Порядок разработки штатного расписания

Минск 2010

СОДЕРЖАНИЕ

Порядок составления штатного расписания в коммерческих организациях…………………………………………………………….…3

Подготовительная работа по составлению штатного расписания...........3

Внесение изменений в штатное расписание ……………………………11

Утверждение штатного расписания……………………………………...12

ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ

В КОММЕРЧЕСКИХ ОРГАНИЗАЦИЯХ

В соответствии со ст.194 Трудового кодекса РБ от 26.07.1999

№ 296-З (далее - ТК) штатное расписание является одним из локальных

нормативных актов, определяющих трудовой распорядок для работников

организации. Поскольку согласно ст.1 и 19 ТК трудовой договор

заключается по должностям (профессиям), квалификациям, включенным в

штатное расписание организации, для соблюдения законодательства в

организациях любых организационно-правовых форм должно быть

утверждено штатное расписание.

ПОДГОТОВИТЕЛЬНАЯ РАБОТА ПО СОСТАВЛЕНИЮ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ

Учитывая важную роль штатного расписания в деятельности

организации, подход к его формированию должен быть профессиональным

и основываться на законодательстве о труде по вопросам структуры,

штатов, наименования профессий (должностей), определения численности

работников, установления размеров должностных окладов (тарифных

ставок), доплат и надбавок.

Штатное расписание - организационно-распорядительный документ,

который содержит сгруппированный перечень структурных подразделений

организации, должностей служащих и профессий рабочих с указанием

количества единиц по каждому их наименованию, квалификационных

разрядов (классов), категорий, размеров должностных окладов

(тарифных ставок), надбавок, доплат.

Для того чтобы штатное расписание было экономически

обоснованным и отвечало интересам организации, его составлению и

последующему утверждению должна предшествовать определенная работа,

в результате которой будут получены основные исходные данные,

используемые при составлении штатного расписания, а именно:

1) расчет количества рабочих мест и численности работников

(трудоемкости) на основе утвержденных нанимателем норм труда с

учетом планируемого объема работ (услуг) и эффективного

использования труда работников;

2) утверждение в установленном порядке нанимателем структуры и

штатов;

3) организация структурных подразделений (цехов, участков,

отделов, секторов и др.) и распределение между ними функций,

распределение работ и численности работников по рабочим местам;

4) тарификация работ, определение наименований профессий

рабочих, их квалификационных разрядов (классов), наименований

должностей служащих, их квалификационных категорий;

5) разработка и утверждение положений о структурных

подразделениях организации, должностных инструкций для служащих,

рабочих инструкций для рабочих;

6) распределение обязанностей между руководителями организации,

структурных подразделений и их заместителями (как правило,

утверждается приказом);

7) разработка и утверждение положения (условий) оплаты труда

работников;

8) подготовка локальных нормативных актов (приказов) по

присвоению работникам квалификационных категорий, разрядов, классов

(вопросы предварительно рассматриваются аттестационной и

квалификационной комиссиями данной организации);

9) определение месячных должностных окладов (тарифных ставок)

на основе Единой тарифной сетки работников Республики Беларусь с

учетом тарифной ставки 1-го разряда, установленной в организации.

Поясним некоторые вопросы, связанные с составлением и

утверждением штатного расписания.

Вышеизложенный в пп.1-8 порядок формирования штатного

расписания в полной мере может использоваться во вновь создаваемых

коммерческих организациях любых организационно-правовых форм. В

действующих организациях при подготовке к составлению штатного

расписания в связи с возможными изменениями организационных,

технических, экономических и иных условий необходимо прежде всего

уточнить вопросы, связанные со структурой и штатами коммерческой

организации.

