Документы о сохранении коммерческой тайны

Содержание
Введение 1. Документы, составляющие коммерческую тайну 2. Каналы утечки сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия 3. Мероприятия по защите коммерческой тайны предприятия
4. Архивное хранение коммерческих документов Список литературы Приложение



















Введение
В условиях рынка и конкуренции коммерческая тайна выступает как элемент маркетинга и предприимчивости, как способ увеличения прибыли предприятия. Утечка коммерческих секретов может привести к снижению доходов предприятия или к его банкротству. Работник (служащий) обязан строго хранить в тайне сведения, отне­сенные к коммерческой тайне предприятия, ставшие ему известными по службе или иным путем. Разглашение коммерческой тайны предприятия, передача третьим лицам, публикация без согласия предприятия, а также использование для занятия любой деятельностью, кото­рая в качестве конкурентного действия может нанести ущерб предприятию, влечет уголов­ную, административную, гражданско-правовую или иную ответственность в соответствии с законодательством.
1. Документы, составляющие коммерческую тайну Коммерческая тайна определяется руководителем предприятия и отражается в Перечне сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия. Коммерческая тайна других предприятий, с которыми имеются деловые отношения пред­приятия, доводится до работника в части, его касающейся, руководителем структурного под­разделения. Порядок обращения со сведениями, отнесенными к коммерческой тайне предприятия, регулируется Положением по обеспечению сохранности коммерческой тайны предприятия. Работник обязан работать только с теми сведениями и документами, содержащими коммерче­скую тайну предприятия, к которым он получил доступ в силу служебных обязанностей, знать, какие конкретно сведения подлежат защите, а также строго соблюдать правила пользования ими. Работник должен знать также, кому из сотрудников предприятия разрешено работать со сведениями, составляющими коммерческую тайну предприятия, к которым он сам допущен, и в каком объеме эти сведения могут быть доведены до этих сотрудников. При участии в работе сторонних организаций работник может знакомить их представите­лей со сведениями, составляющими коммерческую тайну предприятия, только с письменного разрешения руководителя структурного подразделения. При этом руководитель должен определить конкретные вопросы, подлежащие рассмотрению, и указать, кому и в каком объект может быть доведена информация, подлежащая защите. Запрещается помещать без необходимости сведения, составляющие коммерческую тайн предприятия, в документы, содержащие государственные секреты и имеющие в связи с эти соответствующий гриф секретности. Такое нарушение порядка обращения со сведениям) составляющими коммерческую тайну предприятия, рассматривается как их разглашение влечет ответственность в соответствии с установленным порядком. Об утрате или недостаче документов, изделий, содержащих коммерческую тайну предприятия, удостоверений, пропусков, ключей от режимных помещений, хранилищ, сейфов, металлических шкафов, личных печатей, а также о причинах и условиях возможной утечки таких сведений работник обязан немедленно сообщить должностному лицу, ответственному за ее сохранность; предъявить для проверки все числящиеся за ним материалы, содержащие коммерческую тайну предприятия, представлять устные или письменные объяснения о нарушениях установленных правил выполнения закрытых работ, учета и хранения документов и изделий, содержащих коммерческую тайну, а также о фактах ее разглашения, утраты документов и изделий, содержащих такие сведения. В случае попытки посторонних лиц или организаций, в том числе зарубежных, получить информацию, составляющую коммерческую тайну предприятия, работник обязан сообщить об этом. Обязательства, связанные с защитой коммерческой тайны предприятия, не ограничивают прав работника на интеллектуальную собственность, в частности, подачи заявки на изобретение, возможное патентование и т. д. Реализация прав работника на интеллектуальную собственность осуществляется в соответствии с установленным законом порядком. Срок действия ограничений, связанных с необходимостью защиты коммерческой тайны предприятия, определяется администрацией при заключении трудового договора с работником. Об окончании действия ограничений работник уведомляется администрацией в письменной форме. Работники предприятия, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранении коммерческой тайны предприятия. Памятка составляется службой безопасности с учетом специфики конкретного предприятия, подписывается заместителем директора и утверждается руководителем предприятия. Таким образом, для ограничения доступа к информации, содержащей конфиденциаль­ные сведения (коммерческую тайну), на предприятии разрабатывается Пе­речень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия. Пере­чень вводится специальным приказом директора в виде приложения к при­казу. Сотрудники предприятия должны под расписку ознакомиться с этим приказом и приложением к нему. Все документы, составляющие коммерческую тайну должны храниться в определенно созданных условиях. ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ СВЕДЕНИЙ, составляющих коммерческую тайну предприятия: 1. Производство 1.1. Сведения о структуре производства, производственных мощностях, типе и размещении оборудования, запасах сырья, материалов, комплектующих и готовой продукции. 2. Управление 2.1. Сведения о применяемых оригинальных методах управления предприятием. 2.2. Сведения о подготовке, принятии и исполнении отдельных решений руководства предприятия по производственным, научно-техническим, коммерческим, организационным и иным вопросам. 3. Планы 3.1. Сведения о планах расширения или свертывания производства различных видов продукции и их технико-экономических обоснованиях. 3.2. Сведения о планах инвестиций, закупок и продаж. 4. Совещания 4.1. Сведения о целях, рассматриваемых вопросах, результатах, фактах проведения совещаний и заседаний органов управления предприятия. 5. Рынок 5.1. Сведения о применяемых предприятием оригинальных методах изучения рынка. 5.2. Сведения о направлениях маркетинговых исследований, результатах изучения рынка, содержащие оценки состояния и перспективы развития рыночной конъюнктуры. 5.3. Сведения о рыночной стратегии предприятия. 5.4. Сведения о применяемых предприятием оригинальных методах осуществления продаж.
