Внедрение новой информационной системы

Оглавление. Введение. Глава 1. Информационные технологии и информационные системы в управлении. 1.1. Классификация информационных технологий и систем. 1.2. Взаимосвязь организаций и информационных систем.
1.3. Виды информационных систем в организации. 1.4. Использование информационных систем в управлении. 1.5. Информационные технологии и новые организационные формы компаний. Глава 2. Интегрированная система управления промышленных предприятий России. 2.1 Структурные блоки ИСУ и их функции. 2.2 Интегрированная система управления как инструмент управления компаниями. 2.3 Принципы построения интегрированной системы управления компанией. 2.4 Этапы внедрения интегрированной системы управления. Глава 3. Результаты внедрения новой информационной системы. 3.1 Стратегия и миссия фирмы. 3.2 Технологическое обеспечение фирмы. 3.3 Техническое задание. 3.4 Вид исходящих данных. 3.5 Эффективность внедрения, общие оценки. 3.6 Прогнозируемый экономический эффект. Заключение. Список литературы.
Введение. Переход к рыночным отношениям в экономике и научно-технический прогресс чрезвычайно ускорили темпы внедрения во все сферы социально-экономической жизни российского общества последних достижений в области информатизации. Термин «информатизация» впервые появился при создании локальных многотерминальных информационно-вычислительных систем и сетей массового обслуживания. Информатизация в области управления экономическими процессами предполагает, прежде всего, повышение производительности труда работников за счет снижения соотношения стоимость/производство, а также повышения квалификации и профессиональной грамотности занятых управленческой деятельностью специалистов. В развитых странах проходят одновременно две взаимно связанные революции: в информационных технологиях и в бизнесе. Информационные технологии существовали давно, поэтому с развитием компьютеров и средств связи начали появляться различные вариации: «информационные и коммуникационные технологии», «компьютерные информационные технологии» и др. В настоящей работе под информационными технологиями будем понимать современное значение, то есть интеграцию компьютеров, электроники и средств связи. Существует множество определений данному термину, например: Информационная технология – системно организованная для решения задач управления совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления, поиска, обработки и защиты информации на базе применения развитого программного обеспечения, используемых средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которого информация предлагается клиентам. Существует связь между информационными технологиями и менеджментом. Менеджеру все время приходится принимать решения в условиях большой неопределенности: инфляция, изменения валютного курса, изменение налоговых и правовых условий работы, да и конкуренты не дремлют. Компьютеры могут быстро и точно просчитывать варианты и давать, таким образом, ответы на всевозможные вопросы подобного типа. В этом, пожалуй, одно из главных преимуществ компьютера над человеком. Информационные технологии обладают следующими свойствами, которые полезны для экономиста-менеджера: - помогают преодолевать пропасть между экономикой и математикой; - являются самыми эффективными носителями современных методов решения экономических задач; - способствуют согласованию экономических процедур с международными требованиями; - подключают к единому информационному пространству – экономическому и образовательному. Незаменимость компьютерной технологии в том, что она дает возможность оптимизировать и рационализировать управленческую функцию за счет применения новых средств сбора, передачи и преобразования информации. Реформа методов управления экономическими объектами повлекла за собой не только перестройку организации процесса автоматизации управленческой деятельности, но и распространение новых форм реализации этой деятельности. Цель данной работы исследовать – эффективность внедрения новой информационной системы, рассмотреть результаты ее использования.
Глава 1. Информационные технологии и информационные системы в управлении.
1.1. Классификация информационных технологий и систем. Информационные технологии в настоящее время можно классифицировать по ряду признаков, в частности: способу реализации в информационной системе, степени охвата задач управления, классам реализуемых технологических операций, типу пользовательского интерфейса, вариантам использования сети ЭВМ, обслуживаемой предметной области. Рассмотрим, связь между информационными системами и информационными технологиями. Управление – важнейшая функция, без которой немыслима целенаправленная деятельность любой социально-экономической, организационно-производственной системы (предприятия, организации, территории). Систему, реализующую функции управления, называют системой управления. Важнейшими функциями, реализуемыми этой системой, являются прогнозирование, планирование, учет, анализ, контроль и регулирование. Управление связано с обменом информацией между компонентами системы, а также системы с окружающей средой. В процессе управления получают сведения о состоянии системы в каждый момент времени, о достижении (или не достижении) заданной цели с тем, чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений. Таким образом любой системе управления экономическим объектом соответствует своя информационная система, называемая экономической информационной системой. Экономическая информационная система – это совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений.[7] Автоматизированная информационная система представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений. Таблица 1. Классификация информационных технологий.
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ По способу реализации в ИС Традиционные Новые информационные технологии По степени охвата задач управления Электронная обработка данных Автоматизация функций управления Поддержка принятия решений Электронный офис Экспертная поддержка По классу реализуемых технологических операций Работа с текстовым редактором Работа с табличным процессором Работа с СУБД Работа с графическими объектами Мультимедийные системы Гипертекстовые системы По типу пользовательского интерфейса Пакетные Диалоговые Сетевые По способу построения сети Локальные Многоуровневые Распределенные По обслуживаемым предметным областям Бухгалтерский учет Банковская деятельность Налоговая деятельность Страховая деятельность Другие Таким образом, информационная система может быть определена с технической точки зрения как набор взаимосвязанных компонентов, которые собирают, обрабатывают, запасают и распределяют информацию, чтобы поддержать принятие решений и управление в организации. В дополнение к поддержке принятия решений, координации и управлению информационные системы могут также помогать менеджерам проводить анализ проблемы, делают видимыми комплексные объекты и создают новые изделия.
Информационные системы содержат информацию о значительных людях, местах и объектах внутри организации или в окружающей среде. Информацией мы называем данные, преобразованные в форму, которая является значимой и полезной для пользователей. Данные, напротив, являются потоками сырых фактов, представляющих результаты, встречающиеся в организациях или в физической среде прежде, чем они были организованы и преобразованы в форму, которую пользователи могут понимать и использовать. По источникам поступления информацию можно разделить на внешнюю и внутреннюю. Внешняя информация состоит из директивных указаний вышестоящих органов, различных материалов центральных и местных органов управления, документов, поступающих от других организаций и предприятий-смежников. Внутренняя информация отражает данные о ходе производства на предприятии, о выполнении плана, о работе цехов, участков служб, о сбыте производства.[10] Все виды информации, необходимой для управления на предприятии, представляют собой информационную систему. Система управления и система информации на любом уровне управления образует единство. Управление без информации невозможно. Три процесса в информационной системе производят информацию, в которой нуждаются организации для принятия решений, управления, анализа проблем и создания новых изделий или услуг, - это ввод, обработка и вывод. В процессе ввода фиксируются или собираются непроверенные сведения внутри организации или из внешнего окружения. В процессе обработки этот сырой материал преобразуется в более значимую форму. На стадии вывода обработанные данные передаются персоналу или процессам, где они будут использоваться. Информационные системы также нуждаются в обратной связи, которая является возвращаемыми обработанными данными, нужными для того, чтобы приспособить элементы организации для помощи в оценке или исправлении обработанных данных. Существуют формальные и неформальные организационные компьютерные информационные системы. Формальные системы опираются на принятые и упорядоченные данные и процедуры сбора, хранения, изготовления, распространения и использования этих данных. Неформальные информационные системы (типа сплетен) основаны на неявных соглашениях и неписаных правилах поведения. Нет никаких правил, что является информацией или как она будет накапливаться и обрабатываться. Такие системы необходимы для жизни организации. К информационным технологиям они имеют весьма отдаленное отношение.[22] Хотя компьютерные информационные системы используют компьютерные технологии, чтобы переработать непроверенные сведения в значимую информацию, существует ощутимое различие между компьютером и компьютерной программой, с одной стороны, и информационной системой – с другой. Электронные вычислительные машины и программы для них – техническое основание, инструментальные средства и материалы современных информационных систем. Компьютеры обеспечивают оборудование для хранения и изготовления информации. Компьютерные программы, или программное обеспечение, являются наборами руководств по обслуживанию, которые управляют работой компьютеров. Но компьютеры – только часть информационной системы. С позиции делового видения информационная система представляет собой организационные и управленческие решения, основанные на информационных технологиях, в ответ на вызов, посылаемый окружающей средой. Понимать информационные системы – это не означает быть грамотным в использовании компьютеров, менеджер должен более широко понимать сущность организации, управления и технологий информационных систем и их возможность обеспечить решение проблем в деловой окружающей среде. [14]
1.2. Взаимосвязь организаций и информационных систем. Информационные системы и организации имеют взаимное влияние друг на друга. С одной стороны ИС должны присоединиться к организации, чтобы обеспечить необходимой информацией важные группы внутри организации. В то же время организация должна сознавать и открывать себя влияниям информационных систем, чтобы извлечь выгоду из новых технологий. Взаимодействие между информационными технологиями и организациями очень комплексно и подвержено влиянию большого числа факторов, включая структуру организации, стандартную технику эксплуатации, политику, культуру, окружающую среду и решения управления. Менеджеры должны сознавать, что информационные системы могут заметно изменять жизнь в организации. Они не в состоянии успешно проектировать новые системы или управлять существующими системами без понимания организации. Менеджеры решают какие системы будут построены, что они будут делать, как они будут выполнены и т.д. однако иногда эти результаты – чистая случайность и могут быть удачи и неудачи. Рассмотрим воздействие информационных систем на организацию, а также воздействие организаций на информационные системы. Технический взгляд на организацию позволяет рассматривать способы превращения входо в выходы, когда технологические изменения внедряются в компанию. Фирма видится как бесконечно гибкая, с капиталом и рабочей силой, замещающими друг друга совершенно легко. Но более реалистическое поведенческое представление организации предполагает, что создание новых информационных систем или переоборудование старых влияет намного больше, чем техническая перестановка машин или рабочих, что некоторые информационные системы изменяют организационный баланс прав, привилегий, обязательств, ответственностей и чувств, который установился за длительный период времени. Технологическое изменение требует изменений в том, кто обладает информацией, кто имеет право на доступ и модернизацию, кто принимает решения.[26] Технические и поведенческие представления организаций непротиворечивы. Техническое представление сообщает нам, как тысячи фирм в конкурентных рынках объединяют капитал, рабочую силу и информационные технологии, в то время как поведенческая модель позволяет видеть, как эта технология воздействует на внутреннюю работу организации. Сегодня информационные системы помогают создавать и распространять знания и информацию в организации через новые системы работы знания, приложения, обеспечивающие компаниям доступ к данным и системам коммуникаций, связывающим разветвленное предприятие по всему миру. Организации теперь жизненно зависят от систем и не могут пережить даже случайную их аварию. Организации создают информационные системы, чтобы стать более эффективными. Информационные системы могут быть источником конкурентоспособного преимущества. С экономической точки зрения информационные технологии систем могут рассматриваться как средства производства, которые могут свободно заменять рабочую силу. Так как стоимость информационных технологий падает, они заменяют рабочую силу, которая исторически имеет возрастающую стоимость. Следовательно, в микроэкономической теории информационные технологии должны привести к снижению числа средних менеджеров и служащих, так как информационные технологии заменяют их. Информационные технологии также изменяют размеры контрактов фирм, потому что они могут уменьшать операционные затраты. Информационные технологии, особенно использование сетей, снижают стоимость рыночного участия (операционные затраты) и делают их заслуживающими внимание для фирм, чтобы заключить контракт с внешними поставщиками вместо того, чтобы использовать внутренние источники поставки.[4]
Другое финансовое воздействие информационных технологий заключается во внутренних затратах управления. Согласно теории организации фирмы зависят от затрат организаций, стоимости контролирующих и руководящих служащих. Поскольку размеры фирмы растут, затраты организации повышаются, потому что владельцы должны расходовать все больше усилий на контроль за служащими. Информационные технологии, уменьшая затраты на приобретение и анализ информации, дают возможность организациям снижать затраты фирмы, потому что с их помощью менеджерам проще наблюдать за большим числом служащих.
