Как составить пресс-релиз
Е. Рыбакова
Пресс-релиз
- это сообщение, содержащее важную новость или полезную для широкой аудитории
информацию. Пресс-релиз распространяется пресс-службами организаций или PR-агентствами
для возможной публикации в прессе и информирования общественности.
Пресс-релиз
создается по канонам журналистики новостей. Пресс-релиз всегда содержит
новость, ценную для редакций СМИ. В этой связи он должен отвечать на все
вопросы журналистики новостей: Кто? Что? Где? Когда? Почему? Каким образом?
Пресс-релиз
должен оптимально "вписываться" в специфику издания, ориентироваться
на целевую аудиторию его читателей (подписчиков). Иногда целесообразно делать
два варианта пресс-релиза - для центральной и специализированной прессы.
Ориентируя ваш текст на читателей определенных изданий, вы сможете лучше учесть
их интересы и уровень информированности по данному вопросу.
Особенно
важно учитывать масштаб новости и ее актуальность. То, что является значительным
событием для специализированной или региональной прессы, может оказаться
слишком "мелким" для деловых изданий. Для ежедневных газет новость
утрачивает свою актуальность через один-два дня. Поэтому, упустив возможность
сообщить новость вовремя, Вам придется поломать голову над тем, как привлечь к
ней внимание журналистов.
При
написании пресс-релиза важно правильно выбрать заголовок. Из заголовка должна
быть понятна суть пресс-релиза и его важность для аудитории конкретного
издания. Главная задача заголовка Вашего пресс-релиза - привлечь внимание
редактора. Поэтому он должен кратко и четко формулировать основное содержание
пресс-релиза.
Стиль
изложения, принятый в новостной журналистике, называют принципом
"перевернутой пирамиды" - важная информация дается вначале, затем
следуют подробности. Первый абзац - лид - несет в себе основную идею всего
текста и должен иметь самостоятельный законченный смысл. Лид должен
заинтересовать читателя - в первую очередь, редактора, к которому попадет Ваш
пресс-релиз. Обычно первый абзац содержит ответ на вопрос Кто? или Что? и
состоит из 2-3 предложений.
Назначение
основного текста пресс-релиза - дать развернутую информацию и добавить
интересные детали. В тексте необходимо подчеркнуть ценность новости для
аудитории издания. Поэтому при написании пресс-релиза важно уметь встать на
позиции читателя и понять, чем его может заинтересовать подобная новость.
Удержать внимание читателей до конца текста - основная задача PR-специалиста.
Сообщения
должны быть понятными, без использования специальной или жаргонной лексики.
Ясный стиль изложения привлекает внимание читателя к теме пресс-релиза.
Короткий комментарий или высказывание одного из руководителей компании делает
текст более живым и интересным. При этом она должна быть информативной и не
носить чисто рекламного характера. Вообще, старайтесь избегать превосходных
степеней и восхвалений компании. Вы можете действительно быть "крупнейшим
производителем" и "мировым лидером", но при подготовке новости
эти определения все равно вырежут. Инфомацию о положении компании на рынке, ее
достижениях и основных продуктах можно дать в информационной справке в конце
пресс-релиза.
В
идеале пресс-релиз должен помещаться на одной странице А4. Фраза должна
содержать не больше 12 - 13 слов, иначе предложение становится слишком
перегруженным. Также не рекомендуется растягивать абзацы больше чем на 6 строк.
Справочную информацию о компании, направлениях ее деятельности, финансовых
показателях лучше дать отдельно после основного текста пресс-релиза. В конце
сообщения укажите контактное лицо (должность, телефон, e-mail), у которого
журналист сможет быстро и своевременно получить уточнения по содержанию
пресс-релиза.
При
рассылке пресс-релиза по e-mail постарайтесь учесть следующие моменты:
Самая
важная информация должна находиться в теме письма и в тех абзацах, которые
будут видны в "первом экране".
Перед
текстом пресс-релиза в теле письма можно сделать пометку "Информация для
СМИ" или "ПРЕСС-РЕЛИЗ".
В
теле письма необходимо разместить текст или краткую аннотацию. Помните, однако,
что он может отразиться в нечитаемой кодировке. Поэтому и тема письма, и
название вложенного файла должно давать общее представление о теме
пресс-релиза.
Не
бойтесь прикреплять вложенные файлы с пресс-релизом - в любом серьезном издании
есть антивирусные программы, которые проверяют почту на возможные вирусы. Если
Ваш пресс-релиз покажется интересным - его обязательно прочитают.
Дайте
ссылку на раздел сайта компании, в котором Вы выложите дополнительную
информацию - например, фотографии и логотипы компании. Они должны иметь хорошее
разрешение - бумажные издания могут отказаться от публикации новости из-за
отсутствия качественных иллюстраций к ней.
По
возможности отправляйте каждому личное письмо, т.е. указывайте в поле
"Кому" только одного конкретного получателя. Если Вы отправляете
письмо на общий редакционный адрес, допустимо указывать несколько общих адресов
одного издания (напр., адреса отдела финансовых и отраслевых новостей).
Если
Вы отправляете письмо на личный адрес конкретного журналиста, используйте его
имя в обращении. Написание таких писем займет больше времени, зато они будут
выглядеть как личные.
Если
ваш список получателей пресс-релизов слишком велик, оформите как личные только
письма в наиболее важные для Вас издания. При отправлении пресс-релиза на
остальные адреса не забудьте убедиться, что в поле "Кому" стоят
"слепые копии", и получатели не увидят всего списка адресатов.
Список литературы
Для
подготовки данной работы были использованы материалы с сайта http://www.prlink.ru/