В соответствии со ст.43 Закона РБ от 14.12.1990 № 462-XII

«О предприятиях» структуру и штаты предприятие (организация)

утверждает самостоятельно. Организационная структура разрабатывается

с учетом экономической целесообразности, особенностей организации

производственных процессов, необходимости их специализации и

кооперирования, разделения сфер деятельности и взаимосвязи

(взаимодействия) между структурными подразделениями, а также с

учетом подчиненности, прав и ответственности руководителей

подразделений, иных факторов. При определении структуры коммерческой

организации важно также учитывать формы организации управленческого

труда, необходимость централизации и децентрализации функций

управления, использование в работе технических средств,

компетентность руководителей и исполнителей, стиль их работы, иные

факторы.

При расчете количества рабочих мест и определения численности

работников применяются нормы труда, установленные нанимателем

(ст.87 ТК). На некоторые виды работ имеются межотраслевые

(отраслевые) нормы, которые наниматель может применять при расчете

штата либо на их основе устанавливать нормы для данной организации.

Определяя численность работников и распределяя их по рабочим местам,

важно обеспечить эффективное использование труда работников в

течение всего рабочего времени. С этой целью необходимо рационально

организовать труд работников, правильно распределить и разместить

рабочие места и работников, оснастить их всем необходимым.

Наниматели, которые на практике убедились в значимости этой работы,

смогли исключить потери рабочего времени по

организационно-техническим причинам либо свести эти потери до

минимума.

Статьей 19 ТК предусмотрено, что одним из условий заключения

трудового договора является определение трудовой функции работника.

Эта функция может быть установлена для выполнения работ по одному

или нескольким наименованиям должностей (профессий), включенным в

квалификационные справочники. Если по расчету штата из-за

недостаточного объема работ по той или иной должности (профессии) не

может быть установлена 1 единица (например, в организации

100 работающих, а 1 единица инспектора по кадрам, как правило,

вводится при численности работающих 200-250), то с работником может

быть заключен трудовой договор для выполнения работы по двум

должностям (при неполной занятости работника основной работой

доплата за совмещение не производится). В таком случае наименование

должности устанавливается с учетом наибольшего удельного веса работ

по одной из них. В нашем примере инспектору по кадрам может быть

установлена трудовая функция по второй должности делопроизводителя,

объем работы по которой также недостаточен для ее выполнения в

течение нормальной продолжительности рабочего времени (ст.111 ТК). В

должностной инструкции инспектора по кадрам в приведенной ситуации

предусматривается выполнение должностных обязанностей по двум

названным должностям, и доплата за совмещение не устанавливается.

Итак, на основании расчета штата, распределения работ между

структурными подразделениями и работниками, данных тарификации работ

и в соответствии с квалификационными справочниками уточняются

наименования должностей и профессий, количество штатных единиц,

квалификационные категории, разряды (классы). Заметим при этом, что

установление наименований должностей (профессий) с учетом фактически

выполняемой работы - одно из требований соблюдения штатно-финансовой

дисциплины. Согласно законодательству заработная плата выплачивается

за фактически выполняемую работу. Если, например, работник с

наименованием должности секретарь-референт фактически не выполняет

должностные обязанности, установленные для этой должности

квалификационным справочником должностей служащих, то у нанимателя

нет права вводить такую должность. Подчеркнем также, что оплата

труда рабочих той или иной профессии не может производиться по более

высокому разряду, чем разряд работ, имеющихся в данной организации

по определенной профессии.

Форма штатного расписания регламентируется Государственным стандартом Республики Беларус (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», в соответствии с которым к штатному расписанию предъявляются требования к составлению, содержанию и расположению основных его реквизитов. В его форму могут вноситься необходимые для конкретной организации реквизиты, учитывающие сложившиеся особенности организации производства, труда, управления и др.

