Документы в электронной форме

Содержание Введение 1 Хранение документов в электронной форме 2 Системы подготовки текстовых документов 3 Пакет прикладных программ Microsoft Office 13 Заключение 18 Список использованных источников 20 ПРИЛОЖЕНИЕ А Типовая инструкция по подготовке текстовых документов с использованием компьютерных технологий 21 Введение В процессе хозяйственной деятельности людей всякое согласованное взаимодействие осуществляется

с помощью управления. Связи в системе управления реализуются посредством информации, которая представляет со-бой обмен сведениями, мнениями, командами между людьми (управленче-скими структурами). Всё это может передаваться разными способами, в том числе машинным. Носителем информации является документ (в переводе с латинского «документ» означает «свидетельство», «способ доказательства»). Документ – это материальный объект с закреплённой на нём информа-цией для

передачи её во времени и пространстве. Одной из наиболее распространенных функций современного пер-сонального компьютера является подготовка разнообразных текстовых документов. Различают две основные группы программ подготовки текстовых документов: текстовые редакторы и текстовые процессоры. Текстовыми редакторами, в основном, называют программы, создающие текстовые файлы без элементов форматирования (т. е. не позволяющие выделять части текста различными шрифтами и гарнитурами).

Редакторы такого рода незаменимы при создании текстов компьютерных программ. Текстовые процессоры умеют форматировать текст, вставлять в до-кумент графику и другие объекты, не относящиеся к классическому поня-тию "текст". Следует отметить условность такого разделения - разнообра-зие программ для обработки текста позволяет найти редактор с любым набором функций. Некоторые текстовые процессоры являются так называемыми

WYSIWYG-редакторами. Название получено по первым буквам фразы What You See Is What You Get - то, что ты видишь, есть то, что ты полу-чишь. Когда говорят, что это WYSIWYG-редактор, то гарантируют пол-ное соответствие внешнего вида документа на экране компьютера и его печатной копии. Среди современных текстовых процессоров при подготовке доку-ментов самым популярным является Microsoft Word. Microsoft

Word - мощный текстовой процессор, предназначенный для выполнения всех процессов обработки текста: от набора и верстки, до проверки орфогра-фии, вставки в текст графики в стандарте *.pcx или *.bmp, распечатки текста. Он работает с многими шрифтами ,как с русским ,так и с любым из двадцати одного языка мира. В одно из многих полезных свойств Word входит автоматическая коррекция текста по границам, автоматический перенос слов и правка правописания слов, сохранение текста в опреде-ленный устанавливаемый промежуток

времени, наличие мастеров текстов и шаблонов, позволяющих в считанные минуты создать деловое письмо, факс, автобиографию, расписание, календарь и многое другое. Word обеспечивает поиск заданного слова или фрагмента текста, замену его на указанный фрагмент, удаление, копирование во внутренний буфер или замену по шрифту, гарнитуре или размеру шрифта, а так же по надстроч-ным или по подстрочным символам. Для ограничения доступа к докумен-ту можно установить пароль на текст,

который Word будет спрашивать при загрузке текста для выполнения с ним каких-либо действий. 1 Хранение документов в электронной форме С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, создан-ных в электронной форме. Документы в электронном виде могут создаваться сотрудниками орга-низации на компьютерах, быть получены по электронной почте, переведены в электронную форму (путем сканирования) с традиционного бумажного

ви-да. Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера – записать в виде файла на жесткий диск. Документы могут хра-нится на жестком диске компьютера, либо на специально выделенном ком-пьютере (файл – сервере), на сменных носителях. Прежде всего, на жестком диске создаются папки (директории), в кото-рые будут помещаться документы. Как бумажные документы раскладывают-ся в дела, так и файлы раскладываются по папкам.

Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь могут иметь свои вложенные папки. Каждой папке присваивается «имя». Начинаться «имя» должно с вида документов (приказы, акты, отчеты и т.д.), зачем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы). Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляется на жест-ком диске компьютера. При работе в сети пользователю могут быть доступ-ны диски или директории

на других компьютерах. В этом случае они будут иметь порядковые буквенные номера и с ними можно работать как с устрой-ствами, размещенными на собственном компьютере. Для этого на компьюте-ре, содержащем необходимые ресурсы устанавливается разрешение на со-вместный доступ к тому или иному файлу. Доступ может быть ограничен ли-бо использованием пароля для полного доступа и доступа только для чтения, либо ограничением доступа только для определенных пользователей.

Для ог-раничения доступа к папке можно ввести пароль. В организациях с большим объемом совместно используемых документов применяются выделенные вы-соконадежные компьютеры – файл – серверы – рассчитанные на непрерыв-ную работу и обеспечивающие одновременный доступ к данным от единиц до десятков, сотен и даже тысяч пользователей. Все документы, поступившие в делопроизводственный оборот, должны хранится в общих папках, создаваемых

в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных классификато-ров. Один из основных вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологий в офисе – это надежность хранения документов в электронной форме. Сохранность документов складывается из: - устойчивого электропитания; - резервного копирования; - антивирусной защиты; - профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ).

Особенность электронного хранения состоит в направлении докумен-тов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроиз-водстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизо-ванное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet). База данных о документах формируется в процессе их регистрации.

Данные о документах за истекший год хранятся отдельно и после того, как все документы за истекший год будут исполнены. База данных использу-ется только для справочной работы и может быть переписана на внешний но-ситель информации. В зависимости от объема информации это может быть дискета, магнитная лента, CD-ROM или другой архивный носитель. Документы постоянного и долговременного сроков хранения обычно записываются на CD-ROM, а документы временного срока хранения – на но-сители, обеспечивающие их стирание

по истечении срока хранения и переза-пись. Сроки хранения документов не зависят от формы существования – бу-мажной или электронной – и определяются специальными справочниками – перечнями документов с указанием сроков хранения. В качестве места для хранения документов архива обычно использует-ся логический диск или несколько папок компьютера. При наличии программ типа “Электронный архив” учет и копирование производится автоматически. В противном случае это делается вручную: документы разделяются по сро-кам хранения, создаются

папки, соответствующие годовым разделам описей. При значительном количестве документов постоянного хранения они распо-лагаются внутри годового раздела, в папках соответствующих подразделе-ний. 2 Системы подготовки текстовых документов Существующие в настоящее время системы подготовки тек¬стовых документов значительно отличаются друг от друга харак¬теристиками, спо-собами ввода и редактирования текста, его фор¬матирования и вывода на печать, а также степенью сложности освоения пользователем.

Выбор кон-кретного программного про¬дукта для обработки текста является весьма от-ветственным мо¬ментом. Разнообразные системы подготовки текстов по-зволяют эффективно использовать компьютер тем специалистам, которые связаны с информационными технологиями. Процесс выбора свя¬зан со многими факторами, но прежде всего необходимо придер¬живаться прин-ципа разумной достаточности. Существующие в настоящее время компьютерные системы подго-товки текстовых документов можно классифицировать

по объему функ-циональных возможностей или по назначению для применения. Редактор текстов (text editor) обеспечивает ввод, изменение и сохранение любого символьного текста, но предназначен он в основном для подготовки тек-стов программ на языках програм¬мирования высокого уровня, поскольку они не требует формати¬рования, т. е. автоматического преобразования расположения эле¬ментов текста, изменения шрифта и т. п. Программный текст ис¬торически первым стал обрабатываться

с помощью компьютера. Набор операций текстовых редакторов определяет особенности построч-ной записи текстов на языках программирования, хотя этот набор и весьма широк. Результат работы экранного редактора выражается в виде фай¬ла, в котором все символы являются знаками кодовой таблицы ASCII (American Standards Committee for Information Interchange) с кодами, значения кото-рых больше 31, а также символов новой строки.