Исследование поведенческой теории нашло несколько доказательств, что информационные системы автоматически преобразовывают организации. Исследователи изучали запутанные связи, с помощью которых организации и информационные технологии взаимно влияют друг на друга, и оценили то, что информационные технологии могут изменять иерархию принятия решений в организациях, снижая затраты на приобретение информации и расширяя ее использование. Имеется возрастающая взаимозависимость между деловой стратегией, правилами и процедурами, с одной стороны, и информационным программным обеспечением систем, оборудованием, базами данных и передачей данных – с другой. Изменение в одном из этих компонентов часто требует изменений в других компонентах. Эта связь становится критической, когда планируется управление на перспективу. То, что бизнес хотел бы делать через пять лет, часто зависит от того, что системы будут способны делать. Увеличение доли на рынке, движение в сторону повышения качества или удешевления производства при выпуске новых изделий и при увеличении производительности труда служащих все более зависят от видов и качества информационных систем в организации. Еще одно изменение в связи информационных систем и организаций следует из возрастающей степени интеграции и области действия системы и приложений. Построение систем сегодня затрагивает большую часть организации, чем это было в прошлом. В то время как ранние системы производили в значительной степени технические изменения, которые влияли на часть персонала, современные системы вызывают управленческие изменения (кто владеет информацией) и установленные изменения «сущности». Если изменилась технология в организации (например, программное обеспечение), это изменение влияет на три других компонента. Могут быть кадровые перестановки, изменение методов работы, преобразование структуры организации. Информационные системы могут стать мощными инструментами для создания более конкурентоспособных и эффективных организаций. Информационные технологии могут использоваться, чтобы перепроектировать организации, трансформируя их структуру, область действия, средства сообщения и механизмы управления работой, трудовыми процессами, изделиями и услугами.
1.3. Виды информационных систем в организации. Так как имеются различные интересы, особенности и уровни в организации, существуют различные виды информационных систем. Никакая единственная система не может полностью обеспечивать потребности организации во всей информации. Организацию можно разделить на уровни: стратегический, управленческий, знания и эксплуатационный; и на функциональные области типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов. Системы создаются чтобы обслужить эти различные организационные интересы. Различные организационные уровни обслуживают четыре главных типа информационных систем: системы с эксплуатационным уровнем, системы уровня знания, системы уровня управления и системы со стратегическим уровнем. Таблица 2. Типы информационных систем. Типы информационных систем Группы служащих Стратегический уровень Высшее руководство Управленческий уровень Средние менеджеры Уровень знаний Работники знания и данных Эксплуатационный уровень Управляющие операциями Системы эксплуатационного уровня поддерживают управляющих операциями, следят за элементарными действиями организации типа продажи, платежей, обналичивают депозиты, платежную ведомость. Основная цель системы на этом уровне состоит в том, чтобы ответить на обычные вопросы и проводить потоки транзакций через организацию. Чтобы отвечать на эти виды вопросов, информация вообще должна быть легко доступна, оперативна и точна. Системы уровня знания поддерживают работников знания и обработчиков данных в организации. Цель систем уровня знания состоит в том, чтобы помочь интегрировать новое знание в бизнес и помогать организации управлять потоком документов. Системы уровня знания, особенно в форме рабочих станций и офисных систем, сегодня являются наиболее быстрорастущими приложениями в бизнесе. Системы уровня управления разработаны, чтобы обслуживать контроль, управление, принятие решений и административные действия средних менеджеров. Они определяют, хорошо ли работают объекты, и периодически извещают об этом. Например, система управления перемещениями сообщает о перемещении общего количества товара, равномерности работы торгового отдела и отдела, финансирующего затраты для служащих во всех разделах компании, отмечая, где фактические издержки превышают бюджеты.[14] Некоторые системы уровня управления поддерживают необычное принятие решений. Они имеют тенденцию сосредоточиться на менее структурных решениях, для которых информационные требования не всегда ясны. Системы стратегического уровня – это инструмент помощи руководителям высшего уровня, которые подготавливают стратегические исследования и длительные тренды в фирме и в деловом окружении. Их основное назначение – приводить в соответствие изменения в условиях эксплуатации с существующей организационной возможностью. Информационные системы могут также быть дифференцированы функциональным образом. Главные организационные функции типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов обслуживаются собственными информационными системами. В больших организациях подфункции каждой из этих главных функций также имеют собственные информационные системы. Например, функция производства могла бы иметь системы для управления запасами, управления процессом, обслуживания завода, автоматизированной разработки и материального планирования требований. Типичная организация имеет системы различных уровней: эксплуатационную, управленческую, знания и стратегическую для каждой функциональной области. Например, коммерческая функция имеет коммерческую систему на эксплуатационном уровне, чтобы делать запись ежедневных коммерческих данных и обрабатывать заказы. Система уровня знания создает соответствующие дисплеи для демонстрации изделий фирмы. Системы уровня управления отслеживают ежемесячные коммерческие данные всех коммерческих территорий и докладывают о территориях, где продажа превышает ожидаемый уровень или падает ниже ожидаемого уровня. Система прогноза предсказывает коммерческие тренды в течение пятилетнего периода – обслуживает стратегический уровень.
1.4. Использование информационных систем в управлении. Системы поддержки управления (Managerial Support Systems). Системы поддержки управления разработаны, чтобы обеспечить поддержку определенному менеджеру или маленькой группе менеджеров. Они включают приложения, чтобы поддержать управленческое принятие решения типа систем групповой поддержки, исполнительных информационных систем и экспертных систем. Существуют организационные системы, разработанные для поддержки организации в целом или ее больших отделов типа систем обработки транзакций, накопления данных и группового ПО. Вместе они обеспечивают относительно всестороннее отображение приложений информационной технологии внутри единой организации (внутриорганизационные системы). Помимо этого имеются внутриорганизационные системы, затрагивающие ограниченные стороны типа электронного обмена данных, а также и другие электронные приложения, использующие Интернет.[12]
Организационные системы являются важными для управления бизнесом или любым другим типом организации, и менеджерам придется иметь дело со многими такими организационными системами, особенно с системой диалоговой обработки запросов и групповым ПО. Однако эти организационные системы были разработаны для поддержки организации в целом, а не отдельного менеджера и даже не группы менеджеров. Системы поддержки управления, напротив, предназначены, чтобы непосредственно поддержать менеджеров, которые принимают стратегические и тактические решения для организаций. Стратегическая роль информационных систем в менеджменте. Каждый из главных типов информационных систем, описанных раннее, ценен для помощи организациям в решении важных проблем. В последнее десятилетие некоторые из этих систем стали особенно важны для длительного процветания фирмы и выживания. Такие системы, которые являются мощными инструментальными средствами для участия в конкуренции, названы стратегическими информационными системами. Стратегические информационные системы изменяют цели, действия, изделия, услуги или относящиеся к окружающей среде связи организаций, чтобы помочь им получить преимущество перед конкурентами. Системы, которые имеют эти результаты, могут даже изменять бизнес организаций. Стратегические информационные системы должны отличаться от систем со стратегическим уровнем для старших менеджеров, которые сосредоточиваются на длительных проблемах принятия решения. Стратегические информационные системы могут использоваться на всех уровнях организации и рассматривают более глубокие и широкие причины, чем другие виды систем, которые мы описали. Стратегические информационные системы существенно изменяют цели фирмы, изделия, услуги внутренние и внешние связи. Они глубоко изменяют способ, которым фирма осуществляет руководств, или непосредственно сам бизнес фирмы. Чтобы использовать информационные системы как конкурентоспособное оружие, нужно сначала понять, где должны быть выявлены стратегические возможности предпринимателей. Используются две модели фирмы и ее окружения, чтобы определить области бизнеса, где информационные системы могут обеспечивать преимущества над конкурентами. [5] Информационные технологии не только изменили способ работы людей, они также изменили способ конкуренции предпринимателей. Хотя первые компьютеры использовались предпринимателями, чтобы повысить эффективность, автоматизируя то, что выполнялось прежде вручную, автоматизация считается само собой разумеющейся в веке информации. Сегодняшние фирмы не только автоматизируют, но и активно разыскивают новые способы использования ИТ для достижения превосходства над конкурентами. Предприниматели стремились достигать конкурентного преимущества в прошлом конкурируя одним из двух способов: - стоимостью, т.е. дешевыми товарами или услугами; - дифференцированием продуктов или услуг, конкурируя на восприятии клиентом качества продукции и услуг. Начиная с 60-х годов, когда большие фирмы начали устанавливать компьютеры в отделы бухгалтерского учета, ИТ играли значительную роль в предоставлении возможности фирмам, чтобы конкурировать на низкой цене. Компьютеры использовались, чтобы автоматизировать диалоговую обработку запросов, уменьшая цикл времени, и обеспечивали операционные данные для принятия решения. Всплеск новых технологий в 80-х годах открыл дополнительные возможности, такие, как уменьшение времени для создания новых изделий посредством инструментальных средств автоматизированного проектирования; оптимизация процессов компьютеризированными системами управления, в которые внесены человеческие экспертные правила решения; быстрое изменение поточной линии планирующими системами, которые интегрируют научные исследования в производство, и коммерческая информация. К 90-м годам приложения ИТ были широко распространены и достаточно совершенны, чтобы позволить фирмам конкурировать новаторскими способами. Если в прошлом фирмы должны были выбрать между стратегиями стоимости или дифференцирования, сегодня ИТ позволяют фирмам в некоторых отраслях промышленности конкурировать с низкими ценами и дифференцированием изделий одновременно. Некоторые фирмы пытаются конкурировать не только с низкими ценами и высоким качеством, но также и на способности делать высоковарьируемые под пользователя изделия. Названные как «массовые настройки» ИТ используются, чтобы быстро увязать процессы и рабочие группы, произвести настроенные изделия, которые являются именно такими, в которых клиент нуждается.
1.5. Информационные технологии и новые организационные формы компаний. Новые формы организации бизнеса с использованием современных средств передачи данных. В развитых странах электронная коммерция в виде продаж товаров и услуг с использованием доступа по сети широко представлена не только благодаря высоким темпам технического прогресса, но и ввиду подготовленности населения к подобному виду сервиса. Дело в том, что в развитых странах десятилетиями практикуется приобретение товаров по каталогам, под заказ с доставкой на дом. В России развитие торговых отношений подобного рода пока находится на низком уровне. Более того, практически полное отсутствие стандартов качества выработали такую модель поведения покупателей, что любую вещь перед приобретением необходимо внимательно осмотреть, пощупать, проверить. Таким образом, даже если электронные платежи станут столь же распространены и доступны как в США, Web-магазины не получат широкой клиентуры. Это касается не только России и СНГ, но и некоторых государств Восточной Европы и практически всех развивающихся стран. Однако электронная коммерция в иных формах уже существует в России, более того, она России необходима. В настоящее время фирмами широко используется частичная или полная передача выполнения отдельных бизнес-функций и даже частей бизнес-процесса сторонним лицам и/или организациям. Это явление получило название аутсорсинг (аутсорсинг – outsourcing (англ.) буквально – процесс получения чего-либо из внешних источников). Широкое развитие на Западе аутсорсинг получил по ряду причин.
Во-первых, это рост интенсивности конкурентной борьбы во всех секторах рынка и связанная с ней необходимость достижения наивысшей эффективности всех операций компании, стремящейся к завоеванию стабильного и долговременного преимущества над конкурентами. Достичь самостоятельно максимального повышения результативности всех операций компании практически невозможно, а иногда и нецелесообразно. Можно довести до совершенства выполнение ключевых функций, а остальную работу доверить тем, у кого она получается лучше остальных. Таким образом, для многих компаний привлечение сторонних организаций для выполнения отдельных работ стало неожиданным и эффективным выходом. Трудно не согласиться с тем, что всегда существуют компании, способные выполнять относительно независимые функции бизнеса с наибольшей, практически недосягаемой эффективностью.
