Работа нотариусов по засвидетельствованию копий

Содержание

Введение

1.Общие правила
деятельности нотариата по засвидетельствованию верности копий документов

2.Свидетельствование
подлинности подписи на документе

3.Порядок внесения
записей в реестр засвидетельствованных копий документов

4.Свидетельствование
верности перевода

5.Взыскание тарифа
(государственной пошлины)

6.Проблемы, возникающие
при свидетельствовании копий документов

Заключение

Список литературы

свидетельствование копия
нотариус документ

Введение

Свидетельствование
копий как нотариальное действие составляет, согласно статистике, до 65% от общего
числа нотариальных действий и считается действием несложным, занимающим мало времени,
не требующим особых знаний. Такое отношение к данному нотариальному действию вызвано
тем, что свидетельствование копий воспринимается как простое сличение копии с подлинником
документа и не более, хотя на самом деле процесс свидетельствования копий представляется
как процесс, требующий быстрого анализа представленного документа, основанного на
глубоком знании нотариусом как делопроизводства, в частности, так и действующего
законодательства в целом.

При детальном
рассмотрении вопроса, учитывая цели, для которых истребуются копии, а также требование
ч. 3 ст. 16 «Основ законодательства о нотариате РФ» (далее – Основ) (нотариус обязан
отказать в совершении нотариального действия в случае его несоответствия законодательству
Российской Федерации или международным договорам) и ст. ст. 45, 48 «Основ законодательства
о нотариате РФ» (нотариус отказывает в совершении нотариального действия, если:
совершение такого действия противоречит закону; действие подлежит совершению другим
нотариусом; с просьбой о совершении нотариального действия обратился недееспособный
гражданин либо представитель, не имеющий необходимых полномочий; сделка, совершаемая
от имени юридического лица, противоречит целям, указанным в его уставе или положении;
сделка не соответствует требованиям закона; документы, представленные для совершения
нотариального действия, не соответствуют требованиям законодательства).

Цели оформления
копий с документов, предоставляемых гражданами, показывают, что работа нотариусов
по засвидетельствованию копий связана с осуществлением и охраной прав граждан. Копии
необходимы для поступления на работу, в учебное заведение, для получения пенсий
и пособий, наследства, денег или имущества, для приобретения недвижимости или осуществления
предпринимательской деятельности. С другой стороны, этот вид нотариальных действий
имеет непосредственное отношение к деятельности предприятий, организаций, учреждений,
для которых, как правило, предназначены нотариально засвидетельствованные копии.
На основании последних обычно производится регистрация юридических лиц, открытие
счетов в банках, получение денежных средств, получение лицензий, прием на работу,
назначение пенсий, пособий, выдача денег, документов и прочее.

Из года в год
количество копий, свидетельствуемых нотариально, неуклонно возрастает. Следовательно,
нотариальное засвидетельствование верности копий документов и выписок из них имеет
немаловажное значение в деле охраны прав и интересов, реализации конституционных
прав граждан и юридических лиц.

Данная работа
составлена как с учетом отдельных требований законодательства к документам в целом,
так и ранее имевшейся нотариальной практики по данному вопросу.

1. Общие правила
деятельности нотариата по засвидетельствованию верности копий документов

В соответствии
со ст. 77 «Основ законодательства Российской Федерации о нотариате» (далее — Основ),
нотариусы свидетельствуют верность копий документов и выписок из них.

При свидетельствовании
копии нотариус должен быть уверен, во-первых, что ему представлен документ, во-вторых,
что подлинный документ. В целях формирования единой правоприменительной практики
по свидетельствованию копий предлагаю руководствоваться некоторыми понятиями в области
делопроизводства, предлагаемыми ныне действующими стандартами. Согласно государственному
стандарту ГОСТ 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело" Термины и определения
(утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28), под документом следует
понимать зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими
ее идентифицировать. Такими реквизитами должны являться дата выдачи документа, регистрационный
номер документа, подпись руководителя с расшифровкой фамилии и печать учреждения,
выдавшего документ.

Далее в данном
стандарте приводится еще ряд определений, которые могут быть применимы в практике
нотариата для целей единообразного понимания квалификации документов, представляемых
для свидетельствования копий:

— под официальным
документом следует понимать документ, созданный юридическим или физическим лицом,
оформленный и удостоверенный в установленном порядке;

— под подлинным
документом понимается документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого,
содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность
его происхождения;

— подлинником
(официального) документа является первый или единичный экземпляр официального документа;

— под копией понимается
документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние
признаки или часть их, не имеющий юридической силы;

— заверенная копия
документа — это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком
проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

— дубликат документа
— повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Cсвидетельствование копии документа
возможно только при предъявлении самого документа. Свидетельствование верности копий
документов и выписок из них возможно при условии, что эти документы не противоречат
законодательным актам Российской Федерации. За свидетельствованием верности копии
или выписки из документа может обратиться любое лицо, не обязательно являющееся
владельцем документа.

