Информационная служба фирмы

Содержание:
Введение…………………………………………………………………стр.3 Глава 1. Информационные службы на предприятиях………………..стр.4 1.1. История создания информационных служб на предприятиях….стр.4 1.2. Информационная служба в фирме. Современное состояние…...стр.7 Глава 2. Принципы работы информационной службы……………….стр.13
1. Функции и задачи информационной службы .………………...стр.13
2. Структура информационной службы…………………………..стр.16 Глава 3. Методы работы информационной службы…………………. стр.21 3.1. Информационное обеспечение……………………………………стр.21 3.2. Обработка документов…………………………………………….стр.31 3.3. Экономическая разведка…………………………………………...стр.39 3.4. Конфиденциальность и защита коммерческой информации……стр.48 3.5. Источники информации………………………………………….стр.54 Заключение………………………………………………………………стр.62 Список использованной литературы…………………………………стр.64 Приложения……………………………………………………………...стр.70
Введение Тема: Информационная служба фирмы. Актуальность: Эффективное развитие рыночных отношений тесно взаимосвязано с организацией информационных служб на предприятиях, т.к. успешная деятельность предприятия невозможна без информационного обеспечения. Информация позволяет ориентироваться в общей обстановке, уменьшить финансовый риск, следить за внешней средой, рынком, оценивать свою деятельность, вырабатывать и корректировать стратегию предприятия. Новизна: Существует много работ, посвященных теме: Информационное обеспечение коммерческой деятельности. Следует выделить специалистов, работающих в данной области. Это Бакланов М., Яновский А.М., Шкардун В.Д., Новикова О.А. и другие. Но конкретно по деятельности информационных служб фирмы информация рассеяна по различным источникам. Цель: Комплексирование информации об организации и методах работы информационной службы в фирме. Задачи: 1) Проанализировать литературу по теме 2) рассмотреть историю создания информационных служб на предприятиях 3) рассмотреть принципы, функции и задачи работы информационной службы 4) рассмотреть методы работы информационной службы. Объект: Информационная служба на предприятиях Предмет: Функции, задачи и методы работы информационной служб Методы исследования: анализ специальной литературы. База исследования: фонды РНБ, Публичной библиотеки имени Маяковского.
I. Информационные службы на предприятиях
1.1. История создания информационных служб на предприятиях
В СССР задачи обеспечения научной и технической информацией решались в рамках созданной в период 1952-1985 годов Государственной системы научной и технической информации (ГСНТИ), которая условно разделялась на систему открытой гражданской информации и систему информации в оборонных отраслях. В связи с распадом Советского Союза ГСНТИ, отражающая характерные для прежнего строя ведомственные структуры управления экономикой, тоже распалась. В рамках ГСНТИ была создана сеть информационных органов, имеющих статус всесоюзных, отраслевых, территориальных, республиканских и низовых на предприятиях (14).
В советское время активно создавались на крупных предприятиях специальные библиотеки или информационные отделы. Они вели многогранную справочно-информационную работу. Информационное обслуживание специалистов осуществлялось на базе укомплектованного книжного фонда. Фонд включал справочный аппарат, состоящий из системы каталогов и картотек. В своей работе информационные службы и технические библиотеки использовали традиционные методы информационного обслуживания. Это обслуживание в системе МБА, режиме «запрос-ответ», в системе ИРИ (избирательное распределение информации) и ДОР, проведение «Дней информации» и «Дней специалиста» (11).
ИРИ включает в себя следующие обязательные элементы: адресную (алфавитную) картотеку абонентов, предметную картотеку информационных запросов, картотеку источников информации, картотеку карт обратной связи, картотеку заказов МБА для удовлетворения абонентов ИРИ запрашиваемыми документами. Преимущество ИРИ – наличие обратной связи. Обеспечение специалистов в режиме ИРИ способствует внедрению на предприятиях новых методов труда, передовой техники и прогрессивных технологий. До доведения информации до цехов были организованы Доски информации, на которых вывешивался список новых поступлений.
Специальные библиотеки при заводах изучали информационные потребности специалистов по следующим группам:
1) руководящий состав завода
2) рядовой состав ИТР
3) рабочие массовых профессий На основании собранных анкет и выявленных в беседе запросов составляется на год тематика информационного обеспечения ведущих специалистов завода. Основными источниками для обеспечения информационных потребностей специалистов являлись – журналы, издания отраслевых информационных институтов, книги, библиографические пособия.
Большое значение придавалось выставкам, посвященным различным социалистическим соревнованиям. Для выставок библиотеки подбирали литературу, посвященным лучшим людям завода, новаторам, передовикам. На выставках широко представлялись и сами книги в помощь соревнованию, и определенные номера газет и журналов, папки с подобранными по тем или иным проблемам соревнования вырезками из периодических изданий. Для рабочих проводились Дни информации, где много уделялось вопросам системы подготовки и повышения квалификации рабочих кадров. Основные направления работы библиотек в советское время:
- пропаганда внутренней и внешней политики КПСС
- целенаправленная помощь в решении социально-экономических и научно- технических задач, стоящих перед производственными коллективами
- пропаганда достижений в области науки, техники, прогрессивной технологии, содействие внедрению передового производственного опыта трудовых починов, развитию технического творчества
- содействие системе профессиональной подготовки и повышению профессионального уровня кадров
- популяризация научно-технических знаний.
Библиотеки работали в тесном содружестве с профсоюзными комитетами (10,
27,29).
Т.о., в советское время информационным обеспечением специалистов занимались специализированные библиотеки и информационные центры на предприятиях. Можно сказать, что информационная инфраструктура была хорошо развита (правда, только в отношении НТИ), однако, в последние годы он был в значительной степени утерян, так как в условиях экономического кризиса отделы информации и научно-технические библиотеки государственных предприятий и учреждений стали первыми кандидатами для ликвидации. Вместе с тем, в последние годы такие службы стали вновь создаваться в рамках коммерческих структур, и некоторые банки и финансовые компании в настоящее время уже имеют весьма мощные собственные информационные службы. Вновь была осознана важность высококачественного информационного обеспечения для успеха во всех сферах деятельности, и во многих западных компаниях появилась должность «управляющий знаниями», он должен выполнять те же работы, что в 60-70-х годах предполагались для советских информационных работников отделов НТИ на предприятиях и организациях. Это говорит о том, что в советское время информационные отделы всегда обеспечивали высокое качество услуг и несли за это ответственность за счет тщательного отбора, оценки, редактирования информации.
1.2. Информационная служба в фирме. Современное состояние.
За последние несколько лет информационно-аналитическая деятельность в российских государственных и коммерческих учреждениях получила существенное развитие. Это объясняется рядом причин. Переход к рыночной экономике возможен только при условии возрождения предпринимательства. В немалой степени успех любого дела зависит от того объема информации, которым владеет лицо, принимающее решение. Генри Форд говорил: «Основа успеха в бизнесе – своевременно полученная, правильно понятая и умело использованная информация». Важно не просто получить информацию, но и иметь ее в таком виде, который бы обеспечивал ее однозначную интерпретацию и был нагляден для восприятия. На первый взгляд, информации в окружающем мире настолько много, что, кажется, недостатка в ней не испытывает никто. Однако нынешнее состояние экономики в значительной степени связано с острой информационной недостаточностью.
Для принятия адекватных ситуации решений на всех уровнях управления нужна оперативная, доступная и качественная информация. Информация должна поступать к руководителю в тщательно обработанном и подготовленном для анализа виде. Таким образом, возникает задача установки некоего
«информационного фильтра» на нескольких ветвях информационной
«магистрали». Частично данная задача решается за счет наличия в фирме референта. Частичность решения заключается в том, что один референт может просмотреть только часть из поступающего потока информации и выделить из него наиболее важные моменты, другая же часть информационного потока остается невостребованной. О каком-либо оперативном получении дополнительных сведений, разнообразном анализе, планировании и прогнозировании здесь не может быть и речи. Кроме этого референт ориентирован только на высшее руководство, и при этом совершенно не учитывается заинтересованность рядового сотрудника в оперативном получении необходимой ему информации. В качестве «улучшенных фильтров» выступает информационная служба.
Сегодня все крупные и процветающие коммерческие структуры развитых государств имеют в своем штате подразделения, которые занимаются информационной деятельностью. В одних фирмах - это информационно- аналитический отдел, в других - отдел маркетинга, на который руководство фирмы наряду с другими возлагает и информационно - аналитические задачи, в третьих – отдел коммерческой разведки. Часто все зависит от степени понимания руководством фирмы степени важности информационно - аналитической работы для безопасности всех сторон деятельности любой коммерческой структуры (18).
Вся поступающая в информационную службу информация может рассматриваться как маркетинговая, поскольку она отбирается в интересах предприятия. Задача информационной службы – квалифицированно обработать ее и распределить по потребителям, то есть обслужить внутренний рынок информационной продукции и услуг на предприятии. При этом происходит специфический переход информационной службы из состояния участника маркетинга продукции предприятия, его информационных аспектов, в производителя информации, осуществляющего маркетинг информационной продукции и услуг.
Основная цель – это обеспечение оперативного получения руководителем и другими службами максимального объема качественной и конкретной информации, необходимой им для принятия более обоснованных и взвешенных решений, адекватного реагирования на происходящие события, а также получения своевременных рекомендаций и предложений. Наличие качественной информации у руководства помогает не только при принятии каких-либо решений, но может сыграть в его пользу при проведении переговоров или дискуссий (9).
В качестве основных аспектов информационной деятельности и новых задач информационной службы предприятия могут быть представлены:
- проведение исследований рынка сбыта продукции предприятия или участие в такой работе
- проведение и организация рекламной кампании
- проведение маркетинга информационной продукции и услуг на предприятии в интересах маркетинга его продукции.
Как и в маркетинге любых товаров, важным является повышение качества информационной продукции и услуг и снижение издержек информационного производства, предоставление специалистам предприятия возможности выгодного сотрудничества с информационной службой, предпочтительного по сравнению с другими каналами коммуникации.
Поэтому маркетинг информационной продукции и услуг на предприятии должен преследовать, как минимум, две цели:
1) реализация задач маркетинга продукции предприятия в части его информационных аспектов
2) обеспечение эффективной деятельности информационной службы предприятия в условиях рыночной экономики.
Для достижения первой цели необходимо:
- создать и вести информационную базу, включающую информацию о сильных и слабых сторонах своего предприятия и его продукции, а также сведения о конкурентах
- обеспечить поступление на предприятие необходимой научно-технической и конъюктурно-экономической информации
- обеспечить переработку и распределение этой информации «по принадлежности» между подразделениями предприятия
- создать коммуникации для свободной циркуляции идей всех участников маркетинга до потребителя с целью координации усилий в создании продукции, удовлетворяющей потребности данного сегмента рынка.
Для достижения второй цели необходимо провести:
- определение возможностей информационной службы и номенклатуры выполняемых работ и услуг
- исследование и сегментацию рынка информационной продукции и услуг на предприятии
- рекламу информационных работ и услуг, мероприятия по стимулированию сбыта
- мероприятия по уменьшению издержек информационного производства
- оценку эффективности мероприятий маркетинга информационной продукции и услуг на предприятии с последующей корректировкой плана маркетинга.
Весьма важно, чтобы наряду с количественными оценками в информации содержались также качественные характеристики. Особенно ценны сведения прогнозного характера, дающие представление о намечающихся структурных изменениях и новых тенденциях и имеющие принципиальное значение для выработки стратегий маркетинга.
Участие информационной службы в маркетинговых исследованиях может осуществляться посредством решения двух равнозначных задач:
- создания и ведения фактографических баз данных, содержащих количественную информацию (списки поставщиков, данные о фирмах, продукции и т.д.)
