Учет проводок в Access

Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение высшего профессионального образования «Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации» (Финансовый университет) Кафедра «Информатика и Программирование» Факультет «Учёт и аудит» Лабораторная работа по дисциплине: «Экономическая информатика» на тему: «Учет проводок в Access » Научный руководитель: доцент Шадур А.Л. Москва 2013 г. Оглавление

ВВЕДЕНИЕ 3 РАЗДЕЛ 1. ЖУРНАЛ УЧЕТА ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ В ACCESS 3 БАЗА ДАННЫХ И ЭКОНОМИЧЕСКАЯ СУЩНОСТЬ ACCESS 3 ТИПЫ СВЯЗЕЙ 4 РАЗДЕЛ 2. ВЫВЕДЕНИЕ ОСТАТКОВ И ПОСТРОИТЕЛЬ ВЫРАЖЕНИЙ 7 ВЫВЕДЕНИЕ ОСТАТКОВ И САЛЬДО 7 РАЗДЕЛ 3. КОНСТРУКТОР И ЕГО СВЯЗЬ СО СЧЕТАМИ 11 ЗАКЛЮЧЕНИЕ 15 ЛИТЕРАТУ

РА 16 Еxcel, а в Access. Причиной тому стала База Данных (БД), с ее помощью мы упрощаем правку, ввод и обновление баз данных. В Еxcell такие вопросы не решаются, потому что База Данных отсутствует. Раздел 1. Журнал учета хозяйственных операций в Access База данных и экономическая сущность Access База данных – это интегрированная совокупность взаимосвязанных данных.

Обычно база данных создается для одной конкретной предметной области, организации или прикладной задачи. Для облегчения работы с базами данных используются системы управления базами данных (СУБД, англоязычная аббревиатура DBMS – Database Management System) – специальные пакеты программ обеспечивающие ввод, поиск, хранение, пополнение, корректировку данных, формирование отчетов и ответов на запросы пользователей баз данных. СУБД также обеспечивают сохранность и перемещение данных, а также возможность их использовани

я другими программными средствами. В настоящее время большинство экономических и информационно-справочных программных комплексов реализовано на основе применения той или иной СУБД. MS Access – наиболее популярная на сегодняшний день СУБД для персональных компьютеров. Она представляет собой систему обслуживания реляционных баз данных с графической оболочкой. Данные в таких базах представляются в виде одной или нескольких таблиц, состоящих из однотипных записей.

Система обслуживания включает в себя ввод данных в ЭВМ, отбор данных по каким-либо признакам (критериям или параметрам), преобразование структуры данных, вывод данных, являющихся результатом решения задач в табличном или каком-либо ином удобном для пользователя виде. MS Access позволяет создавать связанные объекты и устанавливать ссылочную целостность данных. MS Access поддерживает встраивание OLE-объектов (Object Linking and Embedding) в рамках среды Windows. В

MS Access входит также ряд специализированных программ, решающих отдельные задачи (так называемых Мастеров). Основой автоматизации бухгалтерского учёта в access является ведение учета с по-мощью журнала и базы данных, а так же оборотной ведомости по активным и пас-сивным счетам. Всего существует три взаимосвязи между таблицами, но перед тем как мы раскроем взаимосвязи, мы напишем выявление самих таблиц. 1. Открываем Access 2. нажимаем справку и пример баз данных-Боррей 3. Полу

чаем таблички где базовой является таблица - журнал Рис.1 Схема данных Из рисунка 1 отчетливо видно, что Журнал является самой главной таблицей, связывающий и таблицу плана счетов и таблицу работников и таблицу приказов, а главное таблицу остатков. Все таблицы имеют только одну общую черту, а именно их взаимосвязь. Но все таблицы соединяются с журналом разной связью, а всего их существует три Типы связей

I. Один к одному (например один сотрудник цеха выполняет работу только на одном станке или как мы видим из рисунка1 одному счету соответствует один остаток потому что больше быть не может) II. Многие к многим(многим клиентам соответствует множество заказов) III. Один к многим (одной учетной записи соответствует много записей в таблице со стороны многих). Из Рис.1, как пример, можно привести связь между Приказами и журналом, так журнал один, а приказов много).

