ОСНОВЫ РАБОТЫ С СИСТЕМОЙ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ MS ACCESS

Министерство образования Российской Федерации Санкт-Петербургский Государственный Технический университет Кафедра Предпринимательство и коммерция Основы работы с системой управления базами данных MS Access 2000 Методические указания по выполнению лабораторных работ Санкт-Петербург Издательство СПбГТУ 1999 УДК 681.3.06

Основы работы с системой управления базами данных MS Access 97 Метод. указания по выполнению лабораторных работ Н.В. Павлов. СПб. Изд-во СПбГТУ, 1999. 67 с. Соответствует государственному образовательному стандарту направлений 522000 - Коммерция, 521600 - Экономика. Набор предлагаемых заданий охватывает основные приемы работы с одной из самых популярных систем управления

базами данных. Каждая лабораторная работа ориентирована на решение конкретной задачи, которая встречается у пользователей и разработчиков информационных систем. В начале каждой работы определяется ее цель. Затем кратко излагаются теоретические основы решения, дается задание и описывается последовательность его выполнения. Рекомендуется студентам экономических специальностей, изучающим дисциплину

Информатика . Данная книга может быть использована студентами-дипломниками, аспирантами и экономистами, столкнувшимися с необходимостью работы с базами данных. Табл. 2 Ил. 4 Библиогр. 1 назв. Печатается по решению редакционно-издательского совета Санкт-Петербургского государственного технического университета. Рецензент - д-р экон. наук, проф. В.А. Дуболазов Санкт-

Петербургский государственный технический университет, 27 ВведениеПредлагаемый сборник лабораторных работ по дисциплине Информатика ориентирован на изучение системы управления базами данных СУБД MS Access 97 для Windows 98. Предполагается, что обучающиеся уже знакомы в понятиями, используемыми в системе Windows 95 98 и умеют с ней работать. Последовательность работ отражает не только освоение

СУБД, но и в некоторой степени соответствует построению реальной информационной системы для малого предприятия. В основном работы рассчитаны на последовательное выполнение. Задания к работам имеют различные варианты. В сборник включены подробные объяснения тех моментов, которые вызывают наибольшие трудности. Указаны типичные причины ошибок. Если какой-то вопрос остался неясным, то выполнение последующих работ может оказаться невозможным!

Особенностью данного сборника является то, что не задается абсолютно жесткой последовательности работы. Вместо этого объясняется, для чего и как можно произвести то или иное действие, а выбор конкретного алгоритма решения остается за обучающимся. Внимание. Результаты работы рекомендуется сохранять на личных дискетах. Требуется выполнение следующих общих правил. Ё Перед началом каждого занятия все дискеты следует проверять

антивирусной программой. Ё Никогда не открывайте файл, находящийся на дискете. Перед открытием копируйте его на жесткий диск. Ё Сохраняйте на дискете созданные Вами файлы, а также все файлы с тем же именем и другими расширениями. В описании используются следующие обозначения. Меню Файл Открыть означает, что следует выбрать в меню опцию

Файл, в раскрывшемся подменю - опцию Открыть. Такое же обозначение используется и в случае, если на определенном шаге необходимо нажать кнопку в открывшемся окне или выбрать нужную страницу многостраничного окна. Например Пуск Настройка Панель задач Настройка меню Дополнительно Лабораторные работы 1. Настройка параметров приложенияЦель работы обеспечение удобства работы с СУБД. Общие сведенияСУБД MS Access, входящая в состав пакета

MS Office 97 PRO, предназначена для работы с базами данных БД и состоит из множества программ, объединенных в единую систему. Кроме того, она имеет связи с другими элементами MS Office и операционной системой Windows 98. Поэтому СУБД можно назвать приложением. Для запуска приложений используются ярлыки на рабочем столе или меню,

вызываемое при нажатии кнопки Пуск. Ярлыки обычно создаются автоматически при инсталляции приложений и задают основные параметры запуска приложения. Хотя в задании предлагается создать группу программ и собственный ярлык для запуска MS Access, при работе следует соблюдать осторожность, поскольку в лаборатории на одном компьютере работают несколько обучающихся из разных групп. Настройки ярлыка лучше не изменять, оставив их стандартными.

Для того, чтобы снизить вероятность потери результатов своей работы, важно проследить, чтобы создаваемые в процессе работы файлы хранились в определенном каталоге. Внимание. Когда идет работа с пакетом MS Office 97, при открытии файлов часто автоматически создаются дополнительные временные файлы. Обычно они располагаются в той же папке, что и открываемый файл данных. Если открывается файл, находящийся на дискете, то для дополнительных файлов может не хватить места.

Когда это случается, Ваш рабочий файл оказывается поврежденным. Никогда не открывайте файлы, находящиеся на дискетах! Самым большим недостатком неопытных программистов является стремление записывать свои шедевры , не задумываясь о том, куда они попадают. Есть также большой соблазн пользоваться автоматически предлагаемыми именами типа Книга1 или db1. Это может иметь печальные последствия в том случае, если кто-то другой

тоже пойдет по этому пути. Поскольку его действия указывают на то, что он еще не профессионал, то он не задумываясь заменит Ваш файл своим. Файлы пользователей должны располагаться на диске С в папке USER. Эта папка должна иметь разделы, относящиеся к каждому преподавателю, а внутри этих разделов должны находиться папки для учебных групп. Таким образом, местонахождение файлов пользователей должно соответствовать пути C USER X Y , где X - фамилия преподавателя, записанная

ЛАТИНСКИМИ БУКВАМИ, Y - номер группы, записанный, например, в виде 2077 3. ВНИМАНИЕ. Если имена папок и файлов соответствуют стандартам DOS, то есть состоят из латинских букв, цифр и символа подчеркивания, а их общая длина не превышает 8 символов, то есть высокая вероятность их сохранения в случае отказа Windows. Кроме того, повышается и вероятность восстановления плохо читаемой дискеты.

ЗаданиеСоздать папку для хранения файлов и ярлык в меню для запуска MS Access. Порядок выполнения работыСоздание рабочей папкиПриступая к работе с СУБД, следует вначале создать на диске С , где хранятся данные, папку каталог с названием USER. В свою очередь, в ней создается папка, имя которой совпадает с фамилией преподавателя, а в ней - папка с именем, определяющим номер Вашей группы.

Это и будет рабочая папка с Вашими файлами. Поскольку Вы должны работать все время на одной машине, личного каталога можно не создавать. Указанные действия следует производить с помощью Проводника Windows. Создание группы программ в главном менюВыбрав Пуск Настройка Панель задач Настройка меню Дополнительно,

Вы увидите часть главного меню Windows, задаваемую пользователем, в виде структуры папок. В папке Программы выбор производится в правой части окна, а состав папки виден в левой части добавьте папку Рабочая. Закрытие окон производится нажатием кнопки ОК с сохранением изменений или Отмена без сохранения . При отсутствии этих кнопок окно закрывается с помощью значка

Х в правом верхнем углу окна. Проверьте результаты своей работы, вызвав главное меню Windows нажатием кнопки Пуск. Создание ярлыкаДалее, вернувшись в окно редактирования главного меню, следует скопировать ярлык MS Access из папки Программы во вновь созданную папку. Для этого открывается папка Программы, выделяется нужный ярлык и производится его копирование в буфер обмена опция контекстного меню Копировать для выбранного ярлыка .

Затем открывается папка Рабочая и производится вставка скопированного ярлыка опция контекстного меню Вставить для свободного места в папке Рабочая . ВНИМАНИЕ. Использовать другие способы копирования следует осторожно, только если есть полная уверенность в понимании происходящих процессов. Задание свойств ярлыкаСвойства нового ярлыка можно изменить, выделив опцию контекстного меню Свойства этого ярлыка. Можно задать новый пояснительный текст и пиктограмму.

Другие свойства изменять не рекомендуется. Проверка режима запускаПроизведите запуск MS Access с помощью вновь созданного пункта меню. Задание параметров СУБДОткрыв программу MS Access, следует выбрать создание новой базы данных, задать ее имя и расположение имя произвольно, расположение - в пользовательской папке . После этого следует выбрать меню Сервис Параметры

Общие. В поле Рабочий каталог введите C USER. Это значительно облегчит дальнейшую работу с файлами. После выхода из программы можно удалить созданную пустую БД и помощью Проводника. Внимание. Копировать в том числе на дискету и с дискеты , перемещать и удалять файлы БД расширение .mdb лучше всего с помощью Проводника Windows. Файлы БД часто получаются очень большими и не помещаются на дискету.

Для их уменьшения выберите в Access меню Сервис Служебные программы Сжать базу данных. Результат работыСозданная рабочая папка для хранения пользовательских файлов, созданный пункт главного меню, заданный рабочий каталог. 2. Создание таблицы базы данных для хранения сведений о работникахЦель работы - создание базы данных . Общие сведенияДанные в базе данных БД хранятся в Таблицах БД далее - Таблицах . Строка таблицы называется

Записью, а столбец - Полем. Один из типичных примеров данных, хранящихся в БД - список сотрудников фирмы или работников предприятия. Для каждого работника отводится одна запись - строка списка. Каждая запись имеет одинаковый перечень полей - сведений о работнике. Перечень имен полей с указанием их типа символьное, числовое и т. п размера количества символов , и

- для числовых полей - количества цифр в дробной части числа представляет собой СТРУКТУРУ БД. К структуре иногда относят и другие свойства каждого поля, например, формат представления чисел. Поле или набор полей, использующиеся для однозначной идентификации записей, называется ПЕРВИЧНЫМ КЛЮЧОМ БД. В СУБД используется формат файлов .mdb, являющийся know-how разработчика. В нем хранится несколько таблиц, запросы, экранные формы и прочие объекты, необходимые для работы с

этими таблицами. Таким образом, в одном файле содержится вся необходимая информация, относящаяся к некоторой задаче, и все средства работы с ней. Первое, что Вы должны задать при создании БД - имя нового файла БД и папку, где он будет храниться. Внимание. Будьте внимательны в этом вопросе. БД состоит из шести наборов объектов. Это таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и программы.

Каждый из этих наборов показывается на отдельной странице окна БД. Для каждого из наборов имеются три основные действия Открытие просмотр данных или запуск программы, которая тоже обычно выводит какие-то данные , Конструирование модификация существующего объекта , Создание добавление нового объекта . Они соответствуют трем кнопкам в правой части окна

БД. Названия кнопок изменяются при переходе от одного типа объектов к другому, но смысл действий всегда остается тем же. Удаление выделенного объекта производится клавишей Delete. Для создания каждого из типов объектов имеются разнообразные средства. При формировании таблицы БД следует использовать Конструктор. В нем необходимо заполнить список полей, каждая строка которого соответствует полю создаваемой таблицы.

Прежде, чем начать ввод структуры, следует определить имена и характеристики полей. При этом следует руководствоваться следующими соображениями Ё Имя поля имеет длину до 64 символов и должно быть максимально информативным. Так, имена Поле1, Поле2 неинформативны, а имена Зарплата, Адрес и т. п информативны. Ё Последние русифицированные версии

СУБД допускают использование русских букв в именах. Ё Имя поля не должно быть слишком длинным, чтобы удобно размещаться в шапке таблицы при просмотре и распечатке. Ё Рекомендуется использовать стандартный стиль имен, например ЗарплатаЗаМесяц. Не следует использовать в именах пробелы и экзотические символы. Ё Для полей, содержащих числа, над которыми будут производиться арифметические действия например, для

поля КоличествоДетей используется числовой тип. Ё Так как в полях табельного номера и телефона могут содержаться не только цифры, но и другие символы буквы, знак дроби, разделители в виде дефиса или косой черты и пр их следует делать текстовыми. Ё Если в поле содержится дата например, дата рождения или значения ИСТИНА ЛОЖЬ ДА НЕТ , то их тип дата время или логический соответственно. Ё Размер поля должен быть достаточным для хранения данных.

Для окладов можно выбрать формат Денежный можно хранить до 15 знаков в целой и 4 знака в дробной части числа . По умолчанию использованы настройки Windows для представления денежного формата. Они зависят от выбранного языка точнее - от денежных единиц выбранной страны . Ё Имена и характеристики полей должны быть одинаковыми у всех студентов, поскольку в дальнейшем созданные БД будут объединяться, а объединение будет правильным только при выполнении данного условия.

