Автоматизация основных средств на предприятии

Введение

В хозяйственной деятельности организации особая роль принадлежит основным средствам. ОС – часть имущества, используемая в качестве средств труда при производстве продукции, выполнении работ или оказании услуг, либо для управления организацией, в течение периода, превышающего 12 мес.

В процессе бухгалтерского учета основных средств можно выделить несколько этапов, имеющих самостоятельное значение, документальное оформление и нормативное регулирование. Такими этапами являются:

1. Отражение поступления основных средств и их зачисление на баланс организации;

2. Начисление амортизации;

3. Перемещение основных средств;

4. Модернизация и реконструкция основных средств;

5. Передача и списание основных средств.

В соответствии с планом счетов и Инструкцией по его применению, а также для целей налогового учета, для обобщения информации об основных средствах в типовой конфигурации предназначены счета:

01 «Основные средства»;

02 «Амортизация основных средств»;

03 «Доходные вложения в материальные ценности»;

83.1 «Прирост стоимости имущества по переоценке»;

98.2.1 «Безвозмездные поступления основных средств»;

001 «Арендованные основные средства»;

010 «Износ основных средств»;

011 «Основные средства, сданные в аренду»;

Н 05.01 «Основные средства»;

Н 05.02 «Амортизация основных средств».

Для учета основных средств, стоимость которых была списана полностью на расходы в момент ввода их в эксплуатацию используется счет МЦ.01 «Основные средства в эксплуатации»

Для ведения учета основных средств типовой конфигурации предназначены документы:

1.Поступление ОС;

2.Поступление оборудования;

3. Передача оборудования в монтаж;

4. Ввод в эксплуатацию ОС;

5. Перемещение ОС;

6. Модернизация ОС;

7. Списание ОС;

8. Подготовка к передаче ОС;

9. Передача ОС;

10. Начисление амортизации и погашение стоимости.

1 Поступление основных средств

Для учета основных средств, зачисляемых на баланс организации, используется счет 01 «Основные средства». Вместе с тем, отражение в учете факта поступления ОС и зачисление их на баланс организации зависит от того, каким образом они приобретены.

Среди наиболее распространенных вариантов поступления ОС в организацию можно выделить:

- приобретение за плату у других организаций;

- строительство хозяйственным или подрядным способом;

- вклад в уставный (складочный) капитал;

- в обмен на другие ценности по договору мены;

- получение в безвозмездное пользование.

Каждый из перечисленных вариантов имеет свои особенности, которые регулируются Положением по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01 (утверждено приказом Минфина России от 30 марта 2001г. №26н).

Чаще всего ОС приобретаются за плату у других организаций или вводятся в эксплуатацию законченным строительством. В том случае моменту зачисления основных средств на баланс предшествует определение первоначальной стоимости в соответствии с ПБУ 6/01 и Положением по бухгалтерскому учету долгосрочных инвестиций, утвержденных Минфином России от 30 декабря 2001г. № 160.

В Плане счетов для учета затрат в долгосрочные инвестиции предусмотрен балансовый счет 08 «Вложения во внеоборотные активы». По дебету счета собираются затраты, с кредита счета списывается первоначальная себестоимость объекта при передаче его в эксплуатацию, а также сумма затрат, покрываемых за счет источников инвестиций.

Для отражения вложений во внеоборотные активы на счете 08 открываются субсчета:

08.1 «Приобретение земельных участков»;

08.2 «Приобретение объектов природопользования»;

08.3 «Строительство объектов основных средств»;

08.4 «Приобретение объектов основных средств».

Пусть ОАО «Горизонт» приобретает два одинаковых компьютера по частям (потому что так дешевле):

- мониторы у ОАО «Галактика»: 2 шт. по цене с НДС 6 000 руб./шт; на них получена приходная накладная № 9 от 01.01.2009 и счет-фактура №8 от 01.01.2009г.

- системные блоки (включая клавиатуры) – у ОАО «Компьютеры на Чапаева»: 2 шт. по цене с НДС 10 000 руб./шт.; на них получена приходная накладная №11 от 02.01.2009 г. и счет-фактура №10 от 02.01.2009г.

1. Выписываем доверенности. Перед тем, как приобрести основные средства, сотруднику организации выписывается доверенность, в программе 1С:Бухгалтерия 8.0 Открывается вкладка Покупка – – Доверенность – добавить – Физ.лицо – Терлецкая Т.Б. – Контрагент: Поставщики: ОАО «Галактика» - Договор – договор с поставщиком (заполняется автоматически);

Товары – добавить – оборудование (объекты основных средств): приобретение мониторов – кол-во:2 – Записать – ОК. Приложение 1

Вторая доверенность выписывается на приобретение компьютеров: Покупка – – Доверенность – добавить – Физ.лицо – Терлецкая Т.Б. – Контрагент: Поставщики: ОАО «Компьютеры на Чапаева» - Договор – договор с поставщиком (заполняется автоматически);

Товары – добавить – оборудование (объекты основных средств): приобретение компьютеров – кол-во :2 – Записать – ОК. Приложение 2

В процессе приобретения основных средств, создаем контрагентов, номенклатуру и утверждаем место хранения. Все поступающие части будущих ОС относятся к номенклатуре (как товары и материалы), только после ввода в эксплуатацию из них образуются основные средства. Основные этапы работы с товарами: контрагенты, места хранения, номенклатура, документы.

Контрагенты. Нужно создать в справочнике «Контрагенты» два новых элемента для поставщиков: ОАО «Галактика» и ОАО «Компьютеры на Чапаева». И настроить для них договора с поставщиком. Открываем вкладку Покупка – Справочник – Контрагенты. Откроется форма списка справочника «Контрагенты», но уже не пустой в ее командной панели слева нажимаем кнопку «Добавить», или на клавишу Insert. Откроется форма нового элемента справочника «Контрагенты». Сначала введем данные об ОАО «Галактика», поэтому в форме нового элемента справочника «Контрагенты» заполним поля так:

- Наименование - печатаем: ОАО «Галактика»;

- «Группа контрагентов» - выбираем или печатаем: Поставщики;

- «Полное наименование» - печатаем: ОАО «Галактика»;

- затем вводим ИНН, КПП, ОКПО,

Открываем вкладку Адреса и телефоны

- заполняем: юридический адрес, фактический адрес. Как правило. Юридический адрес равен фактическому, поэтому фактический адрес можно заполнить копированием;

- заполняем графу телефон: 4-52-13.

Вкладку «Контракты» оставим пустой, т.к. контрактов с данной фирмой не было.

Вкладку «Счета и договоры» заполняем кнопкой добавить добавляем банк, его расчетный счет и его реквизиты.

Нажимаем на нижней командной панели на кнопку «Записать» переходим на закладку «Счета и договоры», и изменим созданный программой «Основной договор»:

«Наименование» - печатаем: Договор с поставщиком;

«Вид договора» - выбираем: С поставщиком. – ОК- записать.

Аналогично в справочник «Контрагенты» добавляем нового контрагента ОАО «Компьютеры на Чапаева»

Места хранения. Для объектов основных средств местами хранения могут быть, например, помещения, в которых они находятся. Но для каждого объекта ОС назначается материально-ответственное лицо (МОЛ). Фактически, материально-ответственных лиц можно считать местами хранения. Пусть МОЛом по компьютерам будет Терлецкая Т.Б.

Номенклатура. В справочнике «Номенклатура» уже создана группа оборудование (объекты основных средств)». Для нее в списке «Счета учета номенклатуры» уже назначены наиболее подходящие счета, в частности счет учета (БУ): 08.04.

В ОАО «Горизонт» будут поступать мониторы, системные блоки, настройка и объединение в сеть компьютеров; затраты на них нужно соблюдать вместе. Для этого в группе «Оборудованные (объекты основных средств)» создадим новый элемент «Приобретение компьютеров».

Выбираем меню Покупка - Справочники – Номенклатура. Откроется форма списка справочника «Номенклатура», в ее командной панели слева нажимаем кнопку добавить, или на клавишу Insert. Откроется форма нового элемента справочника «Номенклатура», заполним поля:

- «Группа номенклатуры» - выбираем: Оборудование (объекты основных средств);

- «Краткое наименование» - печатаем: Приобретение компьютеров;

- «Полное наименование» - оставляем: Приобретение компьютеров (они скоро будут установлены, поэтому наименования можно особо не расписывать);

- «Единица измерения» - выбираем: Штука;

- «Ставка НДС» - выбираем: 18%;

И нажимаем в нижней панели на кнопку «ОК».

Поле «номенклатурная группа» не было заполнено, т.к. оно нужно для продажи, а мы не будем продавать оборудование. Поля «Номер ГТД» (государственной таможенной декларации) и «Страна происхождения» также остались не заполненными, т.к. они заполняются только для импорта.

