Использование макросов в Excel

ВВЕДЕНИЕ Если при работе с Microsoft Excel для Windows возникла необходимость несколько раз выполнить одну и ту же последовательность действий, то можно записать эту последовательность под определенным именем. Записанная под определенным именем последовательность действий называется макросом. Записанный макрос можно вызывать для выполнения из основного меню при помощи кнопки на панели инструментов или на рабочей области, а также комбинации клавиш. Макрос может быть назначен так же графическому объекту.
Макрос записывается на языке Visual Basic for Applications. Текст макроса можно вызывать для редактирования. 1 ТЕХНИЧЕСКОЕ ОПИСАНИЕ ЗАДАЧИ 1.1 Достоинства и недостатки программного продукта Достоинства: · Excel позволяет выполнить печать таблицы независимо от размера принтера и формата бумаги. · Возможность создания диаграмм на основе имеющихся данных в таблице. При изменении данных в таблице будет перестройка диаграммы. · Возможность выполнения математических вычислений. · В арсенале программы более 300 операций. Недостатки: · Программа Excel практически не имеет недостатков. Главный недостаток состоит в том, что при вводе в ячейку большого объема информации не происходит автоматический подбор ширины. 1.2 Требования к аппаратным средствам Прежде чем приступать к установке Excel 2000, нужно убедиться, что оборудование компьютера соответствует следующим минимальным требованиям: - Процессор Pentium на 233 МГц или более мощный (или совместимый с ним); - Рекомендуемый объем оперативной памяти 128 мегабайт (Мб); - 1 Мб свободного места на жестком диске; - Монитор VGA; - Клавиатура; - Мышь или совместимое указывающее устройство; - Дисковод компакт-дисков или DVD-дисков. 1.3 Алгоритм установки Чтобы иметь возможность нормально работать с Excel 2000, нужно в первую очередь правильно установить программу. Не следует бояться процесса установки – «сложные» процессы установки уже давно остались в прошлом. Достаточно, чтобы ап­паратное и программное обеспечения соответствовали определен­ным требованиям, и установка программы будет выполнена фак­тически без дополнительного вмешательства пользователя. Нужно включить компьютер для запуска Windows XP и вставить ус­тановочный компакт-диск в устройство для чтения компакт-дис­ков. Можно запустить установку Excel различными способа­ми: с помощью Проводника Windows XP, элемента Установка и удаление программ панели управления Windows XP и ко­манды Выполнить стартового меню Windows XP. Выбран вариант установки с помощью элемента Установка и удаление программ панели управления Windows XP. Перед ус­тановкой следует закрыть все приложения. 1. Нужно щелкнуть по кнопке Пуск в Панели задач Win­dows XP. 2. Поместить указатель мыши на элементе Настройка. На экране будет открыто соответствующее подменю. Рисунок 1 – Подменю Настройка 3. В открывшемся подменю щелчком левой кнопки мыши выбрать Панель управления. На экране будет открыто окно Па­нель управления. 4. Щелкнуть дважды на элементе Установка и удаление программ. 5. В открывшемся окне диалога Свойства: Установка и удаление программ перейти на вкладку Установка/Удаление. На­жать на этой вкладке кнопку Установить и дальше следовать указа­ниям программы. Рисунок 2 – Окно диалога Свойства: Установка и удаление программ Мастер «проведет» через начальную стадию установки ново­го программного продукта. Как правило, он сам обнаруживает нужную программу установки, «обыскивая» соответствующие дисководы. Если ему не удается найти программу установки, то нужно нажать кнопку Обзор и в открывшемся окне диалога выбрать программу установки. Рисунок 3 – Окно диалога Запуск программы установки 6. После запуска программы установки на экран через некоторое время, необходимое для анализа конфигурации аппаратуры и программного обеспечения данного компьютера, появляется стартовое окно с приветствием. В нем нужно указать иденти­фикационные данные пользователя и ключ компакт-диска, который можно найти на наклейке конверта компакт-диска. Рисунок 4 – Окно для ввода данных пользователя и ключа компакт-диска 7. В следующем окне программа установки предложит принять условия лицензии, определяющие права пользователя в отноше­нии устанавливаемой копии Excel 2000. Для продолжения установки, необходимо принять эти условия, выбрав опцию I accept the terms in the License Agreement. Рисунок 5 – Окно для принятия лицензионных условий Рисунок 6 – Выбор вариант установки 8. Программа установки предложит возможность выбрать стан­дартную установку (Install Now) или задать оригинальный компонентный состав и расположение устанавливаемого про­граммного обеспечения (Customize). Если устанавливается Excel 2000 поверх старой версии, то стандартная установка будет воспроизводить компонентный состав, настройки и рас­положение предыдущей версии и выполнит обновление Обо­зревателя до версии Internet Explorer 5.0. Если необходимо задать выборочную установку (Customize), придется дополнительно указать местоположение устанавливае­мой копии Excel 2000. В следующем окне программа установки предложит стандартное место для установки Excel 2000 Рисунок 7 – Определение места расположения устанавливаемой копии Excel 2000 (C:\Program Files\Microsoft Office), которое можно изменить, щелкнув на кнопке Browse (Выбор папки). В средней части окна приведена информация о доступных в системе логических дис­ках, свободном (Available) пространстве на них и пространстве, необходимом для установки (Required). 9. Если на компьютере установлена предыдущая версия Excel, то в следующем окне можно решить, стоит ли сохранить ее параметры в устанавливаемой версии. 10. В следующем окне будет представлен выбор компонентов MS Office 2000 и общих офисных утилит, которые должны быть уста­новлены на ваш компьютер. В дереве иерархии Microsoft Office 2000 каждому компоненту, устанавливаемому независимо, соответствует отдельная кнопка, щелкнув на которой можно определить способ установки данного компонента. Рисунок 8 – Выбор устанавливаемых компонентов по дереву иерархии Microsoft Office 2000 Если компонент состоит из нескольких элементов, каждый из которых можно установить независимо от других, то слева от него на дереве присутствует значок "+". Щелчок на таком значке, позволяет структуре компонента отобразится на экране. Щелчок на кнопке компонента открывает меню, в котором можно вы­брать вариант установки данного компонента. Вариант Run from My Computer обеспечивает обычную установку на жесткий диск. Выбор варианта Run from CD предполагает запуск данного компонента непосредственно с компакт-диска, что экономит место на винчестере, но требует постоянного присутствия уста­новочного компакт-диска в накопителе и существенно снижает скорость работы Excel 2000.
