Задачи и обязанности финансовых служб предприятия

Оглавление 1. Введение. 2. Задачи финансовых служб предприятия 3. Обязанности финансовых служб предприятия 3.1 Функции и подразделения ФЭС компании 3.2 Регламенты для финансового блока
3.3 Факторы, влияющие на структуру ФЭС 3.4 Должностные инструкции 4. Заключение
1. Введение В данной работе ставится цель рассмотреть задачи и обязанности финансовых служб предприятия. Следует отметить, что исходя из структуры мероприятия, и характера хозяйственной деятельности задачи и обязанности финансового органа будут различными. Универсального рецепта формирования финансового блока не существует. В каждой конкретной ситуации структура ФЭС и функции ее сотрудников будут зависеть от целого ряда факторов: специфики бизнеса, требований собственников и законодательства. Чтобы структура ФЭС была оптимальной, рекомендуется обсудить с руководством компании задачи финансовой службы, вытекающие из стратегических целей, возможность делегирования полномочий, необходимых для реализации этих задач, круг обязанностей сотрудников, а также систему оценки деятельности финансового блока и его руководителя. Должностные инструкции сотрудников компании – важная, но весьма больная тема. С одной стороны, все подчеркивают их значимость и полезность, с другой – должностные инструкции довольно часто «не работают». Должностные инструкции позволяют финансовому директору минимизировать конфликты, связанные с тем, что руководитель «расходится» с подчиненным в определении обязанностей последних. Основной смысл должностных инструкций – в придании большей прозрачности трудовому процессу. То есть инструкции должны описывать прямые обязанности специалиста, сферу его компетенции, критерии оценки эффективности работы, ответственность. И если в них все это отражено и, более того, соответствует действительности, то руководитель получает отличный инструмент управления персоналом, значительно облегчающий решение таких важнейших проблем, как, например, адаптация и мотивация персонала, уменьшение или увеличение заработной платы. 2. Задачи финансовых служб предприятия Целью финансового управления является обеспечение предприятия необходимыми финансовыми ресурсами и повышение эффективности его финансовой деятельности. Под финансовой службой предприятия понимается самостоятельное структурное подразделение, выполняющее определенные функции в системе управления предприятием. Обычно таким подразделением выступает финансовый отдел. Его структура и численность зависят от организационно-правовой формы предприятия, характера хозяйственной деятельности, объема производства и общего количества работающих на предприятии. Характер хозяйственной деятельности и объем производства определяют величину денежного оборота, количество платежных документов, связанных с расчетами с другими предприятиями — поставщиками и покупателями (заказчиками), с коммерческими банками, другими кредиторами, бюджетом. Количество работающих влияет на объем кассовых операций и расчетов с рабочими и служащими. Предметом финансового управления является регулирование финансовых потоков. В ходе управления финансами применяют широкий круг методов, основными из которых считаются: прогнозирование, планирование, налогообложение, страхование, кредитование, применение финансовых санкций и рычагов экономического воздействия на предприятие, стимулирование, ценообразование, инвестирование, лизинг, аренда. Для осуществления перечисленных методов используются такие инструменты финансового управления, как кредиты, займы, процентные ставки, дивиденды, котировки валютных курсов, дисконт. Построение эффективной системы управления финансами предприятия предусматривает создание соответствующей финансовой службы предприятия. Учитывая объемы и сложность задач, которые решаются на предприятии, его финансовая служба может быть представлена: - финансовым управлением - на больших предприятиях; - финансовым отделом - на средних предприятиях; - финансовым директором или главным бухгалтером, который занимается не только вопросами бухгалтерского учета, но и вопросами финансовой стратегии - на малых предприятиях. Субъектом управления финансами предприятий является руководящий и финансовый аппарат системы органов управления на предприятии. Любая система управления финансами функционирует в рамках действующих законодательных актов и нормативной базы, начиная с законов и указов Президента РФ и кончая ведомственными указаниями и инструкциями. Кроме того, управление подразумевает использование информации финансового характера, содержащейся в бухгалтерской отчетности, поступающей с товарно-фондовых бирж и кредитной системы. Основное назначение финансового менеджмента — построение эффективной системы управления финансами, направленной на достижение тактических и стратегических целей деятельности. Организация управления финансами на конкретных предприятиях зависит от рада факторов: формы собственности, организационно-правового статуса, отраслевых и технологических особенностей, размера предприятия. В настоящее время юридически и экономически самостоятельные предприятия действуют в условиях нестабильности и неопределенности и должны приспосабливаться к быстро меняющимся условиям внешней среды, оперативно определяя собственную стратегическую модель управления. Стратегическое управление связано с выработкой долговременного курса развития предприятия и его реализацией через систему текущих хозяйственных планов. Деловая стратегия есть обобщенный план управления, ориентированный на достижение основополагающих целей компании. Финансовый менеджмент, или управление финансовыми ресурсами, охватывает систему принципов, методов, форм и приемов регулирования рыночного механизма в области финансов с целью повышения конкурентоспособности хозяйствующего субъекта. При малом бизнесе для управления финансами достаточна квалификация бухгалтера или экономиста, так как финансовые операции не выходят за рамки обычных безналичных расчетов, основа которых — денежный оборот. В большом бизнесе действует закон перехода количества в качество. В большом бизнесе