SHAPE * MERGEFORMAT
МИНИСТЕРСТВОЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ
И ТОРГОВЛИРОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
РОССИЙСКИЙГОСУДАРСТВЕННЫЙ
ТОРГОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
КафедраИнформационных технологий
Контрольная работа по теме
Технико-экономическое обоснование совершенствования
информационной системы бюджетной организации
по дисциплине
«Информационныесистемы в экономике»
Выполнила студентка группы 51ФМТ
Хасанова Р.А.
Проверил:
НечаевД.Ю.
____________________________
( дата, подпись )
Москва– 2005
ОГЛАВЛЕНИЕ
TOC o«1-2» u Введение__________________________________________________________________ PAGEREF _Toc91060545 h 3
1. Исследованиесуществующей системы существующей системы бюджетной
организации____________________________________________________________ 4
1.1.Организационно-правовая структура ____________________________________ PAGEREF _Toc91060547 h 4
1.2.Функциональная структура_____________________________________________ PAGEREF _Toc91060548 h 5
1.3. Определение типовых информационных потоков__________________________ 7
1.4. Описание информационнойсистемы _____________________________________ 8
1.5. Оптимизацияинформационной системы_________________________________ 11
1.6. Оптимизацияработы___________________________________________________14
1.7. Разработка мероприятийпо совершенствованию системы_________________ 16
2. Технико-экономическоеобоснование мероприятий по совершенствованию
системы_______________________________________________________________ 16
2.1.Исследование возможностей по совершенствованию системы
с использованием информационныхтехнологий__________________________ 16
2.2. Выбортехнических средств связи и программных продуктов______________ PAGEREF _Toc91060555 h 16
2.4. Расчетызатрат на созание, построение и эксплуатацию системы ___________ 18
2.5. Расчетожидаемого экономического эффекта и эффективности
функционирования системы____________________________________________ 19
Заключение_______________________________________________________________ 20
Введение
Отличительнойособенностью современного общества является определяющая роль информационногообмена. Именно его интенсивность обуславливает динамичность развитияпредприятия. Центральное место в обмене занимает экономическая информация,только она позволяет решить ту или иную экономическую проблему или задачу управления.
В настоящие времяинформационные технологии развиваются быстрыми темпами и помогают упростить и оптимизировать работу внутри предприятия. Автоматизация работыочень актуальна для современной экономики, поскольку она помогает снизить затраты,которые несет предприятие при учете как денежных, так и временных издержек, икак следствие, открывает новые перспективы для деятельности фирмы.
Современные тенденцииработы с направлены на сокращение времени выполнения типовых операций иобслуживания, что позволяет уменьшить затраты времени, повысить эффективность иувеличить объем работы в целом. В свою очередь увеличение скорости обслуживаниене должно отрицательно влиять на качество выполняемой работы. Решением этой проблемы является использование информационныхтехнологий, которыепозволят в короткий срокпредоставить максимально полную информацию.
Данная работа будетпосвящена определению экономического эффекта и эффективности работы присоздании системы по автоматизации работы сотрудников бюджетного учреждения.
1. Исследованиесуществующей системы бюджетной организации1.1.Организационно-правовая структура
Организационно-правовая структурауправления учреждения представлена ввиде четырехуровневой системы, схема которой описана на рисунке 1. Управление подразделениями осуществляетруководитель посредством управленческой группы, в состав которой входит двазаместителя, а также помощник по финансово-экономическим вопросам – начальникфинансового отдела. В существующей системепредусмотрено: два научных управления, каждое из которых состоит из двухотделов, отдел кадров, организационно-плановый отдел и финансовый отдел. Организационно-плановыйотдел вклачает в себя административную часть, склад, делопроизводство,библтиотеку и видеостудию. Каждое подразделение, каждый отдел выполняют своифункциональные обязанности, определенные нормативными актами и уставомучреждения.
SHAPE * MERGEFORMAT
Руководитель
Управление1
Управление 2
ФО
Заместитель 1
Заместитель2
ОПО
Отдел кадров
АХЧ
Склад
Делопроизводство
Отдел 21
Отдел 22
Отдел 11
Отдел 12
Библиотека
Видеостудия
Рисунок SEQ Рисунок * ARABIC 1.
Далее рассмотрим отдельно организационную структуруфинансового отдела.