5.5. Сведения об эффективности коммерческой деятельности предприятия. 5.6. Сведения о регионах сбыта готовой продукции. 5.7. Сведения о заинтересованности в приобретении товара. 6. Партнеры 6.1. Систематизированные сведения о внутренних и зарубежных заказчиках, подрядчиках, поставщиках, клиентах, потребителях, покупателях, компаньонах, спонсорах, посредниках и других партнерах деловых отношений предприятия, а также о его конкурентах, которые не содержатся в открытых источниках (справочниках, каталогах и др.).
7. Переговоры 7.1. Сведения о целях, задачах и тактике переговоров с деловыми партнерами. 7.2. Сведения о подготовке и результатах проведения переговоров с деловыми партнерами предприятия. 8. Контракты 8.1. Условия коммерческих контрактов, платежей и услуг. 9. Цены 9.1. Сведения о методах расчета, структуре, уровне цен на продукцию и размерах скидок. 10. Торги, аукционы 10.1. Сведения о подготовке к торгам или аукционам и их результатах. 11. Наука и техника 11.1. Сведения о целях, задачах, программах перспективных научных исследований. 11.2. Оригинальные идеи НИР и ОКР. 11.3. Конструкционные характеристики создаваемых изделий и оптимальные параметры разрабатываемых технологических процессов (размеры, объемы, конфигурация, процентное содержание компонентов, температура, давление, время и т. д.). 11.4. Аналитические и графические зависимости, отражающие найденные закономерности и взаимосвязи. 11.5. Данные об условиях экспериментов и оборудовании, на котором они проводились. 11.6. Сведения о материалах, из которых изготовлены отдельные детали. 11.7. Сведения об особенностях конструкторско-технологического, художественно-технического решения изделия, дающие положительный экономический эффект. 11.8. Сведения о методах защиты от всевозможных подделок. 11.9. Сведения о состоянии программного и компьютерного обеспечения. 12. Технология 12.1. Сведения об особенностях используемых и разрабатываемых технологий и специфике их применения. 13. Безопасность 13.1. Сведения о порядке и состоянии организации защиты коммерческой тайны. 13.2. Сведения о порядке и состоянии организации охраны, пропускном режиме, системе сигнализации. 13.3. Сведения, составляющие коммерческую тайну предприятий-партнеров и переданные на доверительной основе предприятию. 13.4. Сведения о репутации персонала предприятия (собственная оценка отдела кадров или службы безопасности предприятия).
2. Каналы утечки сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия
После определения сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, предстоит разработать и осуществить мероприятия по обеспечению их сохранности. Сущность защитных мероприятий сводится к перекрытию возможных каналов утечки защищаемой информации, которые появляются в силу объективно складывающихся условий ее распространения и возникающей у конкурентов заинтересованности в ее получении. Следует исходить из того, что научные, научно-производственные и учебные центры нашей страны, в которых ведутся фундаментальные и прикладные НИР и НИОКР, уже в течение продолжительного времени являются объектами постоянного интереса иностранных частных фирм и организаций. При этом особое значение придается НИОКР, результаты которых открывают новые направления в развитии науки и техники и могут быть использованы в создании принципиально новых изделий и технологических процессов в различных отраслях промышленности. Известно, что особую роль в НТП играют фундаментальные исследования. Именно они первоисточник радикального обновления и расширения номенклатуры выпускаемой продукции. В результате фундаментальных исследований появился целый ряд новых областей техники и промышленности, атомная техника и промышленность, ракетно-космическая техника, ВТ, полупроводниковая техника, микроэлектроника, лазеры, микробиологическая промышленность, новые материалы, искусственные алмазы и пр. Именно фундаментальные исследования становятся источником новых оригинальных решений, которые появляются в процессе их проведения. Следует также ожидать, что по мере развития у нас рыночных отношений и расширения внешнеэкономических связей предприятий у иностранных партнеров и конкурентов появятся устремления к сведениям о планах предприятий, их финансовом положении, методах управления, рыночной стратегии и др. упоминавшихся нами структурных элементах коммерческой тайны. Кроме того, возникновение конкуренции между предприятиями внутри государства породит и между ними подобные взаимные устремления. Для построения системы защиты коммерческой тайны предприятия очень важно определить источник и соответствующие им возможные официальные каналы утечки защищаемой информации. На каждом конкретном предприятии перечень таких каналов носит индивидуальный характер, что