требуется большой поток капитала и соответственно большой поток потребителей продукции (работ, услуг). При среднем и большом бизнесе, объем и размах деятельности которого измеряются значительными суммами, преобладают финансовые операции, связанные с инвестициями, движением и преумноженном капитала. Для управления финансами большого бизнеса уже необходимы профессионалы со специальной подготовкой в области финансового бизнеса — финансовые менеджеры (финансовые директора). Зная теорию финансов, основы менеджмента, финансовый менеджер, приобретая опыт, вырабатывая у себя интуицию и чутье рынка, становится ключевой фигурой бизнеса. До недавнего времени финансовая работа на предприятии сводилась к чисто оперативным задачам: оформлению расчетов, и платежных документов, организации расчетов с другими предприятиями, бюджетом, банком, рабочими и служащими. Типовым положением об организации финансовой работы, которое определяло задачи и функции финансовых служб на государственном предприятии, на финансовые отделы возлагались разработка финансовых показателей в пятилетнем финансовом плане предприятия, оценка проектов перспективного плана в целях принятия более напряженных финансовых заданий и увеличения внутренних финансовых ресурсов предприятия, составление годовых финансовых планов предприятия. Но права предприятий в области финансового планирования были формальными в условиях отраслевой системы управления народным хозяйством.
В современных условиях хозяйствования финансовая работа приобретает качественно новое содержание, что объективно связано с изменением отношений собственности и становлением предприятий различных организационно-правовых форм, основанных на негосударственных формах собственности, приватизацией государственных и муниципальных предприятий, самостоятельностью предприятий как хозяйствующих субъектов, в том числе и в области внешнеэкономической деятельности.
На малых предприятиях (индивидуальных частных или товариществах с ограниченной ответственностью) с небольшими оборотами и незначительной численностью работающих функции финансиста могут быть объединены с функциями бухгалтера, но на более крупных предприятиях, особенно в форме акционерных обществ открытого или закрытого типа, наличие финансовой службы в системе управления предприятием необходимо. В рыночных условиях хозяйствования важнейшими задачами финансовых служб выступают не только выполнение обязательств перед бюджетом, банками, поставщиками, работниками предприятия, всех остальных финансовых обязательств, организация расчетов, контроль за использованием собственных и заемных средств, но и организация финансового менеджмента, который включает все перечисленные задачи и содержит качественно новые. Конкретные формы и методы реализации задач управления финансами определяются финансовой политикой предприятия, основными элементами которой выступают: ■ учетная политика- может быть представлена бухгалтерией На бухгалтерию полагаются обязанности вести бухгалтерский учет предприятия и формировать его открытую финансовую отчетность в соответствии с установленными требованиями и положениями; ■ кредитная политика – может быть представлена аналитическим отделом Аналитический отдел обязан анализировать и оценивать финансовое состояние предприятия, выполнение плановых задач по прибыли, объемам производства и реализации, поддерживать ликвидность и рентабельность предприятия; ■ политика управления денежными средствами - может быть представлена отделом финансового планирования. Отдел финансового планирования разрабатывает планы и бюджеты предприятия (баланс доходов и расходов, бюджет движения денежного средства, баланс активов и пассивов и т.п.) ; ■ политика в отношении управления издержками - может быть представлена оперативным отделом. Оперативный отдел выполняет сбор счетов, накладных прослеживает их оплату, обеспечивает эффективные взаимоотношения с банками по поводу безналичных расчетов и получения наличных средств, контрагентами - по поводу оплаты товаров услуг, решение спорных вопросов, государством по поводу уплаты налогов, обязательных платежей, штрафов, пени и других мероприятий экономического влияния на предприятие; ■ дивидендная политика - может быть представлена отделом по работе с ценными бумагами. Отдел по работе с ценными бумагами занимается формированием и управлением портфелем ценных бумаг, обеспечивает его эффективность с позиции доходности и риска. финансовая служба обязанность задача
3. Обязанности финансовых служб предприятия При разработке обязанностей финансовой службы предприятия необходимо исходить из следующих моментов приведенных ниже. Универсального рецепта формирования финансового блока не существует. В каждой конкретной ситуации структура ФЭС и функции ее сотрудников будут зависеть от целого ряда факторов: специфики бизнеса, требований собственников и законодательства. Чтобы структура ФЭС была оптимальной, рекомендуется обсудить с руководством компании задачи финансовой службы, вытекающие из стратегических целей, возможность делегирования полномочий, необходимых для реализации этих задач, круг обязанностей сотрудников, а также систему оценки деятельности финансового блока и его руководителя. Создавая финансовый блок, придется учитывать специфику бизнеса, традиции, сложившиеся в компании, – например, исполнение смежных функций сотрудниками, особенности организационной структуры. Безусловно, это несколько осложняет процесс адаптации начинающего финансового директора, но, к примеру, не зная специфики бизнеса компании, вы не сможете эффективно справиться даже с простыми задачами, стоящими перед ФЭС. Для успешного формирования финансового блока финансовый директор должен определить, какие функции будет выполнять ФЭС и какие подразделения войдут в ее состав. Затем необходимо разработать и утвердить документы, регламентирующие деятельность ФЭС и ее подразделений, а также должностные инструкции для каждого из сотрудников: в ходе согласования и утверждения этих документов снимаются многие вопросы, связанные с численностью сотрудников, требованиями к их квалификации, фондом оплаты труда.
