Особенности и стиль деловых документов

Содержание.
Введение Глава 1.Особенности деловых документов 1.1Документ и информация 1.2.Формуляр документа 1.3.Юридическая сила документа
1.4.Вид документа 1.5.типология документов 1.6.форматы бумаги и поля 1.7.общие требования к составлению и оформлению документов Глава 2 Стиль деловых документов 2.1.Официально-деловой стиль 2.2.Специальная лексика документов 2.3.Употребление устаревшей лексики 2.4.Употребление неологизмов 2.5.Употребление заимствованных слов 2.6.Употребление слов с «универсальным» значением 2.7.Употребление сокращений 2.8.Употребление языковых формул 2.9.Употребление слов в одной падежной форме 2.10.Ограниченная сочетаемость слов 2.11.Конструкции с отглагольным существительным 2.12.Ограниченное употребление глаголов в личной форме 2.13.Построение предложений Глава 3.Типичные языковые ошибки в текстах документов 3.1.Ошибки, связанные с незнанием значений слов 3.2.Неправильное употребление стилистически окрашенной лексики 3.2.Неправильное употребление стилистически окрашенной лексики Заключение Список использованной литературы

Введение. Согласно стан­дартному определению «Документ (документированная информация)- это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Документ является результа­том отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятель­ности человека. Документы - это основание для принятия управленческих решений, они служат доказатель­ством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ вы­ступает и как предмет труда, и как результат труда. Отсюда повышенное требование точности, предъявляемое к тексту документов. Соответствовать этому требованию может только письменная речь, подготовленная и отредактированная. В устной речи достичь такой степени точности практически невозможно ввиду ее неподготовленности, спонтанности, вариативности. Исходя из этого, целью курсовой работы является: изучение особенностей и стиля деловых документов. В связи с поставленной целью в работе решались следующие задачи: 1)выяснить требования к текстам документов; 2)разобраться в употреблении специальной лексики документов; 3)изучить типичные языковые ошибки в текстах документов.
Глава 1.Особенности деловых документов.

1.1Документ и информация. Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное ис­пользование, повторное и неоднократное возвращение к информации во времени. Таким образом, первая фун­кция любого документа - информационная. Документ в переводе с латинского - доказательство, свидетельство. Чрезвычайно важна для любой, в том числе для управленческой деятельности, юридическая значимость документа. Документ служит основой для принятия управленческих решений, фиксирует приня­тые решения, подтверждает факт их исполнения. Пра­вовая функция документа также его необходимое свой­ство. Им обладают, прежде всего, документы, фикси­рующие правовые нормы. Но любой управленческий документ несет в себе эту функцию, Т. к. обладает оп­ределенной юридической силой. Коммуникативная функция документа - это его свойство служить средством связи, коммуникации между различными должностными лицами, структурными под­разделениями, между государственными организация­ми, управляющей и управляемой системой и т. д. Доку­мент обладает этой функцией, т. к. служит средством передачи информации и во времени, и в пространстве. Таким образом, любой документ полифункциона­лен. Документы выступают одновременно средством и способом реализации возложенных на аппарат управ­ления функций, отражают все формы управленческой деятельности.[1] Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Понятие «документ» нельзя смешивать с понятием «информация». Законодательно закреплено следующее определение "Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления"[2] Из этого определения следует, что, понятие "информация" много шире понятия "документ". В управленческой практике информация создается и используется для целенаправленного управления ка­ким-либо объектом, производством, структурой. К уп­равленческой информации предъявляют ряд требова­ний - полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком. Кроме того, существенны требования своевременности и достаточности информации.
1.2.Формуляр документа.
Каждый документ состоит из набора отдельных элементов (автор документа, текст, номер и дата, адресат, подпись печать и др.), которые получили название реквизитов. Набор рек­визитов официального письменного документа, рас­положенных в определенной последовательности, со­ставляет формуляр документа.[3] Формуляр складывал­ся в течение длительного времени и формировался под влиянием, с одной стороны, необходимости за­крепления официального характера информации до­кумента, придания ему юридической силы, а с дру­гой стороны, отражения на документе его "пути" в аппарате управления, т. е. прохождение таких опе­раций, как рассмотрение, исполнение, обработка, передача, поиск, использование для наведения справок. Формирование формуляра документа привело к закреплению в практике документирования только тех элементов, которые выполняют традиционно сложившиеся функции документа. Естественно, основной функцией документа является запечатление и сохранение официальной информации. Разные виды документов имеют разный набор реквизитов. Еще в середине 1980-х п. установлен обяза­тельный состав реквизитов, который обеспечивает их применение в управленческой деятельности: - автор документа (наименование организации, учреж­дения, предприятия с указанием ведомственной при­надлежности или организационно-правовой формы); - дата создания документа; - регистрационный индекс; - текст (содержание); - подпись Отсутствие или неправильное оформление в доку­менте одного из этих реквизитов делает его недействи­тельным. В зависимости от целей создания и использова­ния документов, их назначения, сферы распростра­нения и даже от способа документирования зависит набор реквизитов конкретного документа. Например, заявление чаще всего пишется от руки, должно быть адресовано должностному лицу, содержать наимено­вание вида документа (слово "заявление"), текст(предмет или причина составления заявления), дату и подпись. Приказ руководителя будет иметь другой формуляр. Он должен быть составлен на бланке орга­низации, содержать указание на вид документа "при­каз", заголовок, текст, передающий распорядитель­ные действия, визы согласования, регистрационный индекс, дату и подпись. Приказ никогда не готовят рукописном виде. Он печатается на пишущей машине или готовится на компьютере и распечатывается с Принтера. Поэтому формуляр современного приказа включает еще и такой реквизит, как идентификатор электронной копии документов. Для штатного расписания организации необходимы не только перечисленные элементы, но и гриф утверждения руководителя, заверенный печатью.
Таким образом, отдельные элементы документа (реквизиты) составляют формуляр того или иного вида документа.
1.3.Юридическая сила документа.
Носителем информации выступает документ. Каждый управленческий документ является носителем информации, используется для ее сбора, анализа, разработки и принятия управленческого решения, его доведения до непосредственных исполнителей, заинтересованных организаций или граждан. Главное требование, предъявляемое к управленческим документам, - официальность, достоверность, объективность. Реализуется это требование при наделении документа юридической силой, т. е. условием, при котором информация документа может быть использована в сфере управления без сомнения в ее достоверности для осуществления любых действий. В настоящее время бесспорность и обязательность документа также определяется понятием "юридическая сила документа".
Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, т. к. они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права. Юридическую силу документа понимают как бесспорность и авторитетность, основанную на законодательстве. Юридическая сила документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управления (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц, государственных служащих и граж­дан), которые руководствуются данным документом и основывают на нем свою деятельность или воздержива­ются от нее. Одни документы, например правовые акты феде­ральных органов представительской и исполнительной власти, судебные, прокурорские, нотариальные и ар­битражные акты, договорная документация, изначаль­но обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие документы наде­ляются юридической функцией в случае использова­ния их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др. В управлен­ческой деятельности юридическая сила документа обес­печивает его официальность для работников как дан­ной управленческой системы, так и всех иных струк­тур, с которыми она взаимосвязана. Юридическая сила документа - это свойство, сооб­щаемое ему действующим законодательством, компетен­цией издавшего его органа и установленным порядком оформления.[4] Из этого определения следует, что орган управле­ния или должностное лицо, выпускающее документ, обязаны: - соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства; ­ - издавать документы только в пределах своей ком­петенции; - соблюдать действующие в определенное время об­щегосударственные правила составления и оформ­ления документов. Таким образом, юридическая сила документа опре­деляется и содержанием, и формой документа. Для определенных видов документов в действующих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу.