2 Поступление оборудования

Документ «Поступление оборудования» предназначен для отражения в учете операций, связанных с оформлением поступления в организацию оборудования, требующего монтажа, приобретенного за плату у поставщика. В шапке документа указывается номер акта о приемке оборудования, дата, номер и дата документа, по которому поступило оборудование, поставщик, основание и склад, на который принимается оборудование. Первым по времени реальным документом может быть как приходная накладная на ТМЦ, так и акт на оказание услуг. В нашем случае Акт о приемке оборудования (ф. № ОС -14) – выписывается в двух экземплярах и служит для оформления поступившего на склад для установки оборудования, по которому не выявлены какие-либо дефекты в порядке наружного осмотра. Оба экземпляра подписываются членами приемной комиссии, включая уполномоченного подрядной организации, которому передается второй экземпляр акта. Приложение 3.

Создаем компьютерный документ (ф. № ОС -14). «Поступление товаров и услуг». Для примера начнем с приобретения мониторов: Меню Покупка – поступление товаров и услуг – добавить с видом операции оборудование – ОК.

Устанавливаем рабочую дату на 01.01.2009. в меню «Основная деятельность» выбираем пункт «Покупка», а в следующем меню – пункт «поступление товаров и услуг». Откроется форма списка документов «Поступление товаров и услуг»; в ее командной панели слева нажимаем на кнопку «Добавить» или на клавишу Insert. Откроется форма нового документа «Поступление товаров, услуг», и в раскрывшемся списке выбираем пункт «Оборудование». В отдельном окне появится вопрос: «Установить счета бухгалтерского и налогового учета в соответствии со значением по умолчанию?»; отвечаем: «да».

Появится новая закладка «Оборудование», причем она будет активной. В форме документа заполним поля шапки:

- «Склад» - выбираем: Терлецкая Татьяна Борисовна;

- «Контрагент» - выбираем: ОАО «Галактика».

После заполнения поля «Контрагент» программа сама заполнит поле «Договор»: Договор с поставщиком. На экране в отдельном окне появится вопрос: «Установить счета бухгалтерского и налогового учета в соответствии со значениями по умолчанию?» Отвечаем: «Да». В активной закладке «Оборудование», в командной панели слева нажимаем кнопку «Добавить». В табличной части закладки появится новая строка со значением поля «№»:1.

В появившейся закладке создаем строку:

- номенклатура – выбираем или печатаем: «Приобретение компьютеров»; - количество – печатаем:2;

- цена – печатаем: 6 000 руб;

Остальные поля закладки «Оборудование» оставляем без изменений.

В находящееся внизу поле «Комментарий» вводим пояснения, печатаем: Мониторы. Ведь мы фактически приобретаем мониторы; но в поле «Номенклатура» ввели «Приобретение компьютеров», т.к. именно по этой номенклатуре будем накапливать стоимость мониторов, системных блоков.

В форме документа переключаемся на закладку дополнительно», и заполняем ее поля:

- «Вх. номер» - печатаем: 9;

- «Вх. дата» - выбираем или печатаем: 01.01.2009;

и нажимаем в нижней командной панели на кнопку «ОК».

Счет-фактура на первое приобретение Приложение 4.

Для этого в форме списка документов «Поступление товаров и услуг» открываем только что созданный документ. В форме документа щелкаем мышью по надписи: Ввести счет-фактуру, находящуюся слева внизу. Откроется форма документа «Счет-фактура полученный», в которой заполним поля:

- «Вх. номер» - печатаем: 9

- «Вх. дата» - выбираем или печатаем: 01.01.2009;

и нажимаем в нижней командной панели на кнопку «ОК».

В сформировавшемся отчете о движении документа можно просмотреть бухгалтерские и налоговые проводки. В форме списка выделяем только что созданный документ, нажимаем в командной панели правее центра кнопку «Перейти», и в раскрывшемся списке выбираем пункт «Результат проведения документа». Откроется отчет по движениям документа, в котором, в частности, отображаются по одной записи в четырех регистрах накопления по НДС. Кроме двух знакомых регистров: «НДС предъявленный» и «НДС расчеты с поставщиками»; задействованы еще два регистра: «НДС по партиям запасов» и «НДС по ОС, НМА».

Здесь рассмотрим только бухгалтерские и налоговые проводки. Отчет о движениях для приобретения ОС очень похож на отчет для приобретения товаров. Первая бухгалтерская проводка на сумму без НДС:

Дт 08.04 «Приобретение объектов основных средств»

Кт 60.01 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Ее содержание «Затраты н приобретение ОС», т.е. на затраты по приобретению основных средств (дебет) отнесена поставка от поставщика (кредит). Субконто по субсчету 08.04 – два: номенклатура и склад; по субсчету 60.01 – два: контрагент и договор с ним. На счете 08.04 ведется также количественный учет.

Вторая бухгалтерская проводка на сумму НДС:

Дт 19.01 «Налог на добавленную стоимость при приобретении ОС»

Кт 60.01 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Ее содержание: «Выделен НДС», т.е. поступила сумма НДС на основное средство (дебет) от поставщика (кредит). Субконто по субсчету 19.01 – два: поставщик и документ, создавший проводку по НДС.

Рассмотрим второе приобретение – приобретение системных блоков на сумму 2 * 10 000 = 20 000 руб. от 02.01.2009. Приложение 5. Устанавливаем рабочую дату 02.01.2009. В форме списка документов «Поступление товаров и услуг» выделяем только что созданный документ, и нажимаем в командной панели по центру на кнопку «Ввести на основании». Раскроется список, в котором выбираем пункт «поступление доп. расходов». Откроется форма нового документа «Поступление дополнительных расходов», в которой достаточно заполнить поля:

- «Контрагент» - выбираем: «Компьютеры на Чапаева»;

- «Сумма расхода» - печатаем: 20 000;

- «Способ распределения» - выбираем: По сумме, хотя можно по количеству, результат будет таким же;

- «Ставка НДС» - выбираем: 18%;

- «Комментарий» (находится снизу) – печатаем: ПрихНакл №11 от 02.01.2009 – системные блоки. Нажимаем в нижней командной панели на кнопку «ОК».

Счет-фактура на второе приобретение Приложение 6.

Для этого в форме списка документов «Поступления дополнительных расходов» открываем только что созданный документ. В форме документа щелкаем по надписи: Ввести счет-фактуру, находящуюся слева внизу. Откроется форма документа «Счет-фактура полученный», в которой заполним поля:

- «Вх. номер» - печатаем:10

- «Вх. дата» - печатаем или выбираем: 02.01.2009г.

И нажимаем в нижней командной панели на кнопку «ОК».

Движения только что созданного второго документа для процесса приобретения основных средств – должны иметь такой же вид, как и у первого документа, только другой контрагент, другие суммы, и нет количества.

Третье приобретение: настройка и объединение в сеть компьютеров – от ОАО «Сфера» на сумму с НДС 3 000 руб. от 03.01.2009г. Приложение7

В форме списка документов «Поступление товаров и услуг» выделяем только что созданный документ, и нажимаем в командной панели по центру на кнопку «Ввести на основании». Раскроется список, в котором выбираем пункт «поступление доп. расходов». Откроется форма нового документа «Поступление дополнительных расходов», в которой достаточно заполнить поля:

- «Контрагент» - выбираем: ОАО «Сфера »;

- «Сумма расхода» - печатаем: 3 000;

- «Способ распределения» - выбираем: По сумме, хотя можно по количеству, результат будет таким же;

- «Ставка НДС» - выбираем: 18%;

- «Комментарий» (находится снизу) – печатаем: ПрихНакл №11 от 02.01.2009 – системные блоки. Нажимаем в нижней командной панели на кнопку «ОК».

Счет-фактура на второе приобретение: Приложение 8.

Для этого в форме списка документов «Поступления дополнительных расходов» открываем только что созданный документ. В форме документа щелкаем по надписи: Ввести счет-фактуру, находящуюся слева внизу. Откроется форма документа «Счет-фактура полученный», в которой заполним поля:

- «Вх. номер» - печатаем:11

- «Вх. дата» - печатаем или выбираем: 03.01.2009г.

И нажимаем в нижней командной панели на кнопку «ОК».

Движения только что созданного второго документа для процесса приобретения основных средств – должны иметь такой же вид, как и у первого документа, только другой контрагент, другие суммы, и нет количества.

Принятие к учету основных средств: пусть 03.01.2009 были введены в эксплуатацию и приняты к учету два одинаковых компьютера. Предположительно первый из них: три рабочих дня в неделю (60% времени) будет использоваться руководством и два рабочих дня в неделю (40% времени) – работниками сбыта. Второй – 100% времени будет использоваться бухгалтерией. МОЛом назначена Терлецкая Т.Б. Срок полезного использования определен в 37 месяцев. Способ начисления амортизации – линейный.

Сначала разберемся с амортизацией.

Во-первых, важен срок полезного использования, т.к. он определяет ежемесячные расходы на амортизацию. Предприятие имеет право самостоятельно определять срок полезного использования каждого объекта ОС, но по соответствующим амортизационным группам. Компьютеры относятся к третьей амортизационной группе, для которой нормативные акты определяют срок полезного использования свыше 3 лет (36 месяцев) до 5 лет включительно (60 месяцев). В наше время компьютеры быстро устаревают, поэтому срок полезного использования – 37 месяцев.

