Исследование информационной системы предприятия

Введение.
            Любое предприятие, фирма,организация обладает своей организационной
структурой. Эта структурамногомерна и может быть расчленена на несколько взаимосвязанных ивзаимозависимых подструктур, которые можно рассматривать как самостоятельныеструктуры: структура управления производством, кадровая структура,маркетинговая, финансово-экономическая, информационная структуры. Все онинаходятся в тесном взаимодействии и именно их совокупность и создаёторганизационную структуру предприятия. Одно из важнейших мест в этой структурезанимает информационная система.
              В принципе, любую системууправления можно представить как информационную систему с различнымиинформационными потоками в виде документов, распоряжений, запросов, обращающихсявнутри организации, исходящих или входящих из внешней среды.
               В последние десятилетия резкоувеличился объём информации в обществе вообще и информации, используемой напредприятии в частности. Это связано с растущими темпами развития науки итехники, появлением новых технологий, быстрой их сменяемостью. На рынках сырьяи продукции сложились условия, требующие постоянного наблюдения  за состоянием рынка, его изменениями,тенденциями его развития, необходимо уметь предвидеть дальнейшее развитиеситуации и быть готовым к смене стратегии, стиля деятельности, технологиипроизводства для быстрейшего приспособления к новым внешним условиям.
            Всё это ведёт к тому, что всовременных условиях руководителям предприятий приходиться иметь дело с такимбольшим количеством информации, она так быстро меняется, что её частостановится просто невозможно обработать «вручную». Кроме того, на большихпредприятиях с большими оборотами продукции и численностью работниковсуществует необходимость учёта и контроля большого объёма финансовой,производственной, кадровой, закупочно-сбытовой, маркетинговой информации.
             В связи с этим появляетсянеобходимость создания автоматизированных систем сбора, обработки, храненияинформации. Они должны облегчить процесс работы с информацией, циркулирующей напредприятии.
           Появление компьютерной техникипозволяет создать подобные системы. На современных предприятиях практически всяработа с информацией автоматизирована, существуют специальные программы,позволяющие вести на компьютере бухгалтерский учёт, документооборот,маркетинговые исследования, проводить прогнозирование и стратегическоепланирование, а также многое другое.
         Но кроме автоматизации актуальнымостаётся вопрос о грамотном построении структуры информационной системы,оптимизации информационных потоков, отсеивания ненужной информации, упрощенияпоиска и получения необходимой.
          Наличие хорошо отлаженнойавтоматизированной информационной системы на предприятии значительно упрощаетпроцесс управления предприятием. Она позволяет вовремя собрать, отсортировать,обработать необходимую информацию и принять верное решение. Иногда, невовремя  принятое решение, из-занедостатка или несвоевременного поступления информации может привести к гибелипредприятия. Поэтому необходимо уделять большое внимание созданию и поддержаниюэффективного функционирования информационной системы предприятия.

Понятие информации. Информация как ресурс. Классификацияинформации.
    
      Основными понятиями, используемыми втеории информационных систем и автоматизированных систем информации, являются:информация, система, информационно-поисковая система, автоматизированнаясистема управления, автоматизированное рабочее место.
      Информация — (от лат. Informatio– разъяснение, изложение) первоначально – сведения, передаваемые людьми устным,письменным или другим способом; с середины 20-го века – общенаучное понятие,включающее обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом иавтоматом.*
      Система– группа (множество) определённым образомупорядоченных и взаимосвязанных элементов, обладающих устойчивым единством,внутренней целостностью, автономностью существования во внешней среде.**
      Информационно-поисковая система (ИПС)– совокупность средств для хранения, поиска и выдачи по запросу нужнойинформации, поиск (размещение) информации в ИПС осуществляется вручную или спомощью ЭВМ по определённым правилам и в соответствии с принятым информационнымязыком.***
       Автоматизированная система управленияАСУ – совокупность математических методов, технических средств(ЭВМ, средства связи) и организационных комплексов, обеспечивающих рациональноеуправление сложным объектом (процессом) в соответствии с заданной целью.****
      Автоматизированное рабочее место АРМ– рабочее место оператора, диспетчера, конструктора, технолога, оснащенноесредствами вычислительной техники для автоматизации процесса переработки иотображения информации, необходимой для выполнения производственного задания.*****
         В последнее время возросла рольинформации, используемой на предприятиях, в различных организациях. Можносказать, что она является одним из ресурсов, используемых в деятельностипредприятия. Однако информационные ресурсы отличаются по своим свойствам отресурсов в традиционном понятии (материальных, энергетических,технологических).
