя?
шанс на прочтение. Будет ли прочитано Ваше письмо в любом случае, или Вы должны завоевать внимание читателя?
Ответив на эти вопросы, Вы быстрее решите, что и как нужно сказать в письме.
Как оформить бланк делового письма?
Оформление деловых писем должно соответствовать общим требованиям унификации и стандартизации. В отечественной практике документационного обеспечения управления оформление писем должно соответствовать ГОСТ Р6.30-97. Согласно требованиям ГОСТ официальная переписка компании ведется с использованием специальных бланков для писем.
Бланк письма (горизонтальный или угловой) должен содержать следующие реквизиты:
Эмблему (логотип) организации
Наименование организации— автора документа
Адрес организации
Дату документа
Регистрационный номер документа
Ссылку на номер и дату входящего документа
Наличие указанных реквизитов должно облегчить операции по регистрации и обработке письма в компании-получателе.
Как правильно указать регистрационный номер письма?
Вне зависимости от тематики и содержания, письма, отправляемые из Вашей организации, делятся на две группы: инициативные и ответные.
Если Вы пишите инициативное письмо (просьбу, запрос, предложение, претензию), для удобства присвойте своему письму исходящий номер. И не забудьте дату. Предпочтителен вариант размещения исходящего номера и даты на одной строке в левом верхнем углу письма под «шапкой» бланка, например:
21.05.02 № 01-07/111
Если же Вы пишите письмо-ответ, в нем помимо исходящего номера необходимо дать ссылку на дату и номер инициативного документа, на который Вы отвечаете. Ссылочную дату и номер перепишите из инициативного письма. Например:
27.06.02 № 01-07/113
на № 03-21/135 от 03.06.02.
Какую еще информацию со стороны отправителя помимо реквизитов должно содержать письмо?
Помимо реквизитов компании-отправителя, составитель письма должен указать:
Должность, фамилию и инициалы подписывающего (в конце письма под подписью)
Фамилию, инициалы и номер телефона составителя (если составитель не подписывает письмо)
Перечень приложений (если есть)
Например, конец письма может выглядеть так:
С уважением,
В.И. Петров
Генеральный директор
Исп. Н.М. Михайлова
тел.(095) 232-5566
Приложение: бланк заказа на 2л. в 1экз.
Какие реквизиты получателя должны быть указаны в письме?
Реквизиты адресата максимально могут состоять из следующих частей:
Наименование организации (в именительном падеже)
Наименование структурного подразделения (в именительном падеже)
Должность получателя (в дательном падеже)
Фамилия и инициалы получателя (в дательном падеже)
Почтовый адрес и индекс
Каждая из указанных составных частей адресата размещается с новой строки. Знаки препинания между строками не ставятся. В зависимости от формы бланка письма (горизонтальной или угловой) реквизиты адресата размещаются в левом или правом верхнем углу письма. Например:
Главному редактору
Журнала «Свободная мысль»
Ефимову Н.В.
125468, Москва
Ленинградский просп., 49
В ответах на обращения частных лиц сначала указывается почтовый адрес, а уже затем— фамилия и инициалы получателя.
Какие реквизиты получателя должны быть указаны в письме?
Представьте, что Вы сами получили по почте деловое или рекламное письмо. На что Вы сами обычно обращаете внимание? Прежде, чем прочесть хотя бы слово, замечаете качество и форму конверта. Затем смотрите на название компании-отправителя и его адрес. После этого сверяете название и адрес Вашей собственной компании-получателя и смотрите, кому персонально адресовано письмо. Вся эта информация и должна быть на Вашем конверте. Реквизиты получателя обычно располагаются в верхней части конверта, а отправителя— в нижней.
Многие компании используют конверты с окошками для адреса. Если письмо сложить, этот адрес будет виден в окошке.
При использовании обычного конверта необходимо помнить, что адрес получателя на конверте должен точно соответствовать адресу в письме.
На что еще обратить внимание при оформлении письма?
Как мы уже отмечали в предыдущей главе, важную роль в оформлении письма будет играть выбранная Вами бумага. Стоит уделить внимание тому, какой тип бумаги больше всего соответствует целям и стилю Вашего письма. Обычные деловые письма отпечатываются на простой белой бумаге нормальной плотности. Письма-приглашения и поздравления печатаются на плотной или тисненой бумаге. Рекламные письма могут быть напечатаны на цветной бумаге или бумаге со специальным покрытием.
Как убедиться в том, что стиль и оформление моего письма выдержаны верно?
На этот счет есть несколько простых и полезных рекомендаций. Убедитесь, что они соблюдены в Вашем письме:
Соблюдены ли общие требования к структуре?
Насколько структура ясна и логична?
Кто получатель (давний потребитель, босс, поставщик, налоговый инспектор)?
Приемлемо ли звучит для получателя мой тон (не уверены— прочитайте вслух!)?
Что я делаю (информирую, убеждаю, критикую, благодарю...)?
Не выгляжу ли я грубым, бестактным, незаинтересованным, слишком фамильярным?
Если поменяться ролями, как бы я реагировал на это письмо?
Не содержит ли письмо информацию, в которой нет необходимости?
Включено ли в письмо все, что важно?
Каждое ли предложение сокращено, насколько возможно?
Поймет ли получатель специальные технические термины или их нужно расшифровать?
Не использованы ли «избитые» выражения и клише?
Не применялись ли сленговые выражения (например «вылететь в трубу»)?
Проверены ли правописание, пунктуация и грамматика?
Проверены ли возможные фактографические ошибки (например, даты, цены, условия поставки)?
Окончательный ли вариант письма распечатан?
Каков формат письма?
Соответствуют ли бумага и конверт виду письма и статусу получателя?
Использовался ли фирменный бланк компании?
Все ли реквизиты фирмы-отправителя указаны верно?
Правильно ли написаны реквизиты получателя?
Соответствует ли обращение должности и статусу получателя?
Указаны ли должность, фамилия и контактные координаты отправителя?
Приведен ли перечень вложений?
Полезные советы
ЕСЛИ СТИЛЬ И ОФОРМЛЕНИЕ ВАШЕГО ПИСЬМА ВЫБРАНЫ ВЕРНО, ПОЛУЧАТЕЛЮ БУДЕТ ЛЕГКО И ПРИЯТНО РАБОТАТЬ С НИМ! 5. Письма с положительными сообщениями.
Какие сообщения в деловых письмах считаются положительными?
В практике деловой переписки к письмам с хорошими новостями относятся все сообщения, в которых Вы исполняете желание другой стороны. Среди наиболее часто встречающихся типов писем с хорошими новостями— те, в которых пишущий положительно разрешает возникшую ситуацию, удовлетворяет стандартный запрос, продлевает кредит, подтверждает получение заказа. Реакция получателя на такое письмо обычно бывает положительной.
Как должно быть построено письмо с хорошими новостями?
Начинайте сразу с основного сообщения. Поскольку Вы предоставляете положительную информацию, такой подход вызовет доброжелательность читателя и сэкономит и Ваше, и его время.
Представьте второстепенные детали. В письмах с положительными новостями второстепенные детали обычно разъяснительные. Ответьте на все вопросы читателя, которые он задал. Постарайтесь предугадать и ответить на другие возможные вопросы.
Закончите на положительной ноте. Письмо с хорошими новостями должно заканчиваться в такой же прямой манере, в которой и начиналось. Если Вы подтверждаете заказ, будет уместна ссылка на будущее сотрудничество. Завершите сообщение кратким позитивным заявлением.
Как лучше написать клиенту, что его претензии будут удовлетворены?
Если требования клиента справедливы, ему нужно ответить прямо и незамедлительно. Однако, во многих случаях все не так однозначно. Иногда ни одна из сторон не является виноватой. Бывает и так, что установить виновного невозможно.
Если Вы не хотите терять клиента, в тексте письма:
изложите свою точку зрения на причины проблемы, вызвавшей претензии с его стороны.
уменьшите негативные аспекты, избегая критики клиента.
конкретизируйте несколько действий, которые следует предпринять клиенту
в конце письма напишите о будущем сотрудничестве.
Например, чтобы ответить на запрос клиента по поводу замены приобретенной десятикилограммовой упаковки семян газонной травы, которые не взошли, Вы можете расположить основные мысли в следующем порядке:
Обращение: Уважаемый господин Кротов!
Основная идея: Новая упаковка семян «Green grass» высылается Вам абсолютно бесплатно.
Объяснение возможных причин проблемы: В некоторых случаях состав почвы сводит к минимуму всхожесть любых семян для лужайки.
Рекомендации: Рекомендуем перед следующей посадкой провести анализ кислотности почвы на Вашем участке.
Заключение: Для нас важно, чтобы Вы остались удовлетворены.
В какой форме обычно пишутся подтверждения?
Жизнь многих предприятий зависит от объема полученных заказов. Для малого предприятия каждый заказчик особенно важен, поэтому роль писем-подтверждений может быть очень велика.
Составляя письмо, подтверждающее получение заказа:
сообщите клиенту, что заказ получен и выполняется в соответствии с условиями договора
укажите реквизиты заказа, чтобы покупатель не мог его перепутать с другими
если заказ включает поставку, уведомите покупателя, когда это произойдет
выразите признательность за заказ
способствуйте получению новых заказов в будущем.
Хорошее письмо-подтверждение сразу переходит к сути дела:
Уважаемый г-н Петров!
Подтверждаем, что Ваш заказ №18/97 от 04.06.02 на рабочий верстак ВМ-655 получен. Верстак будет отгружен в течение 48 часов с момента получения предоплаты на счет нашей компании.
Мы уверены, что Вы будете довольны верстаком, как и другие наши покупатели. К верстаку прилагается подробная инструкция по эксплуатации. Если же у Вас возникнут вопросы, специалисты службы технической поддержки будут рады Вам помочь.
Если Вас заинтересуют другие ручные или электрические инструменты, прилагаемый каталог познакомит Вас с полным ассортиментом наших товаров.
Используйте прилагаемые бланк для заказов и конверт для размещения Вашего следующего заказа. Мы надеемся, что сможем оказывать Вам услуги и впредь.
Примеры других писем с положительными сообщениями Вы найдете в нашем Практикуме. 6. Письма с нейтральными сообщениями.
Как лучше написать клиенту, что его претензии будут удовлетворены?
