Оформление заявок на доставку цветов на заказ

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ Кафедра управления в экономических и социальных системах КУРСОВОЙ ПРОЕКТ по дисциплине Информационные Технологии в Управлении на тему Оформление заявок на доставку цветов на заказ Выполнила студентка Очной формы обучения специальности

Менеджмент организацииспециализации Финансовый менеджменткурса группы Руководитель проекта личная подпись 2005 Содержание 1. Постановка задачи. Предметная область исследований. 2. Информационные объекты ИСУ. 3. Взаимосвязь информационных объектов 4. Основные формы регистрации исходных данных ИСУ 5.Разработка и реализация макетов отчтности на основе

данных ИСУ 6. Построение запросов для реализации условий отбора информации по заданным критериям 7. Формы, запросы и отчты в задачах анализа функционирования системы 8. Интерактивная оболочка управления задачами ИСУ 9. Рекомендации по дальнейшей модернизации системы 10. Глоссарий 23 Список литературы 1. Постановка задачи.

Предметная область исследований. Суть данного курсового проекта состоит в создании базы данных для фирмы или организации по доставке цветов на заказ. Сама деятельность включает в себя прим заявки на букет Букет - красиво подобранные и скрепленные цветы, продукт труда, произведнный для продажи составление договора и оформление заказа Заказ - поручение на производство товаров или услуг, в данном случае товаром

являются цветы. на букет. Такой вид деятельности требует осуществлять контроль, учт и анализ деятельности организации. Данная база данных должна облегчить работу данной системы, а именно ту е часть, которая связана с бумажной работой, т.к. она облегчает работу с документацией и регистрацией клиентов, цветов Цветы - имеющая потребительскую стоимость продукция для продажи. и новых работников, в ней ведтся учт, контроль и анализ деятельности организации, а именного того отдела, который непосредственно связан

с производством документов. Так же можно легко получить и просмотреть любую нужную информацию по всем имеющимся данным. На основе имеющихся данных можно легко получать и анализировать информацию, которая требуется для дальнейшего планирования деятельности, например, можно планировать сколько и каких видов цветов надо закупать больше, а каких меньше. Так же можно легко печатать прайсы Прайс перечень товаров и их расценок. при изменении ассортимента или названия цветов, вида упаковки

Упаковка материал, предназначенный для украшения или транспортировки букета Поэтому использование базы данных для этого вида деятельности необходимо и облегчает е работу. Основная цель организации это получение максимума прибыли, поэтому в настоящее время большое значение имеют маркетинговые исследования рынка. Такие исследования становятся более упрощнными при использовании данной базы данных, так в ней есть практически вся необходимая информация для их проведения.

Благодаря данной базе данных можно проводить различные анализы. Например, получать информацию о том, какие цветы пользуются наибольшем спросом или какие цветы приносят наибольшую прибыль данной фирме, анализировать количество продаж и сопоставлять их с прибылью от реализации конкретных видов цветов. 2. Информационные объекты ИСУ. Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержания.

Данные следует сохранять в таблицах, причем каждая таблица должна содержать информацию одного типа, например, сведения о клиентах. Таблица основная информационная единица базы данных. Данная база данных содержит 6 таблиц. Ниже будет преведено описание каждой из таблиц. Таблица Букет создатся для хранения информации о заказанных букетах.Ниже описана структура таблицы Букет в конструкторе, е особенности.

Так выглядит таблица Букет при е просмотре Рис. 1 Рис. 1 Таблица Клиент предназначена для хранения информации о клиентах фирмы. Ниже приведено описание структуры таблицы в конструкторе и е особенности. А так же вид таблицы при е просмотре Рис.2. Рис.2 Таблица Менеджер предназначена для хранения информации о менеджерах сотрудниках работающих непосредственно

с оформлением заказов. А так же вид таблицы при е просмотре Рис.3. Рис.3 Таблица Заказ предназначается для хранения информации о состоявшихся заказах. Ниже приведено описание структуры таблицы в конструкторе и е особенности. А так же вид таблицы при е просмотре Рис.4. Рис.4 Таблица Упаковка предназначена для хранения информации об упаковке для цветов.