При совершении
данного нотариального действия по общим правилам совершения нотариальных действий
устанавливается личность гражданина, обратившегося за совершением нотариального
действия. Установление факта полной дееспособности гражданина при совершении данного
нотариального действия не требуется.

Копия документа
может быть исполнена от руки, с использованием технических средств или способом
свето- либо фотокопирования. Копия оформляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми
действующим законом к нотариальному документу, должна содержать весь текст и реквизиты
документа без сокращений и искажений. Текст удостоверительной надписи должен быть
изложен непосредственно на копии и не может быть подшит либо подклеен к тексту копии.

При свидетельствовании
копий с документов нотариус обязан проверить, не относится ли представленный документ
к документам, копии с которых нельзя засвидетельствовать. Например, не следует снимать
копии с документов, на которых имеется указание о том, что копия с этого документа
не снимается или, что документ копированию не подлежит. В частности, документ может
иметь гриф секретности — реквизит, свидетельствующий о степени секретности сведений,
содержащихся в их носителе, проставляемый на самом носителе и (или) в сопроводительной
документации на него, что следует из Постановление Правительства РФ от 3 ноября
1994 г. N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией
ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти"
или Федерального закона РФ от 21 июля 1993 г. № 5485–1«О государственной тайне».

Согласно ч. 1
ст. 47 Основ, нотариус не может свидетельствовать копии на свое имя и от своего
имени, на имя и от имени своего супруга, его и своих родственников (родителей, детей,
внуков).

Нотариус также
не вправе свидетельствовать верность копии или выписки, если:

— в тексте документа
имеются подчистки, дописки, зачеркнутые слова, иные не оговоренные исправления;

— документ или
его часть исполнены карандашом;

— документ в силу
повреждений или ветхости имеет нечитаемые фрагменты текста, реквизитов или печати,
скрепляющей подпись должностного лица, или имеет какие-либо иные особенности, которые
могут привести к неверному толкованию содержания документа в целом или его подлинности;

— нарушена целостность
документа, что не позволяет установить его идентичность;

— документ, объем
которого превышает один лист, не прошит, не пронумерован и не скреплен подписью
должностного лица и соответствующей печатью;

— документ составлен
за границей должностным лицом компетентного органа иностранного государства, иностранным
гражданином или от них исходит, но не легализован в порядке, установленном международным
договором либо не соответствует иным требованиям международного договора.

Нотариус, свидетельствуя
верность копии, не свидетельствует фактов, изложенных в документе, а лишь подтверждает
факт тождественности текста и реквизитов копии тексту и реквизитам представленного
документа (ст. 80 Основ).

Свидетельствование
копии с копии документа, выданного юридическим лицом, возможно в том случае, если
копия выдана юридическим лицом, от которого исходит подлинный документ. В этом случае
копия документа должна быть изготовлена на бланке данного юридического лица, скреплена
печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица,
согласно ст. 79 Основ. Полагаю, что данная копия, выданная юридическим лицом как
самостоятельный документ, должна иметь исходящий номер и дату выдачи, подпись должностного
лица с приложением печати. Верность копии документа, выданного гражданином, свидетельствуется
нотариусом только в тех случаях, когда подлинность подписи гражданина на документе
засвидетельствована нотариусом или должностным лицом предприятия, учреждения, организации
по месту работы, учебы или жительства гражданина (ст. 78 Основ).

При свидетельствовании
копии с копии документа надлежит руководствоваться формами удостоверительных надписей
на свидетельствуемых документах, утвержденными Приказ Министерства юстиции Российской
Федерации от 16 февраля 2009 г. N 49 г. Москва "О внесении изменений в приказ
Министерства юстиции Российской Федерации от 10 апреля 2002 г. N 99", которые
указывают на возможность только единожды засвидетельствовать копию с копии однажды
уже засвидетельствованной копии документа. При этом на копии с копии должна быть
выполнена удостоверительная надпись по форме № 51. Удостоверительной надписи для
«копии с копии с копии с копии и т.д.» документа действующими формами не предусмотрено.
Полагаю, что таким образом законодательно ограничено количество такого вида документов,
поскольку удостоверительная надпись нотариуса на свидетельствуемых документах не
может выполняться в произвольной форме, а только лишь по тем формам, согласно ст.
51 Основ, которые установлены Министерством юстиции РФ.

Свидетельствование
верности копий с документов, выданных за границей, может производиться лишь при
наличии на подлинниках документов легализации консулов или органов Министерства
иностранных дел РФ. Сущность легализации состоит в том, что российский консул за
границей или Консульское управление Министерства иностранных дел устанавливают,
что документы соответствуют законам страны, где эти документы и акты совершены;
в некоторых случаях допустимо проставление на документе апостиля.