Нейтральное письмо, как видно из названия, представляет собой послание, которое не является ни хорошим, ни плохим. Такие письма обычно встречают осторожный интерес со стороны получателя. Некоторые из наиболее распространенных типов нейтральных писем содержат заявки на услуги, запросы на стандартную информацию, или относятся к ведению текущей коммерческой переписки в соответствии с характером деятельности Вашей компании.
Каковы особенности составления нейтральных писем?
Как и письма с хорошими новостями, нейтральные письма должны быть прямыми. Нейтральное письмо обычно также начинается с основной идеи. Если это письмо-запрос, основная идея обычно формулируется в виде просьбы. Далее следуют второстепенные детали и заключение. Чем конкретнее сформулировано основное сообщение нейтрального письма, тем легче Вам будет добиться требуемого ответа.
Как подготовить письмо, содержащее запрос стандартной информации?
Когда Вы читаете в газете рекламное объявление о товаре, который Вас заинтересовал, у Вас могут остаться неразрешенные вопросы. Вы можете обратиться в компанию, позвонив по телефону, либо послать письменный запрос на предоставление стандартной информации.
При запросе повседневной информации:
выразите суть запроса в первом же предложении
задайте все конкретные вопросы, которые Вас интересуют
избегайте многословных формулировок
позитивно и с выражением признательности упомяните действие, которое Вы ждете от читателя.
Вот как выглядит основной текст одного из стандартных писем-запросов:
Основная идея: Пожалуйста, вышлите нам информацию о курсах «Авторемонтное дело для водителей».
Детали запроса: Наша компания располагает небольшим парком автомобилей «Газель», и Ваши курсы могли бы оказаться полезными для наших водителей. Нас также интересует график занятий и возможность оплаты курсов по безналичному расчету.
Заключение: Благодарим за сотрудничество и ждем Вашей информации.
Как составить запрос на размещение заказа?
Когда Вы что-либо заказываете у поставщика, процесс упрощается, если у Вас есть бланк заказа компании-поставщика. В противном случае, вам следует воспользоваться письмами нейтрального формата.
Составляя заказ, придерживайтесь следующих рекомендаций:
начинайте с основного момента: «Пожалуйста, пришлите» или «Просим Вас отгрузить» являются самыми подходящими начальными фразами.
предоставьте продавцу все необходимые данные для того, чтобы немедленно выполнить заказ
укажите схему оплаты, которой Вы будете придерживаться
включите инструкции по доставке, если у Вас есть на этот счет какие-либо пожелания
закончите письмо, указав необходимую Вам дату поставки.
Вышеприведенный подход иллюстрирует образец одного из писем-заказов:
Пожалуйста, отгрузите следующие товары так, чтобы они пришли на наше производство в Подольске до 2 сентября 2002.
Количество
Код по каталогу
Цена за единицу
Сумма
12
А-812-0610
$ 167,99
$ 2015,88
12
F-842-1914
$ 79,99
$ 959,88
Итого
$ 2975,76
Оплата будет произведена по безналичному расчету на условиях 50% предоплаты.
Просим подтвердить получение данного заказа. Если товары будут доставлены в срок и в надлежащем состоянии, Вы можете рассчитывать на дальнейшие наши заказы.
Нам приходит много писем с типовыми запросами. Можно ли ускорить составление ответов?
Во многих случаях нет необходимости составлять ответ для одного конкретного человека. Если деятельность Вашей компании связана с регулярными ответами на типовые запросы клиентов, есть смысл составить форму стандартного ответа. Такая форма будет представлять собой шаблон письма общего содержания, которое может быть адресовано значительному количеству людей без внесения больших изменений.
К разработке стандартных ответов может быть применено два подхода. Первый подход заключается в разработке отдельных абзацев с целью использования их в часто возникающих ситуациях. Второй подход предусматривает использование в типовых ситуациях полностью готовых писем. Пример стандартного бланка ответа на заказ приведен ниже.
Уважаемый ____________________!
Ваш заказ № _____ от _________ на ___________ получен. Указанный товар будет выслан Вам в течение трех дней по почте наложенным платежом. Вы должны получить его не позднее ___________.
Благодарим за сотрудничество.
Искренне Ваша,
Дарья Орлова
Менеджер по продажам 7. Письма с плохими новостями и отказы.
В чем заключаются особенности составления писем с плохими новостями?
Письма с плохими новостями и отказы трудно писать, поскольку в них Вы отвергаете просьбу читателя. Вряд ли отправитель благосклонно отреагирует на такое сообщение, поэтому прямота, присущая письму с хорошими новостями, здесь неуместна. Письма с плохими новостями, как правило, пишут в уклончивой или индуктивной манере— от второстепенного к главному.
Непрямая последовательность изложения делает сообщения такого типа более приемлемыми для читающего, поскольку позволяет автору привести аргументы прежде, чем сообщить о принятом решении. В идеале читающий может согласиться с тем, что решение является обоснованным. Если не сделать это должным образом, может возникнуть угроза взаимоотношениям автора и получателя.
Какой должна быть структура письма с плохими новостями?
Ситуации, требующие составления писем с плохими новостями, очень разнообразны. Тем не менее, большинство из писем такого типа может быть построено следующим образом:
начните с нейтрального комментария. Ваш начальный комментарий призван дать получателю информацию о теме письма, но не должен подразумевать ни «да», ни «нет». Кроме того, начало должно соответствовать сообщению, которое за ним последует. Начало не должно быть слишком позитивным, если за ним последует негативный ответ. В то же время, не нужно сразу писать о грядущем отказе. Такие слова как «однако» или «но» являются такими же сигналами об отказе, как и «не будем» или «не имеем возможности».
представьте объяснение в позитивной манере. Объяснение должно звучать, как объяснение, а не как извинение, ссылайтесь не на политику компании, а на другие причины. Пишите на уровне понимания получателя, представьте убедительные аргументы.
изложите отказ. Желательно составить фразу, содержащую отказ, в нейтральном тоне, а сам отказ изложить в страдательном залоге.
заканчивайте в позитивном духе. Автор письма должен сказать о чем-либо, представляющем интерес для получателя. Дайте читателю почувствовать Вашу озабоченность, снимая акцент с самого отказа.
Как должен выглядеть отказ на жалобу покупателя?
Покупатели, присылающие рекламации, обычно считают себя правыми, а свои требования обоснованными. В реальной жизни далеко не все жалобы покупателей удовлетворяются. Иногда сотрудники, ежедневно имеющие дело с такой корреспонденцией, становятся невнимательными к клиентам. Тем не менее, учитывая положения закона «О защите прав потребителей», необоснованный отказ может обернуться для Вашей компании судебными исками и нанести урон Вашей деловой репутации. Поэтому рекомендуем очень внимательно подходить к рекламациям клиентов. Если Вам приходится писать отказы— делайте это максимально деликатно, стараясь соблюдать правила этики бизнес коммуникаций. В своем отказе постарайтесь подробно объяснить, почему просьба, которую покупатель считает обоснованной, на самом деле таковой не является.
Например, вот как ответил администратор ресторана на жалобу заказчика на количество еды, которую им предоставили на банкете в честь юбилея фирмы:
Ресторан «Уют» занимается обслуживанием торжественных мероприятий более пяти лет. Успех нашего бизнеса зависит от того, насколько довольными остаются наши клиенты, поэтому мы признательны вам за замечания по поводу обслуживания банкета вашей компании.
Только в прошлом году мы обслужили более 100 банкетов и завоевали хорошую репутацию, предлагая качественную еду по приемлемым ценам. Наши стандарты сервиса гарантируют, что еда подается в порциях, указанных в меню.
По нашим записям мы убедились, что обед, приготовленный для вашей группы, был идентичен по размеру порций обедам, которые подавались для групп подобной численности. Большинство из этих групп похвалило наше обслуживание и еду. Разумеется, мы урегулировали бы с вами вопрос оплаты, если бы оказалось, что стандарты обслуживания в отношении вашей группы были нарушены.
Многие организации уже резервируют у нас места для новогодних банкетов. Мы будем рады, если вы окажетесь в их числе.
Что делать, если покупатель получил отказ, но продолжает писать жалобы?
Иногда пишущий сталкивается с ситуацией, когда непрямой подход либо неприемлем, либо он не срабатывает. Если покупатель уже получил письменный отказ и объяснения, но все же продолжает настаивать на своем, то во втором письме следует применить более прямой подход. Если читатель игнорирует Ваше первое письмо с отказом, Вы получаете моральное право писать более прямо.
Как сообщить клиенту, что мы не сможем выполнить его заказ?
Иногда даже самые эффективно работающие организации сталкиваются с ситуацией, когда они не в состоянии выполнить заказ клиента. Причины здесь могут быть самые разные: поломки оборудования, отсутствие продукции на складе, прекращение производства интересующей клиента продукции и т.п. Независимо от причин, в своем письме клиенту Вы должны будете сообщить информацию, которая ему вряд ли понравится. Сделать это лучше таким образом:
начните с благодарности за заказ или с нейтральной мысли, с которой Ваш читатель согласится
объясните, почему Вы не можете выполнить его заказ
сформулируйте отказ кратко, не пользуясь негативным языком
если возможно, сделайте альтернативное предложение
в конце укажите перспективы сотрудничества в будущем.
Вот пример ответа на заказ, который не может быть выполнен в срок, указанный покупателем:
Благодарим Вас за заказ от 17 марта, в котором Вы проявили интерес к нашей продукции. То, что Вы заказали вентилятор АТ-7867, показывает, что Вы являетесь ценителем качественных изделий по разумным ценам.
Растущий объем заказов на этот вентилятор указывает на то, что многие покупатели признают его превосходство. Мы получили на 200% больше заказов на эти вентиляторы, чем в прошлом сезоне.
Все заказы клиентов выполняются нами по мере поступления. Вы сможете получить заказанный вентилятор АТ-7867 к 15 мая, намного раньше наступления жары. Пожалуйста, сообщите, устраивает ли Вас наше предложение.
Надеемся, Вы будете удовлетворены нашей продукцией, и ожидаем дальнейших Ваших заказов.
Другие примеры писем, содержащих отказы, приведены в нашем Практикуме. 8. Составление письменных претензий и жалоб.
Как составить стандартную претензию?