1.4.Вид документа. В соответствии с терминологическим государственным стандартом термин «вид документа» определяется как «принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения». Вид документа указывается на каждом управленческом документе кроме письма). В соответствии с определенным видом (наимеименованием) складывается его формуляр, правовая значимость, структура текста, порядок введения в действие. Наименования многих видов документов сформировались очень давно. С начала ХVIII в. известны та­кие документы, как протокол, диплом, патент, рапорт,акт, ведомость и др. Только к концу XIX в. появилось постановление как вид документа. А в 1990-х гг. получил распространение в делопроизводстве федеральных органов исполнительской власти такой вид документа, как поручение. Таким образом, наименования видов документов складываются исторически. С течением времени они претерпевают существенные изменения - перестают употребляться одни виды, им на смену приходят другие. Так, переписка, оформляемая в ХVIIIв виде отношений, доношений и рапортов, свелась к использованию только таких видов документов, как письмо, которым оформляются внешние связи opгaнизации, и докладная записка, используемая для внутренней переписки. В ОКУД включено около 5000 унифицированных форм документов, в их названиях используется только 80 наименований видов документа. [5]Названия видов непроизвольно формулируются их составителем, а выбираются из числа регламентированных нормативной 6азой. Сложившаяся система видов документов явля­ется одной из характерных черт отечественной системы делопроизводства. Работники делопроизводственных служб должны иметь четкие представления о том, ка­ким видом документа оформляется документирование того или иного вопроса или действия, и осуществлять контроль за правомочным применением названии ви­дов документов в аппарате соответствующей админист­ративной структуры. В противном случае начинают применяться документы с названием «информация», «предложение», «служебная записка» и т. д. Однако документы одного наименования (вида) могут быть различны по назначению, содержанию, по­рядку оформления, сфере применения. Понятие «раз­новидность» уточняет характер применения того или иного вида документа и его принадлежность к той или иной системе документации. Например, вид документа акт и его разновидности: акт сдачи объекта в эксплуа­тацию; акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения; акт ликвидации организации и др.
1.5.ТИПОЛОГИЯ ДОКУМЕНТОВ.
Все многообразие документов, обслуживающих сфе­ру управления, можно классифицировать по различ­ным основаниям. По происхождению различают документы личные и официальные. Документы личного происхождения включают личную переписку , воспоминания личного характера, дневники. Они создаются вне сферы служе6ной деятельности человека или выполнения обще­ственных обязанностей. Официальный документ создается юридическим или физическим лицом с обязательным оформлением и удостоверением в установленном порядке. Среди официальных документов выделяют группу личных - удостоверяющих личность (паспорт), специальность, обра­зование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др. Делопроизводственные службы, как правило, работают с официальными документами. По способу документирования различают документы: - рукописные письменные (текстовые); - изобразительные (документы, фиксирующие инфор­мацию посредством изображения объекта); - графические (документы, выполненные графичес­ким способом); - фотодокументы; - фонодокументы (звуковые документы, зафиксированные на магнитной ленте); - кинодокументы (документы, зафиксированные с помощью кино- и видеотехники); - документы, созданные с помощью компьютерной техники. В зависимости от отношения к аппарату управле­ния различают документы:
- входящие (поступившие в организацию); - исходящие (отправляемые из организации); - внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях). Совокупность этих документов образует документооборот органи­зации. По количеству затронутых вопросов документы делят на простые и сложные. Простые документы со­держат изложение одного вопроса. Примером простых документов является письмо. Сложные документы включа­ют несколько вопросов. Они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделении, учреждении. таким документам относятся, как правило, приказы, протоколы, постановления, решения.
По ограничению доступа документы разделяются на секретные, для служебного пользования и несекретные (простые). Секретные документы снабжаются особой пометой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения. Документы для служебного пользования, содержа­щие несекретные сведения, могут использоваться ра­ботниками данного учреждения. Такие документы по­мечаются грифом "Для служебного пользования". По способу изложения текста документы могут быть индивидуальными, трафаретными и типовыми. В индивидуальных документах содержание изла­гается в виде связанного текста. Составитель (испол­нитель) индивидуального документа готовит ориги­нальный текст, посвященный одному (или несколь­ким) вопросам для выполнения конкретной управлен­ческой задачи. Эти документы пишутся традиционным литературным текстом. В трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для за­полнения переменной информации. Наиболее известным видом таких документов являются анкета или справка. Такие документы, как правило, бывают напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки. Вариант использова­ния трафаретных текстов - это введение его в память компьютера (шаблон текстовых редакторов). Типовые документы используются для документи­рования однотипных (повторяющихся) ситуаций, состав­ляются на основе образца (например, типовые письма, типовые инструкции, типовые договоры и др.). в доку­ментоведении метод типизации используется при раз­работке типовых форм документов и типовых текстов т. е. образцов, или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст - это текст­образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания. По степени подлинности документы делятся на подлинники, оригиналы, копии и дубликаты. Подлинник официального документа это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность-(об авто­ре, времени 11 месте создания), считается Подлинным. Синонимом подлинника является оригинал. Составленные в нескольких экземплярах оригина­лы называются умноженными. Все они обладают оди­наковой юридической силой, составляются, как мини­мум, в двух экземплярах (например, договор). Оформ­ление умноженных оригиналов является распространен­ной практикой. Черновой документ (может быть изготовлен рукописным, машинописным способом пли распечатан с компьютера) отражает работу автора над содержанием документа, может содержать только текст документа и не обладает юридической силой. Копия документа может быть факсимильной или свободной. Копии могут воспроизводить часть текста документа (выписки) или весь документ. Факсимиль­ная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки - содержащиеся в подлиннике реквизиты (включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи. Для документов, изготовленных на пишущих машинах, факсимильной копией является второй и последующие экземпляры документов. Они, как правило, остаются в делах учреждения. Устаревшее название таких копий - отпуск. Свободная копия создается на пишущих машинах, содержит все реквизиты докумен­та, но не обязательно повторяет его форму. Все официально незаверенные виды копии не име­ют юридической силы. Дубликат - это копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровож­даемая отметкой «дубликат». Подлинность документа, полученного из автомати­зированной информационной системы устанавливается после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федера­ции. Юридическая сила документа, хранимого, обра­батываемого и передаваемого с помощью автоматизи­рованных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизирован­ной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифро­вой подписи осуществляется в Российской Федерации на основе лицензии. По срокам хранения документы делятся на доку­менты постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения. Сроки хранения до­кументов определяются федеральной архивной служ­бой и закрепляются в перечнях документов с указани­ем сроков хранения. В зависимости от сферы деятельности официаль­ные документы подразделяются на управленческие, научные, технические, производственные (технологи­ческие) и др. Документы можно классифицировать по их назна­чению. Распорядительная деятельность в управленчес­кой практике выражается изданием приказов и указа­ний, постановлений, решений, распоряжений. Планирование - посредством подготовки различных планов, регламентации деятельности в уставах, положениях и др.; учет - составлением и обработкой статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; регламентация отдельных направлений деятельности проводится В виде издания инструкций, методи­ческих указаний, регламентов, правил. По способу передачи документов различают письма, телеграммы, телефонограммы, телексы, факсограм­мы и др.