При свидетельствовании
копий для действия за границей документы должны изготавливаться полностью на пишущей
машинке или с помощью компьютерной техники. Изготовление копии методом светокопирования,
как правило, не допускается. Печать проставляется на свободном месте документа под
удостоверительной надписью, не затрагивая ее текста и подписи нотариуса. В копии
документов нельзя вносить какие-либо дополнительные сведения, прочеркивать не заполненные
до конца строки и другие свободные места, а также ставить на них мастичные штампы.

Засвидетельствовать
можно любое количество копий и выписок из документов, регистрируя при этом в реестре
каждую копию, присваивая каждой из них номер в реестре и взыскивая тариф за каждую
из них.

Получив предъявленный
для засвидетельствования копии документ, нотариус, в первую очередь, проверяет соблюдение
формы документа и наличие в документе необходимых реквизитов, соблюдение ведомственных
нормативных актов в отношении документов единого образца (дипломов вузов, средних
специальных учебных заведений, свидетельств загсов, документов нотариальных контор
и т.п.), также соотносит исполнение документа с требованиями: Государственного стандарта
РФ ГОСТ Р51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден
Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 27 февраля 1998 г. № 28) и многих
других нормативных актов.

Все они находятся
в постоянном движении: изменяются, утрачивают силу, издаются новые. Сложность работы
с копиями и состоит в том, что требуется постоянное отслеживание изменений требований
к документам, их формам и реквизитам.

После этого целесообразно
изучить содержание документа и выяснить, нет ли в нем каких-либо логических противоречий.
В надлежаще составленном документе:

— бланк, оттиски
печатей и штампов содержат одинаковое наименование учреждения выдавшего документ;

— содержание текста
документа соответствует профилю деятельности учреждения, от имени которого документ
исходит;

— дата выдачи
документа не может предшествовать дате изготовления бланка;

— дата изготовления
бланка и дата выдачи документа не могут, в свою очередь, предшествовать событиям,
которые зафиксированы в этом документе;

— содержание текста
документа не может противоречить известным историческим фактам. Например: документ,
выданный до 1978 г., не может содержать слов «Советы народных депутатов»; в печати
учреждения на документе, выданном до 1996 г., не может иметь место ИНН; в аттестатах
о среднем образовании на бланках 2001 г. не может быть подписей более одной; в документе
1990 г. не может быть гербовой печати с государственной символикой в виде двуглавого
орла; в документе, созданном до 1 июля 2003 г., не может быть государственной печати,
изготовленной по ГОСТу, и т.д.

Частью 2 ст. 77
Основ предусмотрена возможность свидетельствования не только копии документа, но
и выписки из него. Верность выписки из документа может быть засвидетельствована
только тогда, когда в документе, из которого делается выписка, содержатся решения
нескольких, не связанных между собой вопросов.

Выписка должна
воспроизводить полный текст, относящийся к конкретному вопросу. В качестве примера
можно привести выписку из приказа, где отдельные параграфы приказа содержат не связанные
между собой вопросы — назначение одного лица, увольнение другого, направление в
командировку третьего и т.д.

Нотариус обязан
тщательно сверить точное соответствие копии документу; удостовериться в том, что
на нем отчетливо видны штамп и печать учреждения, дата выдачи документа, подписи
должностных лиц с расшифровкой фамилии лица, подписавшего документ, что нет никаких
не оговоренных исправлений, а также подчисток. Документ и свидетельствуемая копия
должны быть написаны ясно и четко, приписки и поправки должны быть сделаны так,
чтобы все ошибочно написанное, а затем исправленное и зачеркнутое можно было прочесть
в первоначальном тексте. Нотариус должен проверить также, выдан ли документ правомочной
на то организацией.

Приписки и поправки,
сделанные в документе, оговариваются за подписью лиц, подписавших документ, с приложением
печати. Как правило, употребляются следующие формулировки оговорок — «вписанному
«января» верить», «зачеркнутое «5» не читать», «исправленному «Ольга» верить». Оговорка
должна быть выполнена так, чтобы исключить любые сомнения в правильности изложения
содержания документа.

Приписки и поправки,
сделанные в копии, свидетельствуемой нотариусом, оговариваются, как правило, отдельно
под удостоверительной надписью со вторичным приложением печати.

Документы, изложенные
на нескольких листах, должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью
— это требование ч. 3 ст. 45 Основ относится не только к свидетельствуемой копии,
но и к документу, с которого свидетельствуется данная копия.

Необходимо прочеркивать
(гасить) в копиях документов незаполненные до конца строки и другие свободные места
— это не позволит в последующем делать дописки к тексту копии, засвидетельствованной
нотариально. Также необходимо прочеркивать удостоверительную надпись с обратной
стороны документа, если текст копии располагается только на одной странице листа.
В случаях, если нотариус не гасит удостоверительную надпись, это может быть использовано
для изложения на ней с обратной стороны любого другого текста и выдано за засвидетельствованный
документ.