Опция Installed on First Use откладывает установку данного компонента вплоть до момента первого обращения к нему в ходе работы Excel 2000. В момент такой отложенной установки в на­копителе должен находиться установочный компакт-диск Mi­crosoft Office 2000. Для отказа от установки указанного компо­нента следует выбрать опцию Not Available. Описанный выбор можно осуществить для каждого компонента отдельно.
Рисунок 9 – Варианты установки компонентов Excel 2000 После нажатия кнопки Install Now программа установки на­чинает копирование выбранных компонентов на диск. По завершении копирования будет выполнена перезагрузка сис­темы и ее переконфигурирование. Через некоторое время на экране появится сообщение об успешной установке выбранных ком­понентов Microsoft Office 2000 и можно приступать к работе с Excel. 1.4 Актуальность темы Макросы являются одной из незаменимых функцией для пользователей ПК при работе с программами пакета MS Office. Макрос удобен тем что позволяет выводит часто используемую последовательность действий на экран с помощью комбинаций клавиш или кнопки на панели инструментов. 2 ТЕХНОЛОГИЧЕСКОЕ ОПИСАНИЕ 2.1 Запись макросов Совсем не обязательно вводить инструкции макроса символ за символом. Microsoft Excel 2000 может создать макрос, записывая действия оператора по выбору команд меню, нажатию клавиш и т. д., необходимые для выполнения той или иной задачи. После записи последовательности действий можно запускать макрос вся­кий раз, когда нужно выполнить эту задачу снова. Такая возможность вос­произведения действий особенно полезна для автоматизации длительных или часто повторяющихся процессов, таких, например, как ввод и форматирова­ние таблиц или печать определенной части рабочего листа. Процесс записи макроса состоит из трех шагов. Сначала нужно активизировать режим записи макроса и присвоить ему имя. Затем выполнить действия, которые требуется записать, например выбор команд меню, выделение ячеек и ввод данных. После этого необходимо остановить запись макроса. Описанный процесс можно рассмотреть на примере создания простого макроса, кото­рый вставляет в рабочий лист название и адрес фирмы. Нужно сохранить и закрыть все открытые книги и затем создать новую. Потом выб­рать в меню Сервис (Tools) команду Параметры (Options) и на вкладке Правка (Edit) открывшегося окна диалога проверить, что флажок Переход к другой ячейке после ввода (Move Selection After Enter) снят. После этого выполнить опи­санные ниже действия. 1. Выбрать в меню Сервис команду Макрос (Macro) и затем — Начать запись (Record New Macro). (В кратком варианте меню Сервис команда Макрос обычно отсутствует. Для ее отображения необходимо нажать двойную стрелку в нижней части меню.) Excel выведет на экран окно диалога Запись макроса (Record Macro), в соответствии с рисунком 10. Рисунок 10 – Окно диалога Запись макроса 2. Назначить имя макросу. Можно принять предложенное Excel имя (Макрос1) или ввести другое, в данном случае CompanyAddress. 3. Назначить макросу комбинацию клавиш, введя в поле Сочетание клавиш (Short­cut Key) букву, в данном случае прописную А. 4. Чтобы сохранить макрос в текущей книге, нужно убедиться, что в раскрывающемся списке Сохранить в (Store Macro In) выбран пункт Эта книга (This Workbook). Макрос, сохраненный в личной книге макросов, становится доступен сразу после запуска Excel, в то время как перед использованием макроса, сохра­ненного в любой другой книге, необходимо открыть эту книгу. Оба варианта имеют свои достоинства, о которых вы узнаете позже в данной главе. 5. Ввести краткий комментарий к макросу в поле Описание (Description). Для данного примера написать Ввод адреса фирмы. 6. Чтобы начать запись, необходимо нажать кнопку ОК. Excel выведет в строке состояния сообщение Запись (Recording), и на экране появится панель инструментов Остановка записи (Stop Recording) (В соответствии с рисунком 11) с кнопкой Остановить запись (Stop Recording Macro). Рисунок 11 – Панель инструментов Остановка записи 7. Выделить ячейку А6 и ввести Региональная Торговая Компания Нажать клавишу #П#, чтобы выделить ячейку А7, и ввести Морская улица 15 Нажать клавишу #П#, чтобы выделить ячейку А8, и ввести 325611 Кузнецк, Россия Нажать клавишу Enter. 8. Нажать кнопку Остановить запись (Stop Recording Macro) на панели инструмен­тов Остановка записи (Stop Recording) или выбрать в меню Сервис (Tools) команду Макрос (Macro) и затем — Остановить запись (Stop Recording). Этот шаг необходим, иначе Excel будет продолжать запись совершаемых действий бесконечно. Чтобы проверить работу нового макроса, необходимо очистить лист и нажать клавиши Ctrl+ Shift+ A. Excel запустит макрос и выполнит все действия в той же после­довательности, в которой они были записаны. 2.1 Контроль качества В некоторых программах электронных таблиц при неправильном вводе слова или при ошибочном выборе команды записываются как сама ошибка, так и действия, связанные с ее исправлением. В отличие от них Excel не записывает действие, пока вы оно его не завершится. Например, Excel не записывает выделение ячейки, пока не выполнить в ней некоторое действие, например форматирование или редактирование. Подобным об­разом, в макрос не записывается команда меню, которая открывает окно диалога, пока не будет нажата кнопка ОК в этом окне. Если нажать в нем кнопку Отмена, то Excel не включит данную команду в макрос. 2.2 Использование окна диалога Макрос Чтобы запустить макрос, совсем не обязательно знать назначенное ему соче­тание клавиш. С той же целью можно использовать окно диалога Макрос (Macro). 1. Выбрать в меню Сервис (Tools) команду Макрос (Macro) и затем — Макросы (Macros), чтобы открыть окно диалога Макрос, в соответствии с рисунком 12; Рисунок 12 – Макросы можно запускать из окна диалога Макрос 2. Выбрать имя макроса и нажать кнопку Выполнить (Run). В следующем разделе, окно диалога Макрос можно также использовать для просмотра и редактирования макросов. 2.3 За сценой: среда Visual Basic После нажатия кнопки ОК в окне диалога Запись макроса (Record Macro) Excel вставляет в текущую книгу так называемый модуль (module). При вводе в активном листе названия и адреса фирмы, Excel записывает действия и встав­ляет в модуль соответствующие инструкции Visual Basic. Но новый модуль не появляется в книге вместе с другими листами. Чтобы его увидеть, в меню Сервис нужно выбрать команду Макрос и затем — Макросы. После этого в открывшемся окне диалога Макрос выделить только что созданный макрос CompanyAddress и нажать кнопку Изменить (Edit). Запустится неза­висимое от Excel приложение, редактор Visual Basic, и появится модуль, содержащий макрос CompanyAddress, в соответствии с рисунком 13.