Потребители оценивают продавцов отчасти в зависимости от того, как быстро они способны урегулировать стандартные претензии. Но то же самое можно сказать и о продавцах, которые оценивают степень обоснованности Вашей претензии в зависимости от формы, в которой она представлена. Поскольку отечественная сфера услуг еще далека от совершенства, для того, чтобы добиться удовлетворения претензии, Вам может понадобиться настойчивость и соблюдение нескольких простых правил при составлении Вашей претензии:
предъявляя стандартную претензию, пишите кратко
запросите конкретные действия как можно раньше
поясните, чем вызвана претензия
выразите уверенность в урегулировании возникшей ситуации и признательность за выполнение запрашиваемого действия
Подход к написанию повседневных претензий изложен в следующем письме:
Не могли бы Вы выслать «Словарь флоры и фауны», чтобы заменить тот, который я возвращаю в прилагаемой посылке?
В доставленной мне 25 мая книге многие иллюстрации не пропечатаны, особенно на страницах с 200 по 256. Я прилагаю копию квитанции об оплате, которая сопровождала книгу.
Если в наличии нет неиспорченной копии, то меня удовлетворит возмещение затрат.
Как написать стандартную рекламацию?
Подход здесь такой же, как и при написании частной жалобы. В рекламации также используется прямой порядок изложения фактов, начиная с самого главного. Пример текста рекламации на поставленные товары приведен ниже:
Ваши товары были получены 25.03.02. При проверке партии груза оказалось, что в ней нет полного ассортимента товаров, который мы заказывали в соответствии с контрактом №678/93 от 01.02.02. Несомненно, произошло недоразумение. Мы ждем Вашего скорейшего ответа по этому поводу.
До получения информации от Вас мы поместим товар на склад, где он будет находиться в Вашем распоряжении.
Как подготовить более серьезную письменную жалобу?
Если возникшая проблема не решается с помощью стандартной претензии, придется взяться за подготовку более серьезного документа— письменной жалобы. Поскольку люди, в чьи обязанности входит разбор жалоб, всегда перегружены, ваша жалоба должна быть составлена ясно и убедительно:
четко сформулируйте, чего Вы хотите
пишите короткими абзацами
упомяните все имеющие отношение к делу детали
приложите копии (а не оригиналы) всех документов, относящихся к делу
укажите подробно, как с Вами связаться
держите под контролем свой гнев и воинственность, избегайте угроз.
Ниже приведен образец письменной жалобы, разработанный американским офисом по делам потребителей:
От (Ваша фамилия)
(Ваш адрес)
(Дата)
(Должность, если имеется)
(Название компании)
(Почтовый адрес)
Ссылка (регистрационный номер письма, если таковой имеется)
Уважаемый (человек, к которому Вы обращаетесь)!
(Дата) я (купил, взял напрокат, отдал в ремонт и т.п.) (название продукции, серийный номер или модель, или информация об услуге) в (место совершения, дата и другие важные детали сделки).
К сожалению, продукция (или услуга) оказалась (плохо изготовленной, низкого качества и т.п.) из-за (формулировка проблемы). В частности, (объясните проблему: например, продукция не работает должным образом, услуга оказана некорректно, выставлен неверный счет и т.п.).
Чтобы решить проблему, я бы хотел (укажите конкретный результат, которого Вы добиваетесь— возврат денег, ремонт, замена и т.д.). Прилагаю копии документов (вложите квитанции, гарантийные обязательства, чеки, договоры, другие документы).
Жду ответа и решения моей проблемы до (укажите срок) прежде, чем обратиться за помощью в Ассоциацию по защите прав потребителей (или другие инстанции, например, судебные органы). Пожалуйста, свяжитесь со мной по вышеуказанному адресу или по телефону (домашний или служебный телефон).
С уважением,
(Ваша подпись)
Приложения: (перечень документов)
Копия: (перечислите, кому Вы посылаете копии письма, если таковые имеются) 9. Письма по кадровым вопросам.
В нашей стране практика подготовки писем по кадровым вопросам распространена не так широко, как на Западе. Но иногда даже руководителю небольшой компании все-таки приходится брать на себя обязанность подготовки таких писем: рекомендаций, писем о приеме на работу или об увольнении.
С другой стороны, если Вы выступаете в качестве претендента на должность в какой-либо компании, Вам нужно не только научиться грамотно писать резюме, но и составлять сопроводительные письма с просьбами о встрече или назначении собеседования с Вами.
В чем заключаются особенности составления писем по кадровым вопросам?
Готовить письма по кадровым вопросам нелегко. Вне зависимости от конкретной темы и адресата, их написание потребует от Вас такта, понимания и деликатности по отношению к респондентам. Порядок изложения информации в письмах по кадровым вопросам должен соответствовать типу новостей, содержащихся в них. В письмах с хорошими или нейтральными новостями (собеседование, прием на работу, повышение в должности, рекомендательное письмо) придерживаются прямого порядка изложения в письмах с плохими новостями (отказ в приеме на работу, увольнение)— обратного.
Сотрудник, увольняясь, попросил написать ему рекомендацию для нового работодателя. Как это сделать?
Если Вы готовы дать сотруднику рекомендацию, сделать это можно следующим образом:
лучше, если Ваша рекомендация будет ответом на письменный запрос отдела кадров компании, в которую уходит Ваш сотрудник
характеристика сотрудника должна быть подробной: перечислите как его рабочие, так и личные качества
в заключительной части письма должно быть четко указано, что Вы даете сотруднику положительную рекомендацию.
Пример рекомендательного письма приведен ниже:
Уважаемый г-н Рассказов!
Спасибо за Ваше письмо от 20 сентября, содержащее просьбу охарактеризовать П.И. Сидоренко.
Г-н Сидоренко работал в нашей компании торговым представителем с июня 1999 по август 2001 года. За это время Петр Иванович проявил себя как надежный, сознательный и трудолюбивый сотрудник. Он прекрасно ладил с коллегами и покупателями. Многие постоянные клиенты нашей компании сожалели об его уходе.
У меня нет ни малейшего сомнения в том, что г-н Сидоренко станет надежным и уважаемым членом Вашего коллектива, и поэтому я бы рекомендовала его на работу в Вашей компании.
С уважением,
М.Н. Перова
Исполнительный директор
Нашел в газете интересную вакансию. Хочу отправить по указанному адресу резюме с сопроводительным письмом. Как лучше подготовить такое письмо?
Если Вы нашли объявление о вакансии в газете, будьте уверены, что десятки других кандидатов отвечают на то же самое объявление. Поэтому при подготовке сопроводительного письма обратите внимание на следующие моменты:
укажите название должности, на которую собираетесь претендовать, и сообщите, откуда Вы узнали о вакансии
опишите вакансию так, как Вы ее понимаете. Укажите, почему именно эта вакансия Вас заинтересовала
выберите отдельные моменты Вашего опыта, чтобы показать, почему Вы соответствуете выдвинутым требованиям
упомяните, что Вы прилагаете резюме
попросите о встрече или назначении собеседования, указав координаты для контакта.
Пример сопроводительного письма к резюме приведен ниже.
Пожалуйста, рассмотрите мою кандидатуру в качестве консультанта-стажера в отдел маркетинга, о которой Вы дали рекламу в газете «Работа для Вас» от 11 марта.
В рекламе сказано, что Вы ищете молодых людей с высшим образованием и предпочитаете кандидатов с основной специализацией в области менеджмента или маркетинга и некоторым опытом работы.
Мой диплом магистра делового администрирования, который я получу в мае 2002 г., закончив экономический факультет МГУ, с основной специализацией в менеджменте и дополнительной в маркетинге, полностью удовлетворяет вашим требованиям. Работая каждое лето в течение последних трех лет, я приобрел некоторый опыт в своей специальности. В последние три месяца я также проходил стажировку в компании Computek, выполняя работу менеджера по продажам.
Ваша работа особенно интересна для меня, так она позволила бы мне применить мои знания менеджмента и маркетинга и заниматься тем, что интересно мне,— компьютерами. Мои навыки, интерес и стремление усердно работать помогли бы мне, если бы я стал одним из менеджеров в отделе маркетинга Вашей компании.
Г-н Иванов, начальник отдела маркетинга компании Computek, согласен дать мне рекомендацию, если это потребуется. Другие люди, которые могут дать рекомендацию, перечислены в прилагаемом резюме.
Могу ли я пройти собеседование, когда Вам это будет удобно? Вы можете связаться со мной по телефону (095)202-0000, как правило, после 18.00. Я могу приехать на собеседование практически в любое время.
Искренне Ваш,
Сергей Петров
Мне бы не хотелось лично объясняться со всеми кандидатами, которых мы не приняли на работу. Как подготовить стандартный письменный отказ?
Главная задача таких писем— объяснить причину отказа так, чтобы претендент не утратил веры в будущий успех. При составлении письменных отказов обычно придерживаются следующих правил:
письмо готовится в дружественном позитивном тоне
в самом начале письма обычно указывается должность, на которую объявлялся конкурс
подробно объясняется причина отказа
в заключительной части письма желательно предложить претенденту участвовать в будущих конкурсах, чтобы помочь сохранить уверенность в своих силах и оставить благоприятное впечатление о компании.
Пример грамотного отказа в приеме на работу приведен ниже:
Должность— консультант отдела логистики
Уважаемая г-жа Лебедева,
Спасибо Вам за явку на собеседование на прошлой неделе.
Мы получили беспрецедентно большое количество заявок в отдел логистики, что, без сомнения, отражает общую ситуацию на рынке грузоперевозок. Нам было чрезвычайно трудно выбрать одного из множества претендентов, включая Вас, поскольку все они обладали и опытом работы, и необходимой квалификацией, и личными качествами.
Желаем Вам успеха в трудоустройстве. Если мы опубликуем объявление о вакансии, мы приглашаем Вас вновь попытать счастья в нашей компании. Мы внимательнейшим образом рассмотрим Ваше заявление.
Я собираюсь уволить сотрудника, который не справляется с работой. Достаточно ли предупредить его об этом в устной форме?
Нет, недостаточно. Если Вы не хотите разбирательств с бывшим сотрудником в судебных инстанциях, лучше поставить сотрудника в известность о ваших намерениях в письменном виде. Сделать это лучше как минимум за две недели до предполагаемого увольнения. Кроме того, внимательно изучите действующий КЗОТ, чтобы понять, имеете ли Вы все законные основания для увольнения сотрудника. В любом случае, до издания приказа об увольнении лучше подготовить и вручить сотруднику письменное предупреждение, в котором будут перечислены факты его служебного несоответствия, например, в таком виде:
Письменное предупреждение.