- проведение на этой базе обзорно-аналитической деятельности, результатом которой является получение прогнозных оценок состояния рынка продукции предприятия.
Решение данных задач возможно на основе создания автоматизированных банков данных в рамках информационной службы предприятия.
Эффективность стратегии маркетинга, реализация его целей зависят от качества информации, на основе которой эта стратегия развивается. Поэтому основной задачей участия информационной службы в маркетинге продукции предприятия является создание и поддержание системы информации, обеспечивающее оперативное поступление достоверных сведений, необходимых для успешной маркетинговой деятельности предприятия. Эта информация должна освещать спрос на определенные товары и услуги, содержать характеристики возможных конкурентов, а также внешних условий, в которых протекает маркетинговая деятельность предприятия (инфраструктура, уровень развития, правовые и экономические требования и т.д.) (12).
Т.О., целесообразно рекомендовать хозяйствующим объектам иметь в своей структуре специальное подразделение, ответственное за подготовку условий успешного развития предприятия – информационную службу. Предприятие, стремящееся к успешному выходу на рынок, закреплению на нем, усилению конкурентных позиций, а в перспективе – к лидерству, должно в первую очередь обладать как можно более полной информацией о состоянии и динамике внешней среды – о конъюнктуре, объеме и структуре рынков, а также о состоянии внутрифирменной среды – о производственных и интеллектуальных возможностях реализации практических и стратегических задач.
II. Принципы работы информационной службы:
2.1. Функции и задачи информационной службы
В условиях рыночной экономики существует взаимосвязь между службой информации и службой маркетинга, которая в состоянии взять на себя всю маркетинговую работу, включая планирование. Если предприятие маленькое, то все маркетинговые обязанности могут быть возложены на одного человека. Если предприятие крупное, необходимо создать новое подразделение, структура которого должна быть ориентирована на выполнение трех основных функций:
- сбор информации, анализ и прогнозирование
- формирование производственной программы
- осуществление рекламы и маркетинга.
Это подразделение может называться службой маркетинга или информационно- аналитическим отделом.
Информационно-аналитическая служба является основным центром, в котором концентрируется, обрабатывается и анализируется самая разнообразная внешняя информация. То же справедливо и по отношению к внутренней информации, но с некоторыми оговорками. Большая часть внутренней информации попадает в нее из других подразделений фирмы и в основном представлена в уже обработанном (стандартные формы статической отчетности), подготовленном для анализа виде. Таким образом, обозначаются основные задачи, стоящие перед информационной службой:
1) сбор, обработка и анализ внешней информации
2) сбор, обработка и анализ внутренней информации
3) на основе проводимого анализа выработка соответствующих рекомендаций и предложений
4) оперативное, полное наглядное предоставление результатов анализа, соответствующих выводов и выработанных рекомендаций
5) долговременное хранение всей собранной информации для последующего ее использования в работе
6) решение нестандартных задач анализа деятельности фирмы
Иногда бытует мнение, что ИС и экономическая служба дублируют друг друга. Экономическая служба ориентирована, прежде всего, на решение стандартных задач внутреннего учета. Одной из основных задач ИС является сбор, обработка и анализ самой разнообразной внешней информации. Экономической службой решаются задачи анализа и планирования текущей деятельности фирмы и ее подразделений, а также стратегического планирования. Здесь находится первая точка пересечения интересов ИС и экономической службы. ИС не решает стандартных задач учета – она является пользователем информации, полученной в результате решения данных задач другими подразделениями (экономической службой). И, наоборот, другие подразделения, в частности экономическая служба, являются пользователями информации, предоставленной ИС. Здесь вторая точка пересечения интересов. Деятельность экономической службы строго ориентирована на руководство фирмы и контролирующие инстанции. Деятельность ИС ориентирована как на руководство, так и на рядового сотрудника. Данные службы не дублируют, они взаимодополняют друг друга.
Исходя из задач, стоящих перед службой, можно обозначить ее функциональную структуру, обеспечивающую наиболее эффективное ее функционирование. Функционально ИС подразделяется на 3 направления – аналитическое, информационное и техническое. Аналитическое и информационное направления являются основными. Основные задачи аналитического – это пункты 1,2,3 и 6 из выше перечисленного списка. Аналитическое подразделение разделяется на две составляющие. Одна из них ориентирована на решение стратегических задач (выявление тенденций, прогнозирование, стратегическое планирование), вторая – мониторинг текущих событий и решение тактических задач. Основными задачами информационного направления являются 4 и 5, а также часть от задач 1 и 2 – сбор и обработка информации. Техническое подразделение является вспомогательным. Оно занимается решением технических вопросов, связанных с пунктами 4 и 5, и оказывает соответствующую помощь при решении задач 1,2,3 и 6 (18).
Систематизируем и обобщим основные проблемы и трудности, характерные для деятельности информационной службы:
- информационные отдел получает большие объемы информации из самых различных источников. Это приводит к невозможности одному человеку качественно обработать материал
- как правило, основная масса информации представлена на бумажных носителях и имеет самую разнообразную форму представления. Это существенно затрудняет и замедляет ее предварительную обработку
- на этапе обработки и преобразования данных в электронный вид возникает вероятность появления ошибок и ввода неправильной информации, что иногда может привести к искажению ситуации и выработки неверных рекомендаций
- основная масса информации поступает на бумажных носителях. С течением времени скапливаются большие объемы разнообразных печатных изданий, а также ксерокопий. Когда возникает потребность в каких-либо материалах, их поиск занимает слишком много времени
- отдельно следует выделить проблему представления информации.
Информация, которая предлагается конечному пользователю, должна быть лаконичной, конкретной, легко читаемой.
Предлагаются следующие шаги для их решения:
1) разграничение обязанностей между специалистами службы
2) внедрение современных компьютерных и информационных технологий работы с информацией.
Это не что иное, как информационная система. Создание ИС призвано решить следующий спектр задач:
- создание единого информационного пространства фирмы
- повышение эффективности деятельности информационной службы
- обеспечение оперативного доступа любого сотрудника со своего рабочего места к необходимой ему в данный момент информации
- повысить уровень профессиональной подготовки каждого сотрудника фирмы.
Информационным наполнением ИС служит самая разнообразная внешняя и внутренняя информация (18).
2.2. Структура службы информации
Руководителю, заинтересованному в развитии предприятия и завоевании новых рынков сбыта своей продукции с минимальным риском потерь, задавшемуся целью создать полноценную службу информации, необходимо ясно представить себе цели, которые следует поставить перед этой службой, и структуру, которая позволит их реализовать. Лишь грамотно организованная, хорошо оснащенная, с квалифицированным персоналом служба сможет решить весь комплекс задач. Только для такой службы целесообразно разрабатывать и применять критерии эффективности при оценке ее функционирования. Успешная деятельность службы информации предприятия возможна при условии ее опоры и ориентации на реальные интеллектуальные, научные, технические и производственные возможности предприятия, его финансовый потенциал и реальные перспективы развития (48).
Данная модель информационно-аналитической службы предприятия может быть полезной, в первую очередь, для крупных предприятий рыночной ориентации, имеющих обширную номенклатуру выполняемых работ (Приложение №1). Рассмотрим функции каждой группы.
Группа маркетинга:
- мониторинг динамики рынка и конъюнктуры
- формирование модели потребительских ожиданий
- формирование «идеальной» модели продукции
- все о фирмах конкурентах и товарах-аналогах
- разработка бизнес-планов
- реклама
- предложения по совершенствованию продукции и ее ассортимента
- динамика объемов производства и организация системы товародвижения
- предложения по сервисному обеспечению пользователей.
Патентно-правовая группа:
- патентно-правовая защита промышленной и интеллектуальной собственности
- рекомендации по организации конкурентной борьбы на рынках продукции
(услуг) предприятия
- рекомендации по безопасному вывозу новой продукции на рынок.
Группа сбора и обработки информации:
- поиск, обработка, систематизация, классификация и первичное преобразование (свертывание) информации
- формирование, ведение и совершенствование баз данных
- подготовка дифференцированной информации для руководителей и лиц, принимающих решения.
Группа экспертов:
- поиск новых источников информации, потенциальных инвесторов
- отбор «нужной» информации (порог избыточности, достоверности)
- определение структуры и объема информации, необходимой и достаточной для информационного обеспечения деятельности и развития предприятия
Группа анализа и синтеза информации:
- подготовка аналитической информации для обеспечения хозяйственной деятельности предприятия
- подготовка информации о деятельности предприятия для передачи во внешнюю среду.
Следует отметить, что в данной работе модель информационной службы представлена в самом общем виде. В каждой конкретной области существует своя специфика (49).
Сотрудники информационной службы должны обладать следующими качествами:
- аналитическое, ассоциативное мышление
- способность идентифицировать и концептуализировать проблемы (темы, запросы)
- умение анализировать исходные документальные массивы (информацию)
- обостренное чувство нового
- мобильность сознания, восприимчивость к инновациям
- целеустремленность и последовательность действий
- коммуникабельность
В круг профессиональных знаний сотрудников должны входить:
- теория и практика коммуникации, информатизации, библиотечно- информационной деятельности
- менеджмент и маркетинг библиотечно-информационных ресурсов, услуг, продукции
- экономика библиотечно-информационной деятельности
- теория конъюнктуры
- стандартизация библиотечно-информационной деятельности
- авторское право смежные права на интеллектуальную собственность
- хозяйственно-договорное (контрактное) право
- порядок лицензирования видов деятельности
- экспертные системы оценки потоков информации
- логическое моделирование
- справочно-информационное источниковедение (бизнес-информ-ресурсы)
- характеристики и свойства нетрадиционных носителей информации
- принципы подготовки и характерные особенности метаинформации
- основы реферирования документной информации
- информационные потребности малого и среднего бизнеса
- поведение потребителей информации
- методика социологических исследований
- теория факторного анализа
- технология автоматизированной обработки, организации (систематизации), управления, поиска и передачи информации
- методика работы с компьютером и современными средствами связи, копировально-множительной техникой
- свободное владение минимум одним межгосударственным языком (прежде всего английским как интернациональным языком бизнеса, дополнительными языками могут быть немецкий, французский и испанский).
Основные практические навыки:
- экспертиза информационных потоков
- целевой отбор документальных материалов
- разноаспектный поиск первичных источников и информационный поиск, в том числе библиографический и фактографический поиск
- организация и контроль (сохранение) зафиксированной информации
- использование конкретных программно-методических продуктов
- динамичное чтение (скоротечное) текстовой информации
- многофакторный анализ: библиографическое описание реферирование индексирование организация и ведение баз данных информационный мониторинг
- применение машиночитаемых носителей информации (кассеты, диски, дискеты)
- владение микропроцессорной техникой (компьютерная грамотность), прогрессивными средствами связи (электронная почта, телефакс, видеотекст, сотовая телефонная связь и др.), копировально- множительными аппаратами
- маркетинг и бизнес планирование, оценка эффективности информационной деятельности
- деловое общение
- организационно-правовое оформление экономических отношений предприятия с партнерами (юридическими и физическими лицами) (65).