Во-вторых, это стремление компаний быть «глобальными», то есть быть представленными своей продукцией и услугами по всему миру. Для этого, в первую очередь необходимо отсутствие жесткой «привязки» к определенной территории. Например, собственные производительные мощности, служба доставки или сеть магазинов являются не то чтобы серьезной помехой, а скорее излишней роскошью для фирмы, переходящей от рынка одной страны к другой, по крайней мере, на начальном этапе. Третий момент, прежде всего, связан с увеличивающейся ролью малых предприятий в мировом бизнесе. Аутсорсинг дает возможность глобального присутствия какой-либо компании на рынках многих стран без необходимости практически пропорционального роста персонала для обслуживания новых рынков сбыта и/или производственных мощностей. То есть относительно небольшая компания может, с привлечением малых предприятий, работать по всему миру из центрального офиса или «штаба», сохраняя контроль над выполнением поставленных задач в рамках выбранной стратегии. Рассмотрим структуру организации, которая является подрядчиком для аутсорсинговых компаний. Новый подход к организациям предприятия с разделением полномочий между его подразделениями получил название «динамической сетевой организации» или организации с модельной структурой. Сетевая структура означает распределение основных функций между отдельными подразделениями и организациями. Координация действий осуществляется небольшим центральным офисом или «брокером». Главное отличие такой структуры в том, что основные операции, такие как производство, разработка новой продукции, сервис, бухгалтерский учет не собраны под одной крышей, а выполняются отдельными организациями (подразделениями) по контракту или по какой-либо другой договоренности. Связь центрального офиса с данными организациями (подразделениями) осуществляется, как правило, с использованием электронных средств и глобальной сети передачи данных. Революционность такого подхода к созданию бизнес-организации состоит хотя бы в том, что полагаясь на привычные определения и понятия трудно представить, что из себя представляет и где именно находится подобная организация. В качестве примера можно привести фирму, занимающуюся разработкой программного обеспечения. Разработка различных частей крупного программного продукта (ядро, оболочка), как правило, идет с привлечением команд по всему миру. Крупные промышленные фирмы, специализирующиеся на выпуске электронной аппаратуры и компьютеров, такие как Compaq и IBM, прежде полностью выполнявшие самостоятельно весь цикл разработки и производства техники, теперь заказывают по своим чертежам и технологическим картам производство аппаратуры азиатским компаниям. Так им удается понизить себестоимость своей продукции и легче выдержать конкуренцию с производителями более дешевых аналогов. Для связи с партнерами и подразделениями широко используются возможности глобальной сети, такие как электронная почта и видеоконференции.[19] Несмотря на то, что в области применения сетевых технологий компьютерщикам «все карты в руки», самой первой компанией, которая в ходе расширения и глобализации бизнеса применила модульную структуру и добилась оглушительного успеха, была Nike – лидер американского рынка по производству и продаже спортивной одежды и инвентаря. Рис. 1. Укрупненная структура сетевой организации на примере подразделения спортивного инвентаря компании Nike. Сетевая или модульная структура дает множество преимуществ. В первую очередь – это возможность сконцентрировать усилия персонала на решении нескольких основных задач, заказывая выполнение других функций, таких как доставка, бухгалтерский учет, а также производство специалистам вне компании. Модульная корпорация представляет собой костяк, окруженный гибкой сетью наилучших поставщиков необходимых услуг, которые как модули в конструктуре могут быть задействованы или исключены по мере необходимости. Важнейшим преимуществом является присутствие организации во многих странах мира, а также возможность завоевывать рыночные позиции везде, где есть такая возможность. Сетевая организация консолидирует ресурсы по всему миру с целью добиться наилучшего качества продукции при максимально низкой стоимости, что является одним из решающих факторов для достижения устойчивого преимущества над конкурентами. Преимуществом является также гибкость в выборе рабочей силы, поскольку выполнение любой функции, будь то инженерная разработка или сервис можно заказать, условно говоря, любой профильной компании в какой угодно точке мира. Причем компании-исполнители каждой функции могут быть заменены более предпочтительными без особых ограничений, таких как необходимость приобретения завода и необходимого оборудования. Модульная организация может постоянно менять свою структуру для того, чтобы выходить на рынок с новой продукцией. Другой, не менее важный аспект – это более высокая производительность и удовлетворенность выполняемой работой теми, кто работает в головном офисе, благодаря существенно более гибкой структуре предприятия. Причем структура сетевой (виртуальной) корпорации – наиболее гибкая из всех возможных форм существования деловых организаций. Одним из наиболее существенных недостатков сетевой структуры является слабость непосредственного контроля над всеми процессами. Руководители предприятия не имеют возможности наблюдать за ходом выполнения поручений, поскольку большинство подчиненных удалено географически и доступно только по каналам электронной и телефонной связи. Вторая, и не менее серьезная проблема касается сильной зависимости от работы смежников. Если нанятая фирма провалит заказанные поставки, работы, услуги, уйдет из бизнеса или сгорит завод, где заказано производство конкурентной продукции, то весь бизнес окажется под угрозой провала. Эта неопределенность усугубляется тем, что смежники не находятся под одной крышей и в силу своей удаленности не находятся под непосредственным контролем руководства. Третья причина – сложность работы с удаленными работниками в силу зачастую малой преданности общему делу. У сотрудников может возникнуть стойкое ощущение ненадежности их рабочих мест в связи с большой возможностью замены их деятельности контрактными соглашениями со сторонними организациями. В модульной корпорации гораздо сложнее создать сплоченный коллектив, а также текучесть кадров, как правило, выше, чем в традиционных структурах организаций. При каждой смене линии продукции или рыночной ниши сетевая фирма вынуждена перетасовывать сотрудников для достижения оптимального набора квалификаций (skill mix).
В целях преодоления некоторых аспектов недостаточного контроля и повышения вовлеченности сотрудников в общее дело необходимо использовать средства содействия групповой работе. Особенность глобальной сетевой корпорации состоит также в том, что возникает необходимость в руководителях, которые подготовлены к работе в различных странах. Несмотря на то, что основные функции управления: планирование, организация, лидерство, контроль не меняются от того, проходят операции компании в одной стране или нескольких одновременно, существуют факторы различия в окружающей среде, которым необходимо соответствовать:
- социально-культурные различия между странами; - различия в экономическом развитии; - отличия в законодательстве. Таким образом, это повышает долю риска для бизнеса. Внутренняя структура международной компании должна соответствовать нескольким наборам параметров внешней среды, формирующим различные культуры, внутри которых находятся клиенты компании, а также поставщики продукции и различного сервиса, что наиболее важно для аутсорсинга. Средства групповой работы для виртуальной корпорации. База данных для отслеживания переговоров. База данных виртуальной (сетевой) корпорации должна содержать наряду с персональной информацией по сотрудникам, участвовавшим в процессе переговоров, также файлы, отражающие всю историю обмена сообщениями по электронной почте, и файлы записи сеансов видеоконференций. Рассмотрим влияние такой системы на функционирование корпорации. 1. Усиление контроля со стороны руководства. Как было описано выше, слабый контроль над подчиненными – это один из наиболее существенных недостатков модульной корпорации. С другой стороны, для достижения устойчивого преимущества над конкурентами необходим надежный контроль над тем, как выполняются текущие задачи и претворяется в жизнь корпоративная стратегия. Система раннего оповещения того, что реально имеет место отклонение от направления, сформулированного в стратегии компании, при жесткой конкуренции приобретает исключительную важность. В условиях нестабильной среды бизнеса потеря эффективности может иметь фатальные последствия. В случае, когда проект выполняется географически удаленными сотрудниками, которые для связи с центральным офисом и между собой используют сеть Интернет, традиционные методы мотивации и контроля могут не дать необходимого эффекта. Руководителям подобной организации необходима надежная система мониторинга удаленных сотрудников. 2. Управление конфликтами. При работе с удаленными сотрудниками конфликты могут возникать чаще, чем в обычных условиях. Отсутствие межличностного общения между сотрудниками, начальством и подчиненными приводит к росту случаев сомнений, двусмысленности, неспособности определить проблемы. В самом деле, используя только электронную почту непросто объяснить работнику, сорвавшему сроки сдачи своей части общего проекта, что он не прав. В случае, когда конфликт пустил достаточно глубокие корни, база данных по переговорам может реально помочь. Люди, ответственные за разрешение конфликтов, могут просмотреть архивы на интересующего сотрудника и определить, что данный сотрудник сказал, написал и при каких обстоятельствах. Второй момент связан с тем, что в случае, когда все сотрудники проинформированы о подобной практике с архивированием сообщений и сеансов видеоконференций, ответственность тех, кто участвует в корпорации, возрастет многократно. К сожалению, у подобного явления может быть и обратный эффект, а именно, ухудшение отношений между сотрудниками корпорации. В особенности если появляется ложь по поводу регистрации видеоконференций и сообщений, поиск врагов и виноватых. Сотрудники неизбежно начнут использовать телефонную связь и прочие ухищрения для того, чтобы предотвратить занесения в базу данных сеанса связи. Система защиты информации и система сетевого он-лайн голосования. В случаях, когда сетевая структура предприятия становится достаточно разветвленной и сложной, возникает необходимость в проведении процедуры голосования по вопросам, затрагивающим как интересы многих сторон, так и касающимся общей стратегии предприятия. Ввиду того, что целые подразделения сетевой фирмы находятся на значительном расстоянии, то организация совместных заседаний ответственных лиц может оказаться неоправданно дорогой процедурой. В связи с этим фактом целесообразно организовывать процедуру голосования и обработку результатов с использованием сетевых технологий. Для идентификации и защиты результатов голосования можно использовать надежную технологию цифровой подписи. Кроме совершенствования и упрощения механизма принятия решений система голосования может облегчить решение серьезных конфликтов с участием многих сторон.[14] Организация информационной поддержки удаленных сотрудников с использованием электронной почты. Зачастую, у сотрудника, не находящегося в офисе, возникает серьезная проблема «оторванности» от работодателя, коллектива, рабочей группы. Возникает чувство незащищенности, сотрудник не сдает работу вовремя и начинает искать более «надежное» рабочее место в офисе, с собственным рабочим местом и прочими атрибутами, удовлетворяющими его стремление к стабильности. Для того чтобы снизить психологический дискомфорт, необходимо организовать информационную поддержку удаленных сотрудников. Суть подобной системы заключается в том, что информация о состоянии проекта, сроках сдачи отдельных фрагментов общей работы, а также о том, на какой стадии разработки своего участка находится каждый из сотрудников, рассылается всем участникам проекта. Подобные списки рассылки часто применяются, когда к проекту подключено много сотрудников, общение с которыми происходит преимущественно посредством электронной почты, в особенности, если каждый сотрудник выполняет относительно независимый участок работ. Примером может служить работа бригады обозревателей новостей в журнале. По большей части в современных изданиях корреспонденты работают удаленно без необходимости присутствия в редакции, собирая информацию о новинках в сети Интернет или самостоятельно посещая выставки и различные тематические мероприятия. Готовые работы пересылаются по электронной почте. В результате применения информационной рассылки, повышается информированность сотрудника о текущих делах редакции, снижается неизбежное при удаленной работе чувство отчужденности, растет «включенность» в общее дело. Серьезно повышается продуктивность и качество работы сотрудников, снижаются такие «родовые» проблемы сетевой корпорации как текучесть кадров, срывы сроков сдачи работ. Возможные варианты технической реализации. Для решения такой задачи необходимо использовать систему управления базой данных, которая могла бы содержать индексировать и обрабатывать запросы к записям сеансов видеоконференций между сотрудниками. В целом подобная задача не является особенно сложной. Хранить записи видеофрагментов и текстовой информации способна практически любая современная СУБД, такая как Oracle, Informix или Lotus Notes.