Во – вторых, амортизация учитывается по дебету расходных или затратных счетов. Для первого компьютера 60% амортизации должны учитываться на счете 26 «Общехозяйственные расходы» (для руководства); и еще 40% - на субсчете 44.01 «Издержки обращения в организациях, осуществляющих торговую деятельность» (для сбыта). Для второго компьютера все 100% амортизации должны учитываться на счете 26 «Общехозяйственные расходы» (для бухгалтерии).

У счета 26 – два субконто: «Подразделения» и «Статьи затрат». Справочник «Подразделения» уже заполнен. В справочнике «Статьи затрат» была создана группа «Общехозяйственные расходы»; сейчас в этой группе создадим элемент для учета амортизации общехозяйственных ОС.

В меню «Производство» выбираем пункт «Статьи затрат». Откроется форма списка справочника «Статьи затрат», но уже не пустой в нем нажимаем на командной панели слева кнопку «Добавить» или на клавишу Insert. Откроется форма нового элемента справочника «Статьи затрат», в которой заполним поля:

- «Группа» – выбираем: Общехозяйственные расходы;

- «Наименование» - печатаем: Амортизация общехозяйственных ОС;

- «Вид расходов» - выбираем: «Амортизация»;

и нажимаем в нижней командной панели на кнопку «ОК».

Аналогично создадим новый элемент справочника «Статьи затрат» для учета амортизации ОС для сбыта – в созданной группе «Коммерческие расходы и издержки обращения». В форме списка справочника нажимаем на командной панели слева на кнопку «Добавить» или на клавишу Insert. Откроется форма нового элемента справочника «Статьи затрат», в которой заполним поля:

- «Группа» - выбираем: Коммерческие расходы и издержки обращения;

- «Наименование» - печатаем: Амортизация ОС для сбыта;

- «Вид расходов» - выбираем: Амортизация;

И нажимаем в нижней командной панели на кнопку «ОК».

Теперь нужно счета и субконто для дебета проводок по амортизации – объединить в способы отражения расходов по амортизации.

Регистрация в информационной базе расходов по амортизации:

хотя компьютеры одинаковы, но их амортизация будет учитываться на разных счетах расходов. Поэтому создадим для них два соответствующих способа: «Руководству/сбыту» и «Бухгалтерии».

В меню «ОС» выбираем пункт «Способы отражения расходов по амортизации (погашению стоимости)». Откроется форма списка справочника «Способы отражения расходов по амортизации (погашению стоимости)», пока пустого.

В форме списка нажимаем в командной панели слева кнопку «Добавить» или на клавишу Insert. Откроется форма нового элемента справочника «Способы отражения расходов по амортизации (погашению стоимости)».

Заполним поля формы элемента для первого компьютера из примера. Этот компьютер предназначен для использования на 60% - для руководства, и на 40% - для сбыта.

В поле «Наименование» печатаем: Руководству/Сбыту. Затем в разделе «Способы» нажимаем в командной панели слева на кнопку «Добавить» или на клавишу Insert. В табличной части раздела «Способы» появится первая строка.

В форме видим, что строки состоят из двух подстрок. В верхнюю вводятся данные для бухгалтерского учета, тогда нижнюю для налогового учета – программа заполнит автоматически.

В первую строку введем данные по амортизации для руководства. В поле «Счет затрат» выбираем: 26 «Общехозяйственные расходы». Программа сама заполнит находящиеся под ним поле «Счет затрат (НУ)»: 26.02 «Косвенные общехозяйственные расходы». А также определит виды субконто, прикрепленные к этим счетам, и отобразит их в колонках «Вид аналитики» (выше для БУ, под ним – для НУ):

- «Вид субконто 1»: Подразделения;

- «Вид субконто 2»: Статьи затрат.

Правее в колонках «Аналитика» нужно указать для этих видов субконто конкретные значения:

- «Аналитика 1» - выбираем: Руководство;

- «Аналитика 2» - выбираем: Амортизация общехоз. ОС.

В самой правой кнопке «К» (кратность) печатаем: 0,6, т.е. на указанных в данной строке счетах и субконто будет учитываться 0,6 амортизации (60%).

Заполнив строку, нажимаем на клавишу Enter.

Снова в разделе «Способы» нажимаем в командной панели слева на кнопку «Добавить» или на клавишу Insert. В табличной части раздела «способы» появится вторая строка, заполним ее колонки:

- «Счет затрат» - выбираем: 44.01 «Издержки обращения в организациях, осуществляющих торговую деятельность»;

- «Аналитика 1» - выбираем: Амортизация ОС сбыта;

- «Кратность» - печатаем: 0,4.

В форме элемента нажимаем в нижней командной панели на кнопку «ОК».

Аналогично создадим еще один элемент справочника «Способы отражения расходов по амортизации». В его поле «Наименование» печатаем: Бухгалтерии. В разделе «Способы» создадим единственную строку и заполним ее поля так:

- «Счет затрат» - выбираем: 26 «Общехозяйственные расходы»;

- «Аналитика 1» - выбираем: Бухгалтерия;

- «Аналитика 2» - выбираем: Амортизация общехоз. ОС;

- «Кратность» - оставляем:1.

Регистрация в информационной базе объектов основных средств:

Каждый объект ОС учитывается отдельно. Поэтому для компьютеров нужно создать два элемента справочника «Основные средства».

В меню «ОС» выбираем пункт «Основные средства». Откроется форма списка справочника «Основные средства». В форме списка необходимо убедиться, что в командной панели кнопка «Редактировать в диалоге» находится в сжатом состоянии. Затем нажимаем в командной панели слева кнопку «Добавить» или на клавишу Insert. Откроется форма элемента справочника «Основные средства».

В форме элемента заполним поля самыми необходимыми данными.

В поле «Наименование» - печатаем: Компьютер 1 для руководства и сбыта.

В поле «Дата сведений» программа ввела текущую дату по компьютерным часам. Пусть так и останется; ведь даже если мы изменим дату сведений, при записи элемента программа вернет текущую дату.

На закладке «Основные сведения»:

- «Полное наименование» - печатаем: Компьютер 1 для руководства и сбыта.

В разделе «Постоянные сведения» закладки «Основные сведения»:

- «Группа учета ОС» - выбираем: Офисное оборудование;

- «Амортизационная группа» - выбираем: Третья группа и нажимаем в нижней командной панели на кнопку «ОК».

На закладки «Бухгалтерский учет» и «Налоговый учет» данные можно ввести только посредством документов. Если сейчас переключиться на эти закладки, то можно убедиться, что все поля этих закладок недоступны (серого цвета).

Аналогично создается еще один элемент справочника «Основные средства» с наименованием Компьютер 2 для бухгалтерии.

Принятие основных средств к учету: так как компьютеры введены в эксплуатацию и приняты к учету 03.01.2009 г., устанавливаем рабочую дату на 03.01.2009г. В меню «ОС» выбираем пункт «Принятие к учету ОС». Откроется форма списка документов «Принятие к учету ОС».

В форме списка нажимаем на кнопку «Добавить» или на клавишу Insert. Откроется форма нового документа «Принятие к учету ОС», в которой нажимаем на командной панели слева на кнопку «Операция». В раскрывшемся списке выбираем пункт «оборудование», после чего в форме документа на активной закладке «Основные средства» заполним поля:

- «Оборудование – выбираем: Приобретение компьютеров;

- «Склад» - выбираем Терлецкая Т.Б.

Далее на активной закладке «Основные средства» в разделе «Основные средства» нужно ввести список основных средств, которые документом принимаются к учету (из указанной номенклатуры на указанном складе). Но только при условии, что у этих основных средств все аналогично. У компьютеров почти все одинаково, кроме способов отражения расходов по амортизации. Но этого единственного расхождения достаточно, чтобы принимать к учету компьютеры разными документами.

В разделе «ОС» нажимаем в командной панели слева на кнопку «Добавить», или на клавишу Insert. В табличной части появится новая строка, в ее колонке «Основное средство» выбираем: Компьютер для руководителя и сбыта. Программа заполнит колонку «Код»: 00000005 – этот код пользователь изменить не может; а также колонку «ИНВ. № (Орг.)»: 00000005 – инвентарный номер пользователь может изменить.

Таким образом, в этом документе принимаем к учету один компьютер: №1 для руководства и сбыта. Приложение 9

Вводим данные на закладку «Общие сведения». Переключаемся на закладку «Общие сведения». На закладке «Общие сведения» переключатель «принятие к учету с вводом в эксплуатацию» устанавливаем во включенное состояние. Тогда поле «Операция с объектами ОС» можно не заполнять. В поле «Способы отражения расходов по амортизации» выбираем: Руководству/сбыту. В поле «Шифр по ЕНАОФ» заполняют только некоммерческие организации для некоторых видов основных средств; оставляем его незаполненным.

