Ревизия и аудит денежных средств в кассе

СОДЕРЖАНИЕ

Ведение…………………………………………………………………………………...3

1. Значение и задачи ревизии денежных средств в кассе…………….……………..4

2. Нормативно-правовое регулирование и информационное обеспечение проверки операций с денежной наличностью, денежными документами, их документального оформления и учета……………………………………………..6

3. Ревизия кассовых операций и соблюдения правил ведения кассовых операций и документального оформления и учета……………………………………………..9

4. Ревизия операций с денежными документами……………………….…………..17

5. Учет и контроль за ведением кассовых операций на предприятии Центр «Торговый комплекс Академии управления при Президенте Республики Беларусь»……………………………………………………………………………21

Заключение……………………………………………………………………………...25

Список использованных источников………………………………………………….27

Приложения……………………………………………………………………………..28

ВВЕДЕНИЕ

Любое предприятие, независимо от отраслевой принадлежности, формы собственности и вида деятельности, в процессе осуществления своей хозяйственной деятельности сталкивается с необходимостью использовать в своей работе наличные денежные средства. Предприятия обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. В отдельных случаях пред­приятия участвуют в процессе налично-денежного обраще­ния – при оплате труда штатных и нештатных сотрудников, выдаче сотрудникам авансов на коман­дировочные расходы и хозяйственные нужды др. В связи с этим предпри­ятие может располагать наличными денежными средствами. Для хранения денежных средств предназначена касса предприятия. При кажущейся простоте учета денежных расчетов и, в частности, кассовых операций, ревизия кассовых операций весьма актуальна, так как, многие практические работники, даже со значительным стажем работы допускают грубые нарушения действующих правил учета и расчетов наличными деньгами. Это порой оборачивается для предприятия значительными финансовыми потерями в виде штрафных санкций. Основные задачи контроля денежных средств, кассовых операций состоят в том, чтобы выявить состояние сохранности денежных средств, правильность и законность их использования, подлинность и достоверность совершения денежных операций, отраженных в бухгалтерском учете, соблюдение кассовой дисциплины, полноты оприходования, целевого использования и условий хранения денежных средств. Предметом и объектом изучения выступают данные первичного учета, кассовые документы, регистры синтетического и аналитического учета. Целью курсовой работы является комплексное изучение состояния бухгалтерского учета и контроля сохранности и использования денежных средств в кассе предприятия, выявление недостатков в организации учета и контроля денежных средств и разработка мероприятий по устранению данных недостатков на примере Центра «Торговый комплекс Академии управления при Президенте Республики Беларусь». Центр «Торговый комплекс Академии управления при Президенте Республики Беларусь» является обособленным структурным подразделением УО «Академия управления при Президенте Республики Беларусь». Основным видом деятельности Торгового центра является осуществление розничной торговли и организация общественного питания. Торговый центр выделен как обособленное структурное подразделение с 1 января 2009 года, имеет свой учетный номер налогоплательщика и расчетный счет в банке. В Торговом центре ведется бухгалтерский и налоговый учет с предоставлением в конце отчетного года в налоговые органы и вышестоящие организации бухгалтерского баланса. Бухгалтерский учет осуществляется в программе 1:С «Бухгалтерия». Для решения этих целей поставлены следующие задачи: - изучить теоретические основы учета и контроля сохранности и использования денежных средств; - проанализировать состояние бухгалтерского учета денежных средств; - выявить недостатки в организации учета и контроля денежных средств; -разработать предложения по совершенствованию учета и внутрихозяйственного контроля денежных средств.

1.

Значение, задачи ревизии денежных средств в кассе

Организации располагают денежными средствами, необходимыми для их финансово-хозяйственной деятельности. Денежные средства в основном должны храниться в учреждениях банка на текущих (расчетных) счетах. В процессе коммерческой деятельности возникает необходимость в наличных деньгах для выплаты заработной платы, премий, на командировочные, хозяйственные и другие расходы. Денежные средства предприятий находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов, в чековых книжках и пр. Их приумножение, правильное использование, контроль за сохранностью - важнейшая задача бухгалтерии. Бухгалтерский учет денежных средств имеет важное значение для правильной организации денежного обращения расчетов и в укреплении платежной дисциплины, в эффективном использовании финансовых ресурсов. В условиях рыночной экономики бухгалтерия должна исходить из принципа, что умелое использование денег и денежных средств само по себе может приносить предприятию дополнительный доход. Поэтому нужно постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения прибыли (в депозиты банков, акции и облигации сторонних предприятий, инвестиционные фонды и т.д.). При кажущейся простоте учета денежных расчетов и, в частности, кассовых операций, тем не менее, многие практические работники допускают грубые нарушения действующих правил учета и расчетов наличными деньгами. Это порой оборачивается для предприятия значительными финансовыми потерями в виде штрафных санкций. Проверка кассовых операций осуществляется, как правило, специалистами обслуживающего банка, ведомственными ревизорами и аудиторами по данным счета 50 «Касса». Целью проверки кассовых операций является установление правильности и законности ведения кассовых операций и полноты отражения их в бухгалтерском учете.