определяется спецификой его производственной, научно-технической, коммерческой и иной деятельности и степенью развития связей с деловыми партнерами внутри государства и за рубежом. Может быть полезным следующий обобщенный перечень официальных каналов передачи информации за границу, в который входят: - публичные лекции по научно-технической тематике, организуемые обществом "Знание", др. обществами; - пресс-конференции ведущих специалистов, видных ученых и инженеров для отечественных и иностранных корреспондентов; - чтение лекций на различных курсах для иностранцев, организуемых по соглашению с международными организациями на территории Украины и за рубежом, а также в зарубежных учебных заведениях; - обучение иностранных студентов и аспирантов в вузах Украины; - обучение иностранных специалистов эксплуатации экспортированного из Украины оборудования или сооружаемых за рубежом объектов; - выступления отечественных специалистов с докладами и в дискуссиях на международных конгрессах, конференциях и симпозиумах, проводимых на Украине и за рубежом; - публичная защита открытых диссертаций на соискание ученых степеней; - передача информации в процессе общения с иностранными журналистами, аккредитованными на Украине; - демонстрация научно-технических фильмов; - демонстрация действующих объектов научно-технических достижений (оборудования, изделий, технологий) на предприятиях; - демонстрация научно-технических достижений на выставках, проводимых на Украине и за рубежом; - все виды рекламы экспортной продукции в форме печатных произведений - брошюр, пристендовой литературы для выставок и ярмарок; - распространение за рубежом выпусков "Книжной летописи", содержащих сведения о печатной продукции, выпущенной на Украине; - распространение за рубежом официальных изданий Госкомизобретений, содержащих сведения о зарегистрированных отечественных открытиях и изобретениях, и передача информации о них на магнитных лентах для ввода в международную систему патентной информации ИНПАДОК; - направление за границу по подписке вестников АН Украины и отдельных ее институтов и др. научных изданий; - международный обмен научно-технической литературой (книгами, журналами), осуществляемый библиотеками и отдельными научными учреждениями Украины с библиотеками и другими организациями зарубежных стран в соответствии с заключенными между ними соглашениями; - обмен с зарубежными научными организациями отчетами о НИОКР в соответствии с соглашениями, в т.ч. межправительственными, о научно- техническом сотрудничестве или о совместном выполнении исследований и разработок; - направление иностранным гражданам и организациям научно-технических изданий по подписке, осуществляемой из зарубежных стран через общество "Международная книга"; - публикация отечественными специалистами и учеными научных, технических и др. материалов в зарубежных и международных изданиях; - передача за границу проб грунта, образцов стройматериалов с мест предполагаемого строительства на Украине иностранными фирмами в соответствии с заключенными контрактами основных почвенно-климатических показателей хозяйственных культур по импортным технологиям; - поставка на экспорт вторсырья (чер- и цветметаллолом, макулатура); - передача технической документации (в т.ч. товаросопроводительной) иностранным фирмам (организациям) при выполнении экспортных операций, включая проектирование и строительство объектов за рубежом, а также продажу лицензий; - передача информации при переписке отечественных учреждений и отдельных специалистов с зарубежными научными учреждениями и специалистами; - вывоз за границу книг и журналов научно-технического и экономического характера, а также газет гражданами, выезжающими за границу в командировки, по линии туризма или по частным делам; - книготорговля внутри страны, обеспечивающая свободный доступ ко всем открытым научно-техническим изданиям, поступающим в книжные магазины и киоски; - библиотечное обслуживание иностранных граждан в массовых и специальных научных и научно-технических библиотеках страны; - передача сведений представителям иностранных фирм в процессе переговоров или при заключении экспортных или импортных соглашений; - прием иностранных специалистов в научных учреждениях, в вузах и на предприятиях; - официальные приемы граждан Украины в различных представительствах зарубежных стран как на Украине, так и за рубежом; - проведение совместных разработок (проектов, экспериментов) в рамках осуществления научно-технических связей. Каждый из вышеуказанных каналов характеризуется весьма значительными объемами передачи информации за рубеж. Так, ежегодно только по книгообмену в промышленно развитые страны отправляются сотни тысяч экземпляров изданий: книги, журналы, выпуск продолжающихся изданий.