Ниже приведено описание структуры таблицы в конструкторе и е особенности. А так же вид таблицы при е просмотре Рис.5. Рис.5 Таблица Упаковка предназначена для хранения информации об упаковке для цветов. Ниже приведено описание структуры таблицы в конструкторе и е особенности. А так же вид таблицы при е просмотре Рис.6. Рис.6 3.

Взаимосвязь информационных объектов После создания в базе отдельных таблиц по каждой теме необходимо выбрать способ, которым Microsoft Access будет объединять сведения таблиц. Первым делом следует определить связи между таблицами. Связи между таблицами ИСУ создаются для того, чтобы отображать сведения об одном и том же в одном заказе и букете. Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях,

обычно между полями, имеющими одинаковые имена в обеих таблицах. В данной базе данных используется отношение тип связи один-ко-многим между таблицами. В отношении один-ко-многим каждой записи в одной таблице А могут соответствовать несколько записей в другой таблице В, но запись в другой таблицеВ не может иметь более одной соответствующей ей записи в первой таблице

А. Пример Один клиент может покупать несколько букетов, т.е. делать несколько заказов сразу, но у каждого букета может быть только один клиент. Ниже приведена схема данных моей базы данных с показанными связями между таблицами. 4. Основные формы регистрации исходных данных ИСУ Формы являются типом объектов базы данных, который обычно используется для отображения данных в базе данных. Они позволяют вводить, изменять и хранить информацию без непосредственного доступа к таблицам

базы данных, которые можно скрыть от просмотра пользователя. Формы являются шаблонами ввода информации, внешний вид которых можно изменять в зависимости от требований к оформлению заказчика. Форма регистрации клиентов предназначена для ввода и отображения данных информации о клиентах. Источником записей формы являются поля в таблице Клиент. Форма оснащена четырьмя кнопками переход к

Последней записи, Предыдущей записи, Следующей записи, Выходу. Форма Регистрации менеджеров предназначена для ввода и отображения данных информации о менеджерах. Источником записей формы являются поля в таблице Менеджер. Форма оснащена четырьмя кнопками переход к Выходу, Предыдущей записи, Следующей записи, Последней записи.

Форма Регистрации цветов предназначена для ввода и отображения данных информации о цветах. Источником записей формы являются поля в таблице Цветы. Форма оснащена четырьмя кнопками переход к Последней записи, Предыдущей записи, Следующей записи, Выходу. Форма для регистрации заказов предназначена для ввода и отображения данных информации о произведнных заказах.

Данная форма представляет собой комбинацию главной формы и вставленной в не подчиннной формы. Источником записей главной формы являются поля в таблицах Букет, а подчиннной поля таблицы Заказ. В подчиннной форме в поле Цена заказа подсчитывается цена заказанного букета. Форма оснащена кнопками переход к Последней записи,

Предыдущей записи, Следующей записи, Печати отчта, Выход, имеет непосредственный доступ к форме Регистрация Клиентов. 5.Разработка и реализация макетов отчтности на основе данных ИСУ Отчет является эффективным средством представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить

сведения желаемым образом. В данной базе данных используются следующие отчты Отчт Прайс Упаковки предназначен для просмотра и печати названия и цены предоставляемой клиентам упаковки. Т.е. этот отчт является прайс-листом продаваемой упаковки. Этот отчт составлен на основе таблицы Упаковка. Отчт Прайс Цветов предназначен для просмотра и печати названия и цены предоставляемых клиентам цветов.