Такие файлы называются ASCII-файлами. Различаясь способами управления и набором сервисных возмож¬ностей, все редакторы текста в том или ином виде позволяют:  набирать текст с отображением на экране видеотерминала, исполь-зуя до 200 символов;  исправлять ошибочные символы в режиме замены;  вставлять и удалять группы символов (слова) в пределах стро¬ки, не переводя неизменившуюся часть строки, а сдвигая ее вле¬во/вправо цели-ком в режиме вставки:  удалять одну или несколько

строк, копировать их или переме¬щать в другое место текста;  раздвигать строки существующего текста, чтобы вставить туда но-вый фрагмент;  вставлять группы строк из других текстов;  обнаруживать все вхождения определенной группы символов (кон-текста);  заменять один контекст другим, возможно, разной длины. Из множества имеющихся экранных редакторов можно выде¬лить Norton Editor (фирма Peter Norton Computing Inc.),

SideKick (фирма Borland), Brief (фирма Solution Systems), многофункцио¬нальный много-оконный редактор Multi-Edit (фирма American Cybernetics Inc.). Когда основная задача пользователя состоит в подготовке тек¬стов на естественных языках для печати и печатании этих доку¬ментов, набор опе-раций редактора должен быть существенно рас¬ширен, и программный продукт переходит в новое качество — систему подготовки текстов (про-дукт, которому соответствует ан¬глоязычный термин word processor).

Такие программы для обра¬ботки документов ориентированы на работу с текста-ми, имею¬щими структуру документа, т.е. состоящими из абзацев, страниц и разделов. Среди систем подготовки текстов на естественных языках вы¬деляют три больших класса, но с достаточно размытыми грани¬цами: форматеры, текстовые процессоры и настольные изда¬тельства. Исходя из внутримашинной структуры подготавливаемого до¬кумента, можно было бы предложить следующий

подход к клас¬сификации систем подготовки текстов. Форматер — система подготовки текстов, которая не исполь¬зует для внутреннего представления текста никаких специальных кодов, кроме стандартных: конец строки, перевод каретки, ко¬нец страницы (по сути, ра-ботает с ASCII-файлами). Текстовый процессор — система подготовки текстов, которая во внутреннем представлении снабжает собственно текст специ¬альными ко-дами — разметкой.

В основном, экранные редакторы и текстовые процес-соры различаются по назначению: первые со¬здают ASCII-файлы, которые обрабатываются затем компилято¬рами или форматерами, вторые предна-значены для подготовки текстов с последующей печатью на бумаге, по-этому форма пред¬ставления текста имеет большое значение. В текстовых процессорах есть специальные функции для облег¬чения ввода текста и представления его в напечатанном виде. Сре¬ди этих функ-ций можно выделить следующие:  ввод текста под

контролем функций форматирования, обеспе¬чивающих немедленное изменение вида страницы текста на экра¬не и рас-положение слов на ней, что дает приближенное представ¬ление о действи-тельном расположении текста на бумаге после печати;  предварительное описание структуры будущего документа, в кото-ром задаются такие параметры, как величина абзацных от¬ступов, тип и размер шрифта для различных элементов текста, расположение заголовков, междустрочные расстояния, число ко¬лонок текста, расположение и способ

нумерации сносок и т.п.:  автоматическая проверка орфографии и получение подсказки при выборе синонимов;  ввод и редактирование таблиц и формул с отображением их на эк-ране в том виде, в каком они будут напечатаны;  объединение документов в процессе подготовки текста к печа¬ти;  автоматическое составление оглавления и алфавитного спра¬вочника. Большинство текстовых процессоров располагает средствами на-стройки на конфигурацию оборудования компьютера,

в част¬ности на тип графического адаптера и монитора. Практически все текстовые процессоры имеют уникальную структу-ру данных для представления текста, что объясняется не¬обходимостью включения в текст дополнительной информации, описывающей структуру документа, шрифты и тому подобное, поскольку у каждого слова или даже символа могут быть свои особые характеристики. Поэтому текст, подго-товленный с помо¬щью одного текстового процессора, как правило, нельзя прочесть