Значительное число наших библиотек, научных учреждений и организаций осуществляют книгообмен с различными зарубежными организациями, в т.ч. с научными учреждениями, издательствами и редакциями, библиотеками, университетами и вузами, промышленными фирмами, международными организациями и музеями. На Западе постоянно изучаются отечественные открытые публикации, в т.ч. узкоотраслевые научно-технические журналы, справочники, специальная литература и др. издания, а также материалы международных конференций, симпозиумов, семинаров и т.п. и проводимых внутри страны. Анализ материалов, поступающих по открытым каналам, позволяет иностранным экспертам выявлять в них сообщения о разработанных у нас в стране приоритетных достижениях науки, техники и технологии и др. военную информацию. Нередко иностранные фирмы, отказавшись по тем или иным причинам от приобретения лицензий на наши изобретения, выступают затем как инициаторы научно-технического сотрудничества по этой тематике. Подобные факты неоднократно отмечались по исследованиям в области освоения космоса, по разработке блоков МГД-электростанций, технологии очистки нефти и нефтепродуктов от серы и т.д. и принесли этим фирмам немалую выгоду. Так, по оценке самих американцев, только сотрудничество в области технологии МГД позволило США сэкономить более 100 млн.$. Для сбора интересующей информации фирмы промышленно развитых стран используют и др. приемы. Например, на проводимых у нас в стране или за рубежом международных выставках представители фирм пытаются путем опроса и анкетирования наших специалистов получить подробную информацию об их месте работы, тематике проводимых ими исследований и разработок. Проведенный обзор официальных каналов передачи информации из Украины за границу поможет трансформировать их применительно к условиям предприятия, определить степень их уязвимости с точки зрения утечки сведений, составляющих коммерческую тайну, и внедрить соответствующие мероприятия по обеспечению требуемого режима их безопасности. Но этим задача защиты коммерческой тайны предприятия не исчерпывается. Помимо рассмотренных открытых каналов утечки информации могут существовать еще агентурный и технологический, организация работы по перекрытию которых носит сугубо специфический характер. Относительно государственных секретов эту работу выполняют специальные органы государства, режимно-секретные подразделения предприятий. Что же касается коммерческой тайны, то организация ее защиты от утечки в комплексе по всем каналам, включая агентурный и технологический, целиком и полностью ложится на предприятие. Как свидетельствует зарубежный опыт, для этого в зависимости от объема и сложности решаемых на данном участке задач может быть эффективным создание специального подразделения, например, службы безопасности.

3. Мероприятия по защите коммерческой тайны предприятия Создание надежного механизма защиты коммерческой тайны требует проведения хорошо продуманных мероприятий. План их осуществления должен преследовать три цели: - предотвращать кражу; - дать всем понять, что для вас коммерческая тайна очень важна и что вы приложите все усилия для защиты последней и наказания лиц, разглашающих или пытающихся разгласить ее; - добиться, чтобы эта программа как можно больше отвечала названным целям. Уделив достаточно времени разработке программы, и определив источник финансирования ее проведения, решите вопрос о назначении кого-нибудь ответственным за ее постоянное выполнение и своевременный пересмотр. Этот работник будет оценивать эффективность программы и улучшать ее время от времени. Организация эффективной защиты коммерческой тайны предприятия во многом зависит от правильного установления круга носителей информации. Анализ в этой области позволяет выделить четыре вида носителя информации в зависимости от их функционального назначения, в частности: документ, человек, изделие (предмет, материал) и процесс. Документ, согласно ГОСТам 16487-83; 6.10.1-88, представляет собой средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Документ отличает то, что его функциональное назначение целиком и полностью исчерпывается свойством носителя информации. В период своего существования документ проходит определенные этапы: составление и оформление, размножение, пересылка, использование, хранение, уничтожение. Конкретное наполнение этих этапов зависит от типа документа. В настоящее время известны документы на бумажных носителях, на микроформах, на магнитных носителях, на перфоносителе. В целом система документов имеет довольно разветвленную структуру. Известно, что всякая деятельность любого предприятия должна быть юридически оформлена. Это положение в полной мере относится и к организации защиты коммерческой тайны. Поэтому одной из первоочередных задач, которые встают перед предприятием при организации защиты своей коммерческой тайны, является разработка соответствующих нормативных документов, регламентирующих деятельность всех звеньев предприятия в этом направлении. Если обратиться к мировой практике по данному вопросу, то речь, по сути дела, идет либо о необходимости внесения соответствующих дополнений в уже имеющиеся на предприятии документы, такие как Устав, Коллективный договор и др., либо о подготовке самостоятельных внутренних инструкций и рекомендаций. При этом может быть рекомендован такой порядок разработки и утверждения указанных нормативных документов, при котором они согласовываются с советом (правлением) предприятия, а при необходимости проводятся в жизнь через решение общего собрания (конференции) трудового коллектива. Исходной правовой базой для организации защиты коммерческой тайны является УСТАВ предприятия. Именно в нем прежде всего необходимо зарегистрировать право на коммерческую тайну, потому что предприятие может осуществлять лишь те виды деятельности, которые отвечают целям, предусмотренным в нем. Сделать это следует путем внесения дополнения к Уставу специального раздела. Важным подспорьем среди мер по обеспечению коммерческой тайны является КОЛЛЕКТИВНЫЙ ДОГОВОР, ежегодно заключаемый на предприятии между трудовым коллективом и администрацией. В нем следует предусмотреть соответствующие положения по защите коммерческой тайны, содержащие взаимные обязательства сторон по данному вопросу. Наличие таких обязательств в коллективном договоре позволит повысить взаимную ответственность трудового коллектива и администрации за обеспечение мер по защите коммерческой тайны и организовать действенный контроль за выполнением этих обязательств. Необходимым и крайне важным подспорьем является СПЕЦИАЛЬНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЫ ПРЕДПРИЯТИЯ. В ней следует детализировать порядок действия исполнителей, предусмотреть четкую систему документооборота, изготовление изделий, организации работ в режимных помещениях, регламентировать условия применения средств связи, использования средств ВТ, приема представителей др. предприятий и т.п. В такой инструкции возможно определить: - правила и процедуру присвоения и снятия грифа документам, работам и изделиям, содержащим коммерческую тайну предприятия; - процедуру допуска работников предприятия к сведениям, составляющим коммерческую тайну предприятия; - обязанности и ограничения, налагаемые на исполнителей, допущенных к сведениям, составляющим коммерческую тайну предприятия; - правила обращения (делопроизводство, учет, хранение, размножение и т.д.) с документами и изделиями, содержащими коммерческую тайну предприятия; - правила приема представителей др. предприятий; - принципы организации и проведения контроля за обеспечением сохранности сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия; - ответственность за разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну, и др. нарушения установленного порядка их защиты.