Вводим данные на закладку «Бухгалтерский учет». Переключаемся на закладку «Бухгалтерский учет». Заполним поля закладки «Бухгалтерский учет»

- «Подразделение» - нужно выбрать подразделение, за которым будут закреплены основные средства, принимаемые к учету данным документом; выбираем: Администрация;

- «МОЛ» - выбираем: Терлецкая Т.Б.

- «Способ поступления» - выбираем: Приобретение за плату;

- «Счет учета» - оставляем: 01.01 «Основные средства в организации»

- «Порядок погашения стоимости» - выбираем: Начисление амортизации (пункт «Начисление износа» выбирают только не коммерческие организации для некоторых видов основных средств). После выбора в поле «Порядок погашения стоимости» значения «Начисление амортизации», ниже этого поля появится новый раздел «Параметры начисления амортизации». Заполним поля:

-«Счет начисления амортизации» - оставляем: 02.01 «Амортизация основных средств, учитываемых на счете 01»;

- флажок «Начислять амортизацию» - устанавливаем во включенное состояние (иначе бухгалтерская амортизация начисляться не будет);

- «Способ начисления амортизации» - выбираем: Линейный способ.

После выбора в поле «Способ начисления амортизации» - значения «Линейный способ», ниже этого поля появится еще два поля для линейного способа начисления амортизации. В поле «Срок полезного использования (в месяцах)» печатаем: 37. Правее появится надпись в скобках: 3 года 1 мес.

График амортизации по году нужен для тех объектов основных средств, которые часть года работают, а остальное время – нет. Оставляем поле «График амортизации по году» незаполненным.

Вводим данные на закладку «Налоговый учет». Переключаемся на закладку «Налоговый учет». Заполнение полей закладки «налоговый учет» похоже на только что рассмотренное заполнение полей закладки «Бухгалтерский учет». Необходимо обратить внимание, что реквизиты налогового отчета могут отличаться от реквизитов закладки бухгалтерского учета (в нашем случае реквизиты совпадают). Заполним поля закладки «Налоговый учет»

- «Счет учета» - оставляем: 01.01 «основные средства в организации»;

- «Порядок включения стоимости в состав расходов» - выбираем: Начисление амортизации. После выбора в поле «Порядок включения стоимости в состав расходов» значения «Начисление амортизации», ниже этого поля появится раздел «Параметры начисления амортизации».

В разделе «Параметры начисления амортизации» заполним поля или оставим введенные программой обычные значения:

- «Счет начисления амортизации» - оставляем: 02.01 «амортизация основных средств, учитываемых на счете 01»;

- флажок «Начислять амортизацию» - устанавливаем во включенное состояние (иначе налоговая амортизация начисляться не будет);

- «Срок полезного использования, мес.» - печатаем: 37;

- «Специальный коэффициент» - оставляем: 1,00

В форме документа нажимаем в нижней командной панели на кнопку «ОК».

Кроме того, нужно создать еще документ «Принятие к учету ОС» для второго компьютера. Проще всего в форме списка документов «Принятие к учету ОС» выделить только что созданный документ. И нажать в командной панели слева на кнопку «Добавить копированием» или на клавишу F9. Откроется форма нового скопированного документа, в которой достаточно изменить значения полей:

- на закладке «Основные средства» в разделе «Основные средства», в единственной строке табличной части, в колонке «Основное средство» - выбираем: Компьютер 2 для бухгалтерии;

- на закладке «Общие сведения» в поле снизу «Способы отражения расходов по амортизации» - выбираем: Бухгалтерия;

- на закладке бухгалтерский учет – выбираем: бухгалтерия

и нажимаем в нижней командной панели на кнопку «ОК». Приложение 10

Проводки документа «Принятие к учету ОС». В форме списка документов «Принятие к учету ОС» выделяем первый документ, и нажатием в командной панели правее центра на кнопку «Перейти в раскрывшемся списке выделяем пункт «Движения документа по регистрам».На экране появится отчет по движениям выделенного документа « Принятие к учету ОС».

В отчете по движениям документа видим одну бухгалтерскую и такую же налоговую проводки:

ДТ 01.01 «Основные средства организации»

Кт 08.04 «Приобретение объектов ОС», т.е. поступил по счету объект ОС (дебет) и списана номенклатура, накопившая затраты по приобретению этого объекта ОС (кредит). Субконто по субсчету 01.01 - один: основное средство; нет количества (т.к. по каждому объекту ОС – отдельный учет). Субконто по счету 08.04 – два: номенклатура и склад; есть количество. Проверить сумму проводки можно с помощью отчета «Карточка субконто» для номенклатуры «Приобретение компьютеров». Сначала два документа «Поступление товаров и услуг» формируют проводку для поступления суммы и количества по этому субконто - текущее сальдо по субконто возрастает. Два документа «Принятие к учету ОС» (для двух компьютеров) формируют проводки, приводящие к уменьшению текущего сальдо до нуля, т.е. накопленная по номенклатуре «Приобретение компьютеров» сумма затрат переносится на счет ОС 01.01.

Начисление амортизации по основным средствам: амортизация начисляется ежемесячно, начиная со следующего месяца после принятия к учету, - документом «Закрытие месяца». Документ выполняет ряд операций, которые необходимо выполнить в конце месяца.

Так как наши два компьютера были приняты к учету в январе 2009, то амортизация по ним начисляется с февраля 2009 г.

В отчете по движениям документа видим три проводки одного содержания «Начислена Амортизация». У них по дебету – счета расходов, по кредиту – счет 02.01 «Амортизация основных средств, учитываемых на счете 01», т.е. в проводках начисляются расходы (дебет) при начислении амортизации основных средств (кредит). Субконто по счету 02.01 – один: объект основных средств.

В первой и третьей проводках: Дт 26 «Общехозяйственные расходы», по которому два субконто: подразделение и статья затрат.

Во второй проводке: Дт 44.01 «Издержки обращения в организациях, осуществляющих торговую деятельность»; по которому – один субконто: статья затрат.

В первой и во второй проводках субконто кредита – «Компьютер 1 для руководства и сбыта», в третьей компьютер 2 для бухгалтерии.

Проверим суммы проводок. Принятие к учету компьютера «Компьютер 1 для руководства и сбыта» было отображено в бухгалтерской проводке по первоначальной стоимости: 14 830,51. В программе был задан линейный способ начисления амортизации и срок полезного использования 37 мес. Сумма амортизации по компьютеру за месяц: 14 830,51/37 = 400,82

Именно такая сумма амортизации по компьютеру 2 для бухгалтерии» в третьей проводке, т.к. он такой же как и первый компьютер. Приложение 10

Но для первого компьютера был назначен способ отражения расходов по амортизации «Руководству/сбыту». Который был определен так: 0,6 для руководства; 0,4 для сбыта. При умножении суммы амортизации 400,82: на 0,6 получим 240,49, что равно сумме первой проводки; на 0,4 – получим 160,33, т.е. сумму второй проводки.

По приему объектов основных средств в учете ОАО «Горизонт» заполняются:

Акт о приеме-передаче здания (сооружения), форма №ОС-1а Приложение11.

Акт о приеме передаче групп объектов основных средств (корме зданий, сооружений), форма №ОС-1б Приложение12.

3 Модернизация и реконструкция основных средств

Объекты основных средств могут быть модернизированы или реконструированы. Согласно ПБУ 6/01 и статьям 257, 258 НК РФ в результате модернизации или реконструкции у объектов основных средств может измениться первоначальная стоимость и срок полезного использования.

Документ "Модернизация ОС" предназначен для отражения в учете модернизации (реконструкции) основных средств для целей бухгалтерского и налогового учета, а так же для включения в стоимость оборудования комплектующих, требующих монтажа и расходов, формирующих первоначальную стоимость объектов основных средств.

Ввод документа осуществляется путем выбора пункта «Модернизация ОС» из подменю «Учет ОС» меню «Документы» главного меню программы.

На закладке «Основные средства» указываются объекты основных средств, которые модернизируются (реконструируются). В одном документе указываются только однотипные объекты основных средств, у которых одинаковый срок полезного использования. В противном случае для разных объектов ОС следует вводить отдельные документы.

Для более быстрого заполнения табличной части документа однотипными объектами, имеющими одинаковые наименования можно воспользоваться кнопкой «Заполнить». Если в табличной части документа выбран хотя бы один объект из группы однотипных объектов, то по кнопке «Заполнить» табличная часть документа будет заполнена всеми объектами, имеющими такое же наименование как у уже выбранного.

В реквизите «Объект внеоборотных активов» выбирается объект внеоборотных активов, в первоначальную стоимость которого необходимо включить стоимость оборудования и комплектующих. Выбор производится из справочника «Объекты строительства».

В реквизите «Статья затрат на строительство» указывается статья учета затрат на монтаж объекта ОС из справочника «Статьи затрат на строительство».

В реквизите «Склад» выбором из справочника «Места хранения» указывается склад, откуда списываются требуемые для монтажа оборудование и комплектующие.

Табличная часть документа заполняется номенклатурой и количеством переданных в монтаж оборудования и комплектующих.

В шапке документа вносятся сведения об объекте строительства, с которого списываются затраты по модернизации, для бухгалтерского и налогового учета - счет учета затрат, а так же суммы модернизации, отдельно для каждого из видов учета.

