Аудит сохранности и рационального использования материальных ресурсов

Введение Объектом исследования данной курсовой работы выступает аудит сохранности и движения ТМЦ. Эта тема, рассматриваемая на примере ЗАО "Гаврилов-Ямский льнокомбинат", является очень актуальной в настоящее время, поскольку она затрагивает проблемы материально-технического снабжения предприятия, без чего невозможно его нормальное функционирование.
Целью данной работы является рассмотрение и обобщение законодательных, нормативных документов, учебной, научной и методической литературы по вопросам обеспечения сохранности документооборота, контроля за движением товарно-материальных ценностей. Перестройка системы материально-технического обеспечения нацелена на экономию материальных ресурсов и сокращения производственных запасов, максимальное использование в обороте вторичного сырья, развитие производства экономичных и ресурсосберегающих видов продукции. Одно из условий эффективности производства – экономичное использование имеющихся материалов, что является важным показателем хозяйственной деятельности предприятия. В решении этих задач большое значение имеет рационализация учета и отчетности. Необходимо поднять роль контроля за достоверностью данных учета и отчетности, а также в обеспечении продуманного и экономичного использования товарно-материальных ценностей. Значимость данной проблемы и контроль с позиции требований рыночной экономики и отраслевых особенностей предопределили выбор мною темы курсовой работы «Аудит сохранности и движения ТМЦ» (на примере ЗАО "Гаврилов-Ямский льнокомбинат").
Краткая характеристика ЗАО "Гаврилов-Ямский льнокомбинат"
Старейшему предприятию льняной отрасли текстильной промышленности Гаврилов-Ямскому льнокомбинату недавно исполнилось 125 лет с момента пуска в эксплуатацию прядильно-ткацкой фабрики великосельским купцом предпринимателем А.В.Локаловьм в городе Гаврилов-Ям. Льнокомбинат специализируется на выпуске льняных и полульняных изделий. Гаврилов-Ямский льнокомбинат реализует продукцию примерно в равном соотношении на внешний и внутренний рынок. Основным потребителем продукции является Центральный регион. Предприятиям и организациям Центрального региона продано 82% всей реализованной продукции; 13,4% -предприятиям регионов Волго-Вятского, Северо-западного, Урала и только порядка 4% продаж приходится на все остальные регионы России. Всю номенклатуру, в зависимости от групп потребителей, удобно разделить следующим образом: - полотенца, полотенечные комплекты - скатерти, салфетки, комплекты салфеток - белье (бельевые комплекты, отдельные швейные изделия) - ткань, холст, скатертные и полотенечные ткани, ткань бельевая - ткань костюмная, плательная, сорочечная, бортовая - равентух, ткань тентовая - полотно театральное - холст для живописи Основными потребителями продукции Гаврнлов-Ямского льнокомбината являются: - санатории, профилактории, дома отдыха - гостиницы, отели - поезда дальнего следования - рестораны, бары, кафе - швейные предприятия, ателье - медицинские, дошкольные учреждения (бюджетные и частные ) - производители мягкой мебели - театры, студии, театральные ВУЗы - союзы художников, изостудии - предприятия торговли На основании вышесказанного и для наглядности изобразим распределение в виде следующих схем (см. схему 1 стр. ) Схема 1

Рестораны, кафе, бары

Швейные предприятия, ателье

Санатории, профилактории, дома отдыха, детские летние лагеря

Торговая сеть



Швейные предприятия, ателье

Торговая сеть

Производители мягкой мебели

Театры, студии, театральные ВУЗы, училища

Союзы художников, изостудии, специализированные магазины Льнокомбинат имеет большой опыт с зарубежными партнерами. Для организации и ведения бухгалтерского учета на льнокомбинате создана бухгалтерия, которая ведет учет, составляет отчетность и ведет контроль за соблюдением финансовой дисциплины. Бухгалтерию возглавляет главный бухгалтер. Структуру бухгалтерии льнокомбината можно изобразить в виде схемы (см. схему 2 стр. ). Структура бухгалтерии льнокомбината Схема 2 Бухгалтерия работает в тесной взаимосвязи с ОМТС, отделом организации труда и заработной платы и с другими отделами, получая от них необходимые данные и снабжая их учетной информацией. Учетная политика предприятия сформирована согласно общепринятых правил и особенностей своей деятельности. Совокупность выбранных методов, форм и организации бухгалтерского учета обеспечивает соответствие основным требованиям, предъявленным к учетной политике. При принятой организацией учетной политике утверждены: - рабочий план счетов бухгалтерского учета; - порядок проведения инвентаризации и методы оценки видов имущества и обязательств; - правила документооборота и технология обработки учетной информации; - порядок контроля за хозяйственными операциями.
Принятая организацией учетная политика применяется последовательно из года в год. Предприятие составляет бухгалтерскую и статистическую отчетность в порядке, установленном законодательством РФ. Налоговые и другие государственные органы, на которые законодательством РФ возложена проверка деятельности предприятия, осуществляют ее в пределах своей компетенции. Результаты проверок сообщаются предприятию. Источником формирования финансовых ресурсов предприятия являются прибыль, доходы, полученные от реализации продукции, работ, услуг, а также других видов хозяйственной деятельности.
Задачи, цели аудиторской проверки товарно-материальных запасов.
Нормативно-правовая база и методологические основы аудита производственных запасов.