3.1 Функции и подразделения ФЭС компании Рассмотрим задачи, которые придется решать финансовому директору. Именно из этого следует исходить, определяя функции финансовой службы компании и включая в состав ФЭС то или иное подразделение. Финансовый контроллинг. Контроллинг можно охарактеризовать как систему определения целей, прогнозирования и планирования, установления механизмов и инструментов достижения поставленных задач, а также проверки того, насколько успешно они выполнены3. Эту работу, как правило, выполняет отдел финансового контроллинга, или планово-экономический отдел. При определении функций сотрудников этого подразделения следует помнить, что система контроллинга держится на «четырех китах»: учете, анализе, планировании и организации бизнес-процессов, относящихся к компетенции финансового директора. Казначейская функция. К компетенции казначейства компании обычно относится текущее управление денежными потоками, определение очередности платежей, порядка взаиморасчетов, валютообменные операции, а также контроль платежей и остатков на счетах компаний внутри периметра группы, если речь идет о холдинге. Чаще всего казначейство выделяется в отдельное подразделение в крупных и средних компаниях, в небольших фирмах соответствующие функции выполняют один или несколько сотрудников (например, менеджер по работе с банками). Привлечение финансирования. Для привлечения финансирования и выбора наиболее выгодного способа размещения временно свободных средств в рамках ФЭС может создаваться отдел финансирования (кредитный отдел). Однако во многих компаниях функция привлечения и размещения денежных средств нередко также находится в сфере ответственности казначейства. При этом деятельность данных подразделений не ограничивается только лишь выбором надежного банка и получением кредитов на приемлемых для компании условиях. Они нередко проводят работу по амещению кредитных линий на банковские гарантии с отсрочкой платежа, выпуску ценных бумаг (векселей и облигационных займов), внедрению факторинга, а также подготовительные работы по выводу компаний на IPO. Нормирование.
Нормирование, так или иначе, затрагивает различные сферы деятельности компании. Это может быть нормирование затрат, показателей, характеризующих состояние оборотных активов, и пр. И если руководитель компании играет роль некоего ускорителя бизнеса, то финансовый директор – владелец процесса «нормирование» – выступает как ограничитель, поскольку его задача – не позволить компании шагнуть за пределы своих возможностей. В процессе нормирования функции подразделений ФЭС могут быть распределены по-разному. Например, за нормирование затрат может отвечать как бухгалтерия, так и отдел управленческого учета (нередко совместно с производственными подразделениями); за нормирование оборотных активов – тот же отдел контроллинга.