 *,**,***,***,*****- Большой ЭнциклопедическийСловарь (М. «Советская энциклопедия» 1992 г.).
        Основная характеристика ресурсов- их потенциальная эффективность.Потенциальная эффективность минеральных ресурсов, сырья уменьшается по мере ихиспользования. В случае возобнов­ляемых ресурсов их потенциальная эффективностьможет восста­навливаться, но для этого требуется определенный (часто значи­тельный)период. Потенциальная эффективность искусственно соз­даваемых техническихсредств, в том числе оборудования, также имеет предел, определяемый их срокомслужбы, и исчезает после списания станка или другого технического средства.Иначе обстоит дело с информационными ресурсами: их потенциальная эффектив­ностьне исчезает после не только однократного, но и многократно­го использованияодной и той же информации (уменьшение эффек­тивности может быть связано толькос устареванием информации). Более того, принципиальной особенностью информацииявляет­ся ее тиражируемость. Иногда говорят, правда,и о тиражируемости станка, но в этом случае речь идето тиражируемости конструкции станка, идеи, т. е.информации, а на создание каждого экземпляра станка одного и того же типа снованужно затратить труд. В то время как при тиражировании информации трудумственный на ее создание больше не тратится, а труд, затрачивае­мый наразмножение информации, незначителен и им, как правило, можно пренебречь приоценке эффективности использования ин­формации.
            Таким образом, если учесть тиражируемость н многократ­ностьиспользования, то информация в принципе может иметь практически неубывающуюпотенциальную эффективность. Другой вопрос-фактически реализуемая эффективность. В слу­чае материальных ресурсов ее можнооценить коэффициентом ис­пользования материалов, сырья, электроэнергии и т. п.,коэффици­ентом' полезного действия оборудования и др. технических средств. Приоценке же эффективности использования информации следует иметьв виду еще одну ее принципиальную особенность:информация становится информацией только в случае, когда есть источник.переносчик (в т. ч. передатчик, носитель) и приемник (потребитель), которыйдолжен хотеть воспринять информацию и быть способным ее понять и использовать.
     Иными словами, создаваемые информационныемассивы только тогда становятся действительно информацией, а соответственно иинформационными ресурса­ми, когда они «находят» своего пользователя,которому представляется информа­ция именно в то время, когда она ему нужна дляпринятия конструкторских, техно­логических или управленческих решений.
          Виды информационных ресурсов иособенности их использования в различных сферах деятельности еще недостаточноизучены. Свойства информации как ресурса по-разному проявляются в зависимостиот ее характера, источника, формы. Поэтому необходим комплексный (системный) анализ информационныхресурсов, с тем чтобы научиться оцени­вать возможности их более эффективногоиспользования.
   В на­стоящее время в обществециркулируют разнообразные потоки раз­ной по характеру информации. Более глубокоих начали изучать в 60-е- 70-е гг. всвязи с созданием автоматизированных систем, ко­торые создавались параллельнодля разных сфер деятельности предприятий, организаций, отраслей, регионов.Однако по мере развития автоматизированных систем начинает все большепроявляться их взаимное влияние и взаимодействие раз­личных сферинформационного обеспечения, и в настоящее время начинает все больше пониматьсянеобходимость формирования единой информационной сферы, в которой информациюнеобходи­мо классифицировать по разным признакам. Например, информационнаясфера предприятия (организации) должна включать в себя весь спектр различныхвидов информации, отображающей состояние и функционирование соответствующихвидов деятельности предприятия.
Разными исследователями предлагались различные способы классификацииинформационного обеспечения.
Так с точкизрения взаимодействия предприятия (организации) с окружающей средой всюинформацию (в основном документальную) принято делить на входящую и исходящую.