В настоящее время все предприятия и организации независимо от их вида и форм собственности должны вести бухгалтерский учет имущества и хозяйственных операций в соответствии с действующим законодательством. А сделать это очень не просто, поскольку само законодательство еще весьма несовершенно и в нем постоянно происходят изменения, следить за которыми необходимо именно бухгалтеру.
Приступая к аудиторской проверке материальных оборотных средств, следует внимательно изучить нормативные документы, касающиеся порядка приема, Учета, хранения и отпуска ТМЦ: - ПБУ 5/98 «Учет материально производственных запасов», которое устанавливает методологические основы формирования в бухгалтерском учете информации о материально-производственных запасах. - Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приказ Минфина РФ от 13.06.95 №49), которые устанавливают порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформление ее результатов. - Положение по ведению бухгалтерского учета бухгалтерской отчетности в РФ (утверждено Приказом Минфина РФ от 29.07.98 №344). - Постановление Правительства РСФСР от 19.12.91 №56 «О проведении переоценки продукции и товаров в связи с либерализацией цен». - Инструкция о порядке выдачи доверенности на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности (утверждена Минфином СССР от 14.01.67 №17). - Порядок ведения журналов учета счетов-фактур при расчетах по НДС (утвержден Постановлением Правительства от 29.07.96 №914). - Другие. В соответствии с нормативными и законодательными актами, реализующими операции с материально-производственными запасами, можно сформулировать следующие задачи и основные направления проверки: 1) Состояние складского хозяйства и обеспечение мест хранения контрольно-измерительными приборами; правильность приемки ТМЦ; 2) Сохранность ТМЦ; оформление материальной ответственности; 3) Соблюдение порядка учета материалов и контроль за их использованием; 4) Правильность списания ТМЦ на производстве; 5) Своевременность и правильность проведения инвентаризации ТМЦ и отражение ее результатов в бухгалтерском учете; 6) Обеспечение сохранности и правильность учета драгоценных материалов, изделия и спирта на складах в производстве. Источники проверки: - Нормы расхода сырья и материалов в производстве - Нормативы расходов и потерь - Первичные документы по оформлению движения ТМЦ - Отчеты об использовании материалов в производстве - Статистическая и бухгалтерская отчетности - Данные синтетического и аналитического учета по соответствующим счетам (10,12,13…) - Журналы учета договоров, поступающих грузов, выдачи доверенностей, учета получаемых счетов. Книга покупок и Книга продаж.
Приемы аудиторской проверки Таблица 1
- Измерительные приемы и способы - Экспертная оценка - Лабораторные анализы - Контрольный запуск - Инвентаризация
- Проверка документов по движению ТМЦ сквозным порядком (от первичных документов до СУ) - Проверка правильности ведения регистров бухгалтерского учета и корреспонденция счетов - Формальная проверка - Арифметическая проверка Аудиторская проверка товарно-материальных ценностей начинается с ознакомления с материальным отделом бухгалтерии: кто ведет бухгалтерский учет движения ценностей (образование, бухгалтерский стаж, родственные связи); какими нормативными документами пользуется бухгалтер данного участка; кто его проверяет по исполняемой работе; наличие плана (графика) – схемы документооборота, альбома с перечнем и образцами заполненных первичных типовых документов; обосновать оптимальность и целесообразность выбора в учетной политике организационных, методических и технических аспектов по данному участку учета движения ценностей на счетах; какие методы внутреннего контроля используются (инвентаризация, документирование нормативного учета) для проверки отклонений фактического расхода материалов то норм; соблюдаются ли сроки проведения инвентаризации ценностей и порядок оформления результатов инвентаризации; следует убедиться в наличии правильно оформленных договоров о материальной ответственности с зав складами, кладовщиками и другими лицами, которым переданы в подотчет товарно-материальные ценности; наличие журналов, доверенностей и других. Для систематизации и обобщения вышесказанного составим таблицу (см. таблицу 1 стр. )
Проверка обеспечения сохранности материальных ценностей и состояния складского хозяйства. Данные учета не дают в полном объеме информацию о состоянии складского хозяйства и сохранности материальных ресурсов. В связи с этим проверяющему следует непосредственно обследовать места хранения, весоизмерительное оборудование, пропускной режим и т.п. В процессе аудита данного объекта особое место отводится проверке закрепления материальной ответственности. Прежде чем приступить к исполнению служебных обязанностей, МОЛ обязаны изучить правила приемки ценностей и документального оформления операций по их приемке и отпуску, а также ведению учета в местах хранения. МОЛ должны быть ознакомлены с должностными инструкциями, в которых определены обязанности и права работников, порядок приема и отпуска ценностей, их документального оформления, ведения наличественного учета, сроки предоставления отчетов в бухгалтерию. Все эти вопросы должны быть изучены в процессе обследования. Проверяют своевременность оформления имеющихся у материально-ответственных работников документов и записи в книге или карточках складского учета. Выясняют, нет ли на складе неучтенных излишков материалов и сырья, которые могут возникать в результате замены сырья при изготовлении готовой продукции, обвеса, обсчета, оформления актов на потери материалов при их транспортировке или при их хранении на складах.
При злоупотреблениях неучтенные излишки материальных ресурсов обычно хранятся отдельно, поэтому при обследовании склада можно их обнаружить. Для их выявления в процессе обследования следует использовать данные складского учета. Часто, когда имеются неучтенные излишки, в складском учете расход отдельных видов ценностей за определенные периоды превышает их приход. Это перерасход перекрывается за счет последующего поступления и оприходования материальных ценностей аналогичных наименований и сортов. Такие излишки изымаются за счет последующих поступлений или оформления бестоварных документов до проверки их фактического наличия при последующей инвентаризацией.