Стоит подробнее остановиться на таблице Журнал так как именно она является основополагающей. В конце осуществления хозяйственной деятельности, ее результат фиксируется в журнале(архиве).В журнал также входит информация о работниках(их имя, фамилия, семейное положение и т.д.). Используем для этого базу данных, показанную на Рис.2. На данном рисунке мы открыли Журнал, как мы видим, этот журнал отражает хозяйственные операции по дебету одного счета и кредиту другого, проще говоря бухгалтерским термино

м журнал отображает проводки. Журнал хранит не только информацию о счетах но и информацию об их использовании.(какие счета мы задействовали, какие не использовали).Журнал как ранее говорилось учитывает не только счета но и их движение(сколько по дебету счета и сколько по кредиту).Короче говоря, план счетов связывается между собой через журнал, поэтому осуществление операций без журнала невозможно. Из журнала учета выделяются следующие таблицы: 1. План

Счетов 2. Работники 3. Остатки Рис.2 База данных и журнал:таблица Раздел 2. Выведение остатков и построитель выражений Выведение остатков и сальдо Стоит сказать что существует два вида связи одна из которых называется бинарная (дебет и кредит) и унарная (либо дебет либо кредит). Для этого мы опять открываем Журнал и выбираем, к примеру, оборот дебета (смотреть Риc. 3). При точном подсчете, выведении остатков, вычисления сальдо конечного по дебету и кредиту мы используе

м следующий алгоритм. 1. Кликнув правой мышью обнаруживаем опцию Конструктор 2. Получаем таблицу с тем же Журналом с помощью которого мы создадим еще две таблицы, а именно Работники и таблицу Остатки. Риc. 3 Оборот Дебета: запрос на выборку Данный рисунок показывает, что можно не только подсчитать обороты по дебету или по кредиту но и вывести остатки на определенный отчетный период с помощью формул. 2.2 Вывод формул с помощью построителя выражений Для выведения формулы мы поль

зуемся функцией построить, дальше мы получаем так можно сказать счетчик, для подсчета сольдо либо оборотов (см. Рис.4 ). Рис.4 Построитель выражений: Начало расчета сальдо Как мы видим, на данный момент поля пустые, но если мы раскроем Таблицы, то получаем Рис.5. Рис.5 Построитель выражений: Раскрытие таблицы для расчета сальдо Мы можем подсчитать сальдо начальное по остаткам либо по работникам с помо-щью ввода формул.

В данном случае приемлема общая формула для расчета Сальдо конечного по дебетовому счету(смотреть Рис. 6) Рис.6 Построитель выражений: Общая формула для расчета Сальдо То же самое мы сможем продемонстрировать по остаткам, но как известно, из журнала идет вся основная информация но вот просто одной таблице по остаткам недостаточно, потому что нужны будут счета Без счетов остатков быть не может, поэтому открыв

аем Базу Данных и уже вовлекаем в процесс не Журнал, а остатки по счетам (смотреть Рис.7) Рис.7 Построитель выражений: включение остатков на счетах. Раздел 3. Конструктор и его связь со счетами 3.1 Функции конструктора и его связь со счетами По аналогии с предыдущим вариантом опять пользуемся функцией конструктора и получаем (смотреть рисунок Рис. 8) Рис.8 Функции конструктора связь со счетами. 3.2 Вычисление оборотов по дебету и кредиту в Базе Данных

Как видно, у нас 3 взаимосвязанных таблицы, причем и оборот дебета и оборот кредита объединяются с помощью таблицы Остатки. Сальдо нам дано в последней таблице и именно с помощью данных по счетам (дебету и кредиту) мы сможем выявить остаток по формуле, которую мы привели ранее. Можно также привести пример конкретно связанный с счетами (пользуемся функ-цией конструктор при «кликании» правой кнопки мыши на значок счета) Рис.9. Рис.9 Вычисление оборотов по дебету и кредиту в Базе Дан

ных Отображение взаимосвязи счетов(главная таблица-журнал) Рис.10. Рис.10 Взаимосвязь счетов. При выборе точной связи мы должны кликнуть два раза на правую кнопку мыщки и получить след таблицу Рис.11 : Рис.11 Параметры объединения Выбираем именно пункт 2,так как нам нужны таблицы, объединяющиеся между собой конкретной связью(один к одному многие к многим и т.д.). Но на нашем примере видно, что у всех таблиц бинарная связь(1 к многим) поэтому связь должна быть у всех одинаковая. Заключение Автом

атизация бухгалтерского учета в access является самым эффективным способом ведения бухгалтерии. При помощи Базы Дынных, конструктора, функции построения, можно тщательно вести бухгалтерию, иметь полную информацию о сотрудниках, получать данные о движении имущества и источников его образования, а главное, удобно рассчитывать обороты и остатки. С помощью Борея мы моментально можем разнести все суммы по проводкам и счетам(которые нам тоже будут даны).К сожаление excel не обладает таким обширным списком ф

ункций но тем не менее, я считаю, что прежде чем начать работу с access,необходимо освоить азы excel.Эти две программы важны при ведении бухгалтерии. Литература 1.Астахова “Основы Бухгалтерского учёта”, Изд. «Бухгалтерский учет», 2009 г. 2.ПбУ-09 “Федеральный Закон о Бухгалтерском учёте” Минфин 2003 г. 3.Гарант-Студент (статья 84.5 О оборотной ведомости), Изд. «Гарант-Сервис»2010 г.