Модуль совсем не похож на рабочий лист. Вместо сетки строк и столбцов- окно, которое можно встретить в текстовом процессоре. Это окно содержит меню, команды которых позволяют редактировать, отлаживать и запускать программы Visual Basic. В модуле можно вводить, копировать, вставлять, перемещать и удалять инструкции Visual Basic и комментарии, используя приемы, знакомые уже по текстовым процес­сорам. Конечно, можно переключаться из редактора Visual Basic в Excel и обратно с помощью соответствующих кнопок на панели задач Windows.
Рисунок13 – Excel преобразует действия, которые вы выполняете, в инструкции Visual Basic и вставляет их в модуль Среда Microsoft Visual Basic интересна во многих отношениях. В правой части редактора Visual Basic находится окно, в котором отображается модуль, содержащий инструкции. Первая и последняя строки исходного кода являются начальной и конечной точками макроса, то есть макрос начинается инструкцией Sub, содержащей его имя, а заканчивается инструкцией End Sub. (Специальные термины Visual Basic называются ключевыми словами (keywords) и на цветном мониторе отображаются синим цветом. Можно просмотреть или изменить цвета, назначаемые различным элементам макросов Visual Basic, если в меню Tools (Сервис) редактора Visual Basic выбрать команду Options (Параметры) и затем в открывшемся окне диалога перейти на вкладку Editor Format (Формат). 2.4 Получение справки по ключевым словам Visual Basic Чтобы получить подробную информацию о ключевом слове, необходимо щелкнуть на нем и нажать клавишу F1. Если в модуле, представленном на рисунок 13, устано­вить курсор на ключевом слове Sub и нажать F1, Excel выведет на экран справку, содержащую описание инструкции Sub, в соответствии с рисунком 14. Рисунок 14 – Справка по инструкции Sub Многие разделы справки по ключевым словам Visual Basic содержат ссылку, после щелчка по которой открывается другой экран справки с одним или несколькими примерами использования ключевого слова в процедурах Visual Basic. (Например, в окне на рисунок 14 можно щелкнуть на слове Example (Пример) прямо под заголовком Sub Statement (Инструкция Sub). Можно скопировать инструкции из примера и вставить их в модуль, а затем изменить их в соответствии со своими задачами. 2.5 Объекты, свойства и методы Visual Basic является объектно-ориентированным языком. Это означает, что все элементы в среде Excel рассматриваются как объекты, а не как абстракт­ное множество структур данных или пикселов на экране. В соответствии с рисунком 15, каждый объект является контейнером для всех объектов, находя­щихся внутри него (если они имеются). Наибольший объект — это само приложение Excel, содержащее все другие объекты. Первой инструкцией Visual Basic в макросе Company Address после инструк­ции Sub (не считая комментариев, начинающихся с апострофа) является ин­струкция Range ("A6"). Select Эта инструкция иллюстрирует важную особенность Visual Basic: синтаксис многих инструкций сначала задает объект (object), а затем действие с этим объектом. Объектом может быть диапазон, рабочий лист, графический объект, книга — любой из 100 с лишним типов объектов Excel. В данной инструкции объект Range — это ссылка на ячейку А6, а выполняемое действие — выделение диапазона. Рисунок 15 – Каждый из указанных объектов является контейнером для всех объектов внутри него Объекты Visual Basic также имеют методы (methods), то есть набор дейст­вий, которые они «умеют» выполнять. Методы подобны глаголам. Чтобы пояснить это понятие, можно «создать» в Visual Basic дрессированного киберпса. Чтобы заставить его лаять, можно использовать «инструкцию» Dog. Bark Но киберпес может (или должен) не только подавать голос. Например, он обязан понимать команды Сидеть (Sit), Барьер (RollOver), Принести (Fetch): Dog. Sit Dog. RollOver Dog. Fetch Наш киберпес может лаять, перепрыгивать через барьер, приносить предметы и т. д. Перечисленные действия являются его методами. Каждый объект имеет свой список методов, которые он способен выполнять. Объект Range, например, поддерживает почти 80 различных методов, позволяющих копиро­вать и вставлять ячейки, выполнять сортировку, форматирование и т. д. Подобно объектам реального мира, объекты Visual Basic имеют свойства (properties). Если считать, что объекты — это существительные, а методы — глаголы, то свойства являются прилагательными. Свойство — это качество или характеристика объекта, например, его цвет или узор. Такие характерис­тики киберпса, как его окрас, число пятен, длина хвоста и громкость лая являются свойствами этого объекта. Свойство объекта задается инструкцией, включающей в себя имя свойства, знак равенства и требуемое значение. Продолжая пример с псом, можно было бы задать длину его хвоста с помощью инструкции Dog. TailLength = 10 Здесь TailLength является свойством объекта Dog. Например, если рассмотреть третью исполняемую инструкцию в макросе CompanyAddress: ActiveCell. FormulaR1C1 = "Региональная Торговая Компания" Эта инструкция изменяет одно из свойств активной ячейки. В данном макросе свойство FormulaR1C1 позволяет задать содержимое активной ячейки, в кото­рую в данном