1.6.ФОРМАТЫ БУМАГИ И ПОЛЯ
Материальным носителем информации в управлен­ческой практике чаще всего является бумага. Носитель информации должен быть прочным, легким, удобным в практике работы и доступным по своей стоимости. Бумага отвечает всем этим требованиям. Существую­щие способы документирования позволяют использо­вать бумагу для закрепления информации документа. Для подготовки управленческой документации исполь­зуются стандартные форматы бумаги в соответствии с действующим в настоящее время ГОСТ-9327-60 "Бумага. Потребительские форматы". Эти форматы приняты и Международной организацией по стандартизации (ISO)1.
Для измерения форматов принята метрическая систе­ма мер. Площадь основного формата АО (841 х 1189 мм) приблизительно равна квадратному метру. Каждый последующий формат получается из предыдущего делением большей стороны пополам. Все форматы геометрически подобны. Форматы делятся на три основных ряда - А, В, B.
В управленческой практике документы оформляются главным образом на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм) и А 5 (148 х210). Потребительские форматы рядов А и В.
Ряд А
Ряд Б Ряд В А0
841х1189 В0 1000х1414 С0 917х1278 А1
594х841 В1 700х1000 С1 648х917 А2
420х594 В2 500х707 С2 452х648 А3
297х420 В3 353х500 С3 323х458 А4
210х297 В4 250х353 С4 229х324 А5
148х210 В5 176х250 С5 162х229 А6
105х148 В6 125х176 С6 114х162 А7
74х105 В7 88х125 С7 81х114 А8
52х74 В8 62х88 С8 57х81 А9
37х52 В9 44х62 А10
26х37 В10 31х44 А11
18х26 В11 22х31 А12
13х18 В12 15х22 А13
9х8 Отдельные виды документов, содер­жащие таблицы, графики, ведомости, планы и прочее, оформляются на формате АЗ (297 х 420 мм). Любой документ должен иметь поля, т. е. опреде­ленное пространство между краем листа бумаги и тек­стом. Поля необходимы для подшивки документа, для проставления некоторых служебных отметок. Размеры полей должны быть не менее: левое - 20 мм; правое - 10 мм; верхнее - 20 мм; Нижнее - 20 ММ. Это минимальные размеры полей, при их дальней­шем сокращении будет затруднено и оформление и по­следующее хранение документов, но большие поля до­пустимы. В соответствии со стандартом ISO 3535-1977 "Струк­тура бланков и схема расположения" за рубежом при­меняются при оформлении документов следующие раз­меры полей: с левой стороны - 20 мм +-10 мм; верхнее поле - 10 мм +-10 мм.
1.7.ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
Под оформлением документов понимается соблю­дение в ходе их составления в управленческих аппа­ратах учреждений (организаций и предприятий), а так­же при перепечатке, согласовании, удостоверении, упаковке и пересылке установленных в законодатель­ных актах и нормативно-методических норм и требований. Требования к составлению и оформлению управ­ленческих документов закрепляются в государствен­ных стандартах. В соответствии с действующим зако­нодательством стандартизация осуществляется на ос­нове принципа добровольного применения стандартов. Однако следует отметить, что соблюдение установлен­ных требований позволяет включать документы в еди­ную для страны систему делопроизводства, способству­ет их оперативной обработке и исполнению, сокраща­ет затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех специалистов управленческого аппарата от руководи­телей до рядовых сотрудников. Кроме того, соблюде­ние установленных правил позволяет создавать доку­менты, бесспорно обладающие юридической силой. Государственные стандарты предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Это достигается за счет закрепления места каждо­го реквизита на поле документа в соответствии с тради­циями последовательности их заполнения и чтения, рациональной компоновки реквизитов в документах, позволяет максимально увеличить "полезную" пло­щадь - место для размещения текста, основного рекви­зита документа. Созданные в соответствии с требова­ниями стандарта документы выполняют свою основную функцию (сохранение информации) и обеспечивают эргономичность документов - легко воспринимаются человеком, удобны в применении, хранении, передаче любыми средствами связи.
На основе государственного стандарта в каждой организации осуществляется конкретизация правил ра­боты с документами с учетом специфики ее деятельно­сти, технологии документирования, условий ,работы управленческого аппарата. На основе законодательных, нормативных и нормативно-методических документов каждое учреждение (организация, предприятие, фирма) устанавливает свои требования к работе с документа­ми и закрепляет их в уставе (положении), регламен­тах, правилах, инструкциях. При этом должны быть установлены:
- состав применяемых в управленческой системе до­кументов; , - компетенция руководителя, его заместителей и ру­ководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов; - права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процесс ах работы с документами; - порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью; - виды применяемых бланков и порядок их использо­вания; - порядок движения основных видов документов; - обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами. Как уже отмечалось, среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, Особое значение имеет система организационно-распо­рядительной документации. Документы, входящие в эту систему, применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм со6ственности. В состав системы организационно-распорядительной документации включены распоря­дительные документы (постановление, распоряжение, решение, приказ), организационные (положения, должностные инструкции, инструкции) и информационно-справочные документы (письма, докладные и о6ъяснительные записки, заявления, акты, телеграммы, телефонограммы, протоколы). ­ Государственным стандартом на систему организационно-распорядительной документации установлен набор реквизитов, свойственный документам этой системы документации. Все 30 реквизитов, включенных в государственный стандарт, не встречаются вместе ни в одном виде документов. Они характеризуют типовой формуляр документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации. Формуляр конкретного вида документа определяется его назначением и правилами составления, оформления, разработки и введения в действие. К реквизитам относятся: 1. Государственный герб Российской Федерации. 2. Эмблема организации и предприятия. 3. Изображение правительственных наград. 4. Код предприятия, учреждения или организации по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). 5. Код формы документа по общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). 6. Наименование министерства или ведомства. 7. Наименование учреждения, организации или предприятия. 8. Наименование структурного подразделения. 9. Индекс почтового отделения, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, телефона, факса, номер счета в банке. 10. Название вида документа. 11. Дата. 12. Индекс. 13. Ссылка на индекс и дату входящего документа. 14. Место составления и издания. 15. Гриф ограничения доступа к документу. 16. Адресат. 17. Гриф утверждения. 18. Резолюция. 19. Заголовок к тексту. 20. Отметка о контроле. 21. Текст. 22. Отметка о наличии приложения. 23. Подпись. 24. Гриф согласования. 25. Визы. 26. Печать. 27. Отметка о заверении копий. 28. Фамилия исполнителя и номер его телефона. 29. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. 30. Отметка о переносе данных на машинный носитель. 31. Отметка о поступлении.
Глава 2 Стиль деловых документов.