Поэтому воспользуйтесь теми именами, которые предлагаются в Табл. 1. Для получения более подробных сведений о форматах и диапазонах представления чисел пользуйтесь клавишей F1. Она выводит подсказку по выделенному свойству. ЗаданиеСоздать таблицу для хранения данных о сотрудниках и заполнить ее примерно десятью записями. Порядок выполнения работыСоздание базы данныхОткройте

СУБД Access и задайте имя и расположение нового файла БД. Формирование структуры таблицыИнформация, которая должна храниться в БД КАДРЫ, представлена в Табл. 1. Таблица 1 Структура БД КАДРЫ Информация Имя поля Тип Размер означает, что размер задается автоматически Дес. знаков Табельный номер ТабНом Текстовый 5 0 Фамилия, имя,

Отчество ФИО Текстовый 25 Дата рождения ДатаРожд Дата Пол Пол Текстовый 1 Район Район Текстовый 15 Домашний Телефон ДомТел Текстовый 9 Служба в армии ДА НЕТ Армия Логический Количество Детей Детей Числовой Целое 0 Должность Должность Текстовый 15 Оклад, руб. Оклад

Число Денежный 2 Автобиография АвтоБиогр Поле объекта OLE Фото Фото Поле объекта OLE Выберите на листе Таблицы действие Создать, выберите для создания Конструктор. В появившемся окне задавайте параметры каждого поля в соответствии с Табл. 1. В списке сверху показываются только имя и тип поля, а также необязательные комментарии к каждому полю. В комментарии можно внести сведения из столбца

Информация Табл. 1. В результате будет создана структура таблицы в виде списка полей. Детально свойства каждого поля задаются в окне свойств внизу . В этом окне видны свойства текущего выбранного поля. Поле можно удалить, выделив всю строку его описания щелчком по серому квадрату, расположенному слева от поля аналогично выделяется вся строка таблицы в

Excel и нажав клавишу Delete. Для изменения порядка следования полей перетащите строку с описанием поля на нужное место за этот же серый квадрат. Выделить сразу несколько полей можно, если щелкать по их серым квадратам, удерживая нажатой клавишу Ctrl или Shift, точно так же, как это делается при выделении нескольких файлов в Проводнике. После того, как работа будет завершена, назовите новую таблицу КАДРЫ. ВНИМАНИЕ. Не следует добавлять счетчик в качестве ключевого поля.

Ключевые поля пока задавать не следует. Не следует также задавать значения непонятных свойств. Для того, чтобы внести изменения в структуру таблицы, ее следует выделить на листе Таблицы и нажать кнопку Конструктор. Вы снова окажетесь в Конструкторе данной таблицы. Заполнение даннымиТребуется заполнить таблицу данными о нескольких людях порядка десяти . Автобиографию достаточно сделать одну, вставив в поле

АвтоБиогр файл, созданный в любом текстовом редакторе. Для заполнения поля Фото можно открыть БД Борей, прилагаемую как образец, и скопировать оттуда фотографии. Заполнение полей объектами OLE удобнее всего производить с помощью буфера обмена. Внимание. Не увлекайтесь множеством богатых событиями биографий и крупных высококачественных фото. Файл БД может стать большим и не поместиться на дискету.

Открыв таблицу, можно вносить в нее данные. Приемы работы в основном интуитивны и аналогичны работе с другими приложениями, но имеются некоторые особенности. Ё Для того, чтобы внести в некоторый элемент данных клетку значение из элемента данных, расположенного выше например, если новый сотрудник имеет тот же оклад, что и ранее введенный , следует нажать клавиши Ctrl и апостроф . В поле Пол должны находится только два значения.

Если это будет не так, выполнение последующих работ будет затруднено. Потребуются корректировки. Соглашение о кодировании пола заключается в том, что он обозначается заглавными русскими буквами М и Ж. Чтобы не искать их каждый раз на клавиатуре, рекомендуется воспользоваться списком возможных значений для поля. Такой список Вы встречали много раз. Пример списка - перечень возможных типов полей. Для создания списка значений поля

Пол следует установить свойства этого поля согласно Рис. 1. 1. Ё Для элемента данных или прямоугольного блока элементов можно пользоваться буфером обмена, копируя, вырезая и вставляя данные на новое место. При этом контроль типов данных возлагается на пользователя. Вы сами должны заботиться о том, чтобы текст не записывался в числовые поля.

Если это случится, будет выдано сообщение об ошибке. Внимание. Можно скопировать либо таблицу целиком, либо только ее выделенную часть. Можно копировать закрытую или открытую таблицу. Результат может оказаться различным, так как в некоторых режимах в копировании участвуют заголовки полей. Потренируйтесь в копировании и выберите свой метод. Для оценки происходящего полезно скопировать элемент данных, блок данных, открытую и закрытую таблицу

из Access, а вставить ее в Excel. Ё В соответствии с определением таблицы БД, разработчики реализовали принцип произвольности расположения строк. Таким образом, при повторном открытии таблицы Вы можете не найти введенных ранее записей на прежних местах. Внимание. После окончания работы удалите из БД таблицы, возникшие как результат обработки ошибок.

Корректировка и дополнение БДЭти действия можно производить, открыв таблицу. Результат работыЗаданная структура таблицы КАДРЫ и данные в этой таблице. 3. Объединение таблиц баз данныхЦель работы - моделирование процесса создания общей БД предприятия на основе БД подразделений. Общие сведенияПри создании больших БД несколькими операторами или объединении нескольких локальных

БД в одну возникает задача слияния файлов данных. Здесь появляются проблемы совмещения структур таблиц и сохранения содержащейся в них информации. Предлагаемый учебный пример дает некоторое представление об особенностях этой задачи. Данная работа важна и для дальнейшего изучения СУБД если таблица имеет мало записей, то вся информация в ней видна сразу и использование механизмов фильтрации и сортировки не дает столь явного эффекта.

Перенос данных с машины на машину может выполняться либо с помощью дискеты обычно для этой цели выделяется дискета на каждую группу , либо с помощью локальной сети. Сам процесс переноса данных может производиться различными способами. Ё Можно скопировать в свой каталог все БД, созданные другими студентами бригадами . Это делается с помощью Проводника, с выходом в сетевое окружение.

Это наиболее надежный способ. Ё Можно скопировать таблицы из других БД в свою, а затем работать с ними в рамках одной БД. Ё Можно открыть БД и таблицы, откуда производится копирование, прямо на другой машине и копировать оттуда данные. Так или иначе, для переноса данных используется буфер обмена. Производится копирование данных из одной открытой таблицы в другую.

Здесь важно, чтобы типы и порядок следования полей совпадали в двух таблицах. Внимание. Наиболее частыми причинами проблем при копировании являются Ё Запрет доступа к файлу базы данных. Это происходит, когда база данных открыта другим пользователем. Так обеспечивается поочередное внесение изменений в данные. Полностью откорректировав свою часть общей базы данных, создайте на своем компьютере копию файла

БД и назовите ее KADRY FOR ALL. Не открывайте этот файл. Пусть с ним работают только другие пользователи. Ё Несовпадение типов и размера полей. Проверьте и при необходимости исправьте типы и размеры полей в двух базах и порядок их следования в соответствии с Табл. 1. Ё Включение в копируемую информацию заголовков полей.

В этом случае они вставляются как дополнительная запись. Ошибка происходит, когда элемент данных, содержащий имя поля, вставляется в числовое поле. Убедитесь, что заголовки полей не копируются. Перед копированием откройте таблицу- источник и вручную выделите все записи. В крайнем случае производите копирование по отдельным записям или элементам. Ё Выделенный фрагмент вставляется не на то место.

Например, содержимое числового поля вставляется в текстовое поле. Убедитесь в совпадении типов данных вставляемого фрагмента и места, куда он вставляется. ЗаданиеПолучить данные из таблиц БД, созданных другими студентами, и объединить их в одной таблице своей БД. Порядок выполнения работыПланирование процесса переноса данныхПоскольку работа может быть выполнена различными способами, ниже приводятся инструкции по выполнению отдельных ее этапов.

Планирование процесса выполнения работы - часть задания. Перезапись файловПерезапись файлов производится в Проводнике. Доступ к файлам других машин осуществляется аналогично доступу к своим файлам. Выберите значок Сетевое окружение, нужный компьютер. Для общего доступа открыты жесткие диски каждого компьютера.

Следует помнить, что информация на другом компьютере доступна только для чтения. При совместном использовании файлов несколькими пользователями возможны проблемы, поэтому перед копированием лучше договориться с владельцем информации. Перезапись таблицПроизводится через буфер обмена аналогично перезаписи любого другого фрагмента данных. Для копирования выбираются закрытые таблицы. Перезапись данных внутри одной таблицы или из одной таблицы в другуюТакже осуществляется через буфер

обмена. Если записи копируются целиком, то для их вставки лучше выбирать Меню Правка Добавить из буфера. Удаление объектов записей, значений полей, таблиц и т.д. Производится выделением ненужного объекта и нажатием кнопки Delete на клавиатуре. Отмена ошибочных действийПроизводится при нажатии инструментальной кнопки Отменить. Кнопка Отменить работает НЕ ВСЕГДА ! Сжатие

БДПосле работы с таблицами, их копирования, перемещения и удаления размер Вашей БД моет стать значительным. Для того, чтобы уменьшить его, выберите в меню Сервис Служебные программы Сжать базу данных. Через несколько секунд размер БД будет уменьшен Кстати, по литературным источникам, хранение информации в БД требует примерно в 10 раз меньше места, чем хранение в формате

Excel. Но даже сжатые БД хорошо архивируются в среднем еще в 10 раз Результат работыТаблица данных, содержащая порядка 100 различных записей. Отсутствие промежуточных копий БД и таблиц. Сжатая БД. Необходимо объяснить, какие меры были приняты к тому, чтобы не произошел перенос данных из одной записи в другую, то есть как гарантировалось сохранение соответствия табельного номера фамилии, окладу

и прочим атрибутам. 4. Исследование режима фильтрации данныхЦель работы - выбор из БД группы данных. Общие сведенияЕсли таблицы БД имеют значительный размер как например, таблица, полученная в результате выполнения предыдущей работы , то объем информации, предъявляемый пользователю, оказывается очень большим и в нем трудно ориентироваться. Например, обнаружить запись, которую необходимо отредактировать, будет очень непросто. Для облегчения поиска информации используется режим фильтрации.

ФИЛЬТР это механизм, позволяющий отображать только записи, удовлетворяющие определенному условию. После установки фильтра создается полное впечатление, что в БД остались только записи, удовлетворяющие заданному условию. Существует насколько способов фильтрации. Фильтр по выделенномуДля его включения следует в открытой таблице выделить образец данных для фильтрации. Например, можно выделить район, где поживает один сотрудник.

Нажав инструментальную кнопку Фильтр по выделенному, Вы увидите список только тех сотрудников, которые проживают в этом же районе. Если выделить смежные элементы данных, например, район и должность, и включить фильтр по выделенному, то будут показаны только живущие в выделенном районе и имеющие выделенную должность. Если выделить два элемента данных с различными районами, то будут выбраны записи, имеющие любой из

выбранных районов. Наконец, если выделить блок из нескольких строк и нескольких столбцов, то каждая строка этого блока будет представлять собой образец для фильтра. Например, если в первой строке блока выделена фамилия Иванов и должность Директор, а во второй - фамилия Петров и должность Бухгалтер, то фильтр выведет только директоров

Ивановых и бухгалтеров Петровых, но не директоров Петровых и не бухгалтеров Ивановых. Порядок следования полейЕсли окажется, что требуется выделить для фильтра значения несмежных полей, то их порядок можно поменять. Это можно сделать как в Конструкторе, переставив строки описания структуры, так и в открытой таблице, переставив столбцы. Эти два механизма независимы, то есть если поменять порядок полей в открытой таблице, порядок полей

в структуре таблицы не изменится. Изменение порядка полей в открытой таблице используется как для фильтрации, так и для сортировки данных. Удобно оно и для отображения данных в нужном порядке. Расширенный фильтрБолее сложный фильтр можно создать при помощи Конструктора фильтров. Он вызывается через меню Записи Фильтр Расширенный фильтр. Открывается окно формирования фильтра.

Его верхняя часть содержит графическое изображение таблицы, для которой устанавливается фильтр. Нижняя часть имеет вид таблицы и является по сути бланком заказа на отбор нужных Вам данных. В каждом столбце таблицы- бланка задается одно поле. Верхняя строка таблицы содержит имена полей, которые участвуют в процессе фильтрации. Следующая строка задает порядок сортировки. Сортировка будет изучаться в следующей работе.

