Призначення і функції бухгалтерської служби

Призначення і функції бухгалтерської служби

У сучасних умовах господарювання роль бухгалтера на підприємствах постійно зростає, оскільки розширюється перелік його функцій.

З облікового працівника, який займається рознесенням даних первинних документів на рахунки бухгалтерського обліку для складання звітності, він поступово перетворюється на "радника" керівника практично за всіма питаннями діяльності підприємства.

Жодне управлінське рішення не обходиться без інформації головного бухгалтера щодо його ефективності, можливих економічних і податкових наслідків.

Таким чином, роль бухгалтера на сучасному підприємстві не обмежується відображенням операцій на рахунках бухгалтерського обліку та складанням звітності, а передбачає також надання допомоги керівництву під час розв'язання проблем управлінського характеру.

Бухгалтерська служба на чолі з головним бухгалтером є одним з провідних підрозділів управлінської структури підприємства, яка забезпечує формування повної і достовірної інформації про результати діяльності та майновий стан підприємства, необхідної для прийняття ефективних рішень, здійснення контролю за використанням матеріальних, трудових, фінансових ресурсів і попередження негативних явищ у господарській діяльності.

Цим обумовлено місце бухгалтерської служби в системі інформаційних потоків підприємств.

Необхідність створення бухгалтерської служби як відокремленого підрозділу підприємства, з правової точки зору, зумовлена двома причинами.

По-перше, без ведення бухгалтерського обліку від моменту реєстрації до офіційної ліквідації підприємство не має права на існування.

По-друге, бухгалтерська служба є тим підрозділом, який повинен слідкувати за дотриманням діючого законодавства: господарського, податкового, трудового та ін., оскільки лише законні господарські операції підлягають відображенню у бухгалтерському обліку.

Причому контроль повинен здійснюватися як щодо рішень і дій всіх працівників підприємства, так і щодо операцій, які здійснюються з контрагентами підприємства.

Для виконання контрольних функцій працівники бухгалтерської служби наділяються відповідними правами, яких немає у працівників інших підрозділів підприємства.

Так, без підпису головного бухгалтера або уповноваженої ним особи грошові та розрахункові документи не мають юридичної сили.

У більшості випадків головним бухгалтером попередньо переглядаються і візуються договори, які укладаються підприємством на виконання сторонніх робіт і послуг, постачання та відпуск товарно-матеріальних цінностей тощо.

Працівники бухгалтерської служби здійснюють контроль за діяльністю матеріально-відповідальних осіб, перевіряють їх звітність, беруть участь в інвентаризації цінностей.

На обліковий підрозділ покладається обов'язок не лише здійснювати контроль за правильністю оформлення первинних документів, а й за відповідність їх змісту чинному законодавству.

Облікові працівники відповідають за збереженість бухгалтерської документації на всіх етапах документообороту, за своєчасність представлення бухгалтерської звітності відповідним користувачам.

Вказівки та розпорядження головного бухгалтера в межах його компетенції є обов'язковими для виконання всіма працівниками й структурними підрозділами підприємства.

Неухильне виконання всіх вимог головного бухгалтера щодо дотримання правил ведення бухгалтерського обліку повинен забезпечити керівник підприємства.

Штатна чисельність працівників підприємства, в тому числі й бухгалтерської служби, затверджується відповідно до статуту власником підприємства або уповноваженим органом управління.

Обліковий підрозділ підприємства тісно пов'язаний з усіма іншими підрозділами підприємства, отримує від них необхідну для ведення бухгалтерського обліку та здійснення контролю документацію і надає їм економічну інформацію, здійснюючи безпосередній вплив на виконання плану постачання, виробництва та збуту продукції, рентабельність й інші економічні показники діяльності підприємства.

Традиційне трактування функцій бухгалтера виключно як ведення рахунків, складання регістрів і звітності, на сучасному етапі не є повним.

Сьогодні, коли інформаційне забезпечення стало найважливішим фактором успішної господарської діяльності, функції бухгалтера зазнали суттєвих змін.

Сучасний бухгалтер здійснює широку діяльність, яка включає планування, аналіз і контроль прийнятих управлінських рішень.

Він повинен задовольняти потреби всіх користувачів бухгалтерської інформації: зовнішніх і внутрішніх.

