Untitled
Федеральное агентство по образованию
Московский государственный университет
технологий и управления
Кафедра организации производственной и коммерческой деятельности
Контрольная работа
по дисциплине: «Документационное обеспечение управления».
тема: «Делопроизводство — основы технологии управления».
Выполнила студентка 3 курса
факультета: Экономика и
предпринимательства
специальность: 080502
шифр: 007452
Руководитель:
Москва 2008.
Содержание.
Введение.
3
1. Документы.
4
1.1. Значение документов.
4
1.2 Группы документов.
4
2. Организационно-распорядительная документация.
7
2.1. Организационные документы.
7
2.2. Распорядительные документы.
9
2.3. Справочно-информационные документы.
11
Заключение.
13
Список литературы.
14
Ведение.
В решение задач по совершенствованию управления, немаловажное значение имеет организация делопроизводства в учреждениях, организациях и предприятиях.
Делопроизводство — это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами при осуществлении управленческих действий. Документирование называется процесс подготовки и создание документов.
Значение рациональной организации делопроизводства для совершенствования работы государственного аппарата объясняется, прежде всего, большим удельным весом документации в процессе управленческой деятельности. В общем объеме управленческого труда делопроизводственные операции составляют 25-60% (в зависимости от специфики работы конкретного аппарата управления).
Документы.
Документ — материальный носитель, содержащий в зафиксированном виде информацию.
1.1. Значение документов.
Значение документов в наше время исключительно велико.
Во-первых, документы имеют государственное значение. Государственные органы, изучая документы, освещающие жизнь страны, вырабатывают внешнюю и внутреннюю политику и посредствам документов управляют государством.
Во-вторых, документы имеют юридическое значение. Документами оформляются права граждан, учреждений и организаций.
В-третьих, документы играют роль в организации хозяйственной деятельности государства и его органов. Все хозяйственные операции на предприятиях и в учреждениях оформляются документами.
1.2. Группы документов.
I. По признаку специализации:
общие — документы, отражающие результат деятельности канцелярии, общего отдела учреждения;
2. специализированные — документы являющиеся продуктом деятельности структурных частей учреждения:
бухгалтерские (авансовые отчеты, ведомости распределения затрат, отчетные калькуляции, кассовые ордера);
плановые (финансовый план, баланс дохода и расхода);
статистические (статотчеты, таблицы);
юридические (исковые заявления, решения суда);
финансовые документы и документы по операциям с бланками(счета, чеки, платежные поручения).
II. По значению:
распорядительные (приказы, инструкции, наряды);
исполнительные (все виды отчетов, докладные записки);
претензионные (рекламационные письма, исковые заявления в арбитраж);
информационные (объявления, бюллетени, сообщения).
III. По техники воспроизведению:
рукописные;
воспроизведенные механическим путем.
IV. По секретности:
для служебного пользования — документы, которыми могут пользоваться все работники аппарата, но содержание этих документов не подлежит опубликованию;
секретные — документы, которыми пользуются адресат и исполнитель, имеющий разрешение (допуск);
совершенно секретные — документы, с которыми имеет право ознакомиться только адресат.
V. По приемам записи:
простые — документы написаны от руки или воспроизведены механическим способом обычными буквами, шрифтом и поэтому доступны для понимания каждого грамотного человека;
стенографированные — документы, в которых стенографическими знаками дословно записаны выступления на собраниях, заседаниях, митингах и т. д.;
зашифрованные — документы, написанные или воспроизведенные условными знаками (цифрами, буквами).
VI. По происхождению:
созданные в учреждении;
поступившие извне.
VII. По срочности:
простые — документы с необозначенными сроками исполнения;
срочные — документы с обозначенными сроком исполнения;
весьма срочные — документы, подлежащие немедленному исполнению.
VIII. По форме:
стандартные — документы составлены по утвержденной форме, заготовленной типографским способом;
нестандартные — документы, не имеющие ни строго установленного формата, ни определенного содержания, но реквизиты должны быть вполне определенные.