Третья строка называется Условие отбора. За ней следует строка или. В строках, начиная с Условия отбора и ниже, записываются условия отбора данных. Например, для вывода только директоров и бухгалтеров требуется задать условия отбора в виде Поле Должность Сортировка Условие отбора Директор или Бухгалтер Или здесь является логической операцией, связывающей два простых условия

Должность Директор Or Должность Бухгалтер . В этой записи, выполненной в стандарте Access круглые скобки задают порядок вычислений, как в обычной арифметической формуле квадратные скобки определяют, что Должность является именем поля кавычки обозначают текстовую константу - образец для поиска Or - логическая операция или. Результат этой формулы будет равен Истине True , если выполняется хотя бы одно из простых условий в скобках.

В противном случае результат имеет значение Ложь False . Данная формула будет вычисляться для каждой записи таблицы. Если результат истинен, то запись будет показана. Существует еще одна логическая операция - и. Пусть требуется вывести не просто директоров, а директоров по фамилии Иванов. Задание для поиска будет иметь вид

Поле Должность ФИО Сортировка Условие отбора Директор Иванов Для отбора проверяется истинность следующего выражения Должность Директор And ФИО Иванов . Результат будет иметь значение Истина только тогда, когда выполняются оба простых условия. Наконец, для выбора директоров Ивановых и бухгалтеров

Петровых следует задать условие как Поле Должность ФИО Сортировка Условие отбора Директор Иванов или Бухгалтер Петров Формула для проверки условия отбора будет иметь вид Должность Директор And ФИО Иванов Or Должность Бухгалтер And ФИО Петров . В столбцах таблицы-образца можно указывать одинаковые имена полей.

Если будет возможность, Access самостоятельно упростит вид фильтра. Например, для вывода сведений о сотрудниках, родившихся после 31 декабря 1977, но до 1 января 1979 года, то есть в 1978 году, задается фильтр Поле ДатаРожд ДатаРожд Сортировка Условие отбора 31.12.77 01.01.79 При вводе данных текст в Условии отбора изменяется даты заключаются в символы .

Это означает, что Access узнала во введенных символах дату и считает 31.12.77 константой типа дата время. Для того, чтобы посмотреть на результат, щелкните по окну фильтра правой кнопкой мыши и выберите опцию Применить фильтр. Если Вы снова откроете окно создания расширенного фильтра, то он автоматически изменится Поле ДатаРожд Сортировка Условие отбора 31.12.77 And 01.01.79 Внимание! Когда вводят условия, часто забывают о кавычках.

Access пытается сама определить, что было введено образец данных, который следует считать константой и выделять кавычками, или имя поля. К сожалению, она часто ошибается. Если появится ошибка, установите вручную кавычки для текстовой константы и квадратные скобки для имени поля. У каждой таблицы имеется только один фильтр, то есть если Вы изменяете условия фильтрации, то старый фильтр не сохраняется.

Снятие фильтраДля того, чтобы снова увидеть все записи, следует нажать кнопку Удалить фильтр или выбрать соответствующий пункт контекстного меню. При этом условия, заданные в фильтре, сохраняются. Другие способы применения фильтраСуществуют еще два механизма фильтрации, которые предлагается изучить самостоятельно. Один из механизмов включается при выборе меню

Записи Фильтр Исключить выделенное. Второй - меню Записи Фильтр Изменить фильтр. ЗаданиеУстановите поочередно фильтры по выделенному для отбора Ё всех работниц Ё всех служивших в армии Ё всех работников, проживающих в заданном районе и имеющих определенное количество детей Ё всех однофамильцев одного из сотрудников, проживающих в том же районе Ё всех сотрудников, имеющих заданный оклад и должность.

С помощью расширенного фильтра выберите записи для следующих условий конкретные значения выбираются так, чтобы была видна работа фильтра Ё родившиеся до заданной даты Ё родившиеся в определенном интервале дат Ё имеющие оклады в заданном диапазоне Ё родившиеся до заданной даты и служившие в армии Ё имеющие оклад в заданных пределах Ё имеющие оклад больше заданного и количество детей больше заданного

Ё лица женского пола с зарплатой в заданных пределах и лица мужского пола с маленьким окладом. Результат работыПроверяется умение пользоваться фильтром по выделенному и расширенным фильтром, вводить сложные условия, состоящие из двух-трех простых, а также задавать 2-3 образца для поиска, содержащие значения различных полей. 5. Сортировка данных в таблицеЦель работы - освоение способов представления данных в отсортированном виде. Общие сведенияО пользе упорядочения записей в

БД много говорить не приходится. Для получения легко читаемого документа и даже просто для того, чтобы свободно ориентироваться в записях, совершенно необходимо их упорядочить по значению цифровых полей, в алфавитном или хронологическом порядке. При этом для одной задачи может потребоваться сортировка в алфавитном порядке фамилий, в другом - в порядке дат рождения и т.д То есть упорядочение записей - часто выполняемая задача.

Сортировка в таблице базы данных является логической, то есть истинное положение данных в файле не изменяется, а изменяется только порядок их показа в открытой таблице. Для этого строится специальная скрытая таблица, где указан порядок показа записей. Она называется индексом. Важно отметить еще и то, что согласно определению реляционной БД, порядок следования записей в ней произволен. Если

Вы ввели несколько записей в определенном порядке, то это не значит, что этот порядок сохранится при следующем открытии таблицы. Важное значение приобретает сортировка только с ее помощью можно ориентироваться в записях. В реальных БД порядок сортировки тщательно планируется. Выполнение сортировки достаточно просто. Сортировка по одному полюДля сортировки по одному полю достаточно, чтобы это поле было текущим. Нажмите кнопку на панели инструментов, называемую

Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию. При сортировке по возрастанию числа будут упорядочены по возрастанию значений, тексты - лексикографически как в словаре от A до Я, даты - хронологически от более ранней к более поздней. При сортировке по убыванию порядок обратный. Сортировка по нескольким полямДля такой сортировки требуется выделить несколько смежных полей. Вначале записи будут упорядочены по первому выделенному полю слева.

Для равных значений первого поля будет рассмотрено поле, находящееся правее, и упорядочение произойдет по нему. Для равных значений первого и второго полей будет рассмотрено третье поле. Максимальное число полей для сортировки - 10. Если оказывается, что поля, которые требуется отсортировать, расположены не по порядку, то их следует переместить в открытой таблице и расположить в нужном для сортировке порядке. Расширенная сортировкаИногда требуется осуществить упорядочение по нескольким полям,

но одни значения сортировать по возрастанию, а другие - по убыванию. Для этого используется расширенный фильтр. Откройте его и задайте нужные поля, аналогично тому, как это делалось при фильтрации. Порядок рассмотрения полей - по прежнему слева направо. Порядок сортировки можно задать для каждого поля отдельно, пользуясь строкой Сортировка. Если не требуется вводить условия фильтрации, ячейки в строке

Условие отбора должны быть пустыми. Главным достоинством Расширенного фильтра является то, что он позволяет задавать одновременно и отбор нужных записей, и представление их в нужном порядке. Таким образом, расширенный фильтр - универсальное средство отбора данных из таблицы БД. ЗаданиеОткорректировать таблицу базы данных. При сортировке становятся видны ошибки в данных. К числу распространенных ошибок относятся Ё задание значений поля латинскими буквами или заглавными

и строчными буквами Ё ввод фамилий, названий районов и других текстовых значений не с первой позиции. При этом перед текстом появляется один или несколько пробелов, что нарушает порядок сортировки Ё повторяющиеся записи. Выполнить простую сортировку Ё по убыванию количества детей Ё по сумме оклада Ё по полу Ё по фамилиям Ё по датам рождения Ё по районам. Выполнить сортировку по нескольким полям

Ё по районам, внутри каждого района - по фамилиям Ё по районам, внутри района - по полу, мужчин и женщин - по фамилиям Ё по количеству детей, для равного количества детей - по возрастанию оклада. Выполнить сортировку с помощью усиленного фильтра Ё по районам, внутри района - по убыванию зарплаты Ё по возрастанию количества детей, для равного количества - по убыванию зарплаты

Ё по полу сначала - мужчины , для одинакового пола - по должности, для одинаковой должности - по убыванию зарплаты. Результат работыЁ Откорректированная таблица КАДРЫ Ё Умение пользоваться различными способами сортировки. 6. Разработка запросов к одной таблицеЦель работы - разработка эффективного инструмента выборки и корректировки данных. Общие сведенияЧаще всего ЗАПРОС это вопрос к базе данных.

Запрос может также представлять собой задание на корректировку данных в таблице, на создание или на удаление таблицы. Запросы являются основным механизмом для работы с таблицами. С помощью запросов происходит обычно обмен данными в компьютерных сетях компьютер-клиент посылает компьютеру-серверу запрос, а последний передает выбранную из своих баз информацию. Вначале будет рассмотрен запрос на выборку. Хотя Access выполняет запросы, записанные на специальном

языке SQL, для их разработки обычно не требуется знания этого языка. Создание запроса ведется в Конструкторе запросов. Важно только правильно указать следующие параметры запроса Ё из каких таблиц в более общем случае - из каких таблиц каких баз данных производится отбор Ё какие поля следует включать в результат можно не только выбирать поля из таблицы, но и создавать новые

поля Ё как их называть запрос может установить новые имена для полей таблицы Ё какие вычисления следует производить при отборе Ё каковы условия отбора аналогично фильтру Ё как группировать данные например, следует ли производить суммирование зарплат по районам или подсчет работников по должностям Ё как сортировать результат аналогично сортировке при использовании расширенного фильтра Ё какие группы районы или должности включать в результат.

Результатом запроса на выборку является виртуальная таблица. Это таблица, видимая на экране, но не существующая в БД. Данные для нее берутся прямо в момент ее отображения. Возможен выбор данных из нескольких таблиц, в том числе и виртуальных, полученных в результате выполнения других запросов. В некоторых случаях если можно определить, из какой записи исходных таблиц взяты данные

возможно внесение изменений в таблицу запроса и последующая автоматическая корректировка исходных таблиц. Нельзя, например, внести изменения в исходную таблицу, если запрос выводил обобщенные данные по районам может оказаться, что в районе живут несколько работников, а на каждый район формируется только одна строка. Неясно, в какую строчку исходной таблицы вносить изменения. Кроме запросов на выборку, существуют запросы на изменение, удаление и добавление данных.

Запросы хранятся на листе БД Запросы. Их также можно открыть выполнить , редактировать и создавать. ЗаданиеСоздайте следующие запросы на выборку Ё данные о заработной плате одной из категорий работников, Ё данные о должностях женщин, Ё данные о районах проживания высокооплачиваемых мужчин, Ё данные об оплате директоров по убыванию этой оплаты, Разработайте следующие запросы на выборку с вычислениями

Ё расчет премий всем сотрудникам в размере 50 оклада, Ё расчет выплат женщинам, имеющим детей, в размере 20 от оклада на каждого ребенка Создайте следующие запросы на выборку с группировкой Ё суммы зарплат по всем районам Ё средняя зарплата всех работников Ё суммы зарплат по каждой должности Ё средние зарплаты женщин и мужчин начиная с женщин .

Ё количество работников, проживающих в некотором районе Ё количество не служивших в армии Ё количество родившихся в заданном году Ё количество не имеющих телефонов Ё средний оклад сотрудников, проживающих в заданном районе Ё средний оклад сотрудников, имеющих не менее троих детей Ё средний оклад сотрудников заданного возраста Ё сумму окладов мужчин, служивших в армии

Ё общее количество детей сотрудников, проживающих в некотором районе. Ё общую сумму окладов всех работников фирмы Создайте следующие запросы на обновление и выполните их Ё увеличить всем сотрудникам зарплату в 1,45 раза Ё добавить всем по 3 рубля. Ё переименовать заданное название района аналогичная ситуация возникла, когда в СПб произошло объединение Октябрьского и Дзержинского района в

Центральный Ё изменить заданный табельный номер, добавив в конец 1. Ё тем, кто родился до 1965 года, добавить по 1000 рублей Ё написать запрос добавления к номеру телефона первой цифры 2 . Такая ситуация возникла, когда осуществлялся переход от шестизначных номеров к семизначным. Ё записать в поле номера телефона слово нет для тех сотрудников, у кого это поле пусто

Постройте следующие запросы на удаление Ё удалить записи о всех сотрудниках, родившихся до 7.11.1917 года Ё удалить все записи, имеющие пустое значение в поле ФИО. У супругов, работающих на нашем предприятии и имеющих одинаковую фамилию, родился ребенок. Разработайте способ правильной корректировки БД для этого случая. Порядок выполнения работыРабота с запросами на выборкуДля создания запросов выберите на листе

Запросы базы данных Создать Конструктор ОК. Выберите для запроса единственную таблицу и закройте окно выбора таблиц. Заполните заявку на запрос . Для того, чтобы просмотреть текущие результаты запроса, выбирайте Режим таблицы в контекстном меню окна запроса. Для продолжения работы в Конструкторе выбирайте там же Режим конструктора. Задание условий выборки полностью аналогично заданию условий фильтра.