В соответствии с приложением 5 к Инструкции о порядка применения Единой тарифной сетки работников Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 20.09.2002 № 123, с учетом последних изменений от 21.07.2008 № 113 (далее - Инструкция о порядке применения ЕТС) (Приложение Д) для организаций устанавливается соответствующая группа ставок руководителей и специалистов. Группа ставок руководителей и специалистов устанавливается в зависимости от основного вида экономической деятельности, осуществляемого организацией, и определяется по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Виды экономической деятельности» (ОКЭД) Распределение организаций производится по 3 группам ставок руководителей и специалистов. Исходя из этого, определяются тарифные разряды и соответствующие им тарифные коэффициенты руководителей и специалистов. Например, в организации относящейся к первой группе ставок руководителей и специалистов, тарификация специалиста высшего уровня квалификации может производиться по 10-му разряду ЕТС, в организации, относящейся ко второй группе ставок руководителей и специалистов, по 11-му разряду ЕТС, а в организации, относящейся к третьей группе ставок руководителей и специалистов, по 12-му разряду.

В соответствии с приложением 10 к Инструкции о порядке применения ЕТС в зависимости от списочной численности устанавливается тарифный разряд и соответствующий ему тарифный коэффициент руководителя организации.

Например, для торговых организаций (первая группа ставок руководителей и специалистов) они следующие:

- с численностью до 20 человек - 16-й разряд;

- с численностью от 21 до 100 человек - 17-й разряд;

- с численностью от 101 до 300 человек - 18-й разряд.

Для организаций, относящихся ко второй группе ставок руководителей и специалистов, тарифный разряд руководителя организации определяется так:

- с численностью до 20 человек - 17-й разряд;

- с численностью от 21 до 100 человек - 18-й разряд;

- с численностью от 101 до 300 человек - 19-й разряд.

Тарифный разряд первого заместителя руководителя организации (или главного инженера) устанавливается па один разряд ниже разряда руководителя организации.

Тарифные разряды заместителей руководителя организации, главного бухгалтера устанавливаются на 1-2 разряда ниже тарифного разряда первого заместителя руководителя организации (или главного инженера).

При отсутствии в штатном расписании должности первого заместителя руководителя организации (или главного инженера) тарифные разряды заместителей руководителя организации и главного бухгалтера могут устанавливаться на 1-2 разряда ниже тарифного разряда руководителя организации.

Тарифный разряд помощника руководителя организации устанавливается на 1-2 разряда ниже тарифного разряда заместителя руководителя организации.

Тарифные разряды заместителей главного бухгалтера, заместителей руководителей структурных подразделений устанавливаются на 1-2 разряда ниже разрядов главного бухгалтера, руководителей структурных подразделений соответственно.

Тарифный разряд руководителя обособленного подразделения может быть установлен коллективным договором, соглашением или нанимателем в зависимости от списочной численности работников подразделения согласно приложению 10 либо по; одному из уровней управления согласно приложению 1.

Порядок тарификации заместителей руководителя, главного бухгалтера, заместителей главного бухгалтера обособленного подразделения аналогичен порядку, установленному п.29 и п. 31 Инструкции о порядке применения ЕТС.

Целесообразность и обоснованность создания того или иного структурного подразделения, введение в штат той или иной должности руководителя подразделения должны увязываться с нормативами его численности (нормами управляемости) (п.21-24 Инструкции о порядке применения ЕТС) в соответствии с которыми:

- управление может создаваться при численности работников в их штате не менее 7 штатных единиц, включая должность руководителя;

- отдел может создаваться при численности работников в его штате не менее 4 штатных единиц, включая должность руководителя;

- сектор (бюро, группа) может создаваться при наличии в его штате не менее трех штатных единиц, включая должность руководителя;

- количество заместителей руководителя организации устанавливается в зависимости от количества осуществляемых видов и направлений деятельности, структурных подразделений, списочной численности работников и выполняемых функций;

- должность менеджера вводится при осуществлении управленческих функций по одному из видов деятельности и руководству подчиненными работниками (не менее двух).

Наниматель вправе самостоятельно ввести в организационную структуру службу как структурное подразделение. Для ее создания не установлена норма управляемости. Под службой может подразумеваться подразделение с соответствующим руководителем, например служба главного энергетика, возглавляемая главным энергетиком, или служба безопасности.