и, следовательно, отредактировать и напечатать другими тексто¬выми процессорами. В целях совместимости текстовых документов при переносе их из среды одного текстового процессора в другой существует особый вид программного обеспечения — конверте¬ры, гарантирующие получение выходного файла в формате текстового процессора — получа-теля документа. Программа-конвер¬тер на входе принимает информацию в одном формате, а как результат своей работы выдает

информацию в виде файла в дру¬гом (требуемом) формате. Дальнейшее усовершенствование сис¬тем обработки текстов привело к тому, что автономные програм¬мы-конвертеры практически прекратили свое существование и вошли состав-ной частью в систему подготовки текстов. Сегодня наиболее яркие пред-ставители программ текстовой обработки поддерживают популярные фай-ловые форматы за счет встроен¬ных модулей конвертации. Существующие в настоящее время текстовые процессоры

зна¬чительно отличаются друг от друга характеристиками, возможно¬стями по вводу и редактированию текста, его форматированию и выводу на печать, а также по степени сложности освоения пользо¬вателем. Достаточно услов-но эти инструментальные средства мо¬гут быть разделены на две категории. К первой категории можно отнести текстовые процессоры, позволяющие подготовить и напечатать сложные и большие по объему документы, включая книги. К ним относятся

WinWord, WordPerfect, ChiWriter, WordStar 2000, AmiPRo, Т3. Самым по¬пулярным отечественным продуктом в этом классе является текстовый процессор Лексикон, поддержка и даль-нейшая разработка которого осуществляется компанией «Арсеналъ». Текстовые процессоры второй категории имеют существенно мень-шие возможности, однако они удобнее в использовании, работают быстрее и требуют меньше оперативной памяти, суще¬ственно ниже по стоимости.

Специально рассчитанные на руко¬водителей системы обработки текстов проще, и ими легче пользо¬ваться. К этой категории можно отнести Beyond Word Writer, Professional Write, Symantec Just Write, DacEasy Word. Настольные издательства готовят тексты по правилам поли¬графии и с типографским качеством. Подобно тому, как текстовые процессоры не есть «развитие» форматеров, настольные издатель¬ства не являются

более совершенным продолжением текстовых процессоров, поскольку у них со-всем иное назначение. Настольные издательские системы (desktop publishing, пакеты DTP или НИС) по сути представляют собой инструмент вер¬стальщика. Предназначены программы этого класса не столько для соз-дания больших документов, сколько для реализации различ¬ного рода по-лиграфических эффектов, т. е. программа настольно¬го издательства позво-ляет легко

манипулировать текстом, менять форматы страниц, размер от-ступов, дает возможность комбини¬ровать различные шрифты, работать с материалом до получения полного удовлетворения от внешнего вида как отдельных страниц (полос), так и всего издания. В настоящее время текстовые редакторы уже мало используются, по-скольку в них заложено намного меньше функций, чем в текстовых про-цессорах и настольных издательских системах, которые стали доступными для большинства пользователей.

Со стороны документоведения это связа-но и с тем, что в текстовых редакторах не предусмотрена функция созда-ния шаблонов, которая намного облегчает и ускоряет работу по созданию документов. 3 Пакет прикладных программ Microsoft Office Сегодня программные продукты фирмы Microsoft являются «де фак-то» стандартом для офис¬ной работы. Сложно найти учреж¬дение, предпри-ятие, фирму, в офисе которой не стояли бы компьютеры с операционной

системой Windows (95,98,98SE,2000, NT, ХР) и пакетом прикладных про-грамм Office. Знание составных частей пакета — текстового редактора Microsoft Word, электронных таблиц Microsoft Excel сегодня является обя-зательным для работника офиса. Популярный пакет программ - Microsoft Office 2000, включающий в себя в стан¬дартном наборе Word 2000, Excel 2000, Outlook 2000 и PowerPoint 2000.