III. Методы работы информационной службы:
3.1. Информационное обеспечение
Успешная деятельность предприятия в современных условиях невозможна без информационного обеспечения по вопросам, относящимся как непосредственно к деятельности предприятия, так и к общей экономической и политической ситуации в стране. Под информационным обеспечением понимают:
1) Совокупность процессов по подготовке и доведению до потребителей информации для решения управленческих, научно-технических задач в соответствии с этапами их выполнения
2) Совокупность единой системы классификации и кодирования информации и единой системы документации, используемых в автоматизированной ИПС; совокупность методов и средств организации машинных массивов информации Информация позволяет ориентироваться в общей обстановке, уменьшить финансовый риск, следить за внешней средой, рынком и изменениями рыночной конъюнктуры, оценивать свою деятельность, вырабатывать и корректировать стратегию предприятия. Информация не только становится особым товаром во всех сферах деятельности, но и приводит в движение иные ресурсы – материальные, денежные, кадровые. Информационные ресурсы преодолевают ограниченность природных ресурсов, приводят к колоссальной экономии живого труда, увеличивают совокупность мощность материально-вещественных факторов производства.
Согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» от 22 февраля 1995 года: «Информационные ресурсы – это отдельные документы и массивы документов, которые могут являться составной частью информационной системы, базы данных» (1). Информационные ресурсы – множество профессионально-значимых источников информации, необходимых для развития определенной сферы деятельности в каждый конкретный период времени. Информация – основное условие конкурентной способности организации (16).
Любое предприятие можно представить погруженным в поток информации, поступающей от внешней среды, которое включает государство, общественные организации, поставщиков, конкурентов, инфраструктуру рынка и т.п. Информационные органы предприятия отфильтровывают из этого потока информацию, необходимую для жизнедеятельности предприятия и преобразуют ее в удобную для выработки управляющих решений форму.
Хотя приемников маркетинговой информации на предприятии может быть множество (вплоть до отдельных сотрудников, получающих важную информацию в служебных командировках, на конференциях и т.п.), центр ее обработки и первичного анализа должен быть един, что исключит «разрывы» и дублирование в информационных потоках. Логично представить таким центром службу информации, являющейся главным «нервным узлом» информационной системы предприятия (44).
Информационная служба должна обеспечивать информацией любую возникающую ситуацию в условиях рыночной экономики и это достаточно сложно, поскольку среда в каждой конкретной фирме всегда имеет различия, вполне специфична и зависит от многих мотивов. Важнейшими являются пять признаков:
- организационно-правовая структура: государственные и муниципальные предприятия (бюджетные), смешанные предприятия, частные фирмы и кооперативы
- функциональная деятельность фирм: инновация, проектирование, конструирование, технология, маркетинг, менеджмент, консультирование, консалтинг и т.д.
- отраслевая направленность работы фирм: комплекс отраслей
(лесохимический, топливно-энергетический, машиностроительный комплекс и т.д.), отрасли здравоохранения, культуры, сельского хозяйства и их узкоотраслевые направления
- региональная направленность работы фирм: район Санкт-Петербурга, весь город, весь Северо-Запад или другие области и республики России, СНГ, зарубежные страны
- личностно-профессиональные особенности руководства и сотрудников фирм
(базовое образование, профиль, специализация, стаж и опыт работы, уровень знания иностранных языков, компьютерной подготовки и т.д.). Информационное обеспечение, представленное в виде процесса, предполагает выполнение следующих операций:
- сбор данных
- обработка данных и формирование информационных банков пользователей
- хранение информации
- поиск информации
- преобразование информации
- передача информации Исходной и главной операцией считается сбор данных. От качества выполнения ее зависит соблюдение требование полноты, достоверности и оперативности, предъявляемых не только к самим сведениям, но и в отношении всего процесса информационного обеспечения.
Сбор данных происходит в форме приема сообщений, каждое из которых представляет собой совокупность данных, содержащих какие-либо сведения, предназначенные для передачи по каналу связи от источника к пользователю информации. Технически эта операция совершается с помощью специальных средств передачи (приема) данных – модемов, факсов, телефонов и т.п.
Возникающий в ходе разнообразной предпринимательской деятельности информационный дефицит (недостаток или нехватка информации, перебои с информированием) предопределяет необходимость поиска информации, которая была бы способна его удовлетворить. Иными словами, поиску информации всегда предшествует появление информационного дефицита.
В наши дни, как и прежде, информационный дефицит необычайно разнообразен, но наиболее частыми являются три разновидности информационного дефицита:
- фактографический дефицит
- концептографический дефицит
- документальный дефицит. Фактографический информационный дефицит предполагает нахождение и предоставление специалисту реально существующего факта (сведения, события), максимально соответствующего потребности. В настоящее время чаще других требуются факты адресные, статистические, ценовые и отраслевые (тематические), касающиеся в первую очередь профессиональной деятельности предпринимателей. Обычно считается, что найти адрес просто. Но на самом деле далеко не всегда удается установить точный, достоверный адрес организации, предприятия, объединения. Даже в пределах нашего города поиск не всегда успешен по разным и подчас весьма неожиданным причинам. Например, фирма не заинтересована в рекламе, нет необходимости сообщать свои адресные сведения в силу желания изменить свой профиль деятельности или предполагается поменять адресные сведения, закрыть фирму, открыть новую и т.д. И в такой ситуации даже простейший информационный дефицит остается неудовлетворенным.
Другой пример – поиск статистических сведений может оказаться еще более длительным, особенно если необходимы конкретные факты. Выполнить и тем более оперативно такой поиск далеко не всегда удается, если и вообще возможно. И не потому, что специалист не знает источников информирования или профессионально безграмотен, а по вполне объективным причинам – задержка выпуска статистических изданий и трудности доступа к компьютерной информации или простое отсутствие конкретных статистических данных в информационных сетях. Совсем нелегко найти объективные сведения о цене продукта или услуги. Предприниматель многократно сталкивается с указанием цен прежних, не соответствующих определенному периоду, региону, продукту, и источники информации далеко не всегда удовлетворяют этот фактографический информационный дефицит. Для удовлетворения четвертого направления фактографического информационного дефицита требуются весьма разнообразные источники отраслевого (тематического) профиля: справочники и даже другие типы первичных документов (монографии, практические пособия, имеющие в фирме официальные документы).
Для удовлетворения этих видов фактографического информационного дефицита могут быть использованы разные пути и варианты фактических сведений. Опытный менеджер информационной фирмы должен выбрать самый правильный вариант.
Получить ответ на возникший концептографический информационный дефицит еще труднее, тем более что число источников информации, дающих ответ в виде готовой концепции весьма ограниченно особенно после 1991 года, а сами объекты концептографического дефицита являются всегда сложными. Нередко подобный дефицит требует глубокого поиска источников, обеспечивающих обобщенными сведениями концептуального и конъюнктурного характера, или проведения собственных разработок.
Документальный информационный дефицит – третий возникающий в настоящее время дефицит, для удовлетворения которого необходимы документ или комплекс документов.
Необходим поиск и таких документов, которые по разным причинам далеко не сразу публикуются или вообще сообщения о них отсутствуют. В первую очередь это касается ведомственных, особенно внутренних документов. Поэтому удовлетворение даже такого простейшего как документальный информационный дефицит требует достаточного знания путей поиска, времени на их нахождение и предоставление в реальном режиме.
Предпринимательская идея - понимание, предчувствие , смутное знание предпринимателя о том, что он ощущает наметившиеся изменения в области своего профессионального интереса необычайно важны в условиях рыночной экономики. Для реализации идеи предприниматель собирает информацию и анализирует ее исходя их информационного дефицита.
Можно назвать 4 группы изменений, которые по существу являются их индикаторами в пределах фирм и даже отраслевых и региональных направоений деятельности:
- неожиданные события;
- несоответствия, несовпадение с тем, что должно быть и что реально происходит;
- насущная потребность, проявление негативных симптомов, которые могут быть и должны быть устранены внутри предприятий;
- внешнее давление на фирмы вследствие внезапных изменений в отрасли или регионе;
В сферах внешней деловой среды тоже проявляются и создаются условия для новых возможных изменений. Таких ситуаций три: - последствия демографических изменений; - культурные изменения, вызывающие трансформации восприятий, настроений и ценностей жизни;
- научно-информационные изменения, связанные с расширением границ и результатов познания мира.
Усилия информационной службы должны быть направлены на обеспечение и удовлетворение информационного дефицита.
Таким образом, цель информирования в фирме – полное и быстрое удовлетворение информационного дефицита фирмы в целом и конкретной предпринимательской идеи ( 17).
Специальным средством информационного обеспечения коммерческой деятельности выступает технология электронного обмена деловой документацией по стандарту ООН-ЭДИФАКТ. Он представляет собой набор принципов обмена деловыми данными между различными участниками хозяйственных связей в сфере коммерческой деятельности – производственными предприятиями, торгово- посредническими организациями, банками, страховыми компаниями и т.д., - принципов, выработанных на базе информационной логистики.
ЭДИФАКТ – это особый структурированный язык данных, связанных с описанием фактически всех видов коммерческой деятельности. Технологию ЭДИФАКТ можно сравнить с кубиком Рубика. Постоянная сцепка его составляющих позволяет, не разрушая формы куба, создавать из одних и тех же элементов при вращении в разных плоскостях все новые и новые зрительские (суть – аналитические) комбинации. По этим же принципам формируется ЭДИФАКТ- сообщение.
Язык позволяет с помощью элементов, стандартных информационных сообщений составлять описание любого распространенного в коммерческой практике документа, сформулировать его электронную версию и транслировать в открытых телекоммуникационных сетях без опасения перехвата конфиденциальной коммерческой информации. При этом, будучи, например, составленным на русском языке, счет или накладная может быть успешно транслирован как для российских получателей, так и для зарубежных партнеров на всех основных европейских языках. В месте получения закодированного документа с помощью специальных программных средств, настроенных только на систему получателя, ЭДИФАКТ-сообщение разворачивается в обычную читаемую форму, которая превращается в стандартный бумажный документ. Одновременно такое сообщение, передаваемое в сетях, оборудованных запоминающими устройствами – серверами, частично выполняет и роль автоматизированной системы делового администрирования, которая не позволяет какому- либо партнеру по обмену документами в ЭДИФАКТ уйти от ответственности за свои послания.
Технология ЭДИФАКТ внедряется в России уже несколько лет – факт чрезвычайно важный в связи с переходом ЕвроСоюза с 1 января 1995 года на обязательное использование электронного языка ЭДИФАКТ при обмене документацией и информацией между государственными ведомствами ЕС, работающими на английском, французском и немецком языках. Промедление с внедрением ЭДИФАКТ в России означало бы появление нетарифного барьера в торговле между Востоком и Западом. Ведущими организациями по распространению технологии изначально выступили: ВО «ИНФОРМВЭС», Роскоинформ, ЦБ России, Государственный таможенный комитет, Минтранс, Российская академия наук, Торгово-промышленная палата России. Крупнейшими центрами распространения технологии ЭДИФАКТ в Европе являются СИТПРО в Англии, ЕДИФРАНС во Франции, ДЕНИШПРО в Дании и т.д.
Существует множество наработок в области информационных технологий, а именно методов, технологий и общих подходов, применяемых при построении информационных систем.
Для разработки таких систем используются профессиональные СУБД. Учитывая сложившиеся тенденции, для обеспечения взаимодействия конечного пользователя с информационной системой целесообразным видится применение технологий INTERNET ( 36).
ИС должна создаваться с таким расчетом, чтобы обеспечивать доступ удаленным пользователям. Естественно, что подключение к ИС осуществляется строго в соответствии с правами доступа конкретного пользователя только к разрешенным сегментам ИС. Запрещенным является конфиденциальный сегмент информации, доступ к которой имеет ограниченный круг пользователей и только внутри локальной сети фирмы. Пользователи внутри фирмы также имеют разграничения по доступу к информации. Вопросам безопасности необходимо уделить самое пристальное внимание.
