Описание модуля "Финансово-расчетные операции" ERP Галактика

КАЗАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМ. А.Н. ТУПОЛЕВА

Инженерно-экономический институт

Кафедра динамики процессов и управления

по дисциплине «Информационные системы в производственном менеджменте
»

СИСТЕМА «ГАЛАКТИКА»

ФИНАНСОВО-РАСЧЕТНЫЕ ОПЕРАЦИИ

Выполнила:

студентка группы 6505

Чумакова А.А.

Казань, 2010 год

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

Документы

Операции

Отчеты

ВВЕДЕНИЕ

Модуль Финансово-расчетные операции[1]


является одним из самых значимых модулей системы Галактика
, без которого невозможно полноценное использование Контура бухгалтерского учета
. Он аккумулирует в себе все результаты работы с данным контуром, а также позволяет решать следующие задачи
:

♦ автоматизация обработки входящих и исходящих платежных документов, их оформления, разнесения сумм платежей по счетам бухгалтерского учета и документам-основаниям, товарным позициям сопроводительных товарно-транспортных документов;

♦ автоматизация расчета и учета курсовых разниц, возникающих в результате операций с иностранными валютами и внешнеэкономической деятельности;

♦ автоматическая обработка обычных и валютных банковских выписок, передаваемых через систему электронных платежей ("клиент-банк") или на дискетах в виде текстовых файлов;

♦ формирование и печать разнообразных финансовых и бухгалтерских отчетов.

Связь
модуля ФРО
с другими модулями
Бухгалтерского контура
, а также модулями Контура логистики
обоснована проведением финансово-расчетных операций, обеспечивающих выполнение сформированных хозяйственных документов системы. Перечислим связанные модули: ХозОперации, Заработная плата, Снабжение
, Консигнация
, Давальческое сырье, Управление, Поставщики, получатели,
Управление бюджетом
, Платежный календарь,
Финансовый анализ
.

ДОКУМЕНТЫ

В модуле ФРО возможна работа со следующими платежными документами
:

· платежное требование

· бухгалтерская справка

· входящие документы

· инкассовое поручение

· заявление на аккредитив

· реестр счетов

· заявление об отказе от акцепта

· реестр чеков

· валютное платежное поручение

· входящие валютные документы

· платежное требование –поручение

· валютное заявление на аккредитив

· авизо

· свободное платежное поручение (требование)

· реестр переданных на инкассо документов

· заявление на последующий акцепт

· поручение на покупку, продажу, конвертацию валюты

· реестр распределения валюты.

1. Платежное требование
является расчетным документом, содержащим требование кредитора (получателя средств) по основному договору к должнику (плательщику) об уплате определенной денежной суммы через банк. Платежные требования применяются при расчетах за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством. Функция предназначена для выписки и учета платежных требований.

2. Бухгалтерскую справку
можно рассматривать как документ, составляемый бухгалтером в том случае, когда отсутствуют иные первичные документы, подтверждающие выполнение хозяйственной операции. Эта функция имеет довольно широкий круг применения. Ее использование целесообразно:

♦ при регистрации каких-либо специфических операций, для которых в Бухгалтерском контуре
не предусмотрены специальные функции;

♦ при вводе сумм оборотов по операциям, регистрацию которых средствами данного контура вы еще не освоили;

♦ при вводе в базу ранее рассчитанных сумм оборотов, когда детализация информации не требуется.

Бухгалтерские справки формируются программой автоматически в следующих случаях:

♦ при расчете курсовых разниц валют;

♦ при закрытии счетов;

♦ при выполнении функции Формирование проводок в модуле Зарплата
.

Автоматически созданные бухгалтерские справки при повторном проведении операций удаляются, либо изменяются. Бухгалтерскую справку можно связать с несколькими документами-основаниями, при этом предусмотрено указание различных направлений платежа для выбранных ДО.

3. Входящие документы.
Функция используется для ввода данных по платежным документам, выписанным другими организациями, по которым ваше предприятие является получателем денежных средств.

4. Инкассовое поручение.
Функция предназначена для формирования и учета инкассовых поручений. Инкассо — банковская операция, при которой банк по поручению своего клиента получает причитающиеся ему денежные суммы от других юридических лиц на основании расчетных документов и зачисляет их в установленном порядке на счет получателя.

5. Заявление на аккредитив.
Функция предназначена для формирования и учета заявлений на аккредитив. Аккредитив представляет собой условное денежное обязательство банка, выдаваемое им по поручению клиента (предприятия, организации) в пользу контрагента последнего по договору, по которому банк, открывший аккредитив, может произвести поставщику платеж или предоставить полномочия произвести такой платеж другому банку при условии предоставления ему поставщиком соответствующих документов, предусмотренных аккредитивом.