Учет ОС – Модернизация ОС (Новый);

Событие – Добавить – Вид события – модернизация кондитерской линии;

Объект – кондитерская линия;

Ответственный: Абдулов Юрий Владимирович

Сумму модернизации можно получить автоматически - при нажатии кнопки "Рассчитать суммы" суммы модернизации заполнятся автоматически по данным учета на момент формирования документа. При необходимости эти суммы можно откорректировать вручную.

Вкладка ОС: - Добавить – Линия кондитерская;

Новый срок использования 10;

Фактический срок использования 5;

Остаточный срок использования 5;

Новый объем работ 20;

Фактический объем работ 15;

Остаточный объем работ 5;

Стоимость (БУ) 25 000;

Сумма модернизации (БУ) 5000;

В т.ч. хоз. Способом 2 500;

Факт. амортиз. (БУ) 10 000;

Амортизация за месяц (БУ) 1 500;

Ост. стоимость (БУ) 18 500;

% год. Амортизации (БУ) 20;

Коэфф. ускорения (БУ) 0,60;

Новый срок исп. (НУ) 5;

Стоимость (НУ) 25 000;

Сумма модернизации (НУ) 5000;

В т.ч. хоз. Способом 2 500;

Общая сумма (НУ) 30 000;

Сумма модерн. (ПР) 15 000;

В т.ч. хоз. способом (ПР) 2 500;

Сумма модерн. (ВР) 7 000;

В т.ч. хоз. способом (ВР) 1 500;

Стоимость (ПР) 8 000;

Факт. амортизация (ПР) 1000.

При автоматическом заполнении суммы модернизации распределяются равными долями по всем объектам, перечисленным в табличной части.

После формирования списка основных средств необходимо воспользоваться кнопкой "Заполнить" для заполнения табличной части  информацией об объектах основных средств по данным учета, существующим на момент введения документа а также для распределение сумм модернизации.

Продолжаем заполнять документ:

Вкладка бухгалтерский и налоговый учет:

Бухгалтерский учет:

Счет (БУ) 08.03;

Общая сумма 25 000;

В т.ч. хоз. способом 2500;

Налоговый учет:

Счет (НУ) 08.03;

Общая сумма (НУ): 30 000; в т.ч хоз. способом 2 500

Общая сумма (ПР): 15 000; в т.ч хоз. способом 1 500

Общая сумма (ВР): 7 000; в т.ч хоз. способом 1 000

Сумма амортизационной премии будет включена в состав расходов автоматически при первом начислении амортизации исходя из изменившейся первоначальной стоимости данного основного средства документом «Закрытие месяца».

Оформленный документ «Модернизация» выглядит следующим образом:

В качестве объекта учета расходов по модернизации указывается объект внеоборотных активов, по которому на счете 08.3 «Строительство объектов основных средств» отражены затраты по модернизации объектов основных средств. Затраты по модернизации для целей налогового учета должны быть отражены на счете Н 01.09 «Строительство объектов основных средств» по тому же объекту внеоборотных активов, что и в бухгалтерском учете.

В реквизите «Общая сумма расходов по модернизации» необходимо указать общую сумму расходов по модернизации всех, указанных в документе, объектов основных средств. Сумма может быть заполнена автоматически на основании данных по счету 08.3 «Строительство объектов основных средств». Для этого необходимо воспользоваться кнопкой «Расходы по счету 08.3». Для целей налогового учета аналогичный реквизит автоматически заполняется по кнопке «Расходы по счету Н 01.09» на основании данных по счету Н 01.09 «Строительство объектов основных средств».

В реквизите срок полезного использования указывается срок полезного использования модернизированных объектов с момента принятия их к учету. Если в результате модернизации срок полезного использования не изменился, то в реквизите необходимо указать, тот срок, который был до модернизации.

Если модернизируются (реконструируются) объекты, для которых амортизация начисляется пропорционально выпущенной продукции (работ, услуг), то необходимо указать общий объем выпуска продукции (работ, услуг) с учетом модернизации  (реконструкции) объектов. При проведении документа эти сведения записываются в регистр и используются документом "Закрытие Месяца" при начислении амортизации в месяце, следующем за месяцем отражения модернизации.

Амортизационная премия: при отражении расходов на модернизацию основного средства предусмотрена возможность определить размер так называемой амортизационной премии (п. 1.1 ст. 259 НК РФ). Амортизационная премия – это часть общей суммы расходов на модернизацию (не более 10%), которую разрешается списать на расходы при первом начислении амортизации  исходя из изменившейся первоначальной стоимости данного основного средства. При этом дальнейшее начисление амортизации происходит исходя из изменившейся первоначальной стоимости основного средства, уменьшенной на сумму амортизационной премии.

Для включения амортизационной премии в состав расходов необходимо установить флажок: Включить амортизационную премию в состав расходов (п. 1.1 ст. 259 НК РФ). На закладке Основные средства в колонке Сумма амортизационной премии (НУ) указывается сумма амортизационной премии для каждого модернизируемого основного средства. На закладке Амортизационная премия указывается Счет учета затрат и соответствующая ему аналитика для отнесения расходов по амортизационной премии. Порядок учета расходов по амортизационной премии определяется в учетной политике организации, на закладке Налоговый учет. По умолчанию расходы по амортизационной премии учитываются отдельно от расходов на амортизацию, однако существует возможность учитывать амортизационную премию на тех же счетах налогового учета, что и амортизацию. В этом случае указывать счет учета расчетов по амортизационной премии не требуется.

По кнопке «Акт ОС-3» формируется печатная форма акта о приеме-передаче отремонтированных, реконструированных, модернизованных объектов основных средств. Приложение 13

При проведении документ общую сумму расходов по модернизации распределяет по модернизированным объектам основных средств проводками в дебет счета 01.1 «Основные средства в организации» в корреспонденции со счетом 08.3 «Строительство объектов основных средств».

Для целей налогового учета сумма расходов распределяется по объектам проводками в дебет счета Н 05.01 «Первоначальная стоимость основных средств» в корреспонденции со счетом Н01.09 «Строительство объектов основных средств».

При проведении по модернизированным объектам в справочнике «Основные средства» устанавливается признак модернизации объекта, сумма первоначальной стоимости увеличивается на сумму расходов по модернизации и записывается указанный в документе срок полезного использования.

4 Перемещение основных средств

В процессе эксплуатации основные средства могут передаваться из одного подразделения в другое, менять свое назначение (производственные и непроизводственные и наоборот). Для автоматизации учетной операции предназначен документ «Перемещение ОС» из подменю «Учет ОС» меню «Документы» главного меню программы.

Документ "Перемещение ОС" предназначен для установки нового значения материально-ответственного лица и подразделения для перечня основных средств по бухгалтерскому учету. В реквизите табличной части на закладке «Основные средства» указываются основные средства, реквизиты которых необходимо изменить.

Для более быстрого заполнения табличной части документа однотипными объектами, имеющими одинаковые наименования необходимо воспользоваться кнопкой «Заполнить». Если в табличной части документа выбран хотя бы один объект из группы однотипных объектов, то по кнопке «Заполнить» табличная часть документа будет заполнена всеми объектами, имеющими такое же наименование как у уже выбранного. Данный документ не формирует никаких проводок, он лишь изменяет значение периодических реквизитов «Подразделение», «Счет затрат», «Производственное» и «Начислять амортизацию». Следует отметить, что в соответствии с установленным порядком акт по форме ОС-1 оформляется не только при поступлении основных средств, но при перемещении и выбытии. Поскольку они должны иметь сквозную нумерацию, в соответствующих документах «1С: Бухгалтерии» используется единая нумерация.

Значения реквизитов основных средств на момент до перемещения можно посмотреть на закладках «Перемещение», «Бухгалтерский учет», «Налоговый учет», там же можно указать новые значения после перемещения.

Итак, заполняем документ:

Учет «ОС и НМА» – Перемещение ОС

Организация: ОАО «Горизонт» - заполняется автоматически;

Событие: Справочник – События с ОС – Действия – Добавить – Вид события: Внутреннее перемещение;

Подразделение: цех пекарни – заполняем из справочника;

МОЛ: Ларионова Светлана Викторовна;

Вкладка ОС: Добавить – Смеситель СКЛ 200.

Реквизиты

Подразделение. Подразделение выбирается из справочника "Подразделения организаций". Это подразделение, в котором числится основное средство по бухгалтерскому учету. При начале выбора подразделения открывается список подразделений только той организации, которая указана в документе. Если основное средство может использоваться в разных подразделениях и амортизация по нему может начисляться на затраты этих подразделений. В этом случае подразделения, на которые будут относиться расходы по амортизации, будут указываться при описании способов отражения расходов по амортизации в справочнике "Способы отражения расходов по амортизации". А в текущем реквизите следует указать подразделение, за которым основное средство будет числиться.