Напоминаю Вам о нашем разговоре 1 октября, в котором мы обсуждали факты допущенных Вами нарушений. В тот же день Вам было вынесено первое предупреждение. В нем перечислялись следующие служебные нарушения:
Грубость по отношению к И.И. Круглову, вашему непосредственному начальнику.
Невыполнение своих обязанностей, перечисленных в штатном расписании.
Случаи несвоевременного прихода на работу.
После беседы, состоявшейся у нас сегодня, я вынужден назначить Вам двухнедельный срок для изменения своего поведения и отношения к работе. Если в течение указанного срока заметного улучшения не произойдет, мы будем вынуждены уволить Вас с работы.
Надеюсь, Вы осознаете серьезность своего положения и примете соответствующие меры.
И еще одно замечание. Храните копии подобных писем на случай попытки бывшего служащего оспорить законность его увольнения с работы.
Образцы других писем по кадровым вопросам Вы также можете найти в Практикуме к модулю. 10. Убеждающие письма (письма-предложения и рекламно-информационные письма).
Убеждающее письмо— это письмо, которое пытается изменить в определенном направлении образ мыслей и действий других людей.
В наиболее ярко выраженной форме попытка убеждения присутствует в письмах-предложениях и рекламно-информационных письмах.
Чем письма-предложения отличаются от других типов писем?
Предложение— это попытка убедить кого-либо в том, что именно Вы обладаете необходимой квалификацией для удовлетворения его потребности в обмен на вознаграждение. Предложение, как правило, делается в письменном виде, причем вид и размеры этого документа могут быть разнообразными. Подрядчик может быть приглашен для осмотра дома, нуждающегося в реконструкции. Затем он может представить смету, в которой изложит, что он предполагает сделать, стоимость работ и материалов, а также вероятную дату завершения работ. Это один пример предложения.
Предложения могут различаться по степени формализованности, так же как и по содержанию планов, включенных в них. Представьте себе, что к Вам приходит человек и спрашивает, не хотите ли Вы установить металлическую дверь на входе в Вашу квартиру или, к примеру, застеклить свой балкон. Если Вы спрашиваете его о цене, то он быстро что-то считает на обратной стороне конверта и затем отдает результат Вам.
В противоположность предложению из приведенного примера, бывают предложения, которые требуют очень тщательной подготовки.
В чем разница между письмами-предложениями и рекламно-информационными письмами?
В отличие от рекламно-информационных писем, написание которых всегда инициируется рекламодателем, письма-предложения могут быть сделаны как по собственной инициативе (инициативные предложения), так и по запросу (пишутся в ответ на какой-либо запрос).
Написание инициативных предложений инициируется предлагающим; никаких предварительных действий со стороны предполагаемого получателя предложения при этом не предусматривается.
Запрос на предложение может исходить из разнообразных источников. Иногда запрос представляет собой лишь незначительный комментарий или слова поддержки. Зачастую изменения происходят как результат предложений, сделанных по запросу. Могут заключаться контракты, могут распределяться фонды, может предприниматься любое из тысяч возможных действий. Предложения играют ведущую роль в обеспечении функционирования коммерческих организаций любых размеров.
На что обратить внимание при составлении предложения, являющегося ответом на запрос?
В предложении, являющемся ответом на запрос, обычно можно выделить следующие элементы:
уведомление о прочтении первичного запроса
понимание проблем клиента
перечисление преимуществ предлагаемой программы
дополнительные аргументы в пользу Вашего предложения
простой способ обратной связи
В большинстве запросов на предложение четко оговорены требующиеся товары или услуги. Следовательно, Вам нужно как можно более внимательно прочесть запрос, перед тем, как начать писать предложение. Необходимо также отметить, нужно ли составлять предложение в какой-то особой форме или нет. Запрашивающие часто дают в запросе на предложение вспомогательную информацию по составлению предложения, чтобы было легче сравнивать предложения, которые будут получены.
Многие предложения не принимаются по причине того, что содержание предложения не точно соответствует перечню требований, указанных в запросе на предложение, или предложение составлено не так, как требовалось, или по причине ошибок. Был случай, когда компании не удалось заключить договор стоимостью $ 64000 из-за того, что была допущена ошибка в написании двух слов, содержавшихся в предложении.
Предполагается, что в предложении должен содержаться рациональный анализ того, как организация, от которой исходит предложение, может удовлетворить потребности, описанные в запросе. Даже если пишущий считает предложение преимущественно рекламным документом, для убеждения не должно использоваться самовосхваление. При составлении предложений, сделанных по запросу, нужно позволить фактам говорить самим за себя. Ниже приведен образец письма-предложения, подготовленного по запросу клиента.
Уважаемый г-н Сергеев!
Благодарю за Ваше письмо от 12 ноября. Мы рады представившейся возможности предложить Вам образцы заинтересовавших Вас тканей. Замечу, что каждый из наших рисунков уникален.
В наличии есть следующие цвета: рис. 41 выполнен в голубых и зеленых тонах; рис.62— в красном цвете, рис. 67— в бело-голубом и черно-белом вариантах. К сожалению, ткани на рис.18 в наличии нет.
Цена на все виды тканей одинакова и составляет:
600 руб. за метр при покупке до 50 метров,
550 руб. при покупке от 50 до 100м,
500 руб.— свыше 100 м.
При покупке свыше 200 метров цена договорная. Доставка бесплатная. Оплата производится в течение 30 дней со дня доставки.
Кроме того, хотелось бы обратить Ваше внимание, что если Вы закажете товары до конца января, Вы получите дополнительную 10% скидку. Для ускорения процедуры заказа заполните бланк, прилагаемый к моему письму.
Если потребуется дополнительная информация, всегда буду рад Вам помочь.
С уважением,
Николай Петров
Менеджер по продажам
Приложение: бланк заказа на 2 стр.
В чем заключаются особенности составления инициативных писем-предложений о продаже товаров или услуг?
Делается ли предложение по запросу или по собственной инициативе, предоставляемая информация будет очень похожей. Различие будет состоять в том, что акцент делается на различные факторы. Проанализировав потребности делающего запрос или потенциального получателя предложения, пишущий должен сосредоточиться исключительно на тех потребностях, которые кажутся наиболее значительными.
Цель писем-предложений, также как и других сообщений подобного типа, состоит в том, чтобы убедить читателя приобрести предлагаемый товар или услугу. Иными словами, в письме-предложении Вы пытаетесь убедить читателей сделать то, чего они не стали бы делать, если бы Вы их об этом не попросили.
Пишете ли Вы предложение индивидуального характера Вашему клиенту или письмо, которое будет распространено среди большого количества людей, Вы можете пользоваться одними и теми же базовыми принципами. Когда Вам нужно убедить читателя сообщения, Вы должны следовать четырем основным правилам:
Привлечь внимание получателя сообщения
Пробудить интерес в получателе сообщения
Стимулировать желание в получателе сообщения
Побудить получателя сообщения предпринять определенное действие.
Соблюдать эти правила непросто. Каждый год потребители получают миллионы рекламных писем-предложений. Большая часть этих писем обычно выбрасывается, поэтому их пренебрежительно называют «макулатурой». Поскольку подобные письма обычно рассылаются в больших количествах, то получение отклика хотя бы на 1-2% предложений считается хорошим результатом.
Как привлечь внимание получателя инициативного рекламного предложения?
Написать хорошее рекламное письмо— это искусство. Рецепты создания рекламных предложений существенно отличаются от рецептов, используемых при разработке писем других типов. Главная трудность состоит в том, что Вашего рекламного предложения никто не ждет. В первый момент получатель может не проявить никакого интереса к Вашему посланию. Поэтому, в первую очередь, Вам нужно привлечь внимание получателя сообщения. Как это сделать? Однозначного рецепта здесь не существует, поскольку Вы предлагаете разные товары различным категориям покупателей. Только после того, как Вы познакомитесь с особенностями товара и предполагаемой целевой группой покупателей, можете выбрать один из следующих приемов:
Сделайте заявление, которое заставит получателя сообщения задуматься. Например: «Лучшим в нашей новой коллекции женских сумочек являются их скрытые достоинства».
Сообщите привлекательный факт: «Для того чтобы получить хорошую работу, Вам не обязательно заканчивать институт!»
Предложите сделку: «Представьте: две пары туфель по цене одной!»
Опишите что-либо, имеющее место в настоящий момент: «Сегодня более 5000 семей наслаждаются журналом «Смак» за завтраком».
Бросьте вызов: «Попробуйте разорвать прилагаемый образец новой обивочной ткани, и Вы поймете, почему наши чехлы для стульев служат так долго».
Расскажите историю из жизни: «Раньше я думал, что для того, чтобы позволить себе купить машину, нужно быть богатым человеком. В тот день, когда я посетил автомобильный рынок «Мотор», я убедился в обратном. В тот же день я впервые приобрел автомобиль».
Ваше вступление скорее привлечет внимание, если оно написано коротко и в оригинальном стиле. Если же Вы используете клише и устаревшие фразы, получатель, скорее всего, выбросит его.
Как стимулировать интерес у получателя рекламного сообщения?
Когда внимание читающего привлечено, Вы должны постараться обеспечить его положительную реакцию. В этом разделе письма Вы обычно представляете читающему товар и веские причины, по которым он должен хотеть его приобрести. Многие специалисты рекламного бизнеса советуют делать больший акцент на выгоды, которые можно извлечь из приобретения товара, а не на самом товаре. Например, вместо того, чтобы уговаривать получателя купить газонокосилку, сделайте акцент на том, как он будет гордиться ухоженной лужайкой перед домом.
Обратите внимание читателя на то, по какой причине он должен захотеть купить ваш товар. В рекламном бизнесе это называется основным аргументом продажи товара. У любого товара или услуги может быть несколько аргументов продажи. Чтобы выбрать один из них, Вам нужно в максимальной степени учесть интересы и потребности вашего потенциального покупателя. Например, в нашем Практикуме приведено несколько вариантов одного коммерческого письма-предложения, адресованного разным целевым группам клиентов.
Как пробудить желание приобрести предлагаемый товар?