Права та обов'язки бухгалтера визначаються під дією наступних факторів:

=> практично кожен бухгалтер (крім бухгалтерів, які працюють за цивільно-правовими договорами) є найманим працівником, тобто знаходиться у трудових відносинах з роботодавцем.

Таким чином, коло прав і обов'язків бухгалтера включає в себе трудові права та обов'язки;

=> бухгалтер є не лише працівником підприємства, а й посадовою особою. Така обставина перетворює бухгалтера в можливого суб'єкта юридичної відповідальності;

=> бухгалтер є посадовою особою зі специфічними функціями. Фактично він є консультантом з фінансових питань. Крім того, у результаті свої роботи бухгалтер виконує публічні функції.

Остання обставина пояснюється тим, що основні обов'язки бухгалтера передбачено на законодавчому рівні, зокрема, Законом України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні".

Відповідно до Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників залежно від рівня освіти облікового працівника та його посади на нього покладаються відповідні обов'язки та ставляться до виконання завдання.

На підприємствах сучасний головний бухгалтер:

=> організовує бухгалтерський облік на підприємстві, тобто визначає техніку та технологію бухгалтерського обліку, приймає участь у формуванні облікової політики;

=> керує діяльністю бухгалтерської служби, розподіляє обов'язки між працівниками, контролює виконання покладених на них завдань;

=> забезпечує контроль за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку господарських операцій, наданням оперативної інформації, правильністю нарахування та своєчасним перерахуванням податків до Державного бюджету та інших платежів, складанням і поданням бухгалтерської звітності встановленим органам у відповідні терміни, дотриманням встановлених правил проведення інвентаризації;

=> бере участь у роботі юридичної служби підприємства з питань оформлення матеріалів щодо відшкодування втрат від недостач і крадіжок майна;

=> організовує підвищення кваліфікації керівників та фахівців бухгалтерської служби.

Керівник облікового підрозділу забезпечує збереженість бухгалтерських документів, оформлення і передачу їх у встановлений термін до архіву.

З ним мають узгоджуватися призначення, звільнення і переміщення матеріально відповідальних осіб.

На малих підприємствах головний бухгалтер може виконувати обов'язки касира.

Посадовий рівень та обов'язки головного бухгалтера на різних підприємствах суттєво відрізняються.

Так, головний бухгалтер може бути як керівником, що відповідає за певну ділянку роботи, так і людиною, яка поєднує в собі фінансового директора, керівника планового відділу, а іноді й юриста.

Якщо підприємство мале, то головному бухгалтеру слід не лише забезпечити організацію бухгалтерського обліку, а безпосередньо відображати здійснені господарські операції підприємства на рахунках бухгалтерського обліку.

Така людина може брати участь в ухваленні стратегічних рішень. Проте, у зв'язку з тим, що він змушений за відсутності інших працівників виконувати рутинну роботу, його функції не набагато перевищують функції рахівника, який переважно займається реєстрацією фактів господарського життя для складання бухгалтерської звітності.

Головний бухгалтер (бухгалтер) підприємства є посадовою особою (Рис. 1).

Відповідно до законодавства посадовими особами є особи, які постійно або тимчасово здійснюють функції представників влади, а також обіймають постійно або тимчасово на підприємствах незалежно від форми власності посади, пов'язані з виконанням організаційно-розпорядчих або адміністративно-господарських обов'язків, або виконують такі обов'язки за спеціальним повноваженням.

Обов'язки посадових осіб

організаційно-розпорядчі адміністративні

Рис. 1. Характеристика обов'язків посадових осіб

Головний бухгалтер може наділятися організаційно-розпорядчими обов'язками, оскільки він здійснює керівництво бухгалтерською службою підприємства (якщо бухгалтерський облік ведеться бухгалтером без створення бухгалтерської служби, такі обов'язки полягають у координуванні дій інших працівників підприємства, робота яких пов'язана з веденням бухгалтерського обліку).

Адміністративно-господарські обов'язки головного бухгалтера (бухгалтера) пов'язані із забезпеченням контролю за операціями, пов'язаними з рухом майна підприємства.

Роль головного бухгалтера на підприємстві не обмежується організацією і веденням бухгалтерського обліку. До його думки все частіше прислухається керівник навіть у тих питаннях, які відносяться, на перший погляд, до його компетенції.

Зокрема, важливе значення має думка головного бухгалтера при виборі аудиторської фірми, укладанні договору на проведення аудиту (надання консультаційних послуг), оскільки відповідно до договору на проведення аудиту перевіряється передусім діяльність бухгалтерської служби, яку він очолює.