Основными задачами ревизии кассовых операций являются:

1. Проверка правил приема наличных денежных средств, полноты и своевременности оприходования их в кассу;

2. Проверка обеспечения сохранности наличных денег и денежных средств, находящихся в кассе предприятия;

3. Контроль соблюдения лимита кассовой наличности;

4. Установления порядка выплаты денежных средств из поступивших в кассу сумм в пределах установленного банком лимита и целей;

5. Контроль соблюдения лимита расчета наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования;

6. Проверка целевого характера использования денежных средств и депонирования сумм;

7. Проверка порядка инкассирования выручки и отражение ее в бухгалтерском учете;

8. Установление законности, обоснованности и правильности оформления операций по учету денежных средств;

9. Проверка правильности учета кассовых операций;

10.Контроль соблюдения правил ведения кассовых операций и денежных документов.

2.
Нормативно-правовое регулирование и информационное обеспечение проверки операций с денежной наличностью, денежными документами, их документального оформления и учета

Основным нормативным актов, регулирующим порядок осуществления операций по приему, хранению и выдаче наличных денег в кассе организации, является Инструкция о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республике Беларусь, утвержденные постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 17 января 2008 г. №4. Этот нормативный документ устанавливает единый порядок хранения наличных денег, их приема и выдачи, целевое использование наличных денег, полученных из касс банков, оформления кассовых документов, расчетов наличными денежными средствами, ведения кассовой книги, проведения инвентаризации наличия денежных средств иконтроля за соблюдением кассовой дисциплины. В соответствии с этим документом, организации, независимо от организационно - правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. Организации производят расчеты по своим обязательствам с другими предприятиями, как правило, в безналичном порядке через банки или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Национальным Банком Республики Беларусь в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Расчеты наличными денежными средствами регулируются Указом Президента РБ от 7 декабря 2000 года № 660 “О внесении изменений и дополнений в Указ Президента Республики Беларусь от 29 июня 2000 г. № 359 “Об утверждении порядка расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь”. В соответствии с внесенными изменениями и дополнениями расчеты наличными денежными средствами допускаются между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями только с разрешения руководителя обслуживающего банка в РБ в размере не более 50 минимальных заработных плат в месяц. Также, соответствующие расчеты вправе осуществлять юридические лица, их обособленные подразделения, индивидуальные предприниматели, занимающиеся международными автомобильными перевозками грузов, в размере, превышающем 50 минимальных заработных плат в месяц, только за услуги, связанные с этими перевозками, по перечню, определяемому Советом Министров РБ. Кроме того, редакция подпункта 5.2 вышеназванного документа предусматривает, что расходование наличных денежных средств в размере, превышающем 50 минимальных заработных плат в месяц, впредь будет осуществляться юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями на цели, предусмотренные законодательством, и в порядке, определенном НБ РБ, в частности с Правилами организации наличного денежного обращения в РБ, утвержденным постановлением Правления НБ РБ от 24 августа 2007 г. № 166 Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей организаций, главных бухгалтеров и кассиров. Лица виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Порядок ведения кассовых операций систематически проверяют банки. Также при проведении проверки операции с денежной наличностью следует руководствоваться: - Правилами ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь утвержденные постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 28.06.2004 № 98; - Положение о порядке заполнения приходного кассового ордера формы КО-1, утвержденное постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 19.04.2001 №43 ; - Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 26.11.2003 №201 «Об утверждении Правил осуществления операций с электронными деньгами»; - Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 17.01.2007 №1 «Об утверждении Инструкции о порядке проведения валютных операций с использованием наличной иностранной валюты и наличных белорусских рублей»;

- Типовым планом счетов бухгалтерского учета и Инструкцией по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденные постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.05.2003 №89;

Источниками информации в ходе проверке являются:

· Бухгалтерская отчетность: бухгалтерский баланс, форма №1, отчет о движении денежных средств, приложение к бухгалтерскому балансу, форма №4;

· Статистическая отчетность: отчет о движении денежных средств, форма 1-Ф;

· Регистры бухгалтерского учета: Главная книга, журнал-ордер №1, ведомость №1;

· Документы: кассовая книга, книга кассира-операциониста, отчеты кассира с приложенными к ним приходными и расходными кассовыми ордерами и расчетными и расчетно-платежными ведомостями на выплату заработной платы, пособий и т.п., чековая книжка для получения средств в обслуживающем банке, выписка банка, приказы, договоры о полной материальной ответственности, учетная политика организации, должностные инструкции, должностная инструкция кассира, журналов регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях, корешков чеков использованных чековых книжек, материалы инвентаризации, перечень лиц, которым могут выдаваться денежные средства под отчет на хозяйственно-операционные расходы и размер таких сумм, график инвентаризации денежных средств и денежных документов и материалы инвентаризаций, наличие постоянно действующей комиссии по инвентаризации денежных средств и денежных документов, документы по регистрации в ИМНС кассовых суммирующих аппаратов и компьютерных систем и обнулению счетчиков, договоры на инкассирование и кассовое обслуживание, лимиты банка на остаток денежных средств в кассе и расчеты наличными денежными средствами, согласование сроков выплат заработной платы, а так же другие документы для учета по счету 50.