Основные возможности возникают при решении задач по записи и воспроизведению фрагментов видеоконференции. Программа записи должна работать «прозрачно» для пользователей не только по соображениям удобства, но и по психологическим причинам. Каждый сотрудник без исключения должен быть проинформирован о том, что переговоры записываются. Однако, сама процедура никоим образом не должна напоминать о себе.
Для решения данной задачи необходима программа, работающая совместно с программным обеспечением видеоконференций и отслеживающая и записывающая входной и выходной потоки видеоданных. Для воспроизведения сеанса видеоконференции необходимо синхронизировать видеозаписи обоих участников сеанса. Один путь решения – объединить два видеофрагмента в один в ходе процесса записи. Второй – создать программное обеспечение для синхронного воспроизведения двух независимых видеофрагментов. Наиболее важной целью разработки технических средств групповой работы является создание интегрированной среды работы с удаленными сотрудниками, которая является неотъемлемой частью функционирования сетевой корпорации. Поставщики услуг и сервиса для сетевых компаний. Возможности для российских специалистов. Компании, включившие аутсорсинг бизнес-операций как неотъемлемую часть своей структуры, немногочисленны в России. Это связано с немногочисленностью надежных партнеров, слабой инфраструктурой и слабостью международных связей. В основном, заказ сервисных услуг происходит в области поддержки программного и аппаратного обеспечения для средств автоматизации бизнеса. Компаниям, которым необходима интегральная компьютеризированная среда для управления деловыми операциями, заказывают необходимые сервисные услуги и специалистов у компаний – системных интеграторов. Такая форма аутсорсинга позволяет избежать роста собственного штата и найма специалистов для формирования собственного отдела информационных технологий. Распространение подобных деловых отношений возможно в основном в рамках Российской Федерации и бывших союзных стран. Участие в международных аутсорсинговых отношениях российских специалистов как исполнителей инженерных задач развивается и будет распространяться в дальнейшем. Рассмотрим тенденции развития сетевых форм бизнеса со стороны поставщиков сервиса и услуг для виртуальных корпораций. Подобные фирмы специализируются на поставках какой-либо определенной услуги или сервиса многим фирмам. То есть появляются фирмы-изготовители оборудования, транспортные фирмы, компании, специализирующиеся на дистрибуции и доставке готовой продукции. Положительными моментами такой тенденции являются совершенствование сервисной компании именно в одной определенной операции и возникновении специализации целых регионов. Например, дизайн и инженерные разработки лучше выполняют европейские и североамериканские компании, а производство высокотехнологичной техники устойчиво перемещается в азиатские страны. Однако участие в сетевых корпорациях накладывает одно существенное требование к подобным фирмам: наличие гибкости и при необходимости быстрой и безболезненной перестройки процесса под требования другой фирмы. Прежде всего, это связано с тем, что для достижения устойчивой конкурентоспособности необходимо со сменой контракта быстро переходить на другую линию продукции, а то и выпускать несколько семейств продукции одновременно, обслуживая нескольких заказчиков. Возникающая при этом необходимость налаживания гибкого производства требует высокого развития промышленного производства и технологий. В связи с этими факторами возникает тенденция в специализации по выполнению отдельных функций производственного процесса не просто отдельных компаний, но и государств в целом. То есть известно, что производить электронную продукцию по готовым чертежам все предпочитают в Юго-Восточной Азии, при этом одна и та же азиатская производственная фирма может выпускать как комплектующие, так и готовую продукцию для таких фирм как Sony, Philips, Panasonic одновременно. Дизайн кузовов автомобилей лучше удается итальянским фирмам, таким как Pinifarina и Bertone. Среди клиентов этих фирм можно найти многих ведущих производителей легковых автомобилей по всему миру от Европы до Кореи. Это неизбежно связано с тем, что у каждой страны есть свои традиции, исторический путь развития, который влияет на специализацию в мире глобальных корпораций.[1] Из происходящего переустройства процесса и организации производства российские специалисты могут извлечь выгоду и найти свое место в мировой экономике. Известно, что российская инженерная школа – одна из самых лучших в мире. Например, в компьютерном бизнесе российские разработчики программных и аппаратных средств высоко ценятся и охотно приглашаются иностранными компаниями на временную и постоянную работу.
Глава 2. Интегрированная система управления промышленных предприятий России.
2.1 Структурные блоки ИСУ и их функции. С середины 90-х годов тема «интегрированных систем управления» (ИСУ) стала присутствовать в теории и практики управленческого учета и планирования крупнейших российских предприятий. Это было связано с началом работ на крупнейших сырьевых гигантах России по инсталляции полнофункциональных программных (автоматизированных) пакетов, посредством которых в аналогичных западных корпорациях решают вопросы сквозного (от уровня высшего руководства до низовых звеньев управления) учета товарно-материальных и финансовых потоков и выработки единой хозяйственной политики. Однако реальные результаты внедрения полнофункциональных программных пакетов на большинстве российских предприятий оказались более чем скромными. Программное обеспечение является лишь техническим средством реализации ИСУ. Для эффективного применения ИСУ требуется соответствующая квалификация кадров, методологический инструментарий планово-аналитической работы, адекватная нуждам компании сквозная система внутреннего и внешнего документооборота. Между тем, в подавляющем большинстве менеджмент российских компаний даже не имеет четкого представления о том, какие функции и ограничения имеет интегрированная система управления, каковы этапы ее внедрения, чем один информационный пакет отличается от другого и какой из них наиболее оптимален для их предприятия. Постараемся дать общее понятие, что такое «интегрированная система управления» и зачем она нужна. Интегрированная система управления (ИСУ) представляет собой комплексный механизм управления компанией, состоящий из следующих основных блоков: Аналитический блок – система формализованной обработки учетных данных для целей принятия управленческих решений. Аналитический блок ИСУ основывается на модели оптимального бюджетирования. Учетный блок – система документооборота для информационного обеспечения управленческих решений (управленческий, маркетинговый и финансовый учет). Организационный блок – структура управления (функции и регламент координации, соподчинения и контроля деятельности управленческих служб) для обеспечения процесса управленческого и финансового планирования.
Программно-технический блок – программный продукт, поддерживающий аналитический, учетный и организационный блоки. Для ИСУ можно использовать адаптированные стандартные пакеты (R/3, BAAN IV, Oracle Applications и пр.).[5] Обязательными компонентами ИСУ являются: - аналитический блок;
- учетный блок; - организационный блок. В этом случае ИСУ существует в форме традиционного («бумажного») документооборота.[28] При реализации программно-технического блока сбор и обработка учетных данных (включая движение информации по вопросам внутрикорпоративного регламента работы) осуществляется средствами программного обеспечения, что качественно повышает быстродействие и детализацию учетной и планово-аналитической работы. Аналитический блок ИСУ. Аналитический блок ИСУ – это формализованная обработка баз данных для целей управленческого планирования, основывающаяся на применении модели оптимального бюджетирования. Модель оптимального бюджетирования – стратегический программный продукт, базирующийся на учетно-аналитических разработках последнего поколения: - учета, планирования и анализа по видам деятельности (Activity-Based Costing); - теории стоимости фирмы (Welfare of the Firm Theory). Планирование и учет по видам деятельности ABC- costing) предполагает сопоставление в планово-аналитической и учетной деятельности затрат и видов деятельности предприятия, приведших к образованию данных затрат (в традиционных системах планирования и учета затраты калькулируются по местам их возникновения). Тем самым обеспечивается возможность оценки эффективности затрат и выявление: - «оправданных» затрат, где полезный эффект (рост финансовых результатов) превышает величину затрат; - «неоправданных» затрат (убытков), где величина затрат больше, нежели полезный эффект от их осуществления. Теория стоимости фирмы обеспечивает построение интегральных моделей хозяйственной деятельности, где любое управленческое решение рассматривается в контексте влияния на величину рыночной стоимости фирмы (в акционерном обществе – на сумму текущей рыночной стоимости акций). [3] Основным достижением данных моделей является то, что в них обеспечивается количественная соизмеримость эффекта от осуществления плановых мер между тремя основными блоками хозяйственной деятельности: - текущими операциями; - инвестиционной деятельностью; - привлечением источников финансирования и задачами поддержания финансовой стабильности. Данные модели позволяют: - количественно определить сравнительную эффективность от распределения прибыли в прирост финансовых резервов и закупку основных средств и, соответственно, пропорции оптимального распределения прибыли; - обеспечить расчет оптимальной величины и структуры привлеченных источников финансирования; - рассчитать оптимальную величину и структуру выпуска и реализации продукции с учетом эластичности спроса по различным рынкам сбыта, функции затрат по различным производственным линиям, капиталоемкости отдельных видов продукции и прочих факторов; и т.д. Таким образом, модель оптимального бюджетирования (планирования), составляющая аналитический блок ИСУ, является не просто одной из существующих моделей АСУП. Данная модель: - во-первых, сохраняет традиционные методы аналитической обработки данных (анализ «издержки-объем-прибыль» и определение критической точки, факторный анализ «цена-количество-эффективность», анализ чувствительности, анализ по центрам ответственности (сравнение деятельности подразделений), комплексный анализ интенсификации и пр.). - во-вторых, обеспечивает формализованную систему аналитической обработки бюджетных данных. Формализованная система аналитической обработки бюджетных данных существенна вследствие того, что динамика бюджетных показателей оказывает эффект на все сферы управленческой политики – ценообразование, структуру производства, распределение прибыли, экономическое прогнозирование и пр. поэтому для целей составления корректного управленческого бюджета (master budget) необходима разработка автоматизированных модулей для решения задач так называемого «анализа чувствительности» (sensitivity analysis), показывающая количественный эффект от возможных отклонений фактических бюджетных параметров от плановых на различные аспекты деятельности компании (оборачиваемость активов, объем продаж, рентабельность и пр.), а также предлагающая набор ситуационных управленческих решений (то есть какие управленческие меры могут быть приняты в случае данной динамики бюджетных данных). - в-третьих, обеспечивает эффективное формализованное (количественное) решение ряда важнейших задач деятельности предприятия, что является «камнем преткновения» для классических АСУП.[20] В отличие от АСУП, основанных на традиционных моделях бюджетирования, система оптимального бюджетирования позволяет решать следующие задачи, крайне актуальные для деятельности любого крупного производственного объединения: - возможность расчета совокупного (системного) эффекта от осуществления конкретных управленческих мер, связанных с движением ресурсов компании (например, сбыт определенного физического объема готовой продукции, увеличение цены реализации, освоение капитальных вложений по конкретному инвестиционному проекту, увеличение величины финансовых резервов, взятие кредита, проведение дополнительной эмиссии акций, погашение кредита и пр.). В ИСУ расчет производится путем формализации основных функциональных взаимосвязей между бюджетными (плановыми) параметрами. - Возможность соизмерения видов деятельности компании и обусловленных осуществлением данных видов деятельности затрат и, тем самым, четкое количественное выявление текущих и перспективных резервов снижения себестоимости и повышения финансовых результатов компании. - Обеспечение непрерывности процесса «план-факт анализ-планирование на следующий бюджетный период» вне зависимости от «запаздывания» сводной финансовой отчетности за прошедший бюджетный период. - Четкое разграничение издержек планирования и издержек выполнения плана (спецификация ответственности плановых органов и производительных подразделений по отклонениям фактических показателей от плановых). - Возможность формализации задачи оптимального распределения средств между целями повышения производительной эффективности и улучшения финансовой стабильности. - Возможность количественного расчета оптимального инвестиционного бюджета. - Возможность соизмерения эффективности управленческих мер, относящихся к разным временным периодам и оптимизации планового процесса по времени осуществления. - Выбор оптимальных показателей материального стимулирования, количественный расчет оптимальных коэффициентов и баз начисления в системе премирования. - Возможность количественного соизмерения произведенных в данном бюджетном периоде затрат, эффекта от исполнения бюджетов затрат и себестоимости произведенной, отгруженной и реализованной продукции. - Корректная система описания отклонений по стадиям финансового цикла и получение достоверной оценки фактической стоимости оборотных активов при ведении нормативного учета затрат.