Экспертиза инвестиционных проектов. Хотелось бы подчеркнуть, что разработкой инвестиционного проекта должен заниматься исключительно менеджер проекта, инвестиционный блок (например, отдел капитального строительства) или блок развития компании, а в компетенции финансового директора находится оценка того, насколько проект рискованный и какую прибыль он может принести компании в ближайшем или отдаленном будущем. В этом случае в лице финансового директора генеральный получает консультанта и одновременно контролера инвестиционной политики компании. В процессе согласования и утверждения регламентов для ФЭС снимаются многие вопросы, связанные с численностью сотрудников, требованиями к их квалификации, фондом оплаты труда Организация и ведение бухгалтерского и налогового учета. Данная функция не требует особых пояснений. Отметим только, что ответственность за представление налоговой, финансовой и статистической отчетности в контролирующие органы лежит на главном бухгалтере. Его действия сосредоточены на том, как правильно рассчитать налоги в рамках действующей системы налогового учета. Финансовый директор отвечает за формирование учетной и налоговой политики, которые тесно связаны с налоговым планированием. При этом работа финансового директора сравнима по сложности с работой сапера на минном поле. Если он привел свое предприятие к успеху и не «взорвался», значит, учел все юридические и финансовые тонкости при формировании финансово-правовой схемы деятельности компании (см. ниже). Один из вопросов, который нельзя считать однозначно решенным, – определение уровня подчиненности главного бухгалтера. Главный бухгалтер, следуя закону о бухгалтерском учете, должен подчиняться генеральному директору. Если же исходить из логики управления, то его непосредственным руководителем является финансовый директор. Еще более усложняется ситуация, когда бизнес-структура состоит из нескольких юридических лиц, поскольку это подразумевает наличие нескольких главных бухгалтеров. Могу предложить достаточно простое решение. Ничто не помешает вам поставить во главе отдела бухгалтерского учета и отчетности не главного бухгалтера, а руководителя отдела бухгалтерского учета и отчетности. И тогда вопроса о том, кто кому подчиняется, просто не возникнет. Следует ли помимо отдела бухгалтерского учета и отчетности создавать специальный отдел налогового планирования или же соответствующие функции будут выполняться сотрудниками бухгалтерии, – не так принципиально. Все зависит от того, насколько велика сама компания, суммы налоговых платежей, каков объем договорной работы. Разработка и внедрение финансово-правовой схемы деятельности компании. За реализацию этой функции отвечает как финансовый блок компании, так и юридический. Иногда компании формируют договорно-коммерческий отдел, но так или иначе финансовая служба принимает активное участие в договорной работе. «Смежные» функции. Имеются еще две спорные функции, за ведение которых может отвечать финансовый директор, – внедрение информационных технологий и внутренний контроль (аудит). Многие компании включают в состав финансового блока службу информационных технологий. Это вызвано тем, что финансовый директор нередко является основным инициатором автоматизации бухгалтерского, налогового, финансового и управленческого учета. На мой взгляд, информационные технологии играют настолько важную роль в формировании бизнес-процессов компании, причем не только финансовых, что более эффективно выделить IT-подразделение в отдельный блок, подчиненный непосредственно генеральному директору. Что касается внутреннего контроля, то во многих компаниях соответствующая служба отвечает за анализ предпринимательских рисков и контролирует процедуры управления по всем аспектам деятельности компании. Поэтому, для того чтобы оставаться беспристрастным, это подразделение должно подчиняться непосредственно генеральному директору. Однако в компаниях, где кредит доверия финансовому директору высок, функция внутреннего контроля делегируется ФЭС. Таким образом, отдел внутреннего контроля (или контрольно-ревизионное управление) становится составной частью ФЭС. Несколько иначе обстоят дела с внутренним аудитом. Тенденция такова, что внутренний аудит затрагивает в том числе и деятельность любого топ-менеджера компании, и ни финансовый директор, ни генеральный не являются здесь исключением. Поэтому соответствующее подразделение обычно напрямую подчиняется совету директоров или собственнику компании. Структура ФЭС, разработанная с учетом всего вышесказанного, представлена на рис. 1. Рисунок 1 «Классическая» структура ФЭС
3.2 Регламенты для финансового блока Определившись с функциями и структурой ФЭС и согласовав их с руководством, следует зафиксировать полученный результат в документах, регламентирующих деятельность финансовой службы, ее подразделений и сотрудников. Помните: что сделано, но не задокументировано, не сделано вовсе. О каких документах идет речь? Это набор положений, правил, инструкций, регламентирующих бизнес-процессы, владельцем которых является финансовый директор, причем как базовые (бюджетирование, учет, привлечение финансирования, проведение платежей; регламентируются соответственно бюджетной, учетной, кредитной политикой, порядком проведения платежей, составления финансовой отчетности), так и связанные непосредственно с управлением персоналом ФЭС. Последние часто называют HR-процессами. В процессе разработки, согласования и утверждения документов, регламентирующих эти процессы, снимаются многие вопросы, связанные с количеством сотрудников финансового блока, с требованиями к их квалификации, с фондом оплаты труда. При изменении требований к функциональным обязанностям сотрудников со стороны руководства компании регламентирующие документы, утвержденные ранее, позволят свести к минимуму потенциальные конфликты, изменить штатную численность и пересмотреть заработную плату. Несколько важных правил формирования ФЭС 1. Не следует дробить финансовый блок на множество небольших отделов, лучше выделить несколько крупных подразделений. В таком случае управлять ФЭС будет гораздо проще. Чрезмерное дробление важных процессов, таких как учет, управление издержками, планирование и др., увеличивает риск дублирования функций подразделений.