В следующем разделе Вашего рекламного письма, целью Ваших действий является перемещение желаний получателя из разряда «хотелось бы иметь» в разряд «мне это необходимо».
Используя уместные эмоциональные и логические призывы, Вы должны пробудить в читающем желание принять Ваше предложение. Например, если Вы подчеркиваете, что предлагаемый пылесос новой модели имеет трехлетнюю гарантию— это призыв к логике. А если Вы подчеркиваете, что получатель сообщения будет одним из покупателей новой модели престижного автомобиля— это эмоциональный призыв.
Если Вы еще не указали цену предлагаемого товара, это наиболее уместно сделать в данном разделе. Но при этом Вы не должны делать акцент на цене, если она не является одним из аргументов продажи товара.
Как побудить получателя рекламного предложения перейти к конкретным действиям?
Итак, Вы уже указали наиболее важные характеристики предлагаемого товара или услуги, а также какую можно извлечь выгоду из его использования. Все, что осталось сделать получателю сообщения— предпринять определенные действия. Теперь Вы должны рассказать получателю, какие действия предпринять.
Если Вы хотите, чтобы получатель сообщения заполнил и отослал Вам прилагающийся бланк, разъясните ему это как можно более доходчиво. Некоторые рекламные письма оказываются неэффективными из-за недостатка ясности в указании действий в заключительной части.
В примере ниже приведено рекламное письмо-предложение, в котором приняты во внимание все вышеперечисленные моменты:
Еще не поздно продлить себе спокойную жизнь дополнительной гарантией!
У вас еще есть время подписаться на дополнительную гарантию для Вашей стиральной машины, если Вы не сделали этого при покупке. Даже если Ваша годовая гарантия истекла, в течение 30 дней с момента получения данного письма Вы можете воспользоваться многочисленными преимуществами дополнительной гарантии.
Дополнительная гарантия предохранит Вас от неожиданных расходов на ремонт и обеспечит приоритет на прием заказа в течение всего нового гарантийного срока. В соответствии с Вашими потребностями Вы можете выбрать одну из трех схем дополнительной гарантии, и мы с удовольствием поможем Вам определиться в этом вопросе.
Подробное описание дополнительной гарантии содержится в прилагаемой брошюре. Позвоните прямо сейчас по телефону 333-3333, и Вы надолго избавите себя от проблем со своей стиральной машиной!
Где используются рекламно-информационные письма?
Помимо писем-предложений о продаже товаров и услуг в практике коммерческой деятельности компании используются другие виды рекламно-информационных писем. Все они призваны помочь компании повысить эффективность каждой составляющей успешного сбыта. Перечислим эти составляющие:
Развитие политики сбыта
Поддержание контактов с клиентами
Информационная работа с потребителями
Политика информирования о товарах
Послепродажное обслуживание клиентов
Меры по сохранению клиентов
Расширение сети сбыта
Как побудить получателя рекламного предложения перейти к конкретным действиям?
Клиенты должны быть уверены в том, что Вы о них помните. Поэтому имеет смысл периодически информировать их о том, как развивается Ваша компания. Сообщайте клиентам о Ваших перспективных планах, организации новых служб, открытии новых точек сбыта, поступлении в продажу новых товаров и обо всем, что может иметь к ним отношение. Чем больше возможностей для информационного обращения к клиентам будет Вами использовано, тем лучше будут Ваши взаимоотношения.
Примеры рекламно-информационных писем приведены в нашем Практикуме.
Полезные советы
ПАМЯТКА ПО НАПИСАНИЮ РЕКЛАМНОГО ПИСЬМА:
НАЧИНАЙТЕ С КОРОТКОГО ЗАЯВЛЕНИЯ ИЛИ ВОПРОСА, КОТОРЫЙ БЫ МОГ ПРИВЛЕЧЬ ВНИМАНИЕ.
УДОСТОВЕРЬТЕСЬ В ТОМ, ЧТО ВСТУПИТЕЛЬНАЯ ФРАЗА ЧЕТКО СООТВЕТСТВУЕТ ПРЕДЛАГАЕМОМУ ТОВАРУ.
УДЕРЖИВАЙТЕ ВНИМАНИЕ ПОЛУЧАТЕЛЯ СООБЩЕНИЯ, ДЕЛАЯ АКЦЕНТ НА ОСНОВНОМ АРГУМЕНТЕ ПРОДАЖИ, КОТОРЫЙ БУДЕТ ЕМУ ИНТЕРЕСЕН.
В РАЗДЕЛЕ ПИСЬМА, ПОСВЯЩЕННОМ ПОБУЖДЕНИЮ ЖЕЛАНИЯ, ПОСТАРАЙТЕСЬ УБЕДИТЬ ПОЛУЧАТЕЛЯ, ЧТО ЕМУ ДЕЙСТВИТЕЛЬНО НЕОБХОДИМ ЭТОТ ТОВАР, ПУТЕМ ПРИВЕДЕНИЯ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ ДОКАЗАТЕЛЬСТВ ЦЕННОСТИ ТОВАРА. НАПОМНИТЕ ПОЛУЧАТЕЛЮ ОБ ОСНОВНОМ АРГУМЕНТЕ ПРОДАЖИ.
СНИМИТЕ ВОЗМОЖНОЕ НЕПРИЯТИЕ ЦЕНЫ ТОВАРА, НЕ ЗАОСТРЯЯ НА НЕЙ ВНИМАНИЕ ПОЛУЧАТЕЛЯ. ПРИ УПОМИНАНИИ ЦЕНЫ, ПОДЧЕРКНИТЕ ОСНОВНЫЕ ДОСТОИНСТВА ТОВАРА.
ЧЕТКО УКАЖИТЕ, КАКИЕ ДЕЙСТВИЯ СЛЕДУЕТ ПРЕДПРИНЯТЬ ПОЛУЧАТЕЛЮ СООБЩЕНИЯ. ЕЩЕ РАЗ УПОМЯНИТЕ ПРИЧИНЫ, ПО КОТОРЫМ ПОЛУЧАТЕЛЮ СЛЕДУЕТ ПРИДЕРЖИВАТЬСЯ ПРЕДЛОЖЕННОЙ ВАМИ ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ ДЕЙСТВИЙ. 11. Письма, содержащие анкеты и опросные листы для клиентов.
Прямая почтовая рассылка широко используется в качестве доступного канала сбора информации о потребителях при помощи заранее подготовленных форм и анкет.
Основное достоинство данного метода состоит в том, что с его помощью даже небольшое предприятие может провести опрос своих реальных или потенциальных клиентов. Вам не надо нанимать интервьюеров, Вы сами формируете целевую группу респондентов, а почтовая рассылка стоит недорого.
К недостаткам метода относится низкий процент возврата ответов. Также возможна однобокость ответов, обусловленная малым числом ответивших.
В чем заключаются особенности подготовки писем, содержащих анкеты и опросные листы для клиентов?
Независимо от того, над каким типом письма, содержащего опросный лист или анкету, Вы будете работать, с самого начала необходимо обратить внимание на следующие моменты:
Что Вы в действительности хотите узнать? Всегда существует тонкое равновесие между «спросить слишком мало» и «спросить слишком много». Вы не хотите заниматься сбором информации, в которой нет надобности, а слишком объемная анкета наверняка вызовет отчуждение у клиента. С другой стороны, пропуск ключевого вопроса может сильно повлиять на результаты, поскольку у вас уже не будет возможности добавить или уточнить что-либо.
Ясен, понятен и приемлем ли вопрос? При подготовке писем-анкет вопросы должны быть сформулированы просто и недвусмысленно. Иначе те, кто будет заполнять прилагаемую форму, Вас просто не поймут. Важно также избегать вопросов, которые могут вывести опрашиваемого из равновесия, что приведет к нежеланию отвечать.
Логична ли структура анкеты? При ответе на этот вопрос следует опять-таки концентрировать внимание на личности того, кому предстоит заполнить Вашу форму анкеты. Если отвечающему придется перескакивать в своих ответах от одного к другому, совершенно не связанному с предыдущим, это будет смущать респондента. Маловероятно, что такие ответы Вас устроят.
Как будет организован процесс возврата анкет? При подготовке письма-анкеты убедитесь, что Вы хорошо продумали процедуру возврата. Как правило, заполненная анкета отсылается по почте в конверте с оплаченным ответом. Поэтому позаботьтесь о том, чтобы конверт с Вашим обратным адресом был вложен в письмо.
Побуждаете ли Вы респондента к отклику? Поскольку заранее известно, что процент возврата Ваших писем-анкет будет невелик, необходимо предусмотреть различные поощрения или стимулы, которые повысят процент возврата писем. Это могут быть бесплатные образцы продукции, участие в лотерее или призы для каждого, кто заполнит анкету. В сопроводительном письме можно также прибегнуть к «неосязаемым» поощрениям типа личного удовлетворения опрашиваемого «возможностью высказаться по актуальному вопросу» или «помощи в благом деле».
Ваша анкета (вопросник) должна быть тщательно подготовлена. Обычно этот процесс занимает достаточно много времени, поскольку от того, как Вы составите вопросник, будет во многом зависеть итоговый результат Вашей рассылки. Процесс подготовки анкеты, как правило, осуществляется в следующей последовательности:
Определяются цели анкетирования
Определяется целевая группа респондентов
Формируется общая структура анкеты
Разрабатываются вопросы по каждому разделу
Выбирается формат ответов на поставленные вопросы
Составляется черновой вариант анкеты
Производится тестирование анкеты на небольшой группе клиентов
Анкета уточняется и дорабатывается с учетом замечаний клиентов
Уточняются адреса для рассылки и каналы обратной связи с респондентами
Производится копирование анкет и подготовка к рассылке
Осуществляется сбор данных
Результаты рассылки обрабатываются, составляется итоговый отчет
Какова структура типовой анкеты?
В зависимости от целей анкетирования, структура Вашей анкеты может быть различной. Чаще всего анкета, рассылаемая по почте, состоит из трех основных частей: введения, основной части и реквизитной части.
Главная задача введения— убедить получателя принять участие в анкетировании. Оно не только должно содержать цель проводимого анкетирования, но и должно показать, какую пользу получит респондент, приняв в нем участие. Кроме того, из введения должно быть понятно, кто проводит данный опрос. Если анкетирование проводится по почте, введение может быть написано в виде сопроводительного письма, например:
Добро пожаловать в сервисный клуб компании «Ред лайн»!