3.
Ревизия кассовых операций и соблюдения правил ведения кассовых операций и документального оформления и учета

В ходе проверки устанавливается правильность оформления и ведения кассовой книги.

При этом следует убедиться:

· пронумерована, прошнурована и пропечатана ли она печатью организации;

· нет ли пропусков в нумерации листов;

· заверена ли кассовая книга подписями руководителя и главного бухгалтера с указанием даты;

· своевременно ли производятся в ней записи о приходных и расходных операциях;

· правильно ли подсчитываются итоги страниц книги и перенос сумм остатков наличных денег с одной страницы на другую;

· своевременно ли и правильно составляется отчет кассира;

· имеются ли исправления и подчистки.

Если кассовая книга ведется автоматизировано (на компьютере), следует проверить, содержат ли формируемые распечатки все реквизиты кассовой книги, правильно ли ведется нумерация листов.

При проверке правильности оформления приходных кассовых ордеров (ПКО) обращается внимание на использование ПКО установленной типовой формы (КВ-1, КО-1, 20-ФС) и наличие пропуска в нумерации (исследуется, чем это вызвано (уничтожение, ошибка).

При проверке расходных кассовых ордеров (РКО) выясняется:

· имеется ли разрешительная подпись руководителя организации и главного бухгалтера, кассира и получателя денежных средств;

· правильность заполнения других реквизитов;

· последовательность нумерации и даты РКО.

Все оправдательные документы, на основании которых произведены кассовые операции по приходу и расходу денежных средств, должны погашаться специальным штампом или надписью «оплачено» с указанием даты.

Операции по приходу денежных средств в кассу организации проверяются с целью выявления случаев неполного оприходования либо неоприходования в кассу фактически поступивших денежных средств.

Несвоевременное оприходование наличных денег – это документальное оформление приема наличных денег в кассу по ПКО, другим приходным документом, через КСА, СКС в день совершения операции и не совершение кассиром соответствующих записей в кассовой книге либо показаний суммирующих денежных счетчиков в книге кассира-операциониста, либо соответствующих записей в товарно-денежных, сменных отчетах (для уполномоченных лиц), других регистрах бухгалтерского учета в день совершения операции. Такие записи в кассовую книгу должны производиться кассиром сразу после получения или выдачи наличных денег отдельно по каждому приходному или расходному кассовому ордеру.

Наличные деньги в центральную кассу организации ее подразделениями, расположенными вне месторасположения организации, а также уполномоченными лицами, осуществляющими сдачу выручки в центральную кассу организации, должны осуществляться в установленный законодательством срок. Записи в кассовой книге кассир делает в день оформления ПКО по факту приема наличных денег от указанных подразделений, уполномоченных лиц. Сдача ими наличных денег в центральную кассу с нарушением установленного срока расценивается как факт несвоевременного оприходования наличных денег.

Неоприходование наличных денег означает их прием в кассу без составления ПКО и без совершения соответствующей записи в кассовой книге либо в книге кассира-операциониста, либо товарно-денеженых, сменных отчетах (для уполномоченных лиц), других регистрах бухгалтерского учета на конец рабочего дня (смены).

Наличные деньги организациями, не использующими КСА или CКC, принимаются по ПКО и другими приходными документами в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Регистрами учета, в которых отражаются кассовые операции, являются журнал-ордер № 1 по кредиту счета 50 "Касса" и ведомость № 1а по дебету счета 50. Журнал-ордер используют для фиксирования кредитовых оборотов; ведомость " 1а - дебетовых оборотов по счету 50. Записи проводят с расчленением операций по корреспондирующим счетам. Основанием для бухгалтерских записей в журнале-ордере № 1 и ведомости № 1а являются проверенные отчеты кассира с приложенными к ним первичными документами. Записи в журнале-ордере производят итогами за день на основании расходной части отчетов кассира с приложенными первичными документами. Предварительно первичные документы группируют по корреспондирующим счетам, и однородные операции отражают общей суммой за день. При небольшом количестве операций в хозяйстве допускаются записи по итогам отчета кассира за 2-3 дня. В ведомости № 1а записи делают аналогичным путем на основании отчетов кассира, только по их приходной части с предварительной группировкой документов по корреспондирующим счетам. Остаток средств в кассе показывают в ведомости только на начало года и на конец каждого месяца. На протяжении месяца для контроля и оперативных целей используют данные об остатках средств, приведенные в отчете кассира. Журнал-ордер № 1 и ведомость 1а являются регистрами годичного обращения. Они брошюруются в виде тетрадей с вкладными листами и открываются для учета кассовых операций на календарный год. Общий кредитовый оборот из журнала-ордера № 1 записывается в главную книгу в кредит счета 50, а составляющие его суммы по дебетуемым счетам переносят в дебет соответствующих счетов. При внутрихозяйственном контроле важное значение имеет взаимная сверка оборотов в регистрах учета. Поэтому, прежде чем перенести итоги журнала-ордера № 1 по кредитовым оборотам в главную книгу их по каждому корреспондирующему счету сверяют с данными других регистров. После сверки регистров обороты по счету 50 "Касса" разносят в главную книгу. Учет денежных средств в кассе на основании первичных документов, кассовых отчетов, журнала регистрации приходных и расходных ордеров ведется в журнале-ордере № 1 по кредитовому признаку, а дебет счета 50 "Касса" отражается в ведомости.