Для выполнения запросов, включающих условия типа для заданного района следует ввести в условие некоторую новую переменную. Условие выбора приобретет вид, показанный на Рис. 2 2. Использованием квадратных скобок Вы указываете Access, что НужныйРайон - не константа-образец для поиска, а переменная. При выполнении этого запроса эта переменная найдена не будет, так как нигде в

Access ей не присваивается никакого значения. В этом случае при выполнении запроса Access спросит у оператора, чему должно быть равно значение переменной НужныйРайон. Это будет сделано с помощью диалогового окна. Оно изображено на Рис. 3. 3. Название района, которое Вы введете в это поле, и будет образцом для поиска.

Внимание. Если в Вашем запросе имеется ошибка и какой-то параметр по разным причинам не может быть определен, то выводится аналогичное сообщение. Предложенный способ все же не является наилучшим, так как Вы могли забыть несколько букв образца для поиска. Запрос станет более гибким, если в ячейку Условие отбора см. Рис.2. ввести выражение Like НужныйРайон . Тогда в поле ввода можно будет вводить шаблон для поиска,

например Калин ие нский Такая запись означает, что будут выведены записи и о Калининском, и о Калиненском районах на случай грамматической ошибки, сделанной при вводе данных . Есть и другие возможности работы с шаблонами. Например, запись Калин !е будет означать запрос на выборку записей, где районы начинаются с Калин и имеют на шестом месте любую букву, кроме е.

Звездочка заменяет любое количество любых символов, в том числе и ни одного. Для еще большей гибкости и простоты работы можно ввести в условие отбора выражение Like НужныйРайон . Эта запись означает, что сравнение будет производиться со строкой, склеенной из звездочки, введенного Вами набора символов и еще одной звездочки. Для указания на необходимость склейки используются символы .

Так как звездочка заменяет любое число любых символов, Вы сможете вводить любой фрагмент названия района. На Рис. 2 Вы видите строку Вывод на экран. Ее роль можно пояснить на примере выбора жителей определенного района. Пусть в выбранном Вами районе проживает 20 человек. Тогда в запросе 20 раз повторится название района, которое

Вы ввели, хотя Вы его и так знаете. Это поле следует выбирать в запросе, так как оно должно проверяться, а вот выводить его на экран не следует. Запретите вывод поля на экран. Для выполнения вычислений задайте в ячейке Поле одного из полей запроса выражение вида Премия Оклад 2. Тогда в таблице запроса поле будет названо Премия это часть выражения перед двоеточием . Для каждой записи будет взято значение поля

Оклад, умножено на 2 и результат записан в поле Премия запроса. Конечно, для выполнения задания Вам придется создать свое выражение. Для группировки то есть обобщения данных из многих записей в одной записи запроса следует открыть запрос в режиме Конструктора и нажать кнопку У на панели инструментов. Тогда в таблице Конструктора запросов появится строка

Групповая операция. В этой строке следует указать Группировка для одного из полей. Например, если надо найти сумму окладов по районам, то поле района будет полем группировки. Для каждого значения этого поля будет создана одна запись в запросе. В поле Оклад в строке Групповая операция укажите ту операцию, которую надо выполнить с окладами в данном случае - суммирование . Таким образом, для групповой операции требуется обычно два поля по одинаковым

значениям одного из них производится группировка, а над другим выполняются определенные действия. Наиболее часто используются следующие групповые операции Avg - среднее Max - максимум Min - минимум Count - количество Sum - сумма. Работа с запросами на обновлениеНачало работы аналогично созданию запроса на выборку. Перед тем, как начать заполнение бланка запроса, выберите меню

Запрос Обновление. Дальнейшая работа происходит в соответствии с названиями строк бланка . В строку Поле вводится имя поля, которое будет обновлено, в строку Обновление - новое значение. Оно может быть вычисляемым выражением. В режиме таблицы можно увидеть список тех записей, которые будут обновляться. После этого следует вернуться в режим Конструктора.

Внимание! Не торопитесь при выполнении запросов, связанных с изменениями данных. Внимательно читайте появляющиеся сообщения. Лучше всего перед работой с запросами на удаление или обновление создать копию таблицы или даже всего файла БД. В реальных условиях БД случайное повторное выполнение запроса на увеличение оклада или на начисление премии приведет к тяжелым последствиям для фирмы. Поэтому разрабатываются специальные меры для того, чтобы случайно не выполнить

такой запрос несколько раз. Подумайте над тем, как это можно сделать. Работа с запросами на удалениеПроизводится аналогично. В режиме таблицы видны записи, которые будут удалены. Результат работыУмение создавать запросы, аналогичные приведенным в задании. 7. Разработка перекрестного запросаЦель работы - получение сводной информации из таблицы.

Общие сведенияПусть имеется таблица базы данных об объеме продаж по месяцам с полями ФИО фамилия продавца , Месяц, Объем продаж. В эту таблицу заносятся данные о продажах. Они могут заносится ежедневно или еженедельно. Если требуется узнать текущие успехи каждого продавца, сравнить их, определить их динамику, то потребуется целый ряд запросов. Для решения подобных задач данные следует представить в сгруппированном и преобразованном виде.

Очень наглядна перекрестная таблица. Каждая строка этой таблицы соответствует продавцу. В первом столбце указаны фамилии продавцов, а остальные соответствуют месяцам. В клетках отображается, на какую сумму совершены продажи данного продавца в данном месяце. Такая таблица имеет заранее неизвестное количество строк и столбцов. Поэтому, для того, чтобы создать такую таблицу, требуется запрос специального вида - перекрестный запрос.

Для его формирования в исходной таблице должно быть не менее трех полей. Различные значения одного поля фамилии продавцов дадут строки результирующей таблицы, значения другого месяцы - столбцы. Данные из третьего поля будут обрабатываться. Следует также указать, как будет происходить обработка. Чаще всего это суммирование, но можно использовать количество значений, и среднее, и минимальное значение,

и другие статистические показатели. Их список аналогичен списку возможных групповых операций, рассмотренных в предыдущей работе. В перекрестную таблицу автоматически добавляется столбец итогов общий объем продаж для каждого продавца . ЗаданиеПостроить перекрестные запросы для вывода сведений Ё о распределении сотрудников по должностям. Строки соответствуют должностям, столбцы - полу. В ячейках таблицы выводится количество сотрудников данной категории

Ё о распределении средних окладов по должностям. Строки соответствуют должности, столбцы - полу. В ячейках выводится сумма среднего оклада Ё о суммах окладов по районам для каждой должности Ё о сравнительном количестве мужчин и женщин, служивших и не служивших в армии. Результат должен иметь вид Пол Служили в армии Не служили в армии Мужчины Женщины Ё более сложное задание определить величину оклад количество детей для мужчин и женщин

по каждой должности. Порядок выполнения работыДля создания перекрестных запросов используется Мастер. Его вызов производится с листа Запросы базы данных. Следует выбрать Создать Перекрестный запрос ОК. Далее следует отвечать на вопросы Мастера, руководствуясь целью задания и приведенными выше сведениями о перекрестных запросах. Для выполнения последнего задания следует воспользоваться тем, что запрос представляет собой виртуальную

таблицу. Это означает, что можно вначале создать запрос на выборку, который будет выполнять необходимые вычисления для данного задания - формировать в определенных полях текст Мужчины или Женщины и Служили в армии или Не служили в армии. Затем строится перекрестный запрос, исходной таблицей для которого служит первый запрос. При открытии перекрестного запроса вначале вызывается запрос на выборку.

Его результаты используются в качестве исходных данных для перекрестного запроса. Внимание. Механизм построения запросов на базе запросов является мощным средством получения нужных данных. Его следует рекомендовать в случаях сложных вычислений. Эти вычисления можно делать по шагам, проверяя промежуточные результаты. Результат работыЗапросы для каждого задания. Необходимо объяснить, как они были построены и создать

аналогичный по сложности запрос в присутствии преподавателя. 8. Создание отчетаЦель работы - представление данных в форме отчета. Общие сведенияДля того, чтобы работать с данными, хранящимися в БД, их часто требуется распечатывать. Распечатки служат для проверки и распространения информации. Например, экзаменационная ведомость представляет собой распечатку списка студентов заданной группы

с оставленными пустыми столбцами для занесения оценок, даты сдачи экзамена и подписи преподавателя. Эта ведомость выдается преподавателю на экзамен, во время которого заполняются пустые столбцы. Далее она утверждается деканом и передается оператору ЭВМ для ввода в БД результатов экзамена. Распечатка данных из таблицы базы данных в заданном формате называется отчетом. Поскольку процедура создания отчета является типовой, в

СУБД имеется генератор отчетов - специальная подпрограмма, помогающая разрабатывать вид отчета и задавать набор содержащихся в нем данных. Внимание. Как и в других приложениях MS Office, например в Word, работа с документами начинается с задания параметров страницы. В свою очередь, размер страницы и полей нельзя задать, если на компьютере не установлен принтер. Поэтому перед началом работы убедитесь в том, что в

Windows установлен хотя бы один принтер. Это можно сделать через Пуск Настройка Принтеры. Создание отчетаВ отчете можно выделить форму и содержание. Форма отчета постоянна, а содержание изменяется. Например, квартальный отчет о составе работающих имеет стандартную форму, а его содержание может меняться от квартала к кварталу из-за текучести кадров. Целью создания отчета является возможность периодического представления изменяющихся текущих данных

в стандартной форме. Пример отчета дан в Табл. 2. Структура отчетаВ структуре отчета можно выделить следующие области. Заголовок отчета. Он находится в начале, открывая отчет. В него входит текст типа Отчет о и, иногда, изменяющаяся часть типа по состоянию на . Верхний колонтитул заголовок страницы . На первой странице эта область следует за титулом, а затем повторяется на каждой странице. Поскольку чаще всего отчет имеет вид таблицы, в верхнем колонтитуле

содержится шапка этой таблицы с названиями столбцов. Нижний колонтитул конец страницы . Обычно в нем содержится номер страницы, реже - дата создания отчета и, при необходимости, контрольные суммы нарастающим итогом. Область данных. Это - строка отчета. Чаще всего в ней содержится информация, выводимая из одной записи БД. При создании формы отчета можно задать лишь вид, в котором эта информация будет выведена, но выводимые

значения и количество повторений этой области определяются текущим состоянием БД. Таблица 2 Пример отчета Список работающих в фирме ОМАНИД по состоянию на 1 января 2000 года Таб. номер Фамилия, имя, отчество Должность Оклад, руб. Василеостровский район 1234 Сидоров А.А. Инженер 1000 Всего по району человек 1

Центральный район 2345 Сидоров Б.Б. Директор 1200 3456 Сидоров В.В. Гл. бухгалтер 1100 4567 Сидоров Г.Г. Бухгалтер 1000 5678 Сидоров Д.Д. Зам. директора 1050 6789 Сидоров Е.Е. Инженер 1000 Всего по району человек 5 Всего работающих Сумма окладов Средний оклад 6 6350 1058 Стр. 1 Примечание отчета итоги .

Почти в каждом отчете требуется получение некоторой итоговой информации. Это может быть общее количество человек, сумма их зарплат, средняя, минимальная или максимальная зарплата. Для получения этих сведений и используется область Примечание отчета. Она появляется в отчете сразу же за последней областью данных. Группировка данных в отчетеДовольно часто требуется не просто получить общие итоги, но и вычислить

промежуточные итоги по некоторым группам записей. Например, может потребоваться определить среднюю зарплату по должностям для инженеров, экономистов, рабочих или количество сотрудников, проживающих в каждом районе. Для получения таких сведений используется механизм группировки данных. В этом случае следует ввести в отчет еще две области. Заголовок группы - область, помещаемая перед выводом каждой группы.