2. Финансовый блок с четким выделением функциональных подразделений (учет, управление финансами, управление затратами) дает возможность лучше координировать действия персонала и не требует высоких административных расходов, однако не всегда позволяет эффективно решать задачи, лежащие за рамками этих функций.
3. Структура ФЭС с выделением блока, в котором сосредоточены функции управленческого учета, стратегического финансового управления, и блока, где осуществляется оперативное финансовое управление, включая платежи и текущие финансовые операции, оптимальна, но требует наличия высокопрофессиональных руководителей отделов одинакового ранга. 4. Проблема коммуникаций между отделами внутри финансового блока, то есть отсутствие налаженного взаимодействия подразделений ФЭС, решается с помощью регулярных планерок. 5. Структура, позволяющая разгрузить финансового директора от оперативной работы и решения текущих вопросов, дает ему возможность сосредоточиться на задачах стратегического управления компанией. Минус структуры – высокие административные расходы (необходимость оплачивать высококвалифицированных, способных оперативно принимать решения руководителей блоков ФЭС). К набору документов, регламентирующих HR-процессы, относятся: Положение о финансовом блоке (департаменте, управлении, службе и т.д.); Положение об отделах, входящих в состав финансового блока; должностные инструкции, Положение о мотивации сотрудников финансового блока и т.д. Можно считать, что вам повезло, если кадровая служба компании работает как должно: разрабатывает корпоративные регламенты и должностные инструкции, проводит планомерное обучение персонала, исправно выплачивает компенсации и пр. В этом случае финансовый директор просто использует уже внедренные стандарты. А что если в компании система управления персоналом отсутствует или носит формальный характер? Вопрос риторический. Остановимся подробнее на том, какие документы предстоит подготовить финансовому директору.
3.3 Факторы, влияющие на структуру ФЭС Мнения финансовых директоров российских компаний о том, что влияет на будущую структуру ФЭС, различаются. Одни склоняются к классической схеме: казначейство, бухгалтерия, бюджетный (плановый) отдел. Другие обращают внимание на зависимость структуры от финансовой стратегии компании (например, если последняя привлекает значительные объемы заемных средств или ведет операции на рынке ценных бумаг, требуется отдельное подразделение, ответственное за финансовые операции). На изменение структуры ФЭС оказывает влияние специфика российского рынка, в том числе рынка труда. Недостаточный уровень финансовых знаний, нередко свойственный линейному, операционному, да и высшему менеджменту, приводит к возрастанию роли ФЭС в компании и к появлению в ее составе далеко не классических отделов. Например, растущий интерес к маркетингу, логистике и востребованность сотрудников названных специальностей стали причиной того, что в соответствующих отделах нередко работают люди, не обладающие финансовыми навыками. В итоге ни провести бенчмар-кинг (который включает в том числе анализ финансовых показателей), ни создать для компании оптимальный продуктовый портфель, ни спланировать затраты на перевозки тем или иным маршрутом профильные подразделения не могут. И финансовому директору приходится их «курировать». Непонимание основ управленческого учета менеджерами приводит к необходимости постоянного контроля того, на основании каких данных принимались управленческие решения. Высокие риски, присущие российскому рынку, вообще никем не учитываются и не принимаются в расчет (взаимоотношения с поставщиками и покупателями, контроль над коммерческими кредитами, просрочки платежей, колебание цен на рынках и пр.). И тот же финансовый директор создает в ФЭС подразделение, задачей которого, по сути, является риск-менеджмент (в той или иной форме). Поэтому все чаще и чаще встречается структура ФЭС, представленная на рис. 2. Структура финансовой службы обусловливается в первую очередь конкретными задачами развития компании, для решения которых должна быть разработана финансовая стратегия. Это определяющие факторы для формирования в составе ФЭС тех или иных подразделений, оптимизации ее структуры. У финансово-экономической службы любой компании есть некие базовые функции (бюджетирование, управленческий учет, внутренний контроль, составление финансовой отчетности) и есть дополнительные. Последние могут различаться в зависимости от приоритетов текущего этапа развития компании. Если она активно развивается, то приоритетом станет привлечение финансирования и могут потребоваться кредитный отдел, появиться функция анализа и контроля реализации инвестиционных проектов; если планируется IPO, то необходимо сосредоточиться на подготовке консолидированной отчетности по МСФО или US GAAP (в зависимости от того, на какой бирже будет осуществляться первичное публичное размещение). Если имеется значительный свободный денежный поток, а крупных инвестиционных проектов нет, то повысится роль казначейства (или его потребуется создать), поскольку временно свободные денежные средства нужно разместить с максимальной выгодой для компании. Рисунок 2 Структура ФЭС в российских условиях Положение о финансовом блоке При выстраивании системы документов, регламентирующих базовые процессы управления персоналом финансового блока, финансовый директор начинает с разработки положения «верхнего уровня», то есть Положения о финансовом блоке. Рассмотрим его составляющие. 1. Организационно-функциональная структура финансового блока. Довольно удобно представить организационную структуру в виде блок-схемы (см. рис. 1) с обязательным указанием названий отделов, количества действующих штатных единиц, категории «Резервная». 2. Структурная и штатная численность финансового блока. Обычно представляется в виде таблицы с обязательным указанием названий отделов, должностей, количества действующих штатных единиц, категории «Резервная» (см. таблицу). 3. Основные цели и задачи финансового блока. В данном разделе регламента обычно дается описание целей, сформулированных с учетом стратегии развития компании, и задач, которые необходимо решить финансовому блоку для их достижения. Задачи определяются для каждого отдела. 4. Матрица функций. Это таблица, в которой по вертикали расположены функции финансового блока, а по горизонтали – организационные звенья, то есть руководители и ключевые сотрудники отделов ФЭС. На пересечении строк и граф делается отметка (кто за что отвечает). Матрица функций дает представление о возможной загрузке отделов и позволяет оптимально сгруппировать функции по подразделениям.