Нельзя свидетельствовать
верность копии с документа, если его поверхность заламинирована или закрыта иным
способом, поскольку в таком случае нотариус лишен возможности увидеть нарушение
защитной сетки документа (она и наносится именно с целью защиты от вмешательства
в документ), подчистку легко заретушировать, а взъерошенность волокон поверхности
документа в месте подчистки будет скрыта пленкой. Более того, под такой пленкой
невозможно отличить: представлен подлинник документа или изготовленная на высоком
техническом уровне цветная ксерокопия документа.

2. Свидетельствование
подлинности подписи на документе

Подлинность подписи
может быть засвидетельствована нотариусом на любом документе, содержание которого
не противоречит законодательным актам РФ. Кроме нотариусов, это нотариальное действие
совершают также уполномоченные должностные лица органов местного самоуправления,
а также консульских учреждений. В действующем законодательстве не ограничен круг
документов, на которых может быть засвидетельствована подлинность подписи.

Чаще всего для
совершения этого нотариального действия обращаются граждане, которые в силу каких-либо
причин не могут лично явиться в организацию (учреждение) для подачи заявлений, имеющих
юридическое значение (в нотариальную контору по месту открытия наследства, в загс
для расторжения брака, установления отцовства, в бюро обмена, ГИБДД и т.д.), или
должностные лица организаций для а свидетельствования подлинности подписи на банковских
карточках.

Нотариусы не вправе
свидетельствовать подлинность подписи на документах, противоречащих действующему
законодательству. Например, один из наследников, не оформлявший свое право на наследство
у нотариуса, требует от другого наследника, получившего свидетельство о праве на
наследство на жилой дом, денежную компенсацию за причитавшуюся ему долю дома и при
этом обещает не подавать в суд иск. Свое обещание он облекает в форму заявления
о том, что он не будет подавать в суд иск о признании за ним права на долю дома
и обращается к нотариусу для засвидетельствования подлинности его подписи на этом
заявлении. Однако свидетельствовать подлинность подписи на таком документе нотариус
не должен, ввиду того, что содержание его противоречит норме, согласно которой отказ
от права на обращение в суд недействителен (ч. 2 ст. 3 ГПК РФ).

Свидетельствуя
подлинность подписи гражданина на документе, нотариус должен установить личность
этого гражданина. При свидетельствовании подлинности подписей должностных лиц организаций
нотариус должен не только установить личности должностных лиц, но и проверить их
полномочия на право подписи. В подтверждение полномочий нотариусу представляются:

—приказ о назначении
или протокол об избрании (назначении) должностного лица;

—устав (положение)
или иной учредительный документ организации, утвержденный в установленном порядке;

—свидетельство
о регистрации юридического лица;

—в необходимых
случаях доверенность или иной документ о наделении должностного лица соответствующими
полномочиями.

Подлинность подписи
свидетельствуется нотариально на документах, не являющихся изложением сделок. Если
из содержания документа следует, что он направлен на установление, изменение или
прекращение гражданских прав и обязанностей, нотариусу следует оформить такой документ
по правилам, в соответствии с которыми удостоверяются сделки: т.е. не только установить
личность обратившегося, но и придать документу форму соответствующего нотариального
акта, разъяснить смысл и значение этой сделки, а также выяснить дееспособность обратившегося.

Как односторонние
сделки удостоверяются, например:

— заявление об
отказе от наследства, если такое заявление пересылается по почте или передается
по просьбе наследника другим лицам

 (п. 2 ст. 1159
ГК РФ);

— заявление о
регистрации брака в орган записи актов гражданского состояния от лица, не имеющего
возможности явиться туда для подачи совместного заявления о заключении брака (п.
2 ст. 26 Федерального закона от 15 ноября 1997 г. «Об актах гражданского состояния»).

В Основах законодательства
о нотариате предусмотрено, что при свидетельствовании подлинности подписи нотариус
не удостоверяет факты, изложенные в документе, а лишь подтверждает, что подпись
сделана определенным лицом (ч. 2 ст. 80). Однако в удостоверительной надписи, совершаемой
на документе при свидетельствовании подлинности подписи, об этом обстоятельстве
ничего не указывается. По сложившейся практике нотариусы на отдельных документах,
в которых излагаются какие-либо факты, по своей инициативе совершают запись (или
ставят соответствующий штамп) о том, что при свидетельствовании подлинности подписи
нотариус не удостоверяет факты, изложенные в документе, а лишь подтверждает, кем
выполнена подпись. Такая запись совершается исключительно для сведения тех, кому
этот документ будет представлен, чтобы подчеркнуть, что за правдивость фактов, изложенных
в документе, отвечает не нотариус, а лицо, подлинность подписи которого нотариус
засвидетельствовал. Или, например, нотариальное засвидетельствование подлинности
подписи руководителя и главного бухгалтера уполномоченного банка на банковской карточке,
направляемой в Банк России для осуществления валютного контроля за поступлением
в Российскую Федерацию выручки от экспорта товаров, подтверждает лишь то, что руководитель
и главный бухгалтер поставили свои подписи на этой карточке в присутствии нотариуса.
А руководитель и главный бухгалтер, в свою очередь, подписывая эту карточку, на
которой обязательно должен быть оттиск печати их банка, подтверждают, как разъяснил
Банк России, подлинность оттиска печати на карточке.