6. Реестр счетов.
Реестр счетов представляет собой банковский документ, который используется для получения денежных средств по аккредитиву и должен быть представлен в банк наряду с отгрузочными и другими документами. Функция формирования реестра счетов работает аналогично Платежному поручению
.

7. Заявление об отказе от акцепта.
Документ предназначен для выражения несогласия плательщика на оплату предъявленных ему расчетных документов. Функция обеспечивает формирование и учет Заявления об отказе от акцепта, и работает аналогично Платежному поручению
.

8. Реестр чеков.
При расчетах чеками владелец чека (чекодатель) дает ничем не обусловленное письменное поручение обслуживающему его банку перечислить определенную сумму, указанную в чеке, с его счета на счет получателя средств (чекодержателя). Функция предназначена для формирования реестра чеков и работает аналогично Платежному поручению
с некоторыми отличиями в наименовании полей и порядке их формирования.

9. Валютное платежное поручение.
Функция обеспечивает формирование валютных платежных поручений и работает аналогично Платежному поручению
. При ведении нескольких валютных счетов документы привязываются к определенному валютному счету, заданному при входе в окно списка документов. При выводе на печать сформированного документа открывается окно выбора. В нем предлагается перечень форм, учитывающих специфические требования ряда банков.

10. Входящие валютные документы.
Функция аналогична рассмотренной ранее функции Входящие документы
. Распечатка входящих валютных документов производится аналогично валютному платежному поручению.

11. Платежное требование-поручение
представляет собой расчетный документ, который содержит требования поставщика (продавца) к покупателю оплатить на основании направленных ему (минуя банк) счетов и отгрузочных документов стоимость поставленной продукции или товара (выполненных работ, оказанных услуг) и, одновременно, поручение покупателя обслуживающему его банку произвести оплату полученной продукции или товара (работ, услуг). Функция работает аналогично Платежному поручению
.

12. Валютное заявление на аккредитив.
Данная функция работает аналогично функции Заявление на аккредитив
.

13. Авизо
представляет собой банковское извещение, посылаемое одним контрагентом другому, об изменениях в состоянии взаимных расчетов или переводе денег, посылке товаров. Банки уведомляют с помощью авизо своих клиентов о дебетовых и кредитовых записях по счетам, об остатке средств на счете, выставлении чека, открытии аккредитива. Две сходные по назначению и порядку работы функции предназначены для формирования исходящих и входящих авизо.

Для просмотра связи с первичными документами (платежными документами, приходными и расходными накладными и актами на оказанные услуги, выполненные работы) предусмотрена кнопка [Родительский документ].

14. Сводное платежное поручение (требование).
Данные функции обеспечивают формирование и учет сводных платежных поручений (требований). Работа проводится в двухпанельном окне, в верхней панели которого отображается перечень ранее сформированных сводных документов с итоговыми суммами. В нижней панели приводится список платежных документов, включаемых в сводный документ верхней панели окна.

15. Реестр переданных на инкассо документов.
Функция обеспечивает формирование и корректировку реестра переданных на инкассо документов. Реестры создаются путем объединения данных из ранее введенных отдельных платежных документов (платежных требований и инкассовых поручений). Расчеты по инкассо осуществляются на основании платежных требований, оплата которых может производиться по распоряжению плательщика (с акцептом) или без его распоряжения (в безакцептном порядке), и инкассовых поручений, оплата которых производится без распоряжения плательщика (в бесспорном порядке).

16. Заявление на последующий акцепт

Акцепт представляет собой согласие на оплату или гарантирование оплаты денежных, расчетных, товарных документов или товара. Акцепт, при котором платежные требования оплачиваются в течение операционного дня по мере их поступления в банк плательщика, является последующим. В выпадающем списке для выбора предлагаются следующие типы документов: Платежные требования
и Платежные требования-поручения
.

17. Поручение на покупку, продажу, конвертацию валюты

Данные функции формируют документы на приобретение, продажу или конвертацию валютных средств. Этот документ не связывается с документами-основаниями.

18. Реестр распределения валюты

Функция предназначена для оформления реестра распределения валютной выручки, поступившей на предприятие. Для автоматического формирования проводок, учитывающих операции с валютой по данному документу, выбирается необходимая типовая хозяйственная операция.

ОПЕРАЦИИ

В модуле ФРО возможно предусмотрено проведение следующих операций
:

· учет курсовых разниц

· обработка банковских выписок

· формирование счетов-фактур по платежным документам

I. Учет курсовых разниц.

Система Галактика
позволяет автоматизировать учет курсовых разниц
, возникающих при проведении операций, связанных с переоценкой сальдо.