Очень важным нормативным началом в деле обеспечения названного режима является СПЕЦИАЛЬНАЯ ПАМЯТКА (см. прил.). Она составляется для работников, которые допущены к сведениям, составляющим коммерческую тайну предприятия, и должна содержать основные положения по обеспечению сохранности этих сведений. При небольших объемах работы с документацией и изделиями, содержащими коммерческую тайну, и малом числе работников, допущенных к ним, она может заменять собой инструкцию предприятия по данному вопросу. Прежде всего в памятку следует включить обязанности работников по сохранению коммерческой тайны, за нарушение которых может последовать установленная ответственность. Кроме того, необходимо указать, что работник обязан: - работать только с теми сведениями и документами, содержащими коммерческую тайну предприятия, к которым он получил доступ в силу своих служебных обязанностей; - знать, какие конкретно сведения подлежат защите; - знать, кому из сотрудников предприятия разрешено работать со сведениями, составляющими коммерческую тайну предприятия, к которым он сам допущен, и в каком объеме эти сведения могут быть доведены до этих сотрудников. В памятке также устанавливается, что при участии в работе сторонних организаций работник может знакомить их представителей со сведениями, составляющими коммерческую тайну предприятия, только с письменного разрешения руководителя структурного подразделения. При этом руководитель должен определить конкретные вопросы, подлежащие рассмотрению, и указать, кому и в каком объеме может быть доведена информация, подлежащая защите. При этом руководитель должен определить конкретные вопросы, подлежащие рассмотрению, и указать, кому и в каком объеме может быть доведена информация, подлежащая защите. Следует включить в памятку и положение о том, что запрещается помещать без необходимости сведения, составляющие коммерческую тайну предприятия, в документы, содержащие государственные секреты и имеющие в связи с этим соответствующий гриф секретности. Такое нарушение порядка обращения со сведениями, составляющими коммерческую тайну предприятию, может рассматриваться как их разглашение и влечет ответственность в соответствии с установленным законом порядком.
В зависимости от особенностей предприятия в памятке могут содержаться и др. положения. На предприятии наряду с названными принимается целый ряд др. документов. Хотелось бы, чтобы на практике были учтены следующие советы по обращению с ними. Контроль за документацией должен стать самым важным делом, потому что на предприятии циркулирует огромное количество документов. Следует быть очень внимательным к установлению системы контроля за документами и регулярно ее проверять и совершенствовать. К примеру, если вы хотите разрешить служащим брать работу на дом, желательно, чтобы выносимые материалы были классифицированы, правильно использовались, были необходимым образом защищены и возвращены. В целях установления надлежащего контроля за хранением и использованием секретных документов необходимо выделить их из общей массы документов, находящихся в обороте на предприятии. Для этого следует ясно обозначить на лицевой обложке всех документов степень их секретности. Начните создание вашей системы защиты коммерческой тайны с изучения процесса составления, циркуляции, хранения и уничтожения документов. Составление документов представляет собой самую обязательную и, может быть, самую легкую область контроля В первую очередь следует определить порядок и стандарты идентификации документации, которую требуется защитить от раскрытия или неправильного использования. Необходимо решить вопрос об установлении различных степеней секретности. Видимо, вам надлежит определить и объявить всем сотрудникам, какие конкретно типы документов должны быть закрыты. Напечатайте гриф "секретно" на регулярно используемых формах (к примеру, чертежах, титульных листах и т.д.). Для других документов можно использовать штамп. При этом в надписи на документе целесообразно указать, что этот документ является вашей собственностью и определить ограничения по его использованию. Можно предложить в качестве примеров такие ограничения: 1.Этот документ содержит информацию, являющуюся собственностью предприятия. Получение и владение им не дает никаких прав на его размножение, раскрытие его содержания или на производство, использование и продажу того, что он описывает. Размножение, опубликование или использование без особого письменного разглашения данного предприятия строго запрещено. 2.Это конфиденциальный документ, распространение которого контролируется. Копирование производится только через тот отдел, который будет заниматься такой работой. 3.Секретный документ предприятия. Не копировать. Техника контроля за циркуляцией копий строго секретных документов включает необходимость нумерации копий, составления списка лиц, получающих эти копии, фиксирования времени получения и сдачи документов. Такая методика предусматривает и наличие формы, подписанной всеми получателями, посредством которой они обязуются никому не передавать, не копировать и возвращать документ по требованию. При этой системе достаточно одного взгляда на формуляр с фамилиями получателей, чтобы определить, сколько и где находится копий документа в обороте. В разряд документов, содержащих информацию, влияющую на конъюнктурные колебания, могут входить документы внутреннего маркетинга, финансовые документы, чертежи и оттиски, технические данные и планы. Следовало бы на каждой странице перечней программного обеспечения ЭВМ обозначить, что эта информация конфиденциальная и является собственностью предприятия. Необходимо, чтобы все тетради с проектной документацией постоянно переплетались и озаглавливались. На них должны быть напечатаны фамилия, имя, отчество сотрудника, наименование предприятия, гриф секретности и отметка о собственности этого предприятия. Существует объективная необходимость в организации СПЕЦИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА с документальными носителями коммерческой тайны предприятия, устанавливающего порядок их подготовки, маркировки (т.