Важным условием предупреждения хищений материальных ресурсов, является организация пропускной системы на территории их хранения. При контроле этого объекта проверяются книги регистрации, пропусков, журналы взвешивания грузов на автомобильных весах, сообщения охранников-контролеров и органов милиции о вывозе и выносе с территории организации материальных ресурсов без должного оформления, приказы (распоряжения) о принятых мерах по устранению выявленных нарушений и др. После проведения обследования склада аудиторы могут непосредственно осуществлять контрольные проверки поступления материальных ресурсов и их вывоза, контрольные инвентаризации отдельных видов материалов и сырья. В организациях важную роль в обеспечении сохранности имущества имеет правильный подбор работников на должности с материальной ответственностью. На эти должности нельзя назначать лиц, не имеющих специальной подготовки и уволенных ранее с работы за хищения и злоупотребления. По документам, находящимся в личном деле (трудовым книжкам, документам об образовании, выпискам с приказов) проверяют, соблюдается ли указанный порядок подбора кадров. Сохранность ТМЦ зависит от условий хранения, поэтому следующим этапом контроля является проверка состояния складского хозяйства. Проверяют соблюдение правил хранения с точки зрения противопожарной безопасности и условий сохранности от порчи. К организации работы складского хозяйства предъявляются следующие требования: · Склады предприятия должны быть специализированны , так как материалы различных физико-химических свойств требуют разных режимов хранения; · Помещение склада должно быть оборудовано спецстеллажами, полками, шкафами и ящиками для хранения материалов; · На материалы каждого вида должен быть выписан ярлык, где указывается наименование материала, его номенклатурный номер, марка, размер, единица измерения. Ярлык прикрепляется к месту хранения данного материала. Все склады должны быть обеспечены необходимыми приборами, мерной тарой и другими аналогичными приспособлениями. Весоизмерительные приборы должны периодически проходить проверку в специализированных лабораториях. Следует проверить: · Имеется ли приказ об установлении круга лиц, которым дано право затребовать материалы, разрешить их отпуск со склада. Образцы подписей этих лиц должны находится на складе; · Разработан ли на предприятии номенклатура-ценник. В первичных документах по движению производственных запасов указывают номенклатурные номера, что облегчает их группировку; · Назначены ли приказом МОЛ (кладовщики, зав. складами), заключены ли с ними договора о полной индивидуальной материальной ответственности; · Производится ли приемка продукции производственно-технического назначения по количеству и качеству, соответствует ли она требованиям Инструкции о порядке приемки продукции по количеству и качеству. Проверка состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности материальных ценностей в сочетании с последующей документальной проверкой дает возможность сделать обоснованные выводы о целостности ресурсов. Проверка правильности проведения инвентаризации ТМЦ Руководитель группы аудиторов до начала проверки должен знать обо всех местах хранения ТМЦ и составить перечень подлежащих инвентаризации ценностей. Перед началом работы аудитор договаривается с руководителем организации о создании инвентаризационной комиссии. Руководитель издает соответствующее распоряжение (приказ) и вручает его текст членам инвентаризационной комиссии, а председателю комиссии передает контрольный пломбир. В состав инвентаризационной комиссии помимо МОЛ, обычно, включают представителей руководства предприятия, а также соответствующих специалистов и работников бухгалтерии. Присутствие при проведении инвентаризации МОЛ обязательно. Некоторые аудиторы делают ошибку, когда принимают решение по какой-либо причине проводить инвентаризации при отсутствии МОЛ. Если в результате проверки будет установлена недостача материалов, Мол в этом случае может в последствии оспорить результаты инвентаризации и не признать факт недостачи. Когда МОЛ отсутствует по уважительной причине, аудитор должен опечатать склад и приступить к инвентаризации только после выхода МОЛ на работу. Перед началом инвентаризации МОЛ составляет отчет по приходу и отпуску ТМЦ на дату начала инвентаризации в 2-х экземплярах. Первый экземпляр передается в бухгалтерию предприятия, а другой экземпляр – аудитору. Кроме того, председатель комиссии должен получить расписку у МОЛ в том, что все документы, относящиеся к приходу и расходу ТМЦ, сданы в бухгалтерию, и что никаких не оприходованных или не списанных в расход ТМЦ в их распоряжении нет. Аналогичные расписки берутся с лиц, имеющих подотчетные суммы на приобретение ТМЦ или доверенности на их получение. После этого комиссия приступает к проверке наличия ТМЦ путем взвешивания, перерасчета или перемеривания. Бывают случаи, когда председатель инвентаризационной комиссии сам подсчитывает и взвешивает ТМЦ, а счетный работник или МОЛ в это время производит соответствующие записи. Этого делать не следует. Председатель комиссии должен следить за правильностью проведения работы и сам прокомментировать результаты проведения проверки. Чтобы избежать недоразумений, запись результатов ведет и МОЛ, периодически производится сверка указанных записей. Результаты инвентаризации по каждому виду ТМЦ фиксируют в инвентаризационных описях, составляемых отдельно по местам нахождения или хранения ценностей, ответственным за их сохранность. Результаты инвентаризации отражаются в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. Бывают случаи, когда председатель комиссии при проведении инвентаризации не включает в опись ТМЦ, которые по заявлению МОЛ якобы не принадлежат данной организации, а находятся временно у нее на хранении. В данной ситуации по таким ТМЦ комиссия должна составить отдельную опись, затем путем проведения встречной проверки выяснить, кому данные ценности принадлежат и почему хранятся на складе другой организации. Особое внимание при проверке комиссия должна обращать на номера, марки и наименования ТМЦ. По данным инвентаризации, составляют описи, которые подписывают все члены инвентаризационной комиссии, а МОЛ, кроме того, по каждой описи дают расписку.