2.1.Официально-деловой стиль
Языком делового общения является официально-деловой стиль -функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления. Под функциональной разновидностью языка по­нимается система языковых единиц, приемов их отбора и употребления обусловленных социальными задачами речевого общения. Речевое общение в сфере управления обладает рядом специфи­ческих особенностей. Участниками делового общения являются органы и звенья управления - организации, учреждения, предприятия, должностные лица, работники. Характер и содержание информаци­онных связей, в которые они могут вступать в процессе управленче­ской деятельности, зависят от места организации в иерархии орга­нов управления, ее компетенции, функционального содержания де­ятельности. Эти отношения устойчивы и регламентируются право­выми 'нормами, вследствие чего все информационные потоки орга­низации имеют устойчивый целенаправленный запрограммирован­ный характер, отвечающий потребностям организации и соответст­вующий ее месту в иерархии органов управления. Специфика делового общения выражается и в том, что, незави­симо от того, кто является непосредственным составителем документа, а это, как правило, специалисты структурных подразделений и их руководители, а также от того, кому непосредственно адресован до­кумент. А это, как правило, руководитель учреждения и руководите­ли подразделений, официальными автором и адресатом документа почти всегда являются организации в целом. Именно поэтому, не­смотря на то, что документ подписывается одним лицом - руково­дителем организации, автором документа, как отмечают специалис­ты, является «коллективный субъект». То же можно сказать и об ад­ресате документа. . Другой важной характеристикой документного общения являет­ся адресность информации. Управленческая информация не может, быть информацией «вообще» (как, скажем, теле-, радио-, газетная информация и некоторые другие ее виды). Управленческий документ всегда имеет точный адрес, безадресных документов не бывает. Более того, управленческий документ всегда «узко направлен», адресован конкретной организации или кругу организаций, должностных лиц и работников. Существенным фактором делового общения, влияющим на характер управленческой информации, является повторяемость управ­ленческих действий и ситуаций. Управленческая деятельность – это всегда «игра по правилам». Следствием этого является повторяемость управленческой информации, приводящая к регулярности использования одних и тех же языковых средств. Другая характерная особенность делового общения - тематическая ограниченность круга решаемых организацией задач, что является следствием определенной стабильности функций учреждения. Функции учреждения поддаются описанию, классификации, регламентации. Следствием этого и является то, что круг вопросов, по которым создаются управленческие документы, носит достаточно стабильный характер, отражающий функциональную деятельность организации. Обобщая сказанное, можно выделить следующие свойства управленческой информации, вытекающие из условий делового общения: официальный характер; адресность; повторяемость; тематическая ограниченность.
Условия делового общения, кроме того, предъявляют и определенные требования к управленческой информации, соблюдение которых может обеспечить эффективность делового общения в сфере управления. Одно из важнейших требований, предъявляемых к управленческой информации, вытекает их самого существа управленческой деятельности, суть которой заключается в принятии управ­ленческих решений в целях упорядоченного воздействия управляющего органа на управляемые объекты. Принятие решений основано на получении, переработке и использовании управленческой информации. Следовательно, эффективность управленческой деятельнос­ти только тогда достаточно высока, когда для принятия решений используется актуальная информация, информация новая, необхо­димая, важная для деятельности организации. Только получая акту­альную информацию, орган управления может принимать оптималь­ные управленческие решения. Актуальность информации обеспечивается как самим содержанием документа, так и своевременностью его передачи, получения, обработки, доведения до заинтересованных подразделений и должностных лиц.
Актуальность информации как общее понятие связано с целым рядом других понятий также характеризующих управленческую ин­формацию с точки зрения ее ценности и эффективности, а именно: достоверность (объективность); убедительность (аргументированность); полнота (достаточность информации) и некоторые другие. Требование достоверности (объективности) означает, что дело­вое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий. Убедительность (аргументированность) информации связана с задачей побудить адресата совершить (или не совершать) определен­ные действия, и от того, насколько обоснован будет документ, пись­мо, будет зависеть и его исполнение. Требование полноты предполагает, что документ должен содер­жать всю необходимую для принятия обоснованного решения ин­формацию. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты или события, в письме-просьбе предмет письма должен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован. Недостаточность информации может вы­зывать необходимость запрашивать дополнительные сведения, по­рождая неоправданную переписку. В деловом общении рассмотренные нами свойства управленче­ской информации и предъявляемые к ней требования должны быть сохранены и, следовательно, определенным образом выражены в языке и стиле документа. В результате многовекового развития в официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые позволяют наиболее эф­фективным образом фиксировать управленческую информацию, от­вечая всем требованиям, которые предъявляются к ней. Специфика делового стиля выражается в определенных стиле­вых чертах, отличающих его от других функциональных стилей языка (литературного, научного, разговорного и др.) и делающих eгo наиболее удобным инструментом делового общения. Основные черты официально-делового стиля: нейтральный тон изложения; точность и ясность изложения; лаконичность, краткость текста. Нейтральный тон изложения - это норма официального дело­вого общения. Управленческая информация, как отмечено выше, является официальной по своему характеру, что свидетельствует о деловой основе взаимоотношений между автором и адресатом доку­мента, подчеркивает их неличный характер, наличие определенной дистанции между ними. Кроме того, участники делового общения действуют от имени учреждений, организаций, предприятий, фирм, т.е. от имени юридических, а не физических лиц. В силу этого личный, субъективный момент в текстах документов должен быть сведен к минимуму. Из языка документов исключаются слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окраской (слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения и преуменьшения, междометия и др.). Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания, изложенного в документе, исключающую двусмысленности. Адекватность восприятия текста и автором документа и его адресатом чрезвычайно важна в деловом общении на всех этапах ­управленческой деятельности. При этом быстрота восприятия текста не имеет особого значения, поскольку текст документа - это письменный текст, рассчитанный на зрительное, а не на слуховое восприятие. Главное, чтобы содержание было передано максимально точно. Точность изложения достигается употреблением терминологической лексики, использованием устойчивых оборотов – языковых формул, отсутствием образных слов и выражений, ограниченной сочетаемостью слов, использованием уточнений, дополнений, оговорок, в виде вводных слов и оборотов, причастных и деепричастных оборотов и др. Ясность текста определяется, прежде всего, правильностью композиционной структуры текста, отсутствием логических ошибок продуманностью и четкостью формулировок. Лаконичность изложения текста достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности. Рассмотренные стилевые черты выступают в качестве требований , предъявляемых к текстам документов, и играют основную роль в формировании системы языковых единиц и приемов их употребления в текстах управленческих документов.
2.2.Специальная лексика документов Понятие «специальная лексика» относится к трем категориям слов: термины, профессионализмы и жаргонно-профессиональные слова. Термин - слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное понятие, употребляемое в науке, технике, искусстве и других областях специальной деятельности. Употребление терминов в строго фиксированном значении обеспечивает однозначность понимания текста, что очень важно в деловом общении. Термины, используемые в управленческой документации, -это, во-первых, отраслевая терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ; во-вторых, это специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления. Правильность и стабильность терминоупотребления достигаются применением на практике терминологических словарей и стандартов, которые устанавливают строго однозначную систему понятий и терминов и способствуют упорядочению терминологии. При употреблении терминов в деловой документации необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен как автору, так и адресату. Если у автора письма возникает сомнение по этому поводу, необходимо раскрыть содержание термина, что можно сделать несколькими способами: Дать официальное определение термина; Расшифровать его словами нейтральной лексики; Убрать термин и заменить его общепонятным словом или выражением. Употребление терминов в текстах документов нередко вызывает трудности, связанные, как правило, с незнанием их значений или искажением структуры термина. Трудности в употреблении терминов связаны еще и с тем, что терминосистема любой предметной области или вида деятельности находится в постоянном изменении: меняется содержание уже существующих понятий, возникают новые, часть понятий устаревает и обозначающие их термины выходят из употребления. Один и тот же термин может получить новое значение при сохранении старого, что вызывает его многозначность (полисемию).