 В зависимости от сроков хранения различаютпостоянную, условно-постоянную (иногда обновляемую) и переменную (регулярноизменяющуюся).
 Разде­ляют информацию и по уровням управления: заводская, внутризаводская, цеховая, внутрицеховая.
 По характеру деятельности:конструкторско-технологическая. бух­галтерская, учётно-отчётная, плановая,маркетинговая, кадровая, производственная.
 В автоматизированных системах ин­формационноеобеспечение делят на машинное (в памяти ЭВМ) и внемашинное.
 Эти классификации в различных сочетанияхиспользуются при индексировании различных документов: писем, приказов,инструкций и других документов, используемых предприятиями и организациями в своейпрактической деятельности.
История развития.
    
        В истории созданияавтоматизированных информационных  системотносительно не­зависимо развивались два направления:
1. разработка автоматизированных информационных систем (АИС) как  автоматизированных систем управления (АСУ);
2. разработка автоматизированных систем научно-технической ин­формации(АСНТИ).
    Работы по их созданию началисьпрактически одновременно в 60-е гг. Первое направление- разработка АИС и АСУ-было ини­циировано научно-техническим прогрессом и возникшими в связи с этимпроблемами организационного управления (рост количества информации, трудности сеё обработкой «вручную»).
       Зарубежная практика шла по путиразработки отдельных про­граммных процедур, например, для бухгалтерии, учетаматериальных ценно­стей,  и основныеработы проводились в направлении иссле­дования и совершенствования возможностейвычислительной тех­ники, разработки средств, обеспечивающих наиболее рациональ­нуюорганизацию информационных массивов, удобный для пользо­вателя интерфейс,наращивание памяти ЭВМ.
        В нашей стране проблема обеспеченияинформацией управлен­ческих работников была поставлена сразу системно. Быларазрабо­тана классификация АСУ, в которой прежде всего выделялись АСУ разных уровнейсистемы управления- для уровня пред­приятийи организаций, отраслевые, республикан­ские и региональные и общегосу­дарственнаяавтоматизированная системаАналогично на уровне предприятий, и особенно создаваемых в 70-е гг.научно-производственных объединений (НПО), в структуре АСУП (илиинтегрированных АСУ объединений) выделялись уровни (страты)- АСУ объединения, АСУ пред­приятий иорганизаций (научно-исследовательских институтов, конструкторских бюро), входящих в НПО, АСУ производств, комплексовцехов, АСУ цехов и участков. На уровне цехов и участков АСУ вначале разделялисьна АСУ технологическими процессами, АСУ технической и технологическойподготовки производства,  АСУорганизацией производства.
         Работы по созданиюцентрализованных общегосударственных АСУ и АСНТИ были приостановлены в связи спреобразованиями 19-91 гг. Однако, припереходе к рыночной экономике, к правово­му государству возрастает роль ещеодного важного вида инфор­мации-нормативно-правовой и нормативно-методической, регла­ментирующей деятельностьпредприятий при предоставлении им большей самостоятельности и сокращенииорганизационно-распо­рядительной документации (текущих приказов и распоряжений,ре­визующих командно-административные методы управления).
         В дальнейшем, по мере развитияпредприятий и их АСУ, осо­бенно в условиях предоставления большейсамостоятельности производствам и цехам и перераспределению управленческихфункций между администрацией предприятия и руководителями производств и цехов,также стало более удобным представлять структуру АСУ в виде многоуровневой,стратифицированной. Раз­деление АСУ на функциональную и обеспечивающуючасти, а по­следней- на информационноеобеспечение, техническое, организационное, программное и другие видыобеспе­чения- позволило привлечь дляуточнения соответствующих видов обеспечения специалистов в этих областях. Такойподход к органи­зации разработок АСУ помог справиться со сложностью системы иускорить разработку АСУ путем параллельного проведения работ по анализу и выборуструктуры отдельных видов обеспечения. Од­нако, если разрабатывать отдельныепроекты, то после разработки возникает достаточно сложная задача ихсогласования, взаимоувязки приня­тых структур этихвидов обеспечения, критериев, учитываемых при их разработке и. Поэтому наопределенном этапе развития ра­бот по созданию АСУ был даже сформулированспециальный принцип– единстваинформационного обеспечения, технического и программного, как основных видовобеспече­ния.