случае вводится название фирмы, Региональная Торговая Ком­пания. Оставшиеся инструкции в макросе CompanyAddress обеспечивают выделение и ввод текста в еще две ячейки: макрос поочередно выделяет ячейки А7 и А8 и вводит текст в каждую из них. 2.6 Просмотр объектов Можно просмотреть имеющиеся в Excel типы объектов, их методы и свойства, переключившись в редактор Visual Basic. Для этого в меню Сервис (Tools) выбрать команду Макрос (Macro) и затем — Редактор Visual Basic (Visual Basic Editor). Потом в меню View (Вид) выбрать команду Object Browser (Про­смотр объектов). Появится окно, показанное в правой части рисунка 16. Список в левой части этого окна содержит классы (classes) объектов, имеющиеся в Excel. Можно рассматривать класс как шаблон или описание типа объекта. Например, конкретная диаграмма является объектом, относящимся к классу Chart. В Visual Basic классы принадлежат проекту или библиотеке. Если выбрать пункт Excel в раскрывающемся списке Project/Library (Проекты/Библиотеки), то в списке Classes (Классы) будут выведены классы объектов, принадлежащие Excel, как показано на рисунке. Например, если прокрутить левый список и выбрать в нем класс Range, то список справа будет содержать перечень свойств и методов (они называются компонентами класса — members) объекта Range, в соответствии с рисунком 17. Рисунок 16 – Список классов объектов, принадлежащих приложению Excel
Рисунок 17 – Объект Range и несколько его методов 2.7 Семейства объектов Существует возможность иметь несколько экземпляров одного и того же объекта Visual Basic. Все вместе эти экземпляры образуют семейство (collection). Конкрет­ный экземпляр в семействе объектов идентифицируется с помощью имени или индекса. Например, семейством всех листов в книге является Sheets() Конкретный экземпляр листа можно указать следующим образом:
Sheets (3) 'Третий лист в семействе. или Sheets ("Итоги") 'Именованный экземпляр листа. В Visual Basic каждый элемент семейства имеет собственный индекс, но ин­тервал значений индексов не обязательно непрерывен, и поэтому при удале­нии одного экземпляра объекта индексы других экземпляров могут остаться прежними. Например, если удалить Sheets (3) из семейства 12 листов книги, нет гарантии, что Excel перенумерует Sheets (4) и т. д. до Sheets (12), чтобы заполнить разрыв. В других языках программирования для многократного повторения операции можно использовать конструкцию For . Next, например For n = 1 to 12 'Активизация каждого листа Sheets (n). Activate Next n Если выполнить эти инструкции после удаления листа Sheets (3), то Visual Basic выведет сообщение об ошибке и остановит макрос, поскольку Sheets (3) больше не существует. Для таких ситуаций Visual Basic предлагает конструк­цию For Each . Next, которая применяет ряд инструкций к каждому элементу семейства без учета их индексов. Например, предположим, что нужно присвоить имя каждому листу активной книги, вводя в ячейку А1 значения Sheet 1, Sheet 2 и т. д. Так как в общем случае количество листов в книге может быть неизвестно, можно воспользоваться следующим макросом Visual Basic: Sub EnterSheetNum() n = 0 For Each Sheet In Sheets () n = n+ 1 Sheet. Activate Range ("A1"), Select ActiveCell. FormulaR1C1 = "Sheet"+ Str (n) Next End Sub Можно установить свойство объекта, содержащегося в другом объекте, задав «подобъект» в виде последовательности вложенных объектов. Напри­мер, чтобы макрос EnterSheetNum выполнялся быстрее, можно установить свойство FormulaR1C1 ячейки А1 каждого листа без его предварительной акти­визации. Для этого достаточно заменить следующие инструкции: Sheet. Activate Range ("A1"). Select ActiveCell. FormulaR1C1 = "Sheet"+ Str (n) одной строкой: Sheet. Range ("A1"). FormulaR1C1 = "Sheet"+ Str (n) Последняя инструкция означает: Установить свойство FormulaR1C1 ячейки А1 листа равным «Sheet n». Основной результат этого изменения заключает­ся в том, что новый макрос выполняется быстрее, поскольку он не заставляет Excel активизировать каждый лист перед вводом текста. 2.8 Имена аргументов метода В Visual Basic многие методы имеют аргументы, которые позволяют задать параметры выполняемых действий. Если у киберпса метод Wag (вилять) объекта Tail (хвост) имеет аргументы (например, wagRate — количес­тво виляний в секунду, wagTime — продолжительность виляния в секундах и wag Arc — размах виляния в градусах), их можно задать, использовав один из двух вариантов синтаксиса. В первом варианте, который часто называется синтаксисом по имени (by­name syntax), используемые аргументы указываются по имени и в произволь­ном порядке. Например, следующая инструкция заставляет киберпса вилять хвостом три раза в секунду в течение часа с амплитудой 180 градусов: Robodogs('Fido"). Tail. Wag wagRate: = 3,_ wagTime: = 3600,_ wagArc: = 180 Для присваивания значения аргументу используется двоеточие и знак равен­ства, аргументы отделяются друг от друга запятой. При использовании второго варианта, который обычно называется синтакси­сом по позиции (by-position syntax), аргументы вводятся в предписанном порядке. (Порядок аргументов для каждого метода приведен в справочной системе Microsoft Visual Basic.) Например, предыдущая инструкция, записан­ная в синтаксисе по позиции, имеет следующий вид: Robodogs ("Fido"). Tail. Wag (3, 3600, 180) Нужно обратить внимание, что список аргументов заключен в круглые скобки. Син­таксис по позиции не так удобен, как синтаксис по имени, поскольку требует запоминания порядка следования аргументов. Кроме того, когда впослед­ствии будет просматриваться текст программы, то отсутствие имен аргументов не освежит память и практически ничего не скажет о примененных па­раметрах. 