5. Порядок взаимодействия сотрудников финансового блока. Обычно выделяют внутренний порядок взаимодействия – между отдельными сотрудниками и (или) структурными подразделениями компании и внешний – с отдельными лицами (например, особо крупными клиентами) или государственными (коммерческими) организациями. Порядок взаимодействия разрабатывается с учетом организационной структуры компании в целом, функций и задач других ее подразделений, сложившихся принципов и традиций.
6. Порядок разрешения конфликтных ситуаций. В данном разделе подробно прописывается процедура подачи апелляции или выражения несогласия по цепочке «генеральный директор – финансовый директор – руководитель отдела – рядовой сотрудник». Это касается любых вопросов и предложений (полученное задание, принимаемое решение, несоразмерная компенсация, поощрение или наказание), в том числе инновационных, которые могут возникнуть и у сотрудника, и у его непосредственного руководителя. 7. Система показателей, позволяющих оценить работу финансового директора и финансового блока. Этот раздел включает перечни и описание показателей, при выполнении которых работа финансового директора и его подчиненных признается успешной. Показатели должны быть конкретными и измеримыми. 8. Заключительные положения. В данной части закреплены порядок согласования и утверждения Положения, срок его действия, процедура внесения изменений, ознакомления сотрудников с Положением и процедура его хранения. Положение о финансовом блоке в обязательном порядке согласовывается с кадровой службой компании и утверждается генеральным директором. Таблица Структура и штат ФЭС Наименование структурных подразделений и должностей Структурная численность действующая резервная Финансовый директор 1 0 Отдел финансового контроллинга 5 0 Руководитель отдела - специалист по управленческому учету 1 0 Финансовый менеджер по бюджетированию и планированию 1 0 Финансовый специалист 1-й категории 1 0 Финансовый специалист 2-й категории 1 0 Финансовый аналитик 1 0 Казначейство 4 1 Руководитель отдела - казначей 1 0 Кредитный офицер 1 1 Финансовый специалист 1-й категории 1 0 Кассир 1 0 Контрольно-ревизионный отдел 5 0 Руководитель отдела - главный аудитор 1 0 Аудитор 2 0 Ревизор 2 0 Отдел бухгалтерского учета и отчетности 5 1 Начальник отдела (главный бухгалтер) 1 0 Заместитель начальника 1 0 Бухгалтер 2 1 Бухгалтер-кассир 1 0 Служба IT-сопровождения 3 0 Руководитель отдела 1 0 Программист 2 0 Финансовый блок 23 2 Положение об отделе ФЭС К разработке положений об отделах, входящих в состав ФЭС, финансовый директор привлекает руководителей отделов и делегирует им часть своих полномочий. Регламент деятельности каждого из подразделений ФЭС формируется отдельно и обычно состоит из следующих частей: 1. Общие положения. Здесь указывается, что данный отдел является структурным подразделением финансового блока компании, прямо подчиненным финансовому директору; прописывается порядок создания и ликвидации отдела; закрепляется непосредственное подчинение сотрудников руководителю отдела. Здесь же дается ссылка на регламентирующие деятельность отдела документы (регламенты основных бизнес-процессов). 2. Структура отдела. В первом пункте этого раздела обычно содержится информация о том, что структура и штатная численность отдела, а также изменения, вносимые в организационно-функциональную структуру и штатную численность, утверждаются приказом генерального директора исходя из условий и особенностей деятельности компании по предложению руководителя данного отдела и согласованию с финансовым директором. Во втором пункте представлена блок-схема отдела с обязательным указанием названий и количества должностей, включая категорию «Резервная».