   В настоящее время существуетогромное количество готовых программных продуктов. Поэтому, нет необходимостипри создании на предприятии автоматизированной системы заниматьсясамостоятельной разработкой прграммного обеспечения.
Оценкаэффективности информационных ресурсов.
      
         При многообразии видов и форм информационныхресурсов проблема их                  оценки кажется практически неразрешимой.
        Действительно, как сопоставлять различные виды информации? Какойинформацией необходимо обеспечи­вать руководителей, управленческих работников,научных работ­ников, конструкторов, технологов и других сотрудников предприя­тия?Как определить, хранение и поиск какой информации важнее автоматизировать впервую очередь? Как вообще определить эф­фективность использования информационныхресурсов?
           Увеличение объемов производства,частоты обновления но­менклатуры выпускаемой продукции и технологий; усложнениеуправления быстро развивающимися регионами, производственны­ми системами,непромышленной сферой привели к увеличению и усложнению информационных потоков.В этих условиях стало не­обходимым оценивать затраты на информационные ресурсы,опре­делять их вклад в эффективность функционирования производ­ственных,образовательных и других систем. В различных науках об информациипредпринимались попытки ее измерения. Для оценки удовлетворения информационныхпотребностей в теории научно-технической информации введены меры релевант­ностии пертинентности. Под релевант­ностью понимается соответствие выдачизапросу; под пертинентностью- соответ­ствие выдачи потребностямпользователя. На практике при оценке значимости информационных массивовавтоматизированных систем управления пользуются иногда такими косвеннымиоценками, как частота обращения к массиву, число подготавливаемых на его основедокументов, число обслуживаемых подразделений, объем массивов и т. п.косвенными количествен­ными характеристиками.
           Для решения частных задачрассмотренные способы оценки информации дают иногда вполне удовлетворительныерезультаты. Однако в случае оценки всей совокупностиинформационных ресурсов желательно иметь возможность сравниватьразличные виды информации, получать если не единую меру, то хотя бы сопостави­мыеоценки полезности различных информационных ресурсов для производственной илииной системы, с тем чтобы распределять средства на информационное обеспечениеболее рационально. Применить для оценки эффективности информационных ресур­совтрадиционную стоимостную меру практически нереально. Мож­но, конечно, оценитьэкономическую эффективность и срок окупа­емости автоматизации хранения и поискаотдельных видов инфор­мационного обеспечения. Однако на основе этих оценокнельзя су­дить о значимости информации для совершенствования производ­ства илисистемы организационного управления, о полезности ин­формации для научныхисследований, проектного решения.
            Опираясь на основную идеюприменения системных представлений при организации сложных экспертиз можнопоставить задачу оценки эффективности информационных ресурсов, как задачуоценки степени их влияния на реализацию цепей системы. При такой постановкезадачи нужно решить две проблемы:
1)       системы, определяющих ее деятельность в соответствующий период сyщecтвoвaния;
2)     
    Для обеспеченияполноты анализа деятельности предприятия (организации) при формированииструктуры целей следует приме­нять методики структуризации целей и функций, выбор которых определяется предварительноразработанной концепцией его развития.Для оценки степени целесоответствияможно использовать вероятностную меру, т. е. оценивать вероятность того, чтоданный ин­формационный ресурс будет использован при достижении подцели.Такие оценки можно получать,как оценки относительной важности, относительного вклада информационногоресурса в реализацию соответствующей подцели, однако при этом возникаетпроблема, связанная с тем, что одна и та же информация может влиять не на однуподцель.
    Можноиспользовать информационную меру степени влияния ресурса на реализациюподцелей, которая позволяет учесть не только вероятность достижения подцели p,но и вероятность qтого, что данная информация будет использована лицом,принимающим решение, при реализации подцели:
         H= -     q*log(1-p)
 Оценка информационного потенциала H удобнееоценок отно­сительной важности: их можно суммировать; можно учесть не толь­ко p но и q; понятие информационногопотенциала лучше воспри­нимается управленческими работниками.