Большинство информации поступает в информационный отдел в бумажном виде, и очень много времени занимает ее обработка и занесение в компьютер. Получается, как бы двойная работа – все печатные издания формируются на компьютерной основе. После поступления печатного издания наиболее интересные материалы преобразуются и заносятся в компьютер. Очевидным является устранение лишнего звена в этой цепочке (электронная форма – печатное издание – электронная форма), поэтому, по возможности, всю поступающую информацию необходимо получать в электронном виде (хотя в некоторых случаях целесообразно ее дублирование на бумажных носителях).
Информация бывает представлена в самом разнообразном виде – цифровая (табличная), текстовая, аудиографическая, видео, может иметь различные форматы. Появляется задача быстрого ввода, обработки, оптимального хранения, обеспечения доступа и оперативного анализа такого многообразия информации.
Существуют технологии, позволяющие решить данные проблемы. Проблема оптимального хранения большого объема разнородных данных решается с помощью технологии Хранилищ Данных. Технология OLTP обеспечивает ввод и оперативную обработку информации. Оптимальный доступ и получение данных обеспечивается применением технологий работы с многомерными структурами данных – OLAP. Вышеперечисленные технологии – это не конечный продукт, а только методы и рекомендации, применение которых помогает решить указанные задачи. Для анализа данных и прогнозирования ситуации перспективным является новые направления – нейросети, генетические алгоритмы, а также различные методы моделирования (математическое моделирование).
Очень важная задача, которую нельзя недооценивать, - предоставление результатов анализа. Поскольку информация лучше воспринимается визуально, то основной упор необходимо сделать на максимально возможную визуализацию материала. Простейшими способами графического представления информации являются различные схемы, графики, диаграммы.
Следующим шагом в этом направлении являются Географические Информационные Системы (ГИС), использующие оцифрованные географические карты в качестве основы, на которой потом накладываются самые разнообразные числовые данные и имеется возможность их дальнейшей обработки и анализа (построение диаграмм, цветное выделение, различные отчеты по выбранным объектам, областям и т.д.).
Очень интересным и перспективным является использование технологии VRML (язык моделирования виртуальной реальности), который применяется в ГИС. Целесообразно также использование звукового сопровождения процесса предоставления информации (22).
3.2. Обработка документов
Информационные службы используют как новые методы обработки, так и традиционные методы библиографирования. Методы библиографирования делятся на две группы:
- аналитические;
- синтетические. К аналитическим методам относятся: 1) Общий библиографический анализ документа, осуществляемый в целях выяснения ее основной тематики, формальных и содержательных особенностей, достоинств и недостатков, целевого и читательского назначения; 2) Библиографическое описание документа; 3) Аннотирование или реферирование; 4) Индексирование и предметизация, т.е. выражение содержания документа с помощью предметных рубрик или условных знаков какой-то классификации. Результат последних трех операций в совокупности объединяются в библиографическую запись, составление которой образует переход от аналитических методов к синтетическим.
К синтетическим методам библиографирования относятся: 1) Выявление документа как объекта библиографирования в целях их последующей библиографической обработки, представляющее собой начальный синтез, фактически предшествующий библиографическому анализу; 2) Отбор документов по заранее заданным критериям; 3) Группировка библиографических записей в библиографическом пособии. Условность выделения аналитических и синтетических методов библиографирования состоит в том, что в действительности процессы библиографического анализа и синтеза диалектически взаимосвязаны и взаимно обусловлены, они переходят друг в друга и в реальном процессе библиографирования осуществляются в значительной мере одновременно.
Библиографическое описание – результат анализа первичного документа с целью идентификации и выявления совокупности необходимых и достаточных внешних признаков, преимущественно выявляемых по титулу документа без ознакомления с содержанием текста. Библиографическое описание первичных документов – самая лаконичная, «отчужденная» от содержания первичных документов разновидность вторичных документов. Библиографическое описание позволяет:
- выделить по перечню сведения данного первичного документа и найти его среди множества других (адресная функция);
- получить предварительное представление об отраслевой принадлежности, тематике, содержании, целевом и читательском назначении, актуальности, достоверности и объеме приведенных сведений (функция информирования);
- при достаточно информативном (точном, емком) заглавии выполнять сигнальную функцию, способствуя подготовке оперативных вторичных источников информации. Общие требования и правила библиографического описания, набор элементов, их последовательность, условные разделительные знаки и выбор библиографического описания регулирует ГОСТ 7.1-84.
По решению информационных служб в фирмах в ряде случаев используется краткое библиографическое описание без указания подзаголовочных и надзаголовочных сведений, сведений об издательстве или издающих организациях. Но каждый из элементов библиографического описания позволяет определить основные ценностные свойства документов: актуальность тематики, новизну документа, степень обобщенности и разработанности проблемы, соответствие информационному дефициту и т.д.
Даже полное библиографическое описание – самый отчужденный, свернутый вторичный документ. Единые требования к составлению библиографического описания обеспечивают единообразие, выполнение которых обязательно и для традиционного (бумажного) и для компьютерного режимов.
Аннотация – такая форма свертывания, при которой составляется краткая обобщенная характеристика, отражающая необходимый минимум сведений для идентификации первичных документов.
В условиях рыночной экономики для предпринимателей составляются справочные аннотации, различающиеся охватом трех групп рассмотренных данных: элементы, дополняющие библиографические описания или расшифровывающие недостаточно информативные заглавия; историко- библиографические сведения; тематические элементы.
Следует отметить, что в современных фирмах составляются чаще специализированные, а не общие справочные аннотации. При этом общие – отражают все основные вопросы, а специализированные справочные аннотации обычно составляются для специалистов с целью удовлетворения вполне определенного информационного дефицита. В этом случае из всего текста в аннотацию включаются только те сведения, которые представляют непосредственный и наибольший интерес при удовлетворении информационного дефицита. Но это не значит, что объем специализированных справочных аннотаций будет меньшим из-за такой конкретизированной выборки, поскольку в них отражаются все возможные аспекты содержания с подробным освещением проблем. Такой подход к выбору информации повторно позволит не обращаться к первичным документам, особенно если они относятся к постановочным, теоретическим, методическим документам и т.д. Практический опыт аннотирования в условиях рыночной экономики позволяет сформулировать общие требования к аннотациям:
- содержание определяется библиографическим описанием, но не повторяет его заглавия и другие элементы, предполагает выявление структуры первичных документов и основных аспектов раскрытия содержания;
- аннотацию можно рассматривать как расширенное оглавление (структуру) первичного документа, позволяющего получить представление о том, освещен ли данный вопрос, как широко освещен, в сочетании с какими вопросами, в каких областях дополнительно может быть использован;
- аннотация определяется характером анализируемого материала
(технология, оборудование, материал, свойства, направления исследований и т.д.)
- аннотация должна быть соразмерна отражению отдельных аспектов по отношению к их объему в полном тексте и должна передавать смысл первичного документа своими словами;
- аннотации должны отражать сведения о степени новизны, точно передавать содержание, грамотно, четко и сжато излагать материал. Реферирование предполагает подробное ознакомление с текстом первичного документа с целью идентификации новизны, полноты, полезности содержания, выявления основных, наиболее важных, принципиальных фактических сведений и гипотез, теорий, методик, методов.
Самое трудоемкое установить важнейшие факты, поскольку гипотезы, теории, методики и методы включаются обычно полностью или в очень обобщенном виде. Факты же должны быть оценены и отобраны для включения в реферат, тем более, что селективные процессы не только сложны, но и субъективны. Выбор основных фактов возможен из следующих частей текста: введения или предисловия; той части текста, где указываются цель и задачи документа; где излагаются гипотезы и концепции; теории, методики и методы; где формулируются выводы. Фактические сведения содержатся и в заключении, рекомендациях и даже предположениях.
Понимание значимости в современных условиях рыночной экономики рефератов особенно на зарубежные издания, отсутствующие в библиотеках и других информационных центрах, приносит значительный эффект и прежде всего при выполнении научно-практических разработках. Из всех вторичных документов реферат отражает подробное содержание первичного документа и отличается объемом и степенью обобщения материала (17).
После экстенсивного развития методологического аппарата в аналитико- синтетической обработке информации активизировался процесс слияния методов и приемов анализа в общие технологические цепочки. В результате в начале 90- х годов разрабатывалась технология информационного мониторинга, способная объединить разнообразные методы библиографической, статистической и интеллектуальной обработки документов (данных) об объекте.
Информационная диагностика – технология анализа информации об объекте, реализуемая с помощью специальных процедур и методов в фиксированном предметном поле по избранным индикаторам для оценки состояния, тенденций и перспектив развития объекта. Диагностироваться может объект любой природы, если он изменчив с течением времени, а сведения об этих изменениях имеются в документальном потоке. Главные условия реализации процедур информационной диагностики: 1) Анализируется не сам объект, а известная в обществе информация о нем; 2) Для успешной диагностики должна обеспечиваться определенная полнота сбора документов (данных) об объекте, границы которого заранее описываются информационным аналитиком виде упорядоченного перечня ключевых слов или проблемно-ориентированного рубрикатора, фиксирующего предметное поле объекта; 3) Диагностические признаки – оценочные индикаторы – могут быть выбраны из числа признаков объекта – его свойств, качеств, физических параметров. 4) Технологическая цепочка методов и процедур диагностики должна позволять информационному аналитику осуществлять диагностику незнакомого объекта с воспроизводимыми результатами оценки объекта. По хронологическому признаку исследуемого периода в жизни объекта можно выделить три основных режима диагностики:
- Ретроспективный анализ объекта;
- Оперативная диагностика объекта;
- Мониторинговое наблюдение за объектом. Ретроспективный анализ предполагает выявление закономерностей развития объекта за предшествующий период времени. Ориентирован на выявление «критических» временных точек в развитии объекта. В информационной диагностике целесообразен обратно хронологический сбор источников информации об объекте, позволяющий прервать процесс накопления информационного массива при получении достаточных сведений о нем. Используя совокупность процедур информационного моделирования объекта ( поиск, отбор, аналитико-синтетическая обработка и систематизация документов) с заданными критериями подобия на хронологической шкале, аналитик может варьировать набор конкретных методических процедур с учетом специфики диагностируемого объекта и его документального шлейфа. В технологическую цепочку ретроанализа легко вкладываются процессы создания ретрорубрикатора, хронособытийная и хронолингвистическая шкалы, являющиеся основным методическим средством диагностики объектов.
Для сложных социальных объектов уместно использовать менее жесткие приемы формализации данных – типологические ряды, номинативные шкалы. В зависимости от величины анализируемого периода могут использоваться методические подходы, существенно различающиеся по стратегии сбора и доле анализируемой информации: Равномерный точечный прием предполагает фиксацию индикаторов в определенных временных точках на шкале – через десятилетие, пятилетие, ежегодно. Для ретроанализа динамики цен на товары и архива биржевых котировок акций выбирается ежемесячный, еженедельный, ежедневный и даже почасовой «тик». На результаты диагностики весьма повлияют «пробелы» – отсутствие информации об объекте в заданных точках. Капельный метод целесообразен при диагностике стохастических процессов, а также при углубленном ретроанализе объекта в критических точках его развития. Избирательно фиксируется информация об объекте в любом месте хронологической шкалы, сравнивается с предыдущей «каплей» информации до относительно стабильного состояния объекта, которое и принимается за исходное. Пошаговый метод – длительность «шага» в развитии объекта выявляется эмпирически в обратной или прямой хронологии анализа информации. В отличие от предыдущих подходов, он предполагает неравный по времени, но планомерный по всей шкале ретроанализ объекта.
