Теория организации и системный анализ

Введение 1.1 Актуальность системного анализа для организационных систем Сейчас создается очень много организаций и значительная часть людей уже попробовала себя в качестве собственников или руководителей малых и средних компаний. Умение профессионально руководить организацией или даже просто чувствовать себя в ней комфортно требует определенного набора знаний. Системный анализ отчасти дает нам некоторую часть требуемых знаний, помогает

понять законы и принципы функционирования организации и прививает нам умение использовать эти законы в практической деятельности. 1.2 Основные понятия системного анализа Системный анализ - это система методов исследования и создания сложных систем, используемых для подготовки и обоснования решений по проблемам разной сложности. Система - это конечное множество функциональных элементов и отношения между ними, выделенное из среды

с определенной целью в рамках определенного временного интервала. Элемент системы - предел членения системы с точки зрения решения конкретной задачи и поставленной цели. Внешняя среда - совокупность тех объектов, которая влияет на систему. Подсистема - относительно независимая часть системы сохраняющая функциональные возможности системы. Структура - это совокупность элементов и связей между ними.

Анализ проблемы 2.1 Обнаружение проблемы Небольшой спрос на продукцию нашей организации. Незначительное превышение совокупного дохода над издержками, нерациональное распределение и использование имеющихся факторов производства. Следовательно, большая стоимость внешних и внутренних издержек, небольшая прибыль предприятия, увеличивающиеся долги перед кредиторами и работниками. Недостаток средств для найма квалифицированных кадров, слабая конкурентоспособность продукции, выпускаемой

фирмой; маленькая доля на рынке. 2.2 Точное формулирование проблемы Основная проблема - вывод фирмы из кризиса. Увеличение прибыли или приток дополнительных средств даст возможность выйти фирме из наступающего кризиса ( позволит нанять квалифицированных работников, которые помогут более рационально использовать имеющиеся ресурсы, факторы производства, что позволит постепенно отдавать часть долгов кредиторам ). Для увеличения прибыли организации следует решить следующие вопросы:

1.Стоит ли дальше фирме производить данный товар? 2.Если стоит, то до каких пор? 3.Какая прибыль при этом будет получена? 2.3 Анализ логической структуры проблемы В данном случае проблема сложная. Здесь можно выделить проблемы, из которых она состоит. Для того, чтобы вывести предприятие из кризиса, требуется решить следующие проблемы: 1.проблема нахождения квалифицированного менеджера;

2.постараться увеличить доход; 3.проблема минимизации издержек; 4.своевременная выплата долгов кредиторам; Если проанализировать каждую часть проблемы, то получается: 1). Найм квалифицированного менеджера позволит компании быстро выявить направления действий компании для ее скорейшего выхода из кризиса. 2). Вторым этапом может стать попытка увеличения прибыли за счет выпуска новой продукции, развития сети продаж. 3).

Минимизация издержек позволит компании сэкономить средства на развитие и модернизацию имеющегося оборудования. 4). Попытка возврата части долга кредиторам будет способствовать улучшению инвестиционного рейтинга компании. 2.4 Анализ развития проблемы ( в прошлом и будущем ) Основная причина появления проблемы - изначальное неправильное управление фирмой. Не был произведен должным образом анализ риска сбыта.

Вследствие чего наблюдался небольшой спрос на продукцию фирмы. В этом случае была небольшая прибыль, которая была меньше или примерно равнялась издержкам производства. К тому же увеличивались долги предприятия перед кредиторами. Все это привело к тому , что если в ближайшем будущем не будут решены эти проблемы, то фирма будет объявлена банкротом. 2.5 Определение внешних связей проблемы ( с другими проблемами )

Вывод организации из кризиса очень серьезная проблема, которая требует четкого определения плана действий. В данном случае все проблемы являются как бы составными частями главной проблемы и следовательно они тесно взаимосвязаны между собой. 2.6 Выявление принципиальной разрешимости проблемы В данном случае мы можем сказать, что проблема устранима. Прежде всего требуются специалисты, имеющие опыт работы с антикризисными программами, которые хорошо

знакомы с методами решения ключевых проблем организации в условиях кризиса и способные вселить уверенность работникам фирмы, наладить нормальную технологическую рабочую обстановку в организации. Для решения возникшей проблемы должны быть использованы следующие возможные методы: 1). Количественный - метод математического анализа, статистический метод. В данном случае он менее подходит для решения данной проблемы.

