Консолидация данных в электронных таблицах MSExcel

Министерство образования и науки Украины

кафедра менеджмента

Реферат по теме:

Консолидация данных в электронных таблицах MSExcel

Николаев 2010

Microsoft Excel (также иногда называется Microsoft Office Excel[1]) — программа для работы с электронными таблицами, созданная корпорацией Microsoft для Microsoft Windows, Windows NT и Mac OS. Она предоставляет возможности экономико-статистических расчетов, графические инструменты и, за исключением Excel 2008 под Mac OS X, язык макропрограммирования VBA (Visual Basic для приложений). Microsoft Excel входит в состав Microsoft Office и на сегодняшний день Excel является одним из наиболее популярных приложений в мире.

Microsoft Excel — одна из программ пакета Microsoft Office, представляющая из себя программируемый табличный калькулятор.

Область применения Excel широка:

- благодаря тому, что лист Excel представляет из себя готовую таблицу, Excel часто используют для создания документов без всяческих расчётов, просто имеющих табличное представление (например, прайс-листы в магазинах, расписания);

- в Excel легко можно создавать различные виды графиков и диаграмм, которые берут данные для построения из ячеек таблиц (график снижения веса тела за указанный период от начала занятий спортом);

- его могут использовать обычные пользователи для элементарных расчетов (сколько потратил за этот месяц, что/кому/когда дал/взял);

Excel содержит многие математические и статистические функции, благодаря чему его могут использовать школьники и студенты для расчетов курсовых, лабораторных работ;

Excel интенсивно используется в бухгалтерии - во многих фирмах это основной инструмент для оформления документов, расчётов и создания диаграмм. Естественно, он имеет в себе соответствующие функции;

Excel может даже работать как база данных. Хотя, конечно, до полноценной базы данных ему далеко.

Excel содержит средства формирования сводной информации для проведения анализа данных. Сводная информация может быть получена:

- объединением данных промежуточных итогов;

- методом консолидации;

- формированием сводных таблиц.

Консолидация — это объединение данных из одной или нескольких областей данных и вывод их в виде таблицы в итоговом листе.

В табличном редакторе Microsoft Excel предусмотрено несколько способов консолидации:

- С помощью трехмерных ссылок, что является наиболее предпочтительным способом. При использовании трехмерных ссылок отсутствуют ограничения по расположению данных в исходных областях.

- По расположению, если данные исходных областей находятся в одном и том же месте и размещены в одном и том же порядке. Используйте этот способ для консолидации данных нескольких листов, созданных на основе одного шаблона.

- Если данные, вводимые с помощью нескольких листов-форм, необходимо выводить на отдельные листы, используйте мастер шаблонов с функцией автоматического сбора данных.

- По категориям, если данные исходных областей не упорядочены, но имеют одни и те же заголовки. Используйте этот способ для консолидации данных листов, имеющих разную структуру, но одинаковые заголовки.

- С помощью сводной таблицы. Этот способ сходен с консолидацией по категориям, но обеспечивает большую гибкость при реорганизации категорий.

Консолидация данных с использованием трехмерных ссылок

Для консолидации данных с использованием трехмерных ссылок необходимо проделать следующие шаги:

1. На листе консолидации скопируйте или задайте надписи для данных консолидации.

2. Укажите ячейку, в которую следует поместить данные консолидации.

3. Введите формулу. Она должна включать ссылки на исходные ячейки каждого листа, содержащего данные, для которых будет выполняться консолидация.

4. Повторите шаги 2 и 3 для каждой ячейки, в которой требуется вывести результаты обработки данных.

Если исходные листы имеют различные шаблоны и подписи или если требуется создать собственный шаблон, или применить собственные формулы объединения данных, при консолидации следует использовать трехмерные ссылки. Трехмерные ссылки обновляются автоматически при изменении исходных данных.

Если все исходные листы имеют одинаковый шаблон, в трехмерных формулах можно использовать диапазон имен листов. Чтобы ввести в объединение новый лист, скопируйте его в диапазон, на который ссылается формула.

Совет.

Чтобы ввести ссылку, не используя клавиши на клавиатуре, введите формулу до того места, где требуется вставить ссылку, а затем укажите на листе нужную ячейку. Если ячейка находится на другом листе, перейдите на этот лист и укажите нужную ячейку.

Консолидация данных по расположению

Для консолидации данных по их расположению необходимо проделать следующие шаги:

1. Укажите верхнюю левую ячейку области назначения консолидируемых данных.

2. Выберите команду "Консолидация" в меню "Данные".

3. Выберите из раскрывающегося списка "Функция" функцию, которую следует использовать для обработки данных.

4. Введите в поле "Ссылка" исходную область консолидируемых данных, а после чего нажмите кнопку "Добавить".

5. Повторите шаг 4 для всех консолидируемых исходных областей.

Чтобы автоматически обновлять итоговую таблицу при изменении источников данных, установите флажок "Создавать связи с исходными данными".

Связи нельзя использовать, если исходная область и область назначения находятся на одном листе. После установки связей нельзя добавлять новые исходные области и изменять исходные области, уже участвующие в консолидации.

Примечание:

При консолидации данных по расположению заголовки категорий исходных областей не копируются автоматически в область назначения. Если в области назначения требуется разместить заголовки, скопируйте или введите их вручную.