При засвидетельствовании
подлинности подписи на документе, передаваемом по телеграфу, нотариусы совершают
более короткую по содержанию удостоверительную надпись по специально установленной
для таких случаев Форме № 59.

Если гражданин,
чью подпись необходимо засвидетельствовать нотариально, вследствие своего физического
недостатка, болезни или неграмотности не может подписаться лично на документе, он
вправе поручить это любому лицу. Нотариус в таком случае устанавливает личность
не только того лица, от имени которого составлен документ, но и лица, подписавшего
за него этот документ. На таких документах нотариусы совершают удостоверительную
надпись Формы № 58.

3. Свидетельствование
верности перевода

Одно из нотариальных
действий, которое обязаны совершать все нотариусы, а также уполномоченные должностные
лица консульских учреждений, свидетельствование верности перевода. Это нотариальное
действие может быть совершено одним из двух указанных в ст. 81 Основ законодательства
о нотариате способов: либо нотариус сам свидетельствует верность перевода с одного
языка на другой, если он владеет соответствующими языками (ч. 1), либо перевод должен
быть сделан переводчиком, а нотариус засвидетельствует подлинность подписи переводчика
(ч. 2). При совершении этого нотариального действия всегда устанавливается личность
обратившегося.

Документ, перевод
с которого просят засвидетельствовать, всегда переводится только полностью. При
этом обязательно переводится как содержание документа, так и текст печати, имеющихся
на документе штампов, указание должности лица, подписавшего документ.

Перевод может
быть изложен на отдельном листе, который прикрепляется к подлинному документу, прошнуровывается
и скрепляется подписью и печатью нотариуса либо уполномоченного должностного лица,
совершающего это нотариальное действие. Именно таким образом свидетельствуется перевод
любой справки, заявления, доверенности и т.д.

Однако, если необходимо
засвидетельствовать перевод правоустанавливающего документа (договоров дарения,
купли-продажи, свидетельства о праве на наследство и т.д.), либо свидетельства,
выданного органом записи актов гражданского состояния (о рождении, браке, смерти
и т.д.), или иного документа, который не предназначен только для целевого использования
(лицензия, авторское свидетельство и т.д.), нотариус изготавливает копию этого документа,
нотариально свидетельствует верность копии и только после этого может быть сделан
перевод, который прикрепляется к копии с соблюдением вышеизложенных правил.

Перевод может
быть сделан также на одном листе с подлинником.

При этом перевод
и подлинный текст могут помещаться на одной странице, разделенной вертикальной чертой
таким образом, чтобы подлинный текст помещался на левой стороне, а перевод — на
правой.

Например, именно
так можно оформлять перевод нотариально свидетельствуемой копии документа, заявления,
на котором нотариально свидетельствуется подпись обратившегося к нотариусу лица,
обязательства, удостоверяемого нотариально, и т.д. Если перевод сделан переводчиком,
его подпись всегда помещается только под переводом, до удостоверительной надписи
нотариуса. Перевод может быть сделан переводчиком, известным нотариусу. При свидетельствовании
подлинности подписи переводчика нотариус устанавливает личность переводчика, о чем
делается соответствующая запись в реестре регистрации нотариальных действий.

Документы, исходящие
от властей иностранных государств, в соответствии со ст. 106 Основ принимаются для
перевода только при наличии на них отметки о легализации (т.е. свидетельствовании
консулами или консульским управлением МИД РФ соответствия документа законам страны,
где он выдан, и подлинности подписей должностных лиц), или апостиля (удостоверения
подлинности подписи, должности лица, подписавшего документ, и подлинности печати
компетентным органом государства, в котором этот документ был составлен).

Нотариус должен
отказать в засвидетельствовании верности перевода с документа, если в нем имеются
подчистки, приписки, зачеркнутые слова и иные неоговоренные исправления, а также
если на нем нет отметки о легализации или апостиля.

При засвидетельствовании
верности сделанного нотариусом перевода на нем совершается удостоверительная надпись
Форма № 60.

4. Порядок
внесения записей в реестр засвидетельствованных копий документов

При засвидетельствовании
копий с документов и выписок из них в делах нотариальных контор не остается каких-либо
документов, кроме записей в реестре. Записи в реестре имеют существенное значение,
поскольку выписки из этих записей могут быть выданы заинтересованным лицам. Все
свидетельствуемые копии записываются в общий или специальный реестр. Порядок внесения
записей ранее был определен Указаниями по заполнению реестров для регистрации нотариальных
действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых
документах, изложенными в письме Министерства юстиции СССР от 24 ноября 1986 г.
Данные указания были отменены Приказом Министерства юстиции РФ 19 февраля 2002 г.
за № 52.

