План:
1. Порядок оформления, составления личных дел.
2. Составить и оформить решение коллегиального органа.
Использованная литература.
1. Порядок оформления, составления личных дел.
Личные дела составляются и ведутся на работников, перечень которых определяется специально созданной руководителем предприятия комиссией.
Количество экземпляров личного дела определяется необходимостью. Подлинный экземпляр личного дела ведется по месту работы работника. Вышестоящую инстанцию, которая утверждает работников на некоторых должностях, высылается копии документов, заверенная отделом кадров предприятия и скрепленные печатью.
В личное дело включаются документы:
o опись документов, имеющихся в личном деле;
o заявление о принятии на работу;
o приказ о принятии на работу;
o личный листок по учету кадров с наклеенной на него фотографией размером 4х6 (фотографии обновляются при достижении возраста 25 и 45 лет);
o автобиография;
o копии документов об образовании, присвоении ученой степени, ученого звания;
o копия военного билета;
o контракт или трудовой договор (обязательный для государственных учреждений);
o приказы о продлении трудового договора;
o договор о полной индивидуальной или коллективной ответственности.
Контракт – это один из документов отражающий условия трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией. Контрактная форма оплаты труда широко применяется в цивилизованных странах уже не одно десятилетие. Для государств СНГ, контракт – явление относительно новое, возникшее с развитием рыночных отношений. По сравнению с действующей в нашей экономике тарифной системой оплаты труда в ее повременной и сдельной формах контрактная система имеет два несомненных преимущества.
Во-первых, труд работников можно оплачивать в значительно большем размере, чем это предписано окладами тарифными ставками и реализовать на практике рыночный принцип: за хорошую работу большие деньги, за плохую – ничего.
Во-вторых, контрактная система позволяет без особых усилий избавляться от нерадивых сотрудников путем расторжения контракта не вступая при этом в противоречие с Кодексом законов о труде и не согласовывая это увольнение с профсоюзом.
Далее в личном деле по мере поступления в хронологическом порядке располагаются характеристики, аттестации, представления о назначении, освобождении, увольнении, переводе, направлении на учебу, копии наградных листов и представлений к присвоению почетных званий и другие документы характеризующие работника. Документы личного дела нумеруются.
Характеристика – это официальный документ, который выдает администрация учреждения своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзывы о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств. Она имеет следующие реквизиты: название вида документа, указание должности, наименование организации, Ф.И.О. сотрудника, текст, подписи, печать.
В тексте характеристики можно выделить следующие логически взаимосвязанные составные части:
o анкетные данные;
o данные о трудовой деятельности;
o оценка деловых и моральных качеств;
o вывод.
Докладные, заявления и другие необходимые справочные материалы располагаются во втором разделе личного дела по мере их поступления.
В дополнение к личному листку по учету кадров относятся на основе соответствующих документов изменения в учетных данных работников, происшедшие после заполнения им личного листка.
Личный листок по учету кадров заполняется работником собственноручно, чернилами, разборчиво, без искажений и сокращений наименования предприятий, учреждений и организаций. При заполнении сведений о трудовой деятельности указывается время вступления в каждую должность и ухода на основании приказов по личному составу или записей трудовой книжки.
Автобиография пишется в произвольной форме, в которой кроме сведений о себе, и своей деятельности указываются сведения о родственниках и другие сведения, имеющие принципиально важное значение при решении вопроса о более правильном и целесообразном использовании работника на должности.
О всех последующих изменениях в анкетно-биографических данных и других учетных признаках (образование и т.д.) работники обязаны сообщать в отдел кадров по месту работы для внесения этих изменений во всех их учетные документы.
Основанием для внесения изменений должны служить официальные документы.
Изъятие документов из личных дел производиться с разрешения начальника отдела кадров, о чем делается отметка в описи документов в личном деле, а подлинный экземпляр документа заменяется его копией.
Для обеспечения контроля за выдачей личных дел составляются контрольные карточки, которые хранятся в личных делах.
Личные дела размещаются в несгораемых шкафах в порядке номеров, проставленных на корешках и лицевой стороне личного дела. Для быстрого нахождения конкретно личного дела ведется алфавитная картотека, состоящая из алфавитных карточек.