При употреблении многозначных терминов следует учитывать, что в каждом конкретном случае они употребляются только в одном из своих значений. Если одно и то же понятие обозначается несколькими терминами, возникает синонимия терминов. Термины-синонимы имеют разное звучание, но совпадают по значению (например, термины «анкета» и «вопросник»).Они могут быть полными (абсолютными) или частичными (относительными). При употреблении терминов-синонимов важно обращать внимание на то, какую сторону или свойства понятия необходимо обозначить, выделить в контексте. Например, даже такие термины, как «договор», «контракт», «соглашение»,которые можно отнести к полным синонимам, различаются практикой своего употребления: в трудовом законодательстве речь идет о трудовом договоре (контракте); в гражданском законодательстве двусторонние и многосторонние сделки называются договорами; во внешнеторговых сделках уместнее употреблять термин «контракт»; а договоренности в ряде областей фиксируются в соглашениях («тарифное соглашение», «соглашение о научно-техническом сотрудничестве» и др.).
Существует и такое явление, как омонимия терминов, когда два или более терминов совпадают по звучанию, но различаются значениями, то есть обозначают разные понятия. Явление это, однако, в пределах одной терминосистемы встречается редко. Кроме того, могут возникать термины, относящиеся к категории ложно ориентирующих - противоречащих сущности обозначаемых ими понятий. Профессионализмы - слова, возникающие в двух случаях: когда специальная область деятельности не имеет своей терминологии (Например, охота, рыболовство, ремесла и др.) и когда слово становится неофициальным заменителем термина (например: трансплантация - пересадка, карданное устройство - кардан и др.). Область употребления профессионализмов - это, как правило, устная речь, их использование в деловой документации крайне нежелательно. Профессиональная жаргонная лексика - это форма профессионального просторечья, например: студенты-дневники, наличка, нал, безнал, дострой и др. Использование такого рода слов недопустимо не только в письменной деловой речи, но и в официальной устной речи.
2.3.Употребление устаревшей лексики
Среди устаревшей лексики выделяется две категории слов: арха­измы и историзмы. Архаизм - слово или словосочетание, вышедшее из употребления И потому воспринимаемое как устаревшее (архивариус, канце­лярист, писарь, челобитная, мемория и др.). Историзм - разновидность архаизма - слово или словосочетание, обозначающее предмет, вышедший из употребления: чернильница, пресс-папье, пенсне и др. Употребление таких слов в управленческой документации нeдoпустимо, их следует заменять современными словами и оборотами: ВМЕСТО СЛЕДУЕТ ПИСАТЬ при сем направляем направляем означенный (вышеозначенный) названный вышепоименованный указанный (названный) сего года этого года (текущего года) настоящим сообщаем сообщаем настоящий акт составлен акт составлен
2.4.Употребление неологизмов
Неологизмы - слова, обозначающие новые понятия и предме­ты делятся на две группы: неологизмы, ставшие терминами и неологизмы-профессионализмы или слова профессионального жарго­на. Использование новых слов в тексте документа должно основы­ваться на оценке того, является ли это слово термином или называет понятие, уже имеющее устойчивое обозначение в языке. Неологизмы первой группы имеют полное право на существование в деловой речи. Это слова типа: спутниковая информация, автосалон, пресс-секретарь, муниципальный, префектура, депозитарий, телелефакс и др. Неологизмы второй группы не имеют законных прав на употребление в официальной деловой речи. Так, вместо «анонс» следует употреблять слово «объявление», вместо «изжитие» - «исключение», «ликвидация», вместо «ротация» - «довыборы», вместо «санирова­ние» - «оздоровление» и т.п.
2.5.Употребление заимствованных слов
Заимствованными называют слова, пришедшие в русский язык из других языков мира. Часто слова заимствуются вместе с новыми понятиями и предметами. Использование заимствованной лексики во мно­гих случаях вызывает трудности. Наиболее типичная ошибка - излиш­нее употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов, например: «пролонгировать» вместо «продлить»; «спонсор» вместо «меценат», «покровитель», «попечитель»; «анонс» вместо «объявление»; «эксклюзивный» вместо «исключительный». Если для обозначения предмета или понятия существует русский эквивалент, употребление слова иностранного происхождения недопустимо.
2.6.Употребление слов с «универсальным» значением.
Особенность делового стиля - употребление так называемых универсальных слов - слов со стертым, неопределенным значением. Универсальные слова являются многозначными, что позволяет упо­треблять их в различных контекстах вместо точных смысловых опре­делений, например: «До настоящего времени слабо ведутся подготовительные рабо­ты по реконструкции и ремонту инженерных сетей» (слово «слабо» здесь одновременно означает, что работы ведутся медленно, неритмично, неорганизованно, словом- плохо. «Протокол слабо отражает позиции сторон в вопросе формирования парковой зоны на территории жилого района Марьино» (слово «слабо» одновременно означает: неполно, неточно, предвзято). Если в других стилях языка употребление таких слов воспринимается как нежелательное явление, то в деловых текстах оно выступает нормой. Употребляются такие слова, как правило, в описательной части документа, цель которой- изложить событийную канву, дать общую. Оценку ситуации как положительной или негативной.