Запись в реестре
может быть произведена либо самим нотариусом, либо иным работником нотариальной
конторы, но только после того, как удостоверительная надпись на копии документа
подписана нотариусом. В графе «Содержание нотариального действия» указывается наименование
документа, его краткое содержание, фамилия, имя, отчество гражданина, которому принадлежит
документ, кем и когда выдан документ. Необходимо указывать количество страниц, на
которых изложен документ, и количество экземпляров свидетельствуемых копий.

В качестве примера
можно привести образцы наиболее кратких записей копий некоторых документов.

1. Свидетельство
о рождении.

Одна копия на
одной странице со свидетельства о рождении I–АР 987543 от 26 марта 1961 года, выданного
загсом Кировского района Москвы о рождении 20 марта 1961 года Богомазова Сергея
Владимировича.

2. Диплом вуза.

Одна копия на
одной странице диплома ЗВ № 514945 от 25 июня 1983 года об окончании Евстафьевой
Розой Иматовной МГУ с квалификацией юриста, регистрационный номер 917.

3. Диплом доктора
наук.

Четыре копии диплома
доктора юридических наук РК № 4567341, выданного 5 марта 1987 года Башкирским государственным
университетом Уткиной Ларисе Константиновне.

4. Свидетельство
о праве на наследство.

Одна копия на
одной странице свидетельства о праве на наследство, реестр № 3542, от 26 февраля
1996 года, выданного нотариусом г. Москвы Петкевич Галиной Григорьевной Мухе Наталье
Евгеньевне к имуществу Ивановой Надежды Кузьминичны.

5. Доверенность.

Одна копия на
одной странице доверенности от имени Павловой Ирины Викторовны, удостоверенной Галикеевой
Ириной Гаязовной, нотариусом г. Сочи, по реестру № 1764, 16 февраля 2000 года Ларионовой
Ирине Павловне на получение диплома об окончании Московской академии управления.

6. Копия с копии.

Одна копия на
одной странице с копии, засвидетельствованной нотариусом г. Сыктывкара Габдуллиной
Резедой Ахатовной 24 июня 2002 года по реестру № 5458к со свидетельства о рождении
Зоновой Ольги Николаевны, родившейся 7 ноября 1927 года, выданного загсом Сокольнического
района г. Москва 3 марта 1945 года повторно.

7. Решение суда.

Пять копий на
трех страницах каждая с копии решения Ленинского районного суда г. Уфы по делу №
25/32 от 24 сентября 1998 года по иску Шарафутдиновой Райли Аглямовны о признании
права собственности на домовладение, находящееся в г. Уфе по ул. Кирова, д. 31.

При производстве
записей оформленных копий возможно применение специальных штампов, в оттиске которых
проставляются от руки лишь некоторые реквизиты записываемого документа. Такой способ
регистрации не только облегчает работу по записи в реестр, но и экономит время нотариуса
и клиента.

5. Взыскание
тарифа (государственной пошлины)

За свидетельствование
верности копии документа, если законодательством Российской Федерации предусмотрена
ее обязательная нотариальная форма, нотариус, работающий в государственной нотариальной
конторе, взимает государственную пошлину по ставкам, установленным законодательством
Российской Федерации о налогах и сборах (ст. 333.24 Налогового кодекса РФ).

За свидетельствование
верности копии документа, если законодательством Российской Федерации предусмотрена
ее обязательная нотариальная форма, нотариус, занимающийся частной практикой, взимает
нотариальный тариф в размере, соответствующем размеру государственной пошлины, предусмотренной
за совершение аналогичных действий в государственной нотариальной конторе, и с учетом
особенностей, установленных законодательством Российской Федерации о налогах и сборах
(ст. 333.24 Налогового кодекса РФ). Нотариальное засвидетельствование верности копий
документов предусмотрено рядом федеральных законов — «О финансово-промышленных группах»
от 30 ноября 1995 г. № 190–ФЗ; «Об упрощенной системе налогообложения, учета и отчетности
для субъектов малого предпринимательства» от 31 июля 1998 г. № 148–ФЗ; «О свободе
совести и религиозных объединениях» от 26.09.97 г. № 125–ФЗ; «Об адвокатской деятельности
и адвокатуре в РФ» от 31 мая 2002 г. № 63–ФЗ и т.д. За выполнение таких действий
взимается плата по тарифам, соответствующим размерам государственной пошлины.

За свидетельствование
верности копий документов, для которых законодательством Российской Федерации не
предусмотрена обязательная нотариальная форма, нотариус, работающий в государственной
нотариальной конторе, а также нотариус, занимающийся частной практикой, взимают
нотариальные тарифы в размере, установленном в соответствии с требованиями п. 22.1
Основ.