Т.е. этот отчт является прайс-листом продаваемых цветов. Этот отчт составлен на основе таблицы Цветы. Отчт Список Клиентов предназначен для просмотра и печати информации по клиентам. Этот отчт составлен на основе таблицы Клиент. Отчт Запрос статистики продаж по менеджерам предназначен для просмотра и печати информации по продажам по

каждому менеджеру. Этот отчт составлен на основе запроса Запрос статистики продаж по менеджерам. В этом отчте используются 2 вычисляемых поля подсчт количества заказов оформленных каждым менеджером и подсчт средней цены заказа, оформленного данным менеджером. 6. Построение запросов для реализации условий отбора информации по заданным критериям Запросы используются для просмотра, изменения и анализа данных различными способами.

Запросы также можно использовать в качестве источников записей для форм и отчетов. В данной базе используются следующие запросы для решения задач данной курсовой работы Запрос Анализ по продажам создатся для решения задачи построения круговой диаграммы, т.е. для наглядного представления требуемой информации. Информация для запроса бертся из таблиц Букет и Цветы. В запросе используется группировка по проданным цветам и подсчт общего количества проданных

цветов каждого типа. Конструктор запроса приведн ниже на Рис. 7. Рис. 7 Запрос Анализ по прибыли создатся для решения задачи построения круговой диаграммы, т.е. для наглядного представления требуемой информации. Информация для запроса бертся из таблиц Букет и Цветы. В запросе используется группировка по проданным цветам, ценам и ценам поставщика и подсчт общего количества

проданных цветов каждого типа. Также используются выражения, которые вычисляют Доход, расход и Прибыль фирмы от проданных цветов. Конструктор запроса приведн ниже на Рис. 8. Рис.8 Запрос Анализ по возрасту и полу клиентов используется для создания отчта Анализ по возрасту и полу клиентов с последующим подсчтом среднего возраста покупателя и группировкой

по полам. Информация для запроса бертся из таблицы Клиент. В запросе используется сортировка пола по возрастанию. Конструктор запроса приведн на Рис.9. Рис.9 Запрос Запрос на вывод заказа используется в качестве источников записей для отчта Отчт на вывод заказа, который находится в форме Форма регистрации заказов.

Этот запрос создатся для того, чтобы из формы можно было просмотреть и распечатать введнный и оформленный заказ по конкретному клиенту. Информация для запроса бертся из таблицы Заказ, Упаковка, Цветы, Букет. В запросе используется условие отбора из формы Форма регистрации заказов того поля, по которому надо выводить информацию, т.е. по той фамилии клиента, по которой надо распечатать или просмотреть отчт.

Конструктор запроса приведн ниже на Рис.10. Рис.10 Запрос Запрос на сравнение создатся для решения задачи построения круговой диаграммы, т.е. для наглядного преставления требуемой информации. Информация для запроса бертся из таблиц Цветы и Букет. В запросе используется группировка по проданным цветам, ценам продаж и ценам поставщика. Также используется вычисляемое выражение Прибыль, рассчитываемое с помощью полей таблиц.

Конструктор запроса приведн ниже на Рис. 11. Рис.11 Запрос Запрос статистики продаж по менеджерам используется для создания отчта Запрос статистики продаж по менеджерам. Информация для запроса бертся из таблиц Упаковка, Цветы, Букет, Заказ, Менеджер. В запросе используется группировка по ФИО менеджеров, Датам оформления, ценам, количеству проданных цветов.

А также подсчитывается количество заказов. Конструктор запроса приведн ниже на Рис. 12. Рис.12 7. Формы, запросы и отчты в задачах анализа функционирования системы Основной задачей моего курсового проекта является также проводить маркетинговые исследования рынка. Для этого в данной базе данных были созданы отчты и диаграммы, которые анализируют продажи, прибыль, средние цены заказов на букеты, количество продаж по менеджерам, а так же сравнивают количество продаж

и прибыль от их реализации. Отчт Анализ по полу и возрасту клиентов построен на основе запроса Запрос по возрасту и полу клиентов. Он используется для просмотра, анализа и печати информации о клиентах с сортировкой по полу, подсчтом числа клиентов каждого пола и определением среднего возраста покупателя каждого пола. Такой анализ помогает определить примерный круг клиентов, на которых надо ориентироваться при продаже товара. Отчт Анализ сравнения прибыли и количества продаж построен на основе запроса