     В реальных условиях могут бытьиспользованы более сложные способы. Например, применить стратифицированноерасчленение. Его суть состоит в том, что выделяют четыре уровня разработки,реализации и оценки информационной системы: эффективность техническая,эффективность экономическая, социальная и функциональная. Затем выбираюткритерии оценки по каждому уровню, далее в соответствии с критериями проводятоценку данной системы, применяя различные математические методы или методыэкспертных оценок.             
Построение автоматизированнойинформационной системы.
     Автоматизированную систему информации можно рассматривать с двух точекзрения:как сеть информационных служб (главный информационно-вычислительный центр, локаль­ные вычислительные центры производств, цехов и других подразде­лений, автоматизированные рабочие места и другие составляющие) с размещенными в ней массивами хранения информации, до­кументами, техническими средствами регистрации, хранения, передачи, обработки, представления информации, программ­ным обеспечением, методическим обеспечением (инструкци­ями для пользователей, положениями о подразделениях) и другими видами обеспечения; как потоки различной информации, циркулирующие внутри организации, которые необходимо структурировать, отсортировать и оптимизировать.
Если говорить о системе информации, как о сетиинформационных служб, то при её формировании выделяют два основных этапа:
1.Формирование модели, отображающей возможные варианты прохождения информации
 2.  Оценка модели и выборнаилучшего варианта пути прохожде­ния информации.
      При этом используют методику системногоанализа.
      Эти два этапа содержат определённые подэтапы.
Этап1. Формированиемодели, отображающей возможные ва­рианты прохождения информации вавтоматизированной информационной системе.
1.1.Отграничение системы от среды(«перечисление»элементов системы).
Подэтапможет выполняться с применением метода «мозговойатаки», а в реальных условиях-методов типа комиссий, семинаров или других форм коллективного обсуждения, врезультате которого определяется некоторый перечень элементов будущей системы. Bсоставтаких комиссий должны входить разработчики и будущие пользователи АИС.
 1.2. Объединение элементов в группы.
Сложную реальную разви­вающуюсясистему невозможно «перечислить» полностью. Следует набрав некотороемножество элементов, попытаться объединить их в группы, найти меры сходства,«близости» и предложить способ их объединения.
      Этот подэтапможно трактовать как образование из эле­ментов исходного множества некоторыхподмножеств путем перехода от перечисления сходных по какому-то признакуэлементов к названию характеристического свойства этого подмножества. В ре­зультатев приводимом примере могут быть образованы подмно­жества элементов посоответствующим видам обеспечения.
1.3. Формирование из элементовподмножеств новых множеств, состоящих из «пар», «троек»,"п-ок" элементов исходных подмно­жеств.
     Что можно делать с полученным новымимножествами «пар» и «троек”? Иногда в задачах моделирования наэтом этапе можно по­лучить новый результат, который подсказывает путьдальнейшего анализа
1.4. Содержательныйанализ полученных результатов и поиск новых путей развития модели.
Для проведения содержательного анализа следует возвратиться к системнымпредставлениям и использовать структуризацию в форме иерархи­ческой структуры.
Такоепредставление помогает распределить работу между соответствующимиспециалистами, а затем найти дальнейший путь развития модели на основесодержательного ана­лиза сути полученных «пар» и «троек» сточки зрения обеспечения наиболее эффективной реализации задач, поставленныхперед системой.
1.5. Разработкаязыка моделирования.
Данный этап можно представить следующим образом:
- разработкасловаря языка моделирования;
- разработкаграмматики (или нескольких грамматик, что зави­сит от числа уровней модели иразличии правил).
Этап2. Оценка модели и выбор наилучшего варианта.
2.1.Выбор способа оценки моделей.
 2.2. Выбор критериев оценки моделей.
Могут быть приняты такие оценки, как оперативность (время),достоверность (вероятность сбоя при передаче информации, ошибок при ееобработке), тру­доемкость, затраты на внедрение, эксплуатационные расходы,сроки внедрения, ско­рость заполнения форм или ввода информации.
 
 
  2.3.Оценка моделей.