Мы работаем на рынке обработки информации более пяти лет, поэтому нам хорошо знакомы проблемы, возникающие у многих организаций в области создания и ведения электронных архивов документов.
Мы готовы помочь Вам в решении этих проблем, взяв на себя определение Ваших потребностей и организацию обработки Вашей стандартной документации. Эта форма разработана для того, чтобы помочь Вам определить, насколько новая технология обработки изображений может помочь в ведении вашей документации.
Если Вы заинтересованы в том, чтобы Ваши архивные документы были в идеальном порядке и при этом не занимали места в офисе, заполните, пожалуйста предлагаемый вопросник, вложите его в наш конверт и вышлите по указанному адресу. Вы также можете отправить вопросник по факсу.
Всем, от кого мы получим заполненные вопросники, будет предоставлена 10% скидка на сервисное обслуживание в нашей компании. Кроме того, ваш личный клиентский номер, указанный в верхнем углу анкеты, гарантирует бесплатный выезд нашего консультанта для помощи в оценке потребностей Вашей компании и разработке шаблонов документов.
Заполните анкету и воспользуйтесь нашей бесплатной помощью!
Как сделать основную часть анкеты понятной и удобной для заполнения?
Мы уже отмечали, что для начала Вам необходимо разработать структуру анкеты. После того, как Вы решили, какие разделы должна содержать основная часть анкеты, переходите к составлению вопросов. При этом постарайтесь, чтобы каждый вопрос был сформулирован ясно и недвусмысленно. Помните, что наиболее удобными для отвечающего являются «закрытые» вопросы (где респонденту предлагается выбрать один из заранее подготовленных ответов).
Есть еще пять практических правил, которые нужно учесть при подготовке вопросника:
Заранее кодируйте вопросы, если это возможно. Кодирование используется для преобразования ответов в форму, позволяющую их подсчитывать и анализировать. Это экономит время на стадии ввода данных. Если цифровое кодирование вводится в самостоятельно заполняемую анкету, это может выглядеть следующим образом:
Какова примерная численность сотрудников Вашего предприятия?
01 до 10 человек
02 от 10 до 50 человек
03 от 50 до 100 человек
04 свыше 100 человек
05 затрудняюсь ответить
Любые «фильтры» делайте ясными. Респонденты должны чувствовать, что каждый вопрос имеет к ним отношение. Поэтому для пропуска не относящегося к респонденту вопроса используйте «фильтр». Например:
6. Есть ли у Вас доступ к портативному компьютеру?
01 да
02 нет
Если Да, перейдите к вопросу (7)
Если Нет, перейдите к вопросу (8)
Используйте «открытые» вопросы избирательно. Если тема сложна, и вероятный диапазон ответов трудно предсказать, вопрос остается «открытым», т.е. респонденту предоставляется возможность самому написать ответ. Помните, что в самостоятельно заполняемой анкете «открытых» вопросов следует избегать, так как их анализ может оказаться затруднительным.
Простые вопросы ставьте первыми, щепетильные— последними. Какую бы анкету Вы не готовили, старайтесь начинать с самых простых и «нейтральных» вопросов. Как только респондент «увлечется», ему можно предлагать вопросы зондирующего характера.
Следите за объемом анкеты. Если Вы вкладываете анкету для самостоятельного заполнения в конверт, ее большой объем может напугать получателя. Старайтесь, чтобы он не превышал двух страниц. Помните, чем меньше вопросов, тем больше шанс получить на них ответы.
Какие вопросы включают в «реквизитную» часть анкеты?
В реквизитной части обычно приводится информация, касающаяся респондентов: возраст, пол, принадлежность к определенному классу, образование, род занятий, семейное положение. Если анкета персональная— даются имя и адрес заполняющего, если анонимная— эти данные отсутствуют.
Если анкета составлена для организации, в реквизитную часть можно включить основные направления деятельности предприятия, год образования, количество сотрудников и другие интересующие Вас вопросы.
Полезные советы
ЧЕТЫРЬМЯ КЛЮЧЕВЫМИ ВОПРОСАМИ ПРИ ПОДГОТОВКЕ АНКЕТЫ ДЛЯ ПОЧТОВОЙ РАССЫЛКИ ЯВЛЯЮТСЯ:
ЧТО МНЕ НЕОБХОДИМО ЗНАТЬ?
ЯСНЫ ЛИ МОИ ВОПРОСЫ?
ЛОГИЧНА ЛИ ПРИНЯТАЯ МНОЙ СТРУКТУРА?
ПОБУЖДАЮ ЛИ Я ПОЛУЧАТЕЛЯ К ПОЗИТИВНОМУ ОТКЛИКУ? 12. Частные деловые письма (просьбы, приглашения и т.п.).
Какие письма относятся к категории частных деловых писем?
Частные деловые письма— это, как правило, письма частных лиц, которые пишутся и посылаются в какие-либо организации. Кроме того, к этой категории относятся также деловые письма от одного частного лица другому.
Подобно другим деловым письмам, такие письма нужно писать просто и понятно. К таким письмам могут относиться: выражение интереса к опубликованной вакансии, ответ на приглашение пройти собеседование, рекомендательное письмо, приглашение, вежливый отказ от приглашения и пр.
Меня заинтересовала опубликованная вакансия. Как написать письмо, чтобы произвести благоприятное впечатление на возможного работодателя?
Существует несколько несложным правил, которые позволят Вам подготовить грамотное и привлекательное письмо. Во-первых, в письме необходимо указать должность, на которую Вы претендуете, поскольку в организации может быть несколько различных вакансий. Во-вторых, узнайте, как лучше писать письмо— от руки или отпечатать его на компьютере (пишущей машинке). Это зависит от сложившейся корпоративной культуры организации, в которую Вы обращаетесь. В-третьих, не следует приводить в письме всю информацию, которая содержится в Вашем послужном списке или приложенной анкете. Если Вы сочтете нужным, можете упомянуть некоторые, наиболее важные, пункты. Письмо должно быть по возможности кратким, например, таким:
18 марта 2002 г.
Г-ну Иванову В.Н.
Начальнику управления по работе с персоналом
Вакансия: старший менеджер по кадрам
Уважаемый г-н Иванов!
Я бы хотела подать заявление на занятие вышеуказанной должности, вакансия на которую была объявлена в сегодняшнем выпуске газеты «Работа для Вас».
Из моего послужного списка, копию которого я прилагаю, Вы увидите, что в настоящее время я работаю менеджером по кадрам в компании «Фонарь». Мне нравится моя работа, но мне хотелось бы поработать в более крупной организации. Мне кажется, что я справлюсь и с более ответственной должностью.
Я готова прийти на собеседование в любое удобное для Вас время. С нетерпением жду ответа.
Искренне Ваша,
П о д п и с ь
Репкина Лариса
Приложение: резюме на 2-х страницах
Если меня пригласили на собеседование, нужно ли мне письменно подтвердить, что я приду?
Такая необходимость есть в том случае, если в самом письме Вам не предложен другой порядок действий (например, подтвердить встречу по указанному телефону). Помните, что письма такого типа должны быть предельно краткими с обязательным указанием названия должности, дня и времени собеседования:
Настоящим подтверждаю, что я смогу прийти на собеседование в понедельник, 8 апреля 2002 г. в 12.00.
Меня попросили подготовить частное рекомендательное письмо. Как это сделать?
Представление частных рекомендательных писем— общепринятая практика в западном деловом мире. Все больше компаний и организаций, работающих в России, при приеме на работу также стали запрашивать как официальные, так и частные рекомендательные письма.
Отзывы вообще и характеристики в особенности всегда несколько необъективны. Маловероятно, что тот, кто знает Вас десять лет, напишет о Вас что-нибудь такое, что помешает Вам получить работу. Скорее наоборот. Точно также и Вы не захотите подвести знакомого, дав ему плохую характеристику.
Если Вы действительно не уверены в чьих-то способностях, можете дать ему менее восторженную характеристику. Например, такую: «Я знаю Викторию Прокопову уже десять лет. Она дружелюбная, коммуникабельная и, насколько мне известно, честная и порядочная девушка. У меня нет повода полагать, что она не справится с предлагаемой ей работой». Если Вы уверены в своем приятеле, то можете написать, что Вы всячески рекомендуете его компании и не сомневаетесь, что он справится с работой.
Как оформить поздравление делового партнера?
Оформление писем— поздравлений личного характера зависит от Ваших взаимоотношений с человеком, которому они адресованы. Как правило, в таких письмах нет необходимости указывать имя под личной подписью. В письмах близким людям обычно опускается адрес в начале письма. Ниже приведен пример письма— поздравления:
20 марта 2002 г.
Г-же Дятловой Н. И.
119270, Москва,
ул. Хамовнический вал, д. 9, оф. 4
Дорогая Наталья!
Примите мои поздравления по поводу Вашего назначения вице-президентом компании «Снежная королева». Я уверен, что Вы этого действительно заслуживаете, и в компании скоро поймут, как им повезло!
Надеюсь, что дела у Вас пойдут хорошо с самого первого дня. Как только Вы освоитесь, я приглашаю Вас на бизнес-ланч.
С наилучшими пожеланиями,
Искренне Ваш
П о д п и с ь
Как оформить приглашение?
Приглашение, особенно на официальные мероприятия, обычно посылается на заранее отпечатанном бланке. Однако пригласительное письмо ничуть не хуже и к тому же требует гораздо меньше расходов. Пример приглашения приведен ниже:
10 мая 2002 г.
Г-ну и г-же Ткаченко
120171, Москва,
ул. Юннатов, д. 9, кв. 21
Уважаемые г-н и г-жа Ткаченко!
Я имею честь пригласить вас на благотворительный вечер, который организует наш клуб 10 июня 2002 г. в Колонном Зале Дома Союзов.
Вы можете пригласить с собой гостей— до шести персон. О пригласительных билетах я позабочусь.
Пожалуйста, известите меня в самое ближайшее время, сможете ли вы присутствовать, так как количество пригласительных билетов ограничено.
Искренне Ваш,
П о д п и с ь
Николай Рейдлих
Если мне нужно отказаться от приглашения, то как лучше это сделать?