Например Сведения по району . Примечание группы - область, завершающая группу. В ней могут находиться итоги по группе. СУБД допускает использование вложенных групп. Так, можно сгруппировать сведения о сотрудниках по районам, а внутри каждого района - по должностям. Заголовки и итоги можно ввести для каждой группы. ЗаданиеРазработать простые отчеты, в которых перечисляются

Ё табельные номера, фамилии, даты рождения, телефоны и оклады всех работников Ё табельные номера, фамилии, оклады и количество детей всех работников Ё фамилии, должности, телефоны, служба в армии всех работников. Ввести в отчеты следующие группировки Ё сведения о работниках с итогами по районам итоги см. Табл.2 Ё сведения о работниках с общим итоговым количеством сотрудников и их детей и аналогичными итогами

по районам Ё сведения по должностям общее количество работников, сумма окладов, средний, минимальный и максимальный оклады. Отчеты следует строить для листов формата А4 с книжной вертикальной ориентацией. Порядок выполнения работыСоздание черновика отчетаОтчет создается на листе Отчеты базы данных. После нажатия кнопки Создать следует указать таблицу, на основании которой строится отчет. Отчет может быть построен и на базе запроса.

Этот путь рекомендуется, если требуется включать в отчет не все записи. В этом случае облегчается отладка процесса выбора данных можно вначале выбрать и просмотреть те данные, из которых будет построен отчет . Для создания черновика отчета наиболее подходит Ленточный автоотчет, так как его вид наиболее близок к указанному в задании. После создания отчета он будет открыт. Просмотрев первый результат, закройте отчет и перейдите в режим

его редактирования, нажав кнопку Конструктор. Экран создания отчетаПри входе в режим Конструктора для автоматически созданного ленточного автоотчета, на экране появляются следующие области структуры отчета Заголовок отчета, Верхний колонтитул, Область данных и Нижний колонтитул. Для того, чтобы создать область Примечание отчета, следует подвести указатель мыши к нижней кромке серой полосы с названием

Примечание отчета и протянуть его вниз. Область примечания отчета вытянется из-под заголовка. Это напоминает изменение высоты ячейки при просмотре таблицы. Если отчет создается вручную, то для работы с областями титула и примечания отчета следует выбрать меню Вид Заголовок Примечание отчета. Внимание! Высота области определяет и место, отводимое для этой области на листе. Если, например, область данных будет большой, то отчет получится многостраничным и

некрасивым. Изменение высоты каждого из элементов структуры отчета производится протягиванием его нижней кромки вверх или вниз. Изменение ширины отчета осуществляется протягиванием в нужную сторону правого края клетчатого поля отчета в любой его области. Внимание. Уменьшение размера областей возможно до тех пор, пока на них помещаются все объекты поля, текст, рамки, линии . Наличие объекта мешает этому уменьшению. Уменьшайте размер областей только после того, как

переместите все объекты на нужное место. Инструменты для создания отчетаФорма отчета составляется из объектов. Основными объектами являются Текст часть текста формы отчета и Поле область, предназначенная для вывода содержимого элементов записей, итогов и других величин, определяющих содержание отчета . Внимание. Отличие текста от поля вывода заключается в том, что текст например, слово ОТЧЕТ Вы печатаете при проектировании отчета и при распечатке он остается неизменным.

Поле вывода служит для того, чтобы распечатывать в нем сведения, взятые из таблицы и неизвестные при создании отчета. Поэтому вид поля при конструировании и распечатке отчета различен. Кроме того, при составлении формы отчета можно использовать Линии, Прямоугольники, Рисунки. На специальной Панели элементов имеются Инструментальные кнопки, позволяющие формировать перечисленные объекты.

Формирование текстового объектаПроще всего изменить имеющийся текстовый объект. Это делается так же, как и изменение имени файла в Проводнике Windows. Требуется два раза с большим ! интервалом времени щелкнуть по тексту. В результате Вы войдете в текст и его можно будет изменить. Если потребуется создать новый текстовый объект, то для этого есть инструментальная кнопка

Aа. После щелчка по ней протяните указатель мыши в нужном месте отчета так, чтобы для этого объекта выделился прямоугольник требуемого размера. Рекомендуется формировать отдельные текстовые объекты для заголовка отчета, подзаголовка и для каждого заголовка столбца. Это облегчит компоновку отчета. Полученный текстовый объект можно передвигать с помощью мыши на нужное место, а также изменять его размеры. Для этого его требуется предварительно выделить щелчком мыши.

Удаление текстового и любого другого выделенного объекта производится клавишей Delete. Если требуется изменить такие свойства объекта, как цвет или размер шрифта, то следует щелкнуть по нужному объекту правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню опцию Свойства. Появляется окно свойств, в котором и производятся необходимые изменения. Поле выводаФормирование поля вывода производится аналогично.

Выбирается кнопка Поле обозначена как аб . После щелчка в нужном месте отчета появляются сразу два поля. Одно из них - текстовое. Оно служит для пояснительной надписи. Второе - собственно поле вывода. В отличие от других объектов, эти поля выделяются одновременно и имеют при выделении один большой квадрат в левом верхнем углу. При обычном перетаскивании указатель мыши имеет вид раскрытой ладони.

Он позволяет совместно передвигать и поле, и связанный с ним поясняющий текст. Это очень удобно, так как иначе поля и соответствующие им названия легко перепутать при перемещении. Если же потребуется перемещать только одно из связанной пары полей, то протягивайте нужное поле за большой квадрат. Указатель мыши будет иметь вид указующего перста . Поле вывода вначале имеет надпись Свободный. Чтобы задать, какую информацию выводить в это поле, откройте

окно его свойств. Внимание. Для вывода текущей даты следует напечатать в поле формулу Date . Поле Номер Страницы автоматически создается Мастером ленточных автоотчетов. Проследите за тем, чтобы поля располагались в нужном месте. Работа с элементами оформленияЭлементы оформления Прямоугольники и Линии также создаются с помощью инструментальных кнопок.

Существует важное правило работы с такими элементами. Никогда не допускайте перехода линий и прямоугольников из одной области отчета в другую! Например, пусть требуется отделить линией один столбец данных от другого. Для этого следует создать линию в области Верхнего Колонтитула. Потом точно под ней рисуется линия в Области данных.

Третья линия создается в области Нижнего колонтитула. Только такой способ обеспечит правильную распечатку отчета. Если же указанное правило нарушается, то вид отчета становится непредсказуемым. Хуже всего то, что вид может оказаться более или менее правильным при одном количестве записей и совершенно недопустимым при другом. Порядок создания групп в отчетеДля создания группы следует выполнить следующие

действия. Выбрать меню Вид Сортировка и группировка. Появится список, похожий на список полей в Конструкторе таблиц. Его нужно заполнить именами полей. Группировка и сортировка совмещены, так как для того, чтобы записи попали в одну группу, они должны располагаться рядом друг с другом. При вводе имени поля в строку списка полей для группировки, снизу появляется окно свойств.

В нем стоят значения Нет для заголовка группы и примечания группы. Этот режим означает простую сортировку. Можно проводить сортировку и по нескольким полям. Она производится в порядке следования введенных полей. Если же указать значения Да для заголовка и примечания группы, то в макете отчета появятся соответствующие элементы. Внимание! В отчете заголовок и примечание группы будут появляться всегда, когда меняются значения

полей группировки. Например, если в списке полей стоит Район по возрастанию Должность по возрастанию и показ заголовка группы установлен только для района, то при каждом изменении в названии района будет выведен заголовок группы Район. Если же для района заголовка группы нет, а есть только заголовок группы для Должности, то он будет появляться для каждой должности в каждом районе.

Даже если во всем списке имеется только одна должность, заголовок для новой должности будет появляться при каждом изменении района. Вычисления для группДля того, чтобы в областях заголовка и примечания группы появлялась полезная информация, в них следует создать поле вывода. Для заголовка группы выберите соответствующее поле из таблицы, например название района. Внимание. Если в заголовке группы имеется название соответствующей группы, то следует удалить поле

группировки из области данных, так как оно будет там совершенно лишним. Например, в области данных Табл. 2. нет названия района, так как это название помещено в заголовок группы Район. В примечании группы для поля вывода задайте в свойстве Данные формулу Sum Оклад . Тогда будут подсчитаны суммы по каждому району. Так как группировка происходит по району и поле находится в примечании группы для района, то и вычисления

будут выполнены только для этой группы, то есть для каждого района . Внимание. Использование круглых скобок обязательно оно показывает, что запись содержит функцию. О роли квадрантных скобок говорилось выше. Можно пользоваться функциями Avg - среднее Max - максимум Min - минимум Count - количество. Полезно также нажать кнопку с тремя точками, расположенную около значения свойства

Данные. Вы попадете в Построитель выражений, который позволяет не только выбрать функцию из имеющихся, но даже выбрать щелчком мыши знак операции например, плюс или - минус , что позволяет избежать нажатия соответствующих клавиш. Впрочем, формула, сконструированная Построителем, часто нуждается в исправлениях с помощью клавиатуры. Свойства отчетаВ режиме Конструктора доступны свойства каждой области заголовка отчета, верхнего колонтитула

и проч а также всего отчета. Свойства любой области отчета можно открыть, щелкнув правой кнопкой мыши по данной области там, где нет никаких объектов и выбрав в контекстном меню опцию Свойства. Свойством области данных является, например, запрет разрывания полей вывода, если они попадают на конец страницы. Свойства всего отчета становятся доступны аналогично, при щелчке правой кнопкой мыши по серому квадрату в левом верхнем углу окна Конструктора отчетов в том месте, где начинаются горизонтальная

и вертикальная линейки . Важными свойствами всего отчета является задание режима печати верхнего колонтитула обычно это шапка таблицы на каждой странице, фонового рисунка для всего отчета красиво выглядит отчет на фоне карты полушарий . Здесь же можно поменять источник данных для отчета например, тот же отчет может быть использован для распечатки сотрудников другого отдела из другой таблицы , что облегчает использование созданного отчета для вывода данных из различных таблиц.

Результат работыРезультат выполнения данной работы - полученный отчет - следует представить в виде распечатки. Он служит для проверки качества выполнения данной работы, а также позволяет судить о качестве созданной и откорректированной БД. Распечатка должна быть озаглавлена Расчетно-графическая работа 1 Выполнена студентами гр. Далее следует собственно заголовок отчета и его содержание .

9. Разработка почтовых наклеекЦель работы - представление данных из БД на почтовых наклейках. Общие сведенияПочтовой наклейкой называется карточка заданной формы, обычно небольшого размера. Каждая такая наклейка содержит сведения из одной записи БД. Примерами документов, оформленных в виде почтовых наклеек, могут служить Ё адреса, наклеиваемые на конверты, Ё визитные карточки

Ё извещения каждому сотруднику Ё этикетки для товаров Ё приглашения и т.п Разработка почтовых наклеек производится аналогично созданию отчета. Отличие почтовых наклеек от отчета заключается в том, что они размещаются по нескольку штук на одном листе, причем чаще всего по нескольку в ряд. ЗаданиеРазработать форму извещения сотрудниками о величине их оклада в следующей форме Рис. 4 Извещение Текущая дата .

Уважаемый господин ФИО ! Руководство нашей фирмы сообщает, что Вам установлен оклад в размере Сумма руб. Генеральный директор 4. Для лиц женского пола следует писать Уважаемая госпожа . Порядок выполнения работыСоздайте черновик отчета, выбрав на листе Отчеты Создать Почтовые наклейки. Далее руководствуйтесь указаниями

Мастера. Чтобы наклейки приобрели нужный вид, откройте получившийся отчет в режиме Конструктора. Работа с полями не отличается от работы в обычном отчете. Для вывода текущей даты следует создать поле вывода, удалить при необходимости подпись к этому полю выделить ее и нажать Delete и в свойстве Данные для поля ввести формулу Date . Различные окончания можно сформировать в поле вывода с помощью функции

IIf, которая проверяет пол, и склейки строк для склейки фрагментов строки применяется оператор . Функция IIf ииф имеет формат IIf условие выражение1 выражение2 Круглые скобки указывают, что это функция. Условие это выражение, значением которого является Истина или Ложь. Примеры условий даны в работе 4, посвященной фильтрации данных. Условия могут быть простыми или сложными объединяемыми логическими операторами

Or и And . Возможно и применение одноместного оператора Not, который изменяет значение следующего за ним логического выражения с Истины на Ложь и наоборот. Если условие истинно, то будет вычисляться выражение1 и результатом применения функции будет это вычисленное значение. В противном случае будет вычислено выражение2. Для правильного вычисления сложного логического выражения ставятся круглые скобки.