2.7.Употребление сокращений Длинные слова и словосочетания затрудняют их употребление, поэтому в устной и письменной речи в целях компрессии (сжатия) речи для обозначения понятий используются сокращения. Различаются два основных вида сокращенных слов: - лексические сокращения (аббревиатуры) – сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или из частей слов: СНГ, Москапремонт, зам., спецназ и др.; - графические сокращения - применяемые в письме сокращен­ные обозначения слов: г-н, тчк, ж.-д., кв. м, л, экз. и др. Лексические сокращения (аббревиатуры) функционируют как самостоятельные слова. Графические сокращения словами не являются, применяются только на письме и при чтении расшифровыва­ются, читаются полностью. Различается несколько типов лексических сокращений (аббревиатур ): Инициальные сокращения - сокращения, образованные из началь­ных букв слов, обозначающих понятие; они в свою очередь подраз­деляются на: буквенные (при чтении произносятся буквы): МЧ, ЖСК, АКБ, СП, МП, КБ; звуковые (при чтении произносятся звуки): ГОСТ, ГАИ, ТЭО, РЭУ, ДЭЗ, ТЭЦ, ЛЭП, АЭС, МОС ОТИС, ВОСВОД, вуз;
буквенно-звуковые (при чтении часть слова произносится по буквам, часть - звуками): ГУВД, ТОО, ЦТСА, НИОПИК, УКГОиП; Слоговые сокращения (образованы из частей, слогов слов): зам­пред, Москомзем, Мосзеленстрой, Доринвест, Мосжилстрой; Мос­интур, техред, главбух, завгар;
Частично сокращенные слова (образованы из части или частей слов и полного слова): Мослесопарк, Москоллектор, Мосгоркомспорт, Мосрасчетбанк, хозрасчет, рембаза; Усечения: зам., зав., спец., пред.; Телескопические сокращения (образованы из начала и конца со­ставляющих слов): рация (из: ра[диостан]ция), бионика(из: био[ло­гия и электро]ника); Смешанного типа: ВНИИторгмаш, МосАЭРО, МосгорБТИ. Различается несколько типов графических- сокращений: Точечные: стр. - страница, др. - другие, т.п. - тому подобные, см. - смотри, эт. - этаж, ул. - улица и др.; Дефисные: г-н - господин, гр-н - гражданин; Косолинейные: п/о - почтовое отделение, б/г - без года и др.; Нулевые, или курсивные (как правило, так обозначаются физиче­ские величины: т, кг, см, л); Комбинированные: ж.-д. - железнодорожный, ceв.-зап. - северо­-западный и др. Слоговые и частично сокращенные аббревиатуры пишутся с большой буквы, если обозначают индивидуальные названия организаций, учреждений, предприятий, например: Минздравмедпром, Моспроект, Мострансагентство. Родовые наименования пишутся со строчной буквы: госархив, вуз. Инициальные аббревиатуры независимо от того, являются они обозначением собственного имени или нарицательного, пишутся заглавными буквами: ЕСД, МЭП, СНИП, ГТГ. Звуковые аббревиатуры пишутся прописными буквами, если об­разованы от имени собственного, и строчными, если образованы отрицательного слова: РАУ - Российская академия управления, но: вуз, роно. Аббревиатуры смешанного типа, образованные частично из на­чальных букв и усеченных слов; пишутся в первой части - заглавны­ми буквами, во второй - строчными: НИИТмаш, ВНИИоргтехники; а образованные в первой части из усеченных слов (или полного сло­ва) и во второй из начальных букв пишутся в первой части первая буква заглавная (если аббревиатура обозначает имя собственное),остальные - строчные; если аббревиатура о означает нарицательное слово, первая часть пишется строчными буквами, вторая часть - за­главными: КунцевоКРТ, ГорБТИ. При употреблении графических сокращений следует помнить, что графическое сокращение не должно оканчиваться на гласную. Допускается употреблять только общепринятые графические со­кращения, зафиксированные в государственных стандартах и словарях. Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются, исключение составляют: гг.- годы, п.п.- пункты и некоторые другие. Не допускается перегружать текст графическими сокращениями: не рекомендуется применять несколько графических сокращений в коротком отрезке текста, например: «Произошло повторное КЗ на 1-й секции с.ш. п/ст. 44 и отключение секционного ВМ». При включении в текст документа сокращения следует тщательно проанализировать: удобно ли такое сокращение для произнесения, запоминания; не совпадает ли данное сокращение с уже существующим сокращением для обозначения другого понятия в той же области или с названием фирмы, организации, торговым наименованием и др. Во всех остальных случаях следует включать полную форму слова наряду с сокращением.

2.8.Употребление языковых формул Одна из особенностей деловой речи – широкое употребление языковых формул - устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Наличие их в деловой речи - следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи: «Сообщаем, что в период с . по .» «Установлено, что в период с . по .» «Сообщаем, что по состоянию на .» «Акт составлен комиссией в составе: .» «Направляем (представляем, высылаем, возвращаем) Вам .» «Направляем Вам, согласованный с .» «Направляем на рассмотрение и утверждение .» «Проверкой установлено, что .» «Выражаем глубокую признательность за .» «Считаем целесообразным .» «В соответствии с договоренностью, достигнутой .» «Во время переговоров стороны обсудили возможности .» «Просим Вас рассмотреть вопрос о .» «Просим Вас изыскать возможность .» ' «Принимая во внимание, что . , просим .» и др. Языковые формулы - это результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях. Однако кроме выражения типового содержания языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность, например в гарантийном письме: «Гарантируем возврат кредита в сумме . до .» «Оплату гарантируем. Наш расчетный счет .» «Предоставление жилой площади гарантируем». В письме-претензии: « . в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санк­ции» « . в противном случае дело будет передано в арбитражный суд». В распорядительном документе: «Контроль за выполнением (приказа, распоряжения) возлагает­ся на…» Владение деловым стилем - это в значительной степени знание и умение употреблять языковые формулы. Выражая типовое содер­жание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста.
2.9.Употребление слов в одной падежной форме.
Употребление однотипных падежных форм при имени сущест­вительном принято называть «нанизыванием падежей». Чаще всего в текстах документов используется последовательное подчинение слов в родительном падеже, реже - в творительном, например: «Предлагаем Вам варианты решений реконструкции (род. п.) систем отопления, вентиляции и санитарно-технических установок (род. п.) жилых и административных зданий (род. п.)». «Полностью разделяем необходимость дальнейшего обсуждения, (род. п.) конкретных аспектов (род. п.) возможного сотрудничества, (род. "') Мэрии Москвы (род. п.) и руководства финской столицы (род. п.)». «Направляем Вам согласованный с ведомственным архивом про­ект номенклатуры дел (род. п.) Департамента ценных бумаг (род. п.) АКБ «Кузнецкий МОСТ» (род. п.)». Широкое использование таких конструкций, видимо, объясня­ется тем, что в деловой речи при сравнительно больших размерах предложений, в сравнении с другими стилями, исключение предло­гов позволяет сделать структуру предложения более прозрачной и легче воспринимаемой.
2.10.Ограниченная сочетаемость слов
Специфическая особенность деловой речи - ограниченная со­четаемость слов, проявляющаяся в ограничении возможностей слова вступать в смысловые связи с другими словами. В зависимости от того, в каком стиле речи мы употребляем то или иное слово, разли­чаются его возможности сочетаться с другими словами. Самыми широкими возможностями сочетаемости обладают слова в литератур­ной или разговорной речи, но в деловом стиле они, как правило, ограничены, например:
ЖЕЛАТЕЛЬНО НЕЖЕЛАТЕЛЬНО предоставить в пользование предоставить для использования направить на рассмотрение выслать на рассмотрение передать в управление передать для управления оказывать содействие оказывать помощь
осуществлять контроль вести контроль вносить предложения давать предложения предоставить кредит выдать кредит обладать правом владеть правом вступать в силу входить в силу пострадать в результате событий пострадать в событиях Ограниченная сочетаемость слов, широко используемая в дело­вой речи, способствует типизации содержания, выражаемого в тесте, она как бы приближает словосочетания к языковым формулам, что, в конечном счете способствует адекватности восприятия текста документа
2.11.Конструкции с отглагольным существительным
В деловой речи для выражения действия чрезвычайно активно используются конструкции из отглагольного существительного со значением действия с полузнаменательным глаголом вместо простой глагольной формы, например: «оказать содействие», а не «посодействовать» «оказать помощь», а не «помочь» «произвести уборку», а не «убрать» «провести учет», а не «учесть» «оказать поддержку», а не «поддержать» «произвести ремонт», а не «отремонтировать». Это явление специалисты называют «расщеплением сказуемого». Появление таких конструкций, очевидно, связано с тем, что содержа­нием документа всегда является управленческое действие, направлен­ное на конкретный объект, и в этих условиях словосочетание из отгла­гольного существительного и полузнаменательного глагола не только называет действие ( «произвести»), но и обозначает предмет этого действия («peмонт»), В то время как один глагол («отремонтировать») обо­значает это не в столь явно выраженной форме.
