Книги, рабочие листы и ячейки в электронной таблице EXCEL

Книги, рабочие листы и ячейки в электронной таблице EXCEL. Рабочее поле Excel - это электронная таблица, состоящая из столбцов и строк. Названия столбцов – одна или две буквы латинского алфавита. Каждая строка таблицы пронумерована. Размер таблицы фиксирован: число столбцов ≈ 256, строк ≈ 16384. Пересечение конкретного столбца и строки образует ячейку.

Местоположение ячейки задается адресом, образованным из имени столбца и номера строки, на пересечении которых находится эта ячейка, а также при необходимости в адресе указывается имя листа и имя книги. Наряду с понятием адреса в электронной таблице используется понятие ссылки. Ссылка – это элемент формулы и используется тогда, когда надо сослаться на какую-нибудь ячейку таблицы. В этом случае адрес будет использоваться в качестве ссылки.

Например, на рис. указана ячейка с адресом (ссылкой) E6. Ссылка на эту ячейку в формуле тоже будет называться E6. Выделенная мышью ячейка (ячейки) называется активной (на рис. активная ячейка выделена рамкой). Объем информации, которую можно внести в клетки рабочего поля Excel, не ограничен видимой площадью клетки. В каждую ячейку можно ввести до 32767 текстовых или числовых

символов в любом формате. Существует три типа данных: числовые, текстовые и формулы. Формулы – это тип информации, которую Excel воспринимает как команды, предписывающие выполнить расчет значений в ячейке или группе ячеек. Формулы отличаются от других данных тем, что они всегда начинаются со знака «=» (равно). Формула отображается только в строке формул, в ячейке же показывается лишь результат ее выполнения. Чтобы приступить к вводу данных в рабочий лист, нужно щёлкнуть по ячейке и начать ввод

– прямо в «тело» ячейки. Завершив ввод данных, надо зафиксировать их в ячейке любым из трех способов: нажав клавишу Enter или Tab; щёлкнув по кнопке с галочкой в строке формул; щёлкнув мышью по другой ячейке. Чтобы начать ввод данных с новой строки в ячейке, надо задать разрыв строки, нажав клавиши Alt+Enter. При вводе данных текст всегда выравнивается по левому краю ячейки, а числа по правому. Выравнивание помогает отличить тип данных в ячейке.

Чтобы отредактировать содержимое какой-либо ячейки, нужно дважды щелкнуть по ней и переместить курсор к тому месту, где необходимо внести правку. Можно также щелкнуть по строке формул и внести правку здесь. Для удаления и исправления данных используются клавиши Back-space и Delete. Чтобы отменить ошибочный ввод данных достаточно щелкнуть по кнопке «Отменить» на панели быстрого доступа. Также можно вернуть отмененное действие щелчком по кнопке «Вернуть».

Ещё один способ удалить содержимое ячейки – на ленте «Главная» выбрать команду «Редактирование» и открыть список «Очистить». В появившемся меню выбрать команду, относящуюся к удаляемому элементу: для удаления всего содержимого ячейки – «Очистить все», для удаления форматирования – «Очистить форматы», для удаления содержимого ячейки с сохранением формата – «Очистить содержимое», для удаления примечаний – «Очистить примечания». Сделать документ более выразительным поможет форматирование данных, введенных в ячейки.

Для этого предназначены инструменты в группах «Шрифт» и «Выравнивание» на ленте «Главная». Для того чтобы добавить примечание, выделяем левой кнопкой мыши нужную ячейку, а правой вызываем Контекстное меню. В нем среди прочих пунктов находим пункт «Вставить примечание». Щелкаем по нему левой кнопкой мыши, и рядом с выделенной ячейкой появляется небольшое окошко, в котором можно работать как в обычном текстовом редакторе. После того, как весь текст будет набран, щелкаем курсором

в любом месте рабочего поля Excel и сообщение исчезнет, а в левом верхнем углу выделенной ячейки появится красный треугольник. Для хранения и автоматизации расчета данных, представленных в табличной форме, используют Excel. Документы, созданные в среде Excel, называют рабочими книгами. Рабочие книги записываются как файлы с расширением XLS. Каждый такой файл по умолчанию Excel запускается с тремя рабочими листами, представляющими собой