В версии Small Business - PowerPoint 2000 заменен издательским пакетом Publisher 2000, вер¬сия Professional включает в себя как стандартный набор, так и дополнения Small Business, а также имеет средство работы с базами данных (СУБД) Access 2000. Самая полная версия Premium включает также пакет для создания деловой графи-ки PhotoDraw 2000 и средство создания Web-сайтов FrontPage 2000.

Две по-следние программы поставляются в англоязычном варианте. В комплект в качестве бесплатного приложения входит Internet Explorer 5.0 - набор про-грамм для работы в Internet. Существует также версия Office 2000 Developer - для разработчиков прикладных программ на базе Office. Самое привлекательное в пакете Office то, что связывает эти прило-жения воедино: все эти программы

имеют общее меню и наборы кнопок, которые выглядят очень похоже. Научившись работать с одним из прило-жений, вы тем самым в значительной степени продвинетесь в изучении ос-тальных. Основная идея пакета программ – работа в Internet. Если раньше Word и Excel в первую очередь ориентировались на то, что подготовлен-ный документ будет распечатан на бумаге, то теперь разработчики пред-полагают, что подготовленный документ будет

в первую очередь отправ-лен по электронной почте или размещен в Internet. Для этого разработчики Office включили в продукт еще один формат файлов – HTML, являющийся стандартом для размещения материалов в Internet. Сохранение документов в формате HTML позволяет также просматривать документы пользовате-лям, не имеющим на своем компьютере MS Office. Для просмотра таких документов теперь достаточно

Internet Explorer, входящего в стандартный комплект Windows. Достаточно распространенная для современного офиса является си-туация, когда документы готовятся не только на русском и английском, но и на других языках – от немецкого, испанского или французского и до арабского, японского. Дополнительный пакет MS Office 2000 Multi-Language Pack позволяет легко создавать многоязычные документы и про-верять правописание.

Microsoft Access - это реляционная база данных. В основе этой про-граммы лежат таблицы. Microsoft Access отличается от Excel тем, что в от-личие от Excel, СУБД Access позволяет работать с целой системой взаимо-связанных таблиц. В СУБД Access используются при работе с таблицами формулы, сортировка, связи отдельных ячеек и их форматирование. При необходимости извлечь нужные данные сразу из нескольких таблиц базы данных можно сформировать запрос,

при этом ячейки на экране будут располагаться в заданном порядке. Результаты запроса можно распечатать, используя инструмент «Отчет». Отчет представляет собой таблицу с за-прошенными данными, оформление можно выбрать из предложенных шаблонов. Еще одна важная особенность пакета прикладных программ Microsoft Office – это интегрированность, возможность работы в связке.

Это означает, что можно выделять объекты или части текста в одной про-грамме, а потом переносить в другую. Например, можно скопировать часть таблицы в Microsoft Excel и перенести ее в документ Microsoft Word. Возможности программ Microsoft Office можно расширить с помо-щью специальных модулей – дополнений. Среди таких программ можно найти и серьезные коммерческие пакеты (например, систему проверки ор-фографии

Orfo, электронные словари Lingvo, переводчик PROMT), и не-большие бесплатные «макросы», созданные простыми пользователями. Microsoft Word – основа любого офиса и, пожалуй самая нужная и популярная программа во всем Microsoft Office. Microsoft Word позволяет вводить, редактировать, форматировать и оформлять текст, и грамотно размещать его на странице. С помощью этой программы можно вставлять в документ графику, таблицы и диаграммы, а также автоматически исправлять орфографические и грамматические ошибки.