Оформленную опись председатель инвентаризационной комиссии передает в бухгалтерию для составления сличительной ведомости. Сличительные ведомости составляют только по тем ТМЦ, по которым выявлены отклонения от учетных данных. Их подписывает главный бухгалтер и МОЛ. Если установлены недостачи или излишки, МОЛ предоставляет письменное объяснение.
Недостачи сверх установленных норм убыли относятся на виновных лиц, а излишки подлежат оприходованию. Взаимозачет излишков и недостач в результате пересортицы допускается в виде исключения за один и тот же проверяемый период у одного и того же МОЛ по ТМЦ одного и того же наименования. Недостача ТМЦ сверх норм убыли и потери ТМЦ, когда конкретные виновники недостачи и порчи не установлены или во взыскании отказано судом, могут быть списаны организацией на финансовые результаты. Проверку обеспечения сохранности материальных ценностей и состояния складского хозяйства можно кратко изложить в таблице (см. таблицу 2 стр. ) Проверка обеспечения сохранности ТМЦ Таблица 2 Проверка операций по движению ТМЦ. В понятие «движение» входит поступление, внутренние перемещения и потребление или реализация ТМЦ на сторону Основная задача проверки операций по поступлению ТМЦ – проверка полноты и своевременности оприходования поступающих материальных ценностей. Основные каналы поступления: - От поставщиков на основе договора поставки - Приобретение за наличный расчет через подотчетных лиц - Из собственного производства - Безвозмездная передача - Приобретение от физических лиц за наличный расчет Проверка операций по поступление ТМЦ включает: 1) Соблюдение порядка и отчетов по доверенностям 2) Проверка закупки материалов через подотчетных лиц. Своевременность оприходования, достоверность оправдательных документов. 3) Оприходование от собственного производства. Правильность их оценки. 4) Материалы в пути: - реальность их стоимости; - проверка утрат грузов, по которым не были предъявлены претензии; - поступившие, но не оприходованные. Для наглядности вышесказанного и систематизации составим таблицу (см. таблицу 3 стр. ). Проверка операций по движению ТМЦ Таблица 3 Нарушение порядка оприходования и списания ТМЦ приводит к хищению продукции, а также излишков сырья, из которых затем изготавливают неучтенную продукцию или же реализуют их без отражения операций в учете с целью сокрытия доходов от налогообложения и присвоение полученных средств. В этих целях необходимо проверить: 1) Проверить правильность классификации запасов по всероссийскому классификатору в зависимости от отрасли-производителя для установления номенклатурного номера; правильность классификации по экономическому содержанию, назначению и структуре. 2) Анализ расчетно-платежных документов, подтверждающих поступление ТМЦ от поставщиков: платежные требования-поручения, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные с разного рода приложениями (спецификациями, удостоверениями качества и т.д.). 3) Сопоставление данных первичных документов по оплате поставщиков и данных документов на оприходование ТМЦ, а также проверка в наличии правильно оформленных договоров по этим сделкам. 4) Сопоставление данных первичных документов по поступлению ценностей с данными складского учета (отчеты о движении ТМЦ, журналы-ордера, . . .). 5) Проверка правильности оценки (согласно учетной политике) ТМЦ при поступлении, приобретении. 6) Письменные запросы, устные опросы работников, специалистов, «третьих» лиц. 7) Проверка правильности учета (выделение на сч.19) и принятие к зачету (возмещению) НДС. 8) Проверка правильности корреспонденции счетов – нет ли случаев, когда поступающие ТМЦ не оприходованы, а отмечены на другие счета (по учету затрат, расчетов, фондов). Аудитору следует обращать внимание на постановку контроля за неотфактурованными поставками. Поступление в отчетном месяце неотфактурованные ТМЦ, по которым поставщики не предъявили к оплате счетов-фактур, отражаются в журнале-ордере 6 по условной оценке раздельно по каждой поставке, причем вместо номера счета ставится буква «Н». В следующем месяце, по поступлении счетов, эти записи сторнируются с одновременным оприходованием материалов по фактической их себестоимости на основании расчетных документов поставщиков. Существенную роль играет контроль за достоверным отражением в бухгалтерском учете и балансе стоимости материалов, находящихся в пути, то есть оплаченных, но еще не прибывших к концу отчетного года грузов. Этому вопросу необходимо уделить достаточно внимания, так как иногда допускаются случаи неправомерного отражения некоторыми организациями по статье «ТМЦ в пути» выявленных при приемке материалов недостач, различных претензионных сумм по расчетам с поставщиками, дебиторской задолженности за оплаченные и длительное время не оприходованные (а под час и похищенные) ценности. Поэтому объектами аудиторского контроля должны стать учетные записи в журнале-ордере № 6 в части расчетов за оплаченные материальные ценности, находящиеся в пути. 9) Проверка правильности списания ТМЦ по разным направлениям (реализация, безвозмездная передача, списание из-за недостач, порчи, хищений). Для этих целей необходимо проанализировать правильность оформления документов по расходу и внутрихозяйственному перемещению ТМЦ; правильность их учета в бухгалтерии. 10)Сопоставление (сверка) данных документов на списание ценностей и соответствующих реестров бухгалтерского учета. Особое необходимо уделить списанию материалов на реализацию. 11)Проверка правильности оценки ТМЦ, списанных на издержки производства и реализованных. В соответствии с ПБУ 5/98 определение фактической себестоимости материальных ресурсов разрешается производить одним из следующих вариантов метода оценки запасов: - По себестоимости единицы приобретения материалов; - По средней себестоимости;
- По себестоимости первых по времени закупок (ФИФО); - По себестоимости последних по времени закупок (ЛИФО); Из указанных вариантов оценки организация выбирает един. вариант в учетной политике самостоятельно. Поэтому надо проверить обоснованность, полезность для управления и правильность использования выбранного в учетной политике варианта оценки материальных ресурсов.