      Способ оценки модели на уровне вариантовэкспертный; для экспертного оценивания могут быть выделены сферы компетентностии привлечены соответствующие специалис­ты, знающие особенности конкретныхтехнических средств; кроме того, могут быть прове­дены эксперименты. 
2.4. Выбор наилучшеговарианта.
      В реальных условиях не обязательнопроходить все подэтапы. Во-первых, существуетмножество разнообразных  готовыхпрограмм. Во-вторых, наработан большой опыт в организации информационныхсистем, поэтому, используя его можно создавать системы по аналогии.
      Если рассматривать систему информации,как сеть информационных потоков, её можно условно разделить на три основные части: финансовая информация,маркетинговая и внутренняя информация.
       Для каждой составляющей допустимыразличные типы построения, кото­рые могут состыковываться друг с другом.                                         
Финансовая информация.
Для построениясистемы финансовой информации необходима следующая информация:
1.     — информация, необходимая для управления:остаток средств на счетах, кредиторская и дебиторская задолженности, средства втоварных запасах, финансовые показатели—оборачивае­мость капитала, ликвидности.
2.      Для определенияреальной эффективности деятельности подразделений — отнесение затрат по местуих воз­никновения. Величина распределенных затрат не сравнивается напрямую сприбыльностью подразделений, т.к. поступ­ление средств идет в основном черезслужбу сбыта, одна­ко знание структуры затрат позволяет их оптимизиро­вать.Иногда впервые выполняемая «привязка» дает не­ожиданную дляруководства картину, обнаруживает по­ложение дел, далекое от ожидаемого.
         Здесь важна не только точность, продоставляемых данных, но и скорость ихполучения в случае необходимости. Возможен компромисс между точностьюданных и ско­ростью их интерпретации. Для управления часто важнее скорость:устаревшие на неделю данные, пусть и очень точные, означают запаздываниеуправляющего воздейст­вия на ту же неделю.
              Кроме того,необходимо определить объем нужной информации и требования к ее обработке. Какправило, подготовка инфор­мации невозможна без применения автоматизации итребует затрат значительных усилий, сопоставимых с ведением балан­са. Приналичии финансово-экономической службы подготов­ка может быть распределенаследующим образом: разработка и контроль выполнения— финансовый директор; разнесение затрат— экономист; ввод данных—бухгалтерия. Отсутствие развитого финансового подразделения заставляет использо­ватьдля всех задач бухгалтерию, что проблематично, т.к. принципы бухучетазначительно отличаются от принципов по­становки управленческой финансовойинформации и проти­воречат всему предыдущему опыту бухгалтеров.
          Эффективность использования финансовойинформации значительно повышается, если управление на ее основе рас­пределеногоризонтально, между основными подразделения­ми. (Приложение схема 1.)
Маркетинговая информация.
          Информация об участниках  рынка—поставщиках, покупателях и конкурентах—в томили ином объеме используется предприятием всегда. Даже при,отсутствии подразделения маркетинга, негативном отношении к маркетингу,предприятие так или иначе вынуждено собирать информацию для своего функционирования.Наиболее вос­требованной является информация о конкурентах и поставщи­ках: ценыи условия поставки. Реже всего собирается и анали­зируется информация опокупателях.
          Полнаясистема маркетинговой информации включает в се­бя сведения о предприятии,микросреде (собственно рынке), макросреде (экономике, культуре, политике,ресурсах, технологии в областях, интересующих предприятие).
         Построениестратегий в большой степени осно­вано на предпочтениях конечных потребителей,но тактические цели могут быть достигнуты через постоянную реализацию. Она, всвою очередь, зависит от предпочтений тех, кто платит деньги. Информация опокупателях структурируется на пред­приятии в отделе сбыта. Торговые агенты ипродавцы постоян­но выслушивают просьбы, рекомендации и претензии покупа­телей.Значительная часть информации здесь и теряется, т.к. агент или продавец редкомогут использовать ее в собственной работе. Существенная, по мнению продавца,информация пере­дается «выше», где уже менеджер фильтрует ее иненужную от­сеивает. Далее очень изменившийся информационный поток достигаетруководства сбыта, где снова отсеивается информа­ция, которую сбыт использоватьне компетентен. Руководству предприятия попадает дистиллированныйинформационный ручеек, из которого невозможно извлечь пользы. Такая системапостроения называется Вертикальной (Приложение схема 2.).