МОЛ. Материально-ответственное лицо выбирается из списка работников выбранной организации. При этом открывается форма для выбора работников, которые на момент оформления документа приняты на работу в организацию. Если подразделение заполнено, то в форме выбора работника показывается список работников только выбранного подразделения организации.

При оформлении документа данные о МОЛ и подразделении можно не указывать. Это означает, что местонахождение основных средств неопределенно.

При проведении документа данные записываются в регистр сведений "Местонахождение ОС Бухгалтерский Учет". При этом обязательно заполнение поля "Организация". Проводки по бухгалтерскому учету не формируются.

После заполнения реквизитов экранной формы документа следует распечатать накладную на перемещение объектов (кнопка «Акт ОС-2» на закладке «Основные средства») и сохранить документ (кнопка Ок). Приложение 14.

5 Передача оборудования в монтаж

Документ «Передача оборудования в монтаж» предназначен для включения стоимости оборудования и комплектующих, требующих монтажа, в расходы, формирующие первоначальную стоимость объектов основных средств. В реквизите «Объект внеоборотных активов» выбирается объект внеоборотных активов, в первоначальную стоимость которого необходимо включить стоимость оборудования и комплектующих. Выбор производится из справочника «Объекты строительства». В реквизите «Статья затрат на строительство» указывается статья учета затрат на монтаж объекта ОС из справочника «Статьи затрат на строительство».

В реквизите «Склад» выбором из справочника «Места хранения» указывается склад, откуда списываются требуемые для монтажа оборудование и комплектующие.

Табличная часть документа заполняется номенклатурой и количеством переданных в монтаж оборудования и комплектующих.

Заполним документ передача оборудования в монтаж:

Учет ОС – Передача оборудования в монтаж – Добавить - Передача оборудования в монтаж (новый);

Организация: ОАО «Горизонт» - вводится автоматически;

Объект строительства: Линия кондитерская – из справочника;

Статья затрат: расходы по реконструкции объекта;

Отражать в налоговом учете: ставим флажок;

Склад: основной склад.

Счет (БУ): 08.03

Счет (НУ): 08.03

Вкладка оборудование – добавить – линия кондитерская (из справочника);

Количество: 1;

Счет учета (БУ) 08.04;

Счет учета (НУ) 08.04;

Ответственный: Абдулов Юрий Владимирович;

Комментарий: расходы по реконструкции смесителя.

Запомнить – ОК – Печать – форма ОС-15.

После проведения по кнопке «Акт ОС-15» можно сформировать печатную форму «Акта о приемке оборудования» по типовой межотраслевой форме № ОС -15. При проведении документа автоматически формируются проводки по дебету субсчета 08.3 «Строительство объектов основных средств» и кредиту счета 07 «Оборудование к установке» на сумму средней стоимости выбранного количества оборудования в организации. Документ вводится в момент передачи оборудования в монтаж. Приложение 15.   

В процессе монтажа и испытания объекта были выявлены дефекты, составляем "Акт о выявленных дефектах оборудования" (форма N ОС-16). Приложение 16.

6 Подготовка к передаче основного средства

Если сделка по передаче основного средства подлежит государственной регистрации, то перед тем, как продать основное средство, передать в виде вклада в уставный (складочный) капитал или передать его безвозмездно, в типовой конфигурации необходимо ввести документ «Подготовка к передаче ОС».

Выбывающие объекты выбираются из справочника «Основные средства» (реквизит табличной части «Основные средства»).

При этом в одном документе следует указывать только однотипные объекты основных средств, которые имеют одинаковую балансовую стоимость, одинаковые суммы начисленной амортизации. В противном случае для разных объектов ОС следует вводить отдельные документы.

При проведении документа по каждой строке будут сформированы проводки:

- по доначислению амортизации, если это необходимо;

- по списанию амортизационных начислений в дебет счета 02 «Амортизация основных средств» с кредита счета 01.2 «Выбытие основных средств».

- в дебет счета 01.2 «Выбытие основных средств» с кредита счета 01.1 «Основные средства в организации».

Итак, заполняем документ «Передача ОС»:

ОС – Подготовка к передаче ОС – События – Добавить – Передача ОС;

Закладка передача ОС:

Организация: ОАО «Горизонт» - вводится автоматически;

Событие: Передача ОС – из справочника;

Подразделение: цех пекарни;

Договор: Основной договор;

Документ подготовки: подготовка к передаче ОС;

Вкладка ОС:

Смеситель СКЛ 500

Стоимость (БУ) 12 000;

Ост. стоимость (БУ) 2000;

Амортизация (износ) (БУ) 10 000;

Стоимость (НУ) 10 000;

Выбывающие объекты выбираются из справочника "Основные средства".
Для каждого объекта основных средств указывается текущая балансовая стоимость, сумма накопленной на начало месяца амортизации, расчетная сумма амортизации, которая должна быть доначислена за текущий месяц.

При проведении документа по каждой строке будут сформированы проводки по бухгалтерскому и налоговому учету (если в документе указано что он отражается в этих видах учета):
• по доначислению амортизации, если это необходимо;
• по списанию амортизационных начислений и балансовой стоимости на счет 01.09 "Выбытие основных средств".

Амортизационная премия: В колонке Сумма амортизационной премии, включаемая в расходы (НУ), указывается сумма амортизационной премии, которая в последствии включается в состав расходов при доначислении амортизации по готовящемуся к передаче основному средству. Это может потребоваться, например, если в месяце, предшествующем проведению подготовки к передаче, была проведена модернизация основного средства, и принято решение часть расходов на модернизацию включить в расходы в качестве амортизационной премии.

Дополнительно в регистрах сведений снимается флажок: начисления амортизации по перечисленным в документе объектам учета.

Доначисленная амортизация распределяется по регистрам учета затрат, аналогично документу "Закрытие месяца".

После того, как необходимые регистрационные документы получающей стороной получены, формируется документ «Подготовка к передаче ОС» печатной формы не имеет.

7 Передача основного средства

При продаже основных средств, передаче их в виде вклада в уставный (складочный) капитал или безвозмездной передаче в типовой конфигурации необходимо использовать документ «Передача основного средства».

Документ предназначен для оформления продажи основных средств. Документ отражается по бухгалтерскому и налоговому учету. При проведении документа выполняется несколько операций:

доначисление амортизации за месяц выбытия;

списание основного средства с учета;

отражение задолженности по взиморасчетам.

Если до этого момента был оформлен документ "Подготовка к передаче ОС", то в реквизите "Документ передачи" следует указать соответствующий документ. В этом случае доначисление амортизации привязано именно к документу "Подготовка к передаче ОС" и в текущем документе повторно выполняться не будет.

В верхней части экранной формы указываются номер (реквизит Акт передачи основных средств №») и дата (реквизит «от») акта на выбытие основного средства с учета. Документ имеет две закладки.

Закладка «Подготовка к передаче». Выбывающие основные средства выбираются из справочника «Основные средства» и указываются в реквизите табличной части «Основные средства».

При этом в одном документе следует указывать только однотипные объекты основных средств, которые имеют одинаковую балансовую стоимость, одинаковые суммы начисленной амортизации. В противном случае для разных объектов ОС следует вводить отдельные документы.

Для более быстрого заполнения табличной части документа однотипными объектами, имеющие одинаковые наименования необходимо воспользоваться кнопкой «Заполнить». Если в табличной части документа выбран хотя бы один объект из группы однотипных объектов, то по кнопке «Заполнить» табличная часть документа будет заполнена всеми объектами, имеющими такое же наименование как у уже выбранного.

Если основные средства были подготовлены к передаче документом «Подготовка к передаче основного средства», переключатель «подготовка к передаче основного средства» следует установить в положение «Произведена документом», после чего выбрать необходимый документ из журнала.

Если документ «Подготовка к передаче основного средства» для данного документа не вводился, то переключатель следует установить в положение «Производится при выбытии».

Если нажать на кнопку «Показать», то справочно показывается балансовая стоимость и сумма амортизации по объекту.

Закладка «Передача». Науказанной закладке заполняется ряд реквизитов. В реквизите «Причина выбытия» выбирается одно из значений:

- продажа;

- безвозмездная передача;

- вклад в уставный капитал;

- передача по договору простого товарищества;

- передача в доверительное управление.

Реквизит «Статья прочих доходов и расходов» заполняется выбором из справочника «Прочие доходы и расходы».

В реквизитах «Покупатель» и «Договор» соответственно указываются покупатель, которому передается основное средство и договор по которому осуществляется данная операция.

В группе реквизитов «Стоимость передачи одного объекта» также заполняется ряд реквизитов.

В реквизите «Цена реализации» нужно указать договорную цену. В некоторых случаях в соответствии с налоговым законодательством НДС, уплаченный при приобретении основных средств, не возмещается из бюджета. При продаже таких основных средств уплате в бюджет подлежит разница между суммой налога, предъявленной покупателю при продаже основных средств, и суммой налога, не возмещенной в установленном порядке из бюджета. Для правильного начисления НДС, подлежащего уплате в бюджет в этом случае, в экранной форме следует снять флажок «НДС при постановке на баланс возмещен».