Рис.1 Схема учета денежных средств на счете 50 "Касса".

На примере приведенных в таблице хозяйственных операций по Центр «Торговый комплекс Академии управления при Президенте Республики Беларусь» за май 2009 года просматривается порядок заполнения журнала-ордера № 1.

Таблица 1

Хозяйственные операции по кассе за май 2009 года.

В связи с поступлением наличных денежных средств в кассу организации актуальным является проверка соблюдение лимита остатка денежных средств в кассе организации. Лимит остатка денежных средств в кассе организации – предельный остаток, максимально допустимая сумма наличных денег, которая может находиться в кассе организации по состоянию на конец рабочего дня. Организации могут иметь в своих кассах денежные средства на конец рабочего дня в пределах лимита, установленного в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Исключения составляют:

· организации с круглосуточным режимом работы;

· религиозные организации;

· предприниматели;

· частные нотариусы;

· специализированные кооперативы, общественные организации (объединения), осуществляющие предпринимательскую деятельность, направленную только на решение уставных целей и задач.

Вся выручка этих лиц (за исключением остатка фактической потребности в разменных наличных деньгах, но не более пяти базовых величин в расчете на одного кассира) сдается в порядке и сроки, установленные обслуживающим банком. Организация может обратиться в банк за установлением лимита и после этого несет ответственность за его превышение.

Лимит устанавливается с учетом особенностей деятельности, режима работы, порядка и сроков сдачи наличных денег в банк, времени заезда инкассации, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок наличных денег, среднедневной выручки, среднедневного расхода наличных денег (кроме расходов на оплату труда, стипендий, пенсий, пособий, дивидендов). Лимит определяется либо в пределах среднедневного прихода, либо среднедневного расхода, либо среднедневного прихода и среднедневного расхода наличных денег исходя из целесообразности, по усмотрению руководителя банка, с учетом специфики работы организации.

Лимит устанавливается по времени на конец рабочего дня организации, ее подразделений. Наличные деньги, полученные от продажи товаров (выполнения работ, оказания услуг) в конце рабочего дня после заезда инкассаторов, сдачи выручки самостоятельно, не являются сверхлимитными в случае документального подтверждения времени продажи товаров (выполнения работ, оказания услуг) и сдачи их на следующий рабочий день в кассу банка либо эксплуатационного предприятия Министерства связи. При этом учитывается время на подготовку и о формирование инкассаторской сумки, выписку соответствующих сопроводительных документов и их последующую передачу службе инкассации, а также подготовку выручки для последующей сдачи.

Срок сдачи наличных денег считается ежедневным, лимит нулевым, а не сданные в банк наличные деньги – сверхлимитными для клиентов банка, не представивших заявку на установление лимита остатка кассы, порядка и сроков сдачи выручки и оформления разрешения на расходование наличных денег из выручки в срок, установленный обслуживающим банков. Для таких клиентов банк самостоятельно устанавливает лимит.

Лимит может быть пересмотрен в течение года на основании представленной заявки по обоснованной просьбе организации в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и по другим причинам. Или же лимит остатка, порядок и сроки сдачи наличных денег могут быть пересмотрены банком самостоятельно на основании результатов проверки организации по вопросам соблюдения правил ведения кассовых операций и порядков расчета личными деньгами, иной тематической проверки в случае уменьшения его объемов кассовых оборотов.

Организациям, имеющим своем составе мелкорозничную торговую сеть (палатки, ларьки, киоски, летние кафе и т.п.), пункты передвижной торговли (автомагазины, автолавки, лотки, корзины и т.п.), иных уполномоченных лиц (агенты, распространители, инспектора и другие материально ответственные лица), банк устанавливает общий лимит остатка кассы.

В ходе проверки следует установить, соблюдены ли следующие сроки сдачи наличных денег:

· ежедневно независимо от дня поступления выручки для организаций, расположенных в населенном пункте, где имеются банки или эксплуатационные предприятия Министерства связи;

· один раз в несколько дней, но не реже одного раза в семь календарных дней – для организаций, расположенных в населенном пункте, где нет банков или эксплуатационных предприятий Министерства связи, а также находящихся на отдаленном расстоянии от них и имеющих незначительные ежедневные либо периодические поступления наличных денег. В отдельных случаях исходя из особенностей их деятельности и по обоснованному ходатайству решением руководителя банка устанавливаются другие сроки сдачи выручки. При этом учитываются необходимость ускорения оборачиваемость и своевременного поступления денег в бани, обеспечение сохранности, специфика работы организации.

Кроме выручки в кассу могут поступать деньги от работников, получивших авансовые суммы под отчет. Работники, получивши наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее трех рабочих дней (при использовании корпоративной пластиковой карточки – не позднее 15 рабочих дней) по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги. При этом наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников, выдаются при условии полного отчета по ранее полученным на эти цели суммы.