SHAPE * MERGEFORMAT
Начальник
финансового
отдела
Инженер по
ЗП и труду
Экономист
по расчетам
Бухгалтер по
материальному учету
Заместитель
начальника ФО
Бухгалтер по
кассовым
операциям Рисунок 2.1.2. Функциональнаяструктура финансового отдела
Функциональныеобязанности сотрудников финансового отдела
1. Начальникфинансового отдела
· вестибухгалтерский учет в соответствии с Инструкцией, своевременно составлять идокладывать руководителю учреждения бухгалтерскую отчетность; составлять ипредставлять руководителю учреждения для рассмотрения и направления руководителю финансирующего учреждения на утверждение проект сметы доходов и расходовпо учреждению, а также другие финансово-плановые документы;
· производитьсвоевременное и правильное истребование бюджетных средств и средств, образующихся за счет внебюджетных источников, на нуждыучреждения;
· производитьанализ финансово-хозяйственной деятельности учреждения, вносить предложения поее совершенствованию;
· ежедневно передсдачей денежного ящика (кассы) под охрану сверять наличие денежных сумм, ценныхбумаг и других ценностей в денежном ящике (кассе) с данными бухгалтерскогоучета;
· докладыватьруководителю учреждения о получении наличных денег по чекам в учреждении БанкаРоссии и не позднее следующего дня представлять ему кассовую книгу для проверкиоприходования полученной суммы и проставления записи о результатах этой поверки;
· рассматриватьпроекты заключаемых учреждением договоров и соглашений в отношении соответствияих действующему законодательству, обеспеченности бюджетными ассигнованиями ивизировать их;
· проверять ведениеучета материально ответственными лицами,своевременность оприходования и списания ими с учета, а также фактическоеналичие материальных ценностей на складах и в подразделениях; о результатахпроверки докладывать руководителю военного учреждения;
· обеспечитьналичие в учреждении нормативных документов или их перечня с выписанными основнымиположениями по вопросам бухгалтерского учета и отчетности,финансово-хозяйственной деятельности, заработной платы и прочих выплат,своевременно вносить в них изменения и дополнения;
· хранить первичныеучетные документы и регистры бухгалтерского учета в установленном порядке,сдавать их в архив в установленные сроки;
· личноосуществлять руководство и контроль за деятельностью должностных лицфинансового отдела и организовать их специальную подготовку;
· составлять ипредставлять руководителю учреждения для утверждения план работы финансовогооргана на месяц и не реже одного раза в месяц — доклад о его выполнении.
2.Заместитель начальника финансового отдела
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
3. Инженер(по труду и ЗП)
·
·
·
·
·
·
·
4. Экономист(по расчётам)
·
·
·
·
·
5. Бухгалтер(материального учёта)
·
·
·
·
·
6. Бухгалтер(по кассовым операциям)
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
Основание
1.
2.
3.
1.4Определение типовых информационных потоков
Информационныепотоки рассматриваются на примере финансового отдела, который выполняет функции по ведению бухгалтерскогоучета.
Информационные потоки
№
Название
Содержание
Кол-во документов
Соотношение
входящие
исходящие
1
Оплата счета
Подписание руководителем
1
1
1
Составление платежного поручения
Оплата в банке
Подтверждение оплаты
2
Поступление ТМЦ
Выдача доверенности
1
4
4
Составление приходных ордеров, актов приемки-передачи
Оформление накладных для выдачи со склада
Оформление карточек ОС-16, ф.296
Оформление в книге регистрации
3
Аванс
Поступление заявки на аванс
2
3
1,5
составление расходного ордера
Предоставление оправдательных документов
Оформление авансового отчета
Оформление расходного/приходного ордера
4
Начисление ЗП
Поступление табелей рабочего времени
10
14
1,4
Поступление документов из отдела кадров
Оформление карточки сотрудника
Составление ведомостей
Расчет сумм по каждому виду налога
Составление платежных поручений
5
Составление отчетности по ЗП
Получение актов сверки у налогового органа
1
4
4
Составление отчетности по каждому виду налога
6
Составление ежемесячной отчетности
Материалы-5, Касса-2, Банк-7, ЗП-1, Гл.бух.-12, прочие — 8
35
420
8
Составление квартальной отчетности
Материалы-2, Гл.бух-34, прочие-8
44
176
9
Составление годовой отчетности
ЗП-15, касса-78, Гл.бух.-53, прочие — 8
154
154
(1+4+1,5+1,4+4)/5
2,38
(2,38*2802+176+420+154)/2802
2,65
1
Составление документов для вышестоящих органов
1
1
1
Таблица 1.1.4Описание информационной системы
Входящий поток сообщенийпредставлен в следующей таблице.
Телефонная связь
Факсимильная связь
Документооборот
Январь
330
60
248
Февраль
340
41
207
Март
378
32
212
Апрель
383
42
288
Май
320
33
201
Июнь
310
26
198
Июль
311
20
189
Август
350
15
207
Сентябрь
401
33
238
Октябрь
418
34
250
Ноябрь
431
46
260
Декабрь
461
63
304
Итого
4433
445
2802
Таблица 2.
Рисунок3.
Рисунок 4.
Рисунок 5.
Далее рассчитываем показателиинформационной системы исходя из первоначальных данных.
Наименование величины
Обозна-чение
Телефо-нная
Факси-мильная
Докуме-нтарная
Всего
Количество входящих сообщений
Nв
4433
452
2802
Время информационного обмена
Тиов
0,0500
0,0800
0,0700
Время непроизводительных затрат
Тнзв
0,0900
0,1200
0,1500
Интенсивность входяшего потока
λвх
2,2077
0,2251
1,3954
Нагрузка на информационную систему
Уиов
0,1104
0,0180
0,0977
Нагрузка на организационную систему
Уобщв
0,3091
0,0450
0,3070
Кратность
0,6000
1,0000
2,6500
Количество исходящих сообщений
Nи
2659,8
452
7425,3
Время информационного обмена
Тиои
0,0700
0,1100
0,1500
Время непроизводительных затрат
Тнзи
0,1300
0,2600
0,4800
Интенсивность исходящего потока
λис
1,3246
0,2251
3,6979
Нагрузка на информационную систему
Уиои
0,0927