Тарификация руководителя службы как структурного подразделения может быть установлена по одному из уровней управления, предусмотренных приложением 1 к Инструкции о порядке применения ЕТС, в зависимости от функций указанного подразделения и численности подчиненных работником. Например, при численности службы 8 человек ее руководитель может быть протарифицирован по уровню управления 3.8, что для организации, относящейся к первой группе ставок руководителей и специалистов, соответствует 17-му разряду по ЕТС. В случае если служба состоит из двух работников, должность руководителя не предусматривается, а руководство может быть возложено па ведущего специалиста.

Нормы управляемости для производственных структурных подразделений определяются с учетом п. 25 Инструкции о порядке применения ЕТС:

- должность начальника производства может вводиться при наличии в структуре соответствующего производства двух и более производственных подразделений (цехов, участков), объединенных закопченным циклом выпуска продукции;

- должность начальника цеха может вводиться при наличии в структуре соответствующего цеха не менее двух участков, объединенных технологическим процессом;

- должность начальника участка может вводиться при наличии в непосредственном подчинении не менее двух мастеров;

- должность мастера может вводиться при наличии и непосредственном подчинении не менее пяти работников.

Тарификация специалистов устанавливается следующим образом:

- специалисты со средним уровнем квалификации (техники и др.) тарифицируются в диапазоне с 7-го но 9-й разряд. Учитывая, что по должностям специалистов предусматривается внутридолжностное категорирование, специалистам со средним уровнем квалификации, имеющим вторую квалификационную категорию, устанавливается повышение тарифного оклада в размере 10%; имеющим первую квалификационную категорию - 15%;

- специалисты с высшим уровнем квалификации (инженеры и др.) тарифицируются в диапазоне с 10-го по 12-й разряд. Специалистам с высшим уровнем квалификации, имеющим вторую квалификационную категорию, устанавливается повышение тарифного оклада в размере 10%; имеющим первую квалификационную категорию - 15%; имеющим высшую квалификационную категорию - 20%.

Например, экономисту 2-й квалификационной категории в организации, относящейся к третьей группе ставок руководителей и специалистов, в штатном расписании устанавливается 12-й разряд по ЕТС, а его тарифный оклад образуется с учетом повышения на 10%.

Для тарификации должностей других служащих следует применять приложение 4 к Инструкции о порядке применения ЕТС.

В штатное расписание включают не только должности руководителей, специалистов и других служащих (технических исполнителей), но и профессии рабочих, которым устанавливаются месячные (часовые) тарифные ставки, а также рабочих со сдельной формой оплаты труда с указанием размера месячной тарифной ставки, соответствующей тарифному разряду рабочего.

Наименование структурных подразделений организации в штатном расписании указывается полностью, без сокращений, в единственном числе, именительном падеже согласно утвержденной нанимателем организационной структуре управления. При наличии в организации обособленных структурных подразделений штатное расписание для них может быть составлено и утверждено отдельно. Если организация имеет сложную структуру управления и значительную численность персонала, штатное расписание может составляться отдельно для аппарата управления и производственного персонала.

Наименования должностей служащих (профессий рабочих) в штатном расписании устанавливаются в точном соответствии с Единым квалификационным справочником должностей служащих (ЕКСД) и Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих (ЕТКС) (ст. 19 и 61 ТК РБ), регламентирующими основные трудовые функции, по которым работники обязуются выполнять работу при заключении трудовых договоров с нанимателями. Установление наименований должностей (профессий) с учетом фактически выполняемой работы - одно из требований соблюдения штатно-финансовой дисциплины. В соответствии с установленным наименованием должности (профессии рабочего) осуществляется их тарификация - отнесение выполняемых работ к конкретным тарифным разрядам и присвоение работникам соответствующей квалификации.

Расчет размера тарифных окладов (тарифных ставок), предусмотренных и графе штатного расписания, производится путем умножения тарифной ставки 1-го разряда, установленной в организации, на тарифный коэффициент соответствующего разряда ЕТС или кратный размер тарифной ставки 1-го разряда.