На великих підприємствах вибір аудиторської фірми може проводитися шляхом проведення тендеру на здійснення аудиту. Його проведення неможливе без участі головного бухгалтера, який повинен контролювати такі питання:

О вивчення ринку аудиторських послуг і підбір аудиторських фірм, які доцільно запросити для участі в тендері;

=> визначення проблемних питань, які повинні бути розглянуті та вирішені в ході проведення аудиту;

=> визначення термінів проведення перевірки, у тому числі, за конкретними етапами виконання робіт;

=> підготовка та розсипка тендерного запрошення обраним аудиторським фірмам, а також інформації про підприємство-замовника аудиту.

Критерії вибору аудиторської фірми, які повинен враховувати головний бухгалтер для прийняття рішення:

- великий досвід на ринку аудиторських послуг;

- відповідальність;

- здійснення діяльності на підставі міжнародних стандартів обліку та аудиту;

- кількість сертифікованих осіб які здійснюють аудиторську діяльніть;

- компетентність;

- рівень знань діючого законодавства та ін.

Їх вивчення неможливе без участі головного бухгалтера, оскільки саме він володіє інформацією щодо документообороту, особливостей бухгалтерського обліку та господарської діяльності підприємства, нюансів фінансової політики підприємства, що дозволяє йому визначити трудомісткість робіт аудиторської фірми

Визначальною є також роль головного бухгалтера на етапі укладання договору з обраною аудиторською фірмою.

До того ж, саме з головним бухгалтером доцільно узгоджувати програму проведення аудиту, оскільки він може акцентувати увагу аудиторів на найбільш проблемних ділянках організації і ведення бухгалтерського обліку підприємства.

Терміни проведення і розгляду результатів аудиту повинні узгоджуватися з можливостями головного бухгалтера і працівників бухгалтерської служби підприємства-замовника аудиту давати необхідні пояснення і роз'яснення щодо питань, які виникли у ході проведення аудиторської перевірки, надавати необхідні документи тощо.

Підготовлений проект договору повинен бути перевірений і проаналізований головним бухгалтером.

Він повинен звернути увагу на правильність оформлення реквізитів.

Предметом детального розгляду з боку головного бухгалтера є обов'язки замовника аудиту та права виконавця, обумовлені договором. Зокрема, слід враховувати, що аудиторська фірма зобов'язана повідомляти власника (керівника) підприємства у письмовій формі щодо порушень законодавства, в результаті якого заподіяно або можуть бути заподіяні збитки (шкода) в значних розмірах фізичній або юридичній особі, а також державі.

Передумовою виникнення професії бухгалтера є відокремлення бухгалтерського обліку в самостійний вид діяльності.

Будь-яка професія під впливом часу знаходиться в постійному розвитку, облікова - не виняток. В обліковій професії найбільш значні зміни відбулися у змісті роботи, яку виконують бухгалтери.

Як правило, очолює бухгалтерську службу головний бухгалтер, основне завдання якого полягає в організації бухгалтерського обліку та керівництві колективом бухгалтерської служби для ефективного ведення бухгалтерського обліку.

Проте, особливо за кордоном, дуже поширеною є ситуація, коли на чолі бухгалтерської служби стоїть фінансовий директор.

Його функції охоплюють традиційні функції головного бухгалтера (відповідає за фінансову політику підприємства, координує і контролює ведення бухгалтерського обліку, відповідає за складання звітності підприємства), а також оцінку фінансової ситуації підприємства та стан на ринку, контролює відносини із зовнішніми фінансовими інститутами.

Окрім облікових, бухгалтери можуть займатися ще й загальноекономічними, фінансовими, плановими питаннями та прогнозуванням діяльності підприємства на найближчу й довгострокову перспективу тощо.

Це зумовлено наявністю різних спеціалізацій професії бухгалтера (табл. 1).

Таблиця 1. Спеціалізації професії бухгалтера

Наведений перелік спеціалізацій облікової професії не є вичерпним. У сучасних умовах господарювання у зв'язку з новими завданнями, які висуваються власником (керівником), виикають нові спеціалізації.

Зміни, які відбуваються в економіці, будуть сприяти появі нових вимог до бухгалтера, зумовлюючи тим самим розширення функцій облікових працівників і появу нових спеціалізацій даної професії.