12)Проверка правильности корреспонденций счетов по списанию ТМЦ со склада, расходу в производственной и непроизводственной деятельности, реализации. Виды злоупотреблений Случаи злоупотреблений и хищений, связанных с товарно-материальными ценностями, могут быть представлены в следующей форме (см. схему3 стр. ) Схема 3 Эти нарушения могут быть выявлены в результате сверки документов на не поступившие грузы с ж/д и анализа арбитража об отказе исков. Виды хищений на складе Схема 4 При перемещении со склада на склад в производство: · Недостача может перекрываться суммовыми ризницами, возникающими в результате сознательных ошибок таксировке документов. При этом в обоих экземплярах операций совпадают, но количество неодинаково ( со склада списывается больше, чем поступило в производство). · Ошибка в таксировке в одном экземпляре исправляется учетным работником без сверки с первым экземпляром, что ведет к не выявлению хищения. При отгрузке и реализации: · Возможно сознательное создание недостачи с последующим отнесением взыскиваемых сумм на дебиторский счета. В дальнейшем эти суммы списываются на основание отказа арбитража в иске. Злоупотребления выявляются: · В процессе проверки посредством анализа документов, предоставляемых одновременно покупателю и арбитражу. Привлекаются экперты для проверки подлинности подписей и печатей. Действующая практика на примере ЗАО "Гаврилов-Ямский льнокомбинат" Аудиторская проверка обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей и состояние складского хозяйства. Проведение аудиторской проверки начинают с обследования складских помещений и мест хранения материальных ценностей. На проверяемом предприятии материалы распределены по кладовым, каждой из которых присвоен свой порядковый номер, который затем указывается во всех расходных и приходных документах. По данному порядку в каждой кладовой сосредоточены материалы определенных групп. На «базовом» предприятии существуют склады спецодежды, металла, стройматериалов и другие. В самих складах ТМЦ размещены по секциям, а внутри секций по группам, типам в штабелях, мешках, контейнерах, ящиках, поддонах и т.д., что обеспечивает быструю их приемку и отпуск, а также дает возможность контролировать фактическое наличие материальных ценностей и наличие по документам. Также склады «базового» предприятия обеспечиваются исправными весами, измерительными приборами и тарой. Следует отметить, что соблюдаются правила охраны складов, в частности по окончании рабочего дня на наружные запоры складов накладываются пломбы, а перед открытием помещения проверяется состояние замков и пломб. При осуществлении контроля за вывозом материально-производственных запасов со склада на «базовом» предприятии выдаются пропуска на вывоз товарно-материальных ценностей, которые сдаются работнику охраны и регистрируются в книге регистрации пропусков, что позволяет проверить полноту их возврата. На проверяемом предприятии установлен список должностных лиц, ответственных за приемку и отпуск материальных ценностей, а также за сохранность вверенных им материальных ценностей (инженеры, экономисты, кладовщики). Учет материалов на складе осуществляет приемосдатчик (кладовщик), который является материально-ответственным лицом. С кладовщиком заключается типовой договор по установленной форме о полной материальной ответственности. В штатном расписании «базового» предприятия предусмотрены должности инженера (товароведа). На них возложены обязанности по оприходованию поступивших товарно-материальных запасов, осуществлению общего руководства кладовой. Управление производственными запасами требует рациональной организации их аналитического учета на основе предварительно разработанной номенклатуры. Номенклатура составляется на основе технических характеристик материалов, топлива и других материальных ресурсов. Она позволяет легко и быстро находить нужные наименования материалов, способствует ведению учета с наименьшими затратами труда, повышению его оперативности и достоверности. Номенклатурный номер материала проставляется на всех документах на поступление и расходование материалов, а также в регистрах бухгалтерского учета. На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет материальный ярлык (форма ФМУ №45) и прикрепляет его к месту хранения материалов. В ярлыке указывают наименование материальных ценностей, их номенклатурный номер, единицу измерения, норму запаса и цену (см. приложение). На проверяемом предприятии в оформлении материальных ярлыков обнаружены нарушения. Во-первых, на многих ярлыках не указывается номенклатурный номер материала. Во-вторых, также не указывается норма запаса или же вместо нормы запаса ставят количество остатка. (см. приложение). Учет движения товарно-материальных ценностей на складах осуществляют в карточках складского учета (см. приложение), которые открывают на каждый номенклатурный номер. Записи в карточках складского учета кладовщики делают на основании первичных документов (приемных актов и счет фактур) в день совершения операции. После каждой записи выводят остаток материалов. Благодаря этому кладовые располагают оперативными сведениями о состоянии запасов материалов. В них на основании первичных документов отражаются те же данные, что и в карточках складского учета. Ведомости составляют по складам и используют для контроля за движением и состоянием производственных запасов на складах и для оперативного управления. Ежемесячно инженеры кладовых составляют справки о залежалых и исходовых товарах, о невыполненных нарядах, что позволяет руководителю предприятия и транспортной группе более эффективно координировать погрузку материалов.