При проведении документа автоматически формируются проводки по выбытию основных средств.

Заполняем документ Передача основных средств:

Реквизиты шапки документа

Организация. Организация, по учету которой проводится операция: ОАО «Горизонт»

Контрагент. Контрагент - покупатель основного средства: ИП «Сириус»

Договор. Договор с контрагентом - устанавливаем вид договора – основной договор "с покупателем"

Документ подготовки: договор подготовки основного средства к продаже.

Событие: Продажа ОС – из справочника

Подразделение: цех пекарни

Состояние. Состояние основного средства, в которое оно переводится, например, "продано". У состояния устанавливаем вид "снято с учета". Табличная часть "основные средства". В табличной части уставливается перечень продаваемых основных средств. Для каждого основного средства устанавливается цена продажи (реквизит "Стоимость"), сумма НДС, ставка НДС. Стоимость продажи указывается в валюте документа, выбор валюты документа выполняется в форме "Цены и валюта".

Для каждого вида учета заполняются по кнопке "Заполнить" стоимостные данные по основному средству:

Стоимость - стоимость основного средства на момент продажи;

Амортизация - амортизация, начисленная за весь период эксплуатации основного средства;

Остаточная стоимость - разница между стоимостью и начисленной амортизацией;

Амортизация за месяц - сумма амортизации, которая должна быть начислена за месяц, в котором отражается операция продажи.

Для быстрого заполнения табличной части однотипными объектами основных средств, имеющими одинаковые наименования, нужно ввести в табличную часть хотя бы один такой объект. Затем следует воспользоваться кнопкой. Заполнить в командной панели табличной части. При выборе в выпадающем меню пункта По наименованию табличная часть будет заполнена объектами основных средств, имеющими такое же наименование, как у введенного первоначально.

Заполняем вкладку ОС:

Смеситель СКЛ 500

Стоимость (БУ) 12 000

Ост. стоимость (БУ) 2 000

Амортизация (износ) (БУ) 10 000

Стоимость (НУ) 10 000

Амортизация (НУ) 10 000

Амортизационная премия: в колонке Сумма амортизационной премии, включая в расходы (НУ) необходимо указать сумму амортизационной премии, которая будет включена в состав расходов при доначислении амортизации по передаваемому основному средству. Это может потребоваться, например, если в месяце, предшествующем передаче основного средства, была проведена его модернизация, и принято решение часть расходов на модернизацию включить в расходы в качестве амортизационной премии. Порядок учета расходов по амортизационной премии определяется в учетной политике организации, на закладке Налоговый учет. По умолчанию расходы по амортизационной премии учитываются отдельно от расходов на амортизацию. В этом случае указывать сумму амортизационной премии при списании основного средства не требуется.

Заполняем вкладку счета учета расчетов:

Счет учета расчетов с контрагентами 62.01

Счет учета расчетов по авансам 62.02

Заполняем вкладку дополнительно:

Грузоотправитель ОАО «Горизонт»

Грузополучатель ОАО «Сириус»

Ответственный Петрова Марианна Александровна

После заполнения всех необходимых реквизитов документа нужно распечатать акт на выбытие (кнопка «Акт ОС-1»), а документ сохранить (кнопка «ОК») и после утверждения, провести. Приложение 17.

8 Списание основных средств

При выбытии основного средства в связи с моральным и физическим износом, а также при ликвидации в связи с чрезвычайной ситуацией следует использовать документ «Списание ОС». Документ «Списание ОС» предназначен для отражения в учете выбытия основного средства в связи с моральным и физическим износом, а также при ликвидации в связи с чрезвычайной ситуацией.

бухгалтерскому учету;

налоговому учету.

Выбывающие объекты выбираются из справочника "Основные средства".

Для каждого объекта основных средств указывается текущая балансовая стоимость, сумма накопленной на начало месяца амортизации, расчетная сумма амортизации, которая должна быть доначислена за текущий месяц.

В документе нужно указать причину списания, от этого будет зависеть на какой счет относить остаточную стоимость списываемых объектов.

Если нажать на кнопку «Показать», то справочно показывается балансовая стоимость и сумма амортизации по объекту.

Табличная часть документа заполняется списываемыми объектами основных средств. При этом в одном документе следует указывать только однотипные объекты основных средств, которые имеют одинаковую балансовую стоимость, одинаковые суммы начисленной амортизации. В противном случае для разных объектов ОС следует вводить отдельные документы.

После формирования списка основных средств, подготавливаемых к передаче необходимо воспользоваться кнопкой "Заполнить" для заполнения табличной части  информацией об объектах основных средств по данным учета, сумма амортизации за текущий месяц определяется расчетным путем в документе.

Для быстрого заполнения табличной части однотипными объектами основных средств, имеющими одинаковые наименования, нужно ввести в табличную часть хотя бы один такой объект. Затем следует воспользоваться кнопкой Заполнить в командной панели табличной части. При выборе в выпадающем меню пункта По наименованию табличная часть будет заполнена объектами основных средств, имеющими такое же наименование, как у введенного первоначально.

Отражение в бухгалтерском учете: если основное средство было списано на затраты организации при принятии к учету, устанавливается флаг "Списано при принятии (БУ)".

При списании с учета каждого из перечисленных в табличной части основных средств для объектов, которые не были списаны на расходы при принятии к учету, формируются проводки:

• по доначислению амортизации, если это необходимо;
• по списанию амортизационных начислений и балансовой стоимости на счет 01.09 "Выбытие основных средств".
• по списанию остаточной стоимости объекта на указанный в форме счет учета расходов. 

Дополнительно в регистрах сведений снимается флаг начисления амортизации по перечисленным в документе объектам учета.

Доначисленная амортизация распределяется по регистрам учета затрат, аналогично документу "Закрытие месяца".

В налоговом учете списание основных средств отражается так же, как и в бухгалтерском.

В качетсве счета учета расходов при списании основных средств по налоговому учету по умолчанию предлагается счет 91.02.07 "Внереализационные расходы". 

Амортизационная премия: в колонке Сумма амортизационной премии, включается в расходы (НУ) необходимо указать сумму амортизационной премии, которая будет включена в состав расходов при доначислении амортизации по списываемому основному средству. Это может потребоваться, например, если в месяце, предшествующем списанию основного средства, была проведена его модернизация, и принято решение часть расходов на модернизацию включить в расходы в качестве амортизационной премии. Порядок учета расходов по амортизационной премии определяется в учетной политике организации, на закладке Налоговый учет. По умолчанию расходы по амортизационной премии учитываются отдельно от расходов на амортизацию. В этом случае указывать сумму амортизационной премии при списании основного средства не требуется.

Итак, создаем документ Списание ОС:

Учет ОС и НМА – Списание ОС. Организация: ОАО «Горизонт» - вводится автоматически; Событие: списание ОС; Счет (БУ) 91.02 Счет (НУ) 91.02.3. Отражать в налоговом учете – ставим флажок; Ответственный: Петрова Марианна Александровна; Причина: Неустранимая поломка; Субконто (БУ): Доходы (расходы), связанные с ликвидацией объекта ОС; Субконто (НУ): Доходы (расходы), связанные с ликвидацией объекта ОС; Добавить – Смеситель СКЛ 500 Стоимость (БУ) 12 000; Остаточная стоимость (БУ) 2 000; Амортизация (износ) 10 000; Стоимость (НУ) 10 000; Амортизация (НУ) 10 000.

При списании основного средства необходимо оформить акт по форме ОС-4. Для этого следует нажать на кнопку «Акт ОС-4» и распечатать документ Приложение18. При проведении документа (кнопка «ОК») автоматически формируются проводки по списанию.

При списании с учета основных средств формируются проводки:

- по доначислению амортизации, если это необходимо;

- по дебету счета 01.2 «Выбытие основных средств» стоимости выбывающего объекта;

- списание остаточной стоимости объекта по дебету счета 99 «Прибыли и убытки» (если причина списания «В связи с чрезвычайными обстоятельствами) или по дебету счета 91.2 «Прочие расходы» (причина списания «Списание по прочим причинам»).

В учете ОАО «Горизонт» по списанию основных средств используются так же

Акт о списании автотранспортных средств форма № ОС-4а Приложение 19.

Акт о списании групп объектов основных средств форма № ОС-4б Приложение 20.

9 Отчет "Инвентарная книга ОС"

По учету наличия и движения объектов основных средств в ОАО «Горизонт» используются: инвентарная карточка учета объекта основных средств форма №ОС-6 Приложение 21. инвентарная карточка группового учета объектов основных средствформа №ОС-6а Приложение 22. Инвентарная книга учета объектов основных средств по форме ОС-6б используется ОАО «Горизонт» для учета наличия объектов основных средств, а также их движения внутри организации. Инвентарная книга ведется в бухгалтерии организации в одном экземпляре.Записи в инвентарной книге делаются на основании следующих документов:

Принятие к учету ОС

Перемещение ОС

Передача ОС

Списание ОС

Инвентарная книга может быть сформирована за любой период, а также без указания периода (в этом случае в книгу попадает информация за весь период деятельности организации).