2.9 Вставка инструкций в существующий макрос Предположим, что записан макрос, который вводит ряд заголовков, ус­танавливает для них шрифт и рисует рамку. Затем обнаружилось, что пропущен какой-то шаг или записан неправильно, например применен не тот тип границы. Что делать в этом случае? Предыдущие версии Excel позволяли вносить изменения в существующий макрос посредством дозаписи в него последовательности действий, начиная с заданной позиции, с помощью команд Отметить позицию (Mark Position For Recor­ding) и Записать с отметки (Record At Mark). В последней версии среды Visual Basic эти средства не поддерживаются. Чтобы добавить инструкции в сущес­твующий макрос, нужно записать действия во временный макрос и затем скопировать инструкции из него в изменяемый макрос. Например, чтобы добавить в макрос CompanyAddress шаг, который устанав­ливает шрифт для названия фирмы, выполните описанные ниже действия. 1. Переключиться в лист, содержащий введенный ранее адрес, и выделить ячейку А6 с названием фирмы. 2. В меню Сервис (Tools) выбрать команду Макрос (Macro) и затем — Начать запись (Record New Macro), чтобы открыть окно диалога Запись макроса (Record Macro). Ввести MacroTernp в поле Имя макроса (Macro Name) и нажать кнопку ОК. Excel выведет на экран панель инструментов Остановка записи (Stop Recording). 3. Выбрать в меню Формат (Format) команду Ячейки (Font). Затем в списке шрифтов на вкладке Шрифт (Font) открывшегося окна диалога выбрать шрифт Arial (или другой установленный шрифт) размером 14 пунктов и указать полужирный курсив. Затем нажать кнопку ОК, чтобы применить эти форматы. 4. Нажать кнопку Остановить запись (Stop Recording) на панели инструментов Остановка записи. 5. В меню Сервис выбрать команду Макрос и затем — Редактор Visual Basic (Visual Basic Editor). Если окно проекта отсутствует на экране, в меню View (Вид) выбрать команду Project Explorer (Окно проекта). Окно проекта содержит список объектов, принадлежащих активной книге: три листа, объект, представляющий книгу в целом, и один модуль. 6. Дважды щелкнуть на строке Module1. Появится окно, содержащее записан­ные макросы, в соответствии с рисунком 18. Прокрутить его вниз, чтобы вывес­ти на экран весь текст макроса MacroTemp. Рисунок18 – Макрос MacroTemp, содержащий только что записанные инструкции 7. Выделить в макросе все строки конструкции With . End With и затем в меню Edit (Правка) выбрать команду Copy (Копировать). 8. Прокрутить окно вверх, чтобы вывести на экран макрос Company Address.
9. Щелкнуть в начале строки, содержащей инструкцию Range ("A7"). Select Затем нажать клавишу Enter, чтобы вставить пустую строку, и укажите точку вставки, щелкнув в начале пустой строки. 10. В меню Edit (Правка) выбрать команду Paste (Вставить). 11. Прокрутить окно вверх и удалить весь макрос CompanyAddress от инструк­ции Sub до инструкции End Sub.
12. Наконец, в меню View (Вид) выбрать команду Microsoft Excel, чтобы пере­ключиться в Excel. Можно проверить работу измененного макроса, нажав клавиши Ctrl+ Shift+ A. Теперь макрос не только вводит адрес, но также применяет задан­ные форматы шрифта. Ниже представлен исходный текст макроса CompanyAddress: Sub CompanyAddress () Range ("A6"). Select ActiveCell. FormulaR1C1 = "Региональная Торговая Компания" With Selection. Font . Name = "Arial" . FontStyle = "полужирный курсив" . Size = 14 . Strikethrough = False . Superscript = False . Subscript = False . OutlineFont = False . Shadow = False . Underline = xlUnderlineStyleNone . Colorlndex = xlAutomatic End With Range ("A7"). Select ActiveCell. FormulaR1C1 = "Морская улица 15" Range ("A8"). Select ActiveCell. FormulaR1C1 = "325611 Кузнецк, Россия" End Sub Конструкция With . End With задает ряд свойств объекта, в данном случае — шрифта текущего выделения. Эта конструкция позволяет использовать крат­кую форму записи последовательности инструкций Visual Basic, которые иначе имели бы следующий вид: Selection. Font, Name = "Arial" Selection, Font. FontStyle = "Полужирный курсив" Selection. Font. Size = 14 Selection. Font. Strikethrough = False Selection. Font. Superscript = False и т. д. В макросе CompanyAddress оба объекта, ActiveCell и Selection, указывают на один и тот же диапазон, а именно ячейку А6. Поскольку ряд параметров форматирования шрифта можно применить к целому диапазону, то Excel использует ключевое слово Selection вместо ActiveCell. 