В ряде случаев организации осуществляют расчеты наличными денежными средствами с другими субъектами хозяйствования. В этом случае следует проверить, согласован ли лимит расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования с обслуживающим банком.

В некоторых случаях организации выплачивают заработную плату и осуществляют другие выплаты денежных средств из поступившей в кассу организации денежной выручки. В этом случае банки устанавливают размер расходования наличных денег из выручки, поступившей в кассу организации:

· реализующей товары (работы, услуги) за наличные деньги и имеющей постоянное их поступление, в том числе содержащей на своем балансе магазины и мелкорозничную сеть;

· занимающейся одновременно производственной и торговой деятельностью, в кассу которой постоянно поступает выручка.

По другим организациям решение об установлении размера расходования наличных денег из выручки банк принимает в исключительных случаях исходя из целесообразности. Разрешение банка на расходование денег из выручки в соответствии с законодательством не требуется:

· организациям, их обособленным подразделениям, предпринимателям, частным нотариусам – при выплате заработной платы, соответствующей 1,5 размера бюджета прожиточного минимума;

· организациям, их обособленным подразделениям – при выплате наличных денег физическим лицам, не осуществляющим предпринимательскую деятельность, за закупаемою сельскохозяйственную и дикорастущую продукцию, вторичное сырье, возвратную стеклотару;

· предпринимателям, частным нотариусам – при использовании наличных денег на расчеты между предприятиями, предпринимателями. Частными нотариусами в пределах норм, установленных законодательством;

· предпринимателям – плательщикам единого налога независимо от использования ими наемного труда, осуществляющим деятельность с использованием кассовых суммирующих аппаратов или специальных компьютерных систем, ежемесячный размер выручки которых от деятельности, по которой уплачивается единый налог, не превышает сумму, эквивалентную 100 базовых величин.

Разрешение банка не требуется организациям при использовании возврата наличных денег, ранее выданных на выплаты, входящие в состав фонда заработной платы, командировочные расходы, на расчеты, осуществляемые между ними, на указанные цели. Разрешение на расходование наличных денег из выручки дается (пересматривается) ежегодно (как правило, в течение I квартала) на основании представленной заявки, в которой указываются цели и размер расхода выручки. Размер расходования наличных денег из выручки, поступившей в кассы организации на цели, предусмотренные законодательством, устанавливается дифференцированно для каждого из них в зависимости от потребностей и вида экономической деятельности, но не более 50 % поступившей выручки в месяц.

Важным аспектом проверки кассовых операций является установление целевого характера использования денежных средств, полученных в банке, а также используемых из выручки, поступающей в кассу организации. Для этого сверяются суммы в расшифровках в корешках чеков, выписках банка и указанных в отчетах кассира. Для установления правомочности использования сумм из поступающей выручки проверяется наличие соответствующего разрешения обслуживающего банка.

4.
Ревизия операций с денежными документами

Денежные документы – документы строгой отчетности, хранящиеся в соответствии с установленным порядком в кассе организации. К ним относятся: почтовые марки, марки госпошлины, вексельные марки, оплаченные проездные документы, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории и т.п., выкупленные собственные акции, доли участников общества с ограниченной ответственностью, ценные бумаги. Однако для целей бухгалтерского учета ряд перечисленных выше документов учитывается как финансовые вложения.

Для учета денежных документов предназначен субсчет 3 «Денежные документы» к счету 50 «Касса». В ходе проверки уточняются аспекты учетной политики в отношении денежных документов:

к счету 50-3 могут быть открыты соответствующие аналитические счета. Например:

1. «Почтовые марки»

2. «Конверты с марками»

3. «Почтовые карточки»

4. Оплаченные билеты»

5. «Другие денежные документы»

в альбоме форм предусмотрены формы первичных документов,

которыми оформляются операции с денежными документами;

график документооборота по операциям с денежными документами;

сроки, порядок проведения инвентаризации денежных документов и состав постоянно действующей комиссии по движению денежных документов;

перечень лиц непосредственно связанных с поступлением, хранением, использованием и списанием денежных документов;

другие специфические аспекты, исходящие из отраслевых особенностей функционирования организации и объема совершаемых хозяйственных операций.

Следует учитывать, что первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Следовательно, сначала следует выяснить, какие унифицированные формы первичных документов применительно к операциям с денежными документами включены в альбомы.

Согласно Типовому плану счетов аналитический учет по счету 50 «Касса» ведется кассирами, ответственными за кассовую наличность. Регистром аналитического учета является кассовая книга, в которой отражаются данные приходных и расходных кассовых документов. Основанием для отражения операций по приходу денежных документов будут первичные документы, предоставленные их поставщиком (продавцом). Однако на практике некоторые организации оформляют приходный ордер, а в строке «Основание» делают ссылку на первичный учетный документ, предъявляемый поставщиком (продавцом). Основанием для расхода денежных документов будут первичные учетные документы, составленные ответственным работником организации (реестр, требование-накладная и др.).