3. Основные функциональные обязанности сотрудников отдела. В соответствии с Положением о ФЭС и задачами подразделения указываются основные обязанности его сотрудников, направленные на реализацию поставленных перед отделом целей. 4. Права и ответственность сотрудников. В этом разделе подробно изложены права, а также закреплена ответственность каждого из штатных сотрудников отдела за выполнение возложенных на него должностных обязанностей.
5. Контроль и проверка деятельности отдела. Эта часть регламентирует порядок проведения ревизии деятельности отдела, здесь же приведена система контроля и даны критерии оценки. 6. Заключительные положения. Аналогично Положению о финансовом блоке. Нужно учесть, что в ходе согласования положений о ФЭС и ее отделах первоначальная структура финансового блока, его задачи и функции могут претерпеть изменения. Бывает, что некоторые функциональные обязанности одного сотрудника или отдела диссонируют с общими функциями и требуют «перемещения» в другие отделы или создания нового подразделения. Это нормально, поскольку вся работа по созданию регламентов проводится еще и с целью оптимизации структуры финансового блока. Что следует учесть, создавая регламентирующие документы 1. Все положения регламентирующих документов должны быть сформулированы максимально конкретно. Если вы позволяете себе формулировки типа «должен способствовать развитию» или «прилагать все усилия для…», то готовьтесь к заведомому невыполнению такой задачи. В самом деле, как измерить и проконтролировать, способствуют ли сотрудники финансового блока развитию или нет? Все ли усилия прилагали или часть? 2. Пункты регламентирующих документов должны быть подробными. Если, например, в должностной инструкции руководителя контрольно-ревизионного отдела написано: «разрабатывает тактические мероприятия по контролю товарооборота компании», – то это все равно что не написано ничего. Детализируйте. Проводит ли ревизии складских остатков? Ездит ли для этого в командировки на региональные склады? Составляет ли планы инвентаризаций? Кому и в каком виде представляет отчет о проделанной работе? И так далее. 3. Все изложенное в регламентирующих документах должно быть правдой, и только правдой. Нет никакого смысла создавать документ, в котором желаемое будет выдаваться за действительное. Такие документы «не работают». 4. Пункты в регламентирующих документах не должны противоречить друг другу, они должны друг друга дополнять.
3.4 Должностные инструкции Должностные инструкции сотрудников компании – важная, но весьма больная тема. С одной стороны, все подчеркивают их значимость и полезность, с другой – должностные инструкции довольно часто «не работают». Зачем же нужны должностные инструкции и как заставить их «работать»? Приведем несколько аргументов. Должностные инструкции позволяют финансовому директору минимизировать конфликты, связанные с тем, что руководитель «расходится» с подчиненным в определении обязанностей последних. Основной смысл должностных инструкций – в придании большей прозрачности трудовому процессу. То есть инструкции должны описывать прямые обязанности специалиста, сферу его компетенции, критерии оценки эффективности работы, ответственность. И если в них все это отражено и, более того, соответствует действительности, то руководитель получает отличный инструмент управления персоналом, значительно облегчающий решение таких важнейших проблем, как, например, адаптация и мотивация персонала, уменьшение или увеличение заработной платы. Несоблюдение или игнорирование должностных инструкций неизбежно приводит к дискредитации в глазах подчиненных Помимо прочего должностные инструкции требуют их соблюдения не только работником, но в той же степени и работодателем. Все, что руководитель спрашивает с подчиненного сверх написанного в инструкции, должно оплачиваться дополнительно. Если предусмотрены какие-либо права сотрудника, их придется обеспечить. Должностные инструкции дисциплинируют руководителя: их несоблюдение или игнорирование неизбежно приводит к дискредитации его в глазах подчиненных. А поскольку финансовый директор играет одновременно две роли: руководителя – с одной стороны, и наемного сотрудника – с другой, то должностные инструкции способны защитить и его собственные интересы. Подробная должностная инструкция включает, как правило, следующие пункты: 1. Общие положения – описание документа, должность, кем назначается сотрудник на данную позицию и пр. 2. Требования к квалификации. Дается описание уровня образования, а также знаний, умений и навыков, соответствующих названной должности. Этот пункт имеет смысл только при четком соблюдении заданного стандарта: если квалификационные требования не принципиальны, его лучше опустить. 3. Должностные обязанности. Подробное и пошаговое описание всего, что специалист должен делать. 