2.10 Использование абсолютных и относительных ссылок В макросе CompanyAddress Excel записывает адреса ячеек в виде абсолютных ссылок в формате А1, и поэтому макрос всегда вводит отформатированный адрес фирмы в ячейку А6. В Visual Basic выделение ячеек записывается в виде абсолютных ссылок, пока не будет нажата кнопка Относительная ссылка (Relative Reference) на панели инструментов Остановка записи (Stop Recording). После этого кнопка будет выглядеть нажатой, показывая тем самым, что при дальнейшей записи макроса используются относительные ссылки на ячейки. Во время записи макроса можно в любое время переключаться с относи­тельных ссылок на абсолютные, или наоборот. Предположим, что вместо вставки названия и адреса фирмы в ячейки А6: А8 активного листа нужно вставить адрес в ячейку, которая окажется актив­ной на момент запуска макроса. Для этого нужно создать новую версию макроса CompanyAddress (назовем ее Company AddressRel), в которой будут использоваться относительные ссылки вместо абсолютных. 1. Необходимо переключиться в рабочий лист, выделите ячейки А6: А8, в меню Правка (Edit) выбрать команду Очистить (Clear) и затем — Все (All). После этого выделить ячейку А6. 2. В меню Сервис (Tools) выбрать команду Макрос (Macro) и затем — Начать запись (Record New Macro). В окне диалога Запись макроса (Record Macro) указать CompanyAddressRel в качестве имени макроса, в поле Сочетание клавиш (Shortcut Key) ввести строчную букву а, и в поле Описание (Description) — Ввод адреса фирмы в произвольную ячейку. Нажать кнопку ОК, и Excel выведет на экран панель инструментов Остановка записи (Stop Recording). 3. На панели инструментов Остановка записи нажать кнопку Относительная ссыл­ка (Relative Reference). (После этого кнопка должна выглядеть нажатой, пока­зывая тем самым, что записываются относительные ссылки.) 4. В меню Формат (Format) выбрать команду Ячейки (Cells). Задайте 14-пунктный шрифт Arial и полужирный курсив, а затем нажать кнопку ОК. 5. Ввести текст Региональная Торговая Компания Нажать клавишу -1- и ввести Морская улица 15 Еще раз нажать клавишу #П# и ввести 325611 Кузнецк, Россия Затем нажать клавишу Enter. 6. Нажать кнопку Остановить запись (Stop Recording). Нужно проверить созданный макрос, выделяя разные ячейки и нажимая клавиши Ctrl+ a (на этот раз без клавиши Shift). Если переключиться в Visual Basic, нужно открыть Module1 и найти макрос Company AddressRel, то можно увидеть текст, представленный ниже: Sub CompanyAddressRel() 'CompanyAddressRel Макрос 'Ввод адреса фирмы в произвольную ячейку 'Сочетание клавиш: Ctrl+ a ActiveCell. FormulaR1C1 = "Региональная Торговая Компания" With Selection. Font . Name = "Arial" . FontStyle = "Полужирный курсив" . Size = 14 . Strikethrough = False . Superscript = False . Subscript = False .OutlineFont = False .Shadow = False .Underline = xlUnderlineStyleNone .Colorlndex = xlAutomatic End With ActiveCell, Offset (1, 0). Range ("A1"). Select ActiveCell. FormulaR1C1 = "Морская улица 15" ActiveCell. Offset (1, 0). Range ("A1"). Select ActiveCell. FormulaR1C1 = "325611 Кузнецк, Россия" End Sub Первоначальный макрос CompanyAddress вводит адрес фирмы в диапазон А6: А8 независимо от того, какая ячейка является активной при его запуске. Новый же макрос вводит адрес, начиная с активной ячейки, независимо от того, где она расположена. Если сравнить две версии макроса, то можно увидеть, что они отличаются только инструкциями, используемыми для выделения ячеек. Например, новая версия макроса не содержит инструкции для выделения первой ячейки, поскольку в ней применяются относительные ссылки, и первая ячейка уже выделена. Кроме того, для выделения второй ячейки первоначальный макрос использует инструкцию Range ("A7"). Select В то же время в новой версии употреблена инструкция ActiveCell. Offset (1, 0). Range ("A1"). Select Чтобы перейти из активной ячейки в следующую, расположенную ниже, в новом макросе Visual Basic применяет к выделенному объекту метод Offset с двумя аргументами, задающими смещение по строкам и по столбцам. Ключе­вое слово Range возвращает диапазон, имеющий ту же размерность, что и его аргумент. В данном случае аргумент «A1» задает диапазон, состоящий из одной ячейки. Наконец, метод Select выделяет этот диапазон, как и в перво­начальном макросе. Очевидно, что при использовании макроса с относительными ссылками рас­положение активной ячейки имеет большое значение. Перед запуском этого макроса обязательно выделить ячейку, в которую нужно ввести адрес. Иначе адрес будет введен там, где случайно оказалась активная ячейка. Основное различие между ссылками на ячейки в рабочем листе и в модуле состоит в следующем: в рабочем листе символ $ указывает на то, что ссылка на столбец или строку является абсолютной, а в модуле все ссылки являются абсолютными. Таким образом, относительные ссылки в модуле могут быть построены только посредством применения метода Offset к объекту Range, использующему абсолютные ссылки.
Какая форма лучше — абсолютная или относительная? Абсолютные ссылки обычно используются, когда хочется выполнить одно и то же действие в одном и том же месте нескольких листов или когда нужно выполнить неко­торое действие несколько раз в одном и том же месте одного листа. Относи­тельные ссылки удобны, что имеется возможность выполнять дей­ствие в любом месте рабочего листа.