Льготы при обращении
за свидетельствованием верности копии документа предоставляются для отдельных категорий
физических лиц и организаций с учетом требований ст. ст. 333.35 и 333. 38 Налогового
кодекса РФ.

Количество копий
с одного и того же документа, подлежащее освобождению от уплаты госпошлины (тарифа),
определяется в каждом отдельном случае необходимостью представления количества документов
в то или иное учреждение. Как правило, нотариус освобождает от уплаты пошлины за
свидетельствование не более одной копии с каждого документа, которую требуется сдать
в соответствующее учреждение.

В связи с тем,
что ст. 333.24 Налогового кодекса РФ не определена ставка государственной пошлины
за свидетельствование верности копий документов, а также выписок из документов,
небезынтересной представляется дискуссия нотариусов о размере ныне действующего
тарифа, взимаемого за свидетельствование верности копии документа, для которого
предусмотрена обязательная нотариальная форма. Ставка, которая должна взиматься
при свидетельствовании таких копий, по мнению некоторых нотариусов, должна соответствовать
ставке за прочие нотариальные действия — 100 рублей.

6. Проблемы,
возникающие при свидетельствовании копий документов

В последние годы
для свидетельствования верности копий все чаще представляются документы, выданные
гражданами, на которых подлинность подписи граждан не засвидетельствована нотариально.
Поэтому не могут быть засвидетельствованы копии сделок с недвижимостью в простой
письменной форме, хотя бы и прошедшие регистрацию в органах государственной регистрации
прав на недвижимое имущество и сделок с ним, поскольку подлинность подписи граждан
на указанных сделках не засвидетельствована в порядке, установленном ст. 78 Основ.
По этому же основанию не могут быть засвидетельствованы копии учредительных договоров
юридических лиц, договоров о передаче квартир или комнат в собственность граждан
при приватизации жилья, договоры долевого участия в строительстве и т.п. Считаю
невозможным свидетельствовать верность копии с паспорта. Он не соответствует требованиям,
предъявляемым к документам, представленным для совершения нотариальных действий,
предусмотренным ст. 45 Основ, согласно которой нотариусы не принимают для совершения
нотариальных действий документы, объем которых более одного листа, если они не прошиты,
не пронумерованы и не скреплены печатью. Данная позиция подтверждается судебной
практикой, в частности, Решением Головинского районного суда г. Москвы от 19.05.2004
г. по гражданскому делу № 2–1231/2004 по заявлению С.Г. Ермоленко на отказ нотариуса
г. Москвы Н.Н. Миллера в совершении нотариального действия. Суд считает действия
нотариуса правильными, основанными на законе, и С.Г. Ермоленко обоснованно было
отказано в совершении нотариального действия, поскольку «представленный для свидетельствования
верности копии договор купли-продажи комнаты, заключенный в простой письменной форме,
выдан гражданами, подлинность их подписей в договоре не засвидетельствована в порядке,
установленном ст. 78 Основ, регистрационные штампы на договоре не являются свидетельствованием
подлинности подписи участников договора, а подтверждают лишь факт регистрации сделки
и возникшего права в Едином государственном реестре прав на недвижимое имущество.
Обоснованно было отказано в свидетельствовании верности копии паспорта С.Г. Ермоленко,
т.к. указанный документ не соответствует требованиям, предъявляемым к документам,
представляемым для совершения нотариального действия, поскольку сами листы паспорта
не прошиты, бланк паспорта лишь прошит нитью по длине сгиба, общее количество листов
паспорта на обороте не пронумеровано и не скреплено печатью органа, выдавшего паспорт».

Органом, создающим
большой объем документов, не имеющих достаточно реквизитов для идентификации документа,
что препятствует свидетельствованию верности копий таких документов, является налоговая
служба. Так, на свидетельствах о регистрации, за редким исключением, например, свидетельство
о постановке на налоговый учет юридического лица, не проставляются даты выдачи документа,
отсутствуют номера самих свидетельств, которые не заменяют номера бланков свидетельств.
В предложенных формах заявлений о регистрации юридических лиц и предпринимателей
отсутствуют даты составления заявлений, в некоторых, например в заявлении по форме
№ Р 26001 — «Заявление о государственной регистрации прекращения физическим лицом
деятельности в качестве индивидуального предпринимателя в связи с принятием им решения
о прекращении данной деятельности», не указывается место жительства заявителя. Полагаю,
что свидетельствовать копии подобных документов нельзя. В связи с вступлением в
силу ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц» № 129–ФЗ от 8.08.2001 г.
следует иметь в виду, что свидетельствование копий уставов юридических лиц как документа
возможно только после регистрации юридических лиц в установленном законом порядке,
о чем должна свидетельствовать надлежащая отметка регистрирующего органа на уставе
либо его копии. Надписи, которые сейчас проставляются налоговыми органами, оставляют
желать лучшего, поскольку в изготовленных для этого штампах не всегда указывается
количество листов устава, прошивку заменяет скрепка, кое-как закрытая наполовину
отклеившейся бумагой, без даты и номера копии, выданной ИФНС. Зачастую оттиск печати
проставляется таким образом, что не позволяет увидеть подпись должностного лица,
хотя правила проставления оттиска печати регламентированы, как описывалось выше.

