Делопроизводство(традиционное определение) – сфера деятельности связанная собработкой информации.
Делопроизводство(соврем.) – это отрасль деятельности связанное с организацией работыс официальными документами.РАЗДЕЛ 1
Понятие о документе,корреспонденции и делопроизводстве. Унификация и стандартизация документов.Система документации.
План:
1.1. понятие о документе.
1.2. виды документов.
1.3. функции документов. Системы документации.
1.4. правила оформления управленческих документов. Понятие «реквизиты»документов.
1.1.
Документ –зафиксированное на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими её идентифицировать (различить).
Понятие делопроизводства базируется напонятии документирования.
Документирование– запись информации на различных носителях по установленнымправилам.
Документирование регламентированныйпроцесс записи информации на бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу.
Создание документов может осуществляться наестественном или искусственном языках с использованием новых носителейинформации. При документировании на естественном языке создаются текстовыедокументы. При документировании на искусственных языках создаются документы намашинных носителях.
Средствадокументирования – орудие используемые человеком для создания документов:
- простые средства (ручки, карандаши)
- механические и электромеханические (пишущие машинки, магнитофоны, фонокино и видео техника)
- средства автоматизации (компьютерная техника).
В зависимости от используемых средств документацииразличают способы документирования (кино фото фоно документирование,электронное и текстовое документирование).
Документированиепредполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфическихдля каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силусоздаваемым документам.
Юридическая сила – свойство официальногодокумента, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшегоего оформление.
Юридическаясила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности комплексовдокументов.
Реквизит – обязательный элемент оформлениядокумента (наименование вида документа, адресат, дата, подпись).
Современные требования к оформлениюорганизационной распорядительной делопроизводства (ОРД) зафиксированные вгос.госте (ГОСТ Р6.30-97). Государственным стандартом установлен не толькосостав реквизитов (29) но и зоны и последовательность их размещение надокументе.
Формуляр – совокупность реквизитов документов исхема их рассположения на документе.
Наличиеформуляра установленного в гос.стандарте обеспечивает единство документированияи единство документации как в рамках одного предприятия, так и в стране в целом. В обществе документявляется основным носителем управленческой, статистической, научной,технической, и иной социально-значимой информации.
Документы- носители первичной информации. Именно в документах информация фиксируетсявпервые. Это свойство позволяет отличать документы от других источниках информации (книг, газет, журналов) содержащихпереработанную вторичную информацию.
Стандартизация – это деятельность по установлениюнорм, правил и характеристик в целях обеспечения:
- безопасности продукции, работ и услуг; жизни и здоровья
- технической и информационной совместимости, а так же взаимозаменяемойпродукцией
- экономии всех видов ресурсов.
Все ГОСТы, действующие на территории нашей страныобьединены в единую государственную систему стандартизацию – иерархическиорганизованную систему классификации и самих ГОСТов.
В целях сокращения количества применяемых вдеятельности учреждения документов, типизации их формы, снижения трудовых,временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достиженияинформации. Совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйствепроводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных системдокументации (УСД).
УДС – совокупность взаимосвязанных унифицированныхформ документа, обеспечивающих документированное представление данных вопределенных видах хозяйственной деятельности.
В основе создания УСД лежитметод унификация – установление единообразия состава и форм управленческихдокументов создаваемых при решении однотипных управленческих задач.Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической с социальнойинформации, обеспечивающих интегративную автоматизированную обработку данных.
Государственная система документированного обеспеченияуправления (ГСДОУ) – это совокупность принципов и правилустанавливающих единые требования в документации управленческой деятельности иорганизации работы с документами в органах государственного управления напредприятиях.
Основнаяцель ГСДОУ упорядочивание документа оборота организации сокращения количества иповышение количества документов,создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств исовременных технологий сбора., обработки и анализа информации.
Основные положения ГСДОУохватывают вопросы документированияуправленческой деятельностью, организации работы с документами, механизации иавтоматизации работы с документами.
1.2.
Различаютследующие виды документов:
- По назначению (средства фиксации фактов (авто протоколы, отчеты) исредства передачи документов (письмо, телеграмма)).