2.11 Макросы и процедуры Предположим, при создании сложного макроса обнаружилось, что наряду с другими операциями он должен выполнять задачу, которая уже была записа­на ранее в виде другого макроса. Или предположим, что задачу, записанную как часть макроса, на самом деле удобнее использовать в виде отдельного макроса. Что касается макроса Company Address, то, например, было бы полезно иметь возможность легко и быстро применять форматы шрифта, используемые для названия фирмы, к другим элементам в рабочем листе. В Visual Basic можно без труда разделить большой макрос на ряд небольших или из нескольких макросов создать один большой. Макрос, который исполь­зуется другим макросом, называется процедурой (subroutine). Процедуры облегчают создание сложных макросов, поскольку достаточно написать только один набор инструкций, а не повторять их снова и снова. При использовании одного макроса в другом вызывается процедура, указывая ее имя. В качестве примера можно разделить макрос CompanyAddressRel на две части. 1. Необходимо переключиться в макрос CompanyAddressRel и выделить инструкции, кото­рые форматируют название фирмы: With Selection. Font . Name = "Arial" . FontStyle = "Полужирный курсив" . Size = 14 . Strikethrough = False . Superscript = False . Subscript = False . OutlineFont = False . Shadow = False . Underline = xlUnderlineStyleNone . Colorlndex = xlAutornatic End With 2. В меню Edit (Правка) выбрать команду Cut (Вырезать). 3. Щелкнуть ниже инструкции End Sub в конце макроса CompanyAddressRel, затем ввести Sub CompanyFont () Нажать клавишу Enter, чтобы начать новую строку. 4. В меню Edit (Правка) выбрать команду Paste (Вставить), чтобы вставить вырезанные инструкции. Создан новый макрос CompanyFont, удалив инструкции форматирования шрифта из макроса CompanyAddressRel. Как уже отмечалось, чтобы запустить из одного макроса другой, нужно указать в нем имя вызываемого мак­роса. Можно изменить макрос CompanyAddressRel, чтобы в нем использовался мак­рос CompanyFont. 1. Щелкнуть в конце инструкции ActiveCell. FormulaR1C1 = "Региональная Торговая Компания" Нажать клавишу Enter, чтобы вставить новую строку. 2. Ввести CompanyFont. После этого два макроса должны иметь следующий вид: Sub CompanyAddressRel () ActiveCell. FormulaR1C1 = "Региональная Торговая Компания" CompanyFont ActiveCell. Offset (1, 0). Range ("A1"). Select ActiveCell. FormulaR1C1 = "Морская улица 15" ActiveCell. Offset (1, 0). Range ("A1"). Select ActiveCell. FormulaR1C1 = "325611 Кузнецк, Россия" End Sub Sub CompanyFont () With Selection. Font . Name = "Arial" . FontStyle = "Полужирный курсив" . Size = 14 . Strikethrough = False . Superscript = False . Subscript = False . OutlineFont = False . Shadow = False . Underline = xlUnderlineStyleNone . Colorlndex = xlAutomatic End With End Sub Когда будет запущен макрос Company AddressRel, нажав клавиши Ctrl+ a, Excel будет последовательно выполнять инструкции этого макроса, начиная с пер­вой. Когда Excel встретит инструкцию, вызывающую макрос Company Font, программа перейдет к первой строке этого макроса. После выполнения End Sub в конце макроса Company Font Excel возвратится к инструкции, расположен­ной непосредственно за вызовом Company Font в макросе Company AddressRel, и продолжит его выполнение, пока не дойдет до инструкции End Sub в конце макроса CompanyAddressRel. 2.12 Другие способы запуска макросов Ранее в данной экзаменационной работе было назначено макросу CompanyAddress сочетание кла­виш Ctrl+ Shift+ A. Excel предоставляет еще несколько способов запуска макро­сов. Можно назначить макрос команде, которая появляется в одном из меню Excel, кнопке на панели инструментов или графическому объекту. Можно также назначить макрос кнопке, находящейся в рабочем листе или на диа­грамме. 2.13 Использование личной книги макросов При записи макроса CompanyAddress было предложено поместить его в модуле, принадлежащем активной книге. Но, как уже было сказано, помещен­ный в модуль макрос становится доступен только после открытия книги, содержащей этот макрос. Если необходимо, чтобы макрос был доступен всегда, нужно сохранить его в личной книге макросов. Хотя эта книга обычно скрыта, можно вывести ее на экран, выбрав в меню Окно (Window) команду Отобразить (Unhide) и дважды щелкнув на книге Personal в окне диалога Вывод на экран скрытого окна книги (Unhide). Если еще ничего не было сохранено в личной книге макросов, то файл Personal.xls в списке этого окна диалога не появится. Чтобы разрешить эту проблему, перед записью любого простого макроса нужно выбрать пункт Личная книга макросов (Personal Macro Workbook) в раскрывающемся списке Сохранить в (Store Macro In) окна диалога Запись макроса (Record New Macro). Excel создаст личную книгу макросов и поместит файл Personal.xls в основную папку Excel. Личная книга макросов первоначально содержит только один модуль, но можно добавить в нее другие модули или даже рабочие листы. Например, личную книгу макросов можно использовать для хранения модулей, содержа­щих макросы общего назначения, например макросы, которые вводят адреса фирм и клиентов, Чтобы перенести существующий макрос в личную книгу макросов, необходимо выполнить описанные ниже действия. 1. В меню View (Вид) редактора Visual Basic выбрать команду Project Explorer (Окно проекта) и затем открыть модуль, содержащий нужный макрос. 2. Выделить макрос (обязательно включите в выделение все инструкции ма­кроса, в том числе Sub и End Sub) и затем в меню Edit (Правка) выбрать команду Cut (Вырезать). 3. С помощью окна проекта открыть личную книгу макросов, Personal.xls, и затем открыть в ней модуль. 4. Установить курсор в том месте модуля, где будет помещен макрос, и выбрать в меню Edit (Правка) команду Paste (Вставить). 5. Наконец, переключиться обратно в Excel и выбрать в меню Окно (Window) команду Скрыть (Hide), чтобы скрыть личную книгу макросов. При заверше­нии текущего рабочего сеанса Excel спросит, нужно ли сохранить изменения в личной книге макросов. Нажать кнопку Да (Yes), чтобы сохранить скры­тую книгу. (Обязательно выбрать команду Скрыть перед сохранением лич­ной книги макросов, иначе она будет открываться при каждом запуске Excel.) 3 ТЕХНИКА БЕЗОПАСНОСТИ 1.5 Общие требования. ü На должность оператора ПЭВМ могут приниматься лица достигшие возраста 16 лет. ü К работе ПЭВМ допускаются лица, не имеющие медицинских противопоказаний.
ü Все вновь принятые на работу должны пройти инструктаж по ПБ и ТБ. ü На оператора ПЭВМ при работе за компьютерами действуют вредные факторы: рентгеновские и УФ - излучение, воздействия электромагнитного и электростатического полей, излучение монитора, блики на поверхности экрана. Опасным фактором является электрический ток.