        Обратнаясвязь (реакция на информацию) при вертикаль­ной организации информационныхпотоков очень мала. На практике это означает самостоятельное принятие агентамии продавцами решений, выходящих за их компетенцию. Нако­пления информации непроисходит.
        Горизонтальная информационная система (Приложение схема 3.)предусматривает адресное распределение информации по мере ее поступления.Агенты и продавцы адресуют информацию подразделениям, способным ееиспользовать. Преимущества горизонтальной системы: более полное ис­пользованиеинформации и сокращение сроков принятия ре­шений. Недостатки: агенты и продавцысамостоятельно реша­ют, кому и какая информация может потребоваться; адекват­наяреакция на информацию не стимулируется, т.е. как для агента передача информациизаинтересованной службе явля­ется факультативной нагрузкой, так и длязаинтересованной службы не обязателен ответ агенту; накопления информации непроисходит. Регламентировать процедуру информационно­го обмена нецелесообразно.
            Централизованная информационнаясистема (Приложение схема 4.) предусматри­вает организацию информационногоцентра, в который ин­формация стекается в полном объеме и где накапливается.Пассивный информационный центр строится на базе ком­пьютернойавтоматизированной системы, в которую информа­ция постоянно заносится и изкоторой распределяется по за­просам соответствующих служб. Главный недостатокпассив­ного центра— отсутствие обратнойсвязи и стимулировании использования информации. Процедуру информационногообмена уже можно регламентировать, однако автоматического поддержания егокачества не происходит.
   Активнаяцентрализованная информационная система вы­полняет также функцию маркетинга:контролирует, анализи­рует и распределяет информацию. Процедура информацион­ногообмена регламентируется. Информация используется наиболее полно и эффективно.Накопление информации су­щественно облегчает поиск новых рыночных возможностейпредприятием по мере его развития. К недостаткам системы можно отнести высокуюстоимость ее эксплуатации.
   Выбор тойили иной системы предприятием определяется спецификой последнего. Дляпредприятия с ограниченными ресурсами, ориентированного на работу с одним и темже сег­ментом рынка, достаточна вертикальная информационная си­стема. Еслиперсонал предприятия образует сплоченную ко­манду, может быть достаточноэффективна горизонтальная си­стема. Централизованная система необходимапредприятию, увеличивающему долю рынка, применяющему диверсифика­цию или другуюстратегию интенсивного развития.
  Обязанности по определению объема, качества и периодич­ности сбораинформации возлагаются на подразделение мар­кетинга (если оно существует напредприятии) или на высшее руководство. Контроль использования информациипроизво­дится службами маркетинга или сбыта. Построение информа­ционной системыв наибольшей степени есть функция маркетинга и при отсутствии последней напредприятии должно выполняться руководством предприятия.                     
Внутренняяинформация.
 Организации внутренней инфор­мациипредприятия обычно уделяют мало внимания, отдавая приоритет финансовой имаркетинговой. Между тем система распространения внутренней информации взначительной сте­пени влияет на качество взаимодействия между подразделени­ямипредприятия, способствует или препятствует развитию предприятия.
    Наиболееважны такие аспекты внутренней информации, как адекватное доведение до каждогоработника предприятия стратегических и тактических задач и решений руководства(т.е. прохождение информации «вниз») и доведение до руко­водствасоответствующих уровней претензий и предложений по совершенствованию технологийвзаимодействия структур (т.е. прохождение информации «вверх»).
       Прохождение информации «вниз»удобно организовать че­рез проведение регулярных совещаний и«оперативок» на уровне руководителей подразделений и вподразделениях. На «оперативках» формулируются задания для персонала,разъяс­няется, какие именно проблемы будут решаться и почему именно этимспособом. Это позволяет получить большую от­дачу от работников, во-первых,потому что исключается воз­можность ошибки из-за неверно понятого задания и,во-вто­рых, потому что формируется мотивация—повышается значимость задания. Дополнительную пользу могут принести предложенияработни