Текстовый редактор Word обладает и многими другими возмож-ностями, значительно облегчающими создание и редактирование докумен-тов. Программа предлагает ряд функций, экономящих время и усилия. Среди них:  автотекст – для хранения и вставки часто употребляемых слов, фраз или графики;  стили – для хранения и задания сразу целых наборов форматов;  слияние – для создания серийных писем, распечатки конвертов и этикеток;  макросы – для выполнения последовательности

часто используе-мых команд;  “мастера” – для создания профессионально оформленных докумен-тов. С помощью Word для Windows можно создавать таблицы, диаграм-мы. В Word для Windows имеется также редактор формул, позволяющий вводить формулы различной сложности. Word для Windows дает возможность проверить правописание. При проверке каждое слово в документе сравнивается с образцами в специаль-ном словаре.

Если слово не будет найдено в словаре, откроется диалоговое окно, в котором можно выполнить необходимые исправления. Достаточно часто многим сотрудникам прихо¬дится создавать доку-менты на основе стан¬дартных унифицированных форм или форм, раз¬работанных и утвержденных внутри организации, а также различные виды однотипных документов (серийные письма, справки и т.д.). При автомати¬зированном способе подготовки такого вида до¬кументов возможны два ва-рианта: 

создать необходимую форму в виде документа (например, это будет файл с расширением .doc) и затем изменять в нем переменную часть тек-ста;  создать необходимый бланк в виде шаблона (файл с расширением .dot) и затем создавать новые документы на основе разработанного шабло-на и заполнять поля, содержащие переменную часть текста. Шаблон - это некий трафарет с определен¬ными свойствами, которые включают совокуп-ность стилей, шаблонных текстов, макросов, сочетаний клавиш, дополни-тельных пунктов меню и пользо¬вательских

панелей инструментов в от-дельном файле с расширением .DOT. Шаблоны используются: 1. Для стандартизации и унификации работы всех сотрудников орга-низации со стандартными и однотипными видами документов. Все сотруд-ники создают документы на основе единых шаблонов (файлов с расшире-нием .dot), при этом шаблоны должны быть подготовлены таким образом, чтобы шаблонный текст не мог редактироваться пользователями, а были доступны для ввода и корректировки только поля ввода,

содержащие пе-ременную информацию в бланке. 2. Для повышения эффективности подготовки серийных документов, которые предназначены для рассылки большому количеству адресатов. Такие документы создаются на основе шаблонов с использованием функ-ции слияния. Путем слияния создаются тексты документов, содержащие фиксированную, неизменяемую часть (трафарет) и переменные текстовые фрагменты (наполнение), т.е. слияние типового текста (трафарета) с за-полняемой

информацией. Таким образом, пакет прикладных программ Microsoft Office содер-жит программы, позволяющие создавать текстовые документы, табличные документы, базы данных, презентации, работать с графикой, электронной почтой и так далее. То есть Office дает возможность создавать практически любые виды документов. В настоящее время Microsoft Office установлен почти на всех компьютерах, независимо от того, стоит

компьютер дома или в организации. Такое распространение Microsoft Office получил из-за того, что это первый пакет прикладных программ, который содержал в се-бе такой объем возможностей, при этом был полностью русифицирован и прост в использовании. Основное преимущество этих программ в том, что помимо всех тех удобств, которые уже создали авторы этого пакета, поль-зователь сам может адаптировать любую программу под себя для ком-фортной работы в

ней: изменение цвета, масштаба, вынос часто исполь-зующихся кнопок на панель инструментов, создание шаблонов, создание новых функций и так далее Заключение В последнее время мало кто пользуется для создания документов текстовыми редакторами. Появление Microsoft Word их вытеснило. На данный момент уже сложно определить к текстовым процессорам или к настольным издательствам относится Microsoft

Word, настолько много у него функций. Среди систем подготовки текстовых и табличных документов более подробно в курсовой работе были рассмотрены две программы пакета прикладных программ Microsoft Office – это текстовый процессор Microsoft Word и табличный процессор Microsoft Excel. Для создания до-кументов в основном используются только эти две программы, независимо от размеров и сферы деятельности организации.