е. присвоения соответствующего грифа), размножения, рассылки, приема и учета, группировки в дела, использования, хранения, уничтожения и проверки наличия, а также создания подразделения специального делопроизводства или назначения уполномоченного по данному вопросу. Следует вести журнал учета входящих, исходящих и внутренних документов, содержащих коммерческую тайну предприятия, который будет полезен для проведения периодической инвентаризации таких документов, четкой регистрации их нахождения и уничтожения. Немаловажный совет. Передавайте конфиденциальные документы только тем, кому действительно необходимо знать содержащуюся в них информацию. Учтите, если у вас не отработана система определения такого контингента лиц, то любая система контроля за движением документов будет бессмысленной и вам не удастся сохранить вашу коммерческую тайну. Еще одно. Просто установления процедуры контроля за документацией недостаточно. Необходимо создать соответствующую систему, гарантирующую правильную циркуляцию документов. Это включает различные инструкции по правилам хранения и использования документов с целью исключить доступ к содержащейся в них информации для всех, кому не нужно ее знать. Такое относится как к работающим, так и к неработающим на предприятии. Обычная деятельность предприятия немыслима без взаимодействия с другими предприятиями. Такая взаимосвязь закрепляется в хозяйственных договорах.
Помимо их основного назначения (установление взаимоотношений на выполнение работ, оказание услуг и т.п.) договоры следует использовать как средство обеспечения сохранности коммерческой тайны. В них необходимо специально оговаривать обязательства о соблюдении условий конфиденциальности и предусмотреть последствия нарушения принятых обязательств. При заключении договора с иностранной фирмой условия конфиденциальности должны быть выражены в форме, предусмотренной законодательством страны принадлежности фирмы. В некоторых случаях требуется присутствие в контракте определенного терминологического сочетания, напр.: "Сведения о технологии, конструкции, характере производства передаются (доверяются) исключительно для целей сооружаемого объекта и не могут быть переданы какой-либо др. фирме".
Потому теперь очень необходимо изучение национальных законодательств фирм-партнеров и конкурентов. Следует иметь в виду, что соглашение об условиях конфиденциальности может предшествовать заключению между будущими партнерами коммерческих соглашений о передаче лицензий, ноу-хау, договоров о создании совместных предприятий и т.д. Однако, являясь частью таких соглашений, условия конфиденциальности сохраняют свою автономность и могут действовать после прекращения основного договора. Очень важным является решение вопросов, связанных с УНИЧТОЖЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ И ИХ РАССЕКРЕЧИВАНИЕМ. Следует разработать свою программу по ликвидации конфиденциальных документов. Она должна включать прежде всего обязанность администрации регулярно просматривать инвентарные списки контролируемой документации. В том случае, если информация, содержащаяся в ней, перестает быть секретной, ее необходимо рассекречивать. Постарайтесь избежать вот какой крайности. Если вы просто будете засекречивать все документы, при этом никогда не будете отменять степени секретности, не разработаете процедуру рассекречивания, то сохранение секретности всей вашей информации станет весьма проблематичным. После отбора документов, которые могут быть рассекречены, вам необходимо найти безопасный метод ликвидации их или др. ненужных копий. Не следует выбрасывать их просто в мусор, а необходимо порвать или уничтожить иным способом. Успех осуществления мероприятий по защите коммерческой тайны во многом зависит от СОЗДАНИЯ И СОБЛЮДЕНИЯ СПЕЦИАЛЬНОГО РЕЖИМА ПОЛЬЗОВАНИЯ КОМПЬЮТЕРАМИ. Использование в современных условиях компьютеров, с одной стороны, значительно облегчило сбор и хранение необходимой информации, а с другой - весьма усложнило решение проблемы защиты коммерческой тайны предприятия. Это связано с тем, что: - вы вынуждены иметь дело с обширным объемом информации, требуемой защиты; - в процессе производства и хранения информации она становится доступной большому количеству людей; - обеспечение закрытости такой информации требует новых и более сложных процедур. Ведь если видны свидетельства физического вторжения в помещение, где хранятся секретные документы и даст основание утверждать, что совершено хищение, то такой вывод порой невозможно сделать, когда похищается информация, хранящаяся в электронной памяти. Видеонаблюдение во многих случаях хищения документов поможет найти виноватого или предупредить случаи краж. Надо обратить внимание на то, что не существует какой-то единственной системы, которая бы способна была обеспечить сохранность информации, заложенной в ЭВМ. Решение комплекса вопросов, связанных с защитой коммерческой тайны, зависит от типа используемого компьютера и степени конфиденциальности информации, которую и обрабатывает. Необходимо предпринимать особые меры предосторожности для обеспечения контроля за доступом к информации через персональные компьютеры. Следует учитывать и тип информации, которая