2.12.Ограниченное употребление глаголов в личной форме
Письменному деловому общению свойственен неличный (без­личный) характер изложения текста, что, вероятно, является языко­вым выражением того, что общение носит официальный характер. Выражается это в ограниченном употреблении глаголов в форме первого и второго лица, а глаголы в форме третьего лица, как прави­ло, употребляются в неопределенно-личном значении: «Комиссией проведена проверка и установлено .», «Акт подписан членами комиссии и утвержден руководством». С этим же явлением связано и преобладание страдательных кон­струкций над формами действительного залога, например: «Проектом предусмотрено сооружение здания, отвечающего мировым стандартам» (а не: «Проект предусматривает .») «Московскими организациями будет поставлено в Венгрию электромеханическое оборудование» (а не: «Московские организации поставят .») «Возможность ликвидации совместного предприятия прораба­тывается Департаментом внешних связей Правительства Москвы» (а не: «Департамент внешних связей Правительства Москвы прораба­тывает .»).
2.13.Построение предложений
Особенность делового стиля - преимущественное употребление простых распространенных предложений, односоставных или двусо­ставных, с обособленными оборотами, например: «В связи с крайне низкой эффективностью использования го­родской собственности, внесенной в уставный фонд СП «МИО», а также в связи с недостаточной загруженностью автохозяйства и его убыточностью просим Вас решить вопрос о передаче доли города (Фонд имущества с марта 1993 г. зарегистрирован как один из учре­дителей СП) Финансово-хозяаственному управлению Мэрии». «Располагая достоверной информацией об имеющихся в ряде ок­ругов Москвы значительных по размерам пустующих площадях федерального подчинения, не задействованных в связи с акционированием и резким сокращением штатной численности коллективов, считаем целесообразным использовать такие помещения под размещение федеральных структур по решениям вышестоящих органов». Такие предложения, как правило, содержат причастные и деепричастные обороты, вводные слова и обороты, уточняющие обстоятельства, приложения, дополнения. Если предложение односоставное (подлежащее отсутствует, есть только сказуемое, обозначающее ключевое действие), то строится оно обычно по следующей схеме: мотивирующая часть (обоснование) - ключевое действие - пред­мет действия. Если предложение двусоставное (есть и подлежащее и сказуе­мое), то предложение может строиться по той же принципиальной схеме, но обозначению ключевого действия будет предшествовать указание субъекта действия (подлежащее); подлежащее может также вноситься в начало текста, например: «Указанные основные фонды, внесенные в уставный фонд СП, после его ликвидации перейдут на баланс Финансово-хозяйственно­го управления Мэрии для организации обслуживания автопарка Мэрии и Администрации Московской области». «В соответствии с Вашим обращением департамент рассмотрел возможность предоставления нежилого помещения Российскому информационному агентству «Новости» для размещения вновь орга­низуемого журнала «Россия». В деловой речи часто употребляются сложные бессоюзные и сложноподчиненные предложения со значениями причины, условий, цели, изъяснительные и определительные: «Мэрия выражает надежду (главное предложение), что Посоль­ство с пониманием отнесется к принимаемым мерам и, со своей стороны, также окажет содействие урегулированию инцидента в интересах дальнейшего развития наших отношений (придаточное предложение)». «Одновременно сообщаем (главное предложение), что в настоя­щее время подготовлен проект распоряжения Правительства Россий­ской Федерации об установлении тарифов на электроэнергию, отпу­скаемую сельскохозяйственным потребителям на производственные нужды, на уровне средних затрат с минимальной рентабельностью (придаточное предложение)». «Сообщаем (главное предложение), что с 21 .02 по 07.03.95 ис­панская авиакомпания «Иберия». предлагает авиаперелеты по сни­женным ценам (придаточное предложение)». «При условии нанесения на тонкостенные стальные трубы на­дежного внутреннего и наружного антикоррозийных покрытий (при­даточное предложение) считаем допустимым их применение при прокладке закрытых оросительных сетей в Нечерноземной зоне Рос­сийской Федерации (главное предложение)». При употреблении сложных предложений в деловых письмах следует помнить, что придаточное предложение располагается перед главным, если по смыслу оно относится ко всему предложению в целом; если же оно поясняет отдельное слово, то непосредственно следует за этим словом. В сложноподчиненных предложениях со значением причины и следствия вместо союза « потому что» в деловых текстах следует упо­треблять союзы «так как», «ввиду того, что», «в силу того, что», ,«вследствие того, что». Особый тип предложений, свойственных деловой речи, - слож­ные рубрицированные перечисления, дающие возможность языко­выми средствами формализовать передачу однотипной информации, например: «При проработке данного вопроса редакцией были сформулиро­ваны специфические требования к выделяемому помещению:
оно не должно располагаться на уровне одного этажа; должно иметь не менее двух залов площадью 35-40 кв. м каждое для размещения компьютерной техники; , должно иметь не Менее 1б-ти кабинетов на 2-3 чел. каждый и один зал для заседаний; помещение не должно требовать ремонта;
необходим ряд помещений технического назначения Место придаточного предложения в составе главного зависит от того, какой член главного предложения оно поясняет: если придаточное предложение поясняет какое-либо слово глав­ного, оно, как правило, следует непосредственно за этим словом; если придаточное относится ко всему главному предложению или к группе сказуемого, то оно ставится перед главным, если ак­центируются обстоятельства совершения действия, или после глав­ного, если оно поясняет основную мысль предложения. Придаточные предложения рекомендуется по возможности за­менять синонимичными причастными и деепричастными оборота­ми, например: Вместо: «Здания, сооружения, оборудование и прилегающую территорию растворного узла, которые находятся в пользовании УС-2, просим передать ОКС» Рекомендуется: "Здания, сооружения, оборудование и прилегающую территорию растворного узла, находящиеся в пользовании УС-2, просим пере­дать ОКС». Не допускается соединять как однородные члены предложения причастные и деепричастные обороты с придаточными предложениями, например: Неправильно: «Учитывая, что проект на Пушкинской площади является одним из первых крупных проектов, которые финансируются Европейским банком реконструкции и развития, просим рассмотреть вопрос о предоставлении некоторых льгот турецким и российским партнерам, осуществляющим этот проект» Правильно: «Учитывая, что проект на Пушкинской площади является одним из первых крупных проектов, финансируемых Европейским банком реконструкции и развития, просим рассмотреть вопрос о предостав­лении некоторых льгот турецким и российским партнерам, осуществляющим этот проект». Неправильно: «Направленный на опытные испытания образец изделия КУ-200, который разработан нашим институтом, получил высо­кую оценку» Правильно: «Направленный на опытные испытания образец изделия КУ-200, разработанный нашим институтом, получил высокую оценку». При употреблении деепричастных оборотов следует помнить, что деепричастие всегда должно быть связано с существительным, обо­значающим действующее лицо - субъект действия, и ни в коем слу­чае - с объектом. Неправильно: «Говоря о городе; он развивается нормально» Правильно: «Говоря о городе, я считаю, что он развивается нормально». Неправильно: «Оценивая результаты работы отдела, у него отмечается высо­кий процент внедренных разработок» Правильно: «Оценивая результаты работы отдела, мы отмечаем высокий про­цент внедренных разработок».