Это связано с тем, что почти везде сейчас используется операционная система Windows (95, 98, 98SE, 2000, NT, XP, Me), созданная как и Office компанией Microsoft. Эти программы позволяют подготовить сложные и большие по объему доку-менты, включая книги. Очень легко учиться работать в программах, вхо-дящих в Microsoft Office так как все они, включая и операционную систе-му

Windows, имеют похожий интерфейс. Системы автоматизации документационного обеспечения управле-ния позволяют делать с документами все то, что с ними делают в любой системе делопроизводства и документооборота и включают в себя прин-ципиально новые возможности, доступные только компьютерам. В том числе при помощи этих программ можно и создавать документы. Из-за того, что происходит унификация и стандартизация докумен-тов, в большинстве программ, использующихся

для создания документов, используются шаблоны. То есть в уже оформленный документ с необхо-димыми атрибутами, куда нужно просто ввести данные. Также в програм-мах имеются такие функции, при которых сам пользователь может создать свой шаблон документа. Это намного ускоряет и упрощает работу по соз-данию документа. Сейчас предлагается очень много различных как тексто-вых и табличных процессоров, так и систем автоматизации документаци-онного обеспечения управления. Сделать выбор очень сложно.

Это связано с тем, что у каждой программы есть и достоинства, и недостатки, а уни-версальных программ нет. При выборе программного продукта следует учитывать сферу дея-тельности, технические свойства компьютера, операционную систему, ус-тановленную на компьютер, размеры организации, отдаленность подразде-лений. Список использованных источников 1 ГОСТ Р6.30-97 Унифицированные системы документации. Система орга-низационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению до-кументов. 2 ГОСТ Р1.5-92 Государственная система стандартизации Российской Феде-рации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содер-жанию стандартов. 3 ГОСТ РФ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. 4 Басаков, М.

И. Делопроизводство и корреспонденция. Ростов на дону «Фе-никс» 2001. 5 Басаков, М. И. Основы делопроизводства для менеджера. Ростов на дону РГЭЛ 1995 6 Городин, В. В Корнеев И. К. Информационное обеспечение управлен-ческой деятельности: Учебник – М.: Мастерство; Высшая школа, 2001 240 с.

7 Кузнецов, С. Л. Новые программы для современного офиса // Секретар-ское дело 1999 №3. С. 33-36. ПРИЛОЖЕНИЕ А Типовая инструкция по оформлению документов с использованием компьютерных технологий 1. Инструкция по оформлению документов с использованием компью-терных технологий (далее - настоящая Инструкция) устанавливает единый порядок оформления организационно-распорядительных документов (далее

- документов) с использованием компьютерных технологий с учетом требова-ний Государственного стандарта. 2. Печатание и оформление документов в республиканских органах го-сударственного управления и иных государственных осуществляется по ус-тановленным в компьютерах шаблонам со следующими параметрами на-стройки в редакторе Microsoft Word: 2.1. формат А4 (210 х 297 мм) - для, протоколов, докладных записок, справок, телеграмм и других документов, для

писем. формат(Д4^к формат А 5 (148 х 210 мм); - поля страницы: верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм. В таблицах допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого -до 8 мм (когда текст не вмещается); шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 15 пт. В таблицах допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается); - межстрочный интервал: для формата А 4 - одинарный; в адресах, за-головках и подписях, а также для

формата А5 - точно 14 пт, в таблицах до-пускается уменьшение до 11 пт (когда текст не вмещается); - первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм; - выравнивание по ширине и, как правило, без переносов слов (в табли-цах выравнивание по необходимости, с переносом слов); - номера страниц в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 - 15 им от верхнего края, размер шрифта 14 пт (первая страница не нумеруется). 2.2. для тезисов выступлений: - формат А4 (210x297 мм); - поля страницы: верхнее и нижнее -не менее 20

мм, левое - 30 мм, пра-вое -10 мм; - шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 16 пт (в заголовках - полужирный курсив подчеркнутый и полужирный кур-сив, размер 14 пт); - межстрочный интервал полуторный (в заголовках - точно 12 пт); - первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм; - выравнивание по ширине, без разрыва абзацев на следующую страни-цу и без переносов слов; - номера страниц в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 -

15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт (первая страница не нумеруется). 3. Реквизиты документа (за исключением текста), состоящие из не-скольких строк, печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части рекви-зитов "Адресат", 'Гриф утверждения", "Гриф согласования", "Отметка о на-личии приложения" отделяют друг от друга одним интервалом. Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным интервалом.