В результате ретроанализа информационный аналитик имеет в своем распоряжении материал для выделения этапов развития объекта, их сводной характеристики, выделения тенденций развития объекта за анализируемый период времени, а при использовании методов информационного прогнозирования может вычленять и перспективные направления его дальнейшего существования в определенных условиях.
Оперативная диагностика – экспресс-анализ состояния объекта в определенный момент развития. Может реализовываться в любой хронологической точке, но ориентирован, как правило, на оценку современного состояния объекта.
Мониторинговый анализ – непрерывное наблюдение за развитием объекта с определенными временными интервалами в фиксированном информационном поле по заданным индикаторам. Именно мониторинговый режим предоставляет реальную возможность информационного прогнозирования объектов (20).
3.3. Экономическая разведка
Среди современных предпринимателей Запада бытует мнение, что, используя всего 5 основных правил, можно добиться значительных успехов в бизнесе. К ним относят:
1.Разведку.
2.Профессионализм в установлении контактов.
3.Квалификацию (которая выявляется, прежде всего, в том, чтобы тратить время только с нужными людьми).
4.Умение преодолевать препятствия.
5.Умение завершать сделку.
Итак, на первое место ставят разведку.
Тем средством, с помощью которого разведка оказывает влияние на проведение и разработку политики любой фирмы и обеспечение ее безопасности, является информация, представляемая своевременно в устной или письменной форме руководству фирмы.
Какая же нужна руководству фирмы информация? Кто и как должен ее готовить? Разведка в бизнесе относится к данным об окружающей среде и конкурентах, анализируемым с целью использовать их в конкретной ситуации.
Ни отдельное лицо, ни организация не могут эффективно действовать в условиях конкуренции без глубокого понимания этой среды или не располагая новейшей информацией о том, что в ней происходит. Вид нужной информации зависит от вида компании (фирмы), ее конкурентной среды и многих других характеристик самой фирмы и ее окружения.
Потребность в информации варьируется в зависимости от осуществляемой или планируемой деятельности. Компания может иметь долгосрочные (стратегические) планы, тактические или краткосрочные, планы и текущие операции; все они требуют хорошо выверенной информации.
В широкой печати иногда пытались обрисовать деловую разведку о конкурентах, как «шпионаж». Возможно, до некоторой степени это действительно так. Однако следует отметить, что сегодня подавляющая масса деловой информации может быть получена из этичных источников. Список того, что хотела бы знать о конкуренте деловая фирма, может быть бесконечным. Примерный перечень требующейся информации может служить иллюстрацией полезности разведки. Подробности могут меняться от компании к компании, но есть основные элементы, необходимые для большинства из них.
Информация о рынке:
1.Цены, скидки, условия договоров, спецификации продукта.
2.Объем, история, тенденции и прогноз для данного продукта.
3.Доля на рынке и тенденции ее изменения.
4.Рыночная политика и планы.
5.Отношения с потребителями и репутация.
6.Численность и размещение торговых агентов.
7.Каналы, политика и методы сбыта.
8.Программа рекламы.
Информация о производстве и продукции:
1.Оценка качества и эффективности.
2.Номенклатура изделий.
3.Технология и оборудование.
4.Уровень издержек.
5.Производственные мощности.
6.Размещение и размер производственных подразделений и складов.
7.Способ упаковки.
8.Доставка.
9.Возможночти проведения НИР.
Информация об организационных особенностях и финансах:
1.Определение лиц, принимающих ключевые решения.
2.Философия лиц, принимающих ключевые решения.
3.Финансовые условия и перспективы.
4.Программы расширения и приобретений.
5.Главные проблемы/возможности.
6.Программы НИР.
Подобный список может создавать неверное впечатление, что разведка против конкурентов - скорее набор данных, чем информация. На самом деле значение такой разведки воплощено в основных элементах поведения конкурента. Какая же информация должна быть продуктом деятельности информационного подразделения фирмы?
К такой информации относятся осмысленные сведения, основанные на собранных, оцененных и истолкованных фактах, изложенных таким образом, что ясно видно их значение для решения какой-либо конкретной задачи текущей политики фирмы. Такой подход подчеркивает разницу между «сырыми» материалами и окончательной продукцией информационно - аналитической работы.
Для эффективной работы информационного подразделения фирмы руководством должны быть четко очерчены его основные цели. Эти цели могут заключаться в следующем:
1. Обеспечить своевременное поступление надежной и всесторонней информации о способностях и будущих возможностях каждого из основных конкурентов.
2. Определить, каким образом действия основных конкурентов могут затрагивать текущие интересы фирмы.
3. Постоянно обеспечивать надежную и всестороннюю информацию о тех событиях в конкурентном окружении и на рынке, которые могут иметь значение для интересов фирмы.
4. Добиваться эффективности и исключать дублирование в сборе, анализе и распространении информации о конкурентах.
Работая над созданием системы информационного обеспечения фирмы, важно отметить ряд важных положений, которые могут служить отправными ориентирами.
1. Промышленная разведка против конкурентов необходима для обеспечения успеха в рыночной конкуренции.
2. В настоящее время ситуация на рынке меняется так резко, что неформальных средств наблюдения за конкурентами недостаточно.
3. Методы «проб и ошибок» в получении такой информации в конечном итоге неэффективны. Для обеспечения функции разведки требуется тотальная система в полном смысле этого слова.
4. Система промышленной разведки должна быть очень сильно ориентирована на конкретных лиц, даже если ее структура и организация постоянны.
5.Такая система должна быть ориентирована на действия. Она не должна просто выдавать отчеты и накапливать данные. Скорее она должна обеспечивать управляющих такой информацией, которая указывала бы на необходимость действий и помогала выбрать наиболее предпочтительные из них.
6.Конфиденциальную информацию можно получить из различных источников, многие из которых при поверхностном взгляде могут показаться бесполезными.
7.Система разведки против конкурента должна предусматривать задачи охраны собственных секретов и контрразведки. Эта рекомендация основана на предположении, что у конкурентов есть аналогичные системы, и что они могут прибегнуть к незаконным или неэтичным средствам для проникновения в вашу собственность.
8.Система разведки должна быть эффективно организована без обращения к незаконным или неэтичным методам сбора данных. Сбор информации о конкуренте представляет собой непрерывный процесс с обратной связью. Цикл начинается с определения потребности в сведениях для фирмы и организации ресурсов для сбора необходимых сведений. (Приложение №2) После того как информация собрана, ее следует обработать и проанализировать; в результате получают желаемые конфиденциальные данные, которые затем распространяются среди управляющих и в тех подразделениях организации, которые нуждаются в таких данных. Непрерывная обратная связь обеспечивает модификацию цикла, когда это необходимо, и совершенствование общего процесса. По мере возникновения новых потребностей службы сбора разведданных собирают и распространяют новую информацию.
Приступая к созданию информационной системы в фирме серьезное внимание необходимо обратить на проблему систематизации. Не имеет смысла даже пытаться обращаться к такому средству, как промышленная разведка, не имея законченной систематизации. Бессмысленно ожидать от отдельного специалиста или группы лиц, чтобы они знали, а более того, могли оценить такой объем данных. Следовательно, всякие действия, предпринятые без такой системы, осуществляются при неполном охвате полезной информации. Даже субъективная, лично получаемая информация требует систематизации. Вероятность того, что случайную оговорку запомнят и передадут тем, кто принимает ключевые решения, гораздо выше, если услышавший знает о ее важности и о системе, в которой ее могут оценить, включить в соответствующий контекст и использовать в качестве потенциально полезной информации.
Систематизация сбора сведений о конкурентах означает на практике, что будут найдены и использованы ответы на вопросы, подобные нижеприведенным:
Что нужно знать?
Где можно получить данные?
Кто соберет данные?
Как будут собираться данные?
Кто будет анализировать и интерпретировать данные?
Как лучше хранить полученную информацию, чтобы эффективно использовать ее в будущем?
Как распространять полученную информацию, чтобы соответствующие лица рассматривали ее своевременно?
Как предохранить систему от «утечек» и саботажа?
Если разведка ориентирована не только на одну программу или цель и не может быть организована на разовой основе, обоснованные ответы на эти вопросы могут указывать на необходимость использования вычислительной машины для эффективного хранения и поиска информации. Распространение информации, помимо периодических бюллетеней и ответов на особые запросы, можно облегчить, если собрать профили интересов потребителей информации и ввести их в вычислительную машину. Тогда при введении новых данных соотнесение их с профилями автоматически может дать разведывательную информацию, которую человек при оценке данных мог бы упустить (функция оценки). Этот прием обеспечивает двойную проверку и быстрое распространение важной информации среди соответствующих потребителей. В самом общем виде такая система показана на (Приложение №3) Даже если постоянная формализованная система деловой разведки требует автоматизации и применения компьютеров, исходные сведения могут и должны быть высоко персонифицированы. Персонифицированный характер вводимых данных обусловливает не только необходимость автоматизированных устройств для обработки данных, но и наличие нужных людей в нужных местах.
Специалисты по маркетингу - только небольшая часть людей, которые могут быть участниками данной системы. В ней должны участвовать все управляющие компании, а также персонал, ответственный за сбор и обработку разведданных. В некоторых случаях только высшие управляющие могут иметь доступ в конкурирующие организации, правительственные учреждения и другие организации и получать там полезную информацию. Т.о., определенным резервом является повышение индивидуальной квалификации лиц, собирающих информацию, но основной упор должен делаться на правильное размещение работников в системе, на разъяснение им их обязанностей и обеспечение их простыми средствами доступа к информационной системе. Данные для системы разведки о конкурентах могут поступать из разнообразных источников, как государственных, так и частных. Люди, не знакомые с разведкой, часто думают, что самая полезная информация добывается из секретных источников. Они считают типичными для разведки такие явления, как знаменитые публикации о секретных операциях ЦРУ.
На самом деле большая часть разведдеятельности (даже ЦРУ и, конечно, промышленной разведки) связана с использованием опубликованных сведений. Это справедливо даже для военных, примером чему может служить заявление адмирала Захариаса (зам. Начальника военно-морской разведки США во время второй мировой войны) о том, что 95% информации военно-морские службы США получали из опубликованных, 4% - из полуофициальных и только 1% - из секретных источников.
Следовательно, основное внимание должно концентрироваться на организованном изучении официально доступных источников информации. Значительная часть основной информации, используемой службами планирования, может поступать обычным порядком из многочисленных публикаций о деловом мире в средствах массовой информации, промышленных журналах, газетах, правительственных изданиях, учебных пособиях или научных трудах, а также из постоянного неформального потока сведений от торговых агентов.
Хотя многие сведения можно получить именно таким образом, например, путем компьютеризованного поиска и организованных поисков в промышленных библиотеках, процесс разведки может быть очень продуктивным и на самом низшем уровне организации. Ценным сборщиком информации, может быть, простой торговый агент, которому можно поручить отправиться на осмотр конкурирующего предприятия и доложить о своих наблюдениях отделу сбыта.
Клерк, получивший задание делать вырезки из газет той местности, где находится конкурент, также выполняет важную разведфункцию. Как отмечалось выше, накопление данных принимает форму (а) непрерывного сбора базовых данных для тотальной разведки или для ознакомления с факторами и силами, действующими в конкурирующих фирмах, и (б) сбора особых сведений для заполнения информационных пробелов в разведданных или для ответа на спецзапрос о конкурентах от определенного менеджера - потребителя информации. Фаза накопления информации включает формулирование направлений деятельности, подготовку плана сбора данных с указанием целей и задач и его передачу тем лицам и учреждениям, которые отвечают за его практическое осуществление.