IX. По сложности:
простые — документы, в которых поставлен и решается один вопрос;
сложные — документы, в которых поставлены и решаются несколько вопросов.
Все документы могут быть в виде подлинников и копий. Подлинники подразделяются на оригиналы и дубликаты.
Оригинал — это первый, окончательно отредактированный, соответствующим образом оформленный и подписанный документ. Оригинал может быть единственным, уникальным документом и может быть размножен.
Дубликат — вторично воспроизведенный подлинный документ, целиком повторяющий оригинал, включая подписи. Дубликат составляется взамен утраченного оригинала и имеет ту же юридическую силу, что и оригинал. Слово «Дубликат» или «Вторичный» пишется вверху справа.
Копия — это точное воспроизведение содержания подлинного документа. Копия заверяется подписями и печатями компетентных лиц: секретаря, делопроизводителя, нотариуса и пр. Лицо, заверяющее копию, пишет: «Копия верна», «С подлинным верно», а вверху справа — слово «Копия». Копия имеет силу постольку, поскольку известно, что есть подлинник.
2. Организационно-распорядительная документация.
Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. Она охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевые производственную работу, контроль, подбор и расстановку кадров и т. д. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, подавляющая часть которых фиксируется в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. Материальными носителями фиксированной информации являются документы.
В зависимости от конкретной управленческой ситуации создаются десятки различных видов документов. Вид документа следует отличать от его разновидности. Вид документа объединяет ряд разновидностей. Так например, протокол — вид документа. Разновидности его: протокол собрания, протокол заседания, протокол допроса, протокол разногласий и др. Или: акт — вид документа, его разновидности — акт приема-передачи дел, акт инвентаризации, акт недостачи и др.
Организационно-распорядительная документация выделяется из единой по своей информационной природе документации в зависимости от функций государственного органа, учреждения, который обслуживает делопроизводство.
2.1. Организационные документы.
I. Устав — свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязаности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности. Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются съездами. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами, исполкомами местных Советов).
II. Положения — нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства, единого органа, структурного подразделения. Положения могут регламентировать деятельность должностных лиц. В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Наиболее многочисленны разновидности положений о проведении различных конкурсов, смотров и других мероприятий.
III. Инструкция — правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные вопросы, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.
Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов.
Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем, о чем свидетельствует соответствующий по форме гриф утверждения. На инструкции может быть сделана отметка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документов в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные
2.2. Распорядительные документы.
I. Постановление — правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящи перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.
Постановления принимаются Верховным Советом РФ и Верховными Советами союзных и автономных республик по организационным и другим вопросам, связанным с осуществлением высшими органами государственной власти своих полномочий; Президиумом верховного Совета РФ и Президиумами Верховных Советов союзных и автономных республик по итогам рассмотрения вопросов о состоянии той или иной сферы государственного руководства и по вопросам, связанным с подготовкой сессий и координацией деятельности постоянных комиссий; Советом Министров РФ и Советами Министров союзных и автономных республик как нормативные акты или акты, имеющие важное народнохозяйственное и общее значение. По наиболее важным вопросам государственного управления издаются совместные постановления, являющиеся правовыми актами.
II. Решение — как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым Советами народных депутатов и исполнительными комитетами. Решения оформляют также результаты деятельности и других коллегиальных органов- коллегий министерств и ведомств, научных советов и т.п.
III. Распоряжение — акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамка присвоенный должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжение являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжение общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая. Распоряжения издают Совет Министров РФ, Советы Министров союзных республик (на основе и во исполнение законов, решений Верховных Советов и их президиумов), исполкомы Советов народных депутатов. Распоряжения издают также руководители коллегиальных органов Государственного управления и администрация предприятий и учреждений в пределах прав, предоставленных им законами РФ или союзных республик для решения главным образом оперативных вопросов.
IV. Приказ — акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов и управлений исполкомов местных Советов народных депутатов, руководителями учреждений, объединений, организаций и предприятий. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, о назначении на должн