Первичные документы после записи их в карточках складского учета передают в бухгалтерию на проверку. Если документы по каким-либо причинам возвращаются в кладовую, то возврат оформляется реестром (см. приложение), в котором указывают наименование и номера сдаваемых документов. Приемосдатчики расписываются в реестре и берут обратно документы на переоформление. Переоформленные документы повторно записываются в книгу сдачи документов и сдаются в бухгалтерию. Это говорит об усилении контроля за проверкой первичных документов в бухгалтерии.
В ходе проверки сохранности производственных запасов изучим вопрос о состоянии кадров материально ответственных лиц. Состав материально-ответственных лиц и их соответствие необходимым профессиональным требованиям смотрят по личным делам, находящимся в отделе кадров. Здесь также проверяют профессиональную подготовленность, как работников снабжения, знание правил и сроков приемки и отпуска материальных ценностей, оформление первичной документации по движению производственных запасов и ведения карточек складского учета. Контроль за деятельностью материально-ответственных лиц и за исполнением ими своих обязанностей осуществляет главный бухгалтер, в первую очередь, и работники бухгалтерии. По результатам проверки состояния складского хозяйства и сохранности товарно-производственных запасов устанавливается необходимость проведения внезапной выборочной или сплошной инвентаризации в целом по складу или у отдельных материально-ответственных лиц. Также это достигается путем изучения слабых и сильных сторон внутреннего контроля и системы бухгалтерского учета. Анкета тестов проверки состояния внутреннего контроля и системы учета материально-производственных запасов Таблица 4 № п/п Содержание вопроса Содержание ответа Символы значений Выводы I.Внутренний контроль 1 Имеется ли служба внутреннего аудита, ревизионная комиссия? Имеется ревизионная комиссия У2 Ревизионная комиссия на общих началах 2 Имеются ли должностные инструкции или положение о работе службы внутр контроля Нет У2 В составе ревизионной комиссии нет специалистов 3 Проводится ли инвентаризация производственных запасов? Только в конце года. Ревизионная комиссия практически ее не проводит. У1 Отсутствует фактический контроль со стороны ревизионной комиссии и необходимо провести инвентаризацию 4 Проводится ли проверка полноты и своевременности оприходования материалов? Только по первичным документам У2 Риск контроля высокий 5 Проверяется ли использование ТМЦ первичные по различным направлениям? Проверяются только первичные и сквозные документы У2 Нет фактического контроля. Провести проверку. 6 Проверяется ли законность и целесообразность расходования производственных запасов? Только при реализации У2 Проверить другие каналы расходования 7 Проверяется ли правильность оценки производственных запасов внутренними контролерами? Нет У1 Риск высокий. Проверить оценку материально-производственных ресурсов. II. Система учета 8 Произведена ли классификация производственных запасов для их учета? Да У3 Проверить организацию аналитического учета 9 Организован ли АУ на должностном уровне, ведутся ли карточки складского учета? Да У3 Проверить выборочно записи на счетах 10,12,13 10 Выделяются ли НДС отдельной строкой в расчетных и платежных документах? Да У2 Выборочно проверить эти документы 11 Составляют ли акты списания МБП, приходящих в непригодность ? Да У2 Проверить полноту заполнения актов при списании МБП, приходящих в негодность. 12 Сверяются ли данные АУ и СУ систематически? Только в конце года У1 Велика вероятность искажения периодической отчетности организации Значения символов: У1 – низкий уровень; У2 – ниже среднего уровня; У3 – средний уровень; У4 – высокий уровень. Из данных этого тестирования следует, что организация и осуществление внутреннего контроля по вопросам исследования находятся на низком (У1) и ниже среднего (У2) уровнях. Организация и ведение бухгалтерского учета также не отвечают современным требованиям, так как по всем исследуемым вопросам их значения не поднялись выше ниже среднего (У2) и среднего (У3) уровней. Основной недостаток внутрихозяйственного контроля – это отсутствие фактического контроля за движением производственных запасов, а поэтому следующим этапом проверки должна стать инвентаризация материально-производственных запасов. На предприятии инвентаризация производственных запасов проводится в соответствии с «Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (приказ от 13.06.95 №49 «об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»). Для проведения инвентаризации на данном предприятии создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Инвентаризация товарно-материальных ценностей производится по их местонахождению и материально-ответственному лицу. Проверка фактического наличия производственных запасов производится при обязательном участии материально-ответственных лиц. На проверяемом предприятии инвентаризация проводилась с 1 по 14 октября 1999г., о результатах которой составлен акт (см. приложение) после заседания инвентаризационной комиссии. По результатам инвентаризации недостач и излишков комиссией по инвентаризации не обнаружено. Была проверена вся документация, отражающая проведение инвентаризации товарно-материальных ценностей за проверяемый период: приказ генерального директора от 4.09.99, инвентаризационные описи, акты инвентаризации, протоколы инвентаризационных комиссий. Инвентаризационные описи были заполнены без помарок и пометок, незаполненные строки в них были перечеркнуты.