- Обеспечение алгоритма формализованного решения вопроса по выбору оптимального метода платежа.[27] Учетный блок ИСУ. Под «учетным блоком» понимается система внутреннего и внешнего документооборота, обеспечивающая сбор данных для целей управленческого и финансового планирования, а также составления сводной финансовой отчетности по российскому плану счетов и в соответствии с требованиями GAAP. Следует отметить, что учет в ИСУ может производиться как в форме «бумажного» документооборота, так и посредством внедрения программного продукта (системы R/3, BAAN IV и пр.).[8]
Наиболее важными моментами учетного блока являются: - Унификация данных (затрат, основных средств и капитальных вложений, финансовых результатов, оборотных активов, источников финансирования) – единая система исчисления плановых и фактических параметров для внесения в базу данных. - Кодификация данных для целей: ведения учета в соответствии с хозяйственным законодательством РФ, ведения учета по международным стандартам, управленческого планирования (получения многомерной учетной информации). - Балансовая оценка активов, источников финансирования, затрат и финансовых результатов в соответствии с международными стандартами учета (GAAP). Организационный блок. В самом общем виде организационный блок ИСУ – это: - количество и ресурсы управленческих служб компании; - функциональное распределение деятельности управленческих служб; - регламент деятельности управленческих служб (система соподчинения и координации) для обеспечения следующего динамического (постоянно повторяющегося) процесса. Рис. 2. Регламент принятия управленческих решений в ИСУ. Три основных элемента организационного блока ИСУ – это: - система движения информации для плановых и контрольных целей; - система соподчиненности различных звеньев организационной структуры в процессе сбора и обработки информации и принятия управленческих решений (в первую очередь, высшего менеджмента, центрального аппарат контролеров, менеджмента подразделений и плановых служб подразделений; - система управления по центрам ответственности (центры управленческих затрат, центры нормативных затрат, центры доходов, центры прибыли, центры инвестиций), на основе этого определение «степени свободы» руководства различных подразделений и построение систе6мы материального стимулирования в контексте системы управления затратами. Последний момент очень важен, так как ИСУ включает в себя не только планово-контрольную, но и стимулирующую функции (то есть менеджеры подразделений должны быть заинтересованы таким образом, чтобы их поведение позитивно влияло на финансовые результаты деятельности компании в целом). Для крупных холдинговых компаний особое значение приобретает такая функция ИСУ как создание эффективной системы мотивации и «включенности» в общую стратегию развития компании отдельных производственных и сбытовых подразделений, дочерних и зависимых предприятий.[5] В практическом плане внедрение соответствующей организационной структуры включает в себя следующие два основных момента: 1. Создание новых служб и изменение функций существующих плановых служб компании для адекватного обеспечения процесса управленческого и финансового планирования. 2. Разработку внутренних положений, регламентирующих ответственность различных подразделений в процессе функционирования ИСУ. Важнейшим моментом данных внутренних положений должен являться для каждой службы перечень так называемых стандартных процедур (routines), описывающий их ежедневные функции в процессе сбора и анализа учетной информации, а также устанавливающий ответственность за ненадлежащее исполнение этих функций. Так, для плановых служб на местах это должны быть функции по своевременному занесению в базу данных необходимой учетной информации, а для центральной контрольно-ревизионной службы, например, проведение периодических внутренних ревизий работы плановых служб на местах и пр. Программно-технический блок. Качественное повышение эффективности функционирования ИСУ компанией достигается за счет использования комплексных программно-технических решений, составляющих программно-технический блок системы. В результате внедрения программно-технического блока становятся возможными оперативная и достоверная оценка состояния компании, централизованное управление финансовыми ресурсами и сквозной контроль материальных потоков, что выражается в контроле издержек на всех стадиях производственного цикла, от поступления основного сырья и вспомогательных материалов на склад до выпуска готовых изделий. Стандартные программные пакеты полной функциональности (например R/3, BAAN IV, Oracle Applications и др.), разработанные для удовлетворения требований крупных предприятий, в целом отвечают требованиям программно-технического блока ИСУ. Эти пакеты обеспечивают централизованный контроль и управление как на уровне управленческих показателей высшего звена, так и на уровнях логистики, производства и т.д., позволяют вести бухгалтерский учет в разных планах счетов, в частности, для формирования отчетности по международным стандартам (GAAP). Централизованное управление бухгалтерским учетом гарантирует реализацию единой учетной политики в рамках всей корпорации. Формирование сводной отчетности на уровне компании может выполняться в любое время, так как превращается в техническую операцию обработки аналитической информации о подразделениях, которая внесена в систему. Доступность этой информации строго регламентирована и зависит от прав пользователя. При этом протоколы системы гарантируют персонификацию всей вводимой информации.[12] Для того чтобы обеспечить применение финансовых принципов управления, в пакетах предусмотрена настраиваемая система бюджетирования. Количество и иерархия бюджетов, как правило, достаточны для построения стройной системы финансового управления. Многовариантность организации логистики, производства, сервиса и других деловых процессов на реальном предприятии также обеспечивается в этих пакетах. Некоторые фирмы-производители не ограничиваются имеющейся функциональностью и приобретают более продвинутые программы, включая их в свой пакет с целью быстрого увеличения мощности пакета. Обеспечение гибкости программных пакетов является важнейшим условием эффективности масштабных продуктов. Очевидно, что при изменении законодательства, условий и организации бизнеса и других факторов, влияющих на крупную компанию, необходимы специальные решения, обеспечивающие адаптацию информационной системы. Разные программные продукты имеют разные решения. Пакет R/3, например, имеет систему проектов и встроенный язык ABAP/4, а пакет BAAN, кроме встроенного языка 4GL, имеет систему динамического моделирования.
2.2 Интегрированная система управления как инструмент управления компаниями. На настоящий момент существует ряд существенных обстоятельств обуславливающих важность внедрения интегрированной системы управления (ИСУ) для крупных промышленных предприятий России:
Во-первых, для большинства крупных российских промышленных компаний характерны: - достаточно сложная система распределения полномочий между головной компанией и производственными подразделениями, дочерними и зависимыми предприятиями, то есть разделения показателей хозяйственной деятельности на планируемые из центра (дирекции, управляющей компании холдинга) и определяемые на местах;
- многообразие товарно-материальных и финансовых потоков, определяемое наличием элементов вертикальной (по стадиям технологического цикла) и горизонтальной (региональное и дивизиональное разделение труда) интеграции; - многообразие рынков сбыта, отличающихся по своей емкости и эластичности спроса по цене; - многообразие видов деятельности (производство, услуги, торговля, строительство) и, как следствие, необходимость дополнительного разграничения по видам деятельности в системе управленческого учета и планирования; - усложненная система контроля и стимулирования деятельности подразделений, которая в идеале должна охватывать все факторы хозяйственной деятельности, контролируемые подразделениями и обеспечивать унификацию (то есть равенство стимулирования за одинаковый вклад в финансовые результаты компании различных подразделений); - различный характер производственного процесса по различным видам деятельности и, как следствие, различные способы учета затрат и финансовых результатов (так, в рамках одной компании одновременно могут вестись попроцессный, попередельный и позаказный методы учета в зависимости от вида деятельности); - недостаточное качество информационного обеспечения процесса принятия управленческих решений (недостаточная полнота, достоверность и оперативность получения данных менеджерами всех уровней управления); - недостаточная регламентированность документооборота и, как следствие, снижение эффективности систем учета и контроля деятельности компании. Все вышеуказанные факторы являются компонентами единой системы оптимального формализованного (количественного) планирования, суть бюджетирования. Внедрение оптимальной системы бюджетирования позволит связать отдельные аспекты хозяйственной деятельности компании в единую хозяйственную политику, оптимальную с точки зрения совокупного эффекта на финансовые результаты. Во-вторых, в настоящее время большинство крупных российских промышленных компаний (особенно в топливно-энергетическом комплексе) активно сотрудничают с зарубежными партнерами в производственной и финансовой сфере. Одним из условий продолжения широкомасштабного сотрудничества с западными партнерами является ведение учета в соответствие с нормами GAAP в целях удовлетворения требований зарубежных акционеров, кредиторов и контракторов. Внедрение интегрированной системы управления позволит компании эффективно решить данную задачу, так как ИСУ основывается на новейших разработках в области управленческого планирования и информационных технологий, применяемых крупными компаниями Западной Европы и США. Одной из основных предпосылок ИСУ является ведение управленческого и финансового документооборота в соответствии с международными нормами учета и отчетности. Таким образом, внедрение интегрированной системы управления в российских промышленных компаниях: - во-первых, создаст предпосылки для качественного улучшения процесса управленческого планирования и контроля деятельности компании со стороны высшего и среднего руководства; - во-вторых, обеспечит должное представление о результатах деятельности компании западным партнерам и, тем самым, окажет положительный эффект в сфере расширения сотрудничества с зарубежными предприятиями и организациями.[8]
2.3 Принципы построения интегрированной системы управления компанией. Интегрированная система управления компанией основывается на следующих принципах: 1. Использование модели оптимального бюджетирования в качестве аналитического блока ИСУ. Применение модели оптимального бюджетирования является основой ИСУ, как программно-аналитического продукта последнего поколения (80-е – 90-е гг.) в отличие от традиционных систем управления, ИСУ, основанная на модели оптимального бюджетирования, позволяет решать ряд крайне актуальных для деятельности любого крупного предприятия проблем учета и планирования при ведении хозяйственной деятельности. 2. Построени программно-технического блока системы на базе одного из существующих на рынке стандартных пакетов полной функциональности. Объединение системы оптимального бюджетирования с существующими полнофункциональными программными продуктами позволит задействовать наиболее сильные стороны каждой системы: - быстродействие совершения операций и детальное информационное обеспечение существующих на рынке программных продуктов; - системность методологии оптимального бюджетирования и качественно новый уровень эффективности принятия управленческих решений, что позволит резко улучшить финансовую, учетную, контрольную и планово-аналитическую деятельность компании. 3. Внедрение систем управленческого и финансового планирования по принципу «сверху – вниз» (то есть от управляющей компании к дочерним предприятиям). Холдинговая структура крупной российской компании обычно носит «зонтичный характер», то есть, предполагает существование управляющей компании (холдинга) и ряда дочерних предприятий (см. рис. 6.). как правило, управляющая компания является центром аккумуляции прибыли всего через механизм трансфертных цен, что позволяет проводить единую инвестиционную политику. Дочерние предприятия в этих условиях работают в режиме простого воспроизводства, то есть покрывают расходы, связанные с осуществлением текущей деятельности.[7] Рис. 3. Организационная структура российского холдинга (на примере вертикально интегрированной нефтяной компании). В принципе, существуют два подхода к построению единой системы управленческого и финансового учета и планирования компании: Первый – «сверху вниз». Система управления строится на уровне головной компании (холдинга) и постепенно «спускается» (детализируется) на уровень дочерних предприятий. Второй – «снизу вверх». Система управления строится на уровне отдельных фрагментов холдинга (например, на ряде дочерних предприятий) и в дальнейшем «интегрируется» на уровне холдинга. Как показывает мировой опыт, второй вариант является безусловно более затратным и, соответственно, менее эффективным: Во-первых, при втором варианте проведение эффективной единой хозяйственной политики компании возможно только после полной интеграции системы управления, что предполагает охват ИСУ всех подразделений и предприятий компании. Это происходит потому, что выработка с помощью инструментария ИСУ политики, эффективной в рамках отдельно взятого предприятия, вовсе не означает эффективность данной политики для компании в целом; Во-вторых, интеграция является не просто сложением систем ИСУ, внедренных на отдельно взятых предприятиях холдинга. Планирование на уровне холдинга предполагает новое качество управления. Соответственно, в результате интеграции значительная часть первоначальных затрат по разработке и внедрению ИСУ на отдельных предприятиях может оказаться неэффективной, что означает понесение убытков компанией.