При наличии в документах нескольких подписей, располагаемых одна под другой, наименования должностей и расшифровку подписей разделяют полуторным или двойным межстрочным интервалом. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 знаков (70 мм). 4. От границы левого поля (без отступа первой строки) печатают сле-дующие реквизиты: "Заголовок к тексту", 'Текст" (без абзацев), "

Отметка о наличии приложения", "Фамилия исполнителя и номер его телефона", "От-метка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и 'Гриф согласования", заверительной надписи "Верно", а также слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", 'ТЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "

ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ", "ОБЯЗЫВАЮ". Если заголовок к тексту превышает 5 строк, его допускается продлевать на 120 мм от левого поля документа. 5. Начало абзацев в тексте печатают с отступом первой строки 12,5 мм. 6. Реквизит "Адресат" оформляется с отступом от левого поля 80 мм. 7. Реквизиты 'Гриф утверждения" и 'Гриф ограничения доступа к доку-менту" оформляется с отступом

от левого поля 100 мм; отметка о приложе-нии к правовому акту оформляется в правом верхнем углу колонтитула с от-ступом от левого поля 140 мм. 8. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" оформляется с отсту-пом от левого поля 120 мм, на уровне последней строки наименования долж-ности. 9. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от левого по-ля без отступа и с отступом от левого поля на 100 мм.

10. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" н "Основание" оформляют от левого поля без отступа первой строки, а относящийся к ним текст - через межстрочный ин-тервал точно 14 пт. 11. В случае оформления резолюций на отдельных листах соблюдаются следующие правила печатания их текста:

11.1. для рефераткн малого размера: формат Аб (105 х 148 мм); - поля страницы: верхнее - не менее 10 мм, нижнее - не менее 10 мм, левое - не менее 12 мм, правое - не менее 8 мм; - шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 пт, по-лужирный, - полужирный курсив; - межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение меж-строчного интервала (когда текст не вмещается); - первая строка в абзаце с отступом 10 мм; - выравнивание по ширине, с переносом слов;

11.2. для рефератки среднего размера: - формат A3 (148 х 210 мм); - поля страницы: верхнее - не менее 15 мм, нижнее - не менее 10 мм, левое - 20 мм, правое - не менее S мм; - шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 пт, по-лужирный, - полужирный курсив; - межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение меж-строчного - интервала (когда текст не вмещается); - первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм; - выравнивание по ширине, с переносом слов;

11.3. для рефератки большого размера: - формат А4 (210 х 297 мм); - поля страницы: верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое -10 мм; - шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 -15 пт, полужирный, полужирный курсив; - межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение меж-строчного - интервала (когда текст не вмещается); - первая строка в абзаце с отступом 12,5 им; 12. Для таблиц, печатаемых на листах формата

A3 (594 х 210 мм): - поля страницы: верхнее н нижнее - 20 мм, левое - 30 мм, правое -10 мм. Допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого - до 8 мм (когда текст не вмещается); - шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 15 пт. Допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается); - межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение до 11 пт (когда текст не вмещается); - номер

страницы в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 - 15 им от верхнего края, размер шрифта 14 пт. 13. В нижнем левом углу лицевой стороны последней страницы доку-мента (за исключением рефераток) печатаются индекс структурного подраз-деления, в котором готовился документ, фамилия исполнителя, номер его служебного телефона (на первой строке) и инициалы (для машинисток), дата создания документа, имя файла (на второй строке).