Внимание. В качестве выражения1 или выражения2 можно использовать и саму функцию IIf, что позволяет задавать достаточно гибкий алгоритм вычислений вложенность функций . В данном примере выражение 1 и выражение2 - текстовые константы, а в условии проверяется пол. Для вывода оклада рекомендуется задать наиболее понятный формат свойство Формат данных этого поля . Внимание. Поскольку формат представления чисел и текстов важен для отчета,

а описание всех тонкостей заняло бы слишком много места, выделите свойство Формат данных и нажмите клавишу F1. Появится подсказка для выделенного свойства. Изучите раздел Форматирование самостоятельно. Результат работыДемонстрация почтовых наклеек заданного вида в режиме предварительного просмотра. 10. Создание экранной формыЦель работы - облегчение ввода и корректировки данных в таблицах. Общие сведенияЕсли отчет позволяет выводить данные в удобной и понятной

форме, то экранная форма предназначена в первую очередь для ввода и корректировки данных. Классическая экранная форма представляет собой экран, на котором отображается одна запись таблицы или запроса. Она соответствует, например, учетной карточке или листку учета кадров, имеющимся в отделе кадров для каждого сотрудника или карточке в библиотечном каталоге, имеющейся для каждой книги. Можно даже смоделировать вид паспорта или студенческого билета.

Тогда занесение и проверка сведений о сотрудниках или студентах облегчится данные на экране и в документе будут располагаться аналогично и ввод данных будет похож на заполнение документа. Достоинством СУБД Access является то, что экранные формы можно распечатать, получив набор карточек. Это позволяет работать с привычной формой представления информации. Следует отметить, что в Access можно построить отчет, похожий на набор карточек, в котором данные расположены

аналогично карточкам автоотчет в столбец . Можно создать и экранную форму, похожую на отчет ленточная автоформа . Но такие представления достаточно экзотичны и используются редко. Экранная форма строится из тех же объектов, что и отчет. Разница заключается в том, что данные доступны для изменения. Можно также вводить новые записи. Основной режим работы формы - экранный, когда на экран выводятся

данные по записям. Для навигации движения по записям форма имеет стандартный набор объектов кнопки Первая запись, Последняя запись, Следующая запись, Предыдущая запись, Новая запись, Поле ввода нужного номера записи. Внимание. Поскольку порядок записей в таблице произволен, для облегчения навигации следует либо включить сортировку исходной таблицы она задается расширенным фильтром , либо задать сортировку данных как свойство

формы, либо строить форму для запроса, который сортирует данные. Сортировка должна однозначно задавать порядок записей например, для созданной таблицы сортировка только по районам недостаточна, так как порядок фамилий внутри района непредсказуем . В Конструкторе форм, так же как и в Конструкторе отчетов, можно вводить несколько неожиданные на первый взгляд области Заголовок формы, Примечание формы, Колонтитулы.

Заголовок и примечание формы отображаются на экране для каждой формы. Удобно, например, видеть в примечании формы общую сумму окладов, когда происходит их изменение для некоторых работников. Необходимо помнить, что обновление данных в итоговых полях происходит не сразу, а только при переходе от одной записи к другой. Одновременно выполняется и занесение изменений в исходную таблицу. Колонтитулы не отображаются на экране, а служат только для печати.

По умолчанию печать форм происходит подряд. Может оказаться, что форма разделяется ее начало печатается внизу одной страницы, а конец - наверху следующей. Чтобы этого не произошло, следует правильно указать место разрыва страницы в свойствах области данных формы или установить значение Да для свойства Не разрывать. ЗаданиеРазработать форму для просмотра, коррекции и ввода сведений о новых сотрудниках.

Форма должна включать фото. При распечатке на каждую запись должно отводиться по отдельному листу. Порядок выполнения работыСоздание черновика формыНа листе Формы базы данных создается форма для таблицы КАДРЫ. Выбирается Мастер создания автоформ в столбец. Эта часть работы аналогична созданию автоотчета. Работа в режиме КонструктораПросмотрев полученную форму,

Вы увидите много недостатков. Поля расположены неудачно, их размеры не соответствуют размеру данных, область данных занимает слишком много места. Чтобы исправить вид формы, следует открыть ее в режиме Конструктора. Работа с формой аналогична работе с отчетом. Используются те же типы полей. Однако, поскольку поля используются не только для вывода, но и для ввода, следует учитывать некоторые особенности. Особенности работы с полями в формеПоскольку форма предназначена

для ввода данных, к ее полям иногда предъявляются требования, отличные от требований к полям отчета. В форме часто используются Списки List Box или Поля со списком Combo Box . Это стандартные поля для Windows. Поле со списком имеет справа стрелку, направленную вниз. При нажатии на нее появляется список. Такое поле используется, например, при выборе типа данных в Конструкторе таблиц. Список позволяет сразу просмотреть все возможности выбора.

Пример списка - поле выбора способа создания формы или отчета. Для создания таких полей имеются соответствующие инструментальные кнопки. Однако проще выделить некоторое поле и выбрать в контекстном меню опцию Преобразовать элемент в Это дает следующие преимущества Ё будут показаны только возможные преобразования Ё большинство свойств будут заданы автоматически.

Каждый из указанных типов полей имеет главное свойство - набор данных, который следует показать в списке. В простейшем случае это просто перечень значений см. выше, задание значений подстановки для поля Пол в Конструкторе таблиц . В более сложных случаях следует создавать запрос для создания такого списка. Записав исходные значения свойств такого поля, попробуйте изменять те свойства, смысл которых интуитивно понятен. Добейтесь простого интерфейса с программой.

Для ввода логических значений используются Флажки Check Box , которые устанавливаются и сбрасываются щелчком мыши. Установите красивый вид такого поля для признака Служба в армии. Для задания группы радиокнопок используется объект Группа переключателей. Кнопка для его создания имеет вид рамки.

Когда Вы установите ее на экран, будет вызван Мастер создания группы радиокнопок. Группа радиокнопок используется аналогично списку для выбора одной альтернативы из фиксированного набора. К сожалению, выходом для такой группы кнопок является числовое значение номера нажатой кнопки. Поэтому такие группы используются в основном для работы с закодированными данными например, если в некоторой форме подписи к кнопкам содержат названия месяцев и набор кнопок связан с полем

Месяц, то в таблице могут сохраняться номера месяцев . Внимание. Этот пример говорит о том, что проектирование структуры таблиц невозможно без знаний особенностей СУБД. Кроме того, при проектировании следует учитывать не только свойства хранимых данных, но и планируемые способы работы с ними. Для облегчения навигации и управления работой можно воспользоваться кнопками управления объект Кнопка на панели инструментов . При создании кнопки в форме этот процесс не отличается

от создания других объектов вызывается Мастер. С его помощью задаются действия, выполняемые кнопкой, и вид этой кнопки. Положительным моментом является то, что можно задать для кнопки понятный рисунок. Действия, связываемые с кнопкой, выбираются из категоризированного списка и не требуют дополнительного программирования. Фактически для заданного действия генерируется программа на языке Visual BASIC. Требуется создать несколько кнопок, из которых обязательными являются

Ё удаление записи Ё закрытие формы. Для обеспечения единства стиля работы с формой можно дополнительно ввести кнопки Ё переход к следующей записи Ё переход к предыдущей записи Ё переход к первой записи Ё переход к последней записи Ё создание новой записи Настоятельно рекомендуется потренироваться с созданием Набора вкладок он имеет несколько ярлыков для нескольких страниц и похож на окно базы данных .

Можно воспользоваться таким набором для создания двухстраничной формы. На одной странице показываются общие сведения ФИО, фотография, дата рождения , а на другой - сведения о карьере должность и оклад . Особенности работы с набором вкладок обусловлены тем, что набор вкладок не является формой, а представляет собой объект, который располагается в форме. Поэтому, чтобы поместить имеющийся в форме объект например, надпись или поле ввода-вывода внутрь вкладки,

следует выполнить следующие действия Ё выделить поле, которое следует поместить на вкладку Ё вырезать его убрать из области формы и переместить в буфер обмена Ё выделить объект Набор вкладок Ё перейти на нужную вкладку лист набора вкладок Ё вставить поле в объект Набор вкладок Ё передвинуть поле на нужное место вкладки. Внимание. Если Вы просто перетащите поле из формы во вкладку, то оно останется на форме, но

БУДЕТ РАСПОЛОЖЕНО ПОД НАБОРОМ ВКЛАДОК. Чтобы извлечь его оттуда, понадобится передвигать набор вкладок. Результат работыФорма для ввода и корректировки данных. Форма должна быть построена таким образом, чтобы работать с ней было легче, чем просто с таблицей. При защите работы следует объяснить, как достигается это облегчение. Необходимо обосновать применение следующих мер Ё интуитивно понятного расположения объектов

Ё дизайна полей Ё исчерпывающих поясняющих надписей Ё использования набора вкладок. 11. Создание файла полученной заработной платы Цель работы - подготовка к одновременной работе с несколькими таблицами. Общие сведенияКак правило, для хранения всей необходимой информации недостаточно одной таблицы. А поскольку автоматизируется хранение данных для одного предприятия, информация, хранящаяся в таблицах

базы данных, чаще всего оказывается некоторым образом связанной между собой. В качестве начального примера такого случая рассматриваются две таблицы КАДРЫ, с ней уже проводились предыдущие работы и ЗАРПЛАТА эту таблицу предстоит создать . Таблица ЗАРПЛАТА предназначена для хранения информации о выданных работникам суммах заработной платы. Для ее построения рассмотрим ситуацию с выдачей зарплаты.

Каждый работник получает заработную плату помесячно. Суммы зарплаты могут отличаться от оклада из-за наличия премий, надбавок и прочих начислений, а также удержаний например, штрафов . Чтобы хранить рассчитанные суммы зарплаты, требуется создать таблицу ЗАРПЛАТА с полями ТабельныйНомер, Месяц, Сумма пока подразумевается, что каждый год создается новый файл зарплаты, отличающийся уникальным именем. Поэтому поле

Год можно не вводить . Для получения итоговых сведений было бы удобнее включить в таблицу зарплаты поле ФИО и некоторые другие. Однако эти поля будут избыточными, так как всю информацию о сотруднике можно при необходимости извлечь из файла КАДРЫ по табельному номеру. Избыточность в базе данных приводит ко многим неприятным последствиям, одно из которых заключается в том, что при изменении сведений общего порядка о сотрудниках к примеру, при изменении фамилии , данные

требуется корректировать в нескольких местах, что чрезвычайно утомительно и часто вызывает ошибки. К тому же введение дополнительных полей в таблицу ЗАРПЛАТА, которая имеет большое количество записей, увеличит объем занимаемой памяти. Работа с несколькими таблицами накладывает на их содержимое серьезные ограничения. Так, недопустимо выписывать зарплату несуществующему сотруднику если его табельного номера нет в таблице

КАДРЫ . Недопустима также ситуация, когда одному табельному номеру соответствуют два сотрудника. В то же время вполне допустима ситуация, когда не все работники получили зарплату в каком-либо месяце. Они могли быть больны или находиться в отпуске. Проверки на допустимость ввода тех или иных данных Access может производить автоматически. ЗаданиеСоздать таблицу ЗАРПЛАТА и заполнить ее данными о полученных суммах за несколько месяцев не менее трех .

Порядок выполнения работыОкончательная проверка правильности таблицы КАДРЫПроверьте таблицу на отсутствие повторяющихся табельных номеров и пустых значений В Конструкторе таблиц задайте ключевое поле - поле табельного номера. Для этого выделите строку этого поля и в контекстном меню выберите опцию Ключевое поле. Слева от описания поля должно появиться изображение ключа.

Внимание. Если появляется сообщение об ошибке, еще раз проверьте значения поля табельного номера. Это поле не должно иметь пустых и повторяющихся значений. Способы выполнения заданияДля создания таблицы ЗАРПЛАТА существует два основных пути. 1. Создание структуры новой таблицы и последующее поэтапное заполнение ее данными, в основном с помощью копирования данных. Этот путь интуитивно понятен, разбит на последовательные простые шаги, но достаточно

трудоемок и может привести к ошибкам. 2. Создание запроса, который все сделает автоматически. При этом потребуются некоторые усилия на создание самого запроса. Запрос должен быть тщательно проверен, так как при ошибке в запросе, связанном с изменением данных, может произойти их потеря. Выбор остается за Вами. При защите работы его следует обосновать. Лучше всего проверить оба пути и сравнить их.