При формировании инвентарной книги доступны два вида отбора. Во-первых, можно выбрать подразделение (в инвентарную книгу попадут записи по основным средствам, относящихся к выбранному подразделению). Во-вторых, можно задать отбор по материально-ответственному лицу (в этом случае будут отобраны операции только с теми ОС, которые числятся за выбранным МОЛ). Используя отбор, можно построить инвентарную книгу по каждому подразделению и (или) материально-ответственному лицу организации.

Наконец, существует возможность выбрать лицо, ответственное за заполнение книги. Его должность, фамилия и инициалы, а также табельный номер будут отражены на первой странице инвентарной книги. Эта возможность отключается, если установлен отбор по материально-ответственному лицу, поскольку оно и будет являться ответственным за ведение инвентарной книги.

Отчет «Инвентарная книга ОС» вызывается из меню «Отчеты» - «Специализированные» - «Инвентарная книга ОС». Приложение 23.

Из меню «Журналы» - «Инвентаризация ОС», войдя в документ инвентаризация ОС можно сформировать и распечатать:

Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации форма № ИНВ-22.Приложение 24

Инвентаризационную опись основных средств форма № ИНВ-1.

Приложение 25.

Сличительную ведомость результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов форма № ИНВ-18. Приложение 26.

10 Отчет "Ведомость амортизации ОС"

В отчете "Ведомость амортизации ОС" можно вывести данные о начисленной за период амортизации основных средств. В отчете также можно установить быстрый отбор по основным средствам. Данные об амортизации выводятся по данным бухгалтерского учета. Отчет «Ведомость амортизации ОС» вызывается из меню «Отчеты» - «Специализированные» - «Ведомость амортизации ОС». Приложение 27

Помимо отчета "Ведомость амортизации ОС" в меню «Отчеты» можно сформировать:

Оборотно-сальдовую ведомость по счету 01.01 Приложение 28

Оборотно-сальдовую ведомость по счету 02.01 Приложение 29

Оборотно-сальдовую ведомость по счету 08 Приложение 30

Заключение

Госкомстатом России постановлением от 21.01.03 N 7 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств" утверждены новые формы по учету основных средств, которые должны применяться юридическими лицами всех форм собственности, кроме кредитных и бюджетных организаций. Прежние формы учета основных средств, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.97 N 71а, упразднены. Количество применяемых форм по учету основных средств увеличилось: раньше их было 8, теперь - 14.
     Формы по учету основных средств (ОС) включают в себя документы:
     1 По приему (формы N ОС-1, ОС-1а, ОС-1б, ОС-3).
   - "Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)" (форма N ОС-1);
     - "Акт о приеме-передаче здания (сооружения)" (форма N ОС-1а);
     - "Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)" (форма N ОС-1б).
     В унифицированных формах для каждого основного средства проставляется номер амортизационной группы в соответствии с положениями Налогового кодекса РФ.
     Эти документы оформляются:
     - если основные средства не требуют монтажа, то в момент их приобретения;
     - если необходимы монтажные работы, то после приема основных средств из монтажа и сдачи в эксплуатацию (см. описание форм N ОС-14, ОС-15, ОС-16).
     Указанными документами оформляется любая операция поступления основных средств в организацию по договорам купли-продажи, мены имущества, дарения, финансовой аренды и
     Названные документы утверждаются руководителями организации-получателя и организации-сдатчика по крайней мере в двух экземплярах. К акту прилагается также техническая документация по соответствующему объекту.
     Реквизит "Государственная регистрация прав" заполняется только в случае сделок с недвижимым имуществом, в формах N ОС-1 и ОС-1б не заполняется.
На основании оформленных актов данные о включении объекта в состав основных средств вносятся в инвентарные карточки (книгу) по формам N ОС-6, ОС-6а, ОС-6б.
 2. По внутреннему перемещению (форма N ОС-2).
   Форма N ОС-2 используется при перемещениях объектов основных средств внутри организации из одного структурного подразделения в другое.
     В документе перечисляются названия всех перемещаемых основных средств с указанием их инвентарного номера, даты приобретения, количества и стоимости.
     Данные о перемещении объектов основных средств вносятся в инвентарные формы N ОС-6, ОС-6а, ОС-6б.

 3. Для приемки объектов основных средств после восстановительных работ используется форма N ОС-3 "Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств".

4. По списанию (формы N ОС-4, ОС-4а, ОС-4б)
   Списание автотранспорта оформляется формой N ОС-4а. При этом в бухгалтерию вместе с актом сдается документ, подтверждающий снятие автотранспорта с учета в Государственной инспекции безопасности дорожного движения МВД РФ.
     Для всех остальных объектов основных средств используют две формы:
     - ОС-4 - для списания одного объекта ОС;
     - ОС-4б - для одновременного списания нескольких объектов.
     Акты на списание оформляются в двух экземплярах, подписываются членами комиссии и утверждаются руководителем организации.
     Затраты по списанию объектов основных средств, а также стоимость материальных ценностей, поступивших от разборки, отражаются в разделе 3 формы N ОС-4, разделе 5 формы N ОС-4а или разделе 2 формы N ОС-4б.
  5 По учету наличия и движения (формы N ОС-6, ОС-6а, ОС-6б).
     - форма N ОС-6 "Инвентарная карточка учета объекта основных средств" (для одного объекта);
     - форма N ОС-6а "Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств" (для нескольких объектов);
     - форма N ОС-6б "Инвентарная книга учета основных средств"- используется на малых предприятиях.
          Прием, перемещение объектов основных средств внутри организации, реконструкция, модернизация, капитальный ремонт, выбытие или списание основных средств отражаются в инвентарной карточке (книге). Суммы начисленной амортизации указываются с начала эксплуатации.
Формы заполняются в бухгалтерии в одном экземпляре. Записи производятся на основании актов о приеме-передаче основных средств (формы N ОС-1, ОС-1а, ОС-1б) и сопроводительных документов: технических паспортов заводов-изготовителей.
          Для малых предприятий введена новая и более простая форма N ОС-6б. Она называется "Инвентарная книга учета основных средств".
     В такой книге для каждого основного средства требуется указывать меньшее количество реквизитов, чем в инвентарных карточках учета основных средств - формах N ОС-6 и ОС-6а.
 Для учета оборудования, подлежащего монтажу, введены формы по:

 6. По приемке и передаче оборудования в монтаж (формы N ОС-14, ОС-15).
 7. По выявленным дефектам (форма N ОС-16).
     Если на склад поступило оборудование, которое после выполнения монтажных работ будет использоваться как основное средство, то для его учета используется форма N ОС-14 "Акт о приеме (поступлении) оборудования".
     Акт составляется комиссией по приему основных средств в двух экземплярах и утверждается руководителем.
     Когда качественный прием оборудования при его поступлении на склад произвести невозможно, заполняется предварительная форма N ОС-14 по результатам наружного осмотра. Если обнаружены качественные и количественные расхождения с документальными данными поставщика, а также факты боя и поломки, то они отражаются в соответствующих актах.
     Форма N ОС-15 "Акт о приемке-передаче оборудования в монтаж" заполняется при передаче оборудования в монтаж.
     Если монтаж ведется подрядным способом, то в состав приемочной комиссии должен входить представитель подрядной монтажной организации.
     При получении оборудования на ответственное хранение представитель монтажной организации расписывается в акте и ему передается копия этого документа.
      Если в процессе монтажа и испытания объекта выявлены какие-либо дефекты, то составляется "Акт о выявленных дефектах оборудования" (форма N ОС-16).
     Прием смонтированного и готового к эксплуатации оборудования в состав основных средств оформляется актом по форме N ОС-1 или ОС-1б.
     Таким образом, при поступлении оборудования, монтаже и передаче основных средств в эксплуатацию сначала оформляют акт по форме N ОС-14, затем - по форме N ОС-15 (ОС-16), а потом - по форме N ОС-1 или ОС-1б.
     При этом на первом листе формы N ОС-1 представитель монтажной организации утверждает акт в качестве организации-сдатчика.

Список используемой литературы

1. 1С: Бухгалтерия 8. Учебная версия. – 4-е изд. – М.: ООО «1С-Паблишинг», 2008. – 685с.: ил. +1СD.

2. А. Алексеев, В. Егоров, С. Мурзин 1С: Бухгалтерия 8.0 Руководство по ведению учета (описание типовой конфигурации редакции 8.0), Фирма «1С», Москва, 2009.- 773с.: ил.

3. Марамчина Е.Б., Адаменко А.Н. Ведение бухгалтерского учета в программе «1С Бухгалтерия». – М.: «1С-Паблишинг»; СПб.: Питер, 2009.-556с.: ил.

4. В. Сахно 1С: Бухгалтерия 8.0 с начала. Практическое пособие. – М.: ООО «1С – Паблишинг»; СПб.: Питер, 2009 – 492 с.: ил.

5. Филатова В.О. 1С: Предприятие 8.0 Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Управление персоналом.- М.: «1С – Паблишинг»; СПб.: Питер, 2009.- 240с.:ил.

3