Этих проблем удается избежать при построении системы ИСУ по принципу «сверху – вниз», то есть первоначальной перестройки системы управления на уровне головной компании и постепенным охватом дочерних и зависимых предприятий.[30]
2.4 Этапы работ по внедрению интегрированной системы управления.
Проект по разработке и внедрению ИСУ на предприятии, как правило, делится на три фазы: 1. Обследование компании. 2. Проектирование. 3. Ввод в действие. Обследование компании. На первой фазе взаимодействия (обследование) проводится сбор данных и анализ деятельности компании (корпоративного центра и согласованного набора типовых структурных подразделений), строится модель бизнес-процессов «как есть», определяются основные элементы системы и технологии управления, вырабатывается видение будущей ИСУ, строится модель бизнес-процессов «как должно быть», определяются требования к будущей ИСУ. На основе этих требований вырабатывается концепция развития ИСУ: этапы создания ИСУ, их содержание, способы адаптации действующих автоматизированных систем управления, модель внедрения (разработка заказной системы либо адаптация готового программного пакета, либо гибридная модель – часть системы разрабатывается на заказ, часть охватывается готовым пакетом). Проектирование. Последующие конкретные шаги по совершенствованию системы управления компанией могут быть определены по окончании первой фазы взаимодействия, когда будет проведено исследование бизнеса компании, определены и согласованы пути реорганизации системы управления и пути развития информационных технологий. Эскизный проект создается на основе технического задания (ТЗ), укрупненно описывает управленческие и информационные взаимосвязи в систем. После согласования эскизного проекта можно начинать детальное проектирование и внедрение выделенных подсистем (по бизнес-процессам и/или подразделениям) с целью сокращения сроков получения реальной отдачи от внедряемых технологий. В соответствии с согласованной очередностью внедрения разрабатываются детальные ТЗ на подсистемы и проводятся работы по внедрению подсистем вплоть до завершения опытной эксплуатации. Основная работа, необходимая для разработки технического задания будет проведена при выборе системы, то есть на этом этапе необходимо окончательно согласовать и утвердить детали, касающиеся подсистем. На каждую подсистему оформляется и утверждается ТЗ, которое определяет порядок создания и требования к подсистеме. Пробное внедрение предполагаемой технологии управления проводится в ручном режиме по выбранным направлениям деятельности. По результатам опробования производится необходимые изменения. Техническое проектирование отобранной подсистемы осуществляется в соответствии с утвержденным техническим заданием. На стадии проектирования по подсистемам проводится подробное моделирование бизнес-процессов и строится подробная модель бизнес процессов будущей системы управления. Технический проект подробно описывает рабочие места ИСУ, выполняемые на них бизнес-операции, соответствующие им проводки, структуры обрабатываемых баз данных, взаимосвязи данных и алгоритмы их обработки. Технический проект должен включать данные об объемах и интенсивности потоков обрабатываемой информации, количестве пользователей ИСУ и характеристиках требуемого оборудования и программного обеспечения.[5] Ввод интегрированной системы в действие. На данном этапе проводится реализация/настройка программного продукта, осуществляется работа по созданию дополнительных модулей в соответствии с техническим проектом, например, создание конвертеров, позволяющих преобразовать нормативно-справочную информацию и другие хранимые данные из существующей системы в требуемый формат.[5] С самого начала работ по настройке/реализации интегрированной системы управления проводится обучение проектной группы заказчика, которая впоследствии будет сопровождать создаваемую систему. Пробные пуско-наладочные работы проводят на стендовом (обособленном) оборудовании с тем, чтобы не мешать текущему процессу управления. Для проведения пробной пуско-наладки от компании назначают освобожденную группу, состоящую из перспективных сотрудников, которые освобождаются от текущей производственной нагрузки. Освобожденная группа в дальнейшем участвует в обучении остальных сотрудников и распространении настроенного пакета по всем рабочим местам. Пробная пуско-наладка включает следующие этапы: - обучение освобожденной группы; - техническая настройка типовых рабочих мест; - пробная конвертация данных и дополнительные работы; - пробный ввод в действие. Основной задачей этапа опытной эксплуатации является доводка настроенного при пробных работах пакета модулей и распространение его по всем рабочим местам компании. Основные пусконаладочные работы включают следующие стадии: - обучение пользователей рабочих мест; - доводка технической настройки на рабочих местах; - промышленная конвертация данных; - проведение опытной эксплуатации. По результатам опытной эксплуатации составля6ется акт о сдаче в промышленную эксплуатацию. На этом проект внедрения ИСУ на предприятии, как правило, считается завершенным. В дальнейшем в течении нескольких месяцев производится поддержка эксплуатации ИСУ силами собственных и приглашенных специалистов до тех пор, пока интеграционная система не станет рутинной практикой управленческих служб предприятия.

Глава 3. Результаты внедрения новой информационной системы.
3.1 Стратегия и миссия фирмы. Миссия: Фирма видит свою миссию в том, чтобы предлагать клиентам широкий ассортимент качественной продукции по невысоким ценам. Фирма предоставляет продукцию, на уровне ведущих мировых производителей по качеству, и по соответствию последним течениям в моде. Усилия направлены на то, чтобы сделать работу с нами максимально удобной, благодаря знанию потребностей наших клиентов. Стратегия: Улучшение качества обслуживания. По мере роста клиентской базы, фирма будет продолжать развитие ассортимента товаров и услуг, чтобы максимально удовлетворить потребности клиентов. Качество предоставляемой продукции гарантируется длительным опытом работы на рынке и высоким профессиональным уровнем специалистов. Пуговицы которые представляет фирма на рынке, не только соответствуют последним течениям в моде, но и находятся на складах в достаточном количестве, во всей предложенной цветовой гамме. Развитие в регионах России. Одним из важнейших условий своего успеха фирма считает не только широкий ассортимент предлагаемой продукции, но и наличие широкой сети ее распространения. Расширение клиентской базы. В первые годы работы компания ориентировалась на крупные швейные предприятия, используя одни стандарты взаимодействия, сейчас развивается поддержка розничной сети, для этого делаем соответствующие изменения, как в товарном ассортименте, так и в фасовке продукции.
Развитие новых технологий. С целью поддержки клиентов, для облегчения процесса формирования заказа, нами внедрен программно-аппаратный комплекс на базе персонального компьютера и цветового сканера фирмы PANTONE ©, с помощью которого можно подобрать нужный цвет пуговиц к образцам тканей клиента. Полученный нами положительный результат показал необходимость внедрения информационных технологий для помощи в создании необходимого конкурентного преимущества.

3.2 Технологическое обеспечение фирмы. Применяемая компьютерная техника и программное обеспечение. Фирма построена по принципу вертикальной структуры, в которой точно известно, какой сотрудник и к какой информации должен иметь доступ, реализован вариант сети с выделенным сервером. Только в такой сети существует возможность администрирования прав доступа. В данном случае в организации имеется 18 рабочих станции, которые и требуется объединить в корпоративную сеть. Исходя из структуры предприятия, и использования информации с распределением прав доступа, была выбрана технология клиент-сервер, сеть построена по топологии «звезда». Топология компьютерной сети «звезда». Рис 5. С 2000 года и по настоящее время в качестве основного программного обеспечения используется программное обеспечение фирмы 1-С Бухгалтерия 6.0 для Windows. Программа изначально создана для учета бухгалтерских операций, с возможностью получения необходимых форм отчетности. Выбор пал именно на эту программу в виду того, что на тот момент в массовой разработке присутствовали в основном программы фирмы 1-С и программы частных разработчиков. При эксплуатации независимого информационного обеспечения оставалась опасность попасть в зависимость к разработчику программы, то есть потерять информационную безопасность. Благодаря развитому внутреннему языку программирования и гибкой архитектуре было возможно адаптировать программу под задачи работы с клиентами. В настоящее время с помощью существующей версии программы проводится формирование заказа клиента с выдачей соответствующих документов (накладных, счетов, счетов-фактур и т.д.), зачисление поступающих от клиентов денежных средств, получение информации по клиентам (размер скидки, наличие задолженности, объем закупленных товаров за необходимый период времени, состав предыдущих заказов). На складе программа используется для корректировки собранных заказов, для определения отсутствия какого-либо товара, а также для получения оперативной справки по наличию товара.
3.3 Техническое задание. После внедрения в 2000 году существующей информационной системы в процессе ее эксплуатации начали появляться недоработки. Появилась необходимость в создании более развернутых отчетов, которые помогали бы сделать более эффективными: · Работу с клиентами фирмы. · Контроль над остатками товара на складе. · Заказ товара у поставщика. Описание технологии работы программы. После консультаций разработчиками был создан следующий поэтапный алгоритм работы: · Запуск программы расчетов по окончании рабочего дня. Дифференцированный запуск создан для снижения нагрузки на основную программу в основное рабочее время. · Получение оперативных отчетов в электронном виде (в том числе справки по наличию товара, состоянию клиентских заказов, статистике по клиенту) · Получение аналитических отчетов в форме бумажных документов, для удобства работы. Недостатком такой схемы работы является получение недостаточно оперативной информации, данные предоставляются за прошедший день, но происходит это из-за невозможности интегрировать расчетный модуль в основную информационную систему без существенной потери в производительности. Блок-схема работы информационной системы. Рис 6. Описание функций программы: 1. Формирование заказов, информация о клиентах, наличие товара, стадии выполнения заказов. 2. Информация о заказах, о ближайших поставках продукции, о наличии товара и его местоположении. 3. Данные об ассортименте для закупки у поставщика. Информация о ближайших поставках продукции. 4. Аналитические данные об объемах проданной продукции с привязкой данных по купившим клиентам, изменение размеров скидок. 5. Данные о финансовых средствах, необходимых для пополнения и расширения ассортимента. 6. Отчеты о результатах деятельности, предложения направленные на развитие, и более эффективное функционирование фирмы.
3.4 Вид исходящих данных. Оперативный блок. Предназначен менеджерам, работающим непосредственно с клиентами. В дополнение к типовым функциям – формирование расходных накладных, товарно-транспортных документов, информации о наличии товара, добавлены следующие функции: 1. Состояние заказа. Этот пункт дает информацию о состоянии заказа (собран, отправлен, оплачен). 2. Состояние клиента. Здесь указывается размер скидки, форма оплаты, наличие задолженности, или сумма на депозите. 3. Состояние товара – количество на складе, в других заказах; наличие в ближайшей поставке, срок ближайшей поставки. Электронная форма представлена на рис. 7. Накладная № Состояние Получатель Укомплектован (дата) Скидка % Оплачен (дата) Заказ выполнил Отправлен (дата)
№п/п
Артикул
Цена
Кол-во
Сумма
На складе
В пути
Позиция* Итого шт. руб. С учетом скидки руб. Задолженность или предоплата руб. Итого к оплате руб. * Позиция – фактическое местонахождение товара, его место на складе. Оптимизация работы с клиентами. Информация о наличии или сроках поступления товара на склад позволяет составлять более полные заказы с учетом товаров поступающих в устраивающие клиента сроки. Также позволяет снизить недовольство клиентов в случае отсутствия какого-либо товара на складе.