сетку из столбцов и строк. Создается рабочая книга командой Файл, Создать или кнопкой «Создать», при этом используется один из готовых шаблонов. Преимущество использования рабочей книги состоит в том, что благодаря ней в файле можно хранить несколько электронных таблиц. Это особенно полезно в том случае, если приходится работать с несколькими рабочими листами, в которых содержатся связанные между собой данные, например, объемы продаж или расходы за несколько

месяцев. По необходимости в рабочую книгу можно добавить дополнительные листы. Рабочая книга по аналогии с обычной книгой может содержать расположенные в произвольном порядке листы, которые служат для организации и анализа данных. Листы могут быть разного типа: рабочими листами, модулями VBA, диаграммами. Можно вводить и изменять данные на любых листах, выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов. Имена листов отображаются на ярлыках в нижней части окна книги.

Для перехода с одного листа на другой следует щелкнуть мышью по соответствующему ярлыку. Название текущего (активного) листа выделено. По умолчанию рабочим листам Excel присваиваются имена Лист 1, Лист 2 и т.д. Но можно изменять имя листа, «раскрашивать» ярлычки листов в разные цвета, например, ярлычок листа с самой важной информацией сделать красным. Чтобы быстро переименовать лист, нужно дважды щелкнуть по ярлычку листа, а затем ввести новое имя (до 31

символа). Закончив, нажать клавишу Enter. Excel сохранит новое имя на ярлычке листа. Для изменения цвета ярлычка листа нужно в контекстном меню выбрать команду «цвет ярлычка». Откроется окно с палитрой цветов. Щёлкнуть по нужному цвету – ярлычок приобретет выбранный цвет. Переименовать рабочий лист и изменить цвет ярлычка можно также с помощью кнопки «Формат» в группе «Ячейки» на ленте «Главная». Для этого в группе «Упорядочить листы» выбрать пункт «Переименовать лист» или «Цвет

ярлычка». Чтобы добавить рабочий лист перед выделенным листом, необходимо выполнить следующие действия: 1. Щёлкнуть правой кнопкой мыши по ярлычку листа, перед которым необходимо вставить новый лист. 2. Выбрать команду «Вставить». 3. В появившемся диалоговом окне «Вставка» щёлкнуть по пиктограмме «Лист», а затем по кнопке «OK». 4. Excel вставит новый лист слева от того, что был выделен в 1 пункте, и присвоит ему стандартное имя. Добавлять рабочие листы в Excel 2007 стало еще проще – теперь рядом с ярлычками

листа появился ярлычок «Вставить лист». Достаточно щелкнуть по этому ярлычку – и новый лист появляется после существующих листов. Комбинация клавиш Shift + F11 также добавляет новый рабочий лист. Чтобы удалить рабочий лист из книги, необходимо щёлкнуть по ярлычку листа правой кнопкой мыши и выбрать из Контекстного меню команду «Удалить». Появится окно с запросом подтвердить удаление. Щёлкнуть по кнопке «Удалить».

Excel удалит рабочий лист и все его данные. При этом Excel не изменяет нумерацию оставшихся листов. Для изменения порядка ярлычков рабочих листов нужно щёлкнуть по ярлычку и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащить ярлычок на новое место. Кроме того, рабочие листы можно копировать. Для этого при перетаскивании ярлычка удерживать клавишу Ctrl. Одна из самых интересных особенностей Excel заключается в возможности автоматизировать процесс

заполнения ячеек систематизированными данными. Очень часто в таблицах первый столбец называется «номер по порядку» и содержит порядковые номера, начиная с 1, а отчетные документы – названия месяцев или номера кварталов. Для заполнения столбца порядковыми номерами достаточно заполнить две первые ячейки столбца и выделить их. Затем «зацепить» курсором квадратик в правом нижнем углу последней заполненной ячейки(маркер заполнения) и протянуть его вниз на необходимое количество строк.

Программа распознает заданную последовательность и автоматически заполнит все ячейки правильными значениями. Для заполнения диапазона названия месяцев или дней недели достаточно ввести название любого месяца (дня недели) и маркером заполнения протянуть его по нужным ячейкам. При этом если маркер перемещать вниз или вправо, ячейки заполняются в порядке возрастания. Для заполнения в порядке убывания нужно перетащить маркер вверх и влево.