хранится в памяти ЭВМ. По мере развития технологии обработки электронных данных будут разрабатываться и новые технологии для борьбы против "компьютерных преступлений". Учитывая такие особенности, следует высказать некоторые советы. Принимая во внимание необходимость обеспечения закрытости информации, следует установить контроль за доступом ко всем терминалам. Целесообразно регулярно изменять имена пользователей и ключевые слова, особенно если на предприятии происходит частая смена операторского состава. Вмените кому-нибудь в обязанности контролировать доступ к системе ЭВМ и процесс ее использования, а также периодически проверять проводимые на ней операции для того, чтобы вовремя определить применение необычных программ. Весьма эффективен порядок, когда при работе с компьютером, содержащим информацию о коммерческой тайне предприятия, каждый из допущенных работников имеет свой личный код, позволяющий ему пользоваться лишь теми программами и данными, которые его непосредственно касаются. Наличие указанных кодов предохраняет также от доступа посторонних к хранящейся информации. На Западе создана целая индустрия защиты вычислительной техники от несанкционированного доступа и побочных излучений. Определенные шаги в этом направлении делаются и в нашей стране. При возникновении необходимости следует рассмотреть вопрос о закупке соответствующих программных и технических средств иностранного или отечественного производства. Если имеются возможности, целесообразно создать такие средства защиты ЭВМ самостоятельно. Как бы ни была надежна система защиты коммерческой тайны, используемая вами, периодически необходима ее проверка. К примеру, если частная информация включается в ваши документы, подготовленные для вышестоящих инстанций или правительства, вам потребуется проверить весь порядок засекречивания документов так, чтобы защитить их от раскрытия. Таким же образом, если контракты требуют возвращения документации после прекращения ваших деловых отношений, следует удостовериться в том, что у вас разработан надежный процесс возвращения документации. Процесс проверки должен включать мероприятия как по защите информации, так и по уничтожению документации. Чтобы избежать ненужного накопления старой информации, необходимо посвятить максимум времени рассекречиванию и удаления информации из системы. Более того, хотя некоторые документы больше не представляют для вас никакой пользы и подлежат рассекречиванию, содержащаяся в них информация может быть полезной для вашего конкурента, который может узнать, какую технологию вы отвергли и как вы принимаете деловые решения. В ходе проверки вам надо проанализировать, насколько эффективно вы уничтожаете свои записи с целью исключить возможность использования рассекреченной информации в ущерб вашим интересам. Конечным итогом системы проверки служит определение факта похищения или передачи конфиденциальной информации.
4. Архивное хранение коммерческих документов Дела, составляющие коммерческую тайну, помещаются в закрывающиеся шкафы канцелярского типа, предохраняющие документы от пыли, воздействия солнечного света и обеспечивающие их сохранность. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрешается. В исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) такое изъятие производится с разрешения руководителя предприятия с обязательным оставлением в деле точной заверенной копии изъятого документа и вложением акта о причинах изъятия подлинника.
В течение делопроизводственного года на выданное по служебной необходимости дело заполняется карточка-заместитель, в которой указываются структурное подразделение, номер дела, его заголовок, дата выдачи, кому дело выдано, дата возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Передача дел в архив предприятия производится через год, после завершения работы с ними в структурных подразделениях. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства. Архив предприятия ведет учет документальных материалов по фондам и единицам хранения. Для обеспечения сохранности документов периодически в сроки, устанавливаемые руководителем предприятия, но не реже одного раза в 10 лет проводится проверка наличия и состояния материалов. Для этой цели приказом руководителя предприятия создается специальная комиссия. С целью наиболее полного раскрытия содержания документов, хранящихся в архиве, создаются каталоги документальных материалов. Каталог является справочником обо всех материалах, имеющихся в архиве. В зависимости от содержания документов каталоги могут быть предметными, тематическими, систематическими, по номенклатуре дел и др. Для раскрытия содержания единиц хранения, сформированных из постановлений, протоколов и других документов, составляются указатели содержания документальных материалов. Указатели могут быть тематическими, предметными, хронологическими и именными. Категорически запрещается выдавать документальные материалы, хранящиеся в архиве, для работы на дом. При работе с документами архива запрещается подчеркивать текст, делать на нем какие-либо пометки, загибать листы, пользоваться в качестве закладок ручками, карандашами и делать проколы при снятии графических копий. Состояние возвращенных в архив после использования документальных материалов должно быть проверено в присутствии лица, сдающего эти материалы. В необходимых случаях по просьбе и за счет заинтересованного лица или предприятия с документов могут быть сняты копии, которые заверяются архивом. Все копии после их просмотра и с разрешения руководителя предприятия выдаются под расписку. На основании хранящихся документов архив предприятия выдает архивные справки, копии и выписки.