Учет курсовых разниц может производиться как ежедневно, так и на конец месяца — по усмотрению пользователя. Режим учета определяется сутью операций с валютой. Например, курсовые разницы, возникающие при использовании банковских валютных кредитов, обычно учитывают на конец месяца. Курсовые разницы, возникающие в результате выдачи валюты в подотчет лицам для загранкомандировок, могут потребовать ежедневного учета и т.п.

Общий порядок работы состоит из следующих этапов:

♦ завести счета и субсчета в Справочнике счетов
, предназначенные для учета операций, связанных с расчетом курсовых разниц;

♦ настроить корреспонденцию счетов для проводок, отражающих учет курсовых разниц;

♦ произвести расчет курсовых разниц с получением бухгалтерских справок, подтверждающих наличие курсовой разницы с соответствующими проводками;

♦ сформировать оборотные ведомости по курсовым разницам за текущий отчетный период.

Курсы валют, используемые при расчете курсовых разниц, хранятся в каталоге Курсы валют
, который требует периодического обновления.

Для того, чтобы грамотно воспользоваться операцией расчета курсовых разниц, необходимо обратить внимание на параметры настройки. Настройка функции пересчета курсовой разницы заключается в описании проводок, формируемых при учете курсовых разниц. Настройка производится для текущего плана счетов бухгалтерского учета. Настройка выполняется отдельно для счетов ежедневного учета и счетов, учет валютных операций по которым производится на конец месяца.

Доступные функции:

· Пересчет курса на конец месяца -
результатом выполнения функции является формирование бухгалтерских справок и проводок, которые датируются последним числом отчетного месяца. Пересчет курсовых разниц за более длительный период отменяет все предыдущие расчеты за интервалы времени, попадающие в данный период. Все соответствующие этим интервалам бухгалтерские справки автоматически заменяются новой справкой.

· Пересчет курса при ежедневном учете -
формирование ведомости ежедневного учета операций в валюте. Расчет производится по заданному счету с расчетом курсовой разницы по входящему сальдо и оборотам на заданную дату. Одновременно производится формирование соответствующих бухгалтерских справок с проводками. При ведении аналитического учета по соответствующим счетам сальдо формируется по каждому объекту аналитического учета.

· Отмена пересчета курса -
функция предназначена для удаления бухгалтерских справок и проводок по курсовой разнице. Сальдо за день при этом не удаляются.

II. Банковские выписки.

Многие банки кроме бумажной выписки предоставляют своим клиентам файлы выписок в текстовом или dbf-формате. Для автоматической обработки таких файлов предназначены функции Ввод банковской выписки и Ввод валютной банковской выписки.

На основании полученной выписки проставляются даты оплаты документов, хранящихся в базе данных, либо автоматически формируются новые документы с контролем корректности сумм и реквизитов банков и организаций. Поскольку в банках расчетные счета предприятий являются пассивными, банки отражают поступление денег на расчетный счет предприятия по кредиту, а списание — по дебету. В выписке обороты по дебету и кредиту приведены в том значении, которое они имеют для банка.

Обработка банковской выписки производится следующим образом. Для каждого исходящего временного документа производится поиск неоплаченного документа в БД и хозяйственной операции к нему, проведенной на день обработки банковской выписки. Если такого документа нет, он создается, если есть — сумма временного документа добавляется к сумме хозяйственной операции (без создания нового платежного документа).

III. Пакетное формирование счетов-фактур.

Предоставляет функции для автоматизированного ведения счетов-фактур для учета НДС. [2]

ОТЧЕТЫ

Раздел включает следующие блоки функций:

· Аналитика

· Обороты

· Обороты в валюте

· Книга бухгалтерских проводок

· Журналы-ордера

· Реестры

· Контроль оплаты

· Сальдо по счетам

· Просроченная задолженность

· Интерактивные отчеты

I. Аналитика

Аналитика подразделяется на следующие функции:

· Ежедневный учет

· Аналитический учет

· Группировочная ведомость

· Аналитика по группам счетов

· Анализ задолженности

Функция Ежедневный учет
формирует отчет о движении средств по заданному бухгалтерскому счету ежедневного учета за период от даты формирования последнего входящего сальдо по заданную дату.

В результате формируется входящее сальдо на дату, следующую за датой расчета, которое сохраняется в базе данных. В ведомости отражаются также значения начального и конечного сальдо для заданного периода. При отсутствии оборотов по счету после даты последнего расчета отчет не формируется.

Функция Аналитический учет
предназначена для формирования аналитического отчета по заданному счету за определенный период времени.