ü Для защиты от вышеуказанных факторов необходимо применять специальные защитные экраны, которые стационарно устанавливаются и крепятся на дисплеях компьютеров, или использовать мониторы с защитой от излучений. Для удаления электростатических частиц пыли необходимо ежедневно протирать дисплей и защитный экран влажной хлопчатобумажной тканью. ü Для защиты от поражения электрическим током служат защитные кожуха устройств компьютера, защитное заземление всех устройств. При отсутствии указанных защитных средств работать за компьютером запрещается. Также запрещается работать при неисправных шнурах электропитания компьютера. 1.6 Включение компьютера. Для включения необходимо сделать следующее: ü включить стабилизатор напряжения, если компьютер подключен через стабилизатор напряжения; ü включить принтер (если он нужен); ü включить монитор компьютера; ü включить компьютер (переключателем на корпусе компьютера). ü После этого на экране компьютера появится сообщение о ходе работы программ проверки и начальной загрузки компьютера. 1.7 Выключение компьютера. Для выключения компьютера необходимо сделать следующее: ü закончить работающие программы; ü нажать кнопку Пуск и выбрать пункт меню Завершение работы; ü выключить компьютер (переключателем на корпусе компьютера); ü выключить принтер (если он есть); ü выключить монитор компьютера; ü выключить стабилизатор, если компьютер подключен через стабилизатор напряжения. 1.8 Работа с манипуляторами мыши. При работе с манипуляторами мыши необходимо использовать специальный резиновый коврик, для защиты механических частей от загрязнения. 1.9 Основные рекомендации специалистов фирмы IBM: 1. Не эксплуатируйте компьютер со снятой крышкой системного блока. 2. Используйте высококачественные мониторы с низким уровнем излучения, обычно они имеют обозначение LR- низкорадиционные. 3. Установите монитор так, чтобы на экране отсутствовали яркие блики от окна и отображающих предметов. 4. Не беритесь руками за проводку, заднюю стенку монитора. По мнению специалистов, эти не сложные правила могут избежать поражений электрическим током и вредных излучений. Но есть и другой фактор с которым необходимо считаться – утомления зрительного нерва более опасно, чем воздействия излучения, поскольку неблагоприятные воздействия могут быть необратимы. Для профилактики утомления зрительного нерва необходимо делать гимнастику для глаз и периодически проверять световосприятие. Если после длительной работы с мониторов вы видите на абсолютно белом потолке розовые пятна, это свидетельствует о сильной усталости. В этом случае рекомендуется установить защитный фильтр и периодичность закапывать глаза водой или умываться. 1.10 Требование безопасности во время работы. После включения компьютера оператор ПЭВМ должен проследить за результатами выполнения автоматических тестовых программ, которые проверяют исправность отдельных блоков компьютера сразу после его включения. Обязательно ежедневно делать прогон антивирусных программ. Во время работы экран монитора должен находиться на расстояние не ближе 0,5 метра от глаз пользователя. Запрещается компенсировать недостаток контрастности и яркости экрана, освещение уменьшением расстояния между уровнем глаз и поверхностью экрана. Расстояние между боковыми поверхностями мониторов – не менее 1,2 метра. Под ногами у оператора должен находиться резиновый коврик. Для обеспечения оптимальной работоспособностей и сохранения здоровья на протяжении рабочей смены должны устанавливаться регламентированные перерывы: ü При 8 - часовой смене – через 2 часа от начала смены и через 1,5- 2 часа после обеденного перерыва, продолжительностью 15 минут каждый или 10 минут через каждый час работы; ü При 12 - часовой рабочей смены - в первые 8 часов работы аналогично перерывам при 8- часовой смене, а в течение последних 4-х часов – каждый час продолжительностью 15 минут; ü При работе в ночную смену (с 22 часов до 6 утра) продолжительностью регламентированных перерывов должна увеличиваться до 60 минут. Продолжительность непрерывной работы не должна превышать с ПЭВМ без регламентированного перерыва не должна превышать 2 часов. При возникновении аварийной ситуации или ситуации, которая может привести к аварии, признаками которого являются: появления запаха горелой изоляции, самопроизвольных случайных действий со стороны программного обеспечения и других отклонений, оператор должен принять меры по отключению компьютера. В случае необходимости оператор должен уметь оказать доврачебную медицинскую помощь. ЗАКЛЮЧЕНИЕ И в заключении, целесообразно обобщить всё ранее сказанное и выделить основные моменты. 1 Макрос представляет собой записанную последовательность определенных действий. 2 Для записи макроса выполните команду Сервис \ Макрос \ Начать запись. 3 Назначение существующему макросу клавиши быстрого вызова и пункта меню выполняется с помощью команды Сервис \ Макрос. 4 Команда с относительными ссылками записывает макрос, обрабатывающий данные в любом месте рабочей книги. 5 Можно добавлять инструкции в существующий макрос. 6 Для удаления макроса (Сервис \ Макрос \ Макросы) нужно нажать мышью на его имени. При этом станут доступными кнопки окна диалога “Макрос”, в том числе кнопка Удалить. 7 Команда Сервис | Назначить макрос назначает макросы графическим объектам. 8 Можно создавать и использовать личную книгу макросов. 9 Вы можете вносить изменения непосредственно в текст программы, в которой на языке Visual Basic for Applications записана последовательность действий макроса. 10 Записанный макрос можно запустить на выполнение одним из следующих способов: — из основного меню — при помощи кнопки на панели инструментов — при помощи кнопки на рабочей области — нажатием комбинации клавиш клавиатуры — нажатием кнопкой мыши на графическом объекте СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ ПЭВМ – персональная электронно-вычислительная машина т. д. – так далее СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 1. Додж М., Эффективная работа с Excel 2000 – СПб.: Питер 2000. 2. Excel 2000 для Windows 98. Справочник Штайнер Й. 2000 ПРИЛОЖЕНИЯ ПРИЛОЖЕНИЕ 1 Установка Excel 2000