- По происхождению (служебные и личные документы).
- По форме (индивидуальные, типовые, трафаретные).
- По срокам исполнения и хранения (постоянные, долговременные,временные).
- По месту составления (внутренние и внешние).
- По наименованию (проказы, указы, отчеты).
- По стадиям создания (выписки, отпуск, оригиналы).
1.3.
в социальном плане любой документ полифункционален, т.е. выполняет множествофункций, что и позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности.
Среди функций документа выделяютсяобщие и специфические.
ОБЩИЕ ФУНКЦИИ:
- информационная (любой документ создается для сохранения информации т.к.необходимость зафиксировать информацию – причина появления документов)
- социальная (документ является социально-значимым объектом, посколькулюбой документ порожден той или иной социальной потребностью)
- камунифактивная (документ выступает в качестве средства связи междуотдельными элементами общественной структуры в частности между учреждениями)
- культурная (документ – средство закрепления и передачи культурныхтрадиций).
СПЕЦИФИЧЕСКИЕ ФУНКЦИИ:
- управленческая (документ является инструментом управления. Этойфункцией наделены так называемые управленческие документы специальносоздаваемые для реализации целей управления)
- правовая (документ является средством закрепления и изменения правовыхнорм и правоотношений в обществе)
- функция исторического источника (документ выступает в качествеисточника исторических сведений о развитии общества).
1.3.
Системыдокументации – совокупность документов взаимосвязанных по признакампроисхождения, назначения вида сферы деятельности единых требований к оформлению.
Управленческие документы составляютядро управленческой документации. Именно они обеспечивают управляемостьобъектов, как в рамках всего государства, так и в отдельной организации.Управленческие документы составляют объект делопроизводства.
Организацияработы с документами – предполагает организацию документооборотаучреждения, хранение документа и их использование в текущей деятельностиучреждения.
Документооборотучреждения – это совокупность взаимосвязанных процедуробеспечивающие движение документов в учреждение с момента их созданияисполнения или отправки.
В целях рациональные организациидокумента оборота все документы делятся на документальные потоки (нерегистрируемые и регистрируемые; входящие, исходящие и внутренние).
Документопоток– совокупность документов выполняющих определенное целевоеназначение в процессе документооборота.
Системахранения документов – это совокупность средств, способов и приема учета и систематизациидокумента с целью их поиска ииспользование в текущей деятельности учреждения.
1.4.
При составлении документов используются следующийсостав реквизитов:
01 – герб РФ
02 – герб субъекта РФ
03 – эмблема организации или товарный знак
04 – код организации
05 – код формы документа
06 – наименование организации
07 – справочные данные об организации
08 – наименование вида документа
09 – дата документа
10 – регистрационный номер документа
11 – ссылка на регистрационный номер и датудокумента
12 – место составления или издания документа
13 – гриф ограничения доступа к документу
14 – адресат
15 – гриф утверждения документа
16 – резолюция
17 – заголовок к тексту
18 – отметка о контроле
19 – текст документа
20 – отметка о наличии приложения
21 – подпись
22 – гриф согласования документа
23 – визы согласования документа
24 – печать
25 – отметка о замирении копии
26 – отметка об исполнителе
27 – отметка об исполнении документа и направленииего в дело
28 – отметка о поступлении документа в организацию
29 – отметка для автоматического поиска документа.
01. – помещают на бланкахдокумента в соответствии с положением о государственном гербе РФ.
02. – помешают на бланкахдокумента в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.
03. – эмблему организации илитоварный знак помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (Положениеоб организации) если на бланке уже есть герб РФ или герб субъекта РФ, тоэмблему не воспроизводят.
04. – код организациирасставляют по общероссийскому классификатору предприятий.
05. – код формы документарасставляют по общероссийскому классификатору управления документации.