Наиболее надежный метод проверки информации – сопоставительный анализ, т.е. получение однозначной информации по конкретному объекту исследования (например, по определенному шагу конкурента) из различных источников. Если информация не подтвердилась всеми источниками, или, получены противоречивые сведения, необходимо поставить под сомнение всю полученную информацию и продолжить процесс ее перепроверки. Не следует игнорировать нестыковки. В последнее время специалисты вплотную ощутили новую опасность, которую назвали «опасностью избыточной информации» или «синдромом информационной усталости». Еще недавно испытанным приемом конкурентной борьбы было утаивание информации. Затем на вооружение был принят метод дезинформации. Теперь с этой целью используется оружие избыточной информации: конкурента заваливают» массой ненужных сведений с расчетом на то, что удастся «спутать карты» и затруднить ему выявление нужной информации. И вряд ли в ближайшее время информационное «наводнение» начнет слабеть. Ведь только Интернет – это источник огромного количества информации о конкурентах, причем легко доступной и сравнительно дешевой. Хорошо поставленная служба разведки помогает отфильтровывать «информационный шум».
В противоборстве конкурентов в условиях рыночных отношений субъекты бизнеса вынуждены одновременно принимать меры как прямого действия (как можно больше узнать о конкурентах и с максимальной отдачей использовать эти знания), так и обратного действия (максимально защитить свою конфиденциальную информацию и тем самым минимизировать возможный успех от ее использования конкурентами) (25, 62). Т.о., именно целенаправленная обработка и анализ информации о деятельности, намерениях и возможностях конкурентов являются основными побудительными мотивами для принятия решений стратегической и тактической коррекции деятельности фирмы. В настоящее время этот метод работы очень важен для продуктивного ведения хозяйственной деятельности предприятия.
3.4. Конфиденциальность и защита коммерческой информации
Реально функционирование системы коммерческой информации на предприятии проявляется в создании информационной среды, поддерживаемой упорядоченным движением потоков информации. В модели предусмотрено, что все информационные массивы данных по основным видам коммерческой деятельности формируются на основе:
- данных маркетинговых исследований
- данных внутрифирменного управленческого учета (сведений об объемах товарооборота, величине производственных и товарных запасов, единовременных и текущих затратах, прибыли предприятия и др.)
- данных внешней статистики, конъюнктурных обзоров рынков, публикуемых в специальных изданиях и средствах массовой информации
- экспертных оценок.
Важнейшим элементом построения системы информирования является обеспечение границ доступа к информации. Мера доступности определяется степенью конфиденциальности – доверительности (или секретности) сведений. На практике границы доступа обеспечиваются защитой информации в режиме коммерческой тайны – принятия мер по ее секретному использованию. Понятием коммерческой тайны обобщаются преднамеренно скрываемые по коммерческим соображениям экономические интересы предприятия, сведения о различных сферах его предпринимательской деятельности (производственной, коммерческой, инновационной и т.д.) и относительно организации управления, необходимость защиты которых обусловливается задачами конкуренции и угрозами потери экономической безопасности. По общим правилам коммерческая тайна вводится относительно тех сведений, который представляют интерес для коммерции.
Режим коммерческой тайны определяется законодательным путем. В России он устанавливается ст.139 Гражданского кодекса РФ, согласно которой информация составляет коммерческую тайну, если имеет действительную или потенциальную ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании, а обладатель информации принимает необходимые меры к охране ее конфиденциальности. Гражданским кодексом (ст.139), наряду с коммерческой тайной вводится понятие служебной тайны. Однако какие-либо различия между ними не проводятся. Служебная тайна по законодательству так же, как и коммерческая тайна, должна иметь коммерческую ценность, и меры по их охране должны быть одинаковы. Перечень сведений, которые составляют предмет коммерческой тайны, и порядок обеспечения их сохранности определяются руководством предприятия. Наиболее общие правила состоят в следующем. Основополагающим является принцип равновесия между обеспечением экономической выгоды и поддержанием экономической безопасности. Предельно допустимые границы устанавливаются с учетом того, что часть коммерческой информации должна оставаться открытой. В основном это информация рекламного характера, касающаяся производимой продукции и услуг, товарных знаков и т.д. Сокрытие ее противоестественно, так как привести к потере рынков, потребителей, а значит, и прибылей. С другой стороны, излишне подробные сведения относительно выпускаемой продукции, особенно в части описания технико-экономических особенностей, вполне могут стать объектом наживы для конкурентов, активно использующих методы производственного шпионажа. В безусловном порядке засекречиванию подлежат сведения из области коммерческих ноу-хау. Они касаются в основном организации материально- технического обеспечения и сбыта, поскольку именно эта функция в управлении коммерческой деятельностью предприятия является наименее формализованной среди прочих функций и с точки зрения процедур принятия решений, и сточки зрения самого содержания управленческих решений. К категории коммерческих ноу-хау относятся сведения по организации каналов сбыта (дилерских, дистрибьюторских сетей) предприятия, методов продвижения товаров на рынок, ведение коммерческих переговоров и т.д. Особую часть коммерческих ноу-хау составляют методики выполнения маркетинговых исследований. Все эти сведения интересны для конкурентов и по аналогии с производственным шпионажем вполне могут стать объектом шпионажа коммерческого. Особой защите подлежат договоры, заключаемые предприятием при организации материально-технического обеспечения и сбыта. Более того, в определенных ситуациях конфиденциальными считаются не только сведенья, относящиеся к содержанию договора, но и сам факт его заключения. Логика этой позиции достаточно ясна: вся коммерческая деятельность представляется в виде совокупности логических цепочек, построенных на хозяйственных связях между поставщиками, потребителями и посредниками, правовым основанием для осуществления которых служит договор. Именно договор является тем цементирующим звеном, знание которого и основанные на этом знании активные действия со стороны конкурентов подорвать коммерческую деятельность предприятия. Масштабы применения режима коммерческой тайны в России регулируются постановлением Правительства РСФСР «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну» от 15 Декабря 1991 года № 35. В составе этого ограничительного перечня предусмотрены следующие документы и сведения, прямо или косвенно относящиеся к сфере коммерческой деятельности предприятия: - учредительные документы (решения о создании предприятия или договор учредителей) и устав; - документы, дающие право на занятие предпринимательской деятельностью
(регистрационное удостоверение, патенты, лицензии); - сведенья по установленным формам отчетности о финансово-хозяйственной деятельности предприятия и иные сведенья, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей в бюджет России; - документы о платежеспособности; - информация о численности, составе работающих, их заработной плате и условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест; - справки об уплате налогов и обязательных платежах; - данные о нарушениях антимонопольного законодательства, реализации продукции, причиняющей вред здоровью населения, а также о других нарушениях законодательства и размерах причиненного при этом ущерба; - сведения об участии должностных лиц предприятия в кооперативах, малых предприятиях, товариществах, акционерных обществах и других организациях, занимающихся предпринимательской деятельностью. Из соотношения целесообразного и допустимого определяется следующий примерный перечень сведений из сферы коммерческой деятельности, которые должны составлять коммерческую тайну предприятия: - организация и размеры товарного оборота, включая данные об издержках производства и обращения, цене продукции и услуг; - состоянии рынков сбыта и рынков закупок; - планы сбыта материально-технического обеспечения; - сведения о поставщиках потребителях и посредниках; - сведения о финансовых операциях; - списки персонала коммерческих служб, организационные схемы управления; - информационное обеспечение, схемы документооборота и др. Конкретный содержательный состав сведений, подлежащих защите в режиме коммерческой тайны, определяется каждым предприятием самостоятельно. При установлении режима коммерческой тайны, помимо самого состава сведений и «срока жизни» секретов, выявляются источники и места накопления информации, реальные пользователи и те, кто потенциально заинтересован в ее получении, в том числе среди партнеров по коммерческой деятельности и конкурентов, определяются возможные каналы утечки информации, прорабатываются способы перекрытия каналов утечки. Защита строится комплексно, путем создания специальной системы обеспечения безопасности, в рамках которой проводятся следующие мероприятия: - защита коммерческой тайны при заключении контрактов и трудовых соглашений, работа с персоналом – соответствующие беседы при приеме, инструктаж вновь принятых по правилам секретного использования информации, обучение сохранению конфиденциальности сведений, работа с сотрудниками, подозреваемыми в хищении секретной информации, пропаганда мер административной и экономической ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, а также форм материального и морального поощрения за работу с секретной информацией и т.п.; - организация работы с конфиденциальными документами, представленными на бумажных носителях, - ведение порядка делопроизводства, контроль за прохождением секретных документов по маршруту пользования информацией, рассекречивание и уничтожение конфиденциальных документов, охрана секретов партнеров по коммерческой деятельности. Конфиденциальные документы, составленные на бумажных носителях, наделяются обычно тем или иным грифом секретности – «конфиденциально», «строго конфиденциально»,
«конфиденциально, только адресату», - которым, по существу, и определяются границы доступа к информации для отдельных категорий лиц.
Правило состоит в том, что каждый сотрудник службы сбыта или материально- технического обеспечения (гистической службы предприятия) должен иметь доступ только к той информации, которая необходима ему для выполнения прямых должностных обязанностей; - организация работы с конфиденциальными документами, представленными на машинных носителях, то есть в электронной форме. Порядок, в принципе, аналогичен тому, что применяется в работе с документами на бумажных носителях, с той лишь разницей, что гриф секретности заменяется электронными паролями, известными ограниченному кругу лиц, допущенных к пользованию информацией; - контроль помещения и оборудования – обеспечение безопасности служебных помещений, охрана множительной техники, контроль за посетителями, применение средств сигнализации в случае обнаружения несанкционированного доступа и т.п. Ответственность за сохранность коммерческой тайны на предприятии в целом несет его руководитель. Он должен предусмотреть условия конфиденциальности в коллективном договоре, правила внутреннего трудового распорядка, контрактах и трудовых соглашениях с работниками, договорах с партнерами. С лиц, допущенных к работе с конфиденциальной информацией, целесообразно взять специальные обязательства о ее неразглашении. Для практического осуществления режима коммерческой тайны на предприятии считается целесообразным назначение специального уполномоченного, а на крупных – создание специального подразделения безопасности (37).
3.5. Источники информации
Наиболее важной информацией для предпринимательской деятельности является: - оперативная информация об общей экономической конъюнктуре в виде биржевых котировок, курсов валют, кредитных ставок - экономическая и демографическая статистическая информация, которая пока выступает единственной основой для объективного экономического анализа и прогнозирования долгосрочных тенденций - коммерческая информация об участниках рынка – предприятиях и о продукции - деловые новости о событиях, происходящих на рынке - информация о перспективах развития науки и техники и их возможных результатах - информация о правовых условиях хозяйственной деятельности.
Существуют внутренние и внешние источники информации. Внутренними источниками служат отчеты компании, беседы с сотрудниками отдела сбыта и другими руководителями и сотрудниками, маркетинговая информационная система, бухгалтерские и финансовые отчеты, отчеты руководителей на собраниях акционеров, сообщения торгового персонала, отчеты о командировках, обзоры жалоб и рекламаций потребителей, благодарственные письма, планы производства, протоколы заседаний руководства, деловая корреспонденция фирмы и т.д.
Внешними источниками являются данные международных организаций (Международный валютный фонд, Европейская организация по сотрудничеству и развитию, ООН), законы, указы, постановления государственных органов, выступления государственных, политических и общественных деятелей, данные официальной статистики, периодической печати, результаты научных исследований и т.п.
Если об этом говорить более конкретно, то здесь в первую очередь следует выделить: статистические ежегодники, каталоги различных фирм, годовые финансовые отчеты фирм, информация отраслей, бирж, банков, таблицы курсов акций, судебные решения.