Таким образом, входе проверки документации по инвентаризации материально-производственных запасов нарушений не было. Проверка операций по движению товарно-материальных ценностей Правильная и четкая организация поступления и отпуска запасов и достоверное отражение этих операций в учете содействуют выполнению снабжающими органами своих основных функций – обеспечению сохранности ТМЦ и бесперебойному снабжению предприятия.
При осуществлении контроля за правильностью и своевременностью документального оформления хозяйственных операций, связанных с поступлением, перемещением и отпуском материальных ценностей, выясним, какая первичная документация применяется на предприятии. На предприятии все хозяйственные операции связанные с движением товарно-материальных ценностей, оформляются формами, утвержденными Госкомитетом России. Для наглядности составим формы первичных документов в виде таблицы (см. Таблицу 5 стр. ). Табель (перечень) специализированных форм первичных учетных документов, применяемых на ЗАО "Гаврилов-Ямский льнокомбинат". № п/п Индекс и номер формы Наименование формы …. По учету сырья и материалов 151 ФМУ №13 Накладная (накопительная) 152 ФМУ №17а Товарная накладная (продолжение ТТН) 153 ФМУ №20 Наряд-накладная 157 ФМУ №27 Требования на выдачу спецодежды, инструмента и инвентаря 158 ФМУ №29 Ведомость на выдачу спецодежды, инструмента и инвентаря 161 ФМУ №36 Список лиц, имеющих право на получение топлива 165 ФМУ №54 Материальный отчет 166 ФМУ №58 Опись запчастей и материалов, находящихся под отчетом 169 ФМУ №73 Акт (универсальной формы) по учету МБП в эксплуатации 183 ФМУ №1 Приемная квитанция 184 ФМУ № 2 Накладная 188 ФМУ №6 Ведомость учета МБП в эксплуатации 192 ФМУ №10 Акт на списание МБП В ходе проведения первичной документации на соответствие формам, утвержденным Госкомитетом России на предприятии за ноябрь и декабрь 1999г. обнаружено нарушение : акты на списание с баланса малоценных и быстро изнашивающих предметов используются формы старого образца. Поступление материалов на проверяемом предприятии начинается с заключения договора (см. приложение). Для оплаты отгруженных материалов поставщики предъявляют покупателям счета, к которым прилагают документы, подтверждающие отгрузку. На складе счета поставщиков записывают в журнал учета поступающих грузов, по которому контролируют своевременность оприходования материально-производственных запасов. После заполнения счета передают кладовщику для приемки материалов. При поступлении материально-производственных запасов от поставщиков кладовщик проверяет соответствие фактического их количества данным документов поставщика. Если расхождений не обнаружено, то на льнокомбинате выписывается приемный акт на все количество поступаемого груза. Затем приемные акты записываются в книгу сдачи документов и передаются в бухгалтерию. Бухгалтер проверяет правильность оформления, количество и сумму приемного акта, сверяя его с копией счета. Несмотря на то, что ведение учета обеспечено программным комплексом и ведется на ЭВМ, в настоящее время параллельно используются ручные карточки складского учета, что позволяет проверить достоверность компьютерных данных, пока осуществляется наладка программы под специфику предприятия. Для обобщения и систематизации вышесказанного движение документации по учету поступления производственных запасов отобразим в виде схемы (см. схему стр. ) Движение документации по учету поступления товарно-материальных ценностей Схема 5 Основным методом проверки операций по поступлению материально-производственных запасов является сопоставление сопроводительной документации поставщика с приходными документами склада и записями в карточках складского учета. В ходе проведения проверки (арифметической проверки, сверки приемного акта со счетом фактурой, накладной и с договором на поставку) операции по поступлению огнетушителей ОП-5 от 3 ноября 1999г. нарушений выявлено не было (см. приложение ). Также проверим операции по поступлению от 8 декабря 1999г. Следует отметить, если при приемке материально-производственных запасов от поставщиков установлено расхождение с данными сопроводительных документов, то кладовщик составляет акт о приемке материалов. При проверке своевременности и правильности составления этого акта по приемке материалов нарушений не выявлено. Тщательной проверке подлежат операции отгружающие поступления товарно-материальных ценностей, приобретенных подотчетными лицами. На льнокомбинате приказом утвержден список лиц, которым разрешено приобретать товарно-материальные ценности за наличный расчет. После осуществления покупки подотчетным лицом составляется авансовый отчет (см. приложение ), прикладываются документы, подтверждающие покупку. В ходе проведения проверки (законности, необходимости приобретения, полноты оприходования, правильности, правильности оформления оправдательных документов ) операции по поступлению запчастей к ксероксу, приобретенных подотчетным лицом, выявлено, что в авансовом отчете не проставлен его номер, а срок предоставления отчета не соответствует положенному сроку ( в течении 3 дней). А в другом авансовом отчете не проставлены его номер и указана сумма (остаток) предыдущего аванса. Поступление материальных ценностей возможно также от списания пришедших в негодность малоценных и быстро изнашивающих предметов и основных средств. За проверяемый период (декабрь 1999) были оприходованы материалы только от списания МБП. При сверке приемных актов (см. приложение ) с журналом-ордером 3 (см. приложение ) и Главной книгой по сч. 10/1 за декабрь по суммам (арифметическая проверка) ошибок не обнаружено.