06. – наименование организациидолжно соответствовать наименованию, закрепленному учредительному документу.Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда онозакреплено в уставе и располагают ниже наименования на русском языке. Пример: ООО «СИГМА»
“SIGMA” Ltd
07. – справочные данные оборганизации включают: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по решению организации (номера факсов, счетов в банке, адресэлектронной почты, web– страница в интернете). Пример: 352290Краснодарский край
Отрадненский р-н
Ул.Мира
АО«ОГОНЕК»
Р/с20012345627744121235
Тел.:
Факс:
08. – наименование видадокумента составляемого или изданного в организации регламентируется уставом идолжно соответствовать видам документов предусмотренной в УРД. Этот реквизитоформляется заглавными буквами и пишется на всех документах кроме писем.
09. – датой документа являетсядата его подписания или утверждения. Оформляется тремя парами арабских цифр,следующей последовательности: день, месяц, год.
10. – регистрационный номердокумента состоит из его порядкового номера, который можно дополнять.
11. – ссылка на регистрационный номервключает регистрационный номер и дату, на который дается ответ.
12. – указывают в том случаеесли затруднено его определение по реквизитам.
13. – гриф ограничения доступадля служебного пользования (СЕКРЕТНО), конфиденциально (коммерческая тайна)расставляется без кавычек в правом углу.
14. – адресат при адресовании ворганизацию ее название указывают в именительном падеже, должность в дательномпадеже.
15. – гриф утверждения документарасставляется в правом верхнем углу документа. Документ может утверждатьсядолжестным лицом или специальным создавшим документом. При утверждениидокумента должестным лицом расставляется гриф утверждения и слово «УТВЕРЖДАЮ»,наименование должности лица утверждающего документ, личная подпись и еёрасшифровка, ее дата.
Пример: УТВЕРЖДАЮ
Гениральный директор
ЗАО «ГРАНД»
Личная подпись расшифровкаподписи
16. – резолюция пишется руководителем непосредственно на документе и включает:
- фамилию исполнителя (кому поручается)
- содержание поручения (конкретные действия)
- срок исполнения
- подпись руководителя и дата подписания.
Пример: Соловьеву А.В. подготовить проект приказа
К 18.09.01 личная подпись 18.08.01
17.– заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуетсянаименованием вида документа и может отвечать на вопросы: о чем, о ком иликого, чего.
Пример:1).об увольнении Иванова И.И. (в приказе)
2). АКТ
списания продукции.
18.– отметка о контроле ставится должным лицом или подразделением, осуществляющимконтроль подразделения. Отметку о контроле обозначают на поле документа рядом сзаголовком буквой «К» или словом на штампе «контроль».
19.– текст документа обычно состоит из двух частей. В первой части указываетсяпричины, основания, цели составления документа. Во второй выводы, просьбы,предложения, распоряжения, приказы. Если содержание документа не нуждается впояснении текст содержит одну заключительную часть.
20.– если в приложении не употреблялось в тексте то указывается его наименования,количество листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений то онинумеруются.
Пример:приложение 1: Контракт от 20.07.01 №21, на 2л. в 3 экз.
2 АКТ приема работ от 15.09.01 №17, на 1л. в17 экз.
Приложение к распорядительнымдокументам должно оформляться в правом верхнем углу и должно иметь отметку«Приложение» с указанием названия распорядительного документа, его даты и егорегистрационного номера.
Пример: Приложение 1
К приказу директора ОАО «ЭРА»
От 01.04.2001 №12
21.– подпись включает наименование должности лица подписавшего документ (суказанием предприятия, если документ оформлен не на бланке) личную подпись и еерасшифровку. В расшифровке подписи инициалы ставятся перед фамилией.
22.– гриф согласования документа состоит из слова «СОГЛАСОВАННО», должности лица,с которым согласовывается документ (включает наименование организации, подписии ее расшифровки и даты согласования).
Пример:СОГЛАСОВАНО
Начальник Департамента образования
Подпись ее расшифровка
18.09.01
23.– визы согласования документа включает подпись визирующего, ее расшифровки,дату, при необходимости должность визирующего.
Пример:Юрист консулат
Подпись ее расшифровка
18.09.2001
24.– печать заверяет подлинность подписи должестного лица на документахпредусмотренных соответствующими нормативными актами; удостоверяющих праволица, фиксирующих факты, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью.