Одним из основных документов по учету личного состава на предприятии являются личные карточки рабочих и служащих. Они составляются и сводятся в действующую картотеку личных карточек (установленная форма № Т-2). Персональный учет научных работников ведется по учетной карточке научного работника, форма № Т-4.
Личные карточки уволенных постоянно хранятся в алфавитном порядке, отдельно от действующей картотеки, с указанием в карточке даты, номера приказа и причины увольнения работника. Хотя личная карточка и не является одним из документов находящихся в личном деле, на некоторых государственных предприятиях их подшивают в личное дело после увольнения сотрудника, мотивируя это тем, что все эти документы должны хранится 75 лет.
На работников, удостоенных государственных наград, почетных званий, награжденных отраслевыми видами наград, составляются и ведутся учетные карточки награжденных, которые сводятся в картотеку. Учет может вестись и в журнале учета награжденных.
2. Составить и оформить решение коллегиального органа.
Протокол №1
УЧРЕДИТЕЛЬНОГО СОБРАНИЯ
ЗАКРЫТОГО АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА
«Рога и Копыта»
г. Витебск «26» января 2004г.
Присутствовали учредители:
1. Рогов Иван Иванович
2. Копытин Петр Петрович
3. Фунт Адам Остапович
Повестка дня:
1. Об учреждении ЗАО «Рога и Копыта».
2. О формировании уставного капитала ЗАО «Рога и Копыта».
3. О подписании Учредительного договора и утверждения Устава ЗАО «Рога и Копыта».
4. Об избрании генерального директора.
По первому вопросу повестки дня выступал:
учредитель Рогова И.И., с предложением учредить ЗАО «Рога и Копыта».
Постановили:
учредить ЗАО «Рога и Копыта»
По второму вопросу повестки дня выступал:
учредитель Копытин П.П., с предложением сформировать уставный капитал ЗАО «Рога и Копыта» в размере 10`000`000 (десяти миллионов) белорусских рублей в следующем порядке:
1. учредитель Рогов И.И. в качестве вклада в уставный капитал обязуется передать в собственность Обществу в течении одного месяца с момента его государственной регистрации деньги в сумме 6`000`000 (шесть миллионов) белорусских рублей.
2. учредитель Копытин П.П. в качестве вклада в уставный капитал обязуется передать в собственность Обществу в течении одного месяца с момента его государственной регистрации деньги в сумме 2`000`000 (два миллионов) белорусских рублей.
3. учредитель Фунт А.О. в качестве вклада в уставный капитал обязуется передать в собственность Обществу в течении одного месяца с момента его государственной регистрации деньги в сумме 2`000`000 (два миллионов) белорусских рублей.
Постановили:
сформировать Уставный капитал ЗАО «Рога и Копыта»
По третьему вопросу повестки дня выступал:
учредитель Копытин П.П., с предложением о проекте Устава и Учредительного договора ЗАО «Рога и Копыта».
Постановили:
1. Заключить Учредительный договор ЗАО «Рога и Копыта».
2. Утвердить Устав ЗАО «Рога и Копыта».
По четвертому вопросу повестки дня выступал:
учредитель Копытин П.П., с предложением избрать генеральным директором ЗАО «Рога и Копыта» Фунта Адама Остаповича (с правом первой подписи).
Постановили:
избрать генеральным директором ЗАО «Рога и Копыта» Фунта Адама Остаповича (с правом первой подписи).
По всем вопросам повестки дня учредители голосовали «ЗА» единогласно.
ПОДПИСИ УЧРЕДИТЕЛЕЙ:
_ ( Рогов И.И. )
_ ( Копытин П.П. )
_ ( Фунт А.О. )
Список использованной литературы:
1. Стенюков М.В. «Образцы документов по делопроизводству. Руководство к составлению» Издательство «ПРИОР», Москва, 1997г.
2. Михальченко А.М., Довыдова Э.М. «Пособие по делопроизводству» Издательство «ПОЛЫМЯ», Минск, 1993г.
3. .Печникова Т.В., Печникова А.В. «Практика работы с документами в организации» Издательство ЭКМОС, Москва, 1999г.