При проверке операций по поступлению материально-производственных запасов необходимо проверить действующий на предприятии порядок выдачи доверенностей на их получение. На льнокомбинате этим занимается материальный отдел, который оформляет доверенность и выдает под расписку получателю. Выдача этих доверенностей регистрируется в журнале учета выданных доверенностей и допускается только лицам, работающим на ЗАО "Гаврилов-Ямский льнокомбинат". Использованные доверенности оправдываются приходными документами, а неиспользованные возвращаются обратно в материальный одел. Также на проверяемом предприятии соблюдается срок выдачи доверенностей (15 дней).
Правильная организация отпуска материально-производственных запасов со складов служит немаловажным фактором эффективности производственно-финансовой деятельности предприятия. При аудите операций по отпуску и реализации материально-производственных запасов необходимо проверить действующую на предприятии систему отпуска и реализации запасов и порядок документального их оформления. Материально-производственные запасы со склада отпускаются по требованиям, на основании которых склад выписывает счета покупателю за отпущенные материально-производственные запасы. Требования являются первичными расходными документами, на основе их ведутся записи в карточках складского учета. Из этого видно, насколько важно проконтролировать правильность и законность составления документа. Также для получения ТМЦ необходима доверенность от предприятия покупателя. ЗАО "Гаврилов-Ямский льнокомбинат" контролирует сроки выдачи доверенностей, подписи на них и печать организации. Распечатанные счет фактуры подписывают кладовщик, главный бухгалтер и руководитель. Затем к счет фактуре оформляют платежные требования-поручения и банковские счет фактуры, которые необходимы для книги продаж. Для наглядности проверки операций по движению ТМЦ составим таблицу (см. таблицу 6 стр. ). Проверка операций по движению товарно-материальных ценностей Таблица 6 Каналы движ-я ТМЦ Методы проверки Первичные документы
Регистры выявленные нарушения синтетического учета аналитического учета 1.Поступление · Формальная проверка · Арифметическая проверка · Сверка приходных документов с записями в карточках складского учета Счет фактура, накладная, приемный акт (приложение) Журнал-ордер №6, главная книга Карточки складского учета Нарушений не обнаружено 2.Отпуск и реализация ТМЦ · Формальная проверка · Арифметическая проверка · Сверка расходных документов склада с сопроводи-тельными документами Требования, счет фактура, квитанция в приеме груза (приложение) Журнал-ордер №10, Главная книга Карточки складского учета Нарушений не обнаружено Проверка правильности отражения товарно-материальных ценностей в отчетности предприятия. ЗАО «Гаврилов-Ямский льнокомбинат» составляет бухгалтерскую отчетность в соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утверждено Приказом Минфина РФ от 29.07.98 №34) и с Инструкцией о порядке заполнения форм годовой бухгалтерской отчетности (с изменениями на 20.10.98), а предоставляет ее государственным органам для целей налогообложения. ГНИ и другие государственные органы, на которые законодательством РФ наложена проверка деятельности предприятия, осуществляют ее в пределах своей компетенции. Результаты проверок сообщаются предприятию. В ходе проведения визуальной (арифметической, формальной) проверки бухгалтерской отчетности предприятия за 1999г., подписанной руководителем и главным бухгалтером ЗАО «Гаврилов-Ямский льнокомбинат» нарушений обнаружено не было. Проверим правильность отражения товарно-материальных ценностей в отчетности предприятия, т.е. в бухгалтерском балансе (форма №1) (см. Приложение ). Остатки товарно-материальных ценностей показываются в активе баланса в разделе I «Внеоборотные активы», подразделе «Запасы» по строке 211. ТМЦ учитываются по их фактической себестоимости. В соответствии с ПБУ 5/98 фактической себестоимостью материально-производственных запасов, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение за исключением НДС и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством РФ). При отпуске ТМЦ в производство и ином выбытии их оценка производится на льнокомбинате по себестоимости каждой единицы запасов. В результате проверки правильности отражения товарно-материальных ценностей в бухгалтерском балансе нарушений обнаружено не было.
Заключение Обеспечение сохранности и правильная организация движения товарно-материальных ценностей на предприятии - важное условие повышение эффективности работы предприятия. В ходе рассмотренных вопросов контроля за сохранностью и движением товарно-материальных ценностей на ЗАО «Гаврилов-Ямский льнокомбинат» можно выделить ряд положительных моментов. Во-первых, ежемесячно старший кладовщик составляет справки о залежалых и исходовых товарах, что позволяет руководителю ЗАО «Гаврилов-Ямский льнокомбинат» и ОМТС более эффективно координировать обеспеченность льнокомбината, а также позволяют осуществлять контроль за состоянием производственных запасов. Бухгалтер материально-производственного отдела 2 раза в месяц предоставляет оперативный отчет главному бухгалтеру о состоянии запасов, что дает возможность получить полную картину об остатках на складах предприятия и выписывать накладные на отпуск на сторону в соответствии с фактическим наличием материалов. Следует отметить, что на данном предприятии ведется учет входящей и исходящей документации, а также составляются акты сверки по реализованным товарно-материальным ценностям. Негативными моментами в работе предприятия стали неправильное оформление первичных документов, несоответствие цен в договоре и документах поставщика, а также на предприятии не проводится инвентаризация расчетов со всеми поставщиками и покупателями. В результате необходимо осуществить постоянный контроль за выполнением договорных обязательств, усилить контроль за товарно-материальными ценностями, поступающими через подотчетных лиц, а также необходимо поднять роль контроля в оформлении первичных документов по учету товарно-материальных ценностей.