Ниже приводятся рекомендации по выполнению необходимых действий для каждого из двух способов. Создание структуры таблицы ЗАРПЛАТАДля успешного копирования и поиска данных поле табельного номера должно совпадать по всем параметрам имени, типу, размеру с одноименным полем таблицы КАДРЫ. Хорошим способом обеспечения этого условия является копирование структуры таблицы КАДРЫ в новую таблицу и последующая корректировка структуры последней.

Для этого скопируйте закрытую таблицу и вставьте ее в ту же базу данных под новым именем. Выберите опцию Копировать только структуру. Откорректировать структуру новой таблицы можно в Конструкторе. Запись в полученный файл сумм за один месяц Скопируйте из открытой таблицы КАДРЫ все табельные номера и вставьте их в соответствующее поле таблицы ЗАРПЛАТА. Далее, поскольку зарплату все получали в одном месяце, используйте для заполнения поля

Месяц запрос на обновление поля Месяц для всех записей. В реальном случае ввод данных о полученных суммах - очень ответственная задача. Суммы можно проставить вручную в открытой таблице ЗАРПЛАТА. Следует вводить различные суммы зарплат. Запись сумм за последующие месяцыНенамного сложнее и занесение сумм следующего месяца.

Список табельных номеров заносится аналогично, путем копирования. Для заполнения месяца создается запрос на обновление, в котором следует указать, что обновляются только пустые значения. Условие в запросе имеет вид Or Is Null . Проверка новой таблицыПросмотрите результаты своей работы. При наличии ошибок например, одинакового месяца для всех записей следует откорректировать данные вручную.

Создание запроса, сразу решающего задачу в полном объемеИмеется проблема создания запроса, результатом которого будет таблица ЗАРПЛАТА , содержащая большее число записей, чем исходная КАДРЫ . До сих пор изучались только запросы на выборку, обновление и удаление. Ни у одного из них результат по количеству записей не может быть больше, чем исходная таблица. Существует еще запрос на создание таблицы. Он аналогичен запросу на выборку, но записывает результат

в новую таблицу. Запрос этого типа можно было бы применить, если бы требовалась зарплата только за один месяц. Вы уже сможете создать запрос на выборку, который даст нужный результат для одного месяца. Для этого в запросе, озаглавленном ОДИН МЕСЯЦ, следует Ё взять из таблицы КАДРЫ поле табельных номеров Ё создать вычисляемое поле Месяц Январь Ё создать вычисляемое поле НоваяСумма

Оклад 1,1, в котором в очень упрощенном виде рассчитывается сумма зарплаты с премией 10 . Проверьте, правильно ли выполняется запрос. Суть дальнейшей задачи заключается в том, чтобы объединить несколько таких запросов, отличающихся только названием месяца. Для этого имеется средство - запрос на объединение. К сожалению, для него нет Конструктора и его требуется создавать на языке

SQL Structured Query Language . На самом деле Конструктор автоматически создает и сохраняет все созданные запросы на этом языке. При выполнении запроса выполняется команда SQL. При открытии запроса в режиме Конструктора по команде SQL формируется табличный вид запроса, который Вы уже умеете корректировать. В Конструкторе запросов для запроса ОДИН МЕСЯЦ следует выбрать

Режим SQL. Появится строка команды SQL. Если Вы знаете английский язык, то прочитать ее не составит труда. Выделите весь текст команды и скопируйте его в буфер обмена. Создайте новый запрос в режиме Конструктора. Не выбирайте для него таблиц-источников. Не заполняйте таблицу данными. Выберите меню Запрос Запрос SQL Объединение. Вы получите окно с текстом команды

SQL. Текст начинается со слова SELECT. Полностью сотрите содержимое окна и замените его на текст запроса ОДИН МЕСЯЦ из буфера обмена. Вы получили команду, которая Ё начинается со слова SELECT Ё имеет заключенную в кавычки константу Январь Ё оканчивается точкой с запятой. Это конец всей команды. Запрос на объединение содержит несколько фрагментов

SELECT, объединенных словом UNION. Поэтому Ё вставьте текст из буфера еще один раз Ё замените точку с запятой в середине команды словом UNION, отделенным пробелами от остального текста Ё замените во втором фрагменте слово Январь на слово Февраль . Попробуйте выполнить полученный запрос. В случае успеха добавьте в текст команды третий фрагмент для месяца

Март . Создайте запрос создания таблицы, основанный на полученном запросе на объединение. Внимание. Запрос на объединение не может одновременно являться запросом на создание таблицы, но запрос на создание таблицы может брать данные из запроса на объединение. Выполнение последнего из созданных запросов приведет к желаемому результату. Здесь был представлен новый тип запросов. Кроме того, было показано, как решить задачу преобразования

таблиц с помощью запросов, от постановки задачи до получения результата. Проверка правильности заполнения таблицы ЗАРПЛАТАПоследний шаг работы - проверка правильности вновь созданной таблицы. Для этого следует задать ей ключевые поля. Табельный номер не может быть первичным ключом, так как каждый сотрудник получал зарплату несколько раз даже если на дворе январь и пока все имеют только по одному начислению, придет время, когда на каждого

сотрудника потребуется несколько строк . Реалистичное допущение заключается в том, что один человек не может получить несколько зарплат в одном месяце. Это будет справедливо, если в таблице ЗАРПЛАТА хранятся сведения о выплатах, обобщенные по месяцам. Таким образом, в таблице не может повторяться пара ТабельныйНомер и Месяц. Они представляют собой составной первичный ключ.

Для его задания Ё Выберите таблицу ЗАРПЛАТА. Ё Войдите в Конструктор таблиц и выделите два поля ТабельныйНомер и Месяц. Ё Задайте их как ключевые. Если все оказалось правильно, ошибка не возникнет. При наличии ошибки проверьте содержимое таблицы и повторите описанные действия с начала. Внимание. При наличии первичного ключа будет автоматически производиться проверка вводимых данных.

В ключевых полях не допускаются пустые значения. Запрещено и повторение комбинаций значений ключевых полей. При дальнейшей корректировке могут возникать проблемы. Если это действительно будет необходимо, можно убрать первичный ключ и установить следующие значения для свойств бывшего ключевого поля полей Обязательное - Нет Пустые строки - Да Индексированное поле - Нет.

Результат работыПолученная таблица должна содержать сведения для всех работников не менее, чем за три месяца, и иметь составной первичный ключ. Таблица КАДРЫ также должна иметь первичный ключ. 12. Просмотр сумм зарплатыЦель работы - получение информации из двух таблиц. Общие сведенияДля того, чтобы распечатать ведомость заработной платы или просто проверить выданные суммы, пользоваться только таблицей ЗАРПЛАТА неудобно.

Требуется знать, какому сотруднику соответствует каждый табельный номер. Но сведения о сотрудниках находятся в таблице КАДРЫ. К ней приходится часто обращаться для поиска нужных сведений. Поскольку эта операция является рутинной, часто встречается в практике и требует больших затрат времени, она автоматизирована в СУБД. Более того, реализация данной задачи является одним из основных требований

к реляционным СУБД, к которым относится и Access. Итак, требуется выводить данные из двух таблиц. Если просто ввести в запрос две таблицы и выводить поля ФИО, ТабНом из таблицы КАДРЫ и поле Зарплата из таблицы ЗАРПЛАТА, то Вы получите огромный список, в который войдут все возможные комбинации зарплат и фамилий. Чтобы выводились только нужные фамилии, в выбираемых из двух таблиц записях должны совпадать табельные

номера. Это достигается путем установления связей между таблицами в базе данных. СВЯЗЬ МЕЖДУ ТАБЛИЦАМИ БД является механизмом, позволяющим выбирать из них нужные данные. Связь можно установить постоянно. Весь набор постоянных связей называется Схемой данных. Она отражает стабильные свойства системы таблиц и переносится во все запросы при их создании. Можно также установить временную связь в отдельно взятом запросе.

Но поскольку первый путь не только дает больше возможностей, но и отражает воплощение всего замысла базы данных, будет рассмотрен именно он. Внимание. При построении запросов из нескольких таблиц, в них передаются связи, существовавшие на момент создания запроса. Это означает, что при внесении изменений в схему данных, связи в запросе остаются неизменными. Для их обновления требуется удалять из запроса все таблицы и вводить их заново.

При этом набор полей запроса может полностью рассыпаться . Это - еще один аргумент в пользу грамотного проектирования баз данных. ЗаданиеСвязать две имеющиеся таблицы и произвести распечатку сведений о зарплате всех сотрудников. Порядок выполнения работыНажмите на панели инструментов кнопку Схема данных. Начало диалога похоже на создание отчета требуется выбрать таблицы.

Ё выберите таблицы КАДРЫ и ЗАРПЛАТА, Ё закройте окно выбора. В выбранных таблицах ключевые поля отмечены жирным шрифтом. Протяните указатель мыши от поля ТабНом таблицы КАДРЫ в поле ТабельныйНомер таблицы ЗАРПЛАТА. Эти поля соединятся линией - связью. Появится окно свойств этой связи. Таблица в верхней части окна служит для того, чтобы устанавливать

связи одновременно по нескольким полям. Например, если имеются таблицы начислений и удержаний, аналогичные созданной ранее таблице ЗАРПЛАТА, то их требуется связать одновременно и по дате и по табельному номеру. Пока проверьте, что связь установлена между полями табельных номеров двух разных таблиц. Ниже имеются несколько флажков. Один из них - Обеспечение целостности данных. Он задает проверку при вводе новых данных. Нельзя будет ввести зарплату для несуществующего работника.

Внимание. Если установить связи между таблицами до заполнения их данными, то процесс ввода придется планировать. Если БД построена правильно, то порядок заполнения будет соответствовать реальной последовательности событий. В рассматриваемом примере потребуется вначале ввести всех работников, а потом - их зарплату. Это логично вначале работник принимается на работу, а затем ему можно начислять зарплату. Внимание. Если связь не устанавливается, закройте схему данных и проверьте выполнение условий целостности

данных, после чего повторите попытку. Для пояснения сущности проверки целостности данных необходимо рассмотреть тип отношения. Он определяется автоматически и указывается в самом низу окна свойств связи. В данном случае должен установиться тип связи Один ко многим, так как в одной таблице ТабНом - ключевое поле и не может повторяться, а в другой - не ключевое один сотрудник может получить несколько зарплат . Поле ТабельныйНомер - часть ключа в таблице

ЗАРПЛАТА. Та таблица, у которой связываемое поле является ключевым, называется главной, а другая - подчиненной. Проверка целостности производится при вводе данных в подчиненную таблицу. Если установить флажок Каскадное обновление связанных полей, то при изменении табельного номера в главной таблице например, при обновлении системы табельных номеров на предприятии все табельные номера будут обновлены также и в подчиненной таблице. Если же установить флажок

Каскадное удаление связанных записей, то при удалении сотрудника из таблицы КАДРЫ например при его увольнении с работы , будут удалены и все записи о его зарплате. Внимание. Установка обеспечения целостности данных требует определенных навыков. Соблюдайте осторожность при удалении, так как в отличие от запросов, каскадные операции не предупреждают обо всех последствиях и всем масштабе удалений. А восстановить удаленные записи невозможно.

Для изменения свойств связи выделите нужную связь, щелкнув по линии связи, и в контекстном меню выберите опцию Изменить связь. Внимание. Ввиду тонкости линии связи лучше щелкать по ней левой кнопкой до тех пор, пока она не станет выделенной при выделении линия становится толще . Потом щелкните по выделенной связи правой кнопкой. Удаление выделенной связи также производится с помощью контекстного меню или нажатием клавиши

Delete. Если Вам потребуется удалить таблицу из схемы данных, то удалите вначале все ее связи, а затем и саму таблицу выделив ее и нажав клавишу Delete . Внимание. Если Вы попытаетесь удалить таблицу, не удалив предварительно ее связи, то она будет скрыта, а не удалена. Вновь увидеть ее в окне схемы данных можно, если нажать инструментальную кнопку Отобразить все связи. Продумайте вид обеспечения целостности и достоверности данных, установите нужный

режим. Закройте окно схемы данных. Создайте новый запрос на выборку сведений о заработной плате по месяцам. Для этого выберите две связанные таблицы, выберите поля фамилии, района, суммы зарплаты и месяца начисления. Задайте порядок сортировки одновременно по месяцам, районам, фамилиям. Просмотрите результаты созданного запроса. Введите в запрос условия отбора Ё выбор сведений по одному месяцу Ё выбор сведений по одному району.