25.– отметка о замирении копии необходима при заверении соответствия копиидокумента подлиннику. Отметка содержит за верительную надпись «Верно»,должность лица заверившего подпись, подпись и ее расшифровка, дата замирения.
Пример:Верно
Менеджер по персоналуподписьее расшифровка
18.09.2001
Для замирения более важных документоврасставляется печать.
26.– отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя документа и номер еготелефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне или приотсутствии места на оборотной стороне последнего листа документа в нижнем углу.
27.– отметка об исполнении документа и направление его в дело включает следующиеданные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ,свидетельствующий об исполнении или при наличии такого документа ссылку на егодату и номер документа.
28.– отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер идату поступления документа. Отметку о поступлении документа в организациюпроставляют в виде штампа. Автоматическим нумератором или иным способом унижнего поля первого листа документа.
29.– отметка для автоматического поиска может включать имя файла и другие данные одокументе.
При печатании документов используют 8стандартных положений табулятора:
0. – от границы левого поля дляпечатании реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст», «Отметка о наличииприложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа инаправления его в дело», «Подпись» и слов «ЗАВЕРЕНО», «СЛУШАЛИ», «РЕШИЛИ»,«ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ».
1. — на расстоянии 15 мм отлевого поля для начала абзаца в тексте.
2. – на расстоянии 48 мм отлевого поля для составления таблиц и трафаретных текстов.
3. – на расстоянии 72 мм отлевого поля для составления таблиц и трафаретных текстов.
4. – на расстоянии 96 мм отлевого поля для реквизита «Адресат».
5. – на расстоянии 120 мм дляреквизита «Гриф утверждения» и «Гриф ограничения доступа к документу».
6. – на расстоянии 144 мм длярасшифровки подписи в реквизите «Подпись».
7. – на расстоянии 168 мм дляпечатания слов «Копия» при снятия копий с документа.
Бланки документов.
Отдельные реквизиты являютсяобязательными для каждого документа не зависимо от его вида. Отсутствиереквизитов в документе лишает его юридической силы. К обязательным реквизитамотносятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Этиреквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографным способом иобразуют официальный (фирменный) бланк документа. ГОСТ устанавливает 3 видаслужебных бланков для организационно-распорядительных документов:
- общий бланк
- бланк письма
- бланк конкретного вида документа.
Общий бланк используется при изготовлении любыхдокументов кроме писем. Такой бланк включает наименование организации, ккоторому добавляется герб, эмблема, наименование вышестоящих организаций.Особое выделение письма как вида документа и разработка специального бланка дляписем связано со спецификой письма предназначенного для отправки в другиеорганизации.
Другие виды ОРД являются, как правило, внутреннимидокументами и не требуют адресной информации.
Бланк для писем включает реквизиты «Наименованиеорганизации», «Справочные данные организации», «Код организации». В бланке дляписем обозначаются места длярасположения реквизитов «Дата документа», «Регистрационный номер», «Ссылка надоту и регистрационный номер документа». Бланк для писем может содержатьизображение герба и эмблемы, наименование вышестоящей организации.
Бланк конкретного вида документа включает реквизиты«Наименование организации», «Наименование вида документа», «Место составленияили издания документа». Бланк конкретного вида документа может содержать знакгерба или эмблемы, наименование вышестоящей организации и код формы документапо ОКОД.
Организации субъектов РФ, как правило, используют вкачестве государственного языка не только русский, но и национальный язык,поэтому бланки этих организаций оформляются на двух языках. На них печатаютследующие реквизиты бланка: «Наименование предприятия», «Справочные данные оборганизации», «Место составления или издания документа». Если правом подписидокумента обладает не только руководитель организации, но и руководителиструктурных организаций, а также дожестные лица, то организация может иметьбланки структурных подразделений и должестных лиц. При изготовлении служебныхбланков используют 2 основных формата бумаги А4 (210 мм; 294 мм) и А5 (147 мм;210 мм). Допускается использование бланков формата А3 и А6.