Оперативная корректировка составляемого заказа. Наиболее эффективное применение при составлении несрочного, предварительного заказа. При обработке заявки, поступившей от клиента, в заказ можно вводить не только товары в наличии, но и тот ассортимент, поступление которого ожидается к моменту получения заказа клиентом. Это приведет к отсутствию необходимости обработки дополнительных заказов, то есть тех заказов, которые формируют клиенты, уже получившие товар и определившие какиой ассортимент они могут дополнительно заказать из поступления новой партии продукции. Систематизация предоставления скидок. В условия программы заложены такие параметры как: · Текущая скидка. · Условия оплаты, такие как предоплата или отсрочка платежа. · Наличие задолженности или задержки по предыдущим оплатам. · Суммарный объем оплаченных заказов. Прогдамма позволит сделать систему скидок более прозрачной, более понятной клиенту. Аналитический блок. Создан для менеджеров, занимающихся управлением ассортиментом, формированием новых коллекций. Состоит из двух разделов: Управление товарными запасами. Представлено в табл. 3
№п/п
Артикул
Остаток на складе, шт.
Кол-во в заказах клиентов, шт.
Количество в ближайшей поставке, шт.
Срок реализации
Рекомендуемый размер заявки, шт.
Текущего
остатка, мес.
С учетом ближайшей поставки, мес.
1
2
3
4
5
6
7
8 Расшифровка данных таблицы: Остаток на складе, шт.(3) – текущий остаток товара. Кол-во в заказах клиентов, шт.(4) – количество в собранных заказах, как оплаченных, так и ожидающих оплаты. Количество в ближайшей поставке, шт.(5) – количество, отгруженное поставщиком. Срок реализации текущего остатка, мес.(6) – время оставшееся до полного расходования текущего остатка. Срок реализации с учетом ближайшей поставки, мес.(7) – учитывает предварительные заказы на грузы в пути. Рекомендуемый размер заявки, шт.(8) – рассчитывает количество товара, которое необходимо заказать у поставщика. Учитывается срок от формирования заявки до поступления на склад (1 месяц). Этот модуль позволяет оперативно формировать заказ товара у поставщика с учетом скорости продажи товара и количества предварительных заказов, полученных от клиентов. Появляется возможность автоматизировать заказ товарных позиций с высокой скоростью реализации, не дожидаясь дефицита данной товарной позиции. Эти меры приведут к снижению общего количества товара на складе, за чет того, что товар у поставщика будет заказываться с учетом скорости реализации, более динамичного товародвижения за счет приема заявок на товар, отгруженный поставщиком, но еще не поступивший на склад, и соответственно, в перспективе к росту оборачиваемости капитала. Информационно-аналитический раздел. Создан для получения информации о состоянии складских запасов, товародвижении, состоянии клиентской базы. Табл. 4
№п/п
Артикул
Остаток на складе, шт.
Время реализации, мес.
Скорость реализации шт./мес.
Среднее количество в покупке, шт.
Максимальный размер покупки. шт.
Кол-во купивших клиентов, шт.
Клиент купивший максимальное количество
за один раз
за все время
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10 Расшифровка данных таблицы: Время реализации, мес.(4) – время, прошедшее с момента последней поставки. Скорость реализации шт./мес.(5) – количество, проданное с момента первой поставки за все время реализации. Среднее количество в покупке, шт.(6) – общее количество, деленное на количество покупок.
Максимальный размер покупки. шт.(7) – максимальное количество в одном отгруженном заказе. Кол-во купивших клиентов, шт.(8) – количество клиентов, купивших данный артикул, без учета повторных покупок. Клиент купивший максимальное количество (название фирмы)(9,10) – наименование организации или частного предпринимателя для предоставления ему специальных предложений. Оптимизация управленческих решений Внедряемый программный комплекс позволит повысить эффективность управления компанией за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных. Высвобождаемое рабочее время менеджеров можно использовать в направлениях: · привлечения новых клиентов и более интенсивной работе с существующей клиентской базой с целью более детального подхода к каждому потребителю продукции. · Для информирования о новых поступлениях, проводимых акциях и реализации специальных предложений. · С целью поиска новых схем реализации продукции. Повышается статус фирмы в глазах клиентов, создается образ организации, не только предлагающей модный ассортимент продукции соответствующий сезонным колебаниям, но и идущей вместе с техническим прогрессом.
3.5 Эффективность внедрения, общие оценки. В разных отраслях экономики роль и место информационных технологий (ИТ) существенно различаются. По степени непосредственного влияния на основную деятельность потенциальных потребителей информационные технологии условно можно разделить на два типа: А. Организации, для которых информационные технологии являются технологией основного производства (телекоммуникационные компании, виды бизнеса, связанные с информационным обслуживанием и движением информации, др.). Для таких организаций ИТ-система, согласно экономической классификации, является активной частью основных производственных фондов, т.е. непосредственным фактором производственной/операционной деятельности. Такие организации практически не надо убеждать в необходимости оценки эффективности инвестиций в ИТ. Для них этот вопрос практически сливается с вопросом о необходимости инвестиций в тот бизнес, который они ведут и который невозможен без ИТ. Б. Организации, для которых информационные технологии являются средством совершенствования управленческой деятельности. В этом случае информационные технологии способствуют более качественному управлению организацией, удешевляют и повышают эффективность принимаемых управленческих решений и таким опосредованным образом содействуют повышению конкурентоспособности. Для таких организаций ИТ является фактором, способствующим основной деятельности, но не участвующим в ней непосредственно. Пока для таких предприятий и организаций инвестиции в ИТ-системы формально не рассматриваются в качестве вложений в технологические активы. Но даже для них практически очевидным является объективная необходимость вовлечения ИТ в процесс повышения качества управления, а следовательно, осуществления инвестиционных затрат на развитие информационных технологий. Другое утверждение заключается в том, что на современном этапе информационные технологии – вещь затратная. В целом, инвестиции в ИТ-систему складываются из капитальных затрат на формирование и развитие ИТ-системы, а также долгосрочных вложений в оборотный капитал, необходимый для эксплуатации этой системы. [19] Наиболее популярным стал критерий ДОСТАТОЧНОСТИ размера затрат на ИТ. На основании западных аналогий получают распространение · показатель ИТ-затрат как доли от оборота компании (0,9-5,4% в зависимости от размера и динамичности компании), и показатель доли ИТ-затрат на одного работающего (от $1600-$3900 на чел.). Аналогичные показатели для российских компаний несколько ниже (0,6-4,5% и 5000-30000 руб. соответственно) и существенно дифференцируются по отраслям. Очень небольшое количество фирм, находящихся в авангарде информационных технологий тратят более 5% от оборота. В данном случае имеем стоимость разработки и внедрения новой информационной технологии 45 000 рублей, на 18 рабочих мест, что составляет 2 500 руб. за рабочее место. Показатель стоимости внедрения в зависимости от размера компании 3,75% от оборота. Следует заметить, что в связи с масштабируемостью системы, при росте количества рабочих мест стоимость одного рабочего места будет снижаться.
3.6 Прогнозируемый экономический эффект. Как оценивать эффективность ИТ. Рассмотрение ИТ-проекта в качестве инвестиционного проекта, а затрат на внедрение информационных технологий – в качестве инвестиций, предполагает плановое управление ресурсами проекта на протяжении всего периода их использования с целью оптимизации экономических выгод, достигаемых за счет данных инвестиций. Для этого недостаточно на предпроектной стадии обосновать целесообразность этих затрат, подкрепив расчетами теоретическую возможность их окупаемости. Необходимо выстроить процесс управления проектом таким образом, чтобы осуществляемые инвестиционные вложения на протяжении всего жизненного цикла проекта работали в направлении максимизации выгоды. Это означает, что экономические оценки по проекту должны осуществляться не однократно, а в те моменты, когда возникающая ситуация (внешние обстоятельства) или предлагаемое решение (внутренняя корректировка проекта) способны существенным образом повлиять на эффективность осуществляемых инвестиций. Такие моменты определяются руководством ИТ-проекта и в обобщенном виде представляют собой ситуации, когда: · корректируются сроки реализации проекта; в проекте меняются существенные технические решения; меняется внешняя среда (экономическое окружение) реализации проекта; происходят значительные изменения в структуре и характеристиках работы внутри организации. Таким образом, процесс соизмерения инвестиций и достигаемых за их счет экономических выгод должен быть именно процессом, т.е. должен быть итерационной процедурой на протяжении всего периода разработки и внедрения проекта, результат которой способен повлиять на дальнейшее продолжение или условия осуществления проекта. [29] Итак, любые рассмотрения темы целесообразности внедрения ИТ, об оптимальности выбора той или иной ИТ-системы или об эффективности инвестиций в ИТ-проект должны обязательно предваряться четким определением целей и желаемых результатов такого внедрения. Следовательно, и вопрос об эффективности инвестиций в информационные технологии открывает обсуждение ИТ-проекта и завершает анализ внедрения системы, являясь таким образом необходимым условием принятия обоснованного решения как о необходимости использования конкретных информационных технологий, так и о соответствии понесенных затрат получаемым результатам.
Экономическая эффективность новой техники. В широком смысле это показатель, характеризующий экономическую целесообразность производства новой техники и её применения. Выделяют принципиально новую технику, внедрение которой находится в начальной стадии (например, реакторы на быстрых нейтронах, лазеры, криогенные линии электропередачи, транспорт на воздушной подушке), и новую технику, недостаточно внедрённую (например, ЭВМ, автоматические линии с числовым программным управлением и др.). Принципиально новая техника требует больших капиталовложений на "доводку", переход к массовому производству, продвижение в новые сферы применения и т.д., но в будущем от неё можно ожидать значительного эффекта. Новая техника требует меньших инвестиций на "доводку" и усовершенствование, а затраты на производство зависят от масштабов возможного внедрения; эффект от этого вида новой техники может быть реализован быстрее и также зависит от масштабов внедрения.