Заключение

В данной курсовой
работе были рассмотрены и раскрыты основные вопросы связаннее с нотариальным свидетельствование
документов, такие как: общие правила деятельности нотариата по засвидетельствованию
верности копий документов; свидетельствование подлинности подписи на документе; порядок внесения записей в
реестр засвидетельствованных копий документов; свидетельствование верности перевода; взыскание тарифа (государственной
пошлины); проблемы, возникающие при свидетельствовании копий документов.

Делая выводы,
хотелось бы отметить, об очевидном ослаблении востребованности нотариата в сфере
гражданско-правовых отношений о чем свидетельствует ежегодная статистика, по которой
количество простейших видов нотариальных действий в виде свидетельствования верности
копий, подлинности подписей и т.п. возрастает (по сравнению с участием в нотариальном
оформлении сделок с недвижимостью, с ценными бумагами, залоговых сделок и др.).

Вытеснение нотариата связано, как правило, с ныне существующими
проблемами в нотариате, причина которых усматривается в отсутствии надлежащего законодательного
урегулирования организации нотариата, чёткого правового определения статуса нотариуса,
регламентации совершения нотариальных действий, а самое главное – в отсутствии понятий
и видов ответственности нотариусов и достаточных полномочий у органов государственной
власти для осуществления надлежащего контроля за деятельностью нотариусов.

Есть ещё одна весомая причина – это отсутствие взвешенной, объективно
просчитанной концепции экономического обеспечения деятельности нотариуса. Я имею
в виду размеры тарифа за совершение нотариальных действий и полное отсутствие размера
оплаты за составление проекта нотариального акта и техническую работу. Это послужило
основанием различного подхода к взысканию с граждан и представителей юридических
лиц денежных сумм за совершённые нотариальные действия.

Список литературы

1.«Основы
законодательства Российской Федерации о нотариате» (утв. ВС РФ 11.02.1993 г.
№4462-1) (ред. От 19.07.2009 г.)

2."Гражданский
процессуальный кодекс Российской Федерации" (ГПК РФ) от 14.11.2002 N
138-ФЗ (принят ГД ФС РФ 23.10.2002)(действующая редакция)

3.«Гражданский кодекс
Российской Федерации» (ГК РФ) от 26.11.2001 г. №146-ФЗ (принят ГД ФС РФ
01.11.2001 г.) (ред. от 30.06.2008 г.)

4.Налоговый кодекс
Российской Федерации (часть вторая)» от 05.08.200 3117 ФЗ (принят ГД ФС РФ
19.07.2000) (ред. от 30.07.2010 г.) (с изм. и доп., вступающими в силу
02.09.2010 г.)

5.Федеральный закон от 15
ноября 1997 г. N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния"

6.Федеральный закон «О
государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»
№ 129–ФЗ от 08.08.2001 г. (принят ГД ФС РФ 13.07.2001) (ред. от 19.05.2010 г.)

7.Закон РФ от 21.07.1993
N 5485-1 (ред. от 18.07.2009) "О государственной тайне"

8.Постановление
Правительства РФ от 3 ноября 1994 г. N 1233 "Об утверждении Положения о
порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в
федеральных органах исполнительной власти"

9.Приказ Министерства
юстиции Российской Федерации от 16 февраля 2009 г. N 49 г. Москва "О
внесении изменений в приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 10
апреля 2002 г. N 99"

10.ГОСТ 51141-98
"Делопроизводство и архивное дело" Термины и определения (утвержден
Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28)

11.Вергасова Р.И.
Нотариат в России: Учебное пособие. — М.: Юристъ, 2005. —363с.

12.«Гражданское право.
Том 1. Учебник. 4-е изд., перераб. и доп. / Под ред. А.П. Сергеева, Ю.К.
Толстого. С. 483 (автор гл. 25 — Н.Д. Егоров).

13.Журнал «Нотариус»№2 -
2006 г.Москаленко И.В. "Основные особенности правового статуса российского
нотариата"

14.Нотариальный Вестник
№7 2006 Богомоза Г.Г. «Свидетельствование копий документов в нотариальной
практике»

15.Журнал "Право:
Теория и Практика" №16 за 2003г. Зульфугарзаде Т.Э., Жирнов А.В., Тушиев
М.Э., Тушиев А.Э. «Основные тенденции нотариального удостоверения и
государственной регистрации сделок»

16.Журнал «Нотариальный
вестникъ» № 9 за 2009 г. К.А. Катанян

17.Журнал "Бюллетень
нотариальной практики"№1 - 2006 г.