2). Качественный: а). Метод мозгового штурма - должны собраться специалисты по антикризисному управлению, сотрудники фирмы, которые должны высказать свои мнения о возможных путях решения проблемы. Потом из высказанных предложений выбираются те, которые способствуют решению данной проблемы; метод основан на принципе эмерджентности. б). Метод сценариев - представляет описание проблемы и возможные пути ее решения; сценарий считается тем лучше, чем больше путей решения проблемы он предлагает. в).

Экспертный метод - может быть приглашена группа экспертов для решения проблемы. г). Метод дерева целей - здесь возможно построение дерева целей для более четкого понимания проблемы и для ее быстрейшего решения. Описание организации как системы 3.1Определение аспекта рассмотрения системы В данном случае перед нами стоит четко сформулированная проблема, которая требует немедленного разрешения из-за ее важности и трудности разрешения. К тому же особенность заключается в том, что проблема состоит

из нескольких более мелких проблем, которые требуют индивидуального подхода. 3.2Определение объекта В качестве системы мы рассматриваем торговую организацию в целом. Торговая организация занимается производством и продажей бытовой техники и комплектующих к ней. 3.3Выделение элементов ( определение границ разбиения системы ) В качестве элементов системы мы рассматриваем функции сотрудников организации ( финансовые, контроля,

управленческие, организационные и т.д ) Все эти функции в целом отвечают за нормальное функционирование организации, а по отдельности отвечают четко за свое направление деятельности. Если говорить о причине выбора именно этих элементов, то он идет из определения. В данном случае функции сотрудников являются пределом деления системы. 3.4Определение подсистем По нашему мнению в качестве подсистем здесь можно выделить отделы организации,

так как именно они, исходя из определения, являются относительно независимыми частями системы, сохраняющими функциональные возможности системы. 3.5Определение влияния внешней среды В данном случае наиболее существенное влияние на организацию оказали ее конкуренты. По нашему мнению они и являются внешней средой, т.к. оказали немаловажное значение в формировании данной проблемы. В нашем случае конкуренты ведут агрессивную борьбу, а именно, сильно влияют на формирование

ценовой политики нашей фирмы. Так же существуют и другие агрессивные способы влияния, которые способствовали формированию данной проблемы. 3.6 Организационная структура Если говорить об организационной структуре, то она выглядит так: Во главе организации стоит генеральный директор, который руководит аппаратом управления. Аппарат управления представляет собой совет директоров отделов (маркетингового,

НИОКР, отдела продаж, финансового отдела, отдела по работе с клиентами, отдела кадров). В каждом отделе работают сотрудники с четко определенными функциями. X1 - генеральный директор; X2 - аппарат управления; X3 - отделы организации; X4 - сотрудники отделов; X5 - функции сотрудников Проектирование организации для достижения целей

Для решения главной проблемы ( скорейшего выхода фирмы из кризиса ) необходимо решение определенных задач, поставленных перед каждым отделом. Перед отделом управления стоит задача реформирования системы управления в целом. Это поможет более грамотно использовать факторы производства, повысить производительность. Для отдела кадров главная задача - поиск специалиста с хорошим знанием антикризисного дела, знающего способы решения проблем в сложившейся ситуации. Основная задача для финансового отдела - найти возможность

получения кредитов, обеспечить приток денежных средств в фирму. Внедрение новых, более эффективных технологий производства - основная задача отдела НИОКР, что поможет снизить затраты. Заключение Если анализировать полученный результат то можно сказать, что возможно нахождения решения для проблемы любой сложности. В нашем случае системный анализ помогает в решении этих и будущих проблем.

Методы системного анализа способствуют скорейшему обнаружению и решению появившихся проблем. В последствии при решении данной проблемы мы сможем говорить об позитивных изменениях ( ликвидации других проблем связанных с решенной) и о изменениях во внешней среде. Можно сказать, что при грамотном использовании системного анализа для фирмы не составит сложности решение поставленной проблемы и задачи.