Кардинальные изменения в экономике страны 90-х годов существенно повлияли на развитие и использование ее документальных потоков. Документальный поток стал мобильно отвечать на текущий спрос в области экономического знания, но вместе с тем возросла степень его хаотичности – дублирования, фрагментарности и рассеивания полезной информации.
Одновременно в потоке формируются новые подструктуры, вводятся новые каналы доведения и средства хранения больших массивов значимой для экономистов информации – сетевой доступ к удаленным источникам данных, электронные версии изданий, компактные оптические диски (CD-ROM, DVD-ROM), полнотекстовые базы данных с гипертекстовой технологией и др.
В мире все шире распространяется тенденция комплексного представления информации об экономических объектах. Как правило, основу базы данных составляют полные тексты и рефераты публикаций из периодики, полные тексты других материалов открытой печати. В результате в рамках одной программной оболочки аккумулируются полнотекстовые, библиографические, фактографические и прогнозно-аналитические ресурсы экономики. Наиболее известной из них является база данных PROMT. В России комплексные БД создаются в отдельных информационных фирмах. Примером может быть БД о Северо-Западном регионе России компании «Nsинформ+».
В целом развитие средств связи, формирование глобальных компьютерных сетей привели к появлению целой группы источников оперативной информации об экономической жизни в стране и в мире. Значительный поток информации распространяется только через компьютерные сети без выхода печатного аналога их текстов.
Интенсивно наращивалась в этот период авторская, организационно- фирменная структура потока. Круг создателей новой информации расширился: кроме академических и отраслевых научных учреждений и вузов, профессионально-значимые источники информации формируют органы управления государством и регионами, редакции газет и журналов (деловые новости, фактографическая, аналитическая информация), специализированные информационные службы (библиографическая, фактографическая, аналитическая информация конъюнктурного характера и др.), коммерческие фирмы (отчетно- финансовая, кредитная информация), ассоциации и союзы, независимые аналитические центры, унитарные предприятия, организации непроизводственной сферы. В 90-е годы созданы и активно работают: агентство деловой информации «Бизнес-карта», агентство «Бизнес-информ». Их основной профиль – многотомные товарно-фирменные справочники. Издательский дом «Инфра-М», «Приор», издающие организации «Дело», «Центр», пополняют документальный поток нормативно-правовой, учебной и профессиональной литературой.
Т.о. вторичные данные в России можно получить из таких информационных источников, как:
- изданий общей экономической ориентации (газеты «Экономика и жизнь»,
«Финансовая газета», периодические печатные издания «Коммерсант»,
«Финансовые известия», журналы «Бизнес», «Эко» и др.)
- периодических печатных изданий торгового характера (Экстра-М», «Из рук в руки», «Центр плюс» и др.)
- ежедневных газет
- газет бесплатных объявлений
- электронных средств массовой информации (телевидение, радио)
- публикаций Торгово-промышленной палаты
- информационно-аналитических бюллетеней (различных исследовательских центров, правительственных организаций)
- публикации внешторговых организаций
- специальных книг и журналов
- публикаций международных консалтинговых фирм типа «Бизнес Интернэшнл» и «Мак-Кинзи»
- словарей, энциклопедий
- публикаций различных общественных организаций (защиты прав потребителей, общества «зеленых» и др.)
- публикаций специализированных экономических и маркетинговых организаций
- наружной рекламы
С начала 90-х годов в России свыше десяти организаций предоставляют телекоммуникационные услуги для доступа к отечественным и зарубежным автоматизированным базам данных. Одной из них является СП «Совам телепорт», созданное в структуре Института автоматизированных систем, выполнявшего функции отечественного национального центра автоматизированного обмена информацией.
Кроме того, были созданы такие глобальные компьютерные телекоммуникационные сети, как Релком, Ситек, SEDAB, REMART.
Отечественная индустрия интерактивных услуг первоначально развивалась как система некоммерческих информационных ресурсов, часто объединенных в сети ЭВМ и автоматизированные базы данных по ведомственному принципу, например, информационно-вычислительные сети Госкомстата и Академии наук Российской Федерации. Коммерческая информация, которая приобрела ключевое значение после распада административной системы, стала первой остродефицитной на российском рынке, так как сразу начала использоваться предпринимателями всех направлений в их практической деятельности. В России важнейшим источником коммерческой информации по предприятиям всех форм собственности по-прежнему являются государственные организации, например, Госкомимущество, ГИВЦ Роскомстата с базой данных «Государственный регистр предприятий РФ», другие федеральные ведомства, их институты, а также сохранившиеся отраслевые институты научно-технической информации и технико-экономических исследований. Некоторая часть коммерческой информации в России также обеспечивается информационными службами общественных организаций.
Основными поставщиками коммерческой информации служат информационные службы, работающие на коммерческой основе. В последнее время базы данных готовятся не непосредственно государственными организациями, а через коммерческие структуры, так как при этом государство экономит бюджетные средства, и такой подход полностью соответствует мировой практике.
Среди основных российских деловых справочников универсального назначения в печатной форме, подготавливаемых на коммерческой основе, можно назвать такие, как «Регистр РАУ-Пресс», «Бизнес карта», «Партнер», «ИнформСистема-Резерв». К сожалению, на российском рынке до сих пор представлены в основном базы данных и справочники универсального характера, общего назначения, тогда как полная информация о предприятиях определенной отрасли часто недоступна. На российском рынке мало справочников и баз данных, которые содержат детальную информацию о финансовом состоянии предприятий, их капиталах, объемах реализации в динамике.
Важными источниками деловой и коммерческой информации в печатной форме служат также информационно-коммерческие и рекламные каталоги, например, «Кто, есть кто в России» - каталог фирм, выпускаемый рекламным агентством «Бизнес-пресс».
Следует отметить, что практически вся справочная коммерческая информация может быть получена не только в печатной, но и в машиночитаемой форме, как в виде справочных и тексто-числовых баз данных, так и баз данных полного текста, предоставляемых на дискетах и компакт-дисках, и в виде баз данных, доступных по электронной почте в режимах off-line или on- line через диалоговые службы.
В условиях постоянно меняющегося законодательства предприятие должно владеть правовой информацией. Существует множество источников получения специальной правовой информации в печатной форме:
- «Киоск» издательского дома «КоммерсантЪ»
- «Экономико-правовой бюллетень АКДИ» (приложение к еженедельнику
«Экономика и жизнь»
Очень популярны из электронных баз данных: «КонсультантПлюс», «Гарант-
Сервис», «Кодекс» ( 18 ).
С 1992 года торгово-промышленная палата России приступила к созданию
Единой информационной системы (ЕИС ТПП РФ).
ЕИС ТПП РФ обеспечивает доступ к базам и банкам данных, содержащим следующую информацию:
- о российском и зарубежном законодательствах (законы, указы, постановления, нормативные документы, положения и т.д.)
- справочные и финансовые сведения об отечественных и зарубежных предприятиях (местонахождение, почтовые и банковские реквизиты, справки о кредитоспособности и надежности)
- о потенциальных партнерах (поиск и подбор возможных партнеров по заданным критериям, предоставление о них)
- об экспортных и перспективах рынков товаров и услуг (ценовая информация, экономические прогнозы и т.д.)
- аналитические обзоры (анализ и обработка информации из различных источников, выполнение запросов пользователей)
- о других аспектах предпринимательской деятельности. Базы данных ТПП РФ:
- «Справочно-информационная система ТПП РФ» (руководящие органы, руководство, подразделения, Комитеты и Советы, подразделения, региональные ТПП, предприятия системы, представительства за рубежом, зарубежные и смешанные ТПП, инофирмы, аккредитованные при ТПП
- «Восточноевропейский бизнес» (более 50000 восточноевропейских фирм и компаний)
- «Деловая панорама» (36000 организаций)
- «Деловое сотрудничество» (подробная информация о предприятиях, поиск по классификатору товаров и услуг на бумажном и магнитном носителях)
- «Предложения инофирм» (взаимовыгодное сотрудничество с иностранными коммерческими структурами)
- «Выставки и выставочные организации» (информация о выставочных мероприятиях)
- «Коммерческие банки» (1500 зарегистрированных на территории России банков)
- «Биржи и брокерские конторы»
- «Законодательство Российской Федерации» (информация по нормативным актам и документам, международному праву, ценообразованию и торговле, по вопросам налогообложения, собственности, внешнеэкономической и хозяйственной деятельности, а также банковскому делу) (16).
Заключение:
Подводя итоги работы, можно сделать следующие выводы:
- история создания информационных служб говорит о богатом опыте, информационные отделы обеспечивали высокое качество услуг за счет тщательного отбора, оценки, редактирования информации;
- в условиях рыночной экономики успешная деятельность предприятия невозможна без информационного обеспечения, которым и занимается служба информации в фирме; Основной задачей информационной службы фирмы является обеспечение оперативного получения руководителем и другими службами максимального объема качественной и конкретной информации. Информационная служба ориентирована на быстрое реагирование на происходящие и ожидаемые в ней изменения, адаптацию деятельности предприятия к ее требованиям, на выпуск конкурентоспособной продукции, опережающей потребительский спрос.
Потребность в информации варьируется в зависимости от осуществляемой или планируемой деятельности. Все планы и текущие операции требуют хорошо выверенной информации.
Служба информации должна иметь структуру, состоящую из квалифицированных сотрудников, а также иметь техническую базу (компьютеры, факс, модем и др.).
В задачу информационных сотрудников входит создание полноценного фонда, предназначенного для использования его руководителем предприятия, а также рядовыми сотрудниками фирмы.
Учитывая задачи, функции и методы работы информационной службы, следует, что работники этого подразделения должны иметь информационно-библиотечное образование.
Сейчас информационные службы используют в своей работе наряду с традиционными методами ( аналитико-синтетические методы) и новые, например, экономическую разведку, информационную диагностику. В противоборстве конкурентов в условиях рыночных отношений предприятия вынуждены одновременно применять разведку и наоборот, максимально защитить свою конфиденциальную информацию.
В работе были рассмотрены источники информации, поступающей на предприятие. В основном, это официальные издания (периодические), а также активно используются компьютерные базы данных, что облегчает работу информационной службы.
Создание информационных служб на предприятиях имеет большие перспективы развития.
Список литературы:
1. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»:
Принят государственной думой 25 января 1995 г. // НТИ. Сер.1. – 1995. -
№4. – С.2-8. 2. Алексеева Н.М. Планирование деятельности фирмы: Учебно-методическое пособие. – М.: Финансы и статистика, 1997. – 248с. 3. Андреева И. Проблемы российского рынка информационных продуктов и услуг
// Информационные ресурсы России. – 1995. -№2. – С.17. 4. Андреева И.А. Состояние рынка деловой информации в России // НТБ. –
1997. - №2. – С.17-23. 5. Андреева И.А. Состояние рынка электронной деловой информации //
Информационные ресурсы России. – 1996. - №3. – С.10-12. 6. Ансофф И. Новая корпоративная стратегия. – СПб: Питнр, 1999. – 413с. 7. Антопольский А.Б. Информационные ресурсы России // Информационные ресурсы России. – 1997. - №2. – С.4-8. 8. Бакланов М.Н. Информационное обеспечение коммерческой деятельности //
Маркетинг. – 1996. - № 3. – С.40-49. 9. Бачиев Г.Л. Маркетинг: Информационное обеспечение. Бенгмаркетинг.