Глава 3.Типичные языковые ошибки в текстах документов

3.1Ошибки, связанные с незнанием значений слов К такого рода ошибкам относятся: неразличение слов-паронимов (паронимы - близкие по звуча­нию родственные, однокоренные слова, различающиеся значением), например: представить и предоставить гарантийный и гарантированный командировочный и командированный поместить и разместить проводить и производить оплатить и заплатить и др. невнимание к опенкам значений слов-синонимов (синонимы ­слова, имеющие одинаковое или очень близкое значение); синони­мы редко бывают абсолютно тождественны, как правило, они разли­чаются оттенками значений. Невнимание к ним, незнание норм лек­сической сочетаемости слов приводит к смысловым нарушениям, например: ПРАВИЛЬНО: НЕПРАВИЛЬНО: построить ферму возвести ферму соорудить мост соорудить киоск дефекты конструкции дефекты воспитания наличие в тексте слов-плеоназмов (плеоназмы - слова, близкие по смыслу); этот недостаток обычно является следствием неумения выра­жаться точно и лаконично, часто он бывает вызван незнанием значе­ния заимствованного слова (при соединении слов русского и иноязыч­нoгo происхождения, обозначающих одно и то же), например: бесполезно пропадает совместное сотрудничество напрасно пропадает передовой авангард практические мероприятия интервал перерыва взаимная помощь друг другу прейскурант цен памятный мемориал хронометраж времени внутренний интерьер автобиография жизни и др. Некоторые плеоназмы, однако, приобрели терминологический характер (например: «информационное сообщение») или характер устойчивого Словосочетания (например: «целиком и полностью»). Подобные сочетания допустимы также и в том случае, если слово, входящее в словосочетание, изменило свое значение или приобрело новый оттенок значения, например: букинистическая книга (в смысле «старинная») период времени (слово («период») означает не («время», а «проме­жуток времени»)) Монументальный памятник «монументальный» - в значении («крупный», «величественный»); наличие в тексте тавтологии (смысловых повторов), возникающей, если соседствуют однокоренные слова, например: «Достижения, которых достигло предприятие…» «следует учитывать следующие факты .»; «данное явление проявляется в .». Повторение однокоренных слов допустимо, если повторяемые слова являются единственными носителями значений, например: «Следственными органами расследовано .»; многословие, или речевая избыточность, т.е. употребление слов и словосочетаний, несущих излишнюю информацию, например: Вместо: «Тарифы на проезд пассажиров городским пассажир­ским транспортом» Надо: «Тарифы на проезд городским пассажирским транспор­том». Вместо: «Программа мер по поддержке деятельности ветеран­ских организаций». Надо: (,Программа поддержки деятельности ветеранских органи­заций» употребление в одной фразе слов с противоположными значе­ниями, часто взаимоисключающими, например: «Идея продуктовых заказов разрабатывалась совместно с от­ветственными работниками Мэрии, и товаров вполне хватает, что­бы обеспечить малоимущих горожан Минимумом необходимых продуктов» (если товаров «вполне хватает», то почему «миниму­мом»? Следует писать: «товаров достаточно, чтобы обеспечить минимумом»); пропуск слов, особенно отглагольных существительных типа: организация, осуществление, обеспечение, проведение, утверждение др., например: Вместо: проведение эксперимента по питанию школьников. Надо: «Проведение эксперимента по организации питания школьников.
3.2.Неправильное употребление стилистически окрашенной лексики
К такого рода ошибкам относятся: употребление слов, выражающих строго научные понятия, и «вы­сокой» книжной лексики, например: «прогнозирует» вместо «предвидит» «регламентируется» вместо «зависит от» «испрашивал» вместо «запрашивал» «увязывается» вместо «связывается» употребление в письменной речи слов-профессионализмов, яв­ляющихся неофициальными заменителями терминов, например: «дострой. вместо «завершение строительства. «незавершенка» вместо «незавершенный строительством» «студенты-дневники» вместо «студенты дневного обучения» «студенты-вечерники» вместо «студенты вечернего обучения», безналичка» вместо «безналичный расчет».
употребление без пояснения терминов, которые могут быть непонятны корреспонденту, особенно это касается терминов, име­ющих в разных отраслях различное значение, а также терминов, имеющих нетерминированные значения в книжной или разговор­ ной речи; употребление слов иностранного. происхождения, не вошедших в состав лексики русского языка и имеющих русский эквивалент,
например: «анонс» вместо «объявление» «пролонгировать. вместо «продлить». «репрезентация» вместо «представительская встреча» «спонсор» вместо «меценат», «покровитель», «попечитель». «сериал» вместо «многосерийный фильм». «ротация вместо «довыборы» «эксклюзивный» вместо «исключительный»; употребление архаизмов и историзмов – слов и выражений, вышедших из употребления.
Заключение.
При написании курсовой работы, стало ясно: документ - это текст, управляющий действиями людей и обладающий юридической значимостью.Стандартизация языка деловых бумаг обеспечивает ту степень коммуникативной точности, которая придает документу юридическую силу. Подчеркнутая логичность, безэмоциональность изложения при стандартном расположении текстового материала на листе также весьма существенно отличают письменную деловую речь от устной. Устная речь чаще всего бывает эмоционально окрашенной, асимметричной по принципу текстовой организации. Подчеркнутая логичность устной речи указывает на официальность обстановки общения. Деловое устное общение должно протекать на фоне положительных эмоции - доверия, сочувствия, доброжелательности, уважения. Информацию в документе несут не только текстовые фрагменты, но и все элементы оформления текста, имеющие обязательный характер, - реквизиты. Для каждого вида документов существует свой набор реквизитов, предусмотренный государственным стандартом - ГОСТом.
Список использованной литературы 1. Валгина Н.С., Светлышева В.Н. Орфография и пунктуация справочник. - М.; Высшая школа 1993 2. Веселов П.В. Аксиомы делового письма - М Информационно-внедренческий центр «Маркетинг». 1993 3. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998. 4. Делопроизводство. Уч-к. М.2004. 5. Кузнецова Т.В. Секретар­ское дело. М., 2002. 6. Организация работы с документами. Уч-к М. 1998. 7. Павлюк Л.В., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизвод­ству и основам работы на компьютере. М.; СПб., 1997 8. Сокова А.Н. Понятие вида в документоведении (документная систематика) / /ДЕЛОПРQИЗВQДСТВО. 2002. N 3. С. 7-12. 9. Словарь сокращений и аббревиатур. - М., 1995. 10. Федеральный закон от 20.02.1995 NQ 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" / / СЗ РФ. 1995. N 8. [1] Павлюк Л.В., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизвод­ству и основам работы на компьютере. М.; СПб., 1997; Организа­ция работы с документами. М., 1998; Кузнецова Т.В. Секретар­ское дело. М., 2002. [2] Федеральный закон от 20.02.1995 NQ 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" / / СЗ РФ. 1995. N 8. [3] ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998. [4] ГОСТ 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998. С. 2. [5] Сокова А.Н. Понятие вида в документоведении (документная систематика) / /ДЕЛОПРQИЗВQДСТВО. 2002. N 3. С. 7-12.