Запрос на сравнение. Он используется для просмотра и печати информации, представленной в виде гистограммы, о количествах продаж цветов по видам со сравнением этого количества с получаемой прибылью от этих продаж. Такой анализ помогает определить соотношение количества и прибыли проданных цветов. Отчт Анализ прибыли по каждому виду цветов построен на основе запроса Анализ по прибыли. Он используется для просмотра и печати информации, представленной в виде круговой

диаграммы. Такой анализ помогает определить наиболее прибыльные цветы, т.е. те, продажа которых приносит наибольшую прибыль. Отчт Анализ по продажам каждого вида цветов построен на основе запроса Анализ по продажам. Он используется для просмотра и печати информации, представленной в виде круговой диаграммы. Такой анализ помогает определить наиболее продаваемые цветы, т.е. выявить те цветы, которых продатся больше по сравнению с другими видами. Такой анализ помогает определять какие цветы следует

закупать в большем количестве, а какие в меньшем. 8. Интерактивная оболочка управления задачами ИСУ Для того чтобы исключить сознательное и несознательное исправления пользователем конструкции базы данных, а так же для обеспечения удобной работы с базой данных нужно скрыть ненужную для пользователя информацию о е внутренностях. Существуют различные приемы управления доступом к базе данных

Microsoft Access и е объектам. Один из таких примов установить настройки через Параметры запуска. Параметры запуска позволяют задать такие настройки, как стартовая кнопочная форма, которая автоматически открывается при открытии базы данных. При этом пользователь может работать с базой данных только при помощи стартовой формы, в которой отражены все необходимые инструменты для работы с базой, такие как формы регистрации, отчтности, анализы.

Пользователь так же может вносить новые записи, получать отчты и т.д переходя по вкладкам и кнопкам данной формы, но он не имеет доступа к изменению внешнего вида и конструкции базы данных. При открытии данной базы данных появляется стартовая кнопочная форма Начало, она представлена на Рис.13,14. Рис.13 Рис.14 Данная форма состоит из трх вкладок, каждая из которых отвечает определнным направлениям деятельности,

таких как регистрация данных, список прайсов и анализ деятельности. На каждой из вкладок находятся кнопки. Они являются удобным средством выполнения действий или набора действий. Когда пользователь щелкает кнопку, не только выполняется соответствующее действие, но и на экране видно, как кнопка нажимается и отпускается. Кнопки в форме Начало отвечают за разные действия.

Например, кнопки на вкладке Регистрация позволяют пользователю перейти к регистрации данных с помощью различных форм, таких как регистрация клиентов, менеджеров, заказа, цветов. Кнопки на вкладке Прайсы позволяют перейти к просмотру прайсов цветов и упаковки. А кнопки на вкладке Анализ деятельности позволяют получить информацию в виде списков и диаграмм для последующего анализа полученных данных. 9. Рекомендации по дальнейшей модернизации системы

В качестве перспективы развития предлагается вариант развития и создания подобных баз данных для других сфер деятельности организации. Например, создание базы данных для склада продукции, в данном случае цветов и упаковки. Для этого необходимо разработать информационные объекты для этих процессов. В том числе удобно было бы хранить в базе данных всю информацию о поставщиках. Возможно расширение базы данных с целью хранить в ней всю информацию о сотрудниках, их личные дела,

информация о зарплатах, отпусках и т.д. Это позволит хранить данные в компактном виде, а это в свою очередь облегчит работу с информацией и доступ к ней. 10. Глоссарий Список литературы 1. Базы данных. Проектирование, реализация и сопровождение. Каролин Бегг, Томас Коннолли. Вильямс, 2000 г. 2. Освой самостоятельно SQL. Бен Форта. Вильямс, 2005 г.

3. Самоучитель Office Access 2003. Ирина Харитонова. Питер, 2004г. 4. Справка Microsoft Access.