Диагностика / С-Петербург. Гос. Ун-т экон. И финансов. – СПб.: СПбГУЭФ,
1998. – 108с. 10. Борискина И.А. Заводская библиотека. – М.: Профиздат, 1978. – 72с. 11. Бурый-Шмарьян О.Е. Задачи и основные направления деятельности информационных служб организаций и предприятий. – М.: ВИНИТИ, 1984. –
23с. 12. Валеева Р.П. Информационное поле банка // Бизнес и банки. – 1996. - №45-
46. – С.12. 13. Ващекин Н.О. О системе маркетинговой информации // Маркетинг. – 1996. -
№1. – С.27-34. 14. Введение в информационный бизнес: Учебное пособие / О.В.Голосов,
С.А.Охрименко, А.В.Хорошилов и др.; Под ред. В.П.Тихомирова,
А.В.Хорошилова. – М.: Финансы и статистика, 1996. – 240с.: ил. 15. Веснин В.Р. Менеджмент для всех. – М.: ЮРИСТ, 1994. – 246с. 16. Гедримович Г.В. Информационное обеспечение предпринимательской деятельности: Учебное пособие. – Ч.2. – СПб.: СПбВЭСЭП, 1999. – 51с. 17. Гедримович Г.В. Информационное обеспечение предпринимательской деятельности: Учебное пособие. Ч.1. – СПб.: СПбИВЭСЭП, 1999. – 44с. 18. Голубков Е.П. Маркетинговые исследования: теория, методология и практика. – 2-е издание, перер. и допол. – М.: Издательство «Финпресс»,
2000. – 464с. – (Маркетинг и менеджмент в России и за рубежом). 19. Голубкова Е.Н. Маркетинговые коммуникации. – М.: Издательство
«Финпресс», 2000. – 256с. 20. Гордукалова Г.Ф. Информационные ресурсы гуманитарных наук: Экономика. –
Вып.1: Учебное пособие, - СПб.: СПбУКИ, 2000, - С.260. 21. Гордукалова Г.Ф. О методах и процедурах информационной диагностики объекта // Методология исследовательской работы. - №3. –С.4-10. 22. Горенбургов М.А. Основы информатизации предпринимательства. – СПб.: Изд- во СПб УЭФ, 1995. – 155с. 23. Гузов К.М. Информационно-аналитическая служба и информационная система в банке // Информационные ресурсы России. – 2001. - №1. – С.17-19. 24. Демидова Л.Г. Информационно-управленческие системы в прогнозировании и планировании экономики: Текст лекций / СПбГУЭФ. – СПб.: Изд-во СПбГУЭФ,
1995. – 82с. 25. Долбунов А. Управление маркетинговыми коммуникациями. – М.: Центр маркетинговых исследований и менеджмента, 1999. – 160с. 26. Доронин А.Е. Система экономической разведки промышленного предприятия
// Информационные ресурсы России. - №2. – 1999. – С.26- 27. Жабко Е.Д. Научно-производственные подразделения в системе информационного обеспечения предприятия: Сб. науч. тр. /СПбГИК. - СПб:
СПбГИК, 1992. – С.189. 28. Информационные ресурсы социальных и гуманитарных наук / ИНИОН. – М.:
ИНИОН, 1997. – 120с. 29. Информационные системы в экономике: Учебник / Под ред. Проф. В.В.Дика.
– М.: Финансы и статистика, 1996. – 272с. 30. Информационный рынок России / Ю.М.Арский, Р.С.Гиляревский, В.С.Егоров,
Г.З.Залаев, Н.Т.Клещев, А.С.Комаров, А.Н.Лаверов, И.И.Родионов,
В.А.Цветкова, А.Г.Чесноков. – М.: ВИНИТИ, 1996. – 293с., 58 табл. 31. Информация об информации // Информационные ресурсы России. – 1994. -
№5. – С.23-24. 32. Инфосфера: Информационные структуры, системы и процессы в науке и обществе / Ю.М.Арский, Р.С.Гиляровский, И.С.Гуров, А.И.Черный. – М.:
ВИНИТИ, 1996. – 489с. 33. Кабанов И. Аналитическое обеспечение предпринимательской деятельности
// Банк. – 1996. - №7. – С.58. 34. Карасик З. Информационное обслуживание учреждений и предприятий; Под ред. Л.А.Бызова и А.Д.Эйхенгольца. – М.: «Техника управления», 1929. -
167с. 35. Кедровский О.В. Информация и культура // Информационные ресурсы России.
– 1998. -№3. – С.2-3. 36. Ковалев А.И. Маркетинговый анализ. – М.: Центр экономики и маркетинга,
1996. – 345с. 37. Колтыпина Т.Н., Леонтьев А.М. Служба информации на предприятии. – Л.:
Лениздат, 1970. – 109с. 38. Коммерческая деятельность производственных предприятий (фирм): Учебник
/ Под ред. О.А. Новикова, В.В. Щербакова. – СПб.: Изд-во СПбГУЭФ, 1999. –
416с. 39. Коммерческая деятельность: Учебник для высш. и средн. спец. учебных заведений. – М.: Информ. Центр «Маркетинг», 1996. – 328с. 40. Коробкин А. Классификация источников информации о фирмах // Маркетинг.
– 1996. - №5. – С.97-111. 41. Коршунов А.П. Библиографоведение: Учебник. – М.: « Книжная палата»,
1990. – 231с. 42. Котлер Ф. Маркетинг менеджмент. – СПб.: ПитерКом, 1998. – 356с. 43. Кривошеев Г.А. Информационное обеспечение банка для обслуживания клиентов – предприятий // НТИ. Сер.1. – 1997. - №4. – С.33-36. 44. Крылов В.И. Информационное обеспечение предпринимательства в России //
Коринф. – 1998. - №32. – С.11-14. 45. Лиходелов Н.П., Товстых Л.Е. Информационные ресурсы для бизнеса. –
СПб.: ЗАО «ЭЛБИ», 1998. – 183 с. 46. Маркетинг: Учебник / А.Н.Романов, Ю.Ю.Корлюгов, С.А.Красельноков и др.;
Под ред. А.Н.Романова. – М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1996. – 560с. 47. Мелюхин И.С. Организация и использование информационных ресурсов //
Информационные ресурсы России. - №1. – 1999. – С.11-14. 48. Моргенштерн И.С. Информационное общество: Учебное пособие. – 2-е изд., испр. И доп. – Челябинск.: Урал LTD, 2000. – 128. 49. Мохов А.И. Роль информационного обеспечения малого предпринимательства в формировании и наполнении рынка товаров и услуг // Проблемы информатизации. – 1996. - №2. – С.70-73. 50. Нечипоренко В.П., Цветкова В.А., Полунина Т.П. Некоторые итоги анализа информационной инфраструктуры России // Науч.-техн. б-ки. – 1999. - №3. –
С.5-11. 51. Осипова Л.В. Основы коммерческой деятельности: Учебник для вузов. – М.:
Банки и биржи, ЮНИТИ, 1997. – 412с. 52. Паламарчук А.С. Коммерческая тайна // Экономика и коммерция. – 1994. -
№2. – С.91. 53. Плоткин Б.К. Информационное обслуживание коммерческой деятельности:
Учебное пособие. – СПб.: Изд-во СПбГУЭФ, 1998. – 327с. 54. Родионов И.И. Информационные ресурсы для предпринимателей. – М.:
Экотрендз, 1994. – 175с. 55. Сергеев И.С. Экономика предприятия: Учебное пособие. – М.: Финансы и статистика, 1997. – 254с. 56. Справочник директора предприятия / Под ред. М.Г.Лапусты. – М.: ИНФРА-
М, 1996. – 298с. 57. Формирование информационной среды малого бизнеса / Т.Акимова, В.Буев,
В.Голикова, И.Евсеева // Вопросы экономики. – 1994. - №11. – С.124-137. 58. Черенков В.И. Международный маркетинг: Учебное пособие. – СПб.: О-во
«Знание», 1998. – 400с. 59. Чернявский А. Способы защиты от промышленного шпионажа // Персонал. –
1995. - №1. – С.120. 60. Шкардун В.Д. Маркетинг в практике информационных служб организаций и предприятий. – М.: НПО Союзмединформ, - 1992. – 126с. 61. Шифрин М.Б. Нетрадиционный подход к оценке экономической привлекательности рынка. – СПб.: Издательство СПбГУЭФ, 1999. – 236с. 62. Шоль Е.И., Шумаев В.А. Информационная инфраструктура товарного рынка
России // Маркетинг и маркетинговые исследования в России. – 1998. - №4.
– С.21-24. 63. Шурпаков В. Информационное обеспечение банковской деятельности // информационные ресурсы России. – 2001. - №1. – С.39-40. 64. Экономика предприятия / В.Я. Хрипач, А.С.Головачев, И.В.Головачева и др.; Под ред. В.Я.Хрипача; Академия управления при Президенте Республики
Беларусь. Кафедра экономики и организации производства. – Мн., 1997. –
448с. 65. Якушев В. Информационные работники: новые упраления в обучении и профессиональной подготовке // ЭИ Информатика. – 1994. - №24. – С.1-4. 66. Яновский А.М. Информационное обеспечение развития предприятия в условиях рыночной экономики // НТИ. Сер. 1. – 1997. - №3. – С.16-18. 67. Яновский А.М. Информационная поддержка бизнеса // Экономика и коммерция. – 1998. №3-4. – С.28-31. 68. Яновский А.М. Информация – необходимый ресурс руководства предприятием
// Тракторы и сельхозмашины. – 1998. - №6. – С.40-42. 69. Яновский А.М. Некоторые возможности использования в бизнесе информации о конкурентах // НТИ. Сер.1. - №1. – С.31-33. 70. Яновский А.М. Роль маркетинговой информации // Бизнес. – 1998. - №11-
12. – С.20-21.
Приложение Процесс сбора сведений о конкурентах.
Приложение №2 Система сбора сведений о конкурентах.
Приложение №3 Процесс сбора сведений о конкурентах.
-----------------------
Подразделения и службы предприятия
РУКОВОДСТВО,
«команда» управления
Внутренняя среда предприятия (фирмы, организации)
СЛУЖБА РАЗВИТИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ структура, задачи, функции
Факторы, влияющие на
Развитие предприятий
Форс-мажорные
Традиции, национальный менталитет
Международные
Социальные
Политические
Конкурентные
Правовые
Экологические
Рыночные
экономические
Научно-технические
Государственные структуры
Общество
Потребители
Рынок
Конкуренты
ИСХОДЯЩАЯ ИНФОРМАЦИЯ
Предназначенная для распространения во внешней среде
Потребляемая предприятием
Группа маркетинга
Патентно-правовая группа
Группа сбора и обработки информации
Группа экспертов
Группа анализа и синтеза информации
Приложение №1 Структура, задачи и функции службы развития предприятия
Внешняя среда
Внешняя среда
Предприятие (ФИРМА, ОРГАНИЗАЦИЯ)
Входящая информация
(внешняя и внутренняя)
Хранение и поиск
Предоставление информации
Оценка
Преобразование
Контроль
Пользователь
Источник данных + сбор данных
Выделение конфиденциальных сведений
Анализ и обработка информации
Предоставление сведений руководителям
Усовершенствование с помощью обратной связи
Определение потребности в конфиденциальных сведениях
Сбор информации
Организация ресурсов для сбора сведений
Управляющее воздействие
Предоставление результатов человеку
Регулирующие устройства
Логическая и математическая обработка информации
Исполнительные механизмы
Первичное формирование информации
Средства сбора и обработки информации и средства ее хранения
Диспетчер
Автоматическое извлечение информации
Руководитель
Оператор
Взаимодействие системы управления с человеком
Информация
Автоматизированная система управления
Информационная система
Технические средства