Консолидация данных по категориям

Для консолидации данных по категориям необходимо для начала указать верхнюю левую ячейку конечной области консолидируемых данных а после этого выбрать команду "Консолидация" в меню "Данные" после чего необходимо следовать следующим пунктам:

1. Выберите из раскрывающегося списка "Функция" функцию, которую следует использовать для обработки данных.

2. Введите исходную область консолидируемых данных в поле "Ссылка". Убедитесь, что исходная область имеет заголовок. После этого нужно нажать кнопку "Добавить".

3. В наборе флажков "Использовать в качестве имен" установите флажки, соответствующие расположению в исходной области заголовков: в верхней строке, в левом столбце или в верхней строке и в левом столбце одновременно.

4. Чтобы автоматически обновлять итоговую таблицу при изменении источников данных, установите флажок "Создавать связи с исходными данными".

Связи нельзя использовать, если исходная область и область назначения находятся на одном листе. После установки связей нельзя добавлять новые исходные области и изменять исходные области, уже входящие в консолидацию.

Примечание:

Если метки в одной из исходных областей не совпадают с метками в других исходных областях, то при консолидации данных для них будут созданы отдельные строки или столбцы.

Исходные области обрабатываемых данных задаются либо трехмерными формулами, либо в поле Ссылка диалогового окна Консолидация. Источники данных могут находиться на том же листе, что и таблица консолидации, на других листах той же книги, в других книгах или в файлах Lotus 1-2-3.

При описании исходных областей следуйте следующим рекомендациям.

o Для облегчения работы с исходными областями задайте имя каждого диапазона и используйте в поле Ссылка только имена.

o Если исходные области и область назначения находятся на одном листе, используйте имена или ссылки на диапазоны.

o Если исходные области и область назначения находятся на разных листах, используйте имя листа и имя или ссылку на диапазон. Например, чтобы включить диапазон с заголовком «Бюджет», находящийся в книге на листе «Бухгалтерия», введите Бухгалтерия!Бюджет.

o Если исходные области и область назначения находятся в разных книгах, используйте имя книги, имя листа, а затем — имя или ссылку на диапазон.

Например, чтобы включить диапазон «Продажи» из листа «Дальний Восток» в книге «1996», находящейся в этой же папке, введите:

o '[1996.xls]Дальний Восток'!Продажи

o Если исходные области и область назначения находятся в разных книгах разных каталогов диска, используйте полный путь к файлу книги, имя книги, имя листа, а затем — имя или ссылку на диапазон. Например, чтобы включить диапазон «Оборот» листа «Февраль» в книге «Отдел продаж», которая находится в папке «Бюджет», введите:

'[C:\Бюджет\Отдел продаж.xls]Февраль'!Оборот

Примечание. Если диапазонам назначены уникальные, не присвоенные автоматически имена, то в ссылке можно не указывать имена листов. Например

'[1996.xls]'!Продажи или '[C:\Бюджет\Отдел продаж.xls]'!Оборот

Совет.

Чтобы задать описание источника данных, не нажимая клавиш клавиатуры, укажите поле Ссылка, а затем выделите исходную область. Чтобы задать исходную область в другой книге, нажмите кнопку Обзор. Чтобы убрать диалоговое окно Консолидация на время выбора исходной области, нажмите кнопку свертывания диалогового окна.

После создания итоговой таблицы с помощью команды Консолидация можно добавлять, удалять или изменять исходные области данных. Кроме этого, можно создать связи итоговой таблицы с исходными данными, с тем чтобы данные области назначения автоматически обновлялись при изменении данных в исходных областях.Конечный диапазон может находиться на том же листе, что и исходные данные, а также на другом листе. Лист может содержать только один конечный диапазон консолидации.

Примечание.

Если консолидация данных производилась с помощью трехмерных ссылок, то изменение итоговой таблицы осуществляется посредством изменения формул (например, для добавления исходных областей) или удаления листа из списка листов, используемых в формулах.

Добавление области данных в итоговую таблицу

Если при консолидации не создавались связи с исходными данными, можно добавить новые исходные области и пересчитать данные в области назначения.

Если были созданы связи с исходными областями, удалите итоговую таблицу, а затем удалите структуру, если она существует на листе. Для добавления области данных в итоговую таблицу укажите верхнюю левую ячейку существующей итоговой таблицы. Далее выберите команду «Консолидация» в меню «Данные» а так же укажите поле «Ссылка». Если лист, содержащий новый источник данных, является текущим, выделите на нем исходную область.

После всего этого нажмите кнопку «Добавить». А чтобы пересчитать итоговую таблицу, нажмите кнопку «OK».

Чтобы сохранить новый набор исходных областей без пересчета итоговой таблицы, нажмите кнопку «Закрыть».

Изменение области данных в итоговой таблице

Если при консолидации не создавались связи с исходными данными, можно изменить исходные области и пересчитать данные в области назначения. Если связи с исходными областями были созданы, удалите итоговую таблицу, а затем удалите структуру.

1. Укажите левую верхнюю ячейку существующей итоговой таблицы.

2. Выберите команду «Консолидация» в меню «Данные».

3. В списке «Список» диапазонов укажите исходную область, которую следует изменить.

4. Внесите изменения в выбранную область в поле «Ссылка».

5. Нажмите кнопку Добавить.

6. Если старая ссылка не нужна, укажите ее в списке Список диапазонов, а затем нажмите кнопку «Удалить».

7. Чтобы пересчитать итоговую таблицу, нажмите кнопку «OK».

Чтобы сохранить новый набор исходных областей без пересчета итоговой таблицы, нажмите кнопку «Закрыть».