Результат работыЗапрос на выборку данных из двух таблиц. При защите требуется обоснование выбора способа обеспечения целостности данных умение проектировать запросы на выборку из двух таблиц с дополнительными условиями и заданным порядком сортировки. 13. Работа со связью-объединениемЦель работы - исследование связи-объединения. Общие сведенияПусть требуется распечатать список работников и их зарплат, включив в них и тех, кто

еще не получил ни одной зарплаты. Тогда можно будет узнать, сколько работников получили зарплату, а сколько - нет. Запрос, созданный в предыдущей работе, не даст нужных сведений, так как при его выполнении обращение к главной таблице происходит только для табельных номеров, найденных в подчиненной. Для решения поставленной задачи используется связь-объединение. Если при выполнении предыдущей работы не устанавливать режим обеспечения целостности данных, то автоматически

устанавливается связь-объединение. В отличие от связи с обеспечением целостности данных, она просто определит парные записи. Например, если выписать зарплату работнику с несуществующим в таблице КАДРЫ табельным номером, то его зарплата просто не появится в запросе на выборку из двух связанных таблиц. Связь-объединение может работать и в других режимах. При работе со схемой данных окно свойств связи имеет кнопку

Объединение , с помощью которой и выбирается нужный режим. То же можно сделать и в Конструкторе запросов. ЗаданиеВыведите полный список работников и их зарплат, если они имеются. Для того, чтобы продемонстрировать возможности связи-объединения, удалите из таблицы ЗАРПЛАТА записи для одного или нескольких работников. Порядок выполнения работыСоздайте копию запроса, созданного в предыдущей работе

Откройте ее в режиме Конструктора. Удалите связь между таблицами. Создайте новую связь между табельными номерами двух таблиц. В контекстном меню для этой связи выберите опцию Параметры объединения. Откроется окно, в котором предлагается выбор трех возможных режимов объединения с помощью трех радиокнопок. Прочитав пояснительный текст к каждой из радиокнопок, выберите режим вывода всех работников.

Если у кого-то из работников нет записей о зарплате, то должна быть установлена связь с пустой строкой таблицы ЗАРПЛАТА. Проверьте перечень выводимых полей ТабНом обязательно из таблицы КАДРЫ, иначе будут пустые значения ФИО, Месяц, Зарплата. Просмотрите и объясните результат выполнения измененного запроса. Результат работыУмение объяснить и продемонстрировать работу связи-объединения и ее отличия от связи

с обеспечением целостности данных. 14. Введение кодов договоров Цель работы - подготовка к установлению нескольких связей. Общие сведенияВ фирмах, ведущих работы по договорам, важно учитывать, из средств какого договора производились выплаты. В целях совершенствования структуры информации в базе данных, хранящей сведения о выплатах, было решено перейти к учету договоров, за которые производилась выплата.

С этой целью к каждой записи таблицы ЗАРПЛАТА добавляется поле с номером договора. Названия и реквизиты договоров цена, ответственный исполнитель, срок выполнения, и пр. предполагается хранить во вновь созданной таблице ДОГОВОРЫ. Ситуация, когда в БД включаются все новые сведения, вводятся новые файлы является достаточно типовой и отражает ход процесса автоматизации хранения данных. Для перехода к новой системе учета необходима модификация существующей

структуры системы баз данных. Эта задача относится к категории разовых и имеет свои особенности. Необходимо тщательно продумать весь ход модификации и работать с большим вниманием. Перед проведением модификации рекомендуется создать резервные копии всех таблиц, чтобы обеспечить гарантированную сохранность информации. ЗаданиеВвести в таблицу ЗАРПЛАТА новое поле НомерДоговора создать таблицу ДОГОВОРЫ и откорректировать содержание

БД. Порядок выполнения работыПервый шаг работы - введение в структуру таблицы ЗАРПЛАТА нового поля - НомерДоговора и его заполнение. Следует придумать и ввести в новое поле 4 - 5 номеров договоров простейший вариант - 1, 2, 3, 4, 5 . Второй шаг - составление списка договоров в отдельной таблице ДОГОВОРЫ со структурой НомерДоговора, НаименованиеДоговора,

СуммаДоговора, Заказчик. Один из вариантов создания этой таблицы заключается в копировании таблицы ЗАРПЛАТА в ту же базу данных под именем ДОГОВОРЫ, изменении структуры новой таблицы и удалении лишних записей. Другой вариант связан с использованием механизма запросов. Так как Вы уже хорошо владеете этим механизмом и он, скорее всего, будет полезен в будущем, рекомендуется использовать именно его. Главная сложность заключается в том, чтобы номера договоров в таблицах полностью

совпадали. Результат работыЗаполненная таблица ДОГОВОРЫ. Требуется объяснить, как было достигнуто и как проверялось совпадение номеров договоров в двух таблицах ДОГОВОРЫ и ЗАРПЛАТА . 15. Установление связи между тремя таблицами Цель работы - получение данных из трех связанных таблиц. Общие сведенияЕсли имеются три файла БД КАДРЫ, ЗАРПЛАТА,

ДОГОВОРЫ , то для хранения информации требуется минимальный объем памяти, отсутствует избыточность, но получение нужных сведений несколько усложняется. В случае объединения трех и более файлов возникают варианты структуры связей. Связь может иметь вид цепочки или дерева. Однако механизм установления связей не отличается от рассмотренного ранее для двух таблиц. Если связи установлены правильно, можно производить выбор данных из нескольких

таблиц и будет получен правильный результат. Внимание. Часто бывает, что при связях нескольких таблиц получаются правдоподобные, но неправильные результаты. Поэтому крайне важно четко понимать, с какой целью устанавливается и как работает каждая связь. Внимание. При работе с несколькими таблицами и установлении между ними связей различного типа некоторые варианты могут оказаться недопустимыми. В этом случае следует производить формирование нужного результата

по шагам, с помощью нескольких последовательно выполняемых запросов. ЗаданиеНеобходимо осуществить распечатку следующих полей ФИО, Месяц, Зарплата, НаименованиеДоговора . Могут потребоваться данные по одному району, по одному договору, по одному заказчику, по одному работнику. Порядок выполнения работыСвязи следует устанавливать в окне

Схема данных аналогично установлению связи между двумя таблицами. Результирующие данные дает запрос на выборку данных из трех таблиц. Для проверки правильности установки связей требуется сверить результат запроса с содержимым исходных таблиц. Результат работыРаботающий запрос на выборку данных из трех таблиц. 16. Разработка кнопочной формыЦель работы - создание единого меню для работы с базой данных.

Общие сведенияДля удобной работы с набором созданных элементов, их следует объединить. Средством для этого является кнопочная форма. Цель создания кнопочной формы - избавить конечного пользователя от необходимости открывать таблицы, запросы, отчеты. Одним нажатием кнопки он получает конечный результат - нужную ему информацию. БД, которая включает средства работы с данными и кнопочную форму для их вызова, может считаться законченным

приложением. Кнопочная форма представляет собой панель управления приложением. Кнопочная форма, как это следует из ее названия, содержит кнопки. Она может быть украшена рисунком и надписями. При нажатии на кнопки происходят события, которые вызывают выполнение всех предусмотренных действий. Если это открытие другой кнопочной формы, то на последней должна быть кнопка возврата. Таким образом создаются системы кнопочных форм, похожие на разветвленные

меню. Создание кнопочных формВыберите меню Сервис Надстройки Диспетчер кнопочных форм. Внимание. Вся работа с кнопочными формами происходит только в Диспетчере. Он создает таблицу и форму. Если Вы измените что-нибудь в этих объектах, открыв их обычным способом, вся БД может стать неработоспособной. Сущность дальнейших действий заключается в следующем. Каждая из создаваемых кнопочных форм - окно, в котором имеется набор кнопок.

Работа этого окна похожа на меню. Вид и элементы такой формы - стандартны. Таким образом, требуется задать только количество кнопок и действия, выполняемые при нажатии на них. В первом окне создаются все требуемые кнопочные формы. Минимум - одна. Типовой набор кнопочных форм Ё главная, с которой вызываются все остальные и происходит выход из приложения Ё форма для вызова запросов или просмотра отчетов, служит для быстрого просмотра

текущего содержимого таблиц Ё форма для вызова экранных форм, служит для работы с данными с помощью экранных форм Ё формы для определенных групп задач, например, общая информация о фирме, сведения о поставщиках, заказчиках. На каждой из этих кнопочных форм имеются, например, кнопки просмотра всего списка поставщиков, вызов формы для ввода нового поставщика, получение сводных сведений о поставщиках через запрос и т.п Внимание. Количество кнопок на каждой кнопочной форме ограничено восемью, поэтому распределение кнопок

по формам должно тщательно планироваться. На каждой из подчиненных форм должна быть кнопка возврата в главную форму. Первая кнопочная форма создается автоматически, остальные - кнопкой Создать. Редактирование выбранной формы производится кнопкой Изменить. Имеется и кнопка Удалить. Кнопка По умолчанию задает форму, которая будет открыта первой. Когда нажимается одна кнопка Изменить, появляется окно состава формы.

В состав кнопочной формы входят заголовок и кнопки. Текст заголовка можно отредактировать. Действия с кнопками аналогичны действию с формой, то есть можно их Создать или Изменить. Кнопки Вверх и Вниз служат для изменения порядка кнопок формы. Выделите запись об одной кнопке и нажимайте кнопки Вверх Вниз, пока она не займет нужного положения в последовательности кнопок формы.

Для каждой кнопки формы задается Ё Текст, который будет написан около кнопки Ё Команда, которая будет выполнена. Она выбирается из списка. Типовые команды - переход к другой кнопочной форме, печать отчета, открытие формы. Для вызова различных страниц кнопочных форм и возврата из подчиненных кнопочных форм в главную используется команда Переход к кнопочной форме. Ё Объект для перехода к новой форме - форма, для отчета - отчет,

для таблицы - таблица, для выхода из приложения Кнопка Выход из приложения закрывает БД. объект не требуется . В списке команд, которые могут запускаться с кнопочной формы, нет открытия запроса. Для того, чтобы просмотреть текущее содержимое БД с помощью запросов, можно использовать два пути. 1. Создание отчета по каждому запросу и открытие отчета с кнопочной формы.

2. Создание макроса открытия отчета и вызов его с кнопочной формы. Макрос создается на листе МАКРОСЫ БД с помощью кнопки Создать. Он будет состоять из одной команды Открыть Запрос. В свойствах этой команды укажите имя запроса, который следует открыть. В кнопочной форме создайте кнопку. Ее команда - Выполнить макрос, а объект - нужный макрос.

Внимание. При создании кнопочной формы, вызывающей макросы, можно задавать только имена существующих макросов, так что сначала создаются макросы, а затем - кнопки для их вызова. Работа с кнопочной формойЗапуск кнопочной формы аналогичен запуску любой другой формы. Плюс к тому, можно установить режим автозапуска этой формы. Это делается в меню Сервис Параметры запуска. Если автозапуск включен, то при открытии базы данных

сразу открывается и кнопочная форма. Таким образом, пользователь не нуждается в поиске нужных таблиц и запросов. Он сразу получает список действий, которые можно сделать в данной базе. Значок кнопочной формы можно вытащить с помощью мыши на рабочий стол. Тогда при щелчке по нему открывается база данных и главная кнопочная форма. Если Вы попробуете сделать это, не забудьте удалить значок со стола, чтобы не загромождать его поверхность.

Редактирование кнопочной формы КонструкторомВо всех книгах предупреждается об опасности редактирования кнопочной формы с помощью Конструктора. Можно только вставить в форму рисунок. Объект-заготовка для рисунка уже есть слева от кнопок. Остается задать в свойствах этого объекта имя файла понравившегося Вам рисунка. ЗаданиеРазработать кнопочные формы для вызова запросов, отчетов и экранных форм, созданных

на предыдущих занятиях. Сгруппировать кнопки по смыслу. Результат работыКнопочные формы. Требуется объяснить соображения, по которым произведена группировка вызовов на каждой из форм.