Список литературы

1. ГОСТ Р 6.30 – 97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. 2. Замыцкова О. И. Делопроизводство: Учебное пособие.- Ростов н/Д: Феникс, 2001. — 416 с. 3. Стенюков М.В. ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ (руководство к составлению) - М.: "Издательство ПРИОР", 2002. - 144 с. 4. www.mbm.ru/stuff.asp?id=521 5. www.spektrsec.ru/kanalyi-utechki-kommercheskoy-taynyi.html 6. http://www.bizneshaus.ru/kom_t.html
Приложение
Памятка работнику о сохранении коммерческой тайны предприятия В условиях рынка и конкуренции коммерческая тайна выступает как элемент предприимчивости и маркетинга, как способ увеличения прибыли предприятия. Утечка коммерческих секретов может привести к снижению доходов предприятия или к его банкротству. Работник обязан строго хранить в тайне сведения, отнесенные к коммерческой тайне предприятия, ставшие ему известными по службе или иным путем. Разглашение коммерческой тайны предприятия, передачу третьим лицам, публикация без согласия предприятия, а также использование для занятия любой деятельностью, которая в качестве конкурентного действия может нанести ущерб предприятию, влечет уголовную, административную, гражданскую или иную ответственность в соответствии с законодательством. Коммерческая тайна определяется руководителем предприятия и отражается в Перечне сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия (объявлен приказом по предприятию от 200 г. № _). Коммерческая тайна других предприятий, с которыми имеются деловые отношения предприятия, доводится до работника в части, его касающейся, руководителем структурного подразделения. Порядок обращения со сведениями, отнесенными к коммерческой тайне предприятия, регулируется Положением по обеспечению сохранности коммерческой тайны предприятия (объявлено приказом по предприятию от _200 г. № _). Работник обязан работать только с теми сведениями и документами, содержащими коммерческую тайну предприятия, к которым он получил доступ в силу служебных обязанностей; знать, какие конкретно сведения подлежат защите, а также строго соблюдать правила пользования ими. Работник должен знать, кому из сотрудников предприятия разрешено работать со сведениями, составляющими коммерческую тайну предприятия, к которым он сам допущен, и в каком объеме эти сведения могут быть доведены до этих сотрудников. При участии в работе сторонних организаций работник может знакомить их представителей со сведениями, составляющими коммерческую тайну предприятия, только с письменного разрешения руководителя структурного подразделения. При этом руководитель должен определить конкретные вопросы, подлежащие рассмотрению, и указать, до кого и а каком объеме может быть доведена информация, подлежащая защите. Запрещается помещать без необходимости сведения, составляющие коммерческую тайну предприятия, в документы, содержащие государственные секреты и имеющие в связи с этим соответствующий гриф секретности. Такое нарушение порядка обращения со сведениями, составляющими коммерческую тайну предприятия, рассматривается как их разглашение и влечет ответственность в соответствии с установленным порядком. Об утрате или недостаче документов, изделий, содержащих коммерческую тайну предприятия, удостоверений, пропусков, ключей от режимных помещений, хранилищ, сейфов, металлических шкафов, личных печатей, а также о причинах и условиях возможной утечки таких сведений работник обязан немедленно сообщить Руководителю. При увольнении, перед уходом в отпуск, отъездом в командировку необходимо сдать все носители коммерческой тайны предприятий (рукописи, черновики, документы, чертежи, дискеты, распечатки на принтерах, кинофотонегативы и позитивы, модели, материалы, изделия и т. д.), которые находились в распоряжении работника в связи с выполнением им служебных обязанностей. Работник обязан по первому требованию руководителя подразделения предъявить для проверки все числящиеся за ним материалы, содержащие коммерческую тайну предприятия, представлять устные или письменные объяснения о нарушениях установленных правил выполнения закрытых работ, учета и хранения документов и изделий, содержащих коммерческую тайну, а также о фактах ее разглашения, утраты документов и изделий, содержащих такие сведения. В случае попытки посторонних лиц или организаций получить информацию, составляющую коммерческую тайну предприятия, работник обязан сообщить об этом своему непосредственному руководителю.
Обязательства, связанные с защитой коммерческой тайны предприятия, не ограничивают прав работника на интеллектуальную собственность, в частности подача заявки на изобретение, возможное патентование и т. д. Реализация прав работника на интеллектуальную собственность осуществляется в соответствии с установленным законом порядком.
Срок действия ограничений, связанных с необходимостью защиты коммерческой тайны предприятия, определяется администрацией при заключении трудового договора с работником. Об окончании действия ограничений работник уведомляется администрацией в письменной форме.