Методы определения экономическая эффективность новой техники те же, что и методы определения экономической эффективности капитальных вложений. Основа этих методов - сопоставление затрат на новую технику с получаемым от неё эффектом. Различают абсолютную (общую) и сравнительную эффективность новой техники. Абсолютная - измеряется отношением получаемого от новой техники эффекта (в виде роста выпуска продукции и снижения её себестоимости или роста прибыли) к затратам на её создание и внедрение. Сравнительная - применяется для выбора наилучшего варианта новой техники из имеющихся образцов путём определения сроков окупаемости капитальных вложений или сравнения приведённых затрат по вариантам. Для определения экономического потенциала внедрения - эффекта, получаемого от максимального количества единиц новой техники при оптимальных условиях и фактических (возможных) масштабов внедрения по отдельным годам рассчитывают: снижение затрат на производство новой техники, эквивалентной по мощности старой; прирост выпуска продукции, который может быть получен вследствие применения новой техники; прирост прибыли у производителя и потребителя за счёт увеличения продукции, снижения себестоимости и изменения цен. Переход на изготовление новой продукции бывает связан с дополнительными затратами производителя (в частности, при недостаточном проведении опытно-экспериментальных и других подготовительных работ), что в первое время может привести к сокращению его прибыли или даже к убыткам. Дополнительные затраты при переходе к применению новой техники могут быть и у её потребителя. Это компенсируется за счёт последующего повышения прибыли по мере увеличения производства и снижения себестоимости. Кроме того, временное сокращение прибыли или убытки могут быть покрыты банковским кредитом. Цена на новую технику устанавливается на таком уровне, чтобы обеспечить заинтересованность производителей в производстве, а потребителей - в применении новой техники. Помимо стоимостных, об экономической эффективности новой техники можно судить и по таким показателям, как высвобождение рабочей силы, облегчение и оздоровление условий труда, снижение расхода дефицитных материалов, повышение качества, надёжности изделий, что не всегда может быть отражено в их стоимости и себестоимости. Различают плановую и фактическую экономическая эффективность новой техники. Плановая - определяется по плановым данным об объёме продукции, капитальных вложений, себестоимости и окупаемости капитальных вложений. Данные о плановой и фактической экономической эффективности новой техники используются при определении желательных направлений её развития и при планировании её внедрения. При планировании эффективности новой техники, когда ещё не известна цена, затраты на новую технику могут быть определены по сметам на её изготовление, а при отсутствии смет - по укрупнённым нормативам и с учётом аналогов. Фактическая - измеряется отношением снижения себестоимости продукции или увеличения прибыли от внедрения новой техники к капитальным вложениям на эти цели. К затратам на новое оборудование прибавляются затраты на его доставку и монтаж, на сооружение производственных площадей (или вычитается экономия на капитальных вложениях за счёт высвобождаемых площадей), а также затраты на увеличение (или вычитается экономия) оборотных фондов, связанных с внедрением новой техники. Полученные данные сопоставляются с затратами, которые потребовались бы при прежней технической базе и том же объёме производства. Помимо капитальных вложений, сопоставляется и себестоимость продукции при новой и старой технике. Если с внедрением новой техники связано увеличение выпуска продукции, то себестоимость пересчитывается на увеличенный объём с учётом условно-постоянной части расходов и её изменений. [19] Доход. В результате исследования выполненных заказов, обнаружена определенная зависимость. В связи с отсутствием товара на складе остаются не выполнены до 20% заявок клиентов, причем 10-15% вследствие отсутствия «парности» пуговиц. Это связано с тем, что основную часть клиентов фирмы составляют швейные предприятия, для которых крайне важно наличие пуговиц одного артикула и цвета, но разных размеров (для пришивания на борт/рукав, основные/декоративные и т.д.). Остальные 5-10% заявок не удовлетворяются в связи с тем, что отсутствует оперативная информация о возможных сроках поставки необходимого ассортимента. Именно эти данные были взяты за основу расчета объективных показателей экономического эффекта от внедрения ИТ-проекта. Доход от реализации прошлых периодов (тыс. руб.): 2001г. – 8350; 2002г. – 9100; 2003г – 9770; С учетом темпов роста, составляющих почти линейную зависимость доход в 2004 году планируется в размере 10,5 млн. рублей По оценкам специалистов фирмы объем невыполненных заявок, возможно, удастся снизить до 5-7%, и соответственно рост объема реализованной продукции увеличится до 15%. 10,5 млн. руб. + 15% = более 12 млн. рост дохода составит более 1,5 млн. руб. Прибыль. По планам на 2004 год прибыль должна составить 2500 тыс. руб. при выполнении прогноза на 2004 год прибыль составит: 2500 тыс. руб. + 15% = 2750 тыс. руб. соответственно за счет внедрения ИТ-системы получаем прибыль 250 тыс. руб. Экономическая эффективность. Абсолютная экономическая эффективность внедрения ИТ-системы рассчитывается как отношение полученной прибыли к затратам.[19] 250 тыс. руб. / 45 тыс. руб. = 5,5 Уровень экономической эффективности можно охарактеризовать как очень высокий. Срок окупаемости. Отношение затрат на реализацию проекта к полученной прибыли за один год. 45 тыс. руб. / 250 тыс. руб. = 0,18 года * 12 мес. = 2,16 мес. Срок окупаемости проекта составляет менее трех месяцев. Рентабельность. Рентабельность - показатель эффективности деятельности предприятия, характеризующий уровень отдачи от затрат и степень использования средств, отношение прибыли к затратам.
Расчетный рост рентабельности составляет 5% Производительность труда. В первую очередь, рост производительности труда осуществляется за счет уменьшения непроизводительного времени на работе, которое можно определить как время сотрудников, которое не создает новой стоимости для компании.
Возьмем отдел продаж компании. Производительное время продавца - это то время, которое он проводит с клиентом, а не то, которое потрачено, чтобы выяснить, оплачены ли счета, выполнен ли заказ и т. п. Новая информационная система, автоматизирует процесс регистрации и оформления сделок, и тем самым избавляет продавца от рутинной работы по заполнению, проверке и отслеживанию исполнения заказа. Вмешательство менеджера отдела продаж требуется лишь в исключительных случаях. Время сотрудника отдела продаж освобождается для производительной работы в контакте с клиентом, со снижением документооборота, уменьшением непроизводительных телефонных переговоров с клиентом по поводу того, в каком состоянии находится заказ. Производительность возрастает также благодаря повышению эффективности, "насыщенности" производительного времени. В применении к отделу продаж это означает предоставление каждому индивидуальному менеджеру по продажам через информационную систему всей необходимой информации о клиенте, о состоянии товарных запасов, о ближайших поставках, о специальных предложениях и проводимых акциях. А также всю текущую информацию о поступающих сделках, возникающих проблемах или потенциальных сделках, и т. п. Производительность труда (ПТ) = Выручка от реализации / Численность работников. ПТ 2003 = 10,5 млн. / 25 чел. = 420 000 руб. ПТ 2004 = 12 млн. / 25 чел. = 480 000 руб. Рост производительности труда = (ПТ2004 – ПТ 2003) / ПТ2003 * 100% Рост производительности труда = (12 млн. – 10,5 млн.) / 10,5 млн. * 100% = 14,3% , что говорит о высокой эффективности внедрения ИТ-проекта.
Заключение. Использование информационных технологий для управления предприятием делает любую компанию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры. Подобная автоматизация позволяет: - Повысить эффективность управления компанией за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных. - Снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации, регламентации и упрощения доступа сотрудников компании к нужной информации. Изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях. - Обеспечить надежный учет и контроль поступлений и расходования денежных средств на всех уровнях управления. - Руководителям среднего и нижнего звеньев анализировать деятельность своих подразделений и оперативно готовить сводные и аналитические отчеты для руководства и смежных отделов. - Повысить эффективность обмена данными между отдельными подразделениями, филиалами и центральным аппаратом. - Гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации. Автоматизация дает значительно больший эффект при комплексном подходе. Частичная автоматизация отдельных рабочих мест или функций способна решить лишь очередную "горящую" проблему. Однако при этом возникают и отрицательные эффекты: не снижаются, а порой даже увеличиваются трудоемкость и затраты на содержание персонала; не устраняется несогласованность работы подразделений. Информационные технологии при всей своей революционности не отменили производственного процесса, не ликвидировали конкурентов и не отняли у человека право принимать решения. Объект управления – фирма не перестала существовать, даже если она стала виртуальной, внешнее окружение продолжает существовать, и даже возросло, необходимость находить решения слабоструктурированных задач осталось. Скорее можно говорить об интенсификации всех процессов в информационном веке. Изменился инструментарий в управлении фирмой, но зато настолько сильно изменился, что повлиял на все процессы, к которым имеют отношение менеджеры: планирование, организацию, руководство и контроль. Анализ работы фирмы показал, что для повышения эффективности ее работы необходимо внедрить программу, которая позволяет автоматизировать: систему исполнения заказов клиентов, систему заказа товара у поставщика, систему отчетности. В результате внедрения программы: - выручка фирмы в течение 2004 года должна вырасти на 15% что составит более 1,5 млн. руб. - производительность труда увеличилась на 14,3%. - Коэффициент экономической эффективности внедрения информационной системы составляет 5,5. - В перспективе ожидается снижение затрат на приобретение товара у поставщика вследствие оптимизации системы управления товарными запасами. - Рост рентабельности продукции составляет 5% Из этого можно сделать вывод, что внедрение новой информационной системы не обеспечивает немедленного экономического роста, но способствует развитию фирмы, ее переходу на качественно более высокий уровень, как в улучшении качества обслуживания клиентов, так и в прозрачности движения товара и капитала.
Список литературы: 1. В. К. Душин Теоретические основы информационных процессов и систем Издательство: Дашков и Ко , 250 стр., 2002 г. 2. А. С. Гринберг, И. А. Король Информационный менеджмент Издательство: Юнити-Дана; 416 стр., 2003 г. 3. Г. Н. Калянов Консалтинг: от бизнес-стратегии к корпоративной информационно-управляющей системе Издательство: Горячая Линия – Телеком 208 стр., 2004 г. 4. Т. П. Барановская и др. Информационные системы и технологии в экономике Издательство: Финансы и статистика , 416 стр., 2003 г. 5. Д. В. Гаскаров Интеллектуальные информационные системы Издательство: Высшая школа, 432 стр., 2003 г. 6. А. В. Хорошилов, С. Н. Селетков Мировые информационные ресурсы Издательство: Питер; 176 стр., 2004 г. 7. М. Ф. Меняев Информационные технологии управления. Книга 3. Системы управления организацией , 464 стр., 2003 г. 8. А. С. Гринберг, В. М. Шестаков Информационные технологии моделирования процессов управления экономикой Издательство: Юнити-Дана; 400 стр., 2003 г. 9. Л. А. Широков Бухгалтерские информационные системы Издательство: МГИУ, 250 стр., 2002 г. 10. Н. Н. Карабутов Информационные технологии в экономике Издательство: Экономика; 208 стр., 2003 г. 11. С. М. Патрушина Информационные системы в бухгалтерском учете Издательство: МарТ; 368 стр., 2003 г. 12. И. И. Родионов, и др. Рынок информационных услуг и продуктов Издательство: МК-Периодика 552 стр., 2002 г. 13. А. В. Волокитин, и др. Средства информатизации государственных организаций и коммерческих фирм. Справочное пособие Издательство: ФИОРД-ИНФО 272 стр., 2002 г. 14. Ю. Шафрин Информационные технологии. Часть 2 Издательство: Бином. Лаборатория знаний; 320 стр., 2002 г.
15. М. Р. Когаловский Перспективные технологии информационных систем Издательства: ДМК Пресс, Компания АйТи; 288 стр., 2003 г. 16. И. А. Стрелец Новая экономика и информационные технологии Издательство: Экзамен, 256 стр., 2003 г. 17. Томас Хюлланд Эриксен Тирания момента. Время в эпоху информации Издательство: Весь Мир, 208 стр., 2003 г.
18. В. В. Липаев Системное проектирование сложных программных средств для информационных систем Издательство: Синтег; 268 стр., 2002 г. 19. Скрипкин К. Г. Экономическая эффективность информационных систем Издательство: ДМК Пресс; 256 стр., 2002 г. 20. Веревченко А. П., и др. Информационные ресурсы для принятия решений Издательства: Деловая Книга, Академический проект; 560 стр., 2002 г. 21. Майкл Дж. Д. Саттон Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения Издательства: БМикро, Азбука, 446 стр., 2002 г. 22. В. В. Годин, И. К. Корнеев Информационное обеспечение управленческой деятельности Издательства: Высшая школа, Мастерство; 240 стр., 2001 г. 23. А. П. Прокушева, Т. Ф. Липатникова, Н. А. Колесникова Информационные технологии в коммерческой деятельности Издательство: Маркетинг, 192 стр., 2001 г. 24. В. П. Божко Информационные технологии в статистике Издательства: Финстатинформ, КноРус, 144 стр., 2002 г. 25. Л.Н. Герасимова Информационное обеспечение маркетинга Издательство: Маркетинг, 120 стр., 2004 г. 26. В. Б. Уткин, К. В. Балдин Информационные системы в экономике Издательство: Финансы и статистика , 288 стр., 2004 г. 27. В.Г. Синюк, А.В. Шевырев Использование информационно-аналитических технологий при принятии управленческих решений Издательство: ДМК Пресс; 160 стр., 2003 г. 28. М.В. Гаранин, В.И. Журавлев, С.В. Кунегин Системы и сети передачи информации Издательство: Экзамен, 336 стр., 2003 г. 29. С. М. Патрушина Информационные системы в экономике. Издательство: Бизнес , 352 стр., 2004 г. 30. С. В. Маклаков Моделирование бизнес-процессов Издательство: Диалог – МИФИ, 240 стр., 2003 г.