Отказываться от приглашения нужно очень вежливо и дипломатично. В письме обязательно нужно указать причину, по которой Вы не сможете присутствовать. Лучше указать выдуманную причину, чем не указать никакой. Пример вежливого отказа приведен ниже:
14 мая 2002 года
Г-ну Николаю Рейдлиху
127000, Москва,
ул. Академика Королева, 14
Уважаемый г-н Рейдлих!
Примите искреннюю благодарность от меня и моей жены за Ваше любезное приглашение на благотворительный вечер.
С сожалением должен сообщить Вам, что в этот раз мы не сможем присутствовать, так как в июне уезжаем в отпуск.
Принесите, пожалуйста, наши извинения остальным членам клуба.
Искренне Ваш,
П о д п и с ь
Артур Ткаченко
Как вежливо напомнить о необходимости вернуть долг?
В письмах о денежном долге нужно проявить одновременно настойчивость и деликатность. Чтобы смягчить тон, можно упомянуть о прошлой надежности клиента. Однако в заключительном абзаце письма следует дать понять, что долг должен быть возвращен немедленно, и что в противном случае Вы намерены действовать решительно.
Пример такого письма приведен ниже:
1 июня 2002 г.
Г-же Свиридовой Л.И.
113121, Москва,
Ул. Академика Анохина, д.9
Мы все еще не получили тех 50 000 тысяч рублей, которые Вы задолжали нам за костюмы, сшитые в январе этого года, хотя месяц назад мы уже писали Вам об этом. Это нас удивляет, ведь до сих пор Вы были надежным клиентом и именно поэтому мы всегда предоставляли Вам наши услуги в кредит.
Пожалуйста, сделайте денежный перевод на наш счет в течение пяти ближайших дней. Должны Вас предупредить, что если мы не получим деньги до 1 июля, то мы вынуждены будем передать дело в суд. Нам бы очень этого не хотелось, но, похоже, Вы не оставляете нам выбора.
Искренне Ваш,
П о д п и с ь
Виктор Яременко 13. Международная переписка.
Какие требования предъявляются к международным письмам?
Деловые отношения с зарубежными компаниями и организациями сегодня стали привычным делом. Объявляя о вакансиях, многие организации требуют от своих будущих работников знания двух, а то и трех иностранных языков.
Общепризнанным языком международного делового общения стал английский. Большинство деловых людей в состоянии прочитать письмо, написанное по-английски. Разумеется, лучше написать гладкое письмо по-английски, чем корявое— на другом иностранном языке, хотя получатель и воздаст должное попытке преподнести ему сюрприз на родном языке.
Продажа и покупка, импорт и экспорт— вот каким вопросам посвящена большая часть переписки с зарубежными коллегами. Установление деловых связей обычно начинается с деловых писем. Вот почему к ним предъявляются самые высокие требования. Они должны писаться просто, понятно, легко.
На что следует обратить внимание при подготовке писем иностранным партнерам?
В процессе международной деловой переписки обращайте внимание на следующие моменты:
В письменной речи употребляйте простые и понятные слова. Ни в коем случае нельзя употреблять жаргонные словечки, сленг. Иностранцы с трудом их понимают.
Предпочтительнее писать письмо на языке той страны, в которую Вы его направляете, если, конечно, Вы владеете этим языком.
Убедитесь, что Вы правильно употребляете обращение: например, месье— по-французски, герр— по-немецки и т.д.
На конверте обязательно пишется код страны, в которую Вы посылаете письмо. Название страны лучше выделить прописными буквами.
Не путайте адреса с телефонными номерами; убедитесь, что Вы правильно написали адрес получателя.
Терпеливо ждите ответ; его едва ли напишут немедленно.
Если с ответом затянули, лучше напомнить о письме по телефону.
Важное и срочное письмо лучше отправить по факсу.
Чем текущая переписка с зарубежными партнерами отличается от переписки с национальными контрагентами?
Текущая переписка с зарубежными партнерами практически ничем не отличатся от переписки с национальными компаниями, за исключением употребления некоторых терминов и элементов оформления.
Подробную информацию по оформлению деловых писем зарубежным партнерам Вы найдете в Практикуме к разделу.
Информацию о наиболее употребляемых терминах и сокращениях, используемых в деловой переписке по вопросам международной торговли и перевозок, Вы найдете в нашем Кратком словаре.
Как правильно подготовить письмо с целью установления партнерских отношений с иностранной компанией?
Поясним ответ на этот вопрос на конкретном примере. Предположим, что Сергей Иванов, директор по маркетингу компании— производителя игрушек «Калейдоскоп», попросил нового менеджера по продажам написать письмо потенциальному партнеру. Вот что у него получилось:
БЛАНК ОРГАНИЗАЦИИ
15 июня 2002 г.
Сеньоре П. Ферраро
Проле СА
S-1234 Мадрид
Испания
ИГРУШКА МЕДВЕЖОНОК ТИШКА
Уважаемая сеньора Ферраро!
Благодарю Вас за интерес к нашей новой игрушке. Мы готовы прислать ее Вам, если Вы сообщите, сколько штук Вам требуется.
Наши условия: предоплата 50%, остаток— в течение 30 суток после доставки. Согласны ли Вы с нашими условиями?
Ждем ответа.
Искренне Ваш,
П о д п и с ь
Алексей Лебедев,
Менеджер по продажам
Это письмо Сергею Иванову не понравилось. Оно написано далеко не в дружеском тоне. Едва ли сеньора Ферраро, прочитав его, поверит, что компания «Калейдоскоп» действительно заинтересована иметь с ней дело. Кроме того, в письме не сообщается об отправке образцов игрушки, как это обычно делается.
Сергей написал свой вариант письма, который приведен ниже:
БЛАНК ОРГАНИЗАЦИИ
15 июня 2002 г.
Сеньоре П. Ферраро
Проле СА
S-1234 Мадрид
Испания
ИГРУШКА МЕДВЕЖОНОК ТИШКА
Уважаемая сеньора Ферраро!
Благодарю Вас за интерес к нашей новой замечательной игрушке. Мы уверены, что она будет пользоваться большим успехом в Испании.
По всей вероятности, Вы могли бы подсказать, сколько игрушек (в штуках) Вы можете получить за один раз и сколько Вы надеетесь продать в течение первого года.
Пожалуйста, обратите внимание на наши условия оплаты товара: аванс— 50% стоимости первой партии, остаток— в течение 30 дней после ее доставки. В дальнейшем Ваши заказы будут выполняться на обычных кредитных условиях.
Посылаем Вам несколько образцов игрушки для проведения маркетинговых исследований.
Искренне Ваш,
П о д п и с ь
Сергей Иванов,
Директор по маркетингу
Это письмо можно рассматривать как информирующее и вместе с тем запрашивающее информацию. Не получив ответа, Сергей повторит свое письмо через несколько недель, чтобы узнать, как относится сеньора Ферраро к деловому предложению.
Мы хотим найти за рубежом партнера, выполняющего функции нашего коммерческого агента. Как написать письмо?
Такое письмо должно быть информативным, четким, логичным, легким для восприятия. Нечеткие формулировки не только дезориентируют партнера, но и могут повлиять на его решение об установлении партнерских отношений с Вами.
Сравните два варианта писем:
Вариант первый:
БЛАНК ОРГАНИЗАЦИИ
11 марта 2002 г.
Месье Пьеру Лево
342 Рю де ля Бэн
234 Париж
Франция
КОМПАНИЯ «КАЛЕЙДОСКОП»
Уважаемый месье Пьер Лево!
Мы предлагаем Вам представлять наши интересы во Франции в качестве нашего агента.
Агентство необходимо открыть 1 сентября 2002 года. Оно должно действовать в течение двух лет. Вы будете получать наш товар на консигнационной основе. Мы предлагаем 30-процентную скидку на всю проданную продукцию от цены, указанной в прайс-листах. Вы должны будете позаботиться о соответствующем хранении поставленных товаров. Доставка— автотранспортом.
Мы вышлем Вам бесплатно образцы игрушки для показа покупателям.
Подтвердите, пожалуйста, свое принципиальное согласие на наше деловое предложение. При получении ответа мы направим Вам текст официального договора на подпись.
Мы хотим найти за рубежом партнера, выполняющего функции нашего коммерческого агента. Как написать письмо?
П о д п и с ь
Сергей Иванов,
Директор по маркетингу
Вариант второй:
БЛАНК ОРГАНИЗАЦИИ
11 марта 2002 г.
Месье Пьеру Лево
342 Рю де ля Бэн
234 Париж
Франция
КОМПАНИЯ «КАЛЕЙДОСКОП»
Уважаемый месье Пьер Лево!
Мы имеем удовольствие предложить Вам должность агента, представляющего наши интересы во Франции. Условия функционирования агентства следующие:
1. Оно должно открыться 1 сентября 2002 года и функционировать в течение двух лет.
2. Товары будут поставляться с 30-процентной скидкой от списочной стоимости на основе консигнации.
3. Хранение запасов на складе должно быть организовано соответствующим образом.
4. Товары доставляются автотранспортом.
5. Образцы изделий для демонстрации покупателям поставляются бесплатно.
Если такие условия Вас в принципе устраивают, будьте добра сообщить нам об этом, и мы отправим Вам официальный договор на подпись.
Ждем скорого ответа от Вас.
П о д п и с ь
Сергей Иванов,
Директор по маркетингу
Как видно при сравнении этих двух писем, второй вариант выглядит гораздо более информативно, имеет четкую структуру, легко читается.
Нужно ли писать специальное сопроводительное письмо к высылаемому счету?
Все зависит от Ваших договоренностей с партнером. Однако написать сопроводительное письмо обычно бывает нелишне, особенно если Вы предоставляете покупателю кредит. Пример такого сопроводительного письма приведен ниже:
БЛАНК ОРГАНИЗАЦИИ
В ответ на:_______
Исх. №____
15 февраля 2002 г.
М-ру Лэрри Хуперу
Америкэн Тайз Инк.
2390 10-я Авеню
Нью-Йорк
NY 1234
Уважаемый м-р Хупер!
Спасибо за Ваш заказ от 5 февраля 2002 года. Сегодня мы направляем Вам 20 рулонов ткани типа «Beaver soft» на сумму 5 тысяч американских долларов.
К письму прилагается счет на Ваше имя на указанную сумму, который мы просим Вас оплатить в пятнадцатидневный срок, начиная с сегодняшнего числа.