Функция Группировочная ведомость
предназначена для формирования группировочной ведомости операций по заданному счету за определенный период времени. Данные в отчете группируются по субсчетам заданного счета (если они есть), внутри счетов по корсчетам, внутри корсчетов по субсчетам корсчета. В конце каждой группы указываются итоговые суммы.

Функция Аналитика по группе счетов
позволяет формировать аналитический отчет за заданный период времени, позволяющий контролировать движение средств по заданной группе счетов.

Функция Анализ задолженности
предназначена для анализа задолженности по срокам возникновения на основе данных Бухгалтерского контура
. Отчет формируется по выбранным счетам (субсчетам) в разрезе выбранной аналитики (по умолчанию — контрагентов).

II. Обороты.

Функции данного подменю предназначены для формирования оборотной ведомости по заданным счету и периоду времени в разрезе субсчетов, подразделений либо поставщиков/получателей.

III.Обороты в валюте.

По функции Обороты в валюте
можно получить следующие отчеты:

♦ Обороты в валюте;

♦ Аналитический учет по валюте;

♦ Обороты по субсчетам в разрезе валют;

♦ Ежедневный учет и расчет курсовых разниц;

♦ Обороты по курсовой разнице валют.

Отчет Обороты в валюте
предназначен для формирования оборотной ведомости по выбранному счету валютного учета за заданный период времени.

IV
. Книга бухгалтерских проводок.

С помощью функций данного подменю можно осуществлять контроль и редактирование бухгалтерских проводок, сформированных в любом модуле системы Галактика
.

IV.Журналы-ордера.

Функция позволяет создавать различные формы отчетных ведомостей :

♦ журналы-ордера;

♦ аналитические оборотные ведомости;

♦ оборотно-сальдовые ведомости;

♦ главные книги по счетам;

♦ «шахматки»;

♦ формировать прочие ведомости в заданной форме с последующим их выводом на печать.

VI
. Реестры.

Группа функций Реестры
позволяет сформировать реестры по документам следующих типов:

♦ Платежное поручение;

♦ Входящие платежные документы;

♦ Платежные требования;

♦ Бухгалтерские справки;

♦ Инкассовое поручение;

♦ Заявление на аккредитив;

♦ Заявление об отказе от акцепта;

♦ Реестр чеков;

♦ Валютное платежное поручение;

♦ Платежное требование-поручение;

♦ Входящие валютные документы;

♦ Поручение на покупку валюты;

♦ Поручение на продажу валюты;

♦ Исходящие авизо;

♦ Входящие авизо;

♦ Просмотр банковской выписки.

VII
. Контроль оплаты.

Функция формирует списки неоплаченных и просроченных документов.

Неоплаченные документы -
реестр платежных документов, оформленных и зарегистрированных в системе за определенный период и неотправленных в банк.

Просроченные документы
- реестр просроченных платежных документов, т.е. документов, оформленных более чем за месяц до даты формирования списка и при этом или не отправленных в банк, или с непроставленной датой оплаты.

VII
. Сальдо по счетам.

Доступные операции:

· Ввод сальдо по задолженности

· Перерасчет сальдо

· Просмотр сальдо

Перерасчет сальдо по счетам осуществляется автоматически в момент перехода к новому отчетному периоду. Однако, если в процессе работы осуществлялись какие-либо корректировки оборотов по счетам (например, вносились изменения в проводки, или редактировалось входящее сальдо на начало месяца, или вводились новые либо удалялись старые платежные документы и т.п.) с датой более ранней, чем дата начала текущего отчетного периода, то для перерасчета сальдо следует использовать функцию Перерасчет сальдо на начало месяца. Также если в обороты по счетам ежедневного учета вносились изменения «задним числом» (т.е. после того, как был выполнен расчет сальдо на начало дня), то обновить сальдо можно с помощью функции Перерасчет сальдо на начало дня.

Рассчитанные сальдо по счетам сохраняются в базе данных. Если пересчет сальдо на одну и ту же дату производился несколько раз, то запоминаются результаты последнего расчета.

VIII
. Просроченная задолженность.

Просроченная задолженность рассчитывается в разрезе следующих значений: счет/субсчет, аналитика первого — третьего уровня, этап КП (календарного плана) на основании:

♦ входящего сальдо по просроченной задолженности;

♦ указанных в календарных планах договоров и соглашений условий исполнения договорных обязательств;

♦ оборотов по сопроводительным и платежным документам, связанных с договорами, ПКП.

IX
. Интерактивные отчеты.

Функция предоставляет возможность просмотра и формирования аналитической ведомости, а также для формирования реестра платежных документов.

[1]
Здесь и далее - ФРО

[2]
Подробное описание представлено в Контуре Логистики