4. Критерии успешности исполнения трудовых обязанностей. Заранее оговариваются критерии, по которым будет оцениваться успешность исполнения должностных обязанностей. Не в каждом случае такое описание возможно составить, но его наличие желательно, поскольку в дальнейшем это упростит процесс принятия решения о мотивации работника. 5. Права специалиста. Это может быть, например, своевременное получение зарплаты, использование ресурсов компании для исполнения должностных обязанностей, получение обратной связи от руководителя и пр. 6. Права и обязанности руководителя. Этот пункт дополняет предыдущий, в нем содержатся разъяснения обязанностей и полномочий непосредственного руководителя специалиста. 7. Ответственность специалиста. Описание, за что именно отвечает работник и что последует, если не выполнены должностные обязанности или допущены какие-либо нарушения. В итоге получается довольно длинный и детальный документ, однако подробности позволят в дальнейшем строить взаимоотношения с сотрудниками на качественно ином уровне. Должностная инструкция должна быть согласована с непосредственным и прямым руководителями (то есть с руководителем отдела ФЭС и финансовым директором), кадровой службой, утверждена генеральным директором. После того как работник ознакомится с ней, подтвердив этот факт своей подписью, один экземпляр инструкции обязательно вручается ему, а не сдается «в архив». Только в этом случае можно ожидать какого-либо эффекта от данного документа. О важности мотивации Наиболее актуальной задачей при разработке системы мотивации сотрудников ФЭС является создание прозрачной и четкой системы управления вознаграждениями и неденежными компенсациями. Безусловно, за реализацию этой задачи отвечает, прежде всего, кадровая служба, но финансовый директор не устраняется от этой работы. Его роль сводится к выполнению следующих действий: обеспечение взаимосвязи между схемой выплаты вознаграждений и компенсаций, позицией, занимаемой сотрудниками, и долгосрочным бюджетом компании;
определение и согласование с кадровой службой порядка установления и изменения должностных окладов, надбавок для сотрудников финансового блока; оценка соответствия порядка обучения сотрудников за счет компании возможностям ее бюджета; выработка совместно с юридическим блоком рекомендаций кадровой службе по вопросам формирования социального пакета: оплаты отпуска, больничного листа (как с получением последнего, так и без), страховки и т.д. Увязка фонда оплаты социального пакета с долгосрочным бюджетом компании;
решение вопросов по предоставлению отгулов в качестве компенсации переработок для сотрудников своего блока; выявление и реализация совместно с кадровой службой мотивирующих факторов неденежного характера для каждого из сотрудников. Только на первый взгляд такие факторы кажутся несущественными, на самом деле они мотивируют финансистов не хуже, чем деньги. Например: удобное кресло для сотрудника с больной спиной, отдельный кабинет (пусть маленький) для казначея, возможность передвигаться удобным видом транспорта для сотрудников, пересмотр режима работы для сотрудниц с маленькими детьми и т.д.; разработка перечня условий, необходимых для продвижения по карьерной лестнице в финансовом блоке. После завершения этих работ финансовый директор имеет право требовать от кадровой службы положения о системе мотивации для своего персонала. Перечисленные выше положения – далеко не полный перечень всех возможных документов, регламентирующих процессы по управлению персоналом в финансовом блоке. Но это тот необходимый минимум, который создает основу системы управления. В дальнейшем разработанные документы будут пересматриваться, модифицироваться в ходе развития компании, постановки новых задач и целей.
4. Заключение Можно считать, что вам повезло, если кадровая служба компании работает как должно: разрабатывает корпоративные регламенты и должностные инструкции, проводит планомерное обучение персонала, исправно выплачивает компенсации и пр. В этом случае финансовый директор просто использует уже внедренные стандарты. Однако должным образом разработанная и внедренная в жизнь система регламентов поможет финансовому директору «приподнять» себя над текущими операциями, не даст увязнуть в водовороте бесконечных цифр, позволит влиять на принятие управленческих решений в компании и подготовит финансовую службу к выполнению стратегических задач бизнеса. А умение сочетать стратегическое мышление и тактическое руководство - главное качество современного финансового руководителя.
Список используемой литературы 1. Лобанова Е.Н., Лимитовский М.А. Финансовый менеджер. - М.: ООО Издательско-консалтинговая компания "ДеКА", 2008. - 400с. 2. Ван Хорн Джеймс К., Вахович Джон М. Основы финансового менеджмента. - М.: Издательский дом "Вильямс", 2009. - 992с. 3. Жнякин Б.А. Финансовый менеджмент. - Донецк: Издательство "Донеччина", 2009. - 180с. 4. Бланк А. И. Основы финансового менеджмента: В 2 т. - К.: Ника-Центр, 2009. - 512 с. 5. Кретина М. Н. Финансовый менеджмент. - М.: Дело и Сервис, 2008. - 304 с.