Инструкцией о порядке применения ЕТС (п.9) предусматриваются возможности для повышения на основе ЕТС тарифных окладов (тарифных ставок).

Например, размер тарифной ставки рабочего определяется следующим образом. Тарифная ставка рабочего, рассчитанная на основе ЕТС, корректируется па коэффициент повышения по технологическим видам работ, производствам, видам экономической деятельности и отраслям согласно приложению 2 к Инструкции о порядке применения ЕТС. Затем рассчитываются суммы повышений тарифной ставки рабочего по основаниям, предусмотренным данной Инструкцией. Каждое повышение рассчитывается отдельно исходя из тарифной ставки рабочего, рассчитанной на основе ЕТС. Исчисленные повышения суммируются с тарифной ставкой рабочего, рассчитанной на основе ЕТС.

Кроме того, тарифная ставка рабочего включает все повышения, предусмотренные иными нормативными правовыми актами, и определяется путем суммирования тарифной ставки рабочего, рассчитанной по основаниям, указанным Инструкцией о порядке применения ЕТС, с повышениями, предусмотренными иными законодательными актами, например Декретом Президента Республики Беларусь от 26.07.1999 № 29 и Постановлением Совета Министров Республики Беларуси от 09.11.1999 № 1748.

Размер должностного оклада служащего определяется следующим образом. Тарифным оклад служащего, рассчитанный на основе ЕТС, последовательно перемножим на тарифный коэффициент от 0,93 до 1,07 (включительно) и (или) коэффициент повышения согласно приложению 2 к Инструкции о порядке применения ЕТС. Для отдельных руководителей и высококвалифицированных специалистов, внесших значительный вклад в эффективность работы организации, участвующих в реализации инвестиционных и инновационных проектов, которые способствуют модернизации производства и внедрению новейших технологий, применяется тарифный коэффициент от 0,93 до 2,0 (включительно).

Применение вышеуказанных коэффициентов осуществляется в том случае, если это предусмотрено коллективным договором, соглашением или нанимателем. Под данными коэффициентами понимаются коэффициенты повышения но технологическим видам работ, производствам, видам экономической деятельности и отраслям согласно приложению 2 и коэффициенты от 0,93 до 2,0 (включительно), предусмотренные для дифференциации тарифного оклада служащего.

Далее определяются суммы повышения тарифного оклада служащего по основаниям, предусмотренным Инструкцией о порядке применения ЕТС. Сумма каждого повышения исчисляется отдельно исходя из тарифного оклада служащего, рассчитанного па основе ЕТС. Исчисленные повышения суммируются с тарифным окладом служащего, рассчитанным па основе ЕТС.

Должностной оклад служащего включает все повышения, предусмотренные иными нормативными правовыми актами, и определяются путем суммирования тарифного оклада служащего, рассчитанного по основаниям, указанным Инструкцией, с повышениями, предусмотренными, например, Декретом Президента Республики Беларусь от 26.07.1999 № 29 и Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 09.11.1999 № 1748.

Надбавки, доплаты, премии и иные выплаты, предусмотренные законодательством, исчисляются исходя из тарифных ставок рабочих и должностных окладов служащих.

Перечень доплат и надбавок компенсирующего и стимулирующего характера, включаемых в штатное расписание, определяет наниматель. Как правило, это выплаты, размер которых в абсолютной сумме или в процентном отношении имеет постоянную величину и выплачивается ежемесячно (например, доплаты за совмещение профессий (должностей), увеличение объема работ, надбавки служащим за сложность и напряженность работы, рабочим - за профессиональное мастерство, водителям автомобилей - за классность).

Доплаты за работу в ночное время, во вредных условиях труда, оплата за работу в государственные праздники и праздничные дин, за сверхурочную работу, за работу в выходные дни и некоторые другие доплаты в штатное расписание не включаются.

Не включаются в штатное расписание и вознаграждения за стаж работы (надбавки за выслугу лет), так как они не образуют новый оклад, их размер меняется в зависимости от стала работы конкретного работника.

ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ В ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

Изменения, вносимые в штатное расписание в течение года,

утверждаются в таком же порядке и по такой же форме, как и штатное

расписание. Эти изменения желательно нумеровать (например,

«Изменение № 1 к штатному расписанию...»). Обычно в изменениях к

штатному расписанию дополнительно включаются строки со следующим

наименованием:

«Вводится в штатное расписание: ...»;

«Итого вводится»;

«Исключается из штатного расписания: ...»;

«Итого исключается»;

«Всего по штатному расписанию».

Исключение и/или введение в штатное расписание соответствующих

штатных единиц, как правило, производится после издания приказа

нанимателя. Если при наличии вакансии будет принято решение не

заполнять ее, а обязанности по вакантной должности будут выполнять

другие работники на условиях, например, совмещения должностей

(профессий), об этом издается приказ нанимателя. В таком случае в

графе 9 «Примечание» указывается: «вакансия в связи с совмещением».

Изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости и

утверждаются в таком же порядке, как и штатное расписание, с учетом

новых итогов по численности и фонду заработной платы.

При изменении тарифной ставки 1-го разряда имеет смысл

утвердить штатное расписание заново, так как изменения в таком

случае будут вноситься во все строки и графы штатного расписания.

Штатное расписание, как правило, не ведется поименно. Для

удобства в работе практикуется дополнительно к утвержденному

штатному расписанию ведение штатной книги. Она содержит в основном

ту же информацию, что и штатное расписание, при этом одна строка в

штатной книге соответствует одному работнику организации. В связи с

этим в штатной книге целесообразно дополнительно ввести графы:

«Фамилии, инициалы работников»; «Дата приема на работу»; «Дата

увольнения»; «№ и дата приказа».

Все изменения, вносимые в штатное расписание, а также приказы о

приеме (увольнении) работников оперативно отражает штатная книга, с

помощью которой учитывается штатный состав организации на любой

период времени.

УТВЕРЖДЕНИЕ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ

Штатное расписание утверждается в порядке, предусмотренном Уставом организации, учредительным договором и, как правило, составляется на календарный год. Если отдельные штатные единицы устанавливаются не на полный год, то в графе «Примечание» формы штатного расписания указывается, на какой период года утверждена данная штатная единица (например, с 01.03.2008 по 15.10.2008). По должностям (профессиям по которым предусматривается содержание неполной единицы в графе «Количество штатных единиц» показывается ее неполная часть (например, 0,5; 0,25 вместо 1).

При необходимости в штатное расписание вносятся изменения и дополнения в таком же порядке и по той же форме, как и при разработке штатного расписания с учетом новых итого по численности и фонду заработной платы. Эти изменения нумеруются (например, «Изменение 1 к штатному расписанию».

Как правило, в изменения к штатному расписанию дополнительно включаются строки:

- Вводится в штатное расписание:

- Итого вводится:

- Исключается из штатного расписания:

- Итого исключается:

- Всего по штатному расписанию:

Исключение и (или) введение в штатное расписание соответствующих штатных единиц производится после издания приказа нанимателя.

Если при наличии вакансии будет принято решение не заполнять ее, а обязанности по вакантной должности будут выполнять другие работники па условиях, например, совмещения должностей (профессий), об этом издается приказ нанимателя. В таком случае в графе «Примечание» указывается: «Вакансия в связи с совмещением».

При изменении тарифной ставки 1-го разряда имеет смысл утвердить повое штатное расписание, так как изменения в таком случае будут вноситься во все строки и графы штатного расписания.

Штатное расписание, как правило, не ведется поименно. Для удобства в работе практикуется дополнительно к утвержденному штатному расписанию ведение штатной книги. В штатной книге учитывается персональный состав работников организации. На основании штатной книги обеспечивается учет списочной численности работников, заполняются имеющиеся вакантные должности. С помощью штатной книги имеется возможность определить штатный состав работников па любой период времени.