Пользуясь предоставленной возможностью, желаем Вам успеха в новом деле.
Искренне Ваш,
П о д п и с ь
Роберт Покровский,
Заместитель директора
Приложение: счет
Письмо составлено достаточно дружелюбно, содержит всю необходимую информацию: количество направляемой ткани, ее название (тип), условия оплаты, а также информирует о приложении счета. 14. Каналы рассылки писем.
Как могут передаваться письма?
Письма и другие документы могут передаваться по почте, с помощью курьерской доставки, а также по сетям электросвязи с использованием факса и электронной почты.
Какова процедура отправки писем по почте?
Для отправки по почте или с помощью курьерской доставки после проверки правильности оформления документа он вкладывается в конверт. Многие компании используют конверты с окошками для адреса. Если письмо сложить, этот адрес будет виден в окошке.
При использовании обычного конверта (без окошка) необходимо помнить, что адрес должен располагаться примерно посередине листа и занимать одну треть его ширины. Адрес на конверте должен точно соответствовать адресу в письме. Документы, направляемые в один адрес, вкладываются вместе в один конверт.
Если в письме содержится особо важная информация или специальная переписка, например «Секретно»/ «Конфиденциально», то всегда упоминайте об этом на конверте или ярлыке (адресные ярлыки печатаются на длинных лентах, затем отрываются и наклеиваются на конверты, что ускоряет работу, но выглядит не так солидно, как конверт с напечатанным на нем адресом).
Как подсчитать затраты на подготовку и отправку делового письма?
Подготовка и рассылка деловых писем стоит недешево. Дело ведь не просто в том, чтобы взять бланк на стандартном листе бумаги и быстро отстукать наспех подготовленное письмо. Попробуйте подсчитать, во что Вашей организации обходится деловое письмо.
Занимаясь подсчетами, следует учитывать следующие расходы:
1. Затраты времени, включая:
Составление черновика
Подготовка окончательного варианта письма
Оформление письма и конверта
Проверка письма и подпись
Снятие копии и отправка письма
Почтовая бумага или бланк
2. Расход материалов:
Почтовая бумага или бланк
Конверт
Копирка или порошок для ксерокопии
Почтовая марка
Лента для печатной машинки или картридж для принтера
3. Накладные расходы, включая износ оборудования
Как подсчитать затраты на подготовку и отправку делового письма?
Передача писем с помощью факса значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки.
Аппараты факсимильной связи работают как копировальные машины или сканеры, т.е. делают копию документа, но в отличие от фотокопировальных машин отправляют ее на другой факс-аппарат, где бы он ни находился. Факсом можно посылать письма, диаграммы, фотографии и другую документацию.
Принцип работы факса:
Два аппарата соединены телефонной линией;
Вы вставляете первый экземпляр письма или документа в аппарат;
Набираете номер принимающего факса;
Принимающий аппарат воспроизводит факсимиле оригинала.
Огромное преимущество факса заключается в том, что передача информации осуществляется практически мгновенно. Недостаток— качество копии хуже оригинала. Поэтому несрочные деловые письма, одна из задач которых— произвести впечатление на получателя, лучше все-таки посылать по почте.
По факсу обычно передают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия.
Каковы особенности подготовки письма, предназначенного к отправке по факсу?
При подготовке документа, который будет передан по факсу, следует избегать использования мелких шрифтов и деталей графики, которые плохо передаются по факсимильной связи.
Каковы преимущества и недостатки электронной почты как канала рассылки писем?
Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки. Вместе с тем не следует забывать, что передача документов по электронной почте ставит проблему удостоверения достоверности подписи (авторизации документа), то есть применения специальной программы «электронной подписи» и заключения отдельного соглашения об авторизации с каждым корреспондентом.
Кроме того, полученные по электронной почте документы выглядят менее официально и едва ли произведут на кого-либо впечатление своим внешним видом. Существуют технические возможности использования официальных электронных бланков при пересылке электронных сообщений, однако, как правило, такие документы очень объемны, требуют при пересылке много «электронной памяти», вызывают трудности при их приеме получателем, поэтому вряд ли его порадуют. 15. Типичные ошибки при составлении писем.
Письмо-претензия:
Уважаемый менеджер по продажам!
Когда я увидела рекламу Вашегог увлажнителя воздуха по телевизору, я подумал, что это именно то, что мне надо. Вы сказали, что увлажнитель решает проблемы сухого воздуха, которые как раз существуют в моем доме.
Единственное, чего я не предусмотрела, это того, как цвет увлажнителя будет подходить к мебели в моем доме. Я думала, что он будет сочетаться с мебелью, но это не так.
После использования увлажнителя в течение недели, я поняла, что не смогу привыкнуть к нему. Ни один из цветов, которые Вы предлагаете, мне также не подойдет.
Я бы хотела вернуть Вам увлажнитель. Если я это сделаю, не могли бы вернуть мне полную стоимость? Я была бы очень признательна Вам за это.
Ошибки: Хотя приведенное письмо действительно представляет претензию, оно делает это неэффективно. Это письмо многословно и беспорядочно. Оно выстроено в непрямой последовательности от общего (увиденного по телевидению) до конкретных деталей (полное возмещение).
В первом абзаце письма дается излишняя информация, которая скорее может запутать получателя, не поясняя проблемы. Следующий абзац также многословен и не разъясняет сути претензии. В третьем абзаце проблема констатируется, но покупатель не приводит достаточных аргументов (почему не подойдет ни один из предлагаемых цветов). Наконец, в заключение содержится просьба о возмещении стоимости, которую следовало бы перенести в начало письма. Изложенная в таком виде, претензия покупательницы вряд ли будет удовлетворена.
Письмо-ответ на запрос:
Уважаемый г-н Смирнов!
Благодарим за Ваше письмо от 28 февраля, в котором Вы запрашивали информацию о курсах «Авторемонтное дело для любителей».
Это одни из самых популярных наших курсов, и Вы один из многих, кто проявил к ним интерес. Популярность этого курса объясняется недостаточностью объема знаний, которые получают начинающие при обучении вождению.
Вы будете рады узнать, что мы вновь проводим «Авторемонтное дело для любителей» в следующем квартале. Занятия будут проходить вечером по понедельникам и средам.
Я приложила необходимую регистрационную форму. Пожалуйста, заполните ее и верните как можно раньше вместе с платой за обучение, обозначенной в регистрационной форме, поскольку количество слушателей ограничено.
Ошибки: Данный ответ на повседневный запрос также нельзя назвать эффективным по следующим причинам. С одной стороны, в письме много информации, не относящейся к сути запроса. С другой стороны, приведенной по существу вопроса информации явно недостаточно.
В первом абзаце излишне подробно описывается суть запроса. Во втором абзаце приводится информация, не ориентированная на читателя. В третьем абзаце приводится информация, которая интересовала читателя, но объем этой информации недостаточен (не указаны часы занятий и конкретная дата их начала). В заключительном абзаце выражение «как можно раньше» достаточно расплывчато. Нужно было указать точную дату окончания записи на курсы.
Письмо— ответ на жалобу клиента:
Уважаемый господин Хилов,
Мы были рады узнать, что Вы удовлетворены использованием газонокосилки Q-11TM. Хотя наша продукция стоит несколько дороже, чем у некоторых наших конкурентов, но она предназначена для длительного применения и имеет лучшие эксплуатационные характеристики.
С момента, когда Q-11TM прошла точную наладку на заводе, требуется совсем немного усилий по поддержанию ее работоспособности. Однако в случаях, когда обслуживание все же требуется, без сомнения следует воспользоваться указаниями, изложенными на страницах 12-19 инструкции по эксплуатации. Для наилучшего обслуживания и ремонта рекомендуется иметь дело с зарегистрированным техническим специалистом компании.
С тех пор, как Q-11TM была снята с производства 15 лет назад, стало затруднительно найти к ней некоторые части, но к Q-11TM могут быть приспособлены воздушные фильтры, сконструированные для Q-13 или Q-14, а они вполне доступны. Любой из наших зарегистрированных специалистов способен сделать это, и цена будет умеренной.
Почему бы Вам во время Вашего следующего посещения дилера не ознакомиться с Q-14, нашей новейшей и самой эффективной косилкой? Вы увидите, что она имеет основные элементы конструкции, сходные с Q-11TM, а, кроме того, некоторые усовершенствования, предназначенные для упрощения работы с ней.
Искренне Ваш,
Николай Поддубный,
Отдел обслуживания клиентов
Ошибки: Данное письмо едва ли успокоит и удовлетворит клиента. Уже во вступлении жалоба клиента полностью игнорируется, что, очевидно, вызовет его неудовольствие. Во втором абзаце корыстный интерес компании сосредотачивается на усилиях по убеждению клиента воспользоваться услугами зарегистрированных специалистов.
Основная суть послания, наконец, упомянута в третьем абзаце. Завершается письмо попыткой продвижения нового товара, которая вряд ли может подействовать на уже недовольного клиента.
Письмо об отказе в приеме на работу:
10 апреля 2002 г.
КОНФИДЕНЦИАЛЬНО
Г-же Лебедевой Е.Л.
119270, Москва,
ул. Строителей, д. 10, кв. 27
Уважаемая госпожа Лебедева!
Спасибо за явку на собеседование в прошлый вторник.
Как Вы могли догадаться, поступило немало писем в ответ на наше объявление. С сожалением сообщаем, что на этот раз Вы не прошли конкурс на предлагаемую должность. Уровень претендентов был высок, и нам было трудно принимать решение.
Успехов Вам в будущем трудоустройстве.
Искренне Ваша,
П о д п и с ь
Татьяна Бывалина,
Менеджер по кадрам
Ошибки:
1. В самом начале письма обычно указывается должность, на которую объявляется конкурс.
2. Менеджеру по кадрам не удалось объяснить причину отказа так, чтобы претендент не утратил веры в будущий успех. Госпожа Лебедева правильно поступила, явившись на беседу, и ее усилия не должны быть напрасными. Предложение участвовать в будущих конкурсах на должность в компании вместо категорического отказа помогло бы ей сохранить уверенность в своих силах.
3. Последний абзац слишком краток— всего лишь одно предложение. Список литературы
Для подготовки данной работы были использованы материалы с сайта www.dist-cons.ru/