В некоторых организациях для учета денежных документов используются документы, которыми оформляются кассовые операции. К их числу можно отнести приходный кассовый ордер КО-1, расходный кассовый ордер КО-2, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров КО-3, кассовую книгу КО-4, журнал-ордер №1 и ведомость №1. Однако это не совсем удобно, так как при учете денежной наличности следует лишь определить сумму средств (в остатке по приходу и расходу), а серии и номер бланков (купюр), а так же их номинал не играют роли. Что касается денежных документов, то необходимо учитывать их как по видам (марки почтовые, марки госпошлины), так и по номиналу (100 руб., 50 руб.). Более того, не совсем корректно выписывать первичный учетный документ на уже имеющийся. Если организация воспользуется для учета денежных документов формами, перечисленными выше, то это закрепляется в учетной политике. Если же на основе предложенных будет разработана иная форма, она должна быть приведена в рабочем альбоме форм первичной учетной документации.

Однако ряд документов организации придется разработать самостоятельно. К числу таких документов относятся: инвентаризационные описи, акт на списание денежных документов, различные регистры и т.п.

При разработке инвентаризационной описи денежных документов в основу может быть положена инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма №инв-10) и акт инвентаризации наличных денежных средств (форма №инв-9).

Акт на списание денежных документов также может быть разработан на основе типовой формы акта на списание использованных бланков строгой отчетности.

В ряде случаев для списания использованных денежных документов необходимы дополнительные документы, например реестр отосланной корреспонденции (для почтовых марок, почтовых карточек и конвертов с марками). Такой документ составляется лишь в том случае, соответствующую информацию не аккумулируют в другом первичном документе, например книге регистрации исходящей корреспонденции. Если эта книга предусматривает графу «Отослано по почте», то в этом случае достаточно справки-отчета материально ответственного лица, в которой указывается период, за который составлена справка-отчет, и количество отосланных писем и бандеролей. Если при отсылке корреспонденции использовались марки различного номинала либо конверты различной стоимости, то первичный учетный документ должен содержать данную информацию. Такая информация также может содержаться в книге регистрации исходящей корреспонденции. Для этих целей в графе «Примечание» ответственным за отсылку корреспонденции делается соответствующая пометка, например «заказное письмо с уведомлением; дополнительная марка стоимостью 50 руб.».

При выдаче работникам путевок в санатории (дома отдыха, на курорты) и оплаченных билетов можно использовать типовую форму платежной ведомости для расчетов с работниками по заработной плате. Однако следует учитывать, что в этом случае в ведомости должна содержаться дополнительная информация (серия, номер, стоимость путевок в санатории, дома отдыха на курорты и билетов для работников организации). Так же следует проверить за счет каких источников приобретались путевки, какая часть их стоимости оплачивается получателями, своевременно ли вносились в кассу деньги от получателей путевок и полностью ли они оприходованы по кассе.

Срок и порядок проведения инвентаризации денежных документов могут совпадать со сроками и порядком инвентаризации денежных средств в кассе организации, если денежные документы находятся в подотчете кассира организации. В этом случае инвентаризация будет проводится одновременно по денежным средствам и денежным документам. Если же материально ответственным является иной работник организации (например, секретарь-референт, заведующий канцелярией и т.п.), то порядок может быть иным. Независимо от того, кто является материально ответственным лицом, следует предусмотреть порядок ведения им кассовой книги по учету денежных документов, а так же заключить с ним договор о полной индивидуальной материальной ответственности работника.

Для проведения инвентаризации руководителем организации утверждается инвентаризационная комиссия, а в некоторых случаях постоянно действующая комиссия по движению денежных документов.

Следует иметь ввиду, что списание с учета денежных документов по актам на списание правомерно только в том случае, если комиссия констатирует причину списания: денежные документы испорчены, утеряны и т.п. В иных случаях акт будет носить формальный характер, так как комиссия не устанавливает причину выбытия и не может констатировать реальность сделки из-за разрыва во времени (например, отсылка корреспонденции конкретному адресату). В этом случае основанием для списания будет служить тот первичный документ, который фиксировал расход (например, отчет об отсылке корреспонденции).

5. Учет и контроль за ведением кассовых операций на предприятии Центр «Торговый комплекс Академии управления при Президенте Республики Беларусь»

Центр «Торговый комплекс Академии управления при Президенте Республики Беларусь» является обособленным структурным подразделением УО «Академии управления при Президенте Республики Беларусь». В Центре «Торговый комплекс Академии управления при Президенте Республики Беларусь» ведение кассовых операций возложено на старшего кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранение принятых ценностей согласно договору о полной материальной ответственности. На предприятии приняты необходимые меры для обеспечения сохранности денежных средств в кассе. Для кассы выделено отдельное помещение, оборудованное защитными решетками на окнах и охранной сигнализацией. Так же в кассе имеется сейф, который по окончанию работы кассир закрывает ключом и опечатывает сургучной печатью. К кассовым операциям относятся операции, связанные с получением и расходованием наличных денег непосредственно из кассы предприятия. Всю денежную наличность сверх установленных лимитов предприятия обязаны сдавать в банк в порядке и в сроки, согласованные с обслуживающим банком. В Центре «Торговый комплекс Академии управления при Президенте Республики Беларусь» установлен лимит остатка кассы в размере 300000 рублей и срок сдачи денежной наличности инкассаторам – каждый рабочий день в 16.00. Сверх установленного лимита допускается хранение наличных денег, полученных на оплату труда в течение трех дней, включая день получения их в банке. Поступающие в кассу предприятия с расчетного счета, от покупателей и др. наличные деньги, оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. КО-1 Приложение № А). Наличная денежная выручка за день сдается кассирами в центральную кассу вместе со справкой кассира-операциониста (Приложение № Б) отчетом закрытия смены. Приходный кассовый ордер выписывает бухгалтер и передает непосредственно в кассу, где старший кассир проверяет правильность его заполнения, наличие и подлинность подписи главного бухгалтера, принимает деньги, подписывает приходный ордер и квитанцию. Деньги по кассовым ордерам принимаются только в день их составления. На предприятии Центр «Торговый комплекс Академии управления при Президенте Республики Беларусь» оформление и выдача наличных денег из кассы происходит на основании расходных кассовых ордеров (Приложение № В), который составляется в бухгалтерии, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (Приложение № Г) и передается кассиру для исполнения. При выдаче денег работникам организации кассир записывает в расходный кассовый ордер наименование и номер документа, удостоверяющего личность, кем, когда он выдан и отбирает расписку получателя. При выдаче денег по доверенности в ордере указывают фамилию, имя и отчество получателя и лица, которому поручено получение денег, а в ведомости, перед распиской получателя, кассир делает надпись “По доверенности“. Оформленная доверенность остается у кассира, он прилагает ее к расходному кассовому ордеру или ведомости. Заработную плату, пособия по временной нетрудоспособности, премии, кассир выплачивает по платежным ведомостям (Приложение № Д). На титульном (заглавном) листе платежной ведомости делается разрешительная надпись в кассу о выдаче денег за подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера, с указанием сроков выдачи денег и их суммы (прописью). По истечении трех рабочих дней после получения денег из учреждения банка для оплаты труда, пособий по временной нетрудоспособности, премий кассир в платежной ведомости против фамилии лиц, не получивших деньги, делает пометку от руки “Депонировано”, затем составляет реестр депонированных сумм (Приложение № Е). В ведомости кассир делает надпись о фактически выплаченных и неполученных суммах, которую заверяет своей подписью. На выписанный по платежной ведомости сумму выписывают расходный кассовый ордер. Наличные деньги, полученные в банке для оплаты труда, не использованные в трехдневный срок, а также всю денежную наличность, превышающую установленный лимит хранения наличных денег, предприятие сдает в банк. Кассир выписывает объявление на взнос наличных денег (Приложение № Ж), в котором указывает источник образования вносимых средств. Банк выдает кассиру квитанцию на принятые суммы, которая служит основанием для составления в бухгалтерии расходного кассового ордера. Кассовые ордера четко заполняются по всем реквизитам. В них указываются основания для их составления и перечисляются документы, которые к ним прилагаются. Приходные и расходные кассовые ордера после получения или выдачи денег подписывает кассир, а приложенные к ним документы погашаются надписью “Оплачено” - с обязательным указанием даты (числа, месяца, года), чтобы исключить их повторного использования. Если при заполнении кассового ордера была допущена ошибка, то его оформляют заново. В ходе проверки заполнения приходных и расходных кассовых ордеров за 2009 год был обнаружен сбой в нумерации расходных кассовых ордеров. После получения или выдачи денег по каждому ордеру кассир делает записи в кассовой книге (Приложение № З), которая предназначена для учета движения наличных денег. Центр «Торговый комплекс Академии ведет кассовую книгу, которая пронумерована, прошнурована и опечатана мастичной печатью. На последней странице кассовой книге указывается количество пронумерованных страниц, заверяемое подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. Записи в кассовой книги делаются в двух экземплярах через копировальную бумагу. Ежедневно, в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги (обороты) операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и сумму по платежным ведомостям на оплату труда не списанную в расход. Второй отрывной лист (отчет кассира - копия записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными документами кассир передает в бухгалтерию под расписку в кассовой книге. В Центре «Торговый комплекс Академии управления при Президенте Республики Беларусь» бухгалтерская обработка отчета кассира заключается в тщательной проверке правильности оформления приходных и расходных кассовых документов; соответствия записей в отчете данным приложенных к нему документов; подсчетов итогов операций за день и остатков на начало и конец рабочего дня. Обязательно должны быть сверены суммы полученных и сданных наличных денег в банк по расчетному счету. После проверки кассового отчета, в специальной его графе, проставляют номера корреспондирующих счетов и составляются соответствующие проводки в 1:С «Бухгалтерия». Для учета кассовых операций на предприятии Центр «Торговый комплекс Академии управления при Президенте Республики Беларусь» использует активный счет 50. К счету 50 "Касса" открыты субсчета: 50-1 "Центральная касса", 50-3 " Денежные документы ", 50-4 "Касса подразделения"

Так как структурное подразделение Центр «Торговый комплекс Академии управления при Президенте Республики Беларусь» сдает выручку в центральную кассу, то в организации открыт субсчет 50-1 «Центральная касса», на котором учитываются денежные средства сданные по приходным кассовым ордерам в центральную кассу организации. На субсчете 50-3 "Денежные документы" учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, путевки в дома отдых и детские лагеря. Денежные документы учитываются на счете 50 "Касса" в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам. На субсчете 50-4 «Касса организации» учитываются денежные средства поступившие в кассу на основании товарно-материального отчета (Приложение № И), приложенных к нему отчетов закрытия смены и книги кассира-операциониста (Приложение № К). По дебету счета 50 "Касса" отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 "Касса" отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.

Таблица 2

Счет 50 "Касса" корреспондирует со счетами:

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Денежные средства являются наиболее ликвидными активами любого предприятия, организация правильного и своевременного учета и анализа денежных средств во многом способствует улучшению хозяйственной деятельности предприятия, а конечном итоге и его финансовому положению.

При кажущейся простоте учета денежных расчетов и, в частности, кассовых операций, тем не менее, многие практические работники, даже со значительным стажем работы допускают грубые нарушения действующих правил учета и расчетов наличными деньгами. Это порой оборачивается для предприятия значительными финансовыми потерями в виде штрафных санкций. Бухгалтерский учет в Центре «Торговый комплекс Академии управления при Президенте Республики Беларусь» ведется в соответствии с Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности». Внутрихозяйственный контроль сохранности и использования денежных средств осуществляет руководитель и главный бухгалтер. Он введется в соответствии с Правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь. В результате анализа состояния учета денежных средств в Центре «Торговый комплекс Академии управления при Президенте Республики Беларусь» выявлены следующие недостатки:

- Нарушаются рекомендации по охране и транспортировке денежных средств из банка и в банк.

- Проверку отчета кассира проводит бухгалтер расчетной группы.

- Так как в центральную кассу организации сдаются денежные средства и Академии и Торгового центра, то из-за невнимательности кассира произошел сбой в нумерации расходный кассовых ордеров.

- Большинство документов заполняется вручную (реестр депонированных сумм, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, кассовая книга), что влечет за собой ошибки, вызванные человеческим фактором (помарки, описки).

Для совершенствования бухгалтерского учета денежных средств в Центре «Торговый комплекс Академии управления при Президенте Республики Беларусь» предлагаю установить соответствующее программное обеспечение 1:С «Бухгалтерия» на рабочем месте старшего кассира, чтобы организовать автоматизированный бухгалтерский учет на должном уровне и с наименьшими потерями рабочего времени, что значительно облегчит труд бухгалтера-кассира. А также это обеспечит автоматизацию учетного процесса; высокую точность учетных данных; оперативность данных учета; повышение производительности труда старшего кассира; освобождение его от выполнения простых технических функций.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Контроль и ревизия: учебное пособие /кол. авт.; под ред. д-ра экон. наук, проф. М.Ф. Овсийчук. – 4-е изд., стер. – Москва: КНОРУС, 2006. – 224с.

2. Пупко,Г.М. Аудит и ревизия:учеб. пособие. – Минск: Мисанта, 2002. – 429 с.

3. Бухгалтерский учет/Под общ. ред. Н.И. Ладутько.-3-е из., перераб. и доп. – Мн.: ФУ Аинфарм, 2003. 692с.

4. Ревизия и аудит: пособие для студентов экономических специальностей высших и средн. спец. учеб. заведений. В 2 ч. Ч 2/ В.Н. Лемеш. – Минск: Изд-во Гревцова, 2008 – 384 с.

5. Ревизия и аудит: учебное пособие/ Н.П. Дробышевский. – Минск: ООО «Мисанта», 2004. – 265 с.

6. Ревизия и аудит: Учебный комплекс/В.А. Хмельницкий. – Мн.: Книжный Дом, 2005.

7. Ревизия и контроль: Учеб. пособие/Под ред. Проф. М.В. Мельник.- М.: ИД ФБК-ПРЕСС, 2005.

8. Будницкая, С.А. Аудит денежных средств и денежных документов. [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://practica.saldo.ru

9. Коничев Ю.Ю. Аудит. Учебник, 2-е издание – СПб: Питер, 2007

10.Шеремет А.Д, Суйц В.П. Аудит. Учебник. – 5-е издание, переработано и дополнено.- М.: ИНФРА-М, 2005.

11.Инструкция по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденные постановлением Минфина РБ от 30.05.2003 № 89.

12.Постановление Правления Национального банка Республики Беларусь от 17.01.08 №4

13.Указ Президента Республики Беларусь от 07.12.00 №660

14.Постановление Правления Национального банка Республики Беларусь от 24.08.07 №166

15.Постановление Правления Национального банка Республики Беларусь от 28.06.04 №98

16. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 19.04.01 №43

17. Постановление Правления Национального